Đề tài Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng Hộ sản xuất và cá nhân tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chi nhánh Thừa Thiên Huế

, phó giám đốc của sở giao dịch, chi nhánh các cấp Những nhu cầu vốn không được cho vay - Để mua sắm các tài sản và các chi phí hình thành nên tài sản mà pháp luật cấm mua bán, chuyển nhượng, chuyển đổi. - Để thanh toán các chi phí cho việc thực hiện các giao dịch mà pháp luật cấm. - Để đáp ứng các nhu cầu tài chính các giao dịch mà pháp luật cấm.  Thời hạn cho vay NHNo nơi cho vay và khách hàng thỏa thuận về thời hạn cho vay căn cứ vào: - Chu kỳ sản xuất, kinh doanh. - Thời hạn thu hồi của dự án đầu tư. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 45 - Khả năng trả nợ của khách hàng. - Nguồn vốn cho vay của NHNo Việt Nam. - Thời hạn hoạt động còn lại.  Lãi suất cho vay - NHNo nơi cho vay và khách hàng thỏa thuận về mức lãi suất cho vay đối với từng khoản vay, thời hạn điều chỉnh (tối thiểu 3 tháng hoặc 6 tháng một lần) phù hợp với sự biến động của lãi suất thị trường từng thời kỳ và quy định của NHNo Việt Nam. - Mức lãi suất áp dụng đối với khoản nợ gốc quá hạn do Giám đốc Sở giao dịch, chi nhánh trực thuộc Trụ sở chính ấn định nhưng tối đa bằng 150% lãi suất cho vay áp dụng trong thời hạn cho vay đã được ký kết hoặc điều chỉnh trong hợp đồng tín dụng theo quy định của NHNN Việt Nam và NHNo Việt Nam. Các hình thức cho vay đối với HSX&CN - Cho vay trực tiếp hộ gia đình, cá nhân thông qua tổ vay vốn: hộ gia đình, cá nhân vay vốn tại NHNo để sản xuất, kinh doanh dịch vụ trong lĩnh vực nông- lâm- ngư- diêm nghiệp, mở mang ngành nghề tạo công ăn việc làm thông qua tổ vay vốn do các tổ chức (hội nông dân, hội phụ nữ, Đoàn thanh niên, hội cựu chiến binh...) thành lập. - Cho vay hộ gia đình, cá nhân thông qua doanh nghiệp: hộ gia đình, cá nhân nhận khoán các doanh nghiệp đã thực hiện giao khoán; hộ gia đình, cá nhân vay trực tiếp thông qua doanh nghiệp. - Cho vay hộ gia đình, cá nhân thông qua việc ủy thác cho các TCTD ở nông thôn: chi nhánh có nhu cầu cho vay phải lập đề án trình Tổng giám đốc phê duyệt.  Phương thức cho vay đối với khách hàng HSX&CN - Cho vay từng lần: áp dụng đối với các khách hàng có quan hệ không thường xuyên hoặc có nhu cầu vay từng lần. Mỗi lần vay vốn, khách hàng và NHNo lập thủ tục vay vốn theo quy định và hợp đồng tín dụng. - Cho vay theo hạn mức tín dụng: khách hàng sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ổn định, hộ gia đình có mô hình kinh tế tổng hợp, có quan hệ uy tín với ngân hàng và có nhu cầu vay vốn ngắn hạn thường xuyên, có đặc điểm sản xuất kinh doanh, luân chuyển vốn không phù hợp với phương thức cho vay từng lần. - Cho vay theo dự án đầu tư: áp dụng đối với các khách hàng vay để thực hiện TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 46 các dự án đầu tư phát triển sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và phục vụ đời sống. NHNo cùng khách hàng ký hợp đồng tín dụng và thỏa thuận mức vốn đầu tư duy trì cho cả thời gian đầu tư của dự án, phân định các kỳ hạn trả nợ. Nguồn vốn cho vay được giải ngân theo tiến độ thực hiện dự án. - Cho vay trả góp: áp dụng cho hộ gia đình, cá nhân có phương án trả nợ gốc và lãi vay khả thi bằng các khoản thu nhập chắc chắn, ổn định. - Cho vay lưu vụ: áp dụng đối hộ gia đình, cá nhân ở vùng chuyên canh trồng lúa và ở các vùng xen canh trồng lúa với các cây trồng ngắn hạn khác.  Tình hình dư nợ cho vay HSX&CN Tỷ trọng dư nợ cho vay HSX&CN có đảm bảo bằng tài sản trên tổng dư nợ cho vay HSX&CN tăng dần qua 3 năm. Năm 2012 dư nợ HSX&CN có đảm bảo bằng tài sản đạt 38.636 tr.đ, chiếm trên 60% tổng dư nợ. Nợ xấu chiếm tỷ lệ nhỏ trong tổng dư nợ và giảm dần qua 3 năm. Điều này chứng tỏ chất lượng hoạt động tín dụng đối với khách hàng HSX&CN đã được nâng cao trong những năm qua. Bảng 2.6: Tình hình dư nợ cho vay khách hàng HSX&CN (2010-2012) ĐVT: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2010 Tỷ trọng (%) Năm 2011 Tỷ trọng (%) Năm 2012 Tỷ trọng (%) Dư nợ cho vay HSX&CN 35.781 100 30.704 100 38.636 100 Dư nợ cho vay HSX &CN có đảm bảo bằng tài sản 13.279 37,11 13.956 45,45 23.464 60,73 Dư nợ cho vay HSX&CN không có đảm bảo bằng tài sản 22.502 62,89 16.748 54,55 15.172 39,27 Nợ xấu 2.658 1.533 1.109 Nợ xấu/ Dư nợ cho vay HSX&CN (%) 0,07 0,05 0,03 (Nguồn: Phòng tín dụng NHNo&PTNT TT Huế) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 47 2.2.2.2. Quy trình cho vay đối với khách hàng HSX&CN Theo quyết định số 909/QĐ-HĐQT-TDHo, quy trình cho vay bắt đầu từ khi tiếp nhận giấy đề nghị vay vốn của khách hàng đến khi thanh toán hết nợ gốc, lãi, phí và thanh lý hợp đồng tín dụng. Trình tự trên được thực hiện theo các bước sau: - Bước 1: Tiếp nhận, tư vấn và hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn; - Bước 2: Thẩm định các điều kiện vay; dự án đầu tư, phương án vay vốn; - Bước 3: Xét duyệt cho vay; - Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ và ký hợp đồng (tín dụng, bảo đảm tiền vay); - Bước 5: Kiểm tra, giám sát hồ sơ và giải ngân; - Bước 6: Thu hồi nợ gốc, lãi, phí và xử lý các phát sinh; - Bước 7: Thanh lý hợp đồng tín dụng và giải chấp tài sản bảo đảm  Bước 1: Tiếp nhận, tư vấn và hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn CBTD được phân công giao dịch với khách hàng có nhu cầu vay vốn trực tiếp hướng dẫn thủ tục cho khách hàng. CBTD hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn, tiếp nhận hồ sơ vay vốn và kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ vay vốn. Bộ hồ sơ vay vốn bao gồm: hố sơ pháp lý, hồ sơ khoản vay, các giấy tờ liên quan đến tài sản bảo đảm tiền vay. Khi tiếp xúc với khách hàng, CBTD cần thu thập đầy đủ các thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, chứng minh nhân dân, hộ khẩu, số thành viên trong gia đình, nhân thân người đại diện chủ hộ, ngành nghề sản xuất kinh doanh, năng lực quản lý, định hướng, phương thức sản xuất kinh doanh, nhu cầu vay vốn, mục đích sử dụng vốn vay, tình hình thu nhập và tiềm lực tài chính).  