Tiểu luận Văn hoá trong giao tiếp kinh doanh của các nước Phương Tây

Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 1 Tiểu luận Văn hoá trong giao tiếp kinh doanh của các nước Phương Tây Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 2 LỜI MỞ ĐẦU Người xưa có câu: “ Miếng trầu bắt đầu câu chuyện”. Để khởi đầu một câu chuyện, người Việt Na m ta thường đi vòng vo rồi sau đó mới vào vấn đề chính. Đó cũng là một trong những đặc trưng giao tiếp đã hình thành từ xa xưa và bây giờ vẫn còn tiếp diễn. Chắc chắn sẽ không có vấn đề gì khi chúng ta giao tiếp với nhau theo cách thức như vậy nhưng chuyện gì sẽ xảy ra khi bạn cũng áp dụng câu nói này khi giao tiếp với người nước ngoài? Trong thời đại kinh tế toàn cầu, việc hội nhập với các nền kinh tế toàn cầu là tất yếu. Việc kinh doanh quốc tế sẽ thuận buồm xuôi gió nếu như các doanh nghiệp nắm vững được các nguyên tắc trong giao tiếp quốc tế, cụ thể là văn hoá g iao tiếp kinh doanh của nước mà doanh nghiệp đang hợp tác. Như các bạn biết Việt Na m nằm ở Châu Á, chúng ta chịu ảnh hưởng của nền văn hoá Phương Đông nên việc giao lưu kinh tế sẽ trở nên thuận lợi hơn với các nước trong cùng châu lục. Nhưng với các nước ở phía Tây bán cầu hay còn gọi là Phương Tây với khoảng cách địa lý, tôn giáo và nền văn minh khác xa thì việc g iao tiếp kinh doanh sẽ khó khăn rất nhiều. Tìm hiểu các nền văn hoá của các nước Phương Tây không chỉ giúp công việc kinh doanh đạt được kết quả tốt mà chúng ta có thể tiếp thu, giao lưu với các nền văn hoá, văn minh tiên tiến của nhân loại. Nhóm G2-GTKD đã t ìm hiểu về “văn hoá trong giao tiếp kinh doanh của các nước Phương Tây”. Tuy nhiên, vì thời gian hạn chế nên trong quá trình tìm hiểu nhóm sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong sự đóng góp ý kiến của Thầy để bài viết được hoàn chỉnh hơn. Chúng em chân thành cám ơn! Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 3 1. Khái quát về văn hoá: 1.1. Khái niệm văn hoá: Theo Hồ Chí Minh: “ Vì lẽ s inh tồn cũng như vì mục đích cuộc sống, loài người mới sáng tạo và phát minh ra ngôn ngữ, chữ viết, đạo đức, pháp luật, khoa học, tôn giáo, văn học nghệ thuật, những công cụ cho s inh hoạt hằng ngày về mặc, ăn, ở và các phương tiện, phương thức sử dụng toàn bộ những sáng tạo, phát minh đó tức là văn hoá. Văn hoá là sự tổng hợp của mọi phương thức s inh hoạt cùng với biểu hiện của nó mà loài người đã sản sinh ra nhằm thích ứng những nhu cầu đời sống, và đòi hỏi của sự s inh tồn”. Theo E.Herriot: “Văn hoá là cái còn lạ i sau khi người ta đã quên đi tất cả, là cái vẫn còn thiếu sau khi người ta học tất cả”. Như vậy, khái niệm văn hoá rất rộng, trong đó có những giá trị vật chất và tinh thần được sử dụng làm nền tảng. Định hướng cho lối sống, đạo lý, tâm hồn và hành động của mỗi dân tộc và các thành viên để vươn tới cái đúng, cái tốt, cái chân, cái thiện, cái mỹ trong mối quan hệ giữa người và người, giữa người với tự nhiên và xã hội. 1.2. Các yếu tố cấu thành văn hoá: 1.2.1. Văn hoá vật chất: Văn hoá vật chất là toàn bộ những giá trị sáng tạo được thể hiện trong các của cải vật chất do con người tạo ra. Văn hoá vật chất được thể hiện qua đời sống vật chất của quốc gia đó. Chính vì vậy văn hoá vật chất sẽ ảnh hưởng to lớn đến trình độ dân trí lối sống của các thành viên trong nền kinh tế đó. 1.2.2. Văn hoá tinh thần: Văn hoá tinh thần là toàn bộ những hoạt động tinh thần của con người và xã hội bao gồm kiến trúc, phong tục, tập quán, thói quen và cách ứng xử, ngôn ngữ (bao gồm ngôn ngữ có lời và ngôn ngữ không lời), các giá trị và thái độ, các hoạt động văn học nghệ thuật, tôn giáo, giáo dục, các phương thức giao tiếp, cách thức tổ chức xã hội. 1.3. Văn hoá giao tiếp của người Phương Tây nói chung: Trong Địa lý - Chính trị thì Phương Tây hay còn được gọi là Thế giới Phương Tây hay Tây Dương là một nhóm các quốc gia Tư Bản đặc thù, bao gồm các nước nằm Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 4 ở phía Tây châu Á như Tây Âu (Anh, Pháp, Cộng hoà Liên bang Đức, Ý, Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha...) và Châu Mĩ (Hoa Kỳ, Canada...). Trên các phương tiện truyền thông thì người ta gọi Phương Tây chủ yếu là những nước Tư Bản nêu trên để phân biệt với phần còn lại của thế giới. Trong văn hóa của người phương Tây, sự độc lập của cá nhân được đánh giá cao, trong khi đó văn hóa phương Đông, do chịu ảnh hưởng sâu sắc bởi các nguyên tắc về trung - tín - lễ - nghĩa nên đề cao tính tập thể và tôn trọng các giá trị cộng đồng. Sẽ không ngạc nhiên nếu các đối tác Phương Tây đến tham dự đàm phán với một thành viên duy nhất và thành viên này