Báo cáo Thực tập tại công ty cổ phần dược Traphaco

y. Qu¶n lý viÖc sö dông vµ b¶o vÖ c¸c trang thiÕt bÞ, dông cô hµnh chÝnh v¨n phßng còng nh­ c¸c tµi s¶n kh¸c cña c«ng ty, cÊp ph¸t v¨n phßng phÈm cho c¸c phßng, ban. §¶m b¶o ®iÖn, n­íc sinh ho¹t, th«ng tin liªn l¹c, ®iÖn tho¹i, fax, in Ên tµi liÖu. Ch¾p mèi quan hÖ víi chÝnh quyÒn ®Þa ph­¬ng n¬i ®ãng trô së c«ng ty vÒ c«ng t¸c hµnh chÝnh, b¶o vÖ, y tÕ. Phßng tµi chÝnh- kÕ to¸n: Bao gåm 14 ng­êi, cã chøc n¨ng x©y dùng chiÕn l­îc ®Ó tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c tµi chÝnh- kÕ to¸n- tÝn dông. Gióp gi¸m ®èc c«ng ty tæ chøc vµ chØ ®¹o thùc hiÖn toµn bé c«ng t¸c tµi chÝnh – kÕ to¸n- th«ng tin kinh tÕ, tæ chøc h¹ch to¸n kinh tÕ trong toµn bé c«ng ty theo chÕ ®é, theo ph¸p luËt vÒ kinh tÕ- tµi chÝnh- tÝn dông vµ ®iÒu lÖ tæ chøc kÕ to¸n, ph¸p lÖnh kÕ to¸n thèng kª cña nhµ n­íc, nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ cña c«ng ty vÒ qu¶n lý kinh tÕ- tµi chÝnh vµ quy chÕ tµi chÝnh cña c«ng ty. Phæ biÕn, h­íng dÉn vµ tæ chøc thùc hiÖn kÞp thêi c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch, ph¸p luËt vÒ tµi chÝnh- kÕ to¸n cña nhµ n­íc, cña c«ng ty. Tham m­u cho gi¸m ®èc dù th¶o c¸c quy ®Þnh vÒ qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh, kÕ to¸n, tÝn dông vµ tæ chøc kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c quy ®Þnh ®ã. Phßng tµi chÝnh kÕ to¸n cã c¸c nhiÖm vô: Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: C¨n cø vµo ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt, kinh doanh cña c«ng ty ®Ó lùa chän h×nh thøc tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n tËp trung hay ph©n t¸n cho phï hîp vµ tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n thÝch hîp nhÊt. Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n: Tæ chøc hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n, tæ chøc viÖc ghi chÐp ban ®Çu vµ lu©n chuyÓn chøng tõ khoa häc, hîp lý, phï hîp víi lo¹i h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Tæ chøc vËn dông tµi kho¶n kÕ to¸n, vËn dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n phï hîp nh»m t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý kinh tÕ ë c«ng ty. Thu thËp, ph©n lo¹i vµ xö lý, tæng hîp sè liÖu, th«ng tin vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty nh»m x¸c ®Þnh, cung cÊp nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt cho ccs ®èi t­îng sö dông th«ng tin kh¸c nhau, lËp c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh vµ tæ chøc thùc hiÖn chÕ ®é b¸o c¸o kÕ to¸n ®óng quy ®Þnh, phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý cña c«ng ty Tæ chøc trang bÞ ph­¬ng tiÖn, x©y dùng ph­¬ng ¸n ph¸t triÓn vµ øng dông phÇn mÒm trî gióp cho c«ng t¸c kÕ to¸n vµ th«ng tin kinh tÕ trong c«ng ty. Tæ chøc h¹ch to¸n kinh doanh, ghi chÐp, ph¶n ¸nh cÊc nghiÖp vôkinhtÕ tµi chÝnh ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ngty mét c¸ch ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c theo ®óng chÕ ®é tµi chÝnh kÕ to¸n nãi chung vµ quy ®Þnh cña c«ng ty nãi riªng phï hîp víi m« h×nh qu¶n lý tËp trung Tæ chøc kiÓm kª tµi s¶n, vËt t­, tiÒn vèn theo ®óng quy ®Þnh cña nhµ n­íc. Tæ chøc c«ng t¸c tµi chÝnh: Thùc hiÖn ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p cho ban l·nh ®¹o c«ng ty ®Ó cã ®­êng lèi ph¸t triÓn ®óng ®¾n, ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt trong c«ng t¸c qu¶n trÞ doanh nghiÖp. X©y dùng, tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch tµi chÝnh vµ lËp b¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch quý, n¨m. X¸c ®Þnh møc vèn l­u ®éng, x¸c ®Þnh c¸c nguån vãn ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt kinh doanh, huy ®éng kÞp thêi c¸c nguån vèn s½n cã vµo s¶n xuÊt kinh doanh. Tæ chøc tuÇn hoµn chu chuyÓn vèn: §iÒu hoµ linh ho¹t c¸c nguån vèn ®óng chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc vµ quy ®Þnh cña c«ng ty. Tæ chøc c«ng t¸c thu håi vèn vµ c«ng nî. X©y dùng vµ ban hµnh c¸c quy ®Þnh vÒ qu¶n lý tiÒn mÆt, tiÒn göi. Tæ chøc thùc hiÖn tèt chÝnh s¸ch vÒ thuÕ, tæ chøc c«ng t¸c hên thuÕ kÞp thêi nh»m ®¸p øng yªu cÇu vèn cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Tæ chøc c«ng t¸c tÝn dông: C¨n cø cµo kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, c¸c dù ¸n ®Çu t­ ®­îc duyÖt x¸c ®Þnh nguån tÝn dông ®Ó ®¸p øng bèn kÞ thêi phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh víi hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. C¨n cø vµo nguån vèn tÝn dông, kÕ ho¹ch huy ®éng vèn, x©y dùng c¸c kÕ ho¹ch c¸c kÕ ho¹ch tÝn dông ng¾n h¹n, trung h¹n vµ dµi h¹n. Tæ chøc ®µm ph¸n, dù th¶ãcc hîp ®ång tÝn dông cã hiÖu qu¶ nhÊt vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch tr¶ vî, thu nî. Thùc hiÖn c«ng t¸c ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ vµ th«ng tin kinh tÕ: Th­êng xuyªn vµ ®Þnh kú tæ chøc ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ ®Ó ®¸nh gi¸ ®óng ®¾n mÆt m¹nh, yÕu, t×m ra nguyªn nh©n vÒ kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­ëctong kú, rót kinh nghiÖm, x¸c ®Þnh biÖn ph¸p kh¾c phôc tæ chøc s¶n xuÊt vµ qu¶n lý kinh tÕ tèt h¬n cho kú sau. Tæ chøc c«ng t¸c th«ng tin t×nh h×nh kinh tÕ, tµi chÝnh, tÝn dông trong c«ng ty mét c¸ch khoa häc, trªn c¬ së ph¸t triÓm phÇn mÒm m¸y tÝnh trî gióp. Tæ chøc c«ng bè c«ng khai vÒ tµi chÝnh theo ®óng quy ®Þnh. Thùc hiÖn c«ng t¸c tæ chøc ®µo t¹o: S¾p xÕp l¹i nh©n viªn kÕ to¸n cña ®¬n vÞ phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý, s¶n xuÊt vµ n¨ng lùc cña tõng nh©n viªn. Phæ biÕn h­íng dÉn