Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Luận văn Đề tài: Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI :XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN I.Giới thiệu về Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên. 1.Giới thiệu chung về Công ty.Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên 2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty II. Đề tài 1. Giới thiệu phòng ban nơi thực tập 2.Tên đề tài,Lý do chọn đề tài 3.Thực trạng của đề tài ,sự cần thiết và tính khả thi của đề tài III.Dữ liệu đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu 1.Dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống 2. Một số mẫu biểu CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.1.Nhập kho thành phẩm 1.2.Bán hàng 1.3.Thanh toán 1.4.Tìm kiếm 1.5. Báo cáo 2.Phân tích hệ thống về xử lý 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống 2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. 2.2.1/ BLD mức khung cảnh: 2.2.2/ Biểu đồ Mức đỉnh 2.2.3/ Biểu đồ Mức đỉnh II. Phân tích và thiết kế hệ thống về dữ liệu 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu. 1.1 Lựa chọn môi trường cài đặt. 1.1.1 Access là gì? 1.1.2 Accsess cung cấp những công cụ gì? 1.1.3 Quy tắc đặt tên trường, tên bảng 1.2. Mô hình liên kết thực thể 1.3.Các thực thể của hệ thống. 2 .Xây dựng các bảng Cơ sở dữ liệu. 3. hình quan hệ Relationships của hệ thống quản lý bán hàng III. Thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu. 3.1.Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu. 3.2.Thiết kế giao diện của chương trình 3.3 Một số giao diện chính của chương trình. CHƯƠNG III: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH, HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ KẾT LUẬN. 3.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình quản lý bán hàng. 3.2 Hướng dẫn sử dụng chương trình. 3.3. Kết luận LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại công nghệ thông tin hiện nay, sự trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu thiết yếu không thể thiếu đối với mỗi quốc gia nói riêng và trên toàn thế giới nói chung. Sự phát triển của công nghệ thông tin được xem là kim chỉ nam cho những bước phất triển mới, cho những mục tiêu mới và luôn gắn chặt với các ứng dụng khoa học kỹ thuật và sự phát triển của nền kinh tế. Vì thế, ngày nay phát triển công nghệ thông tin là xây dựng cơ sở hạ tầng, làm nền tảng vững chắc để xây dựng và phát triển nền kinh tế vững mạnh. Trong xu thế ấy việc đưa tin học vào thực hiện mục tiêu quản lý của các Doanh nghiệp và trong toàn bộ nền kinh tế tuy muộn màng nhưng đã và đang đạt được những thành tựu đáng kể. Việc tin học hoá từng bước trong công tác quản lý, khai thác và điều hành kinh doanh là một đòi hỏi ngày càng cấp thiết và hơn bao giờ hết, trong sự phát triển vượt bậc của nền kinh tế thì hiệu quả quản lý là một lĩnh vực được nhà quản lý quan tâm và điều này phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin mà cụ thể là các chương trình quản lý dựa trên máy tính. Giờ đây máy tính đã và đang trở thành một vật dụng rất cần thiết trong quá trình làm việc của con người. Nó giúp cho con người giải phóng sức lao động, thực hiện những công việc mà trước kia con người phải làm rất khó khăn mất rất nhiều thời gian công sức mà hiệu quả mang lại chưa cao. Công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên cũng như các tổ chức doanh nghiệp khác trong cả nước đang từng bước tiếp cận, đưa tin học vào trong quá trình sản xuất kinh doanh đặc biệt là trong mục tiêu quản lý kinh tế. Song song với hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng mở rộng thì đòi hỏi một hệ thống thông tin tốt là cần thiết hơn bao giờ hết đối với doanh nghiệp. Vì vậy, việc nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin Quản lý bán hàng nói riêng và hệ thống thông tin quản lý nói chung là việc làm phù hợp với yêu cầu nội tại của Công ty. Xuất phát từ những lý do nêu trên, là một sinh viên khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế của Trường Cao Đẳng Tài Chính_ Quản Trị Kinh Doanh được thực tập tại Công Ty CP Thương Mại Phú Xuyên qua thời gian được tìm hiểu về thực tế công tác quản lý bán hàng của doanh nghiệp, với những kiến thức đã được học tập với sự chỉ bảo, hướng dẫn tận tình của Cô giáo Trần Thị Kim Oanh - giảng viên hướng dẫn, Em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng Phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên bằng ngôn ngữ lập trình Visual Basic” từ đó có thể đi sâu, tìm hiểu thực tế về công tác quản lý bán hàng của một doanh nghiệp sản xuất nhằm tìm hiểu và đưa ra một vài đánh giá về những ưu nhược điểm trong công tác quản lý vật tư của công ty. Từ đó đề xuất một số ý kiến, giải pháp với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác quản lý bán hàng của công ty để có thể góp một phần nhỏ bé vào sự phát triển, thành công trong kinh doanh của Công ty. Nội dung báo cáo của Em gồm 3 chương như sau: Chương I: Tổng quan về đề tài: Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công Ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Chương III: Hướng dẫn cài đặt và sử dụng chương trình Quản lý bán hàng và đánh giá. Do trình độ chuyên môn còn hạn chế và thời gian thực tập có hạn nên chuyên đề của em không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để báo cáo của em được hoàn thiện hơn và giúp Em vững vàng hơn trong công tác chuyên môn sau này. Em xin chân thành cảm ơn . Hưng Yên, Ngày 24 tháng 4 năm 2009 Sinh viên thực hiện: Đinh Thị Thu Hà Chương I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN I/ Giới thiệu về Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Giới thiệu chung về Công ty. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Công ty cổ phần thương mại Phú Xuyên được thành lập theo quyết định số 1736/QĐ/UB ngày 29/10/2001 của UBND tỉnh Hà Tây và giấy phép kinh doanh số : 0303000029 ngày 28/11/2001 của sở kế hoạch và đầu tư tỉnh Hà Tây (Hà Nội). Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN Trụ sở giao dịch : Thị trấn Phú Xuyên-huyện Phú Xuyên-TP Hà Nội MST : 0500416768 Công ty CP Thương mại Phú Xuyên hoạt động trên phạm vi địa bàn huyện Phú Xuyên với ngành nghề kinh doanh chính là: sản xuất và kinh doanh các loại chế phẩm vi sinh sử dụng trong nông nghiệp, với một số sản phẩm chính như : Bio_plant, Pro_plant, Vieteam 45WP loại 20 gam, Miretox 10 WP loại 10 gam, Surio 3 WP loại 10 gam, Montar 20EC….. Từ những ngày đầu mới thành lập,công ty đã gặp phải không ít khó khăn. Đó là sự gia tăng của các doanh nghiệp với các ngành nghề kinh doanh đa dạng làm cho cuộc cạnh tranh thị trường ngày càng trở nên gay gắt. Thêm vào đó, việc mở cửa nền kinh tế cũng tạo ra những thách thức đối với công ty khi phải cạnh tranh với hàng hoá nước ngoài.Trong thời gian tới ,chiến lược kinh doanh của công ty là : không ngừng bám sát thị trường để tạo ra thế chủ động, thích nghi với thị trường, đẩy mạnh công tác tiếp thi, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm, từng bước tiến xa hơn nữa trên tiến trình hội nhập thị trường. 2.Sơ đồ bộ máy tổ chức của Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. Bộ máy quản lý của công ty CP thương mại Phú Xuyên được tổ chức gọn nhẹ, khoa học phù hợp với đặc điểm kinh doanh và điều lệ hoạt động của công ty bao gồm : Giám đốc, phó giám đốc các phòng chức năng. Mỗi phòng đều có chức năng và quyền hạn riêng nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhautrong quá trình hoạt động kinh doanh sao cho toàn bộ các quá trình hoạt động kinh doanh đều diễn ra nhịp nhàng , ăn khớp nhằm thực hiện các mục tiêu của công ty. Ban lãnh đạo của công ty gồm : - Giám đốc : Ông Nguyễn Văn Long Là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành về nhân sự cũng như điều hành về toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh; là chủ tài khoản của công ty tại ngân hàng, là người chịu trách nhiêm trước pháp luật về các vấn đề của công ty. - Phó giám đốc : có 3 người: Là người tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý nhân viên, quản lý kinh tế và điều hành kinh doanh - Phòng kinh doanh :Phụ trách việc tìm hiểu thị trường, khai thác các hợp đồng kinh tế, lập và kiểm tra kế hoạch sản xuất, kinh doanh. - Phòng sản xuất :Đây là bộ phận trực tiếp tạo ra các sản phẩm, hàng hóa. Hiện công ty có 4 phân xưởng sản xuất được chia làm 20 tổ. Quản đốc, phó quản đốc, cùng với tổ trưởng, tổ phó của mỗi tổ có nhiệm vụ phổ biến giám sát quá trình sản xuất của công nhân để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao. - Phòng bán hàng : Là bộ phận nhận đơn đặt hàng và bán hàng cho khách …. - Phòng kế toán : Nhiệm vụ chính là xác định kết quả kinh doanh, cung cấp thông tin, số liệu chính xác về hoạt động tài chính, áp dụng các tài khoản, phân tích kế toán cũng như các loại sổ sách giấy tờ để phục vụ cho việc điều hành quản lý của ban giám đốc. Sơ đồ bộ máy quản lý công ty CPTM Phú Xuyên. II/ Đề tài 1.Giới thiệu về phòng ban nơi thực tập Quản lý bán hàng là đề tài mà Em quan tâm và theo đó Em chọn Bộ phận bán hàng làm phòng ban thực tập. Chức năng, nhiệm vụ chính của bộ phận này là quản lý thành phẩm, là nơi xử lý các yêu cầu mua hàng của khách hàng và thực hiện quá trình bán hàng. Quy trình xuất bán sản phẩm trải qua rất nhiều khâu với nhiều ghi chép nhưng hầu hết chỉ được thực hiện thủ công bằng tay. Sau khi xuất bán sản phẩm và nhận đầy đủ tiền hàng của khách hàng thì bộ phận này hoàn thành công việc của mình. 2. Đề tài 2.1.Tên đề tài: Căn cứ vào những điêù trên nên em chon đề tài thưc tập của mình là: “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng” .tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. 2.2.Lý do chọn đề tài. Hiện nay, công tác quản lý điều hành và kinh doanh dịch vụ của Công ty CPTM Phú Xuyên còn nhiều lĩnh vực chưa được tin học hoá cao, mới bước đầu đưa ứng dụng của tin học vào công tác kế toán và kinh doanh nhưng mới ở cấp độ lưu trữ và xử lý thông tin một cách đơn thuần. Đặc biệt là trong công tác quản lý bán hàng đòi hỏi cập nhật thông tin một cách chi tiết, chính xác, thường xuyên và nhanh chóng. Chính vì thế đối với các hoạt động này, giải pháp thích hợp nhất là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý dữ liệu. Theo những yêu cầu này Em nhận thấy sự cần thiết của việc đưa lý thuyết học vào phục vụ thực tế và từ thực tế công tác quản lý bán hàng của Công ty CPTM Phú Xuyên.Với mục đích quản lý các nguồn thông tin đầu vào của quá trình bán hàng, cho phép xem các báo cáo, các thông tin phục vụ nhà quản lý, thực hiện bán hàng nhanh chóng cho khách hàng thông qua một số chức năng quan trọng như sau: +Kiểm tra công nợ hiện tại của khách hàng, kiểm tra số lượng mặt hàng bất kì hiện tại… + Đưa ra các báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo yêu cầu của người quản lý tại một thời điểm bất kỳ trong năm. +Tự động hoá hệ thống tránh