Tiểu luận Quản trị rủi ro trong event

1 Tiểu luận Quản trị rủi ro trong event 2 LỜI MỞ ĐẦU Event (hay tổ chức sự kiện) là một khái niệm không còn mấy xa lạ đối với tất cả mọi người, ngày nay, việc tổ chức Event đã trở thành một trong những công cụ phổ biến nhất trong hoạt động Marketing. Cũng như những công cụ tiếp thị khác, mục đích của việc tổ chức một sự kiện là gây sự chú ý cho sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp, tạo sự quan tâm hơn nữa từ khách hàng, từ đó giúp tăng doanh số bán của công ty. Do những đặc thù riêng mà lĩnh vực tổ chức event luôn tồn tại nhiều rủi ro và chúng thường ảnh hưởng đến sự thành công của cả chương trình. Không phải ngẫu nhiên mà người ta thường ví việc tổ chức event như một “quả bom hẹn giờ” và người tổ chức event luôn phải chịu áp lực lớn để giữ cho quả bom ấy trong tầm kiểm soát. Đã có quá nhiều bài học về những event thất bại xuất phát từ những rủi ro rất khác nhau như khách mời không tham dự vào phút cuối, sân khấu dựng không kịp giờ bắt đầu, trục trặc về kĩ thuật, khán giả tham gia quá ít, vân vân. Chính điều đó đã khiến cho khái niệm quản trị rủi ro trong evevnt trở nên quan trọng và cấp bách hơn bao giờ hết. Nhằm làm rõ hơn về lĩnh vực quản trị rủi ro trong event, nhóm đưa ra đề tài trong đó đem đến một cái nhìn tổng quát về event, những rủi ro thường gặp trong tổ chức event và cách phòng tránh những rủi ro đó, đề tài được thực hiện bằng phương pháp thống kê mô tả, phân tích hai event tiêu biểu là sự kiện Ngàn năm Thăng Long Hà Nội và chương trình Tự tin vào đời 2011 của giảng đường Marketing K34 trường Đại học Kinh tế TP. HCM. Tóm lại, với một số nội dung như trên nhóm mong muốn có thể đem một ít kinh nghiệm chủ quan lẫn khách quan đến với các bạn trong giảng đường, những con người marketing gắn liền với nhiều hoạt động sinh viên như hiện nay hoặc có thể là những event mang tính chất quan trọng hơn trong tương lai. Hy vọng mọi người sẽ tìm được cho mình những bài học hữu ích thông qua bài tập nhỏ này của nhóm! Trân trọng, Nhóm thực hiện 3 NỘI DUNG CHI TIẾT: I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN: .................................................................................................4 1. Event là gì? ......................................................................................................................4 2. Các loại event:..................................................................................................................4 3. Quy trình thực hiện event: ................................................................................................6 4. Các loại rủi ro có thể gặp phải trong event: ......................................................................9 II. MỘT SỐ EVENT TIỂU BIỂU – RỦI RO VÀ CÁCH PHÒNG NGỪA: ..................................12 A. Chương trình “1000 năm Thăng Long Hà Nội”: ..............................................................12 B. Chương trình “Tự Tin Vào Đời 2010”: ............................................................................17 4 NỘI DUNG CHÍNH I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN: 1. Event là gì? Event là hoạt động nhằm cụ thể hóa những thông điệp mà chúng ta đang muốn đưa đến đối tượng mục tiêu 2. Các loại event: Có rất nhiều sự phân chia các nhóm Event, không có sự phân chia nào mang tính chính xác vì đây chỉ là những khái niệm mang tính tương đối, nhưng nhìn chung có thể xếp Event theo các nhóm sau:  Sự kiện nội bộ công ty (Bussiness and Corporate Events)  Sự kiện hướng đến khách hàng (Consumer Events)  Sự kiện mang tính nhà nước, chính phủ (Government Events, Civic Events)  Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận (Community, Non-profit Events  Event của cá nhân (Personal Events) (Nguồn: Eventchannel.com) Cụ thể như sau: 5 a. Sự kiện nội bộ: Đối tượng của thể loại Event này được xác định dựa trên các mối quan hệ của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông... như:  Họp mặt (Meeting)  Hội nghị khách hàng (Customer Conference)  Họp báo (Press Conference)  Động thổ (Ground Breaking)  Khánh thành (Grand Opening)  Tiệc tối (Gala Dinner)... Mục đích của các Event này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh của công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông. b. Sự kiện hướng đến khách hàng: Đây là khái niệm dùng để chỉ những Event có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), kích thích mua hàng (boost sales) và tương tác với khách hàng. Một số dạng tiêu biểu:  Tung sản phẩm (Product Launch)  Thi đấu (Tournament, Contest)  Giải trí văn nghệ (Entertaiment, Music show)  Lễ hội (Festive Event)  Hội chợ, triển lãm (Trade show, Exhibition)  Biểu diễn thời trang (Fashion show)... c. Sự kiện mang tính chất nhà nước, chính phủ: Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích chính trị như các buổi hội nghị lớn (Convention), các Festival tầm địa phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tổng tuyển cử... d. Sự kiện cộng động, Sự kiện phi lợi nhuận: Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực hiện, hoặc do các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội. Một số hình thức tiêu biểu là: 6  Sự kiện gây quỹ (Fundraising)  Các ngày hội vì môi trường, ngày đi bộ... e. Sự kiện cá nhân: Từ lâu tại Việt Nam, người ta hay gọi đám cưới, đám tang là việc hiếu hỷ, và từ này cũng phản ánh tính chất của các Event dạng này: Dành cho cá nhân một người nào đó. Sự kiện cá nhân bao gồm:  Đám cưới, đám tang (Funeral)  Sinh nhật, kỷ niệm một dịp nào đó (anniversary)  Ăn mừng điều gì đó (Ceremony). Sự kiện cá nhân ở các nước phương Tây đã được nâng tầm lên khá chuyên nghiệp, có