Báo cáo Thực tập nhận thức tại doanh nghiệp tư nhân ôtô Ngọc Thành

khách hàng. Bƣớc 4: Đem bản vẽ đến Sở Giao thông vận tải để thẩm định. Nếu bản vẽ đủ điều kiện để thông qua, Sở Giao thông vận tải sẽ kí, đóng mộc xác nhận vào bản vẽ. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 23 Hình 17: Bản vẽ thiết kế kĩ thuật cải tạo xe của DNTN Ôto Ngọc Thành thiết kế cho khách hàng đƣợc Sở GTVT Bến Tre thông qua (Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành) Bƣớc 5: Nhân viên ở bộ phận kĩ thuật của doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện cải tạo xe cho khách hàng. Bƣớc 6: Sau đó, tiến hành nghiệm thu xe và nghiệm thu bản vẽ. Sở Giao thông vận tải sẽ xuất Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo, Giấy chứng nhận chất lƣợng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trƣờng xe cơ giới. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 24 Hình 18: Giấy chứng nhận thẩm định thiết kế xe cơ giới cải tạo do Sở GTVT cấp (Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành) Bƣớc 7: Đem xe đi đăng kí Bƣớc 8: Đi đăng kiểm Bƣớc 9: Tiến hành bàn giao xe, hoàn tất thủ tục và thanh toán tiền mua bán. Bƣớc 10: Duy trì mối quan hệ, chăm sóc khách hàng. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 25 Nhận xét: Đây là qui trình các bƣớc để tiến hành thiết kế, cải tạo xe cho khách hàng. Tuy nhiên, trong công việc, để linh động thay vì theo trình tự chúng ta phải đợi có bản vẽ thiết, sau đó đem đi thẩm định, đƣợc duyệt mới tiến hành cải tạo xe. Doanh nghiệp do có kinh nghiệm, có sẵn bản vẽ mẫu nên xe đƣợc thực hiện cải tạo song song với quá trình làm bản vẽ. Điều đó, rút ngắn đƣợc rất nhiều thời gian, có lợi cho cả khách hàng và doanh nghiệp.  Kinh nghiệm Hiểu đƣợc qui trình mua bán tại doanh nghiệp, điều đó giúp cho bản thân biết đƣợc cách thức thực hiện các công việc đƣợc giao, có thể nhìn nhận đƣợc các công việc đang diễn ra tại doanh nghiệp. Trong quá trình thực tập, đƣợc các anh, chị cho phụ giúp trong quá trình làm các thủ tục hồ sơ, đƣợc mọi ngƣời cho đi thực tế tới Ngân hàng, Sở Giao thông vận tải, phòng đăng kiểm làm và nộp hồ sơ để hiểu biết rõ thực tế, cách thức làm việc ở các nơi. Còn quá trình giao tiếp với khách hàng, do yêu cầu phải hiểu biết nhiều, tránh sai sót, các anh chị cho đi theo để học hỏi cách giao tiếp, cách thức bán hàng. Tính cách của khách hàng rất đa dạng, chúng ta cần phải có sự uyển chuyển tinh tế, chủ động trong mọi tình huống. 2.2.2 Tìm hiểu cách thức quản lí số lƣợng xe trƣng bày ở các chi nhánh cửa hàng Doanh nghiệp nhập xe để trƣng bày, bán ở các cửa hàng chủ yếu là xe tải và xe ben một số thƣơng hiệu uy tín, thƣờng đƣợc khách hàng ƣa chuộng nhƣ Mitsubishi, Hino, Isuzu… và đặc biệt là dòng xe tải, ben của VEAM do chính doanh nghiệp làm đại lí cấp I 3S. Còn về các mặt hàng nhƣ xe du lịch, chủ yếu là tƣ vấn khách hàng qua catolouge, hay theo yêu cầu của khách hàng cần nhập về. Vì mặt hàng xe du lịch cần có nguồn vốn nhiều. Đồng thời, xe du lịch đa dạng mẫu mã và nhanh lỗi thời, doanh nghiệp chƣa đủ sức để nhập trƣng bày mặt hàng này, tránh bị tồn đọng hàng, khó xoay nguồn vốn do không bán đƣợc. Hiện tại, Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 26 doanh nghiệp chỉ nhập các mặt hàng bán chạy với số lƣợng vừa đủ. Các nhân viên bán hàng cố gắng tƣ vấn cho khách hàng mua các mặt hàng, mẫu mã có sẵn tại doanh nghiệp, hạn chế nhập xe mới về. Các nhân viên dựa vào bảng thống kê các xe có sẵn đƣợc treo tại Phòng kinh doanh để biết đƣợc các xe nào còn hàng tại doanh nghiệp, đang đƣợc trƣng bày tại chi nhánh nào, mẫu mã, màu sắc gì. Khi đƣợc thực tập tại đây, các anh chị trong công ty đã hƣớng dẫn cho tôi hiểu đƣợc các kí hiệu bảng thống kê quản lí xe tại doanh nghiệp. Vì các nhân viên sales thƣờng ra ngoài thị trƣờng để tìm khách hàng, vì thế, công việc thực tập của tôi yêu cầu nhận các cuộc điện thoại của các nhân viên sales gọi về, xem bảng thống kê, báo lại các thông tin xe để các anh/chị giới thiệu cho khách hàng, hoặc khi khách hàng tới hỏi có thể trả lời cho khách hàng. Hình 19: Bảng thống kê các xe hiện có tại doanh nghiệp (Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 27 Hình 20: Bảng thống kê các xe có tại doanh nghiệp (Nguồn: DNTN Ôtô Ngọc Thành) Ý nghĩa của bảng thống xe các xe có tại doanh nghiệp Nhƣ qua bảng thống kê các xe có tại doanh nghiệp nhƣ trong hình trên, vào thời điểm đó, tại doanh nghiệp ở tất cả các chi nhánh có 53 chiếc xe đang đƣợc trƣng bày.  Ở cột loại xe, đặc điểm xe cho biết: Rabbit: xe có trọng tải 990kg Cub: xe có trọng tải 1tấn 250kg Fox: xe có trọng tải 1tấn 400kg Puma: xe có trọng tải 1tấn 900kg Bull: xe có trọng tải 2 tấn 500kg Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 28 Tiger/Lion: các xe có trọng tải từ 3tấn trở lên Xe ben: dòng xe ben Chassis: sắt xi, xe không thùng Thùng lửng: dòng xe tải thùng lửng  Ở cột số khung: cho biết chính xác xe nào, các xe có thể giống nhau, đƣợc nhận định, phân biệt thông qua số khung.  Ở cột màu: cho biết màu sắc của xe Kí hiệu chữ cái theo tên màu tiếng anh: W: white, B: Blue, G: Grey. Kí hiệu con số: độ đậm nhạt, phân biệt màu sắc trong các bảng màu.  