Đề tài Những kỹ năng giao tiếp cần thiết và những điều cấm kỵ trong môi trường kinh doanh

Như chúng ta đã biết giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định cho sự thành công của một thương vụ, buổi gặp mặt, đàm phán. Không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau. Giao tiếp trong bất cứ hoàn cảnh nào cũng là cả một nghệ thuật. Chính vì lẽ đó nên với đề tài này tôi xin đưa ra những kỹ năng cơ bản nhưng không kém phần quan trọng cũng như những điều cấm kỵ trong giao tiếp, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. 1. Những kỹ năng giao tiếp cần thiết trong kinh doanh Chuẩn bị khi giao tiếp Giao tiếp mặc dù là kỹ năng ứng xử, nhưng sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp là hết sức cần thiết. Trên thực tế, phần lớn các tình huống giao tiếp thông minh của các doanh nhân là do đã chuẩn bị tinh thần hoặc kinh nghiệm để lại. Trong một bữa tiệc hay một sự kiện có đông người, bạn sẽ thấy có những người nổi lên giữa đám đông với một phong cách hòa đồng bên cạnh những người có vẻ kín đáo hơn. Họ thường chủ động bắt chuyện với mọi người, niềm nở và có thể bắt chuyện với bất cứ ai. Đó là một kỹ năng rất cần thiết cho người kinh doanh, nhưng trong thực tế, không phải ai cũng có phẩm chất này. Dưới đây là một số cách để bạn trở thành người có khả năng thích ứng nhanh với những tình huống giao tiếp trong xã hội: - Đến dự với tinh thần thoải mái: Nếu bạn đi mà cho rằng đó là bất đắc dĩ và thấy không thoải mái, bạn sẽ làm cho buổi gặp gỡ trở nên miễn cưỡng. Hãy nghĩ rằng đó là một cơ hội tốt để tiếp xúc với nhiều người và bạn sẽ có buổi gặp gỡ vui vẻ và thú vị. Thay vì đứng lặng lẽ, dựa vào tường, vắt chéo tay và khuôn mặt không mấy vui vẻ, bạn sẽ luôn cười nói, đi tới đi lui để tiếp chuyện và tỏ ra rất thoải mái trong giao tiếp với mọi người. - Hãy cười và chào mọi người một cách thân thiện: Người Trung Quốc có câu: “Nếu bạn không biết cười thì đừng bao giờ kinh doanh”. Nếu bạn nhìn vào mắt ai đó từ cách 10 bước, hãy biểu hiện sự thân thiện bằng cách gật đầu hoặc mỉm cười. Còn nếu cách 5 bước thì bạn hãy nói: “Chào anh!” ,tùy thuộc vào bối cảnh và đối tượng bạn gặp. Đừng bao giờ cố tình làm như bạn không thấy người khác. - Chuẩn bị câu chuyện trước khi nói: Người ta cảm thấy dễ gần người khác hơn khi có cái để nói. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin trên báo chí để biết những gì đang xảy ra trên thế giới. Tìm đọc những tạp chí chuyên ngành hoặc sách để cập nhật kiến thức trong lĩnh vực của bạn. - Luôn sẵn sàng chủ động giới thiệu mình với người khác: Chủ động giới thiệu mình và bắt tay làm quen là cách tốt nhất để hòa nhập với những người lạ. Hãy luôn cầm ly rượu bằng tay trái để tay phải có thể sẵn sàng bắt tay. Nếu bạn ngồi, quay sang hai bên, chào mọi người và tự giới thiệu mình. - Luyện tập kỹ năng nghe: Người ta thường nói “Nói là gieo, nghe là gặt”, nhưng thực tế phần lớn mọi người có xu hướng thích “gieo” nhiều hơn “gặt”. Người có kỹ năng nghe tốt là người biết khuyến khích người khác nói. Hãy đặt câu hỏi hoặc đưa ra lời bình luận để tiếp tục câu chuyện. Bạn có thể dùng một số cách bình luận như: “Nghe có vẻ giống như ”, “Không biết có đúng là anh A làm ở công ty XYZ không?”, “Tôi cũng gặp trường hợp tương tự năm ngoái ”, “Cuối cùng anh ta làm gì?” Có rất nhiều câu hỏi để đào sâu thêm câu chuyện, nhưng cũng cần chú ý bối cảnh để đưa ra cách tiếp chuyện thích hợp. - Lịch sự lúc chia tay Bạn không chỉ cần lịch sự lúc ban đầu gặp nhau mà cách bạn rút lui, chia tay cũng là một phần của kỹ năng giao tiếp. Nhiều người tìm cách lặng lẽ rút khỏi cuộc gặp gỡ và cho rằng để không ảnh hưởng tới không khí của người khác. Đó là cách lý giải không hợp lý vì bạn sẽ không gây được ấn tượng. Trong kinh doanh, cách bạn chia tay sẽ góp phần tăng cường hình ảnh của bạn và có thể mở ra những cơ hội mới với đối tác. Những câu nói: “Rất hân hạnh được gặp ông!”, “Hy vọng được gặp lại ông tại ”, “Tôi rất vui mừng được nghe anh nói về ” không phải là vô ích. Ngoại hình Ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong một mối quan hệ. Ngoại hình chính là công cụ để bạn tạo thiện cảm với mọi người từ cái nhìn đầu tiên. Trong giao tiếp kinh doanh, ngoại hình càng đóng vai trò quan trọng để bạn thể hiện bản sắc của mình ngay lần đầu gặp mặt. Nhắc đến ngoại hình, một điều chúng ta không thể không nhắc đến đó chính là trang phục. Trang phục thích hợp với hoàn cảnh sẽ làm cho bạn tự tin lên rất nhiều. Mỗi sự kiện khác nhau, bạn cần có trang phục thích hợp và đó là cách bạn tôn trọng người khác và chính mình. Điều