Tóm tắt Luận án Nghiên cứu xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP(University Resource Planning) ứng dụng trong các trường đại học ở Việt Nam - Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế

. - Tác giả đã thử nghiệm mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế với 5 chức năng là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý điểm, Quản lý hồ sơ đều sử dụng một cơ sở dữ liệu thống nhất, tập trung. Mô hình thử nghiệm đã cho kết quả tốt giúp cho công tác quản lý của Nhà trường đạt hiệu quả cao hơn. - Mô hình URP đề xuất trong luận án có thể sử dụng cho các trường đại học trong cả nước như một mô hình cơ sở để hoàn thiện việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý. 6. Bố cục của luận án Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, biểu đồ, tài liệu tham khảo, danh mục các công trình nghiên cứu của tác giả, luận án gồm có 4 chương: Chương 1:Tổng quan về các công trình liên quan đến luận án Chương 2:Cơ sở lý luận của việc ứng dụng hệ thống ERP vào các trường đại học 3 Chương 3: Sự cần thiết xây dựng và ứng dụng mô hình URP vào các trường đại học Việt Nam trong giai đoạn hiện nay Chương 4: Xây dựng mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP (Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế) CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÁC CÔNG TRÌNH LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN 1.1. Các công trình ngoài nước 1.1.1. Tình hình nghiên cứu ứng dụng ERP trên thế giới Đã có nhiều nghiên cứu đánh giá về sự thành công của việc ứng dụng ERP trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Các yếu tố thành công quan trọng của việc thực hiện ERP bao gồm: hỗ trợ quản lý cấp cao, tầm nhìn kinh doanh rõ ràng, tích hợp hoàn chỉnh các quy trình và chức năng kinh doanh của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, một số yếu tố quan trọng hơn liên quan đến tái cấu trúc quy trình kinh doanh và tích hợp các quy trình cốt lõi khác nhau vào hệ thống ERP. Nhiều công ty sử dụng hệ thống thông tin mạnh như ERP để xử lý các ứng dụng kinh doanh phức tạp, ví dụ như quản lý các dịch vụ khách hàng trên phạm vi rộng lớn. Lý do ERP trở nên rất phổ biến là nó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp Trên cơ sở phân tích các tài liệu nghiên cứu liên quan đến các lợi ích đạt được từ việc sử dụng hệ thống ERP, tác giả tìm ra một tập hợp các lợi ích mà doanh nghiệp áp dụng có thể mong đợi. Tác giả đưa ra danh sách của năm loại lợi ích khác nhau theo năm khía cạnh chính, bao gồm: Hoạt động, Quản lý, Chiến lược, Hạ tầng cơ sở công nghệ thông tin và Tổ chức. Ngoài việc nghiên cứu những lợi ích đạt được khi một hệ thống ERP đi vào hoạt động, tác giả còn xem xét những giai đoạn đem lại lợi ích cũng như những yếu tố ảnh hưởng đến lợi ích mà hệ thống ERP đem lại. 1.1.3. Thực tiễn ứng dụng ERP vào trường đại học trên thế giới Những nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới như SAP, SunGard SCT, Datatel cũng bắt đầu chuyển hướng sang thị trường đầy tiềm năng này. Trong những năm đầu thế kỷ 21, thị phần chủ yếu tập trung trong tay ba công ty trên. Những năm gần đây, sau nhiều hoạt động mua lại và sáp nhập, Oracle, SAP và Microsoft đang chiếm lĩnh thị trường cung cấp giải pháp ERP cho các trường đại học. Họ đã và đang thành công với mô hình ERP cho hàng trăm đại học lớn tại Mỹ, Anh, Đức, v.v... Các trường đại học ở Mỹ là những nơi đầu tiên ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý. Từ sự thành công tại các trường đại học ở Mỹ, nhiều trường đại học ở châu Âu cũng từng bước tiếp cận và triển khai các hệ thống ERP. Chính phủ Đức đi đầu trong việc triển khai các hệ thống ERP vào các trường đại học, tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức dựa trên hệ thống thông tin. Các nước khu vực Đông Âu như Slovenia, Romania cũng từng bước triển khai ERP trong các tổ chức giáo dục đại học. Từ sự thành công ở Mỹ và châu Âu, Hawking đã cùng với SAP ứng dụng hệ thống ERP trên cơ sở đi từ các khoa thành viên, sau đó hợp nhất thành công SAP R/3 vào quá trình đào tạo của trường đại học Victoria, Úc. Kinh nghiệm trong quá trình triển 4 khai ERP thông qua liên minh chiến lược là SAP đã tạo điều kiện để trường Victoria mở rộng chương trình ra bên ngoài, đặc biệt là khu vực Đông Nam Á và Hongkong. 1.1.4. Thuận lợi và khó khăn của xu hướng ứng dụng ERP vào trường đại học Đã có những nghiên cứu đánh giá về sự tương đồng trong cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và trường đại học, từ đó có thể áp dụng các hệ thống ERP mà trước đây chỉ dành cho các doanh nghiệp vào hỗ trợ công tác quản lý trường đại học. Đầu tiên là mối quan hệ tương đồng giữa các trường đại học và các tổ chức doanh nghiệp. Tiếp đó là quá trình tái cấu trúc quy trình quản lý của một trường đại học khi ứng dụng mô hình ERP vào hỗ trợ công tác quản lý. Ngoài ra, cũng có những vấn đề và thách thức chính khi triển khai một hệ thống ERP trong trường đại học. Đó là thách thức về công nghệ, kỹ thuật, chức năng, giữ được nhân sự cũ và tuyển dụng nhân sự mới. Tiếp đó là sự thiếu hụt của các nhà cung cấp ERP chuyên nghiệp phục vụ đặc biệt cho thị trường giáo dục đại học. Ngoài ra, chiến lược mua sắm của các trường đại học ảnh hưởng khá lớn đến việc ứng dụng ERP 1.2. Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài ở trong nước 1.2.1. Tình hình ứng dụng ERP ở Việt Nam Về mặt lý thuyết, việc nghiên cứu ERP ở trong nước còn hạn chế, chủ yếu là những báo cáo thực nghiệm, những bài học kinh nghiệm của việc triển khai hệ thống ERP trong các tổ chức doanh nghiệp hay các nhân tố thành công hoặc thất bại của ERP tại Việt Nam. Trong thời gian tới, với sự xuất hiện nhiều hơn của các nhà tư vấn độc lập, các nhà cung cấp giải pháp ERP trong và ngoài nước cùng với kinh nghiệm triển khai ERP trong thời gian qua sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển ứng dụng ERP trong công tác quản lý doanh nghiệp Việt Nam. 1.2.2. Khả năng nghiên cứu ứng dụng mô hình URP trong công tác quản lý trường đại học ở Việt Nam Việc ứng dụng ERP trong các trường đại học đang là một xu hướng trên toàn thế giới. Đã có rất nhiều trường đại học thành công với các mô hình khác nhau của ERP. Nhiều bài học kinh nghiệm cũng