Đề tài Bưu phẩm bưu kiện

Trong quá trình thực tập tại đơn vị Bưu điện quận 5 em nhận thấy rằng giữa lý thuyết trên lớp mà em được học và việc thực hành tại bưu cục, trực tiếp giao dịch với khách hàng thì không có gì khác nhau. Trong thời gian qua Bưu điện quận 5 đã có nhiều cố gắng và nổ lực trong việc sắp xếp, tổ chức, quản lý tốt để từ đó vận hành bộ máy của đơn vị vừa năng động vừa đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh và phục vụ khách hàng. Khi có công văn hay thể lệ qui định mới GDV đều được trưởng bưu cục phổ biến nhanh chóng và cụ thể, để phục vụ cho khách hàng tốt hơn và hiệu quả hơn. Nhân viên luôn có tinh thần và trách nhiệm cao, nghiệp vụ vững vàng, luôn đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau cùng tiến bộ, hỗ trợ nhau cùng học cùng làm. Trong thời gian thực tập em nhận thấy Bưu điện quận 5 làm việc rất tốt, không gặp phải bất kì khiếu nại cũng như sự phàn nàn của khách hàng về công tác phục vụ của các GDV thông qua BC17. Chỉ có trường hợp khách hàng đến lập giấy thay đổi họ tên, địa chỉ người nhận. Các chỉ tiêu đều được tập thể CB – CNV hoàn thành xuất sắc góp phần phát triển quy mô bưu điện.

doc34 trang | Chia sẻ: lylyngoc | Ngày: 29/11/2013 | Lượt xem: 3231 | Lượt tải: 10download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Bưu phẩm bưu kiện, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Đề tài Bưu Phẩm Bưu Kiện MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU –{— N gày nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển, nhu cầu về thông tin liên lạc rất cần thiết và luôn được cải tiến theo quá trình phát triển của xã hội. Trước tình hình này Bưu Chính Viễn Thông không thể dừng lại và làm thỏa mãn nhu cầu con người được, bên cạnh đó với việc tách Bưu Chính ra khỏi Viễn Thông đã làm cho Bưu Chính Việt Nam phải đối mặt với nhiều khó khăn và thử thách, cộng thêm đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều. Chính vì thế đòi hỏi ngành Bưu Chính – Viễn Thông phải đa dạng các dịch vụ, hiện đại hóa các thiết bị máy móc, mạng thông tin viễn thông cùng với đội ngũ công nhân viên vững tay nghề, không ngừng trau dồi kiến thức, cần phải có lòng yêu nghề, đạo đức, có lối sống lành mạnh, sáng tạo trong công việc. Song song ngành cần thực hiện phương châm “Nhanh chóng – Chính xác – An toàn – Tiện lợi – Văn minh” mà ngành nghề đề ra, thỏa mãn thị hiếu con người. Phương châm này thật sự cần thiết và cấp bách để phục vụ tốt hơn cho người dân, cho sự phát triển của đất nước và cũng là mục tiêu hàng đầu của ngành. Công tác tổ chức khai thác bưu phẩm bưu kiện là một trong những công tác quan trọng để thực hiện tiêu chí của ngành. Trên cơ sở đó em chọn đề tài khai thác bưu phẩm bưu kiện để nâng cao kiến thức chuyên môn cũng như cách tổ chức quản lý của các cấp cơ sở. Với mong muốn góp phần đưa Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam ngày càng phát triển. PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP I. KHÁI QUÁT ĐỊA LÝ HÀNH CHÍNH VÀ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BƯU ĐIỆN TRUNG TÂM CHỢ LỚN. 1. Kinh tế xã hội. Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn tọa lạc tại số 03 Mạc Cửu, phường 13, Quận 5, Tp. Hồ Chí Minh là đơn vị trực thuộc Bưu điện Thành phố Hồ Chí Minh thuộc tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam. Bao gồm các quận: 5, 6, 8, 10 và 11. Là khu vực nội thành giáp Tp. Hồ Chí Minh. Phía Đông giáp quận 1, quận 3 và quận 4, phía Tây và phía Nam giáp Bình Chánh, Tân Bình. Diện tích 4.079 ha, dân số khoảng 1.200.000 người, trong đó người Việt gốc Hoa chiếm 40%, cao nhất là quận 5 hơn 70%. Khu vực Chợ Lớn có vị trí thuận lợi cho việc phát triển kinh tế nói chung Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn nói riêng, là cửa ngõ của Tp. Hồ Chính Minh với các tỉnh miền tây và có nhiều tuyến đường giao thông quan trọng như: 3 tháng 2, Hùng Vương, Lý Thường Kiệt, Cách Mạng Tháng 8… Hệ thống sông ngòi cũng giữ vai trò quan trọng với đời sống kinh tế xã hội của khu vực đặc biệt là tuyết sông Sài Gòn chạy xuyên qua địa bàn quận 8. 2. Kinh tế văn hóa. Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn đứng trên địa bàn có tiềm năng kinh tế rất lớn, là khu thương mại phát triển theo chiều dài lịch sử của Tp. Hồ Chí Minh và cả nước. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn: Giám đốc: Người chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo Bưu Điện Thành Phố về tất cả chức năng hoạt động và nhiệm vụ cụ thể của đơn vị. Phó Giám Đốc: Người được Giám Đốc giao nhiệm vụ trực tiếp giải quyết, điều hành sản xuất kinh doanh tại đơn vị, theo dõi tình hình chất lượng, giờ làm việc của các đơn vị trực thuộc. Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý và đề xuất điều chỉnh sản xuất của đơn vị. Tổ chức thực hiện công tác đào tạo, quản lý, sử dụng đội ngũ lao động của đơn vị. Tổ chức quản lý, thực hiện công tác lao động và tiền lương, bảo hộ lao động, phòng chống cháy nổ và công tác bảo vệ an toàn cơ quan đơn vị. Tổ chức phục vụ trên các lĩnh vực văn thư lưu trữ, hành chính quản trị, phương tiện vận chuyển và chăm sóc sức khỏe CB – CNV. Xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, cung cấp vật tư, tài sản phục vụ cho quá trình SXKD của đơn vị. Phòng kinh doanh: Tổ chức quản lý, khai thác và phát triển các dịch vụ BCVT. Phát triển kinh doanh đa dịch vụ. Phòng tài chính kế toán: Trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm về vấn đề thu chi nộp thủ quỹ giữa các đơn trực thuộc và ngân hàng, theo lệnh của GĐ để phục vụ sản xuất kinh doanh. Làm tham mưu giúp việc cho ban GĐ để tiến hành chỉ đạo điều hành sản xuất, quản lý sản xuất, quản lý kinh tế trong suốt quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị. Cùng các khối bưu cục trực thuộc, các đại lý bưu điện, các