đó giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp với người khác. Nên lưu ý một số điểm sau khi chuẩn bị ngoại hình trong môi trường kinh doanh: - Trang phục phù hợp, lịch sự và thể hiện bản sắc. - Gọn gàng, sạch sẽ và thơm tho. - Dùng trang sức và các vật dụng đi kèm phù hợp. Trong đời thường, chúng ta ăn mặc như thế nào cũng thể hiện sở thích, cá tính. Trong kinh doanh, ngoài yếu tố sạch đẹp, lịch sự và phù hợp với môi trường giao tiếp, "thể hiện bản sắc" cũng là một yếu tố cần tính đến khi chuẩn bị trang phục. Những người làm nghề khác nhau có những bản sắc khác nhau. Ngoài ra, khi giao tiếp trong kinh doanh, cần nghĩ rằng không chỉ mặc cho mình mà còn mặc cho công ty, bởi lẽ lúc đó mình chính là một "đại sứ" mà công ty gửi đến. Có những công ty vì đặc thù kinh doanh mà đòi hỏi dịch vụ khách hàng phải có chất lượng cao như khách sạn, bảo hiểm ., thì trang phục của nhân viên phải toát lên được tinh thần và văn hóa của công ty đó. Đối với Nam giới khi chọn caravat nên tránh những trường hợp sau: - Khi thắt không được thắt ngoài bởi vì thắt ngoài người phương tay rất kỵ - Khi tiếp khách người Anh không nên sử dụng caravat sọc. Kỹ thuật giao tiếp a Kỹ thuật bắt tay Bắt tay là một hình thức giao tiếp không thể thiếu trong kinh doanh. Nghe qua thì có vẻ đơn giản vì trong đời mình ai cũng đã từng bắt tay nhiều lần. Tuy nhiên, bắt tay đúng cách, không gây phản cảm và để lại ấn tượng tốt đẹp nơi đối tác là điều mà không phải ai cũng biết. Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản cần lưu ý khi bắt tay: - Phong thái lịch sự, nhã nhặn, bàn tay phải sạch. Trong trường hợp tay đang bẩn mà đối tác đề nghị bắt tay thì nên giải thích sự bất tiện của mình để tránh hiểu nhầm. Nên tháo găng tay và mũ khi bắt tay, trừ trường hợp đang đứng ngoài trời với thời tiết lạnh. Không nên đeo kính đen khi bắt tay. - Thể hiện thiện chí khi bắt tay, không nên giữ thái độ lạnh lùng. Nên nhìn vào người đối diện (nhưng không nhìn kiểu soi mói) và mỉm cười. Bàn tay siết chặt vừa phải để tạo cảm giác thân thiện, ám áp, nhưng không nắm chặt quá và lắc tay, cũng không nắm hờ hững, lỏng lẻo. - Nên để người ở vị thế được tôn trọng nhiều hơn chủ động bắt tay trước. VD: giữa cấp trên và cấp dưới thì để cấp trên đưa tay ra trước, giữa người nhiều tuổi và người ít tuổi thì nên để người nhiều tuổi đưa tay ra trước, giữa phụ nữ và đàn ông thì nên để phụ nữ chủ động đề nghị bắt tay (các bác trai nhớ ghi lòng tạc dạ chữ "lady first" nhé. ) Tuy nhiên, khi khách đến chơi thì hơi khác một chút: lúc khách đến thì chủ chìa tay ra bắt trước và lúc khách chào về thì để khách đưa tay ra. - Trong trường hợp bắt tay nhiều người thì nên bắt theo thứ tự từ cao đến thấp. Nếu số lượng quá đông thì chỉ cần bắt tay một số người đại diện và gật đầ

doc15 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 23/04/2013 | Lượt xem: 4275 | Lượt tải: 9download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Đề tài Những kỹ năng giao tiếp cần thiết và những điều cấm kỵ trong môi trường kinh doanh, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
Môn: Giao tiếp trong kinh doanh Giảng viên: Lê Việt Hưng Sinh viên: Nguyễn Phương Vy Lớp: QTKD 2 – MSSV: 1087210288 Đề tài: Những kỹ năng giao tiếp cần thiết và những điều cấm kỵ trong môi trường kinh doanh. Như chúng ta đã biết giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong kinh doanh và nhiều khi mang tính quyết định cho sự thành công của một thương vụ, buổi gặp mặt, đàm phán. Không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau. Giao tiếp trong bất cứ hoàn cảnh nào cũng là cả một nghệ thuật. Chính vì lẽ đó nên với đề tài này tôi xin đưa ra những kỹ năng cơ bản nhưng không kém phần quan trọng cũng như những điều cấm kỵ trong giao tiếp, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. 1. Những kỹ năng giao tiếp cần thiết trong kinh doanh Chuẩn bị khi giao tiếp Giao tiếp mặc dù là kỹ năng ứng xử, nhưng sự chuẩn bị cho các tình huống giao tiếp là hết sức cần thiết. Trên thực tế, phần lớn các tình huống giao tiếp thông minh của các doanh nhân là do đã chuẩn bị tinh thần hoặc kinh nghiệm để lại. Trong một bữa tiệc hay một sự kiện có đông người, bạn sẽ thấy có những người nổi lên giữa đám đông với một phong cách hòa đồng bên cạnh những người có vẻ kín đáo hơn. Họ thường chủ động bắt chuyện với mọi người, niềm nở và có thể bắt chuyện với bất cứ ai. Đó là một kỹ năng rất cần thiết cho người kinh doanh, nhưng trong thực tế, không phải ai cũng có phẩm chất này. Dưới đây là một số cách để bạn trở thành người có khả năng thích ứng nhanh