Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm

ành Hoàng Long JOC Tổng công ty hàng hải Việt Nam Vinalines Công ty liên doanh điều hành Cửu Long JOC Công ty vận tải biển Việt Nam Vosco Công ty giám định và phân bổ tổn thất Falconer Bryan Tập đoàn môi giới bảo hiểm Marsh Một số tập đoàn và công ty khác GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM DẦU KHÍ THĂNG LONGCông ty Bảo hiểm dầu khí Thăng Long (PVI Thăng Long)Địa chỉ : Số 10 Trần Phú- Hà Đông- Hà TâyĐiện thoại: 04.2850268 Fax :04.2850269 Khái quát về công ty Công ty Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long (PVI Thăng Long), tiền nhân là Công ty Bảo hiểm Dầu khí phía Bắc, là một thành viên của Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam(PVI), được thành lập từ năm 2002, với nhiệm vụ kinh doanh được Tổng Công ty giao là khai thác, cung cấp các dịch vụ bảo hiểm trong và ngoài ngành Dầu khí, trong đó các đơn vị thành viên của Tập đoàn Dầu khí tại thủ đô Hà Nội và toàn bộ các tỉnh phía Bắc. Trải qua gần 6 năm hoạt động, được sự hậu thuẫn rất lớn từ Tổng công ty, PVI Thăng Long đã khẳng định được vị thế và uy tín của mình trên thị trường bảo hiểm phía Bắc. Đến nay, PVI Thăng Long đã hoàn thiện bộ máy tổ chức phục vụ một cách tốt nhất cho định hướng kinh doanh của mình, với cơ cấu tổ chức như sau: Ban giám đốc Khối quản lý: Phòng hành chính kế toán Phòng giám định bồi thường Khối các phòng kinh doanh: Phòng Bảo hiểm Hàng hải- Tài sản Phòng Bảo hiểm Kỹ thuật Phòng Xe cơ giới, con người và quản lý đại lý Khối các văn phòng khu vực: Phòng kinh doanh khu vực Đống Đa Địa chỉ: 104 Lê Duẩn, Đống Đa, Hà Nội Phòng kinh doanh khu vực Hà Đông Địa chỉ: Đường Quang Trung, thị xã Hà Đông Phòng kinh doanh khu vực Việt Trì Địa chỉ: T6 Số 1996, đại lộ Hùng Vương, phường Nông Trang, tp Việt Trì, tỉnh Phú Thọ Phòng kinh doanh khu vực Lào Cai Địa chỉ: 68 đường Hoàng Liên, Tp Lào Cai, tỉnh Lào Cai Khối các Đại lý pháp nhân và cá nhân: phủ khắp thị trường Hà Nội, các tỉnh miền Bắc, trong đó bao gồm hơn 30 tổng Đại lý pháp nhân. Hoạt động kinh doanh bảo hiểm PVI Thăng Long phát triển toàn diện, đồng đều các nghiệp vụ bảo hiểm, chú trọng bảo hiểm kỹ thuật, bảo hiểm hàng hải, đồng thời tập trung vào mục tiêu phát triển bảo hiểm xe cơ giới, con người và cháy nổ, tài sản theo định hướng của công ty. So với cùng kỳ 2006, doanh thu tăng 117%, việc tăng trưởng doanh thu qua các năm vừa qua có bước tiến đáng kể, tuy nhiên tính chất tăng trưởng không ổn định, tỷ lệ doanh thu của nghiệp vụ có tái tục và tỷ lệ doanh thu tái tục hàng năm thấp. Trong cơ cấu tổng doanh thu, doanh thu của nghiệp vụ kỹ thuật, bảo hiểm cho các dự án chiếm hơn 40%, đây là sản phẩm không tái tục hàng năm. Tính đến 31/12/2007, hệ thống đại lý của PVI Thăng Long gồm có 19 đại lý pháp nhân, 10 đại lý cá nhân. Doanh thu do hệ thống đại lý khai thác đến 31/12/2007 đạt 15.55 tỷ đồng, trong đó XCG( xe cơ giới) 11.85 tỷ, chiếm khoảng hơn 46% cơ cấu tổng doanh thu. Hệ thống đại lý hoạt động chuyên nghiệp và đảm bảo được chất lượng dịch vụ đem đến khách hàng một cách tốt nhất. Hệ thống đại lý của PVI Thăng Long trải rộng trên khắp địa bàn các tỉnh miền Bắc phục vụ tối đa nhu cầu bảo hiểm của khách hàng, đặc biệt là xe cơ giới và con người. PVI Thăng Long không ngừng phát triển với sự đa dạng hóa các loại hình sản phẩm bảo hiểm, bộ máy kinh doanh hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, trình độ chuyên môn, cán bộ công nhân viên bài bản, chuyên nghiệp đưa thương hiệu bảo hiểm dầu khí tới các tỉnh thành tiềm năng như: Thanh Hóa, Việt Trì, Lào Cai,..thị trường bảo hiểm mở rộng không ngừng. Theo nhiệm vụ được Tổng công ty giao từ năm 2002 đến nay, PVI Thăng Long là đơn vị duy nhất tại phía Bắc cung cấp các dịch vụ, chương trình bảo hiểm nhỏ lẻ như xe cơ giới, con người, cháy nổ tài sản cho các đơn vị thành viên thuộc tập đoàn Dầu khí Việt Nam. Quá trình hoạt động kinh doanh PVI Thăng Long luôn nhận được sự ủng hộ, tín nhiệm và hợp tác của những đơn vị trong ngành dầu khí, bản thân PVI Thăng Long luôn tự ý thức được rằng chất lượng sản phẩm bảo hiểm cung cấp ngày càng được hoàn thiện và nâng cao hơn nữa. Hoạt động giám định bồi thường Với phương châm : “trung thành, tận tụy” và xác định công tác giám định bồi thường chính là công tác phục vụ khách hàng sau bán hàng, PVI Thăng Long đã tổ chức tốt công tác giám định- bồi thường cho hoạt động kinh doanh của mình. Công ty đã tổ chức một phòng giàm định bồi thường chuyên nghiệp với cơ cấu đầy đủ cán bộ, quy trình giám định, bồi thường theo tiêu chuẩn ISO, cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc đầy đủ, do vậy việc giải quyết khiếu nại bồi thường được nhanh chóng, chính xác các tổn thất, tạo dựng được hình ảnh tốt đẹp và nâng cao thương hiệu của PVI Thăng Long nói riêng và PVI nói chung trên thị trường. Hoạt động giám định bồi thường được dựa trên nền tảng vững chắc của cả hệ thống PVI trên toàn quốc, với mối quan hệ gắn bó giữa các đơn vị trong cùng tổng công ty, thể hiện sự phối hợp lý giữa công tác khai thác dịch vụ bảo hiểm và giải quyết khiếu nại bồi thường. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong kinh doanh bảo hiểm xe cơ giới trong điều kiện hiện nay. Hiện nay PVI Thăng Long đã xây dựng một hệ thống mạng lưới các Gara, Showroom và xưởng sửa chữa ô tô đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho mọi đối tượng khách hàng theo đúng những tiêu chí: kịp thời- chất lượng- thuận tiện, với chế độ bảo hành tốt nhất, đặc biệt PVI Thăng Long là một trong số ít các đơn vị trực thuộc PVI ký hợp đồng nguyên tắc về bảo lãnh sửa chữa xe cơ giới với hệ thống các xưởng , gara ô tô chính hãng như: Toyota, Ford, Daewoo…đáp ứng những yêu cầu khắt khe nhất về chất lượng đối với những xe mới, chính hãng. Để thực hiện cam kết phục vụ khách hàng hàng ngày càng tốt hơn, PVI Thăng Long đã xác lập đường dây nòng online 24/24h, nhằm tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc thông báo sự có trong mọi trường hợp và có những hướng dẫn, tư vấn kịp thời phương án giải quyết nhanh nhất. Ngoài ra với mục tiêu, không ngừng hoàn thiện sản phẩm bảo hiểm cung cấp, và tính chuyên nghiệp trong mỗi loại hình bảo hiểm, PVI Thăng Long đã xây dựng Đội cứu hộ xe tổn thất khẩn cấp, đảm bảo tối đa quyền lợi của khách hàng. Kế hoạch kinh doanh 2008 Tổng kế hoạc doanh thu năm 2008: 60 tỷ. Kế hoạch định biên lao động: 65 người Năng suất lao động bình quân: 1 230 769 231 đồng/ người/ năm Thu nhập bình quân: 4 500 000 đồng/ người/ tháng Xây dựng các đại lý trên địa bàn Hà Nội Các đơn vị kinh doanh chủ động thực hiện một số dự án lớn như: cầu Đông Trù, Cầu Nhật Tân, cầu cạn Pháp Vân, đường cao tốc Cầu Giẽ- Ninh Bình… Thành lập thêm một số văn phòng khu vực trên các địa bàn như: Vĩnh Yên, Sơn Tây, Sơn La,… Phòng ban nơi thực tập (bộ phận kinh doanh) Thông tin về cán bộ hướng dẫn Người hướng dẫn thực tập: anh Trần Quang Long- PGĐ Công ty Bảo hiểm dầu khí Thăng Long SĐT: (04) 285 0268 Fax : (04) 285 0269 Mobile: 091 300 5589 Email: longtq@pvi.com.vn Thông tin về bộ phận kinh doanh: bộ phận kinh doanh là bộ phận quan trọng trong hoạt động của công ty. Bộ phận này bao gồm các phòng ban sau: Phòng Bảo hiểm Hàng hải- Tài sản: Phòng gồm có 6 nhân viên kinh doanh, do anh Trần Quang Long làm trưởng phòng. Phòng Bảo hiểm Kỹ thuật: Phòng gồm có 5 nhân viên kinh doanh, do anh Hoàng Tấn quản lý Phòng Xe cơ giới, con người và quản lý đại lý: phòng gồm có 6 nhân viên kinh doah, do anh Đỗ Quang Hưng quản lý Thực trạng tin học hóa của bộ phận kinh doanh hiện nay như sau: STT Loại thiết bị Số lượng Tình trạng 1 Máy chủ: Genuinel Intel X86 01 Hoạt động tôt 2 Máy tính: 18 Hoạt động tốt 3 Máy in Hp Laser 1200 series 06 Hoạt động tốt Số lượng và chủng loại thiết bị tin học trong phòng hoạt động tốt, đáp ứng được nhu cầu hoạt động của phòng hiện nay. GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI Hiện nay, công ty cổ phần bảo hiểm dầu khí Thăng Long việc quản lý các hợp đồng bảo hiểm được thực hiện thông quan bảng tính excel. Ngoài ra còn sử dụng chỉ có phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bồi thường. Việc quản lý thông qua các phương tiện trên đều dẫn đến các nhược điểm sau: Tốn phí thời gian, tiến độ thực hiện chậm Gây nhiều sai sót Thông tin cập nhập không mang tính thời sự Tạo lập báo cáo mất nhiều thời gian Do những nhược điểm trên nên việc xây dựng:” hệ thống thông tin quản lý các hợp đồng bảo hiểm”, là vấn đề bức thiết và cần thiết để khắc phục các nhược điểm trên, và nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng bảo hiếm. Chương trình có các chức năng như sau: Quản lý khách hàng Quản lý các tài sản bảo hiểm Quản lý bồi thường Quản lý loại đơn bảo hiểm Công cụ lựa chọn thực hiện: Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual basic 6.0, CSDL Access 2000 Công cụ báo cáo: Crystal report 8.5 Microsoft Access là hệ quản trị CSDL được sử dụng tại nhiều nước trên thế giới, hiện nay Microsoft Access 2000 đang phổ biến. Tuy nhiên, nếu có điều kiện em sẽ chuyển đổi sang CSDL SQL Server 2000. Đây là một hệ quản trị CSDL mạnh, lưu trữ được nhiều dữ liệu, thích hợp với môi trường mạng nhiều người dùng. Việc sử dụng CSDL Access ở đây chỉ có tính chất mô phỏng, do điều kiện thực hiện chưa cho phép. Visual Basic 6.0 đã thể hiện nhiều khả năng mạnh về lập trình CSDL bởi tính uyển chuyển trong giao diện, dễ dàng trong tổ chức dữ liệu. Crystal Report 8.5 là công cụ tạo báo cáo mạnh, dễ dàng thực hiện. Các công cụ này phù hợp với trình độ công nghệ hiện tại của phòng, và dễ dàng nâng cấp cho thích hợp với chiến lược CNTT sau này. CHƯƠNG II: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN ỨNG DỤNG VÀO NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM Vào đầu những năm 80 của thế kỷ trước, nghiên cứu về hệ thống thông tin mới được hình thành trên thế giới, và được quan tâm, nghiên cứu, ứng dụng tại Việt Nam từ đầu năm 2000. Những năm gần đây, hệ thống thông tin ngày càng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực, và không ngừng khẳng định tầm quan trọng, vai trò trong các lĩnh vực ấy. Việc nghiên cứu phương pháp luận cơ bản về hệ thống thông tin rất quan trọng để có thể ứng dụng vào việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý các hợp đồng bảo hiểm tại PVI Thăng Long. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Định nghĩa hệ thống thông tin Thông tin, và thông tin quản lý: Trước tiên, ta có thể hiểu thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới của chủ thể nhận tin đối với đối tượng phản ánh. Với định nghĩa như trên, thông tin có 4 tính chất cơ bản sau: Có hướng Thời điểm Cục bộ Tương đối Thực chất, thông tin sẽ không có ý nghĩa gì nếu không được áp dụng vào công việc cụ thể. Nhất là đối với lĩnh vực quản lý, thông tin là hết sức cần thiết. Có thể nói, thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào, vừa là nguyên liệu đầu ra của hệ thống thông tin quản lý. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực. Thông tin quản lý thông tin có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,…thực hiện hoạt động thu thập, xử lý thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường. Nguồn Thu nhập Kho dữ liệu Xử lý và lưu giữ Phân phát Đích Nó được biểu hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào ( input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn ( sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả của xử lý ( output) được chuyển đến các đích ( destination) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (storage) Hình 1: Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Hệ thống thông tin gồm có 2 loại: Hệ thống chính thức: một hệ thống thông tin chính thức bao hàm một tập hợp các quy tắc, phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng, hoặc ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Hệ thống không chính thức: thường được bao hàm một tập hợp các quy tắc và phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng, hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng, và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau, và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức. Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức, bao chứa các bộ phận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch một doanh nghiệp. Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí là các hệ thông tin phi chính thức. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này, có 5 loại: hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. Hệ thống xử lý giao dichn TPS( transaction processing System): như chính tên của chúng đã nói rõ, các hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, hoặc với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, làm hóa đơn, lập đơn trả hàng, theo dõi khách hàng, hay theo dõi nhà cung cấp….. Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System): là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, hoạt động này nằm ở các mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến lược. Một số ví dụ về hệ thống thông tin quản lý như: hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, nghiên cứu về thị trường, theo dõi năng suất làm việc hay sự vắng mặt của nhân viên…. Hệ thống ra quyết định DSS ( Decision Support System) là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Với quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, và lựa chọn một phương án. Hệ thống chuyên gia ES ( Expert System): đó là hệ thống những cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ, và một động cơ suy diễn. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage): hệ thống thông tin loại này được sử dụng như mục đích trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý, và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Bảng: phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính chiến tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu đến việc xử lý dữ liệu, để đưa ra những kết luận chính xác về tình hình thực tế. Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại, và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dực án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành ( luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp, bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển hệ thống thông tin rõ ràng là chưa đủ để bắt đầu sự nghiệp phát triển này. Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định được liệu một nghiên cứu phát triển hệ thống thông tin có nên được thực hiện hay không. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng các nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Dưới đây là ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin: Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2: chuyển từ các chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế CÁC CÔNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN Có 7 giai đoạn khi phát triển hệ thống thông tin: đánh giá yêu cầu, phân tích chi tiết, thiết kế logic, đề xuất các phương án của giải pháp, thiết kế vật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt và khai thác. Giai đoạn đánh giá yêu cầu Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng, quyết định sự thành công của một dự án. Một sai sót trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm chậm cả một dự án, kéo theo những chi phí, tổn thất lớn cho tổ chức. Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian, mà cả nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Lập kế hoạch Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án, là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập, cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu. Làm rõ yêu cầu Làm rõ yêu cầu, tức là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Làm rõ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua việc tìm hiểu những yêu cầu của người sử dụng, sau đó là người quản lý chính mà bộ phận của họ. Thêm vào đó để nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan. Đánh giá khả thi Đánh giá khả thi rất quan trọng. Đòi hỏi phân tích viên có sự hiểu biết sâu về vấn đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá các chi phí của các giải pháp. Đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tuy nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật. Khả thi về tổ chức: đòi hỏi phải có sự hòa hợp giữa giải pháp và dự kiến với môi trường tổ chức. Khả thi kỹ thuật, được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu của hệ thống đề xuất. Khả thi về tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra không? Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu Báo cáo phải trợ giúp các nhà lãnh đạo quyết định dự án có thể tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình, và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn phân tích chi tiết, là giai đoạn tiếp theo giai đoạn đánh giá yêu cầu, sau khi dự án tiếp tục được tiến hành. Giai đoạn phân tích chi tiết, bao gồm có 3 bước được trình bày trong hình vẽ sau: Ghi chép phỏng vấn, kết quả, khảo sát 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp 2.0 Cấu trúc hóa các yêu cầu Các yêu cầu hệ thống Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT…. Hồ sơ dự án Mô tả về HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Mô tả về HT hiện tại, và HT mới Hình2: các bước của giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm có các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Bao gồm có các công việc: thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phương pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một cái bình rỗng. Nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại, nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Môi trường của hệ thống thông tin hiện tại, bao gồm: Môi trường ngoài Môi trường tổ chức Môi trường vật lý Môi trường kỹ thuật Nghiên cứu hệ thống hiện tại Trong công đoạn này, cần phải xác định những vấn đề có liên quan tới hệ thống và nguyên nhân của chúng. Khối lượng thông tin thu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạt động trước đây. Nhiệm vụ của công đoạn này là: thu thập thông tin, xây dựng mô hình vật lý ngoài, và xây dựng mô hình logic. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Nhiệm vụ chính của công đoạn này là: đưa ra chuẩn đoán, xác định mục tiêu của hệ thống mới, và xác định các yếu tố của giải pháp. Các nhiệm vụ này được trình bày cái nọ nối tiếp cái kia, còn trong thực tế, chúng xảy ra đồng thời. Các chuẩn đoán bao gồm: Phân tích viên nghiên cứu tài liệu, tiến hành quan sát. Phân tích viên sử dụng các phích tài liệu vấn đề sẽ bắt đầu nhiệm vụ chuẩn đoán, bởi vì họ đã bắt đầu tìm kiếm một số nguyên nhân của những vấn đề đã được chỉ ra. Phân tích viên hệ thống không bắt buộc phải sửa chữa bằng các phương tiện chuyên môn của mình, các vấn đề đặt ra mà nguyên nhân của nó không nằm trong lĩnh vực chuyên môn của mình. Trong đại đa số trường hợp nghiên cứu hệ thống, nguyên nhân của các vấn đề là hỗn hợp. Một số liên quan trực tiếp tới hệ thống thông tin khác gắn liền với nhiều lĩnh vực, cả quản trị nhân lực cũng như quản trị tác nghiệp, hoặc quản lý. Phân tích viên phải biết sử dụng mọi công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ này một cách có hiệu quả. Những người phân tích ít kinh nghiệm, hay lẫn lộn giữa nguyên nhân và triệu chứng, và không đi đủ sâu vào việc tìm kiếm nguyên nhân. Sau khi các vấn đề của hệ thống cùng với các nguyên nhân của nó đã được xác định, phân tích viên sẽ tiến hành xác định những mục tiêu của hệ thống mới, hay hệ thống đã được sửa chữa. Đánh giá lại tính khả thi Sau khi giai đoạn đánh giá khả thi kết thúc, đội ngũ phân tích đã có sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án. Giờ đây, ta có một lượng lớn các thông tin về hệ thống, và môi trường của nó, về các nguyên nhân và giải pháp được đề xướng. Sửa đổi đề xuất lại dự án Sau khi đánh giá lại tính khả thi, với những thông tin mới được thu thập, thì dự án cần phải được xem xét lại và sửa đổi. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Báo cáo phân tích chi tiết là một tài liệu rất quan trọng, bởi vì nó sẽ phục vụ cho việc ra quyết định tiếp tục hay hủy bỏ dự án. Giai đoạn thiết kế logic Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệ thống mới phải làm, để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết, mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường. Sau khi kết thúc giai đoạn này sẽ đưa ra những sản phẩm như: sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data flow Diagram), các sơ đồ luồng dữ liệu DSD ( Data Structure Diagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống. Các bước của giai đoạn thiết kế logic được trình bày trong hình vẽ sau: Các thực đơn, biểu tượng…giao diện và các đặc tả hội thoại Dữ liệu, mô hình tiến trình Lựa chọn vật mang Đầu vào/ ra, các mô hình cho đầu vào/ ra, khuôn dạng các biểu mẫu và báo cáo 1.0 Thiết kế biểu mẫu và báo cáo 3.0 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic 2.0 Thiết kế các giao diện và hội thoại Các dòng dữ liện, các mô hình E-R các mẫu Các dòng dữ liệu, kho dữ liệu, sơ đồ E-R các đầu vào Hồ sơ dự án Các quan hệ đã chuẩn hóa Hình 3: Các bước của giai đoạn thiết kế logic Giai đoạn này gồm có các công đoạn sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu: xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Thiết kế xử lý: các sơ đồ ligic của xử lý chỉ làm rõ những quan hệ có tính chất ngữ nghĩa của các dữ liệu và không quan tâm tới những yếu tố mang tính tổ chức như: Ai thực hiện xử lý? Ở đâu? Khi nào? Và như thế nào? Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp Sau khi kết thúc giai đoạn thiết kế logic, nhóm phân tích viên đã xác định về mặt logic những đầu vào, những xử lý, những tệp cơ sở dữ liệu và những đầu ra cho phép giải quyết tốt hơn những vấn đề của hệ thống thông tin hiện có và đạt được những mục tiêu của người sử dụng. Công việc phải làm trong giai đoạn xây dựng các phương án giải pháp là: Xác định ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Không có hệ thống thông tin nào được cài đặt thành công, nêu không tính đến các ràng buộc về môi trường. Trong suốt quá trình phát triển hệ thống thông tin, phân tích viên phải rất chú ý tới những yêu cầu riêng của tổ chức mà hệ thống thông tin sẽ được cài đặt. Xây dựng các phương án của giải pháp: gồm 2 khâu chính là: xác định biên giới phần tin học hóa và xác định cách thức cho các xử lý. Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Đây là một giai đoạn quan trọng, vì nó mô tả chính xác và có ảnh hưởng, tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng. Bao gồm: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài: đòi hỏi phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ ra, xác định cách thức hội thoại với phần tin học hóa của hệ thống và cách thức thực hiện các thủ tục thủ công. Phân bổ thời gian và lập danh mục các sản phẩm. Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra: Mục đích chính của giai đoạn này là thiết kế khuôn dạng trình bày của các đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Công việc này rất quan trọng nên thực tế, vì những nhận xét đánh giá về hệ thống thông tin của người sử dụng là dựa vào yếu tố vào ra này. Thiết kế cách thức giao tác với phần tin học hóa Có 4 cách thức chính để thực hiện giao tác với phần tin học hóa: Giao tác bằng tập hợp lệnh Giao tác bằng các phím trên bàn phím Giao tác qua thực đơn Giao tác dựa vào các biểu tượng Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài Các kế hoạch hỗ trợ người sử dụng Tài liệu, kế hoạch đào tạo, chuyển đổi Kế hoạch chuyển đổi, kết quả chuyển đổi Kết quả thử nghiệm Các hệ thống mới, cũ. Các phương trình chuyển đổi Các chương trình và thủ tục, dữ liệu và kế hoạch thử nghiệm 2.0 Thử phần mềm 1.0 Viết phần mềm 3.0 Chuyển đổi hệ thống 6.0 Thiết kế các thủ tục hỗ trợ 4.0 Lập tài liệu hệ thống 5.0 Đào tạo người sử dụng Hồ sơ dự án Các chương trình và thủ tục Đặc tả, thiết kế logic và vật lý Tài liệu hệ thống và người sử dụng Kế hoạch, các modun vào ra Tài liệu, các đặc tả thiết kế logic Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống Hình 4: Các bước của giai đoạn triển khai hệ thống thông tin Những công đoạn chính của giai đoạn này gồm có: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật: Mục đích chính của công đoạn này là lựa chọn công cụ. Sự lựa chọn này sẽ quy định tới những hoạt động thiết kế vật lý trong cũng như hoạt động lập trình sau này. Thiết kế vật lý trong: Nhiệm vụ: đảm bảo độ chính xác của thông tin, và làm hệ thống mềm dẻo, ít chi phí. Công đoạn này gồm có: Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong Thiết kế vật lý trong các xử lý Lập trình: Lập trình là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của các nhà phân tích thành phần mềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận. Thử nghiệm hệ thống Thử nghiệm hệ thống chính là quá trình tìm lỗi. Nó là một đánh giá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hóa. Mục đích của thử nghiệm chương trình là nhằm đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình ứng dụng đều được thiết kế và triển khai đúng với yêu cầu đề ra. Chuẩn bị tài liệu Tài liệu hệ thống là một trong những bộ phận quan trọng nhất của một hệ thống thông tin. Nó cho biết lịch sử của một hệ thống, thiết kế và mục tiêu của hệ thống đó. Không có tài liệu thì rất khó thực hiện sự thay đổi đối với hệ thống, vì không ai biết được các tệp, các báo cáo và các thủ tục được thiết kế như thế nào. 7. Giai đoạn cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Dưới đây là một số phương pháp triển khai hệ thống: Phương pháp 1: Cài đặt trực tiếp Hệ thống cũ Hệ thống mới Người ta dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng. Phương pháp này tốn nhiều chi phí. Phương pháp 2: Cài đặt thí điểm cục bộ Chọn một bộ phận tiêu biểu, sau đó chúng ta tiến hành chuyển đổi cho bộ phận này, sau đó rút kinh nghiệm và triển khai đại trà cho toàn bộ hệ thống. Phương pháp này có lợi thế là: giảm thiểu được rủi ro sau khi tiến hành trên toàn bộ hệ thống Hệ thống mới Hệ thống mới Hệ thống cũ Nhược điểm: khó khăn trong việc lựa chọn bộ phận tiêu biểu để tiến hành cài đặt Phương pháp 3: Cài đặt song song Là phương pháp cả hai hệ thống mới và cũ đều cùng hoạt động, cho tới khi có thể quyết định dừng hệ thống cũ lại. Phương pháp cài đặt song song được thể hiện bằng hình vẽ sau: Hệ thống cũ Hệ thống mới Phương pháp 4: Chuyển đổi dần từng bộ phận Chuyển đổi dần từng bộ phận ( theo giai đoạn): tiến hành cài đặt từng bộ phận cho đến khi toàn hệ thống được cài đặt. Phương pháp chuyển đổi dần từng bộ phận được thể hiện như hình vẽ dưới đây: Hệ thống cũ Hệ thống mới Lập kế hoạch chuyển đối: Việc chuyển đổi không chỉ bao gồm chuyển đổi phàn mềm, mà còn bao gồm cả chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, tài liệu, phương pháp làm việc…. Chuyển đổi: Chuyển đổi bao gồm có: chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu Khoi một hệ thống mới được thực hiện thì có ba khả năng về dữ liệu: Các kho dữ liệu cần thiết đã có đúng các đặc trưng thiết kế Các kho dữ liệu đã tồn tại nhưng không đầy đủ và cấu trúc chưa phù hợp Các kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại Khai thác và bảo trì Đây là giai đoạn chiếm chi phí lớn nhất trong chu kỳ sống của một hệ thống đối với phần lớn các tổ chức. Đánh giá: Đánh giá dự án chủ yếu là: so sánh thời gian thực sự để có được hệ thống mới với thời gian dự kiến và xác định xem dự án có tuân thủ ngân sách đã xác định hay không. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM PHÂN TÍCH YÊU CẦU Khảo sát và phân tích yêu cầu chung Để có thể ký kết được một hợp đồng bảo hiểm, các nhân viên trong phòng yêu cầu phải: Hiểu rõ đối tượng yêu cầu bảo hiểm thuộc loại nào trong danh mục được bảo hiểm. Điều kiện bảo hiểm Đối tượng khách hàng: có thể là một công ty, một cá nhân, hoặc đại lý… Mẫu đơn yêu cầu được bảo hiểm như thế nào là hợp lệ Hợp đồng bảo hiểm có thể ký trong thời hạn bao lâu Hợp đồng bảo hiểm sẽ được ký theo mẫu nào Tỷ lệ hoa hồng cho đại lý là bao nhiêu Hiện tại trong phòng, mỗi nhân viên đều được cung cấp một máy tính cá nhân, để phục vụ cho công việc. Nhưng hiện tại, các nhân viên chỉ lưu trữ dữ liệu và làm các báo cáo, dựa trên 2 công cụ chính là MS Eexcel và MS Word. Khi muốn biết thông tin về một hợp đồng được ký vào thời điểm nào, đã hết hạn chưa, hay phải bồi thường như thế nào khi có sự cố xảy ra…đòi hỏi phải tổng hợp thông tin của cả phòng kế toán và phòng đại lý, điều này đưa tới các nhược điểm sau: Xử lý thông tin chậm, tốn nhiều thời gian. Phục vụ quản lý bồi thường kém chất lượng Phàn nàn khi phải chờ đợi lâu các quyết định xử lý Nhiều sai sót trong xử lý Tạo lập báo cáo mất nhiều thời gian… Yêu cầu đặt ra: Do những nhược điểm trên, ban quản lý yêu cầu phòng phải có được một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm, tập trung được thông tin, dữ liệu, và tạo được báo cáo nhanh ngay khi cần thiết, mà không phải phụ thuộc thông tin vào những phòng ban khác. Khảo sát chương trình hiện tại Để xây dựng được :” hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm”, trước hết ta phải tìm hiểu về quy trình và dữ liệu có liên quan. Khách hàng: Quản lý khách hàng bao gồm có: Mã khách hàng Nhóm khách hàng Tên khách hàng Tên CB đại diện Địa chỉ, số điện thoại, fax Tài khoản ngân hàng Mã số thuế Nghiệp vụ bảo hiểm: Quản lý nhóm sản phẩm Các loại sản phẩm Các loại đơn Các lọai đơn bảo hiểm Hoa hồng cho đại lý Nghiệp vụ tái bảo hiểm: Phương thức tái bảo hiểm Tái cố định Loại tàu Loại hạng tàu Danh mục thuế suất: mức thuế phải thu cho từng loại hợp đồng Điều kiện bảo hiểm Báo cáo: Báo cáo hợp đồng bảo hiểm Báo cáo đơn bảo hiểm phát sinh Báo cáo doanh thu bảo hiểm gốc Báo cáo đơn bảo hiểm phát sinh theo sản phẩm Báo cáo phí bảo hiểm thực thu Báo cáo chi tiết nhận tái bảo hiểm Báo cáo chi tiết nhượng tái bảo hiểm Sơ đồ chức năng BFD Tìm kiếm khách hàng Phân tích yêu cầu Xử lý các vấn đề phát sinh Theo sát quá trình ký kết Lập báo cáo Thanh lý hợp đồng Thực hiện hợp đồng Ký kết hợp đồng Quản lý hợp đồng bảo hiểm Thanh toán hợp đồng Sơ đồ luồng thông tin IFD Dùng để biểu diễn hệ thống thông tin ở mức độ quản lý. Đây là công cụ dụng để thu thập thông tin và mô tả hệ thống thông tin trong giai đoạn đầu. Ký pháp biểu diễn trong sơ đồ luồng thông tin Xử lý Thủ công Giao tác người- máy Tin học hóa hoàn toàn Kho dữ liệu Tài liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Điều khiển Với hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm, ta có sơ đồ luồng thông tin với tiến trình như sau: Thời điểm Nguồn Nhân viên Đích ra Định kỳ Hợp đồng bảo hiểm Theo dõi, phân loại HĐ bảo hiểm Báo cáo Báo cáo gửi ban giám đốc In báo cáo Tạo báo cáo Hợp đồng bảo hiểm đã được phân loại Sơ đồ: Luồng thông tin với tiến trình quản lý Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu là công cụ mô tả bằng sơ đồ hệ thống thông tin dưới góc độ trìu tượng. Với mỗi sơ đồ sẽ có các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Nói chung, sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin đang làm gì. Một số ký pháp thường dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD: Tên người, bộ phận phát tin Nguồn ( trong hệ thống) Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tiến tình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Tên đơn vị ngoài hệ thống Đích ( ngoài hệ thống) Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống như sau: Trước tiên là sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Đặc biệt sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống đang làm. Nói chung để sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thẻ bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Báo cáo định kỳ Đơn vị quản lý Xử lý thông tin Đơn vị nhận báo cáo Lãnh đạo Số liệu Báo cáo tổng hợp Sau đây là sơ đồ ngũ cảnh của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm: Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống thông tin báo cáo cho hoạt động quản lý hợp đồng bảo hiểm Sơ đồ DFD mức 0 của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm như sau: Hợp đồng 3.0 Thanh toán HĐ 2.0 Thực hiện HĐ Thực hiện HĐ Tiền Khách hàng 1.0 Ký kết HĐ Lãnh đạo Yêu cầu Xét duyệt yêu cầu Báo cáo Báo cáo 4.0 Lập báo cáo Báo cáo Báo cáo Kho dữ liệu Sơ đồ DFD của hệ thống quản lý hợp đồng bảo hiểm Sơ đồ mức 1: Kí kết hợp đồng Đơn hợp lệ Đơn được duyệt Đơn hợp lệ Hợp đồng đã ký 1.1 Thực hiện hợp đồng 1.2 Duyệt đơn 1.3 Kí hợp đồng Khách hàng Lãnh đạo Khác hàng Hợp đồng Sơ đồ mức 1: Thực hiện hợp đồng Các vấn đề phát sinh Hợp đồng 2.1 Thực hiện hợp đồng 2.2 Kiểm tra Khách hàng Lãnh đạo Báo cáo Sơ đồ mức 1: Thanh toán hợp đồng 3.1 Yêu cầu thanh toán Khách hàng Hợp đồng đã thực hiện Tiền Kế toán 4.1 Chọn chỉ tiêu báo cáo Kho dữ liệu Đơn vị báo cáo Yêu cầu tạo báo cáo Báo cáo 4.2 Kiểm tra dữ liệu 4.3 Tạo báo cáo Kho báo cáo đã tạo Chi tiêu báo cáo đã được chọn Báo cáo Dữ liệu đã có Báo cáo Sơ đồ mức 1: Lập báo cáo Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm Trong một hệ thống bất kỳ không thể thiếu thiết kế cơ sở dữ liệu. Việc thiết kế này rất cần thiết để tạo nên một hệ thống thông tin tốt. Thực sự, thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định các yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Và công việc này đôi khi rất phức tạp. Thiết kế cơ sở dữ liệu không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sử dụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần dùng để hoàn thành tốt các công việc. Xác định nhu cầu thông tin là một công việc rất khó thực hiện, không tồn tại phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh. Sở dĩ nói vậy vì những nguyên nhân sau: Đặc trưng nhiệm