Tiểu luận Rủi ro trong đàm phán hợp đồng ngoại thương tại công ty cổ phần nông sản xuất khẩu Cần Thơ

Lời mở đầu Bước sang thế kỷ 21, nền kinh tế toàn cầu đang càng chuyển dần qua nền kinh tế thị trường đầy cơ hội và cạm bẫy, thách thức. Nhiều công ty đã gặt gái dược những thành tích to lớn và trở nên hùng mạnh đồng thơì cũng có khá nhiều công ty rơi vào khủng hoảng nặng nề có thể dẫn tới sụp đổ hoàn toàn. Nền kinh tế ngày càng phát triển nóng bỏng, nhiều rủi ro, thách thức (trong nội bộ công ty, trong tài chính, môi trường kinh doanh…) hơn. Để có thể dứng vững trong nền kinh tế hội nhập nóng bỏng này cần phải trang bị cho bản thân dầy đủ kiến thức và đủ tài năng để phòng ngừa và hạn chế, khắc phục rủi ro và có thể “ lật ngược tình thế” biến thủ thành công, biến bại thành thắng, biến thách thức thành cơ hội mang lại hiệu quả cho công ty trong tương lai. Với xu thế hội nhập sâu rộng như ngày nay việc quan hệ hợp tác giữa các quốc gia là vấn đề cần thiết và quan trọng, vì thế xuất nhập khẩu trở thành một hoạt động không thể thiếu trong nền kinh tế mỗi nước. Nó góp phần vào sự phát triển, đẩy mạnh sự trong đôi và giúp cân bằng nhu cầu giữa các nước. Tuy nhiên việc kinh doanh xuất nhập khẩu là một khâu có tỉ lệ rủi ro cao, nhất là ở các nước đang phát triển. Các rủi ro trong kinh doanh xuất nhập khẩu là các rủi ro trong đàm phán, trong soạn thảo và trong quá trình thực hiện hợp đồng (vận chuyển, thanh toán…). Để tránh những rủi ro và tổn thất đồng thời mang lại lợi ích trong kinh doanh thì cần có sự chuẩn bị kĩ lưỡng khi bước vào đàm phán hợp đồng ngoại thương. Từ những vấn đề trên, nhóm chúng tôi tiến hành nghiên cứu đề tài: “ Rủi ro trong đàm phán hợp đồng ngoại thương” để tìm hiểu và học hỏi về các rủi ro trong đàm phán và biện pháp phòng ngừa, khắc phục rủi ro. Qua đó rút ra được kinh nghiệm cho mình giúp ích cho kinh doanh sau này. Tiểu luận gồm: 3 chương Chương 1: Sơ Lược Những Vấn Đề Chung Của Công Ty Cổ Phần Nông Sản Thực Phẩm Xuất Khẩu Thành Phố Cần Thơ Chương 2: Các Rủi Ro Và Biện Pháp Để Giảm Thiểu Các Rủi Ro Trong Quá Trình Đàm Phán Hợp Đồng Ngoại Thương Chương 3: Những Rủi Ro Và Giải Pháp Giảm Thiểu Rủi Ro Của Công Ty Cổ Phần Nông Sản Thực Phẩm Xuất Khẩu Thành Phố Cần Thơ Trong Quá Trình Đàm Phán Chúng tôi đã nổ lực, cố gắng nghiên cứu, tham khảo tài liệu…nhưng thời gian có hạn, môn học còn mới mẽ, kiến thức còn non kém nên khó tránh được những sai sót. Rất mong cô và các bạn đóng góp ý kiến để đề tài tiểu luận của chúng tôi được hoàn chỉnh hơn. CHƯƠNG I: SƠ LƯỢC NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU THÀNH PHỐ CẦN THƠ I. Những vấn đề chung: 1. Tên công ty cổ phần - Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU THÀNH PHỐ CẦN THƠ - Tên tiếng Anh : CANTHO AGRICULTURAL PRODUCTS AND FOODSTUFF EXPORT JOINT STOCK COMPANY - Tên viết tắt : APF - Tên giao dịch : MEKONIMEX / NS. - Trụ sở chính : 152-154 Trần Hưng Đạo, Quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. - Số điện thoại : 0710.835543 – 0710.835544. - Số fax : 0710.832060. - Email : mekonimex/ns @ hcm.vnn.vn - Vốn điều lệ : 150.000.000.000 đồng 2. Ngành nghề kinh doanh: - Xuất khẩu : nông sản, lương thực, thực phẩm và rau quả chế biến . - Nhập khẩu : Phân bón, hóa chất, nguyên liệu, máy móc thiết bị phụ tùng phục vụ công nông nghiệp. Phương tiện giao thông chuyên chở lương thực. Hàng tiêu dùng thiết yếu. - Kinh doanh: lương thực, thực phẩm, vật tư nông nghiệp, xăng dầu. - Xay xát và chế biến gạo. - Nuôi trồng và chế biến nông - thủy sản. - Chế biến thứ ăn cho nuôi trồng thủy sản, gia súc gia cầm. - Đầu tư tài chính và dịch vụ cho thuê kho. - Làm đại lý ký gởi hàng hóa xuất nhập khẩu. - Sản xuất, kinh doanh bao bì carton và giấy xeo. II. ĐỊNH HƯỚNG CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU THÀNH PHỐ CẦN THƠ 1. Chiến lược phát triển của Công ty Cổ phần trong thời gian tới 1.1 Phương hướng: Tập trung mọi nguồn lực để đẩy mạnh tiêu thụ các mặt hàng nông sản chế biến, phấn đấu nâng số lượng, kim ngạch xuất khẩu, doanh thu và lợi nhuận sau thuế lên 03 lần vào năm 2010. Mở rộng phạm vi hoạt động sang lĩnh vực dịch vụ & đầu tư tài chính, năm 2009 sẽ thí điểm đầu tư vào vùng nguyên liệu lúa chất lượng cao, trái cây đặc sản 23 theo quy hoạch của TP. Cần Thơ. Đến năm 2012 trở thành một trong những công ty hàng đầu về nông sản & dịch vụ của Đồng Bằng sông Cửu Long. Năm 2009 – 2010 vận động các doanh nghiệp cùng ngành xây dựng mối liên kết ngành hàng để tạo sức mạnh về quy mô vốn, công nghệ chế biến, thông tin, năng lực quản trị doanh nghiệp, nguồn cung ứng nguyên liệu và thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài khi họ xâm nhập thị trường Việt Nam. Năm 2009 xây dựng thương hiệu mặt hàng gạo tiêu thụ thị trường trong nước. Tổ chức mạng lưới cửa hàng, đại lý bán gạo và các sản phẩm được chế biến từ gạo tại Cần Thơ và các Tỉnh Miền Đông Nam Bộ. Năm 2010 là