Bước 2:Thẩm định các điều kiện vay; dự án đầu tư, phương án vay vốn - Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng. - Thẩm định năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật. - Thẩm định mục đích vay vốn, khả năng, năng lực tài chính của khách hàng. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 48 - Thẩm định tính khả thi và hiệu quả của dự án đầu tư, phương án sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. - Thẩm định về bảo đảm tiền vay: kiểm tra hồ sơ giấy tờ tài sản đảm bảo; xác định rõ quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản bảo đảm, tính hợp lệ, hợp pháp của các loại giấy tờ đó; kiểm tra tình trạng thực tế của TSBĐ, khả năng quản lý TSBĐ, xác định giá trị tài sản...). - Đánh giá tình hình khách hàng quan hệ với ngân hàng và lợi ích ngân hàng được hưởng. - Lập báo cáo thẩm định cho vay: căn cứ vào kết quả phân tích đánh giá, thẩm định nêu trên, tùy theo từng dự án, phương án cụ thể, CBTD lựa chọn những nội dung thích hợp có liên quan trực tiếp tới dự án, phương án và khách hàng để đưa vào báo cáo thẩm định với đầy đủ nội dung theo yêu cầu. - CBTD kiểm tra lại hồ sơ vay vốn, hồ sơ bảo đảm tiền vay kèm theo báo cáo thẩm định trình trưởng phòng xem xét.  Bước 3: Xét duyệt khoản vay - Nhận được hồ sơ và báo cáo thẩm định của CBTD, TPTD rà soát danh mục hồ sơ vay vốn; nếu hồ sơ vay vốn thiếu, chưa đầy đủ thì yêu cầu bổ sung, hoàn thiện. - Căn cứ vào hồ sơ do phòng Tín dụng trình, giám đốc chi nhánh xem xét, quyết định phê duyệt khoản vay. Trong trường hợp cần thiết, giám đốc chi nhánh có thể triệu tập hội đồng tư vấn tín dụng. - Trường hợp khoản vay vượt quyền phán quyết của giám đốc chi nhánh: nếu đủ điều kiện và đồng ý cho vay thì Phòng tín dụng lập tờ trình và gửi kèm hồ sơ vay lên NHNo cấp trên trực tiếp để xem xét phê duyệt dự án vay vốn. Chỉ khi nhận được thông báo phê duyệt bằng văn bản của ngân hàng cấp trên thì ngân hàng mới được thực hiện.  Bước 4: Hoàn thiện hồ sơ và ký hợp đồng (tín dụng, bảo đảm tiền vay). - Căn cứ quyết định phê duyệt cho vay và các thỏa thuận với khách hàng, CBTD tiến hành ghi chép, soạn thảo đầy đủ các nội dung theo yêu cầu và các thỏa thuận vào hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay (nếu thực hiện cho vay có TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 49 đảm bảo bằng tài sản). - Trưởng phòng kiểm tra lại các điều khoản của hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay sau đó trình giám đốc để ký duyệt.  Bước 5: Kiểm tra, giám sát hồ sơ và giải ngân Sau khi khách hàng đã hoàn thiện, bổ sung hồ sơ theo yêu cầu hoặc đã công chứng, chứng thực, đăng ký giao dịch bảo đảm, cán bộ tín dụng tiếp nhận lại hồ sơ, kiểm tra lại lần cuối. Nếu đảm bảo đầy đủ, đúng yêu cầu thì thực hiện nhập các thông tin cần thiết vào hệ thống IPCAS (số tiền vay, kỳ hạn trả nợ gốc lãi, mức lãi suất cho vay, kỳ hạn nợ cuối cùng...) và phối hợp cùng cán bộ có liên quan thực hiện giải ngân. - Sau khi giám đốc ký duyệt cho vay, trưởng phòng tín dụng hoặc phòng kế hoạch kinh doanh, thực hiện nhập các thông tin: số tiền cho vay, mức lãi suất, kỳ hạn trả nợ gốc, trả nợ lãi... và các thông tin về tài sản bảo đảm tiền vay (nếu có) vào hệ thống IPCAS. - Nhận lại hồ sơ vay vốn, hồ sơ bảo đảm tiền vay (nếu có) giao dịch viên tiến hành kiểm tra hồ sơ vay vốn; phiếu nhập kho, hợp đồng gởi giữ tài sản đảm bảo (nếu cho vay có bảo đảm bằng tài sản).  Bước 6: Thu hồi nợ gốc, lãi, phí và xử lý các phát sinh Đây là công việc sau khi hướng dẫn nhằm giải ngân hướng dẫn, đôn đốc người vay sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả số tiền vay, hoàn trả nợ gốc, lãi vay đúng hạn. Các khoản nợ đến hạn đều phải lập thông báo gởi cho khách hàng trước 05 ngày làm việc so với ngày đến hạn nợ Căn cứ vào chương trình, kế hoạch kiểm tra, kiểm soát; kết quả chấm điểm xếp hạng khách hàng; các báo cáo tài chính, quá trình trả nợ, CBTD thực hiện kiểm tra sau khi cho vay. Tiến hành thu nợ gốc, lãi tiền vay và phí. Có biện pháp xử lý nếu trường hợp xấu xảy ra và cố gắng thu hồi nợ.  Bước 7: Thanh lý hợp đồng tín dụng và giải chấp tài sản bảo đảm Khi khách hàng trả hết nợ gốc, lãi và phí, cán bộ phải đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa chứng từ giấy và hệ thống IPCAS để tất toán khoản vay. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 50 Khi khách hàng trả hết nợ gốc, lãi và phí thì hợp đồng tín dụng đương nhiên hết hiệu lực, các bên không cần lập biên bản thanh lý hợp đồng tín dụng. Giải chấp tài sản bảo đảm tiền vay: kiểm tra tình trạng giấy tờ, tài sản thế chấp, cầm cố; xuất kho giấy tờ, tài sản thế chấp, cầm cố; ngân hàng lập biên bản giao trả tài sản bảo đảm nợ vay. Sau khi đã giải chấp tài sản, giao dịch viên phải thực hiện hạch toán ngoại bảng và nhập thông tin giải chấp bảo đảm tiền vay vào hệ thống IPCAS theo quy định hiện hành. 2.2.2.3. Đánh giá rủi ro quy trình cho vay khách hàng HSX&CN và các thủ tục kiểm soát cần thiết trong quy trình Cho vay là hoạt động chủ yếu và cũng là hoạt động đem lại nguồn thu chính cho ngân hàng. Chính vì thế mà đây cũng là hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro nhất. Rủi ro xảy ra thường xuất phát cả từ phía ngân hàng lẫn phía khách hàng. Đối với hoạt động cho vay khách hàng HSX&CN thường xảy ra một số rủi ro sau: Các bước công việc Rủi ro thường gặp Các thủ tục kiểm soát Tiếp nhận, tư vấn và hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn - Khách hàng không hiểu đầy đủ quy trình cho vay. - Khách hàng cung cấp thông tin không đúng sự thật. - CBTD thu nhận hồ sơ cho vay thiếu các loại giấy tờ cần thiết, thông tin trên các loại giấy tờ chưa đầy đủ. - CBTD và khách hàng có sự móc nối với nhau. - Nhận hồ sơ những khoản vay nằm ngoài khả năng của ngân hàng. - Ngân hàng quy định cụ thể bằng văn bản về: + Điều kiện vay vốn đối với khách hàng HSX&CN (điều 7 QĐ 666). + Bộ hồ sơ vay vốn và các giấy tờ cần thiết trong hồ sơ vay vốn (phụ lục số 2 kèm theo QĐ 909). + Các trường hợp cho vay có bảo đảm bằng tài sản (QĐ 1300). - Có cán bộ độc lập điều tra lại các hồ sơ đã được tiếp nhận, các thông tin khách hàng cung cấp và việc thu thập, xác minh của CBTD (do kiểm tra viên phòng kiểm tra, kiểm soát TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 51 