Tìm hiểu về công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân

ng bao gồm giải quyết các thủ tục hành chính; tiếp dân và công tác quản lý văn phòng (gồm văn thư – lưu trữ và tin học). Liên quan đến công tác quản lý văn bản có các quy trình: quy trình kiểm soát tài liệu (Mã số QT-42-01), quy trình kiểm soát hồ sơ (MS QT-42-02), quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi – đến (MS QT- 42-03). Đây chính là cơ sở để thực hiện cũng như kiểm soát quá trình quản lý văn bản, đảm bảo công tác này thực sự đi vào nề nếp, có chất lượng hiệu quả và phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý tại UBND. II. THỰC TẾ THỰC HIỆN QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN 1. Quản lý văn bản đi Trong quá trình điều hành và giải quyết công việc tại UBND quận Thanh Xuân đã phát sinh một khối lượng rất lớn các văn bản do UBND cũng như các phòng ban, đơn vị trực thuộc ban hành. Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành tại UBND quận theo từng loại văn bản: TÊN LOẠI VĂN BẢN NĂM TỔNG 2007 2008 2009 Công văn 1.149 1.270 1.721 4.240 Chỉ thị 3 2 2 7 Quyết định 3.250 2.959 3.778 9.987 Thông báo 518 445 549 1.512 Báo cáo 135 170 146 451 Tờ trình 66 35 63 164 Kế hoạch 89 86 127 302 Giấy phép XD 732 835 1.439 3.006 Khác 1 0 0 1 ( Nguồn: Báo cáo văn bản phát hành – phần mềm quản lý văn bản đi – đến của văn thư UBND quận Thanh Xuân) Nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý trong giai đoạn mới nên theo thống kê cho thấy số lượng các loại văn bản do UBND quận phát hành năm sau thường cao hơn năm trước (năm 2007 là 2946 văn bản đến năm 2009 là 7825 văn bản, tăng 1,3 lần so với năm 2007) . Trong số các văn bản được ban hành (2009) thì Quyết định là văn bản chiếm tỷ lệ cao nhất 3778 văn bản (chiếm 48,3%), Công văn là 1721 văn bản (chiếm 21,9%),… Giấy phép xây dựng là 1439 văn bản (chiếm 18,4%) , từ 2007-2009 số lượng Giấy phép Xây dựng tăng gấp đôi, điều này đã phần nào nói lên được sự chuyển biến mạnh mẽ về kết cấu hạ tầng đô thị cũng như tốc độ đô thị hóa trên địa bàn quận. Trên cơ sở sổ tay chất lượng của UBND quận và thực tế quan sát, quy trình quản lý văn bản đi tại UBND quận Thanh Xuân, có thể khái quát thành lưu đồ như sau: STT TRÁCH NHIỆM TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC T.LIỀU/B.MẪU 1. Thủ trưởng phòng, ban, đơn vị phân công soạn thảo vb 2. Cán bộ được phân công Soạn thảo và hình thành bản thảo vb 3. Thủ truởng phòng, ban, đơn vị Kiểm tra nội dung, tính pháp lý và ký nháy vb Chuyển lại cho trưởng đ.vị 4. Chuyên viên VP Kiểm tra ndung, thể thức văn bản và trình lđạo vp Kiểm tra, ký nháy 5. Chánh VP Kiểm tra, phê duyệt Phiếu xử lý văn bản đi 6. Lãnh đạo UBND quận 7. Văn thư Kiểm tra thể thức, chữ ký của người có thẩm quyền và đký văn bản đi Chương trình phần mềm QL văn bản V 1.5 8. Văn thư / cán bộ được phân công Gửi văn bản đi Sổ bàn giao công văn 9. Văn thư Lưu hồ sơ Qua quan sát và trao đổi với cán bộ phòng văn thư có thể đánh giá công tác quản lý đối với các văn bản đi đều trải qua đầy đủ các bước trong quy trình. Tuy nhiên, việc tuân thủ theo đúng các yêu cầu được quy định trong từng bước còn nhiều điểm hạn chế. Đây chính là lý do làm cho rất nhiều các văn bản của UBND quận khi được ban hành có sự yếu kém cả về hình thức và nội dung. * Soạn thảo văn bản là bước khởi đầu của quy trình đồng thời có vai trò quan trọng, hỗ trợ rất lớn cho các bước về sau. Theo quy định của UBND quận thì văn bản của đơn vị chuyên môn nào sẽ do đơn vị chuyên môn đó chịu trách nhiệm soạn thảo và trình ký văn bản. Việc phân công soạn thảo sẽ được tiến hành trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của đơn vị cũng như trình độ của cán bộ soạn thảo. Qua thực tế cho thấy việc phân công soạn thảo văn bản chưa được thực hiện trên cơ sở trình độ của cán bộ soạn thảo. Kiến thức, chuyên môn của nhiều cán bộ về soạn thảo văn bản còn rất hạn chế, điển hình là cán bộ thuộc phòng Văn hóa-Thông tin, TN&MT,…Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy định rõ về yêu cầu đối với thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Song thực tế cán bộ soạn thảo tại các phòng không có tài liệu này hoặc có nhưng không nắm vững được các yêu cầu như quy định. Đó là nguyên nhân làm cho các văn bản sau khi được soạn thảo phải chỉnh sửa nhiều lần, gây tốn kém thời gian và ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các công việc. * Việc kiểm tra văn bản sau khi soạn thảo: văn bản sẽ trải qua sự kiểm tra của trưởng đơn vị, bộ phận; chuyên viên Văn phòng với hình thức ký nháy vào văn bản và sau đó sẽ được chuyển đến lãnh đạo UBND quận duyệt, ký văn bản. Việc quy định như trên là rất hợp lý, đảm bảo yêu cầu về tính chặt chẽ cũng như chất lượng văn bản được ban hành. Tuy nhiên, thực tế thực hiện kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành chưa được thực hiện nghiêm túc, vẫn còn có nhiều trường hợp sai sót. Qua quá trình làm việc tại phòng văn thư, cụ thể là thực hiện việc cập nhật văn bản đi – đến vào hệ thống máy tính đã cho thấy có rất nhiều các văn bản mặc dù có những sai sót về nội dung, thể thức nhưng vẫn được duyệt, ký, đóng dấu và phát hành như những văn bản hợp lệ khác. Ví dụ: Công văn số 1142 do phòng Quản lý Đô thị soạn thảo thiếu hẳn nội dung trích yếu văn bản. Khi được hỏi thì cán bộ soạn thảo trả lời do tên trích yếu không thể khái quát ngắn gọn. Ngoài ra còn rất nhiều văn bản khác có những sai phạm liên quan đến thể thức văn bản. Theo Báo cáo số 96/BC-UBND của UBND quận Thanh Xuân về công tác kiểm tra văn bản năm 2008 và 8 tháng đầu năm năm 2009 do phòng Tư pháp quận thực hiện thì các văn bản do quận ban hành hầu hết có nội dung phù hợp với quy đinh của pháp luật hiện hành, bố cục tương đối chặt chẽ, đầy đủ, sát với thực tế địa phương. Tuy nhiên, số lượng các văn bản bị sai về thể thức và kỹ thuật trình bày còn tương đối phổ biến: trong tổng số 5082 văn bản do UBND phát hành năm 2008 khi được kiểm tra thì có tới trên 500 văn bản có sự sai sót về các yếu tố thể thức, kỹ thuật trình bày. Có thể nói đây chính là một hạn chế mang tính phổ biến xảy ra ở các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay và cần phải có các biện pháp quyết liệt, cụ thể để nhanh chóng khắc phục triệt để tình trạng này. * Đăng ký văn bản và làm các thủ tục ban hành văn bản là trách nhiệm của cán bộ phòng văn thư. Nhìn chung giai đoạn này đã tuân thủ tương đối nghiêm chỉnh các yêu cầu theo quy định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư; các văn bản chỉ đạo của UBND quận về công tác văn thư – lưu trữ, trong đó có sổ tay chất lượng quận (QT-42-03 được sửa đổi lại nội dung quy trình và chuyển sang phiên bản mới ISO 9001:2008 từ ngày 10/11/2009). Tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn bộc lộ những hạn chế sau: - Tình trạng cho số văn bản khi các phòng ban, đơn vị có nhu cầu phát hành văn bản xảy ra phổ biến. Nếu theo quy định thì chỉ được điền số văn bản sau khi đã được duyệt, đóng dấu và nhân bản với số lượng theo yêu cầu của nơi nhận văn bản. Để tránh không phải điền số bằng tay cho từng văn bản thì cán bộ các phòng ban sẽ xin số trước và điền vào văn bản rồi sau đó mới tiến hành nhân bản theo yêu cầu. - Khối lượng văn bản tồn đọng do không được cập nhật vào Chương trình quản lý văn bản là rất lớn. Có những tập văn bản được ban hành từ tháng 1 năm 2010 nhưng đến tận tháng 4 mới được cán bộ văn thư cập nhật xong. - Vẫn còn hiện tượng đóng dấu treo. * Quá trình chuyển phát văn bản đi: theo quy định của UBND quận thì các văn bản có quy định tiến độ thời gian thì sẽ gửi đi theo đúng thời gian quy định. Còn đối với các văn bản khác phải gửi chậm nhất trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày ký. Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau: - Trường hợp nơi nhận văn bản là các phòng ban, đơn vị trực thuộc thì văn bản sẽ được chuyển trực tiếp qua phần mềm Web chỉ đạo của quận (nếu có kết nối mạng LAN). Còn lại văn bản sẽ được chuyển ra tủ phân phối văn bản và các phòng ban sẽ có trách nhiệm cử cán bộ hàng ngày đến nhận văn bản. - Trường hợp nơi nhận là lãnh đạo UBND thành phố Hà Nội, Văn phòng UBND thành phố thì cán bộ văn thư sẽ có trách nhiệm trực tiếp thực hiện chuyển giao văn bản. - Các văn bản khác được cán bộ văn thư gửi qua đường bưu điện. Do biên chế văn thư chỉ có 02 người, trong đó một nhân viên văn thư vừa tiếp nhận, phân loại văn bản, vừa thực hiện chuyển giao văn bản dẫn đến tình trạng có nhiều văn bản được chuyển giao vượt quá thời hạn quy định hoặc chuyển sai địa chỉ…Mặt khác, do chưa có quy định cụ thể về trách nhiệm, phương thức đánh giá kết quả chuyển giao nên việc kịp thời nắm bắt thông tin về kết quả thực hiện công việc của nhân viên văn thư còn khó khăn và hạn chế. * Vấn đề lưu hồ sơ: Văn bản sau khi có hiệu lực sẽ được cán bộ văn thư giữ lại một bản chính để lập hồ sơ lưu trữ hiện hành. Hiện nay hồ sơ lưu trữ tại phòng văn thư bao gồm: - Các văn bản của năm 2009: 03 cặp quyết định, 03 cặp giấy phép xây dựng, 02 cặp công văn, 01 cặp tờ trình, 01 cặp báo cáo, 02 cặp đề án + phiếu chuyển. - Các văn bản của năm 2010: do mới kết thúc quý 1 nên số lượng văn bản trong các cặp hồ sơ là chưa nhiều. Tài liệu lưu hồ sơ tại phòng văn thư là nguồn chủ yếu để chuyển vào kho lưu trữ quận định kỳ vào tháng 12 hàng năm. Tuy nhiên việc lưu hồ sơ tại đây chưa được thực hiện tốt, việc ứng dụng tin học (Chương trình quản lý công văn-hồ sơ công vụ) bên cạnh tạo ra những thuận lợi nhất định cũng đã gây ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập và lưu hồ sơ. Theo quy định thì hồ sơ khi được lập phải đảm bảo mối liên hệ với nhau và giá trị của chúng phải tương đối đồng đều. Tại phòng văn thư, hồ sơ không được biên mục mà được bảo quản chung trong các hộp, bất kể có giá trị như thế nào. Các tài liệu được giữ nguyên thứ tự theo số đăng ký, được bảo quản trong từng ngăn của tủ đựng tài liệu (mỗi ngăn được đánh dấu theo tên loại văn bản) và khi kết thúc năm hiện hành cán bộ văn thư sẽ chuyển vào kho lưu trữ quận. Đây là hạn chế cơ bản cần được khắc phục bới nó vừa gây ảnh hưởng đến việc xác định giá trị tài liệu vừa gây khó khăn và trở ngại cho việc lưu trữ sau này. 2. Quản lý văn bản đến UBND quận Thanh Xuân là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống xã hội trên địa bàn, là chiếc cầu nối quan trọng giữa UBND thành phố và UBND các phường trên địa bàn quận. Do đó, số lượng và tên loại các văn bản đến UBND quận là rất lớn, đa dạng và được tập từ nhiều nguồn khác nhau. Bảng số liệu thống kê văn bản đến của UBND quận Thanh Xuân : STT TÊN LOẠI VĂN BẢN 2007 2008 2009 STT TÊN LOẠI VĂN BẢN 2007 2008 2009 Công văn 2395 2597 2725 9. Tờ trình 65 30 57 Quyết định 387 482 646 10. Kế Hoạch 156 148 207 Chỉ thị 26 27 43 11. Nghị định 7 10 23 Thông tri 1 0 0 12. Nghị quyết 10 12 8 Thông báo 359 419 359 13. Hướng dẫn 41 22 36 Thông tư 16 32 43 14. Biên bản 3 2 2 Công điện 11 24 17 15. Đơn thư 228 222 365 Báo cáo 249 205 154 16. Phiếu chuyển 0 11 119 (Nguồn: hệ thống quản lý văn bản phòng văn thư quận Thanh Xuân ) Qua quá trình tìm hiểu thực tế về công tác quản lý văn bản đến tại UBND quận Thanh Xuân có thể khái quát quy trình quản lý văn bản đến thành lưu đồ như sau: STT TRÁCH NHIỆM TRÌNH TỰ CÔNG VIỆC TLIỆU / BMẪU 1. Văn thư Tiếp nhận, phân loại vbản;đóng dấu đến, ghi số và ngày đến Phiếu xử lý vb đến (BM kèm theo tại phụ lục III) 2. Lãnh đạo VP Đề xuất chuyển lãnh đạo UBND quận xlý theo lĩnh vực qlý Phiếu xử lý vb đến 3. Văn thư Đăng ký VB đến Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công việc V 1.5 4. Lđạo UBND quận ý kiến chỉ đạo giải quyết Phiếu xử lý vb đến 5. Văn thư Cập nhật ý kiến chỉ đạo và chuyển cho các đợn vị liên quan Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công việc V 1.5 6. Đvị/ cá nhân lquan Theo dõi, gquyết công việc Sổ theo dõi, giải quyết công việc 7. Văn thư Lưu hồ sơ Nếu so sánh với quy trình quản lý văn bản đến được xây dựng trong Sổ tay chất lượng của UBND quận (QT-42-03) thì quy trình khi thực hiện thực tế tại UBND quận đã đáp ứng theo đầy đủ các bước theo quy định. * Việc tiếp nhận, phân loại văn bản đến; đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Trong quy chế làm việc của UBND quận Thanh Xuân, ban hành kèm theo quyết định số 1056/2006/QĐ-UBND quận Thanh Xuân ngày 29/06/2006 có quy định rõ các văn bản được gửi đến UBND quận qua những đường khác nhau như qua bưu điện, do thủ trưởng nhận trực tiếp, qua Fax… đều được chuyển tập trung vào một đầu mối là phòng văn thư thuộc văn phòng UBND để tiếp nhận và đăng ký. Văn bản khi được gửi đến được nhân viên văn thư kiểm tra bước đầu xem văn bản có được gửi đúng địa chỉ hay không, đếm số lượng văn bản, kiểm