Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tại Văn phòng UBND quận Hải Châu – TP. Đà Nẵng

h vaên baûn, giaáy tôø coøn naëêng trong thoùi quen, caùch laøm vieäc cuûa boä maùy haønh chính coøn röôøm raø; chaäm öùng duïng vaø söû duïng coù hieäu quaû coâng ngheä thoâng tin vaøo coâng taùc quaûn lí; chaäm söûa ñoåi, boå sung nhöõng quy ñònh cuûa phaùp luaät veà coâng taùc vaên thö, veà quaûn lí vaên baûn, giaáy tôø haønh chính trong hoaït ñoäng cuûa cô quan haønh chính nhaø nöôùc”. Thuû töôùng Chính phuû ñaõ chæ thò moät soá noäi dung caàn thöïc hieän: “ÖÙng duïng maïnh meõ coâng ngheä thoâng tin ñeå giaûm vaên baûn, giaáy tôø haønh chính: Thuû tröôûng caùc cô quan haønh chính ôû caùc caáp, caùc ngaønh coù traùch nhieäm chæ ñaïo vieäc nghieân cöùu, öùng duïng khoa hoïc vaø coâng ngheä, nhaát laø coâng ngheä thoâng tin vaøo xöû lí coâng vieäc, töøng böôùc thay theá cho vieäc duøng vaên baûn, giaáy tôø haønh chính trong truyeàn ñaït thoâng tin, giaûi quyeát coâng vieäc coù lieân quan. Nhöõng cô quan ñaõ coù maïng tin hoïc noäi boä (maïng LAN) thì nhanh choùng thöïc hieän vieäc göûi, trao ñoåi vaø xöû lí vaên baûn, giaáy tôø haønh chính trong cô quan vaø vôùi caùc cô quan, toå chöùc khaùc thoâng qua maïng tin hoïc, tieán tôùi chuû yeáu thöïc hieän qua maïng tin hoïc. Nhöõng cô quan chöa xaây döïng ñöôïc maïng tin hoïc noäi boä caàn khaån tröông xaây döïng ñeå nhanh choùng thöïc hieän ñöôïc vieäc neâu treân. Phaùt huy vai troø maïng tin hoïc dieän roäng cuûa Chính phuû trong coâng taùc thoâng tin, göûi nhaän vaø xöû lí vaên baûn giöõa caùc cô quan haønh chính nhaø nöôùc; ban haønh Quy cheá quaûn lí, söû duïng maïng tin hoïc dieän roäng cuûa Chính phuû, quy ñònh cuï theå vieäc caùc boä, cô quan ngang boä, cô quan thuoäc Chính phuû, UÛy ban nhaân daân caùc tænh, thaønh phoá tröïc thuoäc Trung öông göûi caùc thoâng tin baùo caùo Chính phuû, Thuû töôùng Chính phuû thoâng qua maïng tin hoïc dieän roäng cuûa Chính phuû, khoâng göûi vaên baûn qua böu ñieän hoaëc baèng fax nhö hieän nay. Caùc boä, ngaønh, chính quyeàn ñòa phöông xaây döïng vaø ban haønh Quy cheá söû duïng maïng tin hoïc noäi boä theo höôùng daãn thoáng nhaát cuûa cô quan coù thaåm quyeàn; taäp huaán cho caùn boä, coâng chöùc kieán thöùc, kyõ naêng söû duïng coâng cuï tin hoïc trong khi thöïc thi coâng vuï. “Thuû tröôûng cô quan, ñôn vò haønh chính ôû caùc caáp, caùc ngaønh coù traùch nhieäm söû duïng maïng tin hoïc noäi boä ñeå caäp nhaät ñaày ñuû caùc vaên baûn quy phaïm phaùp luaät, vaên baûn chæ ñaïo cuûa caáp treân phuïc vuï cho vieäc tra cöùu cuûa caùn boä, coâng chöùc thöøa haønh coâng vuï, nhaèm haïn cheá daàn vaø ñi ñeán chaám döùt tình traïng caùc boä, cô quan ngang boä, cô quan thuoäc Chính phuû, UÛy ban nhaân daân caùc caáp sao chuïp vaên baûn nhaän ñöôïc töø caùc cô quan caáp treân ñeå göûi cho cô quan, toå chöùc tröïc thuoäc”. Nhö vaäy, vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin vaøo coâng taùc vaên phoøng cuõng nhö trong caùc hoaït ñoäng cuûa cô quan nhaø nöôùc laø nhaèm muïc tieâu nhanh choùng, chính xaùc, hieäu quaû vaø tieát kieäm. ÖÙng duïng coâng ngheä thoâng tin vaøo coâng taùc vaên phoøng, trong caùc hoaït ñoäng cuûa cô quan nhaø nöôùc laø söï caàn thieát taát yeáu trong caûi caùch haønh chính, thöïc hieän neàn haønh chính coâng khai, minh baïch höôùng tôùi ñieàu haønh baèng chính phuû ñieän töû. 4. CAÙC NGUYEÂN TAÉC ÖÙNG DUÏNG COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN XÖÛ LÍ COÂNG TAÙC, GIAÛI QUYEÁT COÂNG VIEÄC VAÊN PHOØNG: Ñieàu 24 Luaät Coâng ngheä thoâng tin quy ñònh nguyeân taéc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin (CNTT) trong hoaït ñoäng cuûa cô quan nhaø nöôùc: Vieäc öùng duïng CNTT trong hoaït ñoäng cuûa cô quan Nhaø nöôùc phaûi ñöôïc öu tieân, baûo ñaûm tính coâng khai, minh baïch nhaèm naâng cao hieäu löïc, hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa cô quan Nhaø nöôùc; taïo ñieàu kieän ñeå nhaân daân thöïc hieän toát quyeàn vaø nghóa vuï coâng daân. Vieäc öùng duïng CNTT trong hoaït ñoäng cuûa cô quan Nhaø nöôùc phaûi thuùc ñaåy chöông trình ñoåi môùi hoaït ñoäng cuûa cô quan Nhaø nöôùc vaø chöông trình caûi caùch haønh chính. Vieäc cung caáp thoâng tin phaûi baûo ñaûm chính xaùc vaø phuø hôïp vôùi muïc ñích söû duïng. Quy trình, thuû tuïc hoaït ñoäng phaûi coâng khai, minh baïch. Söû duïng thoáng nhaát tieâu chuaån, baûo ñaûm tính töông thích veà coâng ngheä trong toaøn boä heä thoáng thoâng tin cuûa caùc cô quan Nhaø nöôùc. Baûo ñaûm an ninh, an toaøn, tieát kieäm vaø coù hieäu quaû. Ngöôøi ñöùng ñaàu cô quan Nhaø nöôùc phaûi chòu traùch nhieäm veà vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin thuoäc thaåm quyeàn quaûn lí cuûa mình. Vaên phoøng laø trung taâm cuûa cô quan, hoaït ñoäng coâng taùc vaên phoøng trong cô quan nhaø nöôùc laø hoaït ñoäng thöôøng xuyeân vaø phoå bieán cuûa cô quan Nhaø nöôùc, do vaäy trong caùc nguyeân taéc öùng duïng CNTT trong hoaït ñoäng cuûa cô quan nhaø nöôùc treân bao haøm noäi dung nguyeân taéc trong öùng duïng CNTT xöû lí coâng taùc, giaûi quyeát coâng vieäc vaên phoøng. 5. NOÄI DUNG QUAÛN LÍ NHAØ NÖÔÙC VEÀ ÖÙNG DUÏNG COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN TRONG COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG, HOAÏT ÑOÄNG CUÛA CÔ QUAN NHAØ NÖÔÙC: Ñieàu 25 Luaät Coâng ngheä thoâng tin quy ñònh caùc noäi dung öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong hoaït ñoäng cuûa cô quan nhaø nöôùc: Xaây döïng, toå chöùc thöïc hieän chieán löôïc, quy hoaïch, keá hoaïch, chính saùch öùng duïng vaø phaùt trieån coâng ngheä thoâng tin (CNTT). Xaây döïng, ban haønh, tuyeân truyeàn, phoå bieán, toå chöùc thöïc hieän vaên baûn quy phaïm phaùp luaät, tieâu chuaån quoác gia, quy chuaån kyõ thuaät trong lónh vöïc CNTT. Quaûn lí an toaøn, an ninh thoâng tin trong hoaït ñoäng öùng duïng CNTT. Toå chöùc quaûn lí vaø söû duïng taøi nguyeân thoâng tin, cô sôû döõ lieäu quoác gia. Quaûn lí vaø taïo ñieàu kieän thuùc ñaåy coâng taùc hôïp taùc quoác teá veà CNTT. Quaûn lí, ñaøo taïo, boài döôõng vaø phaùt trieån nguoàn nhaân löïc CNTT. Xaây döïng cô cheá, chính saùch vaø caùc quy ñònh lieân quan ñeán saûn phaåm, dòch vuï coâng ích trong lónh vöïc coâng ngheä thoâng tin. Xaây döïng cô cheá, chính saùch vaø caùc quy ñònh veà vieäc huy ñoäng nguoàn löïc CNTT phuïc vuï quoác phoøng, an ninh vaø caùc tröôøng hôïp khaån caáp. Quaûn lí thoáng keâ veà coâng ngheä thoâng tin. Thanh tra, kieåm tra, giaûi quyeát khieáu naïi, toá caùo vaø xöû lí vi phaïm trong lónh vöïc coâng ngheä thoâng tin. Caùc noäi dung naøy laø tieâu chí ñeå cô quan Nhaø nöôùc caên cöù thöïc hieän vaø töï quaûn lí öùng duïng CNTT trong hoaït ñoäng cuûa cô quan Nhaø nöôùc, trong ñoù haøm chöùa vaên phoøng cô quan Nhaø nöôùc. Cuõng caàn chuù yù ñaây laø nhöõng noäi dung ñònh höôùng chung cuûa vaên baûn Luaät, do ñoù trong caùch hieåu noäi dung öùng duïng CNTT trong coâng taùc vaên phoøng chæ laø moät boä phaän, moät phaàn nhoû trong thöïc hieän caùc noäi dung noùi treân. 