có đầy đủ thẩm quyền để ra mọi quyết định. Cạnh tranh trong kinh doanh không nhất thiết luôn là thắng - thua (win-lose), trong rất nhiều trường hợp nó là t ình huống cùng thắng (win-win). Đây là khái niệm mà nhiều doanh nghiệp Mỹ đang sử dụng: Từ cạnh tranh trong đối đầu sang cạnh tranh trong hợp tác. Với quan điểm thẳng thắn trong mọi vấn đề, các doanh nhân phương Tây thường bày tỏ ý kiến một cách trực diện và nêu rõ nhu cầu của mình. Người phương Tây rất thẳng thắn trong việc biểu hiện ra bề ngoài, trong lòng buồn thì bề ngoài cũng biểu hiện nỗi buồn. Văn hóa phương Tây (trong đó có Mỹ) cho rằng, thời gian là một cái gì cụ thể, thấy được, quản lý được (quan niệm thời gian đơn tuyến - monochronic time). 2. Văn hoá trong đàm phán kinh doanh của doanh nghiệp: Văn hóa là một rào cản rất lớn trong những cuộc đàm phán có sự tham dự của các đối tác đến từ nhiều nền văn hóa. Không giống như khi đàm phán với đối tác trong nước, vốn có cùng nền văn hóa, ngôn ngữ, định kiến xã hội..., những đối tác đến từ những nền văn hóa khác nhau gần như là một bí ẩn mà những nhà đàm phán phải khám phá rất nhiều, nếu muốn có một cuộc đàm phán thành công. Có một sự khác biệt rất lớn về văn hóa giữa các nước Phương Tây với các nước Phương Đông, điều này dẫn đến sự khác biệt trong cách giao tiếp và đàm phán 2.1. Tính cách của người Phương Tây: Quan điểm: Khi trình bày về quan điểm của bản thân người phương Tây thường nói thẳng ngay cảm nhận của họ và quan điểm rõ ràng. Cách trình bày vấn đề: Người phương Tây đi thẳng vào vấn đề tìm cách giải quyết. Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 5 Cách sống: Người Phương Tây thường tự lập và sống tách biệt một mình trong khi người Phương Đông luôn có xu hướng tụ tập đông người, điều này có thể thấy ở quy mô gia đình, quan hệ bố mẹ và con cái…Trẻ em: T rẻ em Phương Tây được nhìn nhận như những chàng trai, cô gái. Trẻ em Phương Đông được quản lý và kèm cặp “ép khuôn” của cả một thế hệ. Khi có đồ mới: Người Phương Đông có đồ mới thường nâng như nâng trứng, hứng như hứng hoa, còn người Phương Tây chỉ coi đó là 1 phương tiện thỏa mãn nhu cầu cuộc sống vừa mới được sửa lại. Tính đúng giờ: Khái niệm đúng giờ của người Phương Tây thường tuyệt đối và tiết kiệm đến từng phút, còn chúng ta thường tìm mọi lý do để tranh thủ việc cá nhân và tính theo độ chính xác “giờ dây thun”. Sếp Tây là người chỉ đạo và làm việc theo chuyên môn quản lý, lãnh đạo của họ. Sếp Ta thì gọi dạ bảo vâng thường to như “phụ huynh” vậy. Giao tiếp: Người Phương Tây chỉ dựa trên mối quan hệ cá nhận giữa hai người hoặc một vài người khác có ảnh hưởng lớn tới họ. 2.2. Khác biệt về ngôn ngữ và những cử chỉ hành vi không lời: Trong tất cả các ngôn ngử được sử dụng chủ yếu trong đàm phán kinh doanh, các câu hỏi và những câu tự bộc lộ thông tin là những hành vi ngôn ngữ được sử dụng thường xuyên nhất. Ngoài ra trong đàm phán kinh doanh còn có những câu mệnh lệnh, cam kết và hứa hẹn cũng thường xuyên được sử dụng trong các ngôn ngữ đàm phán thông dụng. Cộng đồng người Canada nói tiếng pháp cũng có phong cách sử dụng ngôn ngữ và những hành vi không lời giống như những người anh em của họ. Mỹ, Đức có cách sử dụng ngôn ngữ và hành vi không lời gần như tương tự nhau. Cách sử dụng ngôn ngữ, các cử chỉ, điệu bộ của họ không quá nhẹ nhàng nhưng cũng không quá nóng nảy trong đám phán. 2.3. Sự khác biệt về quan niệm giá trị: Có bốn quan niệm về giá trị thường được hiểu khác nhau: Khách quan, cạnh tranh công bằng, và quan niệm về thời gian. Trong đàm phán quốc tế, các nhà kinh doanh vẫn thường đánh giá người Mỹ luôn ra những quyết định dựa trên những thực Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 6 tế rõ ràng mà không quan tấm đến nhân tố tình cảm, quan hệ khác. Đó chính là sự thể hiện quan niệm của người Mỹ về sự khách quan. Cạnh tranh là một đặc điểm của đàm phán. Đây là hình thức cạnh tranh giữ người mua và người bán với tư cách là hai đối tác trên bàn đàm phán. Xu hướng vận động của các bên yêu cầu về giá cả và điều kiện trao đổi của bên mua và bên bán là trái ngược nhau. Kết quả của quá trình cạnh tranh giữa hai bên đối tác chính là kết quả của cuộc đàm phán. Thời gian trong các nền văn hoá cũng được hiểu khác nhau. Người Mỹ và người Đức là đ iển hình của thời gian đơn nghĩa là g iờ nào việc nấy. Thời gian được coi như một thứ hàng hoá hữu hình, thời gian được chia nhỏ gắn với những công việc cụ thể. Ngươc lại với thời gian đơn là thời gian phức chỉ chú trọng kết quả công việc ma không chú ý nhiều đến việc phân chia thời gian cụ thể để thực hiện công việc như thế nào. Quan niệm thời gian phức phổ biến trong những nền văn hoá trừu tượng có pha sự thực dụng nhưng vẫn chứa nhiều yếu tố tâm linh lãng mạn. Châu Á và Châu Mỹ La Tinh là những nơi thường hiểu thời gian theo quan niệm thời gian phức. 2.4. Sự khác biệt về tư duy và quá trình ra quyết định: Khi đối mặt với một nhiệm vụ đàm phán phức tạp, hầu hết các nhà đàm phán Phương Tây đều có thói quen chia nhỏ nội dung đám phán thành một loạt những công việc nhỏ, lần lượt giải quyết vần đề. Kết quả cuối cùng của đám phán sẽ là tổng hợp kết quả đàm phán của tất cả các nội dung nhỏ. Các nhà đàm phán Châu Á lại có xu hướng ngược lại. Họ không phân chia nội dung đàm phán thành các công việc nhỏ mà thường cùng một lúc đàm phán tất cả các nội dung không theo một trình tự rõ ràng, và nhượng bộ chỉ đạt được khi đàm phán đã sắp kết thúc. 3. Những đặc điểm văn hoá giao tiếp kinh doanh của các nước Phương Tây: 3.1. Thời gi an trong giao tiếp kinh doanh: 3.1.1. Những vấn đề về nội dung, giờ giấc làm việ c: Người Phương tây muốn biết trước nội dung cuộc gặp, vai trò và quyền hạn, và thậm chí cả thân thế sự nghiệp của khách. Họ thường định trước thời lượng cho các cuộc gặp gỡ (các cuộc tiếp xã giao thường kéo dài 30 – 45 phút và hiếm khi quá 1 Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 7 tiếng) và không ngại ngùng chủ động kết thúc khi hết g iờ, nhất là khi họ có việc bận tiếp sau đó, hoặc thấy cuộc gặp không mang lại lợi ích gì. Người Phương Tây thường rất đúng giờ. Sự chậm trễ được hiểu là thiếu quan tâm, coi thường đối tác hoặc kém cỏi trong sắp xếp thời gian. Ngược lại, đến sớm có thể làm bên chủ bối rối do chưa sẵn sàng tiếp đón hoặc được hiểu là quá sốt ruột hoặc không có việc gì tốt hơn để làm. Nói chung, nên đến vào đúng thời gian ghi trên giấy mời hoặc đã hẹn. Ví dụ: Việc đúng giờ luôn được đánh giá cao trong xã hội Mỹ. họ sắp xếp các cuộc hẹn và cuộc sống bản thân theo một thời gian biểu. Họ luôn đến đúng giờ. Đối với s inh viên quốc tế, sinh v iên Mỹ dường như luôn vội vàng và lỗ mãng. Nhưng người Mỹ lại luôn đạt hiệu quả cao trong công việc nhờ sự vội vàng này. Cũng vì muốn tiết kiệm thời gian, nên các cuộc gặp làm việc với người Phương Tây là ngắn, tập trung và đ i thẳng vào vấn đề. Người Phương Tây thích nói chuyện làm ăn trước, sau đó mới nói đến chuyện cá nhân và các chuyện khác. Trong các cuộc họp hoặc gặp gỡ làm việc, người Phương Tây có thể cắt ngang lời nhau để hỏi hoặc nêu ý kiến của mình. Thói quen này có thể bị coi là bất lịch sự trong một số nền văn hóa Châu Á. Do vậy, các nhà kinh doanh nước ngoài không nên ngạc nhiên khi bị người Phương Tây cắt lời để hỏi hoặc nêu ý kiến của họ. 3.1.2. Độc lập hay nhóm: Trong văn hóa của người Phương Tây, sự độc lập của cá nhân được đánh giá cao. Sẽ không ngạc nhiên nếu các đối tác Phương Tây đến tham dự đàm phán với một thành viên duy nhất và thành viên này có đầy đủ thẩm quyền để ra mọi quyết định. Cũng vì thế, không quá ngạc nhiên khi một doanh nhân Phương Tây cực kỳ khó chịu vì đối tác Phương Đông của mình, sau 1 tuần đàm phán, lại tuyên bố “phải gọi điện thoại hỏi sếp ở nhà đã”. Người Phương Tây thường coi điều này như là sự thiếu tôn trọng trong đàm phán. 3.1.3. Đúng giờ hay trễ giờ: Khái niệm “thời gian là tiền bạc” là hoàn toàn chính xác đối với các thương nhân người Mỹ. Họ đúng hẹn và chỉ làm một việc trong một khoảng thời gian nhất định về một lĩnh vực. Vì thế, người Phương Tây rất xe m trọng chuyện giờ giấc và ít Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 8 khi trễ giờ trong các cuộc hẹn làm ăn. Họ hẹn bạn 9 giờ bắt đầu đàm phán thì có nghĩa là chắc chắn 9 giờ sẽ bắt đầu. Sự chú ý của bạn dành cho thời gian có thể tác động tới hình ảnh của bạn. Hãy lập kế hoạch cho buổi họp và cuộc hẹn tại các nước Bắc Âu, Đức và Ôxtrâylia, đây là những nơi mà s ự đúng giờ được quan tâm hàng đầu. Tuy nhiên bạn cũng nên chú ý đến văn hóa của mỗi nước khác ở Phương Tây. Cụ thể như: Tại Anh bạn hãy đến sớm hơn. Ở Pháp, bạn nên đến trể khoảng 10 phút. Ở Italia, bạn có thể phải đợi nhưng đừng nghĩ là các nước khác cũng thế. Tại Tây Ban Nha, thời gian biểu linh hoạt hơn. 3.2. Quan điểm giao tiếp: 3.2.1. Sòng phằng hay dựa trên m ối quan hệ: Người Phương Tây khi gặp gỡ, thường chào hỏi nhau một cách hồ hởi và nhanh chóng. Phong cách chung là bắt tay, ôm hôn hoặc gật đầu. Họ luôn tỏ thái độ tự tin, bình đẳng, ít coi trọng cương vị xã hội. Trong công việc, họ luôn tỏ rõ bản lĩnh và lòng nhiệt tình của mình, đồng thời cũng đánh giá người khác qua công việc của họ. Cương vị xã hội, trong quan niệm của họ là do mỗi người tự đặt lấy. Họ rất ngưỡng mộ ai bằng năng lực và lòng kiên trì