Tìm hiểu công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng

liệu cần dùng tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. Đối với mỗi sán phẩm khác nhau tạo lên thực thể thể sản phẩm là khác nhau. VD: Đối với sản xuất cầu đường thì nguyên vật liệu chính là xi măng, sắt thép, gạch đá. Đối với đội xây lắp khung kính thì nguyên vật liệu chính lại là Khung nhôm, kính ,tôn... Qu¶n lý NVL 16 q (mdk) = Error! Trong đó: Mkdl khối lượng nguyên vật liệu dự trữ đầu kỳ thoe thực tế và kế hoạch. mk: mức tiêu hao nguyên vật liệu cho sản xuất đơn vị sản phẩm kỳ kế hoạch. q (mck) = Error! Trong đó: Mck1, Mckk: Khối lượng nguyên vật liệu dự trữ cuối kỳ theo thực tế và kế hoạch. 2.2 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dự trữ: - Tai các doanh nghiệp xây dựng: các sản phẩm chủ yếu là công trình mà khi các công trình được khởi công thì khối lượng nguyên vât liệu thường được chuyển thẳng tới các công trình để đưa vào trực tiếp thi công. Tuy nhiên để tránh sự biến động của nguyên vật liệu nên việc dự trữ nguyên vật liệu là vô cũng cần thiết - Tại doanh nghiệp có tể áp dụng các phương pháp dự trữ sau: 2.2.1 Dự trữ thường xuyên: Dự trữ thường xuyên là lượng dự trữ nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục trong điều kiện cung ứng bình thường. Lượng dự trữ thường xuyên mỗi loại tính theo công thức: DTtx = Tcư  ĐMth Trong đó: DTtx: Lượng dự trữ thường xuyên. Qu¶n lý NVL 17 Tcư: Thời gian, ngày cung ứng trong các điều kiện bình thường ĐMth: Định mức sủ dụng( tiêu hao trong một ngày) 2.2.2 Lượng dự trữ bảo hiểm: Lượng dự trữ bảo hiểm là lượng dự trự nhằm bảo đảm quá trình sán xuấ tiến hành liên tục trong điêù kiện cung ứng không bình thường. Để xác định được mức dự trữ có thể dựa vào các cơ sở sau: +Mức thiệt hại vật chất do nguên vật liệu gây ra. + Các số liệu thống kê về số lần, lượng vật liệu cũng như số ngày mà người cung cấp không cung ứng đúng hạn. + Các dự báo về biến động trong tương lai. Lương dự trữ bảo hiểm mỗi loại có thể được tính theo công thưc đơn giản sau: DTbh = t sl  ĐM th Trong đó: DTbh : Lượng nguyên vật liệu được dụ trữ thưỡng xuyên t sl :Thời gian cung ứng sai lệch so với sự kiện ĐMth : Định mức trong một ngày 2.2.3 Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết: Để hoạt đọng được tiến hành bình thường trong mọi điều kiện doanh nghiệp được tính toán, lượng nguyên vật liệu được dự trữ tối thiểu cần thiết băng tổng lượng dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm. DTttct = DTtx + DTbh . Trong đó lượng dự trữ tối thiểu cần thiết Qu¶n lý NVL 18 Ngoài ra doanh nghiệp hoạt động theo mùa sẽ phải xác định thêm lượn dự trữ theo mùa. 2.2.4. Dự trực theo thời vụ. Dự trữ theo thời vụ để đảm bảo quá trình sản xuất, kinh doanh tiến hành được liên tục, đặc biệt đối với các thời gian “giáp hạt” về nguyên vật liệu. Các doanh nghiệp sản xuất theo thời vụ, như: thuốc lá, mía đường, chè... Đại lượng dự trữ vật tư được tính theo 3 chỉ tiêu: - Dự trữ tuyệt đối: Là khối lượng của từng loại vật tư chủ yếu, biểu hiện bằng các đơn vị hiện vật, như tấn, kg, m, m2... Đại lượng dự trữ tuyệt đối rất cần thiết, giúp cho doanh nghiệp tổ chức, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng - Dự trữ tương đối: Được tính bằng só ngày dự trữ. Đại lượng dự trữ tương đối chỉ cho thấy số lượng vật tư dự trữ đảm bảo cho sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành được l iên tục trong khoảng thời gian của doanh nghiệp tiến hành được liên tục tỏng khoảng thời gian bao nhiêu ngày. Dự trữ vật tư tương đối rất cần thiết, giúp cho việc phân tích tình hình dữ trữ các loại vật tư chủ yếu trong doanh nghiệp. Dự trữ tuyệt đối và dự trữ tương đói có quan hệ mật thiết với nhau, thông qua chỉ tiêu mức tiêu dùng (hoặc cung ứng) vật tư bình quân cho một ngày đêm. Nếu ký hiệu: M - Dự trữ tuyệt đối. t- dự trữ tương đối. m - mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất trong một ngày đêm. Thì Qu¶n lý NVL 19 M = t . m hoặc : t = Error! - Dự trữ biểu hienẹ bằng tiền: Là khối lượng vật tư dự trữ biểu hiện bằng giá trị, bằng tích số giữa đại lượng vật tư dự trữ tuyệt đối với đơn giá mua các loại vật tư. Chỉ tiêu dự trữ biểu hiện bằng tiền rất cần thiết cho việc xác định nhu cầu về vốn lưu động và tình hình cung ứng vật tư. Phương pháp phân tích: So sánh số lượng vật tư thực tế đang dự trữ theo từng loại với số lượng vật tư cần dự trữ. Cao quá hoặc thấp quá đều là không tốt. Nếu dự trữ cao quá sẽ gây ứ đọng vốn. thực chất, dự trữ là vốn chết trong suốt thời gian nằm chờ để đưa vào sản xuất. 2.3 Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và sổ nhu cầu vật tư được xét duyệt phong kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cáap thích hợp đảm bảo nguồn vật liệu đúng chất lượng đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. 3. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu: Tuỳ thuộc vào lĩnh vực hoạt động nên cần phải xây dựng cho mình một kế hoạch mua sắm để tránh sự biến động đột ngột của nguyên vật liệu trong hiện tại và trong tương lai. 3.1 Trong hiện tại: Phải xây dựng một kế hoạch chặt chẽ, cần tìm hiểu kỹ thị trường từ đó dưa ra việc xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu là: cần mua những gì, cần mua ở đâu... 3.2 trong tương lai: Dựa vào khả năng dựa vào kế hoạch trong tương lai doanh nghiệp phải xây dựng cho mính những kế hoạch chặt chẽ cụ thể để khi thi công các công trình sản xuất không xảy ra những trường hợp thiếu nguyên vật liệu làm công việc bị ngưng trệ dẫn tới giảm lợi nhuận cho doanh nghiệp. Qu¶n lý NVL 20 4. Tổ chức thu mua và tiếp nhận nguyên vật liệu. 4.1 Tổ chức thu mua: +Kiểm tra chất lượng ,số lượng nguyên vật liệu +Tổ chức về bến bãi kho của nguyên vật liệu. + Tổ chức sắp xếp nguyên vật liệu 4.2 Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu: Tiếp nhận chính xác số, lượng chất lượng, chủng loại nguyên vật lệu theo đúng quy định trong hợp đồng phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển. Chuyển nhanh nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận đến kho doanh nghiệp, tránh hư hỏng mất mát . Mặt khác công tác tiếp nhận nguyên vật liệu phải quán triệt một số yêu cầu sau. +Mọi vật tư hàng hoá tiếp nhận phải đầy đủ giấy