Tìm hiểu hoạt động của phòng lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam

iÕt vµ d¸n nh·n + NhËp th«ng tin vµo m¸y tÝnh + ChuyÓn xuèng phßng biªn môc C¸c nhµ xuÊt b¶n sau khi in s¸ch xong ph¶i nép cho Th­ viÖn Quèc gia mçi tªn s¸ch 4 b¶n ( d­íi 300 b¶n chØ ph¶i nép 1 b¶n) vµ ph¶i nép tr­íc Ýt nhÊt 7 ngµy tr­íc khi ph¸t hµnh. ViÖc nép l­u chiÓu cã thÓ trùc tiÕp mang ®Õn hoÆc göi qua ®­êng b­u ®iÖn. §èi víi nh÷ng s¸ch l­u chiÓu ®­îc trùc tiÕp mang ®Õn Th­ viÖn th× ®¹i diÖn nhµ xuÊt b¶n ph¶i cã mét quyÓn sæ ký nhËn s¸ch l­u chiÓu, trong ®ã ghi: Ngµy th¸ng nép l­u chiÓu Sè thø tù Tªn s¸ch Sè b¶n nép Ch÷ ký ng­êi nép Ch÷ ký ng­êi nhËn Ghi chó Cßn ®èi víi nh÷ng s¸ch ®­îc göi theo ®­êng b­u ®iÖn, Th­ viÖn Quèc gia sÏ göi GiÊy b¸o nhËn l­u chiÓu vÒ nhµ xuÊt b¶n, th«ng b¸o ®· nhËn ®­îc l­u chiÓu theo mÉu ( Phô lôc 1). Tuy nhiªn còng cã nh÷ng tr­êng hîp do dÞch vô chuyÓn ph¸t b­u kiÖn ë n­íc ta ch­a thËt tèt, b­u kiÖn cã thÓ nhÇm lÉn hoÆc thÊt l¹c nªn dï c¬ quan xuÊt b¶n ®· nép l­u chiÓu song Th­ viÖn Quèc gia vÉn kh«ng nhËn ®­îc, ®iÒu nµy g©y tæn thÊt ®¸ng kÓ cho c¬ quan xuÊt b¶n còng nh­ c¬ quan nhËn l­u chiÓu. HiÖn nay trong n­íc cã 41 nhµ xuÊt b¶n nép l­u chiÓu t¹i Th­ viÖn Quèc gia, trong ®ã cã 30 nhµ xuÊt b¶n ë Trung ­¬ng vµ 11 nhµ xuÊt b¶n ë §Þa ph­¬ng. C¸c nhµ xuÊt b¶n ë Trung ­¬ng bao gåm: NXB ¢m Nh¹c NXB B¶n §å NXB B­u §iÖn NXB ChÝnh TrÞ Quèc Gia NXB C«ng An Nh©n D©n NXB Gi¸o Dôc NXB Héi Nhµ V¨n NXB Khoa Häc Vµ Kü ThuËt NXB Khoa Häc X· Héi NXB Kim §ång NXB Lao §éng NXB Mü ThuËt NXB §¹i Häc Quèc Gia NXB N«ng NghiÖp NXB Phô N÷ NXB Qu©n §éi Nh©n D©n NXB S©n KhÊu NXB Tµi ChÝnh NXB Thanh Niªn NXB ThÕ Giíi NXB ThÓ Dôc ThÓ Thao NXB Th«ng TÊn NXB Thèng Kª NXB V¨n Ho¸ D©n Téc NXB V¨n Ho¸ Th«ng Tin NXB V¨n Häc NXB X©y Dùng NXB Y Häc NXB T«n Gi¸o NXB Giao Th«ng VËn T¶i C¸c nhµ xuÊt b¶n ë §Þa ph­¬ng gåm: NXB §µ N½ng NXB §ång Nai NXB Hµ Néi NXB H¶i Phßng NXB Mòi Cµ Mau NXB NghÖ An NXB Thanh Ho¸ NXB TP Hå ChÝ Minh NXB ThuËn Ho¸ NXB TrÎ NXB V¨n NghÖ TPHCM Trªn ®©y lµ c¸c NXB th­êng xuyªn cã s¸ch nép l­u chiÓu vÒ Th­ viÖn, ngoµi ra cßn cã mét sè c¸c c¬ quan xuÊt b¶n kh«ng th­êng xuyªn nh­ c¸c Ban, Ngµnh, c¸c Bé, c¸c Côc, Vô, ViÖn… VD: Ban VËt gi¸ chÝnh phñ, Bé KÕ ho¹ch vµ ®Çu t­, Bé Ngo¹i giao, Côc V¨n ho¸ th«ng tin c¬ së, Vô B¸o chÝ, Bé V¨n ho¸ th«ng tin, ViÖn Th«ng tin khoa häc x· héi... Theo ®iÒu 13 kho¶n 2 cña NghÞ ®Þnh79/CP ®· nªu “NXB, tæ chøc ®­îc phÐp xuÊt b¶n ph¶i nép l­u chiÓu 4 b¶n cho Th­ viÖn Quèc gia, (nh÷ng xuÊt b¶n phÈm in d­íi 300 b¶n chØ nép 1 b¶n)” Th«ng th­êng víi mçi tªn s¸ch c¸c nhµ xuÊt b¶n ®Òu nép l­u chiÓu 4 b¶n tuy nhiªn còng cã nhµ xuÊt b¶n cè t×nh trèn tr¸nh kh«ng nép hay chØ nép chiÕu lÖ 2 hoÆc 3 b¶n, cã n¬i chØ nép 1 b¶n. §ã lµ do trong t×nh h×nh kinh tÕ hiÖn nay, c¸c nhµ xuÊt b¶n ph¶i tù h¹ch to¸n kinh doanh nªn ®èi víi c¸c tµi liÖu cã gi¸ thµnh cao, nhÊt lµ c¸c cuèn tõ ®iÓn, b¸ch khoa th­ theo bé, nhiÒu tËp, nÕu nép 4 b¶n sÏ g©y tèn kÐm cho nhµ xuÊt b¶n, mÆt kh¸c gi¸ tiÒn c­íc phÝ vËn chuyÓn l¹i qu¸ cao, ®èi víi nh÷ng n¬i xuÊt b¶n nhiÒu s¸ch ph¶i tèn nhiÒu chi phÝ… Ngoµi ra c¸c nhµ xuÊt b¶n ë phÝa Nam th­êng kh«ng göi nép l­u chiÓu theo nh­ qui ®Þnh lµ 7 ngµy tr­íc khi ph¸t hµnh mµ th­êng ®Ó dån hµng th¸ng, hµng quÝ thËm chÝ hµng n¨m míi nép mét lÇn. §iÒu nµy g©y rÊt nhiÒu khã kh¨n cho Th­ viÖn trong viÖc biªn so¹n Th­ môc Quèc gia hµng th¸ng, hµng n¨m v× sè liÖu kh«ng ®­îc cËp nhËt. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy, c¸c c¸n bé phßng l­u chiÓu lu«n theo dâi s¸t sè l­îng s¸ch nép l­u chiÓu cña c¸c nhµ xuÊt b¶n, nÕu nép thiÕu sÏ gäi ®iÖn hoÆc göi giÊy ®ßi l­u chiÓu (mÉu xem phô lôc 2). §Ó thiÕt thùc h¬n, c¸c cÊp l·nh ®¹o cÇn cã c¸c v¨n b¶n qui ®Þnh râ vÒ luËt lÖ l­u chiÓu còng nh­ c¸c nghÜa vô cña c¸c nhµ xuÊt b¶n vµ tæ chøc ®­îc phÐp xuÊt b¶n, c¸c chÕ ®é th­ëng ph¹t râ rµng ®èi víi nh÷ng c¬ quan thùc hiÖn tèt vµ ch­a tèt c«ng t¸c nµy. Ngoµi ra còng nªn cã chÝnh s¸ch gi¶m gi¸ c­íc vËn chuyÓn ®èi víi c¸c c¬ quan ë xa hoÆc xuÊt b¶n nhiÒu, nh­ vËy sÏ phÇn nµo thóc ®Èy tinh thÇn tù gi¸c cña c¸c nhµ xuÊt b¶n. Song song víi viÖc ký nhËn s¸ch víi nhµ xuÊt b¶n, phßng l­u chiÓu còng cã mét sæ theo dâi nhËn l­u chiÓu cña tõng nhµ xuÊt b¶n, trong ®ã còng ghi ®Çy ®ñ th«ng tin vÒ s¸ch nép l­u chiÓu theo mÉu: Tªn nhµ xuÊt b¶n: Ngµy STT Sè lo¹i Sè l­îng nép M«n lo¹i Ghi chó GK GT KT XH VH Nh¹c Ngo¹i Trong ®ã: Sè lo¹i: Sè tªn s¸ch nép l­u chiÓu Sè l­îng nép: Tæng sè b¶n nép l­u chiÓu GK: S¸ch gi¸o khoa GT: S¸ch gi¸o tr×nh KT: S¸ch kü thuËt XH: S¸ch x· héi VH: S¸ch v¨n häc Nh¹c: S¸ch nh¹c, b¶n nh¹c Ngo¹i: S¸ch tiÕng n­íc ngoµi PhÇn ghi chó dïng ®Ó chó gi¶i khi nhµ xuÊt b¶n nép b¨ng ®Üa, b¶n ®å, tranh ¶nh… S¸ch sau khi ®­îc tiÕp nhËn sÏ chuyÓn sang bé phËn xö lý. T¹i ®©y s¸ch sÏ ®­îc vµo sæ l­u chiÓu, viÕt ký hiÖu xÕp kho vµ d¸n nh·n, nhËp th«ng tin vµo m¸y tÝnh vµ ph©n chia vÒ c¸c kho. Sæ l­u chiÓu lµ sæ dïng ®Ó ®¨ng ký sè l­u chiÓu cña s¸ch. Tuy qui ®Þnh vÒ chÕ ®é l­u chiÓu ®· ®­îc ban hµnh tõ n¨m 1922 nh­ng ®Õn th¸ng 10 n¨m 1954 s¸ch nép l­u chiÓu míi chÝnh thøc ®­îc ghi tªn vµo trong sæ l­u chiÓu. HiÖn nay sè ®¨ng ký l­u chiÓu ®· lªn tíi 137.218 tªn s¸ch. Sæ ®¨ng ký l­u chiÓu bao gåm c¸c th«ng tin + Sè l­u chiÓu: sè l­u chiÓu cña xuÊt b¶n phÈm (theo sè thø tù) + Ngµy nhËn: ngµy nhËn xuÊt b¶n phÈm l­u chiÓu + Tªn t¸c gi¶ vµ tªn s¸ch: (theo tr×nh tù m« t¶ Ên phÈm) + §Þa chØ, nhµ xuÊt b¶n, n¨m xuÊt b¶n: (theo tr×nh tù m« t¶ ISBD) + Khæ s¸ch + Sè trang + Gi¸ tiÒn ®¬n vÞ + Sè l­îng s¸ch nhËn + Ph©n phèi: sè l­îng ph©n phèi vµo c¸c kho + Ký hiÖu kho: gåm tÊt c¶ c¸c ký hiÖu cña c¸c kho (MÉu xem phô lôc 3) Víi mçi sè l­îng b¶n cña mét tªn s¸ch, ng­êi ®¨ng ký l­u chiÓu cã c¸ch viÕt ký hiÖu vµ ph©n chia vµo c¸c kho kh¸c nhau, sù kh¸c biÖt nµy còng tuú thuéc vµo khæ s¸ch, s¸ch khæ nhá cã ký hiÖu riªng, khæ to cã ký hiÖu riªng. C¸c cuèn s¸ch ®Òu ph¶i ®­îc ®ãng dÊu cña Th­ viÖn Quèc gia vµo trang tªn s¸ch vµ trang 17, riªng mét cuèn kh«ng ®ãng dÊu ®Ó ®­a vµo kho l­u chiÓu. §èi víi s¸ch cã tõ 4 b¶n trë lªn sÏ ®­îc ph©n chia nh­ sau: 1 b¶n vµo kho l­u chiÓu 1 b¶n vµo kho phô (lµ kho dù tr÷ Th­ viÖn Quèc gia lËp nªn ®Ó chuÈn bÞ më phßng phôc vô theo ®èi t­îng b¹n däc.) Cßn l¹i vµo kho phßng ®äc tæng hîp §èi víi s¸ch cã sè b¶n Ýt h¬n sÏ cã thø tù ­u tiªn ®­a vµo c¸c kho lµ: + Kho l­u chiÓu + Kho phßng ®äc + Kho phô Së dÜ kho l­u chiÓu ®­îc ­u tiªn hµng ®Çu trong viÖc chia s¸ch lµ v× ®©y lµ n¬i thu thËp, b¶o qu¶n xuÊt b¶n phÈm trªn toµn câi ViÖt Nam, lµ kho tµng tr÷ ®êi ®êi xuÊt b¶n phÈm trong n­íc. S¸ch ë ®©y kh«ng ®­îc ®em ra phôc vô mµ dïng ®Ó l­u l¹i nh÷ng tinh hoa v¨n ho¸ cña d©n téc. §©y chÝnh lµ nhiÖm vô c¬ b¶n nhÊt cña phßng l­u chiÓu còng nh­ cña Th­ viÖn Quèc gia. §èi víi tr­êng hîp s¸ch chØ cã mét b¶n th× còng ®­îc ®­a vµo kho l­u chiÓu. NÕu b¹n ®äc yªu cÇu Th­ viÖn bæ sung hoÆc c¸n bé th­ viÖn nhËn thÊy cuèn s¸ch ®ã cã gi¸ trÞ lín ®èi víi c«ng t¸c nghiªn cøu cña b¹n ®äc th× phßng bæ sung sÏ cã tr¸ch nhiÖm mua thªm ®Ó ®­a vµo phßng ®äc phôc vô ®éc gi¶. Riªng ®èi víi s¸ch gi¸o khoa, s¸ch truyÖn tranh thiÕu nhi th× trong qu¸ tr×nh xö lý sÏ chØ ®­a vÒ phßng ®äc tæng hîp 1 b¶n, 1 b¶n kho l­u chiÓu, 1 b¶n kho phô, cßn l¹i giao cho phßng bæ sung. Phßng bæ sung sÏ l­u l¹i cuèn s¸ch ®ã ®Ó ®­a lªn phßng ®äc khi cÇn (nÕu s¸ch trªn phßng ®äc bÞ mÊt hoÆc háng) hoÆc ®em biÕu tÆng c¸c th­ viÖn tØnh, ®Þa ph­¬ng… Tãm l¹i, 1 cuèn s¸ch khi ®­a vµo kho l­u chiÓu sÏ ph¶i cã ®Çy ®ñ c¸c ký hiÖu sau: + Sè l­u chiÓu + Sè ký hiÖu phßng ®äc + Sè ký hiÖu kho phô (nÕu cã) Sè l­u chiÓu ®­îc ghi ngoµi b×a s¸ch vµ mÐp trªn bªn tr¸i cña trang tªn s¸ch, kh«ng ®­îc ghi vµo chç dïng ®Ó d¸n nh·n. Sè ký hiÖu phßng ®äc vµ kho phô ghi ë d­íi tªn s¸ch trong trang tªn s¸ch. S¸ch trong kho l­u chiÓu cã ®Çy ®ñ ký hiÖu cña c¸c kho kh¸c lµ bëi nÕu s¸ch ë phßng ®äc bÞ mÊt hoÆc thÊt l¹c th× sau khi bæ sung håi cè l¹i sÏ ®­îc ®¨ng ký ký hiÖu cò ®Ó tr¸nh tr­êng hîp trªn gi¸ cã chç trèng. VD: 162375 Vò TiÕn quúnh tuyÓn chän 101 bµi v¨n hay líp 12 VV01.1561%VV01.1562 VV01.531(P) Nhµ xuÊt b¶n ®ång nai 2001 Nh­ vËy ®èi víi cuèn “X©y dùng thÓ chÕ hç trî thÞ tr­êng” cña NXB ChÝnh TrÞ Quèc Gia th× 1 b¶n ®­a vµo kho l­u chiÓu cã ký hiÖu: VV02.2165%VV02.2166 VV02.957(P) 2 b¶n ®­a vµo kho phßng ®äc cã ký hiÖu: VV02 vµ VV02 2165 2166 1 b¶n ®­a vµo kho phô cã ký hiÖu: VV02 957(P) Ngoµi ra, c¸c ký hiÖu ®­îc ghi trong s¸ch còng cã ý nghÜa riªng biÖt. VD: Cuèn “How to say it best: kü n¨ng chän lùa tõ – c¸c mÉu ph¸t biÓu cho mäi t×nh huèng” cña t¸c gi¶ NguyÔn Sanh Phóc do NXB V¨n ho¸ D©n téc xuÊt b¶n. Cuèn ®­a vµo kho l­u chiÓu cã ký hiÖu: VV01.1559%VV01.1560 VV01.530(P) trong ®ã VV lµ ký hiÖu vÒ ng«n ng÷ vµ khæ s¸ch 01 lµ ký hiÖu n¨m xö lý cuèn s¸ch 530, 1559, 1560 lµ ký hiÖu thø tù xÕp gi¸ Th«ng th­êng, s¸ch ®­îc xuÊt b¶n víi khæ s¸ch (tÝnh theo chiÒu cao xÕp gi¸) lµ 19cm. Tuy nhiªn tuú theo thÓ lo¹i kiÕn thøc nh­ T¸c phÈm v¨n häc, Tõ ®iÓn bá tói, B¸ch khoa toµn th­, S¸ch dµnh cho trÎ em… nªn hiÖn nay khæ s¸ch còng cã nhiÒu kÝch cì. ViÖc viÕt ký hiÖu ®èi víi s¸ch l­u chiÓu còng ®­îc chia thµnh c¸c lo¹i khæ s¸ch kh¸c nhau. VN: dïng cho s¸ch tiÕng ViÖt vµ khæ s¸ch tõ 19cm trë xuèng VV: dïng cho s¸ch tiÕng ViÖt vµ khæ s¸ch tõ 20 – 29cm VL: dïng cho s¸ch tiÕng ViÖt vµ khæ s¸ch tõ 30cm trë lªn. §©y lµ mét viÖc lµm rÊt khoa häc vµ h÷u Ých, nhÊt lµ ®èi víi mét th­ viÖn l­u tr÷ nhiÒu s¸ch nh­ Th­ viÖn Quèc gia v× chØ cÇn nh×n vµo ký hiÖu, chóng ta ®· cã thÓ biÕt ®­îc cuèn s¸ch nµy cã kÝch cì lµ bao nhiªu, xö lý n¨m nµo, gióp cho viÖc t×m kiÕm phôc vô b¹n ®äc ®­îc dÔ dµng vµ nhanh chãng h¬n. Kh«ng chØ c¨n cø vµo khæ s¸ch mµ chóng ta cßn cã thÓ biÕt ®­îc vÞ trÝ chÝnh x¸c cña cuèn s¸ch th«ng qua ký hiÖu n¨m xö lý vµ ký hiÖu xÕp gi¸. Ký hiÖu n¨m xö lý ghi 2 sè cuèi cña n¨m xö lý cuèn s¸ch VD: 1999 ghi 99 2000 ghi 00 2001 ghi 01 2002 ghi 02 Ký hiÖu xÕp gi¸ ghi sè thø tù cña cuèn s¸ch ë trªn gi¸ trong n¨m ®ã. VD: nÕu 1 cuèn s¸ch cã ký hiÖu lµ VV01.1565 tøc lµ trong n¨m 2001 cuèn s¸ch ®ã lµ cuèn s¸ch thø 1565 ®­îc ®­a vµo kho. ViÖc ®¸nh ký hiÖu theo thø tù trªn sÏ t¹o cho ng­êi xö lý còng nh­ ng­êi t×m tµi liÖu kh«ng bÞ nhÇm lÉn v× mçi cuèn s¸ch chØ cã mét vÞ trÝ duy nhÊt trªn gi¸. Sau khi vµo sæ l­u chiÓu, s¸ch ®­îc chuyÓn sang kh©u nhËp d÷ liÖu vµo m¸y tÝnh. Tõ n¨m 1987 Th­ viÖn ®· øng dông phÇn mÒm CDS/ISIS vµo c«ng t¸c qu¶n lý vµ khai th¸c tµi liÖu. Tr­íc ®©y phßng l­u chiÓu ®¶m nhËn viÖc xö lý tiÒn m¸y, cËp nhËt CSDL ®èi víi s¸ch ViÖt, ®ång thêi dùa trªn nh÷ng th«ng tin ®ã ®Ó biªn so¹n TMQG. Nh­ng do hiÖn nay l­îng s¸ch l­u chiÓu qu¸ nhiÒu, c¸c c¸n bé kh«ng thÓ ®ång thêi hoµn tÊt mäi c«ng ®o¹n nªn viÖc nhËp d÷ liÖu hiÖn nay chØ dïng ®Ó tra cøu trong néi bé phßng vµ ®Ó qu¶n lý ®Çu s¸ch nép l­u chiÓu. C¸c th«ng tin chi tiÕt vÒ s¸ch ®­îc phßng Ph©n lo¹i biªn môc nhËp vµo CSDL chÝnh trªn phßng ®äc vµ TMQG ®­îc xuÊt b¶n dùa trªn kÕt qu¶ nhËp tin ®ã. Víi chøc n¨ng sö dông néi bé nªn biÓu mÉu nhËp tin cña CSDL t¹i phßng l­u chiÓu còng bá qua mét sè chi tiÕt kh«ng cÇn thiÕt. Th«ng th­êng tr­íc khi nhËp d÷ liÖu, s¸ch th­êng ®­îc m« t¶ trªn c¸c tê worksheet xö lý tiÒn m¸y, nh­ng ë ®©y c«ng ®o¹n nµy còng l­îc bá, c¸n bé sÏ lÊy tin trùc tiÕp tõ s¸ch. BiÓu mÉu nhËp tin trªn m¸y bao gåm c¸c tr­êng: Tr­êng 2: Tªn s¸ch: ghi tªn s¸ch ®Çy ®ñ. NÕu cã th«ng tin bæ sung tªn s¸ch th× ghi sau dÊu hai chÊm. VD: T©m lý häc : Gi¸o tr×nh Tr­êng 4: LÇn xuÊt b¶n: ghi sè thø tù cña lÇn xuÊt b¶n tµi liÖu. VD: S¸ch ghi: In lÇn thø t­ - M« t¶: In lÇn 4 Tr­êng 5: T¸c gi¶: ghi tªn t¸c gi¶ chÝnh, ng­êi viÕt cuèn s¸ch. NÕu lµ t¸c gi¶ tËp thÓ th× m« t¶ theo tiªu ®Ò m« t¶. VD: ViÖt Nam (CHXHCN). LuËt lÖ vµ s¾c lÖnh. Tr­êng9: Nhµ xuÊt b¶n: ghi tªn NXB. NÕu cã 2 NXB ghi : ^a tªn NXB thø nhÊt ^b tªn NXB thø hai. VD: ^a Thanh niªn ^b Phô n÷ Tr­êng 10: Ph©n lo¹i: ghi m«n lo¹i s¸ch ®· ®­îc ®¨ng ký trong sæ theo dâi l­u chiÓu. VD: X· héi, Kinh tÕ… Tr­êng 14: B¶n nép: ghi sè b¶n nép vÒ Th­ viÖn. Tr­êng 22: TËp: ghi sè tËp cña cuèn s¸ch (nÕu cã). NÕu tËp cã tªn th× ghi tªn tËp sau dÊu hai chÊm. VD: T15: Bóp bª Lucia Tr­êng 19: §Æc ®iÓm: ghi n¨m th¸ng nhËn l­u chiÓu, ng«n ng÷, n¬i xuÊt b¶n ( trung ­¬ng hay ®Þa ph­¬ng). C¸c yÕu tè trªn c¸ch nhau b»ng dÊu %. VD: §Æc ®iÓm: 0204 % ViÖt % TW Tr­êng 13: Sè l­u chiÓu: ghi sè l­u chiÓu cña s¸ch Tr­êng 26: Ký hiÖu kho: ghi ký hiÖu kho phßng ®äc, nÕu cã 2 ký hiÖu th× c¸ch nhau b»ng dÊu %. VD: VN02.2486% VN02.2487 Tr­êng 23: Kho phô: ghi ký hiÖu kho phô, kh«ng ghi ch÷ (P) VD: VN02.845 S¸ch nhËp m¸y xong sÏ ®­îc ®­a lªn phßng Ph©n lo¹i biªn môc. Sau khi xö lý sÏ l¹i ®­a vÒ kho l­u chiÓu. C¸c b¶n s¸ch kh«ng cã c¸c ký hiÖu ®Çy ®ñ sÏ chuyÓn vÒ kho phßng ®äc, kho phô hoÆc kho bæ sung tuú theo ký hiÖu