Tóm tắt Luận án Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO / BỘ NỘI VỤ / HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ MINH QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA Chuyên ngành : Quản lý hành chính công Mã số : 60 34 82 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN LÝ CÔNG Hà Nội - Năm 2016 Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH Người hướng dẫn khoa họcPGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân: Phản biện 1: .......... ................................. Phản biện 2: ........... ................................ Phản biện 3: .......... ................................. Luận án sẽ được bảo vệ trước Hội đồng đánh giá luận án cấp Học viện Địa điểm: Phòng Nhà , Học viện Hành chính Quốc gia. Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - Hà Nội Thời gian: vào hồi giờ .. ngày tháng . Năm Có thể tìm hiểu luận án tại Thư viện Quốc gia Việt Nam hoặc thư viện của Học viện Hành chính Quốc gia. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản được thể hiện tính quyền lực, trình độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của nhà nước, của một quốc gia dân tộc. Các cơ quan từ Trung ương đến địa phương đều sử dụng văn bản như những phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc. Văn bản hành chính nhà nước không những là phương tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý mà còn thể hiện mối quan hệ giữa cơ quan nhà nước với nhau, và giữa cơ quan nhà nước với các tổ chức, công dân, thể hiện phương thức, lề lối làm việc của từng cơ quan. UBND tỉnh Thanh Hóa hàng năm có số lượng văn bản hành chính được ban hành rất lớn (năm 2015 là 22.214 văn bản). Tuy nhiên, UBND tỉnh Thanh Hóa chưa xây dựng được quy trình ban hành văn bản hành chính cụ thể, chi tiết, chính vì vậy, công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa vẫn chưa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả. Nhằm giải quyết những hạn chế trên đồng thời tìm ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, phục vụ tốt cho công tác quản lý nhà nước tại địa phương, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước thì việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết để cải cách nền hành chính, nâng cao năng lực quản lý nhà nước, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong cải cách thủ tục hành chính, thu hút nhiều nhà đầu tư góp phần xây dựng tỉnh Thanh Hóa phát triển hơn nữa. Đó chính là lý do tôi lựa chọn đề tài: “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”. 2 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong những năm gần đây có nhiều công trình nghiên cứu, sách, giáo trình, sách chuyên khảo, các luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sỹ nghiên cứu về vấn đề này. Nhìn chung, các công trình và tài liệu khoa học đều có chất lượng khoa học và giá trị sử dụng, ứng dụng cao. Tuy nhiên, hầu hết các công trình trên còn mang tính khái quát cao, chưa tập trung giải quyết các vấn đề thực tiễn tại các đơn vị. Đặc biệt, chưa có công trình nào nghiên cứu về quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Chính vì vậy, việc nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết, đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi tỉnh Thanh Hóa đang tiến hành cải cách hành chính cũng như đang cải cách thủ tục hành chính để thu hút các nhà đầu tư về tỉnh. 3. Mục đích nghiên cứu của luận văn Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn để đưa ra những phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, đáp ứng yêu cầu đổi mới và cải cách hành chính tại tỉnh Thanh Hóa. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu là quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Căn cứ vào đề tài luận văn, tác giả chủ yếu nghiên cứu quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa. 3 - Phạm vi thời gian: Trong điều kiện nghiên cứu và thời gian có hạn, phạm vi đề tài tập trung nghiên cứu việc ban hành văn bản hành chính nhà nước của UBND tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn 2012 - 2015 và 6 tháng đầu năm 2016. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 5.1 Phương pháp luận Đề tài được tiến hành dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác - Lê nin về Nhà nước và Pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp đổi mới; đồng thời xuất phát từ thực tiễn tình hình ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. 5.2 Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đây là phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu để xây dựng cơ sở lý luận của luận văn. Thông qua phân tích các tài liệu, tác giả có thể hình thành hệ thống cơ sở lý luận theo cách tiếp cận riêng và cung cấp cơ sở cho việc đánh giá thực trạng, đề xuất các giải pháp cho việc ban hành văn bản hành chính. - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Phương pháp này được thực hiện nhằm xử lý theo trình tự khoa học, logic các thông tin, số liệu đã thu thập được về việc ban hành văn bản hành chính, sau đó tiến hành tổng hợp để đưa ra kết luận phù hợp. + Phương pháp quan sát: Phương pháp này được sử dụng nhằm thu thập thông tin tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Những thông tin thu thập được thông qua phương pháp quan sát được tác giả phân tích, 4 đánh giá để làm rõ thực trạng về việc ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa. + Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử dụng trên cơ sở phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ công việc của UBND tỉnh Thanh Hóa, thống kê những văn bản đã được ban hành qua các năm, qua đó nắm rõ những loại văn bản nào là đối tượng nghiên cứu của luận văn, thống kê số lượng văn bản qua từng năm, cung cấp thông tin cho luận văn được đầy đủ hơn. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1 Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa. 6.2 Ý nghĩa thực tiễn: Phân tích thực trạng quy trình ban hành văn bản hành chính, rút ra những ưu điểm, hạn chế trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa, từ đó đưa ra các giải pháp trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương, bao gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh. Chương 2: Thực trạng quy trình ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành chính tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 5 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 1.1. Khái quát về văn bản hành chính 1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính 1.1.1.1. Khái niệm văn bản “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định” theo quan điểm của Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản [15, tr.8]. 1.1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân”[15, tr.9]. 1.1.1.3. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định hoặc những thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan hành chính nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan hành chính nhà nước với các tổ chức và công dân. 1.1.1.4. Khái niệm văn bản hành chính Văn bản hành chính là một trong bốn loại văn bản hình thành trong các cơ quan, tổ chức (trong hệ thống cơ quan nhà nước cũng như trong các tổ chức doanh nghiệp, tổ chức xã hội và xã hội - nghề nghiệp). Đây là loại văn bản ghi lại và truyền đạt các quyết định cá 6 biệt và thông tin quản lý để phục vụ hoạt động điều hành các công việc hành chính cụ thể của các cơ quan tổ chức. Văn bản hành chính bao gồm nhóm văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thường. 1.1.2. Các loại văn bản hành chính Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định các hình thức văn bản hành chính gồm 23 loại văn bản. Tuy nhiên, ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ - CP về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ - CP đã bổ sung thêm một số loại văn bản hành chính, tổng cộng gồm 32 loại văn bản. 1.1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính 1.1.3.1. Yêu cầu về nội dung Để đảm bảo các yêu cầu về nội dung, văn bản phải đảm bảo một số yêu cầu: tính mục đích, tính hợp pháp, tính khoa học, tính khả thi. 1.1.3.2. Yêu cầu về thể thức Theo Thông tư 01/2011/TT-BNV thì các yếu tố thể thức chung và các yếu tố thể thức có thể có, cấu thành văn bản được quy định tại các điều từ điều 6 đến điều 15 Chương II, cụ thể như: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận. - Các thành phần bổ sung có những yếu tố: dấu chỉ mức độ mật; dấu chỉ mức độ khẩn; chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. 