Tổng hợp câu hỏi và đáp án thi hành chính văn phòng - Văn thư - lưu trữ

Câu 1: Trình bày cách hiểu khác nhau về văn phòng. văn phòng có chức năng và nhiệm là gì? liên hệ thực tế cơ quan anh (chị) công tác hoặc nhận xét chung về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ đã nêu? văn phòng là một thuật ngữ đã xuất hiện từ lâu trong lịch sử, ngay từ thời la mã cổ đại người ta đã lập nên những văn phòng của những "người biện hộ" với những chức năng, nhiệm vụ có những điểm tương đồng với văn phòng hiện đại.theo tiến trình lịch sử phát triển kinh tế xã hội văn phòng ngày càng được nhận diện đầy đủ hơn toàn diện hơn. mối cỏch hiểu về văn phòng ở mỗi thời đại mang đậm những dấu ấn về lịch sử về hoàn cảnh giao tiếp ngôn ngữ. khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính. văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đú. văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ như: nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư. nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng nhiệm vụ của nó đối với cơ quan tổ chức. trong một số tài liệu nghiên cứu trước đây người ta cho rằng văn phòng có ba chức năng: tham mưu hậu cần và quản trị. cho đến nay chức năng của văn phòng được quan niệm bao gồm hai nội dung cơ bản: tham mưu tổng hợp và hậu cần. chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên giác độ quan hệ văn phòng và thủ trưởng cơ quan. trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết. từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là điều không cần thiết. chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức. muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị. ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan tổ chức. vai trò càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn. về cơ bản chúng ta có thể thấy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu. -xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan. -thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng. thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành. -thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ trình đó. -tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung. -lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng. -mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan. -tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh. -thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết. cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề. tình trạng nhân viên văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với công tác văn phòng còn phổ biến. từ đó văn phòng chưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành công việc. chức năng hậu cần được thực hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phương tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức.

doc31 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Ngày: 01/04/2013 | Lượt xem: 27763 | Lượt tải: 69download
Bạn đang xem nội dung tài liệu Tổng hợp câu hỏi và đáp án thi hành chính văn phòng - Văn thư - lưu trữ, để tải tài liệu về máy bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
à sử dụng con dấu: quản lý và sử dụng con dấu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan. việc đóng dấu phải bảo đảm các quy định : - nội dung con dấu phải trung với tên cơ quan ban hành văn bản; -đóng dâú vào những văn bản có chữ ký chính thức, đúng thẩm quyền, không đóng dấu khống; -đảm bảo kỹ thuật đóng dấu, quy định về mẫu mực dấu. -việc quản lý con dấu tuân theo chế độ quản lý đặc biệt. -người quản lý con dấu do thủ trưởng cơ quan hoặc chánh văn phòng quyết định và phải có tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất theo quy định. -việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được mang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt). 6-công tác lập hồ sơ. -lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư. -trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ. vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này được thuận lợi. quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây: -mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề. -phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. -sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ. -biên mục hồ sơ. -đóng quyển -nộp lưu hồ sơ. để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện, liên quan đến nhiều chủ thể. -trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác văn thư. một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn thư. -đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư. -xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên văn phòng trong tình hình mới. -đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn thư thẩm định và áp dụng vào thực tiễn. -áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư. câu 3: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến". đối với nghiệp vụ này, thực tế thường mắc những sai lầm gì? ở đây cần có sự thống nhất về cách hiểu khái niệm "công văn đến". khái niệm công văn có thể được nhìn nhận trên hai góc độ: theo nghĩa hẹp công văn là khái niệm chỉ tên loại văn bản, theo nghĩa rộng nó liên quan đến công văn, giấy tờ nói chung tức là các văn bản tài liệu. trong nội dung câu hỏi cần hiểu tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến" là tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên các nguyên tắc cơ bản sau đây: -mọi công dân đến đều phải qua văn thư cơ quan để đăng ký vào sổ và quản lý thống nhất. -công văn đến phải chuyển đến thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết. -khi tiếp nhận chuyển giao văn bản phải được bàn giao, ký nhận rõ ràng. -khi giải quyết văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật theo các quy định của nhà nước. phương pháp tổ chức giải quyết và quản lý "công văn đến" là cách thức , biện pháp mà bộ phận văn thư sử dụng để thực hiện nghiệp vụ này. thực chất ở đây là vấn đề quy trình tổ chức giải quyết văn bản đế nhưng đi sâu vào nội dung phải làm như thế nào? -nhận văn bản đến: văn thư kiểm tra bì của văn bản xem có đúng địa chỉ hay không? phong bì thư có bị bóc trước không? -sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: văn thư căn cứ vào các tiêu chuẩn đề phận loại văn bản đến chủ yếu văn thư làm theo tiêu chí loại không phải bóc bì và loại phải bóc bì. -bóc bì văn bản: văn thư lựa chọn công văn nào vần phải bóc trước. +bóc bì văn bản bằng phương pháp thủ công hoặc bằng máy bóc bì văn bản. -đóng dấu đến, ghi sổ đến và ngày