giành được thành công. Họ cũng có sự kính trọng với truyền thống gia đình, dòng họ. Họ luôn có ý thức và coi trọng quyền công dân của mỗi người. Họ luôn tin vào qui định của luật pháp để thực hiện công lý trong xã hội và luôn coi trọng, bảo đảm cho quyền sở hữu cá nhân. Vì thế, những câu hỏi tỏ sự ân cần quá mức về cuộc sống riêng tư không được ưa chuộng như với ngưòi châu Á. Tính độc lập này còn thể hiện trong cả s inh hoạt gia đình. Họ thường nuôi dạy con cái từ nhỏ theo tinh thần luôn có nguyện vọng, xu hướng và khả năng sống tự lập. Nói chung họ thích có nơi ngủ riêng biệt để được hoàn toàn tự do. Người Âu – Mỹ rất coi trọng tri thức khoa học và tư duy tuyến tính, nên muốn mọi việc phải được s ắp xếp theo kế hoạch và vận động theo một hướng. Với quan niệm, cuộc sống chỉ diễn ra có một lần, nên họ rất quý và coi trọng thời gian. Họ thường sắp đặt công việc theo thời gian chính xác, hoạt động phải đúng giờ và thời gian phải được sử dụng một cách hợp lý, các công việc được giải quyết càng nhanh càng tốt. Đối với họ, thời gian là tiền bạc và cái gì đã trôi qua là thuộc về quá khứ, ít lưu luyến. Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 9 Khi trình bày về quan điểm của bản thân người Phương Tây thường nói thẳng ngay cảm nhận của họ và quan điểm rõ ràng. Ví dụ: Những người chào hàng phải chuẩn bị rất kỹ và đi thẳng vào nội dung sau những câu chào hỏi xã giao ngắn gọn. Yêu cầu này càng quan trọng nếu cuộc làm việc được tiến hành thông qua phiên dịch vì thực chất thời gian làm việc chỉ còn tối đa một nửa. Trong các cuộc họp hoặc gặp gỡ làm việc, người Mỹ có thể cắt ngang lời nhau để hỏi hoặc nêu ý kiến của mình. Thói quen này có thể bị co i là bất lịch sự trong một số nền văn hóa Châu á. 3.2.2. Kiểu giao tiếp kinh doanh thông thường ở Phương Tây: Trong giao tiếp kinh doanh phương tây theo quan điểm cá tính của người phương tây chuộng tính tự lập và thích tự thân phấn đấu nên trong quan hệ kinh doanh cùng hướng tới mục đích của giao tiếp thường là: để hoàn thành công việc, tiếp tục thu nhận thông tin hướng tới các thông tin chuẩn xác phục vụ cho việc ra quyết định một cách đúng đắn, tạo sư hiểu biết chung, tiếng nói chung nhằm phát triển quan hệ,nhằm làm cho người khác hiểu được ý của mình và được người khác đáp lại theo ý muốn của mình. Như vậy đây là kiểu giao tiếp thể hiên sự hợp tác đôi bên cùng có lợi. Đối với trường hợp lãnh đạo cấp cao tại đơn vị công ty : cấp lãnh đạo là người phương tây. Cá nhân họ sẽ làm người chỉ đạo và làm việc theo chuyên môn quản lý, lãnh đạo của họ. Họ lên kế hoạch kinh doanh theo chuyên môn sở trường và đ ịnh hướng rõ ràng mục tiêu cần đạt được và đưa ra quy tắc, quy định làm việc theo logic chung duy nhất để thực hiện. Lãnh đạo là người đưa ra quyết định cao nhất. Quyết định chỉ được dựa thêm trên mối quan hệ cá nhân giữa 2 người hoặc một vài người khác có ảnh hưởng lớn tới họ. Đối với cấp dưới có trình độ sẽ được đánh giá đúng năng lực dựa vào kết quả công việc hoàn thành. Kiểu giao tiếp thể hiện sự chỉ đạo toàn quyền từ cấp trên đối với cấp dưới 3.3. Nghi thức xã giao: 3.3.1. Danh thiếp: Danh thiếp được dùng để giao dịch, sinh hoạt… Danh thiếp thường để trong túi áo hay trong cặp để tạo sự tôn trọng, tránh để trong bóp, túi quần. Khách ngoại giao thường in mực đen, khách ngoại thường in mực xanh. Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 10 Danh thiếp không quan trọng đối với người Phương Tây, trao danh thiếp cho nhau không trịnh trọng như người Châu á. Người Phương Tây thường chỉ nhìn lướt qua hoặc thậm chí không nhìn danh thiếp trước khi cất đi hoặc bỏ vào túi. Thói quen này không có nghĩa là người Phương Tây không tôn trọng đối tác, bởi vì họ quan niệm tập trung vào người đang đối thoại với mình quan trọng và thể hiện tôn trọng hơn là nhìn vào danh thiếp. Tuy nhiên, danh thiếp của đối tác vẫn được các nhà kinh doanh Phương Tây lưu giữ để có địa chỉ liên hệ khi cần thiết, đặc biệt là đối với những người mà sau cuộc nói chuyện họ thấy cần phải giữ quan hệ. Chẳng hạn, ở Tây Ban Nha việc trao đổi danh thiếp trong buổi gặp gỡ đầu tiên là rất cần thiết, vì vậy bạn nên mang nhiều danh thiếp khi đi gặp đối tác Tây Ban Nha. Danh thiếp nên có một mặt là tiếng Anh và mặt kia là tiếng Tây Ban Nha. Ghi rõ trình độ học vấn lên danh thiếp và đảm bảo mô tả rõ chức danh của bạn nhất là khi bạn là người có vai trò quyết định. Khi trao danh thiếp, nên để mặt tiếng Tây Ban Nha theo chiều người nhận có thể đọc được khi đưa danh thiếp, bạn nên cười và duy trì giao tiếp bằng mắt, sau đó dành một vài giây để đọc nội dung. Tiếp theo, đặt danh thiếp lên bàn