với những tình huống giao tiếp trong xã hội: - Đến dự với tinh thần thoải mái: Nếu bạn đi mà cho rằng đó là bất đắc dĩ và thấy không thoải mái, bạn sẽ làm cho buổi gặp gỡ trở nên miễn cưỡng. Hãy nghĩ rằng đó là một cơ hội tốt để tiếp xúc với nhiều người và bạn sẽ có buổi gặp gỡ vui vẻ và thú vị. Thay vì đứng lặng lẽ, dựa vào tường, vắt chéo tay và khuôn mặt không mấy vui vẻ, bạn sẽ luôn cười nói, đi tới đi lui để tiếp chuyện và tỏ ra rất thoải mái trong giao tiếp với mọi người. - Hãy cười và chào mọi người một cách thân thiện: Người Trung Quốc có câu: “Nếu bạn không biết cười thì đừng bao giờ kinh doanh”. Nếu bạn nhìn vào mắt ai đó từ cách 10 bước, hãy biểu hiện sự thân thiện bằng cách gật đầu hoặc mỉm cười. Còn nếu cách 5 bước thì bạn hãy nói: “Chào anh!” ,tùy thuộc vào bối cảnh và đối tượng bạn gặp. Đừng bao giờ cố tình làm như bạn không thấy người khác. - Chuẩn bị câu chuyện trước khi nói: Người ta cảm thấy dễ gần người khác hơn khi có cái để nói. Hãy thường xuyên cập nhật thông tin trên báo chí để biết những gì đang xảy ra trên thế giới. Tìm đọc những tạp chí chuyên ngành hoặc sách để cập nhật kiến thức trong lĩnh vực của bạn. - Luôn sẵn sàng chủ động giới thiệu mình với người khác: Chủ động giới thiệu mình và bắt tay làm quen là cách tốt nhất để hòa nhập với những người lạ. Hãy luôn cầm ly rượu bằng tay trái để tay phải có thể sẵn sàng bắt tay. Nếu bạn ngồi, quay sang hai bên, chào mọi người và tự giới thiệu mình. - Luyện tập kỹ năng nghe: Người ta thường nói “Nói là gieo, nghe là gặt”, nhưng thực tế phần lớn mọi người có xu hướng thích “gieo” nhiều hơn “gặt”. Người có kỹ năng nghe tốt là người biết khuyến khích người khác nói. Hãy đặt câu hỏi hoặc đưa ra lời bình luận để tiếp tục câu chuyện. Bạn có thể dùng một số cách bình luận như: “Nghe có vẻ giống như ”, “Không biết có đúng là anh A làm ở công ty XYZ không?”, “Tôi cũng gặp trường hợp tương tự năm ngoái ”, “Cuối cùng anh ta làm gì?” Có rất nhiều câu hỏi để đào sâu thêm câu chuyện, nhưng cũng cần chú ý bối cảnh để đưa ra cách tiếp chuyện thích hợp. - Lịch sự lúc chia tay Bạn không chỉ cần lịch sự lúc ban đầu gặp nhau mà cách bạn rút lui, chia tay cũng là một phần của kỹ năng giao tiếp. Nhiều người tìm cách lặng lẽ rút khỏi cuộc gặp gỡ và cho rằng để không ảnh hưởng tới không khí của người khác. Đó là cách lý giải không hợp lý vì bạn sẽ không gây được ấn tượng. Trong kinh doanh, cách bạn chia tay sẽ góp phần tăng cường hình ảnh của bạn và có thể mở ra những cơ hội mới với đối tác. Những câu nói: “Rất hân hạnh được gặp ông!”, “Hy vọng được gặp lại ông tại ”, “Tôi rất vui mừng được nghe anh nói về ” không phải là vô ích. Ngoại hình Ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng trong một mối quan hệ. Ngoại hình chính là công cụ để bạn tạo thiện cảm với mọi người từ cái nhìn đầu tiên. Trong giao tiếp kinh doanh, ngoại hình càng đóng vai trò quan trọng để bạn thể hiện bản sắc của mình ngay lần đầu gặp mặt. Nhắc đến ngoại hình, một điều chúng ta không thể không nhắc đến đó chính là trang phục. Trang phục thích hợp với hoàn cảnh sẽ làm cho bạn tự tin lên rất nhiều. Mỗi sự kiện khác nhau, bạn cần có trang phục thích hợp và đó là cách bạn tôn trọng người khác và chính mình. Điều đó giúp bạn cảm thấy thoải mái hơn khi giao tiếp với người khác. Nên lưu ý một số điểm sau khi chuẩn bị ngoại hình trong môi trường kinh doanh: - Trang phục phù hợp, lịch sự và thể hiện bản sắc. - Gọn gàng, sạch sẽ và thơm tho. - Dùng trang sức và các vật dụng đi kèm phù hợp. Trong đời thường, chúng ta ăn mặc như thế nào cũng thể hiện sở thích, cá tính. Trong kinh doanh, ngoài yếu tố sạch đẹp, lịch sự và phù hợp với môi trường giao tiếp, "thể hiện bản sắc" cũng là một yếu tố cần tính đến khi chuẩn bị trang phục. Những người làm nghề khác nhau có những bản sắc khác nhau. Ngoài ra, khi giao tiếp trong kinh doanh, cần nghĩ rằng không chỉ mặc cho mình mà còn mặc cho công ty, bởi lẽ lúc đó mình chính là một "đại sứ" mà công ty gửi đến. Có những công ty vì đặc thù kinh doanh mà đòi hỏi dịch vụ khách hàng phải có chất lượng cao như khách sạn, bảo hiểm..., thì trang phục của nhân viên phải toát lên được tinh thần và văn hóa của công ty đó. Đối với Nam giới khi chọn caravat nên tránh những trường hợp sau: - Khi thắt không được thắt ngoài bởi vì thắt ngoài người phương tay rất kỵ - Khi tiếp khách người Anh không nên sử dụng caravat sọc. Kỹ thuật giao tiếp a.. Kỹ thuật bắt tay Bắt tay là một hình thức giao tiếp không thể thiếu trong kinh doanh. Nghe qua thì có vẻ đơn giản vì trong đời mình ai cũng đã từng bắt tay nhiều lần. Tuy nhiên, bắt tay đúng cách, không gây phản cảm và để lại ấn tượng tốt đẹp nơi đối tác là điều mà không phải ai cũng biết. Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản cần lưu ý khi bắt tay: - Phong thái lịch sự, nhã nhặn, bàn tay phải sạch. Trong trường hợp tay đang bẩn mà đối tác đề nghị bắt tay thì nên giải thích sự bất tiện của mình để tránh hiểu nhầm. Nên tháo găng tay và mũ khi bắt tay, trừ trường hợp đang đứng ngoài trời với thời tiết lạnh. Không nên đeo kính đen khi bắt tay. - Thể hiện thiện chí khi bắt tay, không nên giữ thái độ lạnh lùng. Nên nhìn vào người đối diện (nhưng không nhìn kiểu soi mói) và mỉm cười. Bàn tay siết chặt vừa phải để tạo cảm giác thân thiện, ám áp, nhưng không nắm chặt quá và lắc tay, cũng không nắm hờ hững, lỏng lẻo. - Nên để người ở vị thế được tôn trọng nhiều hơn chủ động bắt tay trước. VD: giữa cấp trên và cấp dưới thì để cấp trên đưa tay ra trước, giữa người nhiều tuổi và người ít tuổi thì nên để người nhiều tuổi đưa tay ra trước, giữa phụ nữ và đàn ông thì nên để phụ nữ chủ động đề nghị bắt tay (các bác trai nhớ ghi lòng tạc dạ chữ "lady first" nhé. ) Tuy nhiên, khi khách đến chơi thì hơi khác một chút: lúc khách đến thì chủ chìa tay ra bắt trước và lúc khách chào về thì để khách đưa tay ra. - Trong trường hợp bắt tay nhiều người thì nên bắt theo thứ tự từ cao đến thấp. Nếu số lượng quá đông thì chỉ cần bắt tay một số người đại diện và gật đầu chào tất cả những người còn lại. - Không nên đút túi tay còn lại trong khi bắt tay, không nên bắt tay bằng tay trái. Nên giữ một khoảng cách vừa phải giữa hai người, không kéo tay về phía mình hay đẩy lệch sang phía đối tác. - Không nên từ chối bắt tay, trừ trường hợp đặc biệt mà việc bắt tay sẽ gây bất tiện cho đối tác. Chú ý đến một số "thông điệp" khi bắt tay: lòng bàn tay hướng xuống đè lên tay đối phương thể hiện sự chi phối người khác, dễ gây phản cảm là người này ngạo mạn hoặc thiếu tế nhị. Lòng bàn tay hướng vào trong tay đối phương thể hiện sự khiêm nhường và lịch sự. Hai bàn tay vuông góc với nhau thể hiện sự bình đẳng trong giao tiếp. Trong giao tiếp quốc tế có những quy định rất nghiêm ngặt đối với việc bắt tay, do đó đòi hỏi chúng ta cần phải tuân thủ các quy định này. Theo quy định quốc tế thì khi nam gặp nữ mà người nữ không đưa tay ra thì người nam tuyệt đối không được bắt tay. Người nhỏ tuổi hơn / có chức vụ thấp hơn bắt tay với người lớn tuổi / có chức vụ cao hơn khi người lớn tuổi / có chức vụ cao đưa tay ra trước. Nếu gặp mặt theo nhóm thì bắt tay theo nguyên tắc sau: + Nữ bắt tay nữ + Nam bắt tay nữ + Nam bắt tay nam b. Kỹ thuật trao danh thiếp Danh thiếp có từ khoảng thế kỷ 18, nó biểu hiện sự lịch thiệp trong giao tiếp. Đặc biệt ở các nước Châu Âu, khi khách đến thăm nhà luôn phải đặt tấm danh thiếp có ký hiệu lên khay bằng bạc, để người hầu báo cho chủ nhà biết mục đích của chuyến viếng thăm. + Nếu danh thiếp có dấu ở góc phải phía trên thì khách thăm kín đáo + Nếu danh thiếp có dấu ở góc phải dưới thì khách đến từ biệt. + Nếu danh thiếp có dấu ở góc trái phía trên thì đến chúc mừng. + Nếu đánh dấu toàn bộ bên cạnh trái của tấm danh thiếpthì khách muốn đến gặp gỡ toàn bộ gia đình. Đối với nam thì thường không cần ghi Mr, nhưng đối với nữ thì phải ghi Mrs hay Miss, kích thước của tấm danh thiếp thường là 87x55 mm. Hiện nay trên thế giới chỉ có người Mỹ là danh thiếp thường in hình của mình lên đó, còn đối với những người nước khác thì người ta cho đó là kiêu căng. Trong trường hợp tấm danh thiếp bị nhàu hoặc dơ thì tuyệt đối không được trao danh thiếp đó bởi vì đó là biểu hiện của sự không tôn trọng người nhận. Ngôn ngữ giao tiếp Ngôn ngữ là công cụ cơ bản để giao tiếp, truyền thông tin giữa mọi người. Ngữ điệu trong giọng nói cần được sử dụng hợp lý với từng môi trường, từng đối tượng khác nhau. Bạn hãy luôn nhã nhặn với phụ nữ, khẳng khái khi trình bày vấn đề của mình và dõng dạc khi tuyên bố một quyết định. Ngẫu hứng trong lời nói là điều nên có với một doanh nhân. Một câu bông đùa, một mẩu chuyện hài hước đúng với bản chất công việc sẽ làm không khí thêm phần thoải mái và đối tác, khách hàng sẽ cảm thấy dễ chịu, cảm mến và từ đó tin tưởng bạn. Nhiều người cho rằng giao tiếp là điều hiển nhiên, là nghệ thuật trời phú, nhưng thật ra chúng ta có thể tự nâng cao khả năng giao tiếp của mình bằng cách tự đặt ra cho bản thân các câu hỏi sau đây: (1) Tôi đang nói chuyện về cái gì? Trò chuyện phải có cơ sở vững chắc. Những người tham gia phải biết chủ đề là gì. Nếu họ không biết, cuộc trò chuyện sẽ lệch lạc. Vì lý do đó những qui tắc sau đây phải được tuân