đến. +dấu đến phải đóng rõ ràng thống nhất vào khoảng trống dưới số, ký hiệu, trích yếu hoặc khoảng trống giữa tác giả và tiêu đề công văn -vào sổ đăng ký: +văn thư căn cứ vào các yếu tố thể thức của công văn đến ghi lại các thông tin cơ bản về số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu… +theo quy chế hoạt động của cơ quan, số lượng văn bản đến văn thư lựa chọn hình thức đăng ký cho phù hợp: đăng ký cho phù hợp: đăng ký bằng thẻ và đăng ký bằng máy vi tính. -trình văn bản: chế độ trình văn bản được thực hiện theo chế độ văn thư của từng cơ quan. -chuyển giao văn bản: văn thư đóng vai trò là người chuyển giao văn bản. -chuyển giao trực tiếp hoặc chuyển giao bằng hệ thống băng chuyền tự động; hệ thống vận chuyển bằng hơi nén. -theo dõi giải quyết văn bản: quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến được quy định chặt chẽ trong thực tế có nhiều sai phạm. cụ thể là: -tình trạng thiếu tôn trọng các bước trong quá trình làm theo các thói quen hành chính. -thực hiện một số khâu bước mang tính chất hình thức không đạt yêu cầu: nhận văn bản, bóc bì và đăng ký vào sổ. -chế độ trình văn bản nhiều nơi áp dụng thiếu khoa học, máy móc để dồn công văn đến cho lãnh đạo; chuyển văn bản đến không đúng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm. câu 4: trình bày các bước, các nguyên tắc cần tiến hành trong quy trình gưỉ công văn đi. thực tế khâu nghiệp vụ này thường mắc phải những sai lầm gì? những nguyên tắc chuyển giao văn bản đi: -mọi công văn đi đều phải qua văn thư, đăng ký, đóng dẫn và làm các thủ tục gửi đi. -văn thư chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định sạch sẽ, không sửa chữa, tẩy xoá và phải kiểm tra thủ tục hành chính đăng ký số, ngày tháng của văn bản trước khi truyển bộ phận đánh máy nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu. #các bước tiến hành nghiệp vụ: -bước 1: soát lại văn bản: kiểm tra các phần và thể thức văn bản đã đúng quy định của pháp luật. nếu phát hiện có sai sót thì báo với người có trách nhiệm sửa chữa hoàn thiện. -bước 2: vào sổ đăng ký vă bản đi. +ghi số của văn bản: số văn bản được ghi liên tục từ số 01 bắt đầu vào ngày 01 - 01 đến ngày 31 - 12 mỗi năm. +ghi ngày tháng của văn bản: về nguyên tắc văn bản gửi đi ngày nào thì ghi ngày ấy. ngày tháng được ghi ở phía trên đầu văn bản để tiện việc vào sổ, việc sắp xếp lưu trữ và tìm kiếm văn bản. đối với văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật thì đề ngày là thời điểm ký ban hành. +đóng dấu: văn bản phải có chữ ký hợp lệ mới đóng dấu không được đóng dấu không. dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái chữ ký. +vào sổ văn bản đi cần đầy đủ chính xác, rõ ràng vào từng cột mục những điểm cần thiết của văn bản để số ký hiệu, ngày tháng nơi gửi nơi nhận… -bước 3: chuyển giao văn bản đi. văn bản phải được chuyển ngay trong ngày, chậm nhất là vào sáng ngày hôm sau ngày làm thủ tục phát hành. riêng văn bản có mức độ khẩn thì văn thư làm thủ tục phát hành ngày khi nhận được văn bản thì các bộ phận đơn vị. văn bản được gửi trực tiếp hoặc gửi bằng đường bưu điện nhưng phải có sổ chuyển giao văn bản và người nhận phải ký vào sổ. bì đựng văn bản tuên theo các quy định về kích thước của bưu điện. bì văn bản ghi rõ ràng tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan nhận văn bản số, ký hiệu số lượng văn bản (nếu có). chỉ gửi văn bản cho những cơ quan được nêu trong phần nơi nhận. sau khi văn bản, đưa văn bản lên mạng tin học và phải bảo đảm các yêu cầu về thể thức. -bước 4: công văn đi được lưu ít nhất 2 bản một bản để lập hồ sơ và theo dõi công việc ở cấp thừa hành; 01 bản lưu văn thư tra tìm phục vụ khi cần thiết. khuyết điểm lớn nhất là ở bước soát lại văn bản. đây là bước kiểm tra các phần, thể thức xem đã đúng theo các quy định của pháp luật chưa. nó có vai trò quan trọng đến hiệu lực, hiệu quả thực hiện văn bản, giá trị pháp lý của văn bản. tuy nhiên bước này còn thực hiện đại khái. đó là nguyên nhân các văn bản đi còn có tình trạng sai thiếu vi phạm các yêu cầu về thể thức không bảo đảm các yêu cầu về nội dung kỹ thuật soạn thảo ngôn ngữ. -bước vào sổ đăng ký văn bản đi cũng được thực hiện chưa tốt việt đăng ký vào sổ nhiều khi mang tính hình thức không rõ ràng không chính xác dẫn đến khó khăn khi nghiên cứu tìm hiểu, kiểm tra… câu 5: trình bày nguyên tắc, phương pháp tổ chức quản lý công văn nội bộ và công văn mật. thực tế hiện nay khâu nghiệp vụ này thường mắc những khuyết điểm gì. các nguyên tắc tổ chức quản lý công văn nội bộ và mật. các văn bản nội bộ phải qua văn thư cơ quan để vào sổ đăng ký thống nhất quản lý. -văn bản phải được chuyển giao cho những người có trách nhiệm phải giải quyết quản lý đúng thẩm quyền. -việc chuyển giao phải được ký nhận rõ ràng. -thực hiện các quy định của nhà nước về phổ biến, lưu hành tìm hiểu sử dụng, tiếp nhận, chuyển giao, tiêu huỷ văn bản mật. phương pháp tổ chức quản lý văn bản nội bộ. -vào sổ đăng ký văn bản nội bộ: mỗi loại văn bản nội bộ cũng phải vào sổ đăng ký riêng trong đó nêu rõ: số, ký hiệu, ngày tháng ký, người ký trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận. -lập hồ sơ: tuỳ nội dung, tính chất của từng loại văn bản và tiểu huỷ những công văn không còn giá trị. phương pháp tổ chức quản lý văn bản mật. -vào sổ đăng ký: văn thư cơ quan không được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật thì chỉ vào sổ bì ngoài bì văn bản. bì văn bản mật có "dấu chỉ người có tên mới được bóc bì" văn thư cơ quan cũng chỉ vào sổ ngoài bì. chỉ bộ phận được giao nhiệm vụ phụ trách văn bản mật mới đăng ký vào sổ bì trong văn bản. -những người được giao nhiệm vụ cung cấp phổ biến tài liệu mật phải thực hiện đúng các quy định về chế độ bảo mật. các cơ quan tổ chức có nhu cầu nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu mật phải được sự cho phép của thủ trưởng cơ quan có tài liệu mật. việc sao chụp tài liệu mật phải đăng ký với văn thư: phiếu đăng ký phải ghi rõ nội dung sao chụp, số lượng, mục đích họ tên người sử dụng, địa chỉ. văn thư thực hiện đúng quy định vào sổ lưu phiếu đăng ký à chịu trách nhiệm về công tác bảo mật ở khâu mình thực hiện. -tài liệu mật được bảo quản trong các thiết bị an toàn (hòm kết). tài liệu "tuyệt đối", ”tối mật" được bảo quản ở những hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan quyết định. -các công văn mật được lưu trong hồ sơ riêng. việc lập hồ sơ mật trực tiếp theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. -tiêu huỷ: các bản in thử, giấy nến, giấy than liên quan đến tài liệu mật không cần lưu phải