đã được rút ra, những nhân tố quyết định đến sự thành công của một dự án ERP cũng đã được nghiên cứu. Đây là tiền đề thuận lợi cho các trường đại học ở Việt Nam ứng dụng hệ thống ERP vào công tác quản lý trong trường đại học. Vì vậy, việc nghiên cứu và xây dựng mô hình URP là hoàn toàn cần thiết và phù hợp với chủ trương đổi mới quản lý giáo dục đào tạo nói chung và giáo dục đại học nói riêng của Chính phủ và Bộ Giáo dục và Đào tạo. Khả năng nghiên cứu vấn đề này cũng hoàn toàn khả thi trong điều kiện đầu tư cơ sơ vật chất của nhiều trường ngày càng tăng và quá trình tin học hóa đang diễn ra mạnh mẽ trong các trường đại học. 1.3. Thiết kế nghiên cứu Theo tổng kết của Moon về các bài nghiên cứu được đăng trên tạp chí từ 2000 đến 31/05/2006, có 313 bài liên quan ERP được đăng trên 79 tạp chí. Các bài nghiên cứu này có thể phân thành các nhóm sau: (1) Triển khai hệ thống ERP: 135 bài; (2) Sử 5 dụng hệ thống ERP: 44 bài; (3) Mở rộng chức năng ERP: 37 bài;(4) Giá trị ERP: 24 bài;(5) Khuynh hướng và kỳ vọng: 55 bài;(6) Đào tạo, huấn luyện: 18 bài. Riêng lĩnh vực ERP trong môi trường đại học ít hơn nhiều, chủ yếu đề cập đến những thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai trong trường đại học, những lợi ích đạt được từ phía đơn vị triển khai. Ở Việt Nam các nghiên cứu được đăng tải trên tạp chí về ERP không nhiều, chủ yếu là các bài viết có tính chất đúc kết kinh nghiệm triển khai ERP, các nhân tố thành công hay thất bại ERP tại Việt Nam. Từ tầm quan trọng của vấn đề, từ chỗ số lượng nghiên cứu về vấn đề này còn rất ít; nó là vấn đề mới, còn khoảng trống trong nghiên cứu tại môi trường Việt Nam, tác giả quyết định chọn hướng nghiên cứu này nhằm tìm ra một mô hình URP thích hợp cho các trường đại học Việt Nam. 1.3.1. Câu hỏi nghiên cứu Để có thể đạt được mục tiêu xây dựng mô hình URP, tác giả cần trả lời những câu hỏi sau: - Điểm giống và khác nhau giữa cơ cấu tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp và trường đại học? Tác động của nó đến việc ứng dụng mô hình ERP? - Kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP vào trường đại học của các nước trên thế giới tác động như thế nào đối với việc ứng dụng mô hình ERP vào các trường đại học ở Việt Nam? - Các nhân tố khác đặc trưng cho chính sách giáo dục Việt Nam (chính sách đào tạo, tuyển sinh, quản lý) tác động như thế nào đến việc ứng dụng mô hình ERP vào trường đại học ở Việt Nam? - Nhu cầu xây dựng mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý ở các trường đại học Việt Nam như thế nào? - Các chức năng cần có cho một mô hình URP ứng dụng vào công tác quản lý trường đại học? Một khi trả lời được các câu hỏi này, tác giả sẽ có được những căn cứ cần thiết để có thể xây dựng nên mô hình URP và tiến hành thử nghiệm trong thực tế. 1.3.2. Những giả thuyết nghiên cứu được đề xuất Ngoài việc trả lời những câu hỏi trên, tác giả cũng đề xuất những giả thuyết nghiên cứu nhằm hỗ trợ cho quá trình nghiên cứu và xây dựng mô hình URP. Những giả thuyết nghiên cứu giúp tác giả đánh giá những tác động của các yếu tố, các nhân tố khác nhau đến việc xây dựng mô hình URP. 1.3.3. Mô hình nghiên cứu Trong mô hình nghiên cứu, tác giả xác định các nhân tố mục tiêu và nhân tố tác động của mô hình, cụ thể như sau: -Nhân tố mục tiêu: Mô hình URP cho trường đại học -Nhân tố tác động:Mô hình ERP cho doanh nghiệp; Các nhân tố khác Có thể mô hình hóa như sau: 6 1.3.4. Cách thức chọn mẫu và thu thập số liệu Đề tài được thực hiện chủ yếu dựa trên cơ sở phương pháp phân tích định tính. Phân tích định tính được triển khai trong giai đoạn đầu của nghiên cứu để đánh giá khả năng có thể xây dựng mô hình URP cho trường đại học. Trong giai đoạn tiếp theo, tác giả tiến hành phỏng vấn các chuyên gia về sự cần thiết xây dựng mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam thông qua ý kiến của các lãnh đạo, giảng viên của một số trường đại học trong cả nước. Sau đó, tác giả tiến hành phân tích các yêu cầu, từ đó đề xuất mô hình URP cho các trường đại học. Trên cơ sở khảo sát hệ thống quản lý hiện tại của Trường Đại học Kinh tế Huế, tác giả xây dựng 5 chức năng trong mô hình mới và áp dụng thử nghiệm để kiểm định lại mô hình đề xuất. Mô hình URP cho trường đại học ở Việt Nam Mô hình ERP Cơ cấu tổ chức Mô hình hoạt động Các chức năng Các nhân tố khác Năng lực tài chính Quy mô đào tạo Mức độ tự chủ Hình 1.3. Mô hình nghiên cứu của luận án 7 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG HỆ THỐNG ERP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC 2.1. Xu hướng ứng dụng ERP vào các trường đại học trên thế giới 2.1.1. Sự chuyển biến của các trường đại học trong giai đoạn hiện nay Trong bối cảnh cạnh tranh của quá trình toàn cầu hóa, giống như các tổ chức nhà nước và tư nhân, trường đại học không thể đứng ngoài những thay đổi lớn của xã hội. Thứ nhất,các tác động từ bên trong và bên ngoài hệ thống như: sự chuyển hướng của giáo dục đại học thế giới từ đào tạo tinh hoa sang đại trà. Thứ hai là,xu hướng ảnh hưởng của yếu tố thị trường:Theo quan điểm này thì các trường đại học không phải là các doanh nghiệp hay tổ chức tư nhân sản xuất ra các loại hàng hóa dịch vụ thông thường. Thứ ba làxu hướng đa dạng hóa của các loại hình cơ sở giáo dục đại học: trường đại học ngày này có những điểm tương đồng với các công ty cổ phần. Thực tiễn đã cho thấy hiện nay các trường đang chuyển biến, thay đổi trước tình hình mới để tiếp tục phát triển.Sự chuyển biến này diễn ra mạnh mẽ và trước tiên ở Hoa Kỳ. Cơ chế tự chủ của Hoa Kỳ đã tạo ra môi trường nuôi dưỡng sự cạnh tranh, khích lệ tinh thần nghiên cứu khoa học, đổi mới và sáng tạo. Qua những thành tựu củacác trường đại học ở Xin-ga-po, chúng ta thấy cơ chế hoạt động của các trường đại học danh tiếng được chuyển thành cơ chế doanh nghiệp hóa. Ở Vương quốc Anh, mỗi trường đại học đều đăng ký dưới hình thức 1 công ty thuộc Chính phủ Anh với số hiệu nhất định. Việc kết hợp chặt chẽ với doanh nghiệp và hoạt động theo mô hình doanh nghiệp sẽ thúc đẩy các trường đại học phát triển một cách thực tế và ít lý thuyết hơn. Các trường đại học của Úc được nhìn nhận như là các doanh nghiệp tự quản trị theo luật định, mặc dù các trường này do Chính phủ thành lập nhưng lại không phải là cơ quan công quyền