Xây dựng hệ thống kế toán chi phí sản xuất tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Hoàn Phú

dầu xuất được ghi nhận vào sổ theo dõi nhập - xuất dầu và đồng thời hạch toán vào tài khoản 621.1 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh”. {3} Cuối tháng, kết chuyển giá trị tài khoản 621.1 “ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh” vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh” để xác định giá vốn. Chi phí nhớt cho xe và phí giao thông được hạch toán trực tiếp vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh”. Do dịch vụ vệ sinh là hàng hoá không chịu thuế giá trị gia tăng nên toàn bộ thuế giá trị gia tăng từ nguyên vật liệu mua vào sẽ được kết chuyển hết vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh”. Đồng thời dịch vụ vệ sinh nhận phân bổ thuế từ các dịch vụ, hàng hoá mua vào phục vụ chung cho toàn sản xuất. Do vậy, sau khi lập bảng kê khai thuế giá trị gia tăng vào cuối mỗi tháng, kế toán hạch toán bút toán “Phân bổ thuế giá trị gia tăng đầu vào tính vào chi phí cho mặt hàng không chịu thuế” . Bút toán được hạch toán vào bên nợ tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ vệ sinh” và bên có tài khoản 133 “Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ” Lượng dầu DO nhập trong tháng trên thực tế là đã sử dụng hết hoặc còn lại trong khoang chứa dầu của xe. Tương ứng theo sổ sách kế toán thì lượng dầu DO nhập trong tháng luôn có số tồn vào cuối mỗi tháng và kết chuyển vào đầu kỳ sau tại tài khoản 152 “Nguyên vật liệu” {4} Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thực tế sản xuất sản phẩm bao gồm lương chính và trích bảo hiểm cho công nhân được phân bổ cho dịch vụ vệ sinh vào tài khoản 622.1 “ Chi phí nhân công cho dịch vụ vệ sinh”. Lập báo cáo chi tiết về tình hình phân bổ nhân công cho dịch vụ vệ sinh, tổng lương, phần bảo hiểm đã trích. Ghi nhận chi phí nhân công vào sổ lương người lao động. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 25 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP {5} Trích nộp 20% bảo hiểm xã hội, 3% bảo hiểm y tế và 2% bảo hiểm thất nghiệp. Trong đó, doanh nghiệp có thể giữ lại 2% của tổng quỹ lương để chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khoẻ (nếu trong tháng có phát sinh các khoản chi trên). {6} Cuối kỳ kết chuyển giá trị tài khoản 622.1 “Chi phí nhân công cho dịch vụ vệ sinh” vào tài khoản 154.1 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ vệ sinh” để xác định chi phí đã sử dụng cho dịch vụ vệ sinh trong kỳ. {7} Tập hợp chi phí nhân công quản lý sản xuất, bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý các hoạt động kinh doanh dịch vụ vệ sinh (Nhân viên quản lý có trách nhiệm tiếp xúc với khách hàng, thoả thuận giá cả theo từng công việc cụ thể, không tham gia trực tiếp vào công việc chính). Loại chi phí này rất dễ phân bổ, dựa vào chức vụ của nhân viên để phân bổ chi phí cho sản phẩm tương ứng. Hạch toán tại hai tài khoản trực tiếp, 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản 334 “Phải trả người lao động”. {8} Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phục vụ quản lý sản xuất, bao gồm nhiên liệu dùng cho máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị... Loại chi phí này rất khó phân biệt giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu phụ nhưng nếu căn cứ theo tính chất công việc phát sinh ra chi phí này, có thể phân bổ tương đối chính xác cho từng sản phẩm. Chi phí này được tập hợp tại tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh”, tài khoản đối ứng 152 “Nguyên vật liệu” hoặc 153 “Công cụ, dụng cụ”. {9} Tập hợp chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho dịch vụ vệ sinh gồm 02 xe rút hầm cầu chuyên dụng, 01 xe tải chuyên chở các chất thải đem đi đổ. Loại chi phí này được khấu hao dần theo thời gian và phân bổ đều qua mỗi tháng, theo phương pháp khấu hao đường thẳng, thời gian khấu hao theo quy định của nhà nước. Chi phí khấu hao được thể hiện qua tài khoản 214 “Khấu hao tài sản cố định” và tài khoản chi phí 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh”. {10} Tập hợp chi phí thuê ngoài thực tế phục vụ sản xuất : chi phí thuê mặt bằng đậu xe. Loại chi phí này phân bổ theo doanh thu của từng loại dịch vụ, tỷ lệ phân bổ được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của từng loại dịch vụ trên tổng doanh thu của tháng. Hoặc có thể đưa chi phí này vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để có thể đơn giản hơn về cách tính toán. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 26 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản đối ứng 331 “Phải trả người bán”. {11} Tập hợp chi phí khác bằng tiền phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm các vật dụng : văn phòng phẩm, dịch vụ mua ngoài : điện, nước, điện thoại, dịch vụ internet…phục vụ quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Loại chi phí này có nhiều nguồn gốc phát sinh và phát sinh trong suốt quá trình sản xuất, cần tập hợp đầy đủ và phân bổ phù hợp. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản đối ứng 111 “Tiền mặt”. {12} Phân bổ chi phí thực tế phát sinh lớn và ảnh hưởng nhiều kỳ hạch toán liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất dự toán trước được, chẳng hạn : chi phí sửa chữa phòng làm việc, bảo hiểm các loại xe có trọng tải lớn, tiền thuê nhà trả theo quý, năm… Loại chi phí này thường có giá trị khá lớn, đã dự toán trước và không phát sinh từ quá trình sản xuất, chủ yếu phục vụ cho quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 627.1 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ vệ sinh” và tài khoản đối ứng 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”. {13} Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, bao gồm tất cả các chi phí : chi phí lương và trích bảo hiểm theo lương của nhân viên quản lý sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ phục vụ quản lý sản xuất, chi phí khấu hao các tài sản cố định có tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chi phí thuê ngoài phải trả cho người bán, chi phí khác bằng tiền, chi phí phân bổ, chi phí trích trước… vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, phân bổ chi tiết cho từng sản phẩm, làm cơ sở để hình thành giá vốn. Toàn bộ chi phí sản xuất chung được kết chuyển từ tài khoản 627.1 vào tài khoản 154.1 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ vệ sinh”, cuối kỳ xác định giá vốn hàng bán và lập các báo cáo cần thiết. 