tiêu huỷ. nhìn chung việc quản lý văn bản mật ở nước ta cho đến nay được thực hiện có hiệu quả bảo đảm được bí mật của đảng, của nhà nước trong điều kiện giao lưu quốc tế và quốc tế hoá đang phát triển mạnh trên thế giới. tuy nhiên do một số yếu kém về chất lượng của đội ngũ nhân viên văn thư phục trách về công tác bảo mật dẫn đến có những sai phạm trong quá trình đăng ký vào sổ quản lý văn bản mật vi phạm quyền hạn gây nên các xao trộn trong hoạt động quản lý (mặc dù hậu quả không lớn). đối với việc quản lý văn bản nội bộ có thể thấy tình hình chung là chưa được quan tâm đúng mức chưa thấy hết ý nghĩa của việc quản lý văn bản nội bộ. từ đó dẫn đến việc nhân viên phụ trách kiêm nhiệm tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất không đáp ưngs được yêu cầu. câu 6: các nguyên tắc quản lý văn bản trong cơ quan công tác quản lý văn bản trong cơ quan gồm nội dung gì? quản lý văn bản thực chất là quá trình vận dụng các công cụ, các phương pháp quản lý để nắm vững về số lượng nội dung, tình trạng vật lý, hiệu lực pháp lý, lịch sử của các văn bản trong qúa trình hoạt động của cơ quan đơn vị. #việc quản lý văn bản trong cơ quan nhằm hai mục đích. *quản lý văn bản để quản lý công việc để có cơ sở kiểm tra, theo dõi, chỉ đạo và đánh giá hoạt động của cơ quan. *bảo vệ được các bí mật của cơ quan nhà nước . nguyên tắc quản lý văn bản. *quản lý văn bản theo hệ thống của chúng. hệ thống văn bản được hình thành do quan hệ giữa các cơ quan đơn vị tạo lập và sử dụng văn bản học theo chức năng của cơ quan, đơn vị. quản lý theo hệ thống là điều kiện quan trọng để quản lý toàn diện tổng hợp đối với văn bản, tạo tiền đề để đánh giá tài liệu văn bản chính xác khoa học. *nguyên tắc giá trị văn bản, giá trị của văn bản rất đa dạng, không đồng nhất. các văn bản khác nhau về hiệu lực pháp lý, thời hiệu áp dụng, tính chất thông tin. quản lý theo giá trị mới tạo ra tổ chức bộ máy quản lý khoa học, phân công phân cấp hợp lý trong quản lý văn bản. *nguyên tắc thời điểm ban hành, hình thành. thời điểm hình thành phản ánh tiến triển của công việc trong thực tế. các văn bản được hình thành trong các thời điểm đặc biệt có những giá trị đặc biệt. chính vì vậy việc quản lý phải căn cứ vào thời điểm hình thành. nguyên tắc này trong một số tài liệu còn được gọi là nguyên tắc tính lịch sử. #nội dung của công tác quản lý văn bản. *đăng ký vào sổ: việc đăng ký vào sổ là một nội dung quan trọng trong quản lý văn bản. đó là sự ghi chép lại những điểm cần thiết của văn bản. việc đăng ký vào sổ phải bảo đảm chính xác, rõ ràng, đầy đủ. đăng ký vào sổ giúp cho cơ quan nắm được số lượng văn bản chủ thể, nội dung hiệu lực và các phương diện quan trọng khác của việc văn bản. *lập hồ sơ (tham khảo ở câu 7, cầu 8, câu 2) hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự kiện hoặc một đối tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả… được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số cơ quan, một cá nhân. lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. công tác lập hồ sơ. -lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư. -trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ. vào cuối năm cơ quan lập danh mục hồ sơ để thực hiện cho năm mới. danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan cần phải lập trong năm và được duyệt theo một chế độ nhất định. danh mục hồ sơ có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm sự thống nhất, chủ động trong công tác lập hồ sơ, bố trí nhân lực và các điều kiện vật chất cho công tác này được thuận lợi. quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây: -mở hồ sơ: cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề. -phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. -sắp xếp văn bản tài liệu vào hồ sơ. -biên mục hồ sơ. -đóng quyển -nộp lưu hồ sơ. để đổi mới công tác văn thư hiện nay đòi hỏi phải có sự đổi mới trên nhiều phương diện, liên quan đến nhiều chủ thể. -trước hết phải hoàn thiện hệ thống các văn bản pháp luật, điều chỉnh hướng dẫn công tác văn thư. một hệ thống pháp luật yếu, thiếu , không khoa học, không hợp lý dẫn đến sự yếu kém của công tác văn thư. -đổi mới quan niệm tư duy về công tác văn thư, vai trò của công tác văn thư. -xây dựng các tiêu chuẩn nghiệp vụ và phẩm chất cân thiết đối với cán bộ nhân viên văn phòng trong tình hình mới. -đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học về công tác văn thư thẩm định và áp dụng vào thực tiễn. -áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư. vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ. -lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. -công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lưu trữ. -công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ có giá trị tránh được việc lập hồ sơ trùng lập. *tiêu huỷ văn bản: việc tiêu huỷ văn bản được thực hiện đối với những văn bản đã thực sự kết ý nghĩa, giá trị. để xác định tài liệu văn bản có cần thiết phải bị tiểu huỷ cơ quan phải thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu. hội đồng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan. câu 7: có bao nhiều loại hồ sơ? ý nghĩa vai trò của công tác lập hồ sơ trong hoạt động của cơ quan? trình bày quy trình lập hồ sơ công vụ: hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự kiện hoặc một đối tượng cụ thể hoặc có chung một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả… được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của thuộc chức năng nhiệm vụ cụ thể của một số cơ quan, một cá nhân. lập hồ sơ là quá trình tập hợp, lựa chọn sắp xếp các văn bản hình thành các hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp nhất định. vị trí tác dụng của công tác lập hồ sơ. -lập hồ sơ là khâu cuối cùng quan trọng của công tác văn thư, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. -công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ nhân viên sắp xếp công văn giấy tờ một cách khoa học thuận tiện cho việc nghiên cứu đề xuất ý kiến và giải quyết công việc giúp cho việc giữ gìn bí mật quốc gia chuẩn bị tốt cho công tác lưu trữ. -công tác lập hồ sơ nhằm quản lý toàn bộ công việc của cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ một cách có khoa học hạn chế công văn giấy tờ vô dụng, có kế hoạch lập và bảo quản hồ sơ có giá trị tránh được việc lập hồ sơ trùng lập. * các loại hồ sơ: -hồ sơ nguyên tắc là tập hợp bản sao các văn bản pháp quy về một công tác nghiệp vụ làm căn cứ tra cứu giải quyết công việc hàng ngày. hồ sơ nguyên tắc có thể bao gồm bản soa văn bản của