những công ty chuyên lo đám cưới, có những công ty nhận tổ chức những buổi tang lễ hoành tráng. Ở Việt Nam, lãnh vực này còn khá sơ khai, có rất ít Agency chuyên nghiệp đứng ra đảm nhận, có chăng là một vài đám cưới lớn do những người nhiều tiền thực hiện. Trên thực tế, một Event có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên. Ví dụ một Fashion show ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từ thiện, hay một ngày hội Vì môi trường có thể là dịp để một công ty nào đó khuếch trương thương hiệu của mình. 3. Quy trình thực hiện event: Để có một sự kiện, dù nhỏ hay lớn cũng trải qua các công đoạn chuẩn bị cơ bản. Có thể tạm chia quy trình tổ chức sự kiện thành nhóm các công việc nhỏ như sau: 7 (Nguồn: Eventchannel.com) a. Phần 1: Chuẩn bị về nội dung event: Bước 1: Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing) Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với những người làm Event cho chính công ty mình (In house Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event... từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình. Bước 2: Hình thành Concept và Theme Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như "linh hồn của Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event. Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là "Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn đầy năng lượng" đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster..., qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động. Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm. Bước 3: Viết kế hoạch (Planning proposal) Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên ý tưởng đó. Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả... 8 Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandroll, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu... Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn). Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay Báo giá (làm cho khách hàng), Bước 4: Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation) Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho sự kiện, bạn bắt đầu cho bước gặp khách hàng/cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành. b. Phần 2: Tổ chức triển khai (Execution) Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chính (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)... Nhiệm vụ của một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Ở phầ này người làm event phải lên các bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể... thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt. Có thể chia phần triển khai thực hiện thành 3 giai đoạn như sau: Trước sự kiện (Pre-Event): Sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), 9 tổng duyệt (rehearsal)... và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa. Trong sự kiện (At-Event): Đây là ngày “sản phẩm” của người làm Event “ra lò”. Trong ngày/buổi/quá trình diễn ra chương trình có rất nhiều vấn đề phát sinh, do đó người làm event phải chuẩn bị sẵn sàng mọi việc để tiến hành cũng như xử lý rắc rối xảy ra khi cần thiết. Sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí là không thành công có thể vẫn chiêu đãi). c. Phần 3: Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report) Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:  Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.  Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ  Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...  Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm Trong Event team cũng cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm... càng sớm càng tốt ngay sau Event vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những Event tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn. 4. Các loại rủi ro có thể gặp phải trong event: Trong quy trình tổ chức thực hiện một event ( trình bày ở phần trên) thì ta có thể thấy được rằng, những rủi ro trong event hầu hết phát sinh ở khâu tổ chức thực hiện. Dù chúng ta chuẩn bị cả một quá trình chu đáo nhưng rủi ro chắc chắn sẽ xuất phát sinh và phát sinh nhiều nhất trong khâu tổ chức. 10 Nhìn chung, bất kì một event nào được tổ chức ra cũng sẽ phát sinh nhiều rủi ro. Những rủi ro đó được nhóm lại theo các nhóm sau: những rủi ro trong chiến lược, kế hoạch thực hiện; những rủi ro về môi trường-văn hoá và những rủi ro về chính trị – pháp luật. Những rủi ro về môi trường văn hoá, đó là những rủi ro phát sinh khi không nằm bắt, hiểu rõ về văn hoá, về thới quen, giá trị và thái độ của nơi mà sự kiện được tổ chức. Thực tế cho thấy, đã có rất nhiều chương trình, sự kiện lớn gặp phát sinh những rủi ro liên quan đến các yếu tố thuộc về văn hoá. Ví dụ: trong buổi lễ Liên hoan phim quốc tế được tổ chức tại Việt Nam ( 17- 21/10/2010) đã xảy ra sự cố đang tiếng về ngôn ngữ, MC không hiểu được những điều mà diễn viên nước ngoài nói; hoặc là các chương trình ca nhạc gần đây được tổ chức bị dư luận lên án, phê phán gay gắt về vấn đề ăn mặc lố lăng, không phù hợp của các nữ ca sĩ… Nhiều lý do liên quan đến chính trị, an ninh hoặc những nhiêu khê trong thủ tục cấp phép cũng khiến các Agency ngần ngại tạo các điểm nhấn đột phá trong Event của mình. Chẳng hạn như việc bắn pháo bông tầm thấp hay sử dụng trực thăng trong tổ chức sự kiện, việc thẩm định và cấp phép không hề đơn giản, việc tổ chức Event đông người ở những địa điểm nhạy cảm cũng là vấn đề hết sức khó khăn, chỉ một số ít "cò giấy phép" có quan hệ mới có thể xin được và họ thường hét giá rất cao. Nhiều Event có concept hay cách thể hiện táo bạo thường e ngại việc bị đánh giá là vi phạm thuần phong mỹ tục tại Việt Nam, chẳng hạn