nội bộ phụ trách.) Thẩm định các điều kiện vay; dự án đầu tư, phương án vay vốn - Có sự móc nối giữa CBTD và khách hàng do đó CBTD cố tình bỏ sót các thông tin quan trọng có ảnh hưởng đến quyết định cho vay của ngân hàng. - CBTD chưa đủ trình độ chuyên môn, năng lực để phân tích đúng đắn khách hàng trên các phương diện. - Ban hành quy định bằng văn bản về thẩm định cho vay (QĐ 666), hướng dẫn thu thập thông tin của khách hàng vay vốn (phụ lục 03 kèm theo QĐ 909), hướng dẫn thẩm định khách hàng (phụ lục 04, 05, 06 kèm theo QĐ 909). - Giám đốc quy định bằng văn bản mức thẩm định đối với phó giám đốc, TPTD, CBTD. - TPTD kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ vay vốn của khách hàng có đáp ứng đầy đủ các quy định của NHNo Việt Nam hay không trước khi đưa các thông tin vào hệ thống IPCAS. - Hoạt động thẩm định phải được thể hiện qua báo cáo thẩm định, ghi ý kiến thẩm định trong giấy đề nghị vay vốn. - Cán bộ phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ độc lập kiểm tra công việc của CBTD (kiểm tra lại tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của bộ hồ sơ vay vốn). Xét duyệt cho vay - Chấp thuận cho vay đối với khách hàng không tốt, từ chối cho vay khách hàng tốt. - CBTD duyệt những khoản vay - Quy định rõ thẩm quyền phê duyệt tín dụng đối với hoạt động cho vay khách hàng HSX&CN tại chi nhánh [Phụ lục 02]. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 52 không đúng quyền hạn tương ứng. - Có thể cho vay những khoản vay vượt quá hạn mức tín dụng cho phép. - Quyết định cho vay khi chưa có sự phê duyệt của lãnh đạo. - Cho vay những khoản vay mà pháp luật cấm. - Quy định bằng văn bản giới hạn tín dụng của chi nhánh. - TPTD rà soát danh mục hồ sơ vay vốn; nếu hồ sơ vay vốn thiếu, chưa đầy đủ thì yêu cầu bổ sung, trong một số trường hợp cần thiết thì thu thập thông tin và thẩm định lại. - Trước khi trình giám đốc phê duyệt, TPTD phải ghi rõ ý kiến đề xuất nếu đồng ý. - Giám đốc căn cứ báo cáo do CBTD trình, nếu đồng ý cho vay thì ký duyệt, nếu không đồng ý thì phải thông báo bằng văn bản cho khách hàng biết [Phụ lục 03]. Hoàn thiện hồ sơ và ký hợp đồng (tín dụng, bảo đảm tiền vay) - CBTD ghi chép, soạn thảo hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay không đầy đủ nội dung và không đúng với điều kiện đã được phê duyệt. - Hợp đồng tín dụng bị sữa đổi, trái với quy định. - Mẫu hợp đồng tín dụng phải được quy định cụ thể [Phụ lục 04], nếu sữa đổi, bổ sung phải theo quy định. - CBTD phải tiến hành ghi chép và soạn thảo đầy đủ các nội dung theo yêu cầu và các thỏa thuận vào hợp đồng tín dụng. - Hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay phải được TPTD kiểm tra lại. Nếu chưa đúng yêu cầu CBTD bổ sung, nếu được ký nháy vào các trang hợp đồng tín dụng, trình giám đốc ký duyệt. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 53 - Đóng dấu giáp lai nếu hợp đồng tín dụng là tờ rời. Kiểm tra, giám sát hồ sơ và giải ngân - Không nhập đầy đủ hay nhập sai các thông tin cần thiết của khách hàng vào phần mềm IPCAS. - Chưa có quyết định đã giải ngân. - Có quyết định nhưng giải ngân chậm. - Giải ngân không đúng số tiền, hạn mức, không đúng đối tượng khách hàng. - Quy định bằng văn bản quy trình giải ngân (phụ lục số 8, ban hành kèm theo QĐ 909). - Quy định bằng văn bản thẩm quyền giải ngân đối với từng CBTD. - CBTD chỉ giải ngân những khoản thuộc thẩm quyền phê duyệt. Nằm ngoài thẩm quyền thì phải có sự phê duyệt của TPTD, giám đốc trước khi nhập liệu, giải ngân. - CBTD kiểm tra lại hồ sơ vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay trước khi nhập thông tin vào phần mềm IPCAS. - Trước khi giải ngân yêu cầu khách hàng ký trên giấy nhận nợ. Theo dõi, kiểm tra khoản vay, thu hồi và xử lý nợ. - CBTD không kiểm tra, theo dõi thường xuyên dẫn đến khách hàng sử dụng khoản vay sai mục đích như đã cam kết trong hợp đồng tín dụng. - Khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc trả nợ không đúng hạn. - Tài sản thế chấp có thể giảm giá trị theo thời gian. - Thu nợ không đúng, không đủ. - Thu nợ khách hàng nhưng không - CBTD thường xuyên, định kỳ kiểm tra mục đích vay vốn của khách hàng. Các khoản nợ đến hạn phải được thông báo gửi cho khách hàng trước 05 ngày làm việc sơ với ngày đến hạn nợ. - Sau khi thu nợ gốc, lãi và phí, CBTD phải nhập vào giấy nhận nợ hoặc phụ lục hợp đồng và hệ thông IPCAS. - Cán bộ được giao theo dõi khoản TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 54 ký vào các giấy tờ liên quan. vay có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc trả nợ gốc, lãi của khách hàng đầy đủ, đúng kỳ. - Kiểm tra thường xuyên đối với những khoản nợ cơ cấu lại thời hạn trả nợ. - Định kỳ, CBTD tiến hành chấm điểm và xếp hạng lại khách hàng, định giá lại tài sản đảm bảo. - Quy định bằng văn bản về việc quản lý và xử lý các khoản nợ có vấn đề (phụ lục số 9, ban hành kèm theo QĐ 909). Thanh lý hợp đồng tín dụng và giải chấp tài sản bảo đảm - Giải chấp tài sản khi chưa kết thúc khoản vay. - CBTD không nhập thông tin giải chấp tài sản bảo đảm tiền vay vào hệ thống sau khi đã giải chấp tài sản. - Khi khách hàng trả hết nợ gốc, lãi và phí, CBTD phải đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa chứng từ giấy và hệ thống IPCAS để tất toán khoản vay. - Sau khi được giám đốc phê duyệt, CBTD phối hợp với các bộ phận có liên quan và người được giao giữ tài sản kiểm tra tình trạng tài sản, giấy tờ liên quan... lập biên bản bàn giao giấy tờ và tài sản với khách hàng. - Sau khi giải chấp tài sản, CBTD phải thực hiện hạch toán ngoại bảng và nhập thông tin giải chấp TSBĐ tiền vay vào hệ thống IPCAS. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 55 Ví dụ: Khách hàng Nguyễn Xuân Kha (gọi tắt là Ô.Kha) muốn vay 40.000.000 đồng để sửa nhà ở. Ngày 15/04/2013 Ô.Kha đến phòng tín dụng của Hội sở NHNo&PTNT TT Huế để xin vay, quy trình cho vay diễn ra như sau: Tại phòng tín dụng, CBTD được giao tiếp xúc, tìm hiểu nhu cầu vay vốn của Ô.Kha. Sau khi tìm hiểu, nhận thấy Ô.Kha thuộc đối tượng cho vay (có bảo đảm bằng tài sản) và ngân hàng có khả năng cho vay, CBTD thực hiện đăng ký thông tin và cấp mã số giao dịch cho Ô.Kha. CBTD hướng dẫn Ô.Kha lập hai (02) Giấy đề nghị kiêm phương án vay vốn nhu cầu đời sống - mẫu số 01D/CV dành cho khách hàng vay có bảo đảm bằng tài sản, một bản do ngân hàng giữ, một bản do Ô.Kha giữ. Trong ngày, CBTD tiếp nhận lại Giấy đề nghị vay vốn, căn cứ quy định về các hồ sơ vay vốn, CBTD hướng dẫn khách hàng cung cấp thông tin sơ bộ, cần thiết và thiết lập các hồ sơ vay vốn: - Về hồ sơ pháp lý: CBTD yêu cầu Ô.Kha xuất trình chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu để đối chiếu với thông tin trong Giấy đề nghị vay vốn. - Về danh mục hồ sơ khoản vay, CBTD yêu cầu Ô.Kha cung cấp: 1) Giấy đề nghị vay vốn 2) Phương án sản xuất kinh doanh 3) Giấy tờ liên quan đến tài sản bảo đảm tiền vay: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và giấy phép xây dựng. CBTD đã thu thập được những thông tin cơ bản về khách hàng như sau: - Tên: Nguyễn Xuân Kha. - Địa chỉ: 229 Lê Duẩn, thành phố Huế. - Chứng minh nhân dân: 191234341. - Số thành viên trong gia đình (từ 18 tuổi trở lên): 2 người. - Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính: kinh doanh lốp ô tô cũ. - Tình hình thu nhập: doanh thu hàng tháng khoảng 7 tr.đ. - Nhu cầu xin vay: 40.000.000 đồng TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 56 - Mục đích vay : sửa nhà ở. - Thời hạn vay : 36 tháng. - Nguồn trả nợ : thu nhập từ kinh doanh, sản xuất sản phẩm từ xăm, lốp cũ và thu nhập từ kinh doanh mặt hàng vàng mã. - Hình thức bảo đảm tiền vay: thế chấp tài sản (thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất hình thành trong tương lai). Sau đó CBTD kiểm tra hồ sơ pháp lý (chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu), hồ sơ khoản vay (giấy đề nghị vay vốn, phương án sản xuất kinh doanh) và các giấy tờ liên quan đến TSBĐ tiền vay (giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy phép xây dựng). CBTD sẽ tiến hành thẩm định điều kiện vay vốn theo quy định, lập biên bản xác định giá trị TSBĐ, báo cáo thẩm định trình TPTD lấy ý kiến. TPTD sau khi kiểm tra hồ sơ, xét thấy hồ sơ đầy đủ, đảm bảo yêu cầu, đã đồng ý cho vay, ký duyệt vào các giấy tờ liên quan, ghi ý kiến đề xuất vào báo cáo thẩm định: - Duyệt cho vay: 40.000.000 đồng. - Thời hạn cho vay: 36 tháng. - Hạn trả cuối cùng: 15/04/2016. - Lãi suất: 13,2%/năm. - Trả lãi theo: Hợp đồng tín dụng Sau đó CBTD tiếp tục trình giám đốc phê duyệt. Giám đốc căn cứ hồ sơ do CBTD trình, xem xét, quyết định phê duyệt khoản vay. Sau khi kiểm tra khoản vay, đã đồng ý duyệt khoản vay với nội dung như trên: - Duyệt cho vay: 40.000.000 đồng. - Thời hạn cho vay: 36 tháng. - Hạn trả cuối cùng: 15/04/2016. - Lãi suất: 13,2%/năm. - Trả lãi theo: Hợp đồng tín dụng. Tiếp đó, CBTD lập biên bản lãi suất thỏa thuận, hợp đồng thế chấp tài sản, hợp đồng tín dụng trình lãnh đạo. Sau khi ngân hàng và khách hàng ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm tiền vay sẽ được đem đi công chứng và đăng ký giao dịch TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH Ế - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 57 bảo đảm tài sản. Sau khi giải ngân, cán bộ thẩm định phải kiểm tra tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng Nguyễn Văn Kha, lập biên bản kiểm tra sử dụng vốn sau khi cho vay. Ngoài ra, còn có bảng Phụ lục hợp đồng ghi kế hoạch trả nợ và theo dõi trả nợ gốc thực tế của khách hàng. Hồ sơ khoản vay được trình bày tại [Phụ lục 05]. Mặc dù trong khâu lập giấy đề nghị vay vốn, khách hàng chưa hiểu rõ cách lập hồ sơ vay vốn (do khách hàng Ô.Kha có quan hệ tín dụng lần đầu với ngân hàng) và quy trình vay vốn nhưng đã được CBTD ở đây trực tiếp tận tình hướng dẫn cách lập hồ sơ vay vốn cũng như giải thích rõ quy trình cho vay để khách hàng hiểu rõ. Nhìn chung, quá trình cho vay đối với khách hàng Nguyễn Xuân Kha được diễn ra theo đúng trình tự quy trình, các giấy tờ cần thiết được lập đầy đủ, quá trình thẩm định được tiến hành bởi CBTD có trình độ chuyên môn, hoạt động phê duyệt được thực hiện theo thẩm quyền, không hề có sự móc nối giữa khách hàng và CBTD. 2.2.4 Thông tin và truyền thông Để hoàn thành các mục tiêu đặt ra, NHNo&PTNT TT Huế đã thường xuyên cập nhật hệ thống thông tin kế toán, xây dựng hệ thống thông tin đảm bảo tính hữu ích và bảo mật, đến được với toàn bộ mọi nhân viên trong ngân hàng. Đặc biệt, cơ chế xử lý thông tin đã được thiết lập thông qua chương trình IPCAS. Chương trình IPCAS là một hệ thống thanh toán nội bộ và kế toán khách hàng của NHNo&PTNT Việt Nam được xử lý trực tuyến tập trung nhằm giúp ngân hàng quản lý các giao dịch của khách hàng quản lý các giao dịch của khách hàng, lưu trữ chứng từ, xử lý số liệu và các nghiệp vụ đơn lẻ khác, tự động hóa theo hình thức giao dịch một cửa. Chương trình là sự tích hợp toàn bộ các ứng dụng nghiệp vụ ngân hàng đơn lẻ trong một hệ thống đồng nhất, được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại theo hướng tuân thủ các chuẩn mực và thông lệ quốc tế. IPCAS được đánh giá là chương trình có khả năng bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cao, đáp ứng khả năng giao dịch với khối lượng lớn, tính tích hợp cao và có khả năng đổi mới quy trình giao dịch... Trước đây, khi làm thủ tục vay vốn phải trải qua rất nhiều công đoạn và mất nhiều thời gian. Hiện nay, với sự trợ giúp của hệ thống IPCAS, chỉ cần một CBTD có thể giải TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 58 quyết mọi công việc của khách hàng và giảm bớt thời gian giao dịch so với trước đây. Việc triển khai thành công chương trình IPCAS là một bước tiến quan trọng trong hoạt động của ngân hàng, nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng, giảm bớt thủ tục hành chính và đa dạng hóa các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng và nâng cao sức cạnh tranh với các ngân hàng khác. 2.2.5. Giám sát 2.2.5.1. Giám sát thường xuyên Hằng ngày, trưởng phòng, phó phòng kinh doanh theo dõi trực tiếp trên hệ thống IPCAS về hoạt động kinh doanh của Hội sở: cho vay, thu nợ, nợ xấu... Định kỳ, phòng tín dụng lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh về các loại hình tín dụng, mỗi loại hình bao gồm tình hình thực hiện kế hoạch, doanh số cho vay, dư