trung tâm đầu mối dịch vụ chuyển tiền và đội khai thác vận chuyển. II. GIỚI THIỆU VỀ BƯU ĐIỆN QUẬN 5. B ưu điện quận 5 trực thuộc Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn tại 26 Nguyễn Thi, phường 13, Quận 5, Tp. Hồ Chí Minh với đội ngũ cán bộ công nhân viên đã được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ. Đa số là GDV có kinh nghiệm trong nghề, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao. Trong quá trình hoạt động và phát triển, Bưu điện quận 5 đã không ngừng mở rộng các dịch vụ như: UPS, EMS, PCN, TCT quốc tế… đổi mới trang thiết bị cải thiện tiền lương và tạo điều kiện cho CB – CNV để không ngừng nâng cao năng suất lao động, tạo uy tín với khách hàng. Đến nay, hơn 10 năm hình thành và phát triển Bưu điện quận 5 đã không ngừng phát triển về mọi mặt. Bưu điện quận 5 gồm 54 CB – CNV trong đó có 1 trưởng bưu cục, 2 phó bưu cục và 52 nhân viên được chia thành 3 tổ: Tổ phát hành báo chí. Tổ nhận gửi BPBK trong và ngoài nước. Tổ khai thác vận chuyển. Phân công ca làm việc: Trưởng bưu cục làm việc theo giờ hành chính, còn lại chia thành 2 ca: Ca sáng: 7h đến 13h. Ca chiều: 13h đến 19h. Các GDV được phân ca xoay vòng đi hết các khâu, mỗi tháng đổi một lần và được bố trí nghỉ luân phiên trung bình 2 ngày trong một tuần. Quầy giao dịch trong nước và quốc tế được đặt ngang nhau. Tại giao dịch Bưu điện quận 5 (giao dịch trong nước) có 6 Ghi sê: Ghi sê 01: (Khai thác) Phát hành báo chí. Ghi sê 02: Tiết kiệm bưu điện. Ghi sê 03: (Ngân vụ) phát hành – trả các thư chuyển tiền và chuyển tiền nhanh trong nghiệp vụ chuyển tiền, điện hoa, Wester Union. Ghi sê 04: (Pay post – thu hộ) thu cước điện thoại cố định, thu cước các dịch vụ viễn thông như thu cước điện thoại MobiFone, VinaPhone, thu tiền điện… Ghi sê 05: (Khai thác) nhận gửi bưu phẩm thường – đảm bảo trong và ngoài nước, tem sưu tập. Ghi sê 06: (Khai thác) nhận gửi bưu kiện trong nước, chuyển phát nhanh bưu phẩm trong nước và ngoài nước. Tại giao dịch Bưu điện quận 5 (giao dịch nước ngoài) có 8 Ghi sê: Ghi sê 01: Quầy phát bưu phẩm bưu kiện. Ghi sê 02: Quầy chấp nhận bưu phẩm bưu kiện. Ghi sê 03: Quầy hướng dẫn đóng gói. Ghi sê 04: Quầy chấp nhận UPS – EMS. Ghi sê 05: Quầy kiểm dịch, hải quan kiểm những thực phẩm xem có đủ điều kiện đi nước ngoài hay không nếu trường hợp hải quan tại Bưu điện không kiểm được loại hàng đó thì yêu cầu người gửi đi kiểm định tại VinaControl và có giấy chứng nhận thì mới được gửi mặt hàng đó VD: Các loại bột do gia đình tự làm không có thương hiệu hoặc số y tế, thuốc dân tộc… đối với thuốc Tàu thì phải có tem nhập khẩu thì mới được gửi. Ghi sê 06: Quầy thu ngân. Ghi sê 07 và Ghi sê 08: Quầy nhập liệu vào máy tính. PHẦN 2: KHẢO SÁT QUY TRÌNH THỰC TẾ. I. GIAO DỊCH TẠI BƯU ĐIỆN QUẬN 5. 1. Giao dịch trong nước. 1.1 Công việc đầu ca đầu ngày. Làm vệ sinh nơi làm việc như: lau chùi bàn ghế, công cụ, máy móc sạch sẽ, sắp xếp ấn phẩm ngăn nắp, gọn gàng, có thự tự để thuận tiện giao dịch… Điều chỉnh nhật ấn, thử dấu lên sổ BC20. Kiểm tra lại việc sử dụng máy thu cước thay tem: In thử lên băng giấy rồi dán vào sổ theo dõi. Ghi số theo dõi doanh thu của máy qua dãy số được thực hiện lên trước và sau mỗi ca làm việc. 1.2 Nhận gửi BPBK, chuyển phát nhanh trong nước. Bưu phẩm thường. Khi khách hàng đến gửi thư. Nếu chưa có phong bì thì GDV bán phong bì cho khách hàng, hướng dẫn khách hàng ghi họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận rồi dán kín lại. Sau khi khách hàng ghi và dán kín thư thì GDV cân thư và bán tem cho khách hàng hoặc quay bằng máy thu cước thay tem lên thư với số tiền tương ứng và giao thư lại cho khách hàng để kiểm tra cước phí và yêu cầu khách hàng bỏ thư vào thùng thư. Các cơ quan, công ty gửi bưu phẩm với số lượng nhiều thì GDV sẽ quay tem bằng máy thu cước thay tem lên bưu phẩm để tiết kiệm thời gian cho việc dán và hủy tem. Bưu phẩm ghi số. Nếu là thư: Kiểm tra xem tình trạng có dán kín chưa? Họ tên địa chỉ người nhận và người gửi có đầy đủ không? Cân thư, tính cước và báo cáo cho khách hàng, sau đó dán tem hoặc thu cước thay tem lên thư. Sau đó GDV trao thư lại cho khách hàng để kiểm tra xem cước phí có đúng với số tiền khách hàng trả không? Và hướng dẫn khách hàng bỏ thư vào thùng. Nếu là hàng hóa: Hỏi khách hàng gửi đi đâu? Nội dung hàng hỏa là gì? Kiểm tra nội dung bưu phẩm xem có thuộc loại cấm gửi, dễ vỡ, dễ cháy hay không? GDV gói bọc lại cho phù hợp với vật phẩm, cột dây, niêm phong bằng kẹp chì nhôm sau đó sẽ đưa lại cho khách hàng ghi họ tên địa chỉ người gửi, người nhận lên bưu phẩm. Cấp phiếu BĐ1 cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng ghi chép đè lên BĐ1. GDV nhận lại phiếu gửi BĐ1 và kiểm tra lại địa chỉ người gửi và người nhận trên bưu phẩm BĐ1 có khớp nhau không? Cân bưu phẩm, tính cước, báo cước cho khách hàng. Ghi loại bưu phẩm, trọng lượng, tiền cước lên bưu phẩm và ghi lên cả 2 liên của BĐ1. Nếu khách hàng có sử dụng dịch vụ đặc biệt thì đóng dấu dịch vụ tương ứng lên bưu phẩm và cả 2 liên của BĐ1. Dán tem hoặc in cước bằng máy thu cước thay tem lên góc phải bưu phẩm. Nhập số liệu vào máy tính sau đó in giá cước bao gồm: họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, trọng lượng, cước chính, cước dịch vụ đặc biệt (nếu có) lên liên 2 của BĐ1 sau đó giao liên 2 cho khách hàng, liên 1 sẽ lưu lại bưu cục. Bưu kiện: Khi khách hàng đến gửi bưu kiện thì GDV hỏi xem khách hàng gửi đi đâu? Kiểm tra nội dung (nếu là hàng dễ vỡ thì hướng dẫn khách hàng chèn giấy xốp để đảm bảo trong quá trình vận chuyển). Cấp BK1 cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng ghi họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận. Nếu khách hàng đã đóng sẵn bưu kiện thì GDV cột dây và niêm phong lại bằng kẹp chì. Cho khách hàng ghi họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận lên bưu kiện sau đó kiểm tra xem giữa BK1 và bưu kiện có giống nhau không? Cân trọng, tính cước, thông báo cước cho khách hàng biết. Nhập số liệu vào máy tính sau đó in giá cước gồm: họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, trọng lượng, cước chính và cước dịch vụ đặc biệt (nếu có) lên liên 3 của BK1. Giao lên 3 BK1 cho khách hàng, liên 1 lưu tại bưu cục, liên 2 đính kèm bưu kiện chuyển đi. Khi tới giờ đóng chuyến thư thì GDV giao BK1, in BK3 và bưu kiện cho bộ phận khai thác để chuẩn bị đóng chuyến thư cho 700920 HCM BK. 1.3 Chuyển phát nhanh EMS. Đây là một dịch vụ chuyển phát nhanh chất lượng cao mà đơn vị đang làm đại lý cho công ty cổ phần chuyển phát nhanh, các bưu kiện gửi qua hệ thống dịch vụ này đều được cập nhật và theo dõi thông tin trên suốt toàn trình bưu gửi. Từ khi dịch vụ này được chuyển giao cho công ty cổ phần chuyển phát nhanh bưu điện quản lý thì chất lượng dịch vụ được chuyển biến theo chiều hướng tốt, tuy nhiên hiện nay mạng lưới chuyển phát của công ty chưa được mở rộng vì vậy họ vẫn phải thuê phát và dẫn đến tình trạng trùng lắp địa bàn gây những khó khăn cho khách hàng trong việc tìm kiếm thông tin bưu gửi. Nhận gửi EMS. Khi khách hàng gửi EMS thì GDV kiểm tra xem tỉnh nào nhận gửi EMS. Những tỉnh có nhận gửi EMS: Bình Phước, Bắc Cạn, Bắc Giang, Cao Bằng, Hà Giang, Hưng Yên, Hòa Bình, Lào Cai, Lai Châu, Lạng Sơn, Phú Thọ, Sơn La, Thái Bình, Thái Nguyên, Tuyên Quang, Yên Bái, Điện Biên, Phú Quốc. Nếu là thư từ, giấy tờ, tài liệu thì GDV cấp phong bình EMS và hướng dẫn người gửi điền đầy đủ thông tin người gửi, người nhận lên phong bì. Nếu là hàng hóa thì kiểm tra nội dung bên trong. Nếu là hàng dễ vỡ thì hướng dẫn khách hàng gói bọc lại theo qui định để đảm bảo nội dung bên trong. Sau đó GDV bọc lại bằng băng keo đặc thù, niêm phong bằng kẹp chì. Khi khách hàng ghi xong, GDV đóng dấu nhật ấn lên phong bì EMS và khách hàng có yêu cầu báo phát thì GDV đấu dấu chữ “AR BÁO NHẬN” lên phong bì EMS. Nhập họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, loại bưu gửi vào máy tính, cân, nhập khối lượng, tính cước, báo cước cho khách hàng biết. Trường hợp người nhận ở vùng sâu, vùng xa thì GDV thông báo cho người gửi biết là người nhận có thể nhận chậm nếu người gửi đồng ý thì GDV yêu cầu người gửi ghi “KHÔNG KHIẾU NẠI CHỈ TIÊU THỜI GIAN” lên phiếu nhận gửi E1. Nếu bưu gửi có yêu cầu dịch vụ báo phát thì phải có BC07 đi kèm và đóng dấu lên E, bưu phẩm và BC07 ghi chữ “Báo phát ghi số”. Nhập xong GDV in E1, trên E1 thể hiện đầy đủ họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận, tên GDV, ngày giờ nhận, khối lượng, cước phí, đưa E1 cho khách hàng đọc lại và ký tên. Thu tiền, cấp liên 3 cho khách hàng và hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu. GDV sẽ đính kèm liên 2 của E1, báo phát, tờ khai nếu có vào bưu gửi EMS, liên 1 lưu lại bưu cục. Ghi số hiệu phát hành, khối lượng và cước phí cách nhau bằng một gạch chéo lên phong bì EMS. Nếu nội dung là hàng nhẹ thì phải đo thể tích để tính tiền theo thể tích được tính theo công thức sau: V = Chiều dài x chiều rộng x chiều cao = 6000. Nhập số liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động cập nhật theo mức cước và khối lượng tương ứng. Khi tới giờ đóng chuyến thư thì GDV in bảng kê E2, chuyển E2 cho bộ phận khai thác để chuẩn bị đóng chuyến thư. 1.4 Chuyển phát nhanh VEXPRESS. Là một dịch vụ chuyển phát nhanh đảm bảo có uy tín cao, nhiều người hiện nay rất ưa chuộng. Nhận gửi VEXPRESS. Khi khách hàng đến gửi nhanh thì phải hỏi khách hàng gửi đi đâu? Xem danh bạ xem có tỉnh nào nhận VEXPRESS. Những tỉnh có nhận VEXPRESS thì không nhận EMS và ngược lại, nếu nơi khách hàng gửi đi có nhận VEXPRESS thì cấp phong bì VE3 cho khách hàng và hướng dẫn khách hàng ghi rõ họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận. Nếu là gói nhỏ thì GDV kiểm tra xem có thuộc hàng cấm gửi không? Sau đó gói lại và niêm phong bằng băng keo đặc thù, buộc dây, niêm chì. Nhập họ tên, địa chỉ người gửi, người nhận vào máy tính, cân, nhập khối lượng, tính cước và báo cước cho khách hàng biết. In VE1 cho khách hàng ký tên. Thu tiền cấp liên 3 VE1 cho khách hàng, liên 1 lưu lại bưu cục, liên 2 ghim cùng các ấn phẩm khác giao cho bộ phận khai thác đóng đi. Đặc biệt VEXPRESS không đi nước ngoài. 2. Giao dịch nước ngoài. Công việc đầu ca đầu ngày cũng giống giao dịch trong nước. 2.1 Nhận gửi BPBK, đi nước ngoài. Bưu phẩm ghi số. Khi khách hàng đến gửi hàng thì GDV phải: Hỏi khách hàng gửi đi đâu? Nội dung hàng gửi là gì? Nếu nội dung là thư từ, GDV giới thiệu cho khách hàng dịch vụ UPS, gửi thư nhanh đi nước ngoài trong vòng 3 ngày. Báo giá cước cho khách hàng trước vì dịch vụ này cước rất cao. Nếu khách hàng đồng ý cấp bì UPS và hướng dẫn khách hàng ghi đầy đủ thông tin họ tên, địa chỉ, số điện thoại người gửi, người nhận. Khi khách hàng đã ghi xong đưa lại cho GDV kiểm tra xem đã ghi đầy đủ thông tin và dán kín thư lại chưa và hướng dẫn khách hàng qua quầy thu ngân để tính cước. Nếu nội dung là hàng hóa, khối lượng của hàng hóa dưới 2kg thì ta cung cấp cho khách hàng ấn phẩm BĐ1, phiếu ghi địa chỉ người gửi người nhận, giấy kê khai gửi hàng xuất khẩu để khách hàng điền đầy đủ thông tin.Nếu khách hàng gửi nước Nhật, Ý, Nga thì ghi thêm tờ khai CN23. Người gửi ghi xong GDV kiểm tra lại hàng hóa đã đúng số lượng, mặt hàng như đã kê khai chưa, nếu chưa phải đề nghị khách hàng ghi lại chính xác.Ghi rõ yêu cầu của khách hàng muốn sử dụng dịch vụ máy bay hay tàu: Máy bay: 2 đến 3 tuần Tàu: 3 đến 4 tháng Nếu đúng GDV sẽ đóng gói phù hợp với từng mặt hàng, dán băng keo đặt thù để niêm phong, cân lại và ghi khối lượng, số tiền.