Tiểu luận Mô hình tổ chức của hệ thống nhà hàng 4U – for you và đánh giá sự hợp lý của mô hình đó

Tiểu luận Mô hình tổ chức của hệ thống nhà hàng 4U – for you và đánh giá sự hợp lý của mô hình đó I. Giới thiệu tổng quan về hệ thống nhà hàng 4U – For You: Hệ thống nhà hàng 4U – For You: - Thành lập và khởi đầu hoạt động từ năm 2002, nhà hàng 4U – For You tọa lạc bên bờ đông sông Hàn, là điểm đến thân quen của thực khách địa phương cũng như du khách trong và ngoài nước. - Lợi thế là nhà cung cấp hải sản chuyên nghiệp, nhà hàng đã để lại những ấn tượng sâu sắc trong lòng thực khách qua nhiều món ăn dân dã, đặc trưng với nhiều cách chế biến. - Gần 10 năm phát triển và trưởng thành, For You đã xây dựng được hệ thống nhà hàng gồm các cơ sở: ♦ Các nhà hàng ở biển Mỹ Khê: 1. Nhà hàng 4U Biển, địa chỉ: Lô 9 +10 Đường Trường Sa – Biển Mỹ Khê – Tp.Đà Nẵng 2. Nhà hàng 4U Family, địa chỉ: Số 233A Đường Nguyễn Văn Thoại – Biển Mỹ Khê – Tp.Đà Nẵng ♦ Các nhà hàng ở Trung tâm Thành phố: 1.Nhà hàng 4U Phố, địa chỉ: ven sông Đảo Xanh đường 2/9 - Hải Châu - Tp.Đà Nẵng 2.Trung Tâm Hội Nghị & Tiệc Cưới Cao Cấp For You Palace, địa chỉ: Công viên trung tâm đường 2/9 - Bắc Đài Tưởng Niệm - Hải Châu - Tp.Đà Nẵng Vị trí lý tưởng, không gian thoáng mát sang trọng, phong cách phục vụ chuyên nghiệp, 4U – For You sẽ ngày càng phát triển và mang lại cho Quý khách những dịch vụ ẩm thực hoàn thiện nhất tại Thành Phố Biển Đà Nẵng. II. Sơ đồ tổ chức của Hệ thống nhà hàng 4U – For You: Ghi chú: : Mối quan hệ trực tiếp : Mối quan hệ tương tác, bổ sung III. Phân tích cơ cấu tổ chức của nhà hàng 4U – For You: Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: 1. Chủ tịch HĐTV kiêm Tổng Giám đốc: có trách nhiệm và quyền hạn quản lí chung của các lĩnh vực kinh doanh của các nhà hàng: nhà hàng Biển, nhà hàng Phố, Trung Tâm Hội Nghị & Tiệc Cưới. Đồng thời, tham gia xây dựng chiến lược và mục tiêu chung của nhà hàng, kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư, cũng như tuyển dụng các chức vụ quản lý của các bộ phận chính trong nhà hàng. 2. Giám đốc điều hành của các nhà hàng:  Xây dựng các quy trình, quy định, hướng dẫn nghiệp vụ áp dụng cho nhà hàng.  Triển khai các kế hoạch của ban quản trị.  Xây dựng các tiêu chuẩn về chất lượng món ăn, thức uống, phục vụ, vệ sinh…cho nhà hàng.  Tổ chức thực hiện theo các quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ đã ban hành.  Giám sát việc thực hiện các quy trình, tổ chức cải tiến các quy trình đó. 3. Phòng Hành chính - Nhân sự:  Xây dựng bộ máy nhân sự đảm bảo các yêu cầu được giao.  Lập kế hoạch phân tích nhu cầu nhân sự và thông qua Giám đốc điều hành duyệt.  Tổ chức việc đào tạo, phân công công việc, đánh giá nhân sự.  Tổ chức triển khai, giám sát thực hiện chính sách nhân sự, nội quy của công ty.  Phát triển đào tạo đội ngũ kế cận cho bộ khung quản lý của nhà hàng. 4. Phòng Tài chính - Kế toán:  Nhận báo cáo thu chi hàng ngày từ các bộ phận và tổ chức theo dõi giám sát các báo cáo đó.  Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện theo chỉ tiêu về doanh số và lợi nhuận được giao.  Thực hiện các báo cáo thống kê về tài chính được giao.  Tham mưu giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo  Thực hiện và theo dõi công tác tiền lương, tiền thưởng và các khoản thu nhập, chi trả theo chế độ, chính sách đối với nhân viên  Thanh quyết toán các chi phí hoạt động, chi phí phục vụ cung ứng kinh doanh và chi phí đầu tư các dự án theo quy định của nhà hàng. + Các bộ phận tài chính cơ sở:  Lên hóa đơn và thu tiền khách.  Nhập dữ liệu vào sổ, lưu hóa đơn.  Nộp tiền và báo cáo doanh thu trực tiếp cho phòng tài chính- kế toán. 5. Bếp trưởng hệ thống:  Tổ chức chỉ đạo, giám sát thực hiện các công việc tổ Bếp  Kiểm tra, duy trì công tác vệ sinh, an toàn: thiết bị dụng cụ, thực phẩm, món ăn, môi trường nhà bếp.Kiểm tra giám sát quá trình chế biến, chất lượng món ăn  Tổ chức các cuộc họp tổ để triển khai công việc và rút kinh nghiệm  Quản lý tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ, nguyên vật liệu hàng hóa thực phẩm. + Bếp trưởng các cơ sở:  Chuẩn bị sẵn sàng các nguyên vật liệc và các dụng cụ cần thiết.  Cung cấp sản phẩm, dịch vụ đảm bảo an toàn, chất lượng.  Phối hợp cùng với các bộ phận khác để hoàn thành công việc. 6. Các bộ phận của từng nhà hàng: + Bộ phận bàn:  Thực hiện tốt các công tác chuẩn bị sẵn sàng phục vụ khách.  Phục vụ tận tình, chu đáo, thái độ niềm nỡ, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng  Thu dọn, vệ sinh sạch sẽ khi khách về.  Phối hợp với các bộ phận khác để hoàn thành nhiệm vụ. + Bộ bảo vệ và lễ tân:  Thực hiện tốt công tác chuẩn bị đầy đủ mọi thứ sẵn sàng để đón khách.  Phục vụ khách chu đáo, kịp thời thỏa mãn nhu cầu khách hàng.  Thu dọn, vệ sinh sạch sẽ khi khách ra về.  Phối hợp với các bộ phận khác để hoàn thành công việc. + Bộ phận bếp : chịu trách nhiệm bởi bếp trưởng các cơ sở + Bộ phận Tài chính Kế toán: là các bộ phận tài chính cơ sở + Bộ phận hải sản: Nuôi dưỡng và bảo quản nguồn hải sản của nhà hàng, đảm bảo tươi sống tới khi đem ra chế biến. + Bộ phận tổ chức sự kiện (nhà hàng tiệc cưới): đảm nhiệm trách nhiệm các khâu trang trí, tổ chức sự kiện theo thỏa thuận với khách hàng. Phân tích sơ đồ tổ chức: - Nhìn vào sơ đồ, Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc sẽ là người điều hành cao nhất trong cơ cấu tổ chức của 4U – For You. Vì 4U không phải là một nhà hàng đơn lẻ mà là hệ thống các nhà hàng cho nên Chủ tịch Hội đồng thành viên sẽ quản lý chung, bên cạnh đó sẽ có các Giám đốc điều hành quản lý các hoạt động của từng nhà hàng. Các cá nhân, bộ phận trên được liên kết với nhau bằng mối quan hệ trực tuyến và mối quan hệ chức năng. + Mối quan hệ trực tuyến được mô tả bằng dấu mũi tên 1 chiều, thể hiện mối quan hệ trực tiếp từ cao xuống