Ở cột địa điểm: cho biết xe đang nằm ở chi nhánh cửa hàng nào. VP: Văn phòng, trụ sở chính T.G: Chi nhánh tỉnh Tiền Giang BTri: Chi nhánh huyện Ba Tri MC: Chi nhánh huyện Mỏ Cày MHiền: đại lí cấp II do doanh nghiệp phân phối hàng  Ở cột ghi chú: ML: xe có máy lạnh Nhận xét: Việc treo bảng thống kê ngay tại văn phòng nhƣ thế sẽ giúp cho tất cả các nhân viên thuận tiện trong quá trình theo dõi. Để có thể đọc và hiểu đƣợc bảng thống kê các xe có tại doanh nghiệp thì không khó, tuy nhiên điều quan trọng của một ngƣời nhân viên là qua bảng thống kê đó có thể lên chiến lƣợc bán hàng nhƣ trong số các xe có cùng trọng tải thì dòng nào còn nhiều nên giới thiệu với khách, màu sắc nào còn để hƣớng cho khách lựa chọn tránh nhập hàng mới về, hay quan sát xe nào còn tồn đọng vẫn chƣa bán thì lên kế hoạch. Từ đó, doanh nghiệp cũng có thể theo dõi số lƣợng các mặt hàng nào cần thiết để nhập thêm với số lƣợng Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 29 vừa đủ. Đồng thời, dựa vào bảng thống kê, các nhân viên phải biết cách để điều phối xe, giảm khoảng cách vận chuyển hàng cần thiết giữa các chi nhánh để tiết kiệm nguồn lực và kinh phí.  Kinh nghiệm Học hỏi đƣợc cách thức cung ứng cũng nhƣ cách thức quản lí sản phẩm tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp đã phân tích đƣợc nhu cầu thị trƣờng và nguồn lực của doanh nghiệp để có cách nhập hàng đúng số lƣợng, đúng chất lƣợng, đúng thời gian. Đồng thời, rút đƣợc kinh nghiệm ở doanh nghiệp, dù có nhiều chi nhánh nhƣng cũng không cần nhập hàng nhiều ở mỗi chi nhánh mà phải biết cách trƣng bày, linh động trong việc vận chuyển hàng cần thiết giữa các chi nhánh sẽ giúp cho doanh nghiệp không tồn hàng, dƣ hàng nhiều, tiết kiệm nguồn vốn. 2.2.3 Tham gia hội chợ triễn lãm công nghiệp – thƣơng mại Bến Tre 2013 Phụ giúp khâu chuẩn bị Hội chợ triễn lãm công nghiệp – thƣơng mại Bến Tre 2013 bắt đầu diễn ra vào ngày 16/01/2013, kéo dài trong 07 ngày. Doanh nghiệp tham gia với gian hàng triễn lãm ôtô và các phụ tùng, đồ chơi xe. Để có thể tham gia trong suốt thời gian dài một tuần, mọi thứ cần phải đƣợc chuẩn bị đầy đủ, tránh thiếu hụt.  Chuẩn bị tờ rơi phân phát _Cách thực hiện:  Nhận tờ rơi, card visit từ công ty quảng cáo  Photo bảng giá vừa đủ với số lƣợng tờ rơi  Dùng kim bấm, bấm tờ bảng giá kẹp giữa tờ rơi. Mỗi tờ rơi sẽ bấm kèm theo 01 card visit của: Giám đốc, Trƣởng phòng kinh doanh, Quản lí, các nhân viên bán hàng.  Sắp xếp, phân loại tờ rơi theo tên card visit từng ngƣời… để tiện cho việc tìm kiếm, phân phát đƣa cho khách hàng khi cần. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 30 _Nhận xét: Việc chuẩn bị tờ rơi là một việc khá đơn giản, chỉ cần tỉ mỉ, cẩn thận không bấm nhầm các mặt giấy để dẫn đến tốn thời gian để chỉnh sửa lại. Chúng ta cũng cần phải kiểm tra, chuẩn bị số lƣợng tờ rơi vừa đủ cho từng ngƣời, tránh ngƣời đƣợc chuẩn bị quá nhiều, ngƣời quá ít. Do khi phát tờ rơi có kèm tên nhân viên, khi phân phát sẽ giúp cho khách hàng biết đƣợc liên hệ với nhân viên đó để tƣ vấn trong kinh doanh. Vì thế, số lƣợng tờ rơi cần đồng đều giữa các nhân viên để có sự công bằng trong việc tìm kiếm khách hàng giữa các nhân viên. _Kinh nghiệm: Biết đƣợc cách thức chuẩn bị các tờ rơi, số lƣợng, các nội dung cần thiết có trong tờ rơi để đảm bảo cung cấp đƣợc đầy đủ các thông tin cần thiết cho khách hàng, thu hút đƣợc khách hàng đến với doanh nghiệp.  Phân loại catolouge _Cách thực hiện:  Thu thập tất cả các catolouge có tại doanh nghiệp  Đầu tiên, phân loại catolouge theo loại xe: xe tải, xe ben, xe du lịch  Đối với xe tải, xe ben: phân loại theo trọng tải, sau đó cuối cùng là thƣơng hiệu, mẫu mã.  Đối với xe du lịch: phân loại xe theo thƣơng hiệu, dựa vào đó phân loại tiếp xe 04 chỗ, xe 05 chỗ, xe 07 chỗ của từng thƣơng hiệu đó.  Cứ mỗi loại đếm khoảng 20 tờ catolouge cho vào 01 bìa nhựa trong. _Nhận xét: Công việc phân loại catolouge không khó, nhƣng cần chúng ta phải biết quan sát, biết cách phân loại theo trình tự sẽ giúp cho công việc dễ dàng, nhanh chóng, tránh nhầm lẫn. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 31 _Kinh nghiệm: Đối với xe du lịch, các xe có tên thƣơng hiệu, mẫu mã dễ phân biệt hơn. Riêng đối với xe tải, xe ben, các xe tƣơng đối giống nhau, với lại do bản thân không có kinh nghiệm trong nghề nên việc phân loại diễn ra khó khăn, có sự nhầm lẫn giữa các loại. Tuy nhiên qua đó, giúp tôi biết thêm nhiều về các loại xe, các thông tin về xe, mở mang thêm nhiều kiến thức mới. Phụ giúp trong các ngày diễn ra hội chợ Công việc tôi đƣợc phân công trong đợt diễn ra hội chợ là trực gian hàng vào buổi tối từ 17h đến 21h trong suốt các ngày diễn ra.  Phát tờ rơi _Cách thực hiện: Vì số lƣợng tờ rơi có hạn, để có thể phát đủ trong 07 ngày diễn ra hội chợ nên khi phát tờ rơi chủ yếu tập trung vào các khách hàng có nhu cầu. Công việc yêu cầu đứng trƣớc gian hàng, quan sát khách hàng đến tham quan, tìm kiếm các khách hàng có nhu cầu, giới thiệu, đƣa tờ rơi cho khách hàng tham khảo. _Nhận xét: Việc phát tờ rơi trong buổi triễn lãm nhằm giúp cho khách hàng biết thêm một số thông tin về doanh nghiệp, có cơ hội quảng bá thƣơng hiệu. Đồng thời, cũng giới thiệu các dòng sản phẩm đến với khách hàng. Khi đứng trƣớc gian hàng, chúng ta đƣợc xem là bộ mặt của công ty, chúng ta phải tỏ ra niềm nở, quan tâm đến với tất cả các khách hàng, kể cả những khách hàng không có nhu cầu. Khi đi hội chợ, khách hàng có tâm lí không muốn cầm, nắm vật gì gây vƣớng víu trong lúc tham quan, nên họ thƣờng không muốn nhận tờ rơi của chúng ta. Chúng ta cần phải mời họ một cách khéo léo, thân thiện, tuy nhiên đôi khi tôi vẫn bị khách hàng từ chối. Những lúc đó, chúng ta vẫn phải tiếp tục niềm nở, tƣơi cƣời và nói “Xin lỗi! Vì đã làm phiền ông/bà”. Đồng thời, do yêu cầu chỉ phát cho các khách hàng có nhu cầu nên đòi hỏi chúng ta phải nhìn nhận đƣợc Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 32 các khách hàng tiềm năng. Đây có thể đƣợc xem là yếu tố khó nhất, dễ bị nhầm lẫn đối với các nhân viên bán hàng. _Kinh nghiệm: Học hỏi đƣợc cách thức chào hỏi khách hàng, giới thiệu sản phẩm đến với khách hàng. Khi thực sự đứng dƣới vai trò là một nhân viên bán hàng, giúp cho tôi hiểu đƣợc các tính cách, hình ảnh, chân dung các khách hàng một cách rõ nét.  