việc xử lý thông tin một cách thủ công Hi vọng đề tài mang lại nhiều tiện ích trong công tác bán hàng của Công ty, giúp Ban Lãnh Đạo Công ty có thể tham khảo ứng dụng vào việc quản lý Công ty mình. 3.Thực trạng của đề tài ,sự cần thiết và tính khả thi của đề tài Hiện nay internet đã phát triển rộng rãi trên cả nước từ nông thôn đến thành thị , sự phát triển của công nghệ thông tin đang đòi hỏi mỗi ngành, mỗi doanh gnhiệp .. phải có sự đổi mới tiến bộ. Yêu cầu đòi hỏi cao về tiết kiệm thời gian của khách hàng đồng thời đạt tính chính xác, kịp thời , độ tin cậy trong việc bán hàng, yêu cầu giảm số lượng nhân viên các khâu yêu cầu đưa ra các thông tin chính xác về hàng hoá cũng như các khoản vay nợ của công ty đối với nhà cung cấp và khách hàng…Để công ty và các sp bán đươc quản lý một cách tiện lợi thông qua phần mềm quản lý bán hàng nhằm ; + Dễ dàng cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu thu, đơn đặt hàng. +Đảm bảo xử lý thông tin nhanh phục vụ thống kê theo yêu cầu của nhà quản lý ở bất kỳ thời điểm nào…. III.Dữ liệu đầu vào, đầu ra và quy trình xử lý dữ liệu 1.Dữ liệu đầu vào, đầu ra của hệ thống. Bao gồm các danh mục sau: Danh mục hàng hóa Danh mục kho Danh mục phiếu nhập kho Danh mục chi tiết phiếu nhập kho Danh mục đơn đặt hàng Danh mục chi tiết đơn đặt hàng Danh mục khách hàng Danh mục phiếu thu Luồng thông tin đầu ra của hệ thống Thẻ kho Sổ kho Biên bản giao nhận hàng Phiếu xuất kho Hóa đơn bán hàng Sổ nợ phải thu Báo cáo tổng hợp, chi tiết xuất – nhập – tồn Thống kê các mặt hàng bán trong tháng, quý, năm Báo cáo công nợ khách hàng Báo cáo tổng hợp thu 2.Một số mẫu biểu: * Mẫu số 1: Phiếu nhập kho Đơn vị:…… Địa chỉ:…… PHIẾU NHẬP KHO Ngày… tháng… năm... Số:….. Nợ:…. Có:…. Mẫu số:01- VT QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ tên người giao hàng: Nhập tại kho: STT Tên sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ): Nhập, ngày…tháng…năm… Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng *Mẫu số 2: Thẻ kho Đơn vị:………………. Địa chỉ:……………… THẺ KHO Ngày lập thẻ:………….. Tờ số:…………............ Mẫu số S12 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2002/QĐ- BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC) Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư: Đơn vị tính: Mã số: STT Ngày tháng Số hiệuchứng từ Diễn giải Ngày nhập, xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn *Mẫu số 3: Sổ kho Tên vật liệu: Trang:………… Quy cách phẩm chất:……………………….. Đơn vị tính: ….. CHỨNG TỪ Diễn giải SỐ LƯỢNG Ghi chú Ngày tháng Số phiếu Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất * Mẫu số 4: Đơn đặt hàng ĐƠN ĐẶT HÀNG Số: Họ và tên khách hàng:......................Điện thoại:............................................ Địa chỉ:.......................................................................……………………… STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Cộng * Lưu ý Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận. Ngày…tháng…năm… GĐ Ký duyệt Khách hàng (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên, đóng dấu) *Mẫu số 5: Hợp đồng kinh tế CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số: Căn cứ vào pháp lệnh ký kết hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước, nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành ngày 25 tháng 09 năm 1989. Căn cứ Nghị định số 17/HĐ – BT ban hành ngày 16 tháng 01 năm 1990 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành pháp lệnh Hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào nhu cầu và khả năng của hai bên. Hôm nay, ngày… tháng…năm… các bên gồm các thành phần như sau: BÊN A: Địa chỉ: Điện thoại: Tài khoản: Mã số thuế: Đại diện: Chức vụ: BÊN B: Địa chỉ: Điện thoại: Tài khoản: Mã số thuế: Đại diện: Chức vụ: Sau khi bàn bạc và thỏa thuận hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán với các điều khoản sau: Điều 1: Tên hàng, giá cả: STT Tên hàng ĐVT Khối lượng Đơn giá Thành tiền VAT 5% Tổng cộng Điều 2: Thanh toán Điều 3: Thời gian, địa điểm giao hàng Điều 4: Cam kết chung Hai bên cam kết thực hiện nghiêm ngặt các điều khoản đã ghi trong hợp đồng. Trường hợp có khó khăn trở ngại hai bên cùng nhau bàn bạc giải quyết bằng văn bản. ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B *Mẫu số 6: Biên bản giao nhận hàng CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG Số: Ngày…tháng…năm… Căn cứ: Đơn đặt hàng/ Hợp đồng kinh tế số: Lệnh xuất kho số: Hôm nay, Ngày… tháng… năm …, tại Công ty CP thương Mại Phú Xuyên chúng tôi gồm: I/ Bên giao: Công ty CP thương Mại Phú Xuyên Ông ( Bà ):……………………………..Chức vụ: Thủ kho Ông ( Bà ):……………………………..Chức vụ: Nhân viên bán hàng Ông ( Bà ):……………………………..Chức vụ: Nhân viên kế toán II/ Bên nhận: Ông ( Bà ):……………………………..Chức vụ: Làm đại diện Đã cùng nhau ký kết biên bản giao nhận hàng với nội dung sau: STT Mã kho Tên sản phẩm Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng tiền hàng Số tiền viết bằng chữ: Biên bản này được lập thành 04 bản có giá trị pháp lý như nhau, bên giao giữ 03 bản, bên nhận giữ 01 bản. Đại diện bên nhận Đại diện bên giao Thủ kho Nhân viên bán hàng Nhân viên kế toán *Mẫu số 7: Phiếu xuất kho Đơn vị:…… Địa chỉ:…… PHIẾU XUẤT KHO Ngày… tháng… năm... Số:….. Nợ:…. Có:…. Mẫu số:02- VT QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ tên người nhận hàng: Xuất tại kho: STT Tên sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất Cộng Cộng thành tiền ( bằng