Đưa cho khách hàng CN22 ký tên phía dưới cùng còn GDV ghi nội dung hàng hóa bằng tiếng anh vào CN22, ký tên để xác nhận. BĐ1 và tờ khai khách hàng đem lại quầy thu tiền,GDV nhập máy in cước trên BĐ1, liên 2 của BĐ1 giao cho khách hàng Bưu kiện Khi khách hàng đến gửi hàng thì GDV phải: Hỏi khách hàng gửi đi đâu? Nội dung hàng gửi là gì? Bưu kiện chỉ nhận tối đa dưới 30kg Chu vi để vào từng nước hiện nay đã hạn chế nên nếu khách hàng gửi nhiều hàng thì nói với khách hàng có thể san bớt hàng ra và số lượng có thể nhiều hơn một thùng, bưu kiện cồng kềnh thì chỉ một vài nước có như: SWITZERLAND, FINLAND, GERMANY. Cấp CP72, giấy kê khai xuất khẩu, nhãn ghi địa chỉ đã được in sẵn cho khách hàng, nếu gửi đi Canada, Úc, Đan Mạch thì phải có thêm CN23 và hướng dẫn khách hàng cách ghi các tờ giấy trên. Trong khi khách hàng ghi tờ giấy thì GDV đi lấy thùng có kích cỡ phù hợp với hàng hóa của khách hàng. Khi khách hàng ghi giấy tờ xong, GDV vừa xếp hàng vào thùng vừa kiểm tra giữa thự tế và tờ khai. Nếu có hàng thực phẩm thì phải kiểm y tế hoặc thực vật, nếu có nhân viên kiểm dịch tại đó thì cho khách hàng sang kiểm rồi mới đóng gói. Sau đó gói và niêm phong bằng keo đặc thù, nếu có kiểm y tế hoặc thực vật thì để hở chờ kiểm dịch, không niêm phong bằng băng keo đặc thù (trừ trường hợp không có nhân viên kiểm dịch tại bưu điện). Cân, ghi khối lượng và số CP lên tờ khai, thu tiền đóng gói và kiểm dịch (nếu có), sau đó giao tờ khai CP72 cho khách hàng qua quầy thu tiền. Thể hiện khối lượng, dịch vụ đặc biệt mà khách hàng sử dụng lên mặt trước bưu kiện, không thể hiện cước phí. Tại quầy thu tiền hiện nay đã sử dụng chương trình Netpost nên việc tính cước cho khách hàng chỉ cần sử dụng chương trình và in cước phí lên CP72, giao liên 4 cho khách hàng, liên 1 lưu tại bưu cục, liên 2 và liên 3 đi kèm với bưu kiện. Bưu kiện sẽ được để bên trong, để GDV làm tiếp công việc như: dán 2 liên của CP72 lên mặt trước bưu kiện và thể hiện cước phí, nếu bưu kiện để hở và đã kiểm dịch thì sẽ niêm phong bằng băng keo đặc thù. Đối với loại hàng gửi là chất bột, chất lỏng, hàng điện – điện tử thì GDV yêu cầu ghi thêm tờ khai gửi BPBK đường hàng không (cả trong nước và ngoài nước). Khi khi khách hàng đến gửi đĩa đi nước ngoài thì chỉ chấp nhận những đĩa quay gia đình, đám tang, đám cưới, nhưng phải viết thêm giấy cam đoan, còn những đĩa phim ca nhạc thì phải là đĩa gốc có tem của bộ VHTT. Đối với các mặt hàng gửi đi nước ngoài là thực phẩm, thuốc tây, thuốc lá phải yêu cầu khách hàng ghi cam kết “HÀNG BỊ HỦY, TỊCH THU HOẶC TRẢ VỀ KHÔNG KHIẾU NẠI” lên tờ khai. Đối với mặt hàng gửi đi nước ngoài dễ vỡ thì yêu cầu khách hàng ghi cam kết “HÀNG BỊ HƯ HỎNG, BỂ VỠ KHÔNG KHIẾU NẠI”. Tất cả những hàng hóa gửi đi nước ngoài phải có xuất xứ và tem đầy đủ, phải có số y tế. 2.2 Công việc cuối ca, cuối ngày. Giao dịch quốc tế không chia theo ca như trong nước mà theo giờ hành chính nên việc bàn giao vào cuối ngày. Cách bàn giao ca( trong nước): Cuối ca, trước giờ giao ca 15 phút, GDV hoàn tất tất cả công việc để bàn giao ca như: ấn phẩm, phong bì, quỹ trong các ấn phẩm, bưu kiện, các TCT, CTN, MP1 còn lại tại giao dịch và đối chiếu các số liên quan. Vào sổ giao ca các khoản thu chi phí phát sinh trong ca, kiểm tra lại tiền mặt, cân đối sổ sách kế toán. Khi bàn giao ca phải có mặt 2 bên giao nhận ca và tự đối kiểm với nhau, ký tên lên sổ giao nhận ca. Nếu có sai sót 2 bên cùng xử lý, không có mặt KSV trong việc bàn giao ca. Sau khi giao nhận ca xong, tất cả tiền doanh thu của các khâu được vào sổ sách và nộp tiền cho thủ quỹ để vào sổ theo dõi doanh thu đơn vị. Cuối ngày thủ quỹ tập hợp số lượng và doanh thu lên bảng kê báo cáo về phòng kế toán trung tâm và nộp tiền vào ngân hàng. Kết thúc một ngày làm việc. Kết thúc một ca, ngày làm việc, các nhân viên ở bộ phận khai thác, các GDV phải kế toán lại sản lượng BPGS, BK, ngân phiếu riêng. Việc kế toán thực hiện mỗi ngày một lần vào cuối ngày làm việc. Nếu trong ngày có nhiều ca thì sau mỗi ca kế toán một lần để giao số lượng BPGS, BK, ngân phiếu cho ca sau. Do Bưu điện quận 5 cũng là bưu điện trung tâm nên số lượng công việc nhiều do vậy cần kế toán mỗi loại một sổ. Đầu ngày làm việc GDV dùng dấu ngày đóng vào dòng đầu tiên trong sổ BC28. Ghi số lượng còn lại cuối ngày hôm trước còn lại ở bên lý do nhập và ghi vào cột số lượng nhập. Tùy theo kế toán của mỗi loại, mỗi bộ phận mà ghi đúng nhập và xuất. Số cộng nhập và số xuất luôn bằng nhau. Số lượng BPGS, BK, còn lại cuối ca cuối ngày trong BC28 phải luôn khớp với số lượng thực tế. Số lượng BPBK còn lại được bảo quản chu đáo, bỏ vào tủ có khóa chắc chắn, bảo đảm an toàn. Các phiếu gửi được lưu giữ theo từng tháng và được sắp xếp gọn gàng. II. BỘ PHẬN KHAI THÁC. 1. Tại bộ phận khai thác. Bộ phận khai thác là bộ phận đóng mở, chuyển thư, khai thác BPBK đến và đi, khai thác VE, EMS đến và đi. Bộ phận khai thác của Bưu điện quận 5 có 5 người. 1.1 Nguyên tắc đóng chuyến thư: Bưu cục đóng phải quy định cụ thể về thời gian đóng chuyến thư, sao cho quá trình vận chuyển và giao nhận hợp lý đảm bảo chi tiêu chất lượng hành trình đường thư. Việc đóng chuyến thư, túi gói ghi số, túi gói bưu kiện, túi EMS… phải có hai người tham gia cùng kiểm soát toàn bộ nội dung và số lượng túi gói, cùng ký tên trên BC31 trên các phiếu chuyển và cùng chịu trách nhiệm. Nếu bưu cục nhỏ, khối lượng công việc ít, chỉ có một người đóng thì tự mình kiểm soát ký tên và chịu trách nhiệm. Nếu có nhiều bưu cục nằm trên đường trục thì đóng túi gói của bưu cục xa trước, gần sau. 1.2 Công tác chuẩn bị đóng chuyển thư: Dây cột túi. Túi bưu chính phải lành lặn, đủ độ bền dai, an toàn không mục rách để đảm bảo an toàn khi vận chuyển bưu phẩm bưu kiện. Trước khi sử dụng túi rỗng để đóng chuyến thư phải kiểm tra từng túi để tránh bưu phẩm bưu kiện còn sót bên trong. Phong bì BC14 nơi gửi, nơi nhận, nếu ngoại dịch thì ngoài bìa ghi chú “ngoại dịch”. Lá nhãn BC34 được in trên bìa cứng để đóng các loại túi thư: ghi số hiệu chuyển thư, ngày/tháng/năm chuyến thư, nhật ấn bưu cục gửi, dấu ngang từng bưu cục gửi, số hiệu bưu cục nhận… phải đóng đúng từng mẫu cho từng loại túi thư theo thứ tự sau: Nhãn BC34 màu đỏ dùng cho túi hệ 1. Nhãn BC34 màu vàng dùng cho túi bưu kiện. Nhãn BC34 màu trắng dùng cho túi bưu phẩm thường, túi đựng túi rỗng Nhãn BC34 màu xanh lơ dùng cho túi bưu phẩm ghi số. Đóng dấu ngày giờ theo quy định đóng chuyến thư, các dấu phải được thay số, ngày tháng năm cho đúng thời điểm với thời điểm đóng chuyến thư và phải đóng thử vào bảng BC20 mới được sử dụng. Lá báo BC31: ghi ngày – tháng – năm, số hiệu chuyến thư, dấu ngang bưu cục gửi, dấu ngang bưu cục nhận (700910 bưu phẩm, 709920 bưu kiện), đóng dấu nhật ấn, chữ ký của nhân viên đóng chuyến thư. Nhãn BC25: đóng dấu ấn bưu cục gửi, hướng đi (nếu đi liên tỉnh thì đóng dấu liên tỉnh), khối lượng, chuyến thư. E4, BC34 cho túi bưu phẩm ghi số, bưu kiện, túi F, VEXPRESS nhật ấn hướng đi và theo từng màu quy định cho từng loại. BĐ3, BK3 gồm 2 liên, in ra trong máy trước giờ đóng chuyến thư ba mươi phút để kiểm soát. Ngày – tháng – năm, số hiệu chuyển thư, nhật ấn nơi gửi, nơi nhận. Riêng E2, VE2 in ra 3 liên phải có ngày – tháng – năm, số hiệu chuyến thư nơi gửi, nơi nhận. BC37 gồm 3 liên và có 5 cuốn BC29: Sổ của 700910 HCM bưu phẩm. Sổ của 700920 HCM bưu kiện. Sổ cho EMS quốc tế và liên tỉnh. Sổ cho EMS nội thị. Sổ VEXPRESS nội thị và liên tỉnh. 1.3 Công việc thu gom bưu phẩm bưu kiện. Thu tại hộp thư đường phố. Quầy giao dịch tại bưu cục. 1.4 Đóng chuyến thư bưu kiện. Cân trọng từng bưu kiện. Đếm số lượng bưu kiện đi trong chuyến thư (BK3). Kê trọng lượng túi, kiện đi ngoài vào BC37 (Phiếu giao nhận chuyến thư). Ví dụ: chuyến thư 376 gồm 7 bưu kiện (2 bưu kiện trong túi F), 5 bưu kiện đi ngoài. 1.5 Đóng chuyến thư phổ thông. Trước giờ đóng chuyến thư 15 phút, ra thùng thư trước và trong bưu cục gom thư lần cuối. Chia theo 4 hướng: Hướng đi Chợ Lớn gồm các quận 5, 6, 8, 10, 11 để chuyển thư cho Bưu điện Trung Tâm Chợ Lớn (đối với thư gửi cho cơ quan nhà nước). Hướng đi nội thị bao gồm các quận còn lại của Thành phố. Hướng đi liên tỉnh. Hướng đi ngoại dịch. Kiểm tra cước nếu đủ thì đóng nhật ấn và hủy tem nếu không có địa chỉ người nhận thì đóng dấu chữ “T”. Bó lại thành từng bó riêng theo hướng chuyển. Đối với thư thường nội tỉnh thì được cho đi ngoài. 1.6 Đóng TCT. Qua khâu ngân vụ kí nhận trên sổ và vào máy in bảng kê. Đồng thời trên BC28 sẽ cập nhật phần nhập xuất. In CT3 2 liên, đóng dấu và kí tên. Ghi vào lá báo BC31 “1 gói CT1” ở phần II phần ghi chú đặc biệt. 1.7 Đóng túi F. Trên lá báo BC31 ghi phần “Bưu phẩm thường” 1 túi F hay 1 gói F và tổng cộng số lượng túi gói. Cách đóng: Bỏ vào thư thường liên tỉnh. Tiếp theo bỏ bó ngoại dịch. Bỏ gói CT1 vào túi. Lá báo BC31 để trên mặt gói ghi số trong và ngoài nước trên cùng, lấy dây thun cột lại. Cột túi lại bằng dây rút cổ túi, đánh chữ F lên BC34 màu trắng. Cân và ghi lại trọng lượng trên nhãn BC34. Sau đó tổng cộng túi bên dưới BC37, giao 2 liên cho hộ tống viên, một liên giao lại bưu cục. Hộ tống viên ký nhận. Vào sổ BC29. 1.8 Đóng chuyến thư bưu phẩm. Cân trọng lượng bưu phẩm. Lập bảng kê BĐ3 cho vào túi cân trọng lượng, cột cổ túi bằng nhãn BC34. Kê vào bảng kê BC37. Túi F cuối cùng phải có lá báo BC31. 1.9 Đóng chuyến thư EMS. Đóng chuyến thư EMS trong nước. Mỗi khi nhận bưu gửi EMS của giao dịch hoặc của các bộ phận khác giao sang, phải thực hiện theo đúng qui định sau: Kiểm tra khối lượng thực tế, tình trạng gói bọc, niêm phong của từng bưu gửi. Đối chiếu số hiệu, khối lượng, cước phí của từng bưu gửi tương ứng ghi trên bản kê E2, tổng khối lượng và tổng số bưu gửi trên E2 do bộ phận trước giao sang lập, ký nhận liên 2 trên E2, liên thứ nhất lưu tại bộ phận khai thác đóng chuyến thư, liên thứ hai trả lại cho bộ phận giao dịch hoặc bộ phận có liên quan. Trước khi cho bưu gửi EMS vào túi thư, kiểm soát viên phải kiểm tra hướng chuyển, tình trạng gói bọc, khối lượng của từng bưu gửi, tổng số EMS đi trong túi thư và chữ ký nhận của nhân viên lập phiếu. Khi kiểm soát xong, kiểm soát viên ký tên, ghi rõ họ tên vào phần cuối bảng kê. Bỏ bưu gửi EMS có nội dung là tài liệu ghi theo từng hướng. Cho toàn bộ các bưu gửi đã được phân hướng vào từng túi riêng, niêm phong cổ túi bằng dây niêm phong kèm theo nhãn E4 điền đầy đủ chi tiết như: Bưu cục đóng, bưu cục nhận, túi số… . Tổng số túi, số chuyến bay, sân bay chuyển tải (nếu có), sân bay dỡ hàng, số chuyến thư, ngày… Cân khối lượng từng túi, ghi khối lượng lên E4. Túi F được đóng sau cùng, trên E4 ghi ký hiệu “F” để phân biệt với các túi khác. Giao túi cho nhân viên vận chuyển: đóng, kiểm tra khối lượng, tình trạng từng túi thư, niêm phong kẹp chì, lấy chữ ký bên giao và bên nhận. Trường hợp chênh lệch đối tượng từ 100g trở lên phải lập biên bản. Đóng chuyển thư EMS ngoài nước. Ngoài những quy định như việc đóng chuyển thư trong nước, đóng chuyển thư EMS đi nước ngoài phải tuân theo những quy định sau: Phối hợp với hải quan để làm thủ tục xuất. Lập bản E2 (hai liên) một liên cho vào bưu cục đóng chuyến thư, một liên cho vào phong bì ngoài “FEUILLE’ AVIS” để trong từng túi thư tương ứng. Lập phiếu giao nhận chuyến thư máy bay CN38 (5 liên) để giao nhận với công nhân vận chuyển (có chữ ký của 2 bên), trong đó 1 liên lưu tại bưu cục đóng chuyến thư, 4 liên cho vào phong bì CN45 giao cho công nhân vận chuyển để giao nhận với hàng không, sau khi giao nhận xong công nhân vận chuyển giữ lại 1 liên mang về giao cho bộ phận quản lý, 3 liên còn lại giao cho hàng không. CN38, CN45 bưu cục đóng chuyến thư phải đóng dấu ngang hoặc nhãn ký hiệu dịch vụ EMS. 2. Giao nhận chuyến thư. Khai thác viên sẽ trực tiếp giao nhận với hộ tống viên. Khai thác viên sẽ giao 2 tờ BC37 cùng với những túi gói cho hộ tống viên. Sau khi đã đối kiểm với BC37 đủ số lượng, túi gói từ khai thác viên đưa hộ tống viên sẽ tiến hành ký tên, đóng nhật ấn ngày lên 2 tờ trên BC37 trong đó có một tờ hộ tống viên sẽ đưa lại cho khai thác viên, tờ còn lại hộ tống viên sẽ giữ cùng những túi gói đóng chuyển. Nhận và mở chuyến thư. Nhận chuyến thư. GDV nhận túi, gói thư phải đối chiếu từng túi, gói thư thực nhận với khối lượng túi, gói ghi trên phiếu giao nhận BC37 và các giấy tờ liên quan với gói thực nhận, biên bản, sự vụ (nếu có), nếu thiếu hoặc thừa phải ghi trên ghi chú phiếu giao nhận BC37 và ký nhận số lượng túi gói thực nhận. Xem xét tình trạng bên ngoài các túi, gói thư: lá nhãn, tình trạng niêm phong, vỏ túi, gói của từng túi. Nếu có hiện tượng nghi vấn phải báo với trưởng bưu cục. Mở chuyến thư đến: Việc mở túi gói thư, túi gói ghi số, túi bưu kiện, túi EMS, VEXPRESS, … phải có hai người tham gia cùng nhau kiểm soát các túi gói vài đặt các sản phẩm cùng ký tên trên BC37 chịu trách nhiệm, nếu chỉ có một người mở thì người đó hoàn toàn chịu trách nhiệm. Mở hết túi gói của bưu cục này rồi mới mở túi gói của bưu cục khác. Nếu có nhiều đường thư thì phải mở xong túi gói của đường thư này rồi mới mở đến túi gói của đường thư khác. Trước tiên xem túi có rách nát, suy chuyển hay không? Kế tiếp dùng kéo cắt dây cột túi F, giữ nguyên dấu niêm phong, dây cột để qua một bên nếu không có gì bất thường thì sau khi mở túi bỏ dấu niêm phong đi. Dốc hết vật phẩm trong túi ra. Tìm lá báo BC31 để kiểm tra số lượng túi gói cùng những đặc phẩm có trong túi gói. Khai thác tiếp các gói còn lại. Kiểm số lượng các loại, kiểm tình trạng nguyên vẹn, hướng chuyển của túi gói. Kiểm xong Ghim sang một bên. Vào sổ BC29 ở phần đến căn cứ vào lá báo BC31. 3. Khai thác chuyến thư đến. Khai thác bưu phẩm ghi số đến. Trình tự mở túi bưu phẩm ghi số cũng tương tự như đối với bưu phẩm thường, ngoài ra còn phải thực hiện thêm các công việc sau: Đối chiếu số lượng thực tế với phiếu chuyển BĐ3, đối chiếu từng dòng trên BĐ3 với từng bưu phẩm ghi số, kiểm tra trọng lượng, cước phí của từng bưu phẩm. Kiểm tra xong nếu thấy đầy đủ, đúng thì ký tên, đóng dấu nhật ấn lên BĐ3. Cập nhật từng bưu phẩm ghi số vào máy tính. Trường hợp bưu phẩm nước ngoài là hàng hóa có đánh thuế thì nhập thuế vào. Ghi số thứ tự đến lên từng bưu phẩm. In giấy mời BC10. Ghi ngày giờ lập giấy mời, ghi số thự tự của từng bưu phẩm lên giấy mời. Ghi sổ trong nước để một bên, ghi sổ nước ngoài để một bên, để riêng theo từng tháng và theo thứ tự đến. Ghim BĐ3 vào tập hồ sơ để lưu. Khai thác TCT đến. Mở phong bì CT1. Đếm số lượng, kiểm tra số hiệu CT1 so với phiếu chuyển CT3, nếu đúng thì ký tên lên CT3, đóng dấu nhật ấn. Vào phần nhập trên sổ N19 để giao sang bộ phận ngân vụ, lấy chữ kí nhận bên phần xuất đi trên N19. Khai thác bưu kiện đến. Trình tự mở túi bưu kiện cũng tương tự như đối với bưu phẩm thường, bưu phẩm ghi số, ngoài ra còn thực hiện thêm các công việc sau: Đối chiếu số lượng thực tế với phiếu chuyển BK3. Đối chiếu về số hiệu, trọng lượng, cước phí của từng bưu kiện với BK1 và BK3 nếu đúng thì ký tên và đóng dấu lên BK3. Đóng dấu ngày lên mặt sau BK1. Cập nhật từng bưu kiện vào máy tính. Nếu bưu kiện nước ngoài đánh thuế thì phải cập nhật phần thuế và phần xuất trình hải quan, phải cập nhật vào máy tính. Ghim BK1 với hóa đơn thuế bỏ vào tập hồ sơ. Ghi số thứ tự lên từng bưu kiện. In giấy mời BC10. Ghi ngày lập giấy và số thứ tự lên bưu kiện. Bưu kiện trong nước và bưu kiện ngoài nước để sang một bên và phải để theo tháng đến. Vào máy mở xem BC28 phần nhập có khớp với BK3 để cuối ca in ra phải khớp để khỏi tìm kiếm. 4. Xử lý nghiệp vụ về khai thác chuyến thư đến. Thiếu lá báo BC31. Lập lá báo đương nhiên: căn cứ túi gói thực nhận của chuyến thư đến lập lá báo BC31 thành 2 bản, góc trên bên phải của lá báo ghi bằng bút chữ đỏ do bưu cục nhận tạm lập hoặc lập đương nhiên. Lập biên bản BC43 thành 3 bản: 1 bản gửi cho cơ quan quản lý cấp trên, 1 kèm theo BC31 tạm lập gửi cho bưu cục đóng chuyến thư và một bản lưu. Sự vụ điện (Fax): báo ngay cho bưu cục đóng chuyến thư để tìm lá báo BC31. Một bản BC31 tạm lập dùng làm cơ sở để khai thác chuyến thư đến. Chuyển nhầm lá báo. Trên lá báo chuyển nhầm ghi lên góc trên bên phải chữ “Lạc hướng” và đóng dấu nhật ấn kế bên kèm với biên bản BC34 cho vào bì BC14 chuyển thẳng đến bưu cục nhận đúng bằng ghi số sự vụ. Đối với chuyến thư đến xử lý như trường hợp thiếu lá báo tương tự. Khi mở túi gói phải ghi số, thiếu phiếu chuyển BĐ3, BK3 hoặc chuyển nhầm phiếu chuyể thì xử lý như chuyến thư đến không có lá báo hoặc chuyển nhầm lá báo. Mở nhầm túi gói. Thực hiện việc đối kiểm như khai thác túi gói thường, nội dung túi gói được đóng vào một túi khác hay dùng lại túi cũ. Lá nhãn buộc dây được bỏ vào túi, niêm phong bằng lá nhãn BC34 mới (ghi lại bưu cục gửi, bưu cục nhận) và ghi chữ mở nhầm. Lập BC34 thành 4 bản: - 1 gửi cho cơ quan thanh lý. - 1 gửi cho bưu cục đóng chuyển thư. - 1 bỏ vào túi thư ghi bưu cục nhận đúng. - 1 lưu. Ngoài ra đóng sự vụ điện và phát ngay cho các bưu cục có liên quan. Thừa thiếu bưu phẩm ghi số/bưu kiện. Thiếu bưu phẩm ghi số, bưu kiện. Thiếu bưu phẩm ghi số, bưu kiện dùng bút đỏ gạch ngang dòng ghi bưu phẩm ghi số, bưu kiện. BĐ3, BK3 ghi chữ thiếu ở cột ghi chú. Gạch ngang phần ghi cộng và ghi thêm (“Không thừa nhận… ghi bằng số bằng chữ. Thiếu bưu phẩm ghi số, bưu kiện… gốc… dòng”). Thừa bưu phẩm ghi số, bưu kiện. Căn cứ vào chi tiết ở mặt trước bưu phẩm, trên BK1 của bưu kiện ghi tiếp theo trên phiếu chuyển BĐ3, BK3 cột ghi chú ghi chữ thừa, gạch bỏ phần cộng ghi thực nhận… bưu phẩm ghi số, bưu kiện… hoặc số hoặc chữ thừa bưu phẩm ghi số, bưu kiện… được ghi dòng… BĐ3, BK3. Lập biên bản BC34. Nhận thiếu hoặc thừa bưu phẩm ghi số, bưu kiện ngoài việc xử lý trên phiếu chuyển BĐ3, BK3 và lập biên bản BC43 còn phải có sự vụ hoặc điện Fax cho bưu cục đóng chuyển thư biết. Ghi nhầm số hiệu bưu phẩm ghi số, bưu kiện. Dùng bút đỏ gạch bỏ số hiệu bưu phẩm ghi số, bưu kiện và số đúng bên cạnh, cột ghi chú ghi chữ nhầm. III. PHÁT BPBK TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC. Có 3 hình thức phát cho người nhận: Phát tại địa chỉ người nhận. Phát tại giao dịch. Phát qua hộp thư thuê bao. Các loại BPBK phát tại địa chỉ người nhận. Các loại thư thường, bưu thiếp, ấn phẩm, gói nhỏ ghi số nặng dưới 500g. Bưu phẩm A nặng dưới 2000g. EMS, VE không hạn chế khối lượng được phát đến 3 lần. Các BPBK có sử dụng dịch vụ phát tại địa chỉ nhận hoặc theo yêu cầu của người nhận. Các loại giấy mời BPBK, TCT, CTN… Các loại BPBK phát tại giao dịch. Gói nhỏ, ấn phẩm gửi thư thường hoặc ghi số nặng trên 500g. Bưu phẩm thường hoặc ghi số. Bưu phẩm lưu ký. BPBK có nội dung hàng hóa. Phát qua hộp thư thuê bao. Các đơn vị, cá nhân có đăng ký hộp thư tại bưu cục, người nhận tự ra nhận vào giờ mở cửa của bưu cục. Chỉ phát qua hộp thư những bưu gửi có tên người nhận là người đứng tên hộp thư thuê bao. Chỉ bỏ vào hộp thư các bưu phẩm có kích thước cỡ nhỏ như: bức thư, tờ báo, bưu thiếp. 1. Phát bưu phẩm thường. Việc phát bưu phẩm thường được giao cho bưu tá đảm nhiệm, mỗi ngày bưu tá phát ba lần tại địa chỉ người nhận, nếu không phát được thì để giấy báo lại mời người nhận ra giao dịch nhận. Nếu bưu phẩm quá lớn không thể phát được cho người nhận thì lập giấy mời bỏ vào hộp thư để mời người nhận ra nhận. Những bưu phẩm thường có tên người nhận là cơ quan, tổ chức, đơn vị vũ trang… bưu tá được phát cho văn thư các đơn vị. Cứ 3 ngày thì lập giấy mời một lần. Chuyển hoàn lại cho người gửi: Trong nước 30 ngày kể từ ngày gửi. Nước ngoài 45 ngày kể từ ngày gửi. 2. Phát BPGS trong và ngoài nước. Thủ tục phát. Khi khách hàng đến nhận bưu phẩm, GDV yêu cầu xuất trình giấy mời BC10, giấy chứng minh nhân dân hoặc các giấy tờ liên quan theo qui định của thủ tục phát. Đối chiếu họ tên, địa chỉ người nhận với giấy chứng minh hoặc các giấy tờ liên quan xem có đúng khớp hay không. Chú ý đến ngày báo cước lưu kho ghi trên giấy mời, nếu có thì thu thêm. Ghi số chứng minh nhân dân, ngày cấp, nơi cấp và lấy chữ ký của người nhận vào BC10. Dựa vào số liệu thống kê, nước kí gửi để biết bưu phẩm trong nước hay nước ngoài. Nếu là bưu phẩm trong nước, dựa vào số thứ tự đến trên BC10 để vào kho lấy bưu phẩm phát cho người nhận. Nếu bưu phẩm có sử dụng dịch vụ báo phát thì GDV yêu cầu người nhận ký tên lên BC07, GDV đóng dấu nhật ấn, ký tên lên BC07. Đóng trả BC07 về bưu cục gốc bằng số ghi sự vụ. Nếu bưu phẩm nước ngoài có thu thêm tiền thuế, lệ phí và xuất trình hải quan thì phải báo cho khách hàng biết. Dựa trên BC10 vào kho lấy bưu phẩm ra. Viết hóa đơn, đưa khách hàng ký tên, thu tiền thuế, xuất trình hải quan nếu có. Giao bưu phẩm cho người nhận cùng với biên lai BC10, biên lai thuế, giấy chứng minh nhân dân. Nhập trả BC10 vào máy tính, ghi số thứ tự lên BC10. GDV ký tên đóng dấu lên BC10, giấy mời được bỏ vào tập lưu ca để cuối ca, cuối ngày kế toán. 3. Phát bưu kiện trong và ngoài nước. Khi bưu kiện đến dóng dấu nhật ấn lên mặt sau BK1, ghi số thứ tự đến lên bưu kiện và ghi số thứ tự đến lên BK1, nhập vào máy tính rồi in giấy mời BC10. Nếu bưu kiện nước ngoài có đánh thuế và xuất trình hải quan thì cập nhật vào máy tính và in lên BC10 để khách hàng đi nhận thì có thể mang theo tiền. Nếu có cước lưu kho, chuyển hoàn, chuyển tiếp thì thu thêm ở người nhận. Trường hợp người nhận thay thì phải có giấy ủy quyền hợp lệ. Nếu người nhận mang BC10 có địa chỉ chính xác nhưng họ tên không khớp với giấy mời thì yêu cầu người nhận xin xác nhận lại của chính quyền địa phương rồi mang lại bưu cục mới tiến hành phát bình thường. 4. Phát EMS. Việc phát EMS do bưu tá đảm nhiệm, giao dịch chỉ phát khi bưu tá không phát được nên để lại giao dịch phát, vì những EMS thường có khối lượng dưới 500g. Phát tại giao dịch khi bưu tá không phát được cho người nhận hoặc bưu gửi EMS có khối lượng cao. Thủ tục phát EMS cũng tương tự như phát BPGS. 5. Phát VEXPRESS. Việc phát VE cũng tương tự như phát EMS. 6. Thời hạn lưu giữ. Đối với BPBK. Trừ trường hợp người gửi có yêu cầu chuyển tiếp/chuyển hoàn/hủy bưu kiện khi không phát được (như đối với giấy mời họp, công văn, tài liệu bí mật của các cơ quan doanh nghiệp…) thời hạn lưu giữ bưu phẩm bưu kiện không phát được qui định như sau: Không lưu giữ (chuyển hoàn ngay) bưu phẩm bưu kiện khi người nhận từ chối nhận. 15 ngày đối với bưu phẩm bưu kiện trong nước gửi cho người nhận ở thành phố, thị xã, thị trấn hoặc 30 ngày đối với bưu phẩm bưu kiện gửi cho người nhận ở nông thôn kể từ ngày lập giấy mời lần thứ nhất nếu không tìm thấy người nhận (không có địa chỉ người nhận, địa chỉ người nhận không rõ ràng, không đầy đủ, người nhận đi nơi khác mà không để lại địa chỉ) hoặc người nhận đã chết mà không có người nhận thay. 45 ngày kể từ ngày lập giấy mời lần thứ nhất đối với bưu phẩm bưu kiện từ nước ngoài gửi về chưa có người nhận hoặc bưu kiện có địa chỉ lưu ý. Quá thời hạn lưu giữ trên nếu người nhận không đến nhận thì bưu cục làm thủ tục chuyển hoàn bưu gửi. Đối với bưu gửi chuyển hoàn mà người gửi không đến nhận quá 60 ngày sẽ được chuyển về hội đồng xử lý bưu gửi vô thừa nhận giải quyết. Đối với bưu gửi EMS. Bưu gửi EMS không phát được là do người nhận từ chối, địa chỉ không chính xác, không đầy đủ, không xác định được người nhận phải chuyển hoàn ngay. Đối với bưu gửi EMS trong nước chưa phát được, sau 2 lần phát và để lại giấy mời mà vẫn không thấy người đến nhận, sau 6 ngày kể từ ngày để lại giấy mời bưu cục sẽ làm thủ tục chuyển hoàn trả về bưu cục gốc. Đối với bưu gửi SMS từ nước ngoài đến, bưu cục phát có trách nhiệm lưu giữ 12 ngày