công ty đại chúng và niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán. 1.2. Kế Hoạch Sản Xuất Kinh Doanh Của Công Ty 1.2.1. Chiến Lược Phát Triển: Mục tiêu của Công Ty: trở thành một trong những công ty xuất nhập khẩu lớn, tham gia nhiều hơn vào thị trường thế giới. Các định hướng cụ thể: Mở rộng, triển khai kế hoạch sản xuất kinh doanh mặt hàng nông sản ( chủ lực là hàng gạo) trong những năm tiếp theo. Đẩy mạnh hoạt động kinh doanh xuất khẩu gạo với qui mô lớn theo nhu cầu của thị trường. Nâng cao khả năng tài chính và năng lực quản lý của công ty. Phấn đấu tăng doanh thu từ 10-15% / năm, tăng lợi nhuận sau thuế trên vốn điều lệ đến 10%-15%/ năm. 2. Biện Pháp Thực Hiện: Mặt hàng kinh doanh chính của công ty (Chỉ tính trên cơ sở mặt hàng công ty đang kinh doanh Dự kiến sản lượng tăng mỗi năm từ 15% -> 20%. Đơn giá gạo xuất khẩu bình quân năm 2008: 500 – 600 USD/tấn. Từ năm 2009 – 2012: 450 – 500 USD/ tấn Thị Trường Tiêu Thụ Của Công Ty: Thị trường xuất khẩu: Thị trường chính của công ty vẫn là các nước Châu Á và tìm thị trường mới tại một số nước Châu Phi và Châu Âu. Thị trường tiêu thụ nội địa: Chọn loại gạo thơm Jasmin, một bụi, tài nguyên và một số loại đặc sản khác bán sĩ cho các đại lý tại TP Hồ chí Minh, hoặc thông qua mạng lưới bán lẻ của công ty sẽ được hình thành trong năm 2009 – 2010 và phân phối thông qua hệ thống siêu thị. Bộ phận marketing thâm nhập vào các lâm trường ở Miền Đông và Miền Trung, đơn vị quân đội, các trường huấn luyện quân sự để bán gạo và các nông phẩm khác. Đây là thị trường mới bắt đầu xâm nhập, hiện có rất nhiều đối thủ nên bộ phận Marketing sẽ được lập ra cần phải có nhân lực giỏi về chuyên môn, khéo trong quan hệ giao dịch. Liên kết với hộ nông dân hoặc hợp tác xã nông nghiệp và hợp đồng với trung tâm giống, khoa nông nghiệp Trường đại học Cần Thơ để tư vấn về kỹ thuật và chọn giống phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng tại Cần Thơ và các địa phương khác. Hướng tới việc xây dựng thương hiệu gạo của công ty. Liên kết với các nhà vườn ở Huyện Phong Điền và Cái Răng để tiêu thụ các loại trái cây đặc sản. Sang năm 2009 khi hình thành chợ nông sản ở khu vực Quận Ninh Kiều hoặc Cái Răng (gần Chợ nổi Cái Răng, Phong Điền ). Công ty sẽ tham gia trực tiếp hoặc góp vốn. 3. Dự kiến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở các định hướng chiến lược và kế hoạch phát triển, Công ty dự kiến kết quả hoạt động 3 năm tới như sau: Đơn vị tính: đồng III. MỘT SỐ NHÂN TỐ RỦI RO 1. Rủi ro kinh tế Tốc độ tăng trưởng kinh tế của Việt Nam trong những năm qua luôn ổn định, với chính sách và quyết tâm cải cách nền kinh tế của Chính Phủ, các chuyên gia kinh tế thế giới đánh giá tốc độ tăng trưởng kinh tế trong những năm tới của Việt Nam trong những năm tới vẫn còn được duy trì ở mức khá. Tuy nhiên, cùng với việc gia nhập WTO, công ty đứng trước nhiều cơ hội kinh doanh và thử thách với yêu cầu phải cải tổ và mở rộng sản xuất, tầm nhìn để có thể đứng vững trong quá trình hội nhập. Do vậy, rủi ro kinh tế cũng là một yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của Công ty. 2. Rủi ro về luật pháp: Sự can thiệp sâu của Chính Phủ đối với mặt hàng lương thực vì Việt Nam là nước lương thực với trên 70% dân số là nông dân làm ảnh hưởng nhất định đến tính chủ động của doanh nghiệp trong thực hiện sản xuất kinh doanh. Phần lớn các doanh nghiệp xuất khẩu lương thực Việt Nam chỉ tập trung vào hoạt động xuất khẩu mà không đẩy mạnh hoạt động kinh doanh nội địa dù thị trường tiêu thụ lúa gạo Việt Nam với dân số 80 triệu dân. Do đa phần các doanh nghiệp gạo là doanh nghiệp nhà nước (vì yêu cầu vốn lớn) nên phải chấp hành nghiêm chỉnh các qui định về thuế, trong khi tiêu thụ gạo nội địa phải chịu thuế VAT 5% dẫn đến không cạnh tranh lại các doanh nghiệp tư nhân trong nước vốn ‘mềm dẻo’ trong thực hiện chính sách thuế. 3. Rủi ro cạnh tranh: Xu hướng thương mại hóa toàn cầu với các mặt tích cực và tiêu cực sẽ tiếp tục diễn biến thông qua sự hợp tác- đấu tranh giữa các đối tác. Với diễn biến này tạo thuận lợi cho việc mở rộng thị trường, tiêu thụ hàng hóa với thuế suất thấp, không bị hàng rào phi thuế quan ngăn cản. Nhưng đồng thời phải đối mặt với sự cạnh tranh không bình đẳng đối với mặt hàng nông sản do chính sách trợ giá từ Chính Phủ các nước phát triển. 