của Nhà nước. Như vậy, đa số các nghiên cứu lý thuyết cũng như thực tiễn và thực tế về quản trị đại học đều chỉ ra rằng, xu hướng trường đại học hoạt động như một doanh nghiệp để đảm bảo hiệu quả đầu tư kết hợp với hương vị “cận thị trường” để thích ứng với nền kinh tế thị trường nhưng tránh thương mại hóa dưới sự hỗ trợ, giám sát và điều tiết của nhà nước là mô hình hoạt động tối ưu nhất trên thế giới hiện nay Bên cạnh những điểm tương đồng trên nhiều khía cạnh giữa trường đại học và doanh nghiệp cũng tồn tại không ít sự khác biệt. Sự khác biệt này bắt nguồn từ chính sản phẩm do mỗi loại hình tạo ra.Khác với các các doanh nghiệp sản xuất, các tổ chức giáo dục về mặt nào đó là một loại tổ chứcdịch vụ mà sản phẩm của nó là một loạihàng hóa.Nhưng do tính chất tác động sâu sắc đến xã hội, hàng hóa này phải được coi là một hàng hóa đặc biệt, được chi phối sâu sắc bởi tính chất lợi ích công và về cơ bản phải được xem là lợi ích công.Vì vậy, trường đại học là một phần quan trọng nằm trong cơ cấu của hệ thống cơ sở hạ tầng quốc gia với trách nhiệm chính là tạo ra những hàng hóa đặc biệt phục vụ xã hội, đó chính là con người. Trong môi trường toàn cầu hóa, cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, vị trí và vai trò của trường đại học ngày càng trở nên quan trọng trong 8 kinh tế - xã hội. Để đáp ứng yêu cầu mới, phản ứng với những thay đổi nhanh chóng của môi trường ngoài, các trường đại học đã có những điều chỉnh, thay đổi cho phù hợp. Chính những thay đổi này đã làm cho các trường đại học trở thànhmột hợp thể phức tạp nhất trong các loại hình tổ chức trên thế giới bởi nó là sự tồn tại, kết hợp của rất nhiều loại hình cấu trúc khác nhau, như tổ chức chính trị của nhà nước, công sở của chính phủ, cơ sở cung cấp các dịch vụ công, tổ chức hoạt động sản xuất và kinh doanh trong doanh nghiệp v.v Cùng là những đơn vị cung cấp hàng hóa phục vụ cộng đồng, nhưng điểm khác nhau cơ bản của trường đại học so với doanh nghiệp không chỉ ở đối tượng mà nó phục vụ, sản phẩm do nó làm ra mà còn là người tiêu dùng sử dụng các sản phẩm của nó.Trường đại học phục vụ rất nhiều nhóm đối tác liên đới có nhu cầu không giống nhau, từ chính phủ đến các tổ chức xã hội, nghề nghiệp, giới doanh nhân, kỹ thuật, cán bộ trường học, cộng đồng, sinh viên, phụ huynh Do đó, việc tổ chức điều hành, quản trị và quản lý ở trong trường đại học cũng có nhiều khác biệt độc đáo so với các tổ chức chính trị, xã hội và doanh nghiệp trong nền kinh tế. Đồng nhất trong nhận thức, coi quản trị đại học như là một công sở hành chính nhà nước hay một tổ chức doanh nghiệp kinh doanh vì lợi nhuận đều đưa đến những thất bại nguy hại. Hơn nữa, thất bại này còn kéo theo những tổn thất không lường trước được cho cả hệ thống cơ sở hạ tầng của quốc gia đó. 2.1.2. So sánh mô hình tổ chức, hoạt động của trường đại học và doanh nghiệp Đi sâu vào nghiên cứu mô hình tổ chức của trường đại học và doanh nghiệp, có thể nhìn nhận rõ những điểm giống nhau và khác nhau giữa trường đại học và tổ chức sản xuất cả về cơ cấu tổ chức cũng như cách thức hoạt động. Có thể nhìn thấy điều này thông qua những phân tích về các khía cạnh liên quan đến các mặt khác nhau của trường đại học và doanh nghiệp. Để phù hợp cho quá trình nghiên cứu, tác giả lựa chọn mô hình doanh nghiệp là công ty cổ phần, vì đây là mô hình doanh nghiệp đang chiếm ưu thế về khả năng phát triển và mở rộng để so sánh với các trường đại học trên thế giới và các trường đại học Việt Nam. Sự so sánh đề cập thông qua các yếu tố về cơ cấu tổ chức, vai trò của các thành phần trong cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động Về mặt hình thức tổ chức có thể nói, do có sự tách rời giữa quyền sở hữu và quyền sử dụng, nên xu thế chung là có một Hội đồng trường bên cạnh Ban giám hiệu, gần giống như Hội đồng quản trị bên cạnh Ban giám đốc ở các công ty cổ phần. Hiệu trưởng ở trường đại học có vai trò như một tổng giám đốc điều hành (CEO) và chủ tịch Hội đồng trường giống như chủ tịch Hội đồng quản trị. Có thể thấy rõ điểm tương đồng trong mặt cơ cấu tổ chức khi nhìn vào hai sơ đồ tổ chức của trường đại học và của doanh nghiệp ở trên. Tuy nhiên, như đã phân tích ở trên, các trường đại học và các tổ chức sản xuất kinh doanh khác nhau ở tính lợi ích công mà nó đảm nhận. Sản phẩm do trường đại học tạo ra là con người. Sản phẩm này lại cũng chính là khách hàng của trường đại học và 9 sau này cũng có thể là người tiêu dùng những sản phẩm từ trường đại học. Chính mối quan hệ phức tạp này đã tạo nên sự phức tạp trong cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động giảng dạy của trường đại học. Bên cạnh những phòng ban chức năng đảm nhận công tác quản lý, điều hành và các khoa với các giảng viên thực hiện hoạt động sản xuất như ở doanh nghiệp, thì việc trường đại học “sản xuất” sản phẩm đặc biệt tạo nên một loạt các tổ chức khác nhau,cùng với đó là một loạt quy trình nghiệp vụ liên quan đến hàng hóa đặc biệt này. 2.2. Yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý đối với các trường đại học trong hoàn cảnh mới 2.2.1. Những yêu cầu khách quan từ bối cảnh mới Do có nhiều điểm tương đồng giữa các trường đại học và các doanh nghiệp nên Lockwood nhận định, các trường đại học cũng sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề rất phổ biến với hầu hết các tổ chức hiện đại. Những vấn đề này sẽ dẫn đến những thay đổi trong các trường đại học trên toàn thế giới. Khi các trường đại học có những vấn đề chung như các tổ chức doanh nghiệp thì các công cụ tiêu chuẩn của phân tích tổ chức và quản lý tổ chức hiện đại - bao gồm cả những hệ thống máy tính được sử dụng bởi các tập đoàn lớn trên thế giới - có thể được áp dụng tương tự trong các trường đại học. Với sự trợ giúp của ERP, các trường đại học có thể đáp ứng thị trường toàn cầu mới, đáp ứng yêu cầu ngày càng tăng, thỏa mãn nhu cầu cục bộ với thực tiễn hoạt động tốt hơn và hiệu quả hơn. 2.2.2. Yêu cầu thay đổi để hội nhập và phát triển từ bản thân các trường đại học Để đáp ứng với những thay đổi về mặt chính sách của chính phủ, nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm sự chồng chéo của các nguồn tài nguyên cũng như các yếu tố kinh tế - xã hội khác nhau, bên cạnh việc giảm bớt hoạt động theo cơ cấu truyền thống và