nợ tín dụng, thu nợ... sau đó trình cho giám đốc xem xét, làm căn cứ để thực hiện cho các kỳ sau, nếu có biến động bất thường thì phải tìm ra nguyên nhân và có biện pháp xử lý kịp thời. 2.2.5.2. Giám sát định kỳ Hiện tại, NHNo&PTNT TT Huế thành lập đoàn kiểm tra, kiểm soát nội bộ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc chi nhánh. Định kỳ, theo đề cương, kế hoạch của NHNo Việt Nam đoàn cán bộ phòng tiến hành kiểm tra tại Hội sở và các chi nhánh trực thuộc. a. Phương pháp kiểm tra, kiểm soát nội bộ - Quan sát việc thực hiện quy trình nghiệp vụ tại đơn vị được kiểm tra thông qua trực quan (quan sát việc thực hiện). - Tiến hành phỏng vấn đối với cán bộ thực hiện nghiệp vụ. - Tiến hành kiểm tra thông qua hồ sơ: đây là nội dung quan trọng nhất bởi hầu hết các yếu tố của món vay đều được thể hiện thông qua hồ sơ. - Đối chiếu trực tiếp tới người vay: đây là công việc đòi hỏi tốn nhiều công sức, song lại có hiệu quả cao, nó cho phép cán bộ kiểm tra tìm hiểu, đánh giá lại một số yếu tố không thể hiện trên hồ sơ vay vốn, hoặc thể hiện không rõ ràng. - Trong quá trình kiểm tra, có những khối lượng công việc rất lớn, không có thời TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 59 gian kiểm tra hết, do đó dùng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên hồ sơ để kiểm tra. b. Nội dung kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay HSX&CN Kiểm tra khái quát tổ chức bộ máy và tổ chức thực hiện quy trình cho vay của ngân hàng: - Tổ chức nhân sự của ngân hàng có đủ thành phần cần thiết không. Nếu không đủ người có thể dẫn tới không tổ chức được việc luân chuyển cán bộ; hoặc không đủ cán bộ để thực hiện quy trình nghiệp vụ. - Quá trình kiểm tra phải xem xét tới tính hợp lý của việc phân công cán bộ làm công tác cho vay. - Đánh giá tính độc lập của các cán bộ, hay bộ phận trong khi thẩm định cho vay, đưa ra các đề xuất cho vay và quyết định cho vay. - Việc giao quyền cho các cán bộ xét duyệt cho vay có rõ ràng đầy đủ không. - Việc phân công, phân nhiệm cán bộ phải rõ ràng, thể hiện bằng văn bản. - Quy rõ được quyền hạn, trách nhiệm của từng cán bộ, từng bộ phận có liên quan tới việc cho vay. - Triển khai, chỉ đạo công việc phải kịp thời và được thể hiện bằng văn bản. Kiểm tra cho vay HSX&CN Kiểm tra hồ sơ vay vốn của khách hàng: - Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ cho vay Bộ hồ sơ cho vay phải đầy đủ các nội dung theo phụ lục số 02 (ban hành kèm theo Quyết định số 909/QĐ-HDQT-TDHo ngày 22 tháng 7 năm 2010). Kiểm tra, kiểm soát về TSBĐ để đánh giá về khả năng thu hồi vốn vay khi có rủi ro trong việc thực hiện phương án sản xuất kinh doanh của khách hàng không trả được nợ vay. - Kiểm tra việc thẩm định cho vay: + Kiểm tra xem cán bộ tín dụng có thực hiện đầy đủ các bước công việc của họ hay không, có tính toán đầy đủ và chính xác các chỉ tiêu cần thiết hay không. + Kiểm tra tính chính xác của việc thẩm định (xác định được khách hàng có đủ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 60 điều kiện vay vốn hay không, tính toán được hiệu quả của phương án, dự án vay vốn, đánh giá được các rủi ro có thể xảy ra...) + Các đề xuất của CBTD có căn cứ trên kết quả thẩm định của mình và tuân thủ theo quy định của ngân hàng. + Cán bộ tín dụng phải hoàn thiện các hồ sơ thẩm định trước khi trình lãnh đạo phòng tín dụng xem xét. - Kiểm tra phê duyệt cho vay + Việc ra quyết định cho vay có dựa trên thẩm định của cán bộ tín dụng, lãnh đạo phòng tín dụng, của Hội đồng tín dụng hay không? + Mức cho vay so với vốn tự có của khách hàng tham gia dự án, so với giá trị tài sản thế chấp được đánh giá? Thời hạn cho vay so với cho vay có đúng quy định không? + Kiểm tra việc chấp hành quyền phán quyết. Những món cho vay vượt thẩm quyền phán quyết có đầy đủ thủ tục không. - Kiểm tra việc giải ngân: + Trước khi giải ngân, bộ phận giao dịch cũng có trách nhiệm kiểm soát danh mục hồ sơ cho vay, đối chiếu quyết định cho vay với các thủ tục giải ngân. + Đối với những món giải ngân chuyển khoản thì ngân hàng thuận tiện hơn trong việc kiểm soát món vay. Tuy nhiên, hầu hết các món vay HSX&CN hiện nay giải ngân bằng tiền mặt, do đó việc kiểm soát khách hàng sử dụng vốn vay hết sức khó khăn. Thông thường chỉ thông qua kiểm tra sau khi cho vay của CBTD hoặc thông qua đối chiếu trực tiếp mới nắm bắt được tình hình sử dụng vốn của khách hàng. + Cần kiểm tra điển hình việc nhập dữ liệu của khách hàng cũng như các khoản vay. Trên thực tế một số yếu tố phi tài chính thường bị xem nhẹ, gây khó khăn cho việc tổng hợp và cung cấp thông tin quản lý, ví dụ như ngành nghề kinh doanh, tài sản đảm bảo, trình độ người quản lý... + Kiểm tra quy trình xuất, nhập, bảo quản bộ hồ sơ cho vay. Hồ sơ cho vay, đặc biệt là hồ sơ tài sản đảm bảo phải được giao cho các cán bộ có trách nhiệm lưu giữ theo quy định tránh thất lạc, sửa chữa hồ sơ. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 61 + Kiểm tra giấy tờ chứng minh việc sử dụng vốn vay, nguồn trả nợ vay. - Kiểm tra việc theo dõi, xử lý các khoản đã cho vay: + Kiểm tra việc sử dụng vốn vay cần lưu ý các trường hợp: cùng một đối tượng nhưng nhiều ngân hàng cho vay; vay hộ nhau; đảo nợ. + Kiểm tra tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của khách hàng. - Kiểm tra các nguồn thu nợ. - Kiểm tra TSBĐ tiền vay: + Giấy tờ, hiện trạng đảm bảo tiền vay có đảm bảo như trong hồ sơ hay không; + Tính pháp lý của tài sản đảm bảo tiền vay; + Các vấn đề mới phát sinh có thể ảnh hưởng tới giá trị của tài sản đảm bảo tiền vay (kiện tụng, nhà nước có quyết định thu hồi, giải tỏa). - Kiểm tra việc xử lý nợ: + Các diễn biến của khách hàng có được báo cáo kịp thời đến các bộ phận có liên quan hoặc lãnh đạo ngân hàng hay không. + Thông tin qua kiểm tra, giám sát món vay được các bộ phận liên quan hay lãnh đạo ngân hàng quan tâm đầy đủ và xử lý kịp thời hay không. + Ngân hàng có thông báo nhắc nhở kịp thời tới khác hàng khi có các diễn biến không thuận lợi tới khả năng thu hồi vốn vay. + Quy định trách nhiệm và phân công người theo dõi, đôn đốc, thu hồi các khoản nợ khó đòi. * Phỏng vấn trực tiếp khách hàng: - Về thủ tục xin vay khách hàng tự làm hay nhờ người khác làm, khách hàng có được cán bộ ngân hàng hướng dẫn làm thủ tục hay không? - Hợp đồng thế chấp có do các đồng sỡ hữu ký tên hay không? - Mối quan hệ với khách hàng thuận lợi, khó khăn? - Thời gian giải quyết cho vay: từ khi làm hồ sơ đến khi nhận được tiền vay bao nhiêu ngày? TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 62 - Thái độ phục vụ của cán bộ ngân hàng (vui vẻ, tận tình hay sách nhiễu, khó dễ). - Các chi phí bỏ ra để được vay vốn. Ví dụ: Tình hình kiểm tra hoạt động tín dụng tại Hội sở NHNo&PTNT TT Huế vào tháng 3/2013 như sau: - Đã kiểm tra 37 bộ hồ sơ cho vay khách hàng doanh nghiệp với tổng dư nợ 572.448 tr.