Tóm tắt Luận văn Hiệu quả hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc

1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ / / HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN NGỌC TUẤN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN TỈNH VĨNH PHÚC LUẬN VĂN THẠC SĨ HÀ NỘI- NĂM 2016 2 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế, một đòi hỏi tất yếu đối với Chính phủ của mỗi quốc gia đó là cải cách hành chính để đáp ứng nhu cầu thực tiễn khách quan, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó. Cùng với cải cách hành chính của cả nước, tỉnh Vĩnh Phúc đang đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính để hội nhập, thu hút đầu tư và phát triển kinh tế - xã hội. Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ và vai trò vô cùng quan trọng trong công việc quản lý, chỉ đạo, điều hành các công việc dưới sự chỉ đạo của các cán bộ đứng đầu HĐND, UBND. Chính vì lẽ đó, công việc cấp thiết trước mắt đối với khối văn phòng là phải nâng cao hiệu quả hoạt động, có phương thức điều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích hợp. Trong thời gian qua, hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên đã hoạt động có hiệu quả, văn phòng làm khá tốt các công tác chức năng nhiệm vụ được giao. Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại, hạn chế như: Cơ chế phối hợp chưa tốt, sự phân công công việc còn có sự chồng chéo, bỏ trống, quy chế làm việc chưa chặt chẽ,đã làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Trước những tình hình thực tế đang diễn ra, bên cạnh đó nhận thấy chưa có đề tài nghiên cứu về hoạt động của Văn phòng HĐND, YBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc nên tôi đã chọn đề tài: “ Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” làm đề tài nghiên cứu làm luận văn thạc sĩ. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài - Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”. Nxb thống kê, Hà Nội; Lưu Kiếm Thanh ( 2009) “ Nghiệp vụ hành chính văn phòng”,Nxb thống kê, Hà Nội; Nguyễn Hữu Thân ( chủ biên) , “ Quản trị hành chính văn phòng”, NXb thống kê, Hà Nội; Học viện hành chính Quốc gia ( 2006 ). 3 “ Điều hành công sở hành chính Nhà nước”, Nxb Khoa học và kỹ thuật Hà Nội; Nguyễn Đăng Thành ( chủ biên ) ( 2013), “ Đo lường và đánh giá hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước những thành tựu trên thế giới và ứng dụng Việt Nam”, Nxb Lao động; Nguyễn Văn Thâm ( 2001), “ Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở”, Nxb lao động; Nguyễn Văn Thâm (2001) “ Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở” , Nxb chính trị Quốc gia.; Thái Thùy Linh (2010) “ Nâng cao năng lực điều hành văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, Luận văn thạc sĩ quản lý hành chính công Học viện hành chính Hà Nội 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu Dựa trên những lý luận khoa học và tình hình thực tiễn về hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc, đề tài đánh giá những kết quả đã đạt được, những hoạt động còn hạn chế để tìm ra nguyên nhân và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong thời gian tới. + Hệ thống hóa cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và làm rõ một số vấn đề lý luận khoa học và thực tiễn về công tác văn phòng nói chung. + Phân tích tình hình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND của thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Đánh giá tình hình thực tế, những kết quả đã đạt được, những hạn chế và nguyên nhân trong quá trình hoạt động của Văn Phòng HĐND – UBND trên địa bàn. + Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu các hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc và phân tích tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố trong giai đoạn 2012 - 2015 để đánh giá kết quả đã đạt được, những hoạt động còn hạn chế để tìm ra nguyên nhân 4 và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc trong giai đoạn 2016 – 2020. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận: 5.2. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu khoa học, phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu, phương pháp thống kê, mô tả, phương pháp đối chiếu so sánh 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý nắm rõ các vấn đề về văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND một cách hệ thống và khoa học nhất. - Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nâng cao hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng được đòi hỏi của thực tế; - Luận văn bảo vệ thành công có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, các cơ quan tổ chức khác khi tiến hành hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động. - Những dữ liệu thực tiễn về hoạt động của Văn phòng cấp huyện nói chung và Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên nói riêng có thể giúp các nhà hoạch định chính sách tham khảo để xây dựng chính sách phù hợp với thực tiễn hơn. 7. Cấu trúc của luận văn Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân - uỷ ban nhân dân cấp huyện; Chương 2: Thực tiễn hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên; Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên. 8 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Những vấn đề chung về văn phòng 1.1.1. Quan niệm về văn phòng, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện * Văn phòng có thể hiểu một cách đơn giản theo như quan sát của mỗi người trong đời sống thực tế thường hay bắt gặp, văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của các cơ quan, đơn vị do văn phòng thường gắn với một địa điểm cụ thể, gắn liền với tên của cơ quan, đơn vị đó. Tại văn phòng, các công việc hàng ngày, hành chính của các cơ quan, đơn vị liên quan đến công văn, giấy tờ, con dấu hoặc các công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệđược thực hiện. Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng, nhưng có thể hiểu theo một nghĩa chung nhất đó là: Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm vảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. * Hiệu quả hoạt động của văn phòng là một phạm trù phản ánh trình độ sử dụng các nguồn lực của văn phòng trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu đề ra. * Hiệu quả của hoạt động hành chính là kết quả quản lý đạt được của bộ máy hành chính trong sự tương quan với mức độ chi phí các nguồn lực, trong mối quan hệ giữa hiệu quả kinh tế với hiệu quả xã hội. Hiệu quả của nền hành chính được thế hiện trên các phương diện: đạt mục tiêu quản lý hành chính tối đa với mức độ chi phí các nguồn lực nhất định;đạt mục tiêu nhất định với mức độ chi phí các nguồn lực tối thiểu; đạt mục tiêu không chỉ tỏng quan hệ với chi phí nguồn lực mà còn trong quan hệ với hiệu quả xã hội. 9 * Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Văn phòng Hội đồng nhân dân và UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND. Văn phòng HĐND và UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố. Về tổ chức, văn phòng HĐND và UBND huyện có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng. Tổ chức biên chế của Văn phòng HĐND và UBND huyện do Chủ tịch UBND huyện quyết định trong tổng biên chế được giao. Vai trò của văn phòng HĐND và UBND huyện là làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận có liên quan, một số phòng ban, cơ quan trong huyện, là nơi chuyển giao các công việc giữa cá nhân và lãnh đạo. Văn phòng được ví là cửa ngõ của UBND và HĐND cấp huyện bởi vì đối với mỗi tổ chức này, luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua các văn bản hệ thống đi đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng được ví là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp giúp ích cho UBND và HĐND. Bên cạnh đó văn phòng HĐND và UBND cấp huyện là nơi tiếp nhận các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại. 1.1.2. Chức năng của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Thứ nhất, chức năng tham mưu, tổng hợp Nghị định 14 đặt vị trí hàng đầu của Văn phòng là "tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND với yêu cầu: tham mưu tổng hợp; tham mưu, giúp và tham mưu cho. Nhiệm vụ lớn nhất và khó khăn nhất của văn phòng là: "tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND". Tham mưu tổng hợp có nghĩa là tham mưu ngay chính trong nhiệm vụ tổng hợp, vì tổng hợp hàm chứa chất liệu tham mưu đề xuất giải pháp xử lý công việc ngay trong công tác tổng hợp chứ 10 không phải tổng hợp riêng rẽ. Việc tham mưu tổng hợp bao gồm cả về kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh trật tự, quốc phòng địa phương, tài nguyên, môi trường... Nhiệm vụ "Tham mưu, giúp UBND cấp huyện về công tác dân tộc". Đây là nhiệm vụ mới có nghĩa là nhà nước xác định vị trí, ý nghĩa đặc biệt của vấn đề dân tộc trong tình hình hiện. Nhiệm vụ "tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành" giúp Chủ tịch hoàn thành nhiệm vụ, Văn phòng có trách nhiệm tham mưu "trúng việc và đúng người" vì Chủ tịch UBND là người lãnh đạo và điều hành công việc của UBND. Nhiệm vụ cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương". Nhiệm vụ cuối cùng, là: "Đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND”. Ngoài ra, văn phòng UBND – HĐND huyện còn "cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND... Thứ hai, chức năng hậu cần Mọi hoạt động hậu cần gắn liền với việc sử dụng cơ sở vật chất, chuẩn bị các chương trình, hoạt động phục vụ chung trong văn phòng đều được cấp trên có thẩm quyền hướng dẫn, quy định cụ thể, có định mức rõ ràng trong việc thực hiện các hoạt động liên quan đến hoạt động tài chính hay số lượng cũng như chất lượng gắn liền với các hoạt động nhiệm vụ. 