Xây dựng biểu đồ BPC và BLD cho quản lý khách sạn

Mục lục ĐẶT VẤN ĐỀ Ngày nay, tin học đang được ứng dụng vào hầu hết các lĩnh vực của cuộc sống trong đó, công tác quản lý là một trong những lĩnh vực được thừa hưởng thành quả của sự phát triển công nghệ thông tin nhiều nhất. Hầu hết các công việc trước đây được thựa hiện bằng tay, thực hiện trên giấy, được tính toán thủ công, thì ngày nay đã có thể thực hiện dễ dàng thuận lợi và chính xác hơn nhờ các ứng dụng tin học. Đối với các hệ thống quản lý phức tạp thì cần phải có các chương trình ứng dụng riêng biệt, được xây dựng dành riêng cho các hệ thống này, ví dụ như các chương trình kế toán, hệ thống quản lý đào tạo của một trường đại học, quản lý ngân hàng, kho bạc…. Trong một doanh nghiệp nếu muốn hoạt động và kinh doanh tốt đều phải có một cơ cầu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với hệ thống các thông tin có mối quan hệ ràng buộc và liên quan chặt chẽ tới nhau mà khi nhìn vào hệ thống đó nhà quản trị có thể biết được các thông tin cần thiết về tổ chức và doanh nghiệp. Tất cả các mối quan hệ đó được khái quát hoá thành các biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. Thông qua các biểu đồ này giúp cho nhà quản trị nắm bắt được tổ quát mô hình hoạt động của tổ chức, để từ đó có thể đưa ra các quyết định cho công việc đúng đắn nhất. Ngoài ra mô hình này còn giúp các nhân viên thấy được vị trí và vai trò của mình trong nhóm và trong toàn hệ thống của tổ chức từ đó các nhân viên sẽ nhận thấy tầm quan trọng của mình trong tổ chức nâng cao ý thức làm việc cho mỗi nhân viên. Trong bài thảo luận này, nhóm chúng tôi đi sâu tìm hiểu và làm rõ những vấn đề xung quanh việc xây dựng và phương pháp xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC), biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD). Ứng dụng cụ thể trong doanh nghiệp kinh doanh khách sạn Paradis. CƠ SỞ LÝ THUYẾT Khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin quản lý Hệ thống: Là tập hợp các phần tử có những mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau cùng hoạt động chung cho một số mục tiêu nào đó. Trong hoạt động có trao đổi vào ra với môi trường ngoài. Hệ thống quản lý: Là một hệ thống có một mục đích mang lại lợi nhuận hoặc lợi ích nào đó. Đặc điểm của hệ thống là có sự tham gia của con người và có sự trao đổi thông tin. Hệ thống quản lý chia thành hai hệ thống con: Hệ tác nghiệp (trực tiếp sản xuất): gồm con người, phương tiện, phương pháp trực tiếp thực hiện mục tiêu đã đề ra. Hệ quản lý (gián tiếp sản xuất): gồm con người, phương tiện, phương pháp cho phép điều khiển hoạt động của hệ thống. trong hệ này lại có hai hệ thống con là hệ quyết định (Đưa ra các quyết định) và hệ xử lý thông tin. Hệ thống thông tin: Là một hệ thông sử dụng công nghệ thông tin để thu thập, truyền, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin trong một hay nhiều quá trình kinh doanh. Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa hệ quyết định và hệ tác nghiệp trong hệ thống quản lý. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin là trao đổi thông tin với môi trường ngoài và thực hiện việc liên lạc giữa các bộ phận và cung cấp thông tin cho các hệ tác nghiệp và hệ quyết định. Biểu đồ phân rã chức năng - BPC Xác định chức năng nghiệp vụ là bước đầu tiên của phân hệ thống. Để phân tích yêu cầu thông tin của tổ chức ta phải biết được tổ chức thực hiện những nhiệm vụ, chức năng gì. Từ đó tìm ra các dữ liệu, các thông tin được sử dụng và tạo ra trong các chức năng cũng như những hạn chế, các ràng buộc đặt lên các chức năng đó. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi một chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ. Do hệ thống thông tin là thực thể khá phức tạp nên BPC được phân cấp theo cấu trúc hình cây, cho biết hệ thống cần phải làm gì, chứ không chỉ ra là phải làm như thế nào. Các quy tắc xây dựng BPC: Đầu vào là các chức năng đã được khảo sát trong công đoạn khảo sát và xác lập dự án. Sau khi xác định được các yếu tố đầu vào, thực hiện phân nhóm các chức năng có liên quan, đánh số thứ tự và theo nhóm. Trong quá trình xây dựng nên xác định mức nào là mức thấp nhất. Chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặt một nhóm các nhiệm vụ nhỏ do cá nhân đảm nhiệm. Đầu ra thu được là biểu đồ BPC (mức logic). BPC có thể trình bày trong nhiều trang. Biểu đồ luồng dữ liệu – BLD BLD là một công cụ dùng để trợ giúp bốn hoạt động chính của các phân tích viên hệ thống, đó là phân tích, thiết kế, biểu đạt, tài liệu. Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu: - Bổ xung khiếm khuyết của mô hình phân rã chức năng bằng việc bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng. - Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống - Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu: Chức năng (Tiến trình) - Định nghĩa: Là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng không có thông tin mới được sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong BLD. Cách đặt tên: Động từ + bổ ngữ. Tên chức năng VD: Chấp nhận nguồn hàng, ghi kho vật liệu... Biểu diễn: Luồng dữ liệu Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hay ra của mộ chức năng xử lý Luồng dữ liệu Biểu diễn: Cách đặt tên: Danh từ + tính từ Chú ý: các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật lý. Các luồng thông tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau. Kho dữ liệu: Kho dữ liệu Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ , để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng. Biểu diễn Cách đặt tên: Danh từ + Tính từ (chỉ nội dung dữ liệu trong kho) Quan hệ giữa kho dữ liệu, chức năng và luồng dữ liệu Cập nhật Ra Vào Đưa thông tin vào kho Lấy thông tin từ kho Vừa lấy thông tin ra xử lý vừa cập nhật lại thông tin Tác nhân ngoài Là một người hoặc một nhóm người nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ môi quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Tác nhân ngoài là nguồn cug cấp thông tin cho hệ thống và là nơi tiếp nhận các sản phẩm của hệ thống. Tên tác nhân Tên tác nhân Biểu diễn: Tên: Danh từ Tác nhân trong Tác nhân trong Tác nhân trong Tác nhân trong là một chức năng hoặc hệ thông con của hệ thống đang xét nhưng được trình bày ở một trang khác của mô hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể bao gồm một só trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ ký hiệu này. Biểu diễn: Tên: Động từ + Bổ ngữ Các quy tắc xây dựng BLD Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với các luồng dữ liệu ra của nó. Tức là các dữ liệu qua một tiến trình phải có thay đổi. Ngược lại, tiến trình là không cần thiết vì không tác động gì đến các luồng thông tin đi qua nó. Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiến trình phải có tên duy nhất. Tuy nhiên, vì lí do trình bày cùng một tác nhân trong, tác nhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại. Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng dữ liệu đi ra. Nói chung tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng với tên kho vì vậy không cần viết tên luồng. Nhưng khi ghi hoặc lấy tin chỉ tiến hành một phần kho thì lúc đó phải đặt tên cho luồng Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào. Đối tượng chỉ có cái ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn) Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào. Một đối tượng chỉ có cái vào thì chỉ có thể là tác nhân ngoài (đích). Xây dựng BLD Biểu đồ ngữ cảnh (biểu đồ khung cảnh): Là mô hình luồng dữ liệu ở mức khái quát nhất, gồm một chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang nghiên cứu, chức năng này được nối với mọi tác nhân ngoài của hệ thống. Các luồng dữ liệu giữa chức năng và tác nhân ngoài chỉ thông tin vào ra của hệ thống. Biểu đồ mức đỉnh: Là BLD mức ngữ cảnh được phân rã với các chức năng tương ứng mức 2 của BPC. Ở mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức ngữ cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra, có xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh. Biểu đồ mức dưới đỉnh: Là BLD được phân rã từ BLD mức đỉnh. Các thành phần của biểu đồ được phát triển từ chức năng cấp trên phân rã thành các chức năng mức dưới thấp hơn. Những luồng dữ liệu vào ra mức trên thì lặp lại ở mức dưới, có thêm các lường nội bộ. kho dữ liệu xuất hiện theo nhu cầu nội bộ. Các tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ ở mức khung cảnh, ở mức dưới không phải thêm gì cả. Biểu đồ quan hệ thực thể Khái niệm về thực thể: thực thể là một đối tượng trong bài toán quản lý, có thể là một nhóm người hoặc phòng, ban, chức năng hoặc các đối tượng khác. Thuộc tính của thực thể: là các thông tin đặc trưng cho thực thể để phân biệt các thực thể với nhau. Mối quan hệ giữa các thực thể: là sự liên quan giữa các thực thể. Có các loại mối quan hệ sau: Quan hệ 1-1: Một thể hiện cụ thể của thực thể A quan hệ với một thể hiện của thực thể B và ngược lại Quan hệ 1-N: một thể hiện của thực thể A quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể B. Không có chiều ngược lại. Quan hệ M-N: Một thể hiện của thực thể A quan hệ với nhiều thể hiện của thực thể B và ngược lại Sơ đồ quan hệ thực thể: là sơ đồ sử dụng các ký hiệu để mô tả mối quan hệ giữa các thực thể cùng với các thuộc tính của nó Tên thực thể Ký hiệu: + Thực thể B A +Mối quan hệ (p,q) Tên mối quan hệ + Cặp số (p,q): chỉ ra p thể hiện của thực thể A quan hệ với q thể hiện của thực thể B Tên thuộc tính +Thuộc tính Nếu là thuộc tính duy nhất (thuộc tính khóa) thì thường được gạch chân ở dưới để phân biệt. Mô hình dữ liệu quan hệ Quan hệ còn được gọi là bảng, được đặc trưng bởi hàng và cột trong đõ cột là các thuộc tính của đối thượng. Hàng là thể hiện cụ thể của đối tượng, được biểu diễn bằng bảng hai chiều. Khóa là thuộc tính nhỏ nhất mà giá trị của nó xác định được duy nhất giá trị các thuộc tính còn lại. Quy tắc chuyển sơ đồ quan hệ thực thể về mô hinh dữ liệu quan hệ : Thực thể : mỗi thực thể được chuyển thành một bảng, tên thực thể chính là tên bảng. Thuộc tính khóa trở thành khóa chính của bảng. Mối quan hệ 1-1 : ghép hai bảng dồn lại một, lấy khóa của một trong hai bảng làm khóa