nhiều năm, không thuộc diện hồ sơ nộp lưu của cơ quan. -sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc theo từng vấn đề, từng sự việc. trong từng vấn đề, từng sự việc lại sắp xếp theo thư tự thời gian. -sắp xếp, hệ thống hoá các tập công báo đầy đủ là những hồ sơ nguyên tắc rất cần thiết cho cơ quan, đơn vị. -hồ sơ nhân sự là bằng chứng lịch sử chính xác, đáng tin cậy để thủ trưởng cơ quan nghiên cứu và sử dụng cán bộ. bởi vậy hồ sơ nhân sự không thể thiếu được trong hoạt động quản lý nhà nước . -hồ sơ nhân sự thường được bảo quản trong các túi theo mẫu thống nhất. việc sắp xếp tài liệu, văn bản trong túi hồ sơ và theo qúa trình phát sinh, phát triển và kết thúc vấn đề sự việc của cán bộ đó. phòng tổ chức cán bộ quản lý hồ sơ nhân sự theo trách nhiệm: phân cấp và phan loại, sắp xếp theo đặc trưng vần chữ cái kết hợp với đặc trưng cơ cấu đơn vị. hồ sơ nhân sự thuộc loại tài liệu mật nên phải có quy chế bảo mật khi khai thác, sử dụng hồ sơ. -hồ sơ trình duyệt: mỗi cán bộ nghiên cứu trình thủ trưởng duyệt, ký văn bản không chỉ đơn thuần đưa ra một văn bản dự thảo đó mà phải kèm theo những văn bản khác có liên quan và tập hợp vào trong hồ sơ trình duyệt. qua đó thủ trưởng cơ quan có thêm điều kiện nghiên cứu để duyệtm, phê chuẩn văn bản, dự thảo. #hồ sơ trình duyệt thường gồm 2 phần: phần i: những văn bản nguyễn tắc làm cơ sở cho dự thảo văn bản trình duyệt- những văn bản yêu cầu đề nghị giải quyết và những văn bản mà cán bộ tiến hành điều tra nghiên cứu sự việc đó. phần ii: dự thảo văn bản trình duyệt và các văn bản có liên quan. -hồ sơ công vụ là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết một công việc cụ thể. sau khi công việc kết thúc hoặc theo quy định của pháp luật đến một thời hạn, hồ sơ này phải được nộp lưu. * quy trình lập hồ sơ công cụ: 1.mở hồ sơ: mở hồ sơ là việc cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ vào đầu mỗi năm ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa hồ sơ căn cứ vào danh mục hồ sơ đã dự kiến. việc ghi tiêu để hồ sơ phải đảm bảo chính xác ngắn gọn nêu khái quát được vấn đề, sự kiện, nội dung. 2.phân loại sắp xếp văn bản tài liệu đưa vào hồ sơ: sau khi mở hồ sơ, các văn bgản, tài liệu gì liên quan đến hồ sơ phải tập hợp đầy đủ để đưa vào hồ sơ. căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chí thành các hồ sơ. hồ sơ có thể được phân loại theo các đặc trưng: -đặc trưng tên gọi. -đặc trưng vấn đề. -đặc trưng tác giả. -đặc trưng thời gian. -đặc trưng giao dịch. -đặc trưng địa dư. 3. sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ: các văn bản, giấy tờ trong hồ sơ phải được sắp xếp một cách khoa học, hợp lý thể hiện được sự liên quan giữa các văn bản giấy tờ trong hồ sơ và diễn biến của sự việc. hồ sơ có thể sắp xếp theo các tiêu chí: theo tên loại văn bản; theo thứ tự thời gian, theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn; theo vấn đề kết hợp với thời gian theo tác giả kết hợp với thời gian, theo vần chữ cái… 4.biên mục hồ sơ: biên mục hồ sơ là việc giới thiệu khái quát về thành phần nội dung và các yếu tố khác của hồ sơ để khai thác tra cứu được nhanh chóng, thuận lợi, tạo điều kiện để bảo quản tốt hồ sơ bao gồm các công việc (bên trong). +đánh số tờ. +viết mục lục văn bản. +viết tờ kết thúc. * biên mục ngoài bìa: +ghi tên cơ quan đơn vị lập hồ sơ. +ghi số kí hiệu hồ sơ. +ghi ngày tháng bất đầu và kết thúc. +ghí số tờ; ghi thời hạn bảo quản. 5. đóng quyển: hồ sơ sau khi biên mục xong cần đóng quyển để cố định trật tự sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ sơ, giữ cho chúng khỏi bị mất bảo đảm thuận tiện cho việc nộp lưu và sử dụng lâu dài. 6. nộp lưu hồ sơ: việp nộp lưu hồ sơ chỉ áp dụng đối với các hồ sơ theo quy trỡnh phải nộp lưu. câu 9.hay phân tích cac đặc trưng để lập hồ sơ sau đay "báo cáo về công tác bảo vệ môi trường của ubnd các quận thuộc địa bàn thành phố hà nội năm 2001". -trình bày khái niệm lập hồ sơ. -các đặc trưng văn bản tài liệu để lập hồ sơ. -vận dụng vào tình huống này. hồ sơ đã nêu được lập dựa trên các đặc trưng cơ bản: -đặc trưng về tên gọi: các văn bản có cùng tên loại là báo cáo. -đặc trưng vấn đề: các văn bản đề cập đến một nội dung là công tác bảo vệ môi trường. -đặc trưng tác giả: ubnd các quận. - đặc trưng địa dư: các quận thuộc địa bàn hà nội. *lưu ý: trong phần ôn tập có vấn đề "hãy lấy ví dụ một hồ sơ cụ thể để phân tích cách sắp xếp trong hồ sơ công vụ" có thể lấy hồ sơ cộng tác quy hoạch ở một địa điểm nào đó và chỉ ra cách sắp xếp. -theo trình tự giải quyết vấn đề: văn bản chỉ đạo, văn bản …….. -theo vấn đề kết hợp thời gian: văn bản về các bước, các giai đoạn quy hoạch… công tác lưu trữ câu 1: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý nhà nước? tài liệu lữu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy vải, vỏ cây, da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh được hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩâ chính trị kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất định. theo những mục đích và giáp độ tiếp cận khác nhau chúng ta có những tài liệu lưu trữ không giống nhau. cách tiếp cận chung những tài liệu lưu trữ có thể chia thành các loại: tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến nhất. tài liệu kỹ thuật là tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu khoa học, sản xuất của các cơ quan hoạt động khoa học, kinh doanh sản xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, tài liệu khí tượng thuỷ văn, trắc địa, thăm dò mỏ, địa chính. tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm âm bản dương bản của các cuốn phim của các cuốn phim, băng ghi hình, băng ghi âm có giá trị được bảo quản thống kê bằng phương pháp riêng, vì tài liệu này được chế tác bằng vật liệu riêng biệt. tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này bao gồm các bản thảo, các bản nháp, các tác phẩm văn học nghệ thuật và các tài liệu khác về văn hoá nghệ thuật có giá trị. tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữ quốc gia. đó là tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ hình thành nên hoặc thu thập hoặc do cá nhân, gia đình, dòng họ đã tặng hoặc bán cho các cơ quan lưu trữ. tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước -tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp các thông tin, kinh nghiệm quản lý đã hình thành qua các giai đoạn cho quản lý nhà nước khắc phục những sai lầm trong quản lý. -tài liệu lưu trữ là căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, giải quyết các công việc hàng ngày trong hoạt động