Trả lời các câu hỏi của khách hàng _Cách thực hiện: Mỗi nhân viên sẽ đảm nhiệm một khu vực. Tôi đƣợc phân công trƣớc gian hàng ngay khu vực trƣng bày xe hơi Huyndai Anvante và xe hơi Huyndai Tucson, nên các câu hỏi khách hàng thƣờng xoay quanh hai dòng xe này. Một số các vấn đề thƣờng đƣợc khách hàng thắc mắc nhƣ:  Giá cả  Xe số/xe tự động  Xe nƣớc nào sản xuất, lắp ráp  Động cơ  Chƣơng trình khuyến mãi tại doanh nghiệp  Thông tin liên hệ ở cửa hàng  … Ngoài ra, đôi khi các khách hàng vẫn hỏi một số các thông tin các xe khác đang trƣng bày. Lúc đó, tôi sẽ trả lời những câu hỏi trong khả năng của tôi, những lúc không biết tôi phải xin lỗi khách hàng, nhờ các nhân viên khác đến trả lời, tƣ vấn dùm. _Nhận xét: Công việc yêu cầu tôi cần phải có các kiến thức về xe ôtô, và đặc biệt các thông số về 02 dòng xe Anvante và Tucson ngay khu vực tôi đảm nhận, để có thể trả lời đƣợc các câu hỏi của khách hàng. Sau đó, chúng ta cũng phải nói lên đƣợc Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 33 các tính năng tốt của xe đang đƣợc trƣng bày để thu hút khách hàng chọn mua sản phẩm. Ban đầu, khi đƣợc phân công ngay khu vực này, tôi còn bỡ ngỡ, chƣa hiểu về các dòng xe nên không thể trả lời cho khách hàng đƣợc, phải xin lỗi khách hàng. Ngay sau đó, tôi phải nghiên cứu các thông tin về sản phẩm, đồng thời cũng do đƣợc học qua khóa lái xe ôtô nên công việc cũng trở nên dễ dàng hơn. Những lần trả lời cho khách hàng yêu cầu chúng ta phải nói rõ ràng dễ hiểu, thu hút, điều đó cho thấy một nhân viên bán hàng muốn làm tốt phải thông thạo, hiểu rõ sản phẩm mình, có nhƣ thế chúng ta mới tự tin, giao tiếp tốt với khách hàng. _Kinh nghiệm: Học hỏi đƣợc cách giao tiếp, trả lời, giải đáp thắc mắc cho khách hàng. Biết đƣợc các vấn đề ở một sản phẩm thƣờng đƣợc các khách hàng quan tâm. Qua công việc này, tôi cũng hiểu biết thêm một số kiến thức về xe ôtô. Ngoài các công việc trên, khi tham gia vào hội chợ triển lãm lần này, nó giúp tôi hiểu đƣợc cách thức tổ chức, chuẩn bị một gian hàng, một cách thức để quảng bá thƣơng hiệu của doanh nghiệp đến với công chúng. Sau đây là một số hình ảnh gian hàng của doanh nghiệp tại Hội chợ triển lãm công nghiệp – thƣơng mại 2013: Hình 21: Thẻ đơn vị tham gia - doanh nghiệp phát cho tôi để ra vào cổng hội chợ làm việc vào các ngày diễn ra (Nguồn: Sinh viên) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 34 Hình 22: Khu vực tôi đƣợc phân công tiếp khách tham quan (Nguồn: Sinh viên) Hình 23: Quang cảnh xe đƣợc trƣng bày (Nguồn: Sinh viên) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 35 Hình 24: Quang cảnh bên trong gian hàng (Nguồn: Sinh viên) Hình 25: Phụ kiện, đồ chơi cho xe đƣợc trƣng bày tại gian hàng (Nguồn: Sinh viên) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 36 Hình 26: Khách hàng tham quan triễn lãm xe (Nguồn: Sinh viên) Hình 27: Tôi cùng các chị nhân viên trong doanh nghiệp trƣớc gian hàng triễn lãm (Nguồn: Sinh viên) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 37 2.2.4 Học cách fax, photo Hình 28: Máy fax – photo tại doanh nghiệp (Nguồn: Sinh viên) Đối với công việc fax _Cách thực hiện:  Muốn gửi fax đi  Bấm nút Fax để chuyển máy sang chế độ fax  Để giấy fax vào ngăn quét, nội dung cần fax úp xuống  Bấm số fax cần gửi đi sau đó bấm START  Đợi cho máy hiển thị chữ “COMPLETE” nghĩa là công việc fax thành công, có thể ấn FINISH.  Đem giấy tờ bàn giao lại cho các anh/chị.  Muốn nhận fax  Bỏ giấy trắng A4 vào ngăn đựng giấy  Khi nghe tín hiệu có fax, máy tự động in nội dung và đƣa giấy ra ngoài. Trƣờng hợp hết giấy trong máy, máy sẽ báo tín hiệu, chúng ta bỏ giấy vào, sau đó nhấn start, giấy sẽ đƣợc in và chạy ra ngoài.  Đem giấy tờ bàn giao lại cho các anh/chị. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 38 _Nhận xét: Fax là một phƣơng tiện rất hữu ích trong việc chuyển phát giấy tờ, thông tin và cách sử dụng phƣơng tiện này cũng khá đơn giản, biết sử dụng fax cũng là công việc rất cần thiết. _Kinh nghiệm: Khắc phục đƣợc cách đặt nhầm lẫn mặt giấy cần fax. Ngoài ra, do máy có nhiều chức năng nhƣ fax, photo, scan, đôi khi vẫn thƣờng quên chuyển chế độ khi sử dụng. Đối với công việc photo _Cách thực hiện:  Bỏ giấy trắng A4 vào ngăn đựng giấy của máy.  Chuyển máy sang chế độ photo  Mở nắp máy in lên, đặt mặt giấy cần photo úp xuống ngay vị trí trên màn kính và đậy nắp máy lại. Hoặc có thể úp mặt giấy cần photo xuống cho vào nắp phía trên máy, máy sẽ tự động cuốn các giấy photo. Cách sau này sẽ giúp hạn chế thời gian khi phải photo nhiều tờ giấy trong cùng lúc.  Sau đó nhấn START.  