tờ hợp lệ +Mọi vật liệu tiếp nhận phải đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm +Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại + Phải có biên bản xac nhận có hiện tượng thừa thiếu sai quy cách. Tổ chức tiếp nhận tốt tạo điều kiện cho thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại vật liệu, kịp thời phát hiện tình trạng thiếu hụt của vật liệu, hạn chế sự nhầm lẫn thiếu trách nhiệm có thể xảy ra. 5. Tổ chức bảo quản nguyên vật liệu: Muốn bảo quản nguyên vật liệu được tốt thì cần phải có một hệ thống kho bãi hợp lý mỗi kho phải phù hợp với từng loại nguyên vật liệu vì vậy phải phân loại nguyên vật liệu và sắp xếp nguyên vật liệu theo từng kho có điều kiện tác động ngoại cảnh hợp lý. 6. Tổ chức cấp phát nguyên vật liệu: Qu¶n lý NVL 21 Cần phải tổ chức cấp phát nguyên vật liệu theo đúng các trương trình của từng khâu sản xuất, khâu thi công. Khi cấp phát phải làm các thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực, định mức và phải lập các biên bản các giấy tờ có liên quan của công ty vào từng nội dung cấp phat. 7. Tổ chức thanh quyết toán: Áp dụng đúng, đủ các chế đọ mà nhà nước đã quy định. Tuỳ thuộc vào tình hình của từng doanh nghiệp nên chọn những phương pháp thanh quyêt toán phù hợp với thực tế của doanh nghiệp và những phương pháp có lợi cho mình. 8. Tổ chức thu hồi phế liệu phế phẩm: Việc thu hồi phế liệu phế phẩm tuy không phải là công việc quan trọng nhưng cũng rất cần thiết. Vì sau khi vật liệu được sử dụng thì vẫn còn tồn tại một số do bị đào thải hoặc đã qua sử dụng song khi doanh nghiệp biết tận dụng việc thu hồi cac phế liệu thì cũng rất là cần thiết vì những phée liệu đó còn có thể sử dụng cho các khâu sản xuất khác , và có giá tri sử dụng không nhỏ. III. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG TƠI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP. 1. Nhân tố chủ quan: +Về phương pháp đánh giá vật liệu xuất kho + Về phương pháp kiểm nghiệm Vật liệu khi nhập kho. + Về mã hoá vật liệu + Về cách quản lý + Về số lượng 2. Nhân tố khách quan: +Do địa bàn quản lý vật liệu Qu¶n lý NVL 22 + Do Sự biến động về giá cả vật liệu + Do sự phụ thuộc vào tiến độ công trình + Do số lượng nguyên vật liệu, chủng loại nguyên vật liệu và đặc tính lý hoá. IV. PHƯƠNG THỨC SỬ DỤNG HỢP LÝ TIẾT KIỆM NGUYÊN VẬT LIỆU 1. Những quan điểm về việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu - Các kho bãi đảm bảo vật tư cho các loại cho quá trình thi công triệt để nguồn vật liệu địa phương. - Căn cứ vào biểu cung cấp vật liệu cần thiết cho tưng giai đoạn thi công. - Định mức dự toán và dự đoán có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành. 2. Một số biện pháp sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu: áp dụng cac chế độ xuất nhập nguyên vật liệu tránh thất thoát lãng phỉ nguyên vật liệu. + Xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu cụ thể chính xác. + Lập sổ theo rõi chi tiết nguyên vật liệu. Qu¶n lý NVL 23 Qu¶n lý NVL 24 CHƯƠNG II THỰC TRANG KẾ TOÁN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾ BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG I- QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG 1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng Sự chuyển đổi cơ cấu kinh tế , từ cơ chế kinh tế hoá tập trung lên kinh tế thị trường đã tạo cho doanh nghiệp trẻ nước ta có điều kiện thuận lợi trong việc kinh doanh . Sự chuyển đổi này đẫ thổi một luồng sinh khí mới cho các doanh nghiệp có cơ hội vươn lên phát triển và hợp tác với các doanh nghiệp trong và ngoài nước . Đã có không ít các doanh nghiệp đã không chịu nổi sự khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường nên đã không tránh khỏi giải thể . Nhưng cũng có nhiều doanh nghiệp rất nhạy bén . Với sự khuyến khích đàu tư của nhà nước , nhiều doanh nghiệp cổ phần đã được thành lập để phù hợp với nền kinh tế thị trường hiện nay , nhất là trong quá trình hội nhập hoá toàn cầu , điều này đã làm tăng tính cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước và các thành phần kinh tế khác . Có rất nhiều giải pháp đã được lựa chọn nhưng yếu tố then chốt quyết định vẫn là uy tín và kinh nghiệm của doanh nghiệp với đối tác . Với phương châm trên Công ty cổ phần Thiết bị Công nghiệp và Xây dựng đã và đang phát triển trở thành một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả . Được thành lập vào ngày 16 tháng 2 năm 2001 với chức năng nhận cung cấp mua bán các thiết bị máy móc Công nghiệp và Xây dựng , bên cạnh đó công ty còn được các hãng nổi tiếng lựa chọn là nhà đại diện cung cấp sản phẩm độc quyền trên lãnh thổ các nước Việt Nam - Lào - Campuchia . Ngoài Qu¶n lý NVL 25 ra công ty còn là đại lý bán hàng cho một số hãng nổi tiếng trong khu vực Châu á . 2- Những thông tin chung cần biết về công ty Công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng giấy chứng nhận kinh doanh số 0103000247 cấp ngày 16 tháng 2 năm 2001 do uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội , sở kế hoạch và đầu tư phòng đăng kí kinh doanh cấp . Kể từ ngày thành lập cùng với qui mô hoạt động , hoà nhập với xu hướng phát triển trung của đất nước , công ty đã có nhiều thành công lớn trên phương diện kinh doanh như thương mại , xây lắp các kết cấu công trình , xây dựng đường bộ tới cấp III , cầu nhỏ trên đường bộ.... Bằng những khả năng phát huy năng lực của chính bản thân công ty theo chứng chỉ hành nghế số 0103000247 . Công ty đã tham gia đấu thầu và thi công nhiều công trình xây dựng có qui mô lớn trong cả nước , đồng thời mở rộng các hoạt động kinh doanh khác có hiệu quả . Công ty đã đầu tư nhiều máy móc và thiết bị thi công hiện đại phù hợp với công nghệ mới , có hiệu quả cao trong công tác sử lý nền móng , công tác bê tông vận chuyển .... như khoan cọc nhồi , xe vận chuyển bê tông , các loại máy đào xúc ủi .... Là một doanh nghiệp kinh doanh hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân , có quyền lợi và nghĩa vụ theo luật định , hoạt động theo điều lệ của công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng do hội đồng quản trị công ty phê chuẩn . Công ty không chỉo chú tâm vào cải tiến công nghệ , thiết bị thi công mà còn quan tâm đến xây dựng đội ngũ kĩ sư kĩ thuật cán bộ quản lý giỏi , đội ngũ công nhân có tay nghề cao , với kĩ thuật chuyên sâu . Đến nay , công ty đã có những cán bộ công nhân có trình độ giỏi để thi công xây dựng các công trình công nghiệp , dân dụng , thuỷ lợi , cầu , đường giao thông .... Đặc biệt là nền móng thi công các công trình , nhà máy xây dựng các công trình dân dụng , công nghiệp có yêu cầu kĩ thuật , mỹ thuật cao . Qu¶n lý NVL 26 Chủ trương của công ty là luôn luôn có gắng để kiện toàn công tác quản lý chất lượng sản phẩm và công trình ... Bên cạnh đó ta cũng không thể không nhắc đến những khó khăn của công ty . Trong bối cảnh phát triển nền kinh tế của đất nước Công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng cùng vớu các doanh nghiệp trong cả nước đều có sự cạnh tranh gay gắt do sự khắc nghiệt của thị trường , nhạy bén thì tồn tại không nhạy bén thì rất dễ dàng bị giải thể . Do công ty luôn phải đối phó với tình hình thanh toán chậm khi công trình đã hoàn thành ảnh hưởng tới nguồn vốn . Song với kinh nghiệm và sức mạnh cùng với đội ngũ cán bộ công nhân có trình độ chuên sâu kết hợp với trang thiết bị hiện đại của công ty . Công ty chắc chắn sẽ khắc phục mọi khó khăn và sẽ không ngừng vươn lên ngang bằng các doanh nghiệp trong khu vực và trên thế giới . II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG 1- Chức năng Công ty Cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng được thành lập với chức năng nhận cung cấp và mua bán các thiết bị máy móc công nghiệp và xây dựng ... Được uỷ quyền là đại diện cung cấp sản phẩm độc quyền trên lãnh thổ các nước Việt Nam - lào - Campuchia . Gồm một số thiết bị máy móc sau - PERLIN : Xe tải tự đổ 30 - 100 tấn . - TUBOSOL : Máy phun vữa cầm tay , phun vẩy cầm tay . - COIME : Xe bơm bê tông , xe trộn bê tông , máy bơm bê tông và máy phun vẩy Rôbôt. - SUMIMOTO : Cần cẩu bánh xích 50 - 100 tấn . - COUGHI : Trạm trộn bê tông . - PARKER : Trạm nghiền sàng đá . Ngoài ra công ty còn làm đại lý cho các hãng Qu¶n lý NVL 27 - DAEWOO : Xe tải 15 - 30 tấn . - COMEC : Trạm ngiền sàng . - VARISCO : Máy bơm công xuất lớn . - Méc - Thái Lan : lu rung DYNAPAC . - BLACKWOOD : Austraulia . - MERCEDES : Vận tải 26 tấn . 2- Nhiệm vụ Công ty nhận thầu thi công các công trình : - Dân dụng ; - Công nghiệp ; - Cơ sơ hạ tầng giao thông ; - Thuỷ lợi ; - Tư vấn xây dựng ; - Thi công nền móng công trình ; - Xây dựng công trìng điện đến 35KV.... Công ty đã không ngừng mở rộng thị trường và củng cố thêm uy tín kinh doanh bàng mô hình sản xuất : CÔNG TY - XÍ NGHIỆP - ĐỘI SẢN XUẤT Đã tăng cường và phát huy được tính chủ động sáng tạo cho các đơn vị trực tiếp sản xuất , mang lại hiệu quả kinh tế cao , với đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm và đội ngũ công nhân kĩ thuật lành nghề với trang thiết bị thi công hiện đại . Công ty cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng đã đạt được những thành tựu đáng khích lệ . Cùng với thành quả này Công ty cổ phần thiết bị Công nghệp và Xây dựng vững bước sang thế kỉ XX càng tạo đà và phát triển cùng nền kinh tế của đất nước và hội nhập cùng nền kinh tế trong khu vực cũng như thế giới . III- TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY III.1- Tổ chức bộ máy quản lý Qu¶n lý NVL 28 Bộ máy quản lý, điều hành của Công ty Cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng được tổ chức kết hợp hai hình thức trực tuyến và chức năng. Hình thức này phù hợp với công ty để quản lý và điều hành tốt quá trình sản xuất trong công ty để quản lý và điều hành tốt quá trình sản xuất trong cơ cấu trực tuyến và chức năng, quyền lực của doanh nghiệp tập trung vào giám đốc công ty. Sơ đồ 3 Tổ chức bộ máy của công ty III.2- Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban. BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY PHÓ GIÁM ĐỐC THI CÔNG PHÓ GIÁM ĐỐC CƠ GIỚI VẬT TƯ PHÒNG KẾ HOẠCH THI CÔNG PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN PHÒNG CƠ GIỚI VẬT TƯ XƯỞNG CƠ KHÍ SỬA CHỮA ĐỘI CƠ GIỚI KHOAN CỌCNHỒ I THICÔNG ĐẤT ĐỘI XÂY LẮP MÁY CƠ ĐIỆN LẠNH ĐỘI XÂY LẮP (BÊTÔNG MỘC,CỐT PHA SẮT ....) TRẠM TRỘN BÊ TÔNG Qu¶n lý NVL 29 1- Giám đốc công ty. Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của công ty , điều hành mọi hoạt động của công ty theo đúng chính sách và pháp luật của nhà nước . Chịu trách nhiệm trước pháp luật vè mọi hoạt động của công ty đến kết quả cuối cùng . 2- Phó giám đốc công ty Do gám đốc công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm . Phó giám đốc được giám đốc uỷ quyền điều hành một số lĩnh vực của công ty và chịu trách nhiệm giưã kết qủa công việc của mình trước pháp luật và trước giám đốc . 3- Kế toán trưởng công ty Là người đứng đầu bộ máy tài chính kế toán giúp giám đốc công ty chỉ đạo, tổ chức, thực hiện công tác tài chính kế toán thống kê. Kế toán trưởng công ty có quyền và nhiệm vụ theo điều lệ kế toán trưởng. 4-Phòng tổ chức hành chính Gồm trưởng phòng lãnh đạo chung và các phó phong giúp việc . Phòng tổ chức hành chính gồm có 5 cán bộ công nhân , nhân viên có nhiệm vui tham mưu việc cho giám đốc công ty về công tác tổ chức cán bộ lao độgn tiền lương . Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ bảo vệ công tác thanh tra , bảo vệ , thi đua và công tác quản trị hành chính của các văn phòng công ty . 5-Phòng kế toán tài chính Gồm trưởng phòng và phó phòng giúp việc . Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng . Phòng tài chính kế toán gồm 5 nhân viên thực hiện chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty trong công tác quản lý tài chính kế toán của công ty , hướng dẫn việc kiểm sát , việc thực hiện hạch toán kế toán ở các công trình .Quản lý và theo dõi tình hình sử dụng vốn và tài sản của công ty . Thực hiện đầy đủ công tác ghi chép sổ sách các nghiệp vụ phát sinh trong toàn công ty . Kiểm tra xét duyệt báo cáo của các đơn vị phụ thuộc , tổng hợp số liệu để lập báo cáo cho toàn công ty. Qu¶n lý NVL 30 6- Phòng kế hoạch thi công Do trưởng phòng phụ trách và phó phòng giúp việc . Gồm 8 cán bộ công nhân viên . Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch thi công các công trình . tham mưu cho giám đốc lập kế hoạch thi công theo quí hoặc năm cho toàn công ty , đề xuất các biện pháp thi công có lợi cho công ty . 