c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch cña Nhµ n­íc, cña c«ng ty vÒ tµi chÝnh kÕ to¸n, th«ng qua c¸c v¨n b¶n ®Ó cô thÓ ho¸ b»ng c¸c quy ®Þnh cña c«ng ty. Th­êng xuyªn tæ chøc líp båi d­ìng nghiÖp vô, chuyªn m«n cho ®éi ngò nh©n viªn lµm c«ng t¸c tµi chinh, kÕ to¸n trong c«ng ty. Phßng kÕ ho¹ch kinh doanh: Cã chøc n¨ng tham m­u gióp gi¸m ®èc c«ng ty trong c¸c lÜnh vùc x©y dùng, tæng hîp vµ qu¶n lý c«ng t¸c kÕ ho¹ch, b¸o c¸o kÕ ho¹ch- thèng kª, trong c«ng t¸c hîp ®ång kinh tÕ, c«ng t¸c tiÕp thÞ, c«ng t¸c vËt t­, phæ biÕn c¸c chÕ ®é, chÝnh s¸ch vµ h­íng dÉn thùc hiÖn. NhiÖm vô cô thÓ cña phßng kÕ ho¹ch kinh doanh nh­ sau: X©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ng¾n h¹n, trung h¹n vµ dµi h¹n, kÕ ho¹ch quý, th¸ng, n¨m . KiÓm tra, gi¸m s¸t, ®¸nh gi¸, nguyªn nh©n ¶nh h­ëng vµ b¸o c¸o vÒ viÖc thùc hiÖn c¸c môc tiªu, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh, tiªu thô s¶n phÈm, dë dang, thu håi vèn, gi¸ thµnh, lîi nhuËn…. LËp b¸o c¸o th×nh h×nh thùc hiÖn th¸ng, quý n¨m vÒ gi¸ trÞ, khèi l­îng, …trong kú Dù th¶o vµ ®µm ph¸n hoÆc phèi hîp tho¶ thuËn ®µm ph¸n, tham m­u gióp gi¸m ®èc c«ng ty trong viÖc ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ Qu¶n lý ®Þnh møc, ®¬n gi¸ , lËp biÓu gi¸ phï hîp, s¸t víi thÞ tr­êng ®Ó tiªu thô s¶n phÈm. Hµng quý chñ tri quyÕt to¸n viÖc thùc hiÖn vËt t­, nguyªn nhiªn liÖu so víi ®Þnh møc dù to¸n, ®Þnh møc ®¬n gi¸ méi bé hoÆc kÕ ho¹ch chi phÝ gi¸ thµnh ®· giao, so s¸nh víi khèi l­îng thùc tÕ thùc hiÖn. C©n ®èi s¸c ®Þnh l­îng vËt t­ chªnh lÖch víi ®Þnh møc ®· giao, tr×nh l·nh ®¹o gi¶i quyÕt. Thu thËp, xö lý th«ng tin lËp vµ §¶m b¶o kÕ ho¹ch s¶n xuÊt s¶n phÈm, kÕ ho¹ch ®Çu ra cña s¶n phÈm trong doanh nghiÖp, lªn kÕ ho¹ch bao tiªu s¶n phÈm cña c«ng ty. Cã tr¸ch nhiÖm cung cÊp sè liÖu, thuéc lÜnh vùc kinh tÕ kÕ ho¹ch cho c¸c phßng chøc n¨ng khi cã yªu cÇu. §ång thêi yªu cÇu c¸c phßng chøc n¨ng cung cÊp sè liÖu ®Ó thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc thuéc nhiÖm vô chøc n¨ng cña phßng. Phßng nghiªn cøu ph¸t triÓn Tõ nh÷ng nghiªn cøu c¬ b¶n vµ nh÷ng nghiªn cøu øng dông phßng nghiªn cøu ph¸t triÓn sÏ nghiªn cøu tÝnh kh¶ thi cña s¶n phÈm hay quy tr×nh míi, kiÕn nghÞ víi ban gi¸m ®èc vÒ viÖc cã nªn tiÕp tôc ph¸t triÓn s¶n phÈm, quy tr×nh ®ã kh«ng. NÕu cã sÏ triÓn khai mÉu thö, xin ®¨ng ký l­u hµnh, s¶n xuÊt thö nh»m æn ®Þnh quy tr×nh kÜ thuËt, th­¬ng m¹i ho¸ s¶n phÈm vµ chuyÓn giao cho c¸c ph©n x­ëng s¶n xuÊt. Bé phËn kho: tiÕp nhËn, b¶o qu¶n, xuÊt nguyªn, phô liÖu, thµnh phÈm hµng ho¸ theo yªu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh. Phßng thÞ tr­êng: lËp kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh. Tæ chøc hÖ thèng Marketing vµ c¸c ho¹t ®éng yÓm trî cho c«ng t¸c b¸n hµng, khai th¸c thÞ tr­êng ®· cã vµ thÞ tr­êng míi. Phèi hîp víi phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn ph¸t triÓn mÆt hµng míi c¶i thiÖn mÉu m·, chÊt l­îng c¸c mÆt hµng cã s½n phï hîp víi nhu cÇu vµ thÞ hiÕu cña kh¸ch hµng. Phßng ®¶m b¶o chÊt l­îng: Gi¸m s¸t ph©n x­ëng thùc hiÖn ®óng quy tr×nh kÜ thuËt ®Ó s¶n phÈm ®¹t yªu cÇu vÒ chÊt l­îng theo ®óng tiªu chuÈn GMP Asean. Xem xÐt c¸c sai lÖch, sù cè kÜ thuËt, c¸c ®iÓm kh«ng phï hîp vÒ chÊt l­îng vµ ®Ò xuÊt biÖn ph¸p xö lý. Gi¸m s¸t sö dông vËt t­, sö dông lao ®éng ®Ó x©y dùng ®Þnh møc vËt t­, ®Þnh møc lao ®éng. Phßng kiÓm nghiÖm: KiÓm tra viÖc ®¶m b¶o chÊt l­îng bao gåm kiÓm tra chÊt l­îng nguyªn phô liÖu tr­íc khi ®­a vµo s¶n xuÊt còng nh­ chÊt l­îng s¶n phÈm tr­íc khi nhËp kho, xuÊt dïng. §Æc biÖt ®èi víi ngµnh d­îc phßng kiÓm nghiÖm cßn ph¶i theo dâi chÊt l­îng thµnh phÈm ®ang l­u hµnh trªn thÞ tr­êng. Ngoµi ra cßn tham gia nghiªn cøu c¸c biÖn ph¸p ®Ó n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm. Cã thÓ m« pháng c¬ cÊu tæ chøc c«ng ty b»ng s¬ ®å sau: M« h×nh tæ chøc cña c«ng ty cæ phÇn d­îcTRAPHACO H§QT PG§ ®iÒu hµnh phô tr¸ch KHKD Cung øng vËt t­ Phßng kÕ ho¹ch KD Kho ho¸ chÊt Kho d­îc liÖu Kho phô liÖu Kho thµnh phÈm Kho 108 thµnh c«ng C¸c cöa hµng b¸n bu«n. C¸c cöa hµng b¸n lÎ PX viªn nÐn GMP PX viªn hoµn PX s¬ chÕ PX thùc nghiÖp PX thuèc èng PX thuèc mì PX thuèc bét PX t©y y §¹i héi ®ång cæ ®«ng P. Tæ chøc hµnh chÝnh P. §Èm b¶o chÊt l­îng Ban kiÓm so¸t Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh P. Tµi chÝnh - kÕ to¸n P. Nguyªn cøu ph¸t triÓn P. KiÓm tra chÊt l­îng 3.3 ChÝnh s¸ch qu¶n lý tµi chÝnh- kinh tÕ ®ang ¸p dông: VÒ chÝnh s¸ch qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n : Niªn ®é kÕ to¸n : b¾t ®Çu tõ 01/01 ®Õn kÕt thóc ngµy 31/12. §¬n vÞ tiÒn tÖ sö dông trong ghi chÐp, h¹ch to¸n kÕ to¸n lµ ®ång ng©n hµng nhµ n­ícViÖt Nam. Khi quy ®æi c¸c ®ång tiÒn kh¸c, c¨n cø vµo tû gi¸ ngo¹i tÖ do Ng©n hµng nhµ n­íc ViÖt Nam c«ng bè t¹i thëi ®iÓm nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. H×nh thøc sæ kÕ to¸n ¸p dông lµ h×nh thøc nhËt ký chøng tõ. PhÇn II: c¸c vÊn ®Ò kh¸i qu¸t chung vÒ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty. 1.Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n. Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty TRAPHACO ®­îc tæ chøc theo kiÓu trùc tuyÕn tham m­u, bé m¸y ®­îc h×nh thµnh bëi mèi liªn hÖ trùc tuyÕn, ho¹t ®éng theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp vµ mèi liªn hÖ cã tÝnh chÊt tham m­u gi÷a kÕ to¸n tr­ëng víi c¸c kÕ to¸n phÇn hµnh. TRAPHACO lµ mét c«ng ty lín cã chi nh¸nh vµ c¸c cöa hµng phô thuéc hoµn toµn, kh«ng cã sù ph©n t¸n quyÒn lùc qu¶n lý ho¹t ®éng kinh doanh còng nh­ ho¹t ®éng tµi chÝnh. Do ®ã bé m¸y kÕ to¸n ®­îc tæ chøc theo m« h×nh tËp trung. C«ng ty chØ më mét bé sæ kÕ to¸n, tæ chøc mét bé m¸y kÕ to¸n ®Ó thùc hiÖn tÊt c¶ c¸c giai ®o¹n h¹ch to¸n ë mäi phÇn hµnh kÕ to¸n. Toµn bé c«ng t¸c kÕ to¸n tõ thu nhËn, nhËp d÷ liÖu vµo m¸y, lªn sæ, xö lý th«ng tin trªn hÖ thèng b¸o c¸o ph©n tÝch vµ tæng hîp cña c«ng ty ®­îc tiÕn hµnh tËp trung t¹i phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n cña c«ng ty. T¹i chi nh¸nh vµ c¸c cöa hµng phô thuéc cã nh©n viªn cña phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n cö lµm nhiÖm vô h¹ch to¸n ban ®Çu (thu thËp, kiÓm tra, xö lý chøng tõ) vµ göi vÒ phßng KÕ to¸n trung t©m theo chÕ ®é b¸o sæ. Cã thÓ kh¸i qu¸t m« h×nh tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty nh­ sau: S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n KÕ to¸n tr­ëng KT b¸n hµng Thñ quü KT c«ng nî KT HTK KT TGNH KT tiÒn mÆt KT tæng hîp Nh©n viªn kÕ to¸n 4 cöa hµng vµ chi nh¸nh ChØ ®¹o trùc tiÕp B¸o sæ C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty bao gåm 18 nh©n viªn, tÊt c¶ c¸c nh©n viªn ®Òu cã tr×nh ®é ®¹i häc, ®­îc ph©n c«ng nhiÖm vô cô thÓ nh­ sau: +Mét kÕ to¸n tr­ëng (NguyÔn ThÞ Mïi): cã nhiÖm vô : Tham m­u gióp gi¸m ®èc tæ chøc vµ chØ ®¹o c«ng t¸c tµi chÝnh kÕ to¸n cña c«ng ty. Tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n theo chÕ ®é kÕ to¸n cña Nhµ n­íc ban hµnh vµ theo quy chÕ qu¶n lý tµi chÝnh cña c«ng ty. Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n phï hîp víi kh¶ n¨ng cña tõng nh©n viªn trong ban nh»m n©ng cao chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ c«ng t¸c b¸o c¸o kÕ to¸n, ®¸p øng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh ®· ®Ò ra. Tæ chøc viÖc h¹ch to¸n, ghi chÐp, lu©n chuyÓn chøng tõ, b¸o c¸o kÕ to¸n theo ®óng chÝnh s¸ch, chÕ ®é ban hµnh. Tæ chøc viÖc l©p kÕ ho¹ch tµi chÝnh, tÝn dông, kÕ ho¹ch vay vèn, chi tiªu tiÒn mÆt nh»m phôc vô viÖc s¶n xuÊt kinh doanh ®óng tiÕn ®é vµ hiÖu qu¶. Chñ tr× viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý tµi chÝnh kÕ to¸n trong c«ng ty. KÕt hîp víi c¸c phßng ban trong c«ng ty lËp vµ x©y dùng c¸c ®Þnh møc vÒ chi phÝ tiÒn l­¬ng, gi¸ thµnh, kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kÕ ho¹ch vËt t­, kÕ ho¹ch thu vèn… Lµ thµnh viªn cña héi ®ång ®Þnh gi¸ mua b¸n vËt t­ thiÕt bÞ, tham m­u gióp gi¸m ®èc ra quyÕt ®Þnh chÝnh x¸c, hiÖu qu¶. B¸o c¸o th­êng xuyªn vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña c«ng ty cho ban gi¸m ®èc. Cuèi kú b¸o c¸o kÕt hîp cïng c¸c b¶ng ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty vµ lËp kÕ ho¹ch cho kú sau. + Hai kÕ to¸n tæng hîp: (NguyÔn ThÞ Thanh Xu©n vµ NguyÔn V¨n Kiªn) cã nhiÖm vô: Hµng ngµy, cËp nhËt sè liÖu tõ c¸c kÕ to¸n viªn, cuèi th¸ng, quý lªn sæ s¸ch vµ b¸o c¸o quyÕt to¸n. B¸o c¸o tr­ëng ban kÞp thêi vÒ viÖc xö lý sè liÖu kÕ to¸n hµng th¸ng tr­íc khi kho¸ sæ kÕ to¸n, lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. Cuèi kú kÕ to¸n tæng hîp ph¶i lËp c¸c b¸o c¸o sau: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n. B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. B¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn nghÜa vô víi nhµ n­íc. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i thu kh¸ch hµng. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i thu kh¸c. B¸o c¸o c«ng nî t¹m øng. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i tr¶ ng­êi b¸n. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i tr¶ kh¸c. B¸o c¸o c«ng nî ph¶i thu néi bé. B¸o c¸o ph©n tÝch tµi chÝnh doanh nghiÖp. B¸o c¸o thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh. B¶ng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt, gi¸ thµnh. QuyÕt to¸n thuÕ. Tham gia ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ cña c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc kÕ to¸n tr­ëng vÒ thêi gian nép b¸o c¸o vµ chÊt l­îng b¸o c¸o. KiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lý, hîp lÖ tr­íc khi tr×nh ký. Ngoµi ra, kÕ to¸n tæng hîp cßn phô tr¸ch vÒ tiÒn l­¬ng vµ tµi s¶n cè ®Þnh, víi nhiÖm vô cô thÓ nh­ sau: + KÕ to¸n tiÒn l­¬ng , BHXH, BHYT: C¨n cø vµo c¸c kÝ hiÖu chÊm c«ng cña tõng ng­êi tÝnh ra sè ngµy c«ng theo tõng lo¹i t­¬ng øng ®Ó ghi vµo b¶ng chÊm c«ng. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ liªn quan, lËp b¶ng thanh to¸n l­¬ng, chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng duyÖt ®Ó lµm c¨n cø lËp phiÕu chi vµ ph¸t l­¬ng. C¨n cø phiÕu nghØ h­ëng BHXH vµ b¶ng chÊm c«ng ®Ó tÝnh b¶o hiÓm x· héinguyÖn. Theo dâi thanh to¸n x¸c ®Þnh sè ph¶i tr¶, ®· tr¶ vÒ BHXH, BHYT, KPC§ Cuèi kú lËp b¸o c¸o BHXH, BHYT, KPC§. + KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: Tæ chøc kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh, t¨ng, gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh, l­u hå s¬ vµ cËp nhËt th«ng tin theo dâi tµi s¶n cè ®Þnh. Hµng th¸ng, quý, n¨m cïng víi phßng kinh tÕ kÕ ho¹ch x©y dùng kÕ ho¹ch söa ch÷a lín tµi s¶n cè ®Þnh vµ quyÕt to¸n chi phÝ söa ch÷a lín tµi s¶n cè ®Þnh. Cuèi kú ph¶i lªn c¸c b¸o c¸o: B¸o c¸o t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh. B¸o c¸o chi tiÕt, tæng hîp kiÓm kª tµi s¶n cè ®Þnh. +KÕ to¸n ng©n hµng (NguyÔn Ngäc Thuý) cã nhiÖm vô: LËp kÕ ho¹ch tÝn dông vèn l­u ®éng víi ng©n hµng (®Þnh kú th¸ng vµ quý) LËp sÐc, uû nhiÖm chi, vay ng¾n h¹n dµi han, tiÒn göi ng©n hµng Ghi sæ theo dâi, hµng th¸ng sau khi xo¸ sæ ng©n hµng, lËp b¸o nî, b¸o cã cho c¸c ®¬n vÞ vÒ c¸c kho¶n thanh to¸n ph¶i thu, ph¶i tr¶ b»ng chuyÓn kho¶n ph¸t sinh trong th¸ng. LËp b¶ng kª chøng tõ tiÒn göi , tiÒn vay ng¾ng h¹n, trung h¹n, dµi h¹n