Tiểu luận Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải

TIỂU LUẬN: Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT Lời mở Đầu Trong những năm gần đây Đất Nước ta đã có nhiều đổi mới trong những lĩnh vực như : kinh tế, văn hoá, chính trị, xã hội, trong đó đặc biệt là kinh tế – một lĩnh vực đóng vai trò quan trọng trong tiến trình hội nhập của Việt Nam vào khu vực và Thế giới . Năm 2001 được coi là năm đầu tiên bước vào thế kỷ 21- năm đầu tiên thực hiện nghị quyết đại hội Đảng toàn quốc lần thứ IX .đại hội đã đề ra đến năm 2020 nước ta cơ bản trở thành một nước công nghiệp theo hướng hiện đại . Trước tiên chúng ta đang hướng tới một nền kinh tế tri thức –một nền kinh tế được xây dựng trên sản xuất, phân phối sử dụng tri thức và tin học làm động lực phát triển. Điều ấy đã khẳng định vị trí và vai trò của con người trong nền kinh tế – con người là nguồn lực của mọi nguồn lực, là yếu tố trung tâm của mọi thời đại. Do vậy Đảng và Nhà nước ta đã xác định vấn đề giáo dục đã trở thành quốc sách, giáo dục phải được ưu tiên một bước . Trong xu thế phát triển chung của nghành giáo dục, nghành học Quản trị văn phòng là một nghành học còn khá mới mẻ và là một trong bốn môn học chuyên nghành trong chương trình đào tạo của nghành QTVP - khoa QTKD - Trường ĐH. Tuy là một trường Đại học còn rất trẻ, mới được thành lập cách đây không lâu nhưng trường đã mạnh dạn đào tạo nghành QTVP – một ngành học được coi là khá mới mẻ trong số các trường đại học ở nước ta . Bản báo cáo tổng hợp này được kết cấu gồm 3 phần chính sau : Phần I : Tổng quan về công ty Thương mại và sản xuất vật tư, thiết bị GTVT. Phần II : Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. Phần III : Một số nhận xét và đánh giá hoạt động của văn phòng công ty . Phần I TổNG QUAN Về CôNG TY THươNG MạI Và SảN XUấT VậT Tư THIếT Bị GTVT Tổng công ty cơ khí GTVT 1)Tổ chức của công ty: 1.1 - Qúa trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT-Bộ GTVT.Được thành lập theo quyết định số 602/QĐ/TCCB-LĐ ngày 5/4/1993 của Bộ GTVT. - Tên công ty: Công ty vật tư thiết bị cơ khí GTVT( mã số 25) - Trụ sở giao dịch: Km 9, Đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, Quận Thanh Xuân –TP Hà Nội. - Nay DNNN đổi tên thành:công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT - trực thuộc Tổng công ty cơ khí GTVT kể từ ngày ký quyết định theo số2195-1998/ QĐ - BGTVT Nay chuyển đến 199B phố Minh Khai - Quận HBT - Hà Nội - Tên giao dịch QuốcTế : TMT - Trade Manufacture Transportation. Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT- trực thuộc Liên hiệp xí nghiệp cơ khí GTVT với quy mô ban đầu rất sơ khai với tổng số vốn kinh doanh là:190 triệu đồng .Và được thành lập vào ngày 19/3/1993 có trụ sở đặt tại Km 9 Đường Nguyễn Trãi , phường Thanh Xuân Bắc, Quận Đống Đa-TP Hà Nội. + Thuận lợi: - Được sự quan tâm của Tổng công ty cơ khí GTVT , Bộ GTVT, Quận uỷ quận Đống Đa tạo điều kiện tháo gỡ khó khăn cho các chương trình SXKD của công ty để có điều kiện phát triển sản xuất , nâng cao tính cạnh tranh. - Cơ chế chính sách của Nhà nước đã có sự thay đổi cơ bản theo hướng khuyến khích các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế mạnh dạn đầu tư và năng động sáng tạo trong SXKD . - Một số cán bộ trong công ty chưa hoà nhập kịp thời ,đáp ứng yêu cầu nền kinh tế thị trường, nên có nhiều cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ. - Đội ngũ cán bộ kỹ thuật , cán bộ quản lý, công nhân lành nghề …còn thiếu nhiều. - Vốn đầu tư và vốn kinh doanh thiếu trầm trọng, công ty hoạt động chủ yếu bằng vốn vay. Tổng số tiền phải trả cho ngân hàng mỗi năm lên tới: hơn 2 tỷ đồng 1.2 - Chức năng, nhiệm vụ của công ty theo quyết định thành lập: Theo QĐ số 602 – QĐ/TCCB - LĐ ngày 5 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ GTVT về việc thành lập doanh nghiệp Nhà nưóc: Công ty Vật tư Thiết bị Cơ khí GTVT, trực thuộc tổng công ty cơ khí GTVT. Công ty có nhiệm vụ chủ yếu