chính trong bảng mới. Có một cách khác là đưa khóa chính cảu bảng ít dùng hơn sang làm khóa ngoại của bảng hay dùng hơn. Mối quan hệ 1-N : đưa khóa chính của bảng phía một sang làm khóa chính của bảng phía nhiều Mối quan hệ M-N : tách thành bảng mới, khóa của bảng mới là sự kết hợp giữa khóa của các bảng tham gia vào mối liên kết, đồng thời thuộc tính của mối liên kết trở thành các cột của bảng và các bảng trong mối liên kết quan hệ 1-N với bảng vừa tạo ra KHẢO SÁT VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG Khảo sát thực trạng hoạt động nghiệp vụ Việc quản lý khách sạn Paradis sẽ bao gồm các hoạt động sau: Quản lý đặt phòng về việc nhận đặt phòng trước của khách hàng, xem xét khả năng đáp ứng cả khách hàng khi khách hàng đến mà chưa đặt phòng trước. Quản lý sử dụng dịch vụ về những nhu cầu mà khách hàng yêu cầu, sử dụng trong suốt qua trình lưu lại khách sạn. Quản lý lưu trú cho khách hàng để tiện theo dõi khách hàng ở phòng nào, thời gian lưu lại khách sạn, và để khai báo tạm trú, tạm vắng với nhà chức trách. Quản lý đặt tiệc cho việc kinh doanh nhà hàng của khách sạn Quản lý thanh toán khi khách hàng rời khỏi khách sạn, khách sẽ chịu trách nhiệm thanh toán tiền phòng và bảng kê dịch vụ đã sử dụng trong quá trình lưu lại khách sạn. Đánh giá thực trạng và phát hiện yếu kém: Hiện khách sạn đều thực hiện các nghiệp vụ trên bằng thử công, điều này sẽ giảm hiệu năng hoạt động của hệ thống, khiến khách hàng phải chờ đợi những thủ tục phiền hà và mất thời gian. Nhân viên của khách sạn phải ghi chép sổ sách rất vất vả và thỉnh thoảng lại bị nhầm lẫn. Sự chậm trễ trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận nghiệp vụ trong khách sạn, cùng với việc tra cứu thông tin chậm trễ hoặc không chính xác có thể làm khách sạn để lỡ các cơ hội cho thuê phòng. Bất kể một sai sót nào dù nhỏ đều có thể khiến uy tín khách sạn bị giảm sút. Các dịch vụ của khách sạn đôi khi bị thất thoát. Khách sạn bận rộn nhiều nên nhiều lúc muốn biết ngay lập tức tình hình kinh doanh lúc cần thiết, nhưng thường thì phải đợi tới lúc cuối thời kỳ kinh doanh, nhân viên kinh doanh mới hoàn tất các báo cáo. Khách sạn cần thiết phải xây dựng một hệ thống quản lý tự động cho việc quản lý để giải quyết các vấn đề nan giải nêu trên và tối ưu hóa hoạt động của khách sạn. Xác định mục tiêu dự án của hệ thống mới Giúp cho hoạt động quản lý khách sạn được thuận lợi và khoa học, giúp cho nhà quản lý nắm bắt được các hoạt động của khách sạn, giúp cho nhân viên chủ động trong công việc, nâng cao ý thức lao động để phục vụ tốt nhất cho khách hàng của mình. Yêu cầu của hệ thống: Quản lý tối ưu các dữ liệu sau: Quản lý phòng: quản lý những thông tin sau: + Số phòng + Loại phòng + Đồ vật + Biểu giá Quản lý đăng ký đặt phòng trước: quản lý những thông tin sau + Họ tên khách đăng ký + Số lượng người + Tiền đặt cọc Quản lý dịch vụ: quản lý những thông tin sau + Tên dịch vụ + Giá thành Quản lý đặt tiệc quản lý những thông tin sau + Số lượng + Thẩm mĩ, cách và thời gian bày trí + Giá thành Quản lý theo dõi lưu trú: quản lý những thông tin sau + Họ tên người lưu trú + Thời gian đến – đi + Các giấy tờ tùy thân + Theo dõi các mất mát, hư hại của khách sạn trong quá trình khách lưu trú Quản lý thanh toán: quản lý những thông tin sau + Họ tên khách hàng thanh toán + Hình thức thanh toán + Thành tiền + Nhân viên nhận thanh toán + Ngày thanh toán Mô tả hệ thống Bộ phận quản lý phòng: Khách đặt chỗ trước phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên sẽ phân tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ đặt phòng bà hiện trạng của khách sạn để giải quyết yêu cầu của khách. Xác định số lượng khách, thời gian lưu trú của khách, loại phòng và những yêu cầu đặc biệt của khách. Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi khách có đặt phòng trước không, và đặt phòng trươc với tên nào. Nếu khách đến mà không đặt phòng trước, nhân viên tiếp nhận sẽ xem xét còn phòng trống không. Nếu còn phòng trống thì nhân biên tiêp nhận sẽ yêu cầu khách xuất trình giấy tờ và giữ lại, giấy tờ này sẽ được hoàn trả khi khach rời đi và hoàn thành thủ tục thanh toán. Trái lại, nếu không có phòng đáp ứng yêu cầu của khách, nhân viên tiếp nhận sẽ giới thiệu cho khách những khách sạn khác có thể đáp ứng. Bộ phận theo dõi lưu trú: Ghi phiếu đến cho khách, trên phiếu ghi rõ số phòng khách ở, loại phòng, thời gian, giá phòng. Khi khách rời đi, bộ phận này sẽ kiểm tra tình trạng phòng ở xem có hư hại gì không, nếu có hư hại đồ đạc trong phòng thì khách sẽ phải đền bù. Bộ phận quản lý dịch vụ: Bộ phận này sẽ lập bảng kê và theo dõi những yêu cầu về dịch vụ của khách hàng trong suốt quá trình lưu trú. Trong bảng kê có ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu. Bảng kê này sẽ chuyển giao cho bộ phận thanh toán giữ lại để yêu cầu khách thanh toán khi làm thủ tục rời khách sạn. Bộ phận phục vụ yêu cầu đặt tiệc: Nếu khách có yêu cầu tiệc tùng, nhân viên sẽ lập một hóa đơn. Trên hóa đợn ghi rõ những món mà khách yêu cầu. Qua hóa đơn đó thể hiện các yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mĩ, cách thức và thời gian bài trí), từ đó nhân viên thỏa thuận với khách đơn giá tương ứng chuẩn bị cho từng món. Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị. Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi cho chỉ một khách hàng. Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc để bộ phận giữ lại và chuyển cho bộ phận thanh toán để yêu cầu khách thanh toán sau này. Cuối ca làm việc, nhân viên sẽ bàn giao hồ sơ cho nhân viên ca khác, nộp lại số tiền khách đã thanh toán cho thủ quỹ. Bộ phận thanh toán: Khi khách rời đi, bộ phận thanh toán sẽ tổng hợp những phiếu đến, bảng kê dịch vụ, hóa đơn tiệc tùng, cập nhật lại tình trạng của phòng khách ở từ bộ phận theo dõi lưu trú, từ đó làm cơ sở để yêu cầu khách thanh toán. Khi khách trả tiền, một phiếu thu sẽ được lập. Trên phiếu thu có một số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do và thu với số tiền bao nhiêu. Nhân viên lập phiếu ký xác nhận vào phiếu thu, lập thành hai liên, còn một liên giao cho khách hàng. Bộ phận báo cáo thống kê: cuối ngày, bộ phận này sẽ tổng hợp những báo cáo thống kê về khách hàng, về doanh thu, về chi phí, lưu những thống kê này lại để cuối tháng lập bảng báo cáo nộp lên ban giám đốc xem xét. XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ CHỨC NĂNG Bước 1: Liệt kê các chức năng của hệ thống( đã liệt kê ở phần 1) Bước 2: + Phân nhóm các chức năng có liên quan (đã phân nhóm ở phần 1) + Đánh số thứ tự các nhóm Đặt phòng Theo dõi lưu trú Phục vụ các yêu cầu dịch vụ của khách Phục vụ các yêu cầu đặt tiệc Thanh toán Thống kê, báo cáo QUẢN LÝ LỄ TÂN Sơ đồ phân rã chức năng XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU Biểu đồ mức ngữ cảnh a. Mô tả hệ thống Bộ phận lễ tân: Là bộ phận giúp khách đặt phòng, thông báo các yêu cầu của khách về các dịch vụ với các bộ phận liên quan, nhận hoá đơn và tổng hợp hoá đơn của khách khi các bộ phận liên quan gửi lên, thanh toán cho khách khi khách rời khách sạn. Ban giám đốc: Là đối tượng sử dụng đầu ra các thông tin về hoạt động của khách sạn, cuối mỗi kỳ kinh doanh tiếp nhận những báo cáo về hoạt động kinh doanh và thông báo cho những bên liên quan. Ban giám đốc chịu trách nhiệm định hướng và hoạch định chiến lược cho khách sạn. Thủ quỹ: Là nơi nhận mọi khoản thanh toán của khách, chi trả những chi phí của khách sạn trong thời gian khách sạn hoạt động. Bộ phận nhà hàng: Là bộ phận chịu trách nhiệm phục vụ nhu cầu ăn uống của khách (kể cả khách đang lưu trú và khách ở ngoài). Bộ phận này nhận yêu cầu của khách (có thể trực tiếp hoăc qua bộ phận lễ tân), sau đó phục vụ khách, lập hoá đơn gửi cho khách (nếu khách thanh toán luôn), hoặc gửi hoá đơn lên cho bộ phận lễ tân nếu khách thanh toán khi tra phòng. Bộ phận phục vụ: Là bộ phận kiểm tra tình trạng phòng của khách sạn khi khách rời khách sạn, phục vụ các dịch vụ trong phòng. Bộ phận này có trách nhiệm báo cho lễ tân những hư hỏng mà khách đã làm để bộ phận lễ tân làm việc với khách khi khách trả phòng. Khách hàng: Là những người tiêu dùng dịch vụ của khách sạn, nếu khách hàng muốn thuê phòng của khách sạn thì khách có thể đặt phòng trực tiếp, qua điện thoại, qua mạng Internet. Trong thời gian lưu trú tại khách sạn, khách muốn sử dụng các dịch vụ của khách sạn, khách có thể liên hệ trưc tiếp với các bộ phận hoặc qua bộ phận lễ tân. Khách có trách nhiệm thanh toán các hoá đơn ngay lập tức hoặc khi trả phòng, khi trả phòng khách có trách nhiệm thanh toán mọi hoá đơn, bồi thường thiệt hại nếu có. Nhà chức trách: Cơ quan nhà nước kiểm soát về mặt pháp lý hoạt động của các doanh nghiệp trên địa bàn quản lý. Ở đây, họ là cán bộ kiểm tra tạm trú tạm vắng của khách lưu lại trong khách sạn để kiểm soát an ninh. b. Liệt kê các tác nhân ngoài, kho dữ liệu * Các tác nhân ngoài + Khách hàng + Nhà hàng + Bộ phận theo dõi lưu trú + Nhà chức trách + Ban giám đốc + Thủ quỹ * Kho dữ liệu + Hồ sơ đặt chỗ trước +Phiếu đến + Bảng kê dịch vụ + Hoá đơn tiệc tùng + Phiếu thu Bảng kê dịch vụ Dịch vụ đáp ứng BỘ PHẬN PHỤC VỤ Giấy khai báo tạm trú Yêu cầu khai báo Giầy tờ tuỳ thân Yêu cầu đặt phòng KHÁCH HÀNG Hóa đơn NHÀ HÀNG Món ăn phục vụ Thanh toán Yêu cầu đặt tiệc QUẢN LÝ BỘ PHẬN LỄ TÂN Phiếu thu Thông tin đặt phòng trước QUẢN LÝ LỄ TÂN Giấy tờ trả lại Báo cáo BAN GIÁM ĐỐC NHÀ CHỨC TRÁCH Thanh toán Phản hồi Ý kiến phản hồi THỦ QUỸ Bản sao hóa đơn đặt tiệc Giấy tờ tùy thân trả lại NHÀ HÀNG Bảng kê dvụ 1. Quản lý đặt phòng Hồ sơ đặt phòng Món ăn phục vụ Bản sao hóa đơn đặt tiệc Bảng kê dịch vụ Yêu cầu dịch vụ Dịch vụ đáp ứng Yêu cầu đặt tiệc Hóa đơn tiệc 4.Quản lý đặt tiệc 5.Quản lý thanh toán Hóa đơn đặt tiệc NHÀ CHỨC TRÁCH 3.Quản lý lưu trú Phiếu khai báo tạm trú Yêu cầu khai báo Phiếu đến Phiếu thu 2 Thanh toán Giấy tờ tùy thân của khách BỘ PHẬN PHỤC VỤ 2.Quản lý sử dụng dịch vụ BAN GIÁM ĐỐC Báo cáo Ý kiến phản hồi 6.Thống kê báo cáo Yêu cầu đặt phòng trước Thông tin đặt phòng trước KHÁCH HÀNG THỦ QUỸ Thông tin về thanh toán Phiếu thu liên 1 Biểu đồ mức đỉnh 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Hồ sơ đặt phòng Có khả năng đáp ứng ng Lưu thông tin đặt