lµm c¬ së ghi sæ kÕ to¸n. Lµm thñ tôc vÒ b¶o l·nh, b¶o chøng ng©n hµng. Quan hÖ trùc tiÕp víi ng©n hµng vÒ c¸c c«ng viÖc, c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan. ChÞu tr¸ch nhiªm lËp c¸c b¸o c¸o ®Þnh kú vµ ®ét xuÊt theo nhiÖm vô d­îc giao vÒ chÊt l­îng, sè l­îng vµ thêi h¹n theo quy ®Þnh cña H§QT +KÕ to¸n thu tiÒn (NguyÔn ThÞ Hµ, TrÇn V¨n L­u, NguyÔn Quèc Hïng) cã nhiÖm vô: LËp kÕ ho¹ch c«ng t¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ®Þnh kú tuÇn, th¸ng vÒ viÖc thu håi c«ng nî kh¸ch hµng vµ c¸ nh©n cßn tån ®äng. TËp hîp hå s¬, lËp biªn ®èi chiÕu, biªn b¶n lµm viÖc tõng lÇn víi tõng chñ nî, hoµn chØnh hå s¬ quyÕt to¸n, yªu cÇu kh¸ch hµng tr¶ nî. B¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn ®Þnh kú tuÇn , th¸ng vÒ thu håi c«ng nî cña kh¸ch hµng vµ c¸ nh©n, ®Ò xuÊt biªn ph¸p gi¶i quyÕt. Phèi hîp víi c¸c cöa hµng, chi nh¸nh, tËp hîp b¸o c¸o vµ ®Ò xuÊt ph­¬ng ¸n xö lý víi c«ng ty ®èi víi nh÷ng tr­êng hîp nî khã thu. +KÕ to¸n tiÒn mÆt (L­u ThÞ Hoa) víi nhiÖm vô: Hµng ngµy viÕt phiÕu thu, phiÕu chi, ®èi chiÕu sæ quü víi thñ quü theo tõng ngµy, th¸ng, n¨m vµ cËp nhËt chøng tõ vµo m¸y ®Ó kÕ to¸n tæng hîp n¾m b¾t ®­îc th«ng tin. Cuèi kú lËp b¸o c¸o quü. Th­êng xuyªn b¸o c¸o sè d­ tiÒn mÆt tån quü cho kÕ to¸n tæng tr­ëng. +Thñ quü (NguyÔn ThÞ M­êi): Theo dâi viÖc thu chi tiÒn trong l­îng tiÒn cña c«ng ty, c¨n cø vµo phiÕu thu, chi ®­îc gi¸m ®èc, kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt lµm thñ tôc thu chi tiÒn mÆt ®èi víi kh¸ch hµng vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong doanh nghiÖp. Ph¸t tiÒn l­¬ng hµng th¸ng cho lao ®éng trong doanh nghiÖp. +KÕ to¸n hµng tån kho (TrÇn V¨n Hoµng vµ Lª MÜ Hoa) Hµng th¸ng cïng víi ban kho tµng ®èi chiÕu sè l­îng nhËp, xuÊt, tån, cïng bé phËn kho kiÓm tra, quyÕt to¸n hµng tån kho. Cuèi kú lËp c¸c b¸o c¸o: B¸o c¸o chi tiÕt, tæng hîp kiÓm kª kho vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸. +KÕ to¸n b¸n hµng: gåm 3 nh©n viªn, cã nhiÖm vô: LËp ho¸ ®¬n b¸n hµng, lËp b¶ng kª hµng ho¸ tiªu thô, cËp nhËt c¸c th«ng tin vÒ b¸n hµng vµo m¹ng m¸y tÝnh cña phßng kÕ to¸n. Cuèi th¸ng, quý, n¨m nhËn b¸o c¸o b¸n lÎ tõ c¸c kÕ to¸n b¸n lÎ cña c¸c cöa hµng, lËp b¸o c¸o tæng hîp b¸n hµng. +KÕ to¸n b¸n lÎ: Gåm 2 nh©n viªn (TrÇn Thu Hµ, Lª ThÞ H»ng) lµm viÖc t¹i c¸c cöa hµng, phô tr¸ch viÕt ho¸ ®¬n b¸n hµng, lËp phiÕu thu, chi, ghi sæ doanh thu, lËp b¶ng kª b¸n lÎ hµng ho¸ dÞch vô, lËp b¸o c¸o hµng b¸n lÎ. Cuèi th¸ng cã tr¸ch nhiÖm b¸o sæ cho kÕ to¸n b¸n hµng t¹i c«ng ty. +Ngoµi ra c«ng ty cßn 2 kÕ to¸n phô tr¸ch t¹i chi nh¸nh Thµnh Phè Hå ChÝ Minh, chÞu tr¸ch nhiÖm lËp phiÕu thu chi, ho¸ ®¬n b¸n hµng, b¶ng kª hµng b¸n t¹i chi nh¸nh vµ thùc hiÖn b¸o sæ lªn c«ng ty. 2. Tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n. 2.1 Danh môc chøng tõ c«ng ty sö dông: C«ng ty cæ phÇn d­îc TRAPHACO sö dông phÇn mÒm kÕ to¸n Fast Accounting- 2002 ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n doanh nghiÖp, do ®ã hÖ thèng chøng tõ mµ c«ng ty sö dông cã nh÷ng ®Æc ®iÓm kh¸c biÖt so víi hÖ thèng chøng tõ bé tµi chÝnh quy ®Þnh ®èi víi kÕ to¸n thñ c«ng c¶ vÒ mÆt sè l­îng, chñng lo¹i vµ mÉu m·. PhiÕu kÕ to¸n Bót to¸n ®Þnh kú Bót to¸n ph©n bæ tù ®éng Bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng Ho¸ ®¬n b¸n hµng Bót to¸n bï trõ c«ng nî gi÷a hai kh¸ch hµng Chøng tõ ph¶i thu kh¸c Ho¸ ®¬n mua hµng Chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c PhiÕu nhËp mua néi ®Þa PhiÕu nhËp mua hµng nhËp khÈu PhiÕu nhËp chi phÝ mua hµng ho¸ PhiÕu xuÊt tr¶ l¹i cho nhµ cung cÊp PhiÕu nhËp kho PhiÕu nhËp néi bé PhiÕu xuÊt kho PhiÕu xuÊt ®iÒu chuyÓn PhiÕu thu tiÒn PhiÕu chi tiÒn PhiÕu mua b¸n ngo¹i tÖ b»ng tiÒn mÆt PhiÕu mua b¸n ngo¹i tÖ qua ng©n hµng 2.2 Quy tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn mét sè chøng tõ chñ yÕu: PhiÕu thu: Trªn c¬ së kiÓm tra chøng tõ gèc cña ng­êi ®Ò nghÞ nép tiÒn, kÕ to¸n tiÒn mÆt lËp phiÕu thu theo mÉu cña bé tµi chÝnh (lËp thµnh 3 liªn, ®Æt giÊy than viÕt mét lÇn), vµ nhËp phiÕu thu vµo m¸y tÝnh ®Ó ch­¬ng tr×nh tù ®éng h¹ch to¸n vµ vµo sæ. Thñ quü nhËn vµ kiÓm tra phiÕu thu. Sau ®ã nhËn tiÒn, nhËp quü vµ x¸c nhËn sè tiÒn ®· thu lªn phiÕu thu vµ ký phiÕu thu, giao cho ng­êi nép tiÒn 1 liªn, gi÷ l¹i 1 liªn ®Ó chuyÓn cho kÕ to¸n. Sau ®ã thñ quü nhËp d÷ liÖu vµo m¸y ®Î ch­¬ng tr×nh tù ®éng lªn b¸o c¸o quü, cuèi ngµy nép b¸o c¸o quü kÌm theo c¸c chøng tõ gèc cho kÕ to¸n. KÕ to¸n tiÒn mÆt ph©n lo¹i chøng tõ ®Ó l­u tr÷, qu¶n lý theo tr¸ch nhiÖm. §Þnh kú, tËp hîp chøng tõ xin kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt, kÕ to¸n tr­ëng trªn c¬ së kiÓm so¸t tõng lo¹i chøng tõ ®Ó ký duyÖt chøng tõ. KÕ to¸n tiÒn mÆt b¶o qu¶n chøng tõ trong n¨m vµ l­u tr÷ khi kÕt thóc niªn ®é. PhiÕu chi: C¨n cø ®Ò nghÞ chi tiÒn ®· ®­îc duyÖt cña ng­êi nhËn tiÒn, kÕ to¸n tiÒn m¨t lËp phiÕu chi. Thñ quü sau khi kiÓm tra phiÕu chi, yªu cÇu ng­êi nhËn tiÒn ký x¸c nhËn sè tiÒn sÏ nhËn vµ ký phiÕu chi sau khi giao tiÒn. Thñ quü thùc hiÖn ghi vµo sæ quü, cuèi ngµy lËp b¸o c¸o quü vµ nép kÌm chøng tõ gèc cho kÕ to¸n. KÕ to¸n tiÒn mÆt ph©n lo¹i ®Ó l­u tr÷ sau khi tr×nh phiÕu chi cho kÕ to¸n tr­ëng vµ thñ tr­ëng ®¬n vÞ ký duyÖt. PhiÕu nhËp kho: C¨n cø biªn b¶n kiÓm nghiÑm co ban kiÓm nghiÖm lËp, c¸n bé phßng kÕ ho¹ch kinh doanh (bé phËn cung øng vËt t­) lËp phiÕu nhËp kho, xin tr­ëng phßng ký duyÖt. Thñ kho ghi sè thùc nhËp, ký phiÕu nhËp kho cïng ng­êi giao hµng ho¸, vËt t­, ghi thÎ kho vµ chuyÓn phiÕu nhËp kho cho kÕ to¸n vËt t­. KÕ to¸n vËt t­ ghi ®¬n gi¸, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng tÝnh thµnh tiÒn, ®Þnh kho¶n vµ vµo sæ. PhiÕu xuÊt kho: C¨n cø lÖn xuÊt kho ®· ®­îc duyÖt, bé phËn cung øng (phßng kÕ ho¹ch kinh doanh) lËp phiÕu xuÊt kho. Thñ kho ghi sè l­îng thùc xuÊt, cïng ng­êi nhËn hµng ho¸, vËt t­ ký phiÕu xuÊt kho, ghi thÎ kho vµ chuyÓn chøng tõ cho kÕ to¸n. KÕ to¸n vËt t­ ghi ®¬n gi¸, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng tÝnh thµnh tiÒn, ®Þnh kho¶n vµ lªn sæ. Ho¸ ®¬n GTGT: Ho¸ ®¬n GTGT ®­îc c¸n bé phßng cung øng (phßng kÕ ho¹ch kinh doanh) lËp dùa trªn c¬ së hîp ®ång mua b¸n, sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt. Ho¸ ®¬n nµy sÏ ®­îc sö dông lµm c¨n cø ®Ó kÕ to¸n tiÒn mÆt lËp phiÕu thu. Tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n. 3.1 Danh môc tµi kho¶n sö dông: Do c«ng ty h¹ch to¸n hµng tån kho theo ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn nªn kh«ng sö dông c¸c tµi kho¶n: 611- Mua hµng (dïng cho kiÓm kª ®Þnh kú), 631- Gi¸ thµnh s¶n xuÊt (dïng cho kiÓm kª ®Þnh kú). Ngoµi ra c«ng ty thùc hiÖn b¸n hµng theo ph­¬ng thøc giao hµng trùc tiÕp vµ b¸n lÎ t¹i c¸c cöa hµng phô thuéc nªn kh«ng sö dông tµi kho¶n 157- Hµng göi b¸n. Trõ c¸c tr­êng hîp nãi trªn th× doanh nghiÖp sö dông tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n cßn l¹i theo ®óng hÖ thèng tµi kho¶n dïng trong c¸c doanh nghiÖp ®­îc ban hµnh theo quyÕt ®Þnh 1141- TC- C§KT ngµy 1/11/1995 cña bé tr­ëng Bé tµi chÝnh. Ngoµi nh÷ng tµi kho¶n chi tiÕt ®· quy ®Þnh s½n trong hÖ thèng tµi kho¶n theo chÕ ®é, mét sè tµi kho¶n kh¸c ®­îc c«ng ty tæ chøc chi tiÕt tuú theo lo¹i. VÝ dô: Tµi kho¶n 334- Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn ®­îc c«ng ty thùc hiÖn chi tiÕt theo chøc n¨ng nhiÖm vô cña nh©n viªn, cô thÓ: Tµi kho¶n 3341: L­¬ng khèi s¶n xuÊt Tµi kho¶n 3342: L­¬ng khèi b¸n hµng Tµi kho¶n 3343: L­¬ng qu¶n lý C¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh hµng tån kho, chi phÝ, doanh thu,….(lo¹i 5,lo¹i 6 va c¸c tµi kho¶n 154, 155, 151) sau khi chi tiÕt theo chÕ ®é th× ®­îc chi tiÕt theo lo¹i s¶n phÈm, hµng ho¸, vÝ du: Tµi kho¶n 632- Gi¸ vèn hµng b¸n Tµi kho¶n 6321- Gi¸ vèn hµng b¸n: Hµng ho¸ Tµi kho¶n 6322- Gi¸ vèn hµng b¸n: Thµnh phÈm Tµi kho¶n 511: Doanh thu b¸n hµng Tµi kho¶n 5111: Doanh thu b¸n hµng ho¸ Tµi kho¶n 5112: Doanh thu b¸n thµnh phÈm Tµi kho¶n 621: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp Tµi kho¶n 62147: Chi phÝ nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp cho s¶n xuÊt s¶n phÈm N­íc sóc miÖng SKS. … Tµi kho¶n 154: Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang Tµi kho¶n 15447: Chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh dë dang – N­íc sóc miÖng SKS. 4.Tæ chøc vËn dông hÖ thèng sæ kÕ to¸n t¹i c«ng ty. H×nh thøc sæ ¸p dông: HiÖn nay ®Ó thuËn tiÖn cho viÖc ¸p dông kÕ to¸n m¸y,c«ng ty ®ang ¸p dông h×nh thøc sæ nhËt ký chung. VËn dông hÖ thèng sæ: C¸c lo¹i sæ s¸ch ®­îc sö dông: Sæ tæng hîp NhËt ký chung: C¸ch ghi: Khi cã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n ë c¸c phÇn hµnh chØ cÇn nhËp chøng tõ gèc, khi ®ã ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y sÏ tù ®éng chuyÓn d÷ liÖu vµo sæ mµ kÕ to¸n kh«ng cÇn nhËp d÷ liÖu vµo sæ. ChÝnh v× vËy mµ trong mÉu sæ nhËt ký chung kh«ng cã cét ®· vµo sæ c¸i. C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc ghi vµo cuèn sæ nµy theo tr×nh tù thêi gian mµ kÕ to¸n viªn nhËp chøng tõ (ghi theo ngµy chøng tõ). ChÝnh v× ®Æc ®iÓm nµy mµ mÉu sæ nhËt ký chung ë ®©y kh«ng cã cét ngµy th¸ng ghi sæ. Cuèi trang sæ, céng chuyÓn sang trang sau, ®Çu trang sau ghi sè tæng céng cña cuèi trang tr­íc. MÆc dï theo nguyªn t¾c, ®Ó tr¸nh trïng l¾p, c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®· ®­îc ghi vµo sæ nhËt ký ®Æc biÖt th× kh«ng ®­îc ghi vµo sæ nhËt ký chung, song do doanh nghiÖp ¸p dông kÕ to¸n m¸y nªn khi kÕ to¸n nhËp chøng tõ th× ch­¬ng tr×nh tù ®éng chuyÓn d÷ liÖu vµo c¶ sæ nhËt ký chung vµ nhËt ký ®Æc biÖt. C¸c nhËt ký ®Æc biÖt: Do lµ mét phÇn cña nhËt ký chung nªn c¸ch ghi t­¬ng tù nh­ c¸c ghi nhËt ký chung. Trong c¸c nhËt ký nµy, mçi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc ghi mét dßng. Song do ®Æc ®iÓm cña kÕ to¸n m¸y mµ c¸c mÉu sæ còng nh­ nguyªn t¾c ghi sæ ë ®©y cã nh÷ng kh¸c biÖt so víi chÕ ®é: MÉu nhËt ký thu tiÒn vµ nhËt ký chi tiÒn ë ®©y kh«ng cã cét c¸c tµi kho¶n kh¸c ®Ó ghi c¸c tµi kho¶n cã tÝnh chÊt kh«ng th­êng xuyªn. Theo nguyªn t¾c, nhËt ký b¸n hµng vµ nhËt ký mua hµng ®­îc dïng ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸ theo h×nh thøc tr¶ chËm hoÆc tr¶ tr­íc, vµ kh«ng ®­îc ph¶n ¸nh c¸c nghiÖp vô mua tµi s¶n cè ®Þnh, x©y dùng c¬ b¶n, tµi s¶n tµi chÝnh vµo c¸c sæ nµy nh­ng ë ®©y, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng chuyÓn toµn bé d÷ liÖu vÒ tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô mua b¸n hµng ho¸, kh«ng ph©n biÖt ph­¬ng thøc thanh to¸n, lo¹i tµi s¶n vµo trong c¸c nhËt ký nµy. Sæ c¸i tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n: C«ng ty më sæ c¸i cho tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n. Th«ng tin trong c¸c sæ c¸i ®­îc ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng cËp nhËt khi kÕ to¸n viªn ë c¸c phÇn hµnh nhËp chøng tõ. KÕt cÊu c¸c sæ nµy nh­ sau: Sæ chi tiÕt (c¸c lo¹i, c¸ch ghi, kÕt cÊu) C«ng ty tæ chøc sæ kÕ to¸n chi tiÕt cho tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n c«ng nî (sæ chi tiÕt tµi kho¶n 131,331, 141, 334, 311,….) Khi cã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, kÕ to¸n cËp nhËt chøng tõ gèc vµo m¸y vµ ch­¬ng tr×nh tù ®éng vµo sæ chi tiÕt cña c¸c tµi kho¶n cã liªn