Báo cáo Thực tập nhận thức tại công ty TNHH Đông Đô

Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 i BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƢƠNG MẠI BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên đơn vị thực tập: CÔNG TY TNHH ĐÔNG ĐÔ Thời gian thực tập: 07/01/2012 - 02/03/2013 Giáo viên hƣớng dẫn: Th.S Hồ Sỹ Tuy Đức Sinh viên thực hiện: Võ Quỳnh Anh Ngành: Kế toán - Lớp: KT1011 Tháng 02/2013 Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 ii NHẬN XÉT – GÓP Ý CỦA GIẢNG VIÊN --oo0oo-- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 iii NHẬN XÉT – GÓP Ý CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP --oo0oo-- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------- Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 iv TRÍCH YẾU Trong thời gian qua, tôi đã có cơ hội đƣợc thực tập tại Công ty TNHH Đông Đô. Thời gian thực tập tại phòng kinh doanh của công ty tuy không lâu dài nhƣng đã giúp tôi có thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm bổ ích trong công việc của một nhân viên kế toán. Trong đợt thực tập nhận thức lần này, tôi đã đặt ra cho mình những mục tiêu nhƣ: làm quen với môi trƣờng làm việc của công ty; nắm đƣợc một cách tổng quát những việc cần làm của một nhân viên kế toán; học hỏi kinh nghiệm từ những nhân viên trong công ty, và để đạt những mục tiêu này, tôi đã sử dụng những kiến thức chuyên ngành đƣợc học ở nhà trƣờng và nghiên cứu tài liệu có liên quan đến các nghiệp vụ kế toán. Qua lần thực tập này, tôi đã học đƣợc nhiều kiến thức và kinh nghiệm hữu ích cho công việc tƣơng lai của bản thân. Cụ thể hơn, tôi đã đƣợc tiếp cận với quy trình kế toán, quy trình bán hàng, quy trình mua NVL… tại công ty, từ đó hiểu rõ hơn công việc kế toán thực tế so với những kiến thức mà tôi đã học ở trƣờng có những điểm gì khác nhau và giống nhau. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 v MỤC LỤC NHẬN XÉT – GÓP Ý CỦA GIẢNG VIÊN ............................................................................ ii NHẬN XÉT – GÓP Ý CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ................................................................ iii TRÍCH YẾU ............................................................................................................................ iv MỤC LỤC ................................................................................................................................ v LỜI CẢM ƠN ......................................................................................................................... vii NHẬP ĐỀ .............................................................................................................................. viii NỘI DUNG ............................................................................................................................... 1 PHẦN 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY........................................................................................... 1 I. Quá trình hình thành và phát triển ....................................................................................1 II. Lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức ............................................................................1 1. Lĩnh vực hoạt động ................................................................................................... 1 2. Cơ cấu tổ chức nhân sự ............................................................................................. 2 3. Cơ sở vật chất............................................................................................................ 3 4. Các bộ phận liên quan khác ...................................................................................... 5 PHẦN 2. NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC TẬP .................................................................... 6 A. PHẦN LÝ THUYẾT (áp dụng cho công ty TNHH Đông Đô) ......................................6 I. Quy định chung về khai thuế ..................................................................................... 6 II. Một số lƣu ý khi lập bảng kê hóa đơn, chứng từ HHDV bán ra .............................. 7 III. Một số lƣu ý khi lập bảng kê hóa đơn, chứng từ HHDV mua vào ....................... 10 B. PHẦN THỰC HÀNH ...................................................................................................13 PHẦN 3. CÔNG VIỆC TỰ NGHIÊN CỨU .......................................................................... 14 I. Nghiệp vụ mua NVL ......................................................................................................14 1. Sơ đồ ....................................................................................................................... 14 2. Đặc tả nghiệp vụ ..................................................................................................... 15 Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 vi II. Nghiệp vụ bán hàng.......................................................................................................18 1. Sơ đồ ....................................................................................................................... 18 2. Đặc tả nghiệp vụ ..................................................................................................... 18 PHẦN 4. CÔNG VIỆC TỰ QUAN SÁT ............................................................................... 