như việc trưng bày nhân tượng hay vẽ body painting trên cơ thể "ít vải" tại nơi công cộng, cơ quan chức năng không bao giờ cấp phép, agency nào muốn làm chỉ có cách làm chui. Nhiều Event với cờ quạt, trống kèn ầm ĩ, gây chú ý, thu hút cho đông đảo công chúng thì cũng nơm nớp lo sợ sẽ bị cơ quan chức năng yêu cầu giải tán vì làm mất trật tự công cộng. Hiện nay, những quy định còn chưa cụ thể, rõ ràng trong luật vừa làm cho người tổ chức sự kiện gặp nhiều khó khăn trong việc xin phép hoạt động, vừa tạo kẽ hở cho những tiêu cực trong việc cấp phép, xử lý vi phạm. Rủi ro thường thấy nhất đó là những rủi ro liên quan đến chiến lược/ kế hoạch thực hiện của chương trình. Như đã nói ở trên, những rủi ro này có thể phát sinh ở tất cả các khâu trong quy trình thực hiện tổ chức event, tuy nhiên thường tập trung ở lhâu tổ chức thực hiện Một số rủi ro có thể phát sinh trong quá trình chuẩn bị/ thực hiện một event có thể là:  Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp.  Không xem xét trước địa điểm tổ chức.  Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện.  Ký những bản hợp đồng không rõ ràng. 11  Lên kế hoạch thất bại.  Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo.  Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng.  Lờ đi yếu tố bất ngờ.  Cố gắng tiết kiệm tiền quá mức.  Nhân sự thực hiện event không ổn định về số lượng hoặc chất lượng không đáp ứng yêu cầu. Trong suốt quá trình thực hiện event, người làm tổ chức có thể nắm không rõ, hoặc hiểu sai ý tưởng khi tiêp nhận thông tin từ khách hàng để từ đó xác định sai định hướng của chương trình. Cũng có thể khi thực hiện làm concept không rõ ràng hoặc là không phù hợp với một số điều kiện nào đó có thể làm cho event không thành công. Hoặc cũng có thể là những rủi ro phát sinh do phụ thuộc vào các đơn vị liên quan ( agency, supplier…) Các Event ở Việt Nam, ngoại trừ một số sự kiện lớn được đầu tư quy mô về ý tưởng và công nghệ, hầu hết đều quanh đi quẩn lại với một số ý tưởng, hoạt động quen thuộc. Chẳng hạn như Event cho teen thì phải có chụp hình, nhảy múa Hip hop hay tiết mục ký tên tặng ảnh của thần tượng, Event khánh thành thì nhất định phải cắt băng khánh thành, múa lân... Ngay cả những thứ nhỏ nhặt như quà tặng cũng không có gì là sáng tạo: tham dự hội thảo thì thường được nhận kỷ niệm chương, sổ, viết..., khách đem về trưng đầy tủ hay cho, biếu, tặng lại ai thì nhà tổ chức cũng không cần biết, cứ coi như đã làm xong nhiệm vụ tặng quà. Mặc dù khâu tổ chức được tiên liệu, dụ trù kĩ càng nhưng khi thực hiện tổ chức event, rủi ro vẫn cứ xuất hiện, muôn hình vạn trạng, đủ kiểu. Những rủi ro thường gặp khi thực hiện tổ chức một event có thể là:  Trễ timeline/ trễ khung chương trình  Không có đủ chỗ gửi xe cho người tham dự  Vấn đề về thời tiết vào thời điểm tổ chức  Sự cố liên quan đến diễn giả khách mời (đến trễ hoặc nói quá nhiều)  Trang trí không gian tổ chức  Khán giả đến đông quá mức dự kiến  Khán giả bỏ về khi chương trình chưa kết thúc  Vấn đề bảo đảm an ninh trật tự 12  Lỗi thông tin liên lạc giữa những người làm chương trình với nhau gây hiểu sai ý giữa các bộ phận  Hỏa hoạn  Hư hỏng trang thiết bị  Tình trạng cấp cứu khẩn cấp  Những tình huống ẩu đả  Những tình huống ngoài dự đoán: những tình huống có thể dự đoán và phòng tránh như mưa bão, lũ lụt thì không nói, ngoài ra, những trường hợp bất ngờ như động đất, bạo loạn,... thì quả là đôi khi nằm ngoài khả năng.  … II. MỘT SỐ EVENT TIỂU BIỂU – RỦI RO VÀ CÁCH PHÒNG NGỪA: A. Chương trình “1000 năm Thăng Long Hà Nội”: 1. Giới thiệu chung: Đại lễ 1.000 năm Thăng Long – Hà Nội được tổ chức từ 1 – 10/10/2010 ở Việt Nam với tâm điểm là thủ đô Hà Nội, nhằm kỷ niệm tròn 1.000 năm kể từ khi kinh đô Thăng Long chính thức là thủ đô của Việt Nam (được đánh dấu bằng mốc son vua Lý Thái Tổ ban chiếu dời đô từ Hoa Lư về thành Đại La và đổi tên thành Thăng Long, nay là Hà Nội). Để chào mừng đại lễ này, đã có nhiều công trình được xây dựng cùng các sự kiện đã được tổ chức trong vòng hai năm 2009 và 2010. Đặc biệt trong thời gian 10 ngày diễn ra đại lễ có các hoạt động tiêu biểu như sau:  Lễ hội dời đô  Lễ hội đăng quang vua Lý Thái Tổ  Lễ diễu binh, diễu hành  Đêm đại lễ 10/10/2010  Đêm Đại nhạc hội Hà Nội  Chương trình bắn pháo hoa 2. Một số rủi ro & giải pháp: a. Trước đại lễ: - Kinh phí không hợp lý gây lãng phí và dư luận không tốt: Kinh phí cho buổi lễ là 94 ngàn tỷ Đồng Việt Nam (theo VNExpress) tương đương với 4,5 tỷ Mỹ kim. Có nhiều dư luận không hay về mức chi phí chi cho chương trình này. Với một kinh phí tương đương gần 10% ngân sách quốc gia chỉ để cho “lễ hội” trong khi Miền Trung đang gặp thiên tai đã gây dư luận không tốt về chương trình. 13 Đặc biệt Hà Nội đã chuẩn bị 50 tỷ để lót đá xanh quanh hồ Gươm, tuy nhiên mới lót được khoảng phân nửa thì gặp sự phản biện của dân chúng nên tạm ngưng, cũng như ngưng nạo vét hồ Gươm. Người dân sống hai bên đường Liễu Giai và đường Văn Cao cũng phản ánh là "Tiền tỉ lát vỉa hè cũng như không". Còn về cổng chào, lúc đầu, Hà Nội dự định lên phương án kiến trúc xây dựng 5 cổng chào của TP Hà Nội với kinh phí lên đến 50 tỉ, tuy nhiên tạo nên nhiều ý kiến trái chiều, do đó vào tháng 8 lãnh đạo Hà Nội đề nghị chỉ làm 7 mô hình cổng chào. Và phương án cuối cùng là chỉ làm những cổng chào bằng hoa. - Triển khai công việc không đạt yêu cầu và chậm tiến độ, nặng hình thức mà không đảm bảo chất lượng: Các công trình xây dựng chậm tiến độ và ngổn ngang bừa bãi sát ngày đại lễ nhưng Hà Nội thành như một "đại công trường", khắp nơi ngổn ngang xây dựng làm giảm mỹ quan đô thị, ảnh hưởng đến hình ản quốc gia. Ví dụ công trình công viên Hoà Bình đến ngày 24/9 mà hình ảnh công viên còn ngổn