Thực trạng công tác kế toán và quản lý tài sản cố định ở Công ty xuất nhập khẩu Thủy Sản Miền Trung và phương hướng hoàn thiện

ian sửa chữa ngắn nên chi phí sửa chữa được tập hợp trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận sử dụng TSCĐ. Sơ đồ kế toán sửa chữa thường xuyên TSCĐ TK 111,112,152,331 TK 627,641,642 Tập hợp chi phí sửa chữa thường xuyên tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ( tự làm) (**)Tập hợp chi phí sửa chữa thường xuyên tính vào chi phí sản xuất kinh doanh ( cho thầu) TK 1331 ( *) TK 142 Tập hợp chi phí Lần 1, 2 …phân bổ chi phí sửa chữa sửa chữa TX lớn (*) - theo phương pháp khấu trừ (**) - theo phương pháp trực tiếp Hạch toán sửa chữa lớn TSCĐ: a. Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 241- Xây dựng cơ bản dở dang Việc sửa chữa lớn TSCĐ thường có chi phí sửa chữa nhiều và được tiến hành theo kế hoạch, dự toán theo công trình sửa chữa. Để tính chính xác giá trị thực tế cho từng công trình sửa chữa lớn, mọi chi phí được tập hợp vào tài khoản 241( 2413)- Sửa chữa lớn TSCĐ, chi tiết cho từng công trình sửa chữa lớn. Nội dung và kết cấu của TK 241- Xây dựng cơ bản dở dang TK 241 Bên nợ: Bên có: + Chi phí đầu tư xây dựng mua sắm + Giá trị công trình hoàn thành TSCĐ sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh qua đầu tư mua sắm + Chi phí cải tạo, nâng cấp TSCĐ + Giá trị công trình bị loại bỏ khi quyết tóan được duyệt Số dư: - Chi phí XDCB và sửa chữa lớn + Giá trị công trình hoàn thành dở dang được kết chuyển khi quyết toán - Gía trị công trình XDCB và sửa chữa lớn đã hoàn thành nhưng chưa bàn giao hoặc chưa quyết toán - Tài khoản 241 có 3 tài khoản cấp 2: + TK 2411 : mua sắm TSCĐ + TK 2412 : xây dựng cơ bản + TK 2413 : sửa chữa lớn TSCĐ b) Sơ đồ hạch toán: sơ đồ kế toán sửa chữa lớn TSCĐ TK 111,112,152,334 TK 24 1 TK 335 TK 627,641,642 Tập hợp CPSCL K/c CPSCL Trích trước CPSCL ( tự làm) hoàn thành TK 331 trường hợp trích trước CPSCL Tập hợp CPSCL cho thầu( **) Hoàn nhập số trích thừa TK 1421,242 Phân bổ kỳ 1,2…. TK 1331 Kết chuyển CPSCL h/t (*) trường hợp không trích Trước CPSCL Trích bổ sung phần trích thiếu (**) ; theo phương pháp trực tiếp (*) : theo phương pháp khấu trừ CPSCL: chi phí sửa chữa lớn CPSXKD: chi phí sản xuất kinh doanh Phần II: Thực trạng công tác kế toán và quản lý TSCĐ ở Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý sản xuất kinh doanh: Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Công ty: Lịch sử hình thành: Trong những năm 1978-1980, nền kinh tế nước ta nói chung, ngành thủy sản nói riêng- rơi vào khủng hoảng nghiêm trọng. Trước sự sa sút nghiêm trọng đó, được sự cho phép của Chính Phủ, ủy ban kế hoạch nhà nước đã có công văn số 447 ngày 18-04-1981 cho ngành thủy sản làm thử cơ chế mới với nội dung” Nhà nước giao nhiệm vụ kế hoạch nhưng Nhà nước không cân đối đủ vốn cho ngành thủy sản. Do vậy, ngành thủy sản phải xuất khẩu lấy để tự lo, tự liệu, tự cân đối- tự trang trải nhằm duy trì và phát triển sản xuất, làm tròn nghĩa vụ với Nhà nước, dưới sự giám sát của Nhà nước và nằm trong quỹ đạo xã hội chủ nghĩa”, “ được quyền sử dụng ngoại tệ, vay vốn ngoại tệ, thông qua xuất khẩu để tự cân đối- tự trang trải, Nhà nước không thu chênh lệch ngoại thương và cũng không bù lỗ cho xuất khẩu thủy sản”. Đó là cơ sở pháp lý ban đầu để Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung xây dựng mô hình làm ăn mới. Đầu năm 1983( ngày 26-12-1983) đáp ứng nhu cầu khách quan của sự phát triển kinh tế thủy sản khu vực Miền trung, chi nhánh XNK thủy sản Đà Nẵng( nay là Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung) đã được thành lập thay thế cho Trạm tiếp nhận Thủy sản Đà Nẵng. Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung (SEAPRODEX ĐANANG) ra đời, tồn tại và phát triển với các ngành sản xuất công nghiệp và dịch vụ như xây lắp, cơ điện, kho vận, bao bì, sản xuất thức ăn nuôi tôm, nhà hàng, tài chính. Suốt thời gian quan Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung đã vận dụng linh hoạt cơ chế của Nhà nước giao nên đã vượt qua mọi trở ngại và giành nhiều thành công liên tục. Quá trình phát triển của Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung Từng hoạt động sản xuất kinh doanh theo những điều kiện có tính nguyên tắc nhất định công ty đã từng bước đứng vững và trưởng thành, phát triển một cách liên tục, với doanh số ngày càng cao, thị trường ngày càng mở rộng, đội ngũ lao động ngày càng đông đảo và lành nghề, đóng góp cho Nhà nước qua các nghĩa vụ thuế và chính sách xã hội khác ngày càng lớn, tiếp tục là một trong những thành viên nòng cốt, vững mạnh của Tổng Công ty Thủy Sản Việt Nam tại khu vực Miền Trung. Quá trình phát triển của công ty có thể chia làm 3 giai đoạn sau: * Giai đoạn 1983-1988: giai đoạn hình thành, ổn định và phát triển. Giai đoạn này công ty hoạt động theo cơ chế” tự cân đối- tự trang trải”,với phương thức quản lý tập trung và chỉ đạo trực tuyến. Cuối giai đoạn này, do nền kinh tế thị trường phát huy tác dụng, công ty đã sớm chuyển sang mô hình phân cấp, nâng cao quyền tự chủ cho các đơn vị thành viên trực thuộc. Công ty đã có những đóng góp quan trọng góp phần vực dậy ngành kinh tế thủy sản toàn bộ khu vực và tạo vị thế của ngành trong nền kinh tế chung của đất nước. Lúc này, Công ty chuyển sang giai đoạn phát triển thứ hai. * Giai đoạn 1988-1996: Giai đoạn hòa nhập kinh tế thị trường và củng cố đi lên. Sang giai đoạn này, trên từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh, các đơn vị thành viên lần lượt thành lập. Mô hình tổ chức quản lý công ty được đổi mới, các đơn vị thành viên được công ty giao vốn, tài sản, lao động. Mỗi đơn vị có con dấu riêng, tài khoản riêng và được quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình theo chức năng, nhiệm vụ công ty giao và hoạt động theo định hướng điều hành thống nhất của giám đốc công ty. Với mô hình hoạt động sản xuất kinh doanh đa dạng- đa phương- đa ngành được hình thành trong giai đoạn này, cái nọ làm tiền đề cho cái kia, tác động qua lại, thúc đẩy lẫn nhau tạo ra một quần thể cơ cấu kinh tế hàng hóa phù hợp với năng lực, tư duy, tâm lý của từng giai đoạn. Mô hình này đã tạo điều kiện cho một số đơn vị thành viên trưởng thành với tốc độ cao, nhanh chóng đáp ứng được yêu cầu nền kinh tế thị trường, song cũng trong qúa trình phân cấp này, một số đơn vị thành viên bộc lộ những