Tiểu luận Xây dựng tiêu chuẩn chọn nhân viên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG…………….. Tiểu luận Xây dựng tiêu chuẩn chọn nhân viên NỘI DUNG I. LÝ THUYẾT 1. Khái niệm tuyển chọn: Tuyển chọn nhân viên là tiến trình chọn lựa các ứng viên phù hợp nhất cho một vị trí công tác nào đó đã được xác định trước 2. Bảng mô tả công việc 2.1 Mục đích: Đây là tài liệu không thể thiếu trong quản trị nhân sự, nhằm mục đích: - Hoạch định nhân sự và tuyển dụng. - Lên kế hoạch đào tạo. - Đánh giá thành tích/Đánh giá thực hiện công việc. - Cơ sở tính lương và phúc lợi. - Đồng thời giúp người lao động: - Biết nhiệm vụ công việc của mình. - Hoàn thành tốt hơn các nhiệm vụ được giao. Mỗi một bản Mô tả công việc được xây dựng là một sản phẩm trí tuệ đã được chuẩn hoá, điều chỉnh cho phù hợp với các từng doanh nghiệp và các quy định pháp luật của nhà nước. 2.2 Cấu trúc của một bảng mô tả công việc: Bảng mô tả công việc nên bao gồm những điều sau:  Chức danh công việc, bộ phận làm việc và tên tổ chức  Các trách nhiệm và nhiệm vụ của công việc  Nhà quản lý phụ trách tuyển dụng và nhà quản lý báo cáo trực tiếp  Tóm tắt nhiệm vụ, trách nhiệm và mục tiêu công việc (Nhiều mục trong số này sẽ phải được làm rõ với bộ phận quản lý nguồn nhân lực) 2.3 Những điều cần lưu ý trong bảng mô tả công việc: Viết cụ thể Hậu quả của việc viết bảng mô tả công việc chung chung là ứng viên sẽ không hiểu rõ được công việc và bạn phải mất thời gian giải thích lại trong buổi phỏng vấn. Một bản mô tả công việc chung chung sẽ khiến cho ứng viên hiểu lầm và ứng tuyển vào vị trí không hề phù hợp với họ. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu ứng viên “có tay nghề kỹ thuật để phát triển các dòng sản phẩm”, ứng viên có thể hiểu rằng bạn đang cần một kỹ sư hay một chuyên gia phần mềm. Bạn cũng nên nhấn mạnh các kỹ năng cần thiết để ứng viên tự đánh giá năng lực bản thân trước khi nộp đơn ứng tuyển. Đừng lạm dụng những “sáo ngữ” như yêu cầu ứng viên có “tinh thần hợp tác” hay “khả năng lãnh đạo”. Bạn hãy đi thẳng vào vấn đề: mô tả chi tiết những kỹ năng cần thiết để tìm được ứng viên phù hợp nhất. Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển Ứng viên rất muốn biết họ sẽ đóng vai trò nào trong công ty. Đây là cơ sở để ứng viên xác định liệu vị trí ứng tuyển có giúp họ phát triển và đạt được mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai, và liệu những kỹ năng và kinh nghiệm của họ có phù hợp với vị trí ứng tuyển hay không. Bạn cũng nên cho ứng viên biết họ sẽ báo cáo trực tiếp cho ai trong vị trí mới. Ngoài ra, bạn nên nêu hướng phát triển của ứng viên trong tương lai. Có thể vị trí bạn muốn tìm chỉ ở tầm trung nhưng trong vòng 1 hay 2 năm tới, ứng viên sẽ có cơ hội được đề bạt lên vị trí cao hơn. Hãy thu hút ứng viên bằng những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn. Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí đăng tuyển, giới thiệu về môi trường làm việc và văn hóa công ty Có thể nôm na so sánh viết bảng mô tả công việc như chuẩn bị một món ăn. Bạn cần biết cách trình bày cho món ăn thật đẹp thật hấp dẫn để “chiêu dụ” được người tài. Vì vậy, ngoài khoản lương bổng hấp dẫn, bạn nên dành vài dòng mô tả về văn hóa công ty. Đây là yếu tố rất quan trọng, vì không ai muốn làm việc ở một nơi mà đồng nghiệp sẵn sàng “đâm sau lưng chiến sỹ”. Bạn có thể nêu thông tin sơ lược về văn hóa công ty, nhấn mạnh những ưu điểm nổi bật của văn hóa đó như sự cạnh tranh lành mạnh, nhiều cơ hội thăng tiến cho những ai có năng lực. Hãy chắc chắn tuân thủ mọi quy định pháp lý. Yêu cầu công việc mà bạn đã xác định không được loại bỏ một cách bất công các trường hợp liên quan đến vấn đề dân tộc, phụ nữ, hoặc người tàn tật,… 3. Xác định tiêu chuẩn chọn ứng viên: 3.1 Tiêu chuẩn chung của công ty Sự cân bằng Trong những năm qua ứng viên đã di chuyển bao nhiêu chỗ làm ? Nếu có tại sao lại thay đổi và ứng viên có dễ dàng thích ứng với môi trường làm việc mới hay không ? Sự cần cù Ứng viên có tiến bộ đều đặn trong công việc kể cả chức vụ và bậc lương ? Ứng viên được lên lương là do chức vụ hay có tài ? Ứng viên có tỏ vẻ là loại người thích tìm việc dễ không hay tìm cách nhận việc hoặc trách nhiệm mà không tính đến năng lực cần phải có để hoàn thành việc đó. Ứng viên có bắt đầu làm việc từ lúc còn trẻ hay không ? Động cơ Ứng viên có duy trì mức sống tốt cho bản thân và gia đình không ? Có thực sự mong muốn cải tiến địa vị về kinh tế ? Điều đó có thực tế không ? Có tận tâm với cộng việc không ? Có quan niệm rằng việc bán hàng như một nghề nghiệp không ? Tiêu chuẩn của phòng ban Khả năng làm việc với những người khác Ứng viên có thích làm việc với những người làm chung trước đây không ? Có thành công trong công việc đòi hỏi giao tiếp với nhiều người và trong môi trường làm việc mới không ? Có thích thể thao và những hoạt động mang tính thi đua không ? Tính kiên trì Ứng viên có hoàn tất chương trình đại học hay cao dẳng bất chấp khó khăn không? Khi tổ chức gặp một khó khăn ứng viên có đủ kiên nhẫn để làm việc giúp tổ chức vượt qua khó khăn không ? Có thực hiện những sở thích của bản thân và những sinh hoạt chung tốt đến mức nào ? Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công viêc Kiến thức Về nghề bán hàng Về sản phẩm Về thị trường chuyên ngành Kiến thức chung và kiến thức cơ bản về kinh doanh Các kĩ năng Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng nhận thức và suy luận Kỹ năng nghe, nói, viết anh ngữ Kỹ năng vi tính văn phòng Kỹ năng bán hàng Kỹ năng chăm sóc khách hàng Thái độ Ham thích nghề bán hàng Năng nổ, không e ngại sự cạnh tranh Biết làm việc dưới áp lực cao và trong một khuôn khổ kỹ luật nhất định Cá tính Hoạt bát, nhanh nhẹn , xử lý tình huống tốt Kiên nhẫn, biết kiềm chế Đối với mỗi vị trí cụ thể, cần xác định 5-10 tiêu chí tuyển dụng. Các tiêu chí này giúp nhà tuyển dụng hình dung ra ứng viên lý tưởng cần cho vị trí tuyển dụng. Ngoài ra tiêu chí tuyển dụng còn đóng vai tró quan trọng trong việc định hướng và thiết lập các câu hỏi tuyển dụng Nhà tuyển dụng có thể lựa chọn một hay kết hợp các phương pháp tuyển dụng được trình bày dưới đây Thi viết: Thi viết là một phương pháp tuyển chọn ứng viên cơ bản nhất, nghĩa là phương pháp