Tìm hiểu tình hình thực tế sản xuất tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Những năm qua cùng với xu thế hội nhập và phát triển với các quốc gia trên thế giới đất nước ta đã và đang đạt được những thành tựu to lớn về mọi mặt nhất là trên lĩnh vực kinh tế. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi những nhà sản xuất kinh doanh phải làm mọi cách để đứng vững và phát triển. Trước yêu cầu đòi hỏi của thị trường như vậy các nhà quản lý của đơn vị phải tìm mọi biện pháp để sản xuất có chất lượng tốt nhất, với mức chi phí ít nhất với lợi nhuận cao nhất. Đây là vấn đề bao trùm xuyên suốt hoạt động kinh doanh thể hiện chất lượng của toàn bộ công tác quản lý kinh tế. Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành của hoạt động quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho Nhà nước quản lý lãnh đạo, chỉ đạo nền kinh tế quốc dân. Qua một thời gian ngắn khảo sát, tìm hiểu tình hình thực tế sản xuất tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội tôi đã hoàn thành bản báo cáo thực tập tổng hợp của mình. Ngoài lời mở đầu và kết luận, báo cáo tổng hợp được chia làm 3 phần chính: Phần I: Tổng quan về Xí nghiệp thương mại và Bao bì Hà Nội Phần II: Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội Phần III: Đánh giá thực trạng tổ chức hạch toán kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội. PHẦN I TỔNG QUAN VỀ XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ NỘI I/- Lịch sử hình thành và phát triển của Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội Sau năm 1986 khi nền kinh tế nước ta chuyển từ tập trung bao cấp sang nền kinh tế nhiều thành phần đã làm cho đất nước có sự đổi mới về mọi mặt. Chính sự đổi mới này của Đảng và Nhà nước đã tạo cơ hội đầu tư vào sản xuất kinh doanh cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, từ đây nền kinh tế sản xuất hàng hoá phát triển nhanh, hàng hoá sản xuất ra ngày càng nhiều với số lượng và chủng loại ngày càng phong phú đa dạng. Ai cũng biết sản phẩm hàng hoá làm ra nếu có cùng chất lượng, cùng giá cả thì cái mà người tiêu dùng dễ dàng nhận ra sự khác biệt khi nhìn thấy sản phẩm hàng hoá đó là sự khác nhau thông qua các mẫu mã bao bì. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều loại bao bì, từ loại bao bì truyền thống cho các mặt hàng xuất khẩu trước kia là bao bì gỗ cho đến nay ngành bao bì phát triển thành các loại bao bì như bao bì làm bằng kim loại, bao bì nhựa, bao bì giấy.... Trước ngày 24/1/1989, thành phố Hà Nội chưa có một công ty nào ngoài hai xí nghiệp của trung ương đóng trên địa bàn Hà Nội. Sự ra đời của Công ty Bao bì xuất khẩu Hà Nội, đứa con đầu lòng của ngành công nghiệp bao bì thành phố Hà Nội theo quyết định số 250/QĐ-UB ngày 24/1/1989 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, có trụ sở chính tại 201 Khâm Thiên - Đống Đa - Hà Nội với số vốn pháp định là 5.372.654.000đồng. Trong đó: - Vốn cố định là: 3.641.654.000 đồng - Vốn lưu động là: 1.731.000.000 đồng Công ty có nhiệm vụ, chức năng là chuyên sản xuất, kinh doanh các mặt hàng bao bì và nguyên liệu sản xuất bao bì. Đến tháng 5 năm 1995 Công ty Bao bì xuất khẩu được đổi tên thành Công ty Thương mại và Bao bì Hà Nội, với chức năng sản xuất kinh doanh các mặt hàng bao bì, nguyên liệu làm bao bì, xuất khẩu hàng thủ công mỹ nghệ, nhập khẩu các loại máy móc công cụ, ô tô, vật liệu xây dựng, kinh doanh tổng hợp ... Bao bì là một khái niệm rất rộng hầu như hàng hoá sản xuất ra cũng cần có bao bì từ cái tăm tre cho đến các mặt hàng cao cấp như ti vi, tủ lạnh, các mặt hàng xa xỉ đều cần đến bao bì. Với chức năng vừa sản xuất, vừa kinh doanh, ban đầu Ban giám đốc công ty quyết định lấy hoạt động kinh doanh nguyên vật liệu dùng để sản xuất bao bì là chính. Sau một thời gian hoạt động và tìm hiểu thị trường Ban giám đốc Công ty đã nhận thấy mặt hàng bao bì carton sản xuất bằng giấy có độ xốp, độ dợn