trước mặt bạn. Còn ở Đức khách là người đầu tiên trao danh thiếp. Nếu trao cho nhóm người thì người có cấp bậc cao nhất được trao đầu tiên. Nếu không biết thứ tự cấp bậc của chủ nhà thì trao danh thiếp cho tất cả, bắt đầu từ người ở bên cạnh mình. Phải xe m danh thiếp trước khi cất đi. 3.3.2. Trang phục: Ngoài xã hội, nhìn chung, người Phương Tây mặc rất thoải má i, không cầu kỳ và không quan tâm nhiều đến cách ăn mặc của người khác. Trên đường phố, đôi khi rất khó có thể phân biệt đẳng cấp, địa vị xã hội hoặc nghề nghiệp dựa vào quần áo bề ngoài. Tuy nhiên, trong công sở, tại các hội nghị, hội thảo, tiệc và các cuộc tiếp khách các doanh nhân Phương Tây cũng mặc chỉnh tề và đẹp như ở các nước khác. Khách đến thăm và làm việc thường mặc com-lê thẫm màu và cravát. Mùa hè, mùa xuân, hoặc những dịp không trang trọng lắm có thể mặc com-lê sáng màu. Doanh nhân nữ cũng thường mặc com-lê với màu sắc đa dạng hơn so với nam giới. Mặc gọn gàng và chỉnh tề quan trọng hơn là kiểu cách. Một số thương nhân dùng chất lượng giầy và đồng hồ đeo tay để thể hiện mình. Thứ Sáu hàng tuần thường là ngày người Phương Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 11 Tây ăn mặc ít nghi lễ nhất tại các công sở. Mặc dù nhìn chung người Phương Tây không cầu kỳ trong ăn mặc nhưng nếu một doanh nhân đến giao dịch mặc một bộ com-lê quá cũ và hoặc nhàu nhĩ chắc chắn sẽ tạo ấn tượng ban đầu không hay đối với đối tác. Ví dụ: Ở Pháp ngay cả trong những bữa tiệc chính thức cũng không nhất thiết phải thắt cravat. Nhưng nam giới nhất thiết phải vận com-lê đồng bộ hoặc đờ mi. Còn ở Đức cách ăn mặc đối với họ chỉ cần trang trọng theo nghĩa kinh doanh, không cần cầu kỳ và có thể hơi quy cũ. Nam giới nên mặc bộ trang phục có màu sậm. Nữ có thể mặc bộ trang phục công sở hay đầm theo kiểu truyền thống. Và đặc biệt đừng mang quá nhiều trang sức hay trang điểm lòe loẹt. 3.3.3. Nghi lễ xã giao: Khi gặp gỡ, người Phương Tây thường chào hỏi nhau một cách hồ hởi và nhanh chóng. Phong cách chung là bắt tay, ôm hôn hoặc gật đầu. Họ luôn tỏ thái độ tự tin, bình đẳng, ít coi trọng cương vị xã hội. Trong công việc, họ luôn tỏ rõ bản lĩnh và lòng nhiệt tình của mình, đồng thời cũng đánh giá người khác qua công việc của họ. Cương vị xã hội, trong quan niệm của họ là do mỗi người tự đặt lấy. Họ rất ngưỡng mộ ai bằng năng lực và lòng kiên trì giành được thành công. Họ cũng có sự kính trọng với truyền thống gia đình, dòng họ. Họ luôn có ý thức và coi trọng quyền công dân của mỗi người. Họ luôn tin vào qui định của luật pháp để thực h iện công lý trong xã hội và luôn coi trọng, bảo đảm cho quyền sở hữu cá nhân. Vì thế, những câu hỏi tỏ sự ân cần quá mức về cuộc sống riêng tư không được ưa chuộng. Họ ít coi trọng quan hệ láng giềng như người châu Á. Khi rảnh rỗi, họ có thể vui thú với bạn bè hoặc trong câu lạc bộ chứ không nhất thiết thăm hỏi những người xung quanh. Ví dụ: Người Pháp chú ý đến tính trang trọng và lễ nghi trong các cuộc gặp gỡ giao dịch và rất ít khi dùng tên thân mật. Họ có thói quen bắt tay nhanh và nhẹ. Chủ đề ưa thích của họ là: món ăn, thể thao, văn hóa nghệ thuật. Họ tránh các chủ đề về tiền bạc, giá cả, đời tư, chính trị… Người Nga rất niềm nở và trân trọng khi giao tiếp. Khi Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 12 chào nhau, họ thường bắt tay và xưng danh, trừ khi gặp bạn bè họ ôm hôn ở má. Người Nga ưa thích các chủ đề: nghệ thuật, văn chương, tình bạn, hòa bình. Họ ưa thích các món quà là một cuốn sách, album nhạc, bút… Ít người nói được tiếng Anh (trừ các nhà khoa học). Người Đức có thói quen bắt tay chặt khi là m quen, chào hỏi và chỉ gọi tên thân mật khi đã quen. Họ có tác phong đúng giờ và khá sòng phẳng. Khi giao tiếp, họ không đút tay vào túi và không xỏ tay vào vạt áo khi ăn, và xưng danh đầy đủ khi trả lời điện thoại. Họ thường bàn luận công việc vào sau bữa ăn. Chủ đề ưa thích là: ôtô, bóng đá, món ăn và tránh các chủ đề về chiến tranh, về thể thao Mỹ. Người Thụy Điển bắt tay khi giao tiếp và rất nghiêm túc. Họ ưa chuẩn xác về giờ giấc và thận trọng trong công việc, và không thích nắm tay hay vỗ sau lưng. Họ có thói quen chúc tụng nhau trong bữa ăn. Người Thụy Điển luôn tự hào về lịch sử, văn hóa, xã hội của mình và di sản của bộ tộc Viking. Chủ đề yêu thích của họ: mức sống, cảnh quan thiên nhiên, thể thao. Họ tránh các chủ đề: tuổi tác, nghề nghiệp, ăn uống, gia đình. Người Italia có thói quen bắt tay và nắm khuỷu tay khi giao tiếp. Họ có thể biểu lộ thái độ, tình cảm qua các cử chỉ, điệu bộ nhưng ít khi xưng hô bằng tên thân mật. Tuy vậy, các cuộc tiếp xúc xã giao họ luôn chú ý tới giờ giấc