Tiểu luận Một số giải pháp cải tiến hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam

TIỂU LUẬN: Một số giải pháp cải tiến hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam Lời mở đầu Đổi mới và phát triển kinh tế nhà nước để thực hiện vai trò chủ đạo trong nền kinh tế là vấn đề được Nghị quyết Đại hội Đảng chỉ ra đối với các Tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá của nước ta hiện nay. Ngành thép Việt nam mà đứng đầu là Tổng công ty thép Việt Nam có một vị trí vai trò rất quan trọng trong nền kinh tế nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Để thực hiện được nhiệm vụ của mình Tổng Công ty Thép Việt Nam đã có những bước chuyển mới nhằm nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của mình phục vụ yêu cầu của sự phát triển đất nước. Bên cạnh những thành tựu đạt được Tổng công ty Thép còn có những mặt tồn tại cần phải khắc phục. Một trong những tồn tại đó chính là Hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng công ty. Chính vì vậy em chọn đề tài: “ Một số giải pháp cải tiến hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam “ làm báo cáo thực tập. Báo cáo thực tập tập trung vào một số nội dung cơ bản sau : Chương 1 : Khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Thép Việt Nam. Chương 2 : Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam. Chương 3 : Một số kiến nghị nhằm cải tiến tổ chức hệ thống thông tin phục vụ ở Tổng Công ty Thép Việt Nam. Chương I thực trạng tổ chức thông tin phục vụ quản lý ở tổng công ty thép việt nam I. Khái quát chung về quá trình hình thành và phát triển của Tổng Công ty Thép Việt Nam : 1. Quá trình hình thành và phát triển : Thực hiện Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VII của Đảng :" Sắp xếp lại các xí nghiệp , Tổng Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong cơ chế thị trường ", ngày 07 tháng 03 năm 1994, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 91/TTg về thí điểm thành lập Tập đoàn kinh doanh. Theo Quyết định 91/TTg, Tập đoàn kinh doanh phải có ít nhất 7 doanh nghiệp thành viên trở lên và vốn pháp định phải có ít nhất là 1.000 tỷ đồng ; đảm bảo vừa hạn chế độc quyền, vừa hạn chế cạnh tranh bừa bãi: có thể hoạt động đa ngành nhưng nhất thiết phải có ngành chủ đạo, mỗi Tập đoàn được tổ chức công ty tài chính để huy động vốn, điều hoà phục vụ cho yêu cầu phát triển nội bộ Tập đoàn hoặc liên doanh với đơn vị khác. Tổng Công ty Thép Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 344/TTg, ngày 04 tháng 07 năm 1994 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất Tổng Công ty Thép và Tổng Công ty Kim khí thuộc Bộ Công nghiệp nặng - nay là Bộ công nghiệp . Thực hiện chủ chương của Đảng và Nhà nước về tiếp tục đổi mới , sắp xếp lại các doanh nghiệp Nhà Nước , đặc biệt là các Tổng Công ty nắm giữ các ngành then chốt của nền kinh tế , ngày 29 tháng 04 năm 1995 , Thủ tướng Chính phủ kí quyết định số 255/TTg thành lập lại Tổng Công ty Thép Việt Nam tổ chức hoạt theo mô hình Tổng Công ty Nhà nước - Tổng công ty 91. Tổng Công ty Thép Việt Nam có tên giao dịch đối ngoại : viet nam steel corporation . Tên viết tắt là: VSC. Đại chỉ : Số 91, phố láng hạ , Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội. Tổng Công ty Thép Việt Nam là một pháp nhân kinh doanh , hoạt động theo luật doanh nghiệp nhà nước, Điều lệ và tổ chức hoạt động được Chính phủ phê chuẩn tại Nghị định số 03/CP, ngày 25 tháng 