thủ. Khởi đầu bằng cách nêu lên những quan điểm riêng của bạn một cách ngắn gọn nhất, rõ ràng nhất có thể. Hãy để cho người kia diễn đạt lại những quan điểm đó bằng ngôn ngữ riêng của anh ta và đạt tới mức bạn thấy hài lòng. Tiếp đến hãy làm tương tự với những gì người kia muốn nói. Nếu bạn cương quyết như vậy, những gì bạn sắp nói tới sẽ rõ ràng ngay từ đầu. Và nếu sau đó bạn không vội vã bỏ những điểm chính yếu của câu chuyện, chủ đề sẽ không bị lạc mất. (2) Tôi đang giao tiếp với ai? Hầu hết mọi người đều quan tâm đến những chủ đề nào đó mà không quan tâm đến những chủ đề khác. Nếu bạn và một ai khác có cùng sự quan tâm, rất tốt. Nếu không, bạn có thể cố gắng thiết lập mối quan tâm đó. Nhưng nếu, sau vài cố gắng đáng kể, bạn thấy rằng người kia không đáp ứng, thì bạn đừng ra sức làm gì. Nếu bạn cứ ra sức, bạn sẽ rất thường thấy rằng mình chỉ phí thì giờ. (3) Cuộc giao tiếp diễn ra trong những hoàn cảnh nào? Có những thời điểm và địa điểm để nói chuyện nghiêm túc, những thời điểm và địa điểm để nói chuyện tầm phào, và những thời điểm và địa điểm để không nói gì cả. Nhiều cuộc giao tiếp thân mật bị hỏng ngay từ đầu vì hai bên tham gia không nhận ra được sự khác biệt đó. Hãy cố luôn luôn cân nhắc những yếu tố ngoại cảnh có thể tác động đến sự giao tiếp. Nếu không có được một số điều kiện thuận lợi, hãy cố đánh giá xem chúng sẽ làm rối tung cuộc trò chuyện như thế nào. Nếu những điều kiện thuận lợi hoàn toàn thiếu, nếu những hoàn cảnh được sắp đặt để chống lại bạn, thì thậm chí đừng cố gắng. Bạn phải ứng biến, nhưng nếu bạn ghi nhớ những hoàn cảnh đó, bạn sẽ không phạm quá nhiều sai lầm. (4) Khi nào thì những điều nào đó nên được nói ra? Cũng quan trọng như phong cách trong giao tiếp là việc tính toán thời điểm. Bạn có thể làm mọi thứ khác một cách chính xác, nhưng nếu bạn nói điều đúng không đúng lúc, bạn đã thất bại. Cảm nhận được giây phút quan trọng trong lúc giao tiếp không phải dễ dàng. Tôi không biết có kỹ năng giao tiếp nào khó thủ đắc hơn nó. Và lý do khiến cho nó quá khó là vì nó đòi hỏi bạn lắng nghe người kia nói. Ngôn ngữ trong giao tiếp không chỉ sử dụng khi giao tiếp mặt đối mặt mà một một trong những cách giao tiếp phổ biến nhất là giao tiếp qua điện thoại. Xã giao điện thoại đúng cách đã trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong môi trường kinh doanh thời nay. Phần lớn mọi giao dịch, kinh doanh đều diễn ra trên điện thoại: ở văn phòng, tại nhà, trong xe hay mọi nơi. Ở đó, kỹ năng tiếp chuyện điện thoại của bạn có thể quyết định đến việc mở ra hay chấm dứt một mối quan hệ với đối tác. Những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn: - Đầu tiên, bạn hãy chào hỏi. Khi trả lời điện thoại kinh doanh, nhớ hãy tự giới thiệu mình (nếu có thể thì cả công ty nữa). Nếu bạn trả lời điện thoại của người khác, hãy nhắc đến tên của đồng nghiệp khi bạn chào hỏi để người ta biết rằng mình không gọi nhầm và sau đó ghi lại tin nhắn hay tiếp điện thoại thì tùy vào quy định của mỗi công ty. Khi bạn là người gọi điện, hãy chắc rằng bạn giao tiếp đúng mực ngay từ đầu. Nhớ hãy lịch sự đối với những người gác cổng (thư kí, tiếp tân...) bởi vì họ chính là người quyết định nối máy cho bạn hay không. Tuy họ ngồi ở ngoài văn phòng nhưng lại có tiếng nói và quyền lực. Hãy gọi tên họ, điều đó sẽ khiến họ cảm thấy mình được chú ý và có trọng lượng. Vài mối giao hảo kinh doanh sẽ bắt đầu hay tắt ngay ở cửa đầu tiên, đặc biệt trong những lĩnh vực như mại vụ hay tiếp thị. Khi bạn đã gặp đúng đối tượng, hãy nhắc lại cho họ biết lần gọi hay lần hẹn gặp trước kia, đây là trường hợp người ta mong bạn gọi. Người ta rất bận rộn và sẽ "ngẩn ngơ" nếu bạn không nhắc lại bạn đã gặp họ khi nào, ở đâu. Nếu bạn không được hoan nghênh, hãy hỏi liệu họ có thể dành chút ít thời gian cho bạn không, trừ phi bạn chỉ thông báo ngắn gọn. Gọi mà không báo trước chẳng khác gì "xông vô" và bạn không nên nói quá lâu trừ phi được mời nói. Nếu người ta không rãnh, hãy nói ngắn gọn mục đích cuộc gọi và hẹn họ vào lúc khác. - Sắm một cuốn sổ điện thoại, cả một cây bút chì và giấy ticke nữa để gần máy điện thoại và tốc kí khi nói chuyện. Làm như thế sẽ giúp bạn nghe chủ động hơn và cung cấp thông tin chính xác hơn sau đó. Hãy nói "Vâng", "Tôi hiểu", "Tuyệt!" để tỏ rằng bạn quan tâm đến những lời họ nói. Xác nhận lại thông tin cuối mỗi cuộc gọi để chắc rằng cả hai đều nhất trí với những giải pháp đạt được. - Kết thúc cuộc gọi bằng cách cảm ơn người ta đã bỏ thời gian tiếp chuyện với bạn và tỏ ý mong được nói chuyện với họ lần sau (nếu thực như thế). Nếu không, hãy nói cám ơn