4.2.1.3 Các loại sổ theo dõi - Sổ nhập xuất dầu hàng ngày - Sổ theo dõi các tuyến đường xe chạy trong ngày - Sổ thu - chi tiền mặt - Sổ chi tiết khấu hao tài sản cố định - Sổ lương người lao động. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 27 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 28 4.2.1.4 Các loại chứng từ hợp lệ - Hoá đơn mua dầu nhớt, vé phí giao thông tải đường bộ. - Hoá đơn mua bảo hiểm, mua phụ tùng thay thế, sửa chữa xe. - Hoá đơn bán hàng. 4.2.2 Hệ thống kế toán chi phí đối với dịch vụ thiết kế tư vấn – giám sát 4.2.2.1 Hệ thống báo cáo chi phí - Báo cáo chi phí nhân công thuê mướn theo từng giai đoạn hoàn thành bản vẽ báo cáo chi tiết về tình hình chi phí nhân công đã trả cho từng hợp đồng thiết kế theo từng giai đoạn đã được ký kết theo hợp đồng, báo cáo bám sát dự toán đã được hoạch định từ ban đầu đễ tránh chênh lệch chi phí giữa dự toán và chi phí thực tế phát sinh. - Báo cáo tổng hợp chi phí nhân công khi hoàn thành công việc – báo cáo về tổng số lượng nhân công đã sử dụng khi công việc đã hoàn thành và tổng chi phí nhân công đã bỏ ra để hoàn thành công việc, báo cáo là cơ sở để tính giá vốn cho hàng bán và cũng là cơ sở để xác định lãi , lỗ. - Báo cáo chi phí sản xuất chung phân bổ cho dịch vụ thiết kế bao gồm báo cáo về tình hình khấu hao các tài sản cố định phục vụ cho dịch vụ thiết kế và các chi phí khác phát sinh chung trong kỳ cho hoạt động quản lý sản xuất phân bổ cho dịch vụ thiết kế. 4.2.2.2 Sơ đồ tài khoản hạch toán Một số tài khoản hạch toán được mở cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát như sau - Chi phí nhân công trực tiếp cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát : 622.2 - Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát : 627.2 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát : 154.2 - Và một số tài khoản chi phí nhân công trực tiếp được mở cho từng hợp đồng thiết kế, mang tên của các công trình như 622.2 (A), 622.2 ( B), 622.2 (C)…. 622.2(A) 154.2 622.2(B) {1} K/C khi thiết kế hoàn thành 622.2(C) Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 29 334,152,214 331,111,142 627.2 154.2 {2} Chi phí chung phân bổ cho dịch vụ thiết kế - GS {3} K/C Sơ đồ 4.2 Kế toán chi phí sản xuất đối với dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát Dịch vụ thiết kế - giám sát không có chi phí nguyên vật liệu nên không hạch toán phần chi phí này. {1} Tập hợp chi phí nhân công trực tiếp thiết kế bản vẽ, chủ yếu là chi phí nhân công được thuê mướn từ bên ngoài. Do đặc điểm của sản phẩm phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, cần tiến hành phân bổ chi phí nhân công cho phù hợp với từng giai đoạn hoàn thành của công việc, tránh trường hợp chi phí tăng cao khi các bản vẽ cùng hoàn thành. Phân bổ chi phí nhân công trực tiếp dựa vào hợp đồng ký kết công việc với các nhân công thuê mướn từ bên ngoài, thỏa thuận trên hợp đồng sơ bộ về từng giai đoạn hoàn thành, hạch toán chi phí nhân công vào tài khoản 622.2 “ Chi phí nhân công cho dịch vụ thiết kế - giám sát”. Ghi nhận chi phí nhân công vào sổ theo dõi lương người lao động và lập báo cáo chi tiết nhân công thuê mướn cho từng công trình cuối mỗi tháng. Cuối kỳ, kết chuyển giá trị của tài khoản 622.2 “Chi phí nhân công cho dịch vụ thiết kế - giám sát” vào tài khoản 154.2 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ thiết kế - giám sát”. Khi khách hàng yêu cầu xuất hoá đơn, kế toán tổng hợp sổ theo dõi chi tiết nhân công thuê mướn và sổ lương người lao động, lập báo cáo chi tiết về chi phí nhân công đã sử dụng cho từng công trình cụ thể, chi tiết về số lượng nhân công, đơn giá thuê, giá trị thanh toán…trong báo cáo, làm cơ sở để nhà quản lý xác định kết quả kinh doanh hoặc quyết định phát sinh tăng chi phí với khách hàng. {2} Tập hợp chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế và giám sát bao gồm các loại chi phí được tập hợp trong khoản mục này như sau: - Tập hợp chi phí nhân công quản lý sản xuất, bao gồm : tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên quản lý, theo dõi các công trình thi công hoặc nhân viên tiếp xúc khách hàng, không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm nhưng tham gia quản lý các hoạt động sản xuất. Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Loại chi phí này dễ phân bổ, dựa vào chức vụ của nhân viên để phân bổ chi phí cho sản phẩm tương ứng. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” tài khoản đối ứng 334 “Phải trả người lao động”. - Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm : nhiên liệu dùng cho máy móc, thiết bị ( Dầu bôi trơn cho máy in màu, thuốc chống ẩm cho khu vực đặt máy in màu ….) phụ tùng thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị… Loại chi phí này rất khó phân biệt giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu phụ nhưng nếu căn cứ theo tính chất công việc phát sinh ra chi phí này, có thể phân bổ tương đối chính xác cho từng sản phẩm. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát”, tài khoản đối ứng 152 “Nguyên vật liệu” hoặc 153 “Công cụ, dụng cụ”. - Tập hợp chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho sản xuất, bao gồm : 01 máy in màu, 03 máy tính, 04 máy chụp ảnh chuyên dụng (phục vụ cho thiết kế)… Loại chi phí này được khấu hao dần theo thời gian và phân bổ đều qua mỗi tháng, chi phí phát sinh được xác định cụ thể cho từng loại sản phẩm đã sử dụng những tài sản cố định nào trong quá trình thực hiện công việc. Chi phí khấu hao được thể hiện qua tài khoản 214 “Khấu hao tài sản cố định” và tài khoản chi phí 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát”. - Tập hợp chi phí thuê ngoài thực tế phục vụ sản xuất, bao gồm : chi phí thuê văn phòng giao dịch, chi phí thuê mặt bằng đậu xe… Loại chi phí này phân bổ theo doanh thu của từng loại dịch vụ, tỷ lệ phân bổ được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của từng loại dịch vụ trên tổng doanh thu của tháng. Hoặc có thể đưa chi phí này vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để có thể đơn giản hơn về cách tính toán. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” và tài khoản đối ứng 331 “Phải trả người bán”. - Tập hợp chi phí khác bằng tiền phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm các vật dụng : văn phòng phẩm, dịch vụ mua ngoài : điện, nước, điện thoại, dịch vụ internet…phục vụ quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Loại chi phí này có nhiều nguồn gốc Lương Phượng Uyển – DH6KT2 30 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP phát sinh và phát sinh trong suốt quá trình sản xuất, cần tập hợp đầy đủ và phân bổ phù hợp. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” và tài khoản đối ứng 111 “Tiền mặt”. - Phân bổ chi phí thực tế phát sinh lớn và ảnh hưởng nhiều kỳ hạch toán liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất dự toán trước được, chẳng hạn : chi phí sửa chữa phòng làm việc, bảo hiểm các loại xe có trọng tải lớn, tiền thuê nhà trả theo quý, năm… Loại chi phí này thường có giá trị khá lớn, đã dự toán trước và không phát sinh từ quá trình sản xuất, chủ yếu phục vụ cho quản lý sản xuất. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 627.2 “Chi phí sản xuất chung cho dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát” và tài khoản đối ứng 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”. {3} Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, bao gồm tất cả các chi phí : chi phí lương và trích bảo hiểm theo lương của nhân viên quản lý sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ phục vụ quản lý sản xuất, chi phí khấu hao các tài sản cố định có tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chi phí thuê ngoài phải trả cho người bán, chi phí khác bằng tiền, chi phí phân bổ, chi phí trích trước… vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, phân bổ chi tiết cho từng sản phẩm, làm cơ sở để hình thành giá vốn. Toàn bộ chi phí sản xuất chung được kết chuyển từ tài khoản 627.2 vào tài khoản 154.2 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho dịch vụ thiết kế - giám sát”. Chỉ kết chuyển các chi phí đã phát sinh và tích luỹ tại tài khoản 154 tương ứng với các Sản phẩm đã hoàn thành vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”. Lập báo cáo tổng hợp về chi phí và bảng tổng hợp giá vốn sau khi kết thúc mỗi kỳ kế toán hoặc lập báo cáo tổng hợp chi phí khi công việc hoàn thành, đưa vào nghiệm thu và quyết toán. Trên báo cáo tổng hợp chi phí thể hiện rõ chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung về thời điểm phát sinh, số lượng, đơn giá, chi tiết cho từng công trình hoặc sản phẩm. Đồng thời thể hiện rõ mức chênh lệch giữa định mức chi phí theo dự toán và thực tế phát sinh. Báo cáo tổng hợp giữ vai trò quan trọng trong các giai đoạn cuối mỗi sản phẩm, báo cáo là căn cứ để nhà quản lý có thể lập được các báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận, xác định kết quả kinh doanh sau quá trình sản xuất. Từ đó, hoạch định về chi phí - số lượng - lợi nhuận trong tương lai cho quy trình sản xuất kế tiếp. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 31 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 4.2.2.3 Các loại sổ theo dõi - Sổ chấm công nhân viên tư vấn và thiết kế bản vẽ - Sổ theo dõi chi tiết chi phí nhân công thuê mướn - Sổ lương người lao động - Sổ khấu hao tài sản cố định phục vụ cho dịch vụ thiết kế - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ tổng hợp giá vốn 4.2.3.4 Các loại chứng từ hợp lệ - Hợp đồng nhân công thuê ngoài - Biên nhận - Hoá đơn mua vào các công cụ - dụng cụ phục vụ cho thiết kế : máy tính, máy ảnh kỹ thuật số, film rửa, giấy khổ Ao, USB, các thiết bị nhớ ngoài…… 4.2.3 Hệ thống kế toán chi phí đối với hoạt động xây lắp 4.2.3.1 Hệ thống báo cáo chi phí - Báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo từng giai đoạn cho mỗi công trình xây dựng – báo cáo chi tiết tình hình nhập các loại nguyên vật liệu cho các công trình. Chi tiết về chủng loại nguyên vật liệu, thời gian nhập, số lượng nhập, tên công trình nhập với mục đích quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu đầu vào theo từng giai đoạn hoàn thành, kịp thời bổ sung hoặc điều chỉnh chi phí này cho phù hợp với dự toán ban đầu. - Báo cáo chi phí nhân công trực tiếp theo từng giai đoạn cho mỗi công trình xây dựng – báo cáo được lập nhằm mục đích theo dõi tổng số lao động trong mỗi công trình, chi phí nhân công thực tế đã phát sinh theo từng giai đoạn. Đồng thời theo dõi mức biến động về giá cả nhân công trong suốt quá trình hoạt động, làm cơ sở phục vụ cho các quyết định của nhà quản trị trong tương lai. - Báo cáo tổng hợp chi phí mỗi công trình theo giai đoạn hoàn thành - nếu như hai báo cáo trên được lập để chi tiết các thông tin về chi phí nguyên vật liệu và chi phí nhân công thì báo cáo này sẽ tổng hợp toàn bộ các chi phí đã phát sinh trong từng giai đoạn của mỗi công trình, so sánh các giá trị tổng hợp với các giá trị tương ứng trong các dự toán công trình để lập ra báo cáo tổng hợp cho nhà quản trị sử dụng để xử lý các thông tin, phục vụ cho việc ra quyết định. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 32 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 33 4.2.3.2 Sơ đồ tài khoản hạch toán Một số tài khoản hạch toán được mở cho hoạt động xây lắp như sau : - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho hoạt động xây lắp : 621.3 - Chi phí nhân công trực tiếp cho hoạt động xây lắp : 622.3 - Chi phí sản xuất chung cho hoạt động xây lắp : 627.3 - Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho hoạt động xây lắp : 154.3 - Và các tài khoản chi phí chi tiết được mở theo tên các công trình xây dựng như 621.3 (A), 622.3 (A), 154.3 (A); 621.3 (B), 622.3 (B), 154.3 (B); …. 