sóng để bảo quản hàng hoá và quảng cáo cho chính sản phẩm của nhà sản xuất đang được ưa chuộng và có xu hướng ngày càng phát triển. Công ty đã chọn lấy kinh doanh nguyên vật liệu bao bì và sản xuất bao bì carton là các hoạt động chính của công ty với phương châm “kinh doanh để sản xuất, sản xuất để kinh doanh”. Dựa theo phương hướng trên, Xí nghiệp sản xuất Bao bì carton giấy trực thuộc Công ty Thương mại và Bao bì Hà Nội được thành lập theo quyết định số 15/TK - LHCT ngày 30/04/1991 của Liên hiệp công ty xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội với sự phê chuẩn của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội có quy mô nhỏ, địa bàn tập trung, trụ sở đặt tại 98 Hoàng Cầu - Đống Đa - Hà Nội với số vốn pháp định là: 1.117.346.000 trong đó : Vốn cố định : 867.346.000 đồng Vốn lưu động : 250.000.000 đồng Khi mới thành lập năm 1991, xí nghiệp chỉ có 30 cán bộ nhân viên thì đến nay do nhu cầu phát triển của sản xuất số lượng cán bộ công nhân viên đã tăng lên 98 người trong đó gián tiếp là 15 người chiếm 15,3%. Khi mới thành lập với một nhà xưởng cũ nát và một dàn máy mua tại Thành phố Hồ Chí Minh cùng với đội ngũ cán bộ còn chưa am hiểu gì về ngành sản xuất bao bì. Đứng trước một mặt hàng mới mẻ và sự cạnh tranh của thị trường, tập thể cán bộ công nhân viên Xí nghiệp với ý chí vươn lên đã mạnh dạn bắt tay vào sản xuất với phương châm vừa làm vừa rút kinh nghiệm, vừa làm vừa ổn định sản xuất. Ngày 02/3/2004, UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 1152/QĐ-UB về việc sáp nhập Công ty Thương mại Bao bì Hà Nội vào Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội thuộc Liên hiệp Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội. Theo đó, ngày 06/4/2004, Giám đốc Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội ra quyết định số 77/QĐ-CT về việc sáp nhập Xí nghiệp sản xuất bao bì carton giấy vào Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội. Đồng thời, ngày 28/5/2004, UBND Thành phố Hà Nội đã ra quyết định số 3368/QĐ-UB đổi tên Xí nghiệp sản xuất bao bì carton giấy thành Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội với tên viết tắt là HATRAPACO. Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội là đơn vị hạch toán kinh tế phụ thuộc trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội, được mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi, tài khoản uỷ quyền tại ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo quy định hiện hành. Ngân hàng giao dịch hiện nay gồm: Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Tây Hà Nội, Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Hà Nội. Với chức năng nhiệm vụ của mình, Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội đã và đang hoạt động có hiệu quả và ngày càng phát triển, khẳng định vị trí của mình trong nền kinh tế thị trường. Dưới đây là một số thành tựu mà Xí nghiệp đã đạt được trong ba năm hoạt động gần đây: Bảng số 1: Một số chỉ tiêu về kết qủa hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội từ năm 2002 đến năm 2004 Đơn vị tính : 1.000 VNĐ Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 1. Giá trị sản lượng 8.527.220 12.593.328 17.821.112 2. Doanh thu 9.746.030 14.298.719 19.907.191 3. Lợi nhuận 182.322 191.986 229.853 4. Nộp ngân sách 247.188 268.697 307.994 Thuế GTGT 82.721 102.632 233.908 Thuế thu nhập 58.343 61.435 64.359 Thu trên vốn 83.613 83.613 0 Thuế khác 22.511 21.017 9.727 5. Thu nhập bình quân trên 1 người/tháng 875 1.072 1.480 6. Tổng số lao động (người ) 72 80 98 II/- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội: Phương thức tổ chức bộ máy quản lý: Bộ máy quản lý của Xí nghiệp bao gồm: Ban giám đốc Xí nghiệp có Giám đốc, 02 Phó giám đốc và bộ máy giúp việc cho Ban giám đốc gồm các trưởng phòng và các nhân viên thuộc các phòng ban trong Xí nghiệp. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp dưới đây thể hiện rất rõ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội khá chặt chẽ và hợp lý. Bộ máy tổ chức quản lý của Xí nghiệp được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng. Mỗi bộ phận, phòng ban đều có những chức năng, nhiệm vụ riêng và đều chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám đốc mà người đứng đầu là Giám đốc Xí nghiệp. Đồng thời các bộ phận, phòng ban lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm đảm bảo tính hiệu qủa trong sản xuất kinh doanh cũng như việc quản lý thống nhất trong toàn Xí nghiệp. Sơ đồ 1: TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HN GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách Kinh doanh PHÓ GIÁM ĐỐC Phụ trách Tổ chức sản xuất Phòng Kinh doanh Phòng Kế toán tài vụ Phòng KH Điều độ SX Phòng TC - HC Tổ máy sóng Tổ Thành phẩm Tổ in lưới Tổ cơ khí Bộ phận xe tải - bốc xếp Tổ bán thành phẩm Ghi chú: Chỉ đạo trực tiếp Phối hợp trong công việc Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Xí nghiệp: Ban giám đốc: Giám đốc Xí nghiệp: Là người đại diện pháp nhân cho Xí nghiệp trong các quan hệ bên ngoài theo sự uỷ quyền của Ban giám đốc Công ty. Giám đốc Xí nghiệp có quyền điều hành cao nhất trong Xí nghiệp chịu trách nhiệm trước công ty về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, bảo toàn và phát triển vốn cũan như đảm bảo ổn định đời sống cho cán bộ công nhân viên toàn Xí nghiệp. Phó giám đốc: là người giúp việc cho Giám đốc thực hiện những hoạt động sản xuất kinh doanh của mình đồng thời thay mặt Giám đốc điều hành hoạt động của Xí nghiệp khi Giám đốc vắng mặt. Hệ thống các phòng ban gồm: Phòng Kinh doanh: có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc trong việc lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu tiếp cận thị trường, phối hợp cùng bộ phận kinh doanh của Công ty thực hiện các thao tác nghiệp vụ trong công tác kinh doanh xuất nhập khẩu và kinh doanh thương mại, cung cấp thông tin cho Phòng kế toán tài vụ lập kế hoạch tài chính của xí nghiệp, có nhiệm vụ lập các chứng từ bán hàng, thu nhận các chứng từ mua hàng của xí nghiệp... Phòng Kế toán tài vụ: thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về mặt quản lý tài chính và công tác quản lý kinh doanh, luôn đảm bảo nhu cầu về vốn theo đúng chế độ để phục vụ cho việc triển khai mọi hoạt động của Xí nghiệp theo đúng yêu cầu, chức năng và pháp lệnh kế toán thống kê. Phòng tổ chức - hành chính: thực hiện công tác quản lý và sử dụng lao động, quản trị hành chính, tổ chức thực hiện chế độ chính sách đối với CBCNV, làm công tác tiền lương, nâng bậc lương, khen thưởng, kỷ luậtv.v... Phòng kế hoạch- điều độ sản xuất: có chức năng lập kế hoạch, tính toán và đưa ra định mức về kỹ thuật, vật tư, lao động, xây dựng các quy trình công nghệ cho sản xuất sản phẩm, chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện các giai đoạn sản xuất sản phẩm theo tiến độ giao hàng và chất lượng của từng đơn đặt hàng tại Xí nghiệp. III/- Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Xí nghiệp Thương Mại Và Bao Bì Hà Nội Trong các doanh nghiệp công nghiệp, công nghệ sản xuất là nhân tố ảnh hưởng đến việc tổ chức quản lý nói chung và quản lý công tác kế toán nói riêng. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Thương Mại Và Bao Bì Hà Nội là hoạt động của sản xuất công nghiệp cho nên khi nghiên cứu tình hình tổ chức và quản lý của Xí nghiệp Thương Mại Và Bao Bì Hà Nội chúng ta đề cập đến một vài nét về quy trình công nghệ của Xí nghiệp nói riêng và công ty XNK Và Đầu Tư Hà Nội nói chung. Từ khi đưa nguyên vật liệu vào chế biến đến khi nhập kho thành phẩm là cả một quá trình liên tục, khép kín. Sơ đồ 2: QUY TRÌNH CÔNG NGHỆ SẢN XUẤT SẢN PHẨM BAO BÌ CARTON TẠI XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ NỘI Kho Bán thành phẩm 2 Máy ghim hộp Kho thành phẩm Máy in hộp Kho nguyên liệu Máy tạo sóng Kho Bán thành phẩm 1 