6. CAÙC NGHIEÄP VUÏ CHUÛ YEÁU ÖÙNG DUÏNG COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN GIAÛI QUYEÁT COÂNG VIEÄC VAÊN PHOØNG: Nhö ñaõ noùi ôû treân, vaên phoøng coù ba nhieäm vuï chính: coâng taùc tham möu toång hôïp; coâng taùc haønh chính, toå chöùc; coâng taùc quaûn trò, taøi vuï. Caû ba maûng coâng taùc ñeàu coù theå öùng duïng coâng ngheä thoâng tin vaøo giaûi quyeát caùc coâng vieäc ñeà ra raát coù hieäu quaû. So vôùi tröôùc khi coù maùy tính ñieän töû vaø öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong toå chöùc thöïc hieän coâng vieäc vaên phoøng, khoái löôïng soå saùch quaûn lí, giaáy tôø raát nhieàu, xöû lí chaäm vaø khoù khaên, sai soùt. Khi aùp duïng seõ laøm coâng vieäc ñôn giaûn hôn, chính xaùc hôn: - Coâng taùc tham möu toång hôïp: öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong lónh vöïc coâng taùc naøy coù nhieàu thuaän lôïi vaø phuø hôïp. Vieäc öùng duïng seõ naâng cao hieäu quaû trong vieäc theo doõi caùc chöông trình coâng taùc, saép xeáp lòch laøm vieäc (baèng caùc phaàn meàm nhaéc nhôû, theo doõi coâng vieäc, chaúng haïn nhö Microsoft Office Project Manager, caùc gadget cuûa heä ñieàu haønh Windows Vista…), nhanh choùng thu thaäp vaø xöû lí thoâng tin tham möu cho laõnh ñaïo moät caùch chính xaùc, thöôøng xuyeân, theo doõi ñöôïc heä thoáng thoâng tin, deã daøng trong theo doõi quaù trình dieãn bieán cuûa caùc luoàng thoâng tin (baèng Internet, caùc phaàn meàm tìm kieám, caùc website nghieäp vuï, heä thoáng cô sôû döõ lieäu chuyeân ngaønh,...). Trieån khai nhanh choùng caùc yù kieán chæ ñaïo cuûa laõnh ñaïo cho caùc ngaønh, caùc caáp tröïc thuoäc vaø cô quan thoâng tin ñaïi chuùng do ñoù hieäu quaû ñöôïc taêng cöôøng do quy trình trieån khai nhanh choùng vaø khoa hoïc. Thöïc hieän vieäc nghieân cöùu caùc vaán ñeà moät caùch coù heä thoáng vaø khoa hoïc do vieäc toå chöùc truy caäp nhanh nhaát caùc thoâng tin lieân quan ñeàu coù theå duøng maùy vi tính vaø caùc phaàn meàm hoã trôï. - Coâng taùc haønh chính, toå chöùc: ñaây cuõng laø maûng coâng taùc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin mang laïi hieäu quaû do tính phuø hôïp öùng duïng ñoái vôùi lónh vöïc naøy. Vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc haønh chính, toå chöùc baûo ñaûm quaûn lí chaët cheõ coâng taùc vaên thö, löu tröõ hoà sô; baûo ñaûm heä thoáng vaên baûn ban haønh ñaùp öùng ñaày ñuû yeâu caàu veà theå thöùc vaø caùc yeâu caàu veà vaên baûn theo quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc moät caùch thoáng nhaát (söû duïng caùc bieåu maãu vaên baûn, tieát kieäm ñöôïc chi phí phaùt haønh vaø thôøi gian trieån khai). Löu tröõ thoâng tin baèng phöông phaùp soá hoùa seõ laø caùch hieäu quaû nhaát, phuïc vuï nhanh nhaát nhu caàu tìm kieám thoâng tin vaø caùc thoâng tin lieân quan ñeå xöû lí coâng vieäc. Quaûn lí coù heä thoáng, toaøn dieän caùc vaán ñeà lieân quan ñeán nhaân söï, bieân cheá, ñaøo taïo, boài döôõng caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc; nhanh choùng truy tìm thoâng tin veà lòch söû coâng vieäc, quaù trình phaùt trieån ñöôøng chöùc nghieäp, caùc thoâng tin veà thi ñua, khen thöôûng cuûa moät caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc nhanh nhaát, hieäu quaû nhaát. Thoâng qua caùc coâng cuï phaàn meàm hoã trôï coù theå phaân tích vaø coù caùi nhìn toång quan veà löïc löôïng vaø cô sôû cho vieäc quy hoaïch chính xaùc, kòp thôøi ñoái vôùi ngöôøi taøi. - Coâng taùc quaûn trò, taøi vuï: öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc naøy cuõng ñöôïc thöïc hieän nhöng chæ moät phaàn do tính chaát ñaëc thuø cuûa noäi dung coâng vieäc. Chuû yeáu vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc quaûn trò, taøi vuï laø söû duïng maùy vi tính vaø caùc phaàn meàm ñeå quaûn lí phöông tieän, cô sôû vaät chaát kyõ thuaät coù khoa hoïc, deã daøng kieåm tra, kieåm soaùt taøi saûn coâng, ngaân saùch,... haïn cheá tình traïng thaát thoaùt. Coâng ngheä thoâng tin laø giaûi phaùp hoã trôï ñaéc löïc cho coâng taùc vaên phoøng vì vaên phoøng laø nôi taäp trung cuûa thoâng tin ñaàu vaøo, ñaàu ra, xöû lí thoâng tin vôùi löôïng raát lôùn maø ñieàu naøy chæ coù maùy vi tính vaø caùc giaûi phaùp phaàn meàm maùy tính - laø hai boä phaän cuûa coâng ngheä thoâng tin - môùi coù theå ñaùp öùng xöû lí löôïng lôùn thoâng tin moät caùch hieäu quaû, chính xaùc, kòp thôøi nhaát. Trong baùo caùo thöïc taäp naøy, xin ñeà caäp taäp trung vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong hai maûng coâng taùc thöïc hieän chöùc naêng tham möu: coâng taùc tham möu toång hôïp vaø coâng taùc haønh chính, toå chöùc. Trong ñoù seõ taäp trung nghieân cöùu thöïc traïng öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc vaên thö, löu tröõ, coâng taùc xöû lí thoâng tin ñeå tham möu cho laõnh ñaïo, tìm ra caùc haïn cheá, ñoàng thôøi ñeà xuaát caùc giaûi phaùp hoaøn thieän vaø naâng cao hieäu quaû öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc vaên phoøng. CHÖÔNG 2 THÖÏC TRAÏNG ÖÙNG DUÏNG COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN TRONG COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG TAÏI VAÊN PHOØNG UBND QUAÄN HAÛI CHAÂU 1. BAN HAØNH CAÙC VAÊN BAÛN CHÆ ÑAÏO COÂNG TAÙC ÖÙNG DUÏNG COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN TRONG COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG, CÔ QUAN NHAØ NÖÔÙC: Thöïc hieän Chæ thò soá 58-CT/TW ngaøy 17/10/2000 cuûa Boä Chính trò veà ñaåy maïnh öùng duïng vaø phaùt trieån coâng ngheä thoâng tin phuïc vuï söï nghieäp coâng nghieäp hoùa, hieän ñaïi hoùa, Quyeát ñònh soá 112/2001/QÑ-TTg ngaøy 25/7/2001 cuûa Thuû töôùng Chính phuû pheâ duyeät Ñeà aùn tin hoïc hoaù quaûn lí haønh chính nhaø nöôùc giai ñoaïn 2001-2005; uûy ban nhaân daân quaän Haûi