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn * Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân Văn phòng trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn, công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBND xã, thị trấn theo quy định của pháp luật; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND và 11 Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật * Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của HĐND và đại biểu Hội đồng nhân dân huyện thì Văn phòng HĐND và UBND huyện tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt; tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việc chung; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồng nhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động, giúp Thường trực HĐND xây dựng chương trình, tổ chức phục vụ kỳ họp HĐND; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tài liệu phục vụ các kỳ họp. 1.2. Nội dung hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.2.1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan Lập kế hoạch, xây dựng chương trình là quá trình xây dựng các mục tiêu và xác định các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Bằng việc sắp xếp, bố trí các công việc, các hoạt động, các giải pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới các mục tiêu của mỗi tổ chức, cơ quan hay cá nhân đó. Cần xác định trước phải làm gì, làm như thế nào, vào khi nào và ai sẽ làm. Việc làm kế hoạch là bắc một nhịp cầu từ trạng thái hiện tại tới chỗ mà chúng ta muốn có trong tương lai. Văn phòng phải trực tiếp xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng quý, hàng năm cho chính văn phòng và cho lãnh đạo cơ quan trực thuộc triển khai kế hoạch đó để tránh được việc chồng chéo, trùng lặp các công việc hàng ngày, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của công việc. Sau cùng, văn phòng cần phải thưởng xuyên tổng kết các công việc đã làm, đã thực hiện được, những kế hoạch còn tồn đọng và lý do liên quan để có kế hoạch thực hiện bổ sung kịp thời. 12 1.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng các thông tin chung Trong công tác quản lý hành chính Nhà nước thì thông tin là phương tiện để ra các quyết định, xác định phương hướng, chỉ đạo sát thực với thực tế, nâng cao hiệu quả hoạt động. Văn phòng HĐND – UBND huyện luôn cần hiểu, biết chính xác nhu cầu thông tin phục vụ quản lý. Xác định được đối tượng có nhu cầu cần được cung cấp thông tin và sử dụng thông tin. Tìm hiểu chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật. Trong việc xử lý thông tin cần loại bỏ thông tin nhiễu, liên kết thông tin theo những mối liên hệ bản chất, vốn có, nhằm rút ra những thông tin thật sự có giá trị, phục vụ cho việc giải quyết nhiệm vụ quản lý hành chính. Trong quy trình xử lý thông tin diễn ra các hoạt động và các phương pháp cơ bản sau: Tiếp nhận thông tin  Tóm lược thông tin  Xác nhận, kiểm tra độ tin cậy của thông tin thu thập từ các nguồn tin khác nhau  Phân tích, tổng hợp, kiến nghị giải quyết. 1.2.3. Soạn thảo, phát hành, quản lý văn bản Văn bản hành chính là văn bản của các cơ quan nhà nước dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục, và thẩm quyền luật định. Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của UBND huyện và cơ quan trực thuộc UBND huyện bao gồm: các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính. * Nguyên tắc soạn thảo văn bản quy định: - Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp. - Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức - Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định 13 - Văn bản phải đảm bảo tính khả thi - Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ 1.2.4. Lưu trữ Công việc lưu trữ bao gồm: phân loại, chọn lọc, đánh giá, sắp xếp thông tin một cách có hệ thống theo những phương pháp khoa học nhằm bảo quản an toàn và phục vụ việc kiểm tra, điều tra khi cần, hoặc công tác tra cứu thông tin, khai thác sử dụng thông tin có hiệu quả phục vụ nhu cầu khác nhau của văn phòng. Các thông tin, tài liệu lưu trữ bao gồm: bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. Trong trường hợp không còn tài liệu bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Nghiệp vụ lưu trữ sẽ bao hàm các nội dung về tổ chức bộ phận, nhân sự làm công tác lưu trữ trong cơ quan và ban hành những văn bản quy phạm pháp luật, những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, cuối cùng là kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ. 1.2.5. Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại Đây là nhiệm vụ quan trọng, trong đó có tổ chức các phòng làm việc, tiếp khách và sắp xếp nhân lực phù hợp với từng loại công việc của cơ quan. Mức độ giao tiếp của nhân viên trong văn phòng có thể là rộng hoặc hẹp, nhiều hoặc ít và chủ yếu diễn ra tại văn phòng và do văn phòng tổ chức. Yêu cầu chung đặt ra trong giao tiếp, đối nội, đối ngoại là: công việc lễ tân, tiếp khách phải đảm bảo tính trang trọng, văn minh, lịch sự nhưng phải đảm bảo sự tiết kiệm, thực thi đúng quy định, chế độ, quy chế của cơ quan. 14 1.2.6. Bảo quản vật tư, tài sản, kinh phí cho cơ quan Trong văn phòng HĐND – UBND cấp huyện, mọi đồ dùng, thiết bị, các tài liệu được văn phòng nắm giữ cũng như kinh phí hoạt động được Nhà nước giao cho hàng năm cần phải được bảo quản, sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả. Việc đảm bảo về vật chất và kinh phí chính là đảm bảo việc diễn ra các hoạt động trong cơ quan. 1.2.7. Tổ chức hội họp Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành hoạt động mọi công việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật. Mục tiêu của hội họp là để tạo cơ hội cho các thành viên tham gia được thảo luận, tranh luân, tranh đấu về những những vấn đề/chủ đề thiết yếu được nêu ra, nâng cao kỹ năng làm việc nhóm, lấy ý kiến của một nhóm sau khi đã bàn bạc. Là nơi đưa ra các quyết định quyết đoán và cam kết tập thể nhằm phát huy dân chủ nói chung và cụ thể là thực hiện các quy chế dân chủ. 1.3. Mối quan hệ giữa văn phòng HĐND – UBND cấp huyện và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện được quy định rõ theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Bao gồm: phòng nội vụ, phòng tư pháp, phòng Tài chính – kế hoạch, phòng tài nguyên và môi trường, phòng lao động - Thương binh và xã hội, phòng văn hóa và thông tin, phòng GD&ĐT, phòng y tế, thanh tra huyện, văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. 15 Trong hệ thống hành chính nhà nước, các cơ quan có mối quan hệ mật thiết với nhau, đặc trưng của mối quan hệ này đó là: Mang tính quyền lực đặc biệt là tình hình tổ chức cao và tính mệnh lệnh đơn phương, ngoài ra có tính hệ thống thức bậc chặt chẽ, chuyên môn hóa về nghề nghiệp cao. Điển hình của mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện và bộ phận văn thư của phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là mối quan hệ hướng dẫn giúp đỡ lẫn nhau, còn mối quan hệ giữa Văn phòng HĐND và UBND huyện với các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện là mối quan hệ giữa các cơ quan tham mưu, giúp việc của UBND huyện. 1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.4.1. Môi trường bên trong Thứ nhất, tổ chức văn phòng Thứ hai, nguồn nhân lực Thứ ba, cơ chế làm việc Thứ tư, điều kiện làm việc 1.4.2. Môi trường bên ngoài Thứ nhất, các chính sách, pháp luật Thứ hai, điều kiện kinh tế- xã hội 1.5. Quản trị văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.5.1. Khái niệm quản trị văn phòng Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra. Việc quản trị văn phòng bao gồm nhiều công việc quan trọng bao gồm công tác hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động; tổ chức: (organizing), lãnh đạo (leading) và kiểm soát (controlling). 16 Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin. Có thể nói, quản trị văn phòng là các công việc cụ thể hàng ngày liên quan tới hoạt động tổ chức, quản lý, điều hành một văn phòng nhằm giải quyết hiệu quả, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng đó. 1.5.2. Chức năng quản trị văn phòng Với mỗi chức năng quản trị nhằm thực hiện những mục tiêu khác nhau như: đối với chức năng hoạch định nhằm đề ra các mục tiêu công việc cụ thể, xác định các biện pháp thực hiện và soạn thảo thành các kế hoạch để triển khai trong văn phòng. Trong tổ chức nhằm tuyền chọn, huấn luyện, sắp xếp bộ máy nhân sự của văn phòng nhằm thực hiện hiệu quả các mục tiêu công việc. Việc lãnh đạo là việc phân công nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, tạo động lực cho nhân viên văn phòng thực hiên tốt nhiệm vụ đã xác định trong kế hoạch. Và cuooics cùng chức năng kiểm soát là theo dõi, kiểm tra kết quả thực hiện công việc trên thực tế, phát hiện các vấn đề phát sinh và đề ra các biện pháp xử lý kịp thời. 1.5.3. Nội dung quản trị văn phòng: Trong công tác quản trị văn phòng, nội dung cơ bản các công việc thực hiện bao gồm: + Lập kế hoạch quản trị văn + Xây dựng quy chế văn phòng + Xây dựng và tiến hành cơ cấu tổ chức văn phòng hợp lý + Phân công công việc và tổ chức phối hợp các bộ phận, phòng ban. + Xây dựng và đổi mới quy trình thực hiện các nghiệp vụ của văn phòng + Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả hoạt động văn phòng + Xây dựng hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý của văn phòng. + Xây dựng văn hóa tổ chức tích cực, hỗ trợ tốt cho các vấn đề phát sinh trong thực tế. + Cung cấp và đảm bảo các điều kiện làm việc cho văn phòng. 17 1.6. Khái niệm hiệu quả hoạt động và những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện 1.6.1. Khái niệm hiệu quả Khái niệm “hiệu quả” trong phạm vi quản lý hành chính nhà nước được hiểu là mối tương quan giữa kết quả thu được tối đa so với chi phí thực hiện kết quả đó ở mức tối thiểu. 1.6.2. Những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện Hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng nói chung bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau: Một là: Ảnh hưởng đến công tác Văn phòng chính là con người làm việc trong cơ quan. Nếu cán bộ trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì hoạt động của Văn phòng sẽ được thực hiện thuận lợi và ngược lại. Hai là: Hoạt động của Văn phòng là lệ thuộc vào quy chế hoạt động của cơ quan nói chung và các quy định về công tác Văn phòng nói riêng. Ba là: Nó bị chi phối bởi các tổ chức cơ quan. Cơ quan càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc càng phức tạp. Nhưng cũng có khi công việc văn phòng bị chi phối ngay cả những trường hợp cơ quan không có nhiều đơn vị mà là do chức năng của đơn vị được phân định chưa rõ ràng. Bốn là: Thiết bị Văn phòng là điều kiện quan trọng của công việc, làm ảnh hưởng đến năng suất lao động hành chính trong cơ quan. Do vậy, việc đánh giá hiệu quả hoạt động Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện có thể dựa trên một số tiêu chí cụ thể sau: Trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng. Việc quy chế hóa và mức độ quy chế hóa của các hoạt động của Văn phòng. Sự phù hợp về cơ cấu tổ chức. 18 Việc áp dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Văn phòng. Mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất. Tiểu kết chương 1 Trong chương 1, nội dung chính là hệ thống hóa những cơ sở lý luận về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Làm rõ các khái niệm cơ bản về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Thông qua các luận cứ, trong chương này đã làm rõ hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Tất cả những căn cứ trên làm nên hệ thống cơ sở lý luận để tiến hành nghiên cứu thực tiễn hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc trong giai đoạn hiện nay. 19 Chương 2: THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN, TỈNH VĨNH PHÚC 2.1. Giới thiệu khái quát về UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 2.1.1. Cơ cấu tổ chức của UBND thành phố Vĩnh Yên 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ 2.2. Giới thiệu khái quát về văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc 2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên Văn phòng UBND thành phố Vĩnh Yên có Chánh văn phòng và hai Phó chánh Văn phòng; Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia thành các bộ phận sau: bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp; bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; bộ phận tiếp dân; bộ phận công nghệ thông tin; bộ phận kế toán, thủ quỹ; bộ phận Văn thư, lưu trữ và bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ. 2.2.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và vai trò của văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc * Chức năng: Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên có chức năng nhiệm vụ và quyền hạn chung theo quy định đối với văn phòng HĐND – UBND huyện ngoài ra tùy theo đặc điểm của địa phương, văn phòng thực hiện một số công việc chuyên biệt khác nhằm hỗ trợ các cơ quan chức năng, các phòng ban chuyên môn thực hiện tốt vai trò của mình, kiện toàn bộ máy hành chính nhà nước cấp huyện. 20 2.2.3. Nhân sự Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên có 9 đồng chí đảm nhiệm các nhiệm vụ khác nhau, phụ trách các mảng chuyên môn khác nhau. Trong đó, cán bộ quản lý với các chức danh: Chánh Văn phòng – 1 đồng chí, 1 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp, 1 Phó Chánh Văn phòng phụ trách HĐND, đối ngoại, 1 Phó Chánh Văn phòng phụ trách hành chính-Quản trị và 6 chuyên viên Tổng hợp. 2.2.4. Điều kiện làm việc tại văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị bao gồm những thiết bị, máy móc dùng cho công việc của nhân viên văn phòng như: Máy vi tính, Máy in, Máy Fax, máy photocopy, máy Scan, máy hủy tài liệu...để ứng dụng tối đa yêu cầu công việc. Văn hóa công sở: thực hiện tốt các quyết định về việc ban hành Quy chế văn hoá công sở tại cơ quan hành chính nhà nước và Quy chế Văn hoá công sở, áp dụng quy tắc ứng xử, lề lối, tác phong làm việc của cán bộ, công chức. Thực hiện các quy định về thời gian làm việc và văn hóa trang phục đối với cán bộ công nhân viên. Văn hóa giao tiếp có quy định rõ ràng theo quy định của pháp luật những việc công chức, viên chức được làm, và không được làm. máy chính quyền địa phương. Ngoài ra tổ chức tốt các hoạt động tổ chức đoàn thể, quần chúng tại cơ quan, đơn vị, và hoạt động giao lưu văn hóa, văn nghệ. 2.3. Nội dung hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên Thứ nhất, công tác thu thập và xử lý thông tin Cán bộ công chức luôn trang bị cho mình kiến thức xã hội, và chuyên môn nghiệp vụ để phục vụ cho công tác, nhiệm vụ được giao. Thuần thục kỹ năng hành chính văn phòng. Nghe và trả lời điện thoại tiết kiệm, chính xác, soạn thảo văn bản, 21 soạn thảo công văn, thư, thư điện tử chuyên nghiệp, hiệu quả, quản lý thông tin hồ sơ tài liệu bảo mật, an toàn, chính xác; biết sử dụng các thiết bị máy móc văn phòng, công nghệ hiện đại. Ngoài các kỹ năng vốn có, cần phải nhắc đến kĩ năng mềm mà mỗi người nhân viên nên có: Kiên trì nhẫn lại; chịu khó tỉ mỉ, kỹ năng biết lắng nghe, trả lời hiệu quả; kỹ năng trao đổi thông tin; kỹ năng đọc phản hồi; ... Thứ hai, công tác soạn thảo văn bản Được đào tạo bài bản, cán bộ, chuyên viên Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên đều là những người soạn thảo văn bản, tài liệu rất là giỏi: Đánh máy 10 ngón rất là giỏi với tốc độ và độ chính xác rất cao. Cán bộ, chuyên viên có khả năng phân tích thực tế , trung thực phản ánh đúng sự thực khách quan, nêu đúng ưu điểm, khuyết điểm. Không mảy may thiên vị, không thêm bớt bóp méo sự thật. Nêu bật nội dung cần được giải quyết. Thứ ba, công tác tiếp nhận và quản lý văn bản Hình 2. 1. Quy trình tiếp nhận và quản lý văn bản đến Bước 1: Nhận văn bản, phân loại văn bản, bóc vì văn bản Bước 2: Đóng dấu đến: Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến Nhận văn bản, phân loại, bóc bì văn bản Loại không phải vào sổ đăng ký Loại vào sổ đăng ký Chuyển trực tiếp cho người nhận Đóng dấu đến Vào sổ đăng ký văn bản đến Trình, chuyển giao văn bản đến Đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản 22 Bước 4: Trình, chuyển giao văn bản đến Bước 5: Đôn đốc, theo dõi việc giải quyết văn bản Hình 2. 2. Quy trình quản lý văn bản đi Bước 1: Kiểm tra văn bản Bước 2: Đóng dấu cơ quan, đóng dấu khẩn, mật (nếu có) Bước 3: Đăng ký văn bản đi: Bước 4: Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản Bước 5: Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản Thứ tư, công tác quản lý và sử dụng con dấu Chánh văn phòng chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, bảo quản con dấu của HĐND – UBND thành phố và con dấu của cơ quan. Cán bộ văn thư tại văn phòng HĐND UBND thành phố đã thực hiện tốt nhiệm vụ về bảo quản con dấu chặt chẽ, không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Thứ năm, công tác lưu trữ Việc lưu trữ tại văn phòng HĐND-UBND thành phố phải luôn đảm bảo các nội dung về phân loại tài liệu lưu trữ, các cán bộ phụ trách công tác lưu trữ đã phân chia tài liệu thành các nhóm điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Kiểm tra văn bản Đóng dấu Đăng ký văn bản đi Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản Lưu văn bản đi và sắp xếp bảo quản văn bản lưu 23 Về bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ: các cán bộ phụ trách thực hiện áp dụng các biện pháp xử lý kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ, chống hư hại đối với tài liệu lưu trữ. Về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ không chỉ bảo quản đóng kín mà chúng còn được khai thác, phục vụ cho toàn xã hội. Thứ sáu, công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan và lãnh đạo Tại UBND thành phỗ Vĩnh Yên đã và đang thực hiện rất tốt, mỗi nhân viên đều nắm trong mình kỹ năng lập kế hoạch, tổ chức và triển khai công việc rất tốt. Thứ bảy, công tác tổ chức hội họp Quy trình tổ chức hội họp: Hình 2. 3.. Quy trình tổ chức hội họp Bước 1: Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp Bước 2: Chuẩn bị cuộc họp Bước 3: Gửi giấy mời họp Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp Chuẩn bị Tiến hành cuộc họp Kết thúc cuộc họp 24 Bước 4: Tiến hành cuộc họp Bước 5: kết thúc cuộc họp Văn phòng đã thực hiện thành công các cuộc hợp của thường trực HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên nhờ thực hiện tốt khâu chuẩn bị một cách đầy đủ và chu đáo từ nội dung đến các điều kiện tiến hành cuộc họp. Ngoài ra, đội ngũ nhân viên của văn phòng đa số là thanh niên, do đó có sự năng động, nhiệt tình trong công việc cao. Nhìn chung, công tác quản lý hành chính hay các hoạt động cơ bản khác của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên bám sát các nội dung và áp dụng nhiều đổi mới nhằm nâng cao hiệu quả: 2.4. Mâu thuẫn trong hoạt động của văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên Hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên vừa phục vụ cho cả cơ quan bị giám sát và cơ quan giám sát. Sự mâu thuẫn ở đây, văn phòng cần phải thực hiện các hoạt động và nghiệp vụ để thực hiện các công việc cho cả hai bộ phận. Ngoài ra, việc thu thập và nắm bắt các chứng từ, thông tin của văn phòng từ hai cơ quan sẽ dẫn đến việc khó phân định và quản lý. Việc bảo mật thông tin của hai bộ phận sẽ gây nên trở ngại cho hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên. 2.5. Đánh giá hoạt động văn phòng ở văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên 2.5.1. Những kết quả đạt được Các nghiệp vụ của văn phòng đều có văn bản hưởng dẫn cụ thể nên được thực hiện chính xác, đúng quy trình và đảm bảo theo yêu cầu về nghiệp vụ. Nghiệp vụ thu thập và xử lý thông tin: Văn phòng thực hiện tốt, đảm bảo nguồn thông tin đến lãnh đạo là thông tin mới, chính xác. Nghiệp vụ soạn thảo văn bản: Đảm bảo đúng thể thức, kỹ thuật, trình bày chuẩn mực theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. 25 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến và đi được quản lý thống nhất và thực hiện tốt việc ban hành văn bản. Nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện một các nghiêm túc, đúng quyền hạn và trách nhiệm theo quy định. Nghiệp vụ lưu trữ: Thực hiện tốt công tác lưu trữ cho kho lưu trữ của UBND thành phố. Không để xảy ra mất mát, hư hỏng tài liệu trong quá trình bảo quản, có ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ. Nghiệp vụ xây dựng chương trình, kế hoạch cho cơ quan, lãnh đạo: Chương trình, kế hoạch xây dựng đảm bảo đúng thời gian quy định, tiến độ thưc hiện nhiệm vụ của các phòng ban. Nghiệp vụ tổ chức hội họp: Được văn phòng chuẩn bị đầy đủ, chu đáo, đảm bảo hạn mức chi phí tổ chức họp, các cuộc họp được diễn ra đúng kế hoạch, có hiệu quả cao. Cơ quan cũng có hội trường riêng được trang bị máy chiếu, máy tính xách tay, âm-li, loa đài.. để hỗ trợ cho những cuộc họp HĐND và các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của UBND. 2.5.2. Hạn chế và nguyên nhân Thứ nhất, việc rà soát, kiểm tra văn bản phải do lãnh đạo văn phòng thực hiện, nhân viên soạn thảo còn thụ động trong việc soạn thảo văn bản. Thứ hai, nghiệp vụ quản lý văn bản đi: Việc gửi văn bản đi đôi lúc còn chậm thời gian. Thứ ba, công tác lưu trữ văn thư còn thực hiện chưa tốt, tài liệu sau khi lưu trữ còn có tình trạng mất, thời gian sử dụng không được lâu do bị mòn, rách, ẩm mốc Thứ tư, việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phòng ban chuyên môn như đã trình bày, vẫn còn một số hạn chế về hiệu quả trong công tác tham mưu, quản lý việc xây dựng và thực hiện chương trình công tác. Nguyên nhân: 26 - Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên chưa cao, còn thụ động trong công việc. Phần lớn nhân viên mới chỉ đạt trình độ trung cấp, cao đẳng hoặc đại học tại chức. - Thiếu nhân lực - Kinh phí để sử dụng trong công tác lưu trữ văn thư còn ít. Tiểu kết chương 2 Nội dung nghiên cứu chính trong chương này là đánh giá thực trạng hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc thông qua các kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá, thực trạng. Từ các kết quả khảo sát, phân tích, đánh giá hạn chế hoạt động Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, từ đó làm cơ sở cho những giải pháp và kiến nghị góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND. 27 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ VĨNH YÊN 3.1. Định hướng phát triển hoạt động văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên 3.1.1. Định hướng phát triển chung Trước tiên cần nâng cao chất lượng nhân sự được xem là một định hướng mang tính chiến lược của Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên. Tiếp đó cần hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng, định hướng hiện đại hóa văn phòng và đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng 3.1.2. Định hướng và quan điểm về hiện đại hóa nền hành chính Để có nền hành chính hiện đại, hiệu quả, làm nền tảng để phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên thì chúng ta cần phải hành động đúng quy luật - Hãy bắt đầu từ đổi mới tư duy. Việc hiện đại hóa nền hành chính là một trong những nội dung quan trọng trong cải cách hành chính, hướng đến việc phục vụ tốt nhất cho con người. Trong giai đoạn mới, định hướng chung cho các cơ quan trên địa bàn thành phố Vĩnh Yên 100% cơ quan có mạng số liệu chuyên dùng riêng của chính quyền thành phố (MAN) và kết nối internet tốc độ cao; cài đặt và sử dụng phần mềm quản lý văn bản, điều hành tại cơ quan, đơn vị, đảm bảo số lượng máy tính bình quân trên một công chức. Hoàn thiện hạ tầng, chuyên môn, xây dựng các dịch vụ công trực tuyến. 3.1.3. Định hướng trong quy chế làm việc trong chính quyền điện tử 28 Xây dựng triển khai thí điểm CSDL dân cư và phần mềm dùng chung tại một số cơ quan cấp xã, phường trên địa bàn thành phố. Tiến hành rà soát, khảo sát tại các đơn vị, đánh giá mức độ ưu tiên, tính khả thi cung cấp trực tuyến mức độ 3 trở lên. Xây dựng chính quyền điện tử thân thiện với người dân, phát triển các tiện ích đồng bộ mang tính tập trung. 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên 3.2.1.Giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức văn phòng - Thứ nhất, quy định rõ vị trí, chức năng chuyên môn và trách nhiệm của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên. - Thứ hai, thống nhất áp dụng mô hình tổ chức bộ máy văn phòng theo các chức danh được bổ nhiệm. - Thứ ba, bố trí đủ số lượng các cán bộ, nhân viên trong từng bộ phận tại Văn phòng để đưa văn phòng đi vào hoạt động ổn định và đạt hiệu quả cao. Theo đó văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên có 9 cán bộ với 1 Chánh văn phòng, 2 Phó Chánh văn phòng và 6 chuyên viên, ngoài ra còn có các lao động hợp đồng phụ trách công việc chuyên trách khác. 3.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự Đây được xem là một giải pháp ưu tiên vì đó là yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. UBND thành phố Vĩnh yên đã quan tâm bồi dưỡng cán bộ để cán bộ, công chức văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực và hiện đại. Đồng thời, mỗi đơn vị trong văn phòng phải luôn luôn có ý thức đánh giá nhiệm vụ đổi mới của mình, tổng kết những gì đã làm được, những gì còn tồn đọng, định ra phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác phục vụ thông qua việc đảm bảo số lượng nhân sự, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức trong văn phòng với các khóa đào tạo, huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ, tổ chức tuyển dụng công khai, minh bạch, 29 có cơ chế khuyến khích tuyển dụng những người có kinh nghiệm, có năng lực và trình độ cao để tạo động lực làm việc cho cán bộ, nhân viên. 3.2.3. Tăng cường trang thiết bị hỗ trợ hoạt động văn phòng Đầu tư các trang thiết bị làm việc cho Văn phòng như: máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội bộ để truyền thông tin trong nội bộ Văn phòng với các phòng, ban, tận dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực hiện việc chuyển văn bản, thông tin nhanh chóng và kịp thời. Phát huy hiệu quả các trang thiết bị tại văn phòng nhất là mát tính Cần quan tâm đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ (tối thiểu 20m2), trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu thuộc thẩm quyền lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND thành phố. 3.2.4.. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Chú trọng đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành, thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ năng quản lý nhân sự; kỹ năng tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng. Phân công nhiệm vụ, quyền hạn đối với từng công chức một cách rõ ràng, cụ thể để họ hiểu rõ được trách nhiệm của mình, tạo tính chuyên nghiệp trong hoạt động Văn phòng. Học hỏi kinh nghiệm hoạt động, quản lý tại một số cơ quan trên địa bàn huyện khác. Phân bổ thời gian hoạt động phù hợp, hiệu quả. Tăng cường công tác tham mưu, phục vụ giám sát, hướng dẫn hoạt động của HĐND thành phố; tổ chức các hội nghị chuyên đề, tập huấn; hướng dẫn áp dụng các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức của Văn phòng Nâng cao chức năng tham mưu của Văn phòng HĐND và UBND thành phố bằng cách tạo điều kiện về thời gian và kinh phí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức đi học tập nâng cao trình độ chuyên môn, tăng cương khả năng tham mưu, nghiên cứu của đội ngũ chuyên viên, tạo điều kiện cho đội ngũ chuyên viên đi nắm bắt thực tế ở cơ sở nhằm thu thập những thông tin của phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố từ đó đưa ra ý kiến tham mưu sát thực tế. 30 - Trong công tác văn thư lưu trữ, các lãnh đạo cần quan tâm, bố trí đội ngũ nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ; ổn định lâu dài; hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cần ban hành đầy đủ danh mục hồ sơ cơ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu cơ quan, quy chế văn thư – lưu trữ cơ quan đầy đủ, kịp thời để thực hiện nghiêm túc các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ. - Trong công tác hội họp, tổ chức hội họp văn phòng HĐND và UBND thành phố cần phải đẩy mạnh hơn việc thực hiện chức năng hậu cần của mình trong việc chuẩn bị phòng họp, giấy mời họp, thư ký cho phiên họp - Đối với các lãnh đạo văn phòng, trong công tác điều hành hoạt động của văn phòng cần xác định được các mục tiêu, dung hòa các mối quan hệ, hoàn thiện kỹ năng quản lý, nghiệp vụ. 3.2.5. Giải pháp phối hợp hiệu quả công việc của HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên Cần thống nhất trong việc xây dựng quy chế làm việc của từng cơ quan và tạo ra cơ thế thực hiện. Cần đặt ra tiêu chuẩn cụ thể cho các chức danh Chánh văn phòng HĐND và UBND, tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cán bộ làm công tác văn thư tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND thành phố. Về công tác thông tin báo cáo để có sự phối hợp giữa Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên và các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần làm các công việc như: Lãnh đạo các phòng ban chuyên môn thuộc UBND thành phố cần đôn đốc, nhắc nhở cán bộ công chức của cơ quan mình nộp báo cáo phố kịp thời theo đúng quy định thời gian trong Quy chế làm việc. Về nội dung phải rà soát kỹ nội dung, số liệu báo cáo nhằm đảm bảo tính chính xác cao nhất cho báo cáo. Văn phòng HĐND và UBND thành phố Vĩnh Yên cần tăng cường các biện pháp đôn đốc, nhắc nhở, phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban chuyên môn thuộc 31 UBND thành phố nắm bắt kịp thời đầy đủ thông tin để làm cơ sở tham mưu cho lãnh đạo tốt hơn. Về xây dựng và thực hiện các chương trình công tác, văn phòng HĐND và UBND thành phố cần phối hợp với các phòng ban chuyên môn tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ công chức trong việc xây dựng chương trình công tác nhằm tạo ra chương trình công tác hợp lý, tiết kiệm được thời gian cho các lãnh đạo. Các phòng ban chuyên môn khi xây dựng chương trình công tác cần lấy ý kiến tập thể về tầm quan trọng của từng công việc xác định mức độ ưu tiên về giải quyết công việc. Tiểu kết chương 3 Nội dung chương 3 làm rõ những quan điểm, định hướng và mục tiêu của Đảng, Nhà nước về hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND cấp huyện. Đồng thời cũng nêu rõ quan điểm, định hướng mục tiêu của tỉnh Vĩnh Phúc và của thành phố Vĩnh Yên về hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên. 32 KẾT LUẬN Trong thời gian vừa qua, văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã kiện toàn tổ chức bộ máy, điều chỉnh hoạt động, nâng cao hiệu quả giải quyết công việc để hoàn thành các mục tiêu, nhiệm vụ được giao. Phát huy tốt những thành tựu đạt được, với sự định hướng phát triển và sự quan tâm của lãnh đạo, sự phối hợp nhịp ngành giữa các ban, ngành, cơ quan cấp huyện, cấp xã văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc đã thể hiện được vai trò quan trọng của mình trong tổ chức chính quyền cấp huyện. Để làm được điều đó, lãnh đạo, nhân viên trong văn phòng, các cơ quan cấp trên đã cố gắng không ngững để thực hiện tốt mọi hoạt động của văn phòng, giải quyết những khó khăn, thách thức, nâng cao hiệu quả hoạt động ngày một tốt hơn. Đề tài “Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân thành phố Vĩnh Yên tỉnh Vĩnh Phúc” dựa trên cơ sở lý luận khoa học và tình hình thực tiễn hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố, tiến hành nghiên cứu và đưa ra những quan điểm, nhận định, tập trung phân tích làm rõ vấn đề trong mọi hoạt động. Từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng. Với các phương pháp nghiên cứu được áp dụng hợp lý, tình hình hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên được nghiên cứu trong giai đoạn 2013 – 2015, đã đánh giá những kết quả đã đạt được, những hạn chế và những nguyên nhân của hạn chế trong quá trình hoạt động và đưa ra đề xuất mang tính thực tiễn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng HĐND – UBND thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc. Đó thực sự là một công việc cấp thiết, mang tính thời cuộc để kiện toàn bộ máy hành chính địa phương, hoàn thiện bộ máy hành chính trong cả nước.