01 năm 1996 và giấy phép đăng kí kinh doanh số 10926 ngày 05 tháng 02 năm 1996 do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp . Tổng Công ty Thép Việt Nam là doanh nghiệp Nhà nước được Thủ tướng Chính phủ xếp hạng đặc biệt. Tổng Công ty có vốn do Nhà nước cấp , có bộ máy quản lý , điều hành và các đơn vị thành viên , có con dấu theo mẫu quy định của nhà nước , tự trịu trách nhiệm tài sản hữu hạn trong phạm vi số vố nhà nước giao cho quản lý và sử dụng , được mở tài khoản đồng việt nam và ngoại tệ tại các ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật. Hiện nay , Tổng Công ty Thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên và 14 liên doanh với nước ngoài. Tông Công ty được nhà nước giao cho quản lý và sử dụng hơn 1.400 tỷ đồng . Lao động bình quân 18.531 người: doanh thu 5.520 tỷ đồng : sản lượng thép cán đạt 464.000 tấn /năm. Tổng Công ty thép đã có cơ cấu nghành nghề gồm sản xuất thép, kinh doanh thép, xây dựng và lắp đặt các công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng, thiết kế, chế tạo cơ khí, phục vụ luyện cán thép, khai thác mỏ, tuyển quặng, xuất nhập khẩu, khách sạn nghiện cứu khoa học và đào tạo, liên doanh và kinh doanh tổng hợp các mặt hàng khác ngoài sản phẩm thép. Trong những năm hoạt động Tổng Công ty thép đã chú trọng đầu tư, đổi mới công nghệ tăng sản lượng công nghiệp đảm bảo nhu cầu của nền kinh tế. Đồng thời thực hiện tốt vai trò bình ổn giá cả thị trường thép trong các nước. Dưới đây là biểu hiện sản lượng sản xuất Thép từ năm 1999-2000 &6 tháng đầu năm 2001. Chỉ tiêu Đ.vị tính 1999 2000 Kế hoạch năm 2001 Ước thực hiện 6 tháng 1.Giá trị SXCN (VSC) 2.T.Doanh thu 3.Sản lượng Thép cán - VSC - Lãnh đạo 4.Tổnglượng thép tiêu thụ - Khối xuất sắc - Khối Luật Giao thông - Khối lãnh đạo 5.Lợi nhuận - VSC - Lãnh đạo Tr.đ " Tr.đ Tr.đ " " Tấn " " " Tr.đ " " 8.802.986 1.142.225 464..350 677.875 1.884.270 460.000 662.970 761.300 49.133 176.917 503.315 2.136.032 1 010.372133 337680 523.580 814.100 11.697.680 5 28.980 359.400 809.300 99.309 202.329 433.205 2.264.230 6.673.880 1.372.000 555.000 817.000 1.928.800 555.000 395.700 978.100 88.390 216.580 1.294.870 3.538.961 762.810 325.150 437.660 1.056.100 311.900 255.000 524.200 8.037 167.279 129.302 6.Nộp ngân sách Nhận xét chung: Trong 6 tháng đầu năm, các đơn vị trong Tổng Công ty đã nỗ lực phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Tính chung toàn Tổng Công ty, các chỉ tiêu chủ yếu về lượng và giá trị đều đạt trên 50% kế hoạch năm và tăng trưởng bình quân từ 15 – 17% so với cùng kỳ năm 2000. Các đơn vị sản xuất và liên doanh tiếp tục giữ được tốc độ tăng tương đối khá. Những năm trước tăng trưởng của khu vực liên doanh từ 5 –7%, song 6 tháng đầu năm nay có xu hướng khả quan hơn. Ước tổng lượng thép lưu thông trên thị trường cả nước trong 6 tháng đầu năm nay là 1.836.000 tấn, trong đó Tổng Công ty Thép tham gia 1.056.000 (chiếm 57%), thành phần khác 780.000 tấn (chiếm 43%). So với cùng kỳ năm ngoái thị phần của Tổng Công ty giảm khoảng 4%, chủ yếu do có thêm một số cơ sở sản xuất thép ngoài Tổng Công ty đã đi vào hoạt động. Điều đó cũng cho thấy thị trường thép ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh, hoạt động của Tổng Công tỹ sẽ khó khăn hơn. I. Chức năng và nhiệm vụ của Tổng Công ty Thép Việt Nam : Tổng Công ty Thép Việt Nam là một trong 17 Tổng Công ty Nhà nước được Thủ tướng chính phủ thành lâp hoạt động theo mô hình Tổng Công ty 91 – mô hình Tập đoàn kinh doanh lớn của Nhà nước . Mục tiêu của Tổng Công ty Thép Việt Nam là xây dựng và phát triển Tập đoàn kinh doanh đa ngành trên cơ sở sản xuất và kinh doanh thép làm nền tảng. Tổng Công Ty Thép Việt Nam hoạt động kinh doanh hầu hết trên các thị trường trọng điểm trên lãnh thổ Việt Nam và bao trùm hầu hết các công đoạn từ khai thác nguyên vật liệu, sản xuất thép cho đến khâu phân phối , tiêu thụ sản phẩm. Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu của Tổng Công ty như sau: - Khai thác quặng sắt , than mỡ , nguyên liệu trợ dụng phục vụ cho công nghệ luyện kim. - Sản xuất gang thép và các loại kim loại , sản phẩm thép. - Kinh doanh xuất , nhập khẩu thép , vật tư thiết bị và các dịch vụ liên quan đến công nghệ luyện kim như nguyên liệu , vật liệu đầu vào , các sản phẩm thép , trang thiết bị luyện kim , chuyển giao công nghệ và hỗ trợ kĩ thuật. - Thiết kế , chế tạo thi công xây lắp trang thiết bị công trình luyện kim và xây dựng dân dụng. - Kinh doanh khách sạn , nhà hàng ăn uống , xăng , dầu , mỡ , gas , dịch vụ và vật tư tổng hợp khác . - Đào tạo, nghiên cứu khoa học công nghệ phục vụ ngành công nghiệp luyện kim và lĩnh vực sản xuất kim loại , vật liệu xây dựng. - Đầu tư, liên doanh , liên kết kinh tế với các đối tác trong và ngoài nước. - Xuất khẩu lao động. Bên cạnh phạm vi chức năng nhiệm vụ hoạt động kinh doanh được Nhà nước giao , Tổng Công ty Thép Việt Nam còn được Nhà nước giao cho nhiệm vụ quan trọng là cân đối sản xuất thép trong nước với tổng nhu cầu tiêu dùng của nền kinh tế, xã hội kết hợp nhập khẩu các mặt hàng thép trong nước chưa sản xuất để bình ổn giá cả thị trường thép trong nước, bảo toàn và phát triển vốn Nhà nước giao, tăng nguồn thu cho ngân sách Nhà nước , tạo việclàm và đảm bảo đời sống công nhân viên trong Tổng Công ty. III. Cơ cấu tổ chức : Cơ cấu quản lý và điều hành được Tổng Công ty được tổ chức theo quy định của Luật doanh nghiệp Nhà nước và Điều lệ Tổng Công ty do chính phủ phê chuẩn . Hiện nay , Tổng Công ty Thép Việt Nam có bộ máy quản lý và điều hành Tổng Công ty và các đơn vị thành viên Tổng Công ty được phân bố trên các tỉnh, thành phố trong cả nước. Cơ cấu quản lý doanh nghiệp của Tổng Công ty Thép Việt Nam theo mô hình chực tuyến chức năng - cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến hiện nay. Các bộ phận chức năng có nhiệm vụ nghiên cứu , chuẩn bị quyết định cho lãnh đạo Tổng Công ty quản lý , điều hành các đơn vị thành viên Tổng Công ty. Đồng thời các bộ phận chức năng có nhiệm vụ theo dõi , giám sát đôn đốc hoặc hướng dẫn các đơn vị thành viên Tổng Công ty trong việc thi hành các mệnh lệnh , quyết định lãnh đạo Tổng Công ty. Bên cạnh mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Tổng Công ty còn vận dụng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp theo dạng ma trận , tập hợp đội ngũ chuyên gia của nhiều bộ phận chức năng nhằm nghiên cứu xây dựng dự án , chiến lược cho từng lĩnh vực cụ thể. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý điều hành Tổng Công ty theo : Sơ đồ tổ chức quản lý, điều hành của Tổng Công Ty dưới đây . 1. Hội đồng quản trị Tổng Công ty : Hội đồng quản trị Tổng Công ty thực hiện chức năng quản lý hoạt động của Tổng Công ty theo quy đinh của đièu lệ Tổng Công ty, Luật doanh nghiệp Nhà nước và chịu trách nhiêm trước thủ tướng chính phủ, trước pháp luật về hoạt động và phát triển của Tổng Công ty theo chức năng , nhiệm vụ được Nhà nước giao . 