Chaâu ñaõ chæ ñaïo caùc phoøng ngaønh phoái hôïp chaët cheõ vôùi nhau tieán haønh xaây döïng vaø tham möu UBND quaän ban haønh keá hoaïch trieån khai noäi dung Chæ thò, chuù troïng trieån khai aùp duïng ôû caùc phoøng ngaønh coù nhieäm vuï tröïc tieáp hoaëc lieân quan ñeán giaûi quyeát coâng vieäc cuûa toå chöùc vaø cuûa coâng daân, tröôùc maét taäp trung trang bò maùy vi tính vaøo caùc khaâu cung öùng dòch vuï haønh chính coâng thoâng qua vieäc thöïc hieän Ñeà aùn Caûi caùch thuû tuïc haønh chính theo moâ hình “Moät cöûa” ôû quaän vaø phöôøng. Naêm 2003, UBND quaän baét ñaàu trieån khai thöïc hieän Quyeát ñònh soá 5309/QÑ-UB ngaøy 15/7/2002 veà pheâ duyeät Ñeà aùn “Tin hoïc hoùa quaûn lí haønh chính Nhaø nöôùc giai ñoaïn 2002 - 2005” vaø Quyeát ñònh soá 85/2003/QÑ-UB ngaøy 09/5/2003 veà pheâ duyeät Ñeà taøi “ÖÙng duïng vaø phaùt trieån coâng ngheä thoâng tin thaønh phoá Ñaø Naüng töø nay ñeán naêm 2005 vaø 2010”. Trong nhöõng naêm qua, UBND quaän Haûi Chaâu ñaõ phoái hôïp chaët cheõ vôùi Trung taâm Tin hoïc Vaên phoøng UBND thaønh phoá vaø Trung taâm coâng ngheä phaàn meàm Sôû Khoa hoïc - Coâng ngheä (nay thuoäc Sôû Thoâng tin - Truyeàn thoâng) trong vieäc khaûo saùt cô sôû haï taàng kó thuaät tin hoïc, toång hôïp thoâng tin hieän traïng veà nghieäp vuï, chöùc naêng cuûa töøng phoøng ngaønh chuyeân moân thuoäc quaän ñeå phuïc vuï laép ñaët trang thieát bò tin hoïc cho quaän. 2. TOÅ CHÖÙC BOÄ MAÙY - CAÙN BOÄ: Theo yeâu caàu cuûa UBND thaønh phoá, töø thaùng 6/2004, UBND quaän ñaõ boá trí moät Phoù Chuû tòch UBND quaän chòu traùch nhieäm chính toå chöùc caùc hoaït ñoäng trieån khai Keá hoaïch thöïc hieän Chæ thò 58-CT/TW ñaõ ñöôïc UBND quaän ban haønh. UBND quaän ñaõ thaønh laäp Toå ñieàu haønh coâng ngheä thoâng tin cuûa quaän (goïi taét laø Toå coâng ngheä thoâng tin) coù nhieäm vuï tham möu cho UBND quaän trong quaûn lí, vaän haønh, khai thaùc coù hieäu quaû maïng LAN. Hieän taïi, Toå Coâng ngheä thoâng tin goàm coù 04 ngöôøi, do Phoù Chaùnh Vaên phoøng UBND quaän laøm toå tröôûng, 03 chuyeân vieân coøn laïi thuoäc quaûn lí cuûa Vaên phoøng UBND quaän. Toå coâng ngheä thoâng tin phuï traùch caùc coâng vieäc chuû yeáu sau: quaûn trò maïng; nghieân cöùu phaàn meàm söû duïng cho caùc cô quan haønh chính Nhaø nöôùc; bieân taäp website cuûa quaän Haûi Chaâu; toå chöùc tham möu giuùp UÛy ban nhaân daân quaän chæ ñaïo thöïc hieän öùng duïng tin hoïc trong cô quan haønh chính nhaø nöôùc treân ñòa baøn quaän Haûi Chaâu. Vaên phoøng UBND quaän Haûi Chaâu hieän coù ..... caùn boä, coâng chöùc, vieân chöùc. Caùc caùn boä, chuyeân vieân ñeàu ñaõ ñöôïc boài döôõng chuyeân ñeà theo Ñeà aùn tin hoïc hoùa quaûn lí haønh chính nhaø nöôùc. Nhìn chung, 90 % ñoäi nguõ caùn boä coâng chöùc ñaõ coù trình ñoä cô baûn ñeå söû duïng maùy vi tính, caùc phaàn meàm thoâng duïng trong coâng taùc vaên phoøng: söû duïng Internet, Microsoft Office (chuû yeáu laø Microsoft Word, Microsoft Excel), caùc phaàn meàm duøng chung,... Ñoái vôùi caùc caùn boä lôùn tuoåi chöa söû duïng thaønh thaïo maùy vi tính, UBND quaän seõ coù keá hoaïch ñaøo taïo vaø ñaøo taïo laïi tin hoïc cô baûn ñeå naâng cao trình ñoä söû duïng caùc phaàn meàm saün coù cuûa heä ñieàu haønh vaø ñaûm baûo ñöôïc yeâu caàu khi tham gia söû duïng caùc phaàn meàm ñang trieån khai. 3. HOAÏT ÑOÄNG KIEÅM TRA, HÖÔÙNG DAÃN ÖÙNG DUÏNG COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN TRONG COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG, TRONG HOAÏT ÑOÄNG CUÛA NHAØ NÖÔÙC TREÂN ÑÒA BAØN QUAÄN: Toå Coâng ngheä thoâng tin thuoäc Vaên phoøng UBND quaän thöïc hieän chöùc caùc nhieäm vuï sau: chuyeån giao caùc phaàn meàm öùng duïng, höôùng daãn caùc chöùc naêng söû duïng, höôùng daãn quaûn trò heä thoáng, caøi ñaët, baûo trì, söûa chöõa phaàn meàm vaø heä thoáng theo ñònh kyø vaø theo yeâu caàu cuûa caùc cô quan, ñôn vò tröïc thuoäc. 4. THÖÏC TRAÏNG CAÙC KHAÂU CHUÛ YEÁU ÖÙNG DUÏNG COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN TRONG COÂNG TAÙC VAÊN PHOØNG: - Coâng taùc thu thaäp thoâng tin: thoâng tin nhaän ñöôïc chuû yeáu laø qua vaên baûn ñeán bao goàm: caùc vaên baûn chæ ñaïo cuûa Trung öông, thaønh phoá vaên baûn mang tính chaát thoâng tin giöõa caùc quaän, cô quan, toå chöùc, caùc vaên baûn baùo caùo cuûa caùc phoøng, ban, caùc phöôøng, ñôn thö khieáu naïi cuûa caù nhaân, toå chöùc,... Heä thoáng thoâng tin thu thaäp ñöôïc chuû yeáu qua vaên baûn giaáy tôø. Qua website cuûa quaän, böôùc ñaàu cuõng ñaõ tieáp nhaän caùc yù kieán thaéc maéc veà caùc chöông trình, thuû tuïc haønh chính cuûa ngöôøi daân, ngöôøi daân cuõng ñaõ coù böôùc ñaàu tieáp caän söû duïng coâng ngheä thoâng tin ñeå giao tieáp vôùi cô quan nhaø nöôùc nhöng chöa thaät söï phoå bieán, chuû yeáu laø ñeán UBND quaän ñeå ñöôïc höôùng daãn tröïc tieáp. - Coâng taùc toång hôïp, xöû lí thoâng tin: Naêm 2007, UBND quaän ñaõ xaây döïng website cuûa quaän nhaèm trieån khai ñaêng kyù kinh doanh qua maïng, coâng khai caùc thuû tuïc haønh chính vaø trao ñoåi thoâng tin, hoûi ñaùp vôùi coâng daân. Thaùng 12 naêm 2007 UBND quaän chính thöùc thöïc hieän ñaêng kyù kinh doanh qua maïng song song vôùi vieäc ñaêng kyù kinh doanh taïi toå tieáp nhaän. - Coâng taùc quaûn trò, ñieàu haønh xöû lí thoâng tin: Vieäc quaûn trò, ñieàu haønh xöû lí thoâng tin taïi vaên phoøng thöïc hieän khaù toát. Trang thoâng tin ñieän töû phuïc vuï ñieàu haønh cuûa UBND quaän Haûi Chaâu ñöôïc xaây döïng theo hình thöùc maïng truïc (maïng noäi boä) böôùc ñaàu ñaõ ñaït ñöôïc nhöõng hieäu quaû nhaát ñònh trong kieåm soaùt coâng vieäc vaø thoâng tin caùc vaên baûn ñeán, vaên baûn ñi, theo doõi, ñoân ñoác caùn boä chuyeân vieân phuï traùch thöïc hieän. Tuy nhieân, hieäu quaû söû duïng vaãn chöa cao, vieäc tra cöùu thoâng tin chuû yeáu vaãn phaûi thöïc hieän treân vaên baûn giaáy tôø. Ñaëc bieät, ñoái vôùi nhöõng vaên baûn göûi cho caùc caù nhaân mang tính chaát tham khaûo, xem ñeå bieát thì khoâng theå kieåm soaùt ñöôïc tình hình tieáp nhaän cuûa caùc caùn boä, coâng chöùc. Hình 1. Cöûa soå hieån thò hoà sô coâng vieäc cuûa moät coâng chöùc taïi Vaên phoøng UBND quaän Haûi Chaâu Hình 2. Trang thoâng tin ñieän töû phuïc vuï ñieàu haønh cuûa UBND quaän Haûi Chaâu Naêm 2008, UBND quaän thöïc hieän döï aùn môû roäng maïng LAN keát noái vôùi 13 phöôøng thuoäc quaän, ñeà nghò thaønh phoá thieát laäp heä thoáng email chung cho caùn boä, coâng chöùc toaøn quaän vaø phöôøng. - Caùc coâng taùc khaùc: Vieäc naâng cao trình ñoä, caùc kyõ naêng kieán thöùc, ñaøo taïo qua maïng chöa ñöôïc aùp duïng thöïc hieän, ngoaøi caùc coâng vieäc, theo quy ñònh, caùn boä, coâng chöùc coù theå truy caäp Internet ñeå caäp nhaät thoâng tin, kieán thöùc,... 