Tiểu luận Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Hoàng Dương

gian theo đề nghị của phòng Marketing, xây dựng và thực hiện quy trình xuất – nhập đảm bá xuất – nhập hàng hóa chính xác, thực hiện đúng yêu cầu của phong kế toán. - Phòng bán hàng: Thực hiện chức năng tổ chức hoạt động bán hàng trên các kênh phân phối, chăm sóc khách hàng, thu thập thông tin phản hồi của khách hàng. - Phòng Marketing: Có nhiệm vụ khuếch trương hình ảnh, thương hiệu sản phẩm, đề xuất triển khai các chương trình, hoạt động nhằm phát triển thương hiệu, hình ảnh của công ty, nghiên cứu, khảo sát thị trường, thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh để xây dựng các chương trình hỗ trợ bán hàng hiệu quả. - Phòng tài chính kế toán: Đóng vai trò quan trọng trong việc lập báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời có nhiệm vụ quản lý toàn bộ số vốn, tài sản, các khoản thu, chi của công ty, kiểm tra số liệu chứng từ làm căn cứ cho việc ghi chép sổ sách, báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính của công ty theo quy định của Bộ tài chính. 1.4. Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 1.4.1. Kết quả kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây (Xem bảng trang sau) 1.4.2. Tình hình tài chính của công ty. Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty là khá khả quan, thể hiện, kết quả kinh doanh năm 2007 tăng đáng kể so với năm 2006. Có được kết quả tốt như vậy là do thương hiệu của công ty trong những năm gần đây càng được thêm nhiều người biết đến. Hơn nữa, trong năm 2007, mặt hàng áo thun mùa hè- thu của công ty tiêu thụ khá mạnh so với thời điểm chủng loại hàng này bắt đầu được công ty đưa vào năm 2006. Năm 2008, các chỉ tiêu của công ty nhìn chung đều tăng so với 2007 nhưng chỉ với tỷ lệ thấp. Điều này cũng không đi ngược lại tình hình chung khi mà nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng đang chịu một sự khủng hoảng rất lớn. Bảng 1-1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2006-2008 ST T Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 2007 so 2006 2008 so 2007 Chênh lệch (+/-) % Chênh lệch (+/-) % 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 20,161,31 4 23,977,26 6 24,335,24 9 3,815,95 2 18.93% 357,983 1.49% 2 Các khoản giảm trừ doanh thu 1,950 2,040 2,350 90 4.62% 310 15.20% 3 Doanh thu thuần 20,159,36 4 23,975,22 6 24,332,89 9 3,815,86 2 18.93% 357,673 1.49% 4 Giá vốn hàng bán 15,702,35 8 18,292,67 9 18,433,50 0 2,590,32 1 16.50% 140,821 0.77% 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4,457,006 5,682,547 5,899,399 1,225,54 1 27.50% 216,852 3.82% 6 Doanh thu hoạt động tài chính 70,376 97,203 93,230 26,827 38.12% -3,973 -4.09% 7 Chi phí tài chính 85,224 76,203 77,304 -9,021 -10.59% 1,101 1.44% 8 Chi phí bán hàng 1,902,668 2,321,230 2,454,772 418,562 22.00% 133,542 5.75% 9 Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,012,115 1,023,335 1,047,225 11,220 1.11% 23,890 2.33% 10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1,527,375 2,358,982 2,413,328 831,607 54.45% 54,346 2.30% 11 Thu nhập khác 8,223 10,884 12,485 2,661 32.36% 1,601 14.71% 12 Chi phí khác 8,114 10,443 12,987 2,329 28.70% 2,544 24.36% 13 Lợi nhuận khác 109 441 -502 332 304.59 % -943 - 213.83% 14 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế 1,527,484 2,359,423 2,412,826 831,939 54.46% 53,403 2.26% 15 Thuế thu nhập doanh nghiệp 412,421 637,044 651,463 224,624 54.46% 14,419 2.26% 16 Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp 1,115,063 1,722,379 1,761,363 607,315 54.46% 38,984 2.26% PHẦN 2. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 2.1.1. Mô hình tổ chức Sơ đồ 2-1 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành kế toán - Kế toán trưởng: Là người phụ trách và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác kế toán của công ty, giám sát chỉ đạo về vấn đề tài chính, tổng hợp các báo cáo của kế toán viên và đưa lên báo cáo tài chính phản ánh toàn bộ quá trình hoạt động của công ty. - Thủ quỹ kiêm kế toán công nợ và ngân hàng: có nhiệm vụ: KẾ TOÁN TRƯỞNG THỦ QUỸ KIÊM KẾ TOÁN CÔNG NỢ, KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN THANH TOÁN, HÀNG HÓA, VẬT TƯ, GIÁ THÀNH, LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP KIÊM KẾ TOÁN TSCĐ +Quản lý quỹ tiền mặt, vào sổ kế toán hàng ngày. +Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền, theo dõi từng khoản nợ phải trả, nợ phải thu nhằm đôn đốc việc thanh toán kịp thời, chi tiết cho từng đối tượng nợ. - Kế toán thanh toán, vật tư, hàng hóa, giá thành, lương: Có nhiệm vụ: +Theo dõi tình hình tăng, giảm của vật tư, hàng hóa, căn cứ vào chứng từ nhập kho, xuất kho để vào sổ sách kế toán. +Tính và thanh toán các khoản tiền lương cho công nhân viên, kiểm tra và phân tích tình hình sử dụng quỹ tiền lương, quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn. +Tính giá thành thành phẩm theo đúng quy trình đã được quy định +Theo dõi và phản ánh tình hình tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, viết hóa đơn bán hàng, kiểm kê hàng hóa thanh toán với người mua, lập báo cáo tiêu thụ và xác định số thuế phải nộp của công ty. - Kế toán tổng hợp kiêm kế toán tài sản cố định: +Theo dõi biến động của tài sản cố định trong kỳ, lập kế hoạch trích khấu hao tài sản đồng thời theo dõi sự biến động về chi phí trong toàn công ty. Trong kỳ có những khoản chi phí phát sinh sẽ được tập hợp để có kết quả kinh doanh chính xác và tìm hướng giải quyết, điều chỉnh cho cân đối với doanh thu. +Kiểm tra các sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ thu thập số liệu tổng hợp của kế toán các phần hành để lập báo cáo kế toán, báo cáo thuế. 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty 2.2.1. Các chính sách kế toán chung. - Hiện nay công ty đang áp dụng chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. - Niên độ kế toán: Theo năm dương lịch bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm - Kỳ kế toán: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01 của tháng đến hết ngày cuối cùng của tháng. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong hạch toán: VNĐ - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp tính thuế GTGT: Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp kế toán HTK: + Phương pháp kế toán tổng hợp HTK: Theo phương pháp kê khai thường xuyên + Phương pháp kế toán chi tiết HTK: Áp dụng phương pháp thẻ song song. 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Các chứng từ tại công ty được tổ chức quản lý theo cách thức là người nào chịu trách nhiệm về phần hành nào thì sẽ có trách nhiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ vào các file liên quan. Các chứng từ trong 2 năm gần nhất được lưu tại phòng kế toán, số chứng từ cũ của các năm trước được lưu tại kho lưu trữ riêng của công ty theo quy định của chế độ hiện hành. 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành theo quyết định số 15/20006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Từ đó xây dựng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty. Các tài khoản được mở chi tiết tại công ty chủ yếu là TK 112, 211, 641, 642. Cụ thể: - TK 112 được mở chi tiết theo ngân hàng mà công ty mở tài khoản: + TK 11211: Tài khoản tiền gửi Việt Nam Đồng tại NH Đầu tư phát triền Việt Nam + TK 11213: Tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Sacombank + TK 11214: Tài khoản tiền gửi Việt Nam đồng tại ngân hàng Đông Á. + TK 11215: Tài khoản tiền gửi có kỳ hạn tại ngân hàng Đông Á. - TK 211 được mở chi tiết theo các loại TSCĐ + TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc: Tài khoản này dùng để theo dõi một sốTSCĐ sử dụng cho các cửa hàng như cửa kính, nội thất cửa hàng + TK 2112 – Máy móc, thiết bị: Tài khoản này dùng để theo dõi các TSCĐ dùng để sản xuất ra sản phẩm mẫu như máy dệt, máy may, máy linking. + TK 2114 – Thiết bị, dụng cụ quản lý: Tài khoản này dùng để theo dõi các TSCĐ phục vụ chủ yếu cho quản lý như điều hòa, máy tính. - TK 641 được chi tiết theo từng nhóm chi phí phục vụ cho hoạt động bán hàng + TK 6411: Chi phí thuê cửa hàng + TK 64111: Quỹ thúc đẩy doanh số bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản chi trả cho NVKD, được tính là 3% trên doanh số bán hàng. +TK 6412: Chi phí lương cứng nhân viên bán hàng +TK 6413: Chi phí giảm giá cho nhân viên bán hàng: Tài khoản này dùng để phản ánh lượng tiền giảm giá (20% giá niêm yết của sản phẩm) cho các nhân viên khi mua hàng tại các cửa hàng của công ty +TK 6414: Chi phí hoa hồng đại lý +TK 6415: Chi phí phục vụ cửa hàng: bao gồm các chi phí như nước lau sàn, nước lau kính, chổi, giấy vệ sinh… +TK 6416: Chi phí giảm giá, khuyến mại +TK 6417: Chi phí Marketing +TK 6418: Chi phí khác +TK 6419: Chi phí khấu hao TSCĐ - TK 642 được chi tiết theo từng nhóm chi phí phục vụ cho hoạt động quản lý +TK 6421: Chi phí lương nhân viên quản lý +TK 6422: Chi nghiên cứu phát triển sản phẩm: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc ra mẫu như chi phí mua vật liệu mẫu, mẫu màu hoặc sản phẩm mẫu tham khảo +TK 6423: Chi quảng cáo +TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ +TK 6425: Chi phí thuê văn phòng +TK 6426: Thưởng lễ tết, chế độ, hội họp +TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài +TK 6428: Chi phí bằng tiền khác +TK 6429: Chi công tác phí, tiếp khách 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung trên cơ sở sử dụng phần mềm kế toán Augges. Sơ đồ 2-2 QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC SỔ NKC Ghi chú: Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ kế toán: -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm : Nhập số liệu hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra Theo sơ đồ trên, hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT… hoặc các bảng tồng hợp chứng từ kế toán để xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Sau đó, theo quy trình đã được lập trình sẵn trong phần mềm, các thông tin sẽ tự động được nhập vào các sổ kế toán tổng hợp như Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng hoặc bất cứ thời điểm nào, kế toán muốn cộng sổ hoặc muốn biết số dư trên các tài khoản hoặc lập báo cáo tài chính, chỉ cần một cái nhấp chuột là có kế toán có thể có được các dữ liệu cần thiết. Sự đối chiếu giữa các sổ tổng hợp và các sổ chi tiết được thực hiện một cách tự động do vậy đảm bảo tính chính xác rất cao. Cuối tháng hoặc cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và được lưu trữ theo đúng quy định. 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. - Kỳ lập báo cáo: Công ty sử dụng kỳ kế toán theo tháng bắt đầu từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng. Các báo cáo kế toán được lập chậm nhất là ngày 20 của tháng sau. - Các loại báo cáo tài chính: Công ty lập các loại báo cáo tài chính theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành bao gồm: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Bên cạnh các loại báo cáo tài chính trên, công ty còn có thêm báo cáo kết quả kinh doanh theo mặt hàng để theo dõi chi tiết hơn về doanh thu, chi phí của từng mặt hàng kinh doanh để có kế hoạch sản xuất phù hợp. Các chỉ tiêu trong báo cáo kinh doanh theo mặt hàng được sắp xếp theo hàng ngang như mẫu dưới đây: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH DÒNG HÀNG: A Mặt hàng Doanh thu Giá vốn LN gộp CPBH CPQL CP khác LN thuần 1 2 … Các sản phẩm của công ty được chia thành các dòng hàng khác nhau. Mỗi dòng hàng lại chia thành các ngành hàng. Trong mỗi ngành hàng lại có rất nhiều mã hàng khác nhau. Cụ thể công ty có các dòng hàng và mặt hàng như sau: - Dòng Len được chia thành các ngành hàng: Cộc – Mỏng, Mỏng – Dài tay, Cộc – Dày, Dày – Dài. Và trong mỗi ngành hàng lại chia thành mặt hàng dành cho Nam và dành cho Nữ. - Dòng Trẻ em: Chia thành 2 ngành hàng len và vải - Dòng Phông: Chia thành 2 ngành Nam và Nữ - Dòng Kaki - Dòng Body 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể: 