621.3 (A) Hoá đơn GTGT phân bổ 621.3 (B) Phân bổ theo dự toán của công trình {1} 621.3(C) 154.3 632 621.3 (A) {2} Có hoá đơn NVL ghi nhận 621.3 (B) K/C (theo dự toán) {3} 621.3 (C) Hoàn thành Công trình 331 154.3 111 331 Chưa có hoá đơn {4} {5} Trích trước chi phí Có hoá đơn về NVL 622.3 154.3 {6} 334,152,214 331,111,142 627.3 154.3 {7} Chi phí chung phân bổ cho hoạt động xây lắp {8} K/C Sơ đồ 4.3 Kế toán chi phí sản xuất đối với hoạt động xây lắp Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP {1} Ghi nhận các hoá đơn mua nguyên vật liệu dùng cho dịch vụ xây dựng vào sổ nhật ký sổ cái, tại tài khoản 621.3 “Chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho dịch vụ xây lắp”, tài khoản đối ứng 111 “Tiền mặt”, hoặc tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” nếu hoá đơn có giá trị cao hơn 20 triệu đồng. Đồng thời kiểm soát đối ứng vào sổ chi tiết khách hàng, theo dõi các khoản nợ đối với nhà cung cấp và đối chiếu nguyên vật liệu đã nhập. Mở sổ chi tiết chi phí cho từng công trình nhận thầu, cũng như các tài khoản chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, để hạch toán chi phí nguyên vật liệu tương ứng cho mỗi công trình dựa vào hoá đơn mua nguyên vật liệu. Hoá đơn mua nguyên vật liệu có hai loại : hoá đơn trực tiếp và hoá đơn phân bổ. Đối với hoá đơn trực tiếp, có thể kết chuyển toàn bộ giá trị vào tài khoản chi phí tương ứng. Đối với hoá đơn phân bổ cần xem xét phân bổ các giá trị trước khi kết chuyển vào tài khoản tương ứng. Phân bổ chủ yếu dựa vào các dự toán đã được phê chuẩn, trong đó đã dự toán về tổng chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình và các loại nguyên vật liệu cụ thể cho mỗi công trình đã được xác định. Kết hợp với các giai đoạn hoàn thành công trình được quy định trong hợp đồng xây dựng, kế toán sẽ tiến hành phân bổ giá trị nguyên vật liệu cho từng công trình cụ thể. Lập báo cáo chi tiết chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình và bảng tổng hợp chi phí nguyên vật liệu theo từng tháng để nhà quản lý có thể điều chỉnh mức chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình kịp thời, phù hợp. Các báo cáo về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho các công trình phải được lập thường xuyên, không mang tính định kỳ. Các báo cáo về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có vai trò rất quan trọng, đối với công ty Hoàn Phú hiện nay, do công ty không có hệ thống kho, bãi để nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu. Hầu hết các nguyên vật liệu xuất trực tiếp cho công trình. Trong khi đó, giá cả thị trường của các vật liệu xây dựng thường xuyên biến động, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Các báo cáo thường xuyên về nguyên vật liệu trực tiếp là một động thái tốt, giúp nhà quản lý có thể điều chỉnh các quyết định phù hợp cho từng thời kỳ kinh doanh. {2} Cuối tháng, kết chuyển hết các giá trị tài khoản 621.3 “Chi phí nguyên vật liệu cho dịch vụ xây lắp” vào tài khoản 154.3 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ xây lắp”. Mở các tài khoản 154.3 chi tiết cho mỗi công trình nhận thầu để thuận tiện theo dõi và tổng hợp. {3} Khi khách hàng (A) yêu cầu xuất hoá đơn, kế toán tập hợp các chi phí phát sinh cho công trình (A) tại tài khoản 154.3(A) “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của công trình A”, kết chuyển giá trị qua tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”. Lập báo cáo tổng hợp chi phí phát sinh cho công trình (A) để nhà quản lý có đủ thông tin và cơ sở để xác định giá vốn của công trình hoàn thành, xác định lãi, lỗ thực của công trình và đưa ra các quyết định đề xuất phát sinh tăng cho các công trình nếu có. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 34 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP {4} Khi ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, thường xảy ra trường hợp sau, nhà cung cấp đã giao hàng theo đơn dặt hàng nhưng không xuất hoá đơn kèm theo, nguyên vật liệu đã đưa vào sử dụng cho các công trình nhưng không có chứng từ chứng minh đã phát sinh. Kế toán hạch toán trường hợp trên như sau, vẫn phân bổ giá trị nguyên vật liệu cho các công trình theo đúng dự toán đã cho phép, trích trước phần chi phí phân bổ đó vào tài khoản 331 “Phải trả cho người bán”, vì thực chất doanh nghiệp vẫn chưa thanh toán tiền mua nguyên vật liệu cho nhà cung cấp, khi doanh nghiệp tiến hành thanh toán định khoản theo bút toán {5}. Tài khoản đối ứng là tài khoản 154.3 (…) “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của công trình …”. Như vậy, chi phí thực tế phát sinh cho mỗi công trình sẽ được ghi nhận đúng kỳ phát sinh của nó và đúng giá trị cho phép. {5} Khi có hoá đơn hợp lệ từ nhà cung cấp gửi đến bộ phận kế toán, kế toán sẽ ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh này tại hai tài khoản 331 “Phải trả cho người bán ” và tài khoản 111 “Tiền mặt”. {6} Chi phí nhân công thuê mướn từ bên ngoài được ghi nhận và tổng hợp theo sổ chấm công lao động chi tiết cho từng công trình, kết chuyển vào từng tài khoản 622.3 “Chi phí nhân công của dịch vụ xây lắp” vào cuối mỗi tháng. Tài khoản 622.3 sẽ được mở chi tiết theo tên từng công trình cụ thể. Lập báo cáo chi tiết và tổng hợp chi phí nhân công cho từng công trình và toàn bộ chi phí nhân công đã bỏ ra trong kỳ để xác định tiến độ công trình thực tế và tiến độ theo dự toán. Từ đó, nhà quản lý có thể điều chỉnh nhân công cho phù hợp với kế hoạch đã định. Cuối tháng, kết chuyển tất cả giá trị các tài khoản 622.3 “Chi phí nhân công của dịch vụ xây lắp” vào tài khoản 154.3 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của dịch vụ xây lắp”, làm cơ sở để tổng hợp giá vốn cho mỗi công trình. {7} Tổng hợp chi phí sản xuất chung phân bổ cho hoạt động xây lắp bao gồm các loại chi phí như sau - Tập hợp chi phí nhân công quản lý sản xuất, bao gồm : tiền lương và các khoản trích theo lương cho công nhân quản lý, theo dõi các công trình thi công, không tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm nhưng tham gia quản lý các hoạt động sản xuất. Loại chi phí này dễ phân bổ, dựa vào chức vụ của nhân viên để phân bổ chi phí cho sản phẩm tương ứng. Chi phí này được tập hợp vào các tài khoản 627.3 “Chi phí sản xuất chung cho hoạt động xây lắp”, tài khoản đối ứng 334 “Phải trả người lao động”. - Tập hợp chi phí nguyên vật liệu thực tế phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm : nhiên liệu dùng cho máy móc, thiết bị, phụ tùng thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị… Lương Phượng Uyển – DH6KT2 35 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Loại chi phí này rất khó phân biệt giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nguyên vật liệu phụ nhưng nếu căn cứ theo tính chất công việc phát sinh ra chi phí này, có thể phân bổ tương đối chính xác cho từng sản phẩm. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.3 “Chi phí sản xuất chung cho hoạt động xây lắp”, tài khoản đối ứng 152 “Nguyên vật liệu” hoặc 153 “Công cụ, dụng cụ”. - Tập hợp chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho sản xuất, bao gồm : xe tải (phục vụ cho vận chuyển nguyên vật liệu), xe cẩu (phục vụ cho dịch vụ xây lắp)… Loại chi phí này được khấu hao dần theo thời gian và phân bổ đều qua mỗi tháng, chi phí phát sinh được xác định cụ thể cho từng loại sản phẩm đã sử dụng những tài sản cố định nào trong quá trình sản xuất. Chi phí khấu hao được thể hiện qua tài khoản 214 “Khấu hao tài sản cố định” và tài khoản chi phí 627.3 “Chi phí sản xuất chung cho hoạt động xây lắp”. - Tập hợp chi phí thuê ngoài thực tế phục vụ sản xuất, bao gồm : chi phí thuê văn phòng giao dịch, chi phí thuê mặt bằng đậu xe… Loại chi phí này phân bổ theo doanh thu của từng loại dịch vụ, tỷ lệ phân bổ được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của từng loại dịch vụ trên tổng doanh thu của tháng. Hoặc có thể đưa chi phí này vào tài khoản 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” để có thể đơn giản hơn về cách tính toán. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.3 “Chi phí sản xuất chung cho hoạt động xây lắp” và tài khoản đối ứng 331 “Phải trả người bán”. - Tập hợp chi phí khác bằng tiền phục vụ, quản lý sản xuất, bao gồm các vật dụng : văn phòng phẩm, dịch vụ mua ngoài : điện, nước, điện thoại, dịch vụ internet…phục vụ quản lý sản xuất. Chi phí này cần phân bổ cho từng sản phẩm, tỷ lệ phân bổ theo doanh thu của mỗi sản phẩm trên tổng doanh thu trong tháng. Loại chi phí này có nhiều nguồn gốc phát sinh và phát sinh trong suốt quá trình sản xuất, cần tập hợp đầy đủ và phân bổ phù hợp. Chi phí này được tập hợp vào tài khoản 627.3 “Chi phí sản xuất chung cho hoạt động xây lắp” và tài khoản đối ứng 111 “Tiền mặt”. - Phân bổ chi phí thực tế phát sinh lớn và ảnh hưởng nhiều kỳ hạch toán liên quan đến việc phục vụ, quản lý sản xuất dự toán trước được, chẳng hạn : chi phí sửa chữa phòng làm việc, bảo hiểm các loại xe có trọng tải lớn, tiền thuê nhà trả theo quý, năm… Lương Phượng Uyển – DH6KT2 36 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Loại chi phí này thường có giá trị khá lớn, đã dự toán trước và không phát sinh từ quá trình sản xuất, chủ yếu phục vụ cho quản lý sản xuất. Chi phí này được hạch toán vào tài khoản 627.3 “Chi phí sản xuất chung cho hoạt động xây lắp” và tài khoản đối ứng 142 “Chi phí trả trước ngắn hạn”. - Trích trước chi phí phát sinh lớn và ảnh hưởng nhiều kỳ hạch toán. Có những chi phí trên thực tế đã phát sinh nhưng chưa có những chứng từ chứng minh sự phát sinh của nó. Tài khoản 331 “Phải trả người bán” cho phép trích trước các khoản chi phí phát sinh lớn qua nhiều kỳ hạch toán, chi phí phát sinh được phân bổ cho nhiều kỳ hạch toán, phản ánh chính xác về giá trị, thời điểm các chi phí phát sinh. Toàn bộ chi phí trích trước được tập hợp tại tài khoản 331 “Phải trả người bán” và tài khoản đối ứng 627.3 “Chi phí sản xuất chung cho hoạt động xây lắp”. {8} Kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất chung thực tế liên quan đến hoạt động sản xuất, bao gồm tất cả các chi phí : chi phí lương và trích bảo hiểm theo lương của nhân viên quản lý sản xuất, chi phí nguyên vật liệu, công cụ - dụng cụ phục vụ quản lý sản xuất, chi phí khấu hao các tài sản cố định có tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất, chi phí thuê ngoài phải trả cho người bán, chi phí khác bằng tiền, chi phí phân bổ, chi phí trích trước… vào chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, phân bổ chi tiết cho từng sản phẩm, làm cơ sở để hình thành giá vốn. Toàn bộ chi phí sản xuất chung được kết chuyển từ tài khoản 627.3 vào tài khoản 154.3 “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cho hoạt động xây lắp”. Chỉ kết chuyển các chi phí đã phát sinh và tích luỹ tại tài khoản 154 tương ứng với các Sản phẩm đã hoàn thành vào tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”. Lập báo cáo tổng hợp về chi phí và bảng tổng hợp giá vốn cho từng loại sản phẩm khi kết thúc mỗi kỳ kế toán hoặc lập báo cáo tổng hợp chi phí khi công việc hoàn thành, đưa vào nghiệm thu và quyết toán. Trên báo cáo tổng hợp chi phí thể hiện rõ các loại chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung về thời điểm phát sinh, số lượng, đơn giá, chi tiết cho từng công trình hoặc sản phẩm. Đồng thời thể hiện rõ mức chênh lệch giữa định mức chi phí theo dự toán và thực tế phát sinh. Báo cáo tổng hợp giữ vai trò quan trọng trong các giai đoạn cuối mỗi sản phẩm, báo cáo là căn cứ để nhà quản lý có thể lập được các báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận, xác định kết quả kinh doanh sau quá trình sản xuất. Từ đó, hoạch định về chi phí - số lượng - lợi nhuận trong tương lai cho quy trình sản xuất kế tiếp. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 37 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 4.2.3.3 Các loại sổ theo dõi - Sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp cho mỗi công trình - Sổ chi tiết nhân công trực tiếp cho mỗi công trình - Sổ chi phí sản xuất chung phân bổ cho mỗi công trình - Sổ chấm công lao động - Sổ lương người lao động - Sổ khấu hao tài sản cố định phục vụ cho dịch vụ xây lắp - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết người bán 4.2.3.4 Các chứng từ hợp lệ - Hoá đơn mua vào các vật liệu xây dựng : sắt, thép, ximăng, cát, đá, gạch…. - Hợp đồng nhân công thuê ngoài với các đội thi công và biên nhận - Các hoá đơn mua vào các công cụ - dụng cụ phục vụ cho dịch vụ xây lắp : máy khoan, máy hàn, dụng cụ thử nghiệm… - Các hoá đơn kiểm nghiệm công trình hoàn thành - Hoá đơn bán hàng. 4.3 Đưa thiết kế vào thử nghiệm 4.3.1 Xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh năm 2008 bằng hệ thống thiết kế Sau khi các thiết kế về hệ thống kế toán chi phí