là: - Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản và hàng tiêu dùng. - Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hóa. - Xuất khẩu lao động ( Có giấy phép số 81/LĐTBXH – GP ngày 28/4/2000 của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội và Quyết định số 896/2000/QĐ - GTVT ngày 18/4/2000 của Bộ GTVT ). - Sản xuất, lắp ráp xe ôtô, xe gắn máy hai bánh, KDXNK vật tư, thiết bị, phụ tùng ôtô, xe gắn máy hai bánh ( Có QĐ số 4000/ QĐ - Bộ GTVT ngày 27/01/2001 của Bộ GTVT). Với những nhiệm vụ trên đây công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ do bộ trưởng Bộ GTVT giao và ngày càng khẳng định vị thế của mình trong nghành Giao thông Việt Nam. Cho đến ngày 4/11/1994 và ngày 8/9/1998 theo QĐ số 2195/1998/QĐ - Bộ GTVT ngày 1/9/1998 của bộ GTVT công ty được đổi tên thành công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT và công ty được bổ sung thêm nhiệm vụ đó là: - Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị, phụ tùng, phương tiện vận tải, nông sản và hàng tiêu dùng. - Đại lý, kinh doanh vật tư, thiết bị, phụ tùng, vật liệu xây dựng và dịch vụ vận tải hàng hóa. - Gia công phục hồi, kinh doanh vật tư phụ tùng, phương tiện thiết bị cơ khí GTVT. Sửa chữa, kinh doanh, ký gửi các loại xe gắn máy hai bánh, kinh doanh hàng điện tử, hàng trang trí nội thất. Làm dịch vụ xuất nhập khẩu thiết bị, phụ tùng, phương tiện GTVT. 1.3 - Tổ chức công ty: Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT là một đơn vị hạch toán độc lập. Bộ máy quản lý của công ty theo kiểu “ Trực tuyến chức năng” và chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới có nghĩa là các phòng ban tham mưu với giám đốc theo chức năng và nhiệm vụ của mình giúp ban giám đốc điều hành và ra quyết định có lợi cho công ty. *Ban giám đốc gồm có: - Giám đốc công ty: Do bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm, có quyền tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trưởng và chịu trách nhiệm toàn diện trước cấp trên và tập thể CBCNV trong công ty. - Phó giám đốc: Do giám đốc đề nghị, được Bộ trưởng Bộ GTVT bổ nhiệm có nhiệm vụ giúp giám đốc về tổ chức kinh doanh, phụ trách theo từng chức năng. Gồm có 02 phó giám đốc : + Phó giám đốc kỹ thuật. + Phó giám đốc nội chính. * Các phòng chức năng gồm có: - Phòng tổ chức hành chính. - Phòng Tài chính Kế toán. - Phòng kinh doanh XNK. - Phòng thị trường. - Phòng khoa học công nghệ. Ngoài ra còn có các đơn vị trực thuộc bao gồm: - Nhà xưởng sản xuất và dây chuyền sản xuất bộ ly hợp, bộ côn tại 199B Minh Khai. - Nhà máy sản xuất, lắp ráp xe gắn máy tại Hưng Yên. - Nhà máy sản xuất lắp ráp xe ôtô tải nhẹ tại Hưng Yên. - Chi nhánh tại thành phố HCM ( Số 23 Đặng Thị Nhu - Q.1 – TPHCM ). SƠ Đồ : CƠ CấU Tổ CHứC CôNG TY THươNG MạI Và SảN XUấT VậT Tư THIếT Bị GTVT _ _ (1). Phòng tổ chức – Lao động – Hành chính: Có các chức năng và nhiệm vụ sau: - Lập phương án tổ chức – Cán bộ xây dựng định biên hàng năm phù hợp với tình hình sản xuất của công ty. - Lập kế hoạch lao động và tiền lương. - Quản lý sử dụng lao động như: Tuyển dụng, bồi dưỡng, đào tạo, đề bạt, điều động. - Quản lý tham mưu giúp lãnh đạo phân phối quỹ tiền lương. - Đề xuất các phương án thực hiệnvề công tác thanh tra, pháp chế quân sự, bảo vệ phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt. - Hướng dẫn và chỉ đạo công tác an toàn lao động, phòng chống dịch bệnh, khám sức khoẻ điều dưỡng, điều trị, làm các thủ tục hưu trí, mất sức cho các CBCNV. - Quản lý công tác thống kê hành chính nhân sự của công ty. - Trực tiếp quản lý xe ôtô, cấp phát xăng dầu, điều động xe phục vụ lãnh đạo và công tác của công ty. (2). Phòng tài chính kế toán: Có chức năng và nhiệm vụ như sau: - Tổ chức thực hiện đúng luật TCKT mà nhà nước ban hành. - Phân tích hoạt động kinh tế phục vụ SXKD của công ty. - Lập kế hoạch thu chi tài chính hàng tháng, hàng quý, năm. - Quyết toán tài chính hàng quý từng hợp đồng và hàng năm. - Tổ chức theo dõi