5. HEÄ THOÁNG CÔ SÔÛ VAÄT CHAÁT: Theo soá lieäu toång hôïp töø naêm 2005 ñeán 2008, ñaàu tö xaây döïng haï taàng kyõ thuaät cho Vaên phoøng UBND quaän bao goàm moät soá trang thieát bò Coâng ngheä thoâng tin chuû yeáu nhö: Caùc thieát bò maïng: 03 maùy chuû, trong ñoù coù 02 maùy chuû maïng vaø 01 maùy chuû web. Soá maùy vi tính ñang söû duïng taïi Vaên phoøng UBND quaän laø 161 maùy, vôùi caáu hình Pentium 4 trôû leân (chæ coù 3 maùy coù caáu hình Pentium 3). Ngoaøi ra coøn coù 02 maùy tính xaùch tay ñeå phuïc vuï cho caùc chuyeán coâng taùc xa, daøi ngaøy. Beân caïnh ñoù coøn coù 02 maùy queùt (scanner), 16 boä löu ñieän UPS, 02 maùy chieáu Projector. Vaên phoøng UBND quaän duøng chung trong heä thoáng server. Caùc server thuoäc söï quaûn lí cuûa Toå Coâng ngheä thoâng tin thuoäc Vaên phoøng UBND quaän. Ñöôøng truyeàn söû duïng laø ñöôøng truyeàn toác ñoä cao ADSL. Taát caû maùy tính cô quan ñeàu ñöôïc keát noái maïng noäi boä LAN. Nhö vaäy, vieäc trang bò thieát bò, cô sôû vaät chaát tin hoïc cho Vaên phoøng UBND quaän khaù ñaày ñuû, ñaûm baûo caùc ñieàu kieän toát cho quaù trình thöïc hieän öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc, yeáu toá coøn laïi phaûi giaûi quyeát laø trình ñoä öùng duïng vaø vieäc ñieàu haønh quaûn trò heä thoáng. Tuy nhieân, nhìn treân goùc ñoä chung toaøn quaän, vieäc trang bò cô sôû vaät chaát cho vieäc ñoàng boä öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong hoaït ñoäng cuûa cô quan haønh chính nhaø nöôùc phaàn lôùn ñaõ ñöôïc ñaàu tö nhöng chöa hoaøn chænh. Caùc cô quan ñaõ söû duïng maùy tính trong thöïc hieän coâng vieäc, coâng taùc nhöng vieäc keát noái maïng vôùi nhau chöa thöïc hieän hoaøn chænh. Yeâu caàu heä thoáng thoâng tin laø chöa baûo ñaûm neân khoâng theå ñieàu haønh duy nhaát baèng tin hoïc vaø phaûi tieáp tuïc thöïc hieän song song vôùi ñieàu haønh baèng giaáy tôø, vaên baûn. Vaên phoøng UBND quaän ñaõ caøi ñaët phaàn meàm duøng chung theo ñeà aùn tin hoïc hoaù quaûn lí haønh chính Nhaø nöôùc nhöng tính öùng duïng khoâng cao, ñoâi luùc coøn gaây khoù khaên trong coâng taùc quaûn lí nhaø nöôùc. CHÖÔNG 3 PHAÂN TÍCH THÖÏC TRAÏNG, ÑEÀ XUAÁT GIAÛI PHAÙP 1. PHAÂN TÍCH THÖÏC TRAÏNG: 1.1. Nhaän xeùt chung: Böôùc ñaàu öùng duïng coâng ngheä thoâng tin vaøo coâng taùc vaên phoøng taïi Vaên phoøng UBND quaän Haûi Chaâu ñaõ ñaït nhöõng hieäu quaû nhaát ñònh, vieäc xöû lí thoâng tin nhanh choùng hôn, nhaát laø vieäc tra cöùu caùc vaên baûn quy phaïm phaùp luaät cuõng nhö vaên baûn cuûa caùc boä ngaønh ban haønh ñaêng taûi treân Internet taïi website Chính phuû, caùc boä ngaønh, phuïc vuï cho vieäc ban haønh caùc vaên baûn chæ ñaïo thöïc hieän quaûn lí nhaø nöôùc treân ñòa baøn quaän. Cô sôû döõ lieäu böôùc ñaàu hình thaønh nhöng chöa hoaøn chænh, ñaõ thieát laäp website taùc nghieäp chöùa caùc vaên baûn quy phaïm do quaän ban haønh, thoâng tin veà tình hình kinh teá, chính trò, vaên hoùa, xaõ hoäi trong quaän vaø caùc thoâng tin phuïc vuï laõnh ñaïo, chæ ñaïo. Caùc cô sôû döõ lieäu chuyeân ngaønh cuûa caùc ban ngaønh chöa hoaøn chænh neân khoâng theå ñöa leân moâi tröôøng maïng phuïc vuï cho coâng taùc nghieân cöùu quaûn lí cuûa caùc cô quan lieân quan, do ñoù chöa mang laïi hieäu quaû trong vieäc thoáng nhaát quaûn lí. Coâng taùc löu tröõ, baûo quaûn taøi lieäu coøn aùp duïng theo hình thöùc thuû coâng, vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin chöa ñaùng keå. Maëc duø trong lónh vöïc naøy neáu thöïc hieän toát seõ raát thuaän lôïi cho vieäc baûo quaûn, ñaëc bieät laø raát toát cho vieäc tra cöùu taøi lieäu vì maùy tính laø coâng cuï tìm kieám thoâng tin nhanh vaø chính xaùc gaáp nhieàu laàn so vôùi phöông phaùp thuû coâng. 1.2. Nhöõng thaønh töïu ñaït ñöôïc: Vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong xöû lí, giaûi quyeát coâng vieäc ñaõ ñem laïi nhieàu hieäu quaû nhaát ñònh trong hoaït ñoäng cuûa Vaên phoøng UBND quaän Haûi Chaâu. Caùc vaên baûn soaïn thaûo ñaõ hoaøn chænh ñuùng theo quy ñònh veà theå thöùc vaên baûn nhaø haønh chính nhaø nöôùc. Quaän ñaõ nghieâm tuùc thöïc hieän caùc vaên baûn chæ ñaïo cuûa Trung öông, Thaønh phoá veà caùc vaán ñeà nghieân cöùu, öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong Vaên phoøng UBND quaän Haûi Chaâu noùi rieâng vaø trong hoaït ñoäng cuûa cô quan haønh chính nhaø nöôùc treân ñòa baøn quaän noùi chung. Nhôø söû duïng, khai thaùc naêng löïc cuûa haï taàng kyõ thuaät hieäân coù, ñeán nay cô sôû döõ lieäu ñaõ vaän haønh töông ñoái oån ñònh, baûo ñaûm vieäc keát noái töø caùc ban, ngaønh, ñeán boä phaän toång hôïp. Ñeán nay, ñaõ thöïc hieän caáp hoäp thö ñieän töû cho taát caû caùn boä coâng chöùc trong quaän vaø moät soá laõnh ñaïo, caùn boä phöôøng. Ngoaøi ra quaän ñang tieán haønh trieån khai phaàn meàm chat noäi boä töø quaän ñeán 13 phöôøng, goùp phaàn naâng cao toác ñoä vaø söï chính xaùc trong vieäc thoâng tin, chæ ñaïo caùc hoaït ñoäng giöõa quaän vôùi phöôøng vaø giöõa caùc phöôøng vôùi nhau. Coång thoâng tin ñieän töû quaän Haûi Chaâu ñaõ xaây döïng vaø ñöa vaøo vaän haønh treân maïng Internet chính thöùc töø naêm 2007, taïi ñòa chæ laø moät keânh thoâng tin giôùi thieäu veà Haûi Chaâu, caùc tin töùc vaø söï kieän, hình aûnh hoaït ñoäng cuûa quaän, caùc vaên baûn phaùp quy. Ñaëc bieät, website cuûa UBND quaän Haûi Chaâu ñaõ böôùc ñaàu thöïc hieän vieäc ñaêng kí kinh doanh qua maïng, cho pheùp theo doõi tröïc tuyeán hoà sô ñaõ ñaêng kí, mang laïi söï thuaän tieän cho ngöôøi daân trog vieäc ñaêng kí kinh doanh. Ñeán nay, website hoaït ñoäng cô baûn oån ñònh, coù hieäu quaû, goùp phaàn phuïc vuï coâng taùc chæ ñaïo, ñieàu haønh cuûa UBND quaän vaø nhu caàu khai thaùc thoâng tin cuûa caùc toå chöùc, nhaân daân. Hieäu quaû cao cuûa öùng duïng coâng ngheä thoâng tin taïi Vaên phoøng UBND quaän Haûi Chaâu laø trong quaûn lí luoàng thoâng tin, theo doõi quaù trình, tieán ñoä xöû lí coâng vieäc. Caùc coâng vieäc ñöôïc quaûn lí moät caùch khoa hoïc, tieán ñoä ñöôïc baûo ñaûm do quaù trình theo doõi, ñoân ñoác ñöôïc thöïc hieän thöôøng xuyeân vôùi söï hoã trôï cuûa caùc chöông trình phaàn meàm öùng duïng. Nhaän thöùc veà öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng vieäc cuûa ñoäi nguõ caùn boä coâng chöùc ñaõ ñöôïc taêng leân. Trình ñoä caùn boä coâng chöùc veà tin hoïc ñaõ ñöôïc naâng leân do nhieàu phöông thöùc töï ñaøo taïo, töï hoïc, hoïc theâm ñeå naâng cao trình ñoä aùp duïng cho coâng vieäc. Caùc caáp laõnh ñaïo töø quaän ñeán phöôøng ñaõ coù söï quan taâm ñeán vieäc öùng duïng tin hoïc hoùa quaûn lí haønh chính nhaø nöôùc trong ñôn vò mình. Böôùc ñaàu caùn boä, coâng chöùc thöïc hieän caùc thao taùc coâng vieäc giao tieáp vôùi caùc coâng vieäc chung treân maïng. Ñoù laø cô sôû ñeå chuaån bò cho caùc böôùc tieáp theo ñaåy maïnh öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc naâng cao hieäu quaû quaûn lí nhaø nöôùc. 