ngang. Bảo tàng Hà Nội thì cũng theo bài báo phỏng vấn ngày 24/9 thì đèn vẫn chưa lắp xong, phải đến gần ngày khai mạc mới có đủ số lượng đèn cần lắp. Đại lộ Thăng Long xét tổng thể dự án thì chỉ mới hoàn thành 96%. Cuối tháng 9 nhưng nút giao lộ với đường 21 (60ha) mới hoàn thành giải phóng mặt bằng khoảng 50%. Hạn định thời gian mới được đặt ra cho nút này là 31/12/2010 nghĩa là sau Đại lễ mới hoàn thành. - Giải pháp chung: Mức kinh phí đề ra phải xác thực. Có thể tham khảo ý kiến đóng góp của toàn dân để các hoạt động được triển khai thuận lợi hơn. Quá trình thực hiện phải minh bạch để hạn chế bòn rút. Đặc biệt về việc ngăn chặn dư luận bên cạnh việc lũ lụt miền Trung, Hà Nội đã quyết định ngừng bắn pháo hoa tại các điểm khác theo dự kiến ngoại trừ điểm bắn duy nhất tại sân Mỹ Đình để dành tiền ủng hộ miền Trung bị thiệt hại do mưa lũ gây ra trong những ngày đầu tháng 10. b. Trong ngày đại lễ: Thời tiết trong ngày đại lễ: Thời tiết trong dịp diễn ra các hoạt động chào mừng 1000 năm Thăng Long - Hà Nội đang được coi là vấn đề nan giải và khó ứng phó của Hà Nội bởi với hệ thống thoát nước quá yếu như hiện nay, nếu có mưa và ngập úng, chắc chắn sẽ ảnh hưởng rất lớn, thậm chí nhiều chương trình kỷ niệm long trọng sẽ phải hủy bỏ. Giải pháp: Nhiều phương án đã được tính đến, kể cả việc bắn mây phòng mưa, di dời địa điểm tổ chức Đại lễ. Và Nếu 'bắn mây' ngăn mưa sẽ tốn 1 tỷ USD. Tuy nhiên do dư luận phản đối nên phương án bị bãi bỏ. 14 Ngoài ra trong trường hợp trên có thể dựa vào dự báo thời tiết để xác định ngày giờ tổ chức hợp lý. Bên cạnh đó việc cải thiện hệ thống thoát nước của thành phố là một chiến lược cải thiện dài hạn. Rủi ro đối với các vật liệu nhạy cảm: Vụ nổ của 2 container pháo hoa tại sân Mỹ Đình đã làm bốn người chết, ba người bị thương trong vào ngày 6-10 vừa qua chỉ là một phần vụ việc. Trước đó, những yếu kém trong quản lý, sử dụng pháo hoa tại đây đã bị lập biên bản. Đồng thời không có đủ pháo hoa dự trữ cho đại lễ. Giải pháp: Phải cẩn thận và có biện pháp bảo quản đảm bảo yêu cầu đối với các vật liệu nhạy cảm như pháo hoặc các chất gây cháy nổ khác. Nạn "chặt chém" và tăng giá mùa đại lễ: Thực phẩm trong mùa đại lễ, đặc biệt là rau xanh tăng 25-40%. Các dịch vụ cũng rủ nhau tăng giá, gây nên hình ảnh không tốt cho khách tham quan trong ngày đại lễ. Giải pháp: Đây là yếu tố liên quan đến tính chất văn hoá không thể loại bỏ hoàn toàn. Do đó chỉ có thể giảm thiệt hại. Vì liên quan đến yếu tố văn hoá nên có thể giải quyết bằng biện pháp văn hoá như tổ chức các chiến dịch dấy lên nhận thức nâng cao ý thức dân tộc trong việc giữ gìn hình ảnh đối với bạn bè quốc tế. Hoặc có biện pháp thông báo đến khách du lịch về tình trạng này để họ chú ý. Hoặc đảm bảo công tác tích trữ nguồn hàng hoá/ huy động sản xuất đủ cung ứng trong lễ hội, giảm tình trạng nâng giá do hút hàng. Hoặc tổ chức các điểm bán hàng đúng giá tại các trung tâm mua bán lớn hoặc kết hợp với các cơ sở địa phương bán hàng đúng giá. Quản lý và bảo quản trang thiết bị: Công tác còn rất hạn chế điển hình 1000 chim câu thả ra bị ăn cắp. Khâu quản lý và bảo quản chưa tốt. Giải pháp: Tăng cường công tác an ninh tại các điểm lưu trữ hàng hoá, vật liệu chuẩn bị cho lễ hội. Chăm sóc các vị khách quý: Đây là dịp mà chúng ta đã mời rất nhiều các vị khách quý đến từ nhiều nước khác nhau, họ đều là lãnh đạo của nhiều nước đến chia vui cùng đại lễ. Thế nhưng, chúng ta lại không đảm bảo an toàn cũng như sự có mặt của họ trong đêm lễ. Vì không thể quản lý các phương tiện, tình 15 trạng ùn tắt đường diển ra trên diện rộng, rất nhiều khách không thể tham gia trong đại lễ, rất nhiều ghế trống trên khán đài. Đã thực hiện triển khai xây dựng và cải thiện các hệ thống giao thông để chuẩn bị cho Đại lễ nhưng vẫn không giải quyết được vấn đề. Một bài báo trên Giaothongvantai Online đã viết ngày 22/9/2010 như sau: “QL 32 (tuyến huyết mạch phía Tây Bắc của Hà Nội, khởi động từ nhiều năm qua, nhưng đến nay dự án vẫn trong giai đoạn GPMB, luôn lâm cảnh ùn tắc, bùn lầy) hay đường Nguyễn Phong Sắc kéo dài đoạn nối từ đường 32 đến đường Hoàng Quốc Việt không chỉ lỗi hẹn với Đại lễ mà chưa biết ngày nào mới hoàn thành”. Giải pháp: Sắp xếp thời gian di chuyển cho các vị khách quý một các phù hợp để tránh tình trạng ùn tắc giao thông. Ngoài ra do điều kiện đường phố ở Việt Nam hiện nay nên BTC phải lường trước được vấn đề này để có phương án dự phòng. Xem xét thời gian thực hiện trong kế hoạch và khi thực tế diễn ra phải đảm bảo được tiến độ. Quản lý con người và đám đông: Đại lễ chỉ tập trung trong sân khấu, nhưng lại không chú ý đến bên ngoài. Không kiểm soát người dân, số người đến và thao gia quá đông nhất thiết xảy ra tình trạng hỗn loạn, trộm cướp, nhiều người bị thương, với những đám đông lớn không thể thoát ra được. Tuy Việt Nam chưa xảy ra vụ việc nào nghiêm trọng như việc giẩm đạp ở Campuchia nhưng khả năng xảy ra vụ việc tương tự là rất lớn. Tại thủ đô Hà Nội mỗi khi tới dịp Tết dương lịch, Tết trung thu, 8/3… hoặc những sự kiện truyền thông quy mô lớn như Giờ Trái Đất, Lễ hội hoa… là lại chật kín người; Tết âm lịch thì có đỡ hơn do nhiều người ngoại tỉnh trở về quê, tuy nhiên vẫn có những thời điểm chen chúc như khoảnh khắc bắn pháo hoa lúc giao thừa chẳng hạn. Điểm chung giữa các lễ hội là rất đông người tham gia, một người dân sống tại quận Hoàn Kiếm cho hay: ”Vào những lễ hội lớn, khu vực hồ Gươm nêm kín người, mọi người đi cùng nhóm phải nắm tay nhau, nếu chẳng may bị tách nhau ra khoảng mấy mét thôi là sẽ bị đoàn người đẩy ra mà chẳng cách nào theo kịp được…”. Một số người lớn lại cho trẻ con đi cùng, nhiều đứa bé khóc thét và đa số chúng sau đó sẽ được những người bố khỏe mạnh