tra chất lượng bì đựng văn bản. Theo quy định về tiếp nhận văn bản cũng như ý kiến của cán bộ văn thư quận thì các văn bản khi đã có những sai sót như sai sót về thể thức, về nội dung thì sẽ được chuyển trả lại và nêu rõ lý do. Song trên thực tế thực hiện thì cán bộ văn thư lại không thực hiện đúng. Thực tập tại phòng Văn thư UBND, trong quá trình kiểm tra và trực tiếp thực hiện việc cập nhật văn bản vào hệ thống Chương trình quản lý, cho thấy có rất nhiều các văn bản khi có những sai sót về thể thức (đặc biệt là các đơn thư, có cả những văn bản do các phòng chuyên môn của UBND Thành phố gửi đến như văn bản của Sở Xây dựng, Ban tiếp công dân thành phố…) các văn bản này không được cán bộ văn thư yêu cầu sửa đổi, bổ sung mà vẫn được đăng ký và chuyển giao xử lý như đối với các văn bản hợp lệ khác. Ngoài ra có những văn bản được gửi sai địa chỉ nhưng cán bộ văn thư cũng không có trách nhiệm thông báo hay gửi lại văn bản cho nơi đã gửi văn bản đến. Các văn bản gửi đích danh hoặc cho các phòng ban trong quận được cán bộ văn thư tiếp nhận và chuyển ra các ngăn tủ phân phối văn bản tại hành lang tầng 2. Thực tế cho thấy mặc dù quy định các phòng ban hàng ngày phải cử cán bộ kiểm tra tủ và nhận các văn bản cho phòng mình nhưng theo quan sát tạị các ngăn tủ thì một số phòng chức năng chưa thực hiện đúng quy định.Ví dụ như phòng Thanh tra quận, Phòng quản lý đô thị tình trạng các văn bản không được nhân viên các phòng này tiếp nhận theo quy định hàng ngày xảy ra khá phổ biến. Các văn bản khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử lý văn bản đến và kẹp phiếu vào văn bản đến để chuyển đến lãnh đạo văn phòng cho ý kiến. * Ý kiến đề xuất của lãnh đạo Văn phòng Việc đề xuất giải quyết văn bản đến chủ yếu do Chánh văn phòng quận (ông Chu Đình Động) thực hiện, trong trường hợp Chánh Văn phòng không có mặt thì sẽ do Phó chánh Văn phòng phụ trách nội chính (ông Vũ Tiến Dũng) thực hiện theo ủy quyền của Chánh Văn phòng. UBND QUẬN THANH XUÂN PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN VĂN PHÒNG HĐND – UBND Ngày tháng năm 2010 Văn phòng HĐND - UBND quận kính chuyển Văn phòng HĐND - UBND quận nhận và xin ý kiến chỉ đạo của đồng chí Chủ tịch được văn bản số: UBND quận Của: Nội dung: CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN Ý kiến đề xuất của Văn phòng …………………………………… …………………………………… Hoàng Công Hồng …………………………………… CHÁNH VĂN PHÒNG HĐND - UBND Chu Đình Động Căn cứ vào yêu cầu cần giải quyết trong văn bản Chánh Văn phòng sẽ đề xuất giải quyết với các nội dung như gửi lãnh đạo UBND quận, các phòng ban, đơn vị trực thuộc quận hoặc có thể là các cá nhân. Với khối lượng văn bản được chuyển đến UBND quận là rất lớn (đặc biệt vào các ngày đầu và cuối tuần, trong vòng một ngày Chánh văn phòng phải xử lý từ 5 – 6 cặp văn bản cần xử lý) nên rất nhiều trường hợp các cặp văn bản do cán bộ văn thư chuyển đến Chánh văn phòng không thể xử lý kịp và phải lưu lại đến ngày hôm sau. * Đăng ký văn bản đến: Sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng, văn bản sẽ được chuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình quản lý văn bản đi – đến (Chương trình quản lý công văn – hồ sơ công vụ V 1.5 được áp dụng theo Quyết định của UBND thành phố Hà Nội từ 01/01/2004). Các yếu tố được cập nhật vào hệ thống đăng ký bao gồm: loại văn bản, ký hiệu; ngày, tháng của văn bản; số, ký hiệu văn bản, nơi nhận; trích yếu nội dung văn bản; người ký; số trang, số bản… * Xem xét cho ý kiến giải quyết: Căn cứ vào nội dung được đề cập trong văn bản đến, lãnh đạo UBND quận sẽ có trách nhiệm xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công các phòng, ban, đơn vị thực hiện vào phiếu xử lý văn bản đến (Kèm theo tại phụ lục số III ) * Cập nhật ý kiến xử lý của lãnh đạo UBND quận và chuyển giao cho các đơn vị liên quan: Sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND, cán bộ văn thư cập nhật ý kiến xử lý văn bản vào chương trình quản lý văn bản đi – đến và căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết để chuyển giao, phân phối cho các phòng, ban đơn vị có liên quan. Đối với các phòng đơn vị trực thuộc quận có kết nối mạng LAN thì sẽ được văn thư Scan văn bản và gửi qua chương trình Web chỉ đạo. Đối với các phòng ban, đơn vị không nối mạng LAN, văn thư tiến hành nhân bản và gửi tới nơi nhận theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND quận. Trong một số trường hợp, cán bộ trong các phòng ban trực thuộc quận cũng có thể nhận trực tiếp văn bản tại phòng văn thư UBND quận. Trong tất cả các trường hợp trên nhân viên văn thư đều có sổ bàn giao văn bản và được ký nhận cẩn thận, rõ ràng. * Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, phòng, ban của UBND quận Thanh Xuân và những nội dung, yêu cầu của văn bản mà các đơn vị, cá nhân phải có trách nhiệm giải quyết những nội dung mà văn bản yêu cầu một cách kịp thời, hiệu quả. Qua thông tin ghi nhận được từ cán bộ phòng văn thư thì trong quá trình giải quyết văn bản, nếu các đơn vị nào trực tiếp thực hiện thì sẽ phải làm báo cáo cho quá trình thực hiện đó và gửi lại cho lãnh đạo UBND quận, cụ thể là nội dung về các vấn đề như: kết quả thực hiện, những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, những ý kiến đề xuất…Còn với những cá nhân, đơn vị yêu cầu tiếp nhận văn bản chỉ để biết thì không phải thực việc lập báo cáo. Thời gian xử lý các văn bản được quy định theo tính chất và yêu cầu của từng loại văn bản và buộc các cá nhân, phòng ban phải tuân thủ theo đúng thời hạn đó. Quá trình thực tập tại phòng văn thư do không có điều kiện để tìm hiểu sâu về quá trình thực hiện giải quyết các văn bản tại các phòng, ban đơn vị nên những thông tin thu thập được về vấn đề này là rất hạn chế. Mặc dù cũng đã có sự trao đổi với cán bộ văn thư song khi được hỏi thì họ cũng không được biết cụ thể về vấn đề này. Việc theo dõi kiểm tra việc giải quyết văn bản là thực sự cần thiết nhằm nâng cao tính trách nhiệm của các phòng ban, các cá nhân trong giải quyết công việc; đảm bảo công việc được giải quyết đúng thời hạn quy định. Đây cũng chính là cơ sở để đánh giá hiệu suất, hiệu quả công việc trong UBND quận. Tại UBND quận Thanh Xuân thì vấn đề theo dõi, kiểm tra việc giải quyết văn bản trước hết thuộc về Chánh văn phòng HĐND-UBND quận. Chánh văn phòng có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến đúng theo yêu cầu nội dung và thời hạn quy định; đồng thời chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND quận về việc xử lý văn bản đến của chuyên viên các phòng thuộc Văn phòng HĐND – UBND. Đối với cán bộ văn thư sẽ có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến như: tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết… để báo cáo cho Chánh văn phòng HĐND – UBND quận. Qua số liệu thống kê của bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận (trong 03 tháng đầu năm 2010): - Tổng số văn bản đến: 1012 văn bản - Số văn bản đến đã được giải quyết: 735 văn bản - Số văn bản đang trong quá trình giải quyết: 202 văn bản - Số văn bản đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết: 75 văn bản * Lưu hồ sơ: Mặc dù đã có những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn như: Công văn số 181/UBND – VP ngày 28 tháng 3 năm 2001 về việc hướng dẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ quận Thanh Xuân; Công văn 164/UBND – VP ngày 09 tháng 4 năm 2004 của UBND quận Thanh Xuân quy định những cơ quan đơn vị phải nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quận (26 đơn vị) Trên thực tế công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại UBND quận Thanh Xuân chưa được quan tâm đúng mức, tình trạng tài liệu tồn đọng và chậm trễ trong giao nộp vẫn còn khá phổ biến. Các phòng, ban, đơn vị thường có thói quen giữ lại văn bản, tài liệu để tiện cho việc tra cứu thông tin có trong tài liệu phục vụ cho họat động của đơn vị mình khi cần thiết. Vì vậy, lưu trữ chỉ được thực hiện chủ yếu trên cơ sở lưu bản gốc các văn bản đi từ bộ phận văn thư. 3. Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu Tại UBND quận Thanh Xuân, công tác lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu đã được quan tâm, chú trọng, thể hiện ở sự chỉ đạo của UBND quận đối với công tác này: Công văn số 181/UB-VP ngày 28/3/2001 của UBND quận về hướng dẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ quận, Nội quy sô 25/VP, ngày 15/7/2001 của Văn phòng HĐND-UBND về việc quản lý, nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ của quận Thanh Xuân; Công văn số 164/ VPngày 9/4/2004 về việc thu nộp tài liệu lưu trữ; Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND-UBND trong đó cũng quy định trách nhiệm của cán bộ văn thư – lưu trữ về công tác quản lý văn thư – lưu trữ và chế độ lưu trữ hàng năm. UBND quận Thanh Xuân không thành lập phòng lưu trữ riêng, do đó công tác lưu trữ được giao cho một cán bộ văn thư tại phòng Văn thư kiêm nhiệm. Theo Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 1/2/2005 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp thì biên chế của bộ phận văn thư, lưu trữ do Chủ tịch UBND quận, huyện quyết định theo thẩm quyền trong tổng số biên chế hành chính sự nghiệp của mình. Tại UBND quận Thanh Xuân, với tính chất đặc thù của một cơ quan hành chính nhà nước nên số lượng, lọai văn bản hàng năm là rất lớn; hơn nữa vấn đề lưu trữ, bảo quản tài liệu không chỉ có giá trị hiện hành mà còn phục vụ cho nhu cầu sử dụng trong tương lai. Vì vậy, việc bố trí 01 cán bộ văn thư kiêm lưu trữ vừa gây áp lực cho cán bộ văn thư vì phải ôm đồm quá nhiều công việc, từ đó cũng gây ra những hạn chế trong việc đảm bảo chất lượng của công tác này. Hiện nay, kho lưu trữ của UBND quận Thanh Xuân được bố trí ở tầng 5, gồm 4 phòng với diện tích 16 m2/ phòng, có cửa thông gió thoáng mát và trang thiết bị trong phòng gồm có: 01 máy điều hòa nhiệt độ, 01 quạt cây, 01 bàn dài và các ghế ngồi, Giá đề tài liệu bằng kim loại, Tủ đựng tài liệu bằng kim loại, Bảng nội quy bảo quản và cho mượn tài liệu. * Thành phần, nội dung tài liệu Phông lưu trữ quận Thanh Xuân được hình thành từ khi quận được thành lập ngày 22/11/1996. Phông lưu trữ quận được chia thành 2 nhóm tài liệu chính là nhóm tài liệu của HĐND quận và nhóm tài liệu của UBND quận. Tài liệu phông lưu trữ quận được phân loại theo phương án thời gian – mặt họat động. Trong nhóm tài liệu của UBND quận gồm tài liệu quản lý nhà nước và tài liệu hành chính thông thường, đựơc chia thành các nhóm nhỏ hơn theo mặt hoạt động bao gồm: Nhóm tài liệu tổng hợp, nhóm tài liệu nội chính, nhóm tài liệu tài chính – thương mại, nhóm tài liệu công nghiệp, nhóm tài liệu văn hóa – xã hội. Từ các nhóm lớn trên thì tài liệu lại được phân thành các nhóm nhỏ hơn (nhóm nhỡ). Ví dụ: nhóm tài liệu tổng hợp có 08 nhóm nhỡ, gồm: + Nhóm tài liệu công tác lãnh đạo, chỉ đạo của UBND quận + Nhóm tài liệu quy hoạch, kế hoạch + Nhóm tài liệu thống kê + Nhóm tài liệu đầu tư + Nhóm tài liệu đối ngoại + Nhóm tài liệu thi đua, khen thưởng + Nhóm tài liệu hành chính + Nhóm tài liệu các tổ chức đoàn thể trong quận Nội dung của các tài liệu tại lưu trữ quận rất đa dạng, bao gồm các nội dung liên quan đến tất cả các lĩnh vực quản lý: tổ chức; cán bộ, công chức; xây dựng – địa chính; y tế; văn hóa; xử phạt hành chính; môi trường… * Khối lượng tài liệu được bảo quản tại lưu trữ quận Kết quả khảo sát tổng thể như sau: - Tổng số tài liệu trong kho: 12 mét giá tài liệu - Tổng số hộp tài liệu: 97 hộp. Trong đó chủ yếu là các hộp tài liệu của khối văn phòng HĐND-UBND (60 hộp), phòng Kinh tế (21 hộp), phòng Lao động – Thương binh xã hội (07 hộp),…Các phòng, ban còn lại tuy được quy định phải nộp tài liệu vào lưu trữ song vẫn chưa thực hiện nghiêm túc quy định nên số lượng các hộp tài liệu của các đơn vị này rất ít hoặc còn trống. - Số lượng các tập tài liệu được tăng dần qua các năm. Ví dụ: tập Quyết định từ năm 1997 đến năm 2008 gồm: + 1997 – 2001: 02 hộp/ năm + 2006: 05 hộp + 2002 – 2004: 04 hộp/ năm + 2007: 06 hộp + 2005 : 04 hộp + 2008: 07 hộp - Các công cụ tra cứu năm 2008: Tổng số sổ đăng ký hồ sơ gồm 12 quyển, trong đó: + Sổ công văn đi : 07 quyển + Số công văn đến: 05 quyển * Tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu Thời gian trước năm 2004 (trước khi ứng dụng phần mềm Quản lý công văn – hồ sơ công việc V1.5), tài liệu lưu trữ được sắp xếp theo lĩnh vực và có mối liên hệ với nhau. Ví dụ: Tập lưu Quyết định năm 1998 được tổ chức lưu trữ như sau: - Tập Quyết định tiếp nhận và phân công công tác: khảo sát từ số 01 - 44, tổng số tờ là 44 - Tập Quyết định về đi học – nghỉ công tác – hưởng chế độ: khảo sát từ số 01 - 26, tổng số tờ là 26 - Tập Quyết định bổ nhiệm: từ số 01 - 16, tổng số