và gác máy. Một lời tạm biệt tử tế sẽ tạo cơ hội kinh doanh sau này cho bạn. Trong thời đại hội nhập và thông tin ngày nay, bạn sẽ chẳng bao giờ biết trước mình sẽ làm ăn với ai trong tương lai đâu. Vì thế, sẽ không khôn ngoan nếu bạn bỏ ngang mọi việc, trong khi tiếp điện thoại chẳng hạn. Hãy nhớ rằng trong nền kinh tế thị trường toàn cầu này, những vụ làm ăn béo bở được kí bởi những người thậm chí chưa biết mặt nhau. Ngôn ngữ cơ thể Là một phần không thể thiếu trong đời sống giao tiếp của con người, ngôn ngữ cơ thể nhiều khi còn có sức mạnh hơn tất cả kỹ năng khác trong nghệ thuật giao tiếp. Ánh mắt, nụ cười hay cái hất tay có thể truyền đạt đến người nghe một lượng thông tin đi kèm cảm xúc mà không có công cụ giao tiếp hay thông tin nào có thể làm được. Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể chỉ thông qua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ và hành vi của đối phương để điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lý. Nhờ đó mà nhà lãnh đạo sẽ có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình, truyền đạt thông điệp cho nhân viên một cách dễ dàng và hấp dẫn. Sau đây là một số lời khuyên hữu ích cần biết khi giao tiếp: 1. Trong trường hợp cần tỏ rõ sức mạnh và quyền lực, lời khuyên đưa ra là bạn nên đứng thay vì ngồi như bình thường. Bằng cách “chiếm dụng” nhiều không gian hơn, bạn sẽ chuyển tải thông điệp ngầm về sức mạnh và quyền lực. Nếu không gian không phù hợp để đứng, có thể tạo ra hiệu ứng tương tự bằng cách duỗi thẳng chân hoặc đặt hai tay lên thành ghế. 2. Nhiều người thường có thói quen quay và ngoái đầu để tìm kiếm sự đồng tình từ những người khác; tuy nhiên, nếu bạn muốn mình trông có vẻ quyền lực hơn thì nên hạn chế tối đa hành động này. 3. Chú ý đặc biệt tới hai bàn tay. Bàn tay có hình chóp ( ngón trỏ và các ngón khác khít lại với nhau, lòng bàn tay rộng) thường thể hiện sức mạnh. Hình dáng bàn tay này được ám chỉ, so sánh với hình ảnh “tháp chuông nhà thờ” và tượng trưng cho trí tuệ. Khi nói chuyện, hãy khép các ngón tay thật thẳng để tạo ra bàn tay hình chóp; các nghiên cứu đã cho thấy cử chỉ này tạo cho người nghe cảm giác tin cậy. 4. Trong một số trường hợp gặp gỡ với những người không quen, bạn có thể làm tóc thật kĩ, mặc quần áo thật đẹp; đây có thể được coi là sự “chải chuốt” và thường thể hiện mong muốn được xuất hiện một cách chỉnh tề và sau đó là củng cố sự tự tin. Trong những trường hợp gặp gỡ người lạ như trên, phải nhận thức rõ ràng về khuynh hướng ăn mặc, cư xử và xem xét kĩ lưỡng trước khi quyết định áp dụng chúng. 5. Dùng bụng để thể hiện sự tự tin và lòng tin cậy. Nghe có vẻ hơi hài hước nhưng đây lại là một cử chỉ rất hiệu quả trong giao tiếp. Rất nhiều người (cả nam và nữ) dùng tay đặt chéo trước bụng để che đi vòng eo hơi quá khổ hoặc bởi họ không tự tin về vòng ngực. Tuy nhiên, cử chỉ này sẽ khiến người khác cho rằng bạn là người khó gần, khinh khỉnh thậm chí là dối trá. 6. “Bắt chước” hành động của những người khác khi phù hợp. Chúng ta thường bị thu hút bởi những người có ngoại hình hay cử chỉ giống mình; vì vậy, nếu bạn muốn thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với ai đó, hãy “bắt chước” hành động của họ. Tuy nhiên, nên nhớ điều quan trọng là phải “bắt chước” một cách tinh tế và khéo léo. Nếu thực hiện nó một cách lộ liễu hoặc lặp lại quá nhiều sẽ khiến người khác khó chịu và có cảm giác bị xúc phạm. 7. Tránh dùng tay chạm hay nghịch tóc bởi hành động này là biểu hiện của sự thiếu tự tin. 8. Nếu bạn là một người đàn ông và muốn tạo cảm giác thoải mái cho người phụ nữ đối diện, hãy làm bất kì điều gì có thể để giữ cho tầm mắt của bạn ở bên dưới tầm mắt của họ. Phụ nữ thường có chiều cao trung bình thấp hơn đàn ông là 5,5 inch (~ 14cm) và thường có cảm giác tiêu cực khi nói chuyện đàn ông: ban đầu đó là sự không tương xứng sau đó là sự tức giận và sau đó là thất vọng. Tuy nhiên, những cảm xúc này có thể được trấn an khi bạn ngồi ở vị trí sao cho tầm mắt thấp hơn của cô ấy. 9. Giữ tiếp xúc bằng mắt. Đôi mắt là bộ phận có khả năng biểu hiện cảm xúc nhiều nhất trong cơ thể con người và giao tiếp bằng mắt là nhân tố quan trọng quyết định thành công của giao tiếp xã hội. Nó là biểu hiện của sự tôn trọng và chú ý đồng thời cho người đối diện biết rằng “Tôi quan tâm đến anh/ chị hơn bất kì thứ gì lúc này”. Nếu tránh nhìn vào mắt người đối diện, bạn có thể sẽ bị đánh giá là không trung thực, đang lo lắng hoặc không quan tâm. Họ cũng có thể cho rằng bạn nghĩ mình ở địa vị cao hơn nên không thèm giao tiếp bằng mắt. Để giữ được giao tiếp bằng mắt một cách đúng đắn