cho ngồi lên đầu, cả trẻ em và người lớn đều toát mồ hôi. Nếu chẳng may, những đứa trẻ rời tay khỏi cha mẹ chúng thì chỉ còn nước là nhờ tới công an. Và sự kiện bắn pháo hoa bế mạc Đại lễ 1000 năm Thăng Long vừa rồi đã xảy ra trường hợp tương tự. Giải pháp: Vẫn là công tác an ninh được đặt lên hàng đầu. Ngoài ra, phải có sự thông báo trước những vấn đề này để người dân cảnh giác để người dân tự nhận thức được vụ việc mà tự bảo vệ thân mình. Chủ yếu đánh vào nhận thức của nhân dân. c. Sau đại lễ (Hà Nội sau dấu mốc 1000 năm) 16 Vệ sinh: Sau các lễ hội thường có tình trạng xả rác bừa bãi gây mất mỹ quan đô thị và ảnh hưởng không tốt đến hình ảnh thủ đô. Giải pháp: Lên kế hoạch dọn dẹp vệ sinh ngay sau các lễ hội từ đầu. Bố trí nhiều thùng rác và lực lượng an ninh để nhắc nhở, xử phạt nếu cần thiết. Đánh vào nhận thức nhân dân để hạn chế tình trạng này. Thực hiện chiến dịch cải thiện hình ảnh và nâng cao nhận thức. Giao thông: Đại lộ Thăng Long: thiết kế và thi công trong thời gian gấp rút có thể dẫn đến việc bất hợp lý trong phân luồng giao thông (xe máy vẫn đi lên làn đường cao tốc dành riêng cho ô tô; hai bên đường gom, ô tô, xe máy xe thô sơ cứ hồn nhiên đi vào đường ngược chiều…), biển chỉ dẫn đặt không đúng vị trí hoặc chỗ thiếu, chỗ thừa, nội dung không đầy đủ, rõ ràng, gây hiểu nhầm. Thi công chậm chạp khiến một số đoạn đường gom của Đại lộ vẫn chưa hoàn thành mà cả công trình thì đã đưa vào sử dụng gây ra nhiều lúng túng trong việc xử lý sắp xếp giao thông (do tình trạng đường nhỏ mà lưu lượng xe quá lớn gây ra quá tải). Nếu không được điều chỉnh, xử lý nghiêm những vi phạm rất có thể đây sẽ trở thành tuyến đường đen về mất an toàn giao thông. Giải pháp: Liên tục kiểm tra tiến độ công trình và đốc thúc kịp thời, tránh thi công chậm trễ, kém chất lượng. Thông báo rõ ràng về những quy định khi tham gia lưu thông trên Đại lộ (qua báo đài), tập trung lực lượng cảnh sát xử lý nghiêm tất cả các trường hợp vi phạm để răn đe người tham gia giao thông. Kiến trúc: Thi công quá gấp gáp dẫn tới thiếu chất lượng, chưa chú trọng vào công tác quảng bá và xúc tiến hợp tác, các rạp: Công Nhân, Kim Đồng, Đại Nam, Cung Trí thức thành phố...có thể rơi vào tình trạng “vắng như chùa Bà Đanh”, gây thiệt hại và lãng phí lớn. Giải pháp: Kiểm tra liên tục, đảm bảo chất lượng thi công. Cần có chiến lược kinh doanh và bước đầu xúc tiến hợp tác ngay trong quá trình xây dựng (như kí hợp đồng chiếu phim, thuê văn phòng,…) Quảng bá rộng rãi, khuyến mãi,… để người dân đến xem phim, sử dụng dịch vụ. Bảo tồn các giá trị văn hóa vật thể Con đường gốm sứ: có thể bị xâm hại do ý thức người dân chưa cao, gây ra sự xuống cấp, làm mất vẻ đẹp ban đầu. Giải pháp: Đảm bảo chất lượng xây dựng tốt sẽ hạn chế tình trạng xuống cấp. Ban hành rõ các quy định về sử dụng hành lang của con đường, nghiêm cấm hành vi xâm phạm đến công trình, thưởng phạt công minh. Thường xuyên tu sửa để đảm bảo chất lượng và kịp thời phát hiện các hư hại để sửa chữa. 3. Bài học kinh nghiệm: 17 Bài học kinh nghiệm khi tổ chức các event mang tính nhà nước:  Cần tính toán kỹ về mặt chi phí sao cho vừa đáp ứng được nhu cầu tổ chức event và hoàn cảnh hiện tại của đất nước để tránh dư luận xã hội  Công tác tổ chức cần có kế hoạch cụ thể.  Lên kế hoạch cụ thể cho công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự trong quá trình diễn ra event  Có các phương án cụ thể giải quyết các vấn đề có thể phát sinh sau khi diễn ra event.  Vì đây là event mang tầm cở quốc gia nên việc an ninh quốc phòng rất quan trọng. Vì thế vấn đề này phải được đặt lên hàng đầu  Phía dư luận cũng không kém phần quan trọng vì lòng dân hoang mang là sự kiện tan tành. Nếu dân chúng ủng hộ thì công tác tổ chức sẽ thuận lợi hơn vì có sự phối hợp từ hai phía là nhân dân và nhà nước B. Chương trình “Tự Tin Vào Đời 2010”: 1. Giới thiệu chung: Tự Tin Vào Đời là một chương trình truyền thống được tổ chức thường niên bởi các sinh viên năm cuối thuộc chuyên ngành Marketing của khoa Thương mại-Du lịch-Marketing, trường Đại học Kinh tế TP.Hồ Chí Minh. Chương trình được thực hiện với mục đích giúp các sinh viên năm cuối có được bước chuẩn bị về kỹ năng, kiến thức, thông tin, thái độ đúng đắn trước khi rời ghế giảng đường để chuyển sang môi trường đi làm. Mỗi năm chương trình sẽ chọn 1 chủ đề để thực hiện. Chủ đề năm 2010 là khai thác nhiều góc cạnh của vấn đề thực tập thông qua chuỗi hội thảo “Sinh viên và thực tập”, hội thảo “Tôi là ai”, cuộc thi “CV của tôi” và ngày hội “Phỏng vấn thử”. 2. Một số rủi ro & giải pháp: Rủi ro về nguồn tài chính trong chương trình Trong chương trình Tự tin vào đời 2011, bộ phận PR với chức năng chính là vận động tài trợ cho chương trình, đồng thời phụ trách công tác liên hệ với các đơn vị truyền thông (chủ yếu là báo mạng) nhằm mang lại nguồn kinh phí tổ chức và cung cấp thông tin về chương trình trên các kênh của đơn vị truyền thông hỗ trợ. Theo chức năng đó, bộ phận PR được chia thành hai hoạt động là PR doanh nghiệp và PR báo chí. a. Vận động tài trợ Về công tác liên hệ doanh nghiệp năm 2010, chương trình có một nhà tài trợ chính là công ty BHD cùng 4 doanh nghiệp tham gia đặt gian hàng trong ngày hội thông tin ngành nghề. Rủi ro đã mắc phải: Không vận động đủ nguồn tài chính cần thiết. Các nguyên nhân thường gặp và giải pháp: 18 Nguyên nhân 1: Thời gian vận động tài trợ quá ngắn mà nguồn lực có hạn nên không đủ thời gian thực hiện. Điều này tác động trực tiếp đến quyết định của nhà tài trợ khi thời gian quá ngắn không đủ để nhà tài trợ xem xét và ra quyết định, nhất là đối với những doanh nghiệp lớn khi mà các kế hoạch tài trợ được lên từ đầu năm và quy trình xét duyệt trải qua rất nhiều giai đoạn. Giải