7 1.1.3.3. Yêu cầu ngôn ngữ của văn bản hành chính Việc sử dụng các đơn vị ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải đảm bảo sự chuẩn xác, phù hợp với đặc điểm nội dung và mục đích ban hành văn bản và đảm bảo các nội dung như: a) Sử dụng từ ngữ chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; không dùng từ đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ, có thể bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi của Nhà nước và nhân dân; hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng, nghiêm túc của văn bản.... b) Viết câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt, tức là có đầy đủ hai thành phần nòng cốt: chủ ngữ và vị ngữ; diễn đạt câu chính xác, rõ ràng, mạch lạc; đảm bảo tính logic, nhất quán giữa các vế, các mệnh đề của câu, các đoạn văn cần được thực hiện sao cho văn bản phản ánh trung thành và trọn vẹn nội dung thông tin của tác giả. 1.2. Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của UBND cấp tỉnh 1.2.1. Vai trò của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh Văn bản hành chính trong hoạt động quản lý tại UBND cấp tỉnh có vai trò rất quan trọng, thể hiện cụ thể như sau: - Thứ nhất, văn bản quản lý hành chính nhà nước nói chung và văn bản hành chính nói riêng có vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức; - Thứ hai, văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý; - Thứ ba, là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của các cơ quan, tổ chức; 8 - Thứ tư, là công cụ quan trọng để xây dựng hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước. 1.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh Tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Chủ tịch UBND tỉnh Thanh Hóa có thẩm quyền ký các văn bản về những vấn đề thuộc thẩm quyền quyết định của tập thể UBND tỉnh; các văn bản chỉ đạo điều hành thuộc lĩnh vực do Chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp phụ trách; quyết định đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ văn bản trái pháp luật của các sở, UBND cấp huyện; quyết định đình chỉ thi hành văn bản trái pháp luật của HĐND cấp huyện và đề nghị HĐND tỉnh bãi bỏ; tờ trình, báo cáo của UBND tỉnh gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, HĐND tỉnh và các văn bản khác theo thẩm quyền. Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký thay Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách, trường hợp Phó Chủ tịch đi vắng, Chủ tịch ký hoặc chỉ định Phó chủ tịch khác ký văn bản thuộc lĩnh vực được phân công của Phó Chủ tịch đi vắng. Chánh Văn phòng UBND tỉnh được ký thừa lệnh Chủ tịch UBND tỉnh các văn bản như: giấy mời họp, thông báo kết luận của Chủ tịch hoặc các Phó Chủ tịch UBND tỉnh tại các cuộc họp của UBND tỉnh, cuộc họp, buổi làm việc do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh chủ trì; văn bản thông báo ý kiến và kết quả xử lý các công việc cụ thể của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh để các cơ quan liên quan biết và thực hiện; các văn bản khác theo quy định của Chủ tịch UBND tỉnh; Chánh Văn phòng UBND tỉnh có thể uỷ quyền cho Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký thay các văn bản theo phân công nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh. 9 1.2.3. Hệ thống văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh Sơ đồ 2.1 Hệ thống văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa 1.3. Quy trình ban hành văn bản hành chính 1.3.1. Khái niệm quy trình và quy trình ban hành văn bản hành chính 1.3.1.1 Quy trình Hiện nay, trong thực tế, khi bàn về quy trình, có nhiều quan niệm khác nhau về quy trình. Theo các nhà nghiên cứu hành chính: Quy trình là thuật ngữ được sử dụng khi nói về”Một loạt liên tục các hoạt động theo trình tự thống nhất, hợp lý với các bước phải tuân theo một cách Hệ thống văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa Văn bản cá biệt Quyết định Chỉ thị Văn bản hành chính thông thường Công văn Thông báo Báo cáo Tờ trình Kế hoạch Giấy mời Phiếu chuyển . 10 thứ tự, lần lượt (do Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành) bắt buộc các chủ thể có liên quan phải thực hiện đúng khi tiến hành một công việc xác định nào đó”[21, tr162]. 