2.3.1. Tổ chức hạch toán vật tư, thành phẩm 2.3.1.1. Đặc điểm vật tư, thành phẩm tại công ty. a. Đặc điểm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty cổ phần thương mại Hoàng Dương rất đa dạng chia thành 2 loại chính là: hàng len và hàng vải. Trong đó mỗi loại lại có rất nhiều chất liệu cũng như màu sắc khác nhau. -Len: Thường có các loại như len 100% cotton: đây là loại len rất dai và bền, không bị xù lông, nhưng có một nhược điểm là không ấm lắm. Loại len này thường thích hợp để sản xuất các kiểu áo mỏng, len cotton pha nilon: loại len này có ưu điểm là ấm nhưng có nhược điểm nhỏ là bị xù lông, loại len này thích hợp với việc sản xuất các loại áo len dày và ấm. -Vải: Thông thường công ty sử dụng là chất liệu cotton. Vì đây là chất liệu thấm mồ hôi, mát, rất thích hợp cho sản xuất các kiểu dáng áo thun phục vụ cho mùa hè – thu. Ngoài len và vải là các nguyên liệu chính, công ty còn sử dụng các loại phụ liệu đi kèm như chỉ, kim tuyến, cúc áo, hạt kim sa, ngọc trai, hạt nhựa, khóa, mác,… Các nguyên vật liệu này chủ yếu được công ty nhập khẩu từ Trung Quốc hoặc mua từ các nhà cung cấp trong nước. Do công ty có đội ngũ cán bộ cung ứng giàu kinh nghiệm, hiểu biết về các loại chất liệu và các nhà cung ứng đều là đối tác lâu năm, có uy tín, nên nguyên vật liệu của công ty có chất lượng rất tốt. Đây là lý do hết sức quan trọng đóng góp vào việc xây dựng và củng cố thương hiệu sản phẩm cho công ty. b. Đặc điểm CCDC Do đặc thù sản xuất kinh doanh của công ty là thuê ngoài gia công nên CCDC tại công ty chủ yếu chỉ là các máy móc, thiết bị dùng cho văn phòng nhưng chưa đủ điều kiện là TSCĐ như: Kệ, tủ, bàn ghế, máy tính, máy in…Các CCDC này được theo dõi tương tự như TSCĐ, tức là, khi CCDC được đưa vào sử dụng, kế toán sẽ xác định thời gian trích khấu hao, nhập dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động tính khấu hao cho từng tháng . Tuy nhiên, mức khấu hao này không được cho vào TK 214 mà ghi giảm TK 153. Đây thực tế là 1 cách phân bổ dần CCDC vào chi phí nhưng không sử dụng thông qua tài khoản 142 và 242. c. Đặc điểm thành phẩm Thành phẩm tại công ty là các sản phẩm hoàn thành sau quá trình gia công được nhập kho của đơn vị bao gồm có các loại áo len, khăn len, mũ len, áo thun, áo trẻ em, quần kaki… 2.3.1.2. Tổ chức hạch toán a. Quy trình nhập – xuất vật tư, thành phẩm. Để kiểm soát chặt chẽ quy trình nhập – xuất NVL, CCDC, thành phẩm, kế toán trưởng của công ty đã xây dựng quy trình nhập hàng (Sơ đồ 2-3), xuất hàng (Sơ đồ 2-4) rất chi tiết như mô tả dưới đây: Sơ đồ 2.3 QUY TRÌNH NHẬP HÀNG Các bước Tiến trình Công việc Người chịu trách nhiệm Đối tượng Tần xuất Tài liệu 6.1 - Nhập mua, nhập thành phẩm sản xuất từ đơn vị cung cấp, gia công: + Trưởng phòng MVCU thông báo cho thủ kho về mã hàng, số lượng và thời gian nhập hoặc chuyển đơn hàng được xác nhận trước ít nhất 3h làm việc. - Nhập hàng từ đại lý: + Thủ kho tiếp nhận yêu cầu nhập hàng của đại lý từ nhân viên kinh doanh. - TPMV CU - NVKD - Thông tin nhập hàng - Khi có yêu cầu - BM01- 09CU - BM03- 09CU 6.2 - Sau khi nhận được thông tin nhập hàng, - THUKH - Thông tin nhập - Khi Không Tiếp nhận thông tin nhập hàng Chuẩn bị nhập hàng thủ kho chuẩn bị nhân lực, vật lực để tiến hàng nhập hàng. - Với hàng nhập từ đại lý, thủ kho lên kế hoạch để NVVC đến nhận hàng và báo lại cho NVKD ngày giờ đến nhận nhưng không chậm hơn 2 ngày. O hàng có yêu cầu 6.3 - Nhập mua từ đơn vị cung cấp: + Khi đơn vị cung cấp chuyển hàng đến, thủ kho kiểm tra phiếu xuất của đơn vị cung cấp , nếu thấy sai lệch so với đơn hàng thì thông báo cho TPMVCU và từ chối nhận những mã hàng không đúng với đơn đặt hàng và nhập những mã hàng theo đơn hàng. Nếu số lượng thực tế sai lệch so với phiếu xuất kho của đơn vị cung cấp thì thủ kho tiến hành lập - THUKHO - Hàng hoá - Khi nhập hàng - Phiếu nhập - BM02- 09CU biên bản và có xác nhận của người giao hoặc có ít nhất 3 người chứng kiến. Phiếu nhập kho được lập thành 3 bản: 1 chuyển cho đơn vị cung cấp, 1 chuyển cho kế toán hàng hoá, 1 lưu tại kho. + Thủ kho có trách nhiệm báo cho trưởng phòng Kinh doanh tiếp thị các mã hàng nhập. -Nhập hàng từ đại lý: + Nhân viên vận chuyển có trách nhiệm đến đại lý nhận hàng và ký nhận số lượng với đại lý trong vòng 8 tiếng làm việc từ khi nhận được yêu cầu đối với mùa hè và trong vòng 16 tiếng làm việc từ khi nhận được yêu cầu đối với hàng mùa đông. +Thủ kho tiến hành - THUKH O - NVVC - THUKH O Nhập hàng nhập hàng khi nhân viên vận chuyển mang hàng về. Nếu số lượng thực tế sai lệch với số vận chuyển đã ký nhận thì thủ kho lập biên bản và có xác nhận của NVVC. Với những hàng không đạt tiêu chuẩn để nhập vào thì thủ kho phải báo ngay cho đại lý hoặc nhân viên giám sát đại lý. Phiếu nhập kho được chuyển cho đại lý, kế toán hàng hoá và lưu tại kho 6.4 - Sắp xếp lưu lại những hồ sơ liên quan như: đơn hàng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho theo quy định. - PMVCU - Kế toán Stt Mã số Tên hồ sơ Thời gian lưu Nơi lưu 1 BM02-08CU Đơn hàng được xác nhận 1 năm PMVCU 2 Theo BM bộ Phiếu nhập kho 3 năm PMVCU; Lưu hồ sơ TC PKT 3 BM01-09CU Yêu cầu nhập hàng 1 năm PMVCU, THUKHO 4 BM02-09CU Biên bản nhập, xuất hàng 1 năm PMVCU, THUKHO BM03-09CU Đề nghị nhập hàng 1 năm PMVCU, THUKHO Sơ đồ 2.4 QUY TRÌNH XUẤT HÀNG Các bước Tiến trình Công việc Người chịu trách nhiệm Đối tượng Tần xuất Tài liệu 6.1 - Thủ kho tiếp nhận phiếu yêu cầu xuất hàng của TPKD, Trưởng phòng mua và cung ứng (hoặc người được uỷ quyền). -NVKD -TPMVCU - THUKHO - Phiếu YCXH - Khi có yêu cầu - BM01- 10CU - BM11- 05CU - BM02- 10CU 6.2 - Chuẩn bị hàng hoá theo yêu cầu và nếu hàng không đủ hoặc không có theo yêu cầu xuất hàng thì thủ -THUKHO - Hàng hóa - Khi có yêu cầu xuất không Chuẩn bị xuất hàng Nhận YCXH kho phải báo lại cho người đề nghị xuất hàng về hàng hóa và thời gian xuất hàng trong vòng 02h kể từ khi nhận được yêu cầu xuất. hàng 6.3 - Thủ kho tiến hành xuất hàng theo yêu cầu. - Phiếu xuất kho được lập thành 3 bản: 1 chuyển cho đơn vị nhận