quản lý. -tài liệu lữu trưc là bằng chứng xác thực để đánh giá hoạt động của các cơ quan, các cá nhân trong thực tiễn quản lý nhà nước. câu 2: công tác lưu trữ gồm những chức năng gì? phân tích quan hệ giữa các chức năng đó? những thiếu sót trong thực tế? công tác lưu trữ là việc lựa chọn giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cư quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin qúa khứ khi cần thiết. công tác lưu trữ được thực hiện hai chức năng chủ yếu: -tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phòng lưu trữ quốc gia và phòng lưu trữ của cơ quan. -tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương chính sách và những nhiệm vụ chính trị của đảng và pháp luật của nhà nước đề ra trong từng gia đoạn. hai chức năng này của công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. thực hiện tốt chức năng bảo quản sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu có hiệu quả. vì sao nói như vậy? điều này có thể lý giải từ hai góc độ cơ bản: số lượng của tài liệu và tổ chức tài liệu. việc tổ chức và sử dụng taì liệu sẽ không thể thực hiện hoặc thực hiện không có hiệu quả khi không có tài liệu lưu trữ có giá trị, có ý nghĩa. tài liệu lưu trữ thiếu đồng bộ toàn diện các tài liệu lạc hậu sẽ không có tính hữu dụng trong đời sống xã hội. mặt khác, tài liệu có giá trị nhưng được tổ chức thiếu khoa học, tản mạn, tuỳ tiện thì việc tổ chức sử dụng sẽ gặp rất nhiều khó khăn dẫn đến sự tốn kém về thời gian, công sức. vô hình dung tính hiệu quả, mục đích hiệu quả trong khai thác tài liệu không đạt được. ngược lại, tổ chức sử dụng tốt phòng lưu trữ quốc gia, phòng lưu trữ cơ quan là động lực thúc đẩy thực hiện chức năng bảo quản phòng tài liệu lưu trữ. thực chất chức năng tổ chức và sử dụng tạo ra ý nghĩa vai trò của chức năng bảo quản? nó giải đáp cho câu hỏi bảo quản để làm gì? bảo quản tài liệu không thể có mục đích tự thân mà xuất phát từ yêu cầu tổ chức và sử dụng. có đặt ra vấn đề tổ chức và sử dụng tài liệu thì mới cần phải bảo quản tài liệu, lưu trữ tài liệu, tổ chức khoa học các loại văn bản giấy tờ. chức năng tổ chức và sử dụng không đem lại những giá trị đích thực thì căn nguyên cắt nghĩa là chức năng bảo quản được làm chưa tốt (tất nhiên vẫn có trường hợp tài liậu bảo quản tốt mà tổ chức và sử dụng yếu kém) và đã phải hoàn thiện, phải đổi mới chức năng bảo quản. có thể khẳng định rằng công tác lưu trữ của chúng ta dù đã cố gắng đổi mới hoàn thiện vẫn còn không ít những yếu kém, thiếu sót. chỉ riêng chức năng bảo quản tài liệu cũng có nhiêù vấn đề cần phải khắc phục, sửa chữa. nhiều tài liệu có giá trị trong lịch sử đã không được bảo quản lưu trữ tốt dẫn đến những hư hại đáng tiếc không thể phục hồi (các quyết định chỉ đạo trong thời kỳ kháng chiến chống mỹ, pháp không còn bản gốc chủ yếu được phục hồi theo trí nhớ của các nhân vật lịch sử). không ít tài liệu đã bị thất lạc không được tập hợp, lưu giữ. mặt khác, các tài liệu được bảo quản lưu giữ được tổ chức thiếu khoa học việc tổ chức sử dụng gặp nhiều khó khăn. chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ càng được thực hiện kém hiệu quả. phạm vi sử dụng hạn hẹp chủ yếu cho công tác nghiên cứu biên niên lịch sử mà chưa biến hành những "tri thức sống" hiện hữu trong đời sống phục vụ thiết thực cho các hoạt động trong đời sống quốc gia. các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tuy đa dạng mà thiếu chiều sâu chỉ phục vụ cho các mục đích nhỏ trước mắt là chủ yếu. câu 3: phân biệt ý nghĩa, vai trò công việc đánh giá tài liệu? để đánh giá tài liệu được đúng đắn dựa vào những nguyên tắc tiêu chuẩn nào? xác định giá trị tài liệu là nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào các phòng bảo quản, kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác, đồng thời loại ra để tiêu huỷ những tài liệu xét thấy đã thực sự hết ý nghĩa thực tiễn. công việc đánh giá tài liệu trong công tác lưu trữ có nhiều ý nghĩa và vai trò. về cơ bản nó góp phần bảo quản tốt những tài liệu có giá trị; loại ra và tiêu huỷ những tài liệu đã hết giá trị; nâng cao chất lượng kho lưu trữ và giảm bớt những chi phí không đáng có cho việc quản lý các tài liệu đã lạc hậu, lỗi thời. thông qua xác định giá trị tài liệu, các tài liệu được nghiên cứu xem xét trên các góc độ các khía cạnh khác nhau để tìm ra ý nghĩa gía trị đích thực của tài liệu. không xem xét đánh giá tài liệu rất có thể nhiều tài liệu quý hiếm có bị mất mát trong khi tài liệu không có gía trị lại được bảo quản nâng niu làm cho các kho lưu trữ không có được các tài liệu lưu trữ có giá trị thực tiễn. chí phí cho việc bảo quản tài liệu không phải là con số nhỏ. vấn đề đặt ra là chi phí ấy làm sao có hiệu quả nhất. đánh giá tài liệu là tiền đề, là cơ sở để chi phí lưu trữ được sử dụng có hiệu quả. nó trả lời chính xác cho câu hỏi chi phí vào vấn đề nào, tài liệu nào? chi phí như thế nào? khi xác định giá trị tài liệu cần dựa vào ba nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc tính lịch sử, nguyên tắc chính trị và nguyên tắc đồng bộ và toàn diện. các nguyên tắc này phải được vận dụng đẩy đủ, liên quan chặt chẽ với nhau. nếu không vận dụng đảy đủ cả 3 nguyên tắc, sẽ có định hướng sai trong công tác đánh giá tài liệu. các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. có 9 tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu. thứ nhất, tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu. thứ hai, tiêu chuẩn tác giả tài liệu. thứ ba, tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành tài liệu. thứ tư, tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu. thứ năm, tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu. thứ sáu, tiêu chuẩn mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phòng lưu trữ. thứ bảy, tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý. thứ tám, tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu. thứ chín, tiêu chuẩn ngôn ngữ kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thức của tài liệu. -------------------------------------------------------------------------- câu 4: trình bày ý nghĩa của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. có các hình thức nào được áp dụng để tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ? hình thức nào được coi là hiệu quả nhất ? vì sao? tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ công tác nhằm bảo đảm cung cấp cho cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hoá quân sự và phục vụ các quyền lợi chính đáng của nhân dân. ý nghĩa: -các tài liệu lưu trữ được sử dụng thiết thực vào