đ, trong đó dư nợ cho vay có TSBĐ 522.349 tr.đ, không có TSBĐ 50.099 tr.đ. - Đối với khách hàng HSX&CN, đã kiểm tra 8 bộ hồ sơ cho vay với tổng dư nợ 3.515 tr.đ (có TSBĐ), chủ yếu là hoạt động cho vay tiêu dùng. Qua kiểm tra, đối chiếu thông qua hồ sơ cùng với việc tiến hành phỏng vấn đối với cán bộ thực hiện nghiệp vụ cho thấy dư nợ giữa bộ hồ sơ cho vay của khách hàng và dư nợ trên máy của ngân hàng đều khớp đúng, bộ hồ sơ cho vay được lập đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ. Các giấy tờ liên quan đến TSĐB tiền vay có công chứng và các chữ ký theo đúng quy định. Trên phương án vay vốn có tính toán khả năng trả nợ bằng các nguồn thu nhập... Nhìn chung, các sai sót tại Hội sở xảy ra rất ít, không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động của ngân hàng và đã tiến hành sữa sai sau khi được kiểm tra. Tóm lại, ở chương này, đề tài đã trình bày được những hiểu biết cơ bản về NHNo&PTNT TT Huế như sự hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kết quả đạt được qua 3 năm (2010-2012). Đề tài cũng đã tìm hiểu được thực trạng hệ thống KSNB quy trình cho vay HSX&CN tại chi nhánh, trong đó mô tả thực trạng các thành phần của hệ thống KSNB, đặc biệt là những rủi ro có thể gặp phải trong quy trình và những thủ tục kiểm soát mà ngân hàng áp dụng để ngăn ngừa cũng như hạn chế những rủi ro đó. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 63 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT, GIẢI PHÁP KIẾN NGHỊ GÓP PHẦN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH CHO VAY KHÁCH HÀNG HỘ SẢN XUẤT VÀ CÁ NHÂN TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN CHI NHÁNH THỪA THIÊN HUẾ 3.1 Một số nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng hộ sản xuất và cá nhân tại NHNo&PTNT TT Huế Trong những năm gần đây, NHNo&PTNT TT Huế đã chịu nhiều ảnh hưởng tiêu cực do sự bất ổn của nền kinh tế thế giới mang lại. Tuy nhiên, chi nhánh vẫn không ngừng nỗ lực, cố gắng để duy trì tình hình kinh doanh ở mức ổn định, nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao vị thế và uy tín của mình trên địa bàn. Để đạt được điều đó phải kể đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB đã góp phần hạn chế tổn thất tối đa cho ngân hàng, nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động tín dụng nói riêng và hoạt động kinh doanh nói chung. 3.1.1. Thành tựu đạt được  Ban giám đốc của chi nhánh đã luôn bám sát những chủ trương, quy định của NHNo&PTNT Việt Nam đề ra. Mặc khác, ban giám đốc đã xây dựng một môi trường kiểm soát lành mạnh, luôn cố gắng giữ được tính chính trực và giá trị đạo đức, có hành vi cư xử đúng mực, là tấm gương cho nhân viên cấp dưới. Đồng thời, quan tâm chỉ đạo điều hành công tác tín dụng và động viên, nhắc nhở CBTD hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.  Chi nhánh có đội ngũ cán bộ nhân viên nhiệt tình, có năng lực, kinh nghiệm cả về trình độ chuyên môn lẫn đạo đức nghề nghiệp. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, giữa cấp trên và cấp dưới đã giúp cho hoạt động của ngân hàng được diễn ra tốt hơn. Đội ngũ cán bộ nhân viên được quan tâm đào tạo và đào tạo lại nhằm không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực công tác, phấn đấu đào tạo cán bộ theo tiêu chuẩn chuyên môn hóa nghiệp vụ. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 64  Chi nhánh đã lặp đặt hệ thống camera theo dõi tại mỗi phòng làm việc cho phép ban lãnh đạo có thể giám sát liên tục công việc hằng ngày của công nhân viên. Cùng với đó việc áp dụng thành công hệ thống IPCAS đã giúp hoạt động của ngân hàng nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng được diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác, có thể hạn chế các rủi ro và giúp việc kiểm soát khoản vay được tốt hơn. Chi nhánh đã thực hiện tốt, đúng quy định về quản trị hệ thống, quản trị User, hướng dẫn các chi nhánh và các phòng nghiệp vụ Hội sở, thực hiện đúng quy trình về quản lý User, phân quyền hệ thống IPCPAS. Ngân hàng đã xây dựng một quy trình cho vay thống nhất áp dụng trong toàn hệ thống (QĐ 666/QĐ-HĐQT-TDHo đối với quy trình cho vay nói chung và QĐ 909/QĐ-HĐQT-TDHo đối với quy trình cho vay HSX&CN nói riêng), hướng dẫn các văn bản cụ thể hoá đối với từng nội dung cụ thể, đồng thời ban hành Sổ Tay Tín Dụng, điều này đã tạo thuận lợi cho ban giám đốc chi nhánh thuận lợi trong việc kiểm soát quy trình cho vay.  Các chỉ tiêu để đánh giá TSBĐ được quy định cụ thể tại Quy định 1300 về giao dịch bảo đảm trong cho vay, tạo điều kiện thuận lợi cho CBTD trong quá trình đánh giá, kiểm tra TSBĐ của khách hàng. Ngân hàng thực hiện đúng quy trình cho vay và các thủ tục kiểm soát. Các thủ tục kiểm soát được thực hiện khá tốt qua sự thể hiện phân công phân nhiệm rõ ràng giữa các chức năng xét duyệt, phê chuẩn và bảo quản tài sản. Các chứng từ trong bộ hồ sơ vay vốn được thiết kết rõ ràng, cụ thể, dễ hiểu giúp cho khách hàng có thể cung cấp đầy đủ thông tin và giúp cho CBTD ghi chép sổ sách, nhập liệu và lưu giữ các thông được tốt hơn. Chứng từ luân chuyển qua các phòng ban được kiểm soát và lưu giữ theo quy định, thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu. Đối với công tác kiểm tra, giám sát thường xuyên do Trưởng Phòng Tín dụng phụ trách hoặc Giám đốc chi nhánh (đối với các khoản vay vượt thẩm quyền).  