4. Rủi ro thị trường: Thị trường lương thực thế giới có nhiều biến động theo quy luật cung cầu , đồng thời bản thân các mặt hàng lương thực cũng có độ rủi ro cao do phụ thuộc nhiều vào yếu tố tự nhiên làm cho giá thành không ổn định. Trên thực tế giá thành sản xuất lúa gạo Việt Nam ngày càng tăng cao ảnh hưởng đến việc tiêu thụ cũng là rủi ro lớn cho Công ty trong hoạt động kinh doanh lương thực. 5. Rủi ro khác: Hoạt động kinh doanh của Công ty có thể chịu ảnh hưởng bởi những rủi ro khác như rủi ro do biến động giá cả. Sự ảnh hưởng những biến động chính trị, xã hội trên thế giới như chiến tranh, thiên tai, bệnh dịch….làm các khách hàng truyền thống bị giảm sút và các thị trường tiềm năng mất ổn định. Những rủi ro này có thể sẽ có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của Công ty. CHƯƠNG II: CÁC RỦI ROVÀ BIỆN PHÁP ĐỂ GIẢM THIỂU CÁC RỦI RO TRONG QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG 1. Các giai đoạn đàm phán: Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn đàm phán Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn kết thúc Giai đoạn rút kinh nghiệm Các rủi ro trong đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế Đàm phán hợp đồng thương mại quốc tế được đánh giá là phức tạp hơn nhiều so với đàm phán thương mại trong nước. Jeswald W. Salacuse thuộc Đại học Harvard (Mỹ) trong tác phẩm "Making deals in strange places- a beginner's guide to international business negotiations" (Giao dịch nơi xứ lạ- Hướng dẫn những người mới bước vào đàm phán kinh doanh quốc tế) đã chỉ ra rằng "mọi cuộc đàm phán thương mại quốc tế đều bị cản trở bởi 6 yếu tố chung” vốn được coi là những rào cản đặc thù trong hoạt động đàm phán thương mại quốc tế. Đó là: 1.1. Khó khăn về môi trường đàm phán Cản trở đầu tiên là môi trường đàm phán, trong đó bao gồm các yếu tố: địa điểm, thời gian, ngôn ngữ (có lời và không lời), con người và các sự kiện xung quanh. Trong thương mại quốc tế, hai doanh nghiệp tại hai nước thường có trụ sở xa nhau. Thường thì với các hợp đồng lớn, một trong hai bên sẽ phải đến nước bên kia để đàm phán. Lúc này, các yếu tố như khoảng cách địa lý, khí hậu, các điều kiện sinh hoạt thay đổi ở một môi trường xa lạ có thể tạo ra những áp lực và ức chế đối với những nhà đàm phán phải đi xa và có thể làm giảm hiệu quả đàm phán. Ngày nay, rào cản này đang được dần hạn chế với các phương tiện thực hiện đàm phán hiện đại như qua họp cầu truyền hình (video-conferencing). 1.2. Rào cản văn hoá Văn hoá là một khái niệm lớn bao trùm lên tất cả các vấn đề trong cuộc sống con người. Kể cả trong thương mại, khi mục tiêu chính là lợi nhuận, văn hoá vẫn có ảnh hưởng rất lớn, vì xét cho cùng, thương mại hay đàm phán cũng đều là sự giao tiếp giữa người và người. Do các bên đàm phán thường đến từ các nền văn hoá khác nhau nên cách thức tổ chức đàm phán, thẩm quyền của nhà đàm phán, nhu cầu xây dựng mối quan hệ và tốc độ đàm phán… cũng sẽ khác nhau. Để vượt qua được rào cản này, các bên đàm phán phải chủ động tìm hiểu văn hoá của nhau để giải mã được các hành động của đối phương, có các cách ứng xử phù hợp, tránh những điều cấm kị của các nền văn hoá và điều chỉnh để có những nền tảng chung trước khi bước vào đàm phán. 1.3. Rào cản từ các hệ thống luật lệ và chính quyền Khi tham gia vào thương mại quốc tế, công ty phải làm việc với nhiều loại luật và hệ thống chính trị khác nhau. Điều này buộc các bên đàm phán phải có các chuyên gia hiểu rõ luật quốc gia và quốc tế về lĩnh vực đàm phán và thể chế chính trị của các bên, từ đó quy định rõ các điều khoản về trọng tài thương mại quốc tế, lựa chọn luật điều chỉnh, quy định nghĩa vụ nộp thuế... 1.4. Rào cản từ các hệ tư tưởng Các nhà đàm phán thương mại quốc tế cũng phải đối diện với những đối tác theo những chính kiến tư tưởng khác nhau, nhiều khi đối lập gay gắt với hệ tư tưởng của họ, ví dụ như các bên đàm phán từ các nước xã hội chủ nghĩa và tư bản chủ nghĩa. Sự xung đột này yêu cầu nhà đàm phán phải tìm cách giới hạn các đề nghị trong các khu vực tư tưởng quen thuộc hay ít nhất là chấp nhận được đối với phía bên kia, đồng thời tìm ra những phương thức giao tiếp trung hoà giữa hai bên. Có vậy, cuộc đàm phán mới hy vọng thành công. 1.5. Rào cản từ truyền thống quan liêu ở các quốc gia Là một nhà đàm phán quốc tế, ta phải biết cách ứng phó với các cơ quan trong và ngoài nước. Các chính phủ không chỉ đặt ra quy định về tổ chức hoạt động của các cơ quan nhà nước mà còn tham gia vào các công ty thuộc mọi loại hình kinh doanh. Do đó, các thương vụ thương mại quốc tế giữa hai công ty của hai nước đôi khi phải tuân theo các cơ chế quan liêu của chính phủ cả hai nước, gây nhiều thủ tục phiền nhiễu trong quá trình đàm phán. 1.6. Rào cản từ các hệ thống tiền tệ Trên thực tế, sự tồn tại của nhiều hệ thống tiền tệ đã gây ra hai trở ngại cơ bản trong đàm phán thương mại quốc tế. Thứ nhất, giữa khoảng thời gian ký kết một hợp đồng và thời gian thanh toán, giá trị của đồng tiền thanh toán có thể tăng hoặc giảm, tạo ra khoản lỗ không tính trước cho một bên và đem lại cho bên kia một món lời tương ứng. Vấn đề thứ hai là các biện pháp kiểm soát ngoại hối của các chính phủ bất ngờ có thể tác động nghiêm trọng đến lợi nhuận của các bên. III. Các Biện Pháp để giảm thiểu các rủi ro Do đặc điểm của đàm phán vừa là một khoa học vừa là một nghệ thuật nên để đàm phán thành công phải kết hợp được giữa việc xây dựng một chiến lược đàm phán công phu và việc sử dụng các kỹ năng đàm phán nhuần nhuyễn, chuyên