các nguồn vốn của công ty, lập kế hoạc cân đối thu- chi theo quy định của nhà nước về tài chính. - Hàng tháng, quý, năm tổ chức kiểm tra nghiệp vụ kế toán trong văn phòng công ty và các xí nghiệp trực thuộc công ty. - Phối hợp với phòng kế hoạch kỹ thuật để làm nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo công ty về mặt theo dõi, quản lý, mua sắm vật tư, thiết bị phục vụ cho các hoạt động sản xuất và kinh doanh. (3).Phòng Kinh doanh – Xuất nhập khẩu: Có chức năng và nhiệm vụ như sau: - Làm công tác tiếp nhận các mặt hàng vật tư xuất nhập khẩu. - Kinh doanh các mặt hàng của công ty. - Nhập hàng hoá và xuất khẩu hàng hoá của công ty. (4).Phòng khoa học công nghệ : Có chức năng và nhiệm vụ như sau: - Kiểm tra giám định chất lượng sản phẩm của công ty. - Đảm bảo môi trường cho chất lượng của xe gắn máy. - Nghiên cứu đưa khoa học vào ứng dụng thực tế cho sản phẩm của công ty mình. 2) Lĩnh vực hoạt động của Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT. 2.1 Lĩnh vực hoạt động: Công ty TM và sản xuất vật tư thiết bị GTVT chuyên sản xuất lắp ráp và kinh doanh xe gắn máy, ô tô. Công ty đã đầu tư dây chuyền lắp ráp động cơ xe gắn máy,sản xuất khung xe máy các loại và đầu tư sản xuất một số chi tiết và động cơ xe máy. Sản phẩm của công ty sản xuất , lắp ráp đạt chất lượng cao,mẫu mã đẹp và phù hợp, giá thành rẻ đã và đang được thị trường chấp nhận và ưa chuộng. 2.2 Kết quả thực hiện hoạt động SXKD – chính sách đời sống văn hoá xã hội – an ninh quốc phòng. Kết quả thực hiện SXKD và các chỉ tiêu chủ yếu đều đạt trên 200% so với năm 2001, năm 2002 trung bình mỗi CBCNV Công ty đã đóng góp xây dựng ngân sách Nhà nước ( 637 triệu đồng. Kết quả đó đã cho thấy Công ty đang nỗ lực phấn đấu để hoà nhập với sự phát triển chung của toàn Tổng công ty. 2.2.2 Kết quả thực hiện chính sách, đời sống văn hoá, xã hội: Hai năm vừa qua(2001-2002) công ty đã giải quyết trả lương trực tiếp thêm cho 40 lao động tuyển dụng vào công ty làm việc và gián tiếp cho hàng ngàn người của các công ty khác đều có việc làm và thu nhập ổn định, đặc biệt trong 2 năm vừa qua công ty đã hợp tác sản xuất cùng một số đơn vị trong tổng công ty, tạo ra việc làm và tăng thêm nguồn thu của một số công ty khác thuộc Tổng công ty như : + Công ty cơ khí ô tô 3/2 :3.774.369.000 đồng + Công ty cơ khí 120 :3.641.026.000 đồng + Công ty cơ khí Ngô Gia Tự :1.206.197.500 đồng + Công ty sản xuất và kinh doanh xe máy : 290.000.000 đồng + Công ty xây dựng và cơ khí số 1 : 355.000.000 đồng - Chế độ BHXH, BHYT thực hiện đầy đủ theo qui định của nhà nước đối với người lao động. Khen thưởng động viên kịp thời CBCNV có thành tích trong SXKD, con em CBCNV có thành tích tốt trong học tập hàng năm. Thường xuyên quan tâm đến công tác hiếu hỷ, ủng hộ giúp đỡ trẻ em, người tàn tật, giúp đỡ đồng bào lũ lụt, giúp đỡ học sinh nghèo vượt khó… - Tổ chức phong trào thi đua lao động giỏi, giáo dục xây dựng đội ngũ công nhân, lao động nhằm hoàn thành toàn diện kế hoạch XSKD. - Tổ chức đại hội công nhân viên chức, xây dựng và thực hiện qui chế dân chủ, lắng nghe ý kiến, kiến nghị của người lao động về các vấn đề liên quan đến hoạt động XSKD. -Thường xuyên quan tâm đến phong trào văn hoá,văn nghệ, thể dục, thể thao góp phần nâng cao đời sống tinh thần của người lao động. 2.2.3 Kết quả thực hiện công tác an ninh chính trị, trật tự , an toàn xã hội: - Công ty có nhiều địa điểm SXKD và việc tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu đều ở các cửa khẩu có rất nhiều phức tạp nhưng công ty chưa để xảy ra mất an toàn về người và hàng hoá. Trật tự an toàn trong công ty luôn luôn được đảm bảo. - Công ty thường xuyên có chuyên gia, khách nước ngoài đến ở và làm việc. Công ty luôn coi trọng việc kết hợp với các cơ quan chức năng địa phương,có phương án phòng ngừa, bảo vệ, luôn chấp hành nghiêm chỉnh qui định của nhà nước đối với người nước ngoài đến và làm việc tại Công ty, không để xảy ra trường hợp nào đáng tiếc