đời sống, từ giá trị lý thuyết đến giá trị thực tiễn, tạ ra ý nghĩa cho tài liệu lưu trữ. -bảo đảm các tài liệu lưu trữ được sử dụng đúng mục đích, đúng hiệu quả. -bảo đảm sự công bằng giữa các chủ thể trong xã hội về việc sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho đời sống cá nhân. các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ. -tổ chức sử dụng tại phòng đọc. -triển lãm tài liệu lưu trữ. -cấp phát chứng nhận lưu trữ, bản sao lục và trích sao tài liệu lưu trữ. -viết bài đăng báo phát thanh truyền hình. -công bố tài liệu lưu trữ. trong các hình thức tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ, hình thức viết bài đăng báo, phát thanh truyền hình là hiệu quả nhất. -tính thuyết phục cao của nội dung, hình thức sinh động; phạm vi lớn. -tâm lí, tư duy truyền thống. -tác động cố hữu của vấn đề dư luận xã hội. -sự đa dạng phong phú được đề cập qua các phương tiện thông tin đại chúng. ---------------------------------------------------------------------------------- câu 5: trình bày khâu "chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ". những yếu kiém còn mắc phải. chỉnh lý khoa học tài liệu là sự kết hợp một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ: phân loại, bổ sung, xác định giá trị tài liệu để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và có hiệu quả nhất. *ý nghĩa: làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ trư cứu khoa học nhằm khai thác triệt để, toàn diện tài liệu ở các phòng kho lưu trữ. *nguyên tắc: -chỉnh lý theo phông. -xây dựng kế hoạch chỉnh lý. -tiến hành các bước phân loại chỉnh lý. -tổng kết công tác chỉnh lý. Các câu hỏi môn hành chính văn phòng 16.taị sao fải có định mức lao động? các yêu cầu đối với việc xây đựng và thực hiện định mức lao động? trả lời: định mứclao động là những qui định cụ thú vũ thời gian, số lượng, chờt lượng, đối với từng công việc trong công sở hành chýnh. chúng ta faia có định mức lao động. -định mức lao động là cớ sở đú xác định biên chừ fù hợp. -là cơ sở đú đánh giá kiúm tra chờt công việc. -là cơ sở đú đổi mới kỹ thuật hành chýnh. -đánh giá công bằng đối với cán bộ công chức. +yêu cầu đối với xâu dựng. -đánh giá được một cách chýnh xác vũ yêu cầu công việc. -fù hợp với chờt lượng cán bộ công chức. -fù hợp với biên chừ. +trong qúa trình thực hiện. -tuân thủ những yêu cầụ -thay đổi khi có căn cứ đú cho rằng có sự không hợp lý. 17.tại sao fải dựng và thực hện qui chừ làm việc trong công sở? qui chừ làm việc fải đảm bảo những yêu cầu nàỏ trả lời: khái niệm qui chừ làm việc: chúng ta fải xây dựng qui chừ làm việc vì: -không có qui chừ làm việc tổ chức hoạt động không hiệu quả, tuỳ tiện thiừu căn cứ. -chỉ trên cơ sở qui chừ công sở mới tổ chức và điũu hành có căn cứ khoa học. -trên cơ sở qui chừ các thành viên mới thờy rõ được trách nhiệm của mình, công việc của mình, yêu cầu mong đợi của tổ chức đối với mình. đó là động lực đú các thành viên làm việc có kỷ luật có hiệu quả. -giúp cho công sở hoạt động thông suờt nhịp nhàng fối hợp được nguồn nhân tài vật lực trong công sở. *yêu cầu đối với qui chừ: -yêu cầu vũ nội dung. +fỉa căn cứ vào văn bản qui fạm thống nhờt, fù hợp với nội dung với văn bản qui fạm fáp luật hoặc văn bản cá biệt. +các nội dung cần trình bầy 1 cách cụ thú thú hiện sự fân công fân cờp cụ thú. -yêu cầu vũ hình thức: +fù hợp vũ hình thức văn bản. +ngôn ngữ, diụn đạt thých hợp với một bản qui chừ. 18.phân tých vai trò của quá trình lập kừ hoạch. có những loại kừ hoạch phổ biừn nào trong hoạt động của công sở? *ứng fó với sự bờt định và thay đổi sự bờt định và thay đổi làm cho việc lập kừ hoạch trở thành tờt yừu, tương lai rờt dýt khả năng chắc chắn và tương lai càng fải trên cơ sở mô tả cụ thú, vờn đũ cơ bản là cụ thú nhưng không quá chi kỳ hạn chừ sự sáng tạo của người thực hiện. -nguyêntắc hệ thống công việc: các công việc trong công sử có mối quan hệ nật thiừt với nhau đú cùng thực hiện mục têu chung chýnh vì vậy cần có sự fối hợp giữa các bộ fận, các công đoạn khác nhau, thiừu fối hợp đó là một trong những nguyên nhân làm hoạt động của công sở kém hiệu quả. *ý nghĩa của fân công công việc: -fân công công việc là cơ sở đú công việc được diụn ra suôn sẻ. -khých lệ được nhân vien. -fát huy sức mạnh, trý tuệ tập thú và trách nhiệm cá nhân. 19.phân tých các căn cứ và yêu cầu đối với kừ hoạch hoạt động của công sở? *căn cứ đối với kừ hoạch hạot động của công sở. -căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công sở, trên cơ sở những nhiệm vụ được giao các công sử phải lập ra kừ hoạch đú thực hiện, kừ hoạch là cầu nối là fương tiện đú đi đừn mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. -căn cứ vào kừ hoạc của cờp trên. các công sở có thú căn cứ vào kừ hoạch lớn của công sở hành chýnh cờp trên đú tự xây dựng một kừ hoạch mớị -căn cứ vào nhu cầu của thực từ, công sở hành chýnh theo nét nghĩa hành chýnh là fục vụ thực hiện dịch vụ công fải có kừ hoạch đú đáp ứng yêu cầu của nhân dân. -căn cứ vào thực trạng công sở: công sở hoạt động hiệu quả hay kém hiệu quả thì đũu cần có kừ hoạch đú định hướng cho các hoạt động của ccông sở. *yêu cầu của kừ hoạch – trong týnh thiừt thực: -cụ thú. -kịp thờị -thống nhờt. -khả thị -có thýnh sáng tạọ 20.moi trường lập kừ hoạch là gì? có những yừu tố nào càn týnh đừn trong qua trình lập kừ hoạch? trả lời: môi trường lập kừ hoạch là tổng hợp những yừu tố trong và ngoài tổ chức có ảnh hưởng đừn qua trình lập kừ hoạch. các yừu tố cần týnh đừn khi lập kừ hoạch: -cơ sở vật chờt sẵn có của công sở. -kinh nghiệm hoạt công sở. -thực trạng của công sở vũ các mặt. -những định hướng tương laị -yêu cầu của thực tiụn đối với công sở. -kừ hoạch chỉ đạo của cờp trên. -sự thay đổi của môi trường mà tổ chức tồn tại phát triún. -thái độ, tâm lý chung đối với việc lập kừ hoạch, tương lai của kừ hoạch. 