cña tõng cuèn. §Ó ®¶m b¶o tèt c«ng t¸c thu nhËn l­u chiÓu, Th­ viÖn vÉn cã quan hÖ th­êng xuyªn víi Côc xuÊt b¶n lµ c¬ quan qu¶n lý nhµ n­íc vÒ ho¹t ®éng xuÊt b¶n, qua ®ã n¾m ®­îc sè tªn s¸ch ®­îc cÊp giÊy phÐp xuÊt b¶n ®Ó tiÖn theo dâi. Ngoµi ra, c¨n cø vµo “Danh môc tµi liÖu sÏ ph¸t hµnh” cña c¬ quan ph¸t hµnh, c¸n bé phßng l­u chiÓu biÕt ®­îc sè tµi liÖu ch­a nép vÒ TVQG, sÏ cã kÕ ho¹ch nh¾c nhë c¸c nhµ xuÊt b¶n göi s¸ch ®Çy ®ñ kÞp thêi theo qui ®Þnh. Cã nh÷ng tr­êng hîp nép thiÕu b¶n, phßng sÏ cö c¸n bé tíi trùc tiÕp ®èi víi NXB ë gÇn, hoÆc gäi ®iÖn, göi giÊy ®ßi ®èi víi NXB ë xa. (Xem phô lôc 2) Cô thÓ trong n¨m 2001, phßng l­u chiÓu ®· lµm mét sè viÖc nh­: + Gäi ®iÖn tho¹i cho c¸c NXB TrÎ, NXB §ång Nai, NXB B­u §iÖn + Sang Côc xuÊt b¶n, Vô b¸o chÝ, Bé ®¹i häc 6 lÇn + Göi giÊy b¸o nhËn l­u chiÓu cho mét sè NXB Bªn c¹nh nh÷ng cè g¾ng cña Th­ viÖn trong viÖc nh¾c nhë c¸c c¬ quan xuÊt b¶n th× vÊn ®Ò ý thøc t«n träng qui ®Þnh cña c¸c l·nh ®¹o NXB còng ®ãng vai trß rÊt quan träng. Tr­íc ®©y, khi cßn trong thêi kú bao cÊp, c¸c NXB ch­a ph¶i tù h¹ch to¸n kinh doanh, gi¸ thµnh cña s¸ch in ra ch­a cao, sè l­îng b¶n in lín, nªn hä vÉn thùc hiÖn t­¬ng ®èi tèt luËt l­u chiÓu. Nh­ng tõ khi chuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, mçi c¬ quan ®Òu ph¶i tù h¹ch to¸n lç l·i, xuÊt b¶n nh÷ng bé s¸ch lªn tíi vµi tr¨m ngµn, ngoµi ra cßn cã nh÷ng cuèn tõ ®iÓn, b¸ch khoa th­ gi¸ trÞ lín… nªn cã tr­êng hîp mét sè c¬ quan cè ý kh«ng nép l­u chiÓu hoÆc nép kh«ng ®ñ sè qui ®Þnh. Cßn cã nh÷ng NXB kh«ng nép ®óng kú h¹n 7 ngµy tr­íc khi ph¸t hµnh mµ th­êng ®Ó gép mét l­îng lín råi míi nép. §iÒu nµy g©y khã kh¨n lín cho Th­ viÖn trong viÖc thèng kª, biªn so¹n Th­ môc Quèc gia. Tuy nhiªn, hiÖn nay hÇu hÕt c¸c NXB ®· tu©n thñ triÖt ®Ó c¸c qui ®Þnh vÒ l­u chiÓu, nép s¸ch rÊt ®óng h¹n vµ ®ñ sè b¶n nh­ NXB Gi¸o Dôc, NXB T«n Gi¸o, NXB Khoa häc vµ Kü thuËt…nh­ng mét sè c¸c c¬ quan vÉn nép chËm vµ thiÕu tõ 1 ®Õn 2 b¶n, ®«i khi cßn trèn kh«ng nép. Do ®ã trªn thùc tÕ, sè tªn s¸ch TVQG nhËn ®­îc lu«n Ýt h¬n so víi sè tªn s¸ch ®­îc Côc xuÊt b¶n cÊp giÊy phÐp. Vµ nh­ vËy c«ng t¸c thu thËp, tµng tr÷ xuÊt b¶n phÈm quèc gia kh«ng d­îc hoµn thµnh tèt. §©y còng lµ tr¸ch nhiÖm cña c¸c c¬ quan h÷u quan, cÇn cã nh÷ng biÖn ph¸p m¹nh h¬n n÷a, nh»m phæ biÕn vÒ nghÜa vô nép l­u chiÓu ®èi víi c¸c NXB ®ång thêi cã nh÷ng qui ®Þnh xö ph¹t râ rµng ®èi víi nh÷ng c¬ quan ch­a thùc hiÖn tèt ®iÒu luËt cña nhµ n­íc. Sau ®©y lµ b¶ng so s¸nh sè s¸ch TVQG nhËn ®­îc víi sè s¸ch nép l­u chiÓu t¹i Côc xuÊt b¶n tõ n¨m 1990 ®Õn n¨m 2001 N¨m Sè s¸ch TVQG nhËn ®­îc Sè s¸ch Côc xuÊt b¶n nhËn ®­îc Tû lÖ 1990 2765 2936 94% 1991 2652 3429 77% 1992 3030 3985 76% 1993 2404 5581 43% 1994 5119 7020 73% 1995 4900 8186 60% 1996 5126 8263 62% 1997 6325 7226 87% 1998 7356 7998 91% 1999 8500 9250 91% 2000 9300 9546 94% 2001 11162 11750 95% Qua nh÷ng con sè trªn cho thÊy, tõ n¨m 1993 trë l¹i ®©y, khi LuËt xuÊt b¶n ra ®êi, cïng víi sù qu¶ng b¸ réng r·i cña c¸c ph­¬ng tiÖn truyÒn th«ng, sè l­îng s¸ch l­u chiÓu nép vÒ TVQG t¨ng râ rÖt. N¨m 2001 lµ n¨m cã l­îng s¸ch nép vÒ Th­ viÖn lín nhÊt tõ tr­íc tíi nay, gåm 11162 tªn s¸ch = 37556 b¶n, chiÕm tíi 95% sè s¸ch nép l­u chiÓu vÒ Côc xuÊt b¶n trong cïng thêi ®iÓm, sè Ên phÈm cßn thiÕu ®a phÇn lµ c¸c lo¹i lÞch, c¸c NXB kh«ng nép ®ñ cho TVQG. Sè xuÊt b¶n phÈm trªn ®­îc chia theo tû lÖ: + S¸ch xuÊt b¶n ë c¸c NXB trung ­¬ng lµ 7891 tªn s¸ch, chiÕm 70,7% + S¸ch xuÊt b¶n ë c¸c NXB ®Þa ph­¬ng lµ 3075 tªn s¸ch, chiÕm 27,5% + S¸ch do c¸c c¬ quan xuÊt b¶n lµ 196 tªn s¸ch, chiÕm 1,9% ®­îc ph©n lo¹i theo chñ ®Ò: + S¸ch v¨n häc: 3996 tªn = 35,8% + S¸ch x· héi: 3325 tªn = 29,8% + S¸ch kü thuËt: 692 tªn = 6,3% + Gi¸o tr×nh: 1671 tªn = 9,6% + S¸ch gi¸o khoa: 1897 tªn = 17% + S¸ch nh¹c: 67 tªn = 0,6% + S¸ch ngo¹i v¨n: 56 tªn = 0,5% + S¸ch v¨n ho¸ nghÖ thuËt: 34 tªn = 0,3% Sè Ên phÈm trªn ®­îc ph©n phèi cho c¸c kho sau: + Kho l­u chiÓu: 11162 lo¹i = 11162 b¶n + Kho phßng ®äc: 10670 lo¹i = 16440 b¶n + Kho phô: 6043 lo¹i = 6043 b¶n + Kho bæ sung: 3911 b¶n Qua nh÷ng sè liÖu trªn, ta cã thÓ thÊy ®­îc l­îng s¸ch xuÊt b¶n trong n­íc ngµy cµng t¨ng nhanh, s¸ch nép l­u chiÓu ngµy cµng nhiÒu do ®ã c«ng viÖc xö lý tµi liÖu còng ngµy cµng ®ßi hái nhiÒu thêi gian vµ søc lùc. Nh­ng víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao, c¸c c¸n bé cña tæ s¸ch lu«n hoµn thµnh ®óng h¹n nh÷ng nhiÖm vô ®­îc giao, ®¶m b¶o giao s¸ch kÞp thêi cho phßng ph©n lo¹i biªn môc xö lý ®Ó cã thÓ ®­a ra phôc vô b¹n ®äc sím nhÊt. Ngoµi ra c¸c tr­ëng, phã phßng còng lu«n quan t©m nh¾c nhë c¸c NXB nép l­u chiÓu ®Çy ®ñ vµ ®óng h¹n, ®¶m b¶o cho viÖc biªn so¹n TMQG ®­îc cËp nhËt, ®ång thêi ®¶m b¶o viÖc x©y dùng kho tµng v¨n ho¸ d©n téc ®Çy ®ñ nhÊt, chÊt l­îng nhÊt. Xö lý ®èi víi b¸o, t¹p chÝ l­u chiÓu Trong c¸c lo¹i h×nh th«ng tin ®¹i chóng, b¸o t¹p chÝ ®· trë thµnh mãn ¨n tinh thÇn kh«ng thÓ thiÕu ®­îc ®èi víi mçi ng­êi. Nã ®ãng vai trß quan träng trong viÖc ®¨ng t¶i vµ truyÒn b¸ th«ng tin, cung cÊp nh÷ng kiÕn thøc, nh÷ng quan ®iÓm míi nhÊt vÒ c¸c sù kiÖn x¶y ra trªn thÕ giíi, trong x· héi vµ tù nhiªn. Do nhu cÇu cña ng­êi d©n vÒ l­îng th«ng tin cËp nhËt ngµy cµng t¨ng nªn c«ng nghÖ xuÊt b¶n b¸o chÝ còng ph¸t triÓn theo tû lÖ thuËn. HiÖn nay, mçi n¨m phßng l­u chiÓu thu nhËn kho¶ng 550 – 600 lo¹i b¸o, t¹p chÝ kh¸c nhau tõ Trung ­¬ng ®Õn §Þa ph­¬ng nép l­u chiÓu vÒ TVQG, tøc lµ cã kho¶ng 550 toµ so¹n b¸o cïng ho¹t ®éng. Ngoµi sù ®a d¹ng phong phó vÒ thÓ lo¹i, h×nh thøc, ®Þnh kú xuÊt b¶n cña c¸c b¸o còng rÊt kh¸c nhau. Cã b¸o ra hµng ngµy, cã b¸o mét tuÇn mét sè, cã b¸o mét th¸ng hai sè, råi cã lo¹i ra hµng th¸ng, hai th¸ng, cã lo¹i xuÊt b¶n theo quý, theo n¨m. Thªm vµo ®ã, ngoµi nh÷ng sè b¸o th­êng, c¸c toµ so¹n cßn ra thªm c¸c lo¹i phô san, ®Æc san, sè cuèi tuÇn… võa ®¸p øng nhu cÇu gi¶i trÝ cña nh©n d©n, võa t¨ng thªm doanh thu tõ dÞch vô qu¶ng c¸o. Qua nh÷ng thèng kª trªn, ta cã thÓ thÊy viÖc thu thËp, qu¶n lý c¸c lo¹i b¸o chÝ rÊt phøc t¹p, dÔ nhÇm lÉn. Ngoµi viÖc kiÓm tra, theo dâi th­êng xuyªn c¸c sè b¸o ®Ó ®¶m b¶o tÝnh liªn tôc, ®ñ sè, ®ñ b¶n, c¸c c¸n bé cßn ph¶i biÕt râ th«ng tin vÒ c¸c lo¹i b¸o míi xuÊt hiÖn hoÆc nh÷ng lo¹i b¸o ®×nh b¶n ®Ó cã kÕ ho¹ch nh¾c nhë nép l­u chiÓu còng nh­ viÕt phiÕu ®×nh b¶n… Nh×n chung, so víi c«ng t¸c l­u chiÓu s¸ch, qu¶n lý b¸o t¹p chÝ l­u chiÓu cßn phøc t¹p