hướng tới hoạt động như các tổ chức hiện đại, linh hoạt hơn nữa, các trường đại học đã chuyển sang các giải pháp CNTT như là một điều cốt lõi của định hướng chiến lược mới. Một phần chiến lược là áp dụng công nghệ hiện đại để giảm sự trùng lặp những nỗ lực và nguồn lực, cải thiện việc cung cấp thông tin quản lý và cải thiện hiệu suất tổ chức. Những tiến bộ trong công nghệ thông tin liên tục định hình lại các quy trình hoạt động kinh doanh cho nhiều tổ chức, bao gồm cả tổ chức giáo dục đại học. Ưu điểm chính của hệ thống ERP cho các tổ chức giáo dục đại học, theo tổ chức ECAR là: - Cải thiện việc tiếp cận thông tin cho lập kế hoạch và quản lý cơ sở giáo dục; - Cải thiện các dịch vụ cho các giảng viên, sinh viên và người lao động; - Rủi ro kinh doanh thấp; - Tăng thu nhập và giảm chi phí do cải thiện hiệu quả. 10 2.3. Nghiên cứu mô hình quản lý trường đại học của một số nhà cung cấp ERP lớn trên thế giới * Về các chức năng cần thiết: Có thể so sánh các chức năng của ba nhà cung cấp này thông qua Bảng 2.2: Bảng 2.2. Các phân hệ của các hệ thống ERP dành cho các trường đại học Tóm tắt các phân hệ của mô hình ERP cho các trường đại học của các nhà cung cấp Oracle SAP Microsoft Quản lý nhân sự Quản lý nhân lực Quản lý nhân sự và tiền lương Quản lý Tài chính Quản lý ngân sách và tài chính Quản lý tài chính Quản lý mua sắm Kế toán Quản lý tài chính sinh viên Quản lý học phí người học Quản lý tài khoản Quản lý hỗ trợ tài chính Quản lý các khoản tài trợ người học Quản lý tuyển sinh và nhập học Quản lý vòng đời sinh viên Hệ thống thông tin sinh viên Quản lý hồ sơ sinh viên Đo lường và theo dõi thành tích người học Quản lý hồ sơ sinh viên Hệ thống tư vấn học tập Dạy và học Hệ thống cộng đồng trường học Quản lý điểm Phân tích hiệu suất giáo dục Lập kế hoạch và thực hiện nghiên cứu Tầm nhìn nhà nghiên cứu Quản lý Mối liên hệ nhà tài trợ Quản lý khoản tài trợ của nhà tài trợ Quản lý tài trợ Quản lý Người hiến tặng Nền tảng và công nghệ Nhìn vào bảng so sánh trên có thể thấy rằng, mô hình ERP của SAP khá đồ sộ với rất nhiều các chức năng khác nhau, mỗi chức năng đảm nhận nhiều nhiệm vụ liên quan với nhau, từ quản lý thông tin, phân tích tình hình cho đến việc lập kế hoạch. Đi sâu vào phân tích các chức năng cần thiết, có thể thấy rằng cả 3 giải pháp của 3 nhà cung cấp đều có những chức năng chung. Ngoài ra, SAP và Oracle còn có những chức năng liên quan đến lĩnh vực hỗ trợ tài chính cho sinh viên, tìm nguồn tài trợ cho sinh viên. Trong khi SAP có chức năng Quản lý vòng đời sinh viên đảm nhận rất nhiều nhiệm vụ liên quan đến quá trình học tập, hỗ trợ sinh viên thì tương ứng Oracle cũng có nhưng chức năng nhỏ liên quan với nhau, đảm nhận các chức năng như của SAP. Tuy nhiên, điểm mạnh của SAP là các hệ thống hỗ trợ cho các nhà quản lý trong việc theo dõi và đo lường thành tích của người học, phân tích hiệu suất giáo dục để từ đó hỗ trợ cho công tác ra quyết định.Điểm mạnh nữa trong hệ thống ERP của SAP cho các trường đại học là lĩnh vực quản lý nghiên cứu khoa học, bao gồm cả lợi nhuận và phi lợi nhuận 11 2.4. So sánh mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP dành cho trường đai học Sau khi phân tích, so sánh giữa các mô hình ERP dành cho các trường đại học của ba nhà cung cấp hàng đầu thế giới là SAP, Oracle và Microsoft Dynamics, tác giả tiếp tục nghiên cứu sự giống nhau và khác nhau giữa mô hình ERP dành cho doanh nghiệp và mô hình ERP sau khi biến đổi cho phù hợp với yêu cầu của các trường đại học. Trong phần này, tác giả lựa chọn các sản phẩm của cùng một nhà cung cấp là SAP. Mô hình ERP dành cho các trường đại học là SAP Business Suite và mô hình ERP dành cho doanh nghiệp là SAP Business ByDesign. Điểm khác biệt giữa hai mô hình là khá lớn, bắt nguồn từ sự khác nhau về quy trình sản xuất, sản phẩm cũng như khách hàng, nguồn cung ứng của mỗi loại hình tổ chức. Đây là một trong những cơ sở quan trọng giúp tác giả xây dựng mô hình URP dành cho các trường đại học Việt Nam trong phần sau của luận án. 2.5. Bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng ERP vào trường đại học ở Việt Nam Nghiên cứu kinh nghiệm ứng dụng mô hình ERP trong quản lý trường đại học của các nước trên thế giới, chúng ta có thể rút ra các bài học sau đây: 2.5.1. Sự quyết tâm và ủng hộ dự án ERP của lãnh đạo Để thực hiện thành công một hệ thống ERP trong một trường đại học, hỗ trợ của các nhà quản lý hàng đầu là một yếu tố quyết định, yếu tố thành công quan trọng nhất. 2.5.2. Có tầm nhìn, mục tiêu và kế hoạch toàn diện, rõ ràng Phải có dự án tốt, có tầm nhìn, có kế hoạch toàn diện và cụ thể,xác định mục tiêu, mục đích, các yêu cầu rõ ràng và thống nhất, lựa chọn và đánh giá tiền khả thi là các yếu tố quan trọng đối với các dự án thực hiện thành công ERP. 2.5.3. Xây dựng kế hoạch tái cấu trúc quy trình quản lý, kiểm soát và quản lý được những thay đổi Có hai chiến lược tiếp cận khác nhau để thực hiện một hệ thống ERP. Trong phương pháp tiếp cận đầu tiên, tổ chức phải tái cấu trúc quy trình quản lý để phù hợp với các chức năng của hệ thống ERP. Cách tiếp cận thứ hai là hệ thống ERP phải tùy biến các gói chức năng để phù hợp với các quy trình quản lý hiện có. 2.5.4. Xây dựng nhóm triển khai dự án có năng lực đủ mạnh Nhóm triển khai ERP nên bao gồm đại diện từ tất cả các đơn vị chức năng của tổ chức, quen thuộc với các quy trình quản lý, hoạt động nội bộ, từ các chuyên gia kỹ thuật đến điều hành cấp cao. 2.5.5. Đào tạo và huấn luyện người sử dụng Hệ thống ERP sẽ thay đổi cách thức làm việc của tất cả mọi người trong toàn tổ chức. Do đó, đào tạo người sử dụng là cần thiết và điều quan trọng là phải cho người sử dụng biết những thay đổi đó cũng như đào tạo họ để sử dụng hệ thống mới. 12 CHƯƠNG 3. SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG MÔ HÌNH URP VÀO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC VIỆT NAM TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY 3.1. Mô tả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia Để làm rõ hơn về thực trạng ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý trong trường đại học cũng như nhu cầu áp dụng một mô hình URP vào hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, tác giả tiến hành một cuộc phỏng vấn đối với các chuyên gia