hoặc vi phạm chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực này. Năm 2001 là năm đổi mới cách làm việc của công ty nên đã đạt được những kết quả to lớn, đáng khích lệ và tự hào. Thành tích đó đã cổ vũ khích lệ mỗi CBCNV tiếp tục đổi mới nhằm hoàn thành vượt mức kế hoặch đã đề ra trong những năm tiếp theo. Nguyên nhân thắng lợi, những yếu kém cần khắc phục: - Nguyên nhân thắng lợi: + Công ty thường xuyên được sự quan tâm, chỉ đạo trực tiếp của Tổng công ty cơ khí GTVT và Bộ GTVT. +Sự đoàn kết nhất trí trong bộ máy lãnh đạo, trong đó Đảng là hạt nhân, là cơ sở vững chắc cho việc thực hiện thành công các chủ chương lớn của công ty. Hoạt động SXKD phát triển là tiền đề, là cơ sở để xây dựng mối đoàn kết nhất trí trong công ty . +Vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của Ban giám đốc công ty là sự đổi mới, là những cuộc cách mạng và sự sắp xếp bố trí hợp lý đội ngũ cán bộ lãnh đạo chủ chốt có ý nghĩa quyết định đến sự phát triển về mọi hoạt động của công ty . + Công ty đã xác lập mối quan hệ tin cậy với mọi thành phần kinh tế trong nước và nước ngoài, đó là yếu tố quan trngj trong SXKD. Thực tế SXKD trong năm qua, vị trí, vai trò các bạn hàng đã đóng góp đáng kể cho sự phát triển của công ty. Chính họ là nhưng người đáng trân trọng và là cầu nối giữa người sản xuất và người tiêu dùng. + Công ty mạnh dạn đầu tư và đầu tư đủ mức độ cần thiết ở những khâu then chốt có tính quyết định đến chất lượng và sản lượng, từng bước đảm bảo sức cạnh tranh cho các sản phẩm của công ty trên thị trường. - Trong quá trình SXKD đã bộc lộ những yếu kém cần được lhắc phục đó là: + Công ty mở rộng nhiều ngành nghề kinh doanh, song đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên viên thợ lành nghề thiếu trầm trọng cần được bổ sung và nâng cao hiệu quả làm việc hơn nữa. + Công tác quản lý kỹ thuật, quản lý chất lượng, quản lý hàng hoá, phụ kiện lắp ráp chưa chặt chẽ, chưa thúc đẩy sản xuất, phù hợp yêu cầu trong SXKD. +Công tác quản lý tài chính-kế toán, thanh toán công nợ, cần phải phân định rõ trách nhiệm đối với CBCNV làm công tác tài vụ và tài chính. + Công tác tiếp thị, thông tin thị trường còn yếu. Khả năng khai thác mặt hàng kinh doanh mới còn nhiều hạn chế. Phần II CHƯƠNG ii: NGHIệP Vụ HàNH CHíNH VĂN PHòNG TạI PHòNG HàNH CHíNH – TổNG HợP công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 1. Tổ chức bộ máy văn phòng: Bộ máy văn phòng của công ty bao gồm những phòng ban sau: - Ban giám đốc điều hành hoạt động của công ty. - Phòng tài chính kế toán. - Phòng khoa học công nghệ. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. - Phòng tổ chức lao động hành chính: Bao gồm: + Nhân viên văn thư lưu trữ. + Tổ bảo vệ. + Tổ xe. + Nhà ăn. + Tạp vụ. 2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng: - Chức năng tổng hợp: Là chức năng phân tích và tổng hợp thông tin từ các nguồn thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin nội bộ nhằm giúp cho thủ trưởng đơn vị đưa ra những quyết định quản lý kịp thời và chính xác. Trong các thông tin tổng hợp được có thể thông qua bộ phận tham mưu hoặc trực tiếp tiến trình cho lãnh đạo. - Chức năng tham mưu : là chức năng nghiên cứu, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo đề ra các quyết định chỉ đạo, điều hành công việc có hiệu quả hơn. Trong một cơ quan thủ trưởng là người chỉ đạo tất cả các công việc của đơn vị mình và cần phải nắm bắt và hiểu rõ được tất cả các hoạt động của đơn vị mình. Bên cạnh đó, các hoạt động trong cơ quan diễn ra trong phạm vi không gian lớn ở tất cả các ngành tham gia. Vì vậy đòi hỏi phải có một bộ phận tham mưu thủ trưởng điều hành và ra quết định quản lý. - Chức năng hậu cần: là chức năng tổ chức, sắp xếp bảo đảm điều kiện, vật chất, phương tiện cho cơ quan như văn phòng phẩm, xe cộ, bố trí nơi làm việc của cơ quan, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác cho thủ trưởng, kinh phí, y tế và môi trường…có thể nói chức năng hậu