1.3. Moät soá haïn cheá: Vieäc trang bò cô sôû vaät chaát phuïc vuï cho öùng duïng coâng ngheä trong coâng taùc vaên phoøng, trong hoaït ñoäng cuûa cô quan Nhaø nöôùc coøn khoù khaên, vieäc trang bò cuõng chöa ñoàng boä veà soá löôïng cuõng nhö chaát löôïng. Söï töông taùc giöõa caùc maùy tính noái maïng khoâng cao, gaëp nhieàu truïc traëc khi söû duïng Website ñieàu haønh ñeå göûi baùo caùo, trao ñoåi thoâng tin vaø giao, kieåm tra vieäc thöïc hieän caùc nhieäm vuï ñöôïc UBND quaän giao. Vieäc ñaøo taïo tin hoïc quaûn lí haønh chính nhaø nöôùc do Sôû Noäi vuï toå chöùc chöa gaén keát vôùi vieäc ñaøo taïo, höôùng daãn söû duïng phaàn meàm duøng chung neân khi hoïc xong vaãn khoâng söû ñöôïc caùc phaàn meàm duøng chung maø phaûi ñöôïc höôùng daãn môùi söû duïng ñöôïc. Caùc phaàn meàm duøng chung ñöôïc caøi ñaët nhöng Trung taâm Coâng ngheä phaàn meàm Sôû Böu chính - Vieãn Thoâng (nay laø Sôû Thoâng tin - Truyeàn thoâng) thaønh phoá chöa chuyeån giao kó thuaät vaø höôùng daãn söûa chöõa moät soá truïc traëc nhoû cho quaän, ñeå quaän chuû ñoäng khaéc phuïc moãi khi söï coá xaûy ra maø khoâng phaûi chôø ñôïi Trung taâm Coâng ngheä phaàn meàm cöû chuyeân vieân ñeán söûa chöõa raát maát thôøi gian vaø hieäu quaû söû duïng chöa cao. Maïng truïc hoaït ñoäng chöa thaät söï oån ñònh, nhieàu luùc bò rôùt maïng nhieàu thaùng lieàn hoaëc nhieàu laàn trong ngaøy neân vieäc truy caäp ñeå khai thaùc thoâng tin gaëp khoù khaên. Vaên baûn chöa truyeàn göûi qua maïng maùy tính moät caùch phoå bieán. Ñoái vôùi caùc vaên baûn theo quy ñònh chæ göûi maïng vi tính cuõng coøn göûi theo cheá ñoä ñöôøng coâng vaên, vaên baûn. Vaên baûn ñeán sau khi laõnh ñaïo vaên phoøng xöû lí chuyeån ñeå phaân coâng xöû lí, ñeå baùo caùo hay ñeå theo doõi thöïc hieän ñeàu phaûi photocopy toán keùm löôïng giaáy raát lôùn. 1.4. Nguyeân nhaân haïn cheá: Veà cô sôû vaät chaát: Caùc giaûi phaùp phaàn meàm duøng chung cuûa Ban ñieàu haønh ñeà aùn 112 yeâu caàu thöïc hieän laø chöa phuø hôïp vôùi tình hình thöïc teá cuûa ñòa phöông: chöa ñaùp öùng yeâu caàu coâng vieäc, moät soá chöùc naêng haïn cheá vaø maéc loãi, nhaát laø ñieàu kieän veà cô sôû vaät chaát chöa coù ñieàu kieän trieån khai ñoàng loaït. Veà nguoàn nhaân löïc: Do böôùc ñaàu öùng duïng neân caùn boä coøn luùng tuùng trong xöû lí coâng vieäc, caùc böôùc, caùc khaâu chöa thöïc hieän ñaày ñuû, hoaøn chænh. Moät soá caùn boä chöa coù trình ñoä tin hoïc cô baûn, soá coøn laïi ñaõ coù trình ñoä tin hoïc vaên phoøng nhöng tröôùc ñaây khoâng thöôøng söû duïng neân ñeán khi söû duïng trôû laïi thì khoâng thaønh thaïo daãn ñeán khoâng taän duïng ñöôïc taát caû caùc chöùc naêng hoã trôï cuûa chöông trình ñeå naâng cao hieäu quaû coâng vieäc. Söï khoâng thaønh thaïo, hieåu roõ hoaït ñoäng cuûa caùc chöông trình phaàn meàm cuõng laø nguyeân nhaân daãn ñeán haïn cheá trong saùng taïo caùc saùng kieán öùng duïng coâng ngheä thoâng tin ñeå naâng cao hieäu quaû coâng vieäc. Veà coâng taùc quaûn lí, chæ ñaïo: Quaän ñaõ coù nhieàu vaên baûn chæ ñaïo öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc, hoaït ñoäng cuûa cô quan nhaø nöôùc nhöng do laàn ñaàu trieån khai neân coøn luùng tuùng, thieáu kieân quyeát trong chæ ñaïo. Moät soá giaûi phaùp chöa ñöôïc thöïc hieän nghieâm tuùc. Nguyeân nhaân xuaát phaùt töø yeáu toá cô sôû vaät chaát kyõ thuaät vaø nguoàn löïc chöa ñoàng boä, ñoàng loaït, chöa ñaùp öùng ñaày ñuû, phuø hôïp theo yeâu caàu. 2. MOÄT SOÁ KIEÁN NGHÒ VAØ GIAÛI PHAÙP HOAØN THIEÄN NAÂNG CAO HIEÄU QUAÛ: Giöõa thaùng 4 naêm 2007, Thuû töôùng Chính phuû ñaõ laøm vieäc vôùi Ban ñieàu haønh ñeà aùn tin hoïc hoùa quaûn lí haønh chính nhaø nöôùc (ñeà aùn 112) cuøng caùc boä, ngaønh lieân quan vaø keát luaän ñeà aùn 112 ñaõ khoâng thöïc hieän ñöôïc nhieäm vuï tin hoïc hoùa quaûn lí haønh chính nhaø nöôùc, do ñoù ñaõ khoâng tieáp tuïc phoå bieán ñeà aùn naøy trong thôøi gian töø ñoù ñeán nay, ñoàng thôøi giaûi quyeát caùc vaán ñeà coøn toàn taïi. ÖÙng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc vaên phoøng cuõng nhö trong cô quan nhaø nöôùc ñoøi hoûi phaûi laø quaù trình laâu daøi vaø phaûi coù nhöõng giaûi phaùp chuyeån ñoåi phuø hôïp. Döïa treân tình hình thöïc teá taïi cô quan vaø tinh thaàn Nghò ñònh 64/2007/NÑ - CP xin neâu ra moät soá noäi dung kieán nghò vaø giaûi phaùp nhö sau: 2.1. Veà cô sôû vaät chaát: Giaûi phaùp haøng ñaàu laø ñaàu tö cô baûn vaø naâng caáp phuø hôïp vôùi söï phaùt trieån. Hieän nay UBND quaän ñaõ tran bò heä thoáng maùy vi tính töông ñoái hieän ñaïi vaø böôùc ñaàu ñaùp öùng ñöôïc nhu caàu thao taùc coâng vieäc cuûa caùn boä coâng chöùc. Nhöng caàn chuù yù vì söï phaùt trieån cuûa coâng vieäc hieän nay laø raát nhanh, song song vôùi söï phaùt trieån nhanh choùng cuûa khoa hoïc coâng ngheä, neáu ñaàu tö khoâng löïa choïn vaø tính toaùn kyõ seõ nhanh choùng laïc haäu vaø vieäc naâng caáp cuõng khoù khaên ñeå theo kòp vôùi söï phaùt trieån. Veà ñaàu tö cô sôû haï taàng vaø trieån khai moät caùch ñoàng loaït: Heä thoáng thoâng tin keát noái phaûi ñöôïc thoâng suoát, taát caû caùc cô quan trong boä maùy haønh chính nhaø nöôùc quaän phaûi ñöôïc noái keát vaø hoaït ñoäng thoâng suoát, ñoàng loaït töø caùc cô quan ban ngaønh quaän ñeán caùc cô quan ñoaøn theå, chính trò xaõ hoäi, caùc UBND phöôøng treân ñòa baøn quaän... Coù nhö vaäy thì thoâng tin môùi ñöôïc ñieàu chuyeån moät caùch ñaày ñuû, hôïp lí vaø hieäu quaû. Khoâng theå coù moät khaâu khoâng keát noái. Treân cô sôû kyõ thuaät, coù theå moät cô quan khoâng keát noái maïng hay ñaõ keát noái vaøo maïng nhöng khoâng hoaït ñoäng thì caùc cô quan khaùc vaãn hoaït ñoäng bình thöôøng. Nhöng khi ñoù söï ñaày ñuû, tính thoâng suoát cuûa luoàng thoâng tin khoâng ñaûm baûo caû hai chieàu chæ ñaïo vaø baùo caùo. Vaø nhö vaäy coâng vieäc ñieàu haønh seõ khoâng ñaït ñöôïc keát quaû nhö döï kieán. Khi ñoù, vieäc ñieàu haønh laïi trôû veà caùc coâng cuï tröôùc ñoù (qua vaên baûn, böu ñieän, ñieän thoaïi). Ñoái vôùi moät vaøi cô quan seõ laøm roái loaïn quaù trình quaûn lí cuûa caáp treân, thieáu tính thoâng nhaát vaø ñoàng boä trong quaù trình ñieàu haønh cuõng nhö quaù trình taùc nghieäp. Caøng veà sau vieäc quaûn lí caøng khoù do coâng vieäc ngaøy caøng nhieàu, vieäc trieån khai thieáu thoáng nhaát vaø ñoàng boä seõ daãn ñeán hieäu quaû keùm, coù khi hieäu quaû coøn keùm hôn so vôùi quy trình cuõ (khoâng öùng duïng maïng tin hoïc, coâng vieäc thoâng qua vaên baûn, göûi qua ñöôøng böu ñieän, ñieän thoaïi, fax,…). 