vụ mà hệ thống thông tin phải trợ giúp: Mức độ cấu trúc của nhiệm vụ Mức độ phức tạp và biến động của nhiệm vụ Đặc trưng của hệ thống thông tin Kích cỡ của hệ thống thông tin Sự phức tạp của công nghệ được sử dụng Mức phân tán địa lý của người sử dụng và nguồn dữ liệu Số lượng người sử dụng Đặc trưng của người sử dụng Thiên hướng đối với sự thay đổi Kinh nghiêm trong nhiệm vụ mà hệ thống thông tin cần trợ giúp Kinh nghiệm tham gia vào phát triển hệ thống thông tin Đặc trưng của những người phát triển hệ thống Kinh nghiệm trong việc phát triển hệ thống thông tin Kinh nghiệm với những hệ thống thông tin tương tự Sự hiểu biết về nhiệm vụ phải trợ giúp Thiết kế cơ sở dữ liệu là việc chúng ta xây dựng các tệp, số lượng các tệp cần có, xác định mối quan hệ giữa các tệp. Trong thiết kế cơ sở dữ liệu có 2 phương pháp cơ bản là: phương pháp từ các đầu ra, và phương pháp mô hình hóa. Với việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm, thì em sử dụng phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu dó là: thiết kế đi từ các thông tin đầu ra. Các bước thiết kế như sau: Bước 1: xác định các đầu ra Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đầu đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra Trước tiên, ta liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra Phân tích viên liệt kê toàn bộ các thuộc tính thành một danh sách. Đánh dấu thuộc tính lặp (là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu). Đánh dấu thuộc tính thứ sinh (là những thuộc tính được tính toán, hoặc được suy ra từ những thuộc tính khác). Gạch chân các thuộc tính khóa cho thông tin ra. Chuẩn hóa mức 1 (1.NF): chuẩn hóa này quy định trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con, có mọt ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Tiếp theo gắn thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh của danh sách gốc. Chuẩn hóa mức 2 (2.NF): chuẩn hóa mức này quy định trong một danh sách mỗi thuộc tính sẽ xác định một thuộc tính khác. Mỗi thuộc tính phải phụ thuộc vào khóa danh sách hoặc khóa của tệp. Chuẩn hóa mức 3 (3.NF): chuẩn hóa mức này quy định trong danh sách không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Mô tả các tệp Kết thúc bước ba, mỗi danh sách sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Việc biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp. Bước 3: tích hợp các tệp để tạo ra một cơ sở dữ liệu Bước 4: xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ Bước 5: xác định liên hệ giữa các tệp, thiếp lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu Với lý thuyết về thiết kế cơ sở dữ liệu trình bày ở trên, áp dụng thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm như sau: Quản lý hợp đồng bảo hiểm Mã hợp đồng bảo hiểm Tên hợp đồng bảo hiểm Ấn chỉ Mã dịch vụ Người cập nhật Ngày cập nhật Đại diện khách hàng Ghi chú Ta có các tệp sau: ĐẠI LÝ Mã đại lý Tên cán bộ Chức vụ Ngày sinh Giới tính Địa chỉ thường trú Ngày vào làm Ngày nghỉ Số điện thoại Mã cán bộ quản lý Mật khẩu HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM Mã hợp đồng Tên hợp đồng Ngày cập nhật Người cập nhật Ấn chỉ Mã dich vụ Mã khách hàng Ngày hiệu lực Giá trị bảo hiểm Ngày hết hạn NHÓM KHÁCH HÀNG Mã nhóm Tên nhóm Người cập nhật Ngày cập nhật DỊCH VỤ Mã dịch vụ Tên dịch vụ Ghi chú KHÁCH HÀNG Mã khách hàng Tên khách hàng Cán bộ đại diện Chức vụ Điện thoại Mã số VAT Địa chỉ Số TK DANH MUC TÀI KHOẢN Mã tài khoản Tên tài khoản Ngân hàng DANH MỤC THUẾ Mã số thuế Tên thuế Tỉ lệ thuế suất TỈ LỆ HOA HỒNG Mã hợp đồng Mã cán bộ Tỉ lệ hoa hồng Phương thức thanh toán HỦY HỢP ĐỒNG Mã hợp đồng Ngày hủy Bảng cán bộ Mã cán bộ Tên cán bộ Chức vụ Ngày sinh Giới tính Địa chỉ Ngày vào làm Ngày nghỉ Số điện thoại Mã cán bộ quản lý Mật khẩu Bảng điều khoản Mã điều khoản Tên điều khoản Mã hợp đồng Nội dung Bảng thu phí Số biên lai Mã hợp đồng Ngày thu Cách thức Số tiền Bảng hợp đồng bảo hiểm Name Type Width Description MaHD Text 8 Mã hợp đồng TenHD Text 30 Tên hợp đồng NgayCN Date/time Ngày cập nhật NguoiCN Text 30 Người cập nhật AC Text 8 Ân chỉ TenSP Text 50 Tên sản phẩm TenTa Text 50 Tên hợp đồng tiếng anh Chichu Text 100 Ghi chú Bảng dịch vụ Name Type Width Description MaHD Text 10 Mã hợp đồng MaSP Text 8 Mã sản phẩm MaKH Text 8 Mã khách hàng MaDK Text 8 Mã điều kiện bảo hành Bảng nhóm khách hàng Name Type Width Description MaNhomKH Text 10 Mã nhóm sản phẩm TenNhomKH Text 30 Tên nhóm sản phẩm NguoiCN Text 30 Người cập nhật NgayCN Date/time Ngày cập nhật Bảng cán bộ Name Type Width Description MaCanbo Text 8 Mã cán bộ TenCanbo Text 50 Tên cán bộ Gioitinh Text 10 Giới tính NgaySinh Date Ngày sinh NgayVaoLam Text 50 Ngày vào làm Điachi Text 30 Địa chỉ Matkhau Text 10 Mật khẩu ChucVu Text 30 Chức vụ SoDienThoai Text 10 Số điện thoại MaCBQL Text 10 Mã cán bộ quản lý NgayNghi Date/time Ngày nghỉ Bảng khách hàng Name Type Width Description MaKH Text 8 Mã khách hàng TenKh Text 50 Tên khách hàng MaNhomKH Text 8 Mã nhóm khách hàng TenTat Text 8 Tên viết tắt VAT Numbet Mã số thuế DC Text 50 Địa chỉ SoTK Number 14 Số tài khoản Bảng kê tài khoản Name Type Width Description MaTK Text 8 Mã ngân hàng TenTK Text 50 Tên ngân hàng NganHang Number 14 Tên ngân hàng Bảng danh mục thuế Name Type Width Description Masothue Text 8 Mã số thuế Tenthue Text 50 Tên thuế Tilethuexuat Number 14 Tỉ lệ thuế suất Bảng tỉ lệ hoa hồng Name Type Width Description MaHoaHong Text 8 Mã hoa hồng MaHopDong Text 10 Mã hợp đồng MaCanBo Text 10 Mã cán bộ PhuongThuc Text 20 Phương thức TiLeHH Number 14 Tỉ lệ hoa hồng Bảng hủy hợp đồng Name Type Width Description MaHopDong Text 10 Mã hợp đồng NgayHuy