cần là rất quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị. Nếu không đảm bảo được các yếu tố đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ, ngắt quãng và làm việc thực hiện mục tiêu của cơ quan không được đảm bảo. Tóm lại cả 3 chức năng trên đều quan trọng vì chúng đều nhằm duy trì và phát triển hoạt động của cơ quan nói chung và nhiệm vụ văn phòng nói riêng. Trong đó chức năng tổng hợp là quan trọng nhất vì bất cứ hoạt động nào của cơ quan đều cần đến nhu cầu tối thiểu về thông tin do văn phòng tổng hợp trình sẽ là căn cứ quan trọng dể người lãnh đạo ra quyết định. Để thực hiện chức năng của mình, văn phòng phải thực hiện hàng loạt nhiệm vụ tương ứng với các chức năng đó. ( Nhiệm vụ của văn phòng : Là những công việc cụ thể thực hiện những chức năng của văn phòng. Để thực hiện chức năng tổng hợp, văn phòng phải thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận khai thác thông tin dữ liệu đầu vào, phân tích đánh giá và xử lý thông tin để thủ trưởng ra những quyết định quản lý. Tổ chức công tác văn thư soạn thảo ban hành quản lý văn bản trong cơ quan và văn bản bên ngoài gửi đến, giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản theo đúng chính sách, pháp luật của nhà nước, tổ chức công tác hồ sơ, tài liệu của cơ quan đơn vị giúp thủ trưởng kiểm tra về mặt pháp chế các văn bản do cơ quan soạn thảo ban hành. Với nhiệm vụ này văn phòng phải thiết lập các trạm thu thông tin đầu vào qua các kênh thu chính thức và phi chính thức. Quản lý đầu ra một cách chặt chẽ, đây là những thông tin đã được xử lý và sử dụng để tham mưu cho cấp trên ra các quyết định quản lý, điều hành. Để thực hiện chức năng tham mưu : Văn phòng phải xây dựng chương trình công tác hàng năm, 6 tháng, 3 tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của cơ quan đơn vị. Hoạt động của cơ quan có tốt hay không là do chương trình hoạt động của văn phòng lập ra. Văn phòng còn phải tham gia điều phối hoạt động của toàn cơ quan. Thường xuyên theo dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình theo đúng kế hoạch đề ra giải quyết những vấn đề đột xuất, những khó khăn trở ngại trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, đảm bảo chế độ thông tin báo cáo lên cấp trên kịp thời. Để thực hiện chức năng hậu cần : văn phòng phải đảm bảo nhiệm vụ cung cấp dịch vụ Văn phòng, bố trí phương tiện đi lại cho cán bộ lãnh đạo công ty , cho CBCNV. Quản lý tài sản có trong trụ sở cơ quan như nhà cửa, xe cộ, các thiết bị trong các phòng ban. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan , giữ vị trí cầu nối liên hệ với cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới dối với nhân dân. Văn phòng còn tổ chức các cuộc hội nghị tiếp khách và chuẩn bị cho các chuyến đi công tác xa cho lãnh đạo, văn phòng còn phải quản lý công tác thi đua khen thưởng trong cơ quan. 3. Cơ cấu tổ chức phòng Hành chính - Tổng hợp của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT: 3.1 Sơ đồ bộ máy: _ Công ty sắp xếp CBCNV trong phòng Hành chính – Tổng hợp gồm 19 người, trong đó: 1. Trưởng phòng : 01 người, 2. Văn thư : 04 người. 3. Tổ xe : 05 người. 4. Bảo vệ : 03 người. 5. Tạp vụ : 01 người. 6. Nhà ăn : 05 người. 3.2 Chức danh, nhiệm vụ của CBCNV văn phòng: ( Trưởng phòng hành chính tổng hợp: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về việc điều hành quản lý phân công giao nhiệm vụ hàng ngày cho các bộ phận trong văn phòng. Tổng hợp các tình hình chung của công ty để báo cáo lãnh đạo, tham gia các cuộc họp mà công ty tổ chức để ghi chép biên bản các cuộc hội nghị, ra các thông báo mời họp, hội nghị và ra các quyết định của cuộc họp chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc hội nghị, sơ tổng kết, tổ chức các cuộc triển lãm. Xây dựng các kế hoạch trung và dài hạn, các văn bản về chế độ chính sách, về chế độ quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực chuyên môn mà mình phụ trách trên cơ sở chủ trương chính sách của nhà nước và của ngành. Xây dựng lịch làm việc cho lãnh đạo. Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng cơ chế quản lý sản xuất kinh doanh theo nghiệp vụ lĩnh vực được giao, giúp giám đốc phối hợp hoạt động với Đảng uỷ, công đoàn, đoàn thanh niên. Tổ chức soạn thảo văn bản tài liệu hướng dẫn, chuyên môn nghiệp vụ của nghành. + Trực tiếp phụ trách các phần sau: Làm công tác đối nội, đối ngoại quan hệ khách mời, dự các cuộc họp hội nghị của công ty, tổ chức khai thác thông tin phục vụ cho chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh của công ty. Thống nhất quản lý khai thác sử dụng mạng lưới thông tin, công tác văn thư lưu trữ, đánh máy tính, tổ xe, ký các văn bản, giấy tờ mời họp, giấy giới thiệu, giấy đi đường cho CBCNV của công ty. * Cán bộ văn thư lưu trữ: Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao. Tiếp nhận giấy tờ của cơ quan hữu quan và các đơn vị trực thuộc gửi đến để vào sổ công văn đến trình duyệt lãnh đạo và chuyển công văn đến các phòng có trách nhiệm giải quyết. Vào sổ và quản lý tốt công văn. Tiếp nhận công văn hồ sơ lưu trữ toàn công ty, bảo quản tốt công văn giấy tờ. Quản lý và sử dụng tốt con dấu của công ty và các loại giấy tờ khống chỉ, giấy giới thiệu, giấy đi đường, thông báo các cuộc họp cho công ty, mua sắm phân phối văn phòng phẩm cho công ty. Chịu trách nhiệm đón khách tại phòng khách trước khi đưa họ đi làm việc với lãnh đạo công ty, phục vụ nước uống cho các phòng ban và các cuộc họp. Quản lý tài sản được trang bị trong các phòng làm việc của lãnh đạo và các phòng họp, phòng khách. Hàng ngày có nhiệm vụ đưa báo chí đến các phòng làm việc của lãnh đạo, ngoài ra còn phải thường xuyên đánh máy, photocopy các tài liệu cho các phòng nghiệp vụ, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế về bảo quản và sử dụng máy vi tính, máy photocopy được trang bị trong công ty. * Lái xe: Có nhiệm vụ bảo quản và sửa chữa xe đảm bảo cho ôtô được vận hành liên tục cho các chuyến đi công tác của lãnh đạo và các CBCNV. Mua sắm xăng dầu, quản lý sử dụng xăng dầu và các phụ tùng thay thế và báo cáo hoạt động, quyết toán xăng dầu hàng tháng. * Nhân viên bảo vệ : Thực hiện nhiệm vụ bảo vệ cơ quan 24/24 giờ trong ngày. Quản lý người cư trú lại trong công ty làm việc, khai báo tạm trú, tạm vắng với cơ quan công an. Ngăn ngừa và nghiêm cấm tình trạng đánh bạc, rượu chè trong công ty. Đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy trong công ty, tham gia tập huấn phòng cháy, chữa cháy của công an thành phố. * Nhân viên tạp vụ: Làm nhiệm vụ dọn vệ sinh trong cơ quan và có nhiệm vụ mua các dụng cụ phục vụ cho công tác như xà phòng, chổi… * Nhân viên nhà ăn: Làm nhiệm vụ phục vụ các bữa ăn trưa của CBCNV trong công ty và phục vụ đầy đủ nước uống cho các phòng ban. 4.Tình hình hoạt động của văn phòng công ty: Từ thực tiễn cho thấy văn phòng của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đã và đang hoạt động theo đúng chức năng, nhiệm vụ được quy định. Văn phòng của công ty là toàn bộ các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với hoạt động thông tin nhằm thực hiện mục tiêu của công ty. Văn phòng chính là nơi giúp ban giám đốc công ty đưa ra được quyết định để ứng xử với mọi tình huống xảy ra. Đồng thời, văn phòng cũng chính là nơi kiểm tra, giám sát các hoạt động và đôn đốc các đơn vị trong công ty thực hiện các quyết định của giám đốc. Để tạo cho công ty có điều kiện ổn định như vị trí, mục tiêu, cấu trúc… thì hoạt động hậu cần và tham mưu của văn phòng công ty cũng tương đối khoa học trong việc lựa chọn các yếu tố cấu thành nên thực thể của công ty. Vì văn phòng chính là đầu mối của công ty do vậy để tạo diều kiện, tiền đề phát triển cho công ty thì hoạt động của văn phòng cũng đã hướng tới việc bố trí địa điểm, xác định mục tiêu thu và xử lý thông tin tạo điều kiện cho việc thu và xử lý thông tin, cho sự giao lưu hợp tác giữa công ty và môi trường bên ngoài. Tóm lại, hiện