hàng, 1 chuyển cho kế toán hàng hoá, 1 lưu tại kho. - NVVC có trách nhiệm vận chuyển hàng hoá và giao nhận số lượng với bên nhận. - Nếu số lượng thực tế sai lệch với phiếu xuất thì bên nhận tiến hành lập biên bản có xác nhận của nhân viên giao hàng. - THUKHO - NVVC - Hàng hoá - Khi xuất hàng - Phiếu xuất - BM02- 09CU Xuất hàng - Trường hợp NPL gửi cho các đơn vị gia công không đúng chủng loại, số lượng theo phiếu xuất kho thì đơn vị gia công phải báo lại Thủ kho trong vòng 02 ngày để hai bên cùng xác nhận và lập biên bản. Thủ kho có trách nhiệm giải quyết khiếu nại trên trong vòng 02 ngày. THUKHO 6.4 - Sắp xếp lưu lại những hồ sơ liên quan như: đơn hàng, phiếu xuất kho theo quy định - PMVCU - Kế toán Stt Mã số Tên hồ sơ Thời gian lưu Nơi lưu 1 Theo BM bộ TC Phiếu xuất kho 3 năm PMVCU; PKT 2 BM01-10CU Phiếu yêu cầu xuất hàng 1 năm PMVCU, THUKHO Lưu hồ sơ 3 BM02-09CU Biên bản nhập, xuất hàng 1 năm PMVCU, THUKHO 4 BM02-10CU Đề nghị xuất hàng 1 năm PMVCU, THUKHO b. Tính giá vật tư, thành phẩm - Tại thời điểm nhập kho: Giá nguyên vật liệu, CCDC tại công ty được tính dựa vào giá mua chưa thuế trên hóa đơn GTGT hoặc giá mua ghi trên hóa đơn bán hàng thông thường hoặc các hóa đơn bán lẻ của các nhà cung cấp nhỏ còn được các nhân viên cung ứng gọi là “toa”. Chi phí thu mua bao gồm các chi phí vận chuyển và khoản hỗ trợ cho nhân viên mua hàng. Theo đó, giá thực tế NVL, CCDC nhập kho được tính như sau: Giá thực tế NVL, CCDC nhập kho = Giá mua trên hóa đơn (chưa thuế GTGT) + Chi phí thu mua - CKTM, giảm giá hàng mua, hàng mua trả lại Giá thành phẩm nhập kho được xác định: Giá thực tế TP nhập kho = CPNVLTT + CPNCTT + CPSXC - Tại thời điểm xuất kho Công ty tính giá xuất kho vật tư theo phương pháp bình quân gia quyền. Đơn giá vật tư xuất kho = Giá trị tồn đầu kỳ + Tổng giá trị các lần nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Tổng số lượng các lần nhập trong kỳ Giá thành phẩm xuất kho được xác định theo phương pháp nhập trước – xuất trước c. Chứng từ kế toán sử dụng Để theo dõi sự biến động của vật tư, thành phẩm công ty sử dụng các chứng từ: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Phiếu điều chuyển hàng: được sử dụng khi công ty xuất NVL, chuyển tới cho đơn vị gia công, hoặc khi xuất thành phẩm chuyển đến các kho ở các cửa hàng và đại lý. - Đề nghị nhập hàng. - Đề nghị xuất hàng. - Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường. d. Tài khoản sử dụng - TK 152 - Nguyên vật liệu: Dùng để theo dõi sự biến động của các nguyên vật liệu sử dụng trong đơn vị như len, vải, các phụ liệu như chỉ, cúc áo, khóa, mác… - TK 153 – CCDC - TK 155 – Thành phẩm e. Tổ chức hạch toán chi tiết vật tư, thành phẩm Để hạch toán chi tiết vật tư, thành phẩm công ty sử dụng phương pháp thẻ song song. Do có sự hỗ trợ của phần mềm kế toán, nên kế toán chỉ cần cập nhật nhập số liệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho khi có chứng từ phát sinh. Phần mềm sẽ tự động vào thẻ kho, sổ chi tiết vật liệu, công cụ, thành phẩm và cuối tháng tổng hợp vào sổ tổng hợp chi tiết N-X-T. Cuối tháng kế toán sẽ tiến hành đối chiếu số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết vật liệu, công cụ, thành phẩm đối với từng danh điểm vật tư và từng mặt hàng. f. Tổ chức hạch toán tổng hợp vật tư, thành phẩm Sơ đồ 2.5 QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN VẬT TƯ, THÀNH PHẨM THEO HÌNH THỨC SỔ NKC Phiếu NK, XK, Hóa đơn bán hàng PHẦN MỀM KẾ TOÁN Thẻ kho Báo cáo tài chính Nhật ký chung Sổ cái TK 152, 153, 155 Theo sơ đồ trên, hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT… , xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Sau đó, theo quy trình đã được lập trình sẵn trong phần mềm, các thông tin sẽ tự động được nhập vào Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 153, 155 và vào thẻ kho. Cuối kỳ kế toán, NKC và sổ cái các tài khoản được in ra và được lưu trữ theo đúng quy định. 2.3.2. Kế toán tài sản cố định 2.3.2.1. Đặc điểm TSCĐ tại công ty Do đặc thù kinh doanh của công ty là thuê ngoài gia công và tổ chức bán thành phẩm theo các kênh phân phối nên công ty không có TSCĐ vô hình, TSCĐ hữu hình tại công ty thường là các tài sản phục vụ cho hoạt động bán hàng và quản lý. TSCĐ dùng cho sản xuất rất ít, chỉ là các loại máy dùng trong bộ phận kỹ thuật : Nhập số liệu hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm phục vụ cho việc ra sản phẩm mẫu như máy dệt, máy may, máy linking. Do vậy số các nghiệp vụ liên quan đến TSCĐ cũng không nhiều, chủ yếu là các nghiệp vụ liên quan đến việc mua, thanh lý TSCĐ và nghiệp vụ trích khấu hao TSCĐ. 2.3.2.2. Tổ chức hạch toán a. Chứng từ sử dụng Để theo dõi sự biến động tăng, giảm của TSCĐ, kế toán sử dụng các chứng từ như: - Biên bản giao nhận TSCĐ: Biên bản này dùng để phản ánh các TSCĐ tăng do mua sắm. - Biên bản thanh lý TSCĐ: Biên bản này dùng để phản ánh TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán. b. Tài khoản sử dụng - TK 211- TSCĐ trong đó TK này được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 3 để phản ánh các nhóm TSCĐ cụ thể: + TK 2111 - Nhà cửa, vật kiến trúc: Tài khoản này dùng để theo dõi một sốTSCĐ sử dụng cho các cửa hàng như cửa kính, nội thất cửa hàng + TK 2112 – Máy móc, thiết bị: Tài khoản này dùng để theo dõi các TSCĐ dùng để sản xuất ra sản phẩm mẫu như máy dệt, máy may, máy linking. + TK 2114 – Thiết bị, dụng cụ quản lý: Tài khoản này dùng để theo dõi các TSCĐ phục vụ chủ yếu cho quản lý như điều hòa, máy tính. c. Tổ chức hạch toán Sơ đồ 2.6 QUY TRÌNH HẠCH TOÁN TSCĐ THEO HÌNH THỨC SỔ NKC BB giao nhận TSCĐ, BB thanh lý TSCĐ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ tổng hợp TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Sổ cái TK 211, 214 Nhật ký chung Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu kiểm tra In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Khi phát sinh nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, kế toán sẽ tiến hành khai báo vào sổ TSCĐ được thiết kế sẵn trên phần mềm về tên, loại, xuất xứ, nguyên giá, thời gian trích khấu hao, tỷ lệ trích khấu hao. Theo đó, cứ cuối mỗi tháng, phần mềm sẽ tự động trích khấu hao và phân bổ cho các đối tượng liên quan. Phần mềm cũng tự động cập nhật số liệu lên các sổ chi tiết, sổ tổng hợp TSCĐ, Nhật ký chung, sổ cái TK 211, 214. Các sổ chi tiết được in ra hàng tháng, sổ tổng hợp TSCĐ được in vào cuối năm. 2.3.3. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành. 2.3.3.1. Quy trình tính giá thành Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là thuê ngoài gia công nên cách hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành cũng có một số đặc thù nhất định. Trước khi ký hợp đồng với đơn vị gia công, bộ phận kỹ thuật tiến hành sản xuất sản phẩm mẫu với các thông số kỹ thuật liên quan như khối lượng, các kích thước. Từ đó dựa vào khối lượng sản phẩm và số lượng sản phẩm sản xuất, phòng cung ứng sẽ có nhiệm vụ xây dựng định mức nguyên vật liệu và giao cho đơn vị gia công. Khi đơn đặt hàng hoàn thành, kế toán căn cứ vào lượng nguyên vật liệu thực tế tiêu hao, định mức và số lượng sản phẩm hoàn thành để làm căn cứ tính giá thành. Theo đó, TK 154 tại đơn vị không có số dư cuối kỳ. Công ty đã xây dựng một quy trình tính giá thành cụ thể sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 2.7 QUY TRÌNH TÍNH GIÁ THÀNH Các bước Tiến trình Công việc Người chịu trách nhiệm Đối tượng Tần xuất Tài liệu 1 - Khi phát sinh mã hàng mới kế toán tiến hành thu thập chứng từ tính giá từ các bộ phận liên quan: + Định mức Nguyên phụ liệu + Hợp đồng và các phụ lục hợp đồng gia công. KTGT QLCLSP PMVCU - Bảng ĐM NPL - HĐ, PLHĐ - Khi phát sinh - BM06- 06SP - BM03- 06SP - HĐ, PLHĐ 2 - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ. - Trường hợp chứng từ không đầy đủ, hợp lệ yêu cầu Phòng QLCLSP, Phòng MVCU bổ sung trong vòng 02 ngày. - Cập nhật số liệu ĐM NPL và ĐM nhân công, đơn giá KTGT PQLCLSP PMVCU KTGT - Bảng ĐM NPL - HĐ, PLHĐ - Khi phát sinh - BM06- 06SP - BM03- 06SP - HĐ, PLHĐ Thu thập Cập nhật số liệu Các bước Tiến trình Công việc Người chịu trách nhiệm Đối tượng Tần xuất Tài liệu các công đoạn phụ ….. 3 - Từ các chứng từ gốc Kế toán tiến hành kiểm tra số liệu về ĐM NPL, ĐM nhân công… đã cập nhật trên phần mềm. - Nếu không được quay lại bước 2 KTGT - Bảng ĐM NPL - HĐ, PLHĐ - Khi phát sinh - BM06- 06SP - BM03- 06SP - HĐ, PLHĐ 4 - Tính giá thành theo ĐM đã cập nhật. KTGT - Khi phát sinh - Bảng tính giá thành. 5 - Sau khi tính giá thành kế toán tiến hành kiểm tra lại những mã đã tính giá. Nếu chưa được quay lại bước 4 KTGT - Khi phát sinh - Bảng tính giá thành. Kiểm tra tính giá Kiểm tra, đối chiếu Tính giá thành Các bước Tiến trình Công việc Người chịu trách nhiệm Đối tượng Tần xuất Tài liệu 6 - In, lưu hồ sơ tổng kết theo từng cửa hàng, đại lý. KTGT KT- QT07 STT Mã số Tên hồ sơ Thời gian lưu Nơi lưu 1 BM06-06SP Định mức NPL 2 BM03-06SP Bảng phối màu sản xuất 2.3.3.2. Tính giá thành sản phẩm hoàn thành Tổng giá thành SP hoàn thành = CPNVLTT + CPNCTT+ CPSXC Trong đó: - CPNVLTT = Số lượng sản phẩm hoàn thành * Định mức NVL cho 1 sản phẩm - CPNCTT = CP thuê gia công - CPSXC bao gồm chi phí khấu hao các loại máy ra mẫu được phân bổ, chi phí cho các công đoạn phụ như tiền nhuộm nguyên phụ liệu Đơn giá SP hoàn thành = Tổng giá thành SP hoàn thành/Số lượng SP hoàn thành 2.3.3.3. Tổ chức hạch toán a. Chứng từ sử dụng - Định mức nguyên phụ liệu: Là chứng từ dùng để phản ánh lượng nguyên phụ liệu theo định mức do phòng cung ứng lập khi giao nguyên vật liệu cho đơn vị gia công. - Hợp đồng và các phụ lục hợp đồng gia công - Phiếu chi Lưu hồ sơ - Phiếu xuất kho: Phiếu này không được lập tại thời điểm NVL được xuất kho giao cho đơn vị gia công mà được lập sau khi đơn vị gia công giao thành phẩm cho công ty. Kế toán dựa vào định mức NPL và số lượng sản phẩm hoàn thành để lập phiếu này. - Hóa đơn GTGT b. Tài khoản sử dụng - TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp - TK 622 – CP nhân công trực tiếp - TK 627 – CP sản xuất chung - TK 154 - CPSXKDDD c. Quy trình hạch toán Sơ đồ 2.8 QUY TRÌNH HẠCH TOÁN CPSX VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SP HOÀN THÀNH THEO HÌNH THỨC SỔ NKC Chú thích: Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu kiểm tra In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Phiếu XK, Hóa đơn bán hàng, Phiếu chi, HĐ PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ TH chi tiết TK 621, 622, 627, 154 Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Sổ chi tiết TK 621, 622, 627, 154 Sổ cái TK 152, 153, 155 Bảng tính giá thành Nhật ký chung Từ các chứng từ liên quan, kế toán cập nhật dữ liệu vào phần mềm. Phần mềm sẽ tự động vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp chi tiết các tài khoản 621, 622, 627, 154, sổ Nhật ký chung, sổ cái các tài khoản 621, 622, 627, 154. Khi đơn hàng hoàn thành, kế toán tiến hành lập bảng tính giá thành. 2.3.4. Tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm 2.3.4.1. Các phương thức tiêu thụ thành phẩm tại công ty Hiện nay, công ty áp dụng 3 phương thức tiêu thụ thành phẩm: - Phương thức bán buôn qua kho: Phương thức này còn gọi là bán đứt, có nghĩa là theo phương thức này, khi người nhận hàng ký vào hóa đơn bán hàng thì hàng hóa được xác định là tiêu thụ. - Phương thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Phương thức này được thực hiện thông qua mạng lưới các cửa hàng bán lẻ trực thuộc công ty. Thành phẩm từ kho của công ty được xuất tới các kho tại các cửa hàng. Tại các cửa hàng của công ty đều được trang bị phần mềm bán hàng. Mỗi sản phẩm được bán ra sẽ được nhân viên thu ngân nhập vào phần mềm và phần mềm tự in hóa đơn cho khách hàng. Các hóa đơn này chỉ có hình thức giống như một hóa đơn bán hàng thông thường, không có thuế GTGT. Cuối mỗi ngày, nhân viên thu ngân tổng kết doanh thu và chuyển dữ liệu về lượng hàng bán ra trong ngày đến phần mềm của phòng bán hàng. Tiền hàng trong ngày sẽ nộp cho thủ quỹ vào sáng ngày hôm sau. Kế toán dựa vào phiếu thu để ghi tăng tiền mặt. Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn cuối tháng và căn cứ vào số lượng tồn đầu tháng, số lượng xuất trong tháng để tính toán lượng hàng tiêu thụ trong tháng. - Phương thức bán hàng ký gửi đại lý: Phương thức này được thực hiện thông qua mạng lưới các đại lý độc quyền của công ty. Hiện nay, các đại lý của công ty được hưởng mức hoa hồng là 25% trên giá bán (đã bao gồm thuế GTGT). Vào thứ 2 và thứ 6 hàng tuần, các đại lý sẽ báo cáo lượng hàng tiêu thụ, doanh số và nộp tiền mặt về cho công ty sau khi đã giữ lại phần hoa hồng. Kế toán dựa vào phiếu thu tiến hành ghi sổ. Cuối tháng, kế toán tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn cuối tháng và căn cứ vào số lượng tồn đầu tháng, số lượng xuất trong tháng để tính toán lượng hàng tiêu thụ trong tháng theo từng mặt hàng, tính toán hoa hồng trả cho đại lý. Từ đó tính ra số tiền thừa hoặc thiếu mà công ty phải trả hoặc phải thu thêm. Theo đó số lượng thành phẩm thực tế tiêu thụ tại mỗi cửa hàng, đại lý được tính theo công thức sau: SLTP tiêu thụ thực tế = SLTP tồn đầu kỳ + SLTP được điều chuyển đến trong kỳ - SLTP tồn cuối kỳ 2.3.4.2. Tổ chức hạch toán a. Chứng từ sử dụng - Hóa đơn GTGT - Phiếu điều chuyển hàng: sử dụng khi thành phẩm được chuyển từ kho tổng của công ty tới kho của các cửa hàng, đại lý (còn gọi là kho nội bộ). Trong trường hợp này công ty không sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý và lệnh điều động nội bộ. Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành kiểm kê số lượng hàng tồn tại các kho nội bộ, căn cứ vào số lượng hàng tồn đầu tháng và số lượng hàng điều chuyển đến trong tháng qua các phiếu điều chuyển hàng để tính toán lượng hàng tiêu thụ trong tháng và tiến hành lập phiếu xuất bán làm chứng từ phản ánh giá vốn. - Phiếu xuất bán: Là chứng từ được lập vào cuối mỗi tháng. Sau khi kế toán kiểm kê lượng hàng tồn tại các kho ở cửa hàng và đại lý, tính ra lượng hàng tiêu thụ trong tháng thì kế toán lập phiếu xuất bán. Phiếu này phản ánh số lượng hàng đã bán trong tháng, đơn giá xuất, đơn giá bán và tổng doanh thu. Đây là chứng từ phản ánh giá vốn và doanh thu tiêu thụ trong tháng của từng cửa hàng, đại lý. b. Tài khoản sử dụng - TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ - TK 632: Giá vốn hàng bán c. Tổ chức hạch toán Cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành xác định doanh thu tiêu thụ và giá vốn hàng bán theo quy trình tổng kết bán hàng như sau: Sơ đồ 2.9 QUY TRÌNH TỔNG KẾT BÁN HÀNG Các bước Tiến trình Công việc Người chịu trách nhiệm Đối tượng Tần xuất Tài liệu 1 - Đến kỳ tổng kết Phòng Kế toán cùng Phòng Kinh doanh tiến hành kiểm kê hàng hoá tồn kho tại các cửa hàng, đại lý. - Thu thập biên bản kiểm kê và các chứng từ liên quan để làm tổng kết. CHT ĐDĐL NVKK - Biên bản kiểm kê - Khi phát sinh - BM01- 05KT 2 - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của chứng từ. - Trường hợp chứng từ không đầy đủ, hợp lệ yêu cầu Phòng Kinh doanh bổ sung muộn nhất 03 ngày sau kiểm kê. - Cập nhật số liệu kiểm kê và chuyển số liệu cho Phòng Kinh doanh để điều chuyển hàng. KT CHT ĐDĐL GSĐL - Các chứng từ liên quan - Khi phát sinh - BM01- 05KT - BM03- 05KT - BM02- 05KT Kiểm tra, đối chiếu Thu thập chứng từ Các bước Tiến trình Công việc Người chịu trách nhiệm Đối tượng Tần xuất Tài liệu 3 - Từ các chứng từ gốc Kế toán tiến hành kiểm tra số liệu điều chuyển đi, điều chuyển về, số lượng tồn cuối kỳ, chi tiết nộp tiền…. để làm tổng kết các cửa hàng và đại lý. KT - BM10- 05KT - Khi phát sinh - Phiếu điều chuyển đi - Phiếu điều chuyển về - BM01- 05KT - BM03- 02KT - Giấy báo có NH 4 - Sau khi tổng kết kế toán tiến hành đối chiếu số liệu với đại diện cửa hàng, đại lý và ký xác nhận tổng kết. - Chuyển số liệu về công nợ cửa hàng, đại lý cho Phòng Kinh doanh và yêu cầu thu hồi công nợ theo thời hạn. KT CHT ĐDĐL GSĐL - BM10- 05KT - Khi phát sinh - BM10- 05KT Tổng kết Đối chiếu, ký xác nhận Các bước Tiến trình Công việc Người chịu trách nhiệm Đối tượng Tần xuất Tài liệu 5 - In, lưu hồ sơ tổng kết theo từng cửa hàng, đại lý. KTTH KT-QT05 STT Mã số Tên hồ sơ Thời gian lưu Nơi lưu 1 BM01-05KT Biên bản kiểm kê đại lý 05 năm PKT 2 BM02-05KT Bảng kê chi tiết nộp tiền 05 năm PKT 3 BM03-05KT Bảng kê doanh thu chi tiết 05 năm PKT 4 BM04-05KT Bảng kê phiếu xuất kho 05 năm PKT 5 BM05-05KT Bảng kê chi tiết phiếu nhập kho 05 năm PKT 6 BM06-05KT Bảng kê thẻ mua hàng giảm giá 05 năm PKT 7 BM07-05KT Bảng kê thẻ mua hàng miễn phí 05 năm PKT 8 BM08-05KT Bảng kê chi tiết hàng giảm giá 05 năm PKT 9 BM09-05KT Bảng kê chi phí cửa hàng 05 năm PKT 10 BM10-05KT Tổng kết đại lý 05 năm PKT Sau khi quy trình tổng kết bán hàng được thực hiện thì kế toán lập phiếu xuất bán. Chứng từ này được kế toán sử dụng để nhập dữ liệu vào phần mềm. Phần mềm tự động vào các sổ: sổ chi tiết giá vốn, sổ tổng hợp chi tiết giá vốn, sổ chi tiết bán hàng, sổ tổng hợp bán hàng, Nhật ký chung rồi vào sổ cái các TK 632, 511 và các tài khoản liên quan. Cuối tháng, kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên các sổ và tiến hành in sổ theo sơ đồ dưới đây: Lưu hồ sơ Sơ đồ 2.10 QUY TRÌNH HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM THEO HÌNH THỨC SỔ NCK Chú thích: Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu kiểm tra In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm PHẦN 3 MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG Phiếu XK, Phiếu xuất bán, Hóa đơn bán hàng PHẦN MỀM KẾ TOÁN Sổ tổng hợp chi tiết TK 632, 511 Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Sổ chi tiết TK 632, 511 Sổ cái TK 632, 511, 155,… Nhật ký chung 3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, gọn nhẹ phù hợp với quy mô hoạt động của công ty. Hoạt động của bộ máy diễn ra nhịp nhàng và hiệu quả do có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân, tinh thần làm việc của các nhân viên kế toán hết sức tận tụy và trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương đối cao. 3.2. Đánh giá tổ chức công tác kế toán: 3.2.1. Ưu điểm: - Về cách tổ chức hạch toán: Công ty đã xây dựng các quy trình kế toán cho từng phần hành cụ thể như quy trình nhập hàng, quy trình xuất hàng, quy trình tính giá thành, quy trình công nợ, quy trình tổng kết bán hàng, quy trình thanh toán, quy trình tạm ứng và hoàn ứng. Các quy trình này giống như tài liệu hướng dẫn cho các nhân viên kế toán của công ty cũng như là công cụ để kế toán trưởng kiểm soát các phần hành kế toán cụ thể. - Về phương pháp ghi sổ: Công ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật ký chung. Đây là hình thức ghi sổ đơn giản, phù hợp với đặc điểm kinh doanh, quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ kế toán tại đơn vị. Hơn nữa, dưới sự hỗ trợ của phần mềm kế toán Augges, công việc của các kế toán viên đã được giảm nhẹ đi rất nhiều, đồng thời số liệu kế toán được cập nhật kịp thời và đảm bảo tính chính xác cao. - Về tài khoản kế toán sử dụng: Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, công ty đã xây dựng các tài khoản chi tiết phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty. - Về phương pháp hạch toán: Công ty tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng, tính giá NVL xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền. Tất cả những phương pháp này đều khá đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp với quy mô cũng như yêu cầu quản lý của đơn vị. 3.2.2. Nhược điểm: - Việc sử dụng phần mềm kế toán bên cạnh lợi ích làm giảm bớt công việc cho kế toán viên thì đôi khi cũng gây ra rắc rối khi bị virus hoặc bị lỗi. Khi đó số liệu kế toán có thể bị mất hoặc bị sai lệch gây khó khăn và mất thời gian sửa chữa. - Công ty chưa trích lập các khoản dự phòng. Đặc thù kinh doanh của công ty chủ yếu là bán lẻ và hiện tại công ty không có các khoản đầu tư tài chính nên có thể không cần thiết phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá đầu tư nhưng lượng hàng tồn kho của công ty là khá lớn, lại là mặt hàng thời trang, giá cả thay đổi rất nhanh chóng. Do vậy, công ty cần thiết phải trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Như thế, các thông tin kế toán cung cấp mới có hiệu quả cao. - Công ty không sử dụng tài khoản 157- Hàng gửi bán khi giao hàng cho các đại lý. Cuối mỗi tháng sau khi tiến hành kiểm kê lượng hàng tồn kho tại các đại lý, kế toán xác định lượng hàng tiêu thụ trong tháng và mới lập phiếu xuất bán để ghi giảm thành phẩm. Cũng giống như vậy, khi nguyên vật liệu được đem đến cho đơn vị gia công, đến khi nhận sản phẩm hoàn thành, kế toán căn cứ số lượng sản phẩm hoàn thành và định mức NVL mới lập phiếu xuất kho để ghi giảm nguyên vật liệu. Cách làm như trên tuy khiến cho việc hạch toán đơn giản hơn nhưng như vậy chưa đảm bảo tính cập nhật của kế toán và không đúng với hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành. Hơn nữa khi chuyển hàng giao cho đại lý, công ty không sử dụng hóa đơn GTGT hay Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý. Như vậy là vi phạm hướng dẫn của thông tư 32/2007/TT-BTC của Bộ tài chính “5.6- Các cơ sở sản xuất, kinh doanh xuất điều chuyển hàng hoá cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như các chi nhánh, cửa hàng...ở khác địa phương (tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương) để bán hoặc xuất điều chuyển giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau; xuất trả hàng từ đơn vị hạch toán phụ thuộc về cơ sở kinh doanh; xuất hàng hoá cho các cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán, cơ sở có thể lựa chọn một trong hai cách sử dụng hoá đơn, chứng từ như sau: Sử dụng hoá đơn GTGT để làm căn cứ thanh toán và kê khai nộp thuế GTGT từng đơn vị và từng khâu độc lập với nhau; Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành kèm theo Lệnh điều động nội bộ đối với hàng hoá điều chuyển nội bộ; sử dụng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành đối với hàng hoá xuất cho cơ sở làm đại lý kèm theo Lệnh điều động nội bộ. Các cơ sở sản xuất, kinh doanh chỉ thực hiện một trong hai cách sử dụng hoá đơn, chứng từ nêu tại điểm này, trước khi thực hiện phải thông báo bằng văn bản với cơ quan thuế trực tiếp quản lý cơ sở” KẾT LUẬN Trong đơn vị kinh doanh thương mại, nghiệp vụ mua bán hàng hóa là những nghiệp vụ diễn ra thường xuyên, liên tục làm phát sinh nhiều mối quan hệ với khách hàng. Vì vậy đòi hỏi kế toán phải cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho chủ doanh nghiệp và các bên có liên quan. Trong mỗi doanh nghiệp, kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, là công cụ để điều hành quản lý thông qua việc cung cấp số liệu kế toán để các nhà quản lý ra quyết định kinh doanh. Do vậy, hoàn thiện công tác tổ chức kế toán là một công việc hết sức cấp thiết đối với mỗi doanh nghiệp VIẾT TẮT DIỄN GIẢI CCDC Công cụ dụng cụ CHT Cửa hàng trưởng ĐDĐL Đại diện đại lý ĐM Định mức GSĐL Giám sát đại lý GTGT Giá trị gia tăng HĐ Hợp đồng KTGT Kế toán giá thành KTTH Kế toán tổng hợp KTTT Kế toán thanh toán NPL Nguyên phụ liệu NVL Nguyên vật liệu NVVC Nhân viên vận chuyển NVKD Nhân viên kinh doanh NVKK Nhân viên kiểm kê PKT Phòng kế toán PLHĐ Phụ lục hợp đồng PMVCU Phòng mua và cung ứng PQLCLSP Phòng quản lý chủng loại sản phẩm TSCĐ Tài sản cố định SP Sản phẩm TGNH Tiền gửi ngân hàng TP Thành phẩm VND Việt Nam đồng MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1 PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG................................ 4 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty .................................................. 4 1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty .................................... 5 1.1.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty ........................................................ 5 1.1.2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. ............................. 5 1.