buồng Nhận yêu cầu đặt phòng Phân tích yêu cầu của khách Kiểm tra khả năng đáp ứng Không có khả năng đáp ứng Từ chối và giới thiệu khách sạn khác cho khách KHÁCH HÀNG 1.0 Quản lý đặt phòng 2.0 Theo dõi lưu trú KHÁCH HÀNG NHÀ CHỨC TRÁCH Ghi phiếu đến Lưu kho giấy tờ & phiếu đến Khai báo tạm trú Giấy tờ và phiếu đến Yêu cầu dịch vụ Phiếu khai báo tạm trú Giấy xác nhận tạm trú 3.0 Yêu cầu dịch vụ KHÁCH HÀNG BỘ PHẬN PHỤC VỤ Nhận yêu cầu dịch vụ của khách Lập bảng kê Lưu kho dữ liệu Bảng kê Dịch vụ Yêu cầu Bảng kê 4.0 Đặt tiệc KHÁCH HÀNG NHÀ HÀNG Tiếp nhận yêu cầu đặt tiệc Lập hóa đơn tiệc Chuyển tiền cho thủ quỹ Nhận tiền thanh toán của khách hàng THỦ QUỸ Tiền Bản sao hóa đơn tiệc Tiền Hóa đơn tiệc 5.0 Thanh toán KHÁCH HÀNG THỦ QUỸ BỘ PHẬN PHỤC VỤ Nhận phiếu đến, bảng kê dịch vụ, hóa đơn tiệc Lập phiếu thu Nhận tiền thanh toán của khách Giao phiếu thu liên 2 cho khách Nộp tiền cho thủ quỹ Trả lại CMND hoặc giấy tờ tùy thân cho khách Phiếu thu Phiếu đến Lưu kho phiếu thu liên 1 Nhận yêu cầu thanh toán của khách Tiền Phiếu thu liên 2 Tiền Doanh thu Chi phí Thông tin khách hàng Báo cáo về chi phí Báo cáo về doanh thu Báo cáo về khách hàng Báo cáo khách hàng Báo cáo về doanh thu Báo cáo chi phí BAN GIÁM ĐỐC 6.0 Thống kê, báo cáoXÂY DỰNG BIỂU ĐỒ QUAN HỆ THỰC THỂ Xác định các thực thể: Khách hàng (MaKH, Tên khách hàng, Số điện thoại, Số CMND) Nhân viên (MaNV, Họ tên, Bộ phận) Phòng (SoPhong, Loại phòng, Giá tiền) Dịch vụ (MaDV, Tên dịch vụ, Thời gian, Giá tiền) Bàn tiệc (SoBT, Loại bàn, Giá tiền) Bảng kê (SoBK, Tên khách hàng, Tên dịch vụ, Người lập, Ngày lập, Thành tiền) Hóa đơn tiệc (SoHD, Tên khách hàng, Số bàn, Người lập, Ngày lập, Thành tiền) Phiếu đến (SoPD, Tên khách hàng, Thời gian lưu trú, Số phòng, Giá tiền) Phiếu thu (SoPT, Tên khách hàng, Lý do, Người lập, Ngày lập, Thành tiền) Mối quan hệ giữa các thực thể: Một khách hàng có thể thuê một hoặc nhiều phòng (nếu khách đặt chỗ cho cả nhóm). Khách hàng có thể sử dụng nhiều dịch vụ và đặt tiệc, nhưng mỗi khách hàng chỉ có duy nhất một phiếu đến, một hóa đơn tiệc, một bảng kê và một phiếu thu. Nhân viên có thể lập nhiều các phiếu, bảng kê, hóa đơn. Để tiện theo dõi các phiếu này, trên phiếu có chữ ký người lập phiếu và ngày lập. Khi khách hàng rời khách sạn, nhân viên tiếp tân sẽ căn cứ vào những bảng kê, hóa đơn này để lập phiếu thu yêu cầu khách thanh toán. Khách hàng khi tiến hành thanh toán và làm thủ tục rời khách sạn sẽ nhận phiếu thu để thanh toán. Biểu đồ quan hệ thực thể Biểu đồ quan hệ dữ liệuKẾT LUẬN Ưu điểm của hệ thống Hệ thống đã tự động hóa ở các hoạt động nghiệp vụ yêu cầu, giúp cho việc xử lý nghiệp vụ nhanh chóng và thuận lợi. Người dùng có thể nắm bắt được thông tin nhanh chóng nhất. Hệ thống đã quản lý được các chức năng và phân biệt rõ ràng các chức năng của các bộ phận Những tồn tại của hệ thống Hệ thống vẫn chưa xây dựng được hết các tính năng, các tính năng xây dựng vẫn chưa chi tiết. Cơ sở dữ liệu có dung lượng ít, vẫn chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của người sử dụng. Hướng phát triển trong tương lai Mở rộng bài toán cho nhiều khách sạn riêng biệt Thống kê danh sách khách hàng theo khoảng thời gian nào đó. Đưa ra doanh thu cho khách sạn trong khoảng thời gian nhất định. Ngoài ra để chương trình được tối ưu hơn, ta có thể xây dựng thêm hệ thống cung cấp thông tin vè phòng, giá cả và cho phép đặt phòng qua mạng.