21 I. Giao tiếp qua điện thoại ..................................................................................................21 II. Trao đổi công việc qua email ........................................................................................21 III. Giao tiếp với khách hàng .............................................................................................22 PHẦN 5. NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ .................................................................................... 23 I. Nhận xét ..........................................................................................................................23 II. Kiến nghị .......................................................................................................................23 Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 vii LỜI CẢM ƠN Cám ơn trƣờng Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho những sinh viên năm 3 nhƣ chúng tôi có kỳ thực tập nhận thức đầy hữu ích nhƣ thế này, giúp chúng tôi tiếp xúc và hiểu rõ hơn về môi trƣờng doanh nghiệp. Chân thành cám ơn thầy Hồ Sỹ Tuy Đức đã nhiệt tình hƣớng dẫn và giải đáp những thắc mắc của tôi trong thời gian qua. Gửi lời cám ơn sâu sắc đến Công ty TNHH Đông Đô, đặc biệt là ông Võ Văn Thân – ngƣời đã bố trí cho tôi bộ phận thực tập, và cám ơn tất cả mọi ngƣời trong công ty đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn cho tôi rất nhiều điều trong thời gian qua. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 viii NHẬP ĐỀ Sau gần 2 tháng đi thực tập tại công ty TNHH Đông Đô, tuy đây là quãng thời gian không nhiều nhƣng nó đủ dài để tôi có thể học hỏi và tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm, kiến thức bổ ích cho bản thân về một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp trong công ty cũng nhƣ có thể so sánh, đánh giá về thực tế bên ngoài và lý thuyết bên trong khác nhau ở những điểm nào. Đây thực sự là một cơ hội quý báu mà nhà trƣờng đã tạo ra để giúp cho những sinh viên sắp ra trƣờng nhƣ tôi có thể phần nào hiểu về công việc, ngành nghề mình sẽ làm trong tƣơng lai. Mục tiêu của đợt thực tập nhận thức: - Làm quen với môi trƣờng làm việc thực tế tại một công ty và thiết lập mối quan hệ tốt với các đồng nghiệp trong công ty. - Vận dụng những kiến thức đã học vào các công việc đƣợc giao trong công ty. - Cố gắng tạo cơ hội cho bản thân tiếp xúc nhiều với các công việc có liên quan đến chuyên ngành kế toán, từ đó có thể tích lũy kinh nghiệm và nâng cao các kiến thức thực hành cũng nhƣ lý thuyết. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 1 NỘI DUNG PHẦN 1. GIỚI THIỆU CÔNG TY Tên công ty : CÔNG TY TNHH ĐÔNG ĐÔ Tên tiếng Anh : DONG DO Co.; LTD Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH ĐÔNG ĐÔ Địa chỉ : Số 307, đƣờng An Phú 35, Khu phố 1B, Phƣờng An Phú, Thị xã Thuận An, Tỉnh Bình Dƣơng Điện thoại : 0650 3740108 Fax : 0650 3740210 Email : dongdo.vvt@vnn.vn I. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Đông Đô với bề dày kinh nghiệm trên 15 năm là một trong vài doanh nghiệp đầu tiên của tỉnh Bình Dƣơng hoạt động trong lãnh vực sản xuất bao bì giấy carton 3 lớp và 5 lớp. Công ty đƣợc Phòng Đăng ký Kinh doanh Sở kế hoạch và Đầu tƣ tỉnh Bình Dƣơng cấp Giấy Chứng nhận Đăng ký Kinh doanh lần đầu vào ngày 19 tháng 11 năm 1997 và lần thứ tƣ vào ngày 06 tháng 11 năm 2009. Công suất của nhà máy trung bình là 5.000 mét vuông carton một ngày (8 giờ). Tổng nhân sự: 27 ngƣời, khi đơn hàng nhiều thì công ty tuyển thêm lao động phổ thông làm việc theo chế độ công nhật. II. Lĩnh vực hoạt động và cơ cấu tổ chức 1. Lĩnh vực hoạt động Phần lớn sản phẩm của công ty đƣợc xuất khẩu một cách gián tiếp vì đƣợc dùng làm bao bì cho các sản phẩm xuất khẩu nhƣ gốm sứ, nhựa, sắt mỹ nghệ, hàng gỗ gia dụng,… Ngoài ra sản phẩm cũng đƣợc phục vụ cho tiêu thụ nội địa trong ngành Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 2 công nghiệp thực phẩm (thuốc lá,…) và công nghiệp dân dụng (hàng gỗ gia dụng, nhựa, …). Do công nghệ sản xuất carton của nhà máy vào hạng bình thƣờng nên vấn đề xác định đối tƣợng khách hàng của công ty là một chiến lƣợc quan trọng. 2. Cơ cấu tổ chức nhân sự 2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy nhân sự GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN BỘ PHẬN KINH DOANH SẢN XUẤT 2.2 Nhiệm vụ của các bộ phận a) Giám Đốc Chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của công ty, chủ yếu các khâu sau: - Nhân sự; - Tài chính, Kế toán; - Sản xuất; - Chiến lƣợc kinh doanh. b) Bộ phận Kinh doanh (5 người, trong đó 3 nữ), gồm: Phòng kinh doanh: gồm 3 nhân viên do Phó Giám đốc trực tiếp điều hành, có các nhiệm vụ sau: - Marketing; - Mua nguyên vật liệu; - Nhận đơn hàng của khách hàng; Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 3 - Ra lệnh sản xuất và giao cho Quản đốc nhà máy; - Thiết kế mẫu in và làm phim in; - Theo dõi tiến độ sản xuất và tiến độ giao hàng; - Giao nhận hàng. Phòng kế toán (1 người) - Chấm công, lập bảng lƣơng và thanh toán lƣơng; - Lập hóa đơn tài chính cho khách hàng; - Đối chiếu công nợ với khách hàng; - Khai báo thuế. c) Bộ phận sản xuất (21 người, trong đó 11 nữ), do Quản đốc chịu trách nhiệm, gồm các tổ sau: - Tổ dợn sóng: 4 ngƣời, có nhiệm vụ sản xuất ra giấy carton nguyên liệu trên dây chuyền sản xuất carton 3 lớp và 5 lớp; - Tổ bán thành phẩm: 6 ngƣời, có nhiệm vụ sản xuất ra thùng carton đúng theo kích thƣớc mà khách hàng yêu cầu; - Tổ chụp bản phim: 2 ngƣời, có nhiệm vụ chụp bản phim lên khung lụa để giao cho tổ thành phẩm; - Tổ thành phẩm: 8 ngƣời, phục vụ các khâu sau: + In bao bì; + Đóng kim hoặc dán keo thùng carton thành phẩm; + Cột và đóng gói. - Tổ bảo trì: 1 ngƣời - Phụ trách công tác duy tu bảo trì toàn nhà máy. Khi rảnh nhân viên bảo trì tham gia các khâu sản xuất khác do Quản đốc phân công. Riêng công tác bảo vệ được giao cho đơn vị bảo vệ chuyên nghiệp. 