pháp: Chuẩn bị kế hoạch vận động tài trợ với thời gian hợp lý hơn. Trong trường hợp cấp bách phải thay đổi chiến lược vận động tài trợ phù hợp với tình hình hiện tại của event lẫn tình hình kinh tế bên ngoài. Nguyên nhân 2: bỏ mất cơ hội với các đơn vị tài trợ lớn do không có chiến lược khi tiếp cận các đối tượng doanh nghiệp tài trợ. Chiến lược tiếp cận được thể hiện trong việc ưu tiên lựa chọn doanh nghiệp. Kết quả thường gặp là đã nhận lời nhà tài trợ trước đó nên đánh mất những cơ hội lớn hơn với những nhà tài trợ trong giai đoạn sau. Hơn nữa, hậu quả của việc tiếp cận sai nhà tài trợ còn ảnh hưởng đến hình ảnh của chương trình và phản ứng của các doanh nghiệp khác. Ví dụ điển hình trong chương trình “Tự tin vào đời 2010” là việc lựa chọn sai BHD là nhà tài trợ chính. Điều này đã làm mất cơ hội hợp tác tốt hơn và phù hợp với chương trình hơn từ công ty tư vấn du học Huấn nghệ, là đơn vị “đến sau” khi chương trình đã nhận lời tài trợ từ BHD. Bên cạnh đó, tổng kinh phí mà BHD tài trợ cho chương trình là 25 triệu đồng, tuy nhiên thành viên ban tổ chức phải phát hàng chục ngàn tờ rơi cho mục đích khai trương cụm rạp mới của doanh nghiệp này. Ngoài ra, việc một doanh nghiệp trong ngành giải trí tài trợ cho chương trình cũng gây nhiều phản ứng không tốt với các doanh nghiệp khác cùng tham gia tài trợ. Giải pháp: Xét mức độ ưu tiên và sắp xếp thời gian trước – sau khi liên hệ với các doanh nghiệp để hạn chế tối đa khả năng gặp trường hợp tương tự. Không nóng vội trong quá trình đàm phán với các doanh nghiệp. Tuy nhiên đây là rủi ro không thể loại bỏ hoàn toàn mà chỉ có thể tìm cách để hạn chế thiệt hại. Trong trường hợp đã xảy ra tình trạng trên thì bắt buộc phải chấp nhận, không thể vì doanh nghiệp đến sau cho nhiều quyền lợi hơn mà huỷ hợp đồng với doanh nghiệp trước. Như vậy còn gây ra thiệt hại lớn hơn về hình ảnh chương trình trong dài hạn. Nguyên nhân 3: không nhạy bén trước điều kiện kinh tế thị trường. Cụ thể là chỉ chú trọng hình thức tài trợ tài chính mà bỏ quên phi tài chính. 19 Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, các doanh nghiệp thắt chặt chi tiêu và tính thanh khoản của dòng tiền không cao. Do đó, việc tài trợ phi tài chính là giải pháp hợp lí cho các doanh nghiệp nhưng lại không được quan tâm đúng mức. Ngoài ra một trong những hậu quả đến từ việc phụ thuộc vào các doanh nghiệp tài trợ tài chính cũng dẫn đến gói tài trợ mà chương trình mang đến các doanh nghiệp là quá lớn so với khả năng chi cho hoạt động tài trợ trong bối cảnh kinh tế khó khăn này. Giải pháp: Không bỏ quên việc đánh giá tình hình kinh tế vĩ mô khi để xây dựng chiến lược vận động tài trợ. Nguyên nhân 4: sản phẩm của chương trình là quyền lợi và các gói tài trợ thể hiện trong hồ sơ vận động tài trợ không linh động thay đổi cho từng đối tượng doanh nghiệp. Minh chứng là đội vận động tài trợ chỉ dùng duy nhất một bộ hồ sơ cho tất cả các doanh nghiệp được tiếp cận. Điều này dẫn đến sản phẩm được thiết kế một cách chủ quan, không hướng vào những gì khách hàng cần và nhất là không nhận ra sự khác biệt của từng đối tượng doanh nghiệp và những yếu tố của sản phầm có thể thay đổi theo từng đối tượng đó. Giải pháp: Tìm hiểu kỹ về doanh nghiệp cần tiếp cận. Linh hoạt xem xét để đưa ra các hình thức và mức tài trợ tài trợ phù hợp khả năng công ty, dĩ nhiên phải đảm bảo quyền lợi công bằng giữa hai bên. Nguyên nhân 5: Không nắm rõ thông tin và quy tắc khi làm việc. Cụ thể người phụ trách vận động tài trợ bị động trong việc cập nhật những nguyên tắc từ nhà trường, đoàn hội và phòng công tác chính trị. Từ đó dẫn đến việc không thể chủ động xây dựng và thiết kế quyền lợi cho nhà tài trợ. Giải pháp: Thực hiện training kỹ lưỡng các nội dung và quy tắc cần thiết trước khi thực hiện để đảm bảo các thành viên hiểu rõ nội dung. Ngoài ra trong quá trình thực hiện phải thường xuyên cập nhật tình hình để tránh sai sót trong thông tin dẫn đến sai sót và thiếu chủ động trong việc ra quyết định. 1. Sử dụng nguồn tài chính: Vấn đề tài chính trong event “Tự tin vào đời 2010” không được quan tâm nhiều, chỉ có trưởng ban tổ chức đồng thời phụ trách tài chính cho toàn chương trình. Mặt khác, do đặc thù của bộ phận tài chính có liên quan trực tiếp đến từng bộ phận khác của chương trình. Do vậy, lỗi do bộ 20 phận tài chính mắc phải chủ yếu do những sai lầm trong sự phối hợp giữa bộ phận tài chính và các bộ phận khác Rủi ro có đã mắc phải: Không đủ chi phí cho toàn bộ chương trình. Nguyên nhân: Thứ nhất, bộ phận tài chính chưa trang bị ngân sách trong trường hợp không nhận đủ 100% giá trị hợp đồng, điều này dẫn đến việc bị động trong công tác tổ chức, làm ảnh hưởng đến tiến độ của toàn bộ event và phải cắt chương trình rất nhiều gây mâu thuẫn tranh cãi giữa các bên trong nội bộ rất gay gắt. Giải pháp: Phải lập kế hoạch dự phòng tình trạng thiếu ngân sách, đề ra mức chi phí thấp nhất cần có và phương án thực hiện với mức chi phí đó. Kế hoạch này phải được thông qua và thống nhất trong toàn bộ BTC. Thứ hai, rủi ro “đổ nợ” khi nhà tài trợ không chi trả khoản còn lại do chương trình không diễn ra như mong đợi. Mặc dù điều này chưa diễn ra ở chương trình năm ngoái. Tuy nhiên, đây là một trong những lỗi quan trọng và đặc biệt có ý nghĩa với những chương trình sinh viên như “Tự tin vào đời”, khi hầu hết ban tổ chức không có vai trò đại diện và tham gia không cần lợi nhuận. Giải pháp: Chuẩn bị các điều khoản trong hợp đồng một cách cẩn thận để giảm rủi ro bị lách hợp đồng. Đảm bảo công tác vận động tài trợ được nguồn tài chính đủ mạnh để phòng trường hợp này xảy ra vẫn có nguồn tiền chi trả. Cố gắng thúc đẩy việc chuyển tiền về chương trình được thực hiện trước khi chương trình diễn