Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng

MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Hiện nay, Việt Nam đang dần khẳng định vị trí của mình trên trường quốc tế đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nỗ lực rất nhiều, trong đó đặc biệt là sự cố gắng không chút mệt mỏi của các nhà quản trị trong việc hoàn thành và hoàn thành một cách xuất sắc nhiệm vụ của mình được giao phó. Những đóng góp của công tác văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp đã được thừa nhận.Bởi vậy cần có được cái nhìn đúng để có sự quan tâm, đầu tư đúng mức để có những bước đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Cổ phần hoá Doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng đối với Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong quá trình cổ phần hoá, công ty một mặt được khẳng định năng lực quản lý, một mặt là những khó khăn để tồn tại và phát triển hơn nữa. Để làm được điều này công ty đã không ngừng áp dụng những KH- KT hiện đại, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt là khẳng định vai trò của văn phòng để trở thành trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo và công ty nói chung. Trong quá trình học tập và nghiên cứu các môn học chuyên ngành quản trị văn phòng, tôi đã nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu tình hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng, do đó tôi đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng làm nội dung của luận văn tốt nghiệp. MỤC TIÊU VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo.Do vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn: + Nghiên cứu lý luận về văn phòng: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ.Lý luận về hoạt động văn phòng: vai trò, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng + Đánh giá hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng: quá trình hình thành và phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát về phòng TC- HC, các nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn tại + Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Công ty: định hướng chung, giải pháp cụ thể PHẠM VI NGHIÊN CỨU Thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về hoạt động văn phòng phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung luận văn này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Luận văn áp dụng phương pháp luận biện chứng. Phương pháp này cụ thể bao gồm ba phương pháp chính là: nghiên cứu tài liệu về lý luận văn phòng và hoạt động văn phòng, quan sát và phân tích, so sánh với thực tế văn phòng và hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN Bố cục của luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng. Chương 2: Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng.

doc77 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 27/05/2013 | Lượt xem: 1820 | Lượt tải: 0download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
NhiÒu b¸o c¸o nép chËm thêi gian yªu cÇu, b¸o c¸o qu¸ dµi nh­ng l¹i thiÕu th«ng tin tæng hîp, ch¾t läc, nghÌo nµn th«ng tin, ch­a ®¸p øng ®­îc yªu cÇu cÇn thiÕt cho sù chØ ®¹o. - C«ng t¸c xö lý th«ng tin ph¶n håi ®«i khi vÉn ch­a ®­îc chó ý thùc hiÖn ®ång bé cïng víi c¸c ho¹t ®éng kh¸c, cã t×nh tr¹ng “ ®¸nh trèng bá dïi”. NhiÒu v¨n b¶n ®· ban hµnh kh¸ l©u nh­ng viÖc ®«n ®èc triÓn khai cßn chËm.( nh­ viÖc thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh vÒ an toµn lao ®éng),... 2.2.2.2 NghiÖp vô so¹n th¶o v¨n b¶n a/ Vai trß cña v¨n b¶n V¨n b¶n nãi chung lµ mét ph­¬ng tiÖn ghi vµ truyÒn ®¹t th«ng tin b»ng mét ng«n ng÷ hay mét ký hiÖu nhÊt ®Þnh. §èi víi C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng nãi riªng, víi c¸c doanh nghiÖp nãi chung th× v¨n b¶n ®­îc sö dông lµ ph­¬ng tiÖn phæ biÕn truyÒn ®¹t th«ng tin vµ c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. NÕu lµm tèt nghiÖp vô qu¶n lý v¨n b¶n sÏ gãp phÇn thóc ®Èy ho¹t ®éng phôc vô kÞp thêi cho sù l·nh ®¹o, ®iÒu hµnh c«ng viÖc cã hiÖu qu¶ : + TruyÒn ®¹t ®Çy ®ñ, kÞp thêi c¸c th«ng tin cÇn thiÕt. + Gióp cho viÖc gi¶i quyÕt c«ng viÖc cu¶ c«ng ty ®­îc nhanh chãng, chÝnh x¸c cã chÊt l­îng, ®óng ®­êng lèi, chÝnh s¸ch, chÕ ®é. + L­u tr÷ nh÷ng hå s¬, tµi liÖu mét c¸ch ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c phôc vô cho viÖc tra cøu, gi¶i quyÕt c¸c c«ng viÖc tr­íc m¾t vµ l©u dµi. b/Qui tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n b1. X¸c ®Þnh môc ®Ých yªu cÇu ®èi t­îng vµ h×nh thøc v¨n b¶n +) Môc ®Ých: ®­a ra mét quyÕt ®Þnh, chñ tr­¬ng, biÖn ph¸p cÇn thiÕt ®Ó h­íng dÉn, gi¶i thÝch v¨n b¶n cÊp trªn hay gi¶i quyÕt vÊn ®Ò bøc xóc trong x· héi. - Th«ng tin cho ®èi t­îng qu¶n lý vÒ t×nh h×nh vµ vÊn ®Ò nµo ®ã. - B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c¬ quan, ngµnh, tæ chøc trong ®Ò xuÊt vÊn ®Ò míi, xin ý kiÕn cÊp trªn chØ ®¹o, ®«n ®èc, kiÓm tra. +) Yªu cÇu v¨n b¶n ®¶m b¶o vÊn ®Ò nh©n lùc, tµi lùc, vËt lùc ®Ó v¨n b¶n ®¶m b¶o hiÖu qu¶ cao nhÊt. V¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o vµ ban hµnh ph¶i ®­îc x¸c ®Þnh râ yªu cÇu cña v¨n b¶n, ®èi t­îng nhËn v¨n b¶n, tªn v¨n b¶n vµ nh÷ng thÓ thøc cÇn thiÕt theo ®óng qui ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh. b2. Thu thËp th«ng tin vµ xö lý th«ng tin - Th«ng tin lµ nh÷ng c¨n cø chñ yÕu nhÊt ®Ó c¸c nhµ qu¶n lý ®­a ra ®­îc c¸c chÝnh s¸ch, quyÕt ®Þnh qu¶n lý chuÈn x¸c. - Th«ng tin ®­îc thu thËp ph¶i kiÓm tra nh»m ®¶m b¶o tÝnh kh¸ch quan chÝnh x¸c, tr¸nh hiÖn t­îng chñ quan, ®Þnh kiÕn s½n nguån th«ng tin.CÇn cã sù hÖ thèng ho¸ vµ chØnh lý th«ng tin theo yªu cÇu cña vÊn ®Ò ®Æt ra vµ cÇn gi¶i quyÕt. b3. X©y dùng dµn bµi, lËp ®Ò c­¬ng chi tiÕt, viÕt b¶n th¶o: * X©y dùng dµn bµi: S¾p xÕp v¨n b¶n theo tõng phÇn, tõng ch­¬ng môc cho khoa häc, hîp lý, ®¶m b¶o tÝnh logic, cã träng t©m, träng ®iÓm. * LËp ®Ò c­¬ng chi tiÕt : nh»m tiÕt kiÖm thêi gian, c«ng søc, gi÷ ®­îc ý chñ ®éng, s¾p xÕp ®­îc ý tr­íc, ý sau cã tr×nh tù logic, khoa häc vµ cã sù c©n ®èi gi÷a c¸c phÇn cña v¨n b¶n. So¹n ®Ò c­¬ng xong nªn tranh thñ ý kiÕn tham gia gãp ý cña nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm duyÖt tr­íc ®Ó cã sù bæ sung, ®iÒu chØnh cÇn thiÕt. * ViÕt b¶n th¶o: Lµ lµm cho ý chÝnh trong ®Ò c­¬ng ®­îc thÓ hiÖn thµnh c©u v¨n, ®o¹n v¨n cã tÝnh liªn kÕt víi nhau chÆt chÏ nªn viÕt 1 m¹ch liªn tôc ®Ó khái ®øt m¹ch ý, ®Ó cho lêi v¨n thèng nhÊt tõ ®Çu ®Õn cuèi. b4. B­íc duyÖt vµ kÝ v¨n b¶n V¨n b¶n ph¶i ®­îc xem xÐt, duyÖt vµ ký theo thÈm quyÒn ®­îc giao vÒ c¶ néi dung vµ h×nh thøc. b5. Ban hµnh triÓn khai v¨n b¶n: ®©y lµ b­íc kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong quy tr×nh v¨n b¶n. V¨n th­ cña c¬ quan ®¶m b¶o ph¸t hµnh v¨n b¶n kÞp thêi, ®óng nghiÖp vô, ghi sè v¨n b¶n, ngµy th¸ng vµo sæ c«ng v¨n ®i kÞp thêi, chÝnh x¸c vµ gióp thñ tr­ëng triÓn khai v¨n b¶n, theo dâi thùc hiÖn v¨n b¶n råi s¬ kÕt tæng kÕt b¸o c¸o cho thñ tr­ëng. * KÕt qu¶ thùc hiÖn: Nh×n chung, trong qu¸ tr×nh so¹n th¶o, ban hµnh VB nh©n viªn v¨n th­ ®· lµm trßn tr¸ch nhiÖm cña m×nh nªn c¸c v¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o tu©n theo ®óng qui ®Þnh vÒ thÓ thøc, quyÒn h¹n, tr¸ch nhiÖm qui ®Þnh nh­ng vÉn m¾c mét sè sai sãt trong viÖc tr×nh bµy v¨n b¶n : nh­ néi dung cßn dµi dßng, c¸c b­íc ban hµnh theo thñ tôc cøng nh¾c nªn x¶y ra tr­êng hîp VB ®­îc chuyÓn ®i chËm. Nguyªn nh©n do qui ®Þnh vÒ H­íng dÉn thùc hiÖn c¸c thñ tôc hµnh chÝnh cßn cøng nh¾c, ¸p dông ch­a linh ®éng, cßn thñ tôc. Nªn hµng th¸ng phßng Tæ chøc- Hµnh chÝnh th­êng häp phßng tæng kÕt, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ lµm viÖc trong th¸ng, lÊy ý kiÕn cña nh©n viªn vÒ c¸c qui ®Þnh cña c«ng ty, c¸ch thøc, quy tr×nh lµm viÖc nh­ thÕ cã phï hîp, cøng nh¾c kh«ng, mäi ng­êi cïng ®­a ra ý kiÕn ®Ó gi¶m bít thñ tôc r­êm rµ nh­ng vÉn ®¶m b¶o ®óng qui ®Þnh, ®óng tr¸ch nhiÖm. 