chữ): Xuất, ngày…tháng…năm… Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng *Mẫu số 8: Hóa đơn bán hàng HÓA ĐƠN BÁN HÀNG Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày …tháng …năm… Mẫu số: 02GTTT-3LL Ký hiệu:EN/2006B Số: Họ tên người mua hàng: …………………………………………………… Tên đơn vị: ………………………………………………………………… Địa chỉ: …………………………………………………………………… Số tài khoản:………………………………………………………………. Hình thức thanh toán:…………….. MS: ………………………………… STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 Cộng tiền hàng Số tiền viết bằng chữ: Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Người bán hàng (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) *Mẫu số 9: Phiếu thu Đơn vị:…… Địa chỉ:…… PHIẾU THU Ngày… tháng… năm... Số:….. Nợ:…. Có:…. Mẫu số:01- TT QĐ số:15/2006/QĐ- BTC Ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng BTC Họ tên người nộp tiền: Địa chỉ: Lý do nộp tiền: Số tiền: ( Viết bằng chữ ): Kèm theo: Đã nhận đủ số tiền ( bằng chữ): Ngày…tháng…năm… Giám đốc ( Ký, họ tên, đóng dấu) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) Người nộp tiền ( Ký, họ tên ) Người lập phiếu ( Ký, họ tên ) Thủ quỹ ( Ký, họ tên ) ChươngII: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI PHÚ XUYÊN I.Phân tích hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.Quy trình bán hàng tại công ty CP Thương Mại Phú Xuyên 1.1.Nhập kho thành phẩm Sau khi quá trình sản xuất tại bộ phận sản xuất được hoàn thành, thành phẩm được tiến hành nhập kho. Bộ phận bán hàng (BPBH) nhận Phiếu nhập kho ( Mẫu số 1) từ kho thành phẩm của Công ty. Trước khi tiến hành nhập kho, Bộ phận bán hàng tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng sản phẩm nhập kho, sản phẩm đạt yêu cầu chất lượng thì BPBH thực hiện cập nhật phiếu nhập kho và lưu vào sổ chứng từ nhập. Căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm, cuối mỗi ngày tiến hành cập nhật vào Thẻ kho ( Mẫu số 2) và cập nhật vào Sổ kho ( Mẫu số 3 ) theo từng sản phẩm cuối mỗi tháng. 1.2. Bán hàng. Khi có yêu cầu mua hàng khách hàng gửi Đơn đặt hàng ( Mẫu số 4 ) đến Công ty bằng văn bản, điện thoại, fax hoặc gặp gỡ trực tiếp, kí kết hợp đồng với lãnh đạo Công ty hoặc những người có chức trách trong Công ty. Bộ phận bán hàng có trách nhiệm tiếp nhận Đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến hoặc Hợp đồng kinh tế ( Mẫu số 5) giữa Công ty và khách hàng sau khi đã xem xét thỏa thuận về việc mua hàng đối chiếu với giấy tờ sổ sách liên quan đến hàng còn trong kho( Thẻ kho, Số kho). Bộ phận bán hàng sẽ kiểm tra lại hàng hoá trong kho xem có đủ và đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu hay không. - Nếu trường hợp hàng trong kho không đủ số lượng hoặc không đảm bảo chất lượng mà Khách hàng yêu cầu. + Đối với trường hợp hàng thiếu: Bộ phận bán hàng sẽ thông báo cho Khách hàng để xin thêm thời gian để hoàn thành sản phẩm và hẹn ngày giờ cụ thể cho khách biết. + Đối với trường hợp hàng không đảm bảo chất lượng mà khách hàng yêu cầu : Bộ phận bán hàng sẽ hỏi ý kiến khách hàng xem với chất lượng như vậy thì liệu khách hàng có chấp nhận mua hay không. - Nếu trường hợp hàng trong kho đủ và đảm bảo chất lượng thì Bộ phận bán hàng sẽ tiến hành in Phiếu xuất kho (Mẫu số 6). Sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho in Biên bản giao nhận hàng ( Mẫu số 7) gửi cho khách hàng một bản và lưu lại 03 bản để đối chiếu khi không có sự thống nhất giữa Công ty và khách hàng. Căn cứ vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận hàng, bộ phận bán hàng tiến hành làm thủ tục xuất bán sản phẩm. Cán bộ bán hàng viết Hóa đơn bán hàng ( 3 Liên : Liên 1& Liên 3 :Lưu ; Liên 2: Giao cho khách hàng) ( Mẫu số 8). Nhân viên giao hàng có nhiệm vụ yêu cầu khách hàng ký nhận vào các giấy tờ có liên quan và giao hàng cho khách hàng. 1. 3. Thanh toán Sau khi bán hàng, BPBH lập Phiếu thu ( Mẫu số 9), lưu lại một bản và giao cho khách hàng một bản. Khi khách hàng đến thanh toán BPBH căn cứ vào Sổ nợ phải thu của từng khách hàng( Mẫu số 10) để thực hiện thanh toán. Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng với bộ phận bán hàng của Doanh nghiệp bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng. Khách hàng mua lẻ phải thực hiện thanh toán đủ số tiền hàng vừa mua, đối với khách hàng mua với số lượng lớn, khách hàng quen của Công ty có thể nợ lại một phần số tiền hàng. Công ty sẽ cho khách hàng một khoảng thời gian để trả nợ. Đến thời hạn mà khách hàng chưa thanh toán thì BPBH viết và gửi Giấy báo nợ ( Mẫu số 11) cho khách hàng yêu cầu thanh toán nợ . Sau khi thu được nợ, BPBH tổng hợp lại sổ nợ phải thu. 1.4.Tìm kiếm Căn cứ vào lượng thành phẩm nhập và xuất trong ngày bộ phận quản lý bán hàng tiến hành cộng chốt sổ theo dõi hàng hóa. Khi cần thiết nhà quản lý yêu cầu bộ phận quản lý bán hàng phải thống kê xem đã nhập kho thành phẩm của phân xưởng sản xuất nào, tìm kiếm ra danh sách hàng hóa sản phẩm đã xuất bán cho khách hàng. Đồng thời có thể in ra danh sách phiếu xuất, phiếu nhập, các hóa đơn chứng từ có liên quan cho nhà quản lý kiểm tra. 1.5. Báo cáo Ngoài công việc phải thực hiện hàng ngày khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh như: Nhập kho thành phẩm, bán hàng cho khách hàng Cuối kì, Bộ phận bán hàng còn phải thực hiện một số công việc như sau: Tổng hợp: + Báo cáo nhập – xuất - tồn (Mẫu số 12) + Báo cáo tổng hợp thu và công nợ khách hàng Đưa ra một báo cáo về tổng lượng hàng hoá đã nhập - xuất và còn tồn trong kho tại một thời điểm bất kỳ trong năm theo yêu cầu của nhà quản lý. Từ báo cáo đó nhà quản lý có thể thống kê hàng hoá có trong kho, còn tồn trong kho phân loại tổng hợp hàng hóa thích hợp cho việc quản lý số lượng hàng hóa thực tế có trong kho so với lượng vật tư trên các chứng từ và sổ sách quản lý. Bộ phận quản lý bán hàng cộng số lượng sản phẩm xuất bán và nhập trong ngày, cuối tháng cuối quý phải lưu vào thẻ kho để có thể kiểm duyệt hàng hóa vật tư cho chính xác . 