Chi nhánh đã có bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ định kỳ kiểm tra hoặc đột xuất kiểm tra hoạt động tín dụng tại Hội sở và các chi nhánh trực thuộc. Chính TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 65 công tác kiểm tra này đã giúp chi nhánh phát hiện được các sai sót trong hoạt động tín dụng ở các đơn vị. Trong những năm qua, phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả, phát huy được nội lực của mình và được ban giám đốc đánh giá cao.  Chi nhánh tổ chức tốt việc tiếp nhận và giải quyết kịp thời các đơn thư của dân và các tổ chức thông qua phòng tiếp dân và hộp thư góp ý. Tại chi nhánh đã bố trí cán bộ phụ trách công tác giải quyết đơn thư, giải quyết các phản ánh qua đường dây nóng. Nhìn chung, hệ thống KSNB của NHNo&PTNT TT Huế đã đảm bảo đầy đủ các yếu tố giúp cho hoạt động của chi nhánh diễn ra nhanh chóng, kịp thời, chính xác, góp phần đem lại hiệu quả trong điều hành, quản lý hoạt động đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng nói riêng và toàn bộ hoạt động kinh doanh của chi nhánh nói chung. 3.1.2. Tồn tại Về môi trường kiểm soát: - Mặc dù chi nhánh có gắn camera theo dõi thời gian làm việc của cán bộ nhân viên nhưng do đặc thù công việc của CBTD là đi thẩm định, tiếp xúc với khách hàng bên ngoài do đó chỉ quản lý được thời gian làm việc tại ngân hàng, còn thời gian làm việc bên ngoài thì không kiểm soát được. - Đa số CBTD đều có trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp, tuy nhiên vẫn còn một vài cán bộ chưa có trình độ và bản lĩnh trong công việc, chưa thật sự am hiểu sâu về lĩnh vực ngân hàng. Về hoạt động tín dụng tại hội sở - Do khách hàng HSX&CN của hội sở đa số là những khách hàng nhỏ, dư nợ ít do đó một số CBTD còn thiếu quan tâm trong việc kiểm tra và giám sát vốn vay. - Trong khâu thẩm định tín dụng, việc kiểm tra lại của TPTD, lãnh đạo trên thực tế chỉ kiểm tra trên giấy tờ, ít đối chiếu với thực tế nên việc kiểm tra chưa mang tính thiết thực. - Công tác thẩm định khách hàng, phương án sản xuất kinh doanh chưa có một cá nhân hay một bộ phận độc lập thực hiện mà vẫn còn đang kiêm nhiệm. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 66 - Quá trình giám sát, kiểm tra sử dụng vốn vay của một số CBTD chưa được thực hiện thường xuyên, chỉ thực hiện kiểm tra khoản vay khi có vấn đề xảy ra. Do đó, có một số khách hàng sử dụng vốn vay không đúng như đã cam kết, ảnh hưởng đến khả năng trả nợ cho ngân hàng. - Việc định giá tài sản bảo đảm còn gặp nhiều khó khăn do trình độ CBTD, một số tài sản khó định giá, thủ tục rườm rà. - Hằng năm đều có sự kiểm tra thường xuyên của các đoàn cấp trên đối với hoạt động kinh doanh tại Hội sở, phòng kiểm tra - kiểm soát nội bộ chủ yếu kiểm tra tại các chi nhánh trực thuộc. Khi có kiến nghị của phòng kiểm tra - kiểm soát nội bộ thì có tiến hành sửa sai nhưng chưa kịp thời. - Còn có một số CBTD chưa thực sự quan tâm đến công tác kiểm tra, còn mang tính chất đối phó khi có sự kiểm tra của phòng kiểm soát nội bộ. Về kiểm tra, giám sát của phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ: - Áp lực công việc lớn do phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ của chi nhánh chỉ có 10 cán bộ kiểm tra viên, phải kiểm tra hoạt động của tất cả 11 chi nhánh và 15 phòng giao dịch trực thuộc trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế với khối lượng công việc lớn, dư nợ cao, địa bàn rộng, HSX&CN trải dài, do đó không thể đối chiếu hết những món vay. - Việc kiểm tra theo đề cương hướng dẫn nên do đó kiểm tra viên chưa thực sự chủ động trong công việc của mình. Mặc khác, do địa bàn kiểm tra rộng, số lượng khách hàng lớn vì vậy phải kiểm tra chọn mẫu những hợp đồng tín dụng dư nợ lớn, có thể bỏ sót các sai phạm nhỏ những lặp đi lặp lại nhiều lần ở những hợp đồng tín dụng còn lại. - Phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ do giám đốc chi nhánh trực tiếp quản lý nên tính độc lập, khách quan trong công việc chưa cao do đó chưa phát huy được hiệu lực, hiệu quả của công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ. - Phương pháp kiểm tra còn thủ công, chưa có phần mềm thiết kế riêng phục vụ công tác kiểm tra. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 67 3.2 Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB quy trình cho vay khách hàng HSX&CN tại NHNo&PTNT TT Huế 3.2.1 Nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng - Chi nhánh nên xây dựng chính sách phụ cấp, khen thưởng phù hợp (nhất là đối với CBTD và cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát), rõ ràng để phát huy tối đa hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên trong ngân hàng đồng thời cũng có những hình thức kỷ luật nghiêm ngặt đối với những hành vi gian lận, tham nhũng làm ảnh hưởng đến tài sản và uy tín của ngân hàng. - Chi nhánh nên thường xuyên mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ tín dụng, nâng cao trình độ thẩm định. Tổ chức các buổi sinh hoạt định kỳ, cùng nhau trao đổi, thảo luận các vướng mắc, chia sẻ kinh nghiệm làm việc. - Phân tán rủi ro tín dụng: ngân hàng phải nên phân tán vốn đầu tư, thực hiện đầu tư phát triển kinh tế nông nghiệp nông thôn, không nên tập trung toàn bộ hay phần lớn vốn đầu tư cho một hoặc một nhóm khách hàng. Như vậy ngân hàng sẽ giảm thiểu được rủi ro nếu khách hàng không có khả năng trả nợ. - Thực hiện nghiêm túc các quy định về quản lý rủi ro bảo đảm ổn định và an toàn trong hoạt động tín dụng. 3.2.2 Nâng cao vai trò hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng - Chi nhánh nên có một bộ phận thẩm định riêng để thẩm định các điều kiện vay vốn của khách hàng, giúp cho hoạt động thẩm định được thực hiện hiệu quả, giảm thiểu các rủi ro cho ngân hàng và làm tiền đề cho các bước tiếp theo của quy trình cho vay. - Hiện nay tại chi nhánh vẫn còn tồn tại các trường hợp khách hàng sử dụng vốn vay sai mục đích đã cam kết, việc kiểm tra giám sát sau cho vay nhiều khi chỉ mang tính hình thức và chưa thật sự chặt chẽ. Do vậy, Chi nhánh cần tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát sử dụng vốn sau khi vay. Việc làm việc, viếng thăm khách hàng cần được tiến hành thường xuyên theo hình thức kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất. - Chi nhánh NHNo&PTNT TT Huế cần phải thường xuyên kiểm tra hoạt động tín dụng của các