tờ là 16 - Tập Quyết định thành lập các Hội – Ban chỉ đạo: từ số 01 - 47, tổng số tờ là 64… Từ khi triển khai ứng dụng Chương trình quản lý Công văn – Hồ sơ công việc V1.5 vào quản lý văn bản tại phòng Văn thư, do hồ sơ không được biên mục nên các văn bản khi được nộp vào lưu trữ hiện hành cũng như phòng lưu trữ quận được thực hiện trên cơ sở tên loại và số đi, đến của văn bản mà không quan tâm đến giá trị của tài liệu đó là như thế nào, thuộc lĩnh vực nào. Điều này đã ít nhiều ảnh hưởng đến việc tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Theo cán bộ văn thư – lưu trữ quận cho biết hàng năm có khoảng trên 100 người đến đọc, tra tìm tài liệu, chủ yếu là cán bộ thuộc các phòng, ban chức năng. Tuy nhiên các công cụ tra cứu khoa học hiện nay ở lưu trữ quận Thanh Xuân chưa được xây dựng, chưa có sự chỉ đạo về ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu. Tại UBND quận Thanh Xuân mặc dù trong Sổ tay chất lượng đã xây dựng Quy trình kiểm soát Hồ sơ (QT 42-02), trong đó quy định rõ cách nhận biết, sắp xếp, lưu giữ, bảo quản, sử dụng và xác định thời gian lưu giữ, cách thức hủy bỏ các hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên, quan sát thực tế và ghi nhận lại ý kiến của cán bộ văn thư quận thì các tài liệu trong kho lưu trữ quận không được tổ chức khoa học mà được xếp theo năm và loại văn bản. Theo quy định thì cứ 5 năm phải tiến hành rà soát văn bản tại kho lưu trữ một lần nhưng trên thực tế kho lưu trữ quận chưc được rà soát, chưa thực hiện việc phân loại, thực hiện các yêu cầu về thời hạn bảo quản văn bản. * Bảo quản văn bản, tài liệu lưu trữ Khi tìm hiểu thông tin về thời hạn bảo quản các tài liệu tại kho lưu trữ quận Thanh Xuân thì cán bộ văn thư, lưu trữ không cho biết rõ về thời hạn bảo quản của các tài liệu. Nên các thông tin về thời hạn bảo quản được quy định rất chung chung. Cụ thể như sau: B¶ng kª tµi liÖu b¶o qu¶n l©u dµi vµ vÜnh viÔn STT Tên loại tài liệu Thời hạn bảo quản Ghi chú Vĩnh viễn Lâu dài 1 Tæng hîp 1.1 C«ng t¸c l·nh ®¹o chØ ®¹o X 1.2 Tµi liÖu vÒ quy ho¹ch –KÕ ho¹ch X 1.3 Tµi liÖu vÒ thèng kª X 1.4 Tµi liÖu vÒ ®Çu tư X 1.5 Tµi liÖu vÒ ®èi ngo¹i X 1.6 Tµi liÖu vÒ thi ®ua khen thưëng X 1.7 Tµi liÖu hµnh chÝnh –V¨n thư lưu tr÷ X 2 Néi chÝnh 2.1 §Þa giíi hµnh chÝnh X 2.2 Tµi liÖu vÒ Tæ chøc X 2.3 Tµi liÖu vÒ bÇu cö X 2.4 C«ng t¸c c¸n bé X 2.5 Tµi liÖu vÒ qu©n sù X 2.6 Tµi liÖu cña c«ng an X 2.7 Tµi liÖu vÒ thanh tra X 2.8 Tµi liÖu cña KiÓm s¸t X 2.9 C«ng t¸c thi hµnh ¸n X 2.10 Tµi liÖu cña toµ ¸n X 2.11 C«ng t¸c tư ph¸p X 3 Tµi chÝnh –Thư¬ng m¹i 3.1 Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c Tµi chÝnh X 3.2 C«ng t¸c thuÕ X 3.3 Tµi liÖu vÒ ng©n hµng X 4 C«ng nghiÖp 4.1 TiÓu thñ c«ng nghiÖp X 4.2 X©y dùng c¬ b¶n X 4.3 Khoa häc c«ng nghÖ X 5 V¨n x· 5.1 Tµi liÖu vÒ v¨n ho¸ th«ng tin X 5.2 Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c thÓ thao X 5.3 C«ng t¸c y tÕ X 5.4 Tµi liÖu vÒ c«ng t¸c lao ®éng thư¬ng binh x· héi X 5.5 C«ng t¸c d©n sè gia ®×nh – TrÎ em X 5.6 C«ng t¸c gi¸o dôc X 5.7 C«ng t¸c trËt tù x©y dùng ®« thÞ X Tại phòng lưu trữ được bố trí đầy đủ trang thiết bị đáp ứng chất lượng bảo quản, đảm bảo sự an toàn của tài liệu lưu trữ Công tác kiểm tra được tiến hành một cách thường xuyên để phòng, chống mối, mốc, đảm bảo an toàn tuyệt đối về nguy cơ cháy, nổ… CHƯƠNG III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN I. NHẬN XÉT 1. Những kết quả đạt được Trước hết, công tác văn phòng trong đó có nghiệp vụ quản lý văn bản đã nhận được sự quan tâm, chỉ đạo sâu sắc từ phía lãnh đạo UBND quận cũng như lãnh đạo khối văn phòng quận. Cùng với các quy định pháp luật hiện hành, thì đây chính là cơ sở pháp lý quan trọng có tính định hướng, hỗ trợ và đồng thời cũng là những yêu cầu nhất thiết cần phải đảm bảo thực hiện góp phần làm cho công tác văn thư – khâu quản lý văn bản đạt hiệu quả cũng như chất lương tốt nhất, đáp ứng yêu cầu của UBND trong quá trình thực hiện giải quyết công việc. Thứ hai, đội ngũ cán bộ công chức làm công tác văn thư – lưu trữ là những người chịu trách nhiệm chính trong thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản đã được đào tạo cơ bản về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; có tinh thần và trách nhiệm trong công việc, tiến hành và xử lý các hoạt động quản lý văn bản theo thẩm quyền và đúng chế độ. Để đáp ứng nhu cầu trong giai đoạn mới – giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính nhà nước, hằng năm UBND, văn phòng HĐND-UBND quận định kỳ tổ chức cho nhân viên văn thư cũng như nhân viên các phòng, ban, đơn vị trong UB tham gia các khóa học, các lớp học ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, giúp cho họ nắm vững những kiến thức cơ bản về công tác văn thư – nghiệp vụ quản lý văn bản cũng như có điều kiện để cập nhật, bổ sung các kiến thức mới, nâng cao trình độ hiểu biết của mình. Thứ ba, về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản: UBND quận Thanh Xuân thực hiện việc bố trí các phòng ban, đơn vị theo kiểu truyền thống theo đó mỗi bộ phận chức năng sẽ được bố trí một phòng làm việc riêng. Cách bố trí này đã tạo điều kiện thuận lợi để các bộ phận có thể tập chung chuyên môn giải quyết công việc. Hệ thống các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn bản đã được đầu tư mua sắm đầy đủ và tương đối hiện đại như máy tính có nối mạng và lắp đặt phần mềm quản lý văn bản, máy Fax, máy in, máy photocopy,… Thứ tư, quy trình quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân đảm bảo tiến hành một cách chặt chẽ, nghiêm túc trên cơ sở các quy định pháp luật hiện hành về quản lý văn bản, đáp ứng nhanh, kịp thời và hiệu quả cho yêu cầu giải quyết công việc, góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả quản lý của UBND quận. Điều này trước hết thể hiện ở việc quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND-UBND quận, trong đó phòng văn thư chịu trách nhiệm chỉnh về tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản đi – đến tại UBND; quy định rõ về trách nhiệm xây dựng, ban hành văn bản cũng như trách nhiệm pháp lý của các đơn vị trực thuộc quận; giữa các phòng, ban, đơn vị trực thuộc UBND có sự chủ động, tích cực phối hợp chặt chẽ với nhau trong giải quyết công việc tạo điều kiện cho văn bản được tiếp nhận, chuyển giao, phát hành, xử lý,… một cách kịp thời, nhanh chóng, tạo