và không ưa kéo dài, không nói chuyện kinh doanh trong buổi gặp gỡ xã giao, họ ăn bữa chính vào buổi trưa. Chủ đề ưa thích là sự kiện thế giới, bóng đá và gia đình. Họ tránh các chủ đề về Maphia, chính trị, tôn giáo, thuế má. 3.3.4. Đối xử bình đẳng với phụ nữ: Ngày nay phụ nữ Phương Tây đã được coi trọng hơn. Tỉ lệ phụ nữ tham gia vào công việc xã hội cũng như trong kinh doanh ngày càng tăng. Ở Mỹ khoảng trên 60% đi làm, ở Hoa Kỳ vẫn chưa hết sự phân biệt đối xử giữa nam và nữ. Tuy nhiên, ở Hoa Kỳ, phụ nữ có cương vị cao trong các cơ quan hoặc công ty nhiều hơn, và họ có quyền lực hơn so với ở các nơi khác trên thế giới. Phụ nữ Mỹ không muốn mình bị coi là đặc b iệt hoặc không quan trọng. Nếu gặp những đối tác kinh doanh là nữ, bạn hãy đối xử với họ như đối xử với các đối tác nam giới và không nên phật ý vì cho rằng bên chủ đã đưa phụ nữ ra tiếp bạn. Nếu họ là chủ mời bạn đi ăn, hãy cứ để họ trả tiền như những người đàn ông khác. Trong kinh doanh, phụ nữ Mỹ cũng quyết đoán không kém gì nam giớ i. Ở Đức, phụ nữ được coi trọng: thông lệ “Ladies First” chỉ áp dụng Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 13 trong cuộc sống thường nhật. Trong quan hệ làm ăn thì thông lệ là cấp dưới nể vì cấp trên. Ngày nay, cả nam lẫn nữ đều có thể là người mở cửa cho người khác hay giúp người khác mặc áo choàng, chỉ không ai được từ chối nhận cử chỉ đó. 3.3.5. Đối xử bình đẳng với người khác chủng tộc: Trong cuộc sống khoảng cách sự phân biệt đối xử ngày càng được rút ngắn, và trong kinh doanh thì không được thể h iện sự phân biệt chủng tộc điều đó sẽ làm cản trợ sự hợp tác trong kinh doanh. Như ở nước Mỹ là một nước đa chủng tộc. Người nước ngoài di cư đến Hoa Kỳ sinh sống và kinh doanh ngày càng nhiều. Trong thực tế cuộc sống ở Hoa Kỳ vẫn chưa hết sự phân biệt chủng tộc. Tuy nhiên, luật pháp Hoa Kỳ cấm mọ i hành động phân biệt chủng tộc. Người nước ngoài đến Hoa Kỳ kinh doanh cần hết sức tránh các hành động, hoặc ngôn ngữ thể hiện sự phân biệt chủng tộc. Ví dụ thay cho từ “black American” (người Mỹ đen) người ta dùng một từ khác lịch sự và ít phân biệt chủng tộc hơn là “African American” (người Mỹ gốc Phi). 3.4. Giao tiế p trong đàm phán kinh doanh: Ngôn ngữ là vấn đề quan trọng để liên kết giữa các nền văn hóa và giữa những người đàm phán, nhưng nó cũng có thể là rào cản. 3.4.1. Tặng quà: Doanh nhân châu Âu hầu như ít để ý đến việc tặng quà trong kinh doanh.Chỉ các nước như Cộng hòa Czech, Phần Lan, Liên bang Nga, Ukraina có để ý đến việc chọn quà và tặng quà cho đối tác. Một số quốc gia khác,việc tặng quà không được thực hiện ngay lần đầu gặp gỡ nhưng có thể diễn ra ở những lần sau, đó là Bồ Đào Nha và Tây Ban Nha. Các nước Anh, Pháp, Canada, Ý và Hungary không có có tục lệ tặng quà trong giao tiếp kinh doanh, đàm phán. Tuy nhiên, một món quà là bữa ăn tối lại có thể được chấp nhận ở Anh và Hy Lạp. Ví du như: Tại Pháp, khi được mời riêng, nên mang theo hoa hoặc bánh kẹo ngon đến làm quà tặng cho bà chủ nhà. Bó hoa thường được bó và trang trí rất đẹp và nghệ thuật nên khi tặng cứ để nguyên. Các doanh nhân Mỹ thường trao cho nhau những đồ vật mang tính chất quảng cáo. Những vật này không được gói. Việc tặng quà thật sự chỉ giới hạn trong các dịp lễ tết, kỷ niệm, hội hè. Các vật dụng, đồ dùng là loại Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 14 quà được chọn nhiều hơn cả. Các món quà thường đi kèm với biểu tượng của công ty. Dĩ nhiên, người Mỹ, với lối sống và cách nghĩ thoải mái, không câu nệ, sẽ chẳng ngại ngần gì mà không bóc ngay gói quà ra xem. Tặng quà ở Hoa Kỳ không quan trọng như ở các nơi khác trên thế giới, và thậm chí còn có thể gây phiền toái. Thà là không tặng quà còn hơn là tặng sai hoặc tặng không đúng người. Luật pháp Hoa Kỳ thực tế cấm các quan chức chính phủ nhận quà trong quá trình thi hành công việc. Tuy nhiên, người Mỹ có thể vui vẻ nhận lời mời đi uống với bạn tại một quán ba hoặc đi ăn tại một nhà hàng. 3.4.2. Mời cơm làm việc: Khách nước ngoài đến làm việc có thể được bên chủ mời ăn sáng, trưa, hoặc tối, và vừa ăn vừa làm việc. Tuy nhiên, bên chủ cũng có thể mời khách ăn sau khi kết thúc công việc thành công. Ví dụ: Nguời Mỹ có thể thảo luận công việc trước khi ăn. Họ hầu như không uống đồ uống có cồn khi ăn sáng hoặc ăn trưa vì vẫn còn trong giờ làm việc. ở Mỹ, hầu như không có cảnh ép hoặc thi nhau uống rượu trong bữa ăn. Khi được mời, bạn có thể từ chối và nói thẳng lý do, nếu bạn không muốn uống. Không uống rượu là chuyện bình thường ở Mỹ. 3.4.3. Vị trí ngồi tiếp khách: Sắp xếp chỗ ngồi giữa khách và chủ như thế nào chủ yếu phụ thuộc vào tiện nghi trong