ra. Tuỳ theo từng chương trình, bộ phận tài chính nên đặt ra mức an toàn cho số tiền thanh toán giữa chương trình và đơn vị tài trợ trước và sau chương trình. Bộ phận tài chính phải luôn theo dõi hoạt động tiền ra-vào để đảm bảo thu-chi hợp lý. Trong trường hợp đã xảy ra thì phải tuỳ trường hợp cụ thể, dựa vào hợp đồng mà linh hoạt ứng biến. Rủi ro trong công tác Truyền thông TTVĐ 2010 1. Rủi ro từ bản thân bộ phận TT: a) Rủi ro có thể phòng tránh: Online: - Thiếu nhân sự thực hiện các công việc cần đòi hỏi sự thường xuyên và liên tục như: seeding forum, admin fanpages, trả lời thắc mắc của SV gửi về CT. 21 - Không đo lường và report kịp thời dẫn tới việc không kiểm soát được chất lượng hoạt động và hiệu quả của từng kênh. - Tỷ lệ user reach được ở các kênh thấp hơn so với KPI đã đặt ra. Mức độ truyền thông thấp. - Tinh thần làm việc của nhân sự trong team yếu. - Khả năng làm việc trên online của nhân sự yếu. Offline: - Không chuẩn bị kịp phần set up và huy đông nhân sự cho những buổi tuyên truyền giảng đường. - Không có sự thống nhất trong kế hoạch truyền thông của các trường. - Trường không cho phép dán poster tại các điểm truyền thông đã định trong kế hoạch. - Nhân sự không có khả năng nói chuyện trước đám đông, ảnh hưởng đến chất lượng đội ngũ đi tuyên truyền giảng đường. - Lịch học của các giảng đường gây khó khăn cho nhân sự và lịch học của các thành viên trong ban tuyên truyền. Kỹ thuật: - CT thay đổi địa điểm hay thông tin diễn giả vào phút cuối, không kịp sửa đổi thông tin trên poster, leaflet hay bandroll… - Nhân sự không làm kịp deadline do thiếu người. Báo chí: - Bài viết không đủ chất lượng, không kịp số lượng các bài đăng. - Mời, đón tiếpvà follow up các nhà báo không chu đáo, không chiếm được cảm tình các nhà báo dẫn tới chất lượng bài báo không đảm bảo. - Không liên hệ được bảo trợ TT. Toàn bộ phận TT: - Các bộ phận trong team không gắn kết, không làm việc trên 1 sườn chung đã thống nhất. b) Rủi ro không thể phòng tránh: Online: - Chương trình truyền thông của ngày 20/11 và ngày hội nối vòng tay lớn trùng giai đoạn này. - Trào lưu facebook loãng vào giai đoạn nóng của TT online, website bị hack. Offline: - Các chương trình bên ngoài diễn ra cùng thời gian. Kỹ thuật: - Mất các file thiết kế do máy tính hư. Báo chí: - Các báo hủy lịch hẹn viết bài cho CT vào phút cuối. 2. Rủi ro từ các bộ phận khác: Event: - Thông tin những yêu cầu của event xuống kỹ thuật của TT không kịp thời, TT khó sắp xếp nhân sự để làm, chuẩn bị không kịp. 22 - Thông tin của event không trùng khớp với thông tin truyền thông ra bên ngoài. ER: - Không đủ kinh phí để thực hiện chiến dịch truyền thông. - PR không hiểu rõ kế hoạch TT dẫn đến việc thiết kế và truyền đạt với các nhà tài trợ không rõ rang và không hiệu quả. Nhân sự: - Việc thuyên chuyển nhân sự không rõ rang của bộ phận nhân sự với TT dẫn tới việc thiếu hụt và không thống nhất chức năng của các thanh viên trong TT. - Vấn đề cá nhân của nhân sự TT không được nhân sự sâu sát, ảnh hưởng tới sự nhiệt tình và sự cố gắng của nhân sự TT. 3. Biện pháp phòng tránh rủi ro: 1. Rủi ro từ bộ phận TT: Online : - Lập các kế hoạch chi tiết, các kế hoạch phòng ngừa rủi ro khi có vấn đề phát sinh. - Phân chia nhân sự rõ rang cho từng phần, yêu cầu deadline cho phần báo cáo và đo lường. VD: forum báo cáo 2 tuần/lần. - Sắp xếp các buổi họp cần thiết dể update tình hìnhvà feedback những vấn đề gặp phải trong quá trình thực hiện. - Trưởng bộ phận nên tổ chức các buổi training chuyên môn cho các thành viên. Offline : - Tổ chức training cho các thành viên của TT offline. - Nắm tất cả lịch học của các giảng đường, lập bảng phân công cho các đội tuyên truyền giảng đường sao cho không chồng chéo lịch học các thành viên, phân bổ và hỗ trợ hợp lý. - Thống nhất ct truyền thông với tất cả các trường trong hệ thống truyền thông offline trước khi CT diễn ra, có phương án dự phòng trước khi diễn ra kế hoạch tuyên truyền. - Nhờ sự hỗ trợ của thầy cô trong quá trình xin giấy tờ. - Chủ động lập các phương án dự phòng khi phương án 1 không thực hiện được. Kỹ thuật: - Bổ sung nhân sự dần dần trong quá trình làm, vừa để nhân sự khoá sau có thể học hỏi, vừa để hỗ trợ khi cần thiết. Báo chí: - Chuẩn bị chu đáo các khâu đối ngoại và liên hệ nhà báo. - Trainning thành viên của báo chí các kỹ năng cần thiết như: giao tiếp, lập kế hoạch, kỹ năng viết bài… Toàn thành viên BTC: - Theo sát các bộ phận trong quá trình thực hiện ,thường xuyên có những hoạt động nhằm tiếp them tinh thần cho thành viên. Định kỳ họp toàn các team để feedback và thống nhất kế hoạch làm việc giai đoạn sắp tới. Ngoài ra, với các rủi ro không thể phòng tránh như + Mất dữ liệu => ta nên save hoặc gửi các dữ liệu đó lên mail. + có các phương án hạn chế những tác động của các CT ngoài, bằng cách tránh TT cùng ngày hoặc tạo sự nổi bật cho thông điệp TT của CT. 2. Rủi ro từ các bộ phận khác: 23 Event: Họp thống nhất với event trước khi thực hiện, chi tiết những nhiệm vụ của từng bên trong nhiệm vu chung đó. ER: Thuyết trình nội dung, điểm nhấn và các chương trình, kế hoạch TT trước khi ER đi gặp doanh nghiệp. Tổ chức 1 buổi sau khi ER đã gặp 1 vài doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề sau khi đi gặp DN mới phát sinh. Nhân sự: Thông báo tình hình nhân sự của TT với bộ phận nhân sự 2 tuần/ lần để nhân sự đề xuất hướng giải pháp. Rủi ro trong hoạt động Event 1. Rủi ro có thể phòng tránh : a) Rủi ro về nhân sự trong team: - Các thành viên trong team thiếu gắn kết, các thành viên không hiểu ý của trưởng team dẫn đến việc hoạt động kém hiệu quả của cả team. - Tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm thấp - Thiếu nhân sự trong lúc chạy chương