2. Ban kiểm soát Tổng Công ty : Ban kiểm soát do Hội đồng quản trị Tổng Công Ty thành lập để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra giám sát hoạt động điều hành của Tổng Công ty , Giám đốc các đơn vị thành viên Tổng Công ty và bộ máy giúp việc của Tổng Giám đốc theo nghị quyết , quyết định của Hội đồng quản trị Tổng Công ty. 3. Tổng Giám đốc Tổng Công ty : Tổng Giám đốc Tổng Công ty là uỷ viên Hội đồng quản trị do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm . Tổng Giám đốc là đại diện pháp nhân của Tổng Công ty , cơ sở điều hành cao nhất trong Tổng Công ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị Tổng Công ty , trước Thủ tướng Chính phủ và trước pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng Công ty . Tổng Công ty có hai phó tổng giám đốc do Bộ trưởng Bộ công nghiệp bổ nhiệm . Các phó tổng giám đốc giúp giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Tổng Công ty được Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị Tổng Công ty , trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công thực hiện . Kế toán trưởng Tổng Công ty do Bộ trưởng Bộ công nghiệp bổ nhiệm . Kế toán trưởng phụ trách phòng Kế toán tài chính Tổng Công ty , giúp Tổng giám đốc chỉ đạo tổ chức công tác , kế toán , tài chính , kiểm toán nội bộ và thống kê của Tổng Công ty và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc , Hội đồng quản trị và trước pháp luật về nhiệm vụ của mình. C t y V T T B C N T p 4. Bộ máy giúp việc Tổng Công ty : Tổng Công ty có 6 phòng chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm : Phòng Tổ chức lao động, Phòng Kế toán tài chính, Phòng Kinh doanh và xuất nhập khẩu, Phòng Kế hoạch và đầu tư, Phòng Kỹ thuật, Văn phòng nghiệp vụ và 1 Trung tâm do Tổng Gíam đốc Tổng Công ty thành lập là Trung tâm hợp tác lao đông với nước ngoài . Các phòng , Trung tâm của Tổng Công ty có 112 người, thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc trong điều hành hoạt động của Tổng Công ty. 5. Các đơn vị thành viên của Tổng Công ty : Tổng Công Ty Thép Việt Nam có 15 đơn vị thành viên được chia thành 4 khối , có tư cách pháp nhân , hạch toán kinh tế độc lập , bao gồm : 5 công ty sản xuất thép và vật liệu xây dựng thuộc khối sản xuất, 8 công ty thương mại thuộc khối kinh doanh , 1 Viện nghiên cứu công nghệ và 1 Trung tâm đào tạo công nhân kĩ thuật thuộc khối nghiên cứu, đào tạo. Tát cả đều được thực hiện các chức năng nhiệm vụ theo phân cấp của Tổng Công ty và chịu sự quản lý , điều hành của Tổng Công ty theo điều lệ Tổng Công ty. 6. Các liên doanh có góp vốn của Tổng Công ty :gồm 14 Công ty. Thực hiện chủ trương thu hút vốn nước ngoài của Thủ tướng Chính phủ, chiến lược phát triển của Tổng Công ty trong thời gian này là tăng cường hợp tác , liên doanh với nước ngoài để đầu tư xây dựng các nhà máy sản xuất thép , đa dạng hoá sản phẩm thép đáp ứng nhu cầu ngày một đa dạng của nền kinh tế, tiếp cận với công nghệ hiện đại và quản lý khoa học của tập đoàn , Công ty có danh tiếng trên thế giới . 