là các lãnh đạo, các cán bộ quản lý, các giảng viên trong các trường đại học, những người nắm rất rõ tình hình ứng dụng và nhu cầu đối với các hệ thống thông tin quản lý. Cụ thể, tác giả tiến hành phỏng vấn 60 chuyên gia ở 8 trường đại học trong cả nước.Các chuyên gia được phỏng vấn được chia thành 4 nhóm thuộc 2 đối tượng là cán bộ quản lý và giảng viên. Nội dung cuộc điều tra tập trung vào các vấn đề sau: - Mức độ sử dụng máy tính, mạng máy tính và các phần mềm quản lý phục vụ công việc hằng ngày. - Các phần mềm quản lý được sử dụng và thời gian triển khai các phần mềm quản lý hiện có của các trường đại học. - Thuận lợi và khó khăn trong quá trình sử dụng các phần mềm quản lý, đặc biệt là các hệ thống phần mềm được xây dựng riêng lẻ. - Đánh giá của các chuyên gia về lợi ích cũng như khó khăn trong việc áp dụng hệ thống ERP trong các trường đại học. - Đánh giá nhu cầu và những chức năng cần thiết của mô hình URP cần phải có cũng như độ ưu tiên của từng chức năng, phương án triển khai mô hình URP trong trường đại học. - Mô hình URP cho đại học Việt Nam và các thành phần cơ bản của mô hình. - Quy trình triển khai mô hình URP cho các trường đại học Việt Nam. Trên cơ sở kết quả của cuộc điều tra thu thập ý kiến của các chuyên gia bằng phương pháp sử dụng bảng hỏi kết hợp phỏng vấn, tác giả sẽ có những phân tích cụ thể và đưa ra những đánh giá phù hợp cho việc xây dựng mô hình URP ở chương sau. Toàn bộ các bảng biểu, sơ đồ trong chương này được tác giả phân tích, xử lý với sự hỗ trợ của phần mềm SPSS và Excel. 3.2. Phân tích kết quả cuộc điều tra phỏng vấn chuyên gia Đối với các phần mềm, mà cụ thể ở đây là các phần mềm quản lý thì việc sử dụng có sự khác nhau giữa các nhóm đối tượng, thể hiện trong Bảng 3.10: Bảng 3.10. Kết quả khảo sát việc sử dụng các phần mềm quản lý Phần mềm Quản lý Nhóm đối tượng Total CBQL GV Quản lý điểm 35.0% 33.3% 68.3% Quản lý đăng ký tín chỉ 28.3% 25.0% 53.3% 13 Quản lý nhân sự 18.3% 15.0% 33.3% Quản lý nghiên cứu khoa học 30.0% 13.3% 43.3% Quản lý lương 10.0% 5.0% 15.0% Lập thời khóa biểu 20.0% 10.0% 30.0% Quản lý khác 16.7% 13.3% 30.0% Chưa bao giờ sử dụng 3.3% 6.7% 10.0% Tuy số lượng người tham gia phỏng vấn chưa sử dụng nhiều các phần mềm quản lý (lý do chủ yếu là do nhà trường chưa áp dụng đầy đủ các phần mềm hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp ở các lĩnh vực khác nhau) nhưng đa số (85% chuyên gia) đều đánh giá các phần mềm mà họ sử dụng đều tiện dụng và rất tiện dụng, hỗ trợ tốt trong hoạt động hằng ngày của họ. Chỉ có 1 trường hợp đánh giá là bất tiện trong quá trình sử dụng các phần mềm quản lý này. Kết quả cụ thể ở Bảng 3.11: Bảng 3.11. Mức độ tiện dụng khi sử dụng các phần mềm quản lýĐVT: người Mức độ tiện dụng Frequency Percent Valid Percent Cumulative Percent Valid Rất tiện dụng 14 23.3% 23.3% 23.3% Tiện dụng 37 61.7% 61.7% 85.0% Bình thường 8 13.3% 13.3% 98.3% Bất tiện 1 1.7% 1.7% 100.0% Total 60 100.0% 100.0% Qua hai kết quả khảo sát ở Bảng 3.10 và 3.11 có thể nhận thấy đa số người sử dụng đều hài lòng với các phần mềm quản lý đang được các trường đại học áp dụng. Tuy nhiên, số người sử dụng còn chưa nhiều bởi do nhà trường chưa áp dụng các phân hệ cần thiết cho mọi hoạt động quản lý và tác nghiệp hằng ngày. Cụ thể về tình hình ứng dụng các phần mềm quản lý ở các trường được khảo sát thể hiện trong Bảng 3.12: Bảng 3.12. Kết quả khảo sát về thời gian triển khai các phần mềm quản lý Lĩnh vực Valid Thời gian triển khai Đã triển khai và sử dụng >6 năm Đã triển khai và sử dụng 4-6 năm Đã triển khai và sử dụng 1-3 năm Đang/sẽ triển khai và đưa vào sử dụng Chưa tính đến việc áp dụng Lương Percent 53.3% 18.3% 5% 5% 18.3% Nhân sự Percent 36.7% 16.7% 18.3% 13.3% 15% 14 Hồ sơ sinh viên Percent 36.7% 33.3% 11.7% 1.7% 16.7% Lập thời khóa biểu Percent 31.7% 35% 11.7% 1.7% 20% Đăng ký tín chỉ Percent 35% 40% 15% 1.7% 8.3% Điểm Percent 40% 36.7% 13.3% 1.7% 8.3% Nghiên cứu KH Percent 21.7% 15% 23.3% 13.3% 26.7% Mặc dù vậy, việc triển khai không đồng bộ, rời rạc khiến cho việc sử dụng gặp nhiều khó khăn, bất cập. Có thể thấyrõ qua kết quả của cuộc khảo sát qua Bảng 3.14: Bảng 3.14. Kết quả khảo sát những bất cập trong quá trình sử dụng phần mềm quản lý Bất cập Nhóm đối tượng Total CBQL GV Dữ liệu trùng lặp và phân mảnh 38.33% 35.00% 73.33% Lãng phí chi phí và nguồn nhân lực 31.67% 31.67% 63.34% Các quy trình quản lý chồng chéo 35.00% 43.33% 78.33% Việc chia sẻ dữ liệu gặp nhiều khó khăn 36.67% 41.67% 78.34% Khác 3.33% 1.67% 5.00% Qua phân tích ở trên, việc sử dụng các hệ thống riêng lẻ gặp khá nhiều bất cập, khó khăn cho không những các cán bộ quản lý mà còn cả đội ngũ giảng viên. Trong những năm gần đây, cùng với xu hướng áp dụng các hệ thống ERP trong các doanh nghiệp, các trường đại học Việt Nam đã và đang nghiên cứu về hệ thống ERP để từ đó có thể áp dụng một giải pháp quản lý toàn diện vào trường đại học. Qua cuộc khảo sát của mình, tác giả cũng mong muốn có thêm nhiều thông tin từ phía các chuyên gia trong các trường đại học về những lợi ích sẽ đạt được khi triển khai hệ thống ERP vào trường đại học.Kết quả cụ thể thể hiện trong Bảng 3.15: Lợi ích Nhóm đối tượng Total CBQL GV Các quy trình làm việc khép kín và được chuẩn hóa 40.00% 40.00% 80.00% Hỗ trợ tốt cho việc lập kế hoạch và quản lý nhà trường 45.00% 43.33% 88.33% Loại bỏ những dữ liệu trùng lặp 36.67% 35.00% 71.67% Tăng lượng thông tin cung cấp cho nhà trường 31.67% 30.00% 61.67% 15 Bảng 3.15. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về lợi ích đạt được khi triển khai ERP Vấn đề đặt ra là phải có một mô hình dành riêng, phù hợp cho những đặc trưng của các trường đại học Việt Nam. Có như vậy mới tạo được sự yên tâm trong việc ứng dụng các hệ thống Hoạch định tài nguyên vào các trường đại học, hỗ trợ một cách hiệu quả nhất các quy trình quản lý, nghiệp vụ trong trường đại học. Xuất phát từ lý do đó, tác giả mong muốn xây dựng một mô hình URP phù hợp với những yêu cầu của các trường đại học Việt Nam. Để thực hiện điều này, tác giả tiến hành khảo sát về những phân hệ cần thiết trong quản lý và điều hành các hoạt động của trường đại học, từ đó có cái nhìn tổng quan về mô hình URP. Tác giả dự định sẽ chia các phân hệ của mô hình URP này thành ba phân hệ chính: Quản lý chung; Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học; Hỗ trợ đào tạo. Kết quả khảo sát về những chức năng cần có thể hiện trong Bảng 3.19: Bảng 3.19. Kết quả khảo sát ý kiến chuyên gia về các chức năng cần thiết của mô hình URP Phân hệ Chức năng Nhóm đối tượng Total CBQL GV Quản lý chung Quản lý nhân sự 45.00% 46.67% 91.67% Quản lý tài chính 41.67% 46.67% 88.34% Quản lý tài sản 38.33% 40.00% 78.33% Quản lý mua sắm 23.33% 31.67% 55.00% Quản lý văn bản biểu mẫu 35.00% 40.00% 75.00% Cổng thông tin 38.33% 41.67% 80.00% Quản lý NCKH 43.33% 45.00% 88.33% Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học Quản lý tuyển sinh 40.00% 45.00% 85.00% Quản lý hồ sơ sinh viên 48.33% 50.00% 98.33% Quản lý lập thời khóa biểu 46.67% 50.00% 96.67% Quản lý đăng ký tín chỉ 46.67% 50.00% 96.67% Quản lý thi cử 33.33% 48.33% 81.66% Quản lý điểm 46.67% 46.67% 93.34% Quản lý học phí và phí 45.00% 45.00% 90.00% Chia sẻ dữ liệu trong toàn bộ nhà trường 41.67% 41.67% 83.34% Hỗ trợ tốt cho sinh viên trong quá trình học tập 41.67% 41.67% 83.34% Hỗ trợ tốt cho giảng viên trong quá trình giảng dạy 40.00% 41.67% 81.67% Khác 1.67% 5.00% 6.67% 16 Hỗ trợ đào tạo Quản lý nhà tài trợ 8.33% 11.67% 20.00% Quản lý cựu sinh viên 36.67% 25.00% 61.67% Quản lý chăm sóc y tế 16.67% 11.67% 28.34% Quản lý thư viện 43.33% 43.33% 86.66% Quản lý ký túc xá 23.33% 26.67% 50.00% E - Learning 40.00% 40.00% 80.00% Khảo sát trực tuyến 35.00% 36.67% 71.67% Mặc dù tồn tại không ít khó khăn, nhưng cùng với xu thế ứng dụng và phát triển CNTT, hệ thống thông tin quản lý trong trường đại học như hiện nay, 100 % các chuyên gia đều nhận định rằng việc áp dụng hệ thống ERP vào nhà trường là thực sự cần thiết. CHƯƠNG 4. XÂY DỰNG MÔ HÌNH QUẢN LÝ TOÀN DIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC URP (THỬ NGHIỆM TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC HUẾ) 4.1. Đề xuất mô hình URP ứng dụng cho các trường đại học ở Việt Nam 4.1.1. Quy trình xây dựng mô hình URP Để đưa ra được mô hình URP có thể bao quát các hoạt động quản lý trong một trường đại học, tác giả trải qua một quy trình gồm 5 bước: Xác định mục tiêu, Xây dựng tổng thể mô hình URP, Chiến lược khai thác thông tin trong URP, Xây dựng nền tảng công nghệ cho mô hình URP, Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động. 4.1.2. Phân tích các bước của quy trình 4.1.2.1. Xác định mục tiêu của mô hình URP Mục tiêu của mô hình URP đối với trường đại học sẽ tương tự như mục tiêu mà ERP đem lại cho các doanh nghiệp, đó chính là việc quản lý thống nhất và toàn diện các hoạt động của trường đại học trên cơ sở một dữ liệu dùng chung. 4.1.2.2. Xây dựng tổng thể mô hình URP Dựa trên các phân tích ở trên, tác giả nhận thấy mô hình URP sẽ là sự mở rộng của mô hình ERP trước đây dành cho các tổ chức doanh nghiệp. Mô hình này chia làm ba phân hệ phục vụ cho từng lĩnh vực khác nhau: phân hệ Quản lý chung; phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học; phân hệ Hỗ trợ đào tạo.Có thể khái quát mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP) qua Hình 4.2. 4.1.2.3. Chiến lược khai thác thông tin trong URP Xuất phát từ ý tưởng như mô hình ERP, các phân hệ và các chức năng trong mô hình URP sẽ dùng chung một cơ sở dữ liệu thống nhất trong toàn trường đại học. Việc sử dụng một cơ sở dữ liệu sẽ giúp các phân hệ, các chức năng chia sẻ dữ liệu, 17 thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hiện tượng trùng lắp và phân mảnh dữ liệu sẽ được giải quyết triệt để, không còn tình trạng vừa thừa nhưng vẫn thiếu trong các hệ thống thông tin áp dụng riêng lẻ, từng phần trước đây. 4.1.2.4. Xây dựng nền tảng công nghệ Mô hình URP được xây dựng dựa trên nền tảng web là chủ yếu, một số chức năng được thiết kế trên nền tảng winform nhằm cung cấp những tính năng mạnh mẽ, có độ bảo mật cao. Mô hình URP gồm nhiều phân hệ, chức năng tích hợp chặt chẽ, giúp quản lý hiệu quả toàn bộ hoạt động, nghiệp vụ diễn ra trong trường đại học. 4.1.2.5. Vận hành thử nghiệm và đưa URP vào hoạt động Để có thể đưa ra đánh giá và điều chỉnh cho phù hợp, mô hình URP sẽ được vận hành thử nghiệm. Đây là thời điểm cho hệ thống hoạt động với số liệu thử và quy trình thật mà hàng ngày người sử dụng phải xử lý. Việc chạy thử nghiệm hệ thống còn nhằm mục đích kiểm tra việc chuyển đổi dữ liệu từ các hệ thống cũ, rà soát các lỗi có thể xảy ra trong quá trình vận hành. Ngoài ra, việc vận hành thử nghiệm sẽ kiểm tra sự phân quyền của các tài khoản được cấp cho các loại người dùng khác nhau, nhằm đảm bảo cơ chế phân cấp người sử dụng cũng như bảo mật của hệ thống. 18 Quản lý chung - Quản lý nhân lực - Quản lý tài chính - Quản lý tài sản - Quản lý văn bản biểu mẫu - Cổng thông tin điện tử - Quản lý tài khoản truy cập hệ thống Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học - Quản lý hồ sơ - Quản lý điểm - Quản lý văn bằng - Quản lý NCKH - Khảo thí và kiểm định chất lượng - E- Learning- Quản lý tuyển sinh - Quản lý chương trình đào tạo - Lập thời khóa biểu - Quản lý đăng ký tín chỉ - Quản lý thi Hỗ trợ Đào tạo - Quản lý thư viện - Tư vấn học tập - Quản lý cựu sinh viên - Quản lý ký túc xá - Quản lý chăm sóc y tế - Quản lý các dịch vụ hỗ trợ HẠ TẦNG MẠNG MÁY TÍNH CƠ SỞ DỮ LIỆU CHUNG Hình 4.2. Mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - University Resource Planning (URP) 19 4.2. Phân tích chức năng và nhiệm vụ của các phân hệ và các chức năng 4.2.1. Phân hệ Quản lý chung Đây là phân hệ hỗ trợ công tác quản trị, quản lý và điều hành dựa trên 6 chức năng liên quan đến quy trình hoạt động của trường đại học. 4.2.2. Phân hệ Quản lý Đào tạo Đại học và Sau đại học Phân hệ này chia làm 11 chức năng đảm nhận toàn bộ hoạt động đào tạo của một trường đại học, từ lúc người học bắt đầu quá trình học tập tại trường cho đến khi người học hoàn thành chương trình đào tạo. Các chức năng trải đều từ khi bắt đầu tuyển sinh cho đến khi cấp phát văn bằng. Ngoài ra còn có các chức năng liên quan đến hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo từ xa. 4.2.3. Phân hệ Hỗ trợ Đào tạo Đây là nhóm các chức năng đảm nhận việc hỗ trợ các hoạt động học tập, giảng dạy của giảng viên cũng như người học. Phân hệ này gồm 6 chức năng liên quan đến các dịch vụ hỗ trợ khác nhau. 4.2.4. So sánh mô hình URP và