nghiệp. Các giải pháp này sẽ được trình bày trong ba giai đoạn: (1): Giai đoạn chuẩn bị cho đàm phán, (2):Giai đoạn đàm phán, (3): Giai đoạn kết thúc đàm phán. 1. Giai đoạn chuẩn bị Có câu danh ngôn nói rằng “Không chuẩn bị có nghĩa là chuẩn bị cho thất bại”. Những nhà đàm phán có kinh nghiệm cho rằng thành công của đàm phán phụ thuộc 80% vào khâu chuẩn bị. Giai đoạn này bao gồm rất nhiều việc trong đó, những điều cần chuẩn bị nhất là mục tiêu đàm phán, thông tin về đối tác và các phương án đàm phán. Kỹ thuật chuẩn bị tốt sẽ giúp thu thập được đủ thông tin cần thiết mà không lan man, tốn thời gian. 1.1. Xác định mục tiêu, chiến lược, chiến thuật Bước đầu tiên trong quá trình chuẩn bị là xây dựng mục tiêu đàm phán. Đây là bước quan trọng nhất vì nó sẽ là tiêu chí so sánh với kết quả đạt được sau đàm phán để xác định hiệu quả đàm phán và hơn nữa, “chạy có ích gì nếu như không ở đúng con đường mà ta cần đi” (Ngạn ngữ Đức). Đàm phán theo các mục tiêu và trong một khung theo kế hoạch giúp cho các nhà đàm phán chủ động hơn trong việc quyết định và nhượng bộ, tiết kiệm thời gian và ngăn chặn việc ký kết những hợp đồng bất cẩn. Mục tiêu đàm phán tốt phải là mục tiêu chính xác, chi tiết và thực tế. Muốn vậy, ta cần phân biệt điều mình muốn và điều mình cần, xác định những hạn chế của mình, dự đoán các mức mà đối phương có thể chấp nhận được. Sau khi xác định được các lợi ích cần đạt được, phải đặt thứ tự ưu tiên cho chúng, việc này sẽ giúp quá trình đàm phán có định hướng và tập trung hơn. Các mục tiêu cũng cần được chi tiết hoá thành các giới hạn cụ thể như mức giá lý tưởng, mức giá tối thiểu (nếu là người bán) và mức giá tối đa (nếu là người mua) hay các điểm giới hạn (bottom-line). Sau mục tiêu là đến việc xác định chiến lược đàm phán tức là lộ trình, đường đi nước bước của mình trong cuộc đàm phán để đạt được mục tiêu. Chiến lược bao gồm các chiến thuật đàm phán là những hành động, cách ứng phó của ta trong các phương án đàm phán, giúp ta thoát khỏi thế khó hoặc tránh những xung đột và bất lợi. Ví dụ như chiến thuật tạm nghỉ là một chiến thuật quan trọng giúp ta giữ được vẻ bình tĩnh, lấy lại được tinh thần, giảm nhịp độ đàm phán nếu ta thấy khó theo kịp đối tác. 1.2. Chuẩn bị về không gian Trước khi đàm phán chính thức, hai bên cũng cần đàm phán lựa chọn địa điểm. Tuỳ tính chất của đàm phán và tương quan giữa các bên, có thể chọn địa điểm tại doanh nghiệp mình, tại doanh nghiệp đối tác hay một địa điểm trung lập. Nếu đàm phán ở nơi trung lập hoặc địa điểm của đối tác, ta cần chú ý hơn đến chuẩn bị các phương tiện, thông tin sẵn có theo mình. Dù đàm phán ở địa điểm nào cũng nên thoả mãn các tiêu chí sau: Là nơi ta cảm thấy thoải mái cả về tinh thần và thể chất Nơi ta có thể nghe rõ, lời nói không bị ngắt quãng Có đủ các phương tiện ta cần như bàn ghế, thiết bị nghe nhìn… Riêng biệt và an toàn Nơi đó gần với nơi ở của ta Vị trí ngồi của nhà đàm phán: Hầu hết các cuộc đàm phán sẽ chấp nhận cách sắp xếp các thành viên ngồi đối diện nhau, thường trong một chiếc bàn chữ nhật nhưng cũng có thể bàn tròn và thành viên hai bên cũng có thể ngồi cạnh nhau. Nên đảm bảo là nhà đàm phán chính ngồi gần những thành viên nhóm mình để thảo luận và có thể giao tiếp bằng mắt với các nhân vật chủ chốt bên mình và bên đối tác. 1.3. Chuẩn bị về thời gian, chương trình nghị sự của cuộc đàm phán Các cuộc đàm phán tương đối lớn sẽ có lịch làm việc hay chương trình nghị sự, thường được bên có địa điểm chuẩn bị và bên kia thông qua. Các lịch làm việc này nên được sắp xếp khoa học, chi tiết để giảm được những phát sinh bất ngờ trong quá trình thương lượng, tạo hiệu quả nhất cho các bên. Ngoài ra, nhà đàm phán nên lưu ý việc đến buổi đàm phán đúng giờ vì đây là cử chỉ đầu tiên tạo ra không khí đàm phán tích cực. 1.4. Chuẩn bị đội ngũ tham gia đàm phán Đây là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của các cuộc đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng. Các thương vụ thương mại quốc tế lớn thường do các đoàn đàm phán đảm nhiệm gồm trưởng đoàn đàm phán, các cán bộ kinh doanh và cán bộ kỹ thuật. Các thành viên này sẽ phụ trách từng mảng để đoàn tập hợp được đầy đủ các yếu tố: trình độ chuyên môn về ngành sản phẩm, các kiến thức về xuất nhập khẩu, ngoại ngữ, kỹ năng giao tiếp, kinh nghiệm đàm phán thương mại quốc tế. Việc lựa chọn nhân sự đàm phán này cần đảm bảo một số yếu tố: Đủ người nhưng không quá đông để giảm thiểu chi phí Có một sự kết hợp cân bằng giữa kỹ năng và kinh nghiệm Có phân công nhiệm cụ thể cho từng người (Một người “gai góc” chuyên bình luận gay gắt những gì đối phương nói và làm, một người “dễ thương” luôn thúc đẩy thảo luận và nhìn nhận quan điểm của đối phương) Gồm những thành viên đoàn kết và tin cậy lẫn nhau Tại nhiều cuộc đàm phán, các yếu tố trên được kết hợp trong một nhà đàm phán duy nhất là người có kiến thức tổng hợp, linh hoạt và nhiều