7. Mối quan hệ giữa Tổng Công ty và các đơn vị thành viên : Tổng Công Ty Thép Việt Nam là Tổng Công ty Nhà nước hoạt động kinh doanh , có tư cách pháp nhân , hạch toán kinh tế, được Nhà nước giao vốn , tài nguyên , đất đai và các nguồn lực khác ; có trách nhiệm sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn được giao; có các quyền và nghĩa vụ ; tự trịu trách nhiệm về hoạt động vốn kinh doanh trong phạm vi số vốn cuat Tổng Công ty trong đó có phần vốn nhà nước do Tổng Công ty quản lý. Tổng Công ty có các đơn vị thành viên hạch toán độc lập và đơn vị sự nghiệp. Mối quan hệ giữa Tổng Công ty và các đơn vị thành viên được quy định trông Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Tổng Công ty , được cụ thể hoá trong điều lệ các đơn vị thành viên do Tổng Công ty phê duyệt . Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán độc lập là thành viên Tổng Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chủ tài chính , chịu sự ràng buộc về quyền lợi và nghĩa vụ đối với Tổng Công ty theo quy định tại Điều lệ Tổng Công ty . chương II Thực trạng về hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở tổng công ty thép việt nam. I. Hệ thống thông tin của Tổng Công ty Thép Việt Nam Quá trình quản lý ở Tổng Công ty là quá trình thu thập xử lý và truyền đạt thông tin. 1. Khâu thu thập thông tin ở Tổng Công ty Khâu thu thập thông tin là khâu đầu tiên của hệ thống thông tin. Yêu cầu chính của khâu này là : - Đúng yêu cầu : vì có rất nhiều tài liệu nên không thể thu thập tất cả mọi tài liệu, mà chỉ thu thập những thông tin nào có chứa những thông tin đáp ứng yêu cầu của người dùng tin, vì thế cần phải xác định các nguồn thông tin. Nhưng ở Tổng Công ty việc xác định các nguồn thông tin này còn nhiều yếu kém , biểu hiện của hệ thống là chưa xác định chính xác các nguồn thông tin nên chưa đáp ứng được yêu cầu của người dùng tin. - Đầy đủ và có chất lượng thông tin cao : điều này có nghĩa là phải thường xuyên thu thập tin tức, không trùng lặp không bỏ sót. Thu thập không chỉ những thông tin chính thống mà cả những thông tin không chính thống những thông tin này nhiều khi giúp ích rất nhiều cho Tổng Công ty. Yêu cầu này ở Tổng Công ty cũng thực hiện rất hạn chế . Nhiều thông tin thu thập được không còn có giá trị, bỏ sót nhiều thông tin quan trọng có chất lượng ảnh hưởng không tốt đến hoạt động của cả hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty. 2. Chọn lọc thông tin - phân loại thông tin Mục đích của khâu này là làm cho thông tin nhận được có độ tin cậy cao. Do đó phải hiệu chỉnh những tài liệu , số liệu thu thập được để chọn lọc lấy những thông tin cần thiết và loại trừ những thông tin không cần thiết. Tiếp sau đó là phân loại ; sắp xếp các tài liệu thu được , phân loại chúng theo nhiều dấu hiệu, như nguồn tài liệu, thời gian nhận, nôị dung , loại tài liệu... Tuy nhiên ở Tổng Công ty việc phân loại này cũng còn nhiều hạn chế do việc thu thập thông tin không đảm bảo, hơn nữa chưa có bộ phận với những con người có trình độ để chọn lọc, phân loại. 3. Xử lý thông tin Đây là một khâu quan trọng của hệ thống thông tin, mục đích của nó là biến đổi các tài liệu để bảo quản được thuận tiện hơn và phục vụ nhiều nhất cho nhu cầu người dùng tin. Điều quan trọng nhất của quá trình xử lý thông tin là làm cho dung lượng và chất lượng của thông tin thay đổi có giá trị hơn cho người dùng tin. Công việc này ở Tổng Công ty Thép Việt nam chưa làm được, do chưa có tổ chức nào đảm nhận. Điều này cần phải có biện pháp khắc phục sớm nhằm từng bước hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty. 4. Bảo quản Bảo quản không có nghĩa là chỉ có giữ gìn tài liệu, mà nó còn thoả mãn các yêu cầu sau : - Bảo quản nhiều tài liệu trong một đơn vị thể tích có nghĩa là cần bảo quản những tài liệu đó trong bộ nhớ của máy tính. - Khi cần tài liệu là có thể lấy ra nhanh chóng. Hiện công tác bảo quản ở Tổng Công ty phần lớn vẫn thực hiện theo phưong pháp truyền thống: bảo quản tài liệu trong thùng và đưa vào trong rất khó khăn cho việc tìm tài liệu khi cần thiết. 