2.2. Veà kyõ thuaät, coâng ngheä, cô sôû döõ lieäu: Xaây döïng caùc bieåu maãu theo tieâu chuaån, quy chuaån kyõ thuaät deã daøng taûi xuoáng, söû duïng ñeå baûo ñaûm theå thöùc vaên baûn. Danh saùch caùc bieåu maãu ñieän töû phaûi toå chöùc khoa hoïc, phaân nhoùm hôïp lí, caäp nhaät kòp thôøi ñeå tìm kieám nhanh choùng, deã daøng. Website quaän coù traùch nhieäm cung caáp thoâng tin thöïc hieän theo nguyeân taéc taïo ñieàu kieän cho ngöôøi daân tieáp caän nhanh choùng, deã daøng, taïo thuaän lôïi cho caùc hoaït ñoäng treân moâi tröôøng maïng. Tieáp nhaän yù kieán goùp yù, khieáu naïi, toá caùo, yeâu caàu cung caáp thoâng tin cuûa toå chöùc, caù nhaân; löu tröõ, xöû lí, caäp nhaät, cung caáp thoâng tin, traû lôøi caùc yeâu caàu; chuyeån yeâu caàu cung caáp thoâng tin ñeán ñuùng cô quan coù lieân quan neáu noäi dung yeâu caàu cung caáp thoâng tin vöôït quaù chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn cuûa Vaên phoøng. 2.3. Veà phöông thöùc quaûn lí: Ñöa vaøo hoaït ñoäng heä thoáng "xeáp haøng töï ñoäng" trong tieáp nhaän, giaûi quyeát, traû hoà sô. Heä thoáng goàm caùc maøn hình vi tính ñöôïc ñaët taïi boä phaän tieáp nhaän vaø traû keát quaû. Moãi ngöôøi daân ñeán lieân heä giaûi quyeát caùc thuû tuïc veà nhaø ñaát, xaây döïng, hoä tòch, ñaêng kí kinh doanh… seõ ñöôïc caáp moät maõ soá hoà sô. Ñoái vôùi caùc tröôøng hôïp giaûi quyeát trong ngaøy, ngöôøi daân coù theå ngoài chôø taïi choã ñeå ñöôïc giaûi quyeát. Ñoái vôùi nhöõng tröôøng hôïp caàn phaûi xaùc minh, xin yù kieán laõnh ñaïo… quaän coù theå ñöa thoâng tin veà tình traïng giaûi quyeát hoà sô leân maïng (ñang naèm ôû boä phaän naøo, coøn maáy ngaøy nöõa xong thuû tuïc…). Ngöôøi daân chæ vieäc nhaäp maõ soá hoà sô vaø hoï teân laø bieát thuû tuïc cuûa mình ñaõ ñöôïc giaûi quyeát hay chöa, neáu ñang giaûi quyeát thì caáp naøo, boä phaän naøo ñang naém hoà sô. Môû roäng quy moâ xaây döïng website cuûa quaän vôùi caùc yeâu caàu caàn ñaëc bieät löu yù: thoâng tin phaûi hieån thò nhanh; coù coâng cuï tìm kieám thoâng tin deã söû duïng vaø cho keát quaû ñuùng noäi dung caàn tìm kieám; thoâng tin phaûi caäp nhaät nhanh choùng vaø thöôøng xuyeân, coù quy ñònh roõ thôøi haïn toàn taïi cuûa töøng loaïi thoâng tin. Naâng cao hôn nöõa tính töông taùc cuûa website UÛy ban nhaân daân quaän baèng caùch cung caáp nhieàu hôn nöõa caùc dòch vuï tröïc tuyeán cho ngöôøi daân vaø doanh nghieäp nhö tra cöùu hoà sô, tra cöùu thuû tuïc vaø trao ñoåi thoâng tin tröïc tuyeán, cung caáp thoâng tin 2 chieàu… tieát kieäm ñöôïc chi phí haønh chính, giaûm hoà sô thuû tuïc giaáy tôø. Baûo ñaûm an toaøn thoâng tin treân moâi tröôøng maïng: caùc thoâng tin thuoäc danh muïc bí maät nhaø nöôùc phaûi ñöôïc phaân loaïi, löu tröõ, baûo veä theo quy ñònh cuûa phaùp luaät veà baûo veä bí maät nhaø nöôùc, xaây döïng noäi quy baûo ñaûm an toaøn thoâng tin, cöû caùn boä phuï traùch quaûn lí an toaøn thoâng tin; aùp duïng, höôùng daãn, kieåm tra ñònh kyø vieäc thöïc hieän caùc bieän phaùp baûo ñaûm cho heä thoáng thoâng tin treân maïng ñaùp öùng caùc tieâu chuaån, quy chuaån kyõ thuaät veà an toaøn thoâng tin. Xaây döïng moät chieán löôïc phaùt trieån coâng ngheä thoâng tin khoa hoïc, baøi baûn, phaân kì roõ raøng, traùnh tham lam, cuøng moät luùc tin hoïc hoùa nhieàu boä phaän, lónh vöïc. Khi xaây döïng vaø löïa choïn caùc phaàn meàm taùc nghieäp, caùc boä phaän, coâng chöùc coù theå laøm vieäc baùn thuû coâng, roài môùi tieán daàn ñeán vieäc öùng duïng trieät ñeå. 2.4. Veà nguoàn nhaân löïc, caùn boä: Yeáu toá nguoàn nhaân löïc, con ngöôøi raát quan troïng, caùn boä coâng chöùc, vieân chöùc phaûi nhaän thöùc ñöôïc taàm quan troïng vaø khaû naêng naâng cao hieäu quaû coâng taùc cuûa coâng ngheä thoâng tin trong thöïc thi coâng vieäc. Caàn bieän phaùp naâng cao nhaän thöùc vaø thay ñoåi daàn töø caùch laøm vieäc thuû coâng keùm hieäu quaû sang öùng duïng coâng ngheä thoâng tin naâng cao hieäu quaû. Vieäc öùng duïng phaûi phuø hôïp vôùi coâng vieäc, khoâng nhaát thieát phaûi toaøn boä caùn boä, coâng chöùc cô quan phaûi öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng vieäc vì coù nhöõng coâng vieäc khoâng theå öùng duïng noù vaø khoâng ñaït hieäu quaû cao hôn khi öùng duïng. Veà yeáu toá naøy caàn chuù yù giaûi quyeát hai maët: ñaày ñuû veà soá löôïng vaø ñaït chuaån veà chaát löôïng (trình ñoä). Ñoái vôùi löïc löôïng caùn boä, coâng chöùc hieän taïi: Chuù yù boài döôõng, caäp nhaät caùc chöông trình öùng duïng môùi. Ñaøo taïo, boài döôõng, phoå caäp caàn nhaán maïnh yeáu toá hieåu bieát, öùng duïng vaø saùng taïo öùng duïng trong coâng vieäc ñeå naâng cao hieäu quaû. Caàn chuù troïng caùc noäi dung boài döôõng veà quaûn lí thoâng tin, thö muïc (folder), taäp tin (file) coù khoa hoïc, heä thoáng; nhaát laø kyõ naêng, thuû thuaät söû duïng phaàn meàm soaïn thaûo vaên baûn Microsoft Word, söû duïng Internet ñeå tra cöùu thoâng tin, söû duïng thaønh thaïo caùc coâng cuï tìm kieám thoâng tin, thö ñieän töû, trao ñoåi coâng vieäc qua maïng,... Phöông aùn boài döôõng laø taäp trung theo chuyeân ñeà ngaén. Coù theå söû duïng phöông phaùp ñaøo taïo ñieän töû ñeå soaïn caùc giaùo trình phuø hôïp, nghieân cöùu caùc phaàn meàm höôùng daãn söû duïng ñeå caøi ñaët treân caùc maùy. Ñònh kyø caàn toå chöùc kieåm tra trình ñoä öùng duïng, söû duïng caùc chöông trình coâng ngheä thoâng tin trong giaûi quyeát coâng vieäc ñeå coù höôùng phoå caäp, boài döôõng kòp thôøi. Chæ khi caùn boä, coâng chöùc söû duïng thaønh thaïo caùc chöông trình phaàn meàm öùng duïng thì môùi coù theå taän duïng heát chöùc