kinh nghiệm trong đàm phán. 1.5. Chuẩn bị tài liệu Nếu đối phương đưa ra hợp đồng soạn trước, ta nên đọc và hiểu kỹ từng điều khoản này để đảm bảo khả năng thực hiện hợp đồng, hạn chế những bất lợi có thể có. Nếu không đồng ý với điều khoản nào, cần nêu lên để thương lượng cho đến khi đạt được sự thoả thuận chung cho cả hai bên. Tốt hơn, ta cũng nên thảo sẵn một hợp đồng tương đối chi tiết và chặt chẽ để có thể tự bảo vệ cho quyền lợi của mình, tránh rơi vào tình trạng lệ thuộc vào hợp đồng của đối tác. Ngoài ra, nhà đàm phán nên chuẩn bị tốt số liệu để minh hoạ, thuyết phục cho lập luận, chiến lược của mình trong đàm phán. 1.6. Chuẩn bị thông tin về đối tác Một bước không thể thiếu nữa là chuẩn bị các thông tin về đối tác. Ngoài những thông tin về luật pháp, tập quán, thị trường của đối tác nói chung, ta nên tìm hiểu thêm về phong cách và tình hình kinh doanh, quan hệ với ngân hàng, vị thế trên thị trường và quan hệ của đối tác với một số bạn hàng chính của họ, thêm vào đó là tên, tuổi, trình độ, uy tín, thẩm quyền quyết định của người trực tiếp đàm phán, mục tiêu của đối tác khi bước vào đàm phán và mong muốn tiềm ẩn của họ. Khi biết được những mục tiêu của đối phương thì nên so sánh với mục tiêu của ta để đưa đàm phán đến kết quả tích cực. Tóm lại, sự tự tin của những nhà đàm phán lão luyện không chỉ là một phong thái sẵn có mà nó còn là kết quả của một sự trau dồi và chuẩn bị chu đáo trước mỗi lần đàm phán. Do đó, việc nắm được kỹ thuật chuẩn bị hiệu quả trước khi đàm phán là một điều rất quan trọng. 2. Giai đoạn đàm phán Tạo một bầu không khí đàm phán tích cực ngay từ ban đầu rất quan trọng bởi 2 lý do cơ bản. Thứ nhất, nhiệm vụ cuả mở đầu là tiếp cận và tìm hiểu đối tác, tạo bầu không khí thuận lợi, tạo cho đối tác thái độ nhiệt tình và xây dựng khi thảo luận công việc trong quá trình đàm phán. Thứ hai, mở đầu đàm phán diễn đạt những nội dung sẽ được bàn tới trong cuộc đàm phán để đối tác có sự chuẩn bị trước. Đưa ra một gợi ý, một phương án giải quyết vấn đề để đối phương cân nhắc nhằm đi đến thoả thuận. Đề nghị cần được đưa ra vào thời điểm thích hợp, được trình bày ngắn gọn, rõ ràng và nên nhấn mạnh được thiện chí thoả thuận. Thời điểm thích hợp của việc đưa ra đề nghị phụ thuộc vào chiến lược mà ta chọn. Ta có thể chọn cách chủ động đặt vấn đề trước hoặc để đối phương đưa ra đề nghị trước. Để tiết kiệm thời gian, giành quyền chủ động trong hướng đàm phán và thu thập được những thông tin cần thiết cho mình, thì ta phải nắm được kỹ thuật đặt câu hỏi. Cần lựa chọn thời điểm đặt câu hỏi phù hợp, tránh cắt ngang lời nói của đối phương. Không nên đặt những câu hỏi không liên quan đến nội dung đàm phán hay liên quan đến thông tin bí mật. Khi đặt câu hỏi nên giải thích cho đối tác biết mục đích của việc đặt câu hỏi nếu có thể như khẳng định việc cung cấp thông tin là vì lợi ích hai bên, vì sự thành công của cuộcđàm phán. Có vậy, đối tác mới hứng thú cung cấp thông tin bổ ích cho ta. Nghe là một phương tiện hữu hiệu giúp ta thu thập thông tin từ phía đối tác đàm phán. Vận dụng kỹ thuật nghe tốt sẽ mang lại hai tác dụng. Thứ nhất, tạo cho đối tác cảm thấy mình được tôn trọng và ý kiến của họ có ý nghĩa đối với ta, tạo ra sự hứng khởi giúp họ trình bày vấn đề một cách mạch lạc hơn. Thứ hai, giúp ta nắm được và lưu giữ những thông tin cần thiết cho mục đích của mình. Khi nghe, ta phải hết sức tập trung để nắm được những điểm chính và phụ, tránh việc không hiểu vấn đề, dễ nản chí, cắt ngang lời đối tác, làm cản trở quá trình cung cấp thông tin từ họ. Ta nên để họ trình bày xong vấn đề rồi mới đưa ra chính kiến của mình. Ta cũng nên chú ý đến giọng nói của đối tác, sự thay đổi giọng điệu hay các điểm nhấn để phán đoán ý đồ và cảm hứng về vấn đề mà họ đang đưa ra, từ đó làm cơ sở cho ta ra quyết định. Ngập ngừng hay tạm nghỉ có thể do họ đang suy tính, lo âu hay không tự tin. Thế nên, hãy “lắng nghe” thực sự chứ không chỉ “nghe” đơn thuần. Bên cạnh kĩ năng lắng nghe hiệu quả, người đàm phán cần có “thái độ lắng nghe” tốt thông qua việc duy trì sự giao tiếp tốt bằng ánh mắt, nghiêng người về phía trước khi nói, làm cho đôi tác hiểu là ta đang nghe bằng cách gật đầu và có những thán từ thể hiện sự đồng ý. Phản ánh lại những gì ta đã nghe bằng cách phân tích nội dung của chúng và đặt những câu hỏi rõ ràng. Các câu hỏi thích hợp góp phần hỗ trợ quá trình lắng nghe của ta, nhưng không nên hỏi quá nhiều vì có thể phá “mạch” của người đang nói và có thể làm người ta có cảm giác là ta không lắng nghe. Những câu hỏi này nên là câu hỏi bỏ ngỏ hoặc câu hỏi thăm dò. Một câu hỏi thăm dò sẽ tạo điều kiện cho người nói tập trung hơn, hạn chế nói chung chung và tràn lan, cung cấp cho ta nhiều thông tin sát hơn. Được như vậy thì ta không những lắng nghe hiệu quả mà còn đáp lại hiệu quả. Đi đôi với việc đặt câu hỏi để thu thập thông tin thì ta cũng cần phải cung cấp thông tin cho đối tác