3. Cơ sở vật chất 3.1. Nhà xưởng và văn phòng Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 4 Công ty sở hữu diện tích đất gần 2.000 mét vuông, trong đó phần đƣợc xây dựng nhƣ sau: - Xƣởng sản xuất: rộng x dài x cao = 18 m x 48 m x 11 m, kiến trúc vách gạch và tole, mái lợp tole; - Văn phòng: kết cấu bêtông cốt thép, một trệt một lầu với diện tích xây dựng là; 23 m x 6 m; - Nhà kho; cấp 4, lợp tole, diện tích: 12 m x 11 m. - Tháp nƣớc: thể tích 5 khối, cao 12 mét; - Hàng rào gạch cao 2,5 mét bao xung quanh. 3.2. Thiết bị phục vụ sản xuất 1. Dây chuyền sản xuất carton 3 lớp và 5 lớp: công suất 700 mét trên một giờ; 2. Máy cán lằn dọc: 1 cái; 3. Máy cán lằn ngang: 1 cái; 4. Máy cắt rảnh: 2 cái; 5. Máy đóng kim: 3 cái; 6. Máy đột lỗ: 1 cái; 7. Máy bế hộp: 1 cái; 8. Máy cƣa giấy cuộn: 1 cái; 9. Máy hàn điện 1 pha, 300 ampe: 1 cái; 10. Máy khoan bàn: 1 cái; 11. Máy mài 2 đá: 1 cái; 12. Máy khoan tay: 1 cái; 13. Máy mài tay: 1 cái; 14. Máy bơm nƣớc: 1 cái; 15. Các thiết bị khác phục vụ công tác duy tu, bảo trì. 3.3. Văn phòng, Thiết bị văn phòng 1. Phòng Giám đốc: 5 m x 6 m, gắn máy điều hoà không khí, gồm một bàn làm việc và một bàn họp. Trang bị một máy tính để bàn và một máy in; Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 5 2. Phòng kinh doanh: gồm hai phòng: 6 m x 6 m và 12 m x 6 m. Trang bị hai máy tính để bàn, ba laptop và hai máy in. Hai điện thoại bàn, một máy fax. Một mạng internet. Bàn ghế văn phòng: 5 bộ. Một bàn tiếp khách. 4. Các bộ phận liên quan khác 4.1. Công đoàn Tất cả ngƣời lao động đã ký hợp đồng lao động với công ty đều gia nhập công đoàn cơ sở của công ty. Ban chấp hành gồm 3 ngƣời, trong đó 2 nữ. 4.2. Phòng cống cháy nổ Công ty có đội phòng cháy chữa cháy nội bộ gồm 8 ngƣời, Trang thiết bị PCCC gồm 14 bình bọt và một máy bơm. 4.3. Bảo hiểm Công ty mua bảo hiểm tài sản và tính mạng cho ngƣời lao động (kể cả lao động thời vụ) của công ty hàng năm kể từ khi hoạt động. Thời điểm bảo hiểm là từ ngày 15 tháng 5 của năm. Công ty cung ứng dịch vụ bảo hiểm là BẢO MINH BÌNH DƢƠNG. Công ty nộp tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và trợ cấp thất nghiệp cho toàn thể ngƣời lao động đã ký hợp đồng lao động với công ty đầy đủ và kịp thời kể từ khi hoạt động đến nay. Đó là một điểm mạnh của công ty. 4.4. Khám sức khoẻ định kỳ Thực hiện mỗi năm một lần tại bệnh viện thị xã. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 6 PHẦN 2. NỘI DUNG CÔNG VIỆC THỰC TẬP Hiểu và Lập được tờ khai thuế giá trị gia tăng trong một kỳ tính thuế của doanh nghiệp, cụ thể: - Lập được bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ bán ra; - Lập được bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào; -Lập tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) của kỳ tính thuế: tháng 01 năm 2013. A. PHẦN LÝ THUYẾT (áp dụng cho công ty TNHH Đông Đô) Công ty TNHH Đông Đô là doanh nghiệp sản xuất sản phẩm tiêu thụ nội địa , vì vậy hồ sơ khai thuế đối với công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. I. Quy định chung về khai thuế 1. Nguyên tắc tính thuế, khai thuế GTGT 1.1. Ngƣời nộp thuế (NNT) phải tính số tiền thuế phải nộp ngân sách nhà nƣớc, trừ trường hợp cơ quan thuế ấn định thuế hoặc tính thuế theo quy định tại Điều 37 và Điều 38 của Luật Quản lý thuế. 1.2. NNT phải khai chính xác, trung thực, đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế với cơ quan thuế theo mẫu do Bộ Tài chính quy định và nộp đủ các chứng từ, tài liệu quy định trong hồ sơ khai thuế. 1.3. Nếu trong kỳ tính thuế không phát sinh nghĩa vụ thuế thì NNT vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế theo đúng thời hạn quy định, trừ trƣờng hợp đã chấm dứt hoạt động phát sinh nghĩa vụ thuế và trƣờng hợp tạm ngừng kinh doanh. 1.4. Khai thuế GTGT là loại khai thuế theo tháng và theo lần phát sinh: - Khai thuế GTGT tạm tính theo từng lần phát sinh đối với hoạt động kinh doanh xây dựng, lắp đặt, bán hàng vãng lai ngoại tỉnh. - Khai thuế GTGT theo từng lần phát sinh đối với thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp trên doanh số của ngƣời kinh doanh không thƣờng xuyên. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 7 2. Hồ sơ khai thuế của Công ty TNHH Đông Đô (áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) - Tờ khai thuế giá trị gia tăng - Mẫu số 01/GTGT. - Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra - Mẫu số 01-1/GTGT. - Bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào - Mẫu số 01-2/GTGT (Không khai dòng chỉ tiêu 4 – “Hàng hoá, dịch vụ dùng cho dự án đầu tư đủ điều kiện khấu trừ”). 3. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế - Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế tháng chậm nhất là ngày thứ hai mươi của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế. - Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo từng lần phát sinh nghĩa vụ thuế chậm nhất là ngày thứ mƣời, kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế. - Hồ sơ khai thuế bổ sung đƣợc nộp cho cơ quan thuế vào bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo, nhƣng phải trƣớc khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở NNT. 4. Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế GTGT Công ty TNHH Đông Đô nộp hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, ở đây là Đội Kê khai kế toán Thuế và Tin học, Chi cục Thuế thị xã Thuận An. II. Một số lưu ý khi lập bảng kê hóa đơn, chứng từ HHDV bán ra 1. Cách lập bảng kê NNT phải lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ HHDV bán ra trong kỳ tính thuế để làm căn cứ lập Tờ khai thuế GTGT. Bảng kê hoá đơn, chứng từ HHDV bán ra đƣợc lập theo mẫu số 01-1/GTGT ban hành kèm theo Thông tƣ số 28/2011/TTBTC ngày 28/02/2011 của Bộ Tài chính. NNT phải kê khai đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê. Trƣờng hợp các chỉ tiêu không có số liệu thì bỏ trống. NNT không đƣợc tự thay đổi khuôn dạng của mẫu biểu nhƣ thêm vào hay cắt bớt hoặc thay đổi vị trí các chỉ tiêu. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 8 NNT thuộc đối tƣợng tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ thuế khi lập hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ phải ghi rõ giá bán chƣa có thuế, thuế GTGT và tổng số tiền ngƣời mua phải thanh toán. 2. Căn cứ để lập bảng kê - Căn cứ để lập bảng kê là hoá đơn GTGT HHDV bán ra trong kỳ tính thuế; NNT kê khai toàn bộ hoá đơn GTGT đã xuất bán trong kỳ, bao gồm cả các hoá đơn đặc thù nhƣ tem, vé, hoá đơn điều chỉnh, hoá đơn xuất trả lại hàng. + Thời điểm xác định thuế GTGT và lập hoá đơn đƣợc xác định nhƣ sau: Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho ngƣời mua, không phân biệt đã thu đƣợc tiền hay chƣa thu đƣợc tiền. Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu đƣợc tiền hay chƣa thu đƣợc tiền. Trƣờng hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trƣớc hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền. Trƣờng hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn cho khối lƣợng, giá trị hàng hoá, dịch vụ đƣợc giao tƣơng ứng. - Bảng kê đƣợc lập hàng tháng, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ bán ra để ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê. - Hoá đơn bán ra tháng nào thì kê vào bảng kê hoá đơn GTGT HHDV bán ra tháng đó. Trƣờng hợp trong kỳ tính thuế không phát sinh hàng hoá dịch vụ bán ra thì không phải lập bảng kê thuế GTGT đầu ra. - Hoá đơn GTGT đƣợc ghi vào bảng kê cần phân loại theo nhóm chỉ tiêu HHDV không chịu thuế GTGT, HHDV có thuế suất GTGT 0%, thuế suất 5% và thuế suất 10%. - Trƣờng hợp trên 1 hoá đơn ghi chung cho nhiều mặt hàng thì ở cột “mặt hàng” - cột (7) có thể ghi 1 số mặt hàng chiếm doanh số chủ yếu của hoá đơn. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 9 - Trƣờng hợp hoá đơn chỉ ghi giá thanh toán (trừ trƣờng hợp đƣợc phép dùng chứng từ đặc thù), không ghi giá chƣa có thuế và thuế GTGT thì thuế GTGT của HHDV bán ra phải tính trên giá thanh toán ghi trên hoá đơn, chứng từ. - Đối với hoá đơn điều chỉnh giảm cho các hoá đơn đã xuất thì ghi số giá trị âm bằng cách để trong ngoặc (...). 3. Cách ghi dòng chỉ tiêu 4 “HHDV chịu thuế suất thuế GTGT 10%” - Toàn bộ hoá đơn HHDV loại thuế suất thuế GTGT 10% của NNT bán ra trong kỳ tính thuế đƣợc liệt kê trong chỉ tiêu này. - Cách lập: - Cột (1), ghi thứ tự hoá đơn. - Các cột (2, 3, 4, 5, 6, 7, 10) ghi theo nội dung tƣơng ứng của từng hoá đơn. - Cột (8) doanh số chƣa có thuế, ở dòng tổng số ghi tổng cộng doanh số bán chƣa có thuế GTGT của HHDV loại có thuế suất thuế GTGT 5%. Số liệu này dùng để ghi vào chỉ tiêu [30] trên Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT. Trƣờng hợp giá bán ghi trên hoá đơn đặc thù là giá đã có thuế GTGT thì căn cứ giá bán có thuế GTGT để tính ra giá bán chƣa có thuế GTGT theo công thức: Doanh số bán chƣa thuế GTGT = Giá bán ghi trên hoá đơn 1 + thuế suất - Cột (9) là số thuế GTGT của HHDV bán ra (cột (9) = cột (8) x 5%). Tổng số thuế GTGT của HHDV chịu thuế suất 5% dùng để ghi vào chỉ tiêu [31] trên Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT. - Tổng doanh số bán chƣa có thuế GTGTcủa HHDV chịu thuế suất 10% (cột 8) đƣợc dùng để ghi vào chỉ tiêu [32] trên Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT. Còn tổng số thuế GTGT của HHDV chịu thuế suất 10% (cột 9) dùng để ghi vào chỉ tiêu [33] trên Tờ khai thuế GTGT mẫu số 01/GTGT. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 10 III. Một số lưu ý khi lập bảng kê hóa đơn, chứng từ HHDV mua vào 1. Cách lập bảng kê NNT phải lập Bảng kê hoá đơn, chứng từ HHDV mua vào trong kỳ tính thuế để làm căn cứ lập Tờ khai thuế GTGT. Bảng kê hoá đơn, chứng từ HHDV mua vào đƣợc lập theo mẫu số 01-2/GTGT ban hành kèm theo Thông tƣ số 28/2011/TT-BTC ngày 28/2/2011 của Bộ Tài chính. NNT phải kê khai đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê. Trƣờng hợp các chỉ tiêu không có số liệu thì bỏ trống. NNT không đƣợc tự thay đổi mẫu biểu nhƣ thêm vào hay cắt bớt các chỉ tiêu 2. Căn cứ lập bảng kê - Căn cứ để lập bảng kê là các hoá đơn GTGT, chứng từ, biên lai nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu của HHDV mua vào trong kỳ tính thuế bao gồm cả hoá đơn GTGT đặc thù nhƣ tem vé, hoá đơn nhận lại hàng do ngƣời mua trả lại hàng, chứng từ nộp thay thuế GTGT cho nhà thầu nƣớc ngoài. - NNT cần phân loại hoá đơn, chứng từ HHDV mua vào đƣợc tập hợp vào bảng kê theo từng nhóm: HHDV dùng