Date/Time Ngày hủy Bảng điều khoản Name Type Width Description MaDieuKhoan Text 8 Mã điều khoản TenDieuKhoan Text 50 Tên điều khoản NoiDung Text 259 Nội dung Bảng thu phí Name Type Width Description SoBienLai Text 8 Số biên lai MaHopDong Text 10 Mã hợp đồng NgayThu Date/time Ngày thu CachThuc Text 10 Cách thức Bảng quan hệ giữa các bảng của báo cáo thống kê được thể hiện ở hình dưới đây: Thiết kế giải thuật Giải thuật đăng nhập Bắt đầu Kết thúc Nhập tên, mật khẩu Màn hình giao diện chính hiện ra Không báo sai tên hoặc mật khâu Có tên, mật khẩu đúng? Tiếp tục? Không Không Có Có Đúngg Có Không Kết thúc Tiếp tục Có lưu không? Lưu dữ liệu Bắt đầu Dữ liệu đã tồn tại chưa? Nhập dữ liệu Chuyển dữ liệu từ hệ thống Có Sai Nhập từ khóa số mới Giải thuật cập nhật dữ liệu Giải thuật tìm kiếm Không Có Không Các hợp đồng cần tìm sẽ được hiện ra Kết thúc Bắt đầu Chọn các hình thức tìm kiếm hợp đồng Có hình thức được chọn chưa? Chưa chọn hình thức để tìm kiếm HĐ Tiếp tục? Có Giải thuật tạo báo cáo Kết thúc Không In báo cáo Tiếp tục? có Tạo báo cáo Dữ liệu đầy đủ? Thông báo chưa đủ dữ liệu để tạo báo cáo Bắt đầu Chọn chi tiết báo cáo Sai In báo cáo? Đúng có không Triển khai hệ thống Sau đây là một số giao diện chính của chương trình: Màn hình đăng nhập Tại form đăng nhập, người sử dụng cần thực hiện việc nhập tên và mật khẩu Màn hình chính Trong màn hình chính, có thực đơn chính để chọn các công việc có trong chương trình, người sử dụng có thể lựa chọn một trong các công việc trên. Màn hình đổi mật khẩu Người sử dụng nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới và nhập lại mật khẩu mới. Ấn nút :”đồng ý” để chấp nhận mật khẩu mới, nút thoát để thoát khỏi form. Màn hình danh sách cán bộ Ở form này, ta có thể tạo mới, sửa đổi, xóa, lưu, in danh sách các cán bộ Màn hình cập nhật dịch vụ bảo hiểm Màn hình cập nhật danh sách khách hàng Màn hình cập nhật danh mục tài khoản Màn hình cập nhật danh mục thuế Màn hình cập nhật danh mục Dại lý Màn hình cập nhật danh mục Nhóm khách hàng Màn hình cập nhật danh mục Hoa hồng Màn hình cập nhật danh mục Điều khoản hợp đồng Màn hình Tìm kiếm Màn hình Báo cáo Báo cáo danh sách khách hàng: Báo cáo hợp đồng hủy: Báo cáo hợp đồng đang thực hiện: CHƯƠNG IV: CÀI ĐẶT VÀ ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA CHƯƠNG TRÌNH CÀI ĐẶT Chạy file QLHDBH.EXE Các công việc cần chuẩn bị và thực hiện: Khai báo các tham số hệ thống Đào tạo, hướng dẫn người sử dụng CÁC KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Danh mục từ điển: Khai báo các tham số của hệ thống Danh sách các cán bộ Danh mục dịch vụ các loại hình bảo hiểm Danh mục khách hàng Danh mục tài khoản Danh mục thuế Danh mục đại lý Danh mục nhóm khách hàng Danh mục tỷ lệ hoa hồng Danh mục điều khoản Đổi mật khẩu: Cho phép đổi mật khẩu đang dùng hiện tại thành mật khẩu mới Tìm kiếm: Hợp đồng theo 3 hình thứ Theo loại hình dịch vụ Theo tên nhân viên Theo giai đoạn In báo cáo: bao gồm có Các hợp đồng đang thực hiện trong khoảng thời gian yêu cầu Các hợp đồng hủy trong khoảng thời gian yêu cầu Các hợp đồng đáo hạn trong khoảng thời gian yêu cầu Báo các các hợp đồng đã ký trong khoảng thời gian yêu cầu ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM Ưu điểm: Chương trình :”xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm” được hoàn thiện đã từng bước đưa công tác thông tin báo cáo vào phục vụ quản lý hợp đồng bảo hiểm. Chương trình đã giúp cho nhân viên dễ dàng thực hiện các loại báo cáo hợp đồng bảo hiểm nhanh và chính xác Chương trình được thiết kế bới VB 6.0, có giao diện thân thiện với người dùng. Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm, chương trình còn có một số mặt hạn chế sau: Chưa xây dựng được báo cáo để quản lý các rủi ro phát sinh khi thực hiện hợp đồng Mức chi phí phải thanh toán khi có rủi ro xảy ra KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập tại Phòng Bảo hiểm Hàng hải- Tài sản, em đã được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế và chuyên nghiệp. Được quan sát và cùng tham gia làm việc cùng các cán bộ ở đây, em đã phần nào nhận ra tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học trong các cơ quan. Tin học đã được áp dụng vào hầu hết các hoạt động, các nghiệp vụ góp phần vào việc tồn tại và phát triển của Công ty bảo hiểm Dầu khí Thăng Long. Trong báo cáo thực tập với đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm”, em đã đạt được một số kết quả như sau: Nghiên cứu quy trình nộp đơn và ký hợp đồng bảo hiểm Tìm hiểu về các loại hình và các nghiệp vụ bảo hiểm Xây dựng và phát triển một số nội dung quan trọng của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm. Kết quả của kì thực tập là: phòng quản lý Hàng hải & Tài sản đang xem xét phần mềm : “ Quản lý hợp đồng bảo hiểm”, để ứng dụng vào hệ thống thông tin quản lý . Do kinh nghiệm, và những kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô giáo, các bạn và các anh (chị) trong công ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long để chuyên đề được hoàn thiện một cách tốt nhất. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Trương Văn Tú- TS Trần Thị Song Minh “ Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý”, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội 2000 TS Trương Văn Tú “ Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý” PGS. TS Hàn Viết Thuận “ Bài giảng công nghệ phần mềm” Quyết định: “ Về việc phê duyệt phương án và chuyển Công ty Bảo hiểm dầu khí thành Tổng công ty cổ phần Bảo hiểm dầu khí Việt Nam”, Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2006 Một số khóa luận tốt nghiệp khóa trên MỤC LỤC