sau đó sẽ làm thủ tục chuyển hoàn trả về bưu cục gốc. Được thu cước chuyển hoàn đối với bưu gửi EMS có trọng lượng trên 500g. PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT. I. SO SÁNH QUY TRÌNH KHAI THÁC TRÊN LÝ THUYẾT VÀ THỰC TẾ. 1. Về công tác tổ chức khai thác. Tại các khâu như giao dịch nhận gửi, khai thác, phát… hầu như đề được thực hiện trên hệ thống máy tính nên độ chính xác về giá cước rất cao cũng như phần nào đã giải quyết được áp lực trong công việc của GDV được nhanh chóng. Các sổ sách giúp nghiệp vụ hầu hết đều được quản lý bởi hệ thống máy nội bộ tại đơn vị đã giúp cho việc quản lý số liệu tại đơn vị được dễ dàng, chặt chẽ và bảo mật cao. Tổ chức lao động được phân bố hợp lý, phù hợp với sức khỏe lao động và trình độ chuyên môn. Ngoài ra bưu cục còn sắp xếp làm việc cả ngày thứ bảy và chủ nhật để khách hàng thuận lợi cho việc giao nhận gửi, đó còn là một giải pháp đúng đắn, góp phần làm tăng doanh thu tại bưu cục. Tuy nhiên, từ việc nhận gửi, khai thác cho đến lập phát, lập khiếu nại, quản lý sổ sách… đều được vi tính hóa do đó khi máy gặp sự cố sẽ không khắc phục kịp thời dẫn đến việc GDV phải thực hiện thủ công làm cho khách hàng phải đợi lâu. Các hóa đơn không viết bằng tay như lý thuyết đã học mà phải in ra từ máy tính, chỉ viết bằng tay các hóa đơn lẻ ở khâu chấp nhận bưu phẩm bưu kiện. Trong quá trình khai thác đóng chuyến thư các phiếu chuyển BĐ3, BK3, E2 không lập bằng tay như lý thuyết mà được vi tính hóa, chỉ cần ra lệnh đóng chuyến thư máy sẽ tự động tách và in phiếu chuyển. KTV chỉ việc kiểm soát lại sau đó ký tên và đóng nhật ấn. 2. Về công tác chăm sóc và phục vụ khách hàng. Trong thời kì thị trường đang mở cửa như hiện nay, khách hàng đóng một vai trò hết sức quan trọng và còn là sự quyết định thành công trong hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp vì lý do trên Bưu điện quận 5 đã không ngừng nổ lực và phấn đấu phục vụ khách hàng. Đơn vị đã không những cung cấp những sản phẩm dịch vụ khách hàng cần thông qua những công nghệ hiện đại, kỹ thuật tiên tiến với chất lượng luôn được đảm bảo và mức chi phí hợp lý, mà còn không ngừng duy trì và cải tiến mối quan hệ với khách hàng để khách hàng luôn cảm thấy thoải mái nhất khi lựa chon Bưu điện quận 5 là nơi giao dịch, mặt khác còn thỏa mãn được dịch vụ khi khách hàng sử dụng. Chính vì lý do trên công tác chăm sóc khách hàng tại Bưu điện quận 5 luôn được đặt trên hàng đầu trong quá trình phục vụ khách hàng. Khi khách hàng hỏi thăm về các dịch vụ của bưu điện thì giao dịch viên hướng dẫn tận tình cho khách hàng để họ chọn được dịch vụ mà mình cần. II. NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT CỤ THỂ. 1. Nhận xét chung về đơn vị thực tập. Trong quá trình thực tập tại đơn vị Bưu điện quận 5 em nhận thấy rằng giữa lý thuyết trên lớp mà em được học và việc thực hành tại bưu cục, trực tiếp giao dịch với khách hàng thì không có gì khác nhau. Trong thời gian qua Bưu điện quận 5 đã có nhiều cố gắng và nổ lực trong việc sắp xếp, tổ chức, quản lý tốt để từ đó vận hành bộ máy của đơn vị vừa năng động vừa đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh và phục vụ khách hàng. Khi có công văn hay thể lệ qui định mới GDV đều được trưởng bưu cục phổ biến nhanh chóng và cụ thể, để phục vụ cho khách hàng tốt hơn và hiệu quả hơn. Nhân viên luôn có tinh thần và trách nhiệm cao, nghiệp vụ vững vàng, luôn đoàn kết, giúp đỡ lẫn nhau cùng tiến bộ, hỗ trợ nhau cùng học cùng làm. Trong thời gian thực tập em nhận thấy Bưu điện quận 5 làm việc rất tốt, không gặp phải bất kì khiếu nại cũng như sự phàn nàn của khách hàng về công tác phục vụ của các GDV thông qua BC17. Chỉ có trường hợp khách hàng đến lập giấy thay đổi họ tên, địa chỉ người nhận. Các chỉ tiêu đều được tập thể CB – CNV hoàn thành xuất sắc góp phần phát triển quy mô bưu điện. 2. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị. Các trang thiết bị tại bưu cục được trang bị khá hiện đại và đầy đủ giúp việc giao dịch giữa GDV và khách hàng được nhanh chóng. Mặt bằng khang trang, sạch sẽ, thoáng mát, văn minh và lịch sự giúp khách hàng cảm thấy thoải mái khi đến giao dịch. Bảng giá cước về các dịch vụ được niêm yết đầy đủ, tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng đến sử dụng dịch vụ. Ngoài ra, Bưu điện quận 5 còn sở hữu một đội ngủ giao dịch viên trẻ, năng động, sáng tạo, yêu nghề, đầy nhiệt huyết và chịu khó học hỏi trong công tác phục phụ khách hàng. Việc áp dụng vi tính hóa vào qui trình giao dịch và khai thác đã đem lại giá trị về công sức của GDV và giảm thời gian chờ đợi của khách hàng xuống. Làm cho khách hàng cảm thấy được yên tâm và tin tưởng về dịch vụ của mình đã sử dụng. 3. Đề xuất ý kiến. Thường xuyên bảo trì, bảo dưỡng máy móc, trang thiết bị định kì, tránh để sự cố xảy ra. Thường xuyên làm công tác tuyên truyền, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ với nhiều hình thức khác nhau. Không chờ đợi khách hàng đến với mình mà cần có những hành động thực tế đến với khách hàng trước. Trong quá trình khai thác chuyến thư, các túi đựng BPBK rất bụi và mất vệ sinh gây ảnh hưởng đến sức khỏe của KTV. Vì vậy cần có những biện pháp bảo hộ lao động để đảm bảo sức khỏe của CNV bưu điện. Cần mở lớp huấn luyện cho toàn thể CB – CNV để nâng cao nghiệp vụ. Giao dịch BPBK là nơi khách hàng giao dịch nhiều nhất, những mặt hàng khách hàng gửi rất đa dạng và phong phú vì thế cần bổ sung thêm lao động nam tại giao dịch này vì khối lượng công việc lớn. Cần cải tiến những dịch vụ chưa đạt doanh thu cao, nghiên cứu, phát minh dịch vụ mới thích ứng với nhu cầu ngày càng đổi mới của khách hàng trong đời sống hiện nay. Tiếp tục hoàn thiện, củng cố các thiết bị bưu chính để đạt được hiệu suất lao động cao.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docbaocao2_2003_4893.doc