Máy cán lằn ( Máy bế ) (2) (3) (1) KCS KCS (4) KCS (5) (6) KCS (8) KCS ( 7 ) (9) KCS Nguyên vật liệu được xuất từ kho đến bộ phận máy tạo sóng (1) tại bộ phận sóng, nguyên liệu (giấy cuộn) được chia cắt theo kích thước quy định sau đó đưa vào máy tạo sóng. Quy trình được thực hiện trên dàn máy sóng, bắt đầu giấy được qua lô sóng thứ nhất để tạo dợn sóng, qua lô hồ thứ nhất để ghép một lớp giấy với lớp gợn sóng đồng thời ở lô sóng thứ 2 quy trình cũng diễn ra tương tự ở lô sóng thứ nhất, sau đó toàn bộ 2 lớp này được đưa qua một hồ lô thứ 3 để ghép lại với nhau và ghép thêm một lớp đáy (nếu là sản phẩm carton 3 lớp, quy trình chỉ diễn ra ở một lô sóng) và qua một dàn ép nhiệt, sau cùng ở cuối dàn máy có một con dao chặt để cắt thành các tấm theo quy định. Sau khi hoàn thành giai đoạn là tấm sóng, bán thành phẩm được kiểm tra chất lượng sau đó được chuyển vào kho bán thành phẩm số 1 (2) hoặc chuyển sang khâu sản xuất tiếp sau (3). Ở khâu đoạn tiếp sau bán thành phẩm được đưa qua máy cán lằn chặt khe ( hoặc máy bế hộp ) để tạo hình dáng sản phẩm. Sau khi được kiểm tra bán thành phẩm ở giai đoạn này được chuyển sang công đoạn tiếp theo (5). Ở khâu đoạn ghim hộp bán thành phẩm đã được tạo hình được ghim lại tạo thành những chiếc hộp carton. Khi đã được kiểm tra sản phẩm đủ tiêu chuẩn sẽ được chuyển vào kho bán thành phẩm số 2 (6) hoặc chuyển sang khâu in ở giai đoạn sau (7) Ở giai đoạn in sản phẩm được in theo yêu cầu mẫu mã của khách hàng, sau khi hoàn thành ở giai đoạn này sản phẩm đã đủ tiêu chuẩn chất lượng được nhập kho (9) hoặc gửi đi tiêu thụ ngay không qua nhập kho. Với quy trình sản xuất trên, bố trí sản xuất của xí nghiệp có tính chất dây chuyền, sản phẩm của bộ phận này sẽ làm nguyên liệu cho bộ phận sau. Do vậy cách quản lý hàng hoá của từng bộ phận trong xí nghiệp cần được thực hiện một cách đầy đủ. Nguyên liệu chính dùng để phục vụ quá trình sản xuất là các loại giấy kraft được nhập từ nhiều nguồn khác nhau như: Xí nghiệp giấy Lam Kinh, HTX Mỹ Hương, Công ty giấy Việt Trì, Công ty giấy Lửa Việt, XN giấy Hợp Tiến... Ngoài những nguyên liệu chính Xí nghiệp còn sử dụng một số nguyên vật liệu phụ nhằm phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất được liên tục như: bột sắn, đinh ghim sắt, keo dán, xút, mực in lưới, dầu hoả, dây nilon buộc hàng v.v... PHẦN II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ NỘI I/- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư Hà Nội Bộ máy kế toán có nhiệm vụ hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra và thu thập đầy đủ tất cả chứng từ về kế toán của công ty. Tổ chức mọi công việc kế toán để thực hiện đầy đủ có chất lượng nội dung công việc kế toán trong đơn vị, giúp Ban Giám đốc hướng dẫn các phòng, ban liên quan mở và ghi chép sổ kế hoạch nghiệp vụ cho việc điều hành hàng ngày mọi hoạt động kinh doanh của đơn vị. Ngoài ra bộ máy kế toán còn phải tham gia công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quan lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định. Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quy mô tổ chức quản lý và để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, chức năng phản ánh và giám sát của kế toán, công ty đã tổ chức bộ máy kế toán của công ty thành 2 bộ phận. Hai bộ phận này hạch toán độc lập với nhau nhưng giữa chúng lại có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Bộ phận kế toán tại xí nghiệp do một bộ phận gồm 4 người đảm nhiệm. Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra thu thập chứng từ ban đầu, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp và lập báo cáo kế toán trong lĩnh vực hoạt động sản xuất bao bì carton của xí nghiệp, sau đó gửi báo cáo kế toán và những tài liệu liên quan cho Phòng Kế toán công ty. Phòng Kế toán công ty có nhiệm vụ kiểm tra thu nhận chứng từ và hạch toán chi tiết, tổng hợp, lập báo cáo kế toán trong lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty và tổng hợp báo cáo toàn bộ công ty. Đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra bộ máy kế toán của Xí nghiệp Thương Mại Và Bao Bì Hà Nội thực hiện đúng đắn, đầy đủ chế độ, thể lệ và nghiệp vụ kế toán. Sơ đồ 3: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HN BAN GIÁM ĐỐC XÍ NGHIỆP KẾ TOÁN TSCĐ VẬT LIỆU CÔNG CỤ LAO ĐỘNG NHỎ PHỤ TRÁCH KẾ TOÁN XÍ NGHIỆP KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN, TIỀN LƯƠNG, BẢO HIỂM KẾ TOÁN TỔNG HỢP GIÁ THÀNH KẾ TOÁN THÀNH PHẨM TIÊU THỤ - Phụ trách kế toán xí nghiệp: Giúp giám đốc xí nghiệp chỉ đạo công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế tại xí nghiệp. Kiểm tra, kiểm soát tình hình biến động vật tư, tài sản, tiền vốn trong xí nghiệp. Phụ trách kế toán cũng đồng thời đảm trách phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành tại Xí nghiệp với nhiệm vụ ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời tổng hợp số liệu, xác định đối tượng tập hợp chi phí và tính giá thành để hướng dẫn các bộ phận quản lý và bộ phận kế toán có liên quan lập và luân chuyển chứng từ chi phí phù hợp đối tượng hạch toán, xác định kết quả sản xuất kinh doanh và lập báo cáo kế toán tài chính định kỳ gửi lên phòng kế toán tài vụ Công ty. - Kế toán tài sản cố định, vật liệu, công cụ lao động nhỏ: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tính tăng giảm về số lượng, chất lượng, tình hình sử dụng tài sản cố định, khấu hao, sửa chữa, thanh lý, nhượng bán, phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị vật tư hàng hoá công cụ lao động có trong kho, mua vào, bán ra, xuất ra sử dụng. Tính và phân bổ chi phí vật liệu, công cụ lao động nhỏ vào chi phí giá thành sản phẩm, phát hiện vật liệu thừa thiếu ứ động kém phẩm chất. - Kế toán vốn bằng tiền, tiền lương, bảo hiểm, thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại quỹ, tiền mặt tiền gửi ngân hàng, vốn bằng tiền khác, các khoản vay mượn vốn liên doanh, thanh toán công nợ, phản ánh số lượng chất lượng và tình hình tăng, giảm lao động, tình hình sử dụng thời gian lao động. Tính và chia lương, chia phần thưởng và phân chia các khoản thu nhập cho người lao động. Tính và trả bảo hiểm, các khoản phụ cấp cho người lao động. - Kế toán hàng hoá thành phẩm tiêu thụ: Phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị của hàng hoá thành phẩm có trong kho, mua vào bán ra, phát hiện thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất. Phản ánh tình hình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, kết chuyển xác định kết quả. Hình thức tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp có ưu điểm là công tác kế toán gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh ở các bộ phận, do đó kế toán có thể kiểm tra, kiểm soát kịp thời tại chỗ hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp kịp thời tài liệu, thông tin kinh tế cho lãnh đạo các bộ phận, đơn vị trực thuộc phục vụ trực tiếp công tác lãnh đạo và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh ở các bộ phận, công ty. Song tình hình tổ chức công tác kế toán của công ty cũng có nhiều nhược điểm: Biên chế bộ máy kế toán lớn, không đáp ứng được đầy đủ những yêu cầu chỉ đạo thống nhất, tập trung công tác kế toán cũng như công tác chỉ đạo chung toàn công ty, không thuận tiện cho việc phân công lao động, chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, nhân viên kế toán ...... II/- Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội Việc lựa chọn số lượng, chủng loại chứng từ sử dụng cho phù hợp phải căn cứ vào quy mô sản xuất, yêu cầu và trình độ tổ chức quản lý của từng doanh nghiệp. Dựa trên những điều kiện thực tế về quy mô sản xuất, trình độ quản lý, yêu cầu quản lý tài sản và sự biến động của tài sản, Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội hiện nay sử dụng các loại chứng từ thống nhất, bảo quản