2.Phân tích hệ thống về xử lý 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để đưa ra các chức năng và quá trình, thông qua nó để mô tả các chức năng xử lý của hệ thống theo dạng mức. Việc phân rã chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chức năng hay còn được sử dụng để chỉ ra mức độ mà từng quá trình còn phải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu. Qua sơ đồ phân cấp chức năng liệt kê cho ta biết được những chức năng mà hệ thống cần thực hiện. Nhập kho 1 Bán hàng 2 Thanh toán 3 Tìm kiếm 4 Nhận & cập nhật PNK 1.1 Cập nhật thẻ kho 1.2 TK khách hàng 4.1 HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Báo cáo 5 Lập phiếu thu 3.1 Tổng hợp nợ phải thu 3.2 Báo cáo nhập kho 5.1 Báo cáo xuất kho 5.2 Báo cáo tồn kho 5.3 Nhận & lưu ĐĐH 2.1 TK sản phẩm 4.2 TK phiếu xuất 4.3 Lập phiếu xuất kho 2.3 Đối chiếu thẻ kho 2.2 Viết BBgiao nhận hàng 2.4 Lập hoá đơn bán hàng 2.5 TK phiếu nhập 4.4 TK Đơn đặt hàng 4.5 Báo cáo công nợ kh 5.4 2.2.Biểu luồng dữ liệu của hệ thống Quản lý bán hàng tại Công ty CP Thương Mại Phú Xuyên. 2.2.1/ BLD mức khung cảnh: Sơ đồ cho ta thấy mối quan hệ sau: Khi có đơn dặt hàng của khách hàng thì bộ phận quản lý bán hàng sẽ cập nhật ,kiểm tra tư kho hàng rồi báo cáo về công nợ cũng như nhập ,xuất hàng cho khách theo yêu cầu của ban giám đốc, sau thông báo tới khách hàng để giao nhận hàng và kí vào các phiếu hd bán hàng ,phiếu xuất ,phiếu thu…Hệ thống bao gồm 3 tác nhân ngoài tương ứng đó là: Nhà quản lý, khách hàng và bộ phận kho HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG Khách Hàng Kho Khách Hàng Thông tin khách hàng Đơn Đặt hàng/Hợp Đồng kinh tế BB giao nhận hàng Phiếu xuất Phiếu thu Hoá Đơn bán hàng Nhà Quản lý Báo cáo công nợ KH Bcáo nhập xuất tồn Phiếu nhập Yêu cầu báo cáo Phiếu xuất 2.2.2/ BLD mức đỉnh: gồm có 5 chức năng sau: - nhập kho - bán hàng - tìm kiếm - thanh toán - báo cáo có quan hệ với nhau nhằm quản lý bán hàng 1 cách tốt nhất cho toàn hệ thống Phiếu nhập Phiếu thu Nhập kho 1 Tìm kiếm 3 Kho Khách hàng BC nhập xuất tồn Nhà Quản Lý Phiếu xuất Bán hàng 2 Thanh toán 4 Báo cáo 5 BC công nợ KH Hoá đơn bán hàng BBgiao hàng ĐơnĐặtHàng Yêu cầu báo cáo Phiếu nhập Phiếu xuất Phiếu xuất Phiếu thu Phiếu nhập Phiếu xuất Đơn đặt hàng Phiếu thu phiếu nhập -thẻ kho DDH/DMSP 2.2.3/ BLD mức dưới đỉnh A/ BDL mức dưới đỉnh chức năng 1: Nhập kho thành phẩm Nhận &Cập nhật PNK 1.1 Cập nhật thẻ kho 1.2 Kho Thẻ kho Phiếu Nhập phiếu nhập B/ BDL mức dưới đỉnh chức năng 2: Bán hàng Nhận & Lưu ĐĐH 2.1 BB giao hàng Phiếu XK hợplệ Khách hàng Phiếu xuất kho Lập Phiếu Xuất Kho 2.3 Đối chiếu thẻ kho 2.2 Lập HĐ Bán hàng 2.5 ĐĐH đc đáp ứng HĐBH Viết BB giao nhận hàng 2.4 HĐ bán hàng ĐĐH/HĐKT ĐĐH/HĐKT được chấp nhận ĐĐH hoặc HĐKT Biên bản giao hàng Chú thích: ĐĐH : Đơn đặt Hàng HĐKT:Hợp Đồng Kinh tế HĐBH: Hoá đơn bán hàng. BB giao hàng:Biên bản giao hàng C/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 3: Thanh toán Lập phiếu thu 3.1 Tổng hợp nợ phải thu 3.2 Yêu cầu thanh toán nợ Phiếu thu sổ nợ Khách hàng Thanh toán tiền hàng Trả tiền nợ Phiếu thu Thanh toán D/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 4: Chức năng tìm kiếm Phiếu Xuất kho Phiếu Nhập kho Đơn Đặt hàng Tìm kiếm KH 4.1 Tìm kiếm sản phẩm 4.2 Tìm kiếm đơn đặt hàng 4.5 Tìm kiếm phiếu xuất 4.4 Tìm kiếm phiếu nhập 4.3 DS phiếu nhập DS phiếu xuất Nhà quản lý Khách hàng Sản phẩm D/S khách hàng D/S Sản phẩm Yêu cầu tìm kiếm Yêu cầu tìm kiếm Yêu câu Yêu cầu Yêu cầu tìm kiếm DS Đơn Đặt Hàng E/ BLD mức dưới đỉnh chức năng 5: Chức năng báo cáo Bcáo công nợ khách hàng 5.4 Báo cáo nhập kho 5.1 Phiếu nhập Báo cáo xuất kho Nhà quản lý Phiếu xuất Báo cáo tồn kho 5.3 Báo cáo xuất kho 5.2 Báo cáo tồn Báo cáo nhập kho Bcáo công nợ khách hàng Phiếu thu sổ nợ Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Báo cáo II. Phân tích và thiết kế hệ thống về dữ liệu 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu. 1.1 Lựa chọn môi trường cài đặt. 1.1.1 Access là gì? Access là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL), cũng giống như các hệ CSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biêu diễn thông tin và tự động làm nhiệm vụ khác.Việc sử dụng Access, chúng ta có thể phát triển cho các ứng dụng một cách nhanh chóng. Access cũng là một ứng dụng mạnh trong Windows, bạn có thể cắt dán dữ liệu từ bất cứ ứng dụng nào trong môi trường Windows nào cho Access và ngược lại, bạn có thể liên kết các đối tượng nào đó vào môi trường Access Dù sao Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu rất tốt trong CSDL, đồng thời nó có thể giúp chúng ta tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó có thể làm việc với nhiều hơn một mảng tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng thực hiện hơn.Chúng ta có thể liên kết một bảng trong Parado và một bản trong Database, có thể lấy kết quả của việc liên kết đó và kết nối cơ sở dữ liệu này với những bảng làm việc trong Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng 1.1.2 Accsess cung cấp những công cụ gì? Access cung cấp nhưng thông tin quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện với những địng nghĩa khoá và khoá ngoại, các loại luật quan hệ, các mức kiểm tra mức toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho môi trường trong một bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức Database Access ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông tin này bị từ bỏ qua Access cung cấp tất cả các kiểu dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm văn bản, kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ngày/tháng, kiểu meno, kiểu Yes/No và các đối tượng OLE.Nó cũng hỗ trợ cho các giá trị rỗng khi các giá trị này bị bỏ qua Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được các đòi hỏi với kiến trúc mềm dẻo của nó.Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hình Client/Server.Thông qua ODBC chúng ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài. Access chúng ta có thể phân quyền cho người sử dụng và các nhóm trong việc xem và thay đổi rất nhiều các kiểu đối tượng cơ sở dữ liệu. 1.1.3 Quy tắc đặt tên trường, tên bảng. * Thiết kế các bảng và xác định các mối quan hệ giữa các bảng Bảng là đối tượng đầu tiên cần phải tạo trước khi tạo các đối tượng khác do vậy việc thiết kế các bảng trong cơ sở dữ liệu phải bảo đảm một số nguyên tắc nhất định để cơ sở dữ liệu có tính hợp lý trong lưu trữ và xử lý về sau. * Một số quy tắc và xây dựng cơ sở dữ liệu + Mỗi trường trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy nhất + Mỗi bảng phải có một số trường là khoá nhờ đó mà không có các bảng ghi trùng nhau + Các trường trong bảng phải đầy đủ và liên quan đến khoá cơ bản hay gọi là liên quan đến chủ thể của bảng (Đều gọi là phụ thuộc hàm) Theo quy tắc trên phải đạt hai yêu cầu: - Yêu cầu thứ nhất là phải đầy đủ các trường - Yêu cầu thứ hai là các trường đó phải liên quan đến các khoá cơ bản + Có thể thay đổi một trường bất kỳ (Trừ các khoá cơ bản) mà không ảnh hưởng đến các trường Sau khi thiết kế các bảng chúng ta chỉ có cấu trúc các bảng chưa có các thông tin quan hệ giữa các bảng với nhau. Do đó việc thiết lập quan hệ giữa các bảng sẽ giúp nhau Microsoft Access quản lý các dữ liệu được hợp lý hơn và đồng thời thông qua các mối quan hệ chúng ta có thể trao đổi qua lại giữa các thông tin trong các bảng có quan hệ. Nếu ta thiết kế tốt thì các bảng sẽ có mối quan hệ, nhờ mối quan hệ đó mà ta lần ra kết quả khi có yêu cầu + Quan hệ 1-n: Là quan hệ mỗi bản ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan hệ với nhiều bảng ghi trong bảng thứ hai + Quan hệ 1-1: Là quan hệ mỗi bảng ghi bất kỳ trong bảng thứ nhất có quan hệ với một bảng ghi trong bảng thứ hai 1.2. Mô hình liên kết thực thể Phiếu xuất Đơn đặt hàng Khách hàng Khách hàng Hóa đơn Sản phẩm Phiếu nhập Kho Phiếu thu 1.3.Các thực thể của hệ thống. Đơn đặt hàng ID-DDH Số đơn đặt hàng Ngày đặt hàng Mã khách hàng Phiếu xuất Mã KH Ngày xuất ID-PX Số phiếu xuất Mã kho Khách hàng Mã KH Tên KH Điện thoại Địa chỉ Tài khoản Mã số thuế CT Phiếu Xuất Số CTPX ID_PX Số lượng Mã sp Giá bán Sản phẩm Mã sp Tên sp Đơn vị tính Hoá đơn ID- HD Ngày hoá đơn Số hoá đơn Mã khách hàng Phiếu Nhập Người giao hàng ID Số phiếu nhập Ngày phiếu nhập Mã kho CT Hoá đơn Số CTHD Mã sp Giá bán Số lượng ID-HD CT Phiếu nhập Số CTPN ID Mã sp Số lượng Giá vốn CT Đơn đặt hàng Số CTDDH ID-DDH Mã sp Số lượng Giá bán CT Phiếu nhập Số P.thu Mã khách hàng Ngày thu Lý do thu Số tiền Kho Mã kho Tên kho Địa chi kho 2 Xây dựng các bảng Cơ sở dữ liệu. Quy tắc đặt tên bảng tên trường. Tên bảng: Bao gồm tên viết tắt của bảng Tb(tb) + tên các bảng. Tên trường: Tuỳ thuộc vào người lập trình và người sử dụng sao cho thích hợp nhất. Khách hàng Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key Makh Text 10 Mã khách hàng PK Tenkh Text 50 Tên khách hàng Diachi Text 50 Địa chỉ Dienthoai Text 11 Điện thoại Taikhoan Text 50 Tài khoản Masothue Text 50 Mã số thuế Sản phẩm Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key Masp Text 10 Mã sản phẩm PK Tensp Text 50 Tên sản phẩm Dvt Text 5 Đơn vị tính Hoá đơn Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key ID_HD Autonumber Long interger Mã hoá đơn PK Sohd Text 10 Số hoá đơn NgayHD Date/time Ngày hoá đơn Nguoiban Text 50 Người bán Makh Text 10 Mã khách hàng FK Chi tiết hoá đơn(CTHoadon) Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key SoCTHD Autonumber Long interger số chi tiểt hoá đơn PK ID_HD Number Long interger Mã hoá đơn Masp Text 10 Mã sản phẩm FK soluong Number Double số lượng Giaban Number Double Giá bán Phiếu nhập Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key ID Autonumber Long interger Mã phiếu nhập PK SoPN Text 10 số phiếu nhập NgayPN Date/time Ngày phiếu nhập Nguoigiaohang Text 30 người giao hàng Makho Text 10 Mã kho FK Chi tiết phiếu nhập(CTPhieunhap) Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key SoCTPN Autonumber Long interger số chi tiểt phiếu nhập PK ID Number Long interger Mã phiếu nhập Masp Text 10 Mã sản phẩm Fk soluong Number Double số lượng Giavon Number Double Giá vốn Phiếu xuất (px) Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key ID_PX Autonumber Long interger Mã phiếu xuất PK SoPx Text 10 số phiếu xuất NgayPx Date/time Ngày phiếu xuất Makh Text 10 Mã khách hàng FK Makho Text 10 Mã kho FK Chi tiết phiếu xuất(CTPhieuxuat) Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key SoCTPX Autonumber Long interger số chi tiểt phiếu