nên tính liên hoàn và giảm tải tình trạng ùn tắc, chậm chễ trong giải quyết văn bản. Thứ năm, UBND quận Thanh Xuân đang từng bước đẩy mạnh tin học hóa trong hoạt động quản lý nói chung và quản lý văn bản nói riêng. Đây vừa là một bước cụ thể hóa chủ trương ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, đồng thời cũng đã góp phần tạo ra những thay đổi cơ bản trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận. Với sự hỗ trợ của các thiết bị hiện đại, đặc biệt là chương trình phần mềm quản lý văn bản V1.5, công tác quản lý văn bản được tiến hành nhanh chóng, thuận lợi, an toàn, giúp cho đội ngũ cán bộ, công chức có thể giảm bớt một phần áp lực công việc trong quá trình hoạt động. 2. Những tồn tại, hạn chế Bên cạnh những kết quả đã đạt được nêu trên, trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân cũng bộc lộ không ít những tồn tại, hạn chế cần khắc phục và hoàn thiện, bao gồm: Trước hết, là về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý văn bản: phòng văn thư chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện nghiệp vụ quản lý văn bản, đây là nơi diễn ra rất nhiều các hoạt động, có sự tham gia của nhiều phòng, ban đơn vị khác nhau trực thuộc quận. Trong khi đó, phòng văn thư UBND quận Thanh Xuân lại được thiết kế với một diện tích khá khiêm tốn. Vì vậy, trong rất nhiều trường hợp như cần tiếp nhận văn bản hay xin dấu, nộp tài liệu… mà có nhiều phòng, ban, cá nhân có nhu cầu cần đáp ứng thì tình trạng phải chờ đợi lâu thường xuyên xảy ra, hơn nữa còn tạo nên bầu không khí ngột ngạt khi với diện tích đó cán bộ văn thư vừa phải sắp xếp chỗ làm việc, vừa phải thiết kế sắp đặt các thiết bị phục vụ công tác của mình…ví dụ như các tủ đựng tài liệu lưu trữ hiện hành nhỏ trong khi số lượng các văn bản tài liệu cần lưu trữ lại rất lớn nên dẫn đến hiện tượng các cặp hồ sơ bị sắp xếp chồng chéo lên nhau. Thứ hai, về đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ tại UBND quận Thanh Xuân: với tính chất của một cơ quan thực hiện công tác quản lý một cách thường xuyên, liên tục, đảm bảo làm cầu nối liên kết giữa UBND Thành phố và UBND các phường trong quận cũng như mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác, tại UBND quận Thanh Xuân ,khối lượng văn bản đi – đến phát sinh là rất lớn. Trong khi đó, cán bộ phòng văn thư chỉ được bố trí 02 người. Với lực lượng cán bộ được bố trí mỏng như hiện nay đã gây ra những trở ngại rất lớn trong quá trình thực hiện công việc của cán bộ nói chung và ảnh hưởng đến chất lượng của công tác quản lý văn bản nói riêng. Với áp lực công việc lớn khiến cho tình trạng tình trạng kiêm nhiệm xảy ra tương đối thường xuyên, văn bản chậm được cập nhật, chuyển giao và giải quyết. Ngoài ra, đây là vấn đề cũng làm ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của cán bộ nhân viên, khi phải ôm đồm quá nhiều công việc họ rất dễ nảy sinh tâm lý chản nản, mệt mỏi nếu như không có biện pháp khuyến khích và tạo động lực làm việc cho họ. Thứ ba, vấn đề thực hiện và đảm bảo quy trình quản lý văn bản cũng tồn tại một số vấn đề cần khắc phục như: Số lượng các văn bản bị sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản còn khá nhiều và chưa được khắc phục một cách triệt để, thậm chí qua khảo sát cho thấy có những văn bản thiếu hẳn nội dung trích yếu. Tuy nhiên, các văn bản này không những không được gửi lại để các phòng, ban, đơn vị chịu trách nhiệm soạn thảo sửa chữa, bổ sung mà vẫn được ký ban hành, đăng ký và chuyển giao như các văn bản hợp lệ khác. Việc thu thập, sắp xếp và lập hồ sơ chưa được quan tâm đúng mức, tình trạng văn bản, tài liệu bị thất lạc hay tồn đọng, chậm được giải quyết vẫn còn xảy ra. Chương trình phần mềm quản lý văn bản phục vụ công tác quản lý văn bản bằng máy tính bên cạnh những ưu điểm mang lại thì cũng bộc lộ những hạn chế nhất định: trong trường hợp mất điện hay máy tính gặp phải sự cố làm cho công việc bị ngắt quãng, tài liệu có thể bị mất nếu không được bảo mật an toàn,… và để có thể khắc phục các sự cố này sẽ phải có sự đầu tư về thời gian, công sức, tài chính,… Tài liệu trong kho lưu trữ chưa được tổ chức khoa học, khối lượng tài liệu lưu trữ không được chỉnh lý định kỳ hàng năm; một số đơn vị vẫn chưa thực hiện đúng các quy định của Nhà nước, của UBND Thành phố và của UBND quận về chế độ nộp lưu tài liệu. Trên đây là một số những mặt tồn tại, hạn chế cơ bản trong công tác quản lý văn bản tại UBND quận Thanh Xuân. Nhìn chung có những tồn tại, hạn chế đó là do những nguyên nhân chủ yếu sau đây: - Nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư nói chung và quản lý văn bản nói riêng ở một số đơn vị, phòng, ban cũng như ở một bộ phận cán bộ, công chức còn yếu và chưa sâu sắc. Do đó việc dành sự quan tâm, đầu tư đúng mức cho công tác này chưa đáp ứng được so với các yêu cầu đặt ra. - Vẫn còn thiếu các văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về một số nội dung của công tác quản lý văn bản như: lập hồ sơ công việc, lưu trữ hiện hành, ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu,… Điều này đã đã một phần gây khó khăn, hạn chế cho việc triển khai các nội dung công việc. - Việc đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác văn thư – quản lý văn bản còn nhiều khó khăn. Ngoài ra, công tác đào tạo, bồi dưỡng các nghiệp vụ về văn thư – lưu trữ cho các cán bộ, công chức quận vẫn chưa đạt yêu cầu. Hàng năm UBND quận có tổ chức các lớp học song do kinh phí tổ chức hạn chế, các lớp thường được tổ chức với số lượng quá đông, trong thời gian ngắn nên không truyền tải được hết những kiến thức, kỹ năng như yêu cầu. II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QL VĂN BẢN TẠI UBND QUẬN THANH XUÂN 1. Hoàn thiện công tác thể chế Yêu cầu này đặt ra trước hết đối với cán bộ lãnh đạo UBND cũng như cán bộ lãnh đạo khối Văn phòng UBND quận. Các quy định cũng như yêu cầu về công tác văn thư – lưu trữ, trong đó có nội dung nghiệp vụ quản lý văn bản cần được thể chế hóa và hướng dẫn cụ thể trên cơ sở pháp luật và tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo cho công tác này được thực hiện một cách thống nhất và đạt chất lượng, hiệu quả cao. Hiện nay, tại UBND quận có một số nội dung cần được quy định và hướng dẫn cụ thể hơn bao gồm: - Quy định rõ việc kiểm soát cũng như cơ chế chịu trách nhiệm của cán bộ, công chức khi không tuân