h¬n nhiÒu lÇn. VÒ c¬ b¶n, c¸c c«ng ®o¹n trong qui tr×nh xö lý Ên phÈm ®Þnh kú còng gièng nh­ s¸ch, bao gåm: + TiÕp nhËn b¸o, t¹p chÝ + Vµo phiÕu ®¨ng ký + Ph©n chia vµo c¸c kho Hµng n¨m, Th­ viÖn nhËn ®­îc kho¶ng 550 – 600 lo¹i b¸o t¹p chÝ kh¸c nhau vµ ®­îc ph©n chia thµnh hai khu vùc xuÊt b¶n lµ §Þa ph­¬ng vµ Trung ­¬ng. ViÖc ph©n chia nµy chØ nh»m môc ®Ých qu¶n lý vµ t×m kiÕm Ên phÈm ®­îc dÔ dµng h¬n. Tiªu chÝ ®Ó ph©n lo¹i gi÷a b¸o TW vµ §F chñ yÕu ®ùa vµo tªn b¸o vµ n¬i xuÊt b¶n. NÕu tªn b¸o kh«ng ®Ò cËp ®Õn tªn riªng cña mét ®Þa ph­¬ng cô thÓ vµ trô së toµ so¹n b¸o ®ãng ë Hµ Néi th× ®­îc chia vÒ b¸o TW, cßn l¹i lµ b¸o §F. VD: B¸o §F gåm: An Giang, An Ninh H¶i Phßng, §µ N½ng, §Êt Mòi… T¹p chÝ §F gåm: ThÕ Giíi Phô N÷ TPHCM, Phô N÷ Thñ §«… B¸o TW gåm: Nh©n D©n, Lao §éng, Gia §×nh X· Héi, V¨n NghÖ, TiÒn Phong… T¹p chÝ TW gåm: H¹nh Phóc Gia §×nh, V¨n NghÖ Qu©n §éi… §Ó cã c¸i nh×n tæng qu¸t vÒ sè l­îng b¸o l­u chiÓu hµng n¨m, ta cã b¶ng so s¸nh: 1999 2000 2001 B¸o TW 87 lo¹i 90 lo¹i 92 lo¹i T¹p chÝ TW 220 lo¹i 230 lo¹i 282 lo¹i B¸o §F 126 lo¹i 120 lo¹i 114 lo¹i T¹p chÝ §F 60 lo¹i 60 lo¹i 92 lo¹i B¶n tin 16 lo¹i 16 lo¹i 16 lo¹i Tæng sè 509 lo¹i 516 lo¹i 596 lo¹i Nh×n c¸c sè liÖu trªn ta thÊy trong n¨m 1999 vµ 2000, sè lo¹i b¸o t­¬ng ®èi ®Òu nhau, nh­ng ®Õn n¨m 2001, l­îng b¸o t¨ng ®¸ng kÓ. N¨m 2001 cã: + B¸o TW: 92 lo¹i = 8574 sè = 42870 b¶n + B¸o §F : 114 lo¹i = 11634 sè = 58170 b¶n + T¹p chÝ TW: 282 lo¹i = 3138 sè = 58170 b¶n + T¹p chÝ §F: 92 lo¹i = 550 sè = 2200 b¶n + B¶n tin: 16 lo¹i = 4680 sè = 23400 b¶n Theo thèng kª cña phßng l­u chiÓu, trong n¨m 2001 ®· cã 64 lo¹i b¸o t¹p chÝ míi xuÊt b¶n nh­: Ph¸t triÓn n«ng th«n Khoa häc vµ s¸ng t¹o §êi sèng vµ ph¸p luËt ¤ t« xe m¸y Gia Lai b¸o ¶nh Th¨ng Long Hµ Néi ngµn n¨m ……. 18 lo¹i b¸o chÝ ®æi tªn gäi nh­: T¹p chÝ y häc cæ truyÒn = T¹p chÝ §«ng Y Nghiªn cøu gi¸o dôc = T¹p chÝ Gi¸o dôc T¹p chÝ th«ng tin d©n sè = T¹p chÝ d©n sè vµ ph¸t triÓn T¹p chÝ th«ng tin Hµ T©y = T¹p chÝ v¨n ho¸ th«ng tin Hµ T©y... Cã 2 lo¹i b¸o ®×nh b¶n lµ: B¸o D©n trÝ B¸o Mü thuËt c­êi Tuy b¸o chÝ cã rÊt nhiÒu lo¹i, sè l­îng lªn tíi hµng chôc ngh×n b¶n nh­ng phßng l­u chiÓu vÉn cã sù theo dâi s¸t sao, n¾m râ lÞch xuÊt b¶n cña tõng lo¹i b¸o ®Ó ®¶m b¶o nh¾c nhë, ®ßi l­u chiÓu kÞp thêi, kh«ng ®Ó l­u c÷u l©u ngµy ®Ó x¶y ra t×nh tr¹ng thiÕu b¶n, thiÕu sè mµ kh«ng biÕt. Sè b¶n b¸o, t¹p chÝ nép l­u chiÓu vÒ Th­ viÖn còng ®­îc qui ®Þnh nh­ ®èi víi s¸ch, 4 b¶n cho mçi Ên phÈm. §iÓm kh¸c biÖt lµ hiÖn t­îng nép thiÕu hoÆc trèn nép l­u chiÓu Ên phÈm ®Þnh kú x¶y ra Ýt h¬n, mét phÇn do gi¸ thµnh b¸o chÝ kh«ng cao l¾m, mÆt kh¸c l¹i cã khèi l­îng nhÑ, tèn Ýt c­íc phÝ nªn hÇu hÕt c¸c toµ so¹n b¸o ®Òu tu©n thñ ®óng qui ®Þnh.Tuy nhiªn còng vÉn cã mét sè c¬ quan, th­êng lµ c¸c toµ so¹n ë xa, c¸c tØnh phÝa Nam, ch­a chÊp hµnh nghiªm chØnh ph¸p luËt vÒ l­u chiÓu, vÉn nép thiÕu hay nép kh«ng ®ñ sè, Th­ viÖn ph¶i gäi ®iÖn nh¾c nhë hoÆc göi giÊy ®ßi ®Ó ®¶m b¶o thu thËp ®Çy ®ñ sè l­îng b¸o chÝ. Nhê nh÷ng nç lùc trªn, hiÖn nay b¸o chÝ cña 61 tØnh, thµnh phè ®· ®­îc tËp hîp vÒ TVQG. Mét sè c¬ quan tr­íc ®©y ch­a nghiªm tóc, sau khi ®­îc nh¾c nhë ®· tù gi¸c nép l­u chiÓu ®Òu ®Æn h¬n. Kh«ng gièng nh­ s¸ch, ®Æc ®iÓm cña b¸o, t¹p chÝ lµ mang tÝnh tÜnh, Ýt thay ®æi, mçi Ên phÈm øng víi mét toµ so¹n cè ®Þnh nªn khi ®Õn nép l­u chiÓu, ®¹i diÖn toµ so¹n kh«ng cÇn cã sæ ký nhËn nh­ ®èi víi s¸ch. §Ó tiÖn theo dâi, Th­ viÖn ®· lËp c¸c hép phiÕu, mçi phiÕu ph¶n ¸nh mét tªn b¸o hoÆc t¹p chÝ, bao gåm c¸c môc: Ký hiÖu Tªn b¸o……………………………… .………. TiÕng…………….. §Þa chØ…………………….…………………... Khæ……………... ………………………………………….……... Lo¹i………….….. Chñ nhiÖm…………………………. Qu¶n lý………... Nhµ in……………………………… Kú h¹n………… Th¸ng Th¸ng Th¸ng Ký hiÖu N­íc TiÕng ThiÕu ®ßi §×nh b¶n Kú h¹n Ngµy ra sè ®Çu C¸c « “Th¸ng” dïng ®Ó ®¨ng ký c¸c sè b¸o xuÊt b¶n trong th¸ng. Tuy nhiªn ®èi víi b¸o ra hµng th¸ng hoÆc quÝ th× c¸c « “Th¸ng” ®­îc tÝnh b»ng n¨m. VD: Ký hiÖu Tªn b¸o: Thêi b¸o ng©n hµng TiÕng: ViÖt JC 260 §Þa chØ: Ngµnh ng©n hµng ViÖt Nam Khæ: 41*29 Chñ nhiÖm:…………….. Qu¶n lý…….. Nhµ in:…………………. Kú h¹n: Hµng tuÇn Tõ sè 1 – 105 2000 ThiÕu c¸c sè: 7, 10, 17, 30, 68, 76, 78, 84, 102, 103 2001 Tõ sè 1 – 105 ThiÕu c¸c sè 7, 33 2002 Tõ sè Xu©n + sè 1 - 21 - ThiÕu c¸c sè 11, 12, 13, 14, 19, 20 C¸c phiÕu ®¨ng ký ®­îc tËp hîp l¹i vµ cho vµo hép phiÕu. Hép phiÕu chia lµm 4 « riªng ®Ó ph©n biÖt: + B¸o xuÊt b¶n ë Trung ­¬ng + T¹p chÝ xuÊt b¶n ë Trung ­¬ng + B¸o xuÊt b¶n ë §Þa ph­¬ng + T¹p chÝ xuÊt b¶n ë §Þa ph­¬ng Th«ng th­êng tr­íc khi vµo phiÕu ®¨ng ký Ên phÈm ®Þnh kú, c¸c c¸n bé tiÕn hµnh ph©n chia riªng biÖt hai lo¹i TW vµ §F. C«ng ®o¹n nµy khiÕn viÖc ®¨ng ký b¸o ®­îc nhanh h¬n vµ khi xÕp kho còng dÔ dµng h¬n. ViÖc ph©n chia b¸o vÒ c¸c kho còng cã nh÷ng nÐt kh¸c biÖt so víi s¸ch, ®ång thêi gi÷a b¸o TW vµ b¸o §F còng kh¸c nhau. §èi víi b¸o TW mçi sè cã 4 b¶n th× + 1 b¶n ®­a vµo kho l­u chiÓu + 3 b¶n ®­a vµo kho b¸o, t¹p chÝ §èi víi b¸o §F + 1 b¶n ®­a vµo kho l­u chiÓu + 2 b¶n vµo kho b¸o, t¹p chÝ + Cßn l¹i ®­a vµo kho bæ sung ë tæ b¸o cã mét c¸n bé chÞu tr¸ch nhiÖm qu¶n lý kho l­u chiÓu. C¸n bé nµy cã nhiÖm vô nhËn l¹i s¸ch l­u chiÓu ®· ®­îc xö lý tõ phßng Ph©n lo¹i biªn môc chuyÓn vÒ vµ ®­a lªn gi¸ theo sè l­u chiÓu. Cßn ®èi víi b¸o, t¹p chÝ th× xÕp vµo kho theo 5 khu vùc: B¸o xuÊt b¶n ë Trung ­¬ng T¹p chÝ xuÊt b¶n ë Trung ­¬ng B¸o t¹p chÝ tiÕng n­íc ngoµi B¸o xuÊt b¶n ë §Þa ph­¬ng T¹p chÝ xuÊt b¶n ë §Þa ph­¬ng Trong mçi khu vùc, c¸c lo¹i b¸o ®­îc xÕp theo thø tù ch÷ c¸i tõ trªn xuèng d­íi, tõ tr¸i qua ph¶i. C¸n bé coi kho cßn ph¶i ®¶m nhiÖm viÖc s¾p xÕp tõng lo¹i b¸o theo thêi gian. Sau mét n¨m, mçi lo¹i b¸o sÏ ®­îc xÕp l¹i theo sè vµ buéc thµnh bã, mçi bã cã mét phÝch m« t¶ ký hiÖu cña b¸o, n¨m xuÊt b¶n b¸o, tõ sè nµo ®Õn sè nµo, thiÕu sè nµo… ViÖc nµy tuy ®ßi hái nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc nh­ng l¹i rÊt tiÖn lîi cho c«ng t¸c tra t×m. Ngoµi viÖc thu nhËn s¸ch b¸o vÒ kho, c¸n bé nµy cßn cã nhiÖm vô ch¨m sãc, b¶o qu¶n sè tµi liÖu trong kho. Tuy c¸c c«ng viÖc chÝnh nh­ hót bôi, xö lý mèi mät… ®· do phßng B¶o qu¶n ®¶m nhËn, nh­ng còng chØ trong tõng ®ît nhÊt ®Þnh, nhiÖm vô theo dâi chÝnh vÉn thuéc vÒ c¸n bé coi kho. Kh«ng chØ c¸c t¸c nh©n g©y h¹i nh­ mèi mät mµ ngay c¶ nhiÖt ®é, ¸nh s¸ng mÆt trêi còng nh­ ®é Èm còng cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn tuæi thä cña tµi liÖu. Nh­ ta ®· biÕt, tµi liÖu ë n­íc ta hiÖn nay chñ yÕu vÉn xuÊt b¶n trªn giÊy. Tr­íc ®©y chÊt l­îng giÊy kh«ng ®­îc tèt nªn cã nhiÒu tµi liÖu quÝ hiÕm ®· bÞ huû ho¹i theo thêi gian. Tuy hiÖn nay chÊt l­îng ®· tèt h¬n tr­íc nh÷ng còng kh«ng thÓ coi nhÑ viÖc b¶o qu¶n tµi liÖu, nhÊt lµ ®èi víi kho l­u chiÓu th× c«ng viÖc nµy cµng cÇn thiÕt h¬n v× ®©y lµ kho tµng tr÷ l©u dµi c¸c xuÊt b¶n phÈm trªn toµn l·nh thæ. HiÖn nay do TVQG ®ang trong giai ®o¹n söa ch÷a nªn mét phÇn kho l­u chiÓu ®· ®­îc chuyÓn sang §«ng Anh, cßn mét phÇn vÉn ®Ó ë kho cò. Kho nµy do vÞ trÝ ë tÇng I cña toµ nhµ nªn rÊt Èm thÊp. Mét sè b¸o l­u ®Ó l©u ngµy ®· bÞ mñn, võa g©y thiÖt h¹i cho kho tµng, võa ¶nh h­ëng ®Õn søc khoÎ cña c¸n bé coi kho. Nh­ng hiÖn nay sè s¸ch b¸o nµy ®· ®­îc chuyÓn lªn kho míi víi c¸c ®iÒu kiÖn nhiÖt ®é vµ ¸nh s¸ng phï hîp. Cã thÓ trong n¨m 2002, viÖc tu söa l¹i Th­ viÖn hoµn tÊt, kho l­u chiÓu ë §«ng Anh còng ®­îc chuyÓn vÒ kho míi nhê ®ã c«ng t¸c b¶o qu¶n ®­îc thuËn lîi h¬n nh»m g×n gi÷ nh÷ng tinh hoa v¨n ho¸ cña d©n téc ®­îc l©u bÒn ®Ó truyÒn l¹i cho thÕ hÖ mai sau. Xö lý ®èi víi c¸c Ên phÈm l­u chiÓu kh¸c Ngoµi s¸ch, b¸o, t¹p chÝ, luËn ¸n tiÕn sÜ, phã tiÕn sÜ còng lµ lo¹i Ên phÈm ®­îc qui ®Þnh ph¶i nép l­u chiÓu vÒ TVQG. §ã lµ c¸c c«ng tr×nh nghiªn cøu thuéc ®ñ c¸c m«n ngµnh khoa häc, lµ kÕt qu¶ cña qu¸ tr×nh kh¶o s¸t ®i s©u gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò, c¸c khÝa c¹nh trong c¸c lÜnh vùc mµ x· héi quan t©m. §ã lµ sù kÕt hîp hµi hoµ gi÷a lý thuyÕt vµ thùc tiÔn, thÓ hiÖn sù t×m tßi, kh¸m ph¸ cña con ng­êi. §©y chÝnh lµ nguån t­ liÖu quÝ gi¸ cÇn ®­îc l­u gi÷ l¹i vµ phæ biÕn réng r·i ®Õn mäi ng­êi. §Ó mçi ng­êi ®Òu cã thÓ øng dông nh÷ng kÕt qu¶ nghiªn cøu ®ã phôc vô cho nh÷ng ®Ò tµi míi, nh÷ng vÊn ®Ò míi n¶y sinh, v× mäi sù s¸ng t¹o cho t­¬ng lai ®Òu b¾t nguån tõ nh÷ng kinh nghiÖm rót ra tõ qu¸ khø. Tõ n¨m 1976, Thñ t­íng ChÝnh phñ ®· ký quyÕt ®Þnh sè 401-TTg nªu râ: TVQG lµ c¬ quan duy nhÊt ®­îc thu thËp vµ l­u gi÷ tÊt c¶ nh÷ng luËn ¸n tiÕn sÜ, phã tiÕn sÜ cña ng­êi ViÖt nam b¶o vÖ trong n­íc vµ n­íc ngoµi. Theo quyÕt ®Þnh, t¸c gi¶ cña luËn ¸n sau khi ®· b¶o vÖ thµnh c«ng ®Ò tµi ph¶i nép cho TVQG mét b¶n bao gåm c¶ b¶n chÝnh vµ b¶n tãm t¾t hay b¶n dÞch tãm t¾t néi dung ra tiÕng ViÖt nÕu luËn ¸n b»ng tiÕng n­íc ngoµi. Trªn thùc tÕ, sè luËn ¸n chÝnh thøc ®­îc ®¨ng ký l­u vµo sæ cña TVQG tõ n¨m 1978. §Õn th¸ng 4 n¨m 2002, Th­ viÖn ®· nhËn ®­îc 8430 luËn ¸n (bao gåm c¶ b¶n chÝnh vµ b¶n tãm t¾t). Khi ®Õn nép luËn ¸n, ng­êi nép ®­îc nhËn “GiÊy biªn nhËn luËn ¸n” theo mÉu: Th­ viÖn quèc gia ViÖt nam Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt nam 31 trµng thi – Hµ néi §éc lËp – Tù do – H¹nh phóc *********** -------------------- GiÊy biªn nhËn luËn ¸n Th­ viÖn Quèc gia ®· nhËn cña ®ång chÝ: ………………………………….. Mét luËn ¸n nhan ®Ò: …………………………………………………….. …………………………………………………………………………... Häc vÞ: Phã TiÕn sÜ/ TiÕn sÜ Chuyªn ngµnh:…………………………………………………………... …………………………………………………………………………... KÌm theo: 01 b¶n tãm t¾t luËn ¸n 01 b¶n dÞch tãm t¾t luËn ¸n Hµ Néi, ngµy th¸ng n¨m 200 Ng­êi nhËn T¸c gi¶ sÏ nép l¹i giÊy nµy cho Bé §¹i häc ®Ó hoµn tÊt thñ tôc l­u gi÷ c«ng tr×nh nghiªn cøu ë TVQG. Tr­íc ®©y sè luËn ¸n nép vÒ TVQG rÊt Ýt, mçi n¨m chØ trªn d­íi 100 bé, nh­ng trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, sè tµi liÖu mang tÝnh chÊt kh«ng c«ng bè nµy ®· t¨ng ®¸ng kÓ. Cô thÓ: N¨m 1999 thu nhËn 470 bé N¨m 2000 thu nhËn 480 bé N¨m 2001 thu nhËn 688 bé trong ®ã cã 618 bé luËn ¸n nép trùc tiÕp t¹i TVQG, cßn 70 bé do Bé §¹i häc biÕu tÆng. §©y lµ mét ®iÒu rÊt ®¸ng mõng ®èi víi c«ng cuéc ®µo t¹o nh©n tµi cho ®Êt n­íc. Nã thÓ hiÖn nhu cÇu häc hái, nghiªn cøu cña con ng­êi ngµy cµng cao h¬n, réng h¬n, t¹o tiÒn ®Ò cho sù ph¸t triÓn kinh tÕ, x· héi sau nµy. Nh×n chung néi dung c¸c luËn ¸n dÒu ®i s©u t×m hiÓu nh÷ng vÊn ®Ò thùc tiÔn, ¸p dông trùc tiÕp vµo c«ng t¸c s¶n xuÊt nh­: n«ng l©m nghiÖp, y häc, n¨ng l­îng, ho¸ häc, x©y dùng, c«ng nghÖ chÕ t¹o m¸y…., ngoµi ra c¸c vÊn ®Ò vÒ nghiªn cøu tr¸i ®Êt, nghiªn cøu sinh vËt, c«ng nghÖ khai th¸c tµi nguyªn còng rÊt ®­îc quan t©m. §Æc biÖt, kh«ng chØ cã c¸c m«n khoa häc tù nhiªn mµ c¶ nh÷ng ®Ò tµi x· héi còng n»m trong lÜnh vùc quan t©m cña nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c nghiªn cøu. §ã lµ c¸c c«ng tr×nh vÒ khoa häc kinh tÕ, ng«n ng÷, triÕt häc, lÞch sö, nhµ n­íc vµ ph¸p quyÒn…. VÒ xö lý kü thuËt ®èi víi luËn ¸n, hiÖn nay, phßng l­u chiÓu chØ tiÕn hµnh vµo sæ ®¨ng ký c¸ biÖt. ë ®©y, luËn ¸n ®­îc ghi sè c¸ biÖt vµo trang tªn s¸ch vµ trang 17, ®ãng dÊu cña Th­ viÖn råi göi sang phßng Ph©n lo¹i biªn môc. Phßng nµy sÏ ®¶m nhËn viÖc nhËp m¸y vµ ph©n lo¹i theo c¸c m«n ngµnh khoa häc, sau ®ã sÏ ®­a lªn phßng ®äc ®Ó phôc vô. Së dÜ nãi ®©y lµ nguån tµi liÖu quÝ gi¸ kh«ng chØ bëi gi¸ trÞ nghiªn cøu cña chóng mµ cßn v× ®©y chÝnh lµ sù kÕt tinh nh÷ng kinh nghiÖm cña ng­êi ®i tr­íc. Quan träng h¬n, nã cßn lµ tËp hîp nh÷ng ph¸t kiÕn míi, nhËn ®Þnh míi, dùa trªn nh÷ng lËp tr­êng quan ®iÓm míi cña chÝnh t¸c gi¶. Nªn cã thÓ nãi, viÖc giao nép c«ng tr×nh nghiªn cøu cña m×nh vµo TVQG chÝnh lµ niÒm tù hµo ®èi víi t¸c gi¶, v× t¹i ®©y nh÷ng luËn ®iÓm ®ã sÏ ®­îc l­u truyÒn réng r·i, gióp cho nh÷ng ng­êi lµm c«ng t¸c nghiªn cøu ®­îc tiÕp cËn víi nguån t­ liÖu quÝ gi¸, bæ sung thªm nh÷ng kiÕn thøc hiÓu biÕt míi, qua ®ã øng dông vµo thùc tÕ, phôc vô cho sù nghiÖp c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt n­íc. Ngoµi c¸c Ên phÈm ch÷ viÕt nh­ s¸ch, b¸o, t¹p chÝ, luËn ¸n, luËn v¨n…, TVQG cßn cã nhiÖm vô thu nhËn c¸c Ên phÈm ®Æc biÖt kh¸c nh­ tranh ¶nh, s¸ch nh¹c, b¶n ®å, b¨ng, ®Üa, lÞch… Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y, nhu cÇu gi¶i trÝ cña ng­êi d©n ngµy cµng t¨ng, ®i ®«i víi nã lµ sù gia t¨ng vÒ sè l­îng c¸c v¨n ho¸ phÈm cïng lo¹i. Tuy nhiªn viªc thu thËp nh÷ng Ên phÈm nµy vÒ Th­ viÖn l¹i kh¸ khã kh¨n v× ®a phÇn c¸c NXB ®Òu cho r»ng kh«ng cÇn thiÕt ph¶i nép nªn ®· kh«ng göi vÒ Th­ viÖn, ®Æc biÖt lµ c¸c lo¹i lÞch, b­u ¶nh, .. nép thiÕu rÊt nhiÒu. §Ó cã sù so s¸nh, chóng ta sÏ xem sè Ên phÈm ®­îc l­u trong ba n¨m gÇn ®©y: N¨m 1999 N¨m 2000 N¨m 2001 S¸ch nh¹c 56 lo¹i 46 lo¹i Tranh 45 lo¹i 61 lo¹i B¶n ®å 118 lo¹i 29 lo¹i LÞch 49 lo¹i 19 lo¹i B¨ng c¸tsÐt, CD 8 lo¹i Nh­ ta ®· thÊy, hµng n¨m sè l­îng b¨ng ®Üa nh¹c ®­îc ph¸t