5. Giao nộp Yêu cầu của khâu này đáp ứng đòi hỏi của người dùng tin về : - Đúng thông tin yêu cầu - Đúng mức độ chi tiết hoá - Đúng thời gian Muốn thực hiện được tốt khâu này cần nghiên cứu nhu cầu của từng loại người dùng tin. Qua đó xác định được phương hướng thu thập, xử lý, bảo quản để phục vụ các yêu cầu đó của người dùng tin. Khâu này ở Tổng Công ty cũng chưa làm được, không có đầu mối thu thập, xử lý, bảo quản, giao nộp. Công việc này phó mặc cho các phòng ban trong Tổng Công ty tự mình làm lấy. 6. Truyền đạt thông tin Khâu truyền đạt thông tin ở đây là truyền đạt từ cơ quan quản lý Tổng Công ty, xuống người chấp hành trong nội bộ Tổng Công ty và các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty. Hiện Tổng Công ty đang sử dụng các phương pháp truyền đạt là: - Truyền đạt bằng lời ( lãnh đạo Tổng Công ty truyền đạt quyết định cho nhân viên, các cấp trực thuộc ... tức là dùng lời nói để đưa tin trực tiếp xuống cấp dưới)Phương pháp này có ưu điểm là : + Truyền đạt nhanh. + Nắm được thông tin phản hồi nhanh. +Người truyền đạt có thể điều chỉnh kịp thời. + Đỡ tốn kém. Tuy nhiên cách truyền đạt thông tin trược tiếp bằng lời cũng có một số nhược điểm là : + Thường phụ thuộc vào quan điểm của người truyền tin. + Truyền thông tin dài thường bị quên hoặc bỏ sót. + Đôi khi do ý chủ quan của người truyền tin mà bóp méo thông tin. + Khó quản lý thông tin. - Truyền đạt thông tin bằng văn bản: tức là các thông tin cần truyền đạt trong quản lý của Tổng Công ty được in thành văn bản chuyển đi. Loại hình này được sử dụng chủ yếu ở Tổng Công ty chiếm khoảng 85%-90%. Cách truyền đạt thông tin này có một số ưu điểm là: + Truyền đạt được những thông tin dài. + Người truyền tin và người nhận tin đến có văn bản lưu trữ. + Thông tin chuẩn xác. + Thuận tiện cho việc quản lý thông tin. + Có thể lưu trữ để dùng cho nhiều lần. + Sự hiểu biết về quyết định đồng đều và chính xác hơn. Tuy nhiên cách này có một số nhược điểm là: + Thông tin truyền thường bị lâu. + Đôi khi bị thất lạc. - Truyền đạt thông tin qua các phương tiện kỹ thuật như điện thoại, Fax, Internet... Các phương tiện này có những ưu điểm là truyền tin vừa nhanh, có phạm vi truyền tin rộng... . tuy nhiên cũng có một số nhược điểm là : + Tốn kém. + Phụ thuộc vào chủ quan người truyền tin. + Dễ bị nhiễu. + Yêu cầu về bí mật không được bảo đảm. Đối với Tổng Công ty Thép Việt Nam chỉ có 16 máy vi tính được trang bị, trong đó chỉ có 02 máy tính được nối mạng nội bộ. Truyền tin thường dùng là đưa theo đường văn thư hoặc điện thoại, fax. II. Tồn tại và nguyên nhân của hệ thống thông tin quản lý ở Tổng Công ty Thép. 1. Những tồn tại của hệ thống thông tin ở Tổng Công ty Thép. Chưa nhận thức cũng như chưa thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ phục vụ quản lý của công tác thông tin báo cáo. Biểu hiện của thiếu sót này là do không chủ động được việc tổ chức nguồn tin nên không thường xuyên chủ động được việc thu thập thông tin cung cấp cho lãnh đạo Tổng Công ty, lúc lãnh đạo cần thì lúng túng, bối rối...