thấp như từ Chủ tịch Hội đồng thành viên xuống quản lý của các Phòng, các Giám đốc điều hành của các nhà hàng hay Bếp trưởng Hệ thống và từ các Giám Đốc điều hành các nhà hàng đến các bộ phận như bảo vệ, lễ tân, bàn, bếp… + Mối quan hệ chức năng được mô tả bằng mũi tên 2 chiều, thể hiện mối quan hệ tương tác và bổ sung giữa các bộ phận. Đó là mối quan hệ giữa các Phòng hành chính – Nhân sự, Phòng Tài chính – Kế toán, các Giám đốc Điều hành các nhà hàng Biển, Giám đốc điều hành TT tiệc cưới và nhà hàng Phố, Bếp trưởng hệ thống. Mỗi hệ thống lại có những bộ phận chuyên môn hóa riêng. Các mối quan hệ trực tuyến đảm bảo sự chính xác thông tin, tập trung cao độ, xác định quyền hạn và trách nhiệm một cách rõ ràng và tạo ra sự thống nhất trong cơ cấu tổ chức. Các mối quan hệ chức năng giúp cho các nhân viên các bộ phận hỗ trợ tích cực cho nhau hoàn thành công việc và tao ra sự đồng bộ quy trình cung ứng dịch vụ, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ. Nhờ những mối quan hệ trên mà việc quản lý cũng như thực hiện công việc hằng ngày sẽ thuận lợi và dễ dàng hơn. Từ đó giúp nâng cao chất lượng dịch vụ, đem lại doanh thu, lợi nhuận cao cho nhà hàng. IV. Ưu nhược điểm của cơ cấu tổ chức: Ưu điểm: - Có sự chuyên môn cho từng bộ phận, phòng ban của mỗi nhà hàng thành viên. - Có sự tập trung thông tin quản lý về Tái chính, Nhân sự, Bếp của từng nhà hàng cho các bộ phận chuyên môn. Nhược điểm: - Mỗi đơn vị chức năng, bảo vệ, lễ tân, bếp trưởng từng nhà hàng, bộ phận Tài chính, hải sản phải chịu sự quản lý của đồng thời 2 đơn vị cấp trên, mang tính phức tạp cho hệ thống trong quá trình báo cáo. - Không có sự tương tác giữa các bộ phận bàn, bếp…gây trở ngại trong những ngày khách đông. - Đòi hỏi quản lí nhà hàng phải có kiển thức kĩ năng nghề nghiệp một cách toàn diện. Đặc biệt là kiến thức hiểu biết về ẩm thực. - Nếu như các bộ phận có mâu thuẫn thì sự phối hợp giữa các bộ phận sẽ có sự cố và không phục vụ tốt cho khách hàng thì thương hiệu, uy tín nhà hàng giảm xuống. - Đòi hỏi sự đồng bộ, nhất quán giữa các bộ phận trong nhà hàng V. Giải pháp: - Đào tạo nguồn nhân lực quản lý có trình độ chuyên môn cao, am hiểu về lĩnh vực nàh hàng mà mình quản lý. - Xây dựng mối quan hệ tương tác, hỗ trợ giữa các bộ phận trong một nhà hàng để tạo thuận lợi trong quá trình phục vụ khách. Ý nghĩa mối quan hệ giữa các bộ phận trong nhà hàng: + Việc thiết lập các mối quan hệ giữa các bộ phận là vô cùng quan trọng, vì đặc điểm kinh doanh của nhà hàng, cũng như các loại hình kinh doanh dịch vụ cần đến sự đồng bộ của quy trình phục vụ, cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộp phận. Nhờ vào mối quan hệ này để tạo ra nhiều lợi ích: + Đảm bảo chất lượng phục vụ của nhà hàng. + Giúp cho bộ phận hoàn thành nhiệm vụ. + Nâng cao hiệu quả việc sử dụng các yếu tố chung. + Giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian công sức.