Sắp xếp giấy tờ, sau đó đem giao cho các anh/chị. _Nhận xét: Công việc đơn giản và dễ làm. Tuy nhiên cũng cần phải tỉ mỉ, khéo léo để tránh in nhầm mặt giấy, bản in đẹp, ngay ngắn. _Kinh nghiệm: Sau đợt thực tập, tôi đã có thể photo một cách thuần thục. Đồng thời, tôi cũng rút đƣợc kinh nghiệm khi gặp sự cố khi photo nhƣ là kẹt giấy. Khi máy bị kẹt chúng ta phải tắt nguồn, gỡ bộ phận chắn giấy ra khỏi máy theo đúng cách, Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 39 sau đó kéo giấy bị kẹt ra khỏi trục, lắp bộ phận chắn giấy vào lại, bật nguồn điện và thực hiện nhƣ ban đầu. 2.2.5 Lƣu thông tin khách hàng vào sổ khách hàng Việc lƣu thông tin khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp trong việc chăm sóc khách hàng sau này. Đồng thời dựa vào sổ khách hàng, cũng cho biết đƣợc tình hình doanh số trong mỗi tháng, doanh nghiệp đã bán đƣợc bao nhiêu xe, thống kê đƣợc nhân viên nào đã kí hợp đồng với khách hàng nào để chi trả hoa hồng. _Cách thực hiện:  Mở sổ khách hàng và kẻ bảng nhƣ trong sổ gồm các mục: tên khách hàng, ngày tháng năm sinh khách hàng, địa chỉ, số điện thoại khách hàng, loại xe, nhãn hiệu, biển số xe, số khung, ngày tháng giao dịch, số hợp đồng, tên nhân viên kí hợp đồng.  Dựa trên hợp đồng điền các thông tin vào sổ  Cất sổ vào vị trí cũ ngay ngắn. _Nhận xét: Công việc rất đơn giản, yêu cầu chúng ta phải cập nhật đầy đủ, đúng lúc, tránh sai sót thông tin. _Kinh nghiệm: Mọi thông tin về giao dịch với khách hàng cũng nhƣ thông tin về khách hàng đều rất quan trọng. Chúng ta cần phải quản lí gọn gàng, sắp xếp một cách có thứ tự và khoa học nhằm tiện lợi cho việc tra cứu thông tin sau này, không phải mất quá nhiều thời gian tìm kiếm. 2.2.6 Chăm sóc khách hàng Công việc chăm sóc khách hàng là mỗi ngày tôi phải kiểm tra sổ khách hàng trong cùng tháng cách đó một năm để nhắc khách hàng đem xe đi đăng kiểm, đồng thời thông báo khách hàng về việc bảo hiểm của họ chuẩn bị hết hạn, Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 40 thể hiện sự quan tâm của doanh nghiệp. Qua đó, cũng tƣ vấn giúp cho khách hàng tiếp tục mua bảo hiểm do doanh nghiệp bán. _Cách thực hiện:  Kiểm tra sổ khách hàng trong cùng tháng cách đây một năm  Gọi điện thoại đến khách hàng đã mua hàng  Giới thiệu tên, doanh nghiệp, lí do gọi điện, xin khách hàng vài phút để có thể trình bày  Hỏi thăm về tình hình chất lƣợng xe  Thông báo khách hàng tới hạn đăng kiểm và hết hạn bảo hiểm  Tƣ vấn khách hàng tiếp tục mua bảo hiểm ở doanh nghiệp  Kết thúc, cảm ơn khách hàng.  Đánh dấu tên các khách hàng đã gọi điện. _Nhận xét: Hoạt động chăm sóc khách hàng rất quan trọng đối với bất kì công ty hay doanh nghiệp nào. Nó giúp chúng ta giữ chân khách hàng, tạo lợi thế so với các đối thủ, góp phần tăng doanh thu, phát triển của doanh nghiệp. Tôi đã phải cố gắng rất nhiều để có thể thực hiện tốt các cuộc gọi. Ban đầu, tôi còn nhút nhát khi gọi điện cho khách hàng, trình bày vấn đề còn lọng cọng, nên sau đó tôi phải cố gắng tập luyện, trình bày cho khách hàng một cách tự tin, trôi chảy hơn, đồng thời khắc phục nhƣợc điểm của bản thân tôi là nói quá nhanh, khiến khách hàng không thể hiểu trọn ý. Trong quá trình gọi điện, tôi cũng gặp nhiều trƣờng hợp các khách hàng đã chuyển nhƣợng, bán lại xe, khi đó tôi phải ghi nhận lại các trƣờng hợp nhƣ thế, để sau này tránh gọi điện. Trãi qua nhiều lần gọi điện chăm sóc khách hàng, công việc tôi làm ngày càng dần cải thiện hơn, hoàn thành tốt hơn. _Kinh nghiệm: Rèn luyện đƣợc kĩ năng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại. Biết cách chăm sóc khách hàng trong ngành bán xe ôtô. Khắc phục nhƣợc điểm nói nhanh Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 41 trong giao tiếp. Không để công việc cá nhân ảnh hƣởng đến tâm trạng, công việc giao tiếp với khách hàng. 2.2.7 Trực điện thoại Khi có cuộc gọi điện thoại đến, tôi phải nhanh chóng bắt máy, không nên để khách hàng đợi lâu, tuy nhiên cũng không nên bắt máy ngay tiếng chuông đầu vì lúc đó chúng ta chƣa chuẩn bị sẵn sàng để có thể thực hiện cuộc giao tiếp tốt. Khi nhấc máy, chúng ta không nên nói “Alo” mà lúc này dù chƣa biết đầu dây là ai chúng ta vẫn phải giới thiệu công ty “Doanh nghiệp tƣ nhân ôtô Ngọc Thành xin nghe!” Đối với các cuộc gọi từ khách hàng Sau khi giới thiệu công ty, lắng nghe các yêu cầu của khách hàng, nhanh chóng ghi chú lại và nối máy đến bộ phận giải quyết. Nếu không thể nối máy đƣợc, xin lỗi khách hàng và xin thông tin của khách hàng, hứa sẽ liên hệ sớm nhất có thể. Các khách hàng gọi đến thƣờng hỏi thông tin sản phẩm hay hợp đồng, tiến độ giao xe. Đối với các cuộc gọi từ nhân viên công ty gọi về Đa số các nhân viên gọi về thƣờng nhờ tra cứu thông tin xe tại doanh nghiệp nhƣ nói ở mục 2.2.2, lúc đó tôi dựa vào bảng thống kê quản lí xe ở doanh nghiệp đã đƣợc hƣớng dẫn để trả lời. Ngoài ra, các nhân viên thƣờng hỏi các thủ tục hồ sơ, các bƣớc chuẩn bị đến đâu để các anh/chị biết lên kế hoạch làm việc. Tôi chỉ có thể trả lời những câu hỏi trong khả năng của tôi, những việc không biết tôi phải nhanh chóng chuyển máy cho các anh/chị trong công ty. Nhận xét: Công việc tƣởng chừng nhƣ đơn giản, nhƣng thực sự rất khó. Yêu cầu chúng ta phải giỏi giao tiếp, khả năng ứng xử, linh hoạt trong tình huống. Ngoài ra, chúng ta cũng phải ghi chép lại các thông tin một cách nhanh nhẹn, đầy đủ và chính xác. Nếu thông tin bị thiếu, sai sót sẽ ảnh hƣởng rất lớn đối với tài chính, uy tín của doanh nghiệp. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 42  Kinh nghiệm Rèn luyện kĩ năng viết, ghi nhận thông tin nhanh chóng, chính xác. Điều chỉnh giọng nói, cách nói rõ ràng, tốc độ vừa phải, cách thức giao tiếp tự nhiên hơn, tăng khả năng thuyết phục. 2.2.8 Thực hiện các giao dịch với Ngân hàng Các anh/chị trong công ty luôn mong muốn chỉ dạy, truyền đạt tận tình cho tôi nên các anh/chị thƣờng cho tôi đƣợc đi thực tế, làm việc với giấy tờ, chứng từ và đi giao dịch với Ngân hàng. Ban đầu, các anh/chị hƣớng dẫn, tập cho tôi biết cách viết các mẫu giấy tờ, sau đó những lần đi Ngân hàng giao dịch, các anh/chị cho tôi đại diện viết giấy, kí tên, nộp và lãnh tiền dƣới sự đi cùng và chỉ dẫn của các anh/chị. Viết séc và đến Ngân hàng lãnh tiền _Cách thực hiện:  Nhận lệnh từ ban lãnh đạo, lấy sổ viết séc.  Điền đầy đủ các thông tin trên giấy séc, bao gồm: thông tin ngƣời kí phát, ngƣời nhận, số tiền, ngày tháng kí gửi…  Sau đó, kiểm tra lại các thông tin có chính xác hay không, tránh sai sót  Đem cho Giám đốc, Kế toán trƣởng kí tên, đóng mộc  Chuẩn bị đem theo CMND ngƣời nhận tiền đƣợc ghi trong séc, đến quầy giao dịch Ngân hàng để lãnh tiền.  Cuối cùng, kí tên, kiểm tra đủ số tiền, đem về nộp lại cho phòng kế toán. _Nhận xét: Công việc yêu cầu tôi phải cẩn thận, không đƣợc viết sai bất kì thông tin nào, sẽ ảnh hƣởng đến tài chính, gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Sau khi nhận tiền của Ngân hàng, tôi cũng phải kiểm tra lại để đảm bảo độ chính xác, đem giao nộp lại cho phòng kế toán. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 43 _Kinh nghiệm: Biết đƣợc cách thức viết séc và giao dịch lãnh tiền tại Ngân hàng. Vì muốn lãnh tiền từ séc, yêu cầu chúng ta phải có giấy CMND ngƣời nhận tiền ghi trên séc nên khi đi làm tôi phải luôn đem theo giấy CMND bên mình. Trong lúc làm việc, có lần doanh nghiệp yêu cầu tôi viết séc, đi lãnh tiền, sau khi tôi hoàn tất công việc viết và đƣa giám đốc kí, tôi mới phát hiện quên mang theo giấy CMND, buộc phải hủy séc ngay lập tức và thay thế ngƣời làm thay công việc. Viết giấy ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chi: ủy nhiệm cho Ngân hàng chi trả tiền dùm chủ tài khoản hay nói cách khác Ngân hàng sẽ lấy tiền trong tài khoản của công ty chi cho khách hàng công ty đang nợ. _Cách thực hiện:  Nhận lệnh yêu cầu viết giấy ủy nhiệm chi, lấy tập giấy ủy nhiệm chi của Ngân hàng cần giao dịch.  Điền đầy đủ các thông tin trên giấy ủy nhiệm chi  Kiểm tra lại thông tin đã đầy đủ và chính xác  Đƣa cho Giám đốc và kế toán kí tên, đóng mộc  Đƣa cho nhân viên đảm nhận hợp đồng cần thanh toán đó đi đến Ngân hàng giao dịch _Nhận xét: Công việc không khó nhƣng yêu cầu chúng ta phải thật sự cẩn thận, viết chính xác rõ ràng các thông tin. Đặc biệt số tiền chúng ta cần phải ghi rõ ràng các con số. Ban đầu khi thực hiện công việc, tôi đƣợc các anh chị đƣa sổ giấy ủy nhiệm chi của các ngân hàng cho tập viết thử, phân biệt đƣợc các mẫu, cách thức ghi giữa các ngân hàng. Quả thật lúc đầu tôi ghi sai sót rất nhiều nhƣng qua lần hƣớng dẫn đó, tôi đã biết cách thực hiện và làm tốt mỗi khi yêu cầu viết giấy ủy nhiệm chi của bất kì ngân hàng nào. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 44 _Kinh nghiệm: Hiểu đƣợc cách thức viết giấy ủy nhiệm của các ngân hàng cũng nhƣ tính chất, ý nghĩa của giấy ủy nhiệm chi. Viết giấy nộp tiền và đem tiền đến Ngân hàng nộp _Cách thực hiện:  Nhận lệnh yêu cầu và số tiền đem nộp vào tài khoản  Đến ngân hàng tại phòng giao dịch xin giấy nộp tiền, điền đầy đủ thông tin, kí tên vào giấy nộp tiền và đƣa tiền cho nhân viên Ngân hàng để thực hiện lệnh. Riêng Ngân hàng Sacombank thì chỉ cần viết yêu cầu nội dung vào giấy nháp, nhân viên sẽ tiến hành viết vào giấy nộp và thực hiện giao dịch.  Kí tên, nhận lại biên lai. Riêng Ngân hàng Sacombank yêu cầu doanh nghiệp đem sang quầy xin mộc con dấu.  Đem biên lai về nộp lại cho phòng kế toán. _Nhận xét: Các vấn đề giao dịch tiền bạc yêu cầu chúng ta phải cẩn thận tránh gây ra những lỗi lầm, tổn thất lớn. Các giao dịch chứng từ chúng ta phải kiểm tra các thông tin thật chính xác. Mỗi ngân hàng có cách thức giao dịch khác nhau. Trong quá trình thực hiện tôi đã có gắng hoàn tất để tránh gặp các sai sót. _Kinh nghiệm Biết đƣợc cách thức giao dịch của các ngân hàng. Rèn luyện tính cẩn thận trong công việc. Đến Ngân hàng nhận sổ phụ Sổ phụ: là loại sổ dùng để đối chiếu các nghiệp vụ phát sinh về tiền gửi, tiền vay… giữa doanh nghiệp với ngân hàng trong tháng. Doanh nghiệp cần phải kiểm tra các thông tin trong sổ phụ, nếu có sai sót phải thông báo ngay với ngân Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 45 hàng để điều chỉnh. Đồng thời dùng sổ phụ để kiểm tra quá trình giao dịch của doanh nghiệp, hạch toán kế toán. _Cách thực hiện:  Nhận lệnh yêu cầu đi lấy sổ phụ ở các ngân hàng doanh nghiệp giao dịch  Nhận giấy giới thiệu của doanh nghiệp cử đi lãnh sổ phụ  Đến ngân hàng, xuất trình giấy giới thiệu, CMND, yêu cầu đƣợc nhận sổ phụ của tháng cần lãnh.  Kí tên xác nhận, đem nộp sổ phụ về cho phòng kế toán. _Nhận xét: Mọi quá trình đại diện doanh nghiệp đi nhận, lãnh giấy tờ, sổ sách đều cần phải có giấy giới thiệu của công ty và CMND để xác nhận thông tin ngƣời nhận. Mỗi ngân hàng có mẫu sổ phụ khác nhau. _Kinh nghiệm: Học hỏi đƣợc các thông tin liên quan về sổ phụ, rất quan trọng trong nghiệp vụ kế toán, đối chiếu giao dịch giữa ngân hàng và doanh nghiệp. 2.2.9 Làm bảng báo giá cho khách hàng _Cách thức thực hiện:  Sử dụng máy tính phần mềm word để đánh bảng báo giá cho khách hàng.  