xuất PK ID_PX Number Long interger Mã phiếu xuất Masp Text 10 Mã sản phẩm FK soluong Number Double số lượng Giaban Number Double Giá bán Đơn đặt hàng(DDH) Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key ID-DDH Autonumber Long interger Mã đơn đăt hàng PK Soddh Text 10 số đơn đặt hàng Makh Text 10 Mã khách hàng FK NgayDDH Date/time Ngày đơn đặt hàng Chi tiết đơn đặt hàng(CTDDH) Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key SoCTDDH Autonumber Long interger số chi tiểt đơn đặt hàng PK ID_DDH Number Long interger Mã đơn đặt hàng Masp Text 10 Mã sản phẩm Fk Soluong Number Double số lượng Giaban Number Double Giá bán Kho Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key Makho Text 10 Mã kho PK Tenkho Text 50 Tên kho Diachikho Text 50 địa chỉ kho Phiếu thu Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Mô tả Key SoPT Text 10 số phiếu thu PK MaKH Text 10 Mã khách hàng Fk NgayPT Date/time Ngày phiếu nhập Lydothu Memo Lý do thu Sotien Number Double Số tiền 3. hình quan hệ Relationships của hệ thống quản lý bán hàng Mô hình phác hoạ mối liên kết giữa các thực thể ( CSDL trong hệ quản trị CSDL Access) III. Thiết kế hệ thống về mặt dữ liệu. 3.1.Chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu………………………………………….. Sử dụng hệ quản trị CDDL access để tạo các bảng dữ liệu. 3.2.Thiết kế giao diện của chương trình. 3.2.1 Hệ thống menu Phần mềm quản lý bán hàng gồm 5 menu chính là: Menu hệ thống bao gồm: + Đăng nhập + Quản lý người sử dụng. + Giới thiệu. + Thoát. Menu Cập nhật bao gồm: + Cập nhật khách hàng. + Cập nhật hàng hoá + Cập nhật kho + Cập nhật phiếu xuất. + Cập nhật chi tiết phiếu nhập. + Cập nhật phiếu xuất. + Cập nhật chi tiết phiếu xuất. + Cập nhật đơn đặt hàng. + Cập nhật chi tiết đơn đặt hàng. + Cập nhật hoá đơn bán hàng. + Cập nhật chi tiết hoá đơn. + Cập nhật phiếu thu. + Cập nhật phiếu xuất. + Cập nhật chi tiết phiếu xuất. Menu Tìm kiếm bao gồm: + Tìm kiếm danh mục khách hàng. + Tìm kiếm danh mục hàng hoá. + Tìm kiếm phiếu nhập. + Tìm kiếm phiếu xuất. + Tìm kiếm đơn đặt hàng. Menu Báo cáo bao gồm: + Báo cáo nhập kho. + Báo cáo xuất kho. + Báo cáo nhập xuất tồn. + Báo cáo công nợ khách hàng. Menu In bao gồm: + In phiếu xuất. + In phiếu nhập. + In đơn đặt hàng. 3.2.2 Một số code trong Module. Code trong module Option Explicit Public strconn As String Public conn As ADODB.Connection Public rskq As ADODB.Recordset 1.Mở kết nối Public Sub SetConnection() Strconn = "provider=microsoft.jet.oledb.4.0;data source= " & App.Path & "\vat tu.mdb” Set conn = New ADODB.Connection conn.Open strconn End Sub 2.Đóng kết nối Public Sub CloseRecordset() rskq.Close Set rskq = Nothing End Sub 3.Đóng kết nối với CSDL Public Sub CloseConnection() conn.Close Set conn = Nothing End Sub 4. Thủ tục lấy dữ liệu từ bảng Public Function getRs(dsbg, dsTruong, DieuKien, sapxep) As ADODB.Recordset Dim strSQl As String Dim rs As ADODB.Recordset Set rs = New ADODB.Recordset strSQl = " select " & dsTruong & " from " & dsbg If Trim(DieuKien) "" Then strSQl = strSQl & " where " & DieuKien End If If Trim(sapxep) "" Then strSQl = strSQl & " order by " & sapxep End If 'khai bao cap bo nho rs.Open strSQl, conn Set getRs = rs End Function 5.Thủ tục xoá dữ liệu Public Sub Deletedb(tenbang, DieuKien) Dim strSQl As String strSQl = " delete " & "*" & " from " & tenbang If Trim(DieuKien) "" Then strSQl = strSQl & " where " & DieuKien End If conn.Execute strSQl End Sub 6.Kiểm tra khoá trùng Public Function Searchkey(tenbang, id, valueid) As Boolean Dim strSQl As String Dim rs As ADODB.Recordset 'khoi tao gtri ban dau Searchkey = False 'tv strSQl = " select " & id & " from " & tenbang Set rs = New ADODB.Recordset rs.Open strSQl, conn Do While (rs.EOF = False) If valueid rs(0) Then rs.MoveNext Else Searchkey = True Exit Function End If Loop rs.Close Set rs = Nothing End Function 7. Thủ tục khóa mở các điều khiển nhập dữ liệu từ bàn phím hoặc chuột Public sub lockthecontrols(blocked as boolean, optional vflag as variant) Dim i% With Screen.ActiveForm For i= 0 To .Controls.Count -1 If (.Controls(i). Tag = “1”) Then If (TypeOf .Controls(i) Is TextBox) Then If (blocked) Then .Controls(i).Backcolor = vbwhite .Controls(i).Enabled = False Else .Controls(i).Enabled = True .Controls(i).Backcolor = vbyellow If vflag = “X” Then .Controls(i) =”” End if End if End if If (TypeOf .Controls(i) Is VSFlexGird) Then If (blocked) Then .Controls(i).Enditable = flexEDNone Else .Controls(i).Enditable = flexEDKbdMouse End if End if End if Next i End if End With End sub 8. Code trong Form đăng nhập Option Explicit Private Sub Form_Activate() txtUserName.SetFocus End Sub Private Sub Form_Resize() Dim W, H W = Me.Width H = Me.Height lblT.ForeColor = QBColor(13) If W < 200 Then Exit Sub End Sub Private Sub mn1_MouseMove(index As Integer, Button As Integer, Shift As Integer, x As Single, Y As Single) Dim i As Integer For i% = 0 To 1 mn1(i).FontBold = False mn1(i).ForeColor = vbBlue Next mn1(index).FontBold = True mn1(index).ForeColor = vbRed End Sub 'Code cho nut dang nhap Private Sub mn1_Click(index As Integer) Select Case index Case 0 SetConnection giUserID = GetUserID(txtUserName, txtPassword) If giUserID > 0 Then Unload Me MDI.Show Else MsgBox "ban khong co quyen truy nhap", vbOKOnly, "Thong bao” End If Case 1 End End Select End Sub Private Sub txtPassword_GotFocus() txtPassword.BackColor = &H80C0FF txtPassword.SelStart = 0 txtPassword.SelLength = Len(txtUserName.Text) End