Ứng dụng ERP tại anh văn hội Việt Mỹ (VUS)

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC  QUẢN TRỊ THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Tiểu luận cá nhân: ỨNG DỤNG ERP TẠI ANH VĂN HỘI VIỆT MỸ (VUS) GVHD: TS. Trƣơng Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên TP.HCM, tháng 05/2014 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 1 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ MỤC LỤC Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................... 2 1.1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................. 2 1.2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................ 2 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 2 1.4. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................................... 2 1.5. Kết cấu đề tài ....................................................................................................... 2 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................................... 4 2.1. Khái niệm ERP .................................................................................................... 4 2.2. Vai trò của ERP ................................................................................................... 5 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả .................................... 8 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán .................................................................................. 8 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả...................................................................... 12 Chƣơng 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI ANH VĂN HỘI VIỆT MỸ.................................. 14 3.1. Giới thiệu Anh Văn Hội Việt Mỹ ....................................................................... 14 3.1.1. Tổng quan về Anh Văn Hội Việt Mỹ ............................................................ 14 3.1.2. Sứ mệnh ...................................................................................................... 15 3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong Anh Văn Hội Việt Mỹ ............. 15 3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Anh Văn Hội Việt Mỹ .... 15 3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP ......................................... 17 3.3. Giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm ............................................................ 17 3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ ...................................... 18 GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 2 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Chƣơng 1: PHẦN MỞ ĐẦU 1.1. Lý do chọn đề tài Dựa trên nền tảng nghiên cứu của tiểu luận nhóm về việc “Ứng dụng ERP tại công ty VISSAN”, tôi tiếp tục thảo luận về trường hợp tương tự tại Công ty Cổ phần Giáo dục Anh Văn Hội Việt Mỹ (VUS). Giống như Công ty TNHH MTV Việt Nam Kỹ Nghệ Súc Sản (VISSAN), mặc dù đã thành lập và phát triển lâu năm nhưng Anh Văn Hội Việt Mỹ vẫn đang gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý thông tin dữ liệu học tập, giảng dạy và điều hành hoạt động doanh nghiệp, vì sử dụng các phần mềm quản lý rời rạc, lạc hậu, chưa được chuẩn hóa và xuyên suốt, gây nhiều khó khăn và cản trở trong tiến trình phát triển và mở rộng doanh nghiệp. Với tốc độ phát triển và mở rộng như hiện nay, Anh Văn Hội Việt Mỹ cần phải cải tiến lại các phần mềm quản lý để thống nhất trên toàn hệ thống để kịp thời bắt nhịp với trình độ tin học hóa và đáp ứng nhanh chóng việc quản lý dữ liệu tại doanh nghiệp. 1.2. Mục tiêu nghiên cứu Kiến nghị giải pháp trong việc ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ (VUS). 1.3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng phân tích của nghiên cứu là việc sử dụng phần mềm tại VUS. Phạm vi nghiên cứu là ứng dụng ERP tại các phòng ban của VUS. 1.4. Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu, thu thập tài liệu thông qua các nguồn sách, báo, các báo cáo hội thảo về việc ứng dụng ERP tại Việt Nam. Các báo cáo về việc sử dụng phần mềm ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc tại VUS. Dựa trên tham vấn ý kiến của các nhà quản lý phòng ban để đưa ra giải pháp ứng dụng ERP tại VUS. 1.5. Kết cấu đề tài Bài nghiên cứu được trình bày thông qua các nội dung chính như sau: GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 3 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ - Giới thiệu vấn đề và cơ sở lý thuyết. - Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm tại công ty. Từ đó đề xuất những biện pháp nhằm thúc đẩy triển khai phần mềm ERP tại công ty. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 4 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Khái niệm ERP ERP là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản lý toàn diện của doanh nghiệp. Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP. Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP là hệ thống Phần Mềm rất lớn. Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này. Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội. Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP. Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp. Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất...) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu. Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực. Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP. Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP. Tóm lại, khái niệm ERP một cách đơn giản nhất: ERP là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 5 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau. 2.2. Vai trò của ERP ERP là chữ viết tắt của từ Enterpise Resource Planning. Hệ thống ERP thật sự là một hệ thống mang tính cách mạng cao. Những người tiên phong trong lĩnh vực này đã đặt tên cho hệ thống ERP hiện đại ngày nay bằng cách ghép các chữ cái đầu tiên lại với nhau. Vài từ viết tắt đã gây ra lộn xộn trong thời gian qua như MRP, MRPII, ERP và gần đây là ERM. Bốn từ viết tắt được dùng liên quan đến hệ thống ERP bao gồm:  MRP: Material Requirements Planning - Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu.  MRPII: Manufacturing Resource Planning - Hoạch định nguồn lực sản xuất.  ERP: Enterpise Resource Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.  ERM: Enterpise Resource Management - Quản trị nguồn lực doanh nghiệp. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 6 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phần mềm riêng lẻ như cách truyền thống, việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau. ERP xuất hiện với mục đích thay thế hết tất cả những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ sử dụng một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không bị phân tán. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, Nhà quản lý vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không phải chờ đợi các bộ phận gửi báo cáo trong một thời gian dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của mình chứ không GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 7 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ cần phải mua hết cả bộ.Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nói cách khác, ERP sở hữu tính linh hoạt cực kỳ cao, và đây cũng là công việc chính của những công ty triển khai ERP đến cho khách hàng của mình. Một số vai trò cơ bản của ERP như sau: Kiểm soát thông tin khách hàng: như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền. Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số. Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án, người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này. Kiểm soát thông tin tài chính: để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 8 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam (công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP LN theo chuẩn Việt Nam). Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập. Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc. Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu (để tính lương bổng và các phúc lợi), ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên sẽ hài lòng hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn. Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty: ERP có một nền tảng tên là Ming.le cho phép mọi người trong một hệ thống ERP chat với nhau thời gian thực để truy vấn thông tin. ERP còn sở hữu khả năng hiển thị những tác vụ mà một người cần làm, xem cập nhật trạng thái từ những người cùng phòng,… 2.3. Lý thuyết về chẩn đoán và mô hình nguyên nhân kết quả 2.3.1. Lý thuyết về chẩn đoán Khái niệm chẩn đoán tổ chức Là quá trình cộng tác giữa các thành viên của tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thông tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi. Cung cấp thông tin đầu vào về những hiểu biết về tổ chức phục vụ cho quá trình hoạch định kế hoạch hành động cho các can thiệp OD. Đây là đặc tính khác biệt và rõ ràng của một dự án OD so với các dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước khi can thiệp => Thay đổi có hoạch định GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 9 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Mục đích của chẩn đoán  Problem-solving approach: Xác định các nguyên nhân của những vấn đề cần giải quyết. Giống như bác sĩ chẩn đoán bệnh (Clinical diagnosis)  Positive approach (AI): Xác định các thế mạnh giúp vươn tới tầm nhìn của tổ chức. Xem tổ chức là hệ thống mở (opensystem)  Xác định ranh giới của tổ chức => mức độ kiểm soát được của dự án OD  Nhận dạng các bộ phận của hệ thống (subsystems) => giảm bớt sự phức tạp của hệ thống lớn  Xác định các yếu tố môi trường tác động  Xác định các tương tác hệ thống Phân tích vấn đề  Đầu ra của việc chẩn đoán (outputs): vấn đề cần cải thiện, điểm yếu cần khắc phục, điểm mạnh cần phát huy  Đề xuất căn cứ từ chẩn đoán  Mô hình (model) hay khung hướng dẫn (framework) thay đổi giúp có cái nhìn hệ thống, kiểm tra các tiêu chí thay đổi, bảo đảm không bị sơ sót  Các can thiệp (interventions) cần thiết để phát triển tổ chức Các vấn đề nghiên cứu trong OD liên quan đến chẩn đoán tổ chức  Sự phát triển của các mô hình chẩn đoán (development of organizational diagnostic models);  Việc lựa chọn quy trình và phương pháp thu thập thông tin trong chẩn đoán (the choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis);  Phương pháp và kỹ thuật xử lý dữ liệu và kết luận (methods and techniques of data processing and making conclusions) GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 10 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Đối tượng chẩn đoán  Hai khía cạnh cơ bản nhất của tổ chức: • Khía cạnh “cứng” (hard, formal): cấu trúc tổ chức và hệ thống • Khía cạnh “mềm” (soft, informal): con người và hành vi của họ đối với người khác  Cân bằng giữa 2 khía cạnh này khi chẩn đoán để tránh sai lệch Các cấp độ chẩn đoán: 3 cấp độ: Tổ chức, Nhóm, Cá nhân  Có thể thực hiện ở một cấp độ hoặc cả ba cấp độ  Thường thì chẩn đoán ở cấp độ cá nhân sẽ đi sau cấp độ tổ chức hoặc nhóm Mô hình chẩn đoán ở cấp độ tổ chức Mô hình chẩn đoán ở cấp độ nhóm Thực h nh chuẩn doán tổ chức dựa v o khung phân tích – mô hình chuẩn đoán Hiện nay có nhiều mô hình chuẩn đoán trên thế giới, tuy nhiên nổi bật nhất là 3 mô hình chuẩn đoán sau: GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 11 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ  Mô hình chuẩn đoán “The six-box Model”: Weisbord đã nhận dạng được 6 mảng trọng yếu mà một tổ chức muốn thành công thì phải bảo đảm thực hiện đúng cách. Theo ông, nhà tư vấn OD phải chú ý đến cả các khía cạnh chính thức và phi chính thức của từng mảng.  Mô hình 7S của McKinsey: là mô hình do Tom Peters và Robert Waterman, nhân viên của tổ chức tư vấn McKinsey và Company phát triển vào những năm đầu của thập niên 80. Theo đó, ý tưởng chính của mô hình là có 7 yếu tố nội tại trong một tổ chức cần phải được dung hòa để tổ chức hoạt động thành công.  Mô hình xương cá: được thiết kế để nhận biết những mối quan hệ nguyên nhân và kết quả. Nó thực hiện điều này bằng việc hướng dẫn nhà quản lý thông qua một loạt các bước theo một cách có hệ thống để nhận biết những nguyên nhân thực tế hoặc tiềm ẩn mà có thể tạo ra một kết quả (đó có thể là một vấn đề khó khăn hoặc một cơ hội cải tiến). Nó cũng được biết đến như là Biểu đồ Ishikawa, là người đã nghĩ ra mô hình này. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 12 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ 2.3.2. Mô hình nguyên nhân kết quả Phân tích nguyên nhân gốc rễ là một kỹ thuật trong công tác bảo dưỡng thiết bị, áp dụng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra hư hỏng và từ đó khắc phục triệt để tránh lặp lại hoặc làm giảm hậu quả sau này. Thông thường khi xảy ra một vấn đề thì nguyên nhân thường được đổ lỗi lòng vòng. Điều này gây ra sự mẫu thuẫn trong nội bộ, cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi lẫn cho nhau dẫn tới việc mối quan hệ giữa các bên thất bại dẫn tới hoạt động hoặc dự án có thể bị đổ vỡ. Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi (root cause) của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn đề (mà chúng ta gọi là hiện tượng). Cách thức mang tính hệ thống và có cơ cấu này người ta gọi là Root Cause Analysis. Có nhiều công cụ ứng dụng để phát triển Root Cause Analysis thì cách phổ biến nhất được nhiều công ty sử dụng là mô hình 5 TẠI SAO? (5 WHY?). Cơ bản công cụ này được hiểu là việc sử dụng câu hỏi TẠI SAO nhiều lần cho đến khi tìm ra được yếu tố cốt lõi nhất (atomic-yếu tố hạt nhân) nhưng phải đảm bảo có thể xử lý được (actionable). Để mô hình hóa quy trình “5-WHY?” người ta áp dụng mô hình xương cá (Fishbone Diagram hay Ishikawa diagram). GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 13 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Biểu đồ xương cá (fishbone diagram) hay biểu đồ nguyên nhân – kết quả có tên gốc là phương pháp Ishikawa là 1 phương pháp nhằm nhận diện vấn đề và đưa ra giải pháp trong quản lý, lãnh đạo. Được xem là 1 trong 7 công cụ cơ bản của Quản lý chất lượng, bao gồm Histogram, ParetoChar, checksheet, control chart, Flowchart và scatter diagram, nó được gọi là xương cá vì biểu đồ này có hình dạng giống xương cá. Phân tích biểu đồ nhân quả giúp tổ chức hình dung xuyên suốt những nguyên nhân của một vấn đề, nó có thể bao gồm cả những nguyên nhân gốc rễ mà không phải chỉ là các hiện tượng. Phát triển các kế hoạch để xác nhận rằng những nguyên nhân tiềm ẩn là những nguyên nhân thực sự. Cung cấp cấu trúc cho nỗ lực xác định nguyên nhân. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 14 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Chƣơng 3: ỨNG DỤNG ERP TẠI ANH VĂN HỘI VIỆT MỸ 3.1. Giới thiệu Anh Văn Hội Việt Mỹ 3.1.1. Tổng quan về Anh Văn Hội Việt Mỹ Anh Văn Hội Việt Mỹ là đơn vị đào tạo tiếng Anh chuyên nghiệp quy mô lớn tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng như trên cả nước. Anh Văn Hội Việt Mỹ luôn có 30.000 học viên thường xuyên theo học, với hơn 15 cơ sở phân bố ở các quận nội thành Thành phố Hồ Chí Minh, tạo thuận lợi cho học viên trong việc lựa chọn các địa điểm học. Hệ thống cũng là đơn vị có số lượng giáo viên đông đảo với trên 800 giáo viên nước ngoài và Việt Nam. Trụ sở chính: 189 Nguyễn Thị Minh Khai, Quận 1 - Tel: 3925 9800 Các trụ sở khác: 1) 72bis Võ Thị Sáu, Quận 1 - Tel: 3820 6742 2) 78 Võ Thị Sáu, Quận 1 - Tel: 3820 7076 3) 243-245 Khánh Hội, Quận 4 - Tel: 3943 3416 4) 25-27 An Dương Vương, Quận 5 - Tel: 3830 5914 5) 135 An Dương Vương, Quận 5 - Tel: 3830 5210 6) 105 Cộng Hòa, Quận Tân Bình - Tel: 6292 2080 7) 201/36A Út Tịch, Quận Tân Bình - Tel: 3811 2844 8) 422 Phan Xích Long, Quận Phú Nhuận - Tel: 3995 9828 9) 61-63 Bà Hom, Quận 6 - Tel: 3817 2779 10) 402 Nguyễn Thị Minh Khai P. 5, Quận 3 - Tel: 3832 9809 11) 25 Nguyễn Khắc Viện, P. Tân Phú, Quận 7 - Tel: 5413 7768 12) 679 Nguyễn Kiệm, Phường 3, Quận Gò Vấp - Tel: 3894 1888 13) 706A xa lộ Hà Nội, phường Hiệp Phú, quận 9, TPHCM - Tel: 3736 7326 14) 117 Nguyễn Văn Trỗi, Phường 12, Quận Phú Nhuận - Tel: 3997 0486 15) 444 Nguyễn Chí Thanh, Phường 6, Quận 5 – (Sắp khai trương) GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 15 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ 3.1.2. Sứ mệnh Hệ thống Anh Văn Hội Việt Mỹ cam kết là đơn vị tiên phong, không ngừng vươn đến sự hoàn hảo trong chất lượng đào tạo Anh ngữ đúng chuẩn nhằm trang bị cho thế hệ trẻ Việt Nam công cụ sắc bén và hữu hiệu để nâng cao tri thức khoa học, mở rộng tầm nhìn, thăng tiến trong nghề nghiệp, đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và vững vàng, tự tin hội nhập với cộng đồng quốc tế. 3.2. Phân tích thực trạng ứng dụng phần mềm trong Anh Văn Hội Việt Mỹ 3.2.1. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Anh Văn Hội Việt Mỹ là một doanh nghiệp cung ứng cho thị trường dịch vụ đào tạo Anh Ngữ nên việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại là một yêu cầu cấp thiết đối với, nhất là khi doanh nghiệp có quy trình quản lý phức tạp và không ngừng cải tiến và phát triển như Anh Văn Hội Việt Mỹ. Hiện tại cơ cấu tổ chức tại một chi nhánh điển hình của Anh Văn Hội Việt Mỹ được thiết kế thành 3 phòng ban chính để thực hiện chức năng dịch vụ Anh Ngữ theo mục tiêu phát triển, kinh doanh của công ty. Tuy nhiên mỗi phòng ban lại sử dụng một phần mềm quản lý khác nhau, hoàn toàn tách biệt và chưa có sự kết nối, truyền tải thông tin. Chức năng phòng ban: Phòng chăm sóc học viên: - Chức năng tư vấn, tuyển sinh - Chức năng học vụ, học liệu GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 16 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Phòng chăm sóc giáo viên - Chức năng tư vấn, hỗ trợ chuyên môn, dụng cụ giảng dạy và học tập - Chức năng thiết kế và phân bổ lịch giảng dạy Phòng cơ sở vật chất: - Chức năng quản lý tài chính, kế toán - Chức năng bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất - Chức năng bảo vệ, an ninh, PCCC - Chức năng vệ sinh, phục vụ ăn uống Từ khi mới thành lập, các phần mềm quản lý chính được áp dụng tại các phòng ban là Excel. Từ năm 2002, Anh Văn Hội Việt Mỹ triển khai ứng dụng phần mềm quản lý học viên tự xây dựng cho phòng Chăm sóc học viên và liên tục cải tiến qua nhiều phiên bản. Gần đây nhất, năm 2013, Anh Văn Hội Việt Mỹ phát triển thêm phần mềm quản lý Thời Khóa Biểu cho phòng Chăm sóc giáo viên, thay thế cho các file Excel sau nhiều năm sử dụng. Nhưng thực tế phần mềm ứng dụng này vẫn còn nhiều lỗi và đang trong quá trình chỉnh sửa và hoàn thiện. Còn phòng cở sở vật chất cho đến nay vẫn sử dụng chủ yếu là phần mềm thủ công Excel để quản lý công tác tài chính, kế toán, bảo trì, sửa chữa… Hiện nay, các phần mềm tại các phòng ban này hoàn toàn rời rạc, chưa thông suốt và liên kết. Việc chuyển tải thông tin và số liệu giữa các phòng ban chủ yếu thông qua Email nội bộ và các Share Folder trên máy tính. Điều này gây hạn chế rất lớn đến tốc độ xử lý dữ liệu, quản lý thông tin, phục vụ khách hàng và nhiều vấn đề khác như:  Gây lãng phí thời gian và nguồn lực;  Kế toán thủ công, hay sử dụng excel thường mắc phải những sai sót trong quá trình tính toán hay hạch toán;  Khả năng hỗ trợ ra quyết định, quản lý doanh nghiệp thấp. GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 17 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ 3.2.2. Những nhân tố tác động đến việc ứng dụng ERP 3.3. Giải pháp thúc đẩy triển khai phần mềm Tương tự như VISSAN, tuy gặp rất nhiệu khó khăn trong quá trình triển khai hệ thống ERP theo những nguyên nhân được chẩn đoán như trên, nhưng Anh Văn Hội Việt Mỹ buộc phải triển khai ERP để đáp ứng tính cấp bách, yêu cầu về mặt quản lý:  Kiểm soát thông tin học viên, giáo viên  Quản lý hiệu quả chương trình giảng dạy, thời khóa biểu  Tăng tốc quá trình xử lý thông tin, truyền tải dữ liệu tại các phòng ban  Kiểm soát thông tin chi phí, tài chính, kế toán tại các chi nhánh  Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự trên toàn hệ thống  Quản lý hiệu quả tình trạng tài sản, thiết bị giảng dạy, cơ sở vật chất  Giao tiếp, xã hội hóa việc liên lạc trong công ty GVHD: TS. Trương Thị Lan Anh SVTH: Trần Thị Thủy Tiên 18 Ứng dụng ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ 3.4. Giải pháp để triển khai ERP tại Anh Văn Hội Việt Mỹ Do đặc điểm tương đồng về vấn để ứng dụng công nghệ thông tin tại VISSAN và VUS nên trong tiểu luận này xin phép dùng lại các giải pháp mà nhóm đã thảo luận trước đây cho VISSAN để áp dụng tương tự tại VUS.  Quyền tự chủ  Sự ủng hộ của lãnh đạo Công ty  Thay đổi về cơ cấu tổ chức  Thái độ nhân viên  Tuyển dụng và đào tạo nhân viên  Triển khai từng phần từng bộ phận  Chi phí triển khai  Động viên, khen thưởng, đánh giá, điều chỉnh