hoàn thành, thử nghiệm hệ thống thông qua các dữ liệu thu thập được năm 2008 thu được các kết quả sau : Lương Phượng Uyển – DH6KT2 38 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 39 621.1 154.1 632 132.050.953 622.1 79.230.572 264.101.906 KC 627.1 52.820.381 622.2 154.2 231.005.433 627.2 288.756.791 KC 57.751.358 621.3 154.3 224.818.938 622.3 179.855.150 499.637.875 KC 627.3 44.963.788 Sơ đồ 4.4 Quy trình kế toán chi phí năm 2008 của công ty TNHH Hoàn Phú theo thiết kế mới Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Sơ đồ 4.4 được thiết lập dựa trên hệ thống chứng từ được lưu giữ năm 2008, kết hợp với các thiết kế tài khoản chi phí được xây dựng từ đầu chương và các cách hạch toán đã được xử lý trước. Sơ đồ 4.4 về cơ bản đã tập hợp đầy đủ các chi phí thực tế phát sinh trong năm 2008, phân bổ chi phí cụ thể cho từng dịch vụ, hoạt động cụ thể thông qua các tài khoản chi phí chi tiết được mở kèm theo các tài khoản tổng hợp. Các báo cáo chi tiết dự tính thiết lập ban đầu đã phát huy được tính hiệu quả khi sử dụng cho việc tổng hợp các thông tin cần thiết vào cuối mỗi tháng. Một số báo cáo đã được thiết lập để chạy thử hệ thống như : Báo cáo tình hình nhập xuất tồn dầu DO theo tháng, quý đối chiếu giá trị với các sổ theo dõi tình hình nhập xuất dầu DO trong tháng và sổ theo dõi quãng đường xe chạy trong tháng. Từ đó có được giá trị tổng hợp để đối chiếu lại với tài khoản 621.1 “Nguyên vật liệu trực tiếp cho dịch vụ vệ sinh”. Các báo cáo chi tiết về chi phí nguyên vật liệu được lập cho mỗi công trình vào cuối mỗi tháng giúp xử lý nhanh các thông tin cần thiết về tình hình nhập nguyên vật liệu cho mỗi công trình với chủng loại, số lượng, đơn giá, thành tiền và mức chênh lệch so với dự toán ban đầu. Bên cạnh đó, báo cáo tổng hợp sẽ được lập dựa trên các báo cáo chi tiết này để tổng hợp chi phí kết chuyển giá vốn cho hàng bán. Ngoài các báo cáo được dự tính ban đầu, hệ thống sổ sách ghi nhận bên ngoài cũng phát huy được tác dụng lưu giữ thông tin, đối chiếu trực tiếp và phân loại chi phí cụ thể cho từng dịch vụ và hoạt động. Và đồng thời giúp cho kế toán có thể lưu giữ an toàn các thông tin cần thiết nếu xảy ra các sự cố không tốt trong hệ thống máy tính. Các số liệu tổng hợp được trên sơ đồ 4.4 hoàn toàn phù hợp với các kết quả mà bộ phận kế toán của công ty đã tổng hợp được. Tuy nhiên, nếu xét về mặt chi tiết cho từng bộ phận dịch vụ và hoạt động thì có sự khác biệt về giá trị. Nguyên nhân chính là do quan điểm tập hợp chi phí khác nhau, chi phí không được tập hợp theo đúng nguồn gốc phát sinh ra nó hoặc phân bổ chi phí chưa hợp lý cho từng dịch vụ và hoạt động. Cho nên rất khó tách biệt được chi phí, hầu hết đều tập hợp chung tất cả các chi phí ngoài sản xuất và không phân bổ chi phí cho từng hoạt động, dịch vụ cụ thể. Chi phí sản xuất chung thường rất khó phân định cụ thể, chính vì vậy việc tập hợp và phân bổ rất dễ bị sai lệch, ảnh hưởng đến độ chính xác của chi phí cho từng loại sản phẩm. Chi phí sản xuất chung có thể gây ảnh hưởng lớn nếu các quy trình sản xuất có loại chi phí này chiếm tỷ lệ cao. Chính vì vậy, hệ thống kế toán chi phí mới với các tài khoản chi phí và các cách hạch toán xử lý sẽ phân bổ chi phí sản xuất chung sao cho phù hợp nhất, phản ánh đúng nhất chi phí thực tế phát sinh, khắc phục điểm yếu lớn nhất hiện nay trong hệ thống kế toán chi phí sản xuất. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 40 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP 4.3.2 Một số báo cáo được trích lập B ảng 4.1 Báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn dầu DO cuối tháng 12/2008 ĐVT : - Số lượng: lít - Đơn giá: đồng Tồn đầu kỳ Nhập TK Xuất TK Tồn cuối kỳ S T T Tên vật tư Đơn giá SL ĐG SL ĐG SL ĐG SL ĐG 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1 Dầu DO xe 5301 13.364 47 628.146 47 628.146 2 Dầu DO xe 5564 11.601 58 672.862 58 672.862 3 Dầu DO xe 5537 13.356 98 1.401.709 260 3.380.000 88 1.175.392 270 3.606.317 4 Dầu DO xe 6637 12.424 135 1.935.084 490 5.830.000 277 3.441.485 348 4.323.599 TC 338 4.637.801 750 9.210.000 365 4.616.877 723 9.230.924 Báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn dầu DO là báo cáo mang tính linh động, khá đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao. Như phần trình bày ở trên, nhà quản lý có thế nắm được phần lớn chi phí chủ yếu trong tháng của hoạt động kinh doanh dịch vụ vệ sinh và mức độ hoạt động của loại dịch vụ này thông qua quá trình nhập xuất dầu trong tháng. Bên cạnh đó, báo cáo còn thể hiện chi tiết hoạt động của từng xe rút hầm cầu trong tháng, từ đó nhà quản trị có thể quản lý được về khả năng làm việc của nhân viên phụ trách theo từng xe. Báo cáo có thể được lập theo từng tháng, dựa trên các hoá đơn nhập dầu DO trong tháng, kế toán phân loại hóa đơn theo địa chỉ nhập dầu (theo xe đã nhập dầu) và sổ theo dõi các tuyến đường xe chạy trong tháng được công nhân trực tiếp ghi nhận hàng ngày. Từ đó kế toán nhập các dữ liệu cần thiết cho máy tính và có được các thông số về đơn giá xuất dầu, số lượng dầu đã sử dụng hoặc thông tin cần thiết cung cấp cho nhà quản trị. Ngoài mục đích phục vụ cho yêu cầu quản lý của nhà quản trị, kế toán có thể sử dụng báo cáo này để hạch toán chi phí nguyên vật liệu cho dịch vụ vệ sinh trong tháng, kiểm soát mức độ biến động giá cả của loại nguyên vật liệu này nếu thấy cần thiết trong giai đoạn. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 41 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Bảng 4.