ảnh hưỏng lớn đến việc ra những quyết định quản lý. Chưa bảo đảm thực hiện đầy đủ các nguyên tắc của công tác thông tin báo cáo.Biểu hiện của thiếu sót này là cung cấp tài liệu thông tin cho các đối tượng lãnh đạo khác nhau không theo đúng tài liệu xuất... không bảo đảm nguyên tắc về chất lượng thông tin. Chưa có quy chế thật chặt chẽ hoặc không thường xuyên chấp hành nghiêm chỉnh quy chế thông tin báo cáo. Đội ngũ cán bộ trình độ còn thấp, trang thiết bị vật chất kỹ thuật còn thiếu thốn và lạc hậu 2. Nguyên nhân của những tồn tại trên a. Tổ chức bộ máy thông tin phục vụ quản lý còn nhiều hạn chế Các đơn vị trực thuộc Tổng Công ty với một hệ thống hàng chục đơn vị trực thuộc, hàng trăm cơ sở sản xuất và phân phối khác trong Tổng Công ty nhưng rõ ràng rằng, hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý điều hành còn quá nhiều hạn chế từ khâu : thu thập, xử lý, truyền tải, cung cấp, lưu trữ hiệu quả thấp. Trước hết ở khâu thu thập thông tin : không có một đơn vị nào làm đầu mối thu thập thông tin trong Tổng Công ty để từ đó có thể nắm bắt thông tin của thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhu cầu của từng loại sản phẩm, từng khu vực từng thời điểm ... để có thể truyền tải cho các bộ phận có liên quan, cấp có thẩm quyền, xem xét, xử lý ra quyết định quản lý kịp thời. Khâu xử lý và truyền tải thông tin : do lượng thông tin đầu vào vừa thiếu, chậm, chất lượng không cao ... thêm vào đó là phương tiện chuyên tải còn chậm chạp như đưa các văn bản, quyết định ... theo đường văn thư, thường rất lâu, thậm chí có khi cơ hội sản xuất kinh doanh đã qua thì công văn quyết định của Tổng Công ty hoặc cấp có thẩm quyền mới đến. Do việc thu thập, truyền tải, xử lý thông tin, ... còn nhiều tồn tại dẫn đến hậu quả tất yếu là công tác lưu trữ cũng ảnh hưởng nghiêm trọng. Có loại thông tin dữ liệu quan trọng thì không lưu trữ, có loại thông tin không quan trọng thì lưu trữ... Nhìn tổng thể hệ thống thông tin của Tổng Công ty quá trì trệ, lạc hậu không thể đáp ứng được với tình hình nhiệm vụ trong giai đoạn tới. b. Tổng Công ty chưa nhận thức rõ vai trò của thông tin phục vụ quản lý trong thời đại ngày nay. Sự yếu kém của hệ thống thông tin phụ vụ công tác quản lý của Tổng Công ty bắt nguồn từ một nguyên nhân sâu xa có ý nghĩa quyết định. đó chính là nhận thức của những người lãnh đạo của Tổng Công ty. Do nhận thức không hoàn chỉnh về vị trí vai trò thông tin nói chung cũng như đối với thông tin phục vụ quản lý nói riêng nên họ đã vô tình quên đi một nguồn lực vô cùng quan trọng đó là thông tin. Từ nhận thức như vậy họ sẽ không có sự đầu tư thích đáng cho công tác này cả về cơ sở vật chất lẫn con người. Nếu còn tiếp tục e rằng Tổng Công ty rất khó sản xuất và kinh doanh như những mục tiêu đã đề ra trong những năm tiếp theo. c. hiếu về số lượng, yếu về chất lượng những người làm công tác trong hệ thống thông tin phục vụ quản lý Cả Tổng Công ty không có một bộ phận, kỹ sư chuyên môn nào về tin học. Tất cả những người đang sử dụng máy tính trong hệ thống thông tin của Tổng Công ty đều là những người không được đào tạo một cách cơ bản. Việc khai thác sử dụng còn rất lãng phí. Nếu Tổng Công ty cứ tiếp tục đầu tư cho hệ thống thông tin bằng cách mua nhiều máy mới thì hiệu suất, hiệu quả của hệ thống thông tin của Tổng Công ty cũng không tăng lên được bao nhiêu. Tổng Công ty cần phải có hướng, kế hoạch đào tạo, đào tạo lại hoặc bổ sung đội ngũ những người có đủ năng lực chuyên môn và khả năng tốt để tham gia vào hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý của Tổng Công ty. Chương III Kiến nghị một số biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công Ty Thép Việt Nam I. Tổ chức lại hệ thống thông tin ở Tổng Công ty và các đơn vị thành viên. 1. Tổ chức hệ thống thông tin hợp lý ở các đợn vị. Tổng Công ty và từng thành viên trong phải có kế hoạch bố trí, cơ cấu lại hệ thống thông tin phục vụ quản lý. Kế hoạch này phải rất cụ thể chi tiết đối với Tổng Công ty, đối với từng đơn vị phải bố trí bộ phận thu thập , xử lý sơ bộ, chuyển tải kịp thời thông tin đến những bộ phận có liên quan trong đơn vị cũng như phải báo cáo kịp thời những thông tin phát sinh của đơn vị đối với Tổng Công ty. Tổng Công ty cũng phải có một hệ thông thông tin đủ mạnh, gọn nhẹ, hoạt động đáng tin cậy, hiệu quả cao phục vụ cho công tác điều hành, quản lý của Tổng Công ty đối với toàn bộ các thành viên trực thuộc Tổng Công ty. 2. Tổ chức hệ thống thông tin ở Tổng Công ty Thiết lập bộ phận ( phòng hoặc trung tâm) thu thập và xử lý thông tin trực thuộc Văn phòng Tổng Công ty. Đơn vị đầu mối thu thập và truyền tải thông tin đến các bộ phận chức năng xem xét giải quyết .. trả lời và văn phòng lại phản hồi trở lại những nơi cần trả lời... Việc làm này là khả thi vì nó phù hợp với tình hình hiện nay và khả năng của Tổng Công ty. II. Đào tạo đội ngũ khai thác sử dụng hệ thống thông tin, đẩy mạnh việc đào tạo, bồi dưõng nghiệp vụ cho cán bộ Đào tạo lại Bổ sung Chỉ có như vậy thì hệ thống thông tin phụ vụ quản lý của Tổng Công ty mới có thể hoạt động đáp ứng được những đòi hòi hiện nay được. III. Nâng cao nhận thức về vai trò của thông tin trong công tác quản lý Nâng cao nhận thức về vị trí vai trò của thông tin nói chung và thông tin trong công tác quản lý nói riệng đối với những người lãnh đạo ở Tổng Công ty cũng như các đơn vị trực thuộc. Đó là điều kiện tiên quyết cho việc cải tiến, hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam. Ngoài ra Tổng Công ty còn phải xây dựng và ban hành quy chế cống tác thông tin báo cáo trong hệ thống thông tin. Mỗi bản quy chế thông tin báo cáo nội dung phải bao gồm : - Mục đích yêu cầu. - Đối tượng phải cung cấp tài liệu thông tin báo cáo về cơ quan lãnh đạo. - Hình thức và kỳ hạn thông tin báo cáo. - Nội dung. - Chức danh báo cáo. - Xử lý. Theo dõi kiểm tra thường xuyên việc chấp hành quy chế công tác thông tin báo cáo. Tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật công tác thông tin về mọi mặt. Kết luận Qua quá trình học tập ở trường và qua thời gian thực tập ở Tổng Công ty Thép Việt Nam , em đã nhận thấy được việc học tập,nghiên cứu tìm hiểu thực tế là vô cùng quan trọng, Công tác thực tế còn tạo điều kiện để em hiểu đúng hơn những kiến thức mà mình đã được học ở trường, nó bổ sung thêm những kiến thức mà chỉ qua công tác thực tế mới có được. Công tác quản lý và điều hành tốt sẽ giúp cho bất cứ một doanh nghiệp hay một công ty nào hoạt động tốt, Tổng Công ty Thép Việt Nam cũng đã đạt được nhiều kết quả đáng mừng nhưng nếu Tổng Công ty quan tâm hơn nữa đến việc tổ chức hệ thống thông tin trong quản lý thì Công ty sẽ đạt được nhiều thành công hơn nữa. Em cũng mạnh dạn đề xuất một số ý kiến về việc hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ quản lý ở Tổng Công ty Thép Việt Nam trên cơ sở những kiến thức đã học và thực tiễn , với nguyện vọng Tổng Công ty sẽ tham khảo nhằm hoàn thiện hơn nữa. Em hy vọng trong thời gian tới Tổng Công ty sẽ còn đạt được nhiều thành công hơn .