Thực trạng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng iso 9001:2008 tại công ty TNHH giải pháp số toàn cầu

LOGO Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 tại công ty TNHH Giải Pháp Số Toàn Cầu GVHD : TS. Tạ Thị Kiều An Nhóm thực hiện: Nhóm 1 –K20- Đêm 1 Danh Sách Nhóm 1. Bùi Ngọc Lan Anh 2. Ngô Duy Hinh 3. Đinh Thị Thuý Lan 4. Đậu Cao Sang 5. Nguyễn Thanh Luận 6. Hồ Ngọc Thảo 7. Phan Trung Thái 8. Lê Huỳnh Quang Đức 9. Nguyễn Phúc Minh Thư 10. Lý Lệ Châu Nội dung 3. Lý do áp dụng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty DSG VIETNAM 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 2. Giới thiệu về công ty DSG VIETNAM Nội dung 4. Các bước áp dụng ISO tại Công ty DSG VIETNAM 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản ly chất lượng ISO 9001: 2008 tại công ty DSG VIETNAM  Tổng Quan 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Là tên viết tắc của Tổ Chức Quốc Tế Về Tiêu Chuẩn Hóa. (The International Organization for Standardization)  Tổng Quan  ISO 9001:2008 là phiên bảng nâng cấp của phiên bản ISO 9001:2000 làm rõ các yêu cầu không được rõ ràng, dễ gây lầm lẫn của ISO 9001:2000 và có một số thay đổi nhỏ nhằm mục đích cải thiện tính nhất quán với tiêu chuẩn ISO 14001:2004 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Tổ chức nào cần xây dựng Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng ISO 9001: 2008? - Tổ chức muốn khẳng định khả năng cung cấp các sản phẩm một cách ổn định đáp ứng các yêu cầu khách hàng và các yêu cầu chế định thích hợp. - Tổ chức muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hàng 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Tổ chức nào cần xây dựng Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng ISO 9001: 2008? -Tổ chức cần cải tiến liên tục kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt được các mục tiêu. -Tăng lợi nhuận, tăng sản phẩm và giảm sản phẩm hư hỏng, giảm lãng phí 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Tài liệu nội bộ Tài liệu bên ngoài Dữ liệu công ty Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Trách nhiệm của lãnh đạo - Cam kết của lãnh đạo - Định hướng bỡi khách hàng - Thiết lập chính sách, và mục tiêu chất lượng cho các phòng ban - Xác định trách nhiệm quyền hạn cho từng chức danh - Thiết lập hệ thống trao đổi thông tin nội bộ - Tiến hành xem xét của lãnh đạo 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Quản lý nguồn lực - Cung cấp nguồn lực - Tuyển dụng - Đào tạo - Cơ sở hạ tầng - Môi trường làm việc 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Tạo sản phẩm - Hoạch định sản phẩm - Xác định các yêu cầu liên quan đến KH - Kiểm soát thiết kế - Kiểm soát mua hàng - Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ - Kiểm soát thiết bị đo lường 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Đo lường phân tích và cải tiến - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp - Phân tích dữ liệu - Hành động khắc phục - Hành động phòng ngừa 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Các yêu cầu cần kiểm soát của tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Đo lường phân tích và cải tiến - Kiểm soát sản phẩm không phù hợp - Phân tích dữ liệu - Hành động khắc phục - Hành động phòng ngừa 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 - Giúp tổ chức, doanh nghiệp xây dựng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểm soát công việc - Phòng ngừa sai lỗi, giảm thiểu công việc làm lại từ đó nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc - Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn trong tổ chức 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Lợi ích của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 - Hệ thống văn bản quản lý chất lượng là phương tiện đào tạo, chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm - Giúp cải tiến thường xuyên chất lượng các quá trình và sản phẩm - Tạo nền tảng để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả - Nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp… 1. Giới thiệu về Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 Tên tiếng Việt: Công Ty TNHH Giải Pháp Số Toàn Cầu Tên giao dịch: DSG VIETNAM Địa chỉ: Lầu 2, 37 Nguyễn Bỉnh Khiêm, P1, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh Nhân sự: 20 người 2. Giới thiệu Công ty DSG VIETNAM Ngành nghề kinh doanh Kinh doanh, phân phối các sản phẩm máy quét, máy vi tính và thiết bị văn phòng Thực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo hành các sản phẩm do công ty phân phối theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất 2. Giới thiệu Công ty DSG VIETNAM Ngành nghề kinh doanh Cung cấp dịch vụ bảo trì các thiết bị do công ty phân phối Tư vấn, triển khai các giải pháp số hóa và quản lý dữ liệu 2. Giới thiệu Công ty DSG VIETNAM Sơ đồ tổ chức Chief Executive Officer Assistant to CEO Finance & Accounting FA Admin & Logistics AL Sale & Marketing SM Service & Warranty SW FA Manager AL Manager SM Manager SW Manager Accountant Management Secretary Marketing Executive SW Technical 2. Giới thiệu Công ty DSG VIETNAM 3. Lý do áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Không phân biệt loai hình và quy mô của Doanh Nghiệp Được công nhân rộng rãi trên thể giới Hệ thống quản lý gọn nhẹ dễ vận hành 3. Lý do áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Đáp ứng được yêu cầu từ phía nhà sản xuất Nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty Quản lý tốt các nguồn lực trong công ty Đáp ứng được các mục tiêu hướng đến khách hàng Tối ưu hóa các nguồn lực trong công ty  Bước 1: Phân tích tình hình và hoạch định phương án - Lãnh đạo xác định vai trò của chất lượng, cam kết xây dựng và thực hiện - Phổ biến, nâng cao nhận thức về ISO 9001:2008 cho nhân viên - Quyết định phạm vi áp dụng 4. Các bước áp dụng ISO tại Công Ty  Bước 2: Xây dựng Hệ thống chất lượng - Đào tạo cho từng cấp về ISO 9001 và cách xây dựng các văn bản. - Viết chính sách và mục tiêu chất lượng dựa trên yêu cầu của ISO 9001 và mục tiêu hoạt động của tổ chức - Viết các thủ tục và chỉ dẫn công việc theo ISO 9001. 4. Các bước áp dụng ISO tại Công Ty  Bước 2: Xây dựng Hệ thống chất lượng - Viết sổ tay chất lượng. - Công bố chính sách chất lượng và quyết định của tổ chức về việc thực hiện các yếu tố của Hệ thống quản lý chất lượng. Có thể áp dụng thí điểm rồi sau đó mới mở rộng. - Thử nghiệm hệ thống mới trong một thời gian nhất định. 4. Các bước áp dụng ISO tại Công Ty  Bước 3: Hoàn chỉnh - Tổ chức đánh giá nội bộ để khẳng định sự phù hợp và hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng. - Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục sai sót. - Mời một tổ chức bên ngoài đến đánh giá sơ bộ. - Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục sai sót để hoàn chỉnh Hệ thống chất lượng. 4. Các bước áp dụng ISO tại Công Ty  Bước 4: Xin chứng nhận - Hoàn chỉnh các hồ sơ và xin chứng nhận của 1 tổ chức chứng nhận ISO 9001:2008 4. Các bước áp dụng ISO tại Công Ty 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Từ tháng 1/2009 công ty áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008, đã triển khai xây dựng, tổ chức thực hiện các quy trình, các văn bản pháp lý, vận hành theo yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng Sau khi đánh giá lần đầu tiên 4/2009 Công ty đã được cấp chứng nhận phù hợp ISO 9001:2008 do TUV cấp 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty  Phạm vi áp dụng - Kinh doanh phân phối các sản phẩm máy quét, máy vi tính và thiết bị văn phòng -Thực hiện các dịch vụ sửa chữa, bảo hành các sản phẩm do công ty phân phối theo tiêu chuẩn của nhà sản xuất - Cung cấp các dịch vụ bảo trì các thiết bị