chi nhánh cơ sở. Công tác kiểm tra cần tập trung vào những khách hàng có nợ xấu, ngành nghề kinh doanh có nguy cơ tiềm ẩn rủi ro cao TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 68 - Chi nhánh tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ bằng việc cử đi tham dự các lớp tập huấn, nâng cao trình độ chuyên môn do NHNN, NHNo&PTNT tổ chức. - Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ, kịp thời phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh nâng cao chất lượng các mặt nghiệp vụ, nhất là chất lượng tín dụng, ngăn chặn kịp thời rủi ro về hoạt động, đạo đức nghề nghiệp. Chấn chỉnh ngay các sai phạm sau kiểm tra, phát huy vai trò công tác kiểm tra, giám sát từ xa thông qua hệ thống IPCAS. - Chi nhánh cần bổ sung thêm số lượng kiểm tra viên có trình độ để giảm bớt áp lực công việc, giúp cho hoạt động kiểm tra, giám sát đạt hiệu quả cao, giảm thiểu rủi ro cho ngân hàng. - Các cuộc kiểm tra cần lên kế hoạch rõ ràng, hiệu quả, tránh làm ảnh hưởng hoạt động kinh doanh của đơn vị được kiểm tra, đồng thời sẽ giảm thời gian, chi phí, công sức của đoàn kiểm tra - Hoạt động kiểm tra không chỉ nên dừng lại ở việc phát hiện các sai sót, yêu cầu xử lý mà còn có chế tài cụ thể trong việc sửa sai sau kiểm tra, đôn đốc chi nhánh kịp thời khắc phục các sai phạm để hạn chế thấp nhất mức thiệt hại cho ngân hàng. - Nên thiết kế phần mềm riêng cho hoạt động kiểm tra để giảm bớt khối lượng công việc. - Giáo dục cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong chi nhánh nhận thức rõ công tác kiểm tra, kiểm soát là của tất cả mọi cán bộ, trong tất cả các công việc được phân công, trong toàn bộ quá trình thực hiện quy trình, nghiệp vụ tại các phòng tổ. Tóm lại, hệ thống KSNB có thể được xây dựng hoàn hảo về cấu trúc, nhưng tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn còn tùy thuộc vào con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự... do đó hệ thống KSNB không thể tránh khỏi những hạn chế nhất định. Qua quá trình nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng hệ thống KSNB quy trình cho vay khách hàng HSX&CN tại NHNo&PTNT TT Huế, đề tài đã đưa ra những nhận xét cũng như đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB đối với hoạt động cho vay khách hàng HSX&CN. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 69 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận Trong những năm qua, tình hình bất ổn của nền kinh tế đã có ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh của NHNo&PTNT TT Huế. Cùng với đó là sự diễn biến bất lợi của thời tiết như lũ lụt, hạn hán, dịch bệnh... đã khiến cho cuộc sống và hoạt động sản xuất kinh doanh của hộ nông dân, ngư dân... gặp nhiều khó khăn. Chính vì thế hoạt động tín dụng vốn đã tiềm ẩn nhiều rủi ro nay nguy cơ rủi ro lại cao hơn. KSNB hoạt động tín dụng là vấn đề cấp thiết hiện nay của ngành ngân hàng nói chung và NHNo&PTNT TT Huế nói riêng. Nhận thức được tầm quan trọng đó em quyết định chọn đề tài " Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng hộ sản xuất và cá nhân tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn chi nhánh Thừa Thiên Huế ” nhằm có cái nhìn chi tiết hơn về các biện pháp kiểm soát đối với hoạt động cho vay tại chi nhánh. Về cơ bản, đề tài đã giải quyết được những vấn đề sau: - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động cho vay nói riêng và các vấn đề liên quan đến ngân hàng thương mại. - Tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng HSX&CN tại NHNo&PTNT TT Huế. - Đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp tại Chi nhánh. - Phân tích hoạt động kinh doanh, tìm hiểu thực trạng và phân tích tình hình tín dụng của ngân hàng qua 3 năm 2010-2012. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như khó khăn trong việc tiếp cận số liệu thực tế, điều kiện thời gian và đặc thù công việc nên đề tài vẫn còn hạn chế như sau: - Đề tài mới chỉ tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ quy trình cho vay khách hàng HSX&CN trên khía cạnh các yếu tố định tính mà chưa phân tích các TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Khóa luận tốt nghiệp SVTH: Nguyễn Thanh Xuân - K43A Kế toán-Kiểm toán 70 yếu tố định lượng để làm rõ quá trình và thủ tục kiểm soát. - Các tiêu chí để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ còn ít và chưa cụ thể. - Các giải pháp đưa ra chỉ mang tính định hướng và chưa có sự thẩm định qua thực tế. 2. Kiến nghị Từ những kết luận trên, em xin đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiện đề tài: - Mở rộng nghiên cứu toàn bộ quy trình cho vay của NHNo&PTNT Thừa Thiên Huế và NHNo&PTNT Việt Nam để có thể đánh giá được tổng quan hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng. Nếu có thể tìm hiểu thêm hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng của một số ngân hàng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế để có thể đánh giá và so sánh tốt hơn. - Xây dựng một hệ thống tiêu chí cụ thể làm cơ sở đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của ngân hàng. Từ đó, đề xuất một số biện pháp cụ thể giúp ngân hàng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Học viện ngân hàng (2002), Giáo trình kiểm toán ngân hàng, NXB Thống kê, Hà Nội. [2] Trường đại học kinh tế Tp.Hồ Chí Minh, khoa kế toán- kiểm toán, Kiểm toán, NXB Lao động xã hội, TP. Hồ Chí Minh [3] TS. Nguyễn Minh Kiều (2007), Nghiệp vụ ngân hàng hiện đại, NXB Thống kê [4] PGS.TS. Nguyễn Văn Tiến (2009), Giáo trình Tài chính- Tiền tệ ngân hàng, NXB Thống kê. [5] Quyết định số 666/QĐ-HĐQT-TDHo V/v Ban hành quy định cho vay đối với khách hàng trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam. [6] Quyết định số 909/QĐ-HĐQT-TDHo V/v Ban hành quy trình cho vay hộ gia đình, cá nhân trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. [7] Quyết định số 1300/QĐ-HĐQT-TDHo: Quy định các biện pháp bảo đảm tiền vay trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam. [7] Tài liệu tập huấn kiểm toán nội bộ (2010) Các trang web: kiem-tra-kiem-soat-noi-bo-to-chuc-tin-dung-vb13564.aspx 1&mode=detail&document_id=96074 TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