nay trong xu thế phát triển của một tổ chức thì văn phòng đã trở thành yếu tố trung tâm nhất không thể thiếu được trong bất cứ cơ quan đơn vị nào. Phần III một số nhận xét và đánh giá hoạt động của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT 1. Một số nhận xét chung về hoạt động của công ty: 1.1. Những ưu điểm: - Công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đang phát triển chú trọng đầu tư, phát triển sản xuất và lắp ráp xe gắn máy tạo ra những mặt hàng có chất lượng phục vụ nhu cầu trong nước cũng như quốc tế với nhãn mác thương mại của công ty. - Công ty đẩy mạnh công tác thị trường, khách hàng, xây dựng và thực hiện chiến lược thị trường và sản phẩm của công ty. - Có kế hoạch tổ chức cho các đoàn đi khảo sát thị trường, xúc tiến thương mại tìm kiếm khách hàng ở một số thị trường có tiềm năng như Trung Quốc, Đài Loan, Hồng Kông.Đây là công tác để không ngừng nâng cao chất lượng kim ngạch xuất khẩu. - Công ty tăng cường công tác quản lý điều hành, kiểm tra, kiểm soát. Nghiên cứu đổi mới hoàn thiện cơ chế quản lý phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tích luỹ, cải thiện đời sống người lao động. - Công ty chú trọng công tác tổ chức đào tạo bồi dưỡng cán bộ. Đảm bảo có đủ lực lượng cán bộ có năng lực trình độ phù hợp và đáp ứng được yêu cầu công tác và tiến trình hội nhập khu vực thế giới. - Đề cao vai trò lãnh đạo của tổ chức Đảng trong mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty tăng cường đoàn kết, nhất trí trong nội bộ cán bộ công nhân viên trong công ty. Thực hiện tốt quy chế dân chủ, làm tốt công tác thi đua khen thưởng, phát huy vai trò của các tổ chức đoàn thể, khai thác cao nhất mọi năng lực nội tại dể đạt được kết quả cao nhất. - Thực tế nộp ngân sách hàng năm đảm bảo đúng chỉ tiêu kế hoạch và còn vượt mức kế hoạch. - Ngoài ra công ty còn có một số ưu điểm khác như: + Ban lãnh đạo công ty luôn quan tâm và tặng quà cho CBCNV đã nghỉ hưu nhân ngày lễ, ngày tết, tặng quà cho các gia đình chính sách nhân ngày 27/7. + An ninh trật tự nội bộ được giữ vững, không nảy sinh đơn từ, khiếu nại. + Hiện nay, thị trường ngành giao thông, đặc biệt là thị trường các loại phương tiện giao thông đang sôi động với sự tham gia của hàng loạt các tổ chức, công ty trong và ngoài nước. Nhưng bằng sự năng động của mình ban lãnh đạo công ty đã tạo ra cho mình một thế đứng vững chắc trên thương trường tạo ra nhiều công ăn việc làm cho CBCNV, tạo thu nhập ổn định. Thu nhập bình quân cho CBCNV đạt trên 1.000.000đ/người/tháng vào năm 2002, hướng phấn đấu cho năm 2003 và những năm tới sẽ còn cao hơn. Bên cạnh những ưu điểm kể trên thì công ty không tránh khỏi những nhược điểm tồn tại của mình: 1.2. Những nhược điểm: - Do sự cạnh tranh gay gắt của thị trường những năm gần đây nên công ty cũng phải chịu nhiều sức ép của thị trường, công ty luôn phải thay đổi chất lượng, mẫu mã sản phẩm, điều đó đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của công ty cho nên kết quả chưa thực sự cao lắm. - Việc mở rộng thị trường chưa thực sự được xúc tiến mạnh vì phạm vi thị trường hẹp, cần xúc tiến mở rộng thị trường ra bên ngoài lãnh thổ đảm bảo cho việc nâng cao kim ngạch xuất khẩu. - Công nghệ cần hiện đại hoá và có quy mô hơn nữa phù hợp cho việc tăng chất lượng sản phẩm. - Cần xây dựng và hoàn thiện dần các quy chế, chế độ được Nhà nước hướng dẫn và ban hành tại công ty đảm bảo sự đoàn kết – bình dẳng dân chủ thực sự. - Phải phát huy trí tuệ tập thể, xây dựng và thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, sửa chữa những yếu kém trong sản xuất kinh doanh. - Một số cán bộ còn chưa thực sự chuyên sâu nghiệp vụ công tác, không sát thực tế cần phải sửa chữa, khắc phục. 2. Nhận xét về hoạt động văn phòng công ty: Qua học tập lý thuyết về chức năng nhiệm vụ của một văn phòng và nghiên cứu sự hoạt động của văn phòng công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT , em nhận thấy rằng cũng như một văn phòng