phòng. Khách đến đàm phán hoặc thảo luận côn g v iệc thường được mời ngồ i theo h ình thức đàm phán – khách ngồ i đối diện với chủ, trong đó trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất của các bên n gồi ở vị trí chính giữa bên mình. Bàn t iếp khách có thể l à hình chữ nhật, bầu dục, ho ặc tròn. Ví dụ: Trong các cuộc tiếp khách xã giao, nếu trong phòng là bộ bàn ghế thường dùng để tiếp khách đàm phán, thì người tiếp chính bên chủ thường ngồi ở đầu bàn (vị trí số 1 trong sơ đồ dưới đây). Những người khác của bên chủ ngồi một bên. Đoàn khách ngồi một bên, trong đó trưởng đoàn hoặc người có chức vụ cao nhất trong đoàn khách ngồi gần nhất với bên chủ. Nếu trong phòng là bộ xa lông, thì người tiếp chính bên chủ và trưởng đoàn bên khách có thể ngồi cạnh nhau cùng hướng về một phía Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 15 (như thường thấy trong các cuộc tiếp xã giao khách quốc tế của Lãnh đạo Đảng và Nhà nước ta), hoặc bên khách và bên chủ ngồi đối diện nhau. 3.4.4. Cấm hút thuốc: Hút thuốc bị cấm ngày càng ở nhiều nơi ở Hoa Kỳ. Bạn luôn luôn phải hỏi xe m có được phép hút thuốc hay không trước khi châm lửa hút thuốc. Pháp luật cấm hút thuốc trên máy bay, trong nhiều nhà hàng, và ở các nơi công cộng. Hút thuốc thường bị cấm trong các tòa nhà làm việc; do vậy, những người hút thuốc, bất kể là ai, đều phải ra khỏi nhà và xuống đường để hút thuốc, kể cả trong những ngày mùa đông giá lạnh. Khách đến làm việc cần hết sức tránh hút thuốc trong phòng làm việc không hút thuốc của bên chủ. Đối với những cuộc làm việc dài, thường có bố trí thời gian giải lao để cho những người hút thuốc ra ngoài hút thuốc, nếu không, bạn có thể chủ động xin phép tạm nghỉ để ra ngoài hút thuốc. 3.5. Phong cách làm việc: 3.5.1. Cá nhân hay tập thể: Xuất phát từ cách sống, người phương Tây thường tự lập và sống tách biệt một mình trong khi người phương Đông luôn có xu hướng tụ tập đông người, điều này có thể thấy ở quy mô gia đình, quan hệ bố mẹ và con cái, hàng xóm…..Do đó, trong văn hóa của người phương Tây, sự độc lập của cá nhân được đánh giá cao, trong khi đó văn hóa phương Đông đề cao tính tập thể và tôn trọng các giá trị cộng đồng. Sẽ không ngạc nhiên nếu các đối tác phương Tây đến tham dự đàm phán với một thành viên duy nhất và thành viên này có đầy đủ thẩm quyền để ra mọi quyết định. 3.5.2. Truyền đạt thông tin: Khi trình bày về quan điểm của bản thân người phương Tây thường nói thẳng ngay cảm nhận của họ và quan điểm rõ ràng. Người phương Tây đi thẳng vào vấn đề tìm cách giải quyết. Vớ i quan điểm thẳng thắn trong mọi vấn đề, các doanh nhân phương Tây thường bày tỏ ý kiến một cách trực diện và nêu rõ nhu cầu của mình. Ví dụ: Trong giao tiếp, người Mỹ có xu hướng nói to, thích nhìn thẳng vào người đối diện và hay đòi hỏi quyền lợi một cách công khai. Sự thẳng thắn này đôi lúc Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 16 bị nhiều đối tác châu Á, thậm chí cả người châu Âu cho là thiếu tế nhị. Nhưng đó thật sự là phong cách Mỹ. Họ luôn thúc đẩy cuộc thương lượng đến chỗ kết thúc một cách mau chóng nhất, vì vậy cách làm việc tốt nhất là nên đi thẳng vào vấn đề cũng như đừng mất nhiều thời gian cho các thủ tục giấy tờ. Ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng trong quá trình giao tiếp đàm phán.Trong khi giao tiếp, đặc biệt là làm quen nhau thì nên tránh đề cập tới các vấn đề về chính trị, tuổi tác… đây là điều tế nhị và có thể làm mất lòng họ. Tốt nhất là nên bàn luận về thể thao, ăn uống, giải trí, quê hương, đất nước. Ví dụ: Khi làm quen với người Pháp nên trao đổi về các chủ đề văn hóa – xã hội, tránh các chủ đề chính trị nhạy cảm. Người Pháp rất thích nói và nói nhiều nên bạn sẽ tạo được ấn tượng tốt nếu tỏ ra chăm chú lắng nghe. 3.5.3. Quan hệ đồng nghiệp: Sếp Tây là người chỉ đạo và làm việc theo chuyên môn quản lý, lãnh đạo của họ, mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới hoàn toàn dựa trên trách nhiệm công việc của mỗi người. Ví dụ: Có những khác biệt rõ ràng giữa những người láng giềng Hà Lan và Bỉ. Một nhà quản lý người Bỉ thông thường có ý tưởng tổ chức kiểu gia đình, cảm nhận tổ chức kiểu phụ hệ và có trật tự, và g iống nhiều nền văn hóa Latin, người cha quyết định mọi việc. Người Bỉ cho rằng một nhà quản lý người Hà Lan là quá dân chủ: thật vớ vẩn khi mọi người cứ phải hỏi ý kiến lẫn nhau. 3.5.4. Thể hiện cái tôi: Phương Tây theo chủ nghĩa cá nhân. Cái “Tôi” là nhất, sở thích của tôi là tuyệt đối, gia đình, cha mẹ, làng nước, luật pháp không thể can thiệp. Ví dụ: Trong các trường học Mỹ câu biểu ngữ “ I am unique” (Tôi là độc nhất) trang