naêng hoã trôï cuûa chöông trình naâng cao hieäu quaû coâng vieäc. Cuõng caàn löu yù noäi dung phoå caäp, caäp nhaät, boài döôõng, ñaøo taïo phaûi phuø hôïp vôùi vai troø, vò trí cuûa caùn boä ñoù bao goàm caùc nhoùm sau: Caùn boä laõnh ñaïo, quaûn lí; Caùn boä chuyeân ngaønh coâng ngheä thoâng tin; Caùn boä nghieäp vuï, chuyeân vieân. Veà phöông thöùc ñaøo taïo: taäp trung, taïi choã, töø xa. - Ñoái vôùi caùn boä laõnh ñaïo, caùn boä quaûn lí: Nghieân cöùu vaø toå chöùc caùc cuoäc hoäi thaûo, baøn troøn, toïa ñaøm veà moái quan heä giöõa phaùt trieån coâng ngheä thoâng tin vôùi caûi caùch haønh chính, giöõa phaùt trieån coâng ngheä thoâng tin vôùi chieán löôïc phaùt trieån kinh teá xaõ hoäi cuûa quaän, caùc buoåi giôùi thieäu chuyeân ñeà veà Chính phuû ñieän töû (e-Government), kinh teá ñieän töû (e-Economy), giaùo duïc ñieän töû (e-Education); Tham quan caùc moâ hình hieäu quaû trong, ngoaøi nöôùc. Sau ñoù, UBND quaän chuû trì xaây döïng ñeà aùn öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong caûi caùch haønh chính, chaét loïc öu ñieåm vaø loaïi boû nhöõng khieám khuyeát cuûa caùc ñôn vò. Tieáp theo laø tìm caùc coâng ty cung öùng, "ra ñeà baøi" cho hoï vaø thueâ caùc coâng ty tö vaán. Laøm nhö vaäy, caùc döï aùn khi trieån khai vaøo cuoäc soáng seõ ít coù loãi veà heä thoáng, mang tính öùng duïng cao; Bieân soaïn rieâng giaùo trình caùc kyõ naêng cô baûn: söû duïng email, tra cöùu thoâng tin, söû duïng chöõ kyù ñieän töû,... - Ñoái vôùi chuyeân vieân, caùn boä nghieäp vuï: Taïi choã: höôùng daãn caùc quy trình gaén lieàn vôùi thöïc haønh; Taäp trung: caùc khoùa ñaøo taïo chuyeân ñeà öùng duïng; Töø xa: hoïc qua email, töï hoïc, neáu coù thaéc maéc thì trao ñoåi vôùi chuyeân gia. Toát nhaát laø aùp duïng hình thöùc keát hôïp hình thöùc ñaøo taïo, boài döôõng taäp trung ngaén haïn vaø sau ñoù aùp duïng hình thöùc ñaøo taïo töø xa. - Ñoái vôùi caùn boä chuyeân ngaønh CNTT cuûa quaän: Thu huùt baèng caùc chính saùch öu ñaõi; Ñaøo taïo naâng cao trình ñoä hieän coù. Ñoái vôùi nguoàn löïc löôïng chuaån bò tuyeån vaøo cô quan: caàn coù yeâu caàu veà trình ñoä tin hoïc öùng duïng, ít nhaát laø tin hoïc vaên phoøng vaø phaûi coù hình thöùc kieåm tra ñeå traùnh tình traïng leäch giöõa khaû naêng vaø baèng caáp, neáu coù sai leäch coù theå yeâu caàu töï boài döôõng ñeå ñaït yeâu caàu vì khi laøm vieäc trong cô quan seõ raát khoù khaên trong cöû caùn boä ñi hoïc, boài döôõng do soá löôïng bieân cheá vaø phaân coâng coâng vieäc laø vöøa ñuû. Nghieân cöùu vaø ban haønh nhöõng quy ñònh cuï theå veà tieâu chuaån, traùch nhieäm, quyeàn lôïi, yeâu caàu ñaùnh giaù möùc ñoä hoaøn thaønh nhieäm vuï cuûa caùn boä, coâng chöùc ñoái vôùi vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng vieäc cuûa mình. Caàn coù ñaùnh giaù taùc ñoäng cuûa coâng ngheä thoâng tin ñoái vôùi vieäc hoaøn thaønh chöùc naêng, nhieäm vuï, quyeàn haïn cuûa cô quan mình, bao goàm: Dòch vuï haønh chính coâng; Naêng suaát, hieäu quaû lao ñoäng; Ñoåi môùi toå chöùc, hoaït ñoäng. 2.5. Moät soá giaûi phaùp cho coâng taùc vaên thö, löu tröõ: Coâng taùc vaên thö, löu tröõ laø coâng taùc coù nhieàu khaû naêng vaø cô sôû ñeã daøng ñeå öùng duïng coâng ngheä thoâng tin ñeå taùc nghieäp vaø taïo tieàn ñeà cho caùc coâng taùc khaùc trong vaên phoøng thöïc hieän öùng duïng coâng ngheä thoâng tin naâng cao hieäu quaû. ÖÙng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc vaên thö, löu tröõ giuùp kieåm soaùt vaên baûn ñeán, vaên baûn ñi, kieåm soaùt quy trình, tieán ñoä coâng vieäc, tra cöùu taøi lieäu nhanh choùng, chính xaùc. Xin kieán nghò moät soá giaûi phaùp caàn thöïc hieän ñeå naâng cao khaû naêng öùng duïng coâng ngheä thoâng tin treân moâi tröôøng maïng, giuùp caùc cô quan nhaø nöôùc treân ñòa baøn quaän trao ñoåi nhanh choùng, hieäu quaû: 2.5.1. Veà yeâu caàu thieát bò, quaûn lí: File caùc vaên baûn ban haønh caàn löu tröõ taäp trung ñeå thuaän lôïi cho xaây döïng cô sôû döõ lieäu sau naøy. Cô sôû döõ lieäu cuûa cô quan nhaø nöôùc phaûi caäp nhaät ñaày ñuû hoaëc coù ñöôøng lieân keát (link) ñeán caùc vaên baûn quy phaïm phaùp luaät, vaên baûn chæ ñaïo cuûa caáp treân phuïc vuï cho vieäc tra cöùu treân moâi tröôøng maïng haïn cheá vieäc sao chuïp vaên baûn giaáy nhaän ñöôïc töø cô quan caáp treân ñeå göûi cho caùc cô quan, toå chöùc tröïc thuoäc. Hieän nay, haàu heát vaên baûn göûi ñeán ñeàu ñöôïc soaïn thaûo baèng maùy vi tính do ñoù neân baét buoäc göûi vaên baûn phaûi göûi keøm theo file qua Internet hoaëc maïng WAN cuûa quaän ñeå vaên thö tieáp nhaän vaø chuyeån veà Toå Coâng ngheä thoâng tin ñeå xöû lí truyeàn döõ lieäu. Tieáp tuïc thöïc hieän soá hoùa taøi lieäu, thöïc hieän nghieâm tuùc tinh thaàn Nghò ñònh 64/2007/NÑ – CP. Thoâng tin do UBND taïo ra ñeàu phaûi ôû daïng soá vaø löu tröõ theo tieâu chuaån, quy chuaån kyõ thuaät quy ñònh ñeå baûo ñaûm an toaøn, deã daøng quaûn lí, truy nhaäp, tìm kieám thoâng tin. Thoâng tin soá phaûi ñöôïc ñònh kyø sao cheùp vaø löu tröõ döï phoøng. Coù keá hoaïch soá hoaù nhöõng nguoàn thoâng tin chöa ôû daïng soá theo thöù töï öu tieân veà thôøi gian vaø taàm quan troïng. UÛy ban nhaân daân quaän cuõng caàn coù quy ñònh veà traùch nhieäm soá hoaù thoâng tin vaø löu tröõ döõ lieäu cuûa caùc cô quan haønh chính nhaø nöôùc treân ñòa baøn quaän. Ñoái vôùi caùc vaên baûn ban haønh treân maïng tin hoïc phaûi göûi file keøm theo ñeå löu tröõ. Taêng cöôøng söû duïng vaên baûn ñieän töû, töøng böôùc hôïp lí thay theá vaên baûn giaáy trong quaûn lí, ñieàu haønh. Chuù yù ñaàu tö veà an ninh, an toaøn trao ñoåi thoâng tin treân maïng, vaên baûn göûi qua maïng phaûi coù nhöõng quy ñònh ñeå ñaûm baûo noäi dung vaên baûn goác vaø vaên baûn nhaän ñöôïc ñoàng nhaát noäi dung, hình thöùc. 