lưu trữ theo đúng chế độ chứng từ được áp dụng cho Doanh nghiệp được ban hành theo quyết định 281/QĐ-BTC ngày 29/12/2000 của Bộ tài chính. III/- Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống hệ thống tài khoản kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội: Hệ thống tài khoản kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống chế độ kế otán doanh nghiệp. Hiện nay, Xí nghiệp sử dụng Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp thống nhất ban hành theo Quyết định 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ tài chính - đã sửa đổi bổ sung. Để phù hợp với tính chất kinh doanh, loại hình và quy mô sản xuất, trình tự quản lý và mô hình tổ chức quản lý nên tại Xí nghiệp các tài khoản cấp 1 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 và cấp 3 như sau: TK 111 - Tiền mặt TK 1111 : Tiền Việt Nam TK 1112 : Ngoại tệ TK 112 - Tiền gửi ngân hàng TK 1121.1 : Tiền gửi VNĐ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Tây Hà Nội TK 1121.2 : Tiền gửi VNĐ tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Hà Nội TK 1122.1 : Tiền gửi USD tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Tây Hà Nội TK 311 - Vay ngắn hạn TK 3111.1: Vay VNĐ tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Tây Hà Nội TK 3111.2: Vay VNĐ tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Hà Nội TK 3112.1: Vay USD tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Chi nhánh Tây Hà Nội TK 3112.2: Vay USD tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Hà Nội TK 511: Doanh thu bán hàng TK 5111: Doanh thu sản xuất TK 5112: Doanh thu kinh doanh TK 911: Xác định kết quả kinh doanh TK 9111 : Kết quả sản xuất TK 9112 : Kết quả kinh doanh IV/- Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội: Để thuận tiện, đơn giản và phản ánh kịp thời đầy đủ khối lượng nghiệp vụ kinh tế của đơn vị, hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung để ghi chép, phản ánh hệ thống hoá nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian và nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng mối quan hệ khách quan giữa các đối tượng kế toán rồi ghi sổ cái, riêng các nghiệp vụ liên quan đến hạch toán chi phí sản xuất được ghi vào nhật ký phụ để theo dõi riêng. Hệ thống sổ: Bao gồm 2 loại +) Sổ tổng hợp: Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản +) Sổ kế toán chi tiết: gồm sổ kế toán tài sản cố định, sổ chi tiết vật liệu hàng hoá, thẻ kho, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, bảng tính giá thành, sổ chi tiết chi phí trả trước và chi phí phải trả, sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết tiêu thụ,sổ chi tiết nguồn vốn kinh doanh, sổ chi tiết các tài khoản phải thu, các khoản phải trả khách hàng...... Trình tự ghi sổ: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào nhật ký và các sổ thẻ chi tiết có liên quan, những nghiệp vụ liên quan đến việc tập hợp chi phí sản xuất được ghi vào nhật ký phụ để theo dõi riêng. Cuối tháng căn cứ vào nhật ký phụ để vào sổ nhật ký và sổ cái phụ Cuối tháng căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết để vào bảng tổng hợp chi tiết, vào sổ nhật ký chung và sổ phụ, sổ cái. Vào ngày cuối tháng căn cứ vào sổ cái để vào bảng cân đối tài khoản. Cuối tháng dựa vào bản cân đối kế toán và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. Cuối tháng cộng thẻ, sổ chi tiết để lấy số liệu đối chiếu với sổ nhật ký và sổ cái. Hình thức sổ kế toán nhật ký chung thuận tiện cho việc ghi chép đối chiếu, kiểm tra tránh được nhiều tiêu cực. Sơ đồ 4: TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG SỔ QUỸ CHỨNG TỪ GỐC SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT NHẬT KÝ SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN BÁO CÁO TÀI CHÍNH BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT Ghi chú: : Ghi hàng hàng ngày : Ghi cuối tháng, kỳ : Quan hệ đối chiếu V/- Đặc