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ năm 2008 ĐVT : đồng Chỉ tiêu DV Vệ sinh DV TVTK-GS HĐ Xây lắp Tổng cộng Nguyên vật liệu 132.050.953 224.818.938 356.869.891 Nhân công 79.230.572 231.005.433 179.855.150 490.091.155 CP SX chung 52.820.381 57.751.358 44.963.788 155.535.527 Tổng chi phí 264.101.906 288.756.791 449.637.876 1.002.496.573 Doanh thu 297.687.749 694.344.115 416.903.183 1.408.935.047 Lợi nhuận 33.585.843 405.587.324 (32.734.693) 406.438.474 Báo cáo trên cho thấy các kết quả kinh doanh cuối cùng của từng loại dịch vụ, đối với dịch vụ vệ sinh tuy doanh thu không cao như các dịch vụ và hoạt động khác nhưng đây là nguồn lợi nhuận khá ổn định qua các năm hoạt động. Bên cạnh đó, hoạt động dịch vụ vệ sinh còn giải quyết được việc làm cho người lao động giản đơn. Chính vì vậy, hướng phát triển trong tương lai cho loại dịch vụ này cần thay đổi về giá bán mang tính cạnh tranh hơn. Đối với dịch vụ tư vấn thiết kế - giám sát, đây là dịch vụ mang lại lợi nhuận cao do chi phí bỏ ra không nhiều, chủ yếu là chi phí nhân công, thuê mướn lao động có trình độ để làm việc. Chính vì vậy, trong quá trình thực hiện công việc, kế toán cần rà soát lại các hợp đồng và thiết lập các hợp đồng công việc để có thể đưa vào các chi phí hợp lý, tránh các trường hợp bỏ sót các chi phí đã phát sinh trong quá trình thực hiện, hình thành nên lợi nhuận ảo. Đối với hoạt động xây lắp, tuy lợi nhuận không mang về trên báo cáo nhưng không có nghĩa là hoạt động này không mang lại hiệu quả, cần định hướng lại trong tương lai. Do tính chất đặc thù của ngành xây dựng là sản phẩm được sản xuất trong thời gian tương đối dài, trải qua nhiều giai đoạn nghiệm thu hoàn thành, rất phức tạp và khó khăn trong quản lý. Chính vì vậy, có những công trình về mặt cơ bản đã hoàn thành nhưng phải qua kiểm định, nghiệm thu và các thủ tục về mặt pháp lý nên không thể quyết toán đúng hạn. Do đó, trên báo cáo tồn tại lợi nhuận âm. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 42 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Bảng 4.3 Bảng giá mới cho dịch vụ vệ sinh Đơn vị tính : 1 địa điểm/ 1 hầm cầu/ 1 bồn xe/ 1 chuyến xe Khu vực Đơn giá Nội ô thành phố Mỹ Thới-Mỹ Thạnh Thốt Nốt Cái Dầu Thoại Sơn Chợ Mới Lấp Vò Cần Đăng An Châu Bình Hoà Tân Châu Phú Tân Tri Tôn Ba Chúc-Tức Dụp Nhà Bàn (Tịnh Biên) Chợ Xuân Tô (Tịnh Biên) 420.000 450.000 600.000 600.000 520.000 600.000 550.000 550.000 470.000 500.000 1.000.000 800.000 900.000 1.100.000 1.000.000 1.100.000 Bảng giá mới được thiết lập dựa trên các cơ sở: sau khi tiến hành tập hợp các chi phí phát sinh cụ thể cho dịch vụ vệ sinh và các chi phí khác phân bổ cho dịch vụ vệ sinh trong tháng, xác định giá thành cho sản phẩm bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho công tác rút hầm cầu, chi phí nhân công trả cho công nhân trực tiếp thực hiện công việc cho khách hàng, tài xế, phụ việc và lợi nhuận thu về cho chủ doanh nghiệp, bảng giá mới cho dịch vụ vệ sinh được tổng hợp như trên. Bảng giá mới trên thỏa mãn một số yêu cầu mới của nhà quản lý như sau : trước hết phải đảm bảo được tính cạnh tranh đối với các cơ sở khác đang hoạt động trong cùng lĩnh vực. Hiện nay, tại TP.Long Xuyên – An Giang chỉ có Công ty công trình công cộng đang hoạt động trong cùng lĩnh vực và có khả năng cạnh tranh mạnh. Tuy nhiên mức giá mới như trên hoàn toàn có khả năng cạnh tranh trên thị trường và mang lại lợi nhuận cho chủ doanh nghiệp. Yêu cầu quan trọng thứ hai là mức giá mới phải thực sự thu hút được khách hàng bởi tính hợp lý của nó, điều đó đòi hỏi phải có cách tính toán hợp lý từ khâu quản lý chi phí đến khi định giá chính thức cho sản phẩm. Hiện nay, bảng giá mới đã được đưa vào hoạt động chính thức, bước đầu thu được các kết quả dự tính ban đầu. Trong quá trình thực hiện sẽ tiếp tục thiết lập các bảng giá cho dịch vụ khác. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 43 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Bảng 4.4 Báo cáo chênh lệch chi phí ĐVT: đồng Công trình xây dựng chợ Kiến Bình- BQL DA ĐTXD Chợ Mới Công trình xây dựng chợ Cái Xoài- BQL DA ĐTXD Chợ Mới Chỉ tiêu Thực tế Tiêu chuẩn Chênh lệch Thực tế Tiêu chuẩn Chênh Lệch Nguyên vật liệu 110.584.386 106.647.600 3.936.786 81.208.363 70.486.800 10.721.563 Nhân công 53.200.381 53.323.800 (123.419) 42.101.888 35.243.400 6.858.488 CPSX chung 16.986.727 17.774.600 (787.873) 9.477.141 11.747.800 (2.270.659) TC 180.771.494 177.746.000 3.025.494 132.787.392 117.478.000 15.309.392 Báo cáo chênh lệch chi phí rất cần thiết đối với hoạt động xây lắp, nhà quản lý có thể dựa trên báo cáo chênh lệch chi phí để ra nhiều quyết định kịp thời, phù hợp. Nếu chi phí thực tế phát sinh cao hơn so với các dự toán đã được phê duyệt lúc ban đầu thì công trình phải được kiểm tra và thẩm định lại các nguyên nhân dẫn đến phát sinh cao hơn so với dự kiến Chính vì vậy, nhà quản lý cần có các thông tin về chi phí thường xuyên và liên tục để có thể điều chỉnh hoặc bổ sung hợp lý theo từng giai đoạn. Báo cáo chênh lệch phí đòi hỏi kế toán phải kết hợp đồng bộ giữa quản lý chi phí hiện tại và dự toán. Nếu quản lý được các chi phí phát sinh theo từng giai đoạn phù hợp với các dự toán được thiết kế ban đầu sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý được rủi ro trong kinh doanh. Chi phí vượt định mức luôn là vấn đề quan tâm hàng đầu của nhà quản lý, chính vì vậy kế toán phải xây dựng hệ thống quản lý chi phí sao cho thuận lợi, nhanh chóng và hiệu quả trong công tác báo cáo và truy xuất các dữ liệu cần thiết. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 44 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Kết luận chương 4 Thiết kế hệ thống kế toán chi phí phải chặt chẽ và đầy đủ để có thể phản ánh toàn bộ các chi phí phù hợp với nguồn gốc phát sinh ra nó, là căn cứ để tập hợp chi phí xác định giá vốn cho từng loại sản phẩm, hoàn thiện hệ thống định mức chi phí. Bên cạnh đó có thể liên kết các thông tin trong cùng hệ thống để lập các báo cáo cần thiết. Chính vì thế hệ thống kế toán chi phí phải được xây dựng phù hợp với các yêu cầu thực tế đặt ra. Và quan trọng nhất là hệ thống phải được ứng dụng vào thực tế và mang lại một số kết quả nhất định cho người sử dụng, hay nói khác đi là cách vận hành hệ thống này như thế nào để phát huy ưu điểm của hệ thống như mục tiêu đặt ra của thiết kế. Vì vậy, chương 4 thiết kế một số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp và cách hạch toán phù hợp nhất cho hệ thống đã được thiết kế, xử lý thông qua sự hỗ trợ của Excel, bước đầu thử nghiệm hiệu quả của thiết kế. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 45 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Chương V : Kết luận Mục đích chương 5 Chương 5 ghi nhận các kết quả đạt được từ ứng dụng hệ thống kế toán chi phí xác định giá vốn và định giá sản phẩm. Dưới sự hỗ trợ của phần mềm Excel - thiết kế trên sơ đồ hiện thực hoá thông qua các bảng biểu báo cáo và số liệu phát sinh năm 2008. 