22.hãy trình bầy vai trò của hoạt động kiúm tra trong công sở? có những hình thức kiúm tra nàỏ *vai trò của hoạt động kiúm tra: -đảm bảo cho công sở hoạt động theo đúng kừ hoạch. kiúm tra là cơ sở đú xác định công sở đang đi đúng hướng hay chệch hướng so với yêu cầu kừ hoạch. -cung cờp tiêu chuốn lường cho kừt quả hoạt động của công sở. -góp fần nâng cao mọi hoạt động của cán bộ. -fát triún kịp thời những sai sót và tìm biện fáp fòng ngừa những sai sót đó. -giúp nâng cao ý thức tự kiúm trạ *các hình thức kiúm trạ -giám xát là công cụ chủ yừu thực hiện ngoài hệ thống. -kiúm tra là hoạt động kiúm tra của cờp trên với cờp dướị -thanh tra là hoạt động của thanh tra chuyên ngành. -kiúm soát là hoạt động của viện kiúm sát. 23.hãy trình bầy qui ttrình và nguyên tắc kiúm tra hoạt động công sở? trả lời: *bước 1: xây dựng tiêu chuốn: căn cứ vào đých hoặc mục tiêu đặt ra đú làm tiêu chuốn. tiêu chuốn biúu hiện dưới dạng số lượng chờt lượng công việc. yêu cầu của bước này là các tiêu chuố fải cụ thú tránh, tình trạng chung chung thiừu týnh xác định. *bước hai: đánh giá kừt quả thực hiện: căn cứ vào các tiêu chuốn đã đặt ra chúng ta đnhs giá công việc đã được thực hịên ở mức độ nào, có đáp ứng được yêu cầu vũ số lượng, chờt lượng có fù hợp với kừ hoạch của công sở hay không? *bước ba: đánh giá hiệu quả: khi xét vũ hiệu quả người ta thường týnh đừn yừu tố chi fý cho viẹc thực hiện công việc kừ hoạch. cho nên đánh giá hiệu quả thìo vờn đũ cốt yừu là xác định kừt quả thu được có tương xứng với chi fý cho công việc đó hay không? *bước bốn: xử lý điũu chỉnh những sai lệch trong quá trình thực hiện ( nừu có ). đây là mục đých cao cả của kiúm trạ kiúm tra không fải chỉ dừng lại ở sự đánh giá vũ kừt quả, hiẹu quả mà fải chỉ ra sai sót sai lệch và tìm ra biện fáp xử lý, giải quyừt có hiệu quả. các nguyên tắc kiúm tra kiúm soát: -nguyên tắc toàn diện: nguyên tắc này đòi hỏi khi kiúm tra đánh giá fải có cách nhìn toàn diện tổng thú tránh fiừn diện chỉ kiúm tra một mặt, một khýa cạnh và đưa ra kừt luận vũ thực từ công việc. -nguyên tắc fù hợp với bản chờt công việc: việc kiúm tra, kiúm soát không fải được thực hiện tuỳ tiện với bờt kỳ hình thức nào, không thú dập khuôn hình thức kiúm tra đối với họat động này cho hoạt đọng khác mà có sự khác biệt vũ týnh chờt nội dung, vì vậy khi kỉêm tra fải xác định bản chờt của công việc đú xác định hình thức kiúm tra cho fù hợp. -nguyên tắc thống nhờt. thống nhờt vũ mục tiêu vũ hình thức fương fáp tiừn hành trong quá trình kiúm trạ -nguyên tắc khách quan linh hoạt. đây là một nuyên tắc quan trọng thiừu nó sự đánh giá dụ rơi vào chủ quan cảm týnh, cứng nhắc máy móc. đú thực hiện nguyên tắc này người thực hiện kiúm tra fải tránh cái nhìn định kiừn, hạn chừ cảm týnh chủ quan đừn mức cao nhờt, có đạo đức nghũ nghiệp. -nguyên tắc tiừt kiệm và tránh lãng phý công việc kiúm tra fải tương xứng với chi fý đây là điũu khó khăn bởi rờt khó khăn trong việc xác định hệ thống kiúm trs riêng biệt có giá trị và nó tiêu fý những gì. nguyên tắc này fụ thuộc chủ yừu vào vai trò của người kiúm tra ở việc họ xác định kiúm tra những gì là cần thiừt, kiúm tra fù hợp với qui mô công sở. -nguyên tắc chỉ ra fương hướng khắc fục sửa chữạ câu 24:tại sao fải đổi mới kỹ thuật hành chýnh? hãy trình bầy đặc điúm của kỹ thuật hành chýnh trong giai đoạn hiện naỷ *lý do đổi mới kỹ thuật hành chýnh: -đổi mới kỹ thuật hành chýnh là điũu kiện quan trọng đú nâng cao năng suờt lao động quản lý, góp fần làm giảm nhiũu chi fý không cần thiừt trong quá trình vận hành công việc hàng ngày của cơ quan nhà nước. -đổi mới kỹ thuật hành chýnh là cơ sở đú thúc đốy công cuộc cải hành chýnh là cơ sở đú thúc đốy công cuộc cải hành chýnh tinh giản biên chừ khắc fục tình trạng cồng kũnh của bộ máy hành chýnh. -đổi mới kỹ thuật hành chýnh góp phần tạo ra mối quan hệ giữa các cơ quan hành chýnh nhà nước với người dân do làm việc thiừt thực hơn. từ đó sẽ làm tăng thêm lòng tin của người dân đối với hoạt động của các cơ quan nhà nước. -xét trong nội bộ máy quản lý đổi mới kỹ thuật hành chýnh làm cho các cơ quan có thú quản lý được các công việc được tốt hơn, thuận lợi cho việc kiúm tra việc thực hiện các quyừt định quản lý hành chýnh nhà nước. đặc điúm của kỹ thuật hành chýnh hiện naỵ câu 1: kỹ thuật hành chýnh ngày càng được đổi mới hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu sử lý thông tin trong thời kỳ (bùng nổ thông tin). -tăng cường vai trò của kỹ thuật hành chýnh trong sử lý thông tin. -đòi hỏi các công sở hành chýnh phải thay đổi công nghệ đú kịp thời sử lý thông tin. câu 2: kỹ thuật hành chýnh hiện đại đang hướng vào mục tiêu nhằm cung cờp các dịch vụ hành chýnh tốt nhờt cho người dân và cho quản lý nhà nước. -kỹ thuật hành chýnh đáp ứng yêu cầu tình hình mới trình độ dân chý ngày càng caọ -xu hướng dân chủ đang là trào lưu lớn trên thừ giớị -thay đổi phong cách điúu hành, phục vụ của các công sở hành chýnh. câu 3 kỹ thuật hành chýnh hiện đại có xu hướng tăng cường áp dụng các phương tiện kỹ thuật mới và phương pháp điũu hành mớị câu 4 kỹ thuật hành chýnh hiện đại không tách rời truyũn thông dân tộc đặc biệt là truyũn thông văn hóạ -áp dụng kỹ thuật hành chýnh có týnh đừn chiũu sâu tâm lý truyún thống. -giám vượt qua những lạc hậu đú xây dựng kỹ thuật mới hiện đạị câu 26 tại sao phải xây dựng một bốu không khý làm việc lành mạnh trong công sở? nêu một số giải phải cụ thú. trả lời: một đặc týnh quan trọng nhờt của các tập thú nói chung, công sở hành chýnh nói riêng là sự lan truyũn tâm lý. nghĩa là dờu hiệu biúu hiện tâm lý của mộ bộ phận trong công sở sẽ không chỉ giới hạn ở một bộ phận này mà còn ảnh hưởng đừn nhóm khác thậm chý đừn toàn bộ công sở đó là lý do phải xây dựng bậu không khý lành mạnh trong công sở nó tạo ra sự phờn khých đừn từng thành viên khi thực hiện nhiệm vụ của mình. chỉ có xây dựng được bầu không khý lành mạnh sự hợp tác phối hợp trong hoạt động của các thành viên mới được thực hiện có hiệu quả cao nhờt dộn đừn hoàn thành mục tiêu của tổ chức. mối thành viên sẽ cố gắng đú hoàn thành phần việc của mình sự họ có được sự yêu thých, sự tin tưởng đú thực hiện nhiệm vụ của mình. câu 27 hãy trình bày vai trò của nhà quản lý trong công sở. trả lời: trình bày vai trò của nhà quản lý trong công sở 1.vai trò.........hay người đứng đầụ đó là người đứng đầu tổ chức, chịu trách nhiệm thực hiện một số nhiệm vụ mang týnh thường xuyên 2.vai trò người lãnh đạo (leader) chịu trách nhiệm thúc đầy, động viên nhân viên. 3.vai trò liên kừt, duy trì mạng lưới giao tiừp với bên ngoài, thực hiện nhiũu hoạt động có týnh liên kừt. 4.vai trò giám sát, theo dõi, thu thập, xử lý thông tin. tìm kiừm và tiừp nhận nhiũu loại thông tin nhằm phát triún tổ chức, thường xuyên chú ý đừn các loại thông tin. 5.truyũn thống, phổ biừn thông tin. truyũn tải thông tin nhận được cho những ai có liên quan, tổ chức các cuộc họp chýnh thức hoặc thông qua hệ thống thông tin. 6.người phát ngôn của tổ chức. 7.tiừn hành nghiên cứu tổ chức và đem lại lợi ých. tổ chức nghiên cứu chiừn lược fát triún tổ chức và xây dựng các chương trình hành động cụ thú. 8.