để ứng viên trả lời những câu hỏi đã được soạn trước trong bài thi. Phương pháp này có thể giúp dự đoán một cách hiệu quả về kiến thức cơ bản, kiến thức chuyên môn và những kiến thức liên quan cũng như khả năng ở những phương diện khác nhau như khả năng phân tích, tổng hợp, khả năng diễn đạt câu chữ của ứng viên Phỏng vấn - Phỏng vấn có ý nghĩa quan trọng trong việc tuyển chọn ứng viên, tạo cơ hội cho người tuyển chọn quan sát ứng cử viên - Hiểu rõ được kinh nghiệm, tri thức, khả năng cũng như hứng thú, sở thích của ứng viên - Tạo cơ hội cho ứng viên tìm hiểu công ty và một số thong tin liên quan đến công việc Trắc nghiệm tâm lí Là phương pháp khoa học thong qua một loạt các biện pháp để đánh giá sự khác nhau giữa các ứng cử viên về trình độ trí lực và cá tính. Hiện nay trắc nghiệm tâm lý đã dần trở thành một kỹ thuật rất quan trọng trong việc tuyển chọn và sử dụng nhân viên của các doanh nghiệp. II. LIÊN HỆ THỰC TIỄN 1. Vị trí và mục đích công việc: Công ty TNHH TM DV An Huy chuyên kinh doanh các loại nguyên liệu, phụ gia, hoá chất trong các lĩnh vực sau: Chăn nuôi thú y, nuôi trồng thủy sản, thực phẩm, hóa chất công nghiệp và dược phẩm. Vị trí: nhân viên kinh doanh Mục đích: Trực tiếp thực hiện hoạt động bán hàng dự án trực tiếp của công ty. 2. Mối quan hệ của một nhân viên bán hàng trong doanh nghiệp: Yếu tố quan trọng nhất trong sự thành công của bất kỳ một doanh nghiệp hay tổ chức là phải có khách hàng. Yếu tố này còn quan trọng hơn cả ý tưởng kinh doanh, sản phẩm, tài sản, nguồn lực tài chính hoặc con người. Lợi nhuận do khách hàng đem lại sẽ được sử dụng để trả lương cho nhân viên, chi trả các khoản phúc lợi, khen thưởng, bảo trì và trang bị thêm máy móc hay nội thất văn phòng… Và trong môi trường kinh doanh luôn cạnh tranh mạnh mẽ, việc làm cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp trở nên nổi bật và thu hút khách hàng so với vô vàn sản phẩm hay dịch vụ của đối thủ là điều không dễ dàng. Do đó, trong một doanh nghiệp, nhân viên kinh doanh có vai trò rất quan trọng. Họ chính là “cầu nối” giữa khách hàng và doanh nghiệp. Các nhân viên bán hàng tiếp xúc trực tiếp với khách hàng nên có thể xem họ như những người đại diện cho doanh nghiệp đó trước khách hàng. Vì vậy, việc tuyển chọn ra những ứng viên thích hợp cho vị trí quan trọng này sẽ ảnh hưởng không ít đến việc thành bại của một doanh nghiệp. Một nhân viên kinh doanh thì có mối quan hệ như thế nào trong doanh nghiệp? Trước tiên, họ sẽ chịu sự quản lý trực tiếp của Trưởng bộ phận bán hàng. Các kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp sẽ được ngưởi Trưởng bộ phận này phổ biến một cách gián tiếp xuống các nhân viên kinh doanh thông qua hình thức là các chỉ tiêu/doanh số bán hàng cần phải đạt được trong một tháng/quý. Sau khi được phân công các chỉ tiêu, từng nhân viên kinh doanh sẽ lên kế hoạch để tiếp cận khách hàng để thực hiện nhiệm vụ cấp trên đã giao. Ngoài nhiệm vụ trước mắt là bán được hàng theo doanh số/chỉ tiêu được giao, một nhân viên kinh doanh còn có vai trò “cầu nối”, tức là bằng kỹ năng của mình mà nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, khám phá ra các nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng và cung cấp những thông tin đó cho Trưởng bộ phận bán hàng, từ đó doanh nghiệp sẽ có kế hoạch phát triển, cải tiến các sản phẩm – dịch vụ của mình để ngày càng thu hút được nhiều khách hàng hơn nữa. Vậy những tiêu chí, phẩm chất của nhân viên bán hàng xuất sắc là gì?  