yếu kém, không thể thích nghi với cơ chế thị trường, những đơn vị này buộc phải bị giải thể hoặc sát nhập với các đơn vị thành viên khác. * Giai đoạn 1997-1998: Giai đoạn đổi mới kỹ thuật, hiện đại hóa- công nghiệp hóa. Cuối năm 1996- đầu năm 1997, tình hình kinh doanh thủy sản có nhiều biến động, cùng với chính sách mở cửa nền kinh tế, Nhà nước đã cho phép mọi thành viên kinh tế đều được phép kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp, một số xí nghiệp đông lạnh trong khu vực tiến hành tự sản xuất sản phẩm của mình, đồng thời các khách hàng nước ngoài bắt đầu có xu hướng muốn quan hệ trực tiếp với nhà sản xuất, do vậy nếu trong giai đoạn 1983-1995 Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung đã lấy khâu thương mại để dẫn lối cho sản xuất đi lên, thì đến giai đoạn hiện tại công ty buộc phải chuyển hướng mô hình tổ chức và phương thức kinh doanh của mình theo thương mại trực tiếp làm nhiệm vụ trinh sát, thông tin tìm hiểu thị trường kịp thời để sản xuất luôn đáp ứng được nhu cầu thị trường trong và ngoài nước, nhưng cần đặc biệt nâng tầm sản xuất- nhất là sản xuất chế biến thủy sản của hai xí nghiệp thành viên- lên thêm một bước nữa, phấn đấu là nguồn xuất khẩu thủy sản chính của công ty. Chính sách buôn bán với thị trường trong và ngoài nước cũng được cũng cố, phân biệt bạn hàng lâu dài và bạn hàng từng thời vụ, có chính sách hoa hồng thỏa đáng cho các nhà môi giới khi có hiệu quả. Bên cạnh đó công ty đã xây dựng hai chính sách riêng là chính sách thị trường thương nhân trong buôn bán và chính sách thị trường thương nhân trong hợp tác, liên doanh, đầu tư. Cùng với sự thay đổi phương thức kinh doanh, mô hình tổ chức công ty cũng có nhiều thay đổi, bên cạnh việc tiếp tục duy trì và phân cấp quyền tự chủ cho các đơn vị thành viên, công ty tăng cường công tác giám sát và kiểm tra họat động sản xuất- kinh doanh- tài chính của các đơn vị này, công ty còn trực tiếp điều hành sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu. Các lĩnh vực hoạt động của Công ty: Công ty xuất nhập khẩu thủy sản Miền trung sản xuất kinh doanh trên nhiều lĩnh vực như: Kinh doanh thương mại xuất nhập khẩu do Trung tâm thương mại và hợp tác quốc tế đảm nhận. Hiện tại trung tâm này đã được tách ra thành hai: Ban Xuất và Ban Nhập hoạt động riêng trên hai lĩnh vực khác nhau. Sản xuất chế biến thủy sản xuất và thủy sản nội địa do hai xí nghiệp Chế Biến Thủy Sản số 10 và xí nghiệp Chế Biến Thủy Sản số 86 (hiên tại đã đổi tên thành Công ty Chế Biến Thủy Sản Thọ Quang) đảm nhận. Sản xuẩt gia công, lắp đặt, sửa chữa cơ điện lạnh, phần này do xí nghiệp Cơ Điện Lạnh (tên giao dịch là SEAREE) đảm nhận. Hiện tại, Xí nghiệp Cơ Điện Lạnh đã tách ra khỏi Công ty XNKThủy Sản Miền Trung để sát nhập với công ty Kỹ nghệ lạnh 3/2 Thành Phố Hồ Chí Minh thành công ty Kỹ nghệ lạnh SEAREFICO . Xây lắp và dịch vụ xây lắp được đảm nhận với công ty xây lắp và dịch vụ xây lắp Thủy Sản Miền Trung. Nay là công ty cổ phần xây lắp và dịch vụ xây lắp Thủy Sản Miền Trung. Nuôi trồng và dịch vụ nuôi trồng thủy sản, lĩnh vực này do Công ty phát triển nguồn Lợi Thủy Sản chịu trách nhiệm. Kinh doanh tín dụng, từ 1-4-1993 trở về trước, lĩnh vực này được đảm nhận bởi Trung Tâm Tài Chính Tín dụng công ty. Ngoài ra công ty còn hoạt động rất mạnh trong các lĩnh vực liên doanh , liên kết, đóng góp cổ phần vào một số đơn vị như: + Góp vốn cổ phần thành lập công ty cổ phần XNK Thủy Sản Nha Trang , trong đó công ty góp 70% vốn vào công ty cổ phần này. + Góp vốn vào Công ty tài chính cổ phần seaprodex tại Thành Phố Hồ Chí Minh và giữ chức Phó Hội Đồng quản trị của công ty. Góp vốn vào ngân hàng TMCP xuất nhập khẩu (Eximbank) Góp vốn thành lập nhiều liên doanh thủy sản đối với các địa phương như Quảng Bình, Bình Định, Khánh Hòa, Ninh thuận. Công ty cũng đã huy động vốn của CBCNV thành lập Xí Nghiệp Cổ phần Bao bì Xuất Khẩu tại Đà Nẵng để cung cấp các loại bao bì cho các xí nghiệp chế biến thủy sản xuất khẩu. 3. Chức năng và nhiệm vụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty: a. Chức năng: Chức năng tổng quát: Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung thực hiện chức năng kinh doanh đa dạng: sản xuất kinh doanh hàng thủy sản xuất khẩu và nội địa, kinh doanh các loại vật tư, thiết bị hàng tiêu dùng, sản xuất thức ăn nuôi tôm, hotạ động xây lắp, sản xuất bao bì và các hoạt động sản xuất kinh doanh- dịch vụ khác, đồng thời tổ chức quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ của các đơn vị thành viên trực thuộc công ty theo sự phân cấp quản lý của nhà nước và theo quy định của pháp luật. Chức năng cụ thể: Tổ chức sản xuất và chế biến các sản phẩm thủy sản, các loại thức ăn cho nuôi trồng thủy sản. Thực hiện thương mại xuất nhập khẩu các sản phẩm thủy sản, xuất nhập khẩu các vật tư, thiết bị phục vụ ngành thủy sản. b. Nhiệm vụ: Kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, phù hợp với mục đích thành lập xây dung và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, dịch vụ kể cả kế hoạch xuất nhập khẩu trực tiếp và các kế hoạch có liên quan bao gồm kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh, dịch vụ của công ty, góp phần phát triển ngành nghề cá ở khu vực. Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh,dịch vụ đồng thời quản lý, khai thác, sử dụng (bảo toàn và phát triển) có hiệu quả các nguồn vốn,đảm bảo đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh theo hướng đa dạng,đa tuyến, đa phương, không ngừng đổi mới trang thiết bị, tự bù đắp chi phí, cân đối giữa xuất và nhập, làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước theo duyệt định. Phấn đấu thực hiện các chỉ tiêu kế hoach xuất nhập khẩu ngày càng càng chấp hành nghiêm chỉnh chế độ thống kê kế toán, xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ kinh doanh, đủ sức đảm đương công tác kinh doanh có hiệu quả trong tình hình kinh tế mở vận hành theo cơ chế thị trường. Nghiêm chỉnh thực hiện các cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thương, các hợp đồng liên kết có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 4. Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức nhân sự tại công ty hiện nay: GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Ban Nhập khẩu và Kinh doanh vật tư hàng hoá Ban Xuất khẩu Văn Phòng Công ty Ban Tài Chính - Kế hoạch - Đầu tư Phòng Kinh doanh kho vận và dịch vụ Chi nhánh tạI Hà Nội XN Chế biến Thủy đặc sản số 10 Cty chế biến thủy sản Thọ Quang Các liên doanh Công ty phát triển nguồn lợi Thủy sản Chi nhánh tạI TP HCM Nhiệm vụ của các bộ phận: - Văn phòng công ty: Có nhiệm vụ quản lý con dấu của công ty, đóng dấu các tài liệu do Giám đốc công ty hoặc những người được giám đốc uỷ quyền ban hành. Điều hành, bố trí lao động, giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động, xét thưởng hoặc kỷ luật đối với nhân viên, lập kế hoạch và phát động phong trào thi đua lao động sản xuất hàng năm của công ty góp phần đẩy mạnh sản xuất, nâng cao năng suất lao động. - Ban tài chính - Kế hoạch - Đầu tư: Có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc trong việc điều hành trên các lĩnh vực tài chính, kế toán, kế hoạch thống kê, hợp tác và đầu tư trong nước và ngoài nước. Đồng thời hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra phối hợp với các đơn vị thành viên trên các lĩnh vực được phân công. Bộ phận kế hoạch đầu tư thuộc Ban tài chính - Kế hoạch - Đầu tư có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch hàng năm kể cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn dựa vào việc đánh giá tình hình năm trước, nhận định và dự đoán tình hình sắp đến trên cơ sở năng lực sản xuất hiện có từ đó đưa ra các chỉ tiêu thích hợp. - Ban nhập khẩu: Thực hiện việc kinh doanh nhập khẩu, chủ yếu là nhập hàng hoá theo hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc uỷ thác trong nước, tìm kiếm và mở rộng thị trường các mặt hàng nhập khẩu, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về hoạt dộng nhập khẩu của mình. - Ban xuất khẩu: Thực hiện việc kinh doanh xuất khẩu, chủ yếu là hàng hải sản, tổ chức mua hàng hoá từ các đơn vị trực thuộc và các đơn vị trong nước khác, tìm kiếm và mở rộng thị trường trong và ngoài nước. - Phòng kho vận: Thực hiện nhiệm vụ quản lý kho, đảm bảo an toàn cho kho, điều phối xe để vận chuyển hàng hoá cho công ty, cho thuê kho. - Chi nhánh tại Hà nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: Mở rộng quan hệ giao dịch thị trường trong và ngoài nước, kịp thời nắm bắt thông tin kinh tế trên thị trường nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. - Xí nghiệp Chế biến Thuỷ sản số 10, số 86: Tổ chức thu mua các nguyên liệu thuỷ, hải sản sau đó chế biến nguyên liệu này thành sản phẩm phục vụ xuất khẩu và tiêu thụ nội địa. - Công ty Phát triển Nguồn lợi Thuỷ sản: Chủ yếu sản xuất kinh doanh các mặt hàng như tôm giống, sản xuất thức ăn, nguyên liệu phục vụ cho nuôi trồng thủy sản. Thực hiện các nhiệm vụ chuyển giao công nghệ, các vật tư thiết bị phục vụ nghề nuôi trồng thuỷ sản. 5. Tổ chức kế toán tại công ty: a. Tổ chức kế toán tại công ty: Hệ thống kế toán bao gồm hai nhân tố chính là con người và hệ thống chứng từ sổ sách kế toán. Hệ thống kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Công ty áp dụng mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán nhằm quản lý chặt chẽ luân chuyển chứng từ kịp thời để cung cấp số liệu cho lãnh đạo công ty chính xác đầy đủ. Xí nghiệp Chế biến Thuỷ sản số 10, Công ty chế biến thủy sản Thọ Quang và Công ty Phát triển Nguồn lợi Thuỷ sản được phép tổ chức kế toán riêng, hạch toán độc lập. Riêng Chi nhánh tại Hà nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh thì hạch toán báo sổ. Vào cuối tháng toàn bộ chứng từ phát sinh ở các chi nhánh, sổ sách ở các đơn vị gửi về văn phòng công ty. Trên cơ sở đó kế toán công ty tổng hợp lại và lập báo cáo quyết toán cho toàn công ty theo theo theo từng phần hành kế toán cụ thể, từng kế toán viên đảm nhiệm từng công việc cụ thể. - Kế toán trưởng: Là người được giám đốc công ty đề bạt có sự đồng ý của ban lãnh đạo Tổng công ty Thuỷ sản Việt nam. Là người phụ trách quản lý, điều hành chung công việc nghiệp vụ của phòng. Quản lý điều hành chung nghiệp vụ tài chính tại công ty, chỉ đạo thực hiện các báo cáo quyết toán tài chính và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Phó kế toán trưởng: Là người giúp việc cho kế toán trưởng kiểm tra đôn đốc công việc của các kế toán viên. Quản lý công tác tài chính trong khi kế toán trưởng đi vắng; Điều hành tham gia cùng bộ phận tổng hợp theo dõi quỹ tiền lương. - Nhân viên kế toán phụ trách hàng hải sản: Theo dõi hàng hải sản đông và khô, đồng thời theo dõi công nợ đối với khách hàng hải sản. Có nhiệm vụ cập nhật các chứng từ vào máy, cuối tháng in ra bảng kê tổng hợp nhập xuất hàng hải sản nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. - Nhân viên kế toán phụ trách hàng vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi nhập xuất hàng vật tư trên cơ sở các phiếu nhập kho, xuất kho của các hoá đơn bán hàng,... mở sổ chi tiết theo dõi vật tư, công nợ, cập nhật các chứng từ vào máy, cuối tháng in ra bảng kê tổng hợp nhập xuất vật tư, các sổ chi tiết về vật tư, công nợ, cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý. - Nhân viên kế toán phụ trách tiền mặt và thanh toán: Theo dõi thu chi tiền mặt phát sinh hằng ngày tại công ty, theo dõi thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên. Nhập các phiếu thu chi vào máy, cuối tháng in ra các báo cáo thu chi tiền mặt, công nợ, tạm ứng của cán bộ công nhân viên - Nhân viên kế toán ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay, ký quỹ của công ty với các ngân hàng mà công ty có quan hệ tài khoản, theo dõi đối chiếu số liệu giữa ngân hàng và công ty, thực hiện các thủ tục cần thiết để vay vốn ngân hàng, cuối kỳ in ra các báo cáo thu chi tiền gửi. -Nhân viên kế toán công nợ, tiền lương, BHXH, tài sản cố định: Theo dõi công nợ với khách hàng, theo dõi biến động tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định, theo dõi tiền lương, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên . - Nhân viên kế toán tổng hợp: Thực hiện công tác kế toán ở giai đoạn cuối cùng, thu nhập và xử lý các số liệu từ các phần hành kế toán khác từ đó in ra các báo cáo tài chính định kỳ tại công ty và văn phòng công ty. - Nhân viên hạch toán ban đầu tại Chi nhánh tại Hà nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: Định kỳ gửi các hoá đơn về văn phòng công ty, lên báo cáo chi tiêu tài chính cùng chứng từ gốc. Theo dõi công nợ ở Chi nhánh Hà nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh. Khi có hàng nhập về, tập hợp các phiếu nhập chuyền về văn phòng công ty. - Thủ quỹ: Phụ trách quỹ tiền mặt, lưu giữ các chứng khoán có giá, thực hiện các thủ tục thu-chi quỹ tiền mặt tại công ty, thường xuyên đối chiếu lượng tiền mặt tồn quỹ với kế toán tiền mặt tại công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Thủ qũy Kế toán công nợ, Tiền lương, BHXH Kế toán ngân hàng Kế toán hàng hải sản Kế toán hàng vật tư Kế toán tiền mặt và thanh toán Kế toán tổng hợp Nhân viên hạch toán ban đầu tại chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh Nhân viên hạch toán ban đầu tại Chi nhánh Hà Nội Kế toán trưởng Phó kế toán trưởng Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng b. Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: Hiện nay công ty đã sử dụng máy vi tính phục vụ cho công tác kế toán theo hệ thống chương trình kế toán lập sẵn theo hình thức chứng từ ghi sổ. Được thực hiện theo trình tự sau: Chứng từ gốc Sổ qũy Sổ, thẻ kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Bảng kê chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi hàng ngày Đối chiếu Định kỳ, hàng tháng,quí Quá trình luân chuyển chứng từ - Hàng ngày, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng công ty được phản ánh trên các chứng từ gốc như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hoá đơn,... hoặc các chứng từ do Chi nhánh tại Hà nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh gửi về. Các chứng từ này sẽ được chuyển đến kế toán trưởng hay phó kế toán trưởng duyệt sau đó được các kế toán viên nhập vào máy trên các bảng kê chi tiết, số, thẻ kế toán chi tiết. Riêng đối với các chứng từ do ngân hàng phát hành thì chứng từ gốc đó được ghi vào thẳng chứng từ ghi sổ. - Định kỳ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ, ghi vào sổ cái tài khoản tổng hợp. Đối với các tài khoản cần theo dõi chi tiết thì kế toán viên tiến hành lập các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng, căn cứ vào các các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với sổ cái. Trên cơ sở bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái, kế toán tiến hành lập bảng cân đối tài khoản sau đó lập các báo cáo quyết toán. Các nội dung khác: Hình thức sổ kế toán áp dụng: chứng từ ghi sổ Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá: đánh giá theo giá thực tế cho từng loại vật tư, hàng hoá + Phương pháp xác đinh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: kê khai thường xuyên + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nguyên tắc đánh giá tài sản: đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại của tài sản. Phương pháp khấu hao TSCĐ: phương pháp khấu hao tuyến tính. II. Đặc điểm và phân loại TSCĐ: Đặc điểm: Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung thống nhất quản lý, hạch toán theo dõi tài sản cố định trong toàn Công ty tại văn phòng công ty. Hàng năm các đơn vị trực thuộc lập kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản mua sắm TSCĐ trình Công ty, Công ty xem xét và phê duyệt tổng thể đầu tư hàng năm. Các đơn vị thành viên trước khi đầu tư mua sắm TSCĐ phải lập văn bản và dự tóan trình Công ty xem xét và phê duyệt. Sau khi mua sắm xây dựng cơ bản phải có quyết toán gửi về Công ty. Đối với TSCĐ đầu tư có giá trị lớn phải có luận chứng khoa học kỹ thuật để biết thời gian đầu tư cũng như thời gian có thể thu hồi vốn. 2. Phân loại: Để thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán TSCĐ, Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung đã thực hiện phân loại TSCĐ một cách hợp lý với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị mình và tiến hành phân loại theo các tiêu thức sau: 2.1 Phân loại TSCĐ theo nguồn hình thành: Theo cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá một cách chính xác tình trạng cơ sở vật chất, kỹ thuật hiện có của doanh nghiệp, trong mối quan hệ với các nguồn đầu tư của doanh nghiệp, giúp cho doanh nghiệp tổ chức sử dụng TSCĐ một cách hợp lý, cân nhắc tính toán khấu hao thu hồi vốn để đảm bảo có nguồn trang trải vốn vay đồng thời thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. TSCĐ của Công ty được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau.Để tăng cường quản lý TSCĐ theo nguồn hình thành , Công ty tiến hành phân TSCĐ thành 3 nguồn chính ( đến 31/12/2003): + TSCĐ được hình thành từ ngân sách : 3.909.120.944 đ + TSCĐ được hình thành từ nguồn vốn tự có : 26.575.772.670 đ + TSCĐ được hình thành từ nguồn vốn vay : 59.833.438.349 đ 2.2 Phân loại theo đặc trưng kỹ thuật: + Nhà cửa, vật kiến trúc : 35.324.156.885 đ + Máy móc thiết bị : 51.420.189.588 đ + Phương tiện vận tải : 2.680.357.320 đ + Thiết bị quản lý : 893.628.170 đ III. Hạch toán tăng, giảm TSCĐ tại Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung: 1. Hạch tóan chi tiết tăng, giảm TSCĐ: 1.1. Thủ tục chứng từ và hạch toán chi tiết tăng TSCĐ: Việc mua sắm TSCĐ được thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Căn cứ vào nhu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh, bộ phận sử dụng TSCĐ lập tờ trình xin lãnh đạo trang bị thêm TSCĐ Bước 2: Trên cơ sở giấy đề nghị được duyệt, phòng đề nghị lập kế hoạch mua sắm thêm TSCĐ cho Công ty Bước 3: Căn cứ vào kế hoạch mua sắm máy móc thiết bị doanh nghiệp thực hiện các thủ tục xét chọn nhà thầu cung cấp TSCĐ và tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng Bước 4: Bên mua và bên bán thực hiện các thủ tục mua bán và giao nhận Công ty sử dụng các chứng từ sau: +Giấy đề nghị trang bị thêm TSCĐ + Kế hoạch mua sắm TSCĐ + Quyết định đầu tư trang bị cho bộ phận sử dụng + Các chứng từ có liên quan như hợp đồng kinh tế, hóa đơn giá trị gia tăng, biên bản giao nhận TSCĐ, phiếu chi. 1.2 Thủ tục chứng từ và hạch toán chi tiết giảm TSCĐ: TSCĐ giảm tại Công ty chủ yếu là do thanh lý và nhượng bán. Tổng giá trị thanh lý nhượng bán đến cuối năm 2003 là 806.818.220 đồng, hầu hết là quá cũ, hoạt động không hiệu quả và không phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị nữa. Theo yêu cầu của bộ phận sử dụng và căn cứ vào kết quả kiểm kê TSCĐ. Công ty tiến hành lập kế hoạch thanh lý TSCĐ. Trước hết phải thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ. Hội đồng thanh lý căn cứ vào quá trình thanh lý TSCĐ lập biên bản thanh lý TSCĐ. Đồng thời, khi giao máy phải lập biên bản giao và kèm theo hóa đơn bán hàng. Căn cứ vào chứng từ kế toán ghi giảm TSCĐ. Biên bản thanh