1.3.1.2 Quy trình ban hành văn bản hành chính Thuật ngữ quy trình ban hành văn bản cũng được khá nhiều các nhà nghiên cứu, đặc biệt là các nhà nghiên cứu hành chính đề cập tới và đưa ra những quan niệm của mình về thuật ngữ này. có thể hiểu một cách chung nhất như sau: Quy trình xây dựng và ban hành văn bản là trình tự các bước mà cơ quan, tổ chức phải tiến hành trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả sử dụng của văn bản được ban hành. 1.3.2. Quy trình chung ban hành văn bản hành chính Hiện nay, chúng ta vẫn chưa có văn bản nào quy định về trình tự, thủ tục ban hành các văn bản hành chính thật cụ thể theo từng loại hoặc nhóm loại văn bản mà chỉ dừng ở mức quy định ra một quy trình chung cho tất cả các loại văn bản. Tại điều 6,7,8,9,10 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và các quy định được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 trong đó có các quy định về quy trình ban hành các loại văn bản (trừ văn bản quy phạm pháp luật) trong đó có văn bản hành chính như sau: “Điều 6. Soạn thảo văn bản Điều 7. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt Điều 8. Đánh máy, nhân bản Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Điều 10. Ký văn bản” 1.3.3. Sự cần thiết phải xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND cấp tỉnh 11 Tại UBND cấp tỉnh, hàng năm đều phải đưa ra các chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, chính vì vậy, đòi hỏi nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước. Một trong những nhiệm vụ quan trọng của UBND cấp tỉnh là làm sao văn bản hành chính được ban hành có chất lượng, có giá trị thực tế, không mang tính hình thức bởi vì chỉ khi các văn bản hành chính có hiệu lực pháp lý thì mới đảm bảo quyền uy của cơ quan nhà nước ở địa phương. Chính vì vậy, nếu UBND cấp tỉnh đưa ra một quy trình ban hành văn bản hành chính thống nhất, tuân thủ theo các quy định hiện hành của pháp luật sẽ đạt được hiệu quả cao trong trong công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, từ đó nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong quản lý tại UBND cấp tỉnh. 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng tới việc đảm bảo thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính Trong việc thực hiện quy trình ban hành văn bản hành chính, các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như: - Các quy chế, quy định; Đội ngũ cán bộ, công chức; Bộ máy làm việc; Thiết bị, cơ sở vật chất; Ứng dụng công nghệ thông tin. Chương 2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 2.1. Khái quát chung về tỉnh Thanh Hóa 2.1.1. Điều kiện tự nhiên Thanh Hoá là một tỉnh lớn của Bắc Trung Bộ, có lãnh thổ rộng lớn: 11.129,48 km 2 , là tỉnh có diện tích lớn thứ 5 trong cả nước. Thanh hoá nằm ở vị trí trung chuyển giữa các tỉnh phía Bắc và các tỉnh phía 12 Nam nước ta. Trong lịch sử nơi đây từng là căn cứ địa vững chắc chống ngoại xâm, là kho nhân tài vật lực phục vụ tiền tuyến. Thanh Hoá là một trong số ít các tỉnh ở nước ta có nguồn tài nguyên khoáng sản rất phong phú và đa dạng, có những tiền đề địa chất khá thuận lợi cho các quá trình tạo khoáng. Kết quả điều tra đến nay cũng đã cho thấy lãnh thổ Thanh Hoá có nhiều loại hình khoáng sản khác nhau. 2.1.2. Điều kiện kinh tế - xã hội 2.1.2.1 Điều kiện kinh tế Tỉnh Thanh Hóa trong những năm gần đây đã có những bước đột phá, tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt cao nhất từ trước đến nay, năng lực sản xuất và quy mô nền kinh tế ngày càng tăng thể hiện ở nhiều điểm: Tốc độ tăng trưởng kinh tế bình quân hằng năm giai đoạn 2011 - 2015 ước đạt 11,4%, mức cao nhất so với các giai đoạn trước. GDP năm 2015 theo giá so sánh năm 1994 ước đạt 34.891 tỷ đồng, gấp 1,7 lần năm 2010, xếp thứ 8 cả nước và đứng đầu các tỉnh Bắc Trung bộ. 2.1.3. Tổ chức bộ máy của UBND tỉnh Thanh Hóa Theo Khoản 1 Điều 20 Luật Tổ chức chính quyền địa phương quy định “Ủy viên Ủy ban nhân dân tỉnh gồm các Ủy viên là người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách Công an”. Theo đó, hiện tại Ủy viên Ủy ban nhân dân tỉnh gồm: 19 đồng chí là giám đốc các sở, cơ quan ngang sở và Giám đốc Công an tỉnh, Chỉ huy trưởng Chỉ huy quân sự ( riêng Sở Giao thông Vận tải và Sở Tài nguyên và Môi trường chưa có giám đốc nên hiện tại 02 sở này vẫn chưa có