2.5.2. Veà quy trình quaûn lí chuyeån nhaän thoâng tin: - Tröôùc heát töø keát quaû phaân tích heä thoáng caàn xaây döïng danh muïc vaên baûn ñeán vaø vaên baûn ñi caàn ñöa vaøo cô sôû döõ lieäu. - Xaùc ñònh yeâu caàu tra tìm theo nhieàu yeáu toá khaùc nhau, nhaèm phaùt huy toái ña öu ñieåm xöû lí thoâng tin treân maùy tính. - Choïn phaàn meàm öùng duïng phuø hôïp. Hieän nay, caùc phaàn meàm thöôøng duøng laø caùc heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu, nhö CDS/ISIS, FOXBASE, FOXPRO, PARADOX, ORACLE. - Thieát keá bieåu ghi nhaäp döõ lieäu, töông töï nhö caùc muïc treân soå ñaêng kyù coâng vaên ñeán, coâng vaên ñi. Cuõng coù theå môû roäng ghi theâm “toùm taét noäi dung vaên baûn”, neáu ngöôøi söû duïng coù yeâu caàu. - Vieäc quaûn lí cô sôû döõ lieäu treân maùy phaân laøm 2 loaïi cô sôû döõ lieäu rieâng bieät: vaên baûn ñeán vaø vaên baûn ñi; tuy taùch rieâng nhöng chuùng coù lieân quan chaët cheõ vôùi nhau. - Ñoái vôùi vaên baûn ñi, moät soá ñöôïc löu toaøn vaên treân ñóa töø, song vaãn caàn laäp 2 baûn chính coù kyù teân ñeå löu ôû vaên thö vaø ñôn vò ra vaên baûn. Moät soá vaên baûn khaùc chæ löu theo caùc muïc ñaêng kyù treân bieåu ghi vaên baûn ñoù. - Ñeå söû duïng cô sôû döõ lieäu, phaûi truy xuaát thoâng tin theo caùc maõ quy öôùc keát hôïp vôùi töø chuaån yeâu caàu tra cöùu, khai thaùc cô sôû döõ lieäu gioáng nhö caùc nhu caàu maø cô quan vaãn tra cöùu treân caùc vaên baûn cuï theå trong hoà sô. Nhöng ôû ñaây, maùy tính coù theâm khaû naêng toái öu laø tìm caùc thoâng tin toång hôïp theo nhieàu yeáu toá khaùc nhau moät caùch nhanh choùng vaø chính xaùc. - Vaên baûn do caùc boä phaän chuyeân moân trong cô quan soaïn thaûo seõ chuyeån veà boä phaän vaên thö laøm thuû tuïc sau ñoù chuyeån file veà server cuûa cô quan. Quaûn lí server coù traùch nhieäm baûo quaûn löu tröõ döõ lieäu theo quy ñònh, caùc vaên baûn noäi dung maät coù cheá ñoä baûo veä rieâng. Tuøy theo möùc ñoä vaên baûn, vaên thö seõ chæ chuyeån qua maïng hoaëc chæ chuyeån baèng vaên baûn hoaëc keát hôïp chuyeån qua maïng vaø chuyeån baèng vaên baûn. - Trong tröôøng hôïp chuyeån qua maïng, file chuyeån veà server cuûa quaän, vaø server cuûa quaän chuyeån ñöôøng link vaên baûn cho cô quan tieáp nhaän. - Ñoái vôùi caùc toå chöùc, caù nhaân göûi vaên baûn giaáy tôø thì thöïc hieän scan vaø chuyeån göûi treân maïng nhö vaên baûn ñeán qua ñöôøng ñieän töû. Trong ñieàu kieän hieän taïi, caùc cô quan chöa söû duïng ñaày ñuû caùc tính naêng cuûa maïng neân vaên baûn göûi ñeán baèng ñöôøng coâng vaên giaáy tôø coøn nhieàu, giaûi phaùp scan khoâng thöïc hieän ñöôïc do coù quaù nhieàu vaên baûn. Chæ khi thöïc hieän caùc cô quan trao ñoåi qua maïng baèng vaên baûn ñieän töû thì phaàn vaên baûn giaáy tôø nhaän ñöôïc coøn laïi thöïc hieän soá hoùa baèng caùch scan vaø truyeàn nhö vaên baûn ñieän töû môùi khaû thi. Khi öùng duïng coâng ngheä thoâng tin vaøo coâng taùc vaên phoøng veà lónh vöïc vaên thö thì caùc hoaït ñoäng coâng taùc vaên thö vaãn thöïc hieän, chæ giaûm soá löôïng vaên baûn photocopy, phaùt haønh. Khi thöïc hieän ñöôïc öùng duïng chöõ kyù soá vaø baûo ñaûm caùc yeâu caàu an ninh, baûo maät maïng thì vaên baûn ít quan troïng seõ chæ göûi qua ñöôøng ñieän töû: baùo caùo tuaàn, thaùng, baùo caùo chuyeân ñeà, coâng vaên xin yù kieán,... maø khoâng caàn göûi vaên baûn giaáy tôø. Ñoái vôùi caùc vaên baûn thuoäc danh muïc taøi lieäu bí maät nhaø nöôùc, caùc vaên baûn quan troïng seõ caàn phaùt haønh nhöng chæ phaùt haønh taïi moät ñieåm cô quan nhaän ñeå ñoái chieáu, kieåm tra vaø thöïc hieän, caùc thaønh phaàn theo doõi, ñoân ñoác chæ nhaän vaên baûn ñieän töû theo caùc quy chuaån baûo ñaûm baûo maät thoâng tin. Hieäu quaû seõ ñaït ñöôïc ôû hai yeáu toá: quy trình xöû lí nhanh vaø tieát kieäm chi phí trong ban haønh vaên baûn. 2.5.3. Veà heä thoáng thieát bò löu tröõ: Trong ñieàu kieän hieän taïi, coù theå xaây döïng cuøng luùc 2 heä thoáng thieát bò löu tröõ, moät laø baûn cöùng baèng giaáy, thöù hai laø baûn meàm. Hai heä thoáng naøy coù chung maõ vaïch. Baûn meàm ñeå tra cöùu cho nhanh, coøn baûn goác vaãn ñeå löu tröõ. Ñeå baûo ñaûm tính an toaøn, vieäc löu tröõ baûn meàm khoâng neân doàn vaøo moät nôi maø löu ôû nhieàu oå khaùc nhau. Maùy chuû coù nhieàu oå cöùng vaø cuøng moät luùc döõ lieäu ñöôïc löu ôû hai oå. Neáu söï coá xaûy ra ôû oå naøy thì oå kia vaãn coøn. KEÁT LUAÄN Thöïc hieän öùng duïng tin hoïc, coâng ngheä thoâng tin trong quaûn lí haønh chính nhaø nöôùc taïi quaän Haûi Chaâu laø vaán ñeà coøn môùi meû, caùc giaûi phaùp öùng duïng vaø vieäc trieån khai chöa maïnh meõ, thieáu kieân quyeát vaø tính ñoàng boä. Do ñoù vaãn coøn nhieàu haïn cheá vaø khoâng mang laïi hieäu quaû nhö mong muoán. ÖÙng duïng coâng ngheä thoâng tin trong coâng taùc vaên phoøng cuõng nhö trong hoaït ñoäng cuûa cô quan nhaø nöôùc taïi quaän Haûi Chaâu ñaõ coù nhöõng thaønh töïu ban ñaàu nhaát ñònh, taïo neàn taûng cho giai ñoaïn môùi. Trong thôøi gian tôùi, quaän caàn ñaåy maïnh hôn nöõa trong vieäc ñaàu tö ñoàng boä veà cô sôû haï taàng, nguoàn löïc vaø caùc cô cheá thöïc hieän phoái hôïp hieäu quaû. ÖÙng duïng tin hoïc, coâng ngheä thoâng tin trong quaûn lí, xöû lí coâng vieäc laø xu höôùng taát yeáu vaø phoå bieán hieän nay do nhöõng öu theá cuûa tin hoïc, coâng ngheä thoâng tin trong thôøi ñaïi ngaøy nay. Vaán ñeà coøn laïi laø vieäc aùp duïng, öùng duïng, choïn löïa caùc giaûi phaùp sao cho phuø hôïp vôùi yeâu caàu vaø tình hình thöïc teá cuûa Vaên phoøng UBND quaän Haûi Chaâu noùi rieâng vaø cô quan nhaø nöôùc treân ñòa baøn quaän Haûi Chaâu noùi chung, tieán tôùi xaây döïng moät neàn haønh chính ñieän töû hieäu quaû, nhanh choùng, tieát kieäm phuïc vuï toát nhaát cho coâng cuoäc phaùt trieån kinh teá xaõ hoäi cuûa quaän Haûi Chaâu. TAØI LIEÄU THAM KHAÛO TS. Nguyeãn Khaéc Khoa - Hoïc vieän Haønh chính Quoác gia, Tin hoïc öùng duïng trong Quaûn lí haønh chính, Nhaø xuaát baûn Khoa hoïc vaø kyõ thuaät, Haø Noäi, 2004; Taï Höõu AÙnh, Coâng taùc haønh chính - Vaên phoøng trong cô quan Nhaø nöôùc, Nhaø xuaát baûn Chính trò Quoác gia, Haø Noäi, 2002; PGS.TS. Ñinh Vaên Maäu, PGS.TSKH. Nguyeãn Vaên Thaâm, PGS.TS. Voõ Kim Sôn - Hoïc vieän Haønh chính Quoác gia: Taøi lieäu boài döôõng veà Quaûn lí Haønh chính Nhaø nöôùc (Chöông trình chuyeân vieân chính) - Phaàn II - Haønh chính Nhaø nöôùc vaø Coâng ngheä haønh chính, Nhaø xuaát baûn Giaùo duïc, 2005; Nghò ñònh soá 64/2007/NÑ-CP ngaøy 10 thaùng 4 naêm 2007 cuûa Chính phuû veà öùng duïng coâng ngheä thoâng tin trong hoaït ñoäng cuûa cô quan Nhaø nöôùc; Luaät Coâng ngheä thoâng tin, Luaät Giao dòch ñieän töû; Coång thoâng tin ñieän töû quaän Haûi Chaâu: www.ubnd.haichau.gov.vn; Quy cheá laøm vieäc cuûa UBND quaän, Vaên phoøng UBND quaän; Thoâng tin, vaên baûn quy phaïm phaùp luaät treân caùc website: website Ñaûng Coäng saûn Vieät Nam: www.cpv.org.vn, website Chính phuû Nöôùc Coäng hoøa xaõ hoäi chuû nghóa Vieät Nam: www.vietnam.gov.vn, website cuûa Ban chæ ñaïo Caûi caùch haønh chính: www.caicachhanhchinh.gov.vn. PHUÏ LUÏC BAÛN ÑOÀ QUAÄN HAÛI CHAÂU