trình Giải pháp: - Ngoài thời gian họp team nên tổ chức các trò chơi nhỏ đề các thành viên trong team có thể hiểu thêm về nhau cũng như qua đó khích lệ tinh thần của các thành viên trong team - Trưởng team nên truyền đạt kĩ ý tưởng của mình cho các thành viên tránh gây hiểu sai ý dẫn tới việc set up, hậu cần sai mục đích. - Quản lý và điều phối nhân sự của team 1 cách hiệu quả. Kiểm tra kỹ số người trước khi chương trình diễn ra. Chuẩn bị đội ngũ cộng tác viên để phòng trường hợp thiếu người. Kiểm tra danh sách BTC đăng ký chắc chắn tham dự ngày diễn ra chương trình. Trong trường hợp thiếu người xảy ra đột xuất thì linh hoạt liên hệ với đội CTV hoặc các nguồn nhân lực phù hợp khác. b) Rủi ro về các hoạt động : - Set up chậm so với dự kiến - Hậu cần không chuẩn bị đủ những dụng cụ cần thiết - Không tìm được địa điểm phù hợp để tổ chức, không thuê được thiết bị cần thiết - Set up không đúng nội dung mà team nội dung đã đưa ra - Hỏa hoạn, ẩu đã, tai nạn về điện - Trục trặc về âm thanh ( mic cho diễn giả, khách mời, nhạc cho ca sĩ…), ánh sáng (đèn không đủ sáng…) - Không kiểm soát được lượng người tham gia, người tham gia quá đông so với lượng người dự kiến - Khán giả bỏ về khi chương trình chưa kết thúc - Không dựng đủ các gian hàng cho doanh nghiệp Giải pháp: - Nên set up xong trước khi chương trình diễn ra 1 tiếng đề phòng những thiếu sót trong quá trình set up còn có thể sữa chữa. 24 - Phân công công việc cụ thể, thường xuyên kiểm tra tiến độ công việc của từng thành viên - Hậu cần nên liệt kê danh sách những thứ cần thiết phải sử dụng, phải có. Trong buổi set up sân khấu/ nơi diễn ra event phải có danh sách này và kiểm tra vật dụng để đảm bảo không thiếu sót. - Họp bàn kĩ lưỡng, giữa team ý tưởng và team set up để không xảy ra trường hợp set up không đúng với ý tưởng đưa ra. - Nên có các thiết bị phòng cháy chữa cháy, đối với các chương trình lớn và quan trọng nên chuẩn bị thêm máy phát điện đề phòng trường hợp mất điện không được báo trước - Thử trước âm thanh và ánh sáng trước chương trình vài tiếng, và thường xuyên kiểm tra sau đó, chuẩn bị pin dự phòng cho mic đầy đủ, có mic thay thế. - Có đội ngũ tiếp tân và bảo vệ để phân bố chỗ ngồi cho người tham gia cũng như đảm bảo cho chương trình diễn ra 1 cách thuận tiện nhất, đề phòng ẩu đã. Đảm bảo training kỹ cho đội tiếp tân và bảo vệ để có đủ khả năng xử lý tình huống bất ngờ xảy ra. - Trong trường hợp số lượng người tham dự vượt khá xa số lượng cung ứng chỗ ngồi của địa điểm tổ chức, cần chuẩn bị những phương án sắp xếp hợp lý về chỗ ngồi khi có sự tăng nhẹ về số lượng người tham gia, như vị trí đứng, vị trí có thể sắp xếp thêm ghế xếp vì đây là chương trình không cần đăng ký tham dự…. Ngoài ra để phòng ngừa trường hợp này, phải liên hệ chặt chẽ với bộ phận truyền thông để nắm rõ số lượng người tham dự một cách chính xác nhất có thể. Trong tình huống xấu nhất: Số lượng đông hơn sự chuẩn bị về chỗ ngồi dự kiến, liên hệ với bộ phận PR để giàn xếp cũng như là xin lỗi các bạn đến nhưng không tham gia được chương trình. Phải có sự chuẩn bị kỹ lượng nếu không chương trình sẽ bị thành kiến rất lớn từ phía những người không được tham gia. Một cách khác là có thể thay thế phương án không cần đăng ký tham dự thành có đăng ký tham dự để kiểm soát số lượng dễ dàng hơn. - Để tránh trường hợp khán giả bỏ về giữa chương trình, phải đảm bảo nội dung chương trình tốt – phù hợp nhu cầu người xem, đồng thời thiết kế kết cấu chương trình sao cho các điểm nhấn trong toàn bộ chương trình không tập trung vào 1 điểm mà dàn trải ra xuyên suốt chương trình để giữ lửa cho toàn bộ event. 2. Rủi ro không thể phòng tránh : Mặc dù TTVĐ 2010 chưa gặp rủi ro sau đây nhưng cũng nên có kế hoạch phòng tránh. - Thời tiết quá xấu không thể tổ chức chương trình ở ngoài trời ( mưa quá lớn, ngập tức thời ) hoặc trời đang nắng lớn bỗng chuyển mưa đột ngột - Khu vực tổ chức bị cắt điện vào khoảng thời gian tổ chức hoạt động - Điện chập chờn làm hư hỏng thiết bị âm thanh ngay giữa chương trình - Khách mời không thể đến chương trình hoặc khách mời trao đổi quá mức thời gian dự kiến Giải pháp hạn chế thiệt hại: - Event diễn ra ngoài trời phải xem xét thời tiết để chuẩn bị các công cụ che chắn hoặc có kế hoạch dự trù thời tiết xấu. Trong trường hợp thiên tai nặng thì có thể phải dời ngày tổ chức để đảm bảo an toàn. 25 - Trong buổi tổng duyệt phải kiểm tra hệ thống điện tại nơi diễn ra chương trình. Quan sát xem nơi đó có thường xuyên diễn ra cúp điện hay không để có biện pháp ứng biến phù hợp. Nếu chương trình quan trọng và lớn thì có thể chuẩn bị máy phát điện để dự phòng. - Khách mời đến trễ/ không đến thì phải tuỳ cơ ứng biến. Tuỳ kết cấu chương trình mà người dẫn chương trình phải tìm tiết mục như game, giao lưu khán giả để chờ đợi, hoặc thay đổi cấu trúc tiết mục chương trình sao cho phù hợp. - Để tránh diễn giả nói quá nhiều thì phải có buổi chạy thử trước khi chương trình diễn ra. Ngoài ra trong khán phòng nên có người quản lý thời gian hoặc đồng hồ đếm giờ (nếu có) để nhắc nhở diễn giả. Trong trường hợp đã “bị cháy kịch bản” thì linh hoạt đẩy nhanh tiến độ các phần hoặc cắt các phần nhỏ không quan trọng như văn nghệ, giảm thời gian giải lao, v.v… III. BÀI HỌC CHUNG: 1. Tuỳ loại event sẽ có rủi ro khác nhau  hướng giải quyết khác nhau 2. Từng bước thực hiện đều có rủi ro tiềm ẩn  trong quá trình lên kế hoạch phải dự phòng để tránh hoặc có biện pháp giảm thiệt hại khi xảy ra 3. Luôn luôn tồn tại rủi ro dù đã có dự tính. Làm event là “làm việc với rủi ro”  điều quan trọng khi làm event là phải làm việc có kế hoạch rõ ràng, bình tĩnh, linh hoạt xử lý tình huống + rút kinh nghiệm qua mỗi lần làm để không mắc sai lầm tương tự.