bằng việc trả lời những câu hỏi của đối tác. Nội dung câu trả lời phụ thuộc nội dung câu hỏi của đối tác. Tuy nhiên, ta cần lưu ý một số nguyên tắc khi cung cấp thông tin là thông tin phải đảm bảo tính khách quan, chính xác, đầy đủ và kịp thời vì nếu thiếu những tính đó thì có thể gây khó khăn cho đối tác và hạn chế quá trình ra quyết định. Khi ta đã có câu trả lời cho đối tác thì cần bình tĩnh suy xét, sắp xếp câu trả lời sao cho logic, phù hợp với câu hỏi và với một dung lượng vừa đủ. Không bao giờ cung cấp thông tin thừa vì lợi thế nằm trong tay những người có thông tin. Để lập luận thành công, nhà đàm phán phải có sự tập trung cao độ, lòng kiên trì và sự hiểu biết kiến thức sâu sắc về vấn đề đang đàm phán cũng như tư duy logic và kỹ năng trình bày vần đề. Ngoài ra, cần chú ý một số điểm: Trình bày vấn đề một cách logic, chặt chẽ, trực quan, sử dụng các thuật ngữ rõ ràng, đơn giản, chính xác, minh hoạ bằng các mô hình, số liệu và biểu đồ sẽ tăng tính thuyết phục. Thông qua nghiên cứu đối tác, có phương pháp và nhịp độ lập luận phù hợp với đặc điểm và khí chất của họ. _ Có thái độ đúng mực với đối tác, tránh sự gò ép, áp đặt không cần thiết Căn cứ vào mục tiêu của lập luận, lập luận có hai loại phương pháp chính là phương pháp luận chứng minh và phương pháp luận bác bỏ. Để cuộc đàm phán không bị trì trệ, ách tắc trong những trường hợp bất đồng ý kiến giữa hai bên, ta nên biết một số kỹ thuật khai thông như: _ Sử dụng trí hài hước: Nhằm làm cho không khí đàm phán thoải mái, thân thiện hơn. _ Chuyển trọng tâm: Một vấn đề khá dài lại được trình bày vào lúc các bên đều đã căng thẳng, mệt mỏi là điều không nên, ta nên chuyển sang vấn đề nhẹ nhàng hơn, dễ thu hút sự quan tâm của đối tác hơn, hoặc khi cần thiết còn có thể nghỉ giải lao với tiệc trà hoặc cà phê,... _ Giải thích những điểm khó hiểu hoặc dễ nhầm lẫn để chắc chắn rằng đối tác đã hiểu những gì ta trình bày. _ Chia nhỏ vấn đề: Ta chia nhỏ vấn đề hóc búa mình đang gặp phải thành những vấn đề nhỏ hơn, ta sẽ có nhiều khả năng giải quyết từ tốn các vấn đề nhỏ dễ dàng hơn như bẻ gãy từng que đũa dễ hơn bẻ cả bó đũa. Thoả thuận từ những vấn đề nhỏ sẽ đi đến thoả thuận ở vấn đề lớn. _ Đi vòng: Khi một bế tắc đang cản trở cuộc đàm phán, ta có thể tạm thời để nó sang một bên, chuyển sang vấn đề khác rồi quay lại sau. Ta chỉ làm như vậy khi việc tiếp tục vấn đề này sẽ làm nguy hiểm cho cơ hội thoả hiệp. 3. Giai đoạn kết thúc đàm phán Trong các buổi đàm phán, thường có hai kỹ thuật kết thúc cơ bản sau: 4.1 Kết thúc đàm phán trực tiếp Sau khi thảo luận xong mọi vấn đề, ta sẽ kết lại bằng cách trình bày theo trình tự tất cả những nội dung đã được hai bên nhất trí. Sử dụng phương pháp này đòi hỏi ta phải trình bày kết luận một cách chính xác, đầy đủ, rõ ràng vì đây là cơ sở cho các bước ký hợp đồng tiếp theo. Chỉ nên dùng phương pháp này khi mọi vấn đề cần đàm phán đều đạt được sự thoả thuận từ hai phía. 4.2.Kết thúc đàm phán gián tiếp Phương pháp này được áp dụng khi cuộc đàm phán chưa đạt được một sự thoả thuận hoàn toàn mà chỉ ở một số vấn đề nhất định. Ta sẽ trình bàynhững vấn đề mà hai bên chưa đạt được thoả thuận và nguyên nhân của nó,sau đó chốt lại các vấn đề mà cả hai cùng nhất trí. Nếu có thể, ta trình bàyluôn những ý kiến, giải pháp về những vấn đề chưa đạt được thoả thuận, tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc đàm phán tiếp theo.Với một phong thái bình tĩnh, tự tin, rõ ràng, bằng những câu ngắn gọn, ta nhấn mạnh đây là đề nghị cuối cùng. Không nên dùng câu có kết thúc mởhay ướm hỏi. Có thể chọn cách khen ngợi đối phương, cảm ơn về những nỗlực, kiên trì, sự thông cảm mà họ đã giành cho ta. Cho dù theo kỹ thuật nào, khi kết thúc đàm phán, để ngăn chặn những cách hiểu khác nhau, ta nên giành thời gian tóm tắt các điều khoản thoả thuận, xem xét lại toàn bộ kết quả đàm phán. Việc thống nhất cách hiểu và thực hiện các điều khoản đàm phán chính là quá trình biến lời hứa thành cam kết nhằm tạo ra những ràng buộc trong thực hiện theo đúng như cách hiểu khi thoả thuận bằng một bản hợp đồng. Nấn ná thêm có thể dẫn đến việc suy nghĩ lại. Trên đây là một vài biện pháp chung trong đàm phán kí kết hợp đồngthương mại quốc tế, còn tuỳ từng đối tác, tình huống, mỗi nhà đám phán sẽ cần chuẩn bị thêm cho mình những giải pháp cụ thể hơn nhằm đạt được các mục tiêu đặt ra cho cuộc đàm phán. CHƯƠNG III: NHỮNG RỦI RO VÀ GIẢI PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NÔNG SẢN THỰC PHẨM XUẤT KHẨU THÀNH PHỐ CẦN THƠ TRONG QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN Như đã biết: Đàm phán là hành vi và quá trình, mà trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thương lượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng, để đi đén một thỏa thuận thống nhất. Đàm phán hợp đồng ngoại thương gồm nhiều giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn đàm