thủ hoặc không tuân thủ đúng, đầy đủ các yêu cầu trong quá trình giải quyết công việc. Điển hình như trong quá trình chuyển giao và phân phối văn bản của nhân viên phòng văn thư hiện nay. Do những nguyên nhân về khách quan và chủ quan nên trong nhiều trường hợp các văn không được chuyển phát, phân phối theo yêu cầu quy định (về thời gian, địa chỉ, thủ tục…) song lại không có một quy định cụ thể nào về việc nhân viên văn thư đó phải có phương thức khắc phục như thế nào, hình thức và mức độ xử lý vi phạm ra sao nếu như tần suất, mức độ vi phạm ngày càng tăng…Điều này là nguyên nhân khiến cho nhân viên văn thư vẫn duy trì thói quen làm việc theo cảm tính và không rút kinh nghiệm cho bản thân mình. - UBND quận cũng cần có quy định rõ về thời hạn bảo quản các tài liệu cũng như phương thức chỉnh lý các tài liệu trong kho lưu trữ quận. Hiện nay, do chưa có quy định cụ thể về thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu nên các tài liệu được bảo quản chung, không có căn cứ để xác định giá trị tài liệu lưu trữ. Nhiều tài liệu như các Công văn, Tờ trình… chỉ cần bảo quản trong thời gian ngắn nhưng vẫn chưa được điều chỉnh và lên kế hoạch tiêu hủy. Vấn đề cần thực hiện là quy định thời hạn bảo quản xác định theo năm, tương ứng với tên loại và giá trị tài liệu (ví dụ các loại công văn đề nghị, yêu cầu quy định thời hạn bảo quản có thể chỉ là 2 năm, nhưng ngược lại đối với các loại Báo cáo tổng kết công tác thực hiện trên các lĩnh vực thì thời hạn có thể quy định từ 10-15 năm…). Trên cơ sở thời hạn bảo quản tài liệu được quy định thì việc chỉnh lý tài liệu cần đựơc thực hiện định kỳ 5 năm một lần. Hiện tại, UBND quận cần dự trù kinh phí để ký hợp đồng với cơ quan, tổ chức có nghiệp vụ về công tác lưu trữ để tổ chức chỉnh lý toàn bộ tài liệu hiện có trong kho và sử dụng các nghiệp vụ lưu trữ để bảo quản tài liệu. Ngoài ra, hững văn bản quy định, hướng dẫn công tác quản lý văn bản cũng cần được cập nhật, thay đổi để đảm bảo tính mới, phù hợp với các quy định của pháp luật (ví dụ hiện nay UBND cần cập nhật, nắm vững và triển khai Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư). 2. Về tổ chức bộ máy và nhân sự Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cũng như trách nhiệm, cơ chế phối hợp trong hoạt động của UBND quận nói chung và trong công tác quản lý văn bản nói riêng. Điều này xuất phát từ việc công tác quản lý văn bản không chỉ thuộc về nhiệm vụ, trách nhiệm của một cá nhân, đơn vị; quản lý văn bản là một quá trình và nó liên quan đến mọi cá nhân, phòng, ban, đơn vị trong UBND quận, trong đó bộ phận văn phòng – văn thư, lưu trữ đảm nhận trách nhiệm chính. Khi tiêu chuẩn đã được xây dựng và áp dụng từ trên xuống dưới sẽ tạo điều kiện cho việc giải quyết công việc được thực hiện liên hoàn, thông suốt; đồng thời khi có những vi phạm xảy ra thì có thể dễ dàng xác định được phần trách nhiệm của cá nhân, các bên có liên quan. Ví dụ: Hiện nay, theo quy định của UBND quận thì các văn bản đến sau khi các phòng, ban, đơn vị hoàn thành việc giải quyết văn bản sẽ phải lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ quận. Tuy nhiên, thực tế các phòng, ban đơn vị hoặc không thực hiện, hoặc thực hiện không tốt nhiệm vụ này, tình trạng bó gói các văn bản, tài liệu tại phòng để phục vụ tra cứu khi cần thiết vẫn là phổ biến. Tình trạng này hoàn toàn có thể khắc phục nếu như UBND quận thiết lập và thực hiện những quy định cụ thể về trách nhiệm, hình thức xử lý nghiêm minh đối với các trường hợp vi phạm và không đáp ứng so với yêu cầu, tùy thuộc vào mức độ vi phạm mà hình thức xử lý có thể là khiển trách, hạ bậc thi đua... đối với các phòng, ban, đơn vị vi phạm. Đội ngũ cán bộ, công chức tại UBND quận Thanh Xuân, trong đó có cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ, những người chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý văn bản là những người đã được đào tạo qua các trường lớp chuyên ngành, được tuyển chọn kỹ lưỡng và phần lớn đều là những người đã có thâm niên trong công tác. Tuy nhiên, với những hạn chế đã nêu ở phần trên thì một số vấn đề đặt ra đối với UBND quận Thanh Xuân như sau: - Tổ chức biên chế thêm 01 một nhân viên có chuyên ngành đào tạo về lưu trữ, bảo quản tài liệu để khắc phục tình trạng nhân viên ở phòng văn thư phải kiêm nhiệm cùng một lúc hai chức năng là văn thư và lưu trữ. Trong khi đó, thực tế hiện nay nhân viên này mới chỉ có chứng chỉ về nghiệp vụ lưu trữ nên công việc thực hiện chỉ dừng lại ở việc đảm bảo vệ sinh, an toàn cho tài liệu và một phần tra cứu đơn giản chứ chưa có khả năng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ theo yêu cầu chuyên môn. - Để đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc thì vấn đề đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức cũng cần được tiến hành theo định kỳ, thực hiện nghiêm túc và đảm bảo yếu tố chất lượng. UBND quận cần duy trì việc tổ chức định kỳ các lớp tập huấn cho cán bộ công chức 1 lần/ năm và những lần tập huấn đột xuất khi có quy định mới của cấp trên; cần lên kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cụ thể trong đó xác định rõ trọng tâm đào tạo (có thể là về công nghệ thông tin; kỹ năng và kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản…), xác định các đối tượng cần được đào tạo,… để tránh tình trạng các lớp học được tổ chức quá đông, trong thời gian ngắn nên nội dung kiến thức không thể truyền tải và tiếp thu theo như yêu cầu. UBND quận có thể tổ chức các lớp tại ngay trụ sở của UB và thuê các giáo viên về trực tiếp giảng dạy hoặc liên hệ, liên kết tiến hành việc đào tào, tập huấn nghiệp vụ tại các cơ sở đào tạo chuyên ngành như: ĐH Khoa học – xã hội và nhân văn, HV Hành chính, CĐ Nội vụ… Vấn đề tạo động lực làm việc cho cán bộ, công chức hiện nay cũng đang trở thành một nội dung quan trọng trong chính sách sử dụng cán bộ của không chỉ riêng một cơ quan, tổ chức nào. Do đó, đối với UBND quận Thanh Xuân cũng cần có sự quan tâm và đầu tư đúng mức đến vấn đề này. Việc tạo động lực cho cán bộ, công chức liên quan đến cả hai yếu tố vật chất – tinh thần và phương thức để thực hiện cũng rất đa dạng: xây dựng văn hóa công sở văn minh, hiện đại, tạo môi trường làm việc thân thiện, hiệu quả; thực hiện nghiêm chỉnh chế độ khen thưởng, kỷ luật trong cơ quan, đơn vị; có những phần thưởng về vật chất để động viên, phát huy tính tích cực đối với các cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc, nổi bật trong cơ quan…Ví dụ, với việc các cán bộ thường xuyên phải bố trí thời gian để làm thêm giờ như cán bộ chuyên trách tại phòng văn thư chẳng hạn thì UBND quận nên bố trí nguồn tài chính để phụ cấp ngoài giờ cho họ, mức phụ cấp có thể là 300-400.000 đồng/ tháng. Đó vừa để bù đắp những hao phí về sức lực, vừa tạo ra những động lực nhằm khích lệ tinh thần làm việc của họ. 3. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật là những công cụ trợ giúp và góp phần hỗ trợ đắc lực trong quá trình giải quyết các công việc tại UBND quận nói chung và trong công tác quản lý văn bản nói riêng. Nhận thức rõ và sâu sắc vấn đề nên mặc dù là một quận mới thành lập nhưng UBND quận Thanh Xuân đã có sự quan tâm cũng như đầu tư khá tốt cho việc xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm và trang bị các trang thiết bị thiết yếu phục vụ công tác. Cụ thể là trụ sở làm việc của UBND quận được xây dựng khang trang, nằm cạnh trục giao thông chính nên thuận tiện cho giao dịch, giải quyết công việc; vấn đề tin học hóa họat động văn phòng được triền khai rất sớm với các tính năng thông tin hiện đại giúp cho công việc được giải quyết văn bản nhanh, hiệu quả hơn… Tuy nhiên, vấn đề còn hạn chế là tính đồng bộ cũng như chất lượng của các trang thiết bị chưa được đảm bảo và đáp ứng được yêu cầu, ví dụ như tình trạng nghẽn mạng nội bộ vẫn xảy ra thường xuyên, công tác bảo quản, bảo trì các trang thiết bị không được thực hiện nghiêm túc…Vì vậy vấn đề đặt ra đối với UBND quận Thanh Xuân là cần đầu tư nguồn lực, đặc biệt là tài chính để thiết kế, bố trí lại các phòng làm việc một cách khoa học, khắc phục tình trạng phòng văn thư quá chật hẹp; ưu tiên việc mua sắm mới và ứng dụng các thiết bị công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý văn bản, hoàn thiện việc kết nối mạng nội bộ tới mọi phòng, ban, đơn vị trong UBND quận. 4. Từng bước nâng cao chất lượng dịch vụ, sản phẩm trong công tác quản lý văn bản Xây dựng bộ tiêu chuẩn: một trong những yếu tố quan trọng có tính quyết định đến sự phát triển của một cơ quan, đơn vị đó chính là chất lượng sản phẩm, dịch vụ được tạo ra và cung cấp. Do đó, một vấn đề đặt ra đối với UBND quận Thanh Xuân là cần có những quy định rõ ràng về tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, dịch vụ của cơ quan, trong đó có sản phẩm của hoạt động quản lý văn bản; đồng thời cần có biện pháp kiểm soát chặt chẽ để không có các sản phẩm, dịch vụ không đạt tiêu chuẩn. Việc kiểm soát chặt chẽ ở khâu cuối cùng là cần thiết nhưng chất lượng công tác quản lý văn bản không chỉ quyết định ở khâu cuối cùng mà được hình thành trong suốt quá trình thực hiện. Yêu cầu đặt ra là phải có một bộ tiêu chuẩn cho quá trình thực thi công việc (quy trình, cơ chế phối hợp, quy chế kiểm tra, giám sát…), tiêu chuẩn về trình độ, kỹ năng của nhân viên văn thư cũng như các phòng ban khác để đảm bảo chất lượng công tác quản lý văn bản … Trong bối cảnh tiếp tục đẩy mạnh thực hiện giai đoạn II (2006-2010) của Đề án tiếp tục đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở hành chính nhà nước, vấn đề đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng – trong đó có công tác quản lý văn bản là vấn đề trọng tâm đối với cơ quan, tổ chức nói chung và UBND quận Thanh Xuân nói riêng. Qua thực tế khảo sát cho thấy những hạn chế chủ yếu trong công tác quản lý văn bản đều liên quan đến đội ngũ cán bộ, công chức: chưa thực sự sâu sát trong công việc, tổ chức nhân sự không đồng nhất, chức năng chuyên môn còn chồng chéo, trùng lặp… Chính điều này đã ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý văn bản nói riêng và sự vận hành thông suốt của quá trình quản lý tại Ủy ban nói chung. Do đó yêu cầu cần phải chuẩn hóa trong công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức; đồng thời mỗi đơn vị trong UBND quận phải luôn luôn có ý thức đánh đánh giá nhiệm vụ mới của mình, tổng kết những gì đã làm được, những gì còn tồn đọng và định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ. Trong đổi mới, vấn đề cơ bản là cần cân nhắc kỹ lưỡng đổi mới khâu nào trước và từng bước nâng cao như thế nào. Hiện nay, UBND quận Thanh Xuân đã và đang triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào hoạt động của văn phòng . Đây là sự khởi động hết sức cần thiết để tối ưu hóa và nâng cao chất lượng phục vụ của văn phòng, đóng góp tích cực và thiết thực vào thực hiện những nhiệm vụ chính trị và chuyên môn của cơ quan; tạo ra sự chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ và mang lại phong cách làm việc khoa học, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để có thể đạt được thành công thực sự thì cần thiết phải xây dựng một lộ trình phù hợp cho việc áp dụng: lập kế hoạch đào tạo chuyên môn, khảo sát hệ thống tổ chức hiện hành, đẩy mạnh công tác đánh giá nội bộ… đồng thời cần có sự đầu tư, chuẩn bị những nguồn lực cần thiết để triền khai và phục vụ tốt nhất cho công tác này. 5. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện công tác quản lý văn bản Tại UBND quận Thanh Xuân việc thanh tra và kiểm tra về văn bản được thực hiện bởi Văn phòng UBND thành phố và phòng Tư pháp quận. Tuy nhiên, tính thường xuyên cũng như chất lượng của công tác này chưa đạt yêu cầu, bởi trên thực tế những yếu kém liên quan đến thể thức trình bày văn bản, chất lượng nội dung các văn bản vẫn còn tồn tại và chậm được khắc phục. Phòng Tư pháp quận hiện nay có 05 biên chế và 01 cán bộ hợp đồng trong khi phải đảm nhận các nhiệm vụ công tác tư pháp theo luật định. Ngoài ra phải đảm nhận nhiều công tác khác do quận ủy, UBND quận giao như công tác giải phóng mặt bằng, xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai và trật tự xây dựng. Đây là nguyên nhân khiến cho thời gian dành cho công tác kiểm tra văn bản chưa nhiều, điều này ít nhiều ảnh hưởng đến chất lượng và kết quả của hoạt động kiểm tra văn bản. Do đó, trong thời gian tới UBND quận, đặc biệt là phòng Tư pháp quận cần đảm bảo thiết lập đội ngũ cán bộ chuyên trách, chú trọng đẩy mạnh tổ chức thực hiện công tác này nhằm phát hiện những sai sót về văn bản nói riêng và trong quá trình quản lý văn bản nói chung, đồng thời nghiên cứu những giải pháp thiết thực để điều chỉnh, khắc phục và loại bỏ những sai sót đó. MỤC LỤC