lý Biên bản bàn giao máy Hóa đơn bán hàng Phiếu thu Các chứng từ có liên quan Tất cả các hồ sơ chứng từ TSCĐ nêu trên được lập thành 01 bộ được lưu tại Phòng Kế toán của Công ty. 2. Hạch tóan tổng hợp TSCĐ: 2.1. Tài khoản sử dụng: TK 211( không chi tiết ) 2.2 . Hạch tóan tăng TSCĐ Ngày 15/02/2004, Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung có mua một máy điều hòa không khí, theo giá mua chưa thuế GTGT là 40.000.000đ, thuế GTGT 10%. Công ty trả bằng tiền mặt . TSCĐ này được đầu tư bằng nguồn vốn kinh doanh. thời gian sử dụng là 5 năm. Khi Công ty mua TSCĐ đã có sự thỏa thuận và nhất trí của cả hai bên, công ty lập hợp đồng kinh tế, trong đó có: đại diện bên mua hàng, bên bán hàng, các điều khoản và cam kết chung. Cụ thể như sau: Tổng Công ty Thủy Sản Việt Nam Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Công ty XNK TS Miền Trung Độc lập – Tự do – Hạnh phúc **************** ------------ Số: 15/HĐKT Đà Nẵng, ngày 10 tháng 02 năm 2004 Hợp đồng kinh tế - Căn cứ pháp lệnh Hợp đồng kinh tế ngày 25 tháng 09 năm 1989 của Hội đồng nhà nước quy định chế độ hợp đồng kinh tế - Căn cứ nhu cầu và khả năng của hai bên Hôm nay, ngày 10 tháng 02 năm 2004 tại Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung đã tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế gồm: I. Bên mua( bên A): Công ty XNK Thủy sản miền trung - Địa chỉ : 263 Phan Châu Trinh Đà Nẵng - Điện thoại: 0511.823768 Fax: 0511.823767 Do ông: Trần Hữu Hoàn Chức vụ: Phó Giám Đốc làm đại diện II. Bên bán( bên B): Công ty TNHH Carrier Việt nam - Địa chỉ : 17 Nguyễn Văn Linh- Đà Nẵng - Điện thoại: 0511.821163 Fax: 0511.821165 Do ông: Nguyễn Quốc Bình Chức vụ: Phó Giám Đốc làm đại diện Sau khi bàn giao hàng thống nhất ký hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: - Bên B giao cho Bên A một máy điều hòa hiệu Carrier V2516 - Giá cả : 40.000.000 đ( Bốn mươi triệu đồng) chưa bao gồm VAT. - Thời hạn hợp đồng: 3 ngày( từ ngày 12/02/04 đến ngày 15/04/04). Điều 2: - Địa điểm giao hàng: tại kho bên A Phương thức thanh tóan: bằng tiền mặt Điều 3: Cam kết chung Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có gì trở ngại thì hai bên bàn bạc cùng thống nhất cách giải quyết Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản đã ký trên trên tinh thần hợp tác, bình đẳng . Hợp đồng này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 02 bản và có hiệu lực kể từ ngày ký. Đại diện bên A Đại diện bên B ( Đã ký) ( Đã ký) * Căn cứ vào hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký kết để lập hóa đơn GTGT: Hóa đơn Mẫu số 01 GTKT-3LL giá trị gia tăng Ngày 15 tháng 02 năm 2004 0046834 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Carrier Việt Nam Điạ chỉ: 17 Nguyễn Văn Linh Số tài khoản: 431101.03.0200 tại Ngân hàng Nông Ngiệp Quận Liên Chiểu Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung Địa chỉ: 263 Phan Câu Trinh Đà Nẵng Số tài khoản: Hình thức thanh toán: tiền mặt STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3= 1x 2 1 Máy đhòa cái 01 40.000.000đ 40.000.000đ V2516 Cộng tiền hàng 40.000.000đ Tiền thuế GTGT 4.000.000 đ Tổng cộng tiền tt 44.000.000 đ Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị * Căn cứ vào hóa đơn để lập phiếu chi Seaprodex Đà Nẵng Quản lý KD XNK MST: Phiếu chi Số 012/12VP Ngày 25/02/2004 Người nhận : Nguyễn Nghĩa Bình Ghi nợ TK VNĐ USD 2111331 40.000.000 4.000.000 Đơn vị: Công ty TNHH Carrier VN Nội dung : Chi mua máy điều hòa Số tiền: 44.000.000 đ Bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu đồng chẵn. Hiệu đính: HĐ 0046834 Người nhận Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng * Khi bên bán gia TSCĐ, lập biên bản giao nhận TSCĐ: Đơn vị: Cty XNK Thủy Sản Miền Trung Địa chỉ: 263 Phan Châu Trinh Đà Nẵng Biên bản giao nhận TSCĐ Ngày 15 tháng 02 năm 2004 - Căn cứ quyết định số 1238/QĐ ngày 05/02/2004 của Giám Đốc Công ty về việc bàn giao TSCĐ Ban giao nhận TSCĐ: - Ông( Bà): Nguyễn Văn A Chức vụ: Nhân viên bán hàng, đại điện bên giao - Ông( Bà): Đoàn Thị Thanh Chức vụ: Nhân viên P. KT, đại điện bên nhận Địa điểm giao nhận TSCĐ: tại Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung. Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: ĐVT: 1.000 đồng Số thứ tự Tên, ký mã hiệu quy cách Số hiệu Nước sản xuất Năm sản xuất Năm đưa vào sử dụng Công suất Tính nguyên giá TSCĐ Hao mòn TSCĐ Tài liệu kỹ thuật kèm theo Giá mua Cước phí vận chuyển Chi phí chạy thử Nguyên giá TSCĐ Tỉ lệ hao mòn Số đã khấu hao A B C D 1 2 3 4 5 6 7 8 9 E 1 Máy ĐHKK Singapore 2003 40000 40000 dụng cụ, phụ tùng kèm theo Số TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Gía trị A B C 1 2 Thủ trưởng đơn vị Kế tóan trưởng Người nhận Người giao * Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn và biên bản giao nhận TSCĐ, và thực tế chi tiền mặt, kế tóan tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 211 : 40.000.000 Nợ TK 133( 1332) : 4.000.000 Có TK 111 : 44.000.000 Tổng hợp: Căn cứ vào các thủ tục, chứng từ do bộ phận sử dụng gửi về phòng Kế toán, kế toán sẽ tiến hành xác định nguyên giá của TSCĐ. Nếu TSCĐ được mua sắm bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng thì định khoản, lên chứng từ ghi sổ sau đó vào sổ cái TK 211, còn những TSCĐ chưa thanh toán được kế toán theo dõi trên sổ chi tiết tài khoản 331. Kế toán tiến hành lên bảng kê chứng từ gốc, sau đó lên chứng từ ghi sổ và vào sổ cái. Cty XNK Thủy Sản Miền Trung Khối QL KD XNK Bảng kê chứng từ tài khoản 211 Chứng từ Diễn giải Tkhoản đối ứng Số tiền USD Số tiền VNĐ Số Ngày Nợ Có Nợ Có 01 15/02/04 Mua máy ĐHKK 111 40.000.000 Tổng cộng 40.000.000 Đà Nẵng, ngày 15 tháng 02 năm 2004 Người lập bảng Kế tóan trưởng Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải TK đối ứng Số tiền VNĐ SHCT Ngày Nợ Có 01 15/02/04 Mua máy ĐHKK 211 111 40.000.000 Tổng cộng 40.000.000 Đà Nẵng, ngày 15 tháng 02 năm 2004 Người lập biểu Kế tóan trưởng 2.3. Hạch tóan giảm TSCĐ TỔNG CÔNG TY THỦY SẢN VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY XNK TS MIỀN TRUNG ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC **************** ------------ SỐ: 78/ QĐ-TC ĐÀ NẴNG, NGÀY 15 THÁNG 03 NĂM 2004 Quyết định V/V THANH LÝ XE ÔTÔ LẠNH BIỂN SỐ 43K- 3724 ********** GIÁM ĐỐC CÔNG TY XNK THỦY SẢN MIỀN TRUNG CĂN CỨ QUYẾT ĐỊNH SỐ 242 TS/QĐ-TC NGÀY 31/03/1993 CỦA BỘ THỦY SẢN V/V THÀNH LẬP LẠI CÔNG TY XNK THỦY