Luôn quý mến khách hàng.  Đối xử với khách hàng như với người bạn tốt nhất của mình.  Lắng nghe và thấu hiểu nhu cầu của khách hàng.  Đáp ứng nhu cầu của khách hàng.  Định giá sản phẩm của công ty theo đúng giá trị thực được quy đổi thành tiền.  Chỉ cho khách hàng thấy giá trị được quy đổi thành tiền của những gì họ sẽ nhận được.  Làm cho khách hàng cảm thấy muốn thoả nguyện những nhu cầu của bản thân.  Chỉ ra những đặc tính của sản phẩm theo đúng ý muốn của khách hàng.  Sẵn sàng cung cấp sản phẩm bất cứ khi nào khách hàng muốn.  Mang lại cho khách hàng nhiều hơn mức họ lao động, dù chỉ một chút.  Thường xuyên cảm ơn khách hàng một cách chân thành.  Nhắc nhở khách hàng về giá trị thành tiền mà họ đã nhận được. Tóm lại, nhân viên bán hàng xuất sắc là người nhận biết được giá trị và sức mạnh của tiêu chí bán hàng. Từ những hiểu biết về mối quan hệ giữa một nhân viên kinh doanh với khách hàng cũng như với các bộ phận/phòng ban trong một doanh nghiệp, chúng ta thấy rằng một ứng viên thích hợp cho vị trí nhân viên bán hàng cần có các kỹ năng như sau: + Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp là nhân tố quan trọng, cần thiết cho một nhân viên bán hàng vì giao tiếp tốt sẽ tạo mối quan hệ tốt với khách hàng. Phát triển và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng sẽ giúp nhân viên bán hàng có niềm tin nơi khách hàng và việc bán hàng sẽ trở nên thuận lợi hơn. + Kỹ năng lắng nghe: Kỹ năng này nghe tưởng chừng như đơn giản nhưng lại là thành phần quan trọng tạo nên quan hệ tốt đẹp giữa người bán hàng và khách hàng. Bởi vì để biết được mong muốn của khách hàng để chỉ tập trung vào những nhu cầu đó thì người bán hàng phải là người “lắng nghe” giỏi và nhận biết nhanh. Từ đó mới có thể nhận được sự quan tâm từ phía khách hàng. + Đoán biết được nhu cầu của khách hàng: Nếu nhân viên bán hàng biết được tâm lý và nhu cầu của khách hàng thì bạn sẽ có thể giới thiệu ra những sản phẩm làm vừa lòng họ. Ngược lại, công việc của bạn sẽ không đạt kết quả gì nếu bạn không “đánh trúng” vào tâm lý của khách hàng. Ngoài khả năng nghe những yêu cầu của khách bạn cần phân tích những thông tin của khách hàng và phán đoán theo nhiều chiều hướng để hiểu được tâm lý của họ. Có triển vọng trong nghề này hay không phụ thuộc rất nhiều vào óc phán đoán của bạn. + Xoay chuyển tình thế: Tuy nhiên, nếu bạn đã đưa ra đề nghị không hợp với ý khách hàng thì bạn không nên dừng lại, tiếp tục nói về sản phẩm đã đưa ra là lựa chọn của một nhân viên giỏi. Hãy giới thiệu những tính năng và thông tin cơ bản về sản phẩm cho khách hàng nhưng không đề cập đến việc mời họ ký hợp đồng mua bán. Khi bạn hoàn thành xong phần trình bày hãy đợi ý kiến từ phía khách hàng là cách tốt nhất. + Giới thiệu sản phẩm với phong cách tự tin: Một phong cách tự tin trong giao tiếp sẽ quyết định bạn thành công hay không. Ví dụ, nếu khách hàng có những câu hỏi như “Sản phẩm hãng bạn đang bán có gì vượt trội hơn so với sản phẩm của các hãng khác?”