điũu chỉnh các hoạt động. khi công sở gặp fải những thách thức những khó khăn. 9.fân bổ nguồn lực, chịu trcáh nhiẹm fân bổ nguồn lực. 10.thương thảo, đàm fán, chuốn bị ký kừt các văn bản cần thiừt. câu 28:trình bầy và fân tých một số giải fáp cụ thú đú đổi mới kỹ thuật hành chýnh trong tổ chức và điũu hành hoạt độngcông sở hành chýnh? trình bầy và fân tých một số giải pháp cụ thú đú đổi mới kỹ thuật hành chýnh trong tổ chức và điũu hành hoạt động công sở hành chýnh. 1.xây dựng các mô hình mộu và các qui trình chuốn cho quá trình điũu hành hoạt động của các cơ quan công sở. đổi mới kỹ thuật hành chýnh fải hướng tới một mục tiêu quan trọng là xây dựng được một nũn nừp làm việc khoa học và có hiệu quả trong các cơ quan nhà nước một trong những biện fáp quan trọng đú thực hiện mục tiêu đó là xây dựng và áp dụng trong thực từ. các mô hình mộu và những qui trình chuốn cần thiừt. 2.tăng cườn việc sử dụng các thiừt bị hiện đại đú hỗ trợ cho việc xử lý công việc cần thiừt trong hoạt động của các cơ quan công sở đặc biệt là việc thu nhập và xử lý thống trị và truyũn đạt các quyừt định quản lý. 3.xây dựng các định mức cần thiừt và thực hiện việc tiêu chuốn hoá trong công việc khi điũu kiện cho fép. 4.đổi mới qui trònh kiúm tra hoạt động của các cơ quan công sở vì kỹ thuật điũu hành hoạt động trong các cơ quan công sở có liên quan chặt chẽ với việc kiúm tra các hoạt động đó, cho nên nói đừn vốn đú đổi mới kỹ thuật hành chýnh không thú nói đừn vốn đú đổi mới kỹ thuật hành chýnh không thú nói đừn các biện fáp cần áp dụng đú đổi mới qui trình kiúm trạ đú thực hành tốt công tác kiúm tra thì trong từng cơ quan ngoài việc xác định một qui trình hợp lý còn cần fải có một bộ máy với cơ chừ hoạt động thật chýnh hợp. cán bộ tham gia công tác này fải cỏtình độ. 5.tăng cường bởi dưỡng kỹ năng hành chýnh cho cán bộ, công chức cán bộ công chức cần fải được đào tạo và bồi dưỡng thường xuyên vì kỹ thuật hành chýnh và nhưng vờn đũ có liên quan. cán bộ công chức có trách nhiệm đú hiúu rõ thầm quyũn và vận dụng được qui trình thých hợp. *việc đổi mới kỹ thuật hành chýnh có thú đặt được kừt quả mong muốn, tờt cả những biện fáp cần fải thực hiện một cách đồng bộ, bởi vì những biện fáp đó luôn luôn có sự tác động và chi fối lộn nhau đừn tiừn hành một cách thường xuyên 30.các kỹ năng, yêu cầu cần thiừt đối với các nhà quản lý lãnh đạo công sở? 1.có fong cách lãnh đạo thých hợp. người lãnh đạo quản lý một cơ quan công sở cần fải có năng lực sử dụng tốt nguồn nhân lực fân công đúgn người đúng việc, biừt đọng viên mọi người làm việc có hiệu quả. có thú nói rằng “ lãnh đạo là chìa khoá của mọi sự thành công ” chủ tịch hồchýminh cũng khẳng định:” có cán bộ tốt, việc gì cũng xong muốn việc thành công hoặc thờt bại đũu do cán bộ tốt hoặc kém ”. có người fong cách lãnh đạo khác nhau lãnh đạo khác nhau độc đoán, dân chủ. muốn làm tốt công tác lãnh đạo quản lý người lãnh đạo quản lý smột trong những phải có năng lực làm mà cò rỡn luyện fong cách, rỡn luyện cách nhận biừt, thái độ của quần chúng ... 2.có sự hiúu biừt nhờt định. yêu cầu cần đối với người lãnh đạo quản lý là trý tuệ và sự am hiúu cuộc sống nói chung. mức lãnh đạo quản lý tốt người làm công tác này không những fải có tri thức chuyên môn mà còn fải có tri thức của các lĩnh vực khác trong đời sống xã hội đú xử lý các quan hệ xã hộị đó đú gạt bỏ týnh bào thù, bổ xung kiừn thức. 3.có týnh tự tin, giám chịu trách nhiệm luôn giữ một trạng thái tâm lý tự tin bình tĩnh và dũng cảm, quyừt đoán và giám chịu trách nhiệm mâu thuộn thiừu tự chủ thường chần trừ, dụ dàng buộng xuối hay thoả hiệp trước khó khăn, cũng không nên đú tâm lý dẽ dãi cả tin nôn nóng chi fối công việc. 4.fải có uy týn. hừt sức quan tâm giữ gìn và nâng cao uy týn cá nhân trước tập thú. uy týn là một hình thức đặc thù của quan hệ giữa người vơi ngườị nâng cao uy týn cá nhân không thú tách rời việc nâng cao uy týn của tập thú. uy týn được tạo nên bởi nhiũu yừu tố. có nhiũu bý quyừt đú thành công trong công tác lãnh đạo và quản lý. tham khảo ý kiừn. -mạnh bao và kiên quyừt. -bình tĩnh tự chủ. -cảm giác vũ sự công bằng. -quyừt đoán. -có kừ hoạch rõ ràng. -thói quen làm việc vượt giờ. -tác fong hình dáng đáng mừn. -thông cảm và hiúu con ngườị -am hiúu công việc và tình huống. -giám chịu trách nhiệm. -thái độ chân thành công tá. câu 32:nêu và fân tých một số fong cách lãnh đạo fổ biến? có nhiũu fong cách lãnh đạo khác nhau và mỗi fong cách đũu tạo ra trong tổ chức một bầu không khý riêng biệt có ảnh hưởng đừn quan hệ, cách ứng sử của mỗi thành viên trong tổ chức và ảnh hưởng đừn hiệu quả hoạt động cuả họ. -ngươid lãnh đạo độc đoán thường bắt người khác làm việc theo ý muốn của mình mà không xem xét đừn ý kiừn của người khác. họ thường sử dụng quyũn lực cá nhân mà thiừu sức thuyừt fục cờp dưới: lãnh đạo theo fong cách độc đoán thường làm cho nhân viên “ sợ ” thủ tướng, họ lãnh đạm với cờp trên, dẽ gây ra fản ứng hoạc thái độ im lặng trước các chủ chương, của người lãnh đạo bầu không khý tròn cơ quan công sở thường căng thẳng, năng suờt quản lý bị hạn chừ, týnh tự giác và khả năng fát huy sáng kiừn của các thành viên trong tổ chức bị thiu chợt. không tý strường hợp dộn đừn mờt đoàn kừt nội bộ kéo dàị tuy nhiên trong những trường hợp cụ thú khi công sở chưa đi vào nần nờp týnh tự giác của các thành viên không cao thì cách lãnh đạo theo độc quyũn vộn có ý nghĩa và tác dụng cần thiừt. -người lãnh đạo theo fương fáp dan chủ luôn tìm cách khuyừn khých mọi người tham gia ý kiừn trước khi ra quyừt định. do vậy lãnh đạo theo fong cách dân chủ sẽ làm tăng các mối liên hệ bên trong của tổ chức, cũng có được quan hệ giữa lãnh đạo và cờp dướị các thành viên của tổ chức sẽ cố gắng bộc lộ hừt năng lực của mình, hợp tác với nhau tốt hơn, thẳng thắn cởi mở với lãnh đạọ khi gặp khó khăn họ sẽ tìm cách ban bạc dan chủ đú giải quyết mà không ngồi đợi chỉ thị của người chỉ huy một cách thủ động người ta gọi đó là cách thức đú tích cực hoá hành vi công chức. câu 34:hãy trình bầy các nguyên tắc và ý nghĩa của việc bố trí sắp xếp nơi làm việc trong công sở một cách khoa học? -fù hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thú của cơ quan công sở. -tận dụng được diện tých công sở trên cơ sở một định mức hợp lý. -giảm thời gian di chuyún giữa các bộ fận có liên quan, tạo sự hỗ trợ thuận lợi giữa các bộ fận. -tạo được khả năng cơ động và mũm dẻo, khi sử dụng các thiết bị và các nguồn lực khác của cơ quan, công sở. đàm bảo dòng công việc theo chiũu thẳng, không rých rắc không vốn lượn, không nên bố trý nhân viên ngồi cạnh cửa và quay lưng ra cửa để đảm bảo an toàn kỹ thuật.

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docTổng hợp câu hỏi và đáp án thi hành chính văn phòng - văn thư - lưu trữ.doc
Luận văn liên quan