Ủy viên trong danh sách tổng số Ủy viên UBND tỉnh Thanh Hóa). Bộ máy giúp việc của chính quyền địa phương gồm Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa và các sở, cơ quan ngang sở gồm: Sở Nội vụ, 13 Sở Tư pháp, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Công thương, Sở Giao thông vận tải, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Lao động- Thương binh và Xã hội, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Y tế; Thanh tra tỉnh, Sở Ngoại vụ, Ban Quản lý Khu Kinh tế Nghi Sơn và các Khu Công nghiệp, Ban Dân tộc. 2.2. Thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 2.2.1. Số lượng văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa 15.626 17.212 20.077 21.201 12.114 - 5.000 10.000 15.000 20.000 25.000 2012 2013 2014 2015 2016 2.2.2. Thực trạng xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa Qua nghiên cứu, tác giả đã khái quát quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh như sau: Bước 1: Chuẩn bị và dự thảo văn bản (hoặc kiểm tra nội dung dự thảo) Bước 2: Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành Bước 3: Phát hành văn bản và nhân bản Bước 4: Chọn văn bản đăng lên trang Quy phạm pháp luật của tỉnh, gửi và lưu văn bản Văn bản Năm 14 2.3. Thực trạng tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa Theo khảo sát thực tế, có thể nêu những lỗi trong quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa như sau: - Thứ nhất, do chưa có văn bản quy định cụ thể và chi tiết về quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa nên dễ xảy ra tình trạng lúng túng, đùn đẩy trách nhiệm; - Thứ hai, việc xác định tên loại văn bản đối với một số chuyên viên còn lúng túng, xác định sai tên loại văn bản (xem phụ lục); - Thứ ba, việc xử lý thông tin (kiểm tra nội dung dự thảo) phục vụ cho quá trình soạn thảo văn bản còn chưa cẩn thận dẫn đến soạn thảo nội dung sai sót; - Thứ tư, quy trình ban hành văn bản hành chính thực hiện chưa tốt nên dẫn đến việc làm dàn ý của công văn chỉ đạo còn trùng thừa, thiếu ý, thừa chữ, chưa tạo nên một dàn ý, kết cấu hoàn chỉnh trong nội dung văn bản (xem phụ lục); - Thứ năm, vẫn còn những văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh Thanh Hóa có bố cục, kết cấu, ngôn ngữ chưa đúng quy định; - Thứ sáu, vẫn còn tồn tại một số văn bản Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh trước khi ký nháy văn bản để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký không kiểm tra, rà soát lại nội dung dẫn đến khi văn bản đã được ký rồi mới phát hiện có sai sót; - Thứ bảy, do thực hiện không đúng quy trình nên sau khi văn bản đã được ký, có sai sót, dẫn đến việc nhân viên bộ phận phát hành văn bản tự ý sửa lỗi bằng bút mực trong nội dung văn bản gây sự phản cảm, mất tính uy nghiêm, sự trang trọng trong văn bản do bị sửa lỗi. 15 2.4. Đánh giá tác động của việc tuân thủ quy trình đến chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa Tại UBND tỉnh Thanh Hóa, tác giả chọn mỗi năm khoảng 1000 văn bản để khảo sát về tần suất mắc lỗi trong các văn bản hành chính đã được ban hành. Thông qua thống kê các lỗi về văn bản, tác giả tổng hợp kết quả như sau: 2.4.1. Về chất lượng ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa Thứ nhất, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông tin mà văn bản chứa đựng. Thứ hai, trong khi soạn thảo văn bản một số chuyên viên tham mưu vẫn sử dụng các từ viết tắt sai quy định. Thứ ba, trong khi soạn thảo văn bản một số chuyên viên tham mưu chưa kiểm tra, rà soát lại lỗi chính tả, thiếu từ, sai tên trong văn bản nên vẫn còn nhiều văn bản mắc lỗi. Thứ tư, tại UBND tỉnh Thanh Hóa vẫn còn tình trạng dùng Công văn của Văn phòng UBND tỉnh để đính chính nội dung của các Quyết định do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND tỉnh đã ký ban hành nhưng sai sót về nội dung. Thứ năm, một số văn bản có trích yếu chưa phản ánh được nội dung cô đọng của tác giả cần nêu trong công văn. Thứ sáu, một số văn bản căn cứ Luật sai hoặc ghi sai số quyết định cần đính chính trong trích yếu văn bản. Thứ bảy, một số văn bản hành chính ban hành không ghi rõ chủ thể chỉ đạo điều hành trong nội dung công văn hoặc chủ thể là Văn phòng UBND tỉnh nhưng lại ký “TL. CHỦ TỊCH” là chưa đúng. 16 Thứ tám, một số văn bản ban hành trong nội dung có giao cho đơn vị thẩm định các quy định, sau đó trình Chủ tịch UBND tỉnh nhưng ở phần “Kính gửi” và “Nơi nhận” lại không gửi cho đơn vị đó. Thứ chín, chưa có quy định của cấp có thẩm quyền đối với công văn (nội dung văn bản là UBND nhưng thẩm quyền ký là Chủ tịch). 