Trong bảng báo giá cần có các phần: _Phần header: thông tin về doanh nghiệp: tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại… để giới thiệu về doanh nghiệp và thông tin cho khách hàng liên hệ. _Phần tiêu đề: BẢNG BÁO GIÁ _Nội dung: kính gởi đến khách hàng, thông tin, giá cả các sản phẩm dịch vụ khách hàng quan tâm, ghi chú (nếu có) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 46 _Phần cuối: cảm ơn quí khách hàng đã ủng hộ, quan tâm doanh nghiệp, kí tên, đóng mộc.  Sử dụng máy in để in bảng báo giá  Đem cho Trƣởng phòng kinh doanh xem qua chính xác không, kí tên đóng mộc, bỏ vào phong bì của doanh nghiệp và gửi đến khách hàng. Hình 29: Một trong các bảng báo giá tôi thực hiện trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp (Nguồn: Sinh viên) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 47 _Nhận xét: Bảng báo giá gởi đến khách hàng phải đầy đủ các thông tin giá cả các sản phẩm, dịch vụ khách hàng mong muốn, để khách hàng tham khảo, quyết định mua sản phẩm. Khi lập bảng báo giá, chúng ta phải cho biết chính xác rõ ràng giá cả, đã bao gồm thuế hay không, các dịch vụ khuyến mãi kèm theo nhƣ thế nào. Khách hàng sẽ thật sự không hài lòng khi quyết định tiến hành mua bán, doanh nghiệp lại báo một giá khác so với bảng báo giá. Vì thế mỗi khi lập bảng báo giá, tôi phải điều tra, hỏi các anh/chị nhân viên đầy đủ, kĩ lƣỡng các nội dung để có thể làm tốt công việc. Ngoài ra trong bảng báo giá, lời lẽ cần phải lịch sự. _Kinh nghiệm: Học hỏi đƣợc cách làm văn bản báo giá cho khách hàng. Cải thiện kĩ năng word. 2.2.10 Phụ giúp viết các tờ khai đăng kí, hoàn tất thủ tục giấy tờ mua xe cho khách hàng Viết tờ khai lệ phí trước bạ _Cách thực hiện: Lệ phí trƣớc bạ xe ôtô là một loại tiền mà ngƣời mua, có tài sản phải nộp để đăng kí quyền sở hữu xe ôtô đó. Tiền lệ phí trƣớc bạ do khách hàng đóng, tuy nhiên doanh nghiệp sẽ tiến hành chuẩn bị các giấy tờ cho khách hàng. Các thủ tục khi đóng lệ phí trƣớc bạ gồm có nhƣ đã nói ở bƣớc 6, phần “Qui trình mua bán xe ôtô con, xe ben, xe tải không đóng thùng” mục 2.2.1. Công việc của tôi là chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần có để nhân viên sales chịu trách nhiệm hợp đồng đó, đi tiến hành thủ tục đóng lệ phí. Về phần tờ khai, chúng ta cần viết 02 bộ để sau đó cán bộ Chi cục thuế sẽ trả về 01 bộ để lƣu tiếp tục tiến hành làm hồ sơ các bƣớc tiếp theo.  Lấy 02 bộ mẫu tờ khai lệ phí trƣớc bạ  Dùng giấy than lót 01 bản trên, 01 bản sao phía dƣới  Điền đầy đủ các nội dung trong tờ khai: Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 48 _Phần ngƣời nộp thuế tự khai: tên ngƣời nộp, mã số thuế (nếu có), địa chỉ, điện thoại, fax, email _Phần đặc điểm tài sản: dựa vào giấy chứng nhận chất lƣợng an toàn kĩ thuật và bảo vệ môi trƣờng xe cơ giới (hay tại doanh nghiệp còn gọi là giấy dài) để điền vào các thông tin yêu cầu. _Phần nguồn gốc tài sản: sử dụng mộc đỏ hình chữ ghi thông tin của doanh nghiệp (có tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế) để đóng vào. Hình 30: Dùng mộc đỏ chứa thông tin doanh nghiệp đóng vào phần nguồn gốc tài sản trong tờ khai lệ phí trƣớc bạ (Nguồn: Sinh viên) _Phần giấy tờ có liên quan: điền vào 2 loại giấy tờ: Phiếu kiểm tra chất lƣợng xuất xƣởng (tại doanh nghiệp còn gọi là giấy ngắn), hóa đơn giá trị gia tăng.  Nộp lại cho nhân viên sales cùng các thủ tục liên quan để nhân viên tiến hành đƣa cho khách hàng kí tên, tiến hành đóng lệ phí. _Nhận xét: Công việc yêu cầu chúng ta phải đọc đƣợc các thông số của xe trên các giấy tờ xe để có thể điền đầy đủ thông tin vào tờ khai. Khi viết phải cố gắng canh kê giấy than cho ngay ngắn để bản sao rõ ràng, thông tin trùng khớp với các mục _Kinh nghiệm: Qua quá trình thực tập, giúp tôi hiểu sâu hơn về lệ phí trƣớc bạ, cách thức để hoàn tất việc đóng lệ phí trƣớc bạ. Đồng thời trong quá trình làm việc, tôi hiểu đƣợc các thuật ngữ dùng trong ngành nghề nhƣ giấy ngắn, giấy dài, học hỏi đƣợc nhiều kiến thức mới. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 49 Viết tờ khai đăng kí xe Các giấy tờ cần thiết cho việc đăng kí xe ở phòng đăng kí – Phòng CSGT Công an đƣờng bộ đƣờng sắt gồm có nhƣ đã nói ở bƣớc 7, phần “Qui trình mua bán xe ôtô con, xe ben, xe tải không đóng thùng” mục 2.2.1. Công việc của tôi chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ để nhân viên tiến hành đi đăng kí, trong đó cần phải kê tờ khai. _Cách thực hiện:  Lấy mẫu tờ khai đăng kí xe  Dựa vào giấy dài, điền đầy đủ các thông tin vào tờ khai: _Phần chủ xe tự khai: điền thông tin khách hàng đứng tên xe, loại tài sản, nhãn hiệu, số loại, loại xe, màu sơn, năm sản xuất, dung tích, số máy số khung, lí do cấp. _Phần kiểm tra xác định của cơ quan đăng kí xe: đánh dấu vào ô lí do đăng kí, điền các thông số xe, các giấy tờ chứng tờ kèm theo.  Nộp lại cho nhân viên sales cùng các thủ tục liên quan để nhân viên tiến hành cà số máy, số khung dán vào tờ khai đăng kí. Sau đó đem cho khách hàng kí tên và tiến hành đi đăng kí tại phòng đăng kí – Phòng CSGT Công an đƣờng bộ đƣờng sắt. _Nhận xét: Để công việc đăng kí đƣợc hoàn tất nhanh chóng, yêu cầu công tác chuẩn bị đầy đủ, chính xác các giấy tờ rất quan trọng. Công việc yêu cầu tôi phải kĩ lƣỡng, kiểm tra các giấy tờ, rà soát các thông tin cẩn thận. _Kinh nghiệm: Giúp tôi hiểu đƣợc qui trình và cách thức thực hiện việc đăng kí xe. Sau quá trình thực tập, tôi có thể làm các công việc rất thuần thục và nhanh chóng. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 50 Hình 31: Một trong số các tờ khai đăng kí xe tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình thực tập (Nguồn: Sinh viên) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 51 Làm biên bản bàn giao xe cho khách hàng Khi hoàn tất việc giao dịch mua bán, các thủ tục giấy tờ, cuối cùng doanh nghiệp sẽ tiến hành bàn giao xe cho khách hàng. Khi giao nhận, chúng ta phải làm biên bản giao nhận xe, doanh nghiệp chỉ cam kết với những điều có trên biên bản giao nhận xe. _Cách thực hiện:  Sử dụng phần mềm word trên máy vi tính để thực hiện.  Nội dung biên bản giao nhận xe gồm có: _Phần header: logo, thông tin doanh nghiệp _Tên văn bản: BIÊN BẢN GIAO NHẬN XE _Phần nội dung gồm có: ngày tháng, địa điểm bàn giao xe, các bên gồm có: bên A – DNTN Ôtô Ngọc Thành, bên B – khách hàng, đặc điểm xe, tình trạng xe, phụ tùng kèm theo, hồ sơ xe, các điều khoản cam kết, số bản đƣợc lập ra. _Phần cuối: hai bên kí tên  Sử dụng máy in, in biên bản ra giấy A4.  Đem nộp cho nhân viên chịu trách nhiệm hợp đồng để liên lạc, chính thức bàn giao hoàn tất thủ tục mua bán. _Nhận xét: Doanh nghiệp chỉ chịu trách nhiệm với tình trạng sản phẩm đƣợc mô tả trong biên bản bàn giao. Vì thế, biên bản này rất quan trọng trong việc sau mua bán. Lúc đầu khi thực hiện công việc, tôi thƣờng gặp rất nhiều khó khăn trong việc mô tả tình trạng, liệt kê các phụ tùng kèm theo xe, vì mỗi xe có nội dung, thông tin, phụ tùng khác nhau. Sau nhiều lần làm, tôi để ý công việc, tìm hiểu, hỏi các anh/chị đầy đủ các thông tin để thực hiện công việc tốt hơn, tránh chỉnh sửa. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 52 _Kinh nghiệm: Tăng kĩ năng làm word, biết cách làm biên bản bàn giao xe. Bên cạnh đó, tôi cũng đã hiểu đƣợc phần nào về các thiết bị có ở xe ôtô, xe ben, xe tải. Hình 32: Một trong các biên bản bàn giao xe tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình thực tập (Nguồn: Sinh viên) Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 53 2.2.11 Viết phiếu thu cho khách hàng Trong quá trình mua bán, giao dịch với khách hàng, tôi đƣợc phụ giúp các anh/chị bên Phòng kế toán – tài chính viết phiếu thu tiền và phụ các anh chị kiểm tiền khách hàng giao trả. _Cách thực hiện:  Khi khách hàng trả tiền, kiểm tra số tiền khách hàng trả có đủ không?  Sau khi kiểm tra, tiến hành lấy sổ, viết phiếu thu cho khách hàng. Nội dung trên phiếu thu gồm có: họ và tên, địa chỉ ngƣời nộp tiền, lí do nộp, số tiền nộp đƣợc viết bằng số và bằng chữ, ngày tháng nộp tiền.  Sau đó, tôi kí tên vào ô ngƣời ngƣời lập phiếu. Xé liên 2, dùng mộc chữ “ĐÃ THU TIỀN” đóng vào, rồi đƣa cho khách hàng.  Đem tiền, và phiếu thu về nộp lại cho kế toán trƣởng. _Nhận xét: Khi khách hàng đến trả tiền, tôi và một chị kế toán thƣờng tiến hành cùng kiểm tiền. Trong quá trình viết phiếu thu, phải chú ý viết số tiền rõ ràng, lí do thu vì đó là các chứng từ quan trọng trong việc kế toán. _Kinh nghiệm: Cải thiện đƣợc kĩ năng đếm tiền, biết cách lập phiếu thu, cách thức thực hiện chứng từ thu tiền. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 54 Hình 33: Một trong các phiếu thu tôi thực hiện cho khách hàng trong quá trình thực tập (Nguồn: Sinh viên) 2.2.12 Nhập nội dung vào phần mềm kế toán Vào các ngày cuối, đầu năm mới, do doanh nghiệp có nhiều công việc để giải quyết, tôi đƣợc qua Phòng kế toán – tài chính để phụ giúp các anh/chị. Tôi thƣờng đƣợc nhờ nhập sổ kế toán. Phần mềm kế toán doanh nghiệp đang sử dụng là Fast Accounting 2004. Các tài khoản tôi thƣờng đƣợc nhờ nhập là: TK có: 141, TK nợ: 6421, 64281, 632SX, 632DT, 632SC… _Cách thực hiện:  Mở máy vi tính, vào phần mềm Fast Accounting 2004 có sẵn icon trên màn hình vi tính.  Nhập tên, mật khẩu ngƣời đăng nhập  Hiện lên bảng chọn: Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 55 _Các phân hệ nghiệp vụ: chọn Kế toán mua hàng và công nợ phải trả. _Cập nhật số liệu: phiếu thanh toán tạm ứng. _Bấm nút tạo mới _Hiện lên bảng nhập số liệu: dựa vào các chứng tờ, giấy tờ, hóa đơn nhân viên gửi về cho phòng kế toán thực hiện nhập số liệu.  Ô mã khách: NV “mã số nhân viên doanh nghiệp” (vì tôi thƣờng đƣợc cập nhật số liệu phiếu thanh toán tạm ứng của nhân viên công ty, nên mã khách đây là mã nhân viên công ty thực hiện các nghiệp vụ phát sinh)  Số chứng từ: gõ ngày tháng nhập  TK có: 141  Trong bảng nhập TK nợ có các mục: TK, số tiền, hợp đồng số, diễn giải.  Sau khi nhập xong bấm nút lƣu, bàn giao lại cho các anh/chị phụ trách. _Nhận xét: Công việc kế toán không phải là chuyên ngành của tôi nên tôi không biết rõ số các tài khoản để nhập cũng nhƣ việc sử dụng phần mềm kế toán. Các anh/chị đã hƣớng dẫn giúp tôi thực hiện. Khi nhập nội dung các chứng từ, công việc, các anh/chị đã viết sẵn các số hiệu tài khoản trên các giấy chứng từ, hóa đơn để tôi có thể nhập đƣợc vào phần mềm. Nhờ phần mềm khi chúng ta nhập số hiệu tài khoản, máy sẽ tự hiện lên ý nghĩa tài khoản, giúp tôi đỡ phần nào, chỉ việc nhập số tiền, diễn giải nội dung công việc, số hợp đồng (nếu có). _Kinh nghiệm: Biết thêm đƣợc một phần mềm kế toán và cách thức thực hiện của nó. Ngoài ra, giúp tôi biết đƣợc ý nghĩa các số hiệu tài khoản tôi thƣờng đƣợc thực hiện nhƣ: TK 6421 – chi phí nhân viên quản lí, TK 64281 – chi phí giữ xe + gửi xe... Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 56 3 NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN 3.1 Thuận lợi – Khó khăn 3.1.1 Thuận lợi  Môi trƣờng làm việc năng động, vui vẻ, có tính chất xây dựng, cùng nhau phát triển.  