mà không phải nhìn chăm chăm vào người đối diện hoặc gây ra sự khó chịu cho họ, lời khuyên đưa ra là tiếp xúc bằng mắt trong khoảng thời gian từ 1 đến 10 giây một lần sau đó lắng nghe. Có thể tập trung mắt lâu hơn trong khi lắng nghe người đối diện nói. 10. Cần chú ý đến tư thế ngồi khi nói chuyện với khách hàng hoặc người có thể là khách hàng trong tương lai. Tư thế cần tránh là ngồi vắt chéo chân và một chân đá nhè nhẹ bởi nó cho thấy sự buồn chán và khó chịu. Tốt nhất là ngồi ở tư thế hai chân hơi mở để thể hiện rằng bạn rất thoải mái và cởi mở. 11. Dựa nhẹ vào người đang nói chuyện một cách từ từ. Trong lịch sử nhiều năm nay, các chuyên gia giao tiếp đều khuyên nên nhanh chóng dựa vào người khác khi nói chuyện bởi đó là phương thức xây dựng mối quan hệ tốt. Tuy nhiên, các nghiên cứu đã cho thấy nếu dựa vào người khác quá sớm có thể gây ra phản ứng tiêu cực vì nó khiến người đó cảm thấy không thoải mái thậm chí khó chịu. Nếu bạn đang kinh doanh trong môi trường quốc tế hoặc đa ngôn ngữ, điều cấp thiết là phải học cách hiểu và phản ứng với ngôn ngữ cử chỉ hay ra dấu tay. Ví dụ: Một cử chỉ ra dấu tay thể hiện sự vui vẻ ở Bắc Mĩ lại có thể được coi là hành độc xúc phạm ở nơi khác trên thế giới. Giao tiếp với những người cao tuổi, phụ nữ và nam giới ở những hoàn cảnh cụ thể có thể khác nhau tùy vào từng nền văn hóa. Có rất nhiều phương tiện và bí quyết khác nhau để giúp giao tiếp một cách hiệu quả và thu hút. Nếu cảm thấy những kĩ năng giao tiếp của mình chưa có hiệu quả như mong muốn, bạn có thể sử dụng hàng trăm cách khác nhau để đạt được mục đích, trong đó, ngôn ngữ cử chỉ là một gợi ý đáng để thử. Nghệ thuật uống rượu khi dự tiệc. Dự tiệc cũng là một phần quan trọng trong giao tiếp thương mại, và trong tiệc thì thường có uống rượu. Chính vì lẽ đó tôi xin đề cập đến Nghệ thuật uống rượu. Uống rượu đúng cách không chỉ bảo vệ sức khỏe mà còn làm tăng hương vị, thể hiện sự sành điệu, do đó có thể nói đây cũng là một nghệ thuật. Trước hết xin nói về rượu vang. Để khui rượu, nên cắt phần bao nhựa ngoài miệng chai để rót rượu đỡ vướng, sau đó dùng dụng cụ hình xoắn ốc để mở nút chai. Đặt mũi nhọn vào chính giữa nút chai và xoay theo chiều kim đồng hồ, không xoay xuyên qua nút để những hạt vụn không rơi vào rượu. Dùng đầu trên của đồ khui tựa vào miệng chai và bẩy nút lên. Lau sạch miệng chai rồi rót một ít rượu vào ly để nếm. Nếu bữa tiệc được tổ chức ở nhà hàng, thông thường người phục vụ sẽ khui rượu cho bạn. Để nếm rượu vang, không nên rót quá nhiều mà chỉ cần 1/3 ly là vừa. Ly rượu vang thường có chân ly cao (khoảng cách từ đế đến thân ly) để người uống nắm vào đó. Không nên nắm vào đế vì ly sẽ không được giữ vững, cũng không nên nắm vào thân ly vì tay bạn sẽ truyền nhiệt độ vào rượu, khiến hương vị của rượu bị thay đổi. Các ly rượu vang thường có bầu lớn. Nếu uống vang đỏ, ly sẽ tròn hơn và có bầu rộng hơn để hơi rượu có thể bốc lên. Nếu uống vang trắng, ly rượu có bầu hẹp hơn do rượu này không có vị nồng nàn bằng và không cần bốc hơi nhiều. Sau khi rót rượu, nên quan sát màu rượu dưới ánh sáng trắng. Mỗi loại rượu thường có một màu khác nhau. Tiếp theo, bạn hãy lắc mạnh ly và hít sâu để ngửi hương thơm của rượu tỏa lên. Hương rượu nói lên chất lượng và đặc trưng của từng loại rượu. Tùy rượu mà bạn có thể ngửi thấy mùi thơm của gỗ sồi, dâu rừng, vani, hương hoa hay cam quýt... Kỹ thuật nếm: Sau khi hớp một ngụm, bạn hãy hé môi để một ít không khí hòa cùng rượu. Bạn sẽ thấy vang đỏ thường có vị dâu rừng, vị mộc, vị ớt chuông xanh, nói chung là khá nồng; còn vang trắng thường có vị táo, vị hoa hay vị cam, nói chung là vị thanh đi kèm. Húp một ngụm nhỏ nữa và súc nhẹ quanh vòm miệng để kích thích các tế bào vị giác rồi để yên vài giây, bạn có thể cảm nhận vị của rượu: nhạt hay đậm, chua hay chát... Nhiệt độ của rượu cũng ảnh hưởng khá nhiều đến hương vị. Nhiều người có thói quen bỏ đá vào rượu vang, đây là một cách uống sai và làm mất đi cái thú thưởng thức sự tinh tế của rượu. Rượu vang không nên để quá nóng hay quá lạnh vì mùi thơm sẽ bị nhạt đi, chỉ cần ướp trong tủ lạnh khoảng nửa tiếng trước khi uống là đủ. Nhiệt độ thích hợp đối với vang sủi tăm, vang trắng và vang tráng miệng là 7-13c, đối với vang đỏ là 15-18oC Sự tương hợp giữa loại rượu và thức ăn Thức ăn Loại vang Chua Chua, vị trái cây và thơm nồng Nhiều dầu mỡ Chua, đậm đà Cá mú Vị trái cây, tỏa hương, ngọt, đậm Mặn Ngọt đậm, ít chát, vị trái cây, hơi chua Cay Hơi ngọt, vị trái cây, rượu để chưa lâu, ít chua Ngọt Ngọt, loại tượu làm bằng nho hái cuối mùa Nhiều dấm  Vị trái cây, nhạt, chát 