Ứng dụng excel trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 1 ỨNG DỤNG EXCEL TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ USING EXCEL IN CASH ACCOUNTING CAPITAL IN SMALL AND MEDIUM ENTERPRISES SVTH: Hồ Thị Diệu Ái Lớp 09A3, Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường CĐ Công nghệ Thông tin, ĐHĐN GVHD: ThS. Vũ Thu Hà Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Trường CĐ Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng TÓM TẮT Excel là một trong những phần mềm kế toán hữu ích, mạng lại hiệu quả thông tin kinh tế cao, rút ngắn thời gian làm việc của kế toán. “Ứng dụng Excel trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ” là một trong những giải pháp kế toán quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán cho các doanh nghiệp. Mục đích của bài báo cáo này là nghiên cứu và tạo lập các chứng từ, sổ sách kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ một cách tự động và khoa học bằng phần mềm Excel thông dụng. Từ khoá: Microsoft Excel; macro; kế toán vốn bằng tiền; chứng từ; sổ sách ABSTRACT Excel is a software which is useful, brings high economic efficiency, saves time in accounting. “Using excel in cash accounting capital in small and medium enterprises” is one of the most important solutions to improve accounting efficiency in the enterprises. My report researches the Excel softwares to create vouchers, documents in cash accounting capital in small and medium enterprises automatically and scientifically. Key words: Microsoft Excel; macro; cash accounting capital; vouchers; documents 1. Đặt vấn đề Trong thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa, công nghệ thông tin phát triển mạnh, kế toán bằng tay sẽ không còn phù hợp vì tốn nhiều thời gian mà hiệu quả thông tin kinh tế mang lại kém. Ứng dụng Excel trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ khắc phục được những nhược điểm của kế toán bằng tay, nâng cao hiệu quả kế toán, cung cấp thông tin kinh tế kịp thời, chính xác. Trong phạm vi đề tài này nghiên cứu việc ứng dụng Excel trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng đồng tiền Việt Nam. 2. Ứng dụng Excel trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ 2.1. Quy trình luân chuyển hệ thống thông tin kế toán vốn bằng tiền Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 2 Hình 1. Sơ đồ hệ thống thông tin của doanh nghiệp 2.2. Ứng dụng Excel trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ 2.2.1. Thông tin ban đầu - THÔNG TIN DOANH NGHIỆP cho biết những thông tin cần thiết về doanh nghiệp như: Tên doanh nghiệp, địa chỉ, email, mã số thuế, số điện thoại, số fax, ban quản lý doanh nghiệp. - BẢNG HỆ THỐNG TÀI KHOẢN SỬ DỤNG cho biết số dư đầu kỳ về tài sản và nguồn vốn ban đầu của doanh nghiệp và những tài khoản cấp 1 cấp 2 và tài khoản chi tiết liên quan mà doanh nghiệp sử dụng để hạch toán. - DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG cung cấp những thông tin cần thiết như mã đối tượng, địa chỉ, mã số thuế, email về khách hàng, nhà cung cấp cũng như những cán bộ trong doanh nghiệp. 2.2.2. Cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp Cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp là BẢNG TỔNG HỢP CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH, nơi chứa tất cả dữ liệu kinh tế phát sinh, là căn cứ mà kế toán dựa vào dữ liệu đó để tiến hành lập các chứng từ, sổ sách kế toán. Từ bảng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ta lần lượt đặt tên cho các cột như sau: NGS, SCT, NCT, MDT, TDT, DC, DG, TKNO, TKCO, ST. 2.2.3. Thiết kế chứng từ Căn cứ vào những thông tin ban đầu và cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp để lập chứng từ. IN CHỨNG TỪ nhằm mục đích lưu lại những chứng từ thu, chi phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, để so sánh đối chiếu công nợ với sổ chi tiết và sổ tổng hợp làm căn cứ xác minh tính trung thực của thông tin kinh tế tại doanh nghiệp. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 3 Hình 2. Chứng từ kế toán (Phiếu thu, phiếu chi) 2.2.4. Thiết kế sổ tổng hợp SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ BẢNG TỔNG HỢP CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH ta lập sổ NHẬT KÝ CHUNG. Nhật ký chung là nơi tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp theo thời gian. Hình 3. Sổ nhật ký chung  SỔ CÁI TÀI KHOẢN Sổ cái tài khoản tổng hợp số liệu liên quan đến một đối tượng tổng hợp hoặc chi tiết nhất định, mở cho một tài khoản riêng theo dõi định kỳ biến động tăng và giảm của đối tượng mở sổ. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 4 Dựa vào thông tin từ BẢNG TỔNG HỢP CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH và thông tin đầu vào để lập SỔ CÁI TÀI KHOẢN. Ta chỉ cần lập một sheet SỔ CÁI TÀI KHOẢN mà tại MÃ TÀI KHOẢN sẽ đưa ra một List các tài khoản CẤP 1, ta chỉ cần chọn MÃ TÀI KHOẢN cho sổ cái cần xem thì sẽ xuất hiện dữ liệu của SỔ CÁI tương ứng. - Tại ô TÊN TÀI KHOẢN: =VLOOKUP(C5,HTTK,4,0). - NGÀY GHI SỔ: =IF(OR(LEFT(TKNO,3)=$C$5,LEF T (TKCO,3)=$C$5),NGS,""). - Công thức tương tự cho SỐ CHỨNG TỪ, NGÀY CHỨNG TỪ, DIỄN GIẢI. - TÀI KHOẢN Đ/Ư: =IF(LEFT(TKNO,3)=$C$5,TKCO, IF(LEFT(TKCO,3)=$C$5,TKNO, "")) - SỐ TIỀN NỢ: =IF(LEFT(TKNO,3)=$C$5,ST,0). - SỐ TIỀN CÓ: =IF(LEFT(TKCO,3)=$C$5,ST,0). - SỐ DƯ ĐẦU KỲ NỢ: =VLOOKUP($C$5,HTTK,6,0). - SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÓ: =VLOOKUP($C$5,HTTK,7,0). - TỔNG SỐ PHÁT SINH NỢ: =SUM(F10:F219). - TỔNG SỐ PHÁT SINH CÓ: =SUM(G10:G219). - SỐ DƯ CUỐI KỲ NỢ: =IF($F$9-$G$9+$F$220- $G$220 >0,$F$9-$G$9+$F$220- $G$220,0). - SỐ DƯ CUỐI KỲ CÓ: =IF($F$9-$G$9+$F$220- $G$220 <0,ABS($F$9-$G$9+$F$220- $G$220),0). Hình 4. Sổ cái tài khoản  SỔ TỔNG HỢP TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Lấy dữ liệu từ thông tin đầu vào và cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp để lập SỔ Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 5 TỔNG HỢP TIỀN GỬI NGÂN HÀNG. Hình 5. Sổ tổng hợp tiền gửi ngân hàng 2.2.5. Thiêt kế sổ chi tiết Sổ quỹ tiền mặt tập hợp lại tình hình thu chi tiền mặt của doanh nghiệp, liệt kê chi tiết tất cả các phát sinh tiền mặt theo thời gian. Hình 6. Sổ quỹ tiền mặt  SỔ THEO DÕI TIỀN ĐANG CHUYỂN Tương tự các bước lập SỔ QUỸ TIỀN MẶT ta tiến hành lập SỔ THEO DÕI TIỀN ĐANG CHUYỂN, nhằm mục đích theo dõi tình hình tăng giảm của lượng tiền đang chuyển, để kiểm soát chặt chẽ tài sản cũng như nguồn vốn của doanh nghiệp. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 6 Hình 7. Sổ theo dõi tiền đang chuyển  SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG phản ánh chi tiết tình hình tăng giảm tiền gửi tại các ngân hàng theo thời gian. Hình 8. Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng  TỰ ĐỘNG LỌC SỔ CÁI, SỔ CHI TIẾT TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Thông thường ta phải chọn tài khoản tại ô C5 bằng Validation, sau đó vào ô D8 để chọn NonBlanks. Làm như vậy rất thủ công và phiền phức. Để tự động hóa việc chọn này, ta có thể dùng một Macro đơn giản sau đây: Nhấn Alt + F11, click đúp vào tên Sheet SCAITK ( Sheet SCTCACNGANHANG) trong phần bên trái, chọn View  code  và ghi câu lệnh sau: Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) If Target.Address = "$C$5" Then Range("D8").Select Selection.AutoFilter Field:=4, Criteria1:="" End If End Sub Như vậy cứ mỗi lần chọn xong tài khoản ở ô C5 thì bảng tính sẽ tự tính và che đi các hàng trắng. Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ 8 Đại học Đà Nẵng năm 2012 7 3. Kết luận Bài báo cáo đã trình bày quy trình kế toán Vốn bằng tiền bằng phần mềm Excel. Phạm vi đề tài chỉ ứng dụng excel trong công tác kế toán vốn bằng tiền tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chỉ sử dụng đơn vị tiền tệ Việt Nam đồng. Trong tương lai có thể phát triển đề tài mở rộng cho các công ty, doanh nghiệp lớn, sử dụng cả ngoại tệ, vàng bạc, đá quý. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Phạm Công Anh (2005), Tin học cơ bản Microsoft Excel 2003, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, Tr 125 – 205. [2] Kế toán doanh nghiệp với Excel, NXB Thống kê 2005. [3] Hướng dẫn thực hành sổ kế toán – Lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế GTGT trên Excel (2007), Nhà xuất bản Tài chính.