mô hình ERP của nhà cung cấp SAP Bảng 4.1. So sánh mô hình ERP của SAP và mô hình URP Mô hình ERP của SAP Mô hình URP Quản lý nhân lực Quản lý nhân lực Quản lý ngân sách và tài chính Quản lý tài chính Quản lý mua sắm Quản lý tài sản Quản lý văn bản biểu mẫu Quản lý tài khoản truy cập hệ thống Cổng thông tin điện tử Quản lý học phí người học Quản lý các khoản tài trợ người học Quản lý tuyển sinh Quản lý vòng đời sinh viên Quản lý hồ sơ Đo lường và theo dõi thành tích người Quản lý điểm Quản lý văn bằng Dạy và học Quản lý chương trình đào tạo Quản lý lập thời khóa biểu Quản lý đăng ký tín chỉ E - Learning Phân tích hiệu suất giáo dục Quản lý thi Khảo sát và kiểm định chất lượng Lập kế hoạch và thực hiện nghiên cứu Quản lý nghiên cứu khoa học Tầm nhìn nhà nghiên cứu Quản lý khoản tài trợ của nhà tài trợ 20 Quản lý Người hiến tặng Quản lý cựu sinh viên Quản lý thư viện Quản lý ký túc xá Quản lý chăm sóc y tế Quản lý các dịch vụ hỗ trợ Tư vấn học tập 4.3. Lựa chọn chức năng và đơn vị thử nghiệm 4.3.1. Lựa chọn đơn vị thử nghiệm Việc lựa chọn Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế làm đơn vị áp dụng thử nghiệm mô hình URP xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Thứ nhất, đó là điều kiện cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin của Nhà trường khá hoàn thiện, đảm bảo cho việc triển khai các ứng dụng một cách thuận lợi. Thứ hai, Ban Giám hiệu ủng hộ và quyết tâm nâng cao hiệu quả công tác quản lý trong Nhà trường bằng việc ứng dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin và hệ thống thông tin. Thứ ba, nhiều giảng viên và chuyên gia có kinh nghiệm trong việc ứng dụng và triển khai các hệ thống thông tin sẵn sàng tham gia vào các dự án công nghệ thông tin của Nhà trường. 4.3.1.1. Về điều kiện cơ sở vật chất và công nghệ Trong thời gian qua, Ban Giám hiệu Nhà trường đã đầu tư mạnh mẽ cho việc phát triển cơ sở hạ tầng CNTT và ứng dụng CNTT. Hạ tầng kỹ thuật về CNTT, máy tính và các trang thiết bị kỹ thuật số, hệ thống mạng, đường truyền được đặc biệt quan tâm đầu tư, nâng cấp nên hiệu quả sử dụng đã được cải thiện. 4.3.1.2. Tình hình ứng dụng và triển khai các phần mềm Trong giai đoạn 2010 - 2014, Nhà trường đã chú trọng đầu tư vào các ứng dụng CNTT phục vụ cho hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học và quản lý của Nhà trường. Nhà trường đã chi tổng cộng 673.9 triệu đồng cho việc ứng dụng 14 phân hệ liên quan đến các lĩnh vực quản lý khác nhau. 4.3.1.3. Đánh giá chung về tình hình ứng dụng CNTT Trong thời gian qua, việc phát triển các ứng dụng CNTT trong Nhà trường về cơ bản đáp ứng được một số yêu cầu nhất định. Tuy nhiên, quá trình phát triển thiếu đồng bộ, thiếu một chiến lược tổng thể dẫn đến một số khó khăn và hạn chế trong việc triển khai các ứng dụng phục vụ hoạt động tác nghiệp của các phòng, trung tâm và khoa trực thuộc cũng như hoạt động quản lý, điều hành của cán bộ lãnh đạo. 4.3.2. Lựa chọn chức năng thử nghiệm Trên cơ sở mô hình Quản lý toàn diện trường đại học - URP đã đề xuất ở trên, tác giả sử dụng các công cụ phát triển hệ thống thông tin để phân tích, xây dựng 5 chức năng chính như: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý đăng ký tín chỉ, Quản lý hồ sơ và Quản lý điểm. Sau khi tiến hành xây dựng các chức năng này, tác giả tiến 21 hành thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế để đánh giá và rút kinh nghiệm. Việc tác giả lựa chọn xây dựng, triển khai thử nghiệm 5 chức năng này là vì đây là những chức năng quan trọng của từng phân hệ, có mối quan hệ mật thiết với nhau và đảm nhận việc quản lý, điều hành một trong những hoạt động chính trong trường đại học: hoạt động đào tạo. Những chức năng này có sự trao đổi dữ liệu mật thiết với nhau trong quá trình vận hành, quản lý hoạt động đào tạo của nhà trường. Các chức năng hiện đang được Nhà trường sử dụng bao gồm: Quản lý nhân sự, Quản lý tài chính, Quản lý hồ sơ sinh viên, Quản lý đăng ký tín chỉ. Có thể hình dung sự hoạt động độc lập của các chức năng này qua Hình 4.8: Hình 4.8. Hiện trạng của các phần mềm quản lý tại Trường Đại học Kinh tế Trong mô hình URP mà tác giả đề xuất, 5 chức năng này sẽ dùng chung một cơ sở dữ liệu tập trung, thống nhất. Đây cũng chính là mục tiêu mà mô hình URP mong muốn đạt được khi triển khai trong thực tế. Ở đây, tác giả sẽ thay thế chức năng Quản lý tài chính bằng chức năng Quản lý tài sản. Có thể thấy được sự thay đổi khi áp dụng mô hình URP qua Hình 4.9: Quản lý nhân sự Quản lý tài chính Quản lý hồ sơ sinh viên Quản lý đăng ký tín chỉ CSDL CSDL CSDL Quản lý nhân sự Quản lý tài sản Quản lý hồ sơ sinh viên Quản lý đăng ký tín chỉ CSDL tập trung, thống nhất Quản lý điểm Hình 4.9. Các chức năng mới triển khai theo mô hình URP 22 4.4. Xây dựng một số chức năng và thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế Huế - Đại học Huế Quá trình xây dựng 5 chức năng được trình bày chi tiết trong phần 4.4 và các phụ lục 3, 4, 5, 6 và 7 trong nội dung luận án. 4.5. Kết quả của việc triển khai các chức năng Trong quá trình triển khai mô hình URP tại Trường Đại học Kinh tế Huế, các bài học kinh nghiệm của thế giới khi ứng dụng ERP vào quản lý trường đại học mà tác giả đã nghiên cứu và đúc kết trong chương 2 đã được vận dụng một cách hiệu quả và đem lại nhiều lợi ích thiết thực. 4.5.1. Kết quả trực tiếp từ việc thử nghiệm các chức năng Mô hình URP gồm 3 phân hệ với 23chức năng đã được tác giả ứng dụng thử nghiệm 5 chức năng quan trọng, có liên quan mật thiết với nhau tại trường Đại học Kinh tế- Đại học Huế. Đó là các chức năng: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý hồ sơ, Quản lý đăng ký tín chỉ và Quản lý điểm. Quá trình thử nghiệm đã thu được một số kết quả khả quan. 4.5.2. Các đối tượng hưởng lợi từ việc triển khai các chức năng của hệ thống Cũng như ERP trong doanh nghiệp, URP đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho các trường đại học, đặc biệt trong việc quản lý tập trung cho những trường lớn có nhiều cơ sở cách xa nhau. URP cho phép các trường đại học này hoạt động thông qua hệ thống mạng nội bộ và Internet với cấu trúc dữ liệu tập trung. Các đối tượng người sử dụng phân tán với nhiều cấp độ quyền truy cập khác nhau (Ban Giám hiệu, lãnh đạo các phòng ban và các khoa, đội