Đƣợc sự giúp đỡ, hƣớng dẫn tận tình của tập thể các anh/chị trong doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để học hỏi, đúc kết đƣợc nhiều kinh nghiệm.  Công việc phù hợp với chuyên ngành đang theo học. 3.1.2 Khó khăn  Chƣa có kinh nghiệm về ngành nghề mua bán xe ôtô nên ban đầu thực tập gặp khá nhiều lạ lẫm, trở ngại công việc.  Cần phải rèn luyện thêm nhiều kĩ năng thực tế nhƣ giao tiếp với khách hàng. 3.2 Đánh giá bản thân Trong khoảng thời gian hai tháng thực tập tại doanh nghiệp đã giúp tôi có cơ hội trãi nghiệm đƣợc với môi trƣờng làm việc thực tế, giúp tôi có cái nhìn rõ hơn về ngành nghề mình đang theo học, làm quen đƣợc với môi trƣờng công sở, thái độ ứng xử với các cô/chú, anh/chị trong doanh nghiệp, những ngƣời đi trƣớc. Đồng thời, tạo điều kiện giúp tôi áp dụng các kiến thức đã đƣợc học nhƣ: hành vi ngƣời tiêu dùng, quản trị cung ứng, quản trị quan hệ khách hàng, marketing căn bản… Điều quan trọng nhất là trong hai tháng này, tôi đã học đƣợc rất nhiều điều, đúc kết nhiều kinh nghiệm có ích cho tôi khi quay về trƣờng học tập phát huy và cho công việc sau này. Bên cạnh đó, thời gian thực tập này cũng giúp tôi nhận ra bản thân còn rất nhiều điều thiếu sót, nhƣợc điểm cần đƣợc trao dồi hơn nhƣ kĩ năng giao tiếp, kĩ năng sử dụng tin học… và một số phẩm chất cần thiết và quan trọng tôi cần rèn luyện nhƣ: kiên nhẫn, hoạt bát, cẩn thận, tỉ mĩ. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 57 Nhƣng nhìn chung, tôi cảm thấy bản thân đã hoàn thành công việc khá tốt với những nổ lực, cố gắng trong thời gian vừa qua, mặc dù đôi lúc vẫn còn nhiều sai sót. Với những gì đƣợc học và trãi nghiệm tôi sẽ luôn tiếp thu, để khi trở về trƣờng tôi sẽ chú ý, học tập tốt, phát huy và cải thiện các điểm mạnh, yếu để định hƣớng, phát triển cho công việc sau này. 3.3 Những đề xuất cho doanh nghiệp Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn doanh nghiệp đã tạo điều kiện cho tôi đƣợc thực tập, học hỏi trong hai tháng vừa qua. Tôi luôn mong doanh nghiệp ngày càng phát triển, xây dựng đƣợc một thƣơng hiệu uy tín, vững mạnh trên thị trƣờng. Sau quá trình thực tập, tôi xin có một số đề xuất cho doanh nghiệp nhƣ sau:  Nhƣ đã giới thiệu trong phần phân tích SWOT, doanh nghiệp cần nên xây dựng, phát triển bộ phận quản trị nhân sự. Trong sự phát triển kinh tế của nền công nghiệp hóa – hiện đại hóa hiện nay, thì nguồn nhân sự ngày càng trở nên quan trọng, là điểm mạnh riêng biệt của doanh nghiệp mà đối thủ không thể nào có đƣợc. Doanh nghiệp cần có chiến lƣợc nhân sự rõ ràng để phát huy lợi thế sẵn có là nguồn nhân lực trẻ, năng động, tay nghề cao và khắc phục các khuyết điểm của việc quản lí, giữ chân nhân viên.  Nâng cao công tác tiếp thị, chiến lƣợc quảng bá thƣơng hiệu, hình ảnh công ty, thƣờng xuyên tổ chức lấy ý kiến đánh giá khách hàng về giá cả và chất lƣợng sản phẩm.  Nâng cao sử dụng hiệu quả vốn lƣu động: cần phải xác định tình thế doanh nghiệp và đánh giá đƣợc nhu cầu thị trƣờng để nhập đúng số lƣợng nguồn hàng tránh hàng tồn kho quá nhiều gây ứ động nguồn vốn lƣu động. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 58 KẾT LUẬN Qua quá trình thực tập tại DNTN Ôtô Ngọc Thành, tôi đã tích góp cho bản thân đƣợc nhiều kinh nghiệm, học hỏi thêm đƣợc nhiều kiến thức mới mà những giờ học trên ghế nhà trƣờng chƣa thể mang lại. Tuy ban đầu còn gặp khá nhiều bỡ ngỡ, nhƣng tôi đã cố gắng, cùng với sự nhiệt tình giúp đỡ, hƣớng dẫn của các anh, chị trong doanh nghiệp, tôi đã hoàn thành đƣợc các mục tiêu tôi đặt ra:  Tìm hiểu đƣợc qui trình vận hành, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực hoạt động và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.  Học hỏi đƣợc cách thức bán hàng, hoàn tất các thủ tục mua bán và chăm sóc khách hàng.  Thích nghi với môi trƣờng làm việc, có mối quan hệ tốt với các nhân viên trong công ty.  Áp dụng các kiến thức đã học vào các công việc thực tế, học hỏi thêm nhiều kiến thức mới, tích lũy các kinh nghiệm. Tuy nhiên trong quá trình thực tập, do bản thân vẫn còn thiếu kinh nghiệm, nên có nhiều sai sót, rất mong đƣợc mọi ngƣời bỏ qua. Tôi hứa sẽ cố gắng phát huy thêm những lợi thế có đƣợc, đồng thời khắc phục những khuyết điểm, sửa chữa những sai lầm để có thể hoàn thành tốt công việc, nâng cao kĩ năng, để ngày càng hoàn thiện, định hƣớng cho công việc sau này. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức viii TÀI LIỆU THAM KHẢO Dƣới đây là một số các website liên quan đến đề tài mà tôi sử dụng để tham khảo: Google.com.vn Otongocthanh.com Bản sao có thị thực “Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp doanh nghiệp tƣ nhân” của DNTN Ôtô Ngọc Thành, đăng kí lần đầu: ngày 23 tháng 06 năm 2009, đăng kí thay đổi lần thứ 3: ngày 26 tháng 12 năm 2011. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức ix NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. TP. Bến Tre, ngày … tháng 03 năm 2013 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức x NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. ............................................................................................................................................. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức xi THÔNG TIN LIÊN HỆ SINH VIÊN _Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Tuyền _MSSV: 100707 _Mail: tuyen.ntt0707@sinhvien.hoasen.edu.vn _Số điện thoại: 01233.366.355