SẢN MIỀN TRUNG; CĂN CỨ ĐIỀU LỆ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY XNK THỦY SẢN MIỀN TRUNG ĐÃ ĐƯỢC CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG CÔNG TY THỦY SẢN VIỆT NAM PHÊ DUYỆT VÀ CHO PHÉP ÁP DỤNG; XÉT ĐỀ NGHỊ CỦA PHÒNG KHO VẬN VÀ NHU CẦU CỦA ĐƠN VỊ; THEO ĐỀ NGHỊ CỦA TRƯỞNG BAN TÀI CHÍNH- KẾ HOẠCH - ĐẦU TƯ CÔNG TY Quyết định Điều 1: Nay thanh lý xe ôtô lạnh mang biển số đăng ký 43K –3724 hiện do Phòng kho vận quản lý và sử dụng, do xe bị hư hang nhiều, không phát huy được hiệu quả hoạt động và đơn vị không có nhu cầu sử dụng. Điều 2: Giao Ban thanh lý xe có trách nhiệm đánh giá lại tình trạng kỹ thuật xe đề xuất giá bán tổi thiểu và tổ chức bán đấu giá xe theo đúng quy định của Nhà nước. Điều 3: Ban Tài chính- Kế hoạch - Đầu tư Công ty phối hợp cùng Văn phòng Công ty, Phòng kho vận hoàn chỉnh thủ tục bán xe, giao xe, nộp tiền vào quỹ và hạch tóan giảm tài sản cố định đúng quy định của Nhà nước. Điều 4: Các ông Chánh Văn phòng Công ty, Trưởng ban Tài chính- Kế hoạch - Đầu tư Công ty, Trưởng phòng kho vận và các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung Giám đốc Đơn vị: Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung Mẫu số: 03-TSCĐ Địa chỉ : 263 Phan Châu Trinh Đà nẵng Ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Bộ Tài Chính Biên bản thanh lý TSCĐ Số : 01 Ngày 28 tháng 03 năm 2004 NợTK: 214 Nợ TK 111 Có TK 211 Có TK 711 Có TK 3331 Căn cứ quyết định số 78/QĐ-CT ngày 08 tháng 12 năm 2003 của Giám Đốc Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung về việc thanh lý TSCĐ. I. Ban thanh lý tàI sản cố định gồm : 1.ông: Hồ Phước Huề Phó văn phòng Công ty - Trưởng ban 2.ông: Thái Bá Tiên Tổ trưởng tổ HCQT Văn phòng Công ty 3.ông: Nguyễn đông Quang CV Ban TC-KH-ĐT 4.ông: Lê Tự Trinh CV Phòng Kho Vận II. tiến hành thanh lý tscđ : Tên, ký mã hiệu, quy cách TSCĐ : Xe ôtô lạnh Số hiệu TSCĐ Nước sản xuất : Nhật Năm sản xuất : 1980 Năm đưa vào sử dụng : 1997 Nguyên giá TSCĐ : 237.720.700 đồng Giá trị hao mòn đã trích khấu hao đến thời điểm thanh lý: 237.720.700 đồng Giá trị còn lại của TSCĐ : 0 đồng IIi. kết luận của ban thanh lý tscđ : TSCĐ của đơn vị là xe ôtô lạnh, xe bị hư hỏng nhiều, không phát huy hiệu quả hoạt động và đơn vị không có nhu cầu sử dụng. Ngày 15 tháng 12 năm 2003 Trưởng ban thanh lý Hồ Phước Huề IV. kết quả thanh lý tscđ : Chi phí thanh lý TSCĐ: Giá trị thu hồi: 15.000.000 đồng ( Viết bằng chữ: Mười lăm triệu đồng chẵn). Đã ghi giảm TSCĐ ngày 28 tháng 03 năm 2004. Ngày 28 tháng 03 năm 2004 Giám đốc Trưởng ban thanh lý Phạm Mạnh Hoạt Hồ Phước Huề Bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ: Phòng Kho vận ------------------------------------------------------------------------------------------ * Căn cứ vào biên bản thanh lý để lập phiếu thu: Seaprodex Đà Nẵng Quản lý KD XNK MST: Phiếu thu Số 019/12VP Ngày 28/03/2004 Ghi nợ TK VNĐ USD 7113331 15000000 1.500.000 Tên người nộp: Nguyễn Văn Sơn Nội dung: Thu thanh lý xe 43K-3724 Số tiền: 16.500.000 đ Bằng chữ: Mười sáu triệu năm trăm ngàn đồng chẵn Người nhận Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng * Căn cứ vào phiếu thu, biên bản thanh lý TSCĐ, kế toán ghi + Giảm TSCĐ đã thanh lý *Nợ TK 214: 237.720.700 Có TK 211: 237.720.700 + Thu thanh lý TSCĐ: * Nợ TK 111: 16.500.000 Có TK 711: 15.000.000 Có TK 3331: 1.500.000 * Khi đơn vị hạch toán xong các bút toán tăng, giảm TSCĐ, thì chương trình máy xử lý , và đơn vị theo dõi trên bảng kê chứng từ TK 211: Cty XNK Thủy Sản Miền Trung Khối QL KD XNK Bảng kê chứng từ tài khoản 211 Chứng từ Diễn giải Tkhoản đối ứng Số tiền USD Số tiền VNĐ Số Ngày Nợ Có Nợ Có 02 28/03/04 Thanh lý xe tải lạnh 43K-3724 2141 237.272.700 Tổng cộng 40.000.000 237.272.700 * Từ bảng kê chứng từ, đơn vị lập chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải TK đối ứng Số tiền VNĐ SHCT Ngày Nợ Có 02 28/03/2004 Thanh lý xe tải lạnh 214 211 237.272.700 Tổng cộng 237.272.700 Đà Nẵng, ngày 28 tháng 03 năm 2004 Người lập biểu Kế tóan trưởng * Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để vào sổ cái tài khoản 211: Cty XNK Thủy Sản Miền Trung Khối QL KD XNK Sổ cáI TàI khoản đến ngày 31/12/2004 TK211: TSCĐ hữu hình Hóa đơn Diễn giải Tkhoản đối ứng Số tiền USD Số tiền VNĐ Số Hđơn Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 85.572.000.000 15/02/04 Mua ĐHKK 111 40.000.000 28/03/04 Thanh lý xe tải lạnh 43K-3724 2141 237.272.700 Cộng phát sinh 40.000.000 237.272.700 Số dư cuối kỳ 85.374.727.300 Đà Nẵng, ngày tháng năm 2004 Người lập biểu Kế tóan trưởng Thủ trưởng đơn vị * Để theo dõi chi tiết TSCĐ đó thuộc bộ phận nào quản lý, ở xí nghiệp nào, nguyên giá, giá trị còn lại, số khấu hao luỹ kế, Công ty lập 01 bảng kê chi tiết TSCĐ trên Excel: ĐVT: 1000đ Số TT Phân loại Phân loại Số T T Tên TSCĐ Tính khấu hao Số tháng KH năm nay Số tiền khấu hao 01 năm Nguyên giá Số năm Mức trích /năm Số đầu năm Tăng Giảm Số cuối năm 1 1-MMDL MMDL- VP 1 Máy p/điện hi-Tech 7 6.713 12 6.713 46.996 46.996 2 1-MMDL MMDL- VP 2 Máy hàn 7 3 1-MMDL MMDL- VP 3 Máy phát điện dự phòng 7 4 1-MMDL MMDL- VP 0 12 0 5 2 DCQL DCQL 1 Máy ĐHKK 5 8.000 12 8.000 40.000 40.000 6 3-PTVT PTVT- VP 1 Xe lạnh 3724 6 39.545 12 39.545 237.272 237.272 Hao mòn TSCĐ Giá trị còn lại Đầu năm Khấu hao Tăng do đ/c Giảm do t/ly hay đ/c Cuối năm Đầu năm Khấu hao Tăng do đ/c Giảm do t/ly hay đ/c Cuối năm 46.996 - 46.996 - - 40.000.000 237.272 237.272 - IV. Hạch toán hao mòn và khấu hao TSCĐ: 1. Phương pháp khấu hao: Công ty đang áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng, xác định mức khấu hao trung bình hàng năm cho TSCĐ theo công thức: Mức trích khấu hao Nguyên giá của tài sản cố định trung bình hàng năm = của tài sản cố định Thời gian sử dụng Ví dụ: Công ty mua một TSCĐ với giá trị trên hoá đơn là 129 triệu đồng, chiét khấu mua hàng là 5 triệu đồng, chi phí vận chuyển là 2 triệu đồng, chi phí lắp đặt chạy thử là 2 triệu đồng. Thời gian sử dụng của TSCĐ doanh nghiệp dự kiến là 10 năm, tài sản được đưa vào sử dụng ngày 01/01/2004. - Nguyên giá TSCĐ = 129 triệu – 5 triệu + 2 triệu + 2 triệu = 120 triệu - Mức khấu hao trung bình hàng năm = 120 triệu đồng : 10 năm = 12 triệu đồng /năm - Mức khấu hao trung bình hàng tháng = 12 triệu đồng : 12 tháng = 1 triệu đồng/tháng. Hàng năm, doanh nghiệp trích 12 triệu đồng chi phí trích khấu hao TSCĐ đó vào chi phí kinh doanh. 