ngũ cán bộ giảng viên, người học) ở nhiều nơi có thể cập nhật dữ liệu và lấy thông tin cần thiết cho nhu cầu nghiệp vụ của mình thông qua máy tính cá nhân nối mạng. 23 KẾT LUẬN Với mong muốn xây dựng một hệ thống Quản lý toàn diện trường đại học - URP nhằm hỗ trợ, đem lại hiệu quả cao nhất cho công tác quản lý, điều hành các trường đại học Việt Nam như những lợi ích mà ERP đã đem lại cho các doanh nghiệp, tác giả đã tiến hành nghiên cứu và đề xuất một mô hình URP với 23chức năng chia thành 3 phân hệ tương ứng với các lĩnh vực chức năng quản lý của một trường đại học ở Việt Nam. Trong luận án này, tác giả đã đạt được những kết quả sau đây: - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về vai trò và lợi ích của mô hình ERP cũng như nghiên cứu, phân tích xu hướng ứng dụng mô hình ERP trong các trường đại học ở một số nước phát triển trên thế giới, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho việc ứng dụng giải pháp ERP trong các trường đại học ở Việt Nam. - Phân tích, đánh giá những đặc trưng tạo nên sự khác biệt giữa các trường đại học Việt Nam so với các trường đại học trên thế giới, đồng thời đánh giá những chủ trương, chính sách đổi mới trong thời gian gần đây của Chính phủ cũng như Bộ Giáo dục và Đào tạo nhằm tạo điều kiện cho việc ứng dụng các giải pháp tin học hóa công tác quản lý trong trường đại học Việt Nam. - Đưa ra đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin trong công tác quản lý ở các trường đại học thông qua cuộc khảo sát đối với 60 chuyên gia tại 8 trường đại học trong cả nước. Đồng thời, qua cuộc khảo sát này, tác giả cũng nhận được sự nhất trí cao về việc ứng dụng những giải pháp toàn diện URP vào các trường đại học cũng như các phân hệ, chức năng mà mô hình này cần phải có, sự ưu tiên cho những chức năng cần thiết. - Trên cơ sở nghiên cứu các giải pháp ERP của các nhà cung cấp lớn như SAP, Oracle và Microsoft Dynamics ứng dụng trong các trường đại học, kết hợp với thực tiễn và đặc trưng của các trường đại học Việt Nam, tác giả đề xuất mô hình Quản lý toàn diện trường đại học- URP đảm nhận những chức năng quản lý cần thiết trong hiện tại cũng như quá trình mở rộng và phát triển của các trường đại học sau này. - Vận dụng những lý thuyết cơ bản của việc xây dựng phần mềm quản lý và dựa trên mô hình URP đề xuất ở trên, tác giả tiến hành xây dựng 5 chức năng quan trọng và có mối liên hệ mật thiết với nhau trong mô hình này, đó là: Quản lý nhân sự, Quản lý tài sản, Quản lý hồ sơ, Quản lý đăng ký tín chỉ và Quản lý điểm. Các chức năng này được xây dựng trên hệ thống mạng với cấu trúc Client/Server, dựa trên nền tảng winform và webform với kiến trúc .NET. Các chức năng có giao diện đẹp, nhiều tính năng hỗ trợ như phân tích, đánh giá kết quả dưới dạng biểu đồ trực quan, giúp các nhà quản lý nắm được tình hình thực tế của các hoạt động quản lý, từ đó ra quyết định kịp thời, hỗ trợ tối đa cho hoạt động giảng dạy, học tập của giảng viên, người học trong trường đại học. - Tiến hành thử nghiệm các chức năng tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế nhằm rút ra những đánh giá về mô hình URP áp dụng cho các trường đại học Việt Nam. Mô hình mang tính thực tiễn cao về cả ba khía cạnh: tổ chức, nghiệp vụ và công nghệ nhằm thúc đẩy quá trình tin học hóa quản lý trong các trường đại học theo 24 hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phù hợp với xu hướng hội nhập thế giới và chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam. Kết quả của luận án góp một tiếng nói chung trong việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý và nâng tầm của các trường đại học Việt Nam trong khu vực và trên thế giới trong những năm tới. Kết quả nghiên cứu của luận án về mô hình Quản lý toàn diện trường đại học URP là một đóng góp không chỉ về vấn đề lý luận cho việc xây dựng mô hình quản lý trong các trường đại học mà còn là một tham khảo có giá trị cho các công ty tư vấn, triển khai các giải pháp quản lý trường đại họcvà các trường đại họccó dự định sử dụng hệ thống thông tin trong việc hoạch định nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản lý và điều hành trường đại học. Tuy nhiên, luận án cũng tồn tại một số hạn chế nhất định. Trước hết là hiện nay chưa có trường đại học nào ở Việt Nam áp dụng hoàn chỉnh một mô hình ERP vào quản lý nên chưa có những đánh giá thực tế xác thực. Ngoài ra, mô hình URP lý thuyết mà tác giả đề xuất có nhiều chức năng chưa thể đánh giá được trong thực tế vì trong thời gian nghiên cứu làm luận án, tác giả chỉ có thể hoàn thành được 5 trong tổng số 23chức năngcủa mô hình URP. Một số chức năng thực sự cần thiết trong hiện tại nhưng cũng có một số chức năng chỉ có thể áp dụng sau này khi các trường đại học Việt Nam thực sự tự chủ và có quyền quyết định đối với các vấn đề quản lý trường đại học. Tác giả hy vọng mô hình URP mà tác giả đề xuất là một tài liệu tham khảo bổ ích cho các trường đại học trong thời gian tới. Đặc biệt là các chức năngcủa mô hình URP được đưa vào sử dụng sẽ góp phần đáng kể vào việc nâng cao hiệu quả quản lý của các trường đại học ở Việt Nam. 25 DANH MỤC CÔNG TRÌNH CỦA TÁC GIẢ 1. Nguyễn Thanh Tuấn (2012), ‘Xu hướng ứng dụng mô hình ERP (Enterprise Resource Planning) vào công tác quản lý trường đại học trên thế giới và bài học kinh nghiệm cho Việt Nam’, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế ‘Đổi mới mô hình quản trị của các trường đại học khối kinh tế tại Việt Nam’, Hà Nội, tháng 12 năm 2012. 2. Nguyễn Thanh Tuấn (2013), ‘Nghiên cứu ứng dụng mô hình ERP (Enterprise Resource Planning) vào công tác quản lý trường đại học Việt Nam. Thử nghiệm tại Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế’, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Đại học Huế, Mã số: DHH12324, Chủ nhiệm đề tài. 3. Nguyễn Thanh Tuấn (2014), ‘Xây dựng mô hình Hoạch định tài nguyên trường đại học - University Resource Planning (URP) cho các trường đại học công lập ở Việt Nam’, Tạp chí Kinh tế & Phát triển, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Số 210 (II) tháng 12/2014, tr. 70 - 78. 4. Nguyễn Thanh Tuấn (2015), ‘Nâng cao hiệu quả quản lý trường đại học: Kinh nghiệm thế giới và giải pháp cho Việt Nam’, Tạp chí Khoa học Đại học Huế, Tập 101, Số 02, tr. 235 - 248.