điểm tổ chức vận dụng hệ thống Báo cáo kế toán tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội: Báo cáo kế toán là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn và công nợ cũng như tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp . Báo cáo kế toán được lập nhằm mục đích tổng hợp và trình bày một cách tổng quát và toàn diện tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động, là căn cứ quan trọng cho việc đề ra các quyết định về quản lý điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống báo cáo tài chính của Xí nghiệp ( mẫu ban hành theo QĐ số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ trưởng Bộ tài chính) gồm: - Bảng cân đối kế toán. - Kết quả hoạt động kinh doanh. - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. - Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính do kế toán soạn thảo tại XN theo định kỳ (theo quý) nhằm mục đích cung cấp thông tin về kết quả và tình hình tài chính của xí nghiệp cho Ban giám đốc XN cũng như báo cáo lên Phòng kế toán tài vụ Công ty. Ngoài ra để phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính xí nghiệp quy định thêm các báo cáo quản trị khác như: báo cáo doanh thu, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo chi tiết thanh toán với người mua, người bán hàng, báo cáo chi tiết kết quả kinh doanh, báo cáo sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản, báo cáo chi tiết tài sản cố định, báo cáo chi tiết chi phí quản lý XN v.v... PHẦN III ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP THƯƠNG MẠI VÀ BAO BÌ HÀ NỘI. I/- Những đánh giá chung: Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội được thành lập xuất phát từ phương hướng hoạt động và yêu cầu phát triển của Công ty Bao bì xuất khẩu Hà Nội - tiền thân của Công ty Thương mại và Bao bì Hà Nội. Sau quá trình phát triển và sáp nhập hiện nay Xí nghiệp là đơn vị hạch toán phụ thuộc trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội với chức năng chủ yếu là sản xuất các loại bao bì carton giấy và kinh doanh nguyên vật liệu dùng làm bao bì. Xí nghiệp có thuận lợi là không chịu ảnh hưởng của cơ chế quản lý Nhà nước, không bị kìm hãm, ràng buộc bởi bộ máy quản lý cồng kềnh, trì trệ. Thực tế đã chứng minh qua các kết quả sản xuất kinh doanh những năm gần đây cho thấy Xí nghiệp đã khá nhạy bén, năng động kết quả SX KD năm sau luôn cao hơn năm trước, đời sống của cán bộ công nhân viên Xí nghiệp ngày càng được cải thiện. Xí nghiệp không ngừng đổi mới, tiếp cận những tiến bộ khoa học kỹ thuật ứng dụng vào quá trình sản xuất và kinh doanh, tăng cường khả năng cạnh tranh, tìm kiếm bạn hàng mới... Về tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp thực hiện chế độ một thủ trưởng theo uỷ quyền của Ban giám đốc Công ty. Do đó quyền hạn của của Giám đốc XN khá rộng cho phép lãnh đạo XN tự chủ trong mọi hoạt động sản xuất cũng như kinh doanh, góp phần không nhỏ trong việc hoàn thành kế hoạch mà Ban giám đốc Công ty giao cho XN hàng năm. Thêm vào đó bộ máy sản xuất của Xí nghiệp cũng được tổ chức một cách hợp lý và phù hợp với quy trình công nghệ cũng như tổ chức quản lý của Xí nghiệp. Các tổ sản xuất chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phòng Kế hoạch điều độ sản xuất tạo điều kiện tốt cho phòng thực hiện kế hoạch sản xuất theo các đơn đặt hàng được đảm bảo về số lượng, chất lượng và tiến độ giao hàng được kịp thời. Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi thì Xí nghiệp cũng gặp không ít khó khăn, thách thức, phải tự bươn chải để đứng vững và phát triển trong cơ chế thị trường. Là một đơn vị sản xuất có quy mô tương đối nhỏ, cơ sở vật chất khiêm tốn, vốn sản xuất ít cộng với đội ngũ cán bộ nghiệp vụ còn non trẻ thiếu kinh nghiệm, cùng với sự cạnh tranh gay gắt về giá cả trên thị trường trong các đơn vị sản xuất bao bì. Hiện nay xu hướng các doanh nghiệp quốc doanh thường bị chèn ép bởi cơ chế cứng nhắc, dẫn tới khả năng cạnh tranh giảm sút, thực tế doanh nghiệp Nhà nước chịu sự quản lý chặt chẽ bằng các chỉ tiêu,lợi nhuận, nộp ngân sách, thuế thu nhập....Trong khi đó các doanh nghiệp ngoài quốc doanh thì mức độ quản lý chưa chặt dẫn đến tình trạng trốn thuế... II/- Đánh giá về tổ chức hạch toán kế toán: Về bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức tương đối hoàn chỉnh, có nhiệm vụ mở các sổ kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành và tiến hành hạch toán các nghiệp vụ sản xuất kinh doanh trong kỳ. Tại Xí nghiệp tổ chức công tác kế toán được tiến hành theo hình thức tập trung và được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ XN, nhờ vậy công tác kế toán của Xí nghiệp được quản lý một cách dễ dàng hơn, phân công công việc cũng như phối hợp trong công việc giữa các kế toán phần hành cũng được chặt chẽ và hiệu quả hơn. Phụ trách kế toán chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng kế toán công ty nhờ vậy tạo hiệu qủa cao trong công việc, dễ dàng nắm bắt được yêu cầu, chỉ đạo của Công ty cũng như báo cáo được kịp thời tình hình tổ chức sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp. Nhìn chung, bộ máy kế toán tại Xí nghiệp hoạt động có hiệu quả với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ chuyên môn, nhiệt tình, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần đoàn kết tương trợ giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, tiếp cận và vận dụng linh hoạt chế độ kế toán mới. Về hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, hình thức sổ sách kế toán, báo cáo kế toán được sử dụng tại Xí nghiệp đã tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phản ánh ghi chép liên tục theo trình tự thời gian lập, ghi sổ.... Tuy nhiên hiện nay Xí nghiệp vẫn chưa áp dụng kế toán máy mặc dù đã có đầy đủ các yếu tố phần cứng của một hệ thống thông tin hiện đại. Đây là một hạn chế trong công tác kế toán của Xí nghiệp bởi thực tế nếu có được một phần mềm kế toán phù hợp đáp ứng yêu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của mình thì công tác kế toán tại Xí nghiệp sẽ nhanh chóng, đơn giản và thuận tiện hơn. Về quy trình hạch toán các phần hành kế toán tại Xí nghiệp: công tác hạch toán các phần hành tại XN được thực hiện theo đúng chế độ, quy định của Nhà nước. Các phần hành kế toán do kế toán phần hành theo phân chia nhiệm vụ của phụ trách kế toán trực tiếp thực hiện đảm bảo tính đúng đắn trong nghiệp vụ. Riêng phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm do Xí nghiệp sản xuất chủ yếu là theo đơn đặt hàng, mỗi đơn đặt hàng lại có yêu cầu nhất định về kết cấu, nguyên vật liệu, mẫu mã do đó các đơn đặt hàng lại độc lập với nhau. Vì thế việc kế toán xí nghiệp xác định đối tượng tập hợp chi phí từng loại sản phẩm là chưa hợp lý, có thể Xí nghiệp nên xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất theo đơn đặt hàng sẽ phù hợp hơn. KẾT LUẬN Qua nghiên cứu, tìm hiểu tình hình thực tế sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp Thương mại và Bao bì Hà Nội trực thuộc Công ty Xuất nhập khẩu và đầu tư Hà Nội, tôi thấy Xí nghiệp là một đơn vị sản xuất bao bì đang trên đà phát triển. Những năm tiếp đến sẽ mở ra cho Xí nghiệp nhiều hứa hẹn, nhiều thuận lợi cho sự phát triển vượt bậc của mình song cũng chứa đựng không ít khó khăn và thách thức. Nhưng với sự quan tâm, chỉ đạo, giúp đỡ của Công ty kết hợp với tinh thần đoàn kết, quyết tâm vượt khó của toàn thể cán bộ công nhân viên trong tương lai Xí nghiệp sẽ ngày càng phát triển vững mạnh. Mặc dù đã rất cố gắng tìm hiểu và nhận được sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo hướng dẫn PGS - TS Nguyễn Văn Công cũng như các cô chú, các anh chị trong Xí nghiệp nhưng do thời gian và trình độ có hạn nên bản báo cáo này không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp để bài viết này được hoàn thiện hơn.