phán Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng Giai đoạn rút kinh nghiệm Rủi ro có thể xuất hiện trong mọi giai đoạn của quá trình đàm phán. Nhưng qua điều tra một khâu yếu của công ty đó là không tốt khâu chuẩn bị trước khi đàm phán về thông tin, năng lực, thời gian, địa điểm, phương án, chiến lược…do thiếu thông tin, nguồn thông tin không đáng tin cậy hoặc có thong tin nhưng không xử lý được…đã làm cho các doanh nghiệp Việt Nam gặp nhiều rủi ro. Thiếu thông tin đã dẫn đến nhiều rủi ro, nhưng năng lực cán bộ đàm phán bị hạn chế còn đưa đến những rủi ro với mức độ tổn thất lớn hơn hiều. Trình độ hạn chế thể hiện ở nhiều. Trình độ hạn chế thể hiện ở nhiều mặt: yếu chuyên môn, ngoại ngữ, không có kiến thức về hàng hóa, hoặc khả năng giao tiếp yếu… Trong quá trình đàm phán với các đối tác nước ngoài, công ty xuất khẩu nông sản thực phẩm TP. Cần Thơ đã có một số rủi ro và qua đó chúng tôi đã có những biện pháp giảm thiểu các rủi ro đó như sau: 1.Chuyên môn yếu: Trong đàm phán, thì cán bộ đàm phán là quan trọng nhất, quyết định sự thành bại của toàn quá trình đàm phán. Nếu người cán bộ đàm phán không được trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn về ngoại thương thì sẽ gây rủi ro, tổn thất lớn. a.Tình huống công ty mắc phải: Không nắm rõ về đặc điểm hàng hóa,cấu trúc ngành nghề thuộc lĩnh vực kinh doanh nên không tận dụng được những ưu thế của hàng hóa trong quá trình định giá, ký kết hợp đồng. Kỹ năng, nghiệp vụ ngoại thương còn kém khiến cho việc sử dụng các điều khoản trong Incoterms 2000 không đạt hiệu quả cao nhất. Ví dụ 1: Tại công ty vào tháng 3/2007 do cán bộ đàm phán không nắm vững Incorterms 2000 nên khi đàm phán hợp đồng xuất khẩu 5.000 tấn gạo sang Mỹ đã chấp nhận điều kiện, đơn gía USD....MT FOB NEWYORK port ( Incorterms 2000). Vì viết sai địa điểm, thay vì viết là đơn gía USD....MT FOB TANCANG port lại viết là USD....MT FOB NEWYORK port nên hợp đồng đã không được Bộ Thương Mại cấp giấy phép xuất khẩu, phải chờ ký lại hợp đồng. Khi chờ hàng của công ty gởi qua nhưng bên mình lại chậm trễ nên đối tác phía Mỹ đã không mua hàng nữa, Công ty vừa mất một bạn hàng mà lại bị tổn thất nặng nề. b.Đề xuất giải pháp: Người đi đàm phán phải có kiến thức tốt, chuyên sâu về nghiệp vụ thương mại quốc tế. Nói cách khác, những ng ười đi đàm phán để ký kết hợp đồng thương mại quốc tế phải là các nhà chuyên nghiệp về lĩnh vực thương mại quốc tế cụ thể mà họ chuẩn bị đàm phán. Thông qua các khóa học nghiệp vụ giúp cho nhân viên cập nhật những kỹ năng mới. 2.Ngoại ngữ yếu: Đàm phán về hợp đồng thương mại quốc tế thông qua nhiều ngôn ngữ khác nhau như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nhật, tiếng Trung Quốc … tuỳ theo đối tác ký kết hợp đồng sử dụng loại ngôn ngữ nào.Vì vậy, các doanh nghiệp phải có khả năng ngoại ngữ tốt về lĩnh vực kinh doanh của mình để tạo nên thế mạnh cho doanh nghiệp hoạt động và phát triển trong thương trường quốc tế nói chung và trong đàm phán về hợp đồng thương mại quốc tế nói riêng. Sử dụng thành thạo ngoại ngữ trong đàm phán về hợp đồng thương mại quốc tế sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tự tin, chủ động, độc lập trong đàm phán mà còn tiết kiệm được chi phí (ví dụ chi phí thuê phiên dịch, chi phí dịch tài liệu liên quan đến hợp đồng…), giữ được bí mật nghề nghiệp, tạo sự nể trọng từ phía đối tác … và nhất là tránh được các lỗi trong nội dung hợp đồng do không biết ngoại ngữ nên không hiểu hết ý của đối tác. a. Tình huống công ty mắc phải: Đàm phán thông qua phiên dịch thì mọi vấn đề đều phụ thuộc vào người phiên dịch nên chỉ cần dịch sai hay không đúng ý thì đều gây rủi ro cho doanh nghiệp đặc biệt là khi doanh nghiệp ký những hợp đồng lớn, giá trị cao. Đàm phán trực tiếp không cần người phiên dịch thì rủi ro nổi bật nhất nằm ở những người tham gia quá trình đàm phán là đọc được tiếng anh nhưng nghe nói còn yếu nên khiến cho người đàm phán thiếu tự tin, mất thế chủ động, việc đàm phán không chính xác, làm cho cả mình và khách hàng khó trình bày, không chiếm được cảm tình, có khi mất cơ hội kinh doanh, vì không hiểu giữa hai bên. Đặc biệt với những khách hàng mới, chưa quen cách làm việc của nhau, rất hay xảy ra vướng mắc, tranh cãi, nhiều khi không đáng có, về các điều kiện: thanh toán, giao nhận hàng, thưởng phạt,…chỉ vì đôi bên không hiểu nhau. Ví dụ 2: Vào tháng8/2009 công ty bắt đầu đàm phán ký hợp đồng xuất khẩu 4.000 tấn gạo Nàng Thơm qua Nhật, công ty đã cử 2 đại diện qua Nhật Bản để tiến hành đàm phán, ngôn ngữ sử dụng ở đây là Tiếng Anh, phía Nhật Bản yêu cầu bên công ty xuất khẩu 4.000 tấn gạo Nàng Thơm nhưng tỉ lệ tấm chỉ là 3% nhưng 2 đại diện phía công ty nghe không rõ đã cho rằng tỉ lệ tấm là 5%, nên đến khi xuất hàng, bên Nhật Bản kiểm tra hàng hoá không giống như trong hợp đồng đã định nên Nhật Bản không nhận hàng và trả lại hàng cho công ty. b.