Sub Private Sub txtPassword_LostFocus() txtPassword.BackColor = vbWhite End Sub 'Neu ten ma thay doi thi Password bi xoa luon Private Sub txtUserName_Change() txtPassword = "" End Sub Private Sub txtusername_KeyPress(KeyAscii As Integer) If KeyAscii = 13 Then txtPassword.SetFocus End If End Sub Private Sub txtUsername_LostFocus() Dim i As Integer If txtUserName = "" Then mn1(i).Enabled = False Else mn1(i).Enabled = True End If txtUserName.BackColor = vbWhite End Sub Private Sub txtUsername_GotFocus() txtUserName.BackColor = &H80C0FF txtUserName.SelStart = 0 txtUserName.SelLength = Len(txtUserName.Text) End Sub Private Sub Timer1_Timer() lblGio.Caption = Time End Sub ienchu = UCase(Left(st, 1)) & Right(st, L 3.3 Một số giao diện chính của chương trình. Form menu chính của chương trình. b) Form Đăng nhập của chương trình. *c) Form Đăng ký thành viên của hệ thống. d) Các form cập nhật của chương trình. * Cập nhật danh mục khách hàng. * Cập nhật phiếu nhập * Cập nhật chi tiết phiếu nhập. * Form Cập nhật phiếu thu. e) Các Form tìm kiếm của chương trình. * Form tìm kiếm danh mục khách hàng. * Form tìm kiếm thông tin phiếu nhập. * Form tìm kiếm thông tin xuất kho. Một số Form báo cáo của chương trình Form báo cáo nhập kho. Form báo cáo xuất kho Form báo cáo nhập- xuất- tồn. Một số Form In chứng từ. In phiếu nhập kho. In phiếu nhập. Form In đơn đặt hàng. Form in báo cáo nhập xuất tồn CHƯƠNG III: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH, HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG VÀ KẾT LUẬN. 3.1 Hướng dẫn cài đặt chương trình quản lý bán hàng. - Yêu cầu: Copy toàn bộ thư mục Quanlybanhang_ Đinh thị thu Hà vào Ổ “C:\” - Máy tính cần cài đặt chương trình VisualBasic 6.0 và Chương trình Microsoft Offcie từ Offĩce 2000 trở nên. - Chương trình Quản lý bán hàng cần cài đặt phần mềm lưới VSFlexGrid 7.0. Bạn có thể tìm bộ cài đặt trong thư mục VSFlexGrid Pro v7.0.0.78 trong đĩa CD để cài đặt cho chương trình. - Chạy bộ cài đặt SETUP. EXE trong thư mục Quanlybanhang_Đinh thị thu Hà trong ổ “C:\” để cài đặt Chương trình quản lý bán hàng. - Để sử dụng được phần mềm quản lý bán hàng nhất thiết phải copy thư mục Quanlybanhang_Đinh thị thu Hà vào ổ “C:\” để chạy chương trình. Sau đó mới chạy bộ cài đặt Setup. Exe 3.2 Hướng dẫn sử dụng chương trình. Người dùng tìm và chạy File: QLBH.exe thì hộp thoại đăng nhập xuất hiện. Khi hộp thoại xuất hiện rồi người dùng muốn truy cập phải khai báo tên và mật khẩu vào máy để máy kiểm tra sau đó bạn nháy chuột vào nút Đăng nhập. Nếu tên và mật khẩu của người sử dụng vừa khai báo phù hợp với tên và mật khẩu có trong máy mà ta đã đăng ký trước đó thì người dùng sẽ truy cập vào giao diện chính của chương trình. Ngược lại nếu tên và mật khẩu của người dùng vừa khai báo mà không đúng thì máy sẽ đưa ra hộp thoại với lời đề nghị “ Hãy nhập lại tên và mật khẩu” lúc đó bạn dùng muốn truy cập tiếp đúng thì phải khai báo lại sao cho phù hợp. Còn nếu bạn không muốn truy cập chương trình thì bạn hãy thoát ra khỏi chương trình bằng cách nhấn vào nút Cancel. 3.3 Kết luận a) Ưu điểm Qua thời gian thực tập tại Công ty, với sự giúp đỡ của các cô các chú trong công ty, thông qua việc tìm hiểu thực tế công tác quản lý bán hàng trong công ty, Em đã xây dựng chương trình với một số ưu điểm chính là: Hệ thống là công cụ trợ giúp đắc lực, tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên bán hàng trong việc lưu trữ, quản lý hồ sơ liên quan đến các loại hàng hoá trong kho của công ty. Đối với kế toán bán hàng, hệ thống giúp cho công tác thống kê, báo cáo, tìm kiếm được nhanh chóng, chính xác hơn mà không mất nhiều thời gian. Hệ thống giúp cho ban lãnh đạo công ty nắm vững được tình hình sản xuất kinh doanh của công ty thông qua các bảng báo cáo nhập xuất tồn tại bất kỳ một thời điểm nào đó mà không mất nhiều thời gian, đồng thời còn kiểm tra báo cáo công nợ khách hàng để nhà quản lý tổng hợp và đưa ra các quyết định hợp lý và kịp thời cho việc sản xuất kinh doanh của công ty. Người sử dụng sẽ không cảm thấy khó khăn khi sử dụng phần mềm bởi giao diện bằng Tiếng việt. Tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng. b) Những việc đã làm và hạn chế của đề tài Lợi ích đề tài chúng ta đã biết, tuy nhiên đề tài còn một số hạn chế: Việc đưa tin học vào áp dụng tại Công ty không thể tiến hành ngay tại một thời điểm đồng thời việc chuyển công việc ghi chép hoá đơn chứng từ, lập báo cáo… làm bằng thô sơ sang việc nhập trực tiếp trên máy vi tính sẽ gặp rất nhiều khó khăn đòi hỏi người sử dụng phải có trình độ tin học và phải nắm bắt được phương thức sử dụng bên cạnh đó còn rất nhiều khó khăn khác. Mong rằng đề tài sớm được áp dụng để giúp Công ty phát triển hoà mình cùng sự cạnh tranh khốc liệt trên thương trường và sự phát triển của đất nước.Trên đây mới chỉ là một số hạn chế chủ yếu, do đó báo cáo này có thể còn có nhiều sai sót khác.Em rất mong được sự chỉ đạo, hướng dẫn của các thầy cô giáo và các bạn bè để em có thêm những kinh nghiệm, kiến thức để trước khi ra trường Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Tin Kinh Tế, đặc biệt là cô giáo: Trần Thị Kim Oanh đã tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình làm báo cáo đồng thời em cũng xin chân thành cảm ơn tới các bác, cô chú, anh chị trong công ty Cổ Phần Thương Mại Phú Xuyên đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo này. Hà Nội, Ngày 24 tháng 4 năm 2009 Sinh viên thực tập Đinh Thị Thu Hà