do công ty phân phối - Công ty không có khâu thiết kế sản phẩm nên không áp dụng điều khoản 7.3 và tất cả các điều khoản phụ của nó. -Mọi hoạt động của công ty không sử dụng các thiết bị theo dõi và đo lường nên không áp dùng điều khoản 7.6  Trường hợp ngoại lệ 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Chính sách chất lượng - Cam kết ưu tiên hướng vào khách hàng và đối tác - Liên tục cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm tăng giá trị gia tăng trong công tác phân phối - Đảm bảo với thị trường các sản phẩm phân phối bởi DSG VIETNAM được: + Giao hàng đúng hẹn + Dịch vụ thỏa đáng + Chất lượng tốt 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty 07_ISO_9001 05_ Forms 06_Specs-Announcements 01_ Quality policy and objectives 02_Quality manual 03_Procedures 04 _Work instructions 07_External_Documents 08_Internal_Audits  Hệ thống tài liệu ISO 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty  Các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng Với các quá trình chính và quá trình hỗ trợ được xác định, để đạt được chất lượng phù hợp với yêu cầu của khách hàng, công ty đã chi tiết bằng các quy trình, hướng dẫn quản lý, tác nghiệp thể hiện cụ thể các bước thực hiện, nhiệm vụ được phân công, hồ sơ phát sinh, lưu trữ. BẢNG HOẠCH ĐỊNH HỆ THỐNG TÀI LIỆU ISO 9001:2008 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty  Các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý tào liệu của công ty bao gồm phần mềm Docuflo và lưu trử bản cứng 07_ISO_9001 05_ Forms 06_Specs-Announcements 01_ Quality policy and objectives 02_Quality manual 03_Procedures 04 _Work instructions 07_External_Documents 08_Internal_Audits Bản Cứng Bản mềm Tài Liệu 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty  Các quá trình của công ty 1. Quá trình kiểm soát tài liệu 2. Quá trình kiểm soát hồ sơ 3. Quá trình theo dõi và thực hiện đơn hàng 4. Quá trình nhập hàng 5. Quá trình sử lý sản phẩm không phù hợp 6. Quá trình quản lý kho 7. Quá trình xử lý công nợ 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty  Các quá trình của công ty 6. Quá trình quản bá tiếp thị 7. Quá trình bảo trì, sửa chữa, 8. Quá trình xử lý khiếu nại của khách hàng 9. Quá trình đánh giá nội bộ 10.Quá trình hành động khắc phục phòng ngừa 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty SƠ ĐỒ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH  Quá trình theo dõi và thực hiện đơn hàng 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Đơn hàng, Hợp đồng Lập phiếu kiểm soát đơn hàng Xác nhận và phê duyệt Thực hiện đơn hàng K h ô n g đ ồ n g ý Đồng ý  Quá trình xử lý công nợ 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Thông tin theo dõi công nợ Nhắc nhở KH KH trả nợ Theo dõi báo cáo K h ô n g đ ồ n g ý Đồng ý Yêu cầu trả nợ lần 1 Yêu cầu trả nợ lần 2 KH trả nợ Nghiên cứu phương án xử lý Phê duyệtKhông T rả Trả Không 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty SƠ ĐỒ TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH Những kết quả đạt được 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng -Thời gian thực hiện đơn hàng tối thiểu 2h - Thường xuyên gặp lỗi trong quá trình thực hiện đơn hàng - Không có sự kết hợp giữa phòng SM và phòng AL nên số lượng hàng tồn kho thường bị thiếu hụt -Thời gian thực hiện đơn hàng 30’ - Ít phát sinh lỗi trong quá trình thực hiện đơn hàng - Có sự kết hợp giữa phòng SM và AL nên hàng tồn kho đáp ứng tốt nhu cầu kinh doanh  Quá trình theo dõi và thực hiện đơn hàng Những kết quả đạt được 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng - Khách hàng thường xuyên khiếu nại về việc giao hàng không đúng thời gian. - Khách hàng không còn khiếu nại về việc giao hàng không đúng thời gian.  