2.4.2. Về thể thức văn bản hành chính ban hành tại UBND tỉnh Thanh Hóa Từ năm 2012 đến 30/6/2016, UBND tỉnh Thanh Hóa đã ban hành 86.230 văn bản hành chính thuộc đối tượng khảo sát của luận văn này, tác giả đã chọn 5000 văn bản để khảo sát cụ thể nội dung và thể thức (như trên đã mô tả). Tuy nhiên, trên thực tế vẫn còn nhiều văn bản hành chính được ban hành tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa còn chưa đúng quy định, tỷ lệ văn bản hành chính sai về thể thức, nội dung vẫn còn. 2.5. Nhận xét chung Từ thực trạng xây dựng và tuân thủ quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, chúng tôi xin đưa ra một số đánh giá về ưu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại như sau: 2.5.1. Về ưu điểm Thứ nhất, hầu hết các văn bản hành chính được ban hành đúng quy định của pháp luật hiện hành. Thứ hai, phần lớn các văn bản hành chính được ban hành tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa đều có đầy đủ thể thức, thành phần bắt buộc. Thứ ba, nhận thức được tầm quan trọng của công tác ban hành văn bản cũng như được sự quan tâm của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, chính vì thế Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa đã 17 giao cho Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa xây dựng quy định về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lưu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh. Thứ tư, các cán bộ, công chức công tác tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa đã có nhận thức đúng đắn về công tác ban hành văn bản. Công chức làm tại bộ phận phát hành văn bản nắm vững quy định của pháp luật về thể thức văn bản. 2.5.2. Về một số tồn tại Thứ nhất, mặc dù đã ban hành quy định về lập hồ sơ trình giải quyết công việc, phát hành văn bản, lưu trữ và tra cứu hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh. Tuy nhiên, trong quy định chưa nêu rõ quy trình ban hành văn bản hành chính. Thứ hai, tình trạng văn bản hành chính chưa được sử dụng đúng chức năng, không phù hợp với nhiệm vụ mà văn bản cần giải quyết nên dẫn đến tình trạng trong thực tế có nhiều văn bản chưa phát huy hết hiệu lực của văn bản. Thứ ba, khi văn bản đã được Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh ký, công chức tại bộ phận phát hành văn bản mới kiểm tra thể thức, lỗi chính tả và phát hành văn bản. Thứ tư, bên cạnh việc chưa có quy trình cụ thể, chi tiết về ban hành văn bản hành chính, tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa cũng chưa nêu rõ quy trình cụ thể ban hành văn bản hành chính trong Quy chế hoạt động. Thứ năm, nhiều văn bản vừa mới ban hành được vài ngày đã phải đính chính về nội dung văn bản như lỗi về số tiền, sai sót về nội dung văn bản... 18 2.5.3. Nguyên nhân của những tồn tại Thứ nhất, tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh chưa có quy định cụ thể quy trình ban hành văn bản hành chính, chưa quy định chức năng của từng loại văn bản. Thứ hai, mặc dù đã có sự quan tâm của Lãnh đạo song mức độ ưu tiên chưa tương xứng với yêu cầu của công tác này. Thứ ba, vẫn còn một số ít cán bộ, công chức ảnh hưởng tính bảo thủ, trì trệ, không chịu tiếp thu, coi thường hình thức, thể thức văn bản, coi nội dung mới là quan trọng nên dẫn đến còn một số văn bản hành chính ban hành còn sai thể thức. Thứ tư, do số lượng văn bản hành chính được ban hành tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa quá nhiều. Thứ năm, Lãnh đạo có thẩm quyền ký văn bản cũng chưa nắm hết được quy định về thể thức văn bản hành. Thứ sáu, tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa khi văn bản hành chính đã ký xong mới chuyển bộ phận phát hành văn bản kiểm tra là không đúng, ngược quy trình. Thứ bảy, chúng ta cũng chưa có những chế tài đủ mạnh và xác định trách nhiệm pháp lý của các cá nhân, phòng, ban vi phạm các quy định pháp luật liên quan đến công tác ban hành văn bản. Thứ tám, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của