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty.................................. 6 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ........... 10 1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. ....................................................................................................................... 10 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận. ............................ 11 1.4. Tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty ................ 12 1.4.1. Kết quả kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây ................... 12 1.4.2. Tình hình tài chính của công ty. ............................................................ 12 PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG ........... 15 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty ............................................................. 15 2.1.1. Mô hình tổ chức .................................................................................... 15 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng người, từng phần hành kế toán .............. 15 2.2. Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty ........................................................... 16 2.2.1. Các chính sách kế toán chung. ............................................................... 16 2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán. ....................................... 17 2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ........................................ 17 2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán ........................................... 19 2.2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán. ........................................................ 20 2.3. Tổ chức kế toán các phần hành cụ thể: ........................................................ 21 2.3.1. Tổ chức hạch toán vật tư, thành phẩm ................................................... 21 2.3.1.1. Đặc điểm vật tư, thành phẩm tại công ty. ........................................ 21 2.3.1.2. Tổ chức hạch toán ........................................................................... 22 2.3.2. Kế toán tài sản cố định .......................................................................... 32 2.3.2.1. Đặc điểm TSCĐ tại công ty ............................................................ 32 2.3.2.2. Tổ chức hạch toán ........................................................................... 33 2.3.3. Tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm hoàn thành. .............................................................................................................. 34 2.3.3.1. Quy trình tính giá thành .................................................................. 34 2.3.3.2. Tính giá thành sản phẩm hoàn thành ............................................... 38 2.3.3.3. Tổ chức hạch toán ........................................................................... 38 2.3.4. Tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm ................................................. 40 2.3.4.1. Các phương thức tiêu thụ thành phẩm tại công ty ............................ 40 2.3.4.2. Tổ chức hạch toán ........................................................................... 41 PHẦN 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG ................................................................................................................ 45 3.1. Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán ................................................................. 46 3.2. Đánh giá tổ chức công tác kế toán: .............................................................. 46 3.2.1. Ưu điểm: ............................................................................................... 46 3.2.2. Nhược điểm: ......................................................................................... 47 KẾT LUẬN ........................................................................................................... 49 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1-1: ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY ...................................................................................................... 7 Sơ đồ 1-2: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG ............................................... 10 Bảng 1-1: KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY GIAI ĐOẠN 2006-2008 ................................................................................................. 13 Sơ đồ 2-1: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG DƯƠNG. .............................................. 15 Sơ đồ 2-2: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC SỔ NKC .............................................................................................................................. 19 Sơ đồ 2.3: QUY TRÌNH NHẬP HÀNG ................................................................ 23 Sơ đồ 2.4: QUY TRÌNH XUẤT HÀNG ................................................................ 27 Sơ đồ 2.5: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN VẬT TƯ, THÀNH PHẨM THEO HÌNH THỨC SỔ NKC.......................................................................................... 31 Sơ đồ 2.6: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN TSCĐ THEO HÌNH THỨC SỔ NKC ..... 33 Sơ đồ 2.7: QUY TRÌNH TÍNH GIÁ THÀNH ....................................................... 36 Sơ đồ 2.8: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN CPSX VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SP HOÀN THÀNH THEO HÌNH THỨC SỔ NKC ................................................................ 39 Sơ đồ 2.9: QUY TRÌNH TỔNG KẾT BÁN HÀNG .............................................. 42 Sơ đồ 2.10: QUY TRÌNH HẠCH TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM THEO HÌNH THỨC SỔ NCK.......................................................................................... 45