trọng treo khắp nơi để khuyến khích học sinh phát triển mọi khả năng của “Cái Tôi”. Ví dụ: Người Mỹ thường không hiểu được “sự khiêm tốn” của người Trung Quốc. Ở Mỹ, nếu bạn không giới thiệu mình là người rất tháo vát mà cứ luôn nói mình còn thiếu sót thì đừng trông mong tìm được việc là m. Cũng chính cách thể hiện cái tôi của bản thân, nên cũng hình thành nên yếu tố ý thức trách nhiệm của mỗi cá nhân. Tây Phương do luôn thể h iện cái “tôi” của chính Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 17 mình nên tinh thần trách nhiệm rất cao.Ví dụ: Người Anh làm việc với tinh thần và trách nhiệm cao nhất, luôn coi chất lượng, tiến độ và hiệu quả công việc là ưu tiên hàng đầu.Khi xảy ra rủi ro người Anh luôn tìm cách khắc phục sự cố trước khi xe m trách nhiệm thuộc về ai và luôn nghiêm khắc rút kinh nghiệm cho bản thân mình và cho các thành viên khác. 3.5.5. Truyền thông: Giữ liên hệ và thông tin thường xuyên với bạn hàng Hoa Kỳ là rất quan trọng. Các nhà kinh doanh Hoa Kỳ nổi tiếng là không kiên nhẫn và rất ghét sự im lặng. Họ muốn được thông tin thường xuyên về những diễn biến trong kinh doanh bất kể là tốt hoặc xấu. Người Phương Tây sẽ đặc biệt chú ý đến các thư hỏi hàng ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích và phải đề tên công ty của mình ngay đầu thư, tiếp đến là địa chỉ công ty muốn gởi đến và ngày tháng.Chúng ta sẽ nhận được đầy đủ thông tin về sản phẩm, dịch vụ nếu làm theo yêu cầu trên. Xã giao điện thoại đúng cách rất quan trọng trong giao tiếp kinh doanh. Đầu tiên, hãy chào hỏi trước khi trả lời. Khi trả lời điện thoại kinh doanh, nhớ hãy tự giới thiệu mình (nếu có thể thì cả công ty nữa). Nếu bạn trả lời điện thoại của người khác, hãy nhắc đến tên của đồng nghiệp khi bạn chào hỏi để người ta biết rằng mình không gọi nhầm. Ví dụ: Ở Đức người gọi đến thường phải chào và xưng danh, tự giới thiệu về mình. Người được gọi điện thoại thường ít nhất nên xưng tên, không khi nào được sử dụng ngôi thứ ba để trả lời, chẳng hạn như : “Đây là ông Smith”. Người Phương Tây luôn đi đầu về việc ứng dụng các công nghệ, kỹ thuật hiện đại. Website thương mại của Châu Âu có tính chất kinh doanh nhiều hơn (more business driven) trong khi các website tại Bắc Mỹ tập trung vào người tiêu dùng nhiều hơn. Các website theo hình thức kinh doanh giữa doanh nghiệp và doanh nghiệp (business to business) chiếm 61 % các Website kinh doanh tại EU, trong khi đó ở Bắc Mỹ con số này là 43%. Các website theo hướng doanh nghiệp- người tiêu dùng chiếm 39% tổng số website của Liên minh Châu Âu (EU) và 57% tại Bắc M ỹ. Các Website thường được tạo nên để các công ty giới thiệu về mình trên Internet hoặc để làm rõ công ty đó so với các đối thủ cạnh tranh. Các website được xây dựng để với dự kiến Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 18 phục vụ bốn mục đích và xúc tiến, bán hàng, trao đổi trực tiếp với khách hàng (hầu hết các công ty nhằm vào mục đích này) và trao đổi trong nội bộ công ty (chủ yếu các công ty lớn). KẾT LUẬN Người xưa có câu: "Lời nói không mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau". Câu nói này không những đúng trong thực tiễn đời sống mà đúng luôn cả trong giao tiếp kinh doanh. Cùng một lời nói nhưng với phong cách, thái độ, âm lượng khác nhau cũng có thể dẫn đến những cách suy nghĩ khác nhau của cùng một người nghe. Giao tiếp Kinh doanh GV: Nguyễn Thế Hùng SVTH: Nhóm G2-GTKD Trang 19 Nếu biết giao tiếp tốt và biết vận dụng khéo thì không việc g ì mà không thành công được. Văn hoá giao tiếp trong kinh doanh là một phạm trù văn hoá dùng để biểu hiện cử chỉ, hành động và lời nói là m cho đối phương có cảm tình với mình, từ đó những công việc mà mình hợp tác mới đạt mục tiêu thành công. Văn hoá giao tiếp trong kinh doanh của ngưởi Phương Tây cũng không chỉ dừng lại ở ngôn ngữ trong hành động, cử chỉ, và phong cách ăn mặc... mà nó còn thể hiện ở sự cảm nhận của con người. Một biểu hiện bằng ánh mắt, bằng nụ cười thân thiện hoặc thái độ luôn tôn trọng, luôn lắng nghe sẽ làm cho đối tượng cảm thấy thoải mái và hài lòng. Khi khách hàng hài lòng là chúng ta đã bước đầu thành công trong giao tiếp. Việc hình thành các chuẩn mực, hành động, cử chỉ trong giao tiếp là do sự khác biệt trong văn hoá của mỗi nước, nhưng nhìn chung là từ hai cái nôi văn hoá lớn là văn hoá Đông – Tây. Trong bối cảnh toàn cầu hoá kinh tế, việc g iao lưu kinh tế giữa các nước với nhau là điều tất yếu, việc nghiên cứu các hành vi, chuẩn mực trong giao tiếp kinh doanh hay còn gọi là văn hoá giao tiếp kinh doanh sẽ giúp các doanh nghiệp hội nhập nhanh chóng với nền kinh tế thế giới và khu vực.