Quá trình theo dõi và thực hiện đơn hàng Những kết quả đạt được 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng - Sắp xếp kho không có quy trình, thường gặp khó khăn trong quá trình xuất, nhập hàng hóa. - Quản lý kho chưa có đầy đủ thủ tục nên thường xuyên sảy ra tình trạng thất lạc hàng hóa, do xuất mươn… - Sắp xếp kho theo đúng quy trình nên việc xuất nhập hàng rất dễ dàng. - Có các thủ tục quản lý kho chặt chẻ giảm thiểu thất lạc hàng hóa do xuất mượn…  Quá trình quản lý kho Những kết quả đạt được 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng - Bảo quản hàng hóa không tốt trong quá trình lưu kho. - Bảo quản hàng hóa tốt hơn trong quá trình lưu kho.  Quá trình quản lý kho Sơ đồ bố trí kho Kodak i1200 Kodak i1300 Kodak i1400 Kodak i1120 Kodak i2000 Kodak i2000 Avision AV36 Avision AV122 Avision AV176 Avision AV186 Linh kiệnMáy Demo Khu vực để tạm, chờ Test Thiết bị cách sàn, cách tường 10cm Những kết quả đạt được 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng - Không chú trọng trong việc quản lý tài liệu dữ liệu công ty. - Thỉnh thoảng không tìm lại được dữ liệu của KH - Nhân viên mới tiếp nhận công việc mất nhiều thời gian khoản 20 ngày. - Nghiêm ngặt tuân thủ việc quản lý tài liệu, dữ liệu của công ty. - Dễ dàng tìm lại được dữ liệu của KH - Nhân viên mới tiếp nhận công việc mất ít thời gian khoản 10 ngày  Quá trình kiểm soát tài liệu Những kết quả đạt được 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng - Không có quá trình đánh giá nội bộ. Ít chú ý đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động. - Các nhân viên ít có đóng góp cải tiến công việc phù hợp với điều kiện hoạt động của công ty - Có quá trình đánh giá nội bộ xem xét hiệu quả hoạt động, cải tiện hiệu quả hoạt động. - Tất cả nhân viên cùng tham gia đóng góp cải tiến công việc phù hợp với điều kiện hoạt động của công ty  Quá trình đánh giá nội bộ Những kết quả đạt được 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng - Không có quy trình hành động khắc phục phòng ngừa - Thường xuyên phát sinh các lỗi đã phát sinh trước đó ở nhân viên khác, hoặc các lỗi tìm ẩn - Có quy trình hành động khắc phục phòng ngừa lưu thành văn bản. - Hầu như không còn phát sinh các lỗi lặp lại ở tất cả các phòng ban và toàn thể nhân viên. Ít phát sinh các lỗi tìm ẩn bởi có các phân tích phòng ngừa  Quá trình hành động khắc phục phòng ngừa Những kết quả đạt được 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty Trước khi áp dụng Sau khi áp dụng - Các chương trình quản bá tiếp thị không được ghi nhận hiệu quả lưu trữ làm dữ liệu kinh nghiệm cho các chương trình sau này - Các chương trình quản bá tiếp thị luôn được đánh giá hiệu quả ghi nhận luu trữ làm dữ liệu kinh nghiệm để thực hiện các chương trình sau tốt hơn  Quá trình quản bá tiếp thị  Kết Luận  Tích cực - Sau khi thực hiện ISO phần lớn các công việc đều diễn ra theo các quy trình nên mất ít thời gian thực hiện. - Thông tin giữa các phòng ban được thông suốt hơn -Việc đào tạo huấn luyện nhân viên mới dễ dang thích ứng công việc 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty  Kết Luận  Tích cực - Quản lý hệ thống tài liệu tốt hơn, Các dữ liệu khách hàng dễ dàng truy suất. - Giảm thiểu được các lỗi phát sinh trong quá trình hoạt động - Thông qua các cuộc đánh giá nội bộ giúp hệ thống của công ty ngày càng cải tiến hoạt động hiệu quả. 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty  Tồn Tại - Do số lượng nhân sự vừa đủ ở các bộ phận nhằm tối ưu hóa hoạt động của công ty nên đôi lúc xảy ra tình trạng không đủ nhân lực để thực hiện việc cải tiến hệ thống. - Một số cá nhân còn cảm thấy phức tạp trong vấn đề tuân thủ. 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty  Tồn Tại - Một số khách hàng (khách hàng nhỏ) của công ty cảm thấy hệ̣ thống cứng nhắt, phức tạp, không linh hoạt. 5. Thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại công ty LOGO Nhóm 1 Quản Trị Chất Lượng Đêm 1 K20 UEH