riêng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT, không chịu thuế GTGT, dùng chung cho sản xuất kinh doanh HHDV chịu thuế và không chịu thuế GTGT, HHDV dùng cho dự án đầu tƣ. Khi kê khai hết các hoá đơn, chứng từ của từng nhóm đều phải cộng giá trị của các cột (8) và cột (10). - Hoá đơn, chứng từ HHDV mua vào trong kỳ không đủ điều kiện khấu trừ thuế cũng phải kê vào bảng kê - Trƣờng hợp trên 1 hoá đơn ghi nhiều loại HHDV thì ở cột mặt hàng có thể ghi 1 số mặt hàng chiếm doanh số chủ yếu của hoá đơn. - Đối với hoá đơn điều chỉnh giảm cho các hoá đơn mua vào trƣớc đó thì ghi giá trị âm bằng cách để trong ngoặc (...). - Đối với hàng hoá, dịch vụ mua lẻ cho tiêu dùng nhƣ: điện, nƣớc, xăng, dầu, dịch vụ bƣu chính, viễn thông, dịch vụ khách sạn, ăn uống, vận chuyển hành khách, mua, bán vàng, bạc, đá quý, ngoại tệ và bán lẻ hàng hoá, dịch vụ tiêu dùng khác bảng kê tổng hợp đƣợc lập theo từng nhóm mặt hàng, dịch vụ cùng thuế suất, không phải kê chi tiết theo từng hoá đơn. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 11 * Chú ý: Các hoá đơn bán hàng thông thường (không phải hoá đơn GTGT), hoá đơn bất hợp pháp thì không ghi vào bảng kê này. 3. Cách ghi cụ thể dòng chỉ tiêu 1 “HHDV dùng riêng cho SXKD chịu thuế GTGT đủ điều kiện khấu trừ thuế” - Toàn bộ hoá đơn, chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ, biên lai nộp thuế của HHDV dùng riêng cho SXKD HHDV chịu thuế GTGT của NNT trong kỳ tính thuế - Hoá đơn chứng từ mua TSCĐ: bao gồm cả TSCĐ dùng chung cho SXKD HHDV chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT, (trừ tài sản cố định chuyên dùng phục vụ sản xuất vũ khí, khí tài phục vụ quốc phòng, an ninh; tài sản cố định là nhà làm trụ sở văn phòng và các thiết bị chuyên dùng phục vụ hoạt động tín dụng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp kinh doanh tái bảo hiểm, bảo hiểm nhân thọ, kinh doanh chứng khoán, các bệnh viện, trƣờng học; tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hàng hoá, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn). - Hoá đơn chứng từ đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ thuế đƣợc ghi trong chỉ tiêu này, bao gồm: + Hoá đơn, chứng từ phát sinh trong tháng nào đƣợc kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của tháng đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho. Trƣờng hợp bỏ sót chƣa kê khai thì thời gian để kê khai, khấu trừ bổ sung tối đa là 6 (sáu) tháng, kể từ tháng phát sinh hoá đơn, chứng từ bỏ sót. Ví dụ: Công ty A có 01 hoá đơn GTGT mua vào lập ngày 20/2/2011. Trong kỳ kê khai thuế tháng 2/2011, kế toán của cơ sở kinh doanh bỏ sót chưa kê khai hoá đơn này thì cơ sở kinh doanh A được kê khai và khấu trừ bổ sung tối đa là kỳ kê khai tháng 7/2011. + Có chứng từ thanh toán qua ngân hàng đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ trƣờng hợp tổng giá trị hàng hoá, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT. Trƣờng hợp mua hàng hoá, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dƣới hai mƣơi triệu đồng nhƣng mua nhiều lần trong cùng Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 12 một ngày có tổng giá trị trên hai mƣơi triệu đồng thì chỉ đƣợc khấu trừ thuế đối với trƣờng hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. + Đối với những hoá đơn mua vào, trong hợp đồng mua hàng có ghi rõ hình thức thanh toán qua ngân hàng, nhƣng chƣa đến hạn thanh toán hoặc đối với hàng hoá, dịch vụ mua trả chậm, trả góp, cơ sở kinh doanh vẫn đƣợc kê khai khấu trừ nhƣng phải ghi rõ thời hạn thanh toán vào phần ghi chú (cột 11) trên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào. + Đối với hoá đơn mua tài sản cố định là ôtô chở ngƣời từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ ôtô sử dụng cho mục đích kinh doanh vận chuyển hành khách, du lịch, khách sạn) thì chỉ kê vào chỉ tiêu này đối với số thuế GTGT đầu vào tƣơng ứng với phần trị giá 1,6 tỷ đồng ( chƣa có thuế GTGT). Phần giá trị vƣợt trên 1,6 tỷ đồng và số thuế GTGT đầu vào vƣợt tƣơng ứng đƣợc kê ở dòng chỉ tiêu (2 ): “Hàng hoá dịch vụ không đủ điều kiện khấu trừ” Ví dụ: Ngày 10/4/2011 Công ty C có mua 01 xe ô tô 4 chỗ hiệu BMW sử dụng vào mục đích đưa đón lãnh đạo của Công ty với giá (chưa thuế GTGT) là 1,8 tỷ đồng - Thuế GTGT (10%): 180 triệu đồng (đã có chứng từ thanh toán tiền mua xe qua ngân hàng). Công ty tiến hành kê khai vào chỉ tiêu này giá trị tương ứng như sau: Giá trị hàng hoá: 1,6 tỷ - Thuế GTGT : 160tr . Phần giá trị còn lại: Giá trị hàng hoá: 200tr - Thuế GTGT 20tr Công ty kê khai vào dòng chỉ tiêu (2) - Cột (1), ghi thứ tự hoá đơn - Các cột (2, 3, 4, 5,6, 7) ghi theo nội dung tƣơng ứng trên từng hoá đơn, chứng từ, biên lai nộp thuế. - Cột (8) doanh số mua chƣa có thuế, dòng tổng số ghi tổng cộng doanh số mua chƣa có thuế GTGT.Trƣờng hợp hoá đơn mua vào là loại hoá đơn, chứng từ đặc thù, giá mua đã bao gồm thuế GTGT thì căn cứ giá mua đã có thuế GTGT để tính ra doanh số mua chƣa có thuế GTGT theo công thức: Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 13 Giá mua chƣa thuế GTGT = Giá bán ghi trên hoá đơn 1 + thuế suất - Cột (9) - thuế suất ghi theo thuế suất thuế GTGT trên hoá đơn, chứng từ, biên lai nộp thuế hoặc theo thuế suất quy định đối với HHDV đó trong trƣờng hợp hoá đơn đặc thù. - Cột (10) - thuế GTGT ghi số thuế GTGT theo hoá đơn, chứng từ, biên lai nộp thuế hoặc số thuế GTGT tính đƣợc đối với hoá đơn đặc thù (10 = 8 x 9). - Cột (11) - ghi chú hoặc thời hạn thanh toán chậm trả: Dùng để ghi chú hoặc ghi các thời hạn của các hoá đơn, thanh toán chậm trả. B. PHẦN THỰC HÀNH Lập tờ khai thuế GTGT cho công ty TNHH Đông Đô kỳ tính thuế: tháng 01 năm 2013. Xem đính kèm. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 14 PHẦN 3. CÔNG VIỆC TỰ NGHIÊN CỨU I. Nghiệp vụ mua NVL 1. Sơ đồ Khách hàng Tiếp nhận đơn hàng Đơn đặt hàng Tập đơn hàng Yêu cầu đặt hàng Xử lý đơn hàng Đơn đặt hàng D/s NVL cần cho đơn hàng Mua NVL D/s NVL đã mua Kho Yêu cầu cung cấp NVL Hệ thống kho Tên NCC Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 15 2. Đặc tả nghiệp vụ Quá trình mua NVL là một quá trình rất quan trọng đối với các công ty vì nó là giai đoạn đầu tiên và cũng là then chốt mang tính quyết định cho sự tồn tại của mọi quá trình tiếp theo. Không có NVL thì sẽ không thể bàn tiếp đến việc sản xuất hay giao hàng… Ở đây, quá trình mua NVL đƣợc chia ra nhiều công đoạn nhỏ hơn gồm: Đặt mua NVL Nhập kho NVL Thanh toán tiền mua NVL Trong đó, quá trình đặt mua NVL lại bao gồm những quá trình nhỏ hơn: Kiểm tra NVL Tìm nhà cung cấp Ký kết hợp đồng Nghiệp vụ bắt đầu khi hợp đồng nhận đơn hàng chính thức đƣợc ký kết và bộ phận kinh doanh của công ty đã nhận đƣợc tiền đặt cọc của khách hàng. Khi đó, bộ phận kinh doanh sau khi nhận đƣợc đơn hàng sẽ tiến hành phân tích để lập ra danh sách những NVL cần mua. Sau đó danh sách NVL đƣợc chuyển xuống kho để thủ kho xem trong kho hàng của công ty có đủ số lƣợng và đủ loại NVL để sản xuất không. Nếu đủ rồi thì kho sẽ phân bổ NVL xuống bộ phận sản xuất để tiến hành sản xuất theo đúng với bảng kế hoạch chi tiết do phòng kế hoạch đƣa xuống. Ngƣợc lại, nếu trong kho thiếu hay không đủ số NVL cần cho đơn hàng thì thủ kho sẽ thông báo yêu cầu mua NVL cho bộ phận kinh doanh kèm theo danh sách những NVL cần mua. Để chuẩn bị cho quá trình này, bộ phận kinh doanh sẽ truy cập vào hệ thống của công ty để lấy ra danh sách những nhà cung cấp NVL mà công ty vẫn thƣờng hay giao dịch và kiểm tra xem liệu trong danh sách đó có những nhà cung cấp nào có thể cung ứng đủ những NVL mà công ty đang cần không. Nếu không có nhà cung ứng nào trong danh sách có thể đáp ứng đƣợc thì bộ phận kinh doanh sẽ tìm đến nhà cung cấp khác ngoài danh sách. Ngƣợc lại, nếu tìm đƣợc nhiều nhà cung cấp có khả năng đáp ứng NVL cho công ty mình thì bộ phận kinh doanh sẽ trích lọc những nhà cung cấp đó ra Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 16 một danh sách và tiến hành liên lạc để thỏa thuận giá cả. Nếu sau khi thỏa thuận mà cả hai bên không thống nhất đƣợc mức giá hợp lý thì bộ phận kinh doanh sẽ tìm một nhà cung cấp khác. Còn nếu giá cả đƣợc thỏa thuận thành công thì bộ phận kinh doanh sẽ thông báo cho nhà cung cấp biết là nhà cung cấp này đã đƣợc chọn để tiến hành thực hiện việc kí hợp đồng. Hợp đồng đƣợc bộ phận kinh doanh soạn thảo, nhân ra hai bản và kí trƣớc vào cả hai bản hợp đồng trƣớc khi chuyển cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp kí vào cả hai bản và trả về cho bên công ty mình hai bản. Sau khi hợp đồng mua bán đƣợc kí kết, một bản sẽ đƣợc chuyển về phòng kế toán để ghi nhận. Cùng lúc đó bộ phận kinh doanh cũng yêu cầu phòng kế toán chuyển tiền đặt cọc cho nhà cung cấp. Phòng kế toán tiến hành chuyển tiền và nhà cung cấp sẽ kiểm tra xem trong tài khoản của công ty đã nhận đƣợc giấy báo Có chƣa. Nếu chƣa nhận đƣợc thì sẽ thông báo để bộ phận kinh doanh yêu cầu phòng kế toán chuyển tiền lại. Quy trình này sẽ lặp đi lặp lại cho đến khi nhà cung cấp nhận thông báo là đã nhận đƣợc giấy báo Có thì sẽ kết thúc. Khi tiền cọc đã đƣợc chuyển xong, nhà cung cấp sẽ tiến hành giao NVL cho công ty mình. NVL giao xong sẽ đƣợc nhập kho nhƣng trƣớc khi nhập kho NVL phải trải qua quá trình kiểm tra cẩn thận. Khi xe chở NVL về đến kho của công ty, bộ phận kinh doanh đƣa danh sách những NVL hiện đang có trên xe cho thủ kho, để thủ kho so sánh danh sách NVL do bộ phận kinh doanh đƣa với danh sách NVL mà công ty đặt mua xem chúng có trùng khớp không. Nếu danh sách không trùng khớp về loại NVL thì NVL sẽ bị trả lại. Nếu danh sách không trùng khớp về số lƣợng thì bộ phận kinh doanh sẽ khoanh vùng để tiến hành chỉnh sửa lại trong danh sách mua NVL. Ngƣợc lại nếu danh sách không trùng khớp về đơn giá thì bộ phận kinh doanh sẽ chỉnh sửa lại giá trong danh sách. Sau quá trình kiểm tra, NVL sẽ đƣợc chuyển xuống để thủ kho kiểm tra xuống về tình trạng thực tế của NVL. Nếu số lƣợng NVL không đủ thì thủ kho sẽ yêu cầu bộ phận kinh doanh thông báo lại với nhà cung cấp để yêu cầu bổ sung thêm số lƣợng. Nếu số lƣợng dƣ thì thủ kho chỉ nhập kho đủ số lƣợng NVL nhƣ trong đơn đặt hàng và trả lại cho nhà cung cấp số lƣợng dƣ. Còn nếu NVL bị sai về loại hoặc chất lƣợng không tốt thì NVL sẽ bị trả lại. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 17 Sau khi mọi quá trình kiểm tra đã hoàn tất thì NVL sẽ đƣợc nhập vào kho. Thủ kho sẽ kí tên nhận NVL đồng thời cập nhật lại thông tin NVL hiện có trong kho. Quá trình cập nhật thông tin này còn phụ thuộc vào NVL nhập về đã có trong kho hàng chƣa. Nếu NVL nhập về chƣa từng có trong kho thì NVL sẽ đƣợc thủ kho cập nhật thêm vào hệ thống kho của công ty. Còn nếu loại NVL nhập về đã có trong kho rồi thì thủ kho sẽ cập nhật lại số lƣợng và tính lại giá theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. Quá trình cập nhật kết thúc, thủ kho sẽ trình báo cáo thống kê số lƣợng NVL nhập kho cho phòng kế toán ghi nhận. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 18 II. Nghiệp vụ bán hàng 1. Sơ đồ 2. Đặc tả nghiệp vụ Bất kì công ty nào cũng vậy, sau tất cả những hoạt động nhƣ mua NVL, sản xuất, quản lý kho,…thì mục đích cuối cùng và quyết định nhất vẫn là bán đƣợc sản phẩm và thu lợi nhuận, chính vì vậy nghiệp vụ bán hàng phải đƣợc đặt ở vị trí hàng đầu trong mối quan tâm chung của công ty. Những nhà quản lý phải tổ chức hoạt động ra sao để hoạt động bán hàng diễn ra thuận lợi và mang lại hiệu quả. Ở đây, quy trình bán hàng của công ty đƣợc phân ra làm hai giai đoạn là: Khách hàng Yêu cầu gia hàng Tiếp nhận khách hàng Tiền và giấy nhập kho Yêu cầu giao hàng Giao hàng Yêu cầu giao hàng Chuẩn bị hàng đem giao Thành phẩm Kho Thành phẩm Thành phẩm Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 19 Giao hàng Thanh toán tiền Trong đó, tại giai đoạn giao hàng phải thực hiện đủ hai bƣớc đó là: Làm thủ tục giao hàng Xử lý hàng sau khi giao Nghiệp vụ bắt đầu khi ngày giao hàng đã tới và khách hàng yêu cầu công ty tiến hành giao đủ hàng theo đúng hợp đồng. Nhận đƣợc yêu cầu đó, bộ phận kinh doanh thông báo cho kho hàng của công ty biết để chuẩn bị hàng hóa sản phẩm đem giao. Bộ phận kinh doanh đến đếm đủ số lƣợng sản phẩm nhƣ trong đơn hàng yêu cầu sau đó chuyển lên xe và giao cho khách hàng cùng với danh sách thành phẩm và số lƣợng đem giao. Sau khi hàng hóa đƣợc chuyển đi thủ kho sẽ thống kê lại số lƣợng thành phẩm còn lại trong kho, cập nhật lại vào hệ thống kho của công ty. Bên cạnh đó, sau khi xe hàng từ công ty đến, bộ phận nhận hàng của khách hàng tiến hành bốc hàng xuống và kiểm tra lô hàng đƣợc giao. Nếu sau khi kiểm tra mà họ thấy rằng lô hàng không đáp ứng đúng yêu cầu của đơn hàng thì lô hàng sẽ bị trả về, điều đó đồng nghĩa với việc bộ phận kinh doanh không nhận đƣợc giấy nhập kho từ khách hàng mà thay vào đó khách hàng sẽ chuyển về công ty thông báo không nhận hàng cùng với lý do không nhận hàng là gì. Mặc khác nếu kiểm tra mà khách hàng thấy rằng lô hàng có một phần sản phẩm không đảm bảo về chất lƣợng thì đối với những sản phẩm đã đảm bảo về chất lƣợng thì sẽ đƣợc khách hàng nhập vào kho, đồng thời cũng giao giấy báo nhập kho cho bộ phận kinh doanh của công ty. Còn đối với những sản phẩm không đảm bảo về chất lƣợng thì khách hàng sẽ có thông báo trả về, yêu cầu công ty chỉnh sửa lại. Sau khi chỉnh sửa hàng hóa sẽ đƣợc bộ phận kinh doanh kiểm tra lại một lần nữa trƣớc khi giao lại, quá trình giao hàng lại còn phụ thuộc vào yêu cầu của đơn hàng là giao từng đợt hay giao toàn bộ. Nếu là từng đợt thì hàng hóa sau khi đƣợc chỉnh sửa và kiểm tra xong sẽ đƣợc nhập vào kho, và quá trình giao hàng sẽ diễn ra trong đợt giao hàng kế tiếp với số lƣợng hàng hóa đƣợc giao gồm số hàng đƣợc giao trong đợt đó và hàng hóa đã chỉnh sửa trong đợt trƣớc. Còn nếu đơn hàng yêu cầu giao toàn bộ thì số hàng sau khi đƣợc chỉnh sửa và kiểm tra sẽ đƣợc giao luôn cho Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 20 khách hàng. Khách hàng sau khi nhận hàng sẽ nhập kho hàng hóa và cấp giấy nhập kho cho bộ phận kinh doanh của công ty để giao lại cho kế toán ghi nhận. Trong trƣờng hợp toàn bộ lô hàng của công ty bị trả về thì giấy thông báo giải thích lý do không nhận hàng sẽ đƣợc chuyển đến cho phòng kinh doanh để kiểm tra lại toàn bộ quy trình và xem xét coi sai sót xảy ra là do công ty hay là do bên khách hàng. Nếu sai sót là bên phía công ty thì số sản phẩm bị trả về sẽ đƣợc xem xét xem có thể chỉnh sửa lại đƣợc không. Nếu chỉnh sửa đƣợc thì tiến hành chỉnh sửa, còn nếu không thể chỉnh sửa đƣợc thì sẽ tiến hành sản xuất lại. Sau đó sản phẩm cũng trải qua quá trình kiểm tra và giao hàng nhƣ trên. Ngƣợc lại, nếu qua quá trình xem xét, phòng kinh doanh kiểm tra và thấy đƣợc rằng sai sót thực chất là do bên khách hàng thì bên công ty sẽ gửi thông báo xác nhận với khách hàng là công ty đã thực hiện đúng với đơn đặt hàng và yêu cầu khách hàng kiểm tra lại đơn hàng, sau đó nhận lại lô hàng. Điều quan trọng là mọi chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển sản phẩm sẽ do khách hàng chịu trách nhiệm. Sau khi quá trình giao hàng kết thúc, thì quá trình thanh toán tiền sẽ diễn ra. Hợp đồng đến ngày kết thúc, khi đó kế toán của công ty cũng đã nhận đƣợc giấy nhập kho của khách hàng với số lƣợng hàng hóa nhập kho bằng số lƣợng hàng hóa xuất đi. Kế đó, bộ phận kinh doanh của công ty sẽ gửi thông báo yêu cầu khách hàng thanh toán toàn bộ số tiền. Tiền thanh toán đƣợc chuyển đi bằng hình thức chuyển khoản. Khi phòng kế toán nhận đƣợc giấy báo có thì cũng là quá trình thanh lý hợp đồng diễn ra. Ngƣợc lại nếu sau khi hợp đồng kết thúc mà khách hàng vẫn không thanh toán tiền cho công ty thì từ bộ phận kinh doanh sẽ gửi thông báo nhắc nhở tới khách hàng. Quá trình nhắc nhở này diễn ra trong ba lần, sau ba lần thì công ty sẽ tiến hành khởi kiện và mọi chi phí phát sinh nếu có sẽ do khách hàng chịu trách nhiệm. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 21 PHẦN 4. CÔNG VIỆC TỰ QUAN SÁT I. Giao tiếp qua điện thoại Chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ và một cây bút để ghi lại những thông tin quan trọng, ghi những ý chi tiết, những vấn đề chính một cách nhanh chóng và ngắn gọn, đảm bảo có thể ghi chép chính xác và đầy đủ những gì ngƣời gọi đề cập. Lắng nghe cẩn thận những gì ngƣời gọi trình bày nhƣng không có nghĩa là phải im lặng hoàn toàn để lắng nghe, cần phải góp lời vào cuộc thảo luận chung nhƣ “dạ vâng”, “tôi hiểu”, “tôi cũng nghĩ vậy”… Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác, ngoài việc tránh sự nhầm lẫn về nội dung giữa hai bên, còn thể hiện đƣợc sự tôn trọng với ngƣời gọi. Không yêu cầu bên kia phải gọi lại, cũng nhƣ đừng hứa sẽ gọi điện lại cho ai rồi quên đi, và nhất là đừng bao giờ gác máy giữa chừng khi không có bất kỳ lời giải thích nào với ngƣời gọi. Tƣơi cƣời để giúp giọng nói vui vẻ, thân thiện hơn, đó cũng là cách để thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời nói của bản thân. Không nói quá to cũng không thì thầm khiến đầu dây bên kia phải liên tục hỏi lại, không kéo dài cuộc điện thoại không cần thiết. II. Trao đổi công việc qua email Sử dụng email trong công việc hàng ngày cần tuân thủ pháp luật và các nguyên tác của mỗi công ty đề ra. Soạn thảo email công việc càng ngắn càng tốt, tập trung vào những vấn đề mấu chốt. Tiêu đề email phải bao quát đƣợc nội dung cần giải quyết để giúp ngƣời nhận dễ dàng nhận biết, quản lý email. Bên cạnh đó, hạn chế lạm dụng các từ “QUAN TRỌNG”, “KHẨN CẤP” trong tiêu đề, chỉ dùng nó cho những công việc thật sự đặc biệt. Trƣớc khi gửi email cần xem xét cẩn thận đến lỗi chính tả và hình thức của email vì nó thể sự chuyên nghiệp của bản thân cũng nhƣ sự tôn trọng đối với ngƣời nhận. Trả lời email càng sớm càng tốt, tránh dồn công việc ứ đọng. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 22 Copy hay forward email cho những ngƣời có liên quan để mọi ngƣời có thể theo dõi kịp thời tiến độ công việc chung, kiểm tra lẫn nhau một cách dễ dàng. III. Giao tiếp với khách hàng Nói với giọng nhiệt tình, quyết đoán, trình bày rõ ràng và thể hiện hết những kiến thức của bản thân về lĩnh vực, sản phẩm mà khách hàng muốn tìm hiểu. Không nói vòng vo, khi đƣợc hỏi thì trả lời thẳng thắn và trực tiếp. Có thể dành ra vài giây để suy nghĩ và sau đó phải trả lời nhanh chóng, đầy đủ, chính xác cho khách hàng, nói thẳng vào vấn đề thể hiện sự tự tin của bản thân cũng nhƣ thể hiện sự tôn trọng thời gian của khách hàng. Tránh ậm ừ, những từ dƣ thừa nhƣ “à”, “ừ” sẽ tố cáo sự lo lắng, hồi hộp hay không nắm rõ thông tin của bản thân. Chú ý tới ngôn ngữ cử chỉ (ngôn ngữ hình thể), sử dụng nó nhiều sẽ làm cho ngƣời khác cảm thấy thoải mái và tự nhiên, bản thân mình cũng thấy tự tin hơn. Hỏi lại những điều chƣa rõ để thể hiện sự tham gia và tập trung của mình vào cuộc nói chuyện. Hơn nữa, hỏi lại những điều chƣa rõ sẽ giúp mình nhìn nhận và tƣơng tác với ngƣời nói chuyện một cách chính xác, hiệu quả hơn. Tƣơng tác qua ánh mắt, ánh mắt có thể thể hiện sự tự tin, quả quyết và thấu hiểu. Ngƣời đối diện sẽ biết chúng ta có thoải mái, tự tin và nắm đƣợc vấn đề trong cuộc nói chuyện hay không thông qua ánh mắt của chúng ta. Nhanh chóng nhớ tên khách hàng hay sếp/đồng nghiệp mới và gọi một cách thân mật sẽ gây thiện cảm tốt hơn với ngƣời nói chuyện cùng. Thoải mái, thân thiện khi giao tiếp, tỏ ra cứng rắn khi cần thiết và không liên tục ngắt lời đối phƣơng. Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 23 PHẦN 5. NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ I. Nhận xét Công ty TNHH ĐÔNG ĐÔ là một doanh nghiệp nhỏ (dƣới 50 lao động) nhƣng đã tồn tại trên 15 năm tính từ năm 1997 mặc dù đã trải qua nhiều đợt biến động trong kinh doanh. Kết quả kinh doanh năm 2011 là có lãi và năm 2012 tinh sơ bộ cũng có lãi. Điều đó có thể nhận xét nhƣ sau: 1. Bộ máy điều hành: Với sơ đồ tổ chức đã trình bày, doanh nghiệp này có một bộ máy kinh doanh quá gọn nhẹ nhƣng vẫn bảo đảm điều hành hiệu quả. Mỗi nhân viên đều làm tốt công việc đƣợc giao và hỗ trợ rất tốt đối với các nhân viên khác. Kèn cựa hoặc đùn đẩy trách nhiệm là điều KHÔNG THỂ XẢY RA trong doanh nghiệp này. 2. Bộ phận sản xuất: Hầu nhƣ 100% công nhân của doanh nghiệp này đều có thể đảm nhiệm một vị trí công tác khác với vị trí đang đảm nhận. Chính sách này đã đƣợc áp dụng 15 năm qua và trở thành nề nếp của doanh nghiệp. Tự kèm cặp và tự phấn đấu nâng cao tay nghề là một công việc mà bất kỳ ngƣời lao động nào đƣợc tuyển vào đây đều phải tuân thủ. Tính sơ bộ đến thời điểm này đã có trên 200 lao động đã từng làm việc tại doanh nghiệp này. Điều đó nói lên tính hiệu quả trong chính sách quản lý, điều hành của công ty mà cụ thể là Giám đốc công ty - ngƣời sáng lập ra công ty. 3. Một đặc điểm của doanh nghiệp này là tuy chỉ là một doanh nghiệp nhỏ nhƣng lại tuân thủ rất nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật đối với doanh nghiệp : Chinh sách thuế, chinh sách bảo hiểm, hợp đồng lao động, nội quy lao động, thoả ƣớc lao động tập thể, tổ chức công đoàn, nhiệm vụ PCCC,… Trong suốt 15 năm hoạt động, doanh nghiệp này chƣa bao giờ thanh toán lƣơng cho ngƣời lao động trễ dù chỉ MỘT NGÀY. Đó là một trong những tôn chỉ của Giám đốc công ty. II. Kiến nghị Báo cáo thực tập nhận thức Lớp KT1011 24 Mặc dù đã có một quá trình hoạt động dài lâu và hiệu quả nhƣng doanh nghiệp không có kế hoạch phát triển hơn quy mô hiện nay. Giám đốc doanh nghiệp cho rằng ông không muốn phát triển lớn hơn bởi vì ông không còn quỹ thời gian dành thêm cho doanh nghiệp này. Việc phát triển doanh nghiệp hay không phụ thuộc vào những ngƣời kế tục của ông sau này. Đó cũng là một đặc điểm riêng của doanh nghiệp này vậy. Kiến nghị: Về lâu dài, doanh nghiệp nên có kế hoạch đầu tƣ mở rộng về quy mô sản xuất và cải tiến công nghệ để đạt doanh số và hiệu quả kinh doanh cao hơn cũng nhƣ không lãng phí những kinh nghiệm đã tích luỹ trong hơn 15 năm hoạt động của mình - một khoảng thời gian mà không phải doanh nghiệp nào ở nƣớc ta cũng có đƣợc.