5.1 Kết quả ứng dụng hệ thống kế toán chi phí Từ các thiết kế ban đầu về hệ thống kế toán chi phí, thiết lập các bảng biểu trên Excel thay thế cho các sổ theo dõi chi tiết, thiết kế các công thức tính toán phù hợp với yêu cầu và liên kết các bảng biểu trên máy tính. Kết hợp với các dữ liệu được lưu lại từ năm 2008, tiến hành thử nghiệm xử lý dữ liệu và lập các báo cáo sơ bộ về chi phí chi tiết từng công trình, chi phí tổng hợp từng tháng và báo cáo chi phí năm cho tất cả các công trình, thấy được các kết quả sau : - Hệ thống kế toán chi phí cung cấp thông tin về chi phí sản xuất từ chi tiết đến tổng hợp, từ đó hoàn thiện hệ thống định mức chi phí, cụ thể như sau : chi tiết chi phí đã phát sinh cho mỗi loại dịch vụ tại các sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh, được mở cho từng loại dịch vụ, liên kết giữa các bảng biểu, tổng hợp chi phí các công trình vào sổ theo dõi chi phí tổng hợp. Dựa vào bảng tổng hợp chi phí chung cho mỗi loại dịch vụ trong năm 2008-lập bảng báo giá cho dịch vụ vệ sinh. - Hệ thống kế toán chi phí cung cấp thông tin chi phí để kiểm soát chi phí bảo đảm tính tiết kiệm, hiệu quả và gia tăng năng lực cạnh tranh, cụ thể như sau : thông qua các sổ theo dõi chi tiết chi phí cho mỗi loại dịch vụ, đối chiếu các dự toán đã được phê chuẩn, lập các báo cáo chênh lệch chi phí giữa dự toán và thực tế phát sinh, đối với các chênh lệch trọng yếu phải dự trù phát sinh tăng cân bằng mức hoà vốn. - Hệ thống kế toán chi phí cung cấp thông tin chi phí để phục vụ cho việc xác định giá thành sản phẩm, giá vốn, giá bán, lợi nhuận và các quyết định quản trị sản xuất, định hướng kinh doanh, thương lượng với khách hàng, điều chỉnh tình hình sản xuất theo thị trường, cụ thể như sau : Lập các báo cáo kết quả kinh doanh bộ phận thông qua các số liệu được tổng hợp tại sổ tổng hợp chi phí phản ánh cụ thể doanh thu, các biến phí và số dư đảm phí cần thiết phải thực hiện, để bù đắp mức định phí cụ thể phân bổ cho bộ phận, giúp nhà quản lý hoạch định giá bán cho từng sản phẩm, quyết định lợi nhuận thu được và báo giá cho khách hàng. - Hệ thống kế toán chi phí cung cấp thông tin về chi phí sản xuất, giá thành nhanh chóng cho kế toán quản trị phục vụ các quyết định quản trị trong nội bộ doanh nghiệp, cụ thể như sau : khi hệ thống được thiết lập hoàn chỉnh và có các số liệu cụ thể qua các năm, kế toán có thể truy xuất lại các thông tin cần thiết thông qua các xử lý trên phần mềm Excel, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng, phục vụ cho các quyết định kịp thời. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 46 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP - Hệ thống kế toán chi phí cung cấp thông tin về chi phí sản xuất và giá thành cho việc tổng hợp công bố công khai tình hình tài sản, giá vốn, lợi nhuận cho các đối tác bên ngoài, tuân thủ chặt chẽ những nguyên tắc, chuẩn mực hoặc chính sách kế toán chung, cụ thể như sau : với các thiết kế lưu giữ dữ liệu trên Excel, kế toán có thể đáp ứng mọi yêu cầu về thông tin kế toán cho tất cả các đối tượng, bên trong và cả bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như cung cấp thông tin về lợi nhuận năm 2008 cho nhà quản lý, các thông tin cần thiết để quyết toán thuế với cơ quan thuế hay đối chiếu các khoản nợ phát sinh với người cung cấp… Tất cả thông tin sẽ được cung cấp kịp thời và tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực, chính sấch kế toán. - Hệ thống kế toán chi phí có thể nhận diện, thu thập, tập hợp chi phí, tính giá vốn đáp ứng nhu cầu thông tin chi phí cho doanh nghiệp, ảnh hưởng đến các quyết định liên quan đến giá trị thành phẩm, giá vốn, giá bán, lợi nhuận, kiểm soát chi phí, hoàn thiện định mức chi phí của các nhà quản trị trong doanh nghiệp. - Đồng thời, thông tin chi phí thể hiện trên các báo cáo chi phí sản xuất theo yêu cầu thường xuyên hoặc định kỳ của nhà quản lý. Nói tóm lại, hệ thống kế toán chi phí có thể ghi nhận lại tất cả các chi phí phát sinh, phân loại chi phí theo tính chất của nó, phân bổ chi phí phù hợp với doanh thu đã thực hiện, phản ánh toàn bộ các chi phí đã phát sinh trong suốt quy trình sản xuất, làm căn cứ để nhà quản lý có đủ thông tin để ra các quyết định kinh doanh, xác định lợi nhuận kinh doanh, điều chỉnh hay thương lượng với khách hàng hoặc đề xuất các phát sinh tăng kịp thời. 5.2 Một số kiến nghị Qua quá trình ghi nhận, tìm hiểu và khảo sát thực tế hoạt động kinh doanh của công ty, hầu hết các hoạt động được tổ chức tốt, kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong những năm gần đây mang lại lợi nhuận tương đối cao. Tuy nhiên, nói riêng về tổ chức bộ máy kế toán của công ty vẫn chưa hoạt động hết hiệu quả của nó, nguyên nhân phụ thuộc vào các yếu tố khách quan hoặc chủ quan tạo thành. Nếu triệt tiêu đi các yếu tố chủ quan và khắc phục các yếu tố khách quan, công ty sẽ xây dựng được một tổ chức hoạt động có hiệu quả cao hơn. Một số kiến nghị sau đây, mong muốn góp phần xây dựng công ty vững mạnh và phát triển hơn : - Đưa hệ thống máy tính vào sử dụng thay vì thực hiện thủ công các quy trình ghi chép và lưu giữ. - Thiết lập các nguyên tắc hoạt động chung của công ty. - Nên để kế toán phụ trách các công việc chuyên môn thay vì làm tất cả các công việc của phòng kinh doanh và hành chánh. - Tăng cường nhân viên cho bộ phận kế toán, phân chia trách nhiệm cụ thể cho kế toán viên. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 47 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP - Phân phối quyền lực nhiều hơn, tránh tập trung quá nhiều cho một người. - Tăng cường công nhân giám sát các công trình. - Tạo không gian và không khí làm việc tốt trong công ty. Lương Phượng Uyển – DH6KT2 48 Trường Đại học An Giang – Khoa KT QTKD LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Lương Phượng Uyển – DH6KT2 49 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Th.S Huỳnh Lợi, 2004 - Kế toán Chi phí - Nhà xuất bản thống kê. 2. PGS.TS Võ Văn Nhị, 2007- Hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp - Nhà xuất bản tài chính. 3. PGS.TS Võ Văn Nhị, 2007 - Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành - Nhà xuất bản tài chính.