2.2.2.3 NghiÖp vô tiÕp nhËn, qu¶n lý v¨n b¶n a/ Vai trß TiÕp nhËn, l­u tr÷ v¨n b¶n lµ qu¸ tr×nh nhËn c¸c tµi liÖu nãi chung lµ c¸c VB tõ bªn ngoµi hay néi bé C«ng ty chuyÓn vµo th«ng qua phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh. NghiÖp vô tiÕp nhËn, qu¶n lý v¨n b¶n ®­îc nh©n viªn v¨n th­ tiÕn hµnh theo qui tr×nh cô thÓ mµ c«ng ty qui ®Þnh.TiÕn hµnh theo qui tr×nh ®­îc ®¸nh gi¸ lµ qu¶n lý V¨n b¶n khoa häc, hîp lý. NÕu lµm tèt nghiÖp vô nµy sÏ mang l¹i lîi Ých nh­ sau: - DÔ dµng qu¶n lý, tra cøu, kiÓm tra VB. Hµng ngµy cã rÊt nhiÒu lo¹i v¨n b¶n chuyÓn ra, vµo c«ng ty, nÕu kh«ng ®­îc ph©n lo¹i th× khã xö lý, thùc hiÖn. Do vËy, c¸c lo¹i v¨n b¶n nµy ®Òu ®­îc ph©n lo¹i theo thÓ thøc v¨n b¶n ban hµnh, nh©n viªn v¨n th­ tiÕn hµnh ph©n lo¹i theo c¸ch: v¨n b¶n néi bé vµ v¨n b¶n tõ bªn ngoµi, trong ®ã c¸c lo¹i v¨n b¶n l¹i ®­îc ph©n chia theo thÓ thøc v¨n b¶n nh­ :th«ng b¸o, quyÕt ®Þnh, c«ng v¨n, VB mËt, VB khÈn cÊp xö lý ngay... - KiÓm tra chÝnh x¸c thÓ thøc VB, tr¸ch nhiÖm ban hµnh VB cã ®óng víi quy ®Þnh chung cña c«ng ty nãi riªng vµ ph¸p luËt nãi chung hay kh«ng. Gióp l·nh ®¹o n¾m râ ®­îc nguån gèc, néi dung chÝnh, ngµy ban hµnh v¨n b¶n v× c¸c v¨n b¶n ®Õn c«ng ty ®Òu ®­îc vµo sæ riªng cã trÝch yÕu néi dung( trõ VB mËt,göi ®Ých danh). - ThuËn lîi khi tra cøu, t×m kiÕm v¨n b¶n. Nh÷ng v¨n b¶n sau khi tr×nh l·nh ®¹o phª duyÖt ®­îc chuyÓn ph¸t tíi c¸ nh©n, phßng ban cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt th× v¨n b¶n ®ã ®­îc l­u l¹i mét b¶n qu¶n lý t¹i Phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh ®Ó tiÖn lîi cho viÖc tra cøu, kiÓm tra l¹i th«ng tin, theo dâi qu¸ tr×nh thùc hiÖn VB, dÔ dµng t×m kiÕm khi cÇn. - Ngoµi ph­¬ng thøc vµo sæ v¨n b¶n b»ng nh÷ng tËp hå s¬ riªng th× cßn ®­îc tiÕn hµnh qu¶n lý, l­u tr÷ trªn m¸y tÝnh.C«ng ty ®· ¸p dông tiÕn bé cña KH- KT trong qu¶n lý gióp qu¶n lý gän nhÑ, chÝnh x¸c, ®¶m b¶o an toµn, tiÖn lîi khi tra cøu, kiÓm tra VB. b/ Quy tr×nh tæ chøc, xö lý v¨n b¶n *. Quy tr×nh xö lý v¨n b¶n ®Õn. B­íc 1: KiÓm tra s¬ bé Môc ®Ých: xem cã ®óng v¨n b¶n göi cho c¬ quan m×nh kh«ng? Sè l­îng b× v¨n b¶n cã ®ñ kh«ng? KiÓm tra phong b× v¨n b¶n cã nguyªn vÑn kh«ng? Cã dÊu hiÖu bÞ bãc r¸ch, bÞ mÊt v¨n b¶n bªn trong hay kh«ng? NÕu cã ph¶i lËp biªn b¶n göi cho ng­êi cã tr¸ch nhiÖm. B­íc 2: Ph©n lo¹i s¬ bé Sau khi nhËn ®ñ sè l­îng v¨n b¶n göi cho c¬ quan, c¸n bé v¨n th­ ph©n lo¹i v¨n b¶n nhËn thµnh 2 lo¹i: 1 lo¹i ph¶i ®¨ng ký vµo sæ, 1 lo¹i kh«ng ph¶i ®¨ng ký. + Lo¹i v¨n b¶n ph¶i ®¨ng ký tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n göi cho c¬ quan, thñ tr­ëng trong c¬ quan, cho nh÷ng ng­êi cã chøc vô l·nh ®¹o trong c¬ quan. + Lo¹i v¨n b¶n kh«ng ph¶i ®¨ng ký: s¸ch, b¸o, t¹p chÝ, th­ riªng. B­íc 3: Bãc b× v¨n b¶n · Nh÷ng phong b× cã dÊu hiÖu khÈn th× ph¶i ®­îc bãc ngay sau khi nhËn. · Khi bãc b× v¨n b¶n kh«ng ®­îc lµm r¸ch v¨n b¶n bªn trong, kh«ng ®­îc lµm mÊt phÇn sè, kÝ hiÖu cña c¸c v¨n b¶n ®· ghi ë phÇn ngoµi phong b×. · Kh«ng ®­îc lµm mÊt dÊu b­u ®iÖn ë ngoµi · §èi víi v¨n b¶n th­êng sau khi ph©n lo¹i v¨n b¶n th× tiÕn hµnh bãc b× : lÊy v¨n b¶n thËt nhÑ nhµng vµ kh«ng lµm r¸ch v¨n b¶n. · NÕu v¨n b¶n göi kh«ng ®óng ph¶i tr¶ l¹i cho c¬ quan ®· göi v¨n b¶n ®ã. · §èi víi c¸c v¨n b¶n thuéc ®¬n tõ khiÕu n¹i, ®Ò xuÊt, kiÕn nghÞ cÇn kiÓm tra vµ gi÷ l¹i phong b× ®Ýnh kÌm theo v¨n b¶n lµm chøng. B­íc 4: §ãng dÊu ®Õn, ghi sæ ®Õn, ngµy ®Õn - Môc ®Ých: x¸c nhËn v¨n b¶n ®· qua v¨n th­ vµ ghi nhËn ngµy th¸ng ®Õn c¬ quan. - MÉu ®Õn: Tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n §Õn - Sè ®Õn ................... - Ngµy ®Õn .......................... - ChuyÓn ............................. - L­u hå s¬ sè ...................... - DÊu ®Õn ®­îc ®ãng vµo kho¶ng trªn gãc tr¸i (phÇn lÒ v¨n b¶n), d­íi phÇn sè vµ kÝ hiÖu. D­íi ®©y lµ h×nh thøc 1 lo¹i sæ v¨n b¶n : H×nh 8: MÉu sæ “Giao nhËn tµi liÖu tõ bªn ngoµi” GIAO NHËN TµI LIÖU Tõ B£N NGOµI : (kh«ng thuéc v¨n b¶n ®Õn) BM- 05- 06 Ngµy nhËn §¬n vÞ göi Néi dung tµi liÖu Sè l­îng Ng­êi nhËn Ghi chó 25/04/2008 Cty TM ViÖt ¸ GiÊyb¸ogi¸ m¸ytÝnh x¸ch tay 02 tê Lý Nguån: Phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh B­íc 5: Tr×nh thñ tr­ëng vµ ng­êi phô tr¸ch xem xÐt, cho ý kiÕn ph©n phèi v¨n b¶n ®Õn Tr­ëng phßng xem vµ cho ý kiÕn vµo lÒ, nh©n viªn v¨n th­ lÊy l¹i v¨n b¶n vµ chuyÓn giao cho c¸c phßng ban , bé phËn trong c«ng ty. B­íc 6: §¨ng ký, vµo sæ v¨n b¶n ®Õn - N¾m ®­îc sè l­îng v¨n b¶n ®Õn c¬ quan, n¾m ®­îc néi dung v¨n b¶n vµ biÕt ®­îc ®èi t­îng gi¶i quyÕt v¨n b¶n. Tõ ®ã dÔ dµng kiÓm tra v¨n b¶n do ai gi¶i quyÕt vµ møc ®é gi¶i quyÕt ®Õn ®©u. - Mçi v¨n b¶n chØ ®­îc ®¨ng ký 1 lÇn tr¸nh trïng lÆp.V¨n b¶n ®Õn ph¶i ®­îc vµo sæ ngay ngµy nhËn. B­íc 7: Ph©n phèi chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn - V¨n b¶n ph¶i ®­îc chuyÓn giao ®óng vµ trùc tiÕp cho ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n ng­êi cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt, tuyÖt ®èi kh«ng nhê ®¬n vÞ hoÆc ng­êi kh¸c nhËn hé. - V¨n b¶n ®Õn ngµy nµo ph¶i ®­îc ph©n phèi vµ chuyÓn giao ngay trong ngµy ®ã: + Tr×nh xin ý kiÕn ph©n phèi v¨n b¶n: sau khi bãc b×, ®ãng dÊu lªn v¨n b¶n, c¸n bé v¨n th­ ®¨ng ký mét phÇn v¨n b¶n vµo sæ, råi tr×nh tÊt c¶ mäi v¨n b¶n giÊy tê ®· nhËn choTr­ëng phßng, sau ®ã tr×nh lªn thñ tr­ëng c¬ quan ®Ó ghi ý kiÕn ph©n phèi lªn v¨n b¶n. + ChuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn: Sau khi cã ý kiÕn ph©n phèi v¨n b¶n cña thñ tr­ëng c¬ quan th× ph¶i chuyÓn ngay ®Õn tËn tay ng­êi cã tr¸ch nhiÖm gi¶i quyÕt. Tr­íc khi chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn ng­êi gi¶i quyÕt, v¨n th­ ph¶i ®¨ng kÝ vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n vµ ng­êi nhËn v¨n b¶n ph¶i kÝ nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n cña c¬ quan. B­íc8. Tæ chøc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn vµ theo dâi gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn trong c¬ quan *) Tæ chøc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn: + §èi víi v¨n b¶n th­êng: néi dung c«ng viÖc nªu trong v¨n b¶n thuéc ph¹m vi tr¸ch nhiÖm cña ®¬n vÞ, c¸ nh©n nµo th× do ®¬n vÞ c¸ nh©n ®ã trùc tiÕp gi¶i quyÕt. - TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Õn c¬ quan ph¶i ®­îc xem xÐt gi¶i quyÕt nhanh ®Æc biÖt ®èi víi nh÷ng v¨n b¶n khÈn cÊp, ®ét xuÊt ph¶i xin ý kiÕn gi¶i quyÕt khi nhËn ®­îc v¨n b¶n ®ã. - §èi víi nh÷ng v¨n b¶n göi ®Õn ®Ó xin ý kiÕn l·nh ®¹o khi cã ý kiÕn l·nh ®¹o ghi ë lÒ th× kh«ng ®­îc ®ãng dÊu ë lÒ v¨n b¶n vµ so¹n th¶o v¨n b¶n ®Ó tr¶ lêi dùa trªn ý kiÕn chØ ®¹o cña l·nh ®¹o. - Nh÷ng v¨n b¶n cã ý kiÕn l·nh ®¹o ph¶i l­u l¹i trong hå s¬ c«ng viÖc cña c¸n bé thõa hµnh chuyªn m«n. + §èi víi v¨n b¶n mËt: - ChØ phæ biÕn nh÷ng vÊn ®Ò bÝ mËt trong ph¹m vi nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm. - Kh«ng sao chôp, ghi chÐp nh÷ng bÝ mËt cña v¨n b¶n.Kh«ng ®­îc trao ®æi nh÷ng ®iÒu bÝ mËt cña v¨n b¶n trong ®iÒu kiÖn kh«ng ®¶m b¶o an toµn. *)Theo dâi kiÓm tra gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn - Thñ tr­ëng c¬ quan cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n theo quy ®Þnh, chÕ ®é chÝnh s¸ch cña §¶ng vµ nhµ n­íc. - Ng­êi phô tr¸ch c«ng t¸c v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra viÖc ph©n phèi vµ tiÕn ®é chuyÓn giao v¨n b¶n. H×nh 9: MÉu sæ: “Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt” Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt BM- 03- 05 Stt Ngµy th¸ng Sè, kÝ hiÖu TrÝch yÕu tªngäi Møc ®é mËt Ng­êi ký v¨n b¶n Ng­êi nhËn v¨n b¶n V¨n b¶n l­u t¹i Sè l­îng v¨n b¶n Ghi chó 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 12/08/2007 102/KD ChiÕn l­îc kinh doanh MËt Thu Lý P.Tæ Chøc Hµnh chÝnh 01 Nguån:Phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh *KÕt qu¶ thùc hiÖn: Nh©n viªn v¨n th­ ®· tiÕn hµnh theo ®óng qui tr×nh mµ c«ng ty ®· qui ®Þnh d­íi sù qu¶n lý, kiÓm tra th­êng xuyªn cña Tr­ëng phßng, phã phßng trong viÖc qu¶n lý, ban hµnh, chuyÓn ph¸t c¸c lo¹i VB ®­îc Gi¸m ®èc ®¸nh gi¸ cao tÝnh chuyªn m«n nghiÖp vô cña c¸c nh©n viªn trong phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh. L·nh ®¹o C«ng ty th­êng xuyªn khuyÕn khÝch bé phËn v¨n phßng ph¸t huy s¸ng t¹o, ®æi míi ph­¬ng thøc mang tÝnh khoa häc, hiÖn ®¹i, th­êng xuyªn häc hái c¸c ph­¬ng thøc qu¶n lý VB cã hiÖu qu¶ cao. §Çu n¨m 2009 võa qua, l·nh ®¹o cã cuéc trao ®æi kinh nghiÖm qu¶n lý víi Tr­ëng, phã phßng vµ trao ®æi vÒ tÝnh chuyªn nghiÖp cña c¸c nghiÖp vô v¨n phßng dµnh cho nh©n viªn v¨n phßng. Tuy nhiªn viÖc ¸p dông theo qui tr×nh mét c¸ch cøng nh¾c ®«i lóc còng g©y ra nh­îc ®iÓm ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc chung. VÝ dô cô thÓ: Trong tr­êng hîp v¨n th­ ®ang bËn gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc víi l·nh ®¹o mµ cã nh©n viªn b­u ®iÖn ®Õn giao tµi liÖu, b¾t buéc ph¶i ®îi nh©n viªn v¨n th­ xuèng ký nhËn trong khi ®ã c¸c nh©n viªn trong phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh cã thÓ hç trî nhau trong c«ng viÖc. V× vËy, nã ¶nh h­ëng rÊt lín tíi hiÖu qu¶ c«ng viÖc qu¶n lý, ban hµnh v¨n b¶n trong tr­êng hîp cã c«ng v¨n, th«ng b¸o khÈn cÇn ®­îc gi¶i quyÕt nhanh chãng. * Quy tr×nh xö lý v¨n b¶n ®i B­íc1: §¨ng ký v¨n b¶n ®i - Ghi chÐp mét sè th«ng tin cÇn thiÕt cña v¨n b¶n ®i vµ nh÷ng ph­¬ng tiÖn ®¨ng kÝ nh»m qu¶n lý chÆt chÏ v¨n b¶n ®i. - Tr­íc khi ®¨ng kÝ v¨n b¶n vµo sæ, v¨n th­ sÏ ph¶i hoµn thiÖn nh÷ng thñ tôc ph¸t hµnh: +) Ghi sè lªn v¨n b¶n: lµ sè ®¨ng kÝ cña v¨n b¶n trong n¨m kÓ tõ ngµy ®Çu n¨m. +) Nh÷ng c¬ quan ho¹t ®éng theo nhiÖm kú th× lÊy sè v¨n b¶n theo nhiÖm kú ®ã. +) TÊt c¶ v¨n b¶n ®i ®Òu ®¨ng ký tËp trung ë v¨n th­ c¬ quan ®Ó lÊy sè chung theo hÖ thèng sè ë c¬ quan, kh«ng lÊy sè riªng theo tõng ®¬n vÞ tæ chøc th¶o ra v¨n b¶n. - Ghi ngµy th¸ng lªn v¨n b¶n: ngµy th¸ng ghi trong v¨n b¶n lµ ngµy th¸ng v¨n b¶n ®­îc ®¨ng ký vµo c¸c ph­¬ng tiÖn: sæ, m¸y tÝnh. - §¨ng kÝ v¨n b¶n ®i b»ng sæ: +) NÕu c¬ quan ban hµnh Ýt v¨n b¶n trong mét n¨m th× lËp 2 sæ: sæ ®¨ng kÝ v¨n b¶n mËt ®i, sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i chung. +) NÕu c¬ quan ban hµnh nhiÒu v¨n b¶n ®i trong mét n¨m th× lËp 3 sæ: sæ v¨n b¶n ®i mËt, sæ v¨n b¶n ®i th­êng, sæ v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt. B­íc 2: ChuyÓn giao v¨n b¶n ®i - C¸c v¨n b¶n ®i ph¶i ®­îc ®¨ng ký vµ chuyÓn ®i ngay trong ngµy khi ®· cã ch÷ kÝ cña ng­êi cã thÈm quyÒn vµ dÊu. Nh÷ng v¨n b¶n cã møc ®é khÈn ph¶i ®­îc chuyÓn ®i tr­íc. Nh÷ng v¨n b¶n cã néi dung quan träng ph¶i kÌm phiÕu göi vµ ph¶i göi ®óng n¬i nhËn ®· ghi trong v¨n b¶n. - Lùa chän vµ tr×nh bµy phong b× tuú theo sè l­îng v¨n b¶n göi ®i nhiÒu hay Ýt, kÝch th­íc to hay nhá ®Ó chän phong b× cho phï hîp. - Göi v¨n b¶n ®i: §èi víi v¨n b¶n ban hµnh trong néi bé c¬ quan khi ph¸t hµnh còng ph¶i ®¨ng ký vµo sæ vµ yªu cÇu ng­êi nhËn v¨n b¶n ph¶i kÝ nhËn vµo sæ chuyÓn giao v¨n b¶n ®ã. ChuyÓn v¨n b¶n ®i theo ®­êng b­u ®iÖn, yªu cÇu nh©n viªn b­u ®iÖn kÝ x¸c nhËn vµ ®ãng dÊu vµo c¸c cét môc cña sæ chuyÓn giao. - KiÓm tra viÖc göi ®i: Thñ tr­ëng c¬ quan cã tr¸ch nhiÖm chØ ®¹o viÖc kiÓm tra v¨n b¶n tõ khi ban hµnh v¨n b¶n ®Õn qu¸ tr×nh göi ®i. Tr­ëng phßng kiÓm tra néi dung, thÓ thøc, thñ tôc, quy chÕ v¨n b¶n ®i. C¸ nh©n ng­êi phô tr¸ch ®¬n vÞ ph¶i kiÓm tra vÒ mÆt néi dung vµ xem xÐt sù h×nh thµnh vµ xö lý v¨n b¶n ®i t¹i ®¬n vÞ m×nh phô tr¸ch. V¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra viÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i cña c¬ quan b»ng c¸ch dïng phiÕu göi qua ®­êng b­u ®iÖn. B­íc3. S¾p xÕp vµ qu¶n lý v¨n b¶n l­u: - BÊt cø c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n bao giê còng l­u Ýt nhÊt lµ 2 b¶n: 1 lµ l­u t¹i bé phËn v¨n th­ cña c¬ quan, 1 b¶n l­u t¹i hå s¬ c«ng viÖc cña c¸n bé chuyªn m«n. - C¸ch s¾p xÕp hå s¬ l­u t¹i v¨n th­ ®èi víi nh÷ng v¨n b¶n ®¨ng ký chung vµ ®¸nh sè tæng hîp th× chØ cÇn dùa vµo sè vµ thêi gian ban hµnh v¨n b¶n ®Ó thùc hiÖn viÖc s¾p xÕp: V¨n b¶n nµo cã sè nhá, ngµy, th¸ng tr­íc th× xÕp lªn trªn. V¨n b¶n nµo cã sè lín, ngµy, th¸ng sau th× xÕp xuèng d­íi. - B¶o qu¶n vµ phôc vô cho viÖc nghiªn cøu sö dông v¨n b¶n. V¨n th­ c¬ quan ph¶i s¾p xÕp c¸c tËp l­u v¨n b¶n theo n¨m hoÆc theo nhiÖm k×, lªn gi¸ tñ cña c¬ quan, cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n v¨n b¶n l­u ®Õn khi nép vµo l­u tr÷. Nh©n viªn v¨n th­ ph¶i cã tr¸ch nhiÖm cho viÖc nghiªn cøu sö dông tra t×m c¸c v¨n b¶n l­u t¹i chç. * KÕt qu¶ thùc hiÖn : §èi víi viÖc so¹n th¶o, chuyÓn ph¸t c¸c VB ®i ®· ®­îc c¸c nh©n viªn trong v¨n phßng vµ l·nh ®¹o C«ng ty kiÓm tra, xem xÐt mét c¸ch chi tiÕt, cô thÓ tr­íc khi chuyÓn ®i. Bëi nã thÓ hiÖn ng«n luËn,th¸i ®é, quan ®iÓm, c¸ch thøc qu¶n lý, ... cña C«ng ty nãi chung. V× thÕ nh©n viªn trong v¨n phßng lu«n ph¶i tu©n thñ qui tr×nh mét c¸ch chÝnh x¸c vµ chÞu tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc cña m×nh, ®Ò cao tinh thÇn tËp thÓ trong c«ng viÖc chung. H×nh 10 : MÉu sæ : “Sæ c«ng v¨n ®i” S¤ C¤NG V¡N §I BM- 03- 03 Sè c«ng v¨n Phßng ra c«ng v¨n Ngµy ra c«ng v¨n Néi dung c«ng v¨n N¬i nhËn Nguån: Phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh NghiÖp vô qu¶n lý, sö dông con dÊu Con dÊu lµ mét trong nh÷ng c«ng cô quan träng ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nhµ n­íc ®èi víi mäi mÆt cña ®êi sèng x· héi.Trong c¸c doanh nghiÖp c¸c v¨n b¶n ®­îc ban hµnh vµ ®¶m b¶o gi¸ trÞ ph¸p lý b»ng yÕu tè quan träng lµ con dÊu. Con dÊu thÓ hiÖn quyÒn lùc cña doanh nghiÖp Tæ chøc qu¶n lý, sö dông con dÊu lµ mét trong nh÷ng nghiÖp vô quan träng trong c«ng t¸c v¨n th­, bëi con dÊu kh¼ng ®Þnh gi¸ trÞ ph¸p lý cña v¨n b¶n, thñ tôc hµnh chÝnh trong c¸c quan hÖ ph¸p lý víi nhµ n­íc vµ tæ chøc kh¸c. Qui tr×nh qu¶n lý vµ sö dông con dÊu cña c«ng ty tu©n theo