2. Những điều cấm kỵ khi giao tiếp Nếu như ở những phần trên tôi đã giới thiệu những kỹ năng cơ bản chúng ta cần quan tâm khi giao tiếp trong kinh doanh thì ở phần này tôi xin được trình bày những điều tối kỵ trong giao tiếp, đặc biệt là tại nơi công sở. Mặc dù bạn đã làm việc lâu tại công ty nhưng đôi khi do vô tình bạn mắc phải một số lỗi trong giao tiếp với đồng nghiệp mà bạn không nhận ra. Những hành động khó hiểu đó sẽ để lại ấn tượng xấu trong mắt đồng nghiệp. Để tránh mắc phải những sai lầm đáng tiếc khi giao tiếp với đồng nghiệp, hãy tránh xa những điều cấm kỵ dưới đây: - Hôn đồng nghiệp Vào dịp liên hoan của công ty, do có chút rượu kích thích và bạn vốn dĩ mến người đồng nghiệp nam/nữ đó, bạn tiến đến và hôn anh/cô ta trước đông đáo mọi người trong công ty. Không những thế, ngày hôm sau, bạn còn đến công ty kể lại chuyện xảy ra trước đó. Hành động của bạn thật là kỳ quặc và chính hành động này của bạn sẽ khiến cho người đồng nghiệp kia cảm thấy khó chịu, bực mình với bạn. Đây là một điều hết sức tối kỵ Lời khuyên: Trước khi làm một việc gì, hãy suy nghĩ thật kỹ và biết kiềm chế bản thân ở chỗ đông người. - Nói dối về khả năng của bạn Đây là lỗi phổ biến của hầu hết các nhân viên và ứng viên xin việc. Họ luôn “bốc phét” về khả năng của mình. Hậu quả của những lời nói dối này có thể là bạn bị đuổi việc hoặc không được nhận vào công ty làm việc (đối với những người xin việc). Lỗi này khá nghiêm trọng và nó sẽ khiến hình ảnh của bạn trong mắt mọi người trở nên tồi tệ. Họ sẽ cho rằng bạn là một người không đáng tin cậy và giả dối. Lời khuyên: Cho dù là trình độ, kinh nghiệm hay sếp cũ của bạn thì nói dối về những điều này không bao giờ là một ý tưởng hay hết cả. - Mặc những bộ trang phục không phù hợp Các nhân viên rất dễ mắc phải sai lầm này khi đến nơi làm việc. Hầu hết họ đều không nhận ra là họ đã mắc lỗi. Sai lầm này tưởng chừng rất nhỏ nhưng lại khiến cho hình ảnh của bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và cản trở bước tiến của bạn trong tương lai. Lời khuyên: Hãy ăn mặc thật lịch sự và vứt bỏ những trang phục dành cho các buổi tối đi chơi ở nhà. - “Buôn” chuyện Những tin đồn ở nơi công sở rất tai hại, chúng được loan tin nhanh chóng. Hãy tưởng tượng đến một ngày nào đó, bạn cũng bị đem ra làm đề tài bán tán ở nơi công sở, bạn sẽ cảm thấy thế nào? Chắc chắn là khó chịu và bực tức. Do vậy, ở nơi công sở, hãy biết giữ mồm giữ miệng. Không nên đem chuyện của đồng nghiệp khác ra Lời khuyên: Những đồng nghiệp hay “buôn” chuyện hoặc phao tin đồn nhảm luôn gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường làm việc. Bạn có chắc rằng mình không bị đưa ra làm mục tiêu của họ? Nếu không thể chắc chắn về điều này, hãy từ bỏ ngay thói quen “buôn” chuyện trong giờ làm việc. - Uống nhiều rượu Đây là một trong những điều tối kỵ nhất mà nhân viên gây ra ở nơi làm việc. Sẽ chẳng một vị sếp nào chấp nhận những nhân viên bê tha và say xỉn trong giờ làm việc hết. Đương nhiên, nếu bạn bị sếp bắt gặp say xỉn trong giờ làm việc, dù chỉ là một lần, bạn có thể sẽ bị đuổi việc ngay lập tức, cho dù bạn là một nhân viên rất có năng lực. Lời khuyên: Tuyệt đối không sử dụng chất cồn trong giờ làm việc. Ngoại trừ, trong trường hợp công ty có mở cuộc liên hoan, bạn có thể uống một chút nhưng chỉ trong giới hạn cho phép. - Quên tên của một vài người quan trọng Trong một cuộc hẹn giữa khách hàng quan trọng và sếp của bạn, bạn giới thiệu khách hàng với sếp nhưng bỗng dưng bạn không thể nhớ nổi tên của khách hàng là gì. Đây quả thực là một lỗi hết sức nghiêm trọng. Nó có thể huỷ hoại sự nghiệp của bạn. Bạn không những gây khó chịu cho vị khách hàng mà còn khiến sếp bực tức với thái độ làm việc của bạn. Lời khuyên: Trước khi bước vào cuộc hẹn gặp, hãy chuẩn bị kỹ mọi điều cần thiết. Bạn có thể tập giới thiệu vào lúc trước khi diễn ra cuộc gặp. - Gửi nhầm email Trong khi gửi email, bạn click nhầm vào phần “reply all”. Do vậy, email đã bị gửi nhầm đến nhiều người trong công ty. Nội dung email bị lộ và cả công ty đều biết. Nếu nội dung email là bí mật và ảnh hưởng nghiêm trọng đến công việc, rất có thể bạn sẽ bị sa thải. Lời khuyên: Không sử dụng email công ty để cho công việc cá nhân. Mỗi khi bạn gửi email, hãy xem xét kỹ và cẩn thận mục người nhận. Với đề tài trên đây, tôi hi vọng sẽ giúp cho chúng ta có cách nhìn đúng đắn và cách ứng xử thật thích hợp trong những tình huống thường gặp trong kinh doanh.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docNhững kỹ năng giao tiếp cần thiết và những điều cấm kỵ trong môi trường kinh doanh.doc
Luận văn liên quan