Đề xuất các giải pháp giảm thiểu rủi ro: Nâng cao trình độ ngoại ngữ cho đội ngũ trực tiếp tham gia đàm phán hợp đồng ngoại thương thông qua các khóa đào tạo, huấn luyện. Cho nhân viên tiếp xúc với nhiều cuộc đàm phán ngoại thương để quen dần với việc sử dụng các từ ngữ chuyên môn hay cách thương lượng các điều khoản trong hợp đồng. 3.Thiếu thông tin: a. Tình huống công ty mắc phải: Không cập nhật những quy định luật pháp, chính sách mới (sự khác nhau giữa Incoterms 1990 với Incoterms 2000, hàng hóa đòi hỏi những giấy tờ chứng nhận ,quy cách chất lượng mới…) đã gây nên những tranh cãi không đáng có khiến cho cuộc đàm phán kéo dài tạo nên sự mệt mỏi của cả 2 bên. Ví dụ 3: Vào tháng1/2008 bên phía công ty cũng tiến hành xuất khẩu 5000 tấn gạo Nàng Thơm sang Ba Lan, trước khi bắt đầu tiến hành đàm phán công ty cũng tiến hành nghiên cứu nhưng không đủ khả năng nghiên cứu hết, khi xuất khẩu sang Ba Lan lại bị bên phía Ba Lan kiện công ty đã bán phá giá, cùng với tỉ lệ đạm, bột, thuốc bảo vệ thực vật không đúng tiêu chuẩn nên lô hàng đó khi xuất khẩu không những không thu được tiền mà còn bị phạt nặng. b.Đề xuất giải pháp: Nghiên cứu trước pháp luật của nước bạn hàng cũng như phong tục tập quán của họ thông qua cơ quan xúc tiến thương mại, những người đã từng đàm phán hay tìm kiếm trên các phương tiện thông tin đại chúng,hội chợ, triển lãm… là hết xức cần thiết. Sự hiểu biết này sẽ giảm thiểu được những sự bất đồng ý kiến và tiết kiệm thời gian đàm phán. Luôn cập nhất những chính sách mới để có thể chủ động trong quá trình đàm phán. 4.Nghệ thuật đàm phán, kỹ năng giao tiếp còn yếu: Trong đàm phán, nghệ thuật đàm phán chiếm vị trí đặc biệt quan trọng. Nếu cán bộ đàm phán không khéo léo, mềm dẻo thì dễ mất khách, hoặc là nếu cán bộ đàm phán không vững vàng thì rất dễ bị khách hàng ép ký những hợp đồng chứa đựng những điều khoản bất lợi. a. Tình huống công ty mắc phải: Tham dự đàm phán với thái độ cứng nhắc và những điều kiện trong hợp đồng gần như là bất di bất dịch, ngay cả với những điểm ít quan trọng có thể thỏa hiệp được. Họ luôn có thái độ e ngại khi phía đối tác nước ngoài đưa ra các yêu cầu mới. Điều này đã gây cho phía đối tác nước ngoài ấn tượng không tốt về tính chuyên nghiệp và khả năng thích ứng trong kinh doanh. Không chuẩn bị kỹ lưỡng các kịch bản đàm phán dự phòng nên dẫn đến đàm phán thường không hiệu quả. Ví dụ 4: Trong một lần công ty tiến hành đàm phán với Nhật Bản, chúng ta đã chuẩn bị rất kỹ về lô hàng hoá, rút kinh nghiệm với những lần đàm phán khác lần này phía đại diện của công ty khi ký hợp đồng với Nhật với một thái độ rất vui vẻ và nghĩ chắc mình sẽ thành công trong lần đàm phán này, lúc bắt đầu đàm phán bên phía công ty hay hỏi thăm về gia đình phía đối tác, đôi khi còn hay nói chuyện vui vẻ, cưòi nói to. Nhưng cuối cùng dù chuẩn bị rất kỹ lưỡng vẫn không thành công, phía Nhật Bản đã không muốn làm ăn với chúng ta. Lúc quay về nước, phía đại diện của công ty cứ suy nghĩ và tìm hiểu là vì những lí do trên, và biết do mình không tìm hiều văn hoá của đối tác, Nhật Bản họ rất nghiêm túc trong chuyện làm ăn, họ không muốn hỏi thăm chuyện gia đình trong cuộc đàm phán cùng với khả năng giao tiếp của công ty còn yếu kém. Ví dụ 5: Công ty tiến hành đàm phán xuất khẩu gạo sang Mỹ, do không chuẩn bị trước nên khi tiến hành đàm phán họ đã đặt cho phía công ty rất nhiều câu hỏi mà mình đã không chuẩn bị trước như giấy chứng nhận xuất xứ của mặt hàng lúa gạo Công ty đã có chưa, do ai cấp, phân bón để trồng lúa được nhập khẩu bởi công ty nước ngoài nào? Phía đại diện của công ty rất bất ngờ và lúng túng trong khâu trả lời nên phía Mỹ đã không đồng ý, đàm phán đã thất bại. b. Đề xuất giải pháp: Trong đàm phán cần linh hoạt trong việc tìm kiếm các giải pháp mới. Đừng quá tập trung vào vấn đề đang được đàm phán mà nên chú ý vào điểm quan trọng nhất của quá trình đàm phán là tạo dựng được một bầu không khí mang tính hợp tác, chia sẻ và cảm thông. Phải có một số buổi “đàm phán thử” nhằm tăng khả năng đàm phán và dự trù được những tình huống có thể xảy ra trong cuộc đàm phán. Kết bài Trong hoạt động kinh doanh XNK rủi ro có thể xuất hiện mọi lúc, mọi nơi, mọi khâu trong toàn bộ quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng. Rủi ro trong đàm phán có thể xảy ra ở tất cả các giai đoạn và để lại hậu quả hết sức nghiêm trọng. Để tránh được rủi ro đó cần có một sự chuẩn bị và nghiên cứu kỹ lường nhiều yếu tố trước khi đàm phán và rằng luyện các kỹ năng đàm phán và thương lượng. Một sự chuẩn bị tốt sẽ mang lại một kết quả tốt, một sự chuẩn bị tồi cũng sẽ có một kết quả tương tự. Trong quá trình đàm phán cần phải khéo léo và thông minh trong mọi tình huống để thống nhất quyền lợi đem lại lợi ích cho cả hai bên. Ngoài ra có rất nhiều rủi ro xung quanh công ty, là một nhà quản trị cần phải trang bị cho mình những kiến thức cần thiết về quản trị rủi ro và khủng hoảng, mang lại lợi ích cho bản thân và cho công ty