nh÷ng qui ®Þnh nh­ sau: - Con dÊu ®­îc qu¶n lý t¹i v¨n phßng c«ng ty do bé phËn v¨n th­ qu¶n lý vµ ®ãng dÊu. - Con dÊu ®­îc b¶o qu¶n trong hép vµ lu«n ®­îc kho¸ trong tñ, kh«ng ai ®­îc tuú ý sö dông vµ mang vÒ nhµ. - Nh©n viªn v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm b¶o qu¶n, kh«ng lµm biÕn d¹ng con dÊu. NÕu mÊt ph¶i khai b¸o ngay cho l·nh ®¹o. - Kh«ng ®ãng dÊu khèng, ®ãng vµo c¸c v¨n b¶n kh«ng hîp lÖ. - DÊu ®­îc sö dông cïng mét mµu mùc, ®ãng râ nÐt. - C«ng ty quy ®Þnh râ nh©n viªn v¨n th­ chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn vÒ viÖc qu¶n lý vµ sö dông con dÊu tr­íc c«ng ty vµ ph¸p luËt. *KÕt qu¶ thùc hiÖn: §èi víi qui ®Þnh trªn, nh©n viªn v¨n th­ ®· nghiªm chØnh thùc hiÖn theo ®óng néi quy vµ kh«ng x¶y ra nh÷ng sai sãt. Néi quy nµy ®­îc viÕt thµnh v¨n b¶n h­íng dÉn cho c¸c phßng ban kh¸c trong tr­êng hîp tiÕp nhËn nh÷ng v¨n b¶n kh«ng hîp lý, sai qui c¸ch th× VB kh«ng ®­îc ®ãng dÊu vµ nh©n viªn v¨n phßng yªu cÇu phßng ban, c¸ nh©n ®ã chØnh söa l¹i VB cho ®óng thÓ thøc, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña phßng ban, c¸ nh©n ®ã. 2.2.2.5 LËp ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c * Vai trß cña ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c Ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c lµ sù ®Þnh h×nh, dù b¸o môc tiªu, ®Þnh h­íng vµ ph­¬ng thøc thùc hiÖn c¸c môc tiªu, ®Þnh h­íng ®ã cña c¬ quan, tæ chøc trong mét kho¶ng thêi gian nhÊt ®Þnh. Ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch lµ ph­¬ng tiÖn ho¹t ®éng cña C«ng ty nh»m ®¶m b¶o cho nh÷ng ho¹t ®éng ®ã ®­îc thùc hiÖn liªn tôc, thèng nhÊt, lµ c¬ së ®Ó gióp Gi¸m ®èc vµ C«ng ty chØ ®¹o, ®iÒu hµnh c«ng viÖc trong tõng thêi gian, võa ®¶m b¶o chñ ®éng toµn diÖn c¸c mÆt c«ng t¸c, võa thùc hiÖn ®­îc c¸c c«ng viÖc träng t©m, b¶o ®¶m c«ng viÖc ®­îc thùc hiÖn ®óng tiÕn ®é. Ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c gióp cho ho¹t ®éng cña tõng c¸n bé, c«ng chøc vµ toµn C«ng ty cã môc tiªu vµ nhiÖm vô cô thÓ, râ rµng. Mét ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch cã tÝnh khoa häc sÏ lµ nh©n tè quan träng kh¼ng ®Þnh thùc hiÖn th¾ng lîi nh÷ng môc tiªu, nhiÖm vô ®· ®Æt ra. * Yªu cÇu cña ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c §Ó x©y dùng ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c dùa vµo t×nh h×nh thùc tÕ C«ng ty. V¨n phßng th­êng xuyªn phèi hîp víi tr­ëng phßng cña c¸c phßng ban ®Ó x©y dùng ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cña toµn C«ng ty nãi chung vµ V¨n phßng nãi riªng. Th­êng xuyªn theo dâi, s¾p xÕp c¸c cuéc hÑn gÆp, chuyÕn ®i c«ng t¸c... ®Ó s¾p xÕp lÞch c«ng t¸c sao cho phï hîp. Tr×nh tù x©y dùng ch­¬ng tr×nh nh­ sau: Ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c quý: LÞch lµm viÖc cña v¨n phßng chi tiÕt theo ®Þnh h­íng chung cña toµn C«ng ty trong thêi gian ho¹t ®éng. Ph©n c«ng viÖc cô thÓ cho tõng c¸ nh©n trong v¨n phßng. Ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c th¸ng: LÞch lµm viÖc cho tõng tuÇn lµm viÖc. X©y dùng ch­¬ng tr×nh héi nghÞ cña C«ng ty chu ®¸o hiÖu qu¶ vµ tiÕt kiÖm. Cuèi n¨m göi b¸o c¸o tæng kÕt n¨m cò vµ x©y dùng ch­¬ng tr×nh lµm viÖc cho n¨m míi lªn ban l·nh ®¹o vµ c¸c ®¬n vÞ phßng ban trong c«ng ty ®Ó c¸c phßng ban c¨n cø vµo ®ã mµ thùc hiÖn c«ng viÖc. Trong thêi gian qua, viÖc thùc hiÖn x©y dùng ch­¬ng tr×nh lµm viÖc C«ng ty ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶: - Phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh ®· phèi hîp víi c¸c phßng ban x©y dùng, qu¶n lý thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh lµm viÖc tuÇn, th¸ng, quý, n¨m theo yªu cÇu ®Ò ra. - C¸c ch­¬ng tr×nh ®· b¸m s¸t träng t©m, bao qu¸t ®­îc c¸c mÆt ho¹t ®éng cña C«ng ty, gióp cho viÖc l·nh ®¹o ®iÒu hµnh c«ng ty ®­îc dÔ dµng, thuËn lîi h¬n. - NhiÒu cuéc häp tæ chøc rót ng¾n ®­îc thêi gian, nhiÒu c«ng viÖc ®­îc gi¶i quyÕt døt ®iÓm. - Kh¾c phôc ®­îc t×nh tr¹ng gi¶i quyÕt c«ng viÖc kh«ng ®óng tr×nh tù. - C¸c ch­¬ng tr×nh lµm viÖc b¸m s¸t chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch Nhµ n­íc còng nh­ c¸c môc tiªu cña C«ng ty ®Ò ra. Tuy nhiªn cßn tån t¹i mét sè mÆt yÕu kÐm: §«i khi v× ch¹y theo thµnh tÝch mµ c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c chØ ®¶m b¶o sè l­îng mµ ch­a ®¶m b¶o chÊt l­îng. C¸c ®¬n vÞ, phßng ban Ýt chñ ®éng ®Ò xuÊt cho C«ng ty nh÷ng vÊn ®Ò ch­a hîp lý cÇn ®iÒu chØnh, nh÷ng khã kh¨n, v­íng m¾c, nh÷ng vÊn ®Ò míi n¶y sinh mµ cßn bÞ ®éng ®îi cÊp trªn giao nhiÖm vô míi triÓn khai ®Ò xuÊt. Mét sè bé phËn kh«ng thùc hiÖn theo ®óng ch­¬ng tr×nh, kÕ ho¹ch c«ng t¸c, thiÕu sù kiÓm tra, rµ xo¸t, ®iÒu chØnh ch­¬ng tr×nh lµm cho ch­¬ng tr×nh thiÕu tÝnh kh¶ thi. NghiÖp vô tiÕp ®ãn kh¸ch * Kh¸i niÖm: TiÕp kh¸ch lµ mét trong nh÷ng nghi lÔ, mét c«ng cô quan träng ®Ó c«ng ty giao l­u, tiÕp xóc víi c¸ nh©n, tæ chøc ngoµi, trong c¬ quan nh»m ®¶m b¶o sù ho¹t ®éng th«ng suèt cña qu¸ tr×nh qu¶n lý gióp l·nh ®¹o cã ®iÒu kiÖn xem xÐt, ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ c«ng viÖc tõ phÝa bªn ngoµi. §èi t­îng kh¸ch cña c«ng ty chñ yÕu lµ Ban qu¶n lý c¸c dù ¸n, nhµ mêi thÇu c¸c c«ng tr×nh cÇu ®­êng... *Vai trß: TiÕp kh¸ch lµ h×nh thøc giao l­u cña c«ng ty víi c¸c tæ chøc c¸ nh©n trong vµ ngoµi c«ng ty vÒ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn sù ho¹t ®éng, tån t¹i vµ ph¸t triÓn c«ng ty. §©y lµ nghiÖp vô rÊt quan träng mµ bÊt cø doanh nghiÖp, tæ chøc nµo . TiÕp kh¸ch gióp c«ng ty më réng mèi quan hÖ, giao l­u víi bªn ngoµi, hîp t¸c lµm ¨n, trao ®æi kinh nghiÖm, duy tr× b¹n hµng, giao l­u v¨n ho¸ gi÷a c¸c tæ chøc...Tuú vµo ®èi t­îng kh¸ch mµ v¨n phßng cã h×nh thøc, nghi lÔ tiÕp ®ãn kh¸ch cho phï hîp. C«ng ty còng qui ®Þnh râ víi chøc vô nµo th× ®­îc tiÕp kh¸ch quan träng vµ cã nghi lÔ ®ãn tiÕp kh¸ch trang träng. VÝ dô cô thÓ: §èi víi vÞ kh¸ch lµ tr­ëng BQL dù ¸n th× cÇn ®ãn tiÕp t¹i c¸c nhµ hµng lín vµ më tiÖc chiªu ®·i. Gi¸m ®èc c«ng ty cïng c¸c Tr­ëng phßng, phã phßng cã tr¸ch nhiÖm tiÕp ®ãn vµ chiªu ®·i c¸c vÞ kh¸ch.ViÖc tiÕp kh¸ch víi môc ®Ých nh»m cñng cè mèi quan hÖ lµm ¨n, t¨ng thªm t×nh ®oµn kÕt h÷u nghÞ...Nh­ng ®¶m b¶o “ tr¸nh l·ng phÝ”- ®©y lµ khÈu hiÖu mµ C«ng ty ®­a ra ¸p dông cho tÊt c¶ phßng ban. * KÕt qu¶ thùc hiÖn: V¨n phßng thùc hiÖn nghiÖp vô tiÕp kh¸ch theo néi quy cña C«ng ty nh­ sau: Lu«n ®¶m b¶o nguyªn t¾c h÷u nghÞ, chu ®¸o, an toµn, hiÕu kh¸ch. §¶m b¶o viÖc ®ãn tiÕp diÔn ra lÞch sù, trang träng theo ®óng nghi thøc giao tiÕp vµ tËp tôc d©n téc. C«ng ty lu«n ®Ò cao “ ch÷ tÝn víi kh¸ch hµng” vµ l·nh ®¹o còng nh­ Tr­ëng phßng lu«n quan t©m nh¾c nhë nh©n viªn phßng Tæ chøc- Hµnh chÝnh v× ®©y lµ phßng ®Çu tiªn kh¸ch tiÕp xóc lu«n tá ra lµ nh÷ng ng­êi hiÕu kh¸ch, s½n lßng gi¶i ®¸p nh÷ng th¾c m¾c cña hä, c­ xö ch©n thµnh, lÞch sù. Tuy nhiªn nghiÖp vô nµy vÉn cßn thiÕu sãt: Khi tiÕp kh¸ch ®Æc biÖt lµ kh¸ch v·ng lai th× ch­a ®­îc chó träng, quan t©m ®óng møc. ViÖc tiÕp kh¸ch néi bé c¬ quan cßn xuÒ xoµ, qua loa. §¸nh gi¸ chung vÒ ho¹t ®éng cña phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh 2.2.3.1 ThuËn lîi Trong c«ng t¸c v¨n phßng, C«ng ty ®· nhËn thøc râ ®­îc tÇm quan träng cña ho¹t ®éng v¨n phßng, c¸c nghiÖp vô hµnh chÝnh kh«ng cßn bÞ ph©n t¸n nh­ tr­íc mµ ®· tËp trung, c¸c trang thiÕt bÞ phôc vô cho nghiÖp vô hµnh chÝnh còng ®­îc ®æi míi h¬n ... a/VÒ nh©n sù - KÕt cÊu ®é tuæi cña l·nh ®¹o vµ nh©n viªn V¨n phßng t­¬ng ®èi trÎ v× thÕ dÔ häc hái nh÷ng tiÕn bé cña KH- KT trong c¸c nghiÖp vô qu¶n lý, nghiÖp vô chuyªn m«n, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. - §éi ngò nh©n viªn trÎ nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc, cã ý thøc trong viÖc thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô chuyªn m«n. - L·nh ®¹o lµ ng­êi cã kinh nghiÖm, n¨ng lùc qu¶n lý, ®iÒu hµnh. §éi ngò l·nh ®¹o v¨n phßng cã tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô nh¹y bÐn, tinh tÕ ph©n tÝch t­¬ng ®èi chÝnh x¸c sù ¶nh h­ëng cña thÞ tr­êng ®Õn ho¹t ®éng cña c«ng ty. VÝ dô cô thÓ: Theo quy ®Þnh tr­íc ®©y th× muèn ®­îc gi¶i ®¸p c¸c th¾c m¾c, kh¸ch hµng nhÊt ®Þnh ph¶i cã ®¬n th­ göi phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh xÐt duyÖt cña Tr­ëng phßng, sau ®ã hÑn gÆp bé phËn chuyªn m«n gi¶i ®¸p råi míi b¸o l¹i cho kh¸ch hµng. Qui tr×nh nµy ®«i khi ®· g©y sù gi¶i ®¸p chËm trÔ cho kh¸ch hµng, còng cã lóc ®¬n th­ cßn bÞ thÊt l¹c. NhËn thÊy nh­îc ®iÓm ®ã th× nh©n viªn v¨n phßng ®­a ra ý kiÕn :Víi nh÷ng vÊn ®Ò cÇn ®­îc gi¶i quyÕt ngay th× tr­ëng phßng hoÆc phã phßng cïng víi l·nh ®¹o hoÆc nh©n viªn chuyªn m«n (tr­êng hîp l·nh ®¹o ®i c«ng t¸c) nªn cïng th¶o luËn gi¶i quyÕt ngay cho kh¸ch hµng. Khi th¾c m¾c ®­îc gi¶i ®¸p kÞp thêi ®ång thêi n©ng cao uy tÝn, tr¸ch nhiÖm cña c«ng ty ®èi víi kh¸ch hµng, lu«n quan t©m tíi lîi Ých kh¸ch hµng.Tõ ®ã mµ tr­ëng phßng, phã phßng vµ c¸c bé phËn chuyªn m«n sÏ rót ra ®­îc kinh nghiÖm, nhËn thÊy thiÕu sãt trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña m×nh ®Ó kÞp thêi söa ch÷a cho phï hîp. b/VÒ ph­¬ng thøc qu¶n lý - Trong qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh, tæ chøc ho¹t ®éng cña phßng Tæ chøc- Hµnh chÝnh ®Òu ®­îc thùc hiÖn theo qui chÕ, néi qui mµ c«ng ty ®Ò ra. - Tr­ëng, phã phßng lu«n tá ra lµ tÊm g­¬ng trong c«ng viÖc, th¸i ®é lµm viÖc nghiªm tóc nh­ng th©n thiÖn, cëi më trß chuyÖn víi nh©n viªn trong nh÷ng giê gi¶i lao. Tr­ëng phßng còng quan t©m tíi t©m lý, ®êi sèng nh©n viªn :®éng viªn, chia sÎ, t¹o ®iÒu kiÖn, gióp ®ì vÒ vËt chÊt vµ tinh thÇn. - Tr­ëng phßng lu«n ®­a ra nh÷ng nhËn xÐt, ®¸nh gi¸ th¸i ®é lµm viÖc vµ hiÖu qu¶ cña nh©n viªn mét c¸ch tÕ nhÞ, kÝn ®¸o, kh«ng phª ph¸n nh©n viªn tr­íc mÆt nh©n viªn kh¸c tr¸nh lµm tæn th­¬ng lßng tù träng cña nh©n viªn. - V¨n phßng ®­îc sù quan t©m cña Ban l·nh ®¹o C«ng ty nªn ®ang dÇn cñng cè vÞ trÝ, tÇm quan träng cña m×nh trong sù vËn ®éng cña c«ng ty trong giai ®o¹n hiÖn nay nh­ : th­êng xuyªn nh¾c nhë, ®éng viªn nh©n viªn h¨ng say lµm viÖc, cã tr¸ch nhiÖm. - C«ng ty còng cã chÝnh s¸ch khuyÕn khÝch tinh thÇn, hiÖu qu¶ c«ng viÖc cho nh©n viªn, tæ chøc chuyÕn tham quan gióp nh©n viªn ®­îc nghØ ng¬i, th­ gi·n còng nh»m t¨ng thªm mèi ®oµn kÕt gi÷a c¸c nh©n viªn víi nhau khiÕn cho bé m¸y c«ng ty trë nªn bÒn v÷ng. c/Trang thiÕt bÞ lµm viÖc Nh×n chung, trang thiÕt bÞ lµm viÖc cña Phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ nh»m ®¶m b¶o cho viÖc phôc vô c«ng viÖc qu¶n lý,®iÒu hµnh c«ng ty. Tuy nhiªn vÉn cßn cã nh÷ng thiÕt bÞ l¹c hËu. ViÖc ®Çu t­ trang thiÕt bÞ phôc vô ho¹t ®éng v¨n phßng vµ c«ng t¸c qu¶n lý ®iÒu hµnh trong thêi gian tíi sÏ ®­îc quan t©m, ®Çu t­ ®óng møc v× bé phËn v¨n phßng ®ang kh¼ng ®Þnh vai trß cña m×nh trong c«ng ty vµ sù ¶nh h­ëng cña trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng nãi riªng vµ cña c«ng ty nãi chung. d/ViÖc thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô - C¸c nghiÖp vô lu«n ®­îc thùc hiÖn ®óng theo qui chÕ, néi quy, quy ®Þnh cña c«ng ty. Nh­ng trong thùc tÕ vÉn cßn nh÷ng tån t¹i ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc mµ l·nh ®¹o v¨n phßng cÇn c©n nh¾c, ®iÒu chØnh cho phï hîp. - ViÖc thùc hiÖn c¸c v¨n b¶n b¾t buéc ®Òu cã v¨n b¶n h­íng dÉn cô thÓ rÊt thuËn tiÖn, chÝnh x¸c, phï hîp víi néi quy, quy ®Þnh cña c«ng ty. e/ VÒ mèi quan hÖ c«ng t¸c §Ó ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®¹t hiÖu qu¶ cao, V¨n phßng Phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh lu«n duy tr× c¸c mèi quan hÖ trong néi bé c¬ quan vµ c¶ c¸c tæ chøc bªn ngoµi. V¨n phßng C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng cã mèi quan hÖ víi c¸c phßng chøc n¨ng nghiÖp vô, c¸c tæ chøc ®oµn thÓ kh¸c ®Ó n¾m v÷ng t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh, tÝnh chÊt c«ng t¸c cña tõng bé phËn vµ tõ ®ã gi¶i quyÕt tèt phÇn viÖc cña m×nh nh­ sau: - Cã mèi quan hÖ th­êng xuyªn víi c¸c phßng ban xÝ nghiÖp hµng tuÇn ®Ó n¾m ®­îc t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh vµ mäi ho¹t ®éng cña c«ng ty, ®¬n vÞ b¸o c¸o nhanh víi l·nh ®¹o xö lý, gi¶i quyÕt kÞp thêi. - Quan hÖ th­êng xuyªn víi Phßng kÕ to¸n tµi vô ®Ó xin cÊp ph¸t kinh phÝ sña ch÷a vµ mua s¾m trang thiÕt bÞ, ph­¬ng tiÖn lµm viÖc, chi tiªu tiÕp kh¸ch, héi häp trong c¬ quan theo kÕ ho¹ch dù to¸n ®· ®­îc duyÖt. - Quan hÖ víi Phßng vËt t­ thiÕt bÞ ®Ó nghiªn cøu thay ®æi mua s¾m thiÕt bÞ ph­¬ng tiÖn « t« ®¸p øng phôc vô c«ng t¸c tèt, cïng xem xÐt gi¶i quyÕt söa ch÷a lín, th­êng xuyªn, ®ét xuÊt cña c¸c xe « t« con cña V¨n phßng, x©y dùng c¸c ®Þnh møc cho « t« con ®Ó cã c¬ së thanh quyÕt to¸n nhiªn liÖu, phô tïng, x¨m lèp... - Quan hÖ víi Phßng dù ¸n ®Ó cïng phèi hîp x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch chi phÝ cho ®Êu thÇu, ký kÕt hîp ®ång, bè trÝ s¾p xÕp ph­¬ng tiÖn ®i thÞ s¸t thùc ®Þa c¸c tuyÕn ®­êng. - Quan hÖ víi Trung t©m ®µo t¹o nghiÖp vô ®Ó cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o n©ng cao tay nghÒ, nghiÖp vô cho c¸n bé c«ng nh©n viªn trong v¨n phßng (kÓ c¶ ®µo t¹o l¹i). Cïng x©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n ®µo t¹o dµi h¹n vµ ng¾n h¹n tõ ®ã nghiªn cøu bè trÝ cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®i häc, ®¶m b¶o ®¸p øng c«ng t¸c ®­îc giao. - Quan hÖ víi c¸c c¬ quan ®oµn thÓ nh­ §¶ng uû c«ng ty, c«ng ®oµn, ®oµn thanh niªn cña C«ng ty ®Ó n¾m ®­îc kÕ ho¹ch s¾p xÕp bè trÝ n¬i lµm viÖc, mua s¾m ph­¬ng tiÖn bµn ghÕ dông cô phôc vô cho lµm viÖc. Nh­ vËy, thùc hiÖn tèt mèi quan hÖ víi c¸c phßng ban nghiÖp vô chøc n¨ng lµ gióp V¨n phßng lµm tèt c«ng t¸c tham m­u cho l·nh ®¹o C«ng ty, hoµn thµnh nhiÖm vô vµ gi¶i quyÕt tèt nhiÖm vô ®­îc giao. 2.2.3.2 Tån t¹i Ho¹t ®éng v¨n phßng cña C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng ®· ph¸t huy hÇu hÕt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh, lµ bé phËn tham m­u gióp cho l·nh ®¹o gi¶i quyÕt tèt c¸c c«ng viÖc ®iÒu hµnh trong c¬ quan còng nh­ c«ng t¸c ®èi néi vµ ®èi ngo¹i gãp phÇn cho sù ph¸t triÓn cña C«ng ty. V¨n phßng t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c phßng ban vµ c¬ quan ®oµn thÓ hoµn thµnh c«ng t¸c cña l·nh ®¹o giao. §Æc biÖt, ë c¸c bé phËn cña v¨n phßng ®Òu ho¹t ®éng víi tinh thÇn vµ ý thøc tr¸ch nhiÖm cao d­íi sù l·nh ®¹o, ®iÒu hµnh cña Tr­ëng phßng, phã phßng. Tuy nhiªn, víi nhÞp ®é ph¸t triÓn kinh tÕ vµ søc c¹nh tranh ngµy cµng gay g¾t cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng nh­ hiÖn nay th× v¨n phßng cña C«ng ty cßn mét sè mÆt cÇn kh¾c phôc. a/ VÒ c¬ cÊu qu¶n lý C¬ cÊu tæ chøc hiÖn nay ch­a ®¸p øng ®­îc nhu cÇu vµ khèi l­îng c«ng viÖc cÇn gi¶i quyÕt, nguyªn nh©n chñ yÕu lµ v¨n phßng nhËn qu¸ nhiÒu c«ng viÖc mµ sè l­îng nh©n sù trong v¨n phßng l¹i qu¸ Ýt, ®­îc ®Þnh biªn 13 ng­êi. DiÖn tÝchV¨n phßng nhá nªn c¸c phßng bÞ thu hÑp. §«i khi cã sù chång chÐo khi thùc hiÖn chøc n¨ng nhiÖm vô gi÷a c¸c phßng ban chøc n¨ng vµ v¨n phßng. Do bÞ ®éng kh«ng l­êng hÕt ®­îc c¸c c«ng viÖc ®ét xuÊt nh­ t×nh tr¹ng gi¸ c¶ nguyªn vËt liÖu t¨ng cao. §«i khi ch­¬ng tr×nh lµm viÖc thiÕu tÝnh kÕ ho¹ch vµ biÖn ph¸p tæ chøc thùc hiÖn do vËy mµ khi thùc hiÖn c«ng viÖc theo kÕ häach lËp s½n ®· kh«ng cã tÝnh kh¶ thi, l·nh ®¹o kh«ng gi¶i quyÕt hÕt viÖc. §Æc biÖt trong c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷, giÊy tê, c«ng v¨n ®Õn ®Òu ®­îc chuyÓn ®Õn cho Gi¸m ®èc xÐt duyÖt mµ lÏ ra ph¶i qua Tr­ëng phßng xem xÐt tr­íc råi míi chuyÓn ®Õn Gi¸m ®èc. Nh­ vËy sÏ gióp cho Gi¸m ®èc ®ì phÇn gi¶i quyÕt nh÷ng c«ng viÖc sù vô, tr¸nh l·ng phÝ thêi gian. H¬n n÷a, nhiÒu khi Gi¸m ®èc ®i v¾ng, c«ng v¨n giÊy tê ®Õn nhiÒu mµ ph¶i chê Gi¸m ®èc xÐt duyÖt, ®iÒu nµy sÏ dÉn ®Õn hËu qu¶: ¸ch t¾c trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng vô, ®«i khi kh«ng ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh ®­îc nhanh chãng, kÞp thêi. b/ VÒ nh©n sù Lùc l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty hiÖn nay vÉn cßn thiÕu nh÷ng c¸n bé n¨ng ®éng trong chuyªn m«n vµ qu¶n lý giái, thiÕu ®éi ngò nh©n viªn lµnh nghÒ cã tr×nh ®é ®Ó ®¸p øng víi c¬ chÕ míi. §èi víi nh©n viªn V¨n phßng: Sè nh©n viªn cßn qu¸ Ýt so víi khèi l­îng c«ng viÖc, th­êng mét nh©n viªn ph¶i kiªm nhiÖm c¸c c«ng viÖc kh¸c kh«ng thuéc chøc n¨ng vµ nghiÖp vô chuyªn m«n cña hä. Bªn c¹nh ®ã, tr×nh ®é chuyªn m«n cßn h¹n chÕ, c¸c thao t¸c nghiÖp vô ch­a linh ho¹t, trong khi c«ng viÖc ngµy cµng ®ßi hái sù s¸ng t¹o vµ n¨ng ®éng. c/ VÒ trang thiÕt bÞ vµ m«i tr­êng lµm viÖc C¬ chÕ míi ®ßi hái cã sù c¹nh tranh gay g¾t trong xu thÕ chung, tõ ®ã vai trß cña V¨n phßng ngµy cµng ®­îc kh¼ng ®Þnh. Trong ®ã, yÕu tè trang thiÕt bÞ cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh sù ®øng v÷ng cña mçi doanh nghiÖp trong nÒn kinh tÕ.C«ng ty mÆc dï ®· n¾m b¾t ®­îc nhu cÇu míi, song vÉn ch­a m¹nh d¹n ®Çu t­ trang thiÕt bÞ phôc vô cho ho¹t ®éng kinh doanh nªn lµm n¨ng suÊt lao ®éng cßn bÞ h¹n chÕ. Mét sè trang thiÕt bÞ v¨n phßng vÉn l¹c hËu, kh«ng ®¶m b¶o chÊt l­îng b¶o qu¶n nh­ :gi¸ kª tµi liÖu l­u tr÷ cßn b»ng gç nªn dÔ bÞ mèi mät, bµn ghÕ ch­a ®ång bé, mµn h×nh m¸y tÝnh cång kÒnh ... §Æc biÖt ch­a cã phßng tiÕp kh¸ch riªng biÖt nªn bÊt tiÖn khi ph¶i tiÕp kh¸ch ngay t¹i V¨n phßng. §iÒu nµy sÏ lµm ¶nh h­ëng ®Õn kh«ng khÝ lµm viÖc cña c¸c nh©n viªn vµ t©m lý kh«ng tho¶i m¸i cho kh¸ch ®Õn c«ng ty. d/ C¸c nghiÖp vô trong v¨n phßng C¸c nghiÖp vô ®­îc thùc hiÖn ®óng theo quy ®Þnh, qui chÕ, néi quy cña C«ng ty, nh­ng trong mét sè tr­êng hîp nã trë nªn cøng nh¾c, kh«ng linh ho¹t nh­ :ViÖc tiÕp nhËn c¸c giÊy tê, tµi liÖu mµ b­u ®iÖn chuyÓn tíi th× nhÊt thiÕt ph¶i lµ nh©n viªn v¨n th­ ký nhËn. §iÒu nµy sÏ kh«ng thuËn tiÖn trong tr­êng hîp nh©n viªn v¨n th­ ®ang bËn gi¶i quyÕt c«ng viÖc cïng víi l·nh ®¹o hoÆc phßng ban kh¸c. §Æc biÖt, ®èi víi c«ng t¸c th«ng tin tæng hîp cña v¨n phßng tuy ®· cã nhiÒu cè g¾ng song vÉn tån t¹i mét vµi nh­îc ®iÓm cÇn quan t©m: - Trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i phôc vô cho c«ng t¸c th«ng tin ch­a ®­îc ®Çu t­ ®Çy ®ñ nªn viÖc khai th¸c vµ xö lý th«ng tin cßn bÞ h¹n chÕ. - Nguån th«ng tin cßn ch­a ®¶m b¶o chÝnh x¸c vµ trung thùc. - §«i khi v× ch¹y theo thµnh tÝch cßn t×nh tr¹ng lµm b¸o c¸o kh«ng ®óng lµm l·nh ®¹o kh«ng n¾m ®­îc t×nh h×nh thùc tÕ. Ch­¬ng 3 Mét sè gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng c«ng ty cpctgt h¶i phßng 3.1 §Þnh h­íng chung HiÖn ®¹i ho¸ c«ng t¸c qu¶n lý trong doanh nghiÖp nãi chung cïng víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý trong v¨n phßng nãi riªng, c¶i tiÕn vµ n©ng cÊp c¬ së vËt chÊt trong ho¹t ®éng cña v¨n phßng chÝnh lµ môc tiªu mµ c¸c doanh nghiÖp trong vµ ngoµi n­íc lu«n ®Æt ra trong mäi thêi kú ph¸t triÓn. §iÓm yÕu nhÊt cña v¨n phßng n­íc ta hiÖn nay lµ ho¹t ®éng v¨n phßng mang tÝnh thô ®éng, bÞ ®éng rÊt cao. Chøc n¨ng phôc vô hËu cÇn vµ c«ng viÖc giÊy tê, sù vô lÊn ¸t, chøc n¨ng thô ®éng xö lý th«ng tin. Do vËy, yªu cÇu x©y dùng ®Ó ®æi míi v¨n phßng theo h­íng hiÖn ®¹i lµ rÊt cÊp b¸ch. ViÖc tæ chøc ho¹t ®éng bé m¸y qu¶n lý ë v¨n phßng cña C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng hiÖn nay, bªn c¹nh c¸c mÆt m¹nh cßn tån t¹i kh«ng Ýt nh÷ng h¹n chÕ. Qua t×m hiÓu vµ nghiªn cøu thùc tÕ, em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng V¨n phßng t¹i C«ng ty. Tr­íc hÕt, ®Þnh h­íng chung ®Ó ®­a ra gi¶i ph¸p cho phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh cña C«ng ty nh­ sau: 3.1.1 §Çu t­ vµo n©ng cao chÊt l­îng nh©n sù Lao ®éng lµ yÕu tè n¨ng ®éng linh ho¹t trong s¶n xuÊt, thùc hiÖn tèt qu¶n lý lao ®éng trong s¶n xuÊt lµ sÏ ®i ®Õn thµnh c«ng. Muèn vËy, chóng ta ph¶i ®Çu t­ n©ng cao chÊt l­îng nh©n sù hiÖu qu¶ trong v¨n phßng. Nh©n viªn lµm viÖc trong v¨n phßng ph¶i ®¶m b¶o ngµy cµng hoµn thiÖn c¸c tiªu chÝ sau: + NhiÖt t×nh, t©m huyÕt víi nghÒ nghiÖp.B×nh tÜnh, s¸ng suèt xö lý th«ng tin. + S¸ng t¹o, n¨ng ®éng trong c¬ chÕ míi.Lu«n ph¸t huy ®­îc nÕp sèng v¨n ho¸ trong giao tiÕp céng ®ång, cã lèi sèng lµnh m¹nh, t«n träng quy chÕ céng ®ång. + Lµm viÖc cã khoa häc.TiÕt kiÖm thêi gian. + Muèn ®æi míi, ph¸t triÓn nghÒ nghiÖp cÇn më réng, n©ng cao kiÕn thøc. Lu«n ®­îc C«ng ty t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi ®Ó mçi nh©n viªn ph¸t huy hÕt ®­îc n¨ng lùc cña m×nh. 3.1.2 §æi míi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý V¨n phßng lµ bé m¸y ®iÒu hµnh tæng hîp, lµ kh©u then chèt t¹o ra sù n¨ng ®éng cña doanh nghiÖp trong thêi ®¹i ngµy nay. Do ®ã, v¨n phßng nhÊt thiÕt ph¶i ®­îc ®æi míi. §æi míi ph¶i khoa häc, cã hÖ thèng thèng nhÊt lµ trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý, ph¶i hiÖn ®¹i ho¸ bé m¸y ®iÒu hµnh, ®­a tiÕn bé kü thuËt khoa häc vµo trong V¨n phßng. Muèn ®æi míi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c. +TÝnh tèi ­u: Gi÷a c¸c kh©u, c¸c cÊp qu¶n lý ph¶i ®­îc tæ chøc mèi liªn hÖ hîp lý ®Ó ®¶m b¶o c¸c cÊp qu¶n lý, mang tÝnh n¨ng ®éng vµ ®i s©u vµo phôc vô cho ho¹t ®éng c«ng t¸c. +TÝnh linh ho¹t: C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i thÝch øng linh ho¹t víi mäi t×nh huèng trong vµ ngoµi hÖ thèng. +TÝnh kinh tÕ: Gän nhÑ, sö dông kinh phÝ Ýt nhÊt vµ mang l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt. 3.1.3 §æi míi, hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh trong c«ng ty - §Ó c«ng viÖc trong c«ng ty ®­îc gi¶i quyÕt nhanh chãng, chÝnh x¸c, hiÖu qu¶ th× c¸c c«ng viÖc ®­îc chuyªn m«n ho¸ trong nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña m×nh. - X©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh lµm viÖc mét c¸ch cô thÓ h¬n th× míi cã thÓ ®­îc diÔn ra mét c¸ch khoa häc, logic, chÝnh x¸c, kÞp thêi. §©y lµ vÊn ®Ò cèt lâi mµ phßng Tæ chøc-Hµnh chÝnh ph¶i n¾m v÷ng vµ b¸m