2. Hạch toán khấu hao TSCĐ: 2.1. Tài khoản sử dụng: TK 214- Hao mòn TSCĐ 2.2. Hạch toán khấu hao: bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ quí Iv/2004 ĐVT: 1.000 đ STT Chỉ tiêu Thời gian sử dụng Toàn doanh nghiệp TK 627 TK 641 TK 642 Nguyên giá Số KH Mức KH Mức KH Mức KH 1 2 3 4 Số KH đã trích quí trước Số KH TSCĐ tăng quí này - Máy ĐHKK ………….. Số khấu hao TSCĐ giảm quí này Số khấu hao phải trích quí này 5 116.115.000 40.000 ………… 277.272 4.500.000 8.000 4.500.000 xxx xxx 1.300.000 8.000 ………. 237.272 1.300.000 Dựa vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 642( 6424) : 1.300.000.000 Có TK 214 : 1.300.000.000 Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải TK đối ứng Số tiền VNĐ SHCT Ngày Nợ Có 02 28/03/2004 Phân bổ khấu hao TSCĐ quí I/2004 6424 214 1.300.000.000 Tổng cộng 1.300.000.000 Cty XNK Thủy Sản Miền Trung Khối QL KD XNK Sổ cáI TàI khoản đến ngày 31/12/2004 TK2141: hao mòn TSCĐ hữu hình Hóa đơn Diễn giải Tkhoản đối ứng Số tiền USD Số tiền VNĐ Số Hđơn Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 8.500.763 28/03/2004 Thanh lý xe tải lạnh 43K-3724 211 237.272 10/02/2004 Trích khấu hao quí I/04 6424 6.370.000 Cộng phát sinh 237.272 6.370.000 Số dư cuối kỳ 14.633.491 Đà Nẵng, ngày tháng năm 2004 Người lập biểu Kế tóan trưởng Thủ trưởng đơn vị V. Kế toán sửa chữa TSCĐ: Xuất phát từ đặc đIểm hoạt động của Công ty, trong năm 2004 công việc sửa chữa TSCĐ diễn ra thường xuyên, đều đặn với chi phí nhỏ nên các chi phí này được hạch toán thẳng vào chi phí phát sinh trong kỳ. 1.Sửa chữa thường xuyên: Định kỳ quí, năm hoặc mức độ hư hỏng của TSCĐ người sử dụng TSCĐ lập dự trù sửa chữa. Sau khi được Ban giám đốc phê duyệt công việc sửa chữa được tiến hành. Ngày 25/03/04, Công ty tiến hành sửa chữa máy vi tính tại phòng Kế toán( Kế tóan trưởng sử dụng) với chi phí là 1.550.000 đồng, đã trả bằng tiền mặt. Căn cứ vào phiếu chi số 1527 ngày 05/02/2004 cho công việc sửa chữa trên kế tóan phản ánh như sau: Nợ TK 6424 : 1.550.000 Có TK 111: 1.550.000 Seaprodex Đà Nẵng Quản lý KD XNK MST: Phiếu chi Số 1527 Ngày 05/02/2004 Người nhận : Nguyễn Văn Tài Ghi nợ TK VNĐ USD 6424111 1.550.000 1.550.000 Nội dung: Chi sửa chữa máy vi tính Số tiền: 1.550.000 đ Bằng chữ: Một triệu năm trăm năm mươi ngàn đồng chẵn Người nhận Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng 2. Sửa chữa lớn: Công ty không có sửa chữa lớn, chỉ có ở các Xí nghiệp, Công ty trực thuộc mới tiến hành Phần III: Những biện pháp, phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý TSCĐ ở Công ty: 1. Nhận xét khái quát về công tác kế toán và quản lý TSCĐ ở Công ty XNK Thủy Sản Miền Trung: Trong thời gian thực tập tại Công ty, em đã đi sâu tìm hiểu tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đặc biệt là đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán và quản lý TSCĐ, em nhận thấy có những điểm mạnh và điểm yếu như sau: a. Những thành tích đạt được trong công tác kế toán: Qua nghiên cứu tình hình thựuc trạng về hạch toán và quản lý TSCĐ ở Công ty trong năm 2003 và đầu năm 2004, em thấy việc hạch toán và quản lý TSCĐ tương đối chính xác và chặt chẽ. Hàng năm, đơn vị đều tiến hành kiểm kê đánh giá lại TSCĐ theo nguyên giá và giá trị còn lại nhằm bảo tồn vốn cố định. Bộ máy kế toán của Công ty bố trí theo dõi hợp lý các công việc của Phòng Kế toán, làm việc có hiệu quả cao.Đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ cao, có kinh nghiệm. Mặt khác, được sự hỗ trợ thường xuyên của các cấp lãnh đạo, trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán được bồi dưỡng và nâng cao nhờ vào tinh thần ham học hỏi và tập huấn các nghiệp vụ mới. Với tiềm năng đó, trong công tác tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị không rập khuôn theo lý thuyết mà có những sáng tạo, cải tiến phù hợp. Đồng thời với nghiệp vụ kinh tế cao, khả năng tổ chức tốt, đơn vị đã sắp xếp phân công công việc cho từng nhân viên kế toán như hiện nay là phù hợp và cần thiết. Công ty đã áp dụng phần mềm quản lý kế toán vào hạch toán kế toán. Hiện nay, Công ty tính khấu hao theo phương pháp tuyến tính cố đinh phù hợp với chủ trương của Nhà nước. Hàng quý tính và trích khấu hao đầy đủ, dúng chế độ quy định. Thủ tục chứng từ tăng, giảm TSCĐ đầy đủ, đúng nguyên tắc về chế độ quy định, hạch toán kế tóan kịp thời, chính xác. Sổ sách ghi chép rõ ràng, dễ hiểu và có khoa học. b. Những mặt yếu còn tồn tại: Về sổ sách theo dõi: trong quá trình theo dõi TSCĐ tăng, giảm kế toán không mở thẻ TSCĐ để theo dõi tình hình biến động TSCĐ mà chỉ theo dõi trên chương trình Excel với các công thức lập trước. Kế toán TSCĐ của Công ty mới chỉ đơn thuần theo dõi TSCĐ tăng, giảm trích khấu hao hàng quý và sửa chữa TSCĐ, chưa đi sâu phân tích tình hình sử dụng TSCĐ hàng năm để có những điều chỉnh hợp lý khi đầu tư vào TSCĐ, đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ ở đơn vị. Kế tóan chưa phân tích được tình trạng của TSCĐ, qua đó để thấy được tác động ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh và có biện pháp nhằm cải tiến, đổi mới TSCĐ. Công ty chưa theo dõi TSCĐ vô hình: phần mềm kế toán của máy tính… Công ty có nhiều đơn vị thành viên trực thuộc nên việc hạch toán tăng giảm TSCĐ còn chậm. Khi các đơn vị chưa chuyển bảng kê công nợ( TK 336) về văn phòng Công ty thì Công ty vẫn chưa hạch toán được. 2. Phương hướng nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý TSCĐ ở Công ty XNK thủy Sản Miền Trung: Trong nền kinh tế thị trường, mọi doanh nghiệp cần phải tích cực thực hiện các biện pháp nhằm tăng cường quản lý TSCĐ với mục đích nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ. Từ tình hình về công tác hạch toán kế toán và quản lý TSCĐ thực tế ở Công ty, em xin đề xuất một số phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ và biện pháp hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ ở Công ty: a. Hoàn thiện công tác hạch toán chi tiết và mở sổ sách theo dõi TSCĐ: Công ty nên mở sổ theo dõi TSCĐ theo quy định và ghi chép đầy đủ các chỉ tiêu trong sổ nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác hạch toán cũng như theo dõi quản lý TSCĐ tại đơn vị, phục vụ cho công tác kiểm kê, đánh giá TSCĐ hàng năm, phục vụbáo cáo tình hình tăng, giảm TSCĐ và báo cáo hiện trạng TSCĐ để có biện pháp cải tiến và đổi mới TSCĐ. + Mở sổ đăng ký chứng từ: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ do kế tóan tổng hợp ghi và được ghi theo trình tự thời gian, được ghi vào cuối kỳ kế toán( ở Công ty là quí) Việc mở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ giúp cho công tác đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản liên quan trên bảng cân đối tài sản và số tổng cộng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ với số tổng cộng phát sinh trên bảng cân đối tài khoản thuận tiện chính xác hơn. Mẫu số đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền Số Ngày Số Ngày 01 15/02/04 40.000.000 Kế tóan trưởng Người ghi sổ + Mở thẻ TSCĐ: thẻ TSCĐ được lập thành 02 bản, bản chính lưu phòng kế toán theo dõi, diễn biến phát sinh trong quá trình sử dụng TSCĐ. Bản sao giao cho bộ phận sử dụng giữ. Sau khi lập xong, thẻ TSCĐ được đăng ký vào sổ TSCĐ và được sắp xếp, lưu trữ tại phòng Kế tóan theo từng đơn vị và được giao cho cán bộ kế tóan TSCĐ giữ ghi chép theo dõi. ( Lấy trường hợp mua máy ĐHKK trên đây để ghi vào thẻ TSCĐ) Đơn vị: Cty XNK Thủy Sản Miền Trung Địa chỉ: 263 Phan Châu Trinh Đà Nẵng Thẻ tàI sản cố định Số : 150 Ngày 17 tháng 02 năm 2004 Kế toán trưởng ( Ký,Họ và tên) Căn cứ vào biên bản giao nhận TSCĐ ngày 15 tháng 02 năm 2004 Tên, kí mã hiệu, quy cách (cấp hạng) TSCĐ: Máy ĐHKK V2516 Số hiệu TSCĐ: Số….. Nước sản xuất( xây dựng): Singapore Năm sản xuất: 2002 Bộ phận quản lý, sử dụng: Hội trường thuộc Văn phòng công ty quản lý Năm đưa vào sử dụng: 2003 Công suất( diện tích ) thiết kế: Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày….tháng…năm…lý do đình chỉ………... ĐVT: 1.000 đồng Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn A B C 1 2 3 4 01 15/02/04 Máy ĐHKK V2560 40.000.000 2003 ………… ……….. …….. ………… dụng cụ, phụ tùng kèm theo Số TT Tên, quy cách dụng cụ, phụ tùng Đơn vị tính Số lượng Gía trị A B C 1 2 1 Cái 2 ……. Cộng xxx + Mở thêm sổ TSCĐ theo từng đơn vị sử dụng Vì TSCĐ của toàn Công ty năm rải rác ở các Xí nghiệp, Công ty trực thuộc nên để theo dõi và quản lý tốt hơn TSCĐ, Công ty nên mở thêm sổ TSCĐ cho từng đơn vị sử dụng TSCĐ( Văn phòng Công ty, Xí nghiệp chế biến thủy đặc sản số 10, CN Hà nội, CN Hồ Chí Minh…) và lập thành 02 quyển: 01 quyển phòng Kế toán giữ, bộ phận sử dụng giữ 01 quyển. Sổ tài sản cố định Xí nghiệp chế biến thủy đặc sản số 10 Năm 2004 ĐVT: 1.000đ TT Loại tên TSCĐ theo kết cấu Đặc điểm TSCĐ Nước SX Năm đưa vào sử dụng Nguyên giá Số đã hao mòn Tỷ lệ KH % Khấu hao TSCĐ Ghi giảm TSCĐ Số đã trích Chứng từ Lý do giảm Năm Năm Năm Năm SH Ngày tháng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 01 Hệ thống lạnh I Nhật 1993 2.150.000 10% Kế tóan trưởng Ngày 30 tháng 03 năm 2004 Người ghi sổ b. Hoàn thiện hạch toán khấu hao TSCĐ: - Công ty chưa mở TK 009- Nguồn vốn khấu hao để theo dõi việc trích và sử dụng nguồn vốn khấu hao, do vậy Công ty nên mở thêm TK 009 nhằm giúp cho Công ty theo dõi, sử dụng và quản lý tốt nguồn vốn khấu hao của Công ty. - Khi trích khấu hao và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh, kế tóan còn phản ánh tăng nguồn vốn khấu hao TSCĐ( Nợ TK 009) và khi Công ty sử dụng nguồn vốn khấu hao để mua sắm TSCĐ, kế toán ghi tăng TSCĐ nhưng đồng thời còn phải ghi giảm nguồn vốn khấu hao( Có TK 009). Ví dụ: Khi tiến hành trích khấu hao trong quí 1/2004, - Đơn vị nên hạch toán: Nợ TK 6424 : 15.200.000 Có TK 214 : 15.200.000 Đồng thời ghi: Nợ TK 009: 15.200.000 c. Hoàn thiện công tác khấu hao TSCĐ: - Tại xí nghiệp sản xuất: hiện nay vẫn đang áp dụng phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng, phân bổ dần vào các quí trong năm. Máy móc thiết bị sử dụng nhiều hay ít đều có một mức khấu hao như nhau, trong khi công việc sản xuất kinh doanh tăng giảm không đều, thường tăng vào quí IV và quí I năm sau, giảm vào quí II, quí III. Như vậy, để phản ánh đúng chi phí sản xuất kinh doanh, nên áp dụng phân bổ khấu hao TSCĐ bình quân bằng cách phân bổ theo doanh thu sản xuất. Phương pháp tính như sau: Số KH đã trích quý trước Số khấu hao = X Dthu + Số KH - Số KH phải trích quí này Dthu SX quí trước SX qúy này tăng giảm Nội dung Số tiền Doanh thu sản xuất quí III/2003 Số khấu hao quí III/2003 Doanh thu sản xuất quí IV/2003 Số khấu hao quí IV/2003 150.000.000 50.000.000 180.000.000 60.000.000 Căn cứ số liệu ở bảng trên và phương pháp khấu hao đã nêu, bảng tính khấu hao quí IV/2003 sẽ được tính lại như sau: 50.000.000 = X 180.000.000 + 10.000.000 150.000.000 = 11.533.333 đồng STT Chỉ tiêu Số tiền 01 02 03 04 Số khấu hao đã trích quí trước Số khấu hao tăng quí này Số khấu hao giảm quí này Số khấu hao phải tính quí này 50.000.00010.000.0000 40.000.000 Tại Văn phòng Công ty: TSCĐ tại văn phòng Công ty là những TSCĐ phục vụ cho công tác quản lý của toàn Công ty, những TSCĐ liên quan đến tiến bộ khoa học kỹ thuật nên áp dụng phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần nhằm thu hồi vốn nhanh để tái đầu tư TSCĐ mới. Công ty mua 01 TSCĐ với nguyên giá là 20.000.000 đồng Thời gian sử dụng của TSCĐ xác định theo quy định tại phụ lục 1( ban hành kèm theo quyết định 206) là 5 năm. Xác định mức khấu hao hàng năm như sau: Tỷ lệ khấu hao hàng năm của TSCĐ theo phương pháp khấu hao đường thẳng là 20% Tỷ lệ khấu hao nhanh theo phương pháp số dư giảm dần = 20% x 2 = 40% Mức trích khấu hao hàng năm của TSCĐ trên được xác định cụ thể theo bảng dưới đây: ĐVT: 1000 đồng Năm thứ Giá trị còn lại của TSCĐ Cách tính số KH TSCĐ hàng năm Mức tính KH hàng năm Mức tính KH hàng tháng KH luỹ kế cuối năm 1 2 3 4 5 12.000 7.200 4.320 2.592 2.592 12.000 x 40% 7.200 x 40% 4.320 x 40% 2.592 x 40% 2.592 x 40% 4.800 2.880 1.728 1.296 1.296 400 240 144 108 108 4.800 7.680 9.408 10.70412.000 d. Biện pháp nâng cao hiêu quả sử dụng TSCĐ: Trong bảng kê TSCĐ của Công ty, em thấy nhiều TSCĐ như xe Custum, xe cup 70…. đã khấu hao hết nguyên giá, không còn sử dụng, Công ty nên xem xét thanh lý nhượng bán để thu hồi vốn, tranh lãnh phí nguồn vốn TSCĐ e. Mở tiểu khoản chi tiết cho mỗi đơn vị trực thuộc: Công ty nên theo dõi chi tiết hơn TK 211: như phân ra cho từng Xí nghiệp trực thuộc và phân tiếp theo nhóm TSCĐ. Hiện nay, Công ty đang theo dõi trên bảng kê chi tiết TSCĐ nên việc cập nhật số liệu sẽ có thể không kịp thời nên dễ đối chiếu không khớp với tài khoản 211. Vì vậy, tốt hơn là Công ty soạn chương trình kế toán theo dõi TSCĐ chi tiết( như bảng Excel) nhưng không cần phải nhặt tay. C. Kết luận: