Tổng quan về hoạt động kinh doanh thương mại và phần mềm quản trị thương mại

vẫn còn mới mẻ, chỉ được áp dụng thành công bởi một số doanh nghiệp. Và em đã lấy Trần Anh làm một điểm hình trong đó. Minh chứng cho thành công trong việc ứng dụng phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Trần Anh là thế giới số, đang có quy mô rất lớn và khả năng phát triển rất cao. Và là một trong những doanh nghiệp đã có quyết định táo bạo và thu được thành công lớn trong việc ứng dụng giải pháp ERP VIP Enterprise, chứng tỏ bản lĩnh cuả mình luôn đi trước và bắt kịp thời đại. PHẦN II NỘI DUNG I. TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH THƯƠNG MẠI VÀ PHẦN MỀM QUẢN TRỊ THƯƠNG. 1. Thương mại và kinh doanh thương mại trong cơ chế thị trường. 1.1. Thương mại trong cơ chế thị trường. Thương mại (business, trade, hay commercium) được hiểu nghĩa hẹp là quá trình mua bán hay lĩnh vực hoạt động trao đổi lưu thông hàng hoá trên thị trường nhằm thu được lợi nhuận. Còn theo nghĩa rộng nó được hiểu là toàn bộ hoạt động kinh doanh trên thị trường, thương mại đồng nghĩa với kinh doanh được hiểu như là hoạt động kinh tế nhằm mục tiêu sinh lời của chủ thể kinh doanh. 1.2. Kinh doanh thương mại và các đặc trưng của nó. 1.2.1. Kinh doanh thương mại. Thương mại là một lĩnh vực trao đổi và lưu thông hàng hoá thông qua mua bán bằng tiền trên thị trường nhằm mục đích sinh lời, vậy còn kinh doanh thương mại là gi? Thương mại là xét về mặt khái niệm còn hoạt động thương mại chính là hành động của nó, nó bao gồm nhiều hành vi thương mại tổng hợp nên. Nó là hoạt động dùng tiền của công sức, tài năng… vào việc mua hàng hoá để bán (buôn bán hàng hoá nhằm mục đích sinh lời). 1.2.2. Các đặc trưng của kinh doanh thương mại là: - Kinh doanh thương mại phải có vốn kinh doanh. - Kinh doanh thương mại đòi hỏi phải thực hiện hành vi mua để bán (buôn bán). - Việc kinh doanh hàng hoá thì phải hiểu và quản lý tốt hàng hoá - Sau mỗi kỳ kinh doanh thì phải bảo toàn vốn và có lãi, nó là điều tất yếu muốn có tái kinh doanh, muốn quay vòng vốn, mở rộng và phát triển kinh doanh thì phải có lợi nhuận. * Mục đích của kinh doanh thương mại là lợi nhuận, an toàn, vị thế. Đây là mục đích căn bản, xuyên suốt quản trị hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại xết tới cùng.Tuy nhiên trên thực tiễn hoạt động của mỗi doanh nghiệp cụ thể còn có các mục đích cụ thể khác nữa, kể cả mục đích trước mắt và lâu dài, tuỳ theo khả năng của từng doanh nghiệp. 2. Quản trị doanh nghiệp thương mại. 2.1. Các doanh nghiệp thương mại Doanh nghiệp thương mại là doanh nghiệp chuyên hoạt động trong lĩnh vực mua bán hàng hoá và thực hiện các hoạt động dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng nhằm thu lợi nhuận. Trong những năm gần đây với đường lối phát triển kinh tế nhiều thành phần tự do theo khuôn khổ pháp luật thì các loại hình doanh nghiệp thương mại lại càng trở nên phong phú đa dạng. Trần Anh bước đầu thành lập chỉ là hình thức công ty trách nhiệm hữu hạn (năm 2002) . Cùng với sự phát triển của thời gian, Trần Anh đã mở rộng và phát triển vượt bậc, đến 08/08/2007 quyết định chuyển đổi sang mô hình công ty cổ phần, để thuận tiện hơn cho hoạt động kinh doanh của mình. 2.2. Khái niệm về quản trị doanh nghiệp thương mại Quản trị doanh nghiệp là điều khiển, quản lý sự hoạt động của doanh nghiệp nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả nhất. Quản trị doanh nghiệp chính là sự tác động có tổ chức, có định hướng của các nhà quản lý lên đối tượng quản lý để phát huy ưu thế của hệ thống, sử dụng hiệu quả nguồn lực (hiện có, tiềm năng, kể cả con người) tận dụng mọi cơ hội và thời cơ hấp dẫn trên thị trường nhằm đạt được lợi nhuận trong hoạt động kinh doanh. 2.3. Học thuyết quản trị doanh nghiệp hiện đại. Lịch sử ra đời của hoạt động quản lý trong điều kiện phân công lao động xã hội đã hình thành nhiều trường phái khác nhau đưa ra các khái niệm quản trị riêng cho mình. Và những hoạt thuyết này sẽ tùy thuộc vào từng doanh nghiệp cụ thể, tuỳ điều kiện cụ thể có thể được áp dụng. Song ta nghiên cứu học thuyết thường được áp dụng nhất, đó là học thuyết quản trị hiện đại. Ra đời đã tổng hợp các xu thế đề cập đến vấn đề quản trị một cách toàn diện nhất, đề cao vai trò con người trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh 2.4. Quản trị doanh nghiệp thương mại theo các nghiệp vụ kinh doanh. Nếu quản trị theo chức năng là quản trị chung cho mọi loại doanh nghiệp thì quản trị các hoạt động nghiệp vụ kinh doanh thương mại là đặc thù riêng có của quản trị DNTM. Để đảm bảo thành công trong hoạt động kinh doanh, ban lãnh đạo ngoài việc xây dựng chiến lược kinh doanh, tổ chức bộ máy, hoàn thiện chức năng thì còn phải chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy quản trị các nghiệp vụ kinh doanh có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp thương mại. Nó bao gồm: - Nghiên cứu thị trường; - Tạo nguồn – mua hàng; - Dự trữ hàng hoá; - Bán hàng; - Tổ chức các hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng; - Vận dụng Marketing trong kinh doanh; Việc tổ chức điều hành các nghiệp vụ này một cách hợp lý nhất, để đảm bảo vận hành một cách đồng bộ, mọi nghiệp vụ có sự điều chỉnh phù hợp lẫn nhau. Đặc biệt là với sự hỗ trợ của Internet thì mọi nghiệp vụ đều trở nên hoàn hảo hơn, nhà quản lý có thể quản lý tốt hơn, cập nhật thông tin thường xuyên, đầy đủ, và nhanh nhất, để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh. 3. Thương mại điện tử 3.1. Khái niệm thương mại điện tử. Hiện nay, thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng trên toàn thế giới đặc biệt là ở những nước công nghiệp phát triển. Sự phát triển của thương mại điện tử một mặt là kết quả của xu hướng tất yếu quá trình “số hoá” toàn bộ hoạt động của con người. Mặt khác là kết quả của các nỗ lực chủ quan của từng nước, đặc biệt là tạo môi trường pháp lý, chủ quan chính sách cho kinh tế “số hoá” nói chung và thương mại điện tử nói riêng. Khái niệm về thương mại điện tử đã được đưa vào văn bản pháp luật quốc tế.Ta có hiểu thương mại điện tử là việc sử dụng các phương pháp điện tử để làm thương mại hay nói cách khác là việc trao đổi thông tin thương mại thông qua các phương tiện công nghệ điện tử mà không cần in ra giấy trong bất cứ công đoạn nào của toàn bộ quá trình giao dịch. Các phương tiện thương mại điện tử cơ bản như: máy Fax, điện thoại, truyền hình, các hệ thống thiết bị công nghệ như thanh toán điện tử, các mạng nội bộ. Và nền tảng của thương mại điện tử là Internet và phương tiện truyền thông hiện đại . 3.2. Lợi ích của thương mại điện tử. Thương mại điện tử có lợi ích hết sức to lớn, trước hết là đối với mỗi cá nhân, nó giúp cho chúng ta nắm bắt thông tin phong phú và nhanh nhạy nhất. Củng cố mối quan hệ và giúp ta hoàn thành công việc với hiệu suất và hiệu quả cao hơn. Hay đối với các doanh nghiệp, nó có tác động cực kỳ lớn, với sự hỗ trợ của nó, mọi hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ hơn, có hiệu quả cao hơn. Trong xu hướng “số hoá” toàn cầu tạo ra môi trường cạnh tranh tự do và gay gắt, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì cần phải tạo cho mình một bản lĩnh vững vàng để có thể đối mặt với những khó khăn thách thức. Vậy các doanh nghiệp phải điều chỉnh và sắp xếp lại các kế hoạch các chiến lược kinh doanh của mình sao cho có sự giúp đỡ của Internet và các phương tiện điện tử hữu hiệu khác, phải luôn chủ động bắt kịp, đi trước thời đại, nó là điều tất yếu đối với mọi doanh nghiệp trên sự nghiệp kinh doanh của mình. Lợi ích to lớn, bao quát và tiềm tàng của thương mại điện tử thể hiện ở cách mặt sau: Phát triển hệ thống “thần kinh” của nền kinh tế Hệ thống thông tin được coi là hệ thống thần kinh của nền kinh tế, thông tin có được cung cấp một cách đầy đủ và kịp thời thì doanh nghiệp mới có thể xây dựng được chiến lược sản xuất và kinh doanh thích hợp với xu thế phát triển của thị trường trong nước, khu vực và quốc tế. Và nhà nước mới có thể đề ra chính sách quản lý đất nước phù hợp, còn người tiêu dùng thì có nhiều lựa chọn hơn. Internet và Web giống như một thư viện khổng lồ cung cấp một nguồn thông tin phong phú và dễ truy cập các công cụ tìm kiếm tra cứu (search) hiệu quả như Google, Infoseek, Search Yahoo…Qua mạng Internet chính phủ, doanh nghiệp, người tiêu dùng có thể giao tiếp trực tuyến liên tực với nhau mà không hạn chế bởi khoảng cách. Nhờ đó cả sự hợp tác lẫn quản lý đều nhanh chóng và liên tục, các bạn hàng mới, các cơ hội kinh doanh mới được phát hiện nhanh chóng trên bình diện toàn quốc, toàn khu vực, toàn thế giới và có nhiều cơ hội để lựa chọn hơn. Hơn nữa : “khả năng tiếp cận thông tin làm giảm thiểu sự bất ổn và các rủi ro khó dự đoán trong nền kinh tế”. Việc ứng dụng thương mại điện tử sẽ góp phần đẩy nhanh tiến độ toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới. Nhìn từ góc độ kinh tế vi mô thì chi phí là một trong những yếu tố quyết định đến lợi nhuận của doanh nghiệp và hành vi của người tiêu dùng. Chi phí sản xuất kinh doanh bao gồm từ chi phí sản xuất đến lưu thông và phân phối hàng hoá. Giữ nguyên các yếu tố khác thì người sản xuất luôn có xu hướng tìm cách giảm chi phí để tăng sức cạnh tranh và tăng lợi nhuận. Còn người tiêu dùng thì luôn muốn mua hàng giá rẻ hơn. Suy rộng hơn tầm vĩ mô thì chi phí ảnh hưởng đến sức cạnh tranh của nền kinh tế và từ đó hình thành nên cơ cấu kinh tế. Thương mại điện tử thông qua Internet tác động đến chi phí thông qua chuỗi giá trị thị trường (value – chain) hướng nền kinh tế hiệu quả. Thương mại điện tử giúp DN giảm chi phí sản xuất. Trước hết là chi phí văn phòng giảm đi nhiều lần. Giúp chuyên môn hoá tạo điều kiện phát triển năng lực cá nhân. Thương mại điện tử giúp các doanh nghiệp giảm chi phí bán hàng và tiếp thị: Bằng phương tiện Internet, Web, một nhân viên bán hàng có thể giao dịch với rất nhiều khách hàng, catalo điện tử (electronic catalogue) trên Web phong phú hơn nhiều lại thường xuyên cập nhập, so với catalo in ấn chỉ có khuôn khổ giới hạn và luôn luôn lỗi thời. Hiện nay còn phổ biến hình thức bán hàng mua bán hàng qua mạng Internet, nó giúp giảm thiểu rất nhiều chi phí. Theo số liệu từ hãng máy bay Boeing của Mỹ, nay đã có tới 50% khách hàng đặt mua 9 % phụ tùng qua Internet (và còn nhiều đơn đặt hàng kỹ thuật). Mỗi ngày giảm được 600 cuộc điện thoại. Thương mại điện tử qua Internet và Web giúp người tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chi phí giao dịch (quá trình từ quảng cáo, tiếp xúc ban đầu, giao dịch đặt hàng, giao dịch giao hàng, giao dịch thanh toán). Bảng so sánh tốc độ và chi phí truyền gửi Đường truyền Thời gian Chi phí (USD) New York đi ToKyo Qua bưu điện Chuyển phát nhanh Qua máy FAX Qua Internet New York đi Los Angeles Qua bưu điện Chuyển phát nhanh Qua máy FAX Qua Internet 5 ngày 24 giờ 31 phút 2 phút 2 – 3 ngày 24 giờ 31 phút 2 phút 7,40 26,25 28, 83 0,10 3,00 15,5 9,36 0,10 Nguån: ITU, “Challenges to network”, 1997, Geneva Trong các yếu tố cắt giảm này thì yếu tố thời gian là đáng kể nhất nguồn Mở rộng cơ hội gia nhập thị trường và thay đổi cấu trúc thị trường Khả năng truy cập và phát tán (diffusion) thông tin nhanh tróng qua Internet với chi phí thấp là cơ hội cho các SMEs (các doanh nghiệp vừa và nhỏ). Chi phí lập một cửa hàng ảo trên Internet (bao gồm chi phí thiết kế trang Web, chi phí đăng ký và chi phí duy trì tên miền (domain name) nhỏ hơn rất nhiều so với chi phí lập một cửa hàng hữu hình. Và nhiều trường hợp thì rất hiệu quả. Internet cho phép đa thông tin đến từng cá nhân, nên một trang Web sẽ có cơ hội để nhiều người biết đến. Cửa hàng bán lẻ trực tuyến Amazon.com là một ví dụ. Môi trường có thương mại điện tử nó giúp tạo cơ hội đồng đều cho tất cả các doanh nghiệp. Tạo môi trường cạnh tranh tự do. Đối với các nước đang phát triển nếu không nhanh chóng tiếp cận vào nền kinh tế số hoá (kinh tế ảo – virtual economy) thì sau khoảng một thập kỷ nữa các nước này có thể bị bỏ rơi hoàn toàn. 3.3. Tất yếu của việc ứng dụng các phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh. Thời kỳ hiện nay là thời kỳ của công nghệ thông tin của thế giới số, của tri thức của thế giới ảo. Thương mại đang đi vào hoạt động theo đúng nghĩa của nó và phát triển rộng khắp, Nó không chỉ có tác động to lớn tới các doanh nghiệp, còn đối với người tiêu dùng, cả chính phủ, các tổ chức, cơ quan và cả đối với mọi công dân. Sự cần thiết của thương mại điện tử không chỉ ở lợi ích to lớn tiềm tàng của nó mà còn ở sự đòi hỏi khách quan của hợp tác và hội nhập quốc tế. Trong những năm tới thương mại điện tử buộc các nước đang phát triển phải tham gia nếu không muốn tụt hậu lại đằng sau. Billgate đã từng nói, hiện nay mỗi cá nhân, doanh nghiệp không xắp xếp lại cuộc sống của mình với sự giúp đỡ của Internet thì sẽ bị đẩy ra khỏi quỹ đạo phát triển chung của toàn thế giới. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp phải đổi mới cách kinh doanh cổ truyền với sự ứng dụng của thương mại điện tử. Phải tìm tòi, ứng dụng một cách khoa học, hợp lý các phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh để đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất. Ta có thể hiểu các phầm mềm (software) hay còn gọi là nhu liệu là một trong những tập hợp câu lệnh được viết bằng một hay một số ngôn ngữ lập trình theo trật tự xác định nhằm tự động thực hiện một số chức năng hay giải quyết một số bài toán nào đó. Nó chính là sản phẩm là ứng dụng của thương mại điện tử. Phần mềm được chia làm hai loại là phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Ở đây ta xét đến phần mềm ứng dụng. Nó là loại phần mềm có chức năng làm cho máy tính thực hiện trực tiếp một công việc nào đó. Và Phần mềm quản lý là phần mềm ứng dụng nó có nhiệm vụ thực hiện tin học hoá các quá trình quản lý truyền thống, không chỉ đơn thuần là việc lưu trữ hay xử lý thông tin. Ngày nay, các phần mềm quản lý có xu hướng "trực tuyến" nhiều hơn nhờ công nghệ trên nền Internet phát triển mạnh hơn 6 năm trước đây rất nhiều. Một số chủng loại phần mềm quản lý tiêu biểu: Quản lý kinh doanh và hoạt động Siêu thị Quản lý nhân sự Quản lý thi trắc nghiệm Quản lý phòng Game, Net Quản lý tài sản Quản lý bán hàng Các giải pháp ERP. 4. Công nghệ quản trị ERP 4.1. Tổng quan về ERP. 4.1.1. ERP là gì? ERP là viết tắt của ba chữ tiếng Anh (Enterprise Resource Plan) có nghĩa là kế hoạch hóa nguồn lực DN. Theo định nghĩa, ERP là giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức, một giải pháp ERP là tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp, gồm: hoạch định, kiểm tra, vật tư đầu vào, sản phẩm đầu ra, phân phối, kế toán, nhân lực... Đây là dạng sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông tin (CNTT) với kinh nghiệm quản lý. Vì thế, việc đầu tư cho một giải pháp ERP không đơn thuần là mua một phần mềm mà chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp bằng CNTT. Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp hay ERP (Enterprise Resource Planning) đang được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Một số doanh nghiệp nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Tại Việt Nam, các thông tin về ERP cũng chưa được thông tin đầy đủ và liên tục đến các DN. Một số DN đang ứng dụng ERP cũng rất “ngại” nói về mình. Theo các chuyên gia về ERP, một hệ thống đạt tầm ERP cần phải: Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler); Có tính tích hợp chặt chẽ; Có khả năng phân tích quản trị; Tính mở. Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai. ERP là mô hình quản trị doanh nghiệp dựa trên phân tích hệ thống tổng thể, nó cho phép người điều hành quản lý và sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất. Hệ thống này sẽ tận dụng tối đa các nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm: Thông tin, tài chính, nguồn nhân lực, khách hàng và nhà cung cấp, thiết bị máy móc, quy trình công nghệ và sản xuất. ERP là một công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, tạo được khả năng cạnh tranh với sự tích hợp tất cả quá trình kinh doanh và tối ưu hoá các nguồn lực doanh nghiệp từ nguồn nhân lực, vật lực, tài lực cho đến hệ thống thông tin. Có 5 lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP • Tích hợp thông tin tài chính: • Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng • Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất • Giảm bớt hoá đơn • Chuẩn hoá thông tin nhân sự 4.2. Ưu và nhược điểm của ERP VIP enterprise. 4.2.1. Ưu điểm ERP (Enterprise Resource Planning) – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Đây là phương tiện hiện đại, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực, tài chính, phương tiện và tư liệu sản xuất ...). Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mọi mức độ cập nhật phù thuộc theo yêu cầu của nhà quản lý. Về lý thuyết, ứng dụng ERP doanh nghiệp sẽ thực hiện một cuộc đổi đời. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hoá, thống kê, kiểm toán, phân tích, điều hành – ERP sẽ giúp theo dõi và quản lý thông suốt hoạt động của doanh nghiệp, tăng tính năng động, mền dẻo, đảm bảo phản ứng kịp thời trước thay đổi liên tục của môi trường bên ngoài. Tính năng của ERP ngoại vượt trội hơn hẳn ERP nội, song trong điều kiện của Việt Nam thì việc ứng dụng ERP nội cũng thu được rất nhiều lợi ích, thứ nhất giá không quá đắt, nó cũng dễ học, dễ hiểu, dễ áp dụng hơn, việc triển khai cũng dễ hơn. Các phần mền kế toán.. dễ thích ứng hơn đối với hệ thống kế toán tuân thủ chế độ việt Nam 4.2.2. Nhược điểm Nhược điểm của ERP ngoại trước hết là về giá cả. ERP ngoại do tính hiệu quả của nó, nên thường có giá rất đăt, thứ hai về quá trình triển khai, nó đòi hỏi phải có nhân lực, đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ cao, am hiểu máy tính. Quy trình triển khai của nó rất phức tạp. Và các giải pháp ERP nội trong thị trường Việt Nam với điều kiện của Việt Nam thì có phần đạt hiệu quả cao hơn. Một yếu điểm nữa là sản xuất tại nước ngoài. Và nó không tự sửa lỗi được. Còn đối với ERP nội thì do sản xuất trong nước nên sẽ năng động và dễ dàng hơn trong việc sửa đổi phần mềm 4.3. Điều kiện áp dụng. Muốn áp dụng thành công thì mỗi doanh nghiệp trước hết phải tìm hiểu thị trường, nghiên cứu để hiểu về các phần mềm đó, xem xét sự phù hợp của nó đối với doanh nghiệp của mình. ERP đòi hỏi trước hết ở nguồn nhân lực, đến tiềm năng, thị trường của doanh nghiệp. 4.4. Ứng dụng phần mềm ERP tại Việt Nam. Ứng dụng ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính. Như đã nói ở trên, muốn áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hoá được quy trình nghiệp vụ, vì vậy không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP. ERP dành cho những doanh nghiệp thực sự hướng tới một văn hoá quản lý rành mạch, nghiêm túc và đã bước được những bước đáng kể trên con đường này. Các doanh nghiệp đã áp dụng ISO là những đối tượng rất tốt để triển khai ERP. Việc ứng dụng ERP cũng cần đi từ thấp đến cao theo một kế hoạch được cân nhắc thấu đáo, để tránh tình trạng chạy nhanh quá trong khi chân còn yếu. Vấn đề chủ yếu là các thành viên từ nhân viên đến lãnh đạo trong doanh nghiệp đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Doanh nghiệp có thể triển khai ERP theo nhiều giai đoạn, với các giai đoạn chính như sau: Giai đoạn 1: Triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Giai đoạn 2: Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng... Các phân hệ này sẽ lập tức tự tích hợp vào các phân hệ kế toán. Giai đoạn 3: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất và giá thành sản phẩm. Giai đoạn 1 và 2 nói chung có thể triển khai tại mọi doanh nghiệp. Đến giai đoạn 3 sẽ chỉ tập trung vào một số doanh nghiệp đầu đàn. Như vây muốn áp dụng được ERP trước hết phải hiểu ERP có thể làm được gì và không thể làm được gì. Đối với các nhà quản lý, điều cần nhớ là ERP không tự tạo ra sự thay đổi về quy trình làm việc mà điều này cần được làm trước khi áp dụng ERP. Ngược lại ERP sẽ góp phần đắc lực củng cố những quy trình làm việc mới theo ý đồ nhà quản lý. ERP giúp nhà quản lý tạo ra cơ chế kiểm soát nội bộ đáng tin cậy và tạo ra một nhịp làm việc đồng bộ với sự phân chia trách nhiệm rõ ràng, nhưng đồng thời lại phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. ERP không đơn thuần chỉ là một phần mềm, đó là một phong cách quản lý mới. II. THỰC TRẠNG HIỆN NAY. 1. Thực trạng thương mại điện tử Việt Nam trong nền kinh tế hiện nay. 1.1. Đặc điểm của kinh tế Việt Nam hiện nay. Kinh tế Việt Nam đã có những chuyển biến tích cực và mạnh mẽ theo xu thế hội nhập và triển khai thực hiện các cam kết CEPT/AFTA, hiệp định thương mại Việt Mỹ BTA, tham gia tổ chức thương mại thế giới WTO. Ngoài ra còn ký nhiều hợp đồng với các nước khác trong khu vực và thế giới. Đặc biệt là các thị trường mới nổi như Châu Á, Phi. Trong nước hoàn thiện có cơ chế quản lý kinh tế, tạo dựng một khung luật pháp về kinh tế,về thương mại, doanh nghiệp, thị trường….đã có bước tiến rỗ rệt . Điều này hết sức tạo điều kiện cho các doanh nghiệp phát triển, thị trường trong nước, khu vực và thế giới rộng mở…Có cơ hôi tiếp xúc và ứng dụng nhiều công nghệ tiên tiến… Song song với những thuận lợi nó thì nước ta vẫn phải đối diện với rất nhiều khó khăn thách thức, trình độ công nghệ lạc hậu, thiếu vốn, sức cạnh tranh thấp, mà các doanh nghiệp nước ngoài đang trần ngập vào thị trường trong nươc, lại cộng với sức ép cạnh tranh ở thị trường quốc tê. Ta đang lâm vào tình trạng mất thị trường trong nước, thua thiệt ở thị trường nước ngoài. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp của ta muốn tồn tại được thì phải hết sức bản lĩnh, đổi mới, thích ứng với sự thay đổi của môi trường. Và đỏi hòi sự hỗ trợ thì phía nhà nước. Đó là hoàn thiện hành lang pháp lý, thiết lập môi trường kinh doanh tự do lành mạnh, hỗ trợ cơ sở hạ tầng, giúp đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của thời đại. Phát triển hệ thống thông tin và tạo các đầu mối quốc gia. Quan trọng nhất vẫn là nhân tố con người, vì con người là trung tâm của sự phát triển từ khâu quản lý đến điều hành. Các ứng dụng thương mại điện tử chỉ có thể thành công được do có bộ óc con người, bộ óc của con người đã tạo ra nó và cũng là người triển khai ứng dụng nó. 1.2. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, của thương mại điện tử. Sự phát triển của công nghệ trên thế giới hiện nay hết sức mạnh mẽ, và ở Việt Nam cũng có sự phát triển vượt bậc, tuy vậy nhưng vẫn còn lạc hậu so với thế giới rất nhiều. Dần dần hoàn thiện các công nghệ cụ, và xuất hiện nhiều công nghệ mới có tính năng vượt trội. 1.3. Tác động tới doanh nghiệp thương mại. Các doanh nghiệp thương mại tồn tại trong môi trường kinh tế chung. Những biến cố của nền kinh tế nó có tác động rất to lớn tới hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải dựa vào thị trường, nghiên cứu thị trường, định hướng quyết định nhập và cung ứng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của thị trường, Phải nghiên cứu rất nhiều yếu tố khác của môi trường kinh tế nữa. Và điều hết sức quan trọng hiện nay, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ của thương mại điện tử, thì việc ứng dụng vào hoạt động kinh doanh là điều tất yếu, nó đem lại hiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp. Ngoài ra để phát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh thì mỗi một doanh nghiệp phải tiến hành nghiên cứu rất nhiều yếu tố của môi trường vĩ mô, môi trường tác nghiệp của doanh nghiệp, 2. Tổng quan về Trần Anh. 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Trần Anh. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Trần Anh được thành lập theo quyết định số 0102004703 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 11/03/2002. Công ty đã chính thức chuyển đổi từ mô hình công ty TNHH sang mô hình công ty cổ phần với tên gọi mới là: Công ty cổ phần Thế giới số Trần Anh kể từ ngày 08/08/2007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103018927 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Từ lúc thành lập với tổng số nhân viên là 05 người làm việc trong một cửa hàng có diện tích > 60m2, sau 5 năm hoạt động hiện nay chúng tôi đã có tổng số > 260 nhân viên với 3 địa điểm kinh doanh có diện tích > 4.500m2. Không những thế, công ty Trần Anh còn luôn duy trì được tốc độ phát triển toàn diện về mọi mặt một cách rất bền vững & đáng kinh ngạc so với các công ty kinh doanh cùng lĩnh vực. Gắn liền với sự hoạt động và phát triển của Trần Anh là những sự kiện và chính sách kinh doanh mang tính đột phá, tiên phong trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị máy vi tính như: chính sách kinh doanh "bán giá bán buôn đến tận tay người tiêu dùng", chính sách bảo hành "1 đổi 1 trong vòng 6 tháng" & "bảo hành cả trong trường hợp IC bị cháy, nổ", chính sách "cam kết hoàn tiền khi có biến động giá"... Hiện nay Trần Anh là 1 trong những công ty hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin. Trần Anh luôn duy trì được tốc độ tăng trưởng ở mức rất cao và vững chắc trên mọi mặt. Trần Anh luôn chiếm được sự tin tưởng của các khách hàng bởi các chính sách, cam kết, dịch vụ... mà rất nhiều công ty máy tính khác không làm được. Trần Anh cũng là một trong những thành viên sáng lập ra nhóm máy tính G6. Công ty Trần Anh có một đội ngũ nhân viên hùng hậu và có trình độ chuyên môn rất cao (hơn 80% đã tốt nghiệp Đại học, Cao đẳng chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật), đủ khả năng để có thể đáp ứng mọi yêu cầu dù là khắt khe nhất của quí khách hàng. Không những thế, đội ngũ nhân viên của Trần Anh còn là những người đầy lòng nhiệt tình và có thái độ rất niềm nở trong cung cách phục vụ khách hàng. Tất cả các cán bộ nhân viên trong công ty Trần Anh đều thấu hiểu được một điều đó là: “Khách hàng mới là người quyết định tương lai, sự tồn tại và phát triển của Trần Anh” Vì vậy toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đều luôn tâm niệm và làm việc theo suy nghĩ: “Hãy phục vụ khách hàng như chúng ta đang phục vụ cho chính bản thân chúng ta” 2.2. Triết lý kinh doanh của Trần Anh. - Văn hóa công ty là nền tảng và trụ cột phát triển, tập hợp và tôn vinh tất cả những yếu tố nhân bản trong kinh doanh hướng tới sự phát triển hài hòa và bền vững. - Tích kết vào trong mọi chính sách và dịch vụ mà công ty đưa ra thị trường tất cả các giá trị cơ bản tạo nên hình ảnh về một công ty kinh doanh thiết bị số cần phải có: Tiên phong + Tối ưu + Tiêu chuẩn "Lấy sự Hài lòng của khách hàng làm niềm Hạnh phúc của chúng ta" là những gì mà toàn thể nhân viên công ty Trần Anh đang ngày đêm tâm niệm và phấn đấu ! 2.3. Điều kiện của Trần Anh để ứng dụng phần mềm công nghệ quản lý ERP. Trước khi ứng dụng phần mềm này ông Trần Xuân Kiên cùng với các nhân viên cấp cao đã tiến hành nghiên cứu rất kỹ rồi mới đưa ra quyết định táo bạo này, nhận thấy doanh nghiệp mình có nền tảng văn hoá doanh nghiệp, từ khi thành lập doanh nghiệp đã xây dựng được một triết lý kinh doanh hoàn toàn đúng đắn và tạo dựng môi trường văn hoá tốt, các mối quan hệ giữa nhân viên công ty với nhau, rồi mối quan hệ giữa công ty với khách hàng… đều được thiết lập tốt đẹp. Tạo cơ sở thể có thể ứng dụng tốt phần mềm này. Tiếp theo là Trần Anh là một thế giới số, phân phối lưu thông hàng điện tử, nên không khó trong việc trang bị các thiết bị điện tử, cơ sở vật chất cho việc ứng dụng ERP, ngoài ra doanh nghiệp đã đào tạo bồi dưỡng được đội ngũ nhân viên kỹ thuật công nghệ cao, có thể đáp ứng nhu cầu của ERP...Biết được điều gì cần thiết, nên thành công là điều sẽ đến đối với các doanh nghiệp. 3. Ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh của Trần Anh. 3.1. Khó khăn đầu tiên. Khi quyết định chọn giải pháp ERP VIP Enterprise của công ty Viami Software để thực hiện mục tiêu đổi mới công nghệ QL ông Kiên và Ban giám đốc của Trần Anh đã xác định là vất vả. Và thực tế, Trần Anh đã trải qua những ngày siêu thị phải đóng cửa do rối loạn và để xem xét lại hệ thống ứng dụng. Thiệt hại doanh số là điều hiển nhiên, đó là chưa kẻ mất khách hàng… 90% các cấp QL phản đối trong những ngày đầu triển khai. Tuy nhiên, sau một tháng, khi PM đã chạy ổn định, hầu hết những người trước đây phản đối đã chấp nhận. Kinh nghiệm rút ra cho các lần cài đặt tiếp theo là phải xác định rõ thời gian chuyển đổi hệ thống và phải chấp nhận hy sinh việc kinh doanh để đảm bảo hệ thống chạy ổn định. Hiện tại, hệ thống này chạy trên mạng VPN toàn công ty, với các bộ phận: cửa hàng, phòng kế toán, kinh doanh, kho, bảo hành và kỹ thuật. Ta thấy để ứng dụng thành công phần mềm này và đưa vào sử dụng thành thạo rất khó, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải chuẩn bị sẵn sàng mọi điều kiện tốt nhất cho nó, từ nguồn lực đến các cơ sở vật chất và đặc biệt chính là các nhân viên kỹ thuật công nghệ, những chuyên viên mới trình độ năng lực có thể hiểu và vận hành tốt những phần mềm công nghệ này. 3.2. Lợi ích to lớn mà Trần Anh đã thu được từ ngày ứng dụng các phần mền hỗ trợ hoạt động kinh doanh. (PM kế toán, quản trị kho bằng mã vạch…) Quan điểm của Ông Trần Xuân Kiên , Chủ tịch HĐQT công ty cổ phần Thế Giới Số Trần Anh : xu hướng cạnh tranh tất yếu giữa các siêu thị không còn là cạnh tranh về giá, phân phối hay nguồn hàng chất lượng mà là công nghệ quản lý (QL).Công nghệ QL sẽ mang lại cho Siêu thị phong cách văn minh trong mua bán và chuyên nghiệp trong phục vụ.Hơn thế nữa, công nghệ QL còn giúp các nhà kinh doanh bán lẻ đẩy nhanh vòng quay của vốn và gia tăng độ chính xác đối với các quyết định cung ứng, phân phối hàng hoá, DV. Từ báo cáo ngày …. Là một siêu thị số lớn nên mặt hàng kinh doanh của Trần Anh khá đa dạng gồm hơn 2.500 chủng loại mặt hàng với giá trị hàng tồn kho trung bình khoảng  15 - 20 tỷ đồng. Mỗi ngày, Trần Anh đón hơn 4.000 lượt khách hàng với khoảng 1.000 đơn mua hàng.Chế độ báo cáo tức thì có lẽ là mong muốn chung của hầu hết các nhà QL hiện nay. Ông Kiên cũng vậy. Ông cho biết, trước đây, mặc dù đã đưa PM kế toán và QL kho vào ứng dụng nhưng nếu muốn xem báo cáo về hàng tồn kho, ông phải chờ đến cuối ngày. “ Chúng tôi rất khó khăn trong việc đưa ra quyết định cung ứng cũng như phân phối hàng , nếu chờ báo cáo vào cuối ngày rồi mới quyết định thì chúng tôi có thể bỏ lỡ các cơ hội kịnh doanh “, ông Kiên bày tỏ. Bên cạnh đó, do thiếu thông tin về hàng tồn trong kho giữa các cửa hàng trong ngày nên Trần Anh thường vấp phải tình trạng kho bên cửa hàng này còn nhưng cửa hàng kia lại thiếu, không đủ cung cấp cho khách hàng.Đây là những thiệt hại không nhìn rõ nét và đo đếm được bằng tiền nhưng nếu không nhanh thay đổi, các công ty kinh doanh bán lẻ trong nước như Trần Anh sẽ lao đao khi các tập đoàn bán lẻ lớn của nước ngoài đặt chân vào thị trường, ông Kiên nhấn mạnh. …tới báo cáo online Ông Kiên tỏ ra khá mãn nguyện với hệ thống QL hiện tại. “Chúng tôi có thể xem báo cáo vào bất cứ thời điểm nào trong ngày và từ bất cứ đâu, chỉ cần có Internet”, ông Kiên chỉ tay vào chiếc máy tính. “Ngay lúc này, nếu muốn, tôi có thể sử dụng PM để phân tích hiệu quả của đồng vốn quay vòng, phân tích mặt hàng nào lãi cao, mặt hàng nào lãi thấp, mặt hàng nào tổn kho quá lâu… nhằm kịp thời đưa ra các quyết định kinh doanh cần thiết”. Thậm chí, hệ thống còn cho phép phân tích sâu sắc hơn về hiệu suất kinh tế đối với từng mặt hàng. Như có những mặt hàng lãi cao nhưng chi phí đi kèm (bán hàng, QL) cũng cao, suy ra hiệu suất kinh tế thấp, do vậy cần phải điều chỉnh. “Một siêu thị có chính sách giá tốt nhưng chỉ cần cân đối hàng tồn kho không tốt, dẫn đến không đủ hàng cung cấp cho khách hàng, giảm chất lượng phục vụ sẽ mất dần khách hàng”. Trước khi ứng dụng ERP Sau khi ứng dụng ERP Báo cáo theo ngày Báo cáo Online Nhập hàng theo từng cửa hàng Thông tin nhập 1 lần và liên thông cả chuỗi cửa hàng Hàng tồn kho nhiều và thiếu cấn đối giữa các kho Nhập đủ hàng, chủ động chia sẻ nguồn hàng giữa các điểm Hạn chế phân tích kinh doanh Phân tích kinh doanh chi tiết tới từng mặt hàng về lãi lỗ, hiệu xuất kinh tế Thường phải chịu thêm phí tổn bảo hành với hàng lưu kho Giảm thiết hại về chi phí bảo hành do luôn nhập hàng mới Ông Kiên cho biết, hiện tại, lợi nhuận của các đơn vị ngành kinh doanh bán lẻ thường chỉ đạt khoảng 5%. Nhưng nhờ ứng dụng hệ thống ERP giúp hiệu suất quay vòng đồng vốn nhanh, nên lợi nhuận của Trần Anh có thể tăng thêm 3-5%. Đây là giá trị không hề nhỏ đối với một siêu thị bán lẻ như Trần Anh, vì từ giá trị này Trần Anh giảm được áp lực việc đi vay vốn, tạo nên thế mạnh cạnh tranh. Từ năm 2005, Trần Anh đã đi trước một bước trong công nghệ quản lý bằng việc ứng dụng mã vạch. Nhờ vậy nên khi hợp nhất dữ liệu trở nên đơn giản hơn. Thông tin hàng hoá chỉ cần nhập một lần. Việc QL hàng hoá xuất/ nhập kho, mua/ bán đều thông qua mã vạch. Nhờ đó Trần Anh đẩy lùi tình trạng nhập dư và thiếu cân đối hàng giữa các điểm trong chuỗi cửa hàng. Bất cứ khi nào Trần Anh cũng chủ động được việc cung ứng và phân phối hàng hoá. Đồng thời giảm được nhiều thiệt hại như: giảm chi phí bảo hành bị tăng thêm đối với hàng tồn; giảm lượng hàng nhập dư, chỉ cần nhập đủ để tận dụng vốn; chủ động chia sẻ nguồn hàng dự trữ giữa các điểm nào đó trong chuỗi siêu thị bị thiếu hàng; giảm sai lệch trong hạch toán; nhân sự cho mỗi khâu cũng giảm 20%. Thậm chí cả những bộ phận tưởng không liên quan như bảo vệ cũng nhờ việc ứng dụng QL mà tiết giảm được. Đều nhờ quyết tâm Ngoài hệ thống ERP, Trần Anh mới trang bị thêm giải pháp xếp hàng điện tử nhằm tăng thêm độ văn minh trong phục vụ khách hàng. Dự kiến trong thời gian tới, Trần Anh sẽ ứng dụng thêm giải pháp CRM và QL khách hàng theo mã. Đồng thời, theo kế hoạch, Trần Anh sẽ niêm yết trên sàn giao dịch chứng khoán trong năm 2009. Thời gian đến thời điểm đó không còn nhiều nhưng ông Kiên tỏ ra khá tự tin với hệ thống QL hiện nay và cho rằng, để theo kịp như Trần Anh, các siêu thị khác phải mất từ một năm rưỡi cho tới hai năm. Và cú chạy bứt phá này có thể sẽ giúp Trần Anh sớm hoàn thành được mong muốn trở thành siêu thị số hàng đầu, đủ sức đương đầu với các tập đoàn bán lẻ nước ngoài trong những năm tới. Trần Anh là một điển hình trong thí dụ về doanh nghiệp Việt Nam đã ứng dụng thành công các phần mềm công nghệ hỗ trợ hoạt động kinh doanh và đặc biệt là phần mềm ERP VIP Enterprise. Từ những minh chứng trên cho thấy việc quyết định ứng dụng các phần mềm này quả là một ý tưởng táo bạo và hết sức sáng suốt. Trên thực tế việc đó nó đã tạo nên những thành tựu vô cùng to lớn. 4. Kết luận và đánh giá. 4.1. Tầm quan trọng của thương mại điện tử nói chung và phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh nói riêng. Thế giới hiện nay nó đã khác một vài năm trước rất nhiều. Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, của thương mại điện tử. Đã làm cho cuộc sống của mỗi cá nhân, mỗi doanh nghiệp thay đổi rất nhiều. Và mỗi cá nhân mỗi doanh nghiệp nếu không biết cách thích ứng sẽ bị đào thải ngay. Cùng với sự chuyển mình của thế giới, ta phải xem xét tầm quan trọng của thương mại điện tử và ứng dụng của nó. Ở trên ta đã phân tích lợi ích to lớn, bao trùm và tiềm tàng của nó. Và những điều kiện khách quan đưa đến việc chúng ta phải ứng dụng nó vào cuộc sống thường ngày. Nó là tất yếu mỗi doanh nghiệp với sự hỗ trợ của các phần mềm hỗ trợ hoạt động kinh doanh thì hiệu quả kinh doanh tăng lên rất nhiều. 4.2. Bài học kinh nghiệm được rút ra từ phân tích thực tiễn. Việc ứng dụng thương mại điện tử vào hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp là tất yếu. Nhưng không phải cứ nói là đưa vào ứng dụng là được. Chúng ta không thể áp dụng một cách máy móc, dập khuôn, trước hết phải tìm hiểu, phải học hỏi kinh nghiệm. Có hiểu được các tính năng tác dụng của nó, thì chúng ta mới có thể vận hành tốt được nó, và từ đó mới khai thác được hết ưu điểm của nó vá có thể hạn chế được nhược điểm. Để đạt hiệu quả cao trong kinh doanh. Việc quyết định ứng dụng ERP là công việc hết sức gian lan, nhưng không phải không thành công, chẳng hạn như Trần Anh ta đã nghiên cứu. Để đưa đến quyết định ứng dụng ERP VIP enterprise, cả hội đồng doanh nghiệp đã phải nghiên cứu kỹ lưỡng, thấy được tầm quan trọng, tính tất yếu của phần mềm này, và khả năng thành công của mình. Để có một quyết định táo bạo. Chỉ sau một thời gian để hoà hợp, đến bây giờ thì nó đã chạy rất ổn định, và ta có thể thấy được lợi ích kinh tế hết sức rõ ràng từ quyết định này. Một điều nữa là giải pháp ERP như một con dao hai lưỡi, nếu ta không thành công, nó sẽ nhấn trìm ta. Trước khi đưa ra quyết định ta phải xem xét nghiên cứu rất kỹ, phải tính toán đến các giải pháp khắc phục nó. Để ứng dụng có hiệu quả nhất, thì trước tiên ta phải đào tạo bồi dưỡng nhân lực, và tạo môi trường văn hoá kinh doanh. Bởi lẽ các phần mềm hỗ trợ này cần rất nhiều sự tự giác, ý thức và tinh thần đồng đội của toàn bộ đội ngũ nhân viên, nó là một hệ thống toàn diện có sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận chức năng, cũng như từng cá nhân. Chúng ta đang sống trong thế kỷ thông tin. Việc ứng dụng công nghệ mới vào quản lý là bước phát triển không thể thiếu được của doanh nghiệp hiện đại. Nhưng ứng dụng như thế nào? Nên bắt đầu ra sao? Không phải khi muốn cứ hô một... hai...ba là chúng ta có được hệ thống quản lý hữu hiệu. Cũng giống như cổ phần hoá, công nghệ thông tin chỉ là một trong những phương tiện thực hiện, còn cái đích mà chúng ta cần đạt được là hiệu quả làm việc thực tế của doanh nghiệp. Cái khó đối với doanh nghiệp Việt Nam nói riêng và nền kinh tế nước ta nói chung là chúng ta đang phải giải quyết những nhiệm vụ của thế kỷ 21 với thực lực của một nền kinh tế đầu thế kỷ 20. Cho nên, việc học hỏi kinh nghiệm, tránh không lập lại “vết xe đổ” của các nước đi trước, đúc kết và hình thành được một hướng đi riêng phù hợp với hoàn cách của mình - đó có lẽ là những việc cần làm ngay trước mắt. III. Phương hướng và giải pháp cho ERP và phát triển Trần Anh. 1. Mục tiêu. 1.1. Mục tiêu của ERP. Được ứng dụng rỗng rãi, hạn chế hết nhược điểm của nó. Có thể ứng dụng dễ dàng hơn trước. Và có thể phát huy hết tính năng và công dụng và toàn bộ ưu điểm của nó. Doanh nghiệp có thể tăng doanh thu và giảm thiểu chi phí và đem lại lợi nhuận càng cao cho doanh nghiệp. 1.2. Mục tiêu và tầm nhìn của Trần Anh: - Trở thành công ty có hệ thống siêu thị bán lẻ các thiết bị số ( máy vi tính, điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số) qui mô, chuyên nghiệp và lớn nhất Việt Nam. - Xây dựng Trần Anh trở thành một môi trường làm việc chuyên nghiệp nơi mà mọi cá nhân có thể phát huy tối đa sức sáng tạo, khả năng lãnh đạo và cơ hội làm chủ thực sự với một tinh thần dân chủ rất cao. - Xây dựng Trần Anh trở thành một ngôi nhà chung thực sự cho mọi cán bộ nhân viên trong công ty bằng việc cùng nhau chia sẻ quyền lợi, trách nhiệm và nghĩa vụ một cách công bằng và minh bạch nhất. 2. Phương hướng và giải pháp. 2.1. Đối với ERP Đi tắt đón đầu thế nào? Vậy đối với DN Việt Nam lần đầu tiên triển khai một hệ thống ứng dụng CNTT cao cấp tầm ERP, họ có cần đi qua giai đoạn tự động hóa công việc nữa không?. Chỉ phí phạm tiền của và thời gian. Thay vào đó, các bạn cần xây dựng một hệ thống hoạt động hiệu quả dựa trên nền tảng đang có. Để thực hiện được điều này không tránh khỏi việc tái cơ cấu, hướng tới mô hình DN quản lý theo qui trình. Tái cơ cấu giờ đây không còn là một thách thức mạo hiểm, nếu các bạn biết thiết kế một kiến trúc qui trình tốt trước khi triển khai. Lưu ý, trách nhiệm thiết kế phải được giao cho một tổng công trình sư (Business Process Architect) thực sự hiểu biết, là người nắm vững nhất hiệu quả của từng qui trình, hoạch định được qui mô của DN sau cải tổ. Khi quyết định lựa chọn một trong những giải pháp ERP của các nhà cung cấp hàng đầu (Oracle, SAP hay Microsoft) cho DN của mình, bạn phải hiểu đó là những bông hồng đầy gai. Hầu hết các giải pháp này đều được xây dựng trên những mô hình kinh doanh best practice trên thế giới, do đó sẽ giới hạn DN của bạn mức độ tùy chỉnh (customization) theo ý mình và áp đặt những tiêu chuẩn mới nhất về quản lý tài chính, phân phối, sản xuất... Đây là một cơ hội lớn cho DN thực hiện việc hiện đại hóa, nhưng cũng là thách thức không nhỏ để vượt qua những mô hình cũ quen thuộc từ lâu. Áp dụng thành công giải pháp đã được kiểm nghiệm trên thế giới đồng nghĩa với việc bạn đã nâng được tầm, không những của bản thân DN mình mà còn của tất cả các nhân viên trong công t y Thách thức với nhà quản lý Khi hệ thống (ERP) đang ngày một thay thế vai trò con người, lãnh đạo DN luôn phải đối đầu với những thách thức mới: • Hiệu quả của công việc dần không còn phụ thuộc vào mức thưởng nhân viên mà vào việc làm thế nào để không xảy ra sự cố hệ thống. • Các phòng ban mất dần khả năng tự tổ chức, tự đánh giá. Mọi sự thay đổi về cơ cấu ngày càng phải phụ thuộc vào hệ thống. • Nâng cấp và mở rộng hệ thống phải được xem như một sự đầu tư chiến lược thay vì xem là chi phí. Kinh phí cho việc đầu tư sai vào hệ thống ERP rất khó thu hồi, khác với đầu tư tài sản. Cần có đánh giá và quyết định đúng đắn cho dự án phát triển CNTT. Hệ thống ERP không tự sửa lỗi, không tự đánh giá chất lượng công việc, không than phiền cũng không quyết định. Hơn thế nữa, nó luôn đòi hỏi một sự giám sát cao độ. Các cán bộ lãnh đạo cần hiểu rằng kiến thức quản lý nhân viên hay quản lý một bộ phận của DN giờ đây không còn đủ. Họ cần đào sâu nghiên cứu để có thể sử dụng thành thạo các chức năng của hệ thống, nắm rõ khả năng hỗ trợ của CNTT, làm sao để đem lại những đóng góp tích cực nhất trong sự phát triển và hoàn thiện của hệ thống. Những nhà quản lý luôn phải thấm nhuần: các giải pháp nâng cấp hệ thống phải làm sao tăng được hiệu quả của quy trình thay vì cố gắng vắt thêm sức lao động của nhân viên (khi con người chỉ thực hiện những nhiệm vụ mà hệ thống không đảm đương nổi). Đã từ hàng trăm năm, quản lý DN được thực hiện trên cơ cấu tổ chức. Ngày nay, với sự hỗ trợ của CNTT, để quản lý tổng thể và nhất quán, cần bổ sung cơ cấu hệ thống và cơ cấu quy trình. 3 cơ cấu này phối hợp phải tạo ra một mô hình quản lý thống nhất và thân thiện. Dù thế nào chăng nữa, mô hình quản lý DN sẽ ngày càng đòi hỏi sự hỗ trợ của CNTT. Các nhà cung cấp giải pháp ERP luôn hướng tới những tiêu chuẩn tiên tiến hơn, hoàn thiện hơn về quản lý nội bộ cũng như các mối quan hệ bên ngoài của DN. Sau mỗi giai đoạn nâng cấp hệ thống CNTT, các nhà quản lý sẽ được nâng lên tầm cao mới, phải đối mặt với các trách nhiệm mới. Ban lãnh đạo ngày một ít phải đánh giá và tổ chức công việc cho nhân viên, thay vào đó cần biết tận dụng tối đa khả năng của hệ thống. Nếu lãnh đạo không nắm bắt được vai trò và chức năng của hệ thống ERP, thì đó là nhược điểm lớn nhất của dự án triển khai ứng dụng CNTT Cuộc cách mạng Mua một bộ ERP bạn nhận được cùng lúc 3 sản phẩm. Trước hết là ý tưởng để xây dựng hệ thống quản lý, thứ hai là chương trình quản lý (thành phần và thứ tự xử lý), thứ 3 là hệ thống mạng giao tiếp và tính toán (tổ chức mạng tính toán và phương tiện liên lạc. ERP chính là kết quả kết hợp của hai cuộc cách mạng: cách mạng trong khoa học quản lý và cách mạng trong công nghệ xử lý thông tin. Chỉ có điều cuộc cách mạng nào rồi cũng không thể tránh khỏi “mất mát, thương đau”, kẻ thắng người bại. Rất may, cuộc cách mạng này không diễn ra ở ta, nên hôm nay chúng ta có thể bình tĩnh nhìn nhận thành công và thất bại của nó. Đào tạo nhân lực ERP - yêu cầu cấp bách Ai cũng hiểu được tầm quan trọng của việc ứng dụng ERP, nhất là ý nghĩa rõ rệt của ERP trong việc tranh thủ rút ngắn khoảng cách về kinh nghiệm và bề dày quản lý của Việt Nam và các nước. Tuy nhiên, việc ứng dụng ERP đôi khi là gánh nặng trước khi chuyển hoá thành thế mạnh. Bởi lẽ ngân sách đầu tư cho việc ứng dụng ERP là không nhỏ, bên cạnh đó khó tìm được sự tương thích giữa quy trình quản lý hiện hữu của doanh nghiệp và quy trình theo chuẩn ERP, thời gian chuẩn hoá dữ liệu không ngắn. Lúc này, vai trò của chuyên gia tư vấn ERP là rất quan trọng. Tuy nhiên, hiện nay số người giỏi trong lĩnh vực này không nhiều bởi chưa có trường lớp đào tạo nào tại Việt Nam, họ chủ yếu là những người được học từ việc triển khai ERP tại các công ty nước ngoài. Điều này khiến cho những doanh nghiệp dù mạnh dạn đầu tư ứng dụng công nghệ quản lý tiên tiến cũng gặp nhiều khó khăn Việc Kaisa Consulting, SAP và Đại học Quốc gia Tp.HCM ký kết chương trình hợp tác đào tạo ứng dụng chương trình SAP chính là nhằm đáp ứng “cơn khát” nguồn nhân lực ERP tại Việt Nam. Trong chương trình ký kết này, SAP sẽ đảm nhiệm cung cấp tài liệu, giáo trình hướng dẫn chi tiết, Kaisa sẽ cung cấp giảng viên đạt chuẩn toàn cầu được sát hạch bởi SAP và Đại học Quốc gia Tp.HCM với vai trò là một trung tâm đào tạo công nghệ thông tin uy tín sẽ chịu trách nhiệm về cơ sở hạ tầng hiện đại phục vụ cho việc đào tạo theo tiêu chuẩn toàn cầu của SAP: cơ sở hạ tầng và kết nối tối tân với các máy chủ tại SAP AG và SAP SG, cung cấp một đường truyền có tốc độ tối thiểu 2Mbps, tối đa 45 Mbps, và mức độ sẵn sàng của đường truyền là 99.9%. Bà Teh Opinion, Giám đốc điều hành Kaisa Consulting, đồng thời là chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn công nghệ thông tin phát biểu: “Sự tương đồng về điều kiện việc làm giữa Philippines và Việt Nam là lý do tại sao Kaisa quyết định có mặt tại Việt Nam. Chương trình mà Học viện Kaisa cung cấp tại Philippines đã mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp nhờ việc đào tạo và cung ứng cho thị trường những chuyên gia, các nhà tư vấn về công nghệ thông tin thực sự phù hợp, có trình độ cao đáp ứng nhu cầu nhân lực công nghệ thông tin của đông đảo các doanh nghiệp. Chúng tôi tin chắc rằng chúng tôi cũng có thể tạo ra một điều gì đó khác biệt tại Việt Nam”. Trong việc triển khai ERP, nhân sự đóng một vai trò rất quan trọng trong sự thành công của dự án. Ở đây, DN nên chia lực lượng ra làm hai nhóm chính: nhóm nghiệp vụ và nhóm kỹ thuật. Nhóm nghiệp vụ bao gồm những người sử dụng là các cán bộ tác nghiệp hàng ngày, thuộc các phòng ban chức năng như kế toán - tài chính, kế hoạch, cung ứng vật tư, bán hàng, bộ phận sản xuất... Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP như những người sử dụng cuối cùng khi vận hành hệ thống. Nhóm kỹ thuật bao gồm các cán bộ nhân viên thuộc bộ phận phụ trách về CNTT. Nhóm này sẽ tham dự triển khai hệ thống ERP với chức năng hỗ trợ cho nhóm nghiệp vụ và đơn vị triển khai về kỹ thuật như hệ thống máy chủ, hạ tầng mạng, cài đặt hệ thống, thực hiện các công việc chuyên môn về quản trị hệ thống. Như vậy, DN nên quan tâm đến trình độ và năng lực của cả hai nhóm nói trên. Một hệ thống ERP hoàn chỉnh sẽ giúp DN hệ thống hóa tổ chức của mình hợp lý và bổ sung nhân sự phù hợp với sự phát triển của tổ chức. Để khắc phục vấn đề trên thì việc phối hợp tốt với đơn vị tư vấn triển khai là điều rất quan trọng. Việc lựa chọn hình thức thuê ngoài (out-sourcing) để vận hành hệ thống sau nghiệm thu là một trong những xu hướng phổ biến trên thế giới. Việc thuê ngoài này bao gồm cả nhân lực vận hành tác nghiệp (BPO – Business Process Out-sourcing). Tuy nhiên, ở Việt Nam, hình thức này chưa thực sự phổ biến. DN có thể tiến hành việc thuê ngoài: máy chủ, dịch vụ quản trị và bảo trì hệ thống... nhằm hỗ trợ cho nhóm kỹ thuật. Còn nhóm nghiệp vụ vẫn thực hiện các tác nghiệp trên hệ thống như bình thường. Việc DN thiếu nhân lực về CNTT gây ảnh hưởng nhiều tới tiếp nhận việc quản trị hệ thống (phân quyền, phân cấp... ) cũng như duy tu hệ thống (bảo mật, sao lưu, phục hồi... ) hoặc các sự cố thông thường trong quản trị mạng thông tin DN. Cách khắc phục: phân định công việc rõ ràng cho nhóm/phòng CNTT, tổ chức đào tạo và phương thức chuyển giao phần kỹ thuật của hệ thống ERP giữa đơn vị tư vấn triển khai và bộ phận này. Nói một cách khác DN tiến hành sử dụng dịch vụ thuê ngoài như đã nói ở trên ngay từ khi bắt đầu triển khai hệ thống ERP 2.2. Đối với Trần Anh. - Tiếp tục ứng dụng các phần mềm hỗ trợ kinh doanh khác để thực hiện tốt các hoạt động kinh doanh của mình như CRM phần mềm quản trị khách hang… - Vẫn thực hiện theo phương châm làm việc mà công ty đã đặt ra từ khi thành lập công ty. - Luôn đổi mới bắt kịp và đi trước thời đại. PHẦN IIIKẾT LUẬN Sự ra đời của xa lộ thông tin, đặc biệt là các ứng dụng công nghệ thông tin dựa trên kỹ thuật số, máy tính xách tay, lưu trữ dữ liệu và hệ thống làm việc Network đã đưa đến khái niệm nền kinh tế số hoá, và là động lực chủ yếu của quá trình toàn cầu hoá đang biến đổi sâu sắc nền kinh tế thế giới và tác động đến từng quốc gia. Vai trò của công nghệ thông tin và của thương mại điện tử tới nền kinh tế các nước thời hậu công nghiệp không còn nghi ngờ gì nữa. Internet và Web là thành tựu trong ứng dụng công nghệ thông tin và là phát kiến vĩ đại nhất của thế kỷ XX, và ứng dụng các phần mền hỗ trợ hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp giúp tiết kiệm rất nhiều các khoản chi phí, và hiệu suất cường độ làm việc cao, đạt hiệu quả cao. Tạo cơ hội mở rộng phát triển kinh doanh. Nằm trong xu thế của thời đại, Việt Nam bắt gặp được nhiều thuận lợi nhưng cũng có nhièu khó khăn thách thức, sự phát triển của các doanh nghiệp tạo nên tổng thể sự phát triển của nền kinh tế. Việt Nam phải chủ động hội nhập kinh tế quốc tế. Sự hội nhập đó có thành công hay không phụ thuộc nhiều vào sự kết hợp hữu hiệu giữa đổi mới giáo dục cơ bản, khoa học công nghệ với những dạng kỹ năng khả năng và năng lực mới. Việt Nam phải có những chính sách mới để xây dựng một hệ thống kinh tế xã hội hiện đại, năng động, linh hoạt, giúp khuyến khích tư duy sáng tạo, đổi mới, và tận dụng những công nghệ thông tin mới nhất. Ứng dụng thương mại điện tử có lẽ là con đường mà xu thế phát triển của nhân loại đã đặt ra trước mắt. Yêu cầu chính phủ và các thành phần kinh tế nỗ lực hết mình xây dựng và hoàn thiện phát triển thương mại điện tử, trong đó đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là chiến lược dài hạn quan trọng nhất của nước ta. MỤC LỤC