7- Phòng cơ giới vật tư Do trưởng phòng phụ trách và phó phòng giúp việc . Phòng gồm 5 cán bộ công nhân viên , nhiệm vụ thực hiện việc cung ứng vật tư thiết bị cho những công trình đang thi công và lập kế hoạch vật liệu cho các công trình sắp thi công . 8- Các đơn vị phụ thuộc Công ty có các đội ngũ thi công , sửa chữa lắp đặt các xưởng cơ khí , các trạm thực hiện thi công sửa chữa và xây dựng các công trình mà công ty cần thực hiện . Các đội trưởng là người được giám đốc công ty bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty vè mọi hoạt động của thi công và xây dựng chịu trách nhiệm về việc kèm và giám sát cả công việc lẫm đời sống của anh em công nhân trên công trường . III.3- Tổ chức bộ máy kế toán Cùng với nhiệm vụ vai trò của mình xuất phát từ đặc điểm của tổ chức sản xuất và quản lý của công ty bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, tức là toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ của công ty. Các tổ sản xuất nhận giao khoán chỉ ghi sổ sách lưu giữ nội bộ, còn các chứng từ liên quan phải giữ lên phòng kế toán tài vụ. Tại đây nhân viên kế toán sẽ tập hợp số liệu ghi sổ, hạch toán chi phí, tính kết quả kinh doanh, lập các báo cáo tài chính. Phòng kế toán tài vụ gồm 5 người được phân công nhiệm vụ theo chuyên môn. Kế toán trưởng: (trưởng phòng kế toán) Qu¶n lý NVL 31 Chịu sự lãnh đạo của giám đốc có nhiệm vụ theo dõi chung toàn bộ hoạt động tài chính cụ thể , kiểm sát qui định cụ thể để ghi chép ban đầu và để lập báo cáo tài chính . Nhận xét và đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp Các kế toán viên Có nhiệm vụ hạch toán các khoản thu , chi toàn công ty tính theo chế độ tài chính kế toán do nhà nước và cơ quan chức năng qui định . Sử lý các nghiệp vụ kế toán trong quá trình hoạt động kinh doanh , quản lý vốn , phản ánh tình hình sử dụng hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của công ty . Định kì cuối tháng , quí , năm phòng kế toán công ty sẽ tổng hợp số liệu , lập báo cáo , qua đó tình giám đốc công ty . Thủ quỹ: Thực hiện các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp lệ, hợp pháp kiêm nhiệm vụ bảo quản con dấu công ty. Sơ đồ 4 Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty Cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG KẾ TOÁN VẬT TƯ TSCĐ VÀ TẬP HỢP CHI PHÍ KẾ TOÁN CÁC ĐỘI THI CÔNG TRÌNH THỦ QUĨ Qu¶n lý NVL 32 1- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng Công ty áp dụng hệ thống tài khoản do bộ tài hính qui định Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu, công ty đã mở thêm một số tài khoản và các tiểu khoản liên quan phù hợp với điều kiện đặc thù trong công tác quản lý kinh doanh của công ty. 2- Hình thức sổ kế toán: Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ để hệ thống hoá thông tin theo hình thức chứng từ ghi sổ. + Sổ kế toán tổng hợp: Bao gồm sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Dùng để đăng ký các chứng từ ghi sổ lập và để hệ thống hoá thông tin về các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh, lập chứng từ ghi sổ theo trật tự thời gian nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ đã lập và phản ánh được đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, không để thất lạc hoặc bỏ sót khi ghi sổ kế toán tổng hợp. Số liệu của chứng từ ghi sổ do kế toán viên lập chứng từ ghi sổ theo số tự nhiên trong suốt niên độ kế toán ở sổ đăng ký chứng từ ghi sổ hoặc có thể ghi theo từng quý. - Sổ cái: là sổ tài khoản cấp 1. Sổ cái có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời, song phải đánh số trang sổ cái và đăng ký theo quy định. + Sổ kế toán chi tiết: Cũng được mở ra cho tất cả các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết như các hình thức kế toán khác. * Kế toán trình bày quy trình tổng hợp và lập các báo cáo tài chính sau: + Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 - DN/TCT. + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02 - DN/TCT. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 - DN/TCT. + Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B09 - DN/TCT. Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu quản lý của công ty còn ban hành thêm các báo cáo khác, có tính quản trị giúp cho lãnh đạo công ty nắm được tình hình tài chính, kinh doanh của công ty, từ đó xác định phương hướng và ra các quyết định trong kinh doanh. Qu¶n lý NVL 33 3- Các chứng từ sử dụng + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Phiếu thu, chi tiền mặt + Thẻ kho + Biên bản kiểm nghiệm kỹ thuật + Hoá đơn bán hàng Sơ đồ 5 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi đối chiếu Ghi cuối tháng Qu¶n lý NVL 34 III.4- Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần thiết bị Công nghiệp và Xây dựng những năm gần đây . Để sản xuất kinh doanh có hiệu quả điều quan trọng đầu tiên đối với một đơn vị chuyên cung ứng thiết bị Công nghiệp và Xây dựng là phải có nguồn hàng ổn định và phải có những đơn mời thầu hoặc có những kế hoạch xây dựng thường xuyên và lâu dài . Đây không phải là mới mẻ gì nhưng với công ty lại là vấn đề quan trọng, bởi lẽ về khách quan mà nói , hoà cùng với việc phát triển xây dựng của cả nước thì nguồn công việc dự báo trong những năm gần đây có xu hướng tăng . Về phía chủ quan do đầu tư mở rộng , năng lực xây dựng đòi hỏi lượng công việc cũng phải tăng theo . Vì vậy ngay từ những năm đầu lãnh đạo công ty đã chủ động tích cực làm việc với khách hàng, với bộ Thương mại để đảm bảo nguồn hàng ổn định trong cả năm . Do công ăn việc làm đầy đủ với sự chỉ đạo, điều hành sản xuất sâu sát, biết phối hợp chặt chẽ các biện pháp quản lý với đòn bẩy tiền lương, tiền thưởng công tác thi đua nên tạo ra không khí thi đua sôi nổi, nếp làm ăn khoa học thúc đẩy nâng cao năng suất lao động, chất lượnglàm việc , hiệu quả kinh tế. Những thành tựu đáng kể trên được thể hiện qua bảng biểu sau : Qu¶n lý NVL 35 Bảng 1 (Đơn vị tính 1000 đ) Thực hiện Thực hiện So sánh Chỉ tiêu 2001 2002 Chênh lệch Tỷ lệ 1- Doanh thu 7584628 10397689 2813007 37,09% 2- Chi phí 7577719 10367673 2789954 36,79% - Chi phí bán hàng 81521 271247 189753 2,5% -Chi phí QLDN 374441 437017 62576 0,8% -Giá vốn hàng bán 7121757 9659409 2537652 33.49% 