nói chung, văn phòng của công ty thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT đang thực hiện 3 chức năng sau: - Chức năng tổng hợp. - Chức năng tham mưu. - Chức năng hậu cần. Một văn phòng muốn hoạt động tốt thì phải thực hiện đầy đủ 3 chức năng nói trên. Cả 3 chức năng trên đều quan trọng. Nhưng đồng thời phải thực hiện với cấp độ và khối lượng như nhau thì mới đạt được sự nhịp nhàng và hiệu quả cao. Trong đó chức năng tổng hợp là quan trọng nhất, ngoài chức năng và nhiệm vụ riêng thì các phòng còn có nhiệm vụ kiểm tra giám sát mọi hoạt động của nhau. Các hoạt động không bị bó hẹp trong phạm vi của phòng mà nó luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích. Trang thiết bị trong văn phòng tương đối đủ nên đã ứng dụng được các tiến bộ Khoa học Công nghệ vào công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư lưu trữ. Công ty ngày càng hoàn thiện hơn nữa bộ máy hoạt động và cơ cấu tổ chức của các phòng ban, điều đó thể hiện trong phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm , quyền hạn của các phòng ban, thêm vào đó có đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ cao tương đối nhiều đó là mặt mạnh của công ty. Đối với chức năng hậu cần thì văn phòng công ty thực hiện rất tốt từ việc đón, tiếp khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức các cuộc hội nghị, cuộc họp, ký kết, hội thảo và việc chuẩn bị các điều kiện cho lãnh đạo đi công tác. Ngoài ra văn phòng còn chuẩn bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các phòng ban làm việc. Bên cạn đó vẫn còn tồn tại những nhược điểm như: - Công tác văn phòng chưa thực sự rõ ràng, cán bộ nhân viên chưa đượcđào tạo kỹ lưỡng, một người có thể kiêm nhiệm 3 đến 4 công việc, chức năng trong văn phòng như cán bộ văn thư lưu trữ phải làm thêm nhiệm vụ lễ tân . - Văn phòng chưa thực hiện chức năng tham mưu tốt, kém hiệu quả. Văn phòng chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp các ý kiến còn các phòng sản xuất và kinh doanh chịu trách nhiệm là chính. Qua báo cáo thực tập này, em xin đưa ra ý kiến đóng góp của mình là công ty cần phải tăng cường chức năng tổng hợp và đặc biệt phải tăng cường chức năng tham mưu của văn phòng vì chỉ có văn phòng - đơn vị trung tâm của toàn cơ quan, nơi nắm giữ nhiều thông tin đầu vào, đầu ra và thông tin nội bộ mới có khả năng tổng hợp và tham mưu cho cấp lãnh đạo các ý kiến chính xác và kịp thời có hiệu quả cao nhất. Để ngày càng khẳng định tầm quan trọng vị trí của mình thì văn phòng phải không ngừng phát huy trong công tác tham mưu. từ viết tắt QTVP : Quản trị văn phòng QTKD : Quản trị Kinh doanh. CBCNV : Cán bộ công nhân viên. GTVT : Giao thông vận tải. DNNN : Doanh nghiệp nhà nước. QĐ : Quyết định. BGTVT : Bộ Giao thông vận tải. TCCB – LĐ : Tổ chức cán bộ – Lao động. LĐTBXH : Lao động thương binh xã hội. HBT : Hai Bà Trưng. TM : Thương mại. SXKD : Sản xuất kinh doanh. TCKT : Tài chính kế toán. Kết luận 1. ý nghĩa của việc thực tập tổng hợp: Qua đợt thực tập tổng hợp này được sự hướng dẫn của cô giáo Vũ Thị Kim Khuyên và sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong Phòng tổ chức lao động hành chính của Công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị GTVT, với những lý luận đã được nghiên cứu ở nhà trường và thực tiễn đã được tìm hiểu qua một thời gian thực tập ở Văn phòng công ty em đã thấy được vai trò và tầm quan trọng của một tổ chức. Hơn nữa, em còn hiểu được những hoạt động thực tế của Văn phòng diễn ra theo trình tự như thế nào mà một nhân viên văn phòng tương lai phải làm và trong quá trình nghiên cứu lý luận, học tập ở giảng đường đại học em chưa nắm bắt được toàm diện. 2. Những lợi ích mà chính em thu nhập được qua đợt thực tập tổng hợp này: Nhân dân ta có câu " Học đi đôi với hành" điều này có nghĩa là học lý thuyết phải gắn liền với thực tế. Học lý thuyết là quan trọng và cơ bản, nhưng những lý thuyết đó vận dụng vào thực tế cuộc sống lại càng quan trọng hơn.