s¸t träng t©m, träng ®iÓm. - §Ó tr¸nh V¨n phßng ho¹t ®éng mét c¸ch bÞ ®éng th× l·nh ®¹o v¨n phßng phèi hîp cïng nh©n viªn chuyªn m«n kiÓm tra, rµ so¸t ®Ó l·nh ®¹o chñ ®éng n¾m râ t×nh h×nh thùc tÕ, cã quyÕt ®Þnh kÞp thêi nhÊt. - ViÖc thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc trong v¨n phßng ph¶i dùa trªn qui chÕ ho¹t ®éng chung, qui tr×nh tiªu chuÈn cho viÖc qu¶n lý cña c¸c c«ng ty. 3.1.4 §¬n gi¶n ho¸ c¸c thñ tôc lµm viÖc HiÖn nay Nhµ n­íc ®· kh«ng ngõng c¶i tiÕn, ®æi míi c«ng t¸c thñ tôc hµnh chÝnh trªn mäi lÜnh vùc nh»m ®¶m b¶o lîi Ých cho ng­êi d©n, tr¸nh bao liªu, cöa quyÒn. ChÝnh v× thÕ mäi doanh nghiÖp ®· vµ ®ang c¶i c¸ch, ®æi míi, ®¬n gi¶n ho¸ c¸c thñ tôc hµnh chÝnh nh­ng vÉn ®¶m b¶o ph¸p luËt chung cña Nhµ n­íc vµ néi quy, qui chÕ cña c«ng ty. 3.1.5 HiÖn ®¹i ho¸ trang thiÕt bÞ lµm viÖc vµ øng dông C«ng nghÖ th«ng tin trong qu¶n lý. Trang thiÕt bÞ lµ c«ng cô ®¾c lùc hç trî cho v¨n phßng. HiÖn nay, doanh nghiÖp muèn ®øng v÷ng trªn thÞ tr­êng th× viÖc ®Çu t­ mua s¾m trang thiÕt bÞ lµ cÇn thiÕt. Trong kh¶ n¨ng cña m×nh, c¸c doanh nghiÖp nªn cã sù ®Çu t­ ®óng ®¾n vÒ trang thiÕt bÞ nh»m ®¸p øng ®ñ nhu cÇu cña c«ng viÖc, kh«ng bÞ l·ng phÝ mµ vÉn ®¹t môc tiªu ®Ò ra. Nãi chung, trang thiÕt bÞ t­¬ng ®èi hiÖn ®¹i sÏ t¹o ra m«i tr­êng lµm viÖc khoa häc, v¨n minh, lÞch sù, gi¶m thiÓu lao ®éng thñ c«ng, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng mµ cßn n©ng cao ®­îc søc khoÎ cña c¸n bé nh©n viªn ®Ó hä lµm viÖc æn ®Þnh, l©u dµi, yªu nghÒ, s¸ng t¹o. ViÖc ®­a CNTT vµo trong lÜnh vùc qu¶n lý ®ang trë thµnh xu thÕ chung vµ c¸c phÇn mÒm qu¶n lý ®ang ®­îc øng dông triÖt ®Ó nh»m khai th¸c nh÷ng lîi Ých mµ CNTT mang l¹i. C¨n cø vµo nh÷ng lý luËn c¬ b¶n vÒ v¨n phßng. C¨n cø vµo ®­êng lèi, chÝnh s¸ch, chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc trong c«ng cuéc c¶i c¸ch nÒn hµnh chÝnh quèc gia. - C¨n cø vµo môc tiªu, thùc tiÔn ho¹t ®éng cña v¨n phßng . C¨n cø vµo giíi h¹n ®Ò tµi mµ luËn v¨n xin ®­a ra mét vµi gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao ho¹t ®éng V¨n phßng. 3.2 Gi¶i ph¸p cô thÓ 3.2.1 §Çu t­ vµo nh©n sù (*) §æi míi tæ chøc nh©n sù. Mét sè CBCNV cña v¨n phßng vÉn cßn bÞ ¶nh h­ëng cña lÒ lèi lµm viÖc cò. Hä thùc hiÖn mÖnh lÖnh, chØ thÞ thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch thô ®éng. Khi chuyÓn sang c¬ chÕ míi, hä kh«ng tr¸nh khái lóng tóng, lµm viÖc kÐm hiÖu qu¶ trong khi khèi l­îng c«ng viÖc ngµy cµng nhiÒu ®ßi hái cã sù s¸ng t¹o, n¨ng ®éng. V× vËy, cÇn s¾p xÕp vÞ trÝ phï hîp víi n¨ng lùc vµ nhiÖm vô cña tõng ng­êi. Th­êng xuyªn t¹o ®iÒu kiÖn cho nh÷ng nh©n viªn cã n¨ng lùc ph¸t huy s¸ng t¹o cña hä. CÇn tuyÓn dông thªm nh÷ng nh©n viªn cã tr×nh ®é häc vÊn vµ chuyªn m«n cao, cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc nh»m thay thÕ nh÷ng ng­êi kh«ng ®ñ tr×nh ®é, n¨ng lùc ®Ó ®¶m nhËn c«ng viÖc ®­îc giao. T¹o m«i tr­êng lµm viÖc thuËn tiÖn, tho¶i m¸i cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. Th­êng xuyªn ch¨m lo ®Õn ®êi sèng, ®iÒu kiÖn vËt chÊt vµ tinh thÇn cho hä. +S¾p xÕp vµ bè trÝ c¸n bé nh©n viªn trong v¨n phßng hîp lý: §Ó tiÕn hµnh c«ng viÖc nµy cã hiÖu qu¶ cÇn ph¶i: - §¸nh gi¸ l¹i lao ®éng vÒ c¸c mÆt lao ®éng nh­ :tr×nh ®é chuyªn m«n, n¨ng lùc, tuæi ®êi... - Tæ chøc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ tõng c«ng viÖc vÒ møc ®é phøc t¹p vµ sè l­îng. - Xem xÐt thùc tÕ c«ng viÖc mµ tõng c¸ nh©n, bé phËn ®· phï hîp hay ch­a, nÕu ch­a phï hîp th× tæ chøc cho hä häc tËp ®Ó ®¶m b¶o tr×nh ®é mµ c«ng viÖc ®ã yªu cÇu hoÆc bè trÝ c«ng viÖc kh¸c phï hîp h¬n. CÇn biÕt chÝnh x¸c vÒ n¨ng lùc lµm viÖc cña tõng ng­êi vµ giao c«ng viÖc cho ®óng ng­êi ®óng viÖc phï hîp víi n¨ng lùc cña hä. Tõ ®ã, t¹o ®iÒu kiÖn cho c¸n bé nh©n viªn trong v¨n phßng say mª víi c«ng viÖc cña m×nh vµ hä phÊn khëi lµm viÖc. Chó ý gióp ®ì hä th­êng xuyªn n©ng cao vÒ mÆt chuyªn m«n, khoa häc kü thuËt trong qu¸ tr×nh lµm viÖc.T¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi, t¨ng c­êng c¬ së vËt chÊt kü thuËt hiÖn ®¹i.ViÖc bè trÝ nh©n sù sao cho linh ho¹t ®Ó kh«ng t¹o ra kho¶ng trèng trong qu¸ tr×nh lµm viÖc, ®¶m b¶o ph¸t triÓn vÒ quy m« còng nh­ trong ®iÒu kiÖn cÇn thiÕt bè trÝ qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña v¨n phßng ph¶i cã tÝnh liªn tôc, c¨n cø vµo bè trÝ ng­êi. Giao viÖc râ rµng cho tõng nh©n viªn ®Ó g¾n tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc. Bè trÝ nh©n sù ph¶i c¨n cø vµo chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng bé phËn ®Ó bè trÝ nh©n viªn cho thÝch hîp. + Qu¶n lý nh©n sù trong v¨n phßng: C¸n bé l·nh ®¹o c¸c bé phËn thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý c¸n bé c«ng nh©n viªn chÆt chÏ. Th«ng qua viÖc kiÓm tra ®«n ®èc nh©n viªn trong qu¸ tr×nh c«ng t¸c, ¸p dông nghiªm tóc, th­êng xuyªn c¸c h×nh thøc khen th­ëng khi hä hoµn thµnh nhiÖm vô, nh»m khuyÕn khÝch nh©n viªn ph¸t huy n¨ng lùc cña m×nh cho sù ph¸t triÓn cña ®¬n vÞ. §ång thêi sö dông c¸c h×nh thøc c¶nh c¸o, kû luËt khi hä vi ph¹m néi quy, quy chÕ chung vµ riªng, ®¶m b¶o tÝnh nghiªm minh trong v¨n phßng. Bæ sung, hoµn thiÖn c¸c néi quy, quy ®Þnh vµ lÒ lèi lµm viÖc trong c¬ quan, chØ ®¹o viÖc thùc hiÖn c¸c néi quy, quy ®Þnh mét c¸ch cã nghiªm tóc vµ ®ång bé. + C«ng t¸c ®µo t¹o vµ tuyÓn dông nh©n sù trong v¨n phßng: VÒ c«ng t¸c ®µo t¹o n©ng cao chuyªn m«n nghiÖp vô trªn c¬ së ph©n lo¹i lao ®éng theo tr×nh ®é, tuæi ®êi ®ång thêi xem xÐt vÒ ®iÒu kiÖn gia ®×nh, b¶n th©n vµ thêi gian ®Ó cßn cã thÓ c«ng t¸c ë ®¬n vÞ, tõ ®ã x©y dùng quy ®Þnh kÕ ho¹ch ®µo t¹o c¸n bé cho phï hîp. HiÖn nay, hÇu hÕt c¸c bé phËn trong v¨n phßng ®Òu ®­îc trang bÞ m¸y ®iÖn tho¹i, m¸y vi tÝnh, v× vÊn ®Ò hiÖn nay ®ßi hái nhiÒu th«ng tin cÇn thiÕt vµ kÞp thêi cho nªn c¬ quan cÇn ph¶i cã chÝnh s¸ch khuyÕn khÝch hä häc thªm ®Ó n©ng cao tr×nh ®é tin häc v¨n phßng. VÒ c«ng t¸c tuyÓn dông: C«ng t¸c nµy cã ¶nh h­ëng lín ®Õn chÊt l­îng lao ®éng; ®Ó cã ®­îc mét ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cã ®ñ n¨ng lùc tr×nh ®é th× viÖc tuyÓn dông lao ®éng ë v¨n phßng cÇn ®­îc quan t©m ®óng møc. Cô thÓ: - Ph¶i ®¶m b¶o viÖc thùc hiÖn ®óng néi quy, quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vÒ c«ng t¸c tæ chøc thi tuyÓn, hîp ®ång thö viÖc... ®èi víi lao ®éng ®­îc tuyÓn dông. - Ph¶i cã ý thøc tèt trong viÖc chÊp hµnh nh÷ng quy ®Þnh riªng cña c¬ quan, ®¬n vÞ. - Ph¶i x©y dùng c¸c tiªu chuÈn tuyÓn chän: Cã ®ñ tr×nh ®é chuyªn m«n, phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt còng nh­ phÈm chÊt chÝnh trÞ. 3.2.2 §æi míi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý Muèn x©y dùng ®­îc bé m¸y qu¶n lý cña v¨n phßng gän nhÑ, cã hiÖu lùc, kh¾c phôc bÖnh quan liªu, thiÕu kû c­¬ng, thiÕu khoa häc, tham nhòng vµ ®Ó thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ th× ®ã lµ mét vÊn ®Ò phøc t¹p, ch­a thÓ gi¶i quyÕt ®­îc ngay trong thêi gian ng¾n. Tuy vËy, trong thêi gian tíi , v¨n phßng cã thÓ tõng b­íc c¬ giíi ho¸ c¸c t¸c nghiÖp nh­ sau: +T¸c nghiÖp v¨n th­: Sö dông m¸y bãc phong b× thay tay, m¸y ®¨ng ký c«ng v¨n, m¸y ®¸nh sè, m¸y in ®Þa chØ, m¸y ®ãng tem, m¸y ph©n lo¹i c«ng v¨n. +T¸c nghiÖp sao in: Sö dông c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng theo ®óng tiªu chuÈn kü thuËt: m¸y ®¸nh ch÷ tù ®éng, m¸y photocopy, m¸y sao chôp ®iÖn. +ChuyÓn giao v¨n b¶n: Sö dông b¨ng chuyÒn tù ®éng, Telex, fax... Cã thÓ nãi, c«ng viÖc cña ng­êi Tr­ëng phßng cßn nhiÒu khã kh¨n vµ bén bÒ, nªn bè trÝ mét th­ ký gióp viÖc cho tr­ëng phßng thùc hiÖn c«ng viÖc thu thËp, ghi chÐp th«ng tin, tµi liÖu vµ mét sè c«ng viÖc kh¸c khi cÇn thiÕt mét c¸ch nhanh chãng, kÞp thêi. 3.2.3 §æi míi hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý, ®iÒu hµnh trong c«ng ty C«ng ty nªn tæ chøc cho c¸n bé qu¶n lý häc tËp n©ng cao tr×nh ®é, kh¶ n¨ng qu¶n lý chuyªn nghiÖp. §Æc biÖt lµ vÒ ngo¹i ng÷ vµ tin häc vÒ phÇn mÒm qu¶n lý øng dông trong v¨n phßng. X©y dùng mèi quan hÖ ®oµn kÕt, gióp ®ì nhau trong c«ng ty v× môc tiªu chung cña c«ng ty . Ng­êi l·nh ®¹o cÇn t¹o ra mèi quan hÖ tèt trong néi bé v¨n phßng, ®éng viªn, gióp ®ì lµm cho c¸c nh©n viªn c¶m thÊy ®­îc quan t©m, chia sÎ v× nã sÏ lµ ®éng lùc gióp hä lµm viÖc nhiÖt t×nh, lao ®éng h¨ng say. §Æc biÖt, ng­êi l·nh ®¹o ph¶i khÐo lÐo trong viÖc phª b×nh nh©n viªn, tr¸nh phª b×nh tr­íc mÆt nh©n viªn kh¸c. 3.2.4 §¬n gi¶n ho¸ c¸c thñ tôc lµm viÖc MÆc dï c¸c nghiÖp vô ®­îc thùc hiÖn theo ®óng qui tr×nh, néi quy ho¹t ®éng cña v¨n phßng nh­ng ®«i lóc khiÕn cho viÖc thùc hiÖn mét c¸ch cøng nh¾c, lµm gi¸n ®o¹n c«ng viÖc nh­ : viÖc tiÕp nhËn c¸c v¨n b¶n do b­u ®iÖn hoÆc ®¬n vÞ kh¸c chuyÓn ®Õn yªu cÇu phßng Tæ chøc - Hµnh chÝnh ký nhËn, nh­ng theo néi quy cña phßng th× nh©n viªn v¨n th­ cã tr¸ch nhiÖm ký nhËn v¨n b¶n chuyÓn ®Õn. §iÒu nµy sÏ khiÕn cho viÖc tiÕp nhËn v¨n b¶n trë nªn thñ tôc, mÊt thêi gian chê ®îi nhÊt lµ trong tr­êng hîp nh©n viªn v¨n th­ ®ang gi¶i quyÕt c«ng viÖc víi phßng ban kh¸c hoÆc víi l·nh ®¹o. Do ®ã cã thÓ ®iÒu chØnh l¹i néi quy lµ trong tr­êng hîp nh©n viªn v¨n th­ v¾ng mÆt t¹m thêi th× c¸c nh©n viªn trong phßng Tæ chøc –Hµnh chÝnh cã thÓ kiÓm tra ®Çy ®ñ v¨n b¶n vµ ký nhËn ®ång thêi nh©n viªn ®ã chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ c¸c v¨n b¶n ®· nhËn vµ bµn giao l¹i cho nh©n viªn v¨n th­. 3.2.5 HiÖn ®¹i ho¸ trang thiÕt bÞ lµm viÖc vµ øng dông C«ng nghÖ th«ng tin trong qu¶n lý. - Thay thÕ mét sè trang thiÕt bÞ ®· cò, ®Çu t­ kho l­u tr÷ ®Ó b¶o qu¶n tµi liÖu tèt h¬n v× nhËn thÊy mét sè tµi liÖu bÞ mät mèi lµm ¶nh h­ëng ®Õn v¨n b¶n b¶o l­u. §Çu t­ míi vÒ thiÕt bÞ l­u tr÷ hå s¬ b»ng c¸c gi¸, tñ Inox ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng tñ s¾t ¶nh h­ëng ®Õn chÊt l­îng b¶o qu¶n hå s¬. - HiÖn nay do kh«ng gian cña v¨n phßng bÞ h¹n chÕ ®ång thêi c¸c trang thiÕt bÞ trong v¨n phßng l¹i qu¸ cång kÒnh : m¸y tÝnh, m¸y in lµm ¶nh h­ëng ®Õn kh«ng gian cña bµn lµm viÖc cña nh©n viªn, thiÕu ®i sù gän nhÑ trong v¨n phßng. - ¸p dông c«ng nghÖ tin häc trong viÖc chuyÓn giao v¨n b¶n, tr×nh duyÖt v¨n b¶n, ®¨ng kÝ vµ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn, v¨n b¶n ®i, trong viÖc x©y dùng c¸c c«ng cô tra t×m tµi liÖu l­u tr÷, phôc vô sö dông tµi liÖu vµ trong c«ng t¸c thèng kª tµi liÖu l­u tr÷. kÕt luËn Cïng víi sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ - x· héi vµ sù tiÕn bé cña khoa häc qu¶n lý ë mçi quèc gia vµ trªn thÕ giíi, ho¹t ®éng v¨n phßng ngµy cµng ®­îc quan t©m. N©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng cµng trë nªn cÊp thiÕt ®èi víi c¸c c¬ quan, tæ chøc trong thêi gian gÇn ®©y nh»m ®¹t tíi nh÷ng môc tiªu mong ®îi cña tæ chøc. C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng còng ®ang cè g¾ng tõng b­íc ®æi míi, hoµn thiÖn c«ng t¸c qu¶n lý nh»m ®¹t n¨ng suÊt cao trong lÜnh vùc s¶n xuÊt kinh doanh. §Ó thùc hiÖn ®­îc ®iÒu ®ã, v¨n phßng C«ng ty gi÷ mét vÞ trÝ hÕt søc quan träng lµ bé phËn th­êng trùc, cã chøc n¨ng tæng hîp, tham m­u, hËu cÇn gióp cho ho¹t ®éng cña c«ng ty ®­îc th«ng suèt, liªn tôc vµ hiÖu qu¶. LuËn v¨n nµy ®· tËp trung nghiªn cøu ba vÊn ®Ò néi dung: Mét lµ : Lý luËn chung vÒ v¨n phßng vµ ho¹t ®éng v¨n phßng, bao gåm c¸c kh¸i niÖm vÒ v¨n phßng, vai trß cña ho¹t ®éng v¨n phßng, ý nghÜa cña viÖc tæ chøc khoa häc c«ng t¸c v¨n phßng . Hai lµ :So s¸nh ®èi chiÕu lý luËn trªn thùc tÕ ho¹t ®éng v¨n phßng vµ c«ng t¸c v¨n phßng ë C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng. NhËn thÊy ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc vµ nh÷ng tån t¹i yÕu kÐm cÇn ®­îc kh¾c phôc, c¶i tiÕn hµnh chÝnh ®Ó v¨n phßng thùc sù ph¸t huy vai trß quan träng cña m×nh trong toµn bé ho¹t ®éng cña C«ng ty. Ba lµ: Trªn c¬ së lý luËn vµ thùc tÕ ho¹t ®éng v¨n phßng ®· ®­îc tr×nh bµy ®Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng. Trong kho¸ luËn nµy tuy kh«ng thÓ më réng, ®i s©u vµ nªu ®Çy ®ñ, s©u s¾c mäi ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n phßng song th«ng qua toµn bé néi dung ®· tr×nh bµy, t«i mong muèn cã thÓ ®ãng gãp mét phÇn nhá vµo viÖc hoµn thiÖn vµ n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng v¨n phßng cña C«ng ty CPCTGT H¶i Phßng. Chóng ta cã quyÒn tin r»ng víi tr×nh ®é vµ nhËn thøc cña c¸c nhµ qu¶n lý, ®iÒu hµnh hiÖn nay c«ng t¸c v¨n phßng sÏ ngµy cµng kh¼ng ®Þnh vai trß quan träng cña m×nh trong ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp vµ x· héi ®ång thêi ®ãng gãp kh«ng nhá vµo sù ph¸t triÓn chung cña kinh tÕ x· héi cña ®Êt n­íc. Tµi liÖu tham kh¶o 1.Th¹c sÜ TrÇn ThÞ Ngµ,(2006), Tæ chøc Qu¶n trÞ v¨n phßng, Bµi gi¶ng cho Líp QT901P t¹i tr­êng §¹i häc D©n lËp H¶i Phßng, Gi¶ng viªn Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia. 2.Tr­êng §¹i häc kinh tÕ quèc d©n/ khoa Qu¶n trÞ kinh doanh(2005), Gi¸o tr×nh qu¶n trÞ v¨n phßng. 3.Häc viÖn Hµnh chÝnh quèc gia/ khoa v¨n b¶n vµ c«ng nghÖ hµnh chÝnh,(2004), Gi¸o tr×nh Hµnh chÝnh v¨n phßng trong c¬ quan nhµ n­íc. 4.TiÕn sÜ TrÇn ThÞ Thanh Thuû,(2006),V¨n ho¸ tæ chøc vµ mét sè gi¶i ph¸p ph¸t triÓn v¨n ho¸ c«ng së,Tæ chøc nhµ n­íc sè 9/2006. 5.Mike Harvey,(2001), Qu¶n trÞ v¨n phßng, NXB Thèng kª, Hµ Néi. 6.C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng,(2006), Sæ tay chÊt l­îng C«ng ty. 7.C«ng ty Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng H¶i Phßng,(2006), Tµi liÖu Qui ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô , quyÒn h¹n cña c¸c phßng ban, xÝ nghiÖp cña C«ng ty. Môc lôc C¸c kÝ hiÖu viÕt t¾t trong bµi luËn v¨n: CPCTGT : Cæ phÇn C«ng tr×nh Giao th«ng VB : V¨n b¶n CBCNV : C¸n bé c«ng nh©n viªn KH-KT : Khoa häc kü thuËt CNTT : C«ng nghÖ th«ng tin BQL : B¶n qu¶n lý TC- HC : Tæ chøc - Hµnh chÝnh S¬ ®å b¶ng biÓu H×nh Néi dung Trang H×nh 1 S¬ ®å c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng v¨n phßng 12 H×nh 2 B¶ng chØ tiªu ph¶n ¶nh t×nh h×nh tµi chÝnh C«ng ty tõ 2006 ®Õn 2008 20 H×nh 3 Quy tr×nh c«ng nghÖ cña C«ng ty 22 H×nh 4 C¬ cÊu tæ chøc C«ng ty CPCTGT 24 H×nh 5 B¶ng thèng kª nh©n sù cña C«ng ty th¸ng 1/2009 28 H×nh 6 C¬ cÊu tæ chøc V¨n phßng Tæ chøc -Hµnh chÝnh 30 H×nh 7 B¶ng thèng kª sè l­îng c«ng v¨n ®i vµ c«ng v¨n ®Õn. 34 H×nh 8 MÉu sæ : “Giao nhËn tµi liÖu tõ bªn ngoµi” 50 H×nh 9 MÉu sæ: “Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n mËt” 52 H×nh10 MÉu sæ : “Sæ c«ng v¨n ®i” 55

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docMột số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.doc
Luận văn liên quan