3- Nộp ngân sách 3766 11472 7706 204,62% 4- Lợi nhuận sau thuế 8003 24348 16375 204,61% Qua bảng số liệu trên năm 2002 so với năm 2001 doanh thu tăng 2813007(nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ 37.09 % (nghìn đồng) chi phí cũng tăng nhưng ỷ lệ doanh thu lớn hơn làm như vậy được đánh giá là tốt . Như vậy ta thấy vốn tăng 2537652 (nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ 33,49 % là nguyên nhân chính dẫn đến sự tăng chi phí của công ty cần tìm biện pháp hữu hiệu để giảm giá vốn hàng bán . Nộp ngân sách nhà nước năm 2002 so với năm 2001 tăng 7706 (nghìn đồng) tương ứng với tỷ lệ 204,62 % công ty đã hoàn thành tốt thuế đối với nhà nước . Qu¶n lý NVL 36 SƠ ĐỒ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VỀ MẶT NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆ VÀ XÂY DỰNG Nguyên vật liệu phục vụ cho công trình Nguyên vật liệu khác nhập trong nước Nguyên vật liệu khác nhập từ nước ngoài Công ty xuất nguyên vật liệu cho các đội thi công Xuất bán cho các doanh nghiệp thi công Nhập kho tại công ty Qu¶n lý NVL 37 PHẦN III THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CỘNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG. I. ĐẶC ĐIỂM VỀ NGUYÊN VẬT LIỆU CÁCH PHÂN LOẠI CỦA CÔNG TY. 1. Đặc điểm của nguyên vật liệu của công ty: Nguyên vật liệu của công ty là loại rễ mua, rễ kiếm trên thị trường một phần mua ở trong nược còn một phần được mua ở nược ngoài ( Bấc them, dàu máy, và các vật liệu phụ khác...) nhưng dù vật liệu thu mua ở nguồn nhập nào thì nói chung khi về đến công ty đều không được phếp hao hụt, thanh toán và vật chuyển theo đúng số lượng thực tế nhập kho với chất lượng quy cách của vật liêụ hợp với yêu cầu sản xuất, với kế hoạch của phòng kinh doanh. - Xuất phát từ đặc điểm về sự đa dạng sản phẩm và quy trình thi công của mỗi đội thi công tại công ty là khác nhau. Điều đó cho thấy để đảm bảo quá trình sản xuất và thi công và chất lượng của các công trình của công ty đã phải sử dụng một lượng vật tư tương đối lớn, đa dạng về chủng loại. 2. Phân loại nguyên vật liệu của công ty: Để phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trong quá trình sản xuất phù hợp với đặc điểm tác dụng của từng loại nguyên vật liệu đôí với từng công trình vá giúp hạch toán chính xác một khối lượng tương đối đối lớn và đa dạng về chủng loại thì việc phân loại nguyên vạt liệu của công ty là vô cùng khó khăn . Vì mỗi loại công trình cần mỗi loại nguyên vật liệu chính, phụ để cấu thành nên công trình đó là khác nhau. Tuy có thể căn cứ vào công dụng của vật liệu trong quá trình thi công thì nguyên vật liệu của công ty được chia thành các loại nguyên vật liệu chủ yếu. - Nguyên vật liệu chính: lá cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên các công trình như: + Sắt Qu¶n lý NVL 38 + Thép + Xi măng + Bê tông đúc sẵn +Bấc thấm - Nguyên vật liệu phụ: Bao gồm nhiều loại, chúng có tác dụng khác nhau làm tăng chất lượng của các công trình. + Sơn các loại máu, mác + Que hàn, õy, đất đèn, phụ gia... - Nhiên liệu: + Dầu hoả + Dầu máy + Dầu thuỷ lực - Phụ tùng thay thế gồm: + Cốp pha + Một số thiết bị trong công nghệ thi công. + Dây xích và ốc vít. II. NỘI DUNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY: Hiên nay công ty gồm 100 nguyên vật liệu khác nhau được quản lý tại một kho do vậy việc quản lý vật liệu gặp nhieèu khó khăn bởi sự đa dạng của chủng loại nguyên vật liệu. Có loại công kềnh rễ hoen rỉ như sắt thép, nhiên liệu như xang dầu và các loại chất rễ cháy. Vì vậy đòi hỏi công tycó một hệ thống kho bãi đầy đủ tiêu chuân để đảm bảo an toàn trong quản lý. Công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng quản lý trên khía cạnh sau: 1. Trong khâu quản lý thu mua: Căn cứ vào kế hoạch của tháng quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt, phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh tìm kiếm nguồn cung cấp thích hợp, đám bảo nguên vật liệu đúng chất lượng đủ về số lượng, hợp lý về giá cả. Qu¶n lý NVL 39 2. Khâu bảo quản: Công ty bảo quản nguyên vật liệu tương đối tốt, bảo đảm chất lượng nguyên vật liệu đúng đủ. Tuy kho bảo quản còn hạn chế và cách xa công ty nhưng công ty đã sắp xếp hợp lý và gọn gàng có khoa học nên không bị hư hang và mất mát, thiếu hụt. 3. Bảo đảm nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh: 3.1 Khâu dự trữ nguyên vật liệu: Xuất phát từ đặc điểm nguyên vật liệu chỉ tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, nguyên vật liệu luôn biến động thường xuyên nên việc dự trữ nguyên vật liệu ở công ty rất được coi trọng - Vì công ty cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dưng là công ty sản xuất sản phẩm mà sản phẩm củu yếu là các công trình cầu, đường có giá trị lớn và có các địa bàn khác nhau. Nên khi các công trình được khởi công thì khối lượng nguyên vật liệu được chuển thẳng đến chân coong trình tuy nhiên đẻ tránh sự biến động của nguên vật liệu nên việc dự trữ nguyên vật liệu của công ty là rất cần thiết. Ví dụ: Những vật liệu chính trong quá trình thi công tuy khá phổ biến trên thị trường song công ty vẫn dự trữ một khối lượng lớn để cung ứng kịp thời cho các công trình Qu¶n lý NVL 40 BẢNG TỔNG HỢP DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU STT Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tinh Số lượng Đơn giá Thành tiền 1. 2 3. 4. Thép vằn LD D16- SD 295 Thép ống 48*. 23 Thép tấm SNG 28* 152* 603 Xi măng hoàng thạch NLT01 NLT05 NL07 XNHT Kg Kg Kg Kg 10.000 8.000 8.000 15.000 4523 6350 4150 750 45.230.000 50.800.000 33.200.00 11.250.000 Nhìn vào bảng bảng tổng hợp dự trữ nguyên vật liệu ta thấy nguồn vốn lưu động của công ty tương đoói lớn vì công ty đã bỏ ra một lượng vốn tương đối lớn vào công tác dự trự nguyên vật liệu. 3.2 Xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng : Xuất phát về sự đa dạng về sản phẩm và quy trình sản xuất của mỗi công trình là khác nhau. Nên công ty phải sử dụng một lương nguyên vật lỉệu Qu¶n lý NVL 41 khá lớn. Việc xác định lượng nguyên vật liệu cần dùng của công ty là hết sức quan trọng công ty đã chi tiết vật liệu cho từng công trình là rất cụ thể để tránh tình trạng làm chem. Tiên độ thi công và tháat thoát nguyên vật liệu. 3.3 Xác định lượng nguyên vật liệu cần mua: Căn cứ vào vào cứ vào kế hoạch sản xuất của tháng, quý và trên cơ sở nhu cầu vật tư được xét duyệt phong kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty đã hoạt động rất tích cực , tìm kiếm các nguồn nguyên vật liệu đúng về quy cách, số lượng, chất lượng cung cấp hợp lý kịp thời cho các công trình, nên hiện tượng thiếu hụt nguyên vật liệu và chem. Tiến độ thi công rất ít khi xảy ra. 4. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu: Do công ty hoạt động trên nhiều lĩnh vực nằm giải rác trên toàn quốc vì thễ kế hoạch mua sắm của công ty là rất khó vì vậy kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu phải có sự kết hợp giữa các phong ban và có kế hoạch lâu dài. Công ty đã có những hợp đồng dài hạn với những công ty chuyên cung cập cho xây dựng như công ty thép và vật liệu xây dựng Simeo và những công ty vật liệu khác. Việc này nhằm tránh hiện tượng giá nguyên vật liệu trên thị trường thay đổi và biến động khi khan hiếm. 5. Tổ chưc tiếp nhận nguyên vật liệu: Công ty đã tiến hành tiệp nhận nguyên vậtliệu tương đối tốt. Việc tiếp nhận chính xác số lượng, chủng loại nguyên vật liệu theo đúng hợp đồng giao hàng, phiếu vận chuyển nên đã không có trường hợp thất thoát nguyên vật liệu và có nhựng vật liệu không đúng quy cách và phẩm chất. Công ty tiến hành chuyển nguyên vật liệu nhanh từ địa điểm nhận đến kho doanh nghiệp nên đã tránh được sự hư hang mất mát. Mặt khác công ty đã áp dụng đầy đủ các tiêu thức sau khi có việc tiếp nhận nguyên vật liệu: + Mọi vật tư hàng hoá đều phải có giấy tờ hợp lệ + Mọi vật liệu tiếp nhận phải đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm + Kiểm tra, Xác định chính sác số lượng, chất lượng và chủng loại Qu¶n lý NVL 42 + Phải có biên bản xac nhận có hiện tượng thừa thiếu, hỏng sai quy cách Với những quy định đã được áp dụng trên nên đã tạo điều kiên thuận lơi cho thủ kho mỗi khi xuất nhập và kiểm kê và tránh được thất thoát nguyên vật liệu của công ty. 6. Tổ chức cấp phat nguyên vật liệu: Công ty đã tổ chức cấp phát nguyên vật liệu theo đúng trương trình của công trình, mỗi khi cấp phát công ty thường áp dụng đầy đủ cac thủ tục xuất kho theo đúng chuẩn mực của công trình và lập các biên bản vả giấy xac nhận của công ty vào các công trình đã được cấp phát. 7. Tổ chức thanh quyết toán nguyên vật liệu: Vì công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp là công ty Kinh doanh thiết bị và xây dựng các hạng mục coong trình, nên vật liệu mua về đa số là đực chuyển thẳng đến trân công trình đang được thi công. Tuy nhiên cũng có một số vật liệu được nhập vào kho công ty đẻ dự trữ nhằm tránh trường hợp khan hiếm họăc biến động giá của vật liệu. Công ty đã tổ chức nguyên vật liệu theo các phương pháp sau. Đối với trường hợp thanh quyết toán khi mua về: + Trả ngay bằng tiền mặt + Trả bằng tiền tạm ứng + Trả chậm.. 8. Tổ chưc thu hồi phế liệu phế phẩm: Phế liệu thu hồi của công ty chủ yếu là những sản phẩm mà sau khi đã thi công nhưng vẫn còn sót lại song giá trị sử dụng cũng không ít. Những phế liệu của công ty có thể là vỏ bao xi măng, sắt vụn, thép vụn... Có thể sử dụng vào các công việc hữu ích như che mưa cho bê tông, lót khuôn đúc cột , ngoài ra chúng còn được nhập lại kho để sủ dụng cho những việc khác và cũng có thể được bán ra ngoài để tái xuất(sử dụng)> Hiện nay số công trình công ty đng thi công là nhiều, nên tính tổng giá trị thu hồi phế liệu là khá lớn và công Qu¶n lý NVL 43 ty đã tân dụng đực nguồn phế liệu này. Do vậy công ty đã phần nào tiết kiệm được chi phí nguyên vật liệu, giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. III. CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Đối với với bất cứ một loại nguyên vật liệu nào khi nhập kho, xuất kho công ty đều lập chứng từ đúng thủ tục kế toán đầy đủ, kịp thời và chính xác và theo đúng chế độ của nhà nước ban hành. * Thủ tục nhập kho. - Theo chế độ kế toán quy định tất cả các nguyên vật liệu nhập kho công ty đều phải tiến hành làm thủ tục nhập kho - Khi nguyên vật liệu về đến công ty, người chịu trách nhiệm mua vật liệu có hoá đơn bán hàng( do người bán giao cho) Từ hoa đơn đó, thủ kho vào sổ cái chính của kho vật tư. Thủ kho là người có trách nhiệm kiểm tra về số lượng, chủng loại, quy cách và chất lượng. Sau đó thủ kho ký vào sổ cái chứng minh số vật liệu đó đã được nhập, hoá đơn được chuyển lên phòng kế toán, kế toán viên kiểm tra chứng từ và viết phiếu nhập kho sau đó thủ kho ký vào phiếu nhập, để ghi vào thẻ kho. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của kế toán, thủ kho, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị. Liên 1: Phòng kế toán lưu lại Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho Liên 3: Giao cho người mua để thanh toán Mẫu 05-VT BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày... tháng... năm... Biên bản kiểm nghiệm gôm: Ông: Phạm Minh Tuấn .................................. . Trưởng ban Ông: Nguyễn Thanh ........................................ Bình. Uỷ viên Bà : Lê Thu Hường ........................................ . Uỷ viên Qu¶n lý NVL 44 Đã kiểm nghiệm những loại vật tư sau: 1. Thép vằn LD D16 – SD295. 2. Xi măng PC30. Kết luận: Các loại vật tư trên đều đúng quy cách , phẩm chất và số lượng: Vật tư trên đạt tiêu chuẩn nhập kho Uỷ viên Trưởng ban (đã ký) ( đã ký) Đối với vật liệu nhập kho, công ty đánh giá theo giá vốn thực tế. Ở công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng, vật liệu chủ yếu là mua ngoài, hoặc kiểm kê phát hiện thừa. a. Trường hợp nhập kho vật liệu mua ngoài: Trị giá vốn thực tế = Giá mua ghi trên + Chi phí (nếu có) Vật liệu nhập kho hoá đơn Cụ thể: + Trường hợp mua nguyên vật liệu có hoá đơn GTGT Do công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên đối với vật liệu mua về có hoá đơn GTGT thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá mua( chưa có thuế GTGT) cộng (+) chi phí mua (nếu có). Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT Số 088437 Ngày 15/ 6/ 2002 Bút sơn. Giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế GTGT)là 27.936.000. Chi phí vận chuyển đến kho công ty là do bên bán chịu. Như vậy: Giá vốn thực tế của 36 tấn xi măng nhập kho là 27.936.000 Qu¶n lý NVL 45 +Trường hợp mua vật liệu có hoá đơn bán hàng: Đối với hoá đơn bán hàng không tách riêng phần thuế GTGT thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là tổng giá thanh toán cho người bán. Ví dụ: Theo hoá đơn ngày 10/6/2002 mua 15 bộ bu long tặc kệ của cửa hàng vật liệu xây dưng Thàn An, tổng giá thanh toán là 1.750.000 đồng Vởy giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho là: 1.750.000 đồng b. Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa: Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho sẽ đực xác định bằng cách lấy số lượng vật liệu phát hiện thừa đó nhân với đơn giá của vật liệu cung loại. Đơn vị: PHIẾU NHẬP KHO Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: Ngày 10 tháng6 năm 2002 QĐ số: 1141- TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính Họ tên người giao hàng: Ông Đoàn Minh Hải ..... Theo: số 09 ngày 07 tháng 6 năm 2002 của Nhập kho: ... Gia lâm do anh Long phụ trách.................. Số lượng STT Tên nhãn, hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Qu¶n lý NVL 46 1. 2. Thép ống 48*23 Xi măng HT Cộng: NLT05 XMHT Kg Kg 1000 40.000 1000 40.000 6.350 776 6.350.000 31.040.000 37.390.000 Nhập ngày 10 thang 6 năm 2002 Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị - Thủ tục xuất kho : Mục tiêu chủ yếu xuất ding nguyên vật liệu tại công ty là nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất ở các đội trưởng cho công tác quản lý ở công ty phục vụ cho quá trình thi công công trình . Sau khi có kế hoạch về sản xuất và căn cứ vào yêu cầu của vật tư các công trình : Hàng tháng phòng kế hoạch sản xuất và thi công sẽ nộp kế hoạch định mức xuất vật tư trong tháng để căn cứ vào đó kế toán viết phiếu xuất kho cho người lĩnh vật tư xuống kho lĩnh . Tuy nhiên trong thực tế để đảm bảo sự linh hoạt trong quá trình thi công tránh tình trạng mất thời gian phải qua nhiều khâu không đáp ứng kịp thời nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình thi công phải đảm bảo đúng thủ tục xuất kho Phiếu xuất kho được lập 3 liên : + Liên 1 : phòng kế toán lưu + Liên 2 : thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho và sẽ chuyển lên phòng kế toán phiếu xuất kho đó . Qu¶n lý NVL 47 + Liên 3 : giao cho người lĩnh vật tư Khi viết phiếu kho , kế toán ghi vào cột số lượng còn cột đơn giá và thành tiền sẽ được kế toán ghi vào cuối thanh trên cơ sở bảng đơn giá của từng loại nguyên vật liệu .  Hiện nay cong ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho như sau : Công ty cổ phần thiết bị CN và XD đăng ký với cơ quan chức năng là xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước - Ví dụ : từ sổ chi tiết xi măng PC 30 ( Kho công ty ) tháng 06 năm 2002 ta có tài liệu như sau : + Tồn kho 01/06 là 4000 Kg , đơn giá 772đ/Kg số tiền là 3.008.800đ + Nhập kho 08/06 36.000 Kg , đơn giá 775.5đ/Kg , số tiền là 27.918.000đ + Nhập kho 10/06 là 40.000Kg , đơn giá 776đ/Kg số tền là 31.020.000đ + Xuất kho ngày 15/6 là 35.000Kg + Xuất kho ngày 24/6 là 38.000Kg Ta có: Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 15/6 là : = (4.000 x 772 ) + (31.000 x 775,5) = 27.128.500đ Còn : 5.000 x 775,5 = 3.875.000 Trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho ngày 24/6 là ; = (5.000 x 775.5) + (33.000 x 776) = 29.483.000đ Tồn : 7.000 x 776 = 5.432.000đ Qu¶n lý NVL 48 Đơn vị: PHIẾU XUẤT KHO Mẫu số: 01- VT Địa chỉ: Ngày 15 tháng6 năm 2002 QĐ số: 1141- TC/ QĐ/ CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của bộ tài chính Họ tên người nhận hàng: Bà Hoa ..... Lý do xuất kho : Thép + xi măng để thi công Xuất tại kho: ... Gia lâm do anh Long phụ trách.................. Số lượng STT Tên nhãn, hiệu, quy cách phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 1. 2. Thép ống 48*23 Xi măng HT Cộng: NLT05 XMHT Kg Kg 800 35.000 800 35.000 776 6350 27.160.000 5.080.000 32.240.000 Nhập ngày 15 tháng 6 năm 2002 Phụ trách cung tiêu Thủ kho Thủ trưởng đơn vị Qu¶n lý NVL 49 PHẦN IV MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG (CMS) I - CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA KIẾN NGHỊ 1- Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty Công ty cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng (CMS) là công ty mới được thành lập xong đã có chỗ đứng ở thị trường trong nước và ở nước ngoài Đối với một doanh nghiệp kinh doanh và xây dựng như công ty , trong những vấn đề được quan tâm hàng đầu đó là không ngừng tiết kiệm chi phí . Trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty , chi phí nguyên vật liệu là một yếu tố chiếm tỷ lệ lớn trong quá trình hoàn thiện ngững công trình . Do vậy tăng cường quản lý nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng góp phần tiết kiệm tránh thất thoát nguyên vật liệu . 1.1- Những thành tích đã đạt được - Tại công ty công tác quản lý nguyên vật liệu được thực hiện tương đối chặt chẽ và có hiệu quả trong từng khâu : + Thu mua + Bảo quản + Dự trữ + Sử dụng - Việc làm này đã góp phần tích cực trong quá trình thi công . Mặc dù với khối lượng tương đối lớn , chủng loại khá đa dạng nhưng công ty vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu trong tiến trình sản xuất thi công . 1.2- Những mặt còn tồn tại Qu¶n lý NVL 50 Bên cạnh những ưu điểm đạt được trong công tác quản lý nguyên vật liệu của công ty , nhưng cũng không tránh khỏi những khó khăn vướng mắc , những tồn tại cần khắc phục , đó là xây dựng hệ thống kho thật tốt nhằm mục đích đảm bảo chất lượng cho nguyên vật liệu . Phải tổ chức kiểm tra chặt chẽ trong khâu nhập , xuất nguyên vật liệu . II- MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VÀ XÂY DỰNG . 1- Về phía doanh nghiệp Sau một thời gian ngắn thực tập tại công ty cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng cùng với kiến thức đã được học em mạnh dạn đưa ra ý kiến của mình nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty . 1.1- Trước mắt Công ty có thể xây dựng một hệ thống kho bãi hợp lý hơn nữa cho đặc điểm nguyên vật liệu của công ty có đặc điểm cồng kềnh tốn nhiều diện tích và có nhiên liệu dễ cháy . Mỗi chủng loại nguyên vật liệu cần đặt tại một kho nhỏ , riêng biệt chống xúc tác lẫn nhau gây hao hụt và mất phẩm chất . Công ty cần chú trọng hơn nữa việc kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước khi nhập kho . Có thể nói nguyên vật liệu được mới với chất lượng cao phù hợp với yêu cầu thi công có thể có tác động tích cực đến chất lượng công trình từ đó góp phần tích cực vào việc tiết kiệm nguyên vật liệu . Tuy nhiên trong thực tế cho thấy công ty chưa lập riêng một phòng kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu . Do thực tế trên em thấy công ty cần phải có một đội ngũ cán bộ kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu . Khi nguyên vật liệu về đến công ty sẽ được kiểm tra về chủng loại các chỉ tiêu kĩ thuật của nguyên vật liệu phùhợp với yêu cầu của thi công . Qu¶n lý NVL 51 Trước khi nhập kho việc kiểm tra sẽ giúp giảm bớt được công việc mở sổ cái chính ở dưới kho trở nên đơn giản và tránh được tình trạng vòng vèo trong thủ tục nhập kho đảm bảo cho tiến trình thi công . Hơn nữa nó sẽ đảm bảo tính khách quan , nguyên vật liệu về nhập kho sẽ phù hợp với thiết kế và yêu cầu của sản xuất , củng cố hơn về công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty . Công ty nên hoàn thiện hơn nữa trong việc phân loại và lập sổ doanh điểm vật liệu . Việc phân loại nguyên vạt liệu có tính khoa học và hợp lý sẽ đảm bảo cho việc quản lý nguyên vật liệu được thuận tiện . Từ thực tế cho thấy công ty cần hoàn thiện việc phân loại nguyên vật liệu trên cơ sở sau . + Tất cả những nguyên vật liệu cùng công dụng , vai trò được xếp vào một loại . + Nguyên vật liệu chính . phụ . phụ tùng thay thế mỗi loại phải có sổ sách theo dõi riêng , chi tiết trên sổ kế toán . + Trong mỗi loại căn cứ vào tính chất ly , hoá của vật liệu mà đưa ra các nhóm và ký hiệu từng thứ vật liệu trong nhóm đó phù hợp . Đồng thời để phục vụ công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty cần thiết mở sổ danh điểm vật liệu để phục vụ cho nhu cầu quản lý công ty . Trong việc đó mã hoá vật liệu theo thứ tự trên danh điểm là rất quan trọng . Thay đổi sổ danh điểm nguyên vật liệu chư sau : SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Ký hiệu Nhóm Danh điểm Tên nhãn hiệu quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá Ghi chú 101 1521 15211 1521101 1521102 Nguyên vật liệu chính Sắt Sắt 14 A1 Sắt 18 A1 Qu¶n lý NVL 52 102 152102 1521021 1521022 Nguyên vật liệu phụ Phụ gia Chất xúc tác 103 152103 Xăng dầu 1.2- Lâu dài: Do sự biến động về giá cả nguyên vật liệu là tương đối lớn vì vậy công ty nên tìm nhà cung cấp ổn định( kể cả trong và ngoài nước ) nhằm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đầu vào. Ngoài ra nên tìm biện pháp làm giảm mức biến động giá mua nguyên vật liệu. - Tìm nguồn cung cấp vật liệu ổn định, tìm kiếm bạn hàng tin cậy. - Cập nhật các thông tin về tỷ giá đổi ra ngoại tệ việt nam đồng nhằm tạo điều kiện nắm băt được cơ hội, tình hình thực tế để có nguồn nguyên vật liệu đầu vào với giá trị nguyên vật liệu hợp lý mà chất lương vẫn cao, phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Về phía cơ quan nhà nước: Qua thời gian thực tập tai công ty với lương kiến thức mà em đã được tìm hiểu em có một số kiến nghị với cơ quan nhà nước nhằm xem xét và đi sâu tìm hiểu tạo điều kiện cho doanh nghiệp hơn nữa. 2.1 Về phía trước mắt: các cấp cơ quan nhà nước cần quan tâm hơn nữa tới công việc sản xuất kinh doanh, kiểm tra đôn đốc nhựng kế hoạch mà công ty đã đề ra nhưng chưa đạt yêu cầu... 2.2 Lâu dài: Các cấp cơ quan nhà nước nếu nhận thấy công việc sản xuất kinh doanh là tốt nên tăng cường đầu tư tạo điều kiện cho công ty ngày càng mạnh và tạo điều kiện cho doanh nghiệp được tiếp xúc với các bạn hàng nước ngoài được nhiều hơn. Qu¶n lý NVL 53 * Các ý kiến đề xuất trên được đưa ra nhằm mục đích phần nào làm giảm nhựng hạn chế, phát huy những ưu điểm trong công tác quản lý nguyên vật liệu đảm bảo theo đúng chế độ của kế toán hiên hành và phù hợp với tình hình thực tế của công ty. Việc hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu sẽ cung cấp các điều kiện cụ thể thể thuận lợi giúp cho giám đốc và các phong ban công ty đề ra những mục tiêu phấn đấu nhằm đạt hiệu quả cao. Đem lại lợi ích cho nền kinh tế quốc dân, lơi nhuận cho công ty, nâng cao mức sống của cán bộ công nhân viên. Qu¶n lý NVL 54 KẾT LUẬN Một lần nữa cần khẳng định quản lý nguyên vật liệu có tác dụng to lớn trong việc quản lý kinh tế. Thông qua công tác quản lý nguyên vật liệu giúp cho công ty quản lý ngyên vật liệu an toàn phòng ngừa hiên tượng mất mát , lãng phí nguyên vật liệu, tăng tốc độ chu chuyển vốn lưu động, từ đó tăng cường tích luỹ vốn. Vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật quản lý phát huy tác dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh trong điều kiên nề kinh tế thi trường hiện nay. Qua thời gian tìm hiểu tại công ty Cổ phần thiết bị công nghiệp và xây dựng em thấy công tác quản lý nguyên vật liệu là công cụ đắc lực giúp lãnh đạo công ty nắm bắt tình hình và chỉ đạo sản xuất, quản lý vật liệu có đảm bảo phản ánh chính xác tình hình thu mua vật liệu , sử dụng và dự trữ thì lãnh đạo công ty mới có biện pháp chỉ đạo đúng đắn. Sau một thời gian ngắn thực tập tại công ty nắm bắt được tầm quan trọng của công tác quản lý nguyên vật liệu đối với công tác lãnh đạo của công ty em đã mạnh giạn tìm hiểu nghiên cứu để thấy được những ưu ddiểm cần phát huy> Những mặt tồn tại cần khắc phục nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu nói riêng và công tác quản lý nói chung. Thời gian thực tập tai công ty tuy có hạn chế nhưng đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố lại kiền thức đã học để vận dung vào thực tế. Để đạt được điều này em đã được sự giúp đỡ nhiệt tình các cán bộ công nhân viên của công ty đồng thời nhờ sự chỉ bảo tận tình của thầy giáo Trần Mạnh Hùng . Tuy nhiên báo cáo thực tập của em còn có những khó khăn khách quan nên không tránh khỏi thiếu sót. Do vậy em rất mong sự góp ý của thầy giáo cùng các cán bộ công nhân viên công ty để em hoàn thiên hơn nữa báo cáo thực tập và đề tài em nghiên cứu. Qu¶n lý NVL 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình thống kê doanh nghiệp( Trưòng CĐ KT KT- CNI) 2. Giáo trình quản trị doanh nghiệp ( Trường CĐ KT KT- CNI) 3. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh( NXB Thống kê trường ĐH TC- KT )