hµnh rÊt nhiÒu ngoµi thÞ tr­êng, song sè l­îng ®­îc nép l­u chiÓu vÒ TVQG l¹i rÊt Ýt. §©y còng lµ tr¸ch nhiÖm cña c¸c nhµ chøc tr¸ch, cÇn cã nh÷ng v¨n b¶n qui ®Þnh râ rµng vÒ c¸c lo¹i Ên phÈm ph¶i nép l­u chiÓu. §ã sÏ lµ c¬ së ph¸p lý ®Ó TVQG cã biÖn ph¸p nh¾c nhë c¸c c¬ quan ph¸t hµnh thùc hiÖn ®Çy ®ñ nghÜa vô cña m×nh. C«ng t¸c xö lý kü thuËt ®èi víi nh÷ng Ên phÈm ®Æc biÖt ®¬n gi¶n h¬n rÊt nhiÒu so víi nh÷ng lo¹i kh¸c nh­ s¸ch, b¸o, t¹p chÝ. Do mçi Ên phÈm hÇu hÕt chØ cã mét b¶n, trõ s¸ch nh¹c ph¶i nép theo qui ®Þnh ®èi víi s¸ch, nªn sau khi ®­îc ®¨ng ký sè l­u chiÓu vµo sæ ®¨ng ký c¸ biÖt theo tõng lo¹i, Ên phÈm sÏ ®­îc ®­a vµo kho l­u chiÓu, nÕu cßn thõa b¶n nµo sÏ ®­a sang phßng bæ sung, cßn s¸ch nh¹c vÉn chia vÒ c¸c kho nh­ s¸ch l­u chiÓu b×nh th­êng. TÝnh ®Õn n¨m 2001, Th­ viÖn ®· ®¨ng ký l­u chiÓu ®­îc tæng sè Ên phÈm nh­ sau: Ký hiÖu l­u chiÓu Sè l­îng S¸ch nh¹c N 2804 lo¹i B¶n ®å B§ 739 lo¹i Tranh T 6170 lo¹i LÞch c¸c lo¹i(bá tói, ®Ó bµn..) L 147 lo¹i §Üa § 21 lo¹i B¨ng nh¹c B 478 lo¹i Trªn ®©y lµ toµn bé qui tr×nh xö lý tµi liÖu nép l­u chiÓu vÒ TVQG. Nh­ ta ®· thÊy, ®èi víi mçi lo¹i Ên phÈm ®Òu ph¶i xö lý kh¸ tØ mØ míi kh«ng g©y ra nhÇm lÉn, sai ph¹m. Trong ®iÒu kiÖn hiÖn nay, l­îng s¸ch l­u chiÓu ngµy cµng nhiÒu, ®Æc biÖt n¨m 2001 ®· cã 11162 tªn s¸ch ®­îc göi vÒ Th­ viÖn nªn c«ng viÖc cña c¸c c¸n bé phßng l­u chiÓu lu«n rÊt bËn rén. Ngoµi ra, tèc ®é xö lý tµi liÖu l¹i ¶nh h­ëng ®Õn c«ng viÖc cña c¸c phßng kh¸c nh­ phßng ph©n lo¹i biªn môc, phßng ®äc, phßng b¸o… ®Æc biÖt lµ phßng ph©n lo¹i biªn môc v× sau khi ®¨ng ký xuÊt b¶n phÈm, phßng l­u chiÓu ph¶i giao cho phßng ph©n lo¹i biªn môc lµm c¸c kh©u nh­ ph©n lo¹i, m« t¶ tiÒn m¸y, in phÝch… Tuy nhiªn c¸c c¸n bé trong phßng lu«n hoµn thµnh xuÊt s¾c nhiÖm vô chuyªn m«n, Ên phÈm ®­îc xö lý lµm thñ tôc kÞp thêi, lu©n chuyÓn cho c¸c kho phßng ban theo ®óng lÞch qui ®Þnh: + Phßng B¸o giao hµng ngµy + Phßng §äc vµ phßng Tra cøu giao 1 tuÇn/lÇn + Phßng Ph©n lo¹i biªn môc giao 2 tuÇn/lÇn ViÖc nµy cã ý nghÜa rÊt lín lµ b¶o ®¶m tÝnh th«ng tin cña tµi liÖu phôc vô ng­êi ®äc vµ tra cøu ë TVQG. 2.2. Biªn so¹n Th­ môc Quèc Gia C¨n cø vµo sè Ên phÈm nép l­u chiÓu vÒ TVQG hµng n¨m nh­ trªn, phßng l­u chiÓu tiÕn hµnh thèng kª, xö lý vµ dùa vµo kÕt qu¶ nhËp tin vµo CSDL ë phßng ph©n lo¹i biªn môc ®Ó biªn so¹n th­ môc quèc gia hµng th¸ng, hµng n¨m. §©y lµ s¶n phÈm quan träng nhÊt cña c«ng t¸c l­u chiÓu xuÊt b¶n phÈm. Nã ph¶n ¸nh toµn bé Ên phÈm ®­îc xuÊt b¶n tªn l·nh thæ quèc gia. VÒ mÆt th­ môc, nã gióp cho ®éc gi¶ n¾m ®­îc nh÷ng tªn s¸ch, b¸o, t¹p chÝ xuÊt b¶n trong th¸ng, trong n¨m nhê ®ã viÖc t×m tµi liÖu phï hîp yªu cÇu ®­îc dÔ dµng h¬n. Ngoµi ra, TMQG cßn lµ c¬ së ®Ó c¸c th­ viÖn cã thÓ bæ sung thªm s¸ch b¸o vµo vèn tµi liÖu cña m×nh. HiÖn nay t¹i TVQG cã hai bé th­ môc lín lµ: + Liste des imprimÐs dÐposes en …. (Danh môc Ên phÈm l­u chiÓu n¨m …) gäi t¾t lµ Liste + Th­ môc quèc gia ViÖt Nam gäi t¾t lµ TMQG Hai bé th­ môc nµy ph¶n ¸nh toµn bé xuÊt b¶n phÈm nép l­u chiÓu vÒ TVQG tõ n¨m 1922 ®Õn nay theo hai thêi kú chÝnh: Liste des imprimÐs dÐposes en… (Danh môc Ên phÈm l­u chiÓu n¨m…) Do Së l­u chiÓu §«ng D­¬ng xuÊt b¶n tõ n¨m 1922 ®Õn 1944, ®Þnh kú 6 th¸ng mét lÇn trªn c¬ së thèng kª, ®¨ng ký Ên phÈm l­u chiÓu toµn §«ng D­¬ng do LuËt l­u chiÓu 1922 qui ®Þnh. Trong mçi tËp Liste cã hai phÇn + PhÇn I: th«ng b¸o c¸c tªn b¸o, t¹p chÝ nép l­u chiÓu theo tªn n­íc: Lµo Cambodge (Campuchia) ViÖt Nam: chia thµnh ba vïng Tonkin (B¾c Kú) Annam (Trung Kú) Cochinchine (Nam Kú) sau ®ã ph©n thµnh hai lo¹i lµ: T¹p chÝ (Bulletins et revues) vµ B¸o (Journaux) vµ xÕp theo vÇn ch÷ c¸i ng«n ng÷: Ph¸p, ViÖt Nam/ Lµo/ Cambodge, Trung Quèc. + PhÇn II: th«ng b¸o tªn s¸ch nép l­u chiÓu, gåm ba môc S¸ch nép l­u chiÓu ®­îc th«ng b¸o theo n¬i xuÊt b¶n. S¸ch nép l­u chiÓu ®­îc th«ng b¸o theo chñ ®Ò. S¸ch nép l­u chiÓu ®­îc th«ng b¸o theo tªn t¸c gi¶ vµ tªn s¸ch. Th­ môc quèc gia ViÖt Nam §­îc Th­ viÖn Quèc gia ViÖt Nam xuÊt b¶n th­êng kú tõ th¸ng 10 n¨m 1954 ®Õn nay trªn c¬ së nhËn Ên phÈm l­u chiÓu theo S¾c lÖnh vÒ l­u chiÓu ngµy 31/1/1946 do Chñ tÞch Hå ChÝ Minh ký. Thêi kú tõ 1954 ®Õn 1970, bé th­ môc cã tªn Môc lôc xuÊt b¶n phÈm. Tõ n¨m 1971 ®Õn nay míi ®æi thµnh Th­ môc quèc gia ViÖt Nam. Trong bµi kho¸ luËn nµy, t«i xin ®Ò cËp ®Õn c«ng t¸c biªn so¹n TMQG tõ 1954 ®Õn nay. Ên phÈm sau khi ®­îc thu nhËn vÒ TVQG, qua c¸c kh©u xö lý kü thuËt nh­ ®¨ng ký sè l­u chiÓu, viÕt ký hiÖu xÕp kho, d¸n nh·n, sau ®ã sÏ ®­îc xö lý néi dung vµ h×nh thøc theo c¸c b­íc: m« t¶, ph©n lo¹i, tãm t¾t, ®Þnh chñ ®Ò, ®Þnh tõ kho¸… Tõ n¨m 1986 trë vÒ tr­íc, khi TVQG ch­a cã m¸y tÝnh ®iÖn tö th× viÖc biªn so¹n ph¶i dùa hoµn toµn vµo c¸c ph­¬ng ph¸p thñ c«ng. ViÖc ®¸nh m¸y th­ môc, xÕp theo vÇn ch÷ c¸i vµ biªn so¹n c¸c b¶ng tra ®Òu ph¶i lµm b»ng søc lao ®éng trùc tiÕp cña con ng­êi. Tõ cuèi n¨m 1986 ®Õn nay, Th­ viÖn tiÕn hµnh øng dông tin häc vµo c«ng t¸c qu¶n lý, sö dông m¸y tÝnh ®iÖn tö ®Ó gi¶i quyÕt phÇn lín c«ng viÖc th× viÖc xuÊt b¶n TMQG ®· ®­îc thùc hiÖn nhê sù gióp ®ì cña ph­¬ng tiÖn hiÖn ®¹i nµy. Tuy c¸c b­íc xö lý Ên phÈm nh­ m« t¶, ph©n lo¹i, tãm t¾t, ®Þnh tõ kho¸… vÉn ph¶i do c¸n bé ®¶m nhËn nh­ng th«ng qua viÖc nhËp m¸y b»ng c¸c b¶n worksheet, c¸c c«ng viÖc nh­ s¾p xÕp th­ môc, x©y dùng b¶ng tra vµ quan träng nhÊt lµ in th­ môc ®· ®­îc lµm víi ®é chuÈn ho¸ vµ chÝnh x¸c cao. Nhê ®ã c«ng t¸c xuÊt b¶n TMQG ®­îc nhanh chãng h¬n, ®¶m b¶o th«ng tin cËp nhËt kÞp thêi. Nh×n chung, cÊu tróc cña mçi tËp th­ môc gåm 5 phÇn chÝnh: PhÇn I: S¸ch: mçi tªn s¸ch ®­îc m« t¶ ®Çy ®ñ theo ISBD, gi¸ tiÒn, sè l­îng b¶n in, sè thø tù nép l­u chiÓu vµ ®­îc s¾p xÕp theo m«n lo¹i khoa häc cña b¶ng ph©n lo¹i BBK. Trong mçi m«n lo¹i l¹i ®­îc xÕp theo vÇn ch÷ c¸i tªn t¸c gi¶ hoÆc tªn s¸ch. STT. Tªn t¸c gi¶. Tªn s¸ch chÝnh= tªn s¸ch song song : T2 bæ sung tªn s¸ch/ T2 vÒ tr¸ch nhiÖm ._ T2 lÇn xuÊt b¶n ._ N¬i xuÊt b¶n : NXB , N¨m xuÊt b¶n._ Sè trang : minh ho¹ ; Khæ s¸ch + tµi liÖu kÌm theo ._ (Tïng th­) ._ Gi¸ tiÒn ._ Sè b¶n in Phô chó Sè l­u chiÓu VD: 1487. §ç Träng Miªn. Gi¸o tr×nh cÊp tho¸t n­íc: Dïng cho häc sinh chuyªn ngµnh x©y dùng d©n dông vµ c«ng nghiÖp trong c¸c tr­êng THXD / B.s: §ç Träng Miªn, Vò §×nh DÞu._ H .: X©y dùng, 2000._ 119tr ; 27cm._ 16000®._ 1.000b §TTS ghi: Bé X©y dùng s122487 PhÇn II: T¸c phÈm ©m nh¹c, tranh ¶nh, b¶n ®å. PhÇn nµy liÖt kª c¸c lo¹i lÞch, b¨ng catset, b¨ng video, ®Üa CD, tranh ¶nh, b¶n ®å… vµ ®­îc xÕp theo vÇn ch÷ c¸i tªn Ên phÈm. STT. Tªn t¸c gi¶. Tªn Ên phÈm: T2 bæ sung tªn Ên phÈm (lo¹i h×nh)/ T2 tr¸ch nhiÖm ._ N¬i xuÊt b¶n : NXB , n¨m xuÊt b¶n ._ Sè trang : minh ho¹ ; Khæ Ên phÈm ._ Gi¸ tiÒn ._ Sè b¶n in Phô chó Sè l­u chiÓu VD: 9. Bé tranh c¸c c¶nh quan ®Þa lý/ B.s néi dung: NguyÔn Quý Thao, Vò Xu©n Th¶o; Tranh: Hång Kú._ H .: Trung t©m b¶n ®å vµ tranh ¶nh gi¸o dôc xb , 2000._ 10 tê: mµu; 75x55cm._ 45.000® ._ 2000b T6048 PhÇn III: Ên phÈm ®Þnh kú: m« t¶ th«ng b¸o Ên phÈm ®Þnh kú (b¸o, t¹p chÝ, b¶n tin) nép l­u chiÓu, chia thµnh c¸c lo¹i Ên phÈm xuÊt b¶n ë c¸c c¬ quan trung ­¬ng vµ ®Þa ph­¬ng, xÕp theo vÇn ch÷ c¸i tªn b¸o, t¹p chÝ. Ngoµi ra cßn liÖt kª nh÷ng thay ®æi Ên phÈm ®Þnh kú trong n¨m nh­: Ên phÈm míi nép l­u chiÓu, Ên phÈm kh«ng nép, Ên phÈm thay ®æi… STT. Tªn b¸o, t¹p chÝ ._ N¬i xuÊt b¶n : C¬ quan xuÊt b¶n ._ §Þnh kú xuÊt b¶n. Khæ b¸o, t¹p chÝ. VD: 022. Gia ®×nh x· héi ._ H. : Uû ban quèc gia d©n sè vµ kÕ ho¹ch ho¸ gia ®×nh ._ Hµng tuÇn. 40/28 PhÇn IV: C¸c b¶ng tra cøu: bao gåm c¸c b¶ng tra: + Tªn t¸c gi¶ + Tªn ng­êi dÞch + Tªn s¸ch + NXB vµ c¬ quan xuÊt b¶n Th«ng tin trong c¸c b¶ng ®Òu ®­îc xÕp theo thø tù ch÷ c¸i. Sau mçi tªn cã liÖt kª sè thø tù cña c¸c t¸c phÈm trong TMQG. PhÇn V: th«ng b¸o nh÷ng tªn s¸ch xuÊt b¶n tõ nh÷ng n¨m tr­íc nh­ng ch­a ®­îc ph¶n ¸nh trong TMQG cña nh÷ng n¨m ®ã do nép l­u chiÓu chËm. Ngoµi ra cßn cã b¶ng tra ch÷ viÕt t¾t vµ b¶ng thèng kª theo sè l­îng vµ ng«n ng÷ c¸c xuÊt b¶n phÈm nép l­u chiÓu trong n¨m.(MÉu xem phô lôc 4) Víi cÊu tróc gän vµ râ rµng, TMQG lµ mét trong nh÷ng c«ng cô tra cøu rÊt quan träng, gióp cho viÖc tra cøu th«ng tin ®­îc dÔ dµng, chi tiÕt vµ thuËn tiÖn. Tõ n¨m 1954 ®Õn n¨m 1983, s¸ch trong Môc lôc xuÊt b¶n phÈm vµ sau nµy lµ TMQGVN ®­îc s¾p xÕp theo b¶ng ph©n lo¹i Trung tiÓu h×nh dÞch cña Trung Quèc. Tõ 1984 ®Õn nay, s¸ch ®­îc xÕp theo b¶ng ph©n lo¹i Th­ viÖn th­ môc BBK dÞch cña Liªn X«. C¶ hai b¶ng ph©n lo¹i nµy ®Òu ®­îc ViÖt ho¸. Sau ®©y lµ b¶ng so s¸nh c¸ch ph©n chia c¸c m«n ngµnh tri thøc trong hai b¶ng Trung tiÓu h×nh vµ BBK Trung tiÓu h×nh BBK A Chñ nghÜa M¸c- Lªnin Chñ nghÜa M¸c- Lªnin B TriÕt häc C¸c khoa häc tù nhiªn nãi chung C Khoa häc x· héi (tæng luËn) C¸c khoa häc to¸n lý D LÞch sö Ho¸ häc § C¸c khoa häc vÒ tr¸i ®Êt E Kinh tÕ C¸c khoa häc sinh vËt £ Kü thuËt vµ c¸c khoa häc kü thuËt F ChÝnh trÞ- Sinh ho¹t x· héi N¨ng l­îng- V« tuyÕn ®iÖn tö G Ph¸p luËt Ngµnh má H Qu©n sù C«ng nghÖ kim lo¹i. ChÕ t¹o m¸y. ChÕ t¹o dông cô I V¨n ho¸- Gi¸o dôc C«ng nghÖ ho¸ häc. C«ng nghÖ thùc phÈm J Ng«n ng÷- V¨n tù C«ng nghÖ ®å gç. C¸c ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ. Ngµnh in K V¨n häc X©y dùng L NghÖ thuËt Giao th«ng vËn t¶i M T«n gi¸o- V« thÇn luËn N«ng, l©m nghiÖp. C¸c khoa häc n«ng, l©m nghiÖp N Khoa häc tù nhiªn (tæng luËn) Y tÕ. C¸c khoa häc y häc ¤ X· héi häc. C¸c khoa häc x· héi P To¸n- Lý- Ho¸ LÞch sö. C¸c khoa häc lÞch sö Q §Þa chÊt- §Þa lý Kinh tÕ. C¸c khoa häc kinh tÕ R Sinh vËt häc ChÝnh trÞ. C¸c khoa häc chÝnh trÞ S Y d­îc vÖ sinh Nhµ n­íc vµ ph¸p luËt. C¸c khoa häc ph¸p luËt T Kü thuËt n«ng nghiÖp Khoa häc qu©n sù. Ngµnh qu©n sù U Kü thuËt c«ng nghiÖp V¨n ho¸- Khoa häc- Gi¸o dôc V C«ng nghiÖp ho¸ häc C¸c khoa häc ng÷ v¨n. V¨n häc W C«ng nghiÖp nhÑ- Thñ c«ng nghiÖp NghÖ thuËt. Nghiªn cøu nghÖ thuËt X C«ng tr×nh kiÕn tróc T«n gi¸o. ThuyÕt v« thÇn Y C«ng tr×nh giao th«ng vËn t¶i TriÕt häc. T©m lý häc Z C¸c s¸ch cã tÝnh chÊt tæng hîp S¸ch cã néi dung tæng hîp Qua b¶ng so s¸nh, ta cã thÓ nhËn thÊy c¸c m«n lo¹i ë b¶ng BBK ®­îc ph©n chia khoa häc vµ chi tiÕt h¬n. §©y lµ ®iÓm rÊt thuËn lîi cho c¸n bé xö lý s¸ch, gióp cho viÖc ph©n lo¹i Ên phÈm ®­îc chi tiÕt vµ chÝnh x¸c. Ngoµi ra viÖc øng dông b¶ng BBK vµo s¾p xÕp th­ môc trong TMQG còng gióp cho ®éc gi¶ tra cøu ®­îc dÔ dµng vµ thuËn tiÖn. Sau khi ®· hoµn thµnh, TMQG ®­îc göi cho c¸c th­ viÖn tØnh, thµnh phè vµ c¸c ®¬n vÞ ë n­íc ngoµi. Mét mÆt, nã gióp cho c¸c th­ viÖn biÕt ®­îc nh÷ng xuÊt b¶n phÈm xuÊt b¶n trong n¨m ®Ó cã kÕ ho¹ch bæ sung s¸ch b¸o cho th­ viÖn m×nh. MÆt kh¸c, TMQG cßn cung cÊp cho c¸c th­ viÖn n­íc ngoµi nh÷ng th«ng tin vÒ t×nh h×nh xuÊt b¶n cña ViÖt Nam. Tr­íc ®©y, TMQG chØ ®­îc göi cho c¸c th­ viÖn vµ ®Þa chØ cã yªu cÇu, nh÷ng hiÖn nay, Th­ viÖn cã chñ tr­¬ng göi th­ môc tíi tÊt c¶ c¸c NXB. §©y lµ mét viÖc lµm thiÕt thùc mµ th«ng qua ®ã t¸c ®éng tíi tinh thÇn t«n träng ph¸p luËt vÒ l­u chiÓu cña c¸c NXB, ®ång thêi qua TMQG, l·nh ®¹o c¸c NXB cã thÓ biÕt ®­îc s¶n phÈm cña m×nh ®Ó cã sù ®iÒu chØnh, xuÊt b¶n c¸c lo¹i tµi liÖu vÒ c¸c vÊn ®Ò mang tÝnh cÊp b¸ch, cÇn thiÕt cho x· héi trong t­¬ng lai. HiÖn nay, TMQG ®­îc chia lµm ba lo¹i chÝnh: TMQG th¸ng, TMQG quÝ vµ TMQG n¨m. NÕu nh­ tr­íc ®©y viÖc xuÊt b¶n Th­ môc chñ yÕu b»ng c¸c ph­¬ng ph¸p thñ c«ng mÊt rÊt nhiÒu thêi gian vµ kh«ng ®¶m b¶o ®­îc tÝnh kÞp thêi cña th«ng tin th× hiÖn nay c¸c kh©u in Ên ®· tiÖn lîi h¬n rÊt nhiÒu. Tuy nhiªn nguyªn nh©n chÝnh khiÕn cho TMQG th¸ng kh«ng ®­îc cËp nhÊt vµ chÝnh x¸c l¹i thuéc vÒ c¸c NXB. PhÇn ®«ng c¸c NXB kh«ng nép l­u chiÓu ®óng h¹n mµ th­êng gép mét l­îng lín míi nép. §èi víi nh÷ng n¬i kh«ng xuÊt b¶n th­êng xuyªn th× vµi th¸ng míi nép mét lÇn. Cã nh÷ng NXB cßn trèn kh«ng nép l­u chiÓu. Do ®ã th­êng x¶y ra t×nh tr¹ng TMQG th¸ng nµy th× phÇn lín tªn s¸ch ®­îc xuÊt b¶n tõ th¸ng tr­íc. Ngay c¶ TMQG n¨m còng vÉn ph¶i cã mét phÇn th«ng b¸o tªn s¸ch xuÊt b¶n n¨m tr­íc. §©y lµ khã kh¨n mµ hÇu nh­ ch­a thÓ kh¾c phôc nÕu ch­a cã mét v¨n b¶n mang tÝnh hiÖu lùc cao vÒ tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n nép l­u chiÓu cña c¸c c¬ quan xuÊt b¶n. Ch­¬ng III KÕt luËn vµ khuyÕn nghÞ KÕt luËn Trong S¾c lÖnh 18/SL ngµy 31/1/1946 do Chñ tÞch Hå ChÝ Minh ký cã ghi: “ViÖc tµng tr÷ v¨n ho¸ phÈm lµ mét viÖc cÇn thiÕt cho quèc gia vÒ ph­¬ng diÖn v¨n ho¸”. V× vËy, l­u chiÓu v¨n ho¸ phÈm ®ãng vai trß rÊt quan träng trong viÖc b¶o tån phÇn di s¶n t­ liÖu cña d©n téc. §ã chÝnh lµ c¸c xuÊt b¶n phÈm, lµ sù kÕt tinh nh÷ng tinh hoa vÒ trÝ tuÖ cña ®Êt n­íc vµ cña nh©n lo¹i. §ã còng lµ c¬ së h÷u hiÖu nhÊt truyÒn l¹i cho hËu thÕ nh÷ng tri thøc cña loµi ng­êi tÝch luü tõ c¸c thÕ hÖ tr­íc ®Ó c¸c tri thøc ®ã ®­îc ph¸t huy, kÕ thõa vµ ph¸t triÓn trong nh÷ng thÕ hÖ sau. Tr¶i qua 85 n¨m tr­ëng thµnh vµ ph¸t triÓn, TVQG lu«n ®ãng vai trß lµ th­ viÖn nßng cèt, ®øng ®Çu trong hÖ thèng th­ viÖn c¶ n­íc. Trong nh÷ng nhiÖm vô ®­îc Nhµ n­íc giao phã, cã thÓ nãi c«ng t¸c l­u chiÓu xuÊt b¶n phÈm lµ nhiÖm vô c¬ b¶n nhÊt cña Th­ viÖn. C¨n cø vµo nh÷ng v¨n b¶n ph¸p luËt ®· ®­îc ban hµnh qui ®Þnh chÕ ®é l­u chiÓu, phßng l­u chiÓu tiÕn hµnh thu thËp, xö lý xuÊt b¶n phÈm. §Õn nay, tæng sè Ên phÈm ®­îc l­u gi÷ trong kho l­u chiÓu cña TVQG ®· lªn tíi 136.738 tªn s¸ch, kho¶ng 1800 tªn b¸o, t¹p chÝ, ngoµi ra cßn cã c¸c Ên phÈm ®Æc biÖt kh¸c. Qua c¸c sè liÖu ®· nªu, chóng ta cã thÓ thÊy ®­îc l­îng c«ng viÖc ph¶i hoµn thµnh rÊt lín. Song víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm vµ nç lùc kh«ng ngõng, phßng l­u chiÓu ®· hoµn thµnh xuÊt s¾c vai trß cña m×nh, ®ã lµ: “Thu thËp, tµng tr÷ ®êi ®êi xuÊt b¶n phÈm d©n téc”. Trong nhiÒu n¨m liÒn, phßng ®· ®­îc TVQG trao tÆng danh hiÖu phßng tiªn tiÕn xuÊt s¾c vµ mçi c¸n bé trong phßng ®Òu lµ lao ®éng giái. Tuy nhiªn, mÆc dï ®· hÕt søc cè g¾ng, cã tr¸ch nhiÖm víi nhiÖm vô ®­îc giao b»ng c¸ch: hoµn thµnh ®óng h¹n viÖc xö lý s¸ch l­u chiÓu, theo dâi, nh¾c nhë, liªn hÖ víi c¸c c¬ quan xuÊt b¶n vµ c¸c c¬ quan qu¶n lý nhµ n­íc vÒ xuÊt b¶n nh»m ®¶m b¶o ®Çy ®ñ nhÊt vÒ sè l­îng Ên phÈm, tuy nhiªn vÉn cßn tån t¹i mét sè nguyªn nh©n g©y ra nh÷ng khã kh¨n h¹n chÕ trong kh©u thu nhËn v¨n ho¸ phÈm. §ã lµ: + Mét sè s¸ch cã gi¸ thµnh cao c¸c c¬ quan xuÊt b¶n trèn nép hoÆc nép thiÕu b¶n. + Bé s¸ch nhiÒu tËp, do phô thuéc vµo qu¸ tr×nh chuÈn bÞ néi dung kÐo dµi qu¸ l©u nªn nép kh«ng ®ång bé, thiÕu tËp g©y khã kh¨n cho viÖc xö lý kü thuËt vµ qu¸ tr×nh theo dâi, nghiªn cøu cña ng­êi ®äc. + Nép l­u chiÓu s¸ch, b¸o kh«ng ®óng thêi h¹n qui ®Þnh, ®Ó dån mét thêi gian míi nép. ViÖc nµy g©y ¶nh h­ëng lín ®Õn c«ng t¸c xuÊt b¶n TMQG. + Nh÷ng tµi liÖu xuÊt b¶n theo ph­¬ng thøc liªn doanh, liªn kÕt gi÷a c¸c NXB trong Nam ngoµi B¾c cã hiÖn t­îng ®æ tr¸ch nhiÖm cho nhau nªn kh«ng nép l­u chiÓu, khi TVQG ph¸t hiÖn göi giÊy ®ßi míi nép. + Nép thiÕu b¶n kh¸ phæ biÕn, ®Æc biÖt lµ c¸c NXB ®Þa ph­¬ng ë phÝa Nam (NXB §ång Nai, NXB §ång Th¸p, NXB TrÎ) chØ nép tõ 1 ®Õn 2 b¶n. + Sù qu¶n lý vÒ v¨n ho¸ cña Nhµ n­íc ch­a nghiªm, vÉn tån t¹i nhiÒu c¬ së in s¸ch lËu khiÕn cho viÖc thu thËp xuÊt b¶n phÈm trªn l·nh thæ quèc gia cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n. + ViÖc göi v¨n ho¸ phÈm qua ®­êng b­u ®iÖn cña c¸c NXB ë xa th­êng bÞ thÊt l¹c trªn ®­êng vËn chuyÓn, thêi gian vËn chuyÓn qu¸ l©u, c­íc phÝ cßn cao. §©y còng lµ mét nguyªn nh©n khiÕn cho c¸c c¬ quan xuÊt b¶n trèn nép hay nép thiÕu s¸ch. + §èi víi Ên phÈm ®Þnh kú th× hiÖn t­îng phæ biÕn nhÊt tõ tr­íc tíi nay lµ nép thiÕu sè, mét sè b¸o, t¹p chÝ míi xuÊt hiÖn th× trèn nép, ph¶i ®îi ph¸t hiÖn nh¾c nhë míi tu©n thñ luËt ®Þnh. + S¨c lÖnh 18/SL ®· ban hµnh tõ n¨m 1946, tr¶i qua mÊy chôc n¨m vÉn ch­a ®­îc bæ sung, söa ®æi trong khi t×nh h×nh x· héi biÕn chuyÓn nhanh chãng, c¬ cÊu kinh tÕ chuyÓn tõ chÕ ®é bao cÊp sang c¬ chÕ thÞ tr­êng. Do ®ã ®èi víi c¸c c¬ quan xuÊt b¶n, viÖc thùc hiÖn s¾c lÖnh cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n. + LuËt xuÊt b¶n 1993 chØ ®Ò cËp tíi sù qu¶n lý cña Nhµ n­íc ®èi víi sù nghiÖp xuÊt b¶n. §iÒu 21 cã qui ®Þnh nghÜa vô nép l­u chiÓu nh­ng ch­a nãi râ cô thÓ vÒ nh÷ng h×nh thøc xö ph¹t hµnh chÝnh, kû luËt ®èi víi nh÷ng c¬ quan ch­a thùc hiÖn tèt c«ng t¸c nµy. KhuyÕn nghÞ §Ó kh¾c phôc nh÷ng tån t¹i ®· nªu trªn, t«i xin ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p sau VÒ phÝa c¸c c¬ quan nhµ n­íc: + Bé V¨n ho¸ Th«ng tin, Côc B¸o chÝ, Côc XuÊt b¶n cÇn th­êng xuyªn nh¾c nhë, kiÓm tra, gi¸m s¸t, t¨ng c­êng ph¸p chÕ vÒ chÕ ®é l­u chiÓu v¨n ho¸ phÈm ®èi víi c¸c NXB, c¬ quan xuÊt b¶n trong c¶ n­íc. + Ban hµnh mét v¨n b¶n míi qui ®Þnh râ rµng vÒ nh÷ng xuÊt b¶n phÈm ph¶i nép l­u chiÓu, nh÷ng ®èi t­îng ph¶i nép l­u chiÓu còng nh­ nh÷ng h×nh thøc xö lý ®èi víi nh÷ng c¬ quan kh«ng thùc hiÖn ®óng nghÜa vô l­u chiÓu. Ngoµi ra Nhµ n­íc còng cÇn cã chÝnh s¸ch tµi trî cho c¬ quan nép l­u chiÓu. VÝ dô nh­ miÔn gi¶m c­íc phÝ b­u ®iÖn ®èi víi nh÷ng NXB ë xa. VÒ phÝa TVQG + CÇn thiÕt lËp mèi quan hÖ th­êng xuyªn víi Côc xuÊt b¶n, víi c¸c NXB, n¬i ph¸t hµnh s¸ch ®Ó t×m hiÓu kÕ ho¹ch xuÊt b¶n hµng n¨m qua ®ã ®èi chiÕu ®Ó nh¾c nhë nh÷ng n¬i nép thiÕu s¸ch l­u chiÓu. + PhÊn ®Êu in, göi TMQG th¸ng vµ n¨m ®Òu ®Æn ®óng h¹n tíi c¸c NXB, c¬ quan qu¶n lý xuÊt b¶n ®Ó gióp hä kÞp thêi n¾m b¾t th«ng tin vÒ t×nh h×nh xuÊt b¶n trong n­íc nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c xuÊt b¶n còng nh­ thóc ®Èy tr¸ch nhiÖm vÒ nghÜa vô nép l­u chiÓu. + CÇn ®Þnh kú tæ chøc c¸c cuéc häp mÆt víi ®¹i diÖn c¸c NXB, cïng nhau trao ®æi phèi hîp c«ng t¸c, thùc hiÖn chÕ ®é l­u chiÓu. Tuyªn truyÒn phæ biÕn réng r·i luËt l­u chiÓu trªn c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng ®Ó mäi ng­êi nhËn thøc ®­îc tÇm quan träng cña viÖc tµng tr÷ ®êi ®êi xuÊt b¶n phÈm d©n téc. Qu¶n lý Nhµ n­íc vÒ v¨n ho¸ lµ mét lÜnh vùc quan träng vµ ®ang cã nh÷ng yªu cÇu cÊp thiÕt vÒ sù ®æi míi. Tõ khi S¾c lÖnh 18/SL n¨m 1946 ra ®êi, qua 56 n¨m thùc hiÖn chÕ ®é l­u chiÓu, x· héi ®· cã biÕt bao thay ®æi. Sù ph¸t triÓn x· héi ngµy nay ®ßi hái chóng ta ph¶i nh×n nhËn c«ng t¸c l­u chiÓu xuÊt b¶n phÈm víi mét vÞ thÕ míi. Bëi kh«ng chØ ë thêi ®¹i chóng ta mµ bÊt cø thêi ®¹i nµo, l­u chiÓu v¨n ho¸ phÈm vÉn ®ãng vai trß hÕt søc quan träng. Sù tiÕn bé hay l¹c hËu cña mçi c¸ nh©n, ph¸t triÓn hay tr× trÖ cña mét ®Êt n­íc, thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña mét ®­êng lèi chiÕn l­îc, sù h­ng thÞnh hay suy vong cña mçi quèc gia thÓ hiÖn rÊt nhiÒu trªn s¸ch b¸o. §ã chÝnh lµ tÊm g­¬ng ph¶n ¸nh thêi cuéc, ph¶n ¸nh qu¸ khø, hiÖn t¹i vµ c¶ t­¬ng lai. V× thÕ nh÷ng Ên phÈm chÝnh lµ nh÷ng di s¶n v¨n ho¸ quÝ gi¸ mµ chóng ta cÇn g×n gi÷, l­u truyÒn l¹i cho c¸c thÕ hÖ mai sau häc tËp, rót kinh nghiÖm. Víi ý thøc thÊm nhuÇn chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc vÒ vai trß cña v¨n ho¸ trong thêi kú ®æi míi, môc tiªu cuèi cïng cña TVQG lµ phÊn ®Êu thu thËp ®Çy ®ñ nhÊt xuÊt b¶n phÈm l­u chiÓu, x©y dùng kho tµng Ên phÈm d©n téc thªm phong phó, gióp cho viÖc häc tËp vµ nghiªn cøu, thóc ®Èy nhanh h¬n sù ph¸t triÓn cña x· héi. Lµm tèt ®­îc viÖc ®ã còng cã nghÜa lµ ®· gãp phÇn vµo sù nghiÖp c«ng nghiÖp hãa, hiÖn ®¹i ho¸ ®Êt n­íc nh­ §¶ng ta ®· ®Ò ra.