. Một câu trả lời hoàn hảo là cách nói tự tin và rõ ràng, sau đó đưa ra những tính năng của sản phẩm hướng vào nhu cầu của khách khi mua loại sản phẩm đó. 3. Mô tả công việc a. Duy trì những quan hệ kinh doanh hiện có, nhận đơn đặt hàng; thiết lập những những mối quan hệ kinh doanh mới bằng việc lập kế hoạch và tổ chức lịch công tác hàng ngày đối với những quan hệ kinh doanh hiện có hay những quan hệ kinh doanh tiềm năng khác. b. Lập kế hoạch công tác tuần, tháng trình Trưởng kênh bán hàng duyệt. Thực hiện theo kế hoạch được duyệt. c. Hiểu rõ và thuộc tính năng, bao bì, giá, ưu nhược điểm của sản phẩm, sản phẩm tương tự, sản phẩm của đối thủ cạnh tranh. d. Nắm được quy trình tiếp xúc khách hàng, quy trình xử lý khiếu nại thông tin, quy trình nhận và giải quyết thông tin khách hàng, ghi nhận đầy đủ theo các biểu mâu của các quy trình này. e. Tiếp xúc khách hàng và ghi nhận toàn bộ các thông tin của khách hàng trong báo cáo tiếp xúc khách hàng. Báo cáo nội dung tiếp xúc khách hàng trong ngày cho Trưởng nhóm kinh doanh. f. Lên dự thảo hợp đồng sau khi khách hàng đã đồng ý cơ bản, chuyển cho Trưởng nhóm bán hàng xin ý kiến về các điều khoản hợp đồng. Lập thủ tục ký kết hợp đồng, lưu bản copy hợp đồng, chuyển bản chính cho Trướng nhóm giữ, một bản chính cho phòng kế toán giữ. g. Trực tiếp thực hiện, đốc thúc thực hiện hợp đồng, bao gồm các thủ tục giao hàng, xuất hoá đơn, cùng khách hàng kiểm tra chất lượng sản phẩm giao. h. Nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng…. i. Theo dõi quá trình thanh lý hợp đồng, hỗ trợ phòng kế toán đốc thúc công nợ, chỉ xong trách nhiệm khi khách hàng đã thanh toán xong. j. Giao dịch, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng. k. Cập nhật kiến thức công việc qua việc, đọc các sách báo về kinh doanh và tiếp thị; duy trì các mối quan hệ khách hàng. l. Phát triển việc kinh doanh ở địa bàn được giao phó. m.Chăm sóc khách hàng và bán hàng theo lịch trình đã định. 4. Tiêu chuẩn tuyển chọn  Tốt nghiệp Đại học hoặc có 1 - 3 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương.  Có khả năng giao tiếp tốt với người Việt Nam và người nước ngoài.  Có kiến thức về ngành công nghệ thực phẩm  Ưu tiên ứng viên có mối quan hệ và khách hàng trong ngành công nghệ thực phẩm  Sử dụng thành thạo các chương trình Word, Excell, Power Point  Chịu áp lực công việc cao. Cẩn thận và đáng tin cậy  Có óc tổ chức và sắp đặt các ưu tiên phù hợp, quản lý hiệu quả về thời gian  Giao tiếp thương thảo giỏi, biết tập trung chính xác và thân thiện, khả năng thuyết phục khách hàng  Kỹ năng truyền đạt thông tin  Kỹ năng xử lý vấn đề, mềm dẻo và linh hoạt trong mọi tình huống  Khả năng làm việc nhóm và đem lại hiệu quả cao trong mọi vị trí của nhóm  Có ý thức và thực tế. Biết cách làm việc đạt hiệu quả cao  Có xe máy, thuận tiện việc đi lại tìm kiếm và gặp gỡ khách hàng