nước ta liên quan đến công tác ban hành văn bản còn thiếu nên gây lúng túng cho nhiều công chức trong công tác ban hành văn bản. 19 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND TỈNH THANH HÓA 3.1. Cơ sở để đề xuất các giải pháp xây dựng Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa 3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn cần xây dựng một quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Nếu không có quy trình ban hành văn bản, không có quy định cụ thể về việc soạn thảo và ban hành văn bản, văn bản hành chính trên thực tế sẽ không mang lại hiệu quả cao, quy trình rườm rà, văn bản hành chính phát hành sai thể thức, nội dung không chặt chẽ...sẽ dẫn đến hiệu quả quản lý không cao. Xuất phát từ thực tế trên, việc xây dựng một quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa là hết sức cần thiết, đáp ứng được những đòi hỏi thực tiễn trong hoạt động quản lý của UBND tỉnh Thanh Hóa trong giai đoạn hiện nay. 3.1.2. Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan đến quy trình ban hành văn bản hành chính UBND tỉnh Thanh Hóa là một tỉnh rộng, người đông, với diện tích tự nhiên 11.116 km 2 , dân số trên 3,5 triệu người; có 27 đơn vị hành chính cấp huyện, gồm 01 thành phố, 02 thị xã và 24 huyện với 635 xã, phường, thị trấn. Chính vì vậy, số lượng văn bản hành chính thực sự rất lớn, cần thiết để ban hành một quy trình ban hành văn bản hành chính. 3.2. Các giải pháp 3.2.1. Xây dựng lại Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa 20 Có thể nói, trong Quy chế làm việc của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh Thanh Hóa đã nêu các quy định, cách thức giải quyết công việc, quy định thời gian giải quyết hồ sơ công việc. Tuy nhiên, 02 Quy chế này đều chưa nêu rõ được quy trình ban hành văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Chính vì vậy, xây dựng lại Quy chế làm việc của UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh là cần thiết. 3.2.2. Xây dựng quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Bước thực hiện Nội dung công việc Người thực hiện Bước 1 Chuyên viên soạn thảo Bước 2 Chuyên viên pháp chế (bộ phận phát hành văn bản) Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức Bước 3 Bộ phận văn thư trình hồ sơ cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Lãnh đạo Văn phòng ký Bước 4 Bộ phận phát hành văn bản và bộ phận photocopy Bước 5 Trưởng phòng HC-TC và nhân viên văn thư Quan hệ chuyển, trình dự thảo Quan hệ phản hồi ý kiến, đề nghị chỉnh sửa văn bản Bảng 3.3. Các bước hình thành Văn bản hành chính ( không cần lấy ý kiến dự thảo văn bản) Tuy nhiên, đối với một số nội dung thì quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính cần thêm bước xin ý kiến của các đồng chí Ủy viên UBND tỉnh, xin ý kiến các đồng chí trong Ban Cán sự, xin ý kiến các đồng chí trong Thường vụ Tỉnh ủy..v..v. có thể hiểu quy trình như sau: Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản dự thảo Chuẩn bị và dự thảo văn bản Kiểm tra tại Phòng Hành chính - Tổ chức Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành Phát hành văn bản và nhân bản Chọn văn bản đăng lên trang QPPL của tỉnh, gửi và lưu văn bản 21 Bước thực hiện Nội dung công việc Người thực hiện Bước 1 Chuyên viên soạn thảo Lãnh đạo VP, Trưởng ban, Phó Trưởng ban kiểm tra nội dung dự thảo Các đồng chí thành viên Ban Cán sự, Ủy viên UBND tỉnh, Thường vụ Tỉnh ủy Bước 2 Chuyên viên pháp chế (bộ phận phát hành văn bản) Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức Bước 3 Bộ phận văn thư trình hồ sơ cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và Lãnh đạo Văn phòng ký Bước 4 Bộ phận phát hành văn bản và bộ phận photocopy Bước 5 Trưởng phòng HC-TC và nhân viên văn thư Quan hệ chuyển, trình dự thảo Quan hệ phản hồi ý kiến, đề nghị chỉnh sửa văn bản (trong trường hợp cần xin ý kiến dự thảo các đồng chí Thành viên Ban Cán sự, Ủy viên UBND tỉnh và Thường vụ Tỉnh ủy...) Bảng 3.4. Các bước hình thành văn bản hành chính ( cần lấy ý kiến cho dự thảo văn bản) 3.2.3. Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức công tác tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Tăng cường giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức, đặc biệt là cán bộ, công chức phụ trách công tác văn bản cần liên tục cập nhật thông tin văn bản mới để phổ biến, hướng dẫn kịp thời đến các phòng, ban giúp cho công tác ban hành văn bản tại UBND tỉnh Thanh Hóa. Đồng Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản dự thảo Kiểm tra tại Phòng Hành chính - Tổ chức Trình duyệt dự thảo, ký nháy và ký ban hành Phát hành văn bản và nhân bản Chọn văn bản đăng lên trang QPPL của tỉnh, gửi và lưu văn bản Chuẩn bị và dự thảo văn bản Lấy ý kiến dự thảo văn bản Lãnh đạo VP, Trưởng ban, Phó Trưởng ban kiểm tra nội dung dự thảo 22 thời, thể chế hóa thành trách nhiệm kỷ luật thực thi các quy định về quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đối với các cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định. 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quy trình ban hành văn bản hành chính để rút ngắn thời gian thực hiện quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa - Mẫu hóa các văn bản và đưa vào cơ sở dữ liệu của mạng nội bộ, hướng dẫn cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thống nhất trong toàn cơ quan UBND tỉnh. - Trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đang được áp dụng tại UBND tỉnh Thanh Hóa có thể chuyển dự thảo văn bản cho Lãnh đạo UBND tỉnh xem, duyệt dự thảo, sau đó chuyển lại chuyên viên hoàn thiện, sửa lại (hoặc Lãnh đạo có thể sửa trực tiếp trên dự thảo), sau đó chuyển lại chuyên viên các phòng hoàn thiện lại, tiếp tục các bước trình ký theo quy định. 3.2.5. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính Ngoài việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản, các cán bộ, công chức công tác tại UBND tỉnh Thanh Hóa cần rèn luyện nhiều kỹ năng khác như kỹ năng văn phòng hiện đại, kỹ năng giao tiếp, ứng xử, kỹ năng sử dụng các phương tiện hiện đại trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa như sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy scan; hơn nữa, công chức, viên chức cũng cần rèn luyện phẩm chất đạo đức chính trị, nhanh nhẹn, cẩn thận, chính xác, có trách nhiệm cao trong công việc; thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới, các văn bản liên 23 quan tới công tác chuyên môn và các quy định pháp luật khác có liên quan tới công tác văn bản hành chính... 3.2.6. Mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND tỉnh Thanh Hóa Trên cơ sở quy trình đã xây dựng lại ở trên, hệ thống hóa toàn bộ quy trình ban hành văn bản hành chính và tất cả các mẫu văn bản hành chính đưa vào cơ sở dữ liệu dùng chung, đưa lên mạng nội bộ của UBND tỉnh Thanh Hóa để tất cả cán bộ, công chức, viên chức sử dụng. Có thể nói, giải pháp này vừa giảm thời gian soạn thảo văn bản của chuyên viên vừa đảm bảo tính thống nhất và quy chuẩn về thể thức văn bản. 24 KẾT LUẬN Thực tiễn cho thấy, trên nhiều phương diện, chất lượng hoạt động quản lý nhà nước lệ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức và sử dụng một cách khoa học hệ thống thông tin, trong đó có thông tin văn bản. Phương thức hoạt động của cơ quan phù hợp hay không phù hợp được thể hiện rất rõ trong việc tổ chức xây dựng và ban hành văn bản. Chính vì thế, công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đang đòi hỏi những người làm công tác này phải có trình độ chuyên môn và nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước. Tỉnh Thanh Hóa trong những năm gần đây đưa ra nhiều giải pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính với mục tiêu cụ thể là đến năm 2020 đảm bảo mức độ hài lòng của cá nhân, doanh nghiệp, nhà đầu tư đối việc giải quyết thủ tục hành chính đạt trên 90%. Để đạt được mục tiêu này, đòi hỏi công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của UBND tỉnh Thanh Hóa phải được tuân thủ theo đúng quy trình, phải được thực hiện tốt hơn để phát huy hết hiệu quả trong hoạt động quản lý. Trong quá trình thực hiện luận văn với đề tài: “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa”, với những hạn chế chủ quan và khách quan, chắc chắn Luận văn này sẽ khó tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế nhất định. Vì vậy, tác giả kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo, các nhà khoa học cũng như các bạn học viên để Luận văn được hoàn thiện và có giá trị cao trong thực tế. Em xin chân thành cảm ơn!