quan Cã thÓ kh¸i qu¸t tr×nh tù ghi sæ theo h×nh thøc nhËt ký chung t¹i doanh nghiÖp nh­ sau: Chøng tõ gèc NK ®Æc biÖt Sæ kÕ to¸n chi tiÕt NK chung Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu Tæ chøc vËn dông hÖ thèng b¸o c¸o. Nh»m ph¶n ¸nh mét c¸ch tæng qu¸t toµn diÖn vµ cã hÖ thèng t×nh h×nh tµi s¶n, nguån vèn, kÕt qu¶ kinh doanh vµ tr×nh ®é sö dông vèn cña doanh nghiÖp sau mét kú h¹ch to¸n ®Ó phôc vô cho viÖc ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh doanh, ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ kinh doanh, khai th¸c c¸c tiÒm n¨ng cña doanh nghiÖp, ®­a ra c¸c biÖn ph¸p kinh doanh cã hiÖu qu¶ c«ng ty d­îc TRAPHACO ®· tæ chøc cho m×nh mét hÖ thèng b¸o c¸o bao gåm c¶ b¸o c¸o tµi chÝnh vµ b¸o c¸o qu¶n trÞ. 5.1 B¸o c¸o tµi chÝnh. VÒ b¸o c¸o tµi chÝnh, ®Ó tr×ng bµy kh¶ n¨ng sinh lêi vµ thùc tr¹ng tµi chÝnh cña m×nh cho c¸c ®èi t­îng c¶ trong vµ ngoµi doanh nghiÖp, doanh nghiÖp còng sö dông c¶ 4 b¸o c¸o theo chÕ ®é: B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n, b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ, thuyÕt minh b¸o c¸o tµi chÝnh. C¸c b¸o c¸o nµy do kÕ to¸n tæng hîp lËp: Cuèi th¸ng, quý, n¨m, kÕ to¸n tæng hîp nhËp c¸c phiÕu kÕ to¸n, c¸c bót to¸n ®Þnh kú, ch­¬ng tr×nh thùc hiÖn c¸c bót to¸n ph©n bæ tù ®éng vµ c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng. KÕt hîp víi c¸c th«ng tin kÕ to¸n ®­îc chuyÓn sang tõ c¸c ph©n hÖ kÕ to¸n kh¸c (ph©n hÖ kÕ to¸n c«ng nî ph¶i thu, ph¶i tr¶, b¸n hµng, mua hµng, vèn b»ng tiÒn), ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n ph©n hÖ kÕ to¸n tæng hîp sÏ tù ®éng lªn c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh. B¸o c¸o qu¶n trÞ. §Ó phôc vô yªu cÇu qu¶n lý, ®iÒu hµnh doanh nghiÖp, c«ng ty ®· thiÕt kÕ, sö dông mét sè lo¹i b¸o c¸o qu¶n trÞ: B¶ng ph©n tÝch tµi chÝnh doanh nghiÖp: B¸o c¸o nµy do kÕ to¸n tæng hîp lËp vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n. Trong b¸o c¸o nµy cã chøa ®ùng ®Çy ®ñ th«ng tin vÒ c¸c chØ tiªu tµi chÝnh doanh nghiÖp. C¨n cø vµo c¸c chØ tiªu nµy, ban l·nh ®¹o cña c«ng ty cã thÓ thÊy thùc tr¹ng còng nh­ xu h­íng tµi chÝnh cña doanh nghiÖp m×nh, tõ ®ã ®iÒu chØnh, ra c¸c quyÕt tµi chÝnh. MÉu b¸o c¸o nµy ®· cã s½n trong ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm kÕ to¸n. Cuèi niªn ®é, khi ®· cã th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ c¸c chØ tiªu ph¶n ¸nh kÕt qu¶ kinh doanh còng nh­ tµi s¶n vµ nguån vèn cña doanh nghiÖp ®­îc thÓ hiÖn trªn c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh, c¨n cø vµo ®ã, ch­¬ng tr×nh tù ®éng tÝnh c¸c chØ tiªu hoµn thµnh b¸o c¸o ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh doanh nghiÖp. B¶ng tæng hîp sè d­ c«ng nî cuèi kú: C«ng ty tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o tæng hîp sè d­ c«ng nî cuèi kú cho tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh c«ng nî (tµi kho¶n 331,336,334,338,311,141,1368,131) C¸c b¸o c¸o nµy do kÕ to¸n tæng hîp lËp vµo cuèi th¸ng, quý, n¨m dùa trªn c¸c th«ng tin tõ c¸c sæ c¸i c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh c«ng nî. C¨n cø vµo b¸o c¸o nµy, ban l·nh ®¹o c«ng ty cã thÓ n¾m ®­îc nh÷ng th«ng tin tæng qu¸t vÒ t×nh h×nh c«ng nî cña c«ng ty m×nh, tõ ®ã cã kÕ ho¹ch cô thÓ cho viÖc thu håi, thanh to¸n c¸c kho¶n nî ®Ó ®¶m b¶o uy tÝn trong quan hÖ th­¬ng m¹i còng nh­ viÖc ®¶m b¶o cho sù tån t¹i cña doanh nghiÖp, tr¸nh nh÷ng tæn thÊt cã thÓ x¶y ra. B¶ng tËp hîp chi phÝ s¶n xuÊt, gi¸ thµnh: C¨n cø vµo c¸c phiÕu kÕ to¸n, c¸c bót to¸n ®Þnh kú, c¸c bót to¸n kÕt chuyÓn tù ®éng vµ c¸c bót to¸n ph©n bæ tù ®éng, cuèi kú ch­¬ng tr×nh tù ®éng tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. Dùa vµo c¸c th«ng tin trªn b¶ng nµy ®Ó ban l·nh ®¹o c«ng ty n¾m ®­îc t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch chi phÝ, gi¸ thµnh cña c«ng ty. Tõ ®ã cã ph­¬ng ¸n ®iÒu chØnh ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt còng nh­ kÕ ho¹ch gi¸ b¸n phï hîp. B¶ng kiÓm kª tµi s¶n cè ®Þnh, b¸o c¸o t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh: B¸o c¸o nµy ®­îc lËp bëi kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh lóc cuèi niªn ®é kÕ to¸n nh»m cung cÊp tíi ban l·nh ®¹o c«ng ty nh÷ng th«ng tin tæng hîp vµ chi tiÕt vÒ t×nh h×nh tµi s¶n cè ®Þnh cña doanh nghiÖp. Tõ ®ã, kÕt hîp víi th«ng tin vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh, víi sù tham m­u cña c¸c bé phËn liªn quan, ban l·nh ®¹o cã thÓ ®iÒu chØnh ph­¬ng ¸n ®Çu t­ cho phï hîp, ®óng h­íng. B¶ng tæng hîp kiÓm kª kho: C¨n cø biªn b¶n kiÓm kª cña ban kiÓm kª kho vËt t­, kÕ to¸n vËt t­ lËp b¶ng tæng hîp kiÓm kª kho, ®èi chiÕu víi sè liÖu ghi trªn sæ s¸ch, ph¸t hiÖn chªnh lÖch, chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng vµ ban gi¸m ®èc xö lý. B¸o c¸o quü: B¸o c¸o nµy do kÕ to¸n tiÒn mÆt lËp vµo cuèi th¸ng, quý, n¨m ®Ó tr×nh cho kÕ to¸n tæng hîp, kÕ to¸n tr­ëng, ban gi¸m ®èc n¾m ®­îc t×nh h×nh tiÒn t¹i quü cña doanh nghiÖp, tõ ®ã cã ph­¬ng ¸n sö dông tiÒn mÆt t¹i quü hîp lý, tr¸nh t×nh tr¹ng ø ®äng vèn còng nh­ t×nh tr¹ng suy gi¶m kh¶ n¨ng thanh to¸n qu¸ møc cho phÐp. Quy tr×nh h¹ch to¸n mét sè phÇn hµnh kÕ to¸n chñ yÕu. 6.1 KÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh: 6.1.1.Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n: Ph©n lo¹i tµi s¶n cè ®Þnh: theo h×nh th¸i biÓu hiÖn kÕt hîp tÝnh chÊt ®Çu t­. Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ tµi s¶n cè ®Þnh: C¨n cø vµo gi¸ tÞ tµi s¶n ghi trªn ho¸ ®¬n. Ph­¬ng ph¸p khÊu hao ¸p dông: ¸p dông ph­¬ng ph¸p khÊu hao ®­êng th¼ng theo QuyÕt ®Þnh sè 166/1999 Q§ - BTC. C¸c tr­êng hîp khÊu hao ®Æc biÖt: NÕu cÇn khÊu hao nhanh th× c«ng ty sÏ ®Ò nghÞ vµ ph¶i ®­îc cÊp trªn phª duyÖt míi tiÕn hµnh khÊu hao. 6.1.2. H¹ch to¸n ban ®Çu: C¸c chøng tõ sö dông: Biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®Þnh ThÎ tµi s¶n cè ®Þnh. Biªn b¶n thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh. Biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n cè ®Þnh. Biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®inh söa ch÷a lín hoµn thµnh. B¶ng tÝnh khÊu hao. B¶ng ph©n bæ khÊu hao. Quy tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ: Khi gi¸m ®èc cã quyÕt ®Þnh t¨ng, gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh, héi ®ång giao nhËn ®­îc thµnh lËp ®Ó lµm nhiÖm vô nghiÖm thu, kiÓm nghiÖm vµ bµn giao tµi s¶n cè ®Þnh. Ban nµy sÏ cïng víi ®¹i diÖn ®¬n vÞ giao tµi s¶n cè ®Þnh lËp biªn b¶n bµn giao (mÉu sè 01, 02, 03, 04, 05). Biªn b¶n bµn giao sÏ ®­îc chuyÓn cho kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh vµ kÕ to¸n tiÒn mÆt kÌm theo ho¸ ®¬n GTGT ®Ó lµm c¨n cø nhËp phiÕu chi hoÆc chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c vµ h¹ch to¸n chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh. 6.1.3. H¹ch to¸n chi tiÕt: Sæ s¸ch sö dông: B¸o c¸o chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh dïng chung cho toµn doanh nghiÖp. B¸o c¸o chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh theo nguån vèn A3. Tr×nh tù h¹ch to¸n: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ gèc vÒ t¨ng, gi¶m, khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh (biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®Þnh, biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®Þnh söa ch÷a lín hoµn thµnh, biªn b¶n ®¸nh gi¸ l¹i tµi s¶n cè ®Þnh,) kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh tiÕn hµnh lËp, huû thÎ tµi s¶n cè ®Þnh, lËp b¶ng tÝnh khÊu hao vµ ghi sæ, sau ®ã l­u tr÷ chøng tõ. Mçi tµi s¶n cè ®Þnh ®­îc lËp mét thÎ ®Ó theo dâi, ph¶n ¸nh diÔn biÕn ph¸t sinh trong qu¸ tr×nh sö dông. ThÎ tµi s¶n cè ®Þnh sau khi lËp xong sÏ ®­îc m¸y tÝnh tù ®éng ®¨ng ký vµo b¸o c¸o chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh dïng chung cho toµn doanh nghiÖp vµ b¸o c¸o tæng hîp chi tiÕt tµi s¶n cè ®Þnh . 6.1.4. H¹ch to¸n tæng hîp: Sæ tæng hîp: Sæ nhËt ký chung. Sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 211, 212, 213, 214. Quy tr×nh h¹ch to¸n: Khi cã nghiÖp vô t¨ng gi¶m tµi s¶n cè ®Þnh, c¨n cø vµo chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c, hoÆc giÊy b¸o nî cña Ng©n hµng do kÕ to¸n Ng©n hµng hoÆc phiÕu chi do kÕ to¸n tiÒn mÆt nhËp vµ c¨n cø vµo thÎ tµi s¶n cè ®Þnh do kÕ to¸n tµi s¶n cè ®Þnh lËp, ch­¬ng tr×nh tù ®éng tÝnh vµ ph©n bæ khÊu hao cho tµi s¶n cè ®Þnh vµ h¹ch to¸n vµo sæ nhËt ký chung, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n 211, 212, 213, 214 vµ b¶ng c©n ®èi ph¸t sinh c¸c tµi kho¶n. Cuèi kú, tù ®éng tæng hîp sè liÖu lªn b¸o c¸o tµi chÝnh. Tr×nh tù ghi sæ Chøng tõ gèc vÒ t¨ng gi¶m, khÊu hao TSC§ ThÎ TSC§ NK chung Sæ c¸i TK 211,212,213,214 Sæ kÕ to¸n chi tiÕt B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Gi¶i thÝch mòi tªn (chung cho tÊt c¶ c¸c s¬ ®å vÒ sau) Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu KÕ to¸n vËt t­: Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n. Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ hµng tån kho: Theo gi¸ thùc tÕ. Ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh hµng tån kho cuèi kú: §¸nh gi¸ theo gi¸ trÞ b×nh qu©n gia quyÒn. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: Kª khai th­êng xuyªn. 6.2.2.H¹ch to¸n ban ®Çu: Chøng tõ sö dông: Biªn b¶n kiÓm nghiÖm PhiÕu nhËp kho PhiÕu xuÊt kho Quy tr×nh lu©n chuyÓn: Do tÝnh ®Æc thï cña s¶n phÈm d­îc lµ s¶n phÈm cã ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn søc khoÎ con ng­êi vµ doanh nghiÖp ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm ph¸p lý rÊt cao vÒ chÊt l­îng cña s¶n phÈm nªn viÖc nhËp xuÊt hµng tån kho ph¶i ®­îc phèi hîp qu¶n lý chÆt chÏ ®Ó ®¶m b¶o s¶n phÈm nhËp, xuÊt ph¶i ®óng chÊt l­îng, ®¶m b¶o an toµn cho ng­êi tiªu dïng vµ ®¶m b¶o uy tÝn, lîi Ých cña doanh nghiÖp. Khi cã nghiÖp vô vÒ nhËp, xuÊt hµng tån kho (vËt t­, hµng ho¸, thµnh phÈm), c¨n cø c¸c chøng tõ nguån (nh­ ho¸ ®¬n mua hµng, lÖnh xuÊt ®· ®­îc duyÖt, phiÕu ®Ò nghÞ nhËp kho thµnh phÈm), phßng kiÓm tra chÊt l­îng cïng víi ng­êi giao (nhËn) hµng ho¸, thµnh phÈm, vËt t­ lËp ban kiÓm nghiÖm, tiÕn hµnh kiÓm tra chÊt l­îng, sè l­îng, chñng lo¹i cña hµng tån kho tr­íc khi nhËp, xuÊt. C¨n cø vµo biªn b¶n kiÓm nghiÖm ®­îc lËp bëi ban kiÓm nghiÖm, c¸n bé phßng cung øng (phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh) sÏ lËp phiÕu nhËp, xuÊt kho thµnh 4 liªn (1 liªn do ph©n x­ëng hoÆc ng­êi giao hµng gi÷, mét liªn thñ kho sö dông ®Ó ghi thÎ kho, mét liªn kÕ to¸n dïng ®Ó ghi sæ, mét liªn l­u t¹i phßng), phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé thµnh 3 liªn, liªn 1 ®Ó l­u, liªn 2 giao cho thñ quü ®Ó ghi thÎ kho, liªn 3 dïng ®Ó kÕ to¸n ghi sæ. C¨n cø vµo phiÕu nhËp kho ®· cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña ng­êi giao, nhËn hµng, thñ kho, tr­ëng phßng kinh doanh, kÕ to¸n vËt t­ tiÕn hµnh hoµn thµnh nèt c¸c chØ tiªu ®¬n gi¸ trªn phiÕu nhËp, xuÊt, ký phiÕu vµ l­u chøng tõ ®ång thêi l­u hå s¬ trªn m¸y tÝnh. 6.2.3.H¹ch to¸n chi tiÕt: Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt hµng tån kho c«ng ty ®ang ¸p dông lµ ph­¬ng ph¸p thÎ song song C¸c sæ s¸ch sö dông bao gåm: Sæ chi tiÕt ë kho hµng: doanh nghiÖp sö dông thÎ kho. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: gåm sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt t­, thµnh phÈm, hµng ho¸ vµ b¶ng tæng hîp nhËp xuÊt tån. Quy tr×nh h¹ch to¸n: C¨n cø phiÕu nhËp kho, phiÕu xuÊt kho ®­îc kÕ to¸n vËt t­ cËp nhËt ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng chuyÓn th«ng tin vµo thÎ kho vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt vËt t­, s¶n phÈm hµng ho¸, céng nhËp, xuÊt, tÝnh sè tån trªn tõng thÎ, lËp b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån, céng sæ chi tiÕt. ThÎ kho ®­îc më riªng cho tõng danh ®iÓm vËt t­ vµ tõng kho, sæ chi tiÕt ®­îc më cho tõng kho. Cuèi th¸ng, thñ kho vµ kÕ to¸n vËt t­ sÏ ®èi chiÕu b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån víi sæ kÕ to¸n chi tiÕt. PhiÕu nhËp kho PhiÕu nhËp kho PhiÕu nhËp kho Sæ chi tiÕt ThÎ kho KÕ to¸n tång hîp PhiÕu xuÊt kho Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu 6.2.4.H¹ch to¸n tæng hîp vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸: Sæ s¸ch sö dông: NhËt ký chung NhËt ký mua hµng Sæ c¸i më cho c¸c tµi kho¶n 152, 153, 154, 155, 156. Tr×nh tù ghi sæ: C¨n cø chøng tõ gèc vÒ nhËp, xuÊt vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ vµ b¶ng ph©n bæ vËt t­ do kÕ to¸n vËt t­ nhËp, ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng chuyÓn d÷ liÖu vµo nhËt ký mua hµng, nhËt ký b¸n hµng, nhËt ký chung vµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n liªn quan. Cuèi th¸ng m¸y tÝnh tù tËp hîp sè liÖu lªn b¸o c¸o tµi chÝnh. Tr×nh tù ghi sæ Chøng tõ gèc vÒ nhËp xuÊt vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ vµ b¶ng ph©n bæ vËt t­ NK mua hµng NK chung H¹ch to¸n chi tiÕt Sæ c¸i tµi kho¶n 152,153,154,155,156 B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu 6.3.KÕ to¸n lao ®éng tiÒn l­¬ng: 6.3.1.Nguyªn t¾c h¹ch to¸n: TRAPHACO lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt nªn viÖc h¹ch to¸n chi phÝ vÒ lao ®«ng lµ mét bé phËn c«ng viÖc phøc t¹p trong viÖc h¹ch to¸n chi phÝ kinh doanh, bëi v× c¸ch tr¶ thï lao lao ®éng kh«ng thèng nhÊt gi÷a c¸c bé phËn. ViÖc h¹ch to¸n chÝnh x¸c chi phÝ vÒ lao ®éng cã vÞ trÝ quan träng, lµ c¬ së ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ thµnh s¶n phÈm vµ gi¸ b¸n s¶n phÈm. §ång thêi, nã cßn lµ c¨n cø ®Ó x¸c ®Þnh c¸c kho¶n nghÜa vô ph¶i nép cho Ng©n s¸ch, cho c¸c c¬ quan phóc lîi x· héi. ChÝnh v× vËy ®Ó ®¶m b¶o cung cÊp th«ng tin kÞp thêi cho qu¶n lý, c«ng ty ®· ph©n lo¹i lao ®éng vµ ph©n lo¹i tiÒn l­¬ng mét c¸ch phï hîp. Cô thÓ, lao ®éng trong c«ng ty ®­îc ph©n theo chøc n¨ng cña lao ®éng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh: Toµn bé lao ®éng trong doanh nghiÖp ®­îc chia lµm 3 lo¹i: lao ®éng thùc hiÖn chøc n¨ng s¶n xuÊt, chÕ biÕn; lao ®éng thùc hiÖn chøc n¨ng b¸n hµng; lao ®éng thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý. §ång thêi tiÒn l­¬ng còng ®­îc ph©n thµnh 3 lo¹i theo chøc n¨ng tiÒn l­¬ng: l­¬ng s¶n xuÊt, l­¬ng b¸n hµng vµ l­¬ng qu¶n lý. 6.3.2.H¹ch to¸n ban ®Çu: C¸c chøng tõ sö dông: B¶ng thanh to¸n tiÒn l­¬ng vµ b¶o hiÓm x· héi. C¸c chøng tõ chi tiÒn (tiÒn mÆt, tiÒn göi Ng©n hµng) thanh to¸n cho ng­êi lao ®éng. Quy tr×nh lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ vÒ lao ®éng nh­: B¶ng chÊm c«ng, b¶ng tÝnh phô cÊp, trî cÊp, phiÕu x¸c nhËn thêi gian lao ®éng, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng lËp b¶ng thanh to¸n l­¬ng, chuyÓn cho kÕ to¸n tr­ëng duyÖt ®ªt lµm c¨n cø lËp phiÕu chi vµ ph¸t l­¬ng. Sau ®ã, c¨n cø vµo b¶ng thanh to¸n l­¬ng, b¶o hiÓm x· héi, kÕ to¸n tiÒn l­¬ng thùc hiÖn nhËp phiÕu kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø cho ch­¬ng tr×nh tù ®éng x¸c ®Þnh chi phÝ s¶n xuÊt, kinh doanh. 6.3.3.H¹ch to¸n chi tiÕt: Sæ s¸ch sö dông: C¸c sæ chi tiÕt më cho c¸c tµi kho¶n 334, 338, 335. Quy tr×nh h¹ch to¸n: C¨n cø vµo phiÕu kÕ to¸n vÒ tiÒn l­¬ng, BHXH do kÕ to¸n tiÒn l­¬ng nhËp, ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng lªn c¸c sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n 334, 335, 338. 6.3.4.H¹ch to¸n tæng hîp: C¸c sæ s¸ch sö dông: NhËt ký chung. Sæ c¸i tµi kho¶n 334, 335, 338. Quy tr×nh h¹ch to¸n: c¨n cø vµo phiÕu kÕ to¸n ®­îc nhËp bëi kÕ to¸n tiÒn l­¬ng, ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y tù ®éng chuyÓn th«ng tin vµo trong sæ nhËt ký chung vµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n: 334,335, 338. Tr×nh tù ghi sæ Chøng tõ gèc vÒ tiÒn l­¬ng, BHXH, b¶ng ph©n bæ Sæ chi tiÕt chi phÝ thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn NhËt ký chung B¶ng tæng hîp chi tiÕt chi phÝ vµ thanh to¸n Sæ c¸i TK 334, 335, 338 B¸o c¸o tµi chÝnh B¶ng c©n ®èi SPS Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu 6.4.PhÇn hµnh kÕ to¸n b¸n hµng: 6.4.1.§Æc ®iÓm tiªu thô t¹i c«ng ty: Ph­¬ng thøc b¸n hµng: c«ng ty sö dông 2 ph­¬ng thøc b¸n hµng: giao hang trùc tiÕp t¹i c«ng ty theo hîp ®«ng kinh tÕ vµ c¸c ®¬n ®Æt hµng ®· ký víi kh¸ch hµng; ph­¬ng thøc b¸n lÎ t¹i c¸c cöa hµng phô thuéc. Ph­¬ng thøc thanh to¸n: c«ng ty sö dông c¶ 2 ph­¬ng thøc thanh to¸n ®ã lµ: thanh to¸n ngay vµ ph­¬ng thøc tr¶ chËm b»ng tiÒn mÆt hoÆc sÐc, cã thÓ b»ng tiÒn ViÖt Nam hoÆc b»ng ngo¹i tÖ. Tr­êng hîp doanh thu b»ng ngo¹i tÖ, c«ng ty quy ®æi theo tû gi¸ thùc tÕ do ng©n hµng Nhµ n­íc Viªt Nam c«ng bè t¹i thêi ®iÓm nghiÖp vô thanh to¸n ph¸t sinh. Ph­¬ng ph¸p tÝnh thuÕ GTGT cña doanh nghiÖp lµ ph­¬ng ph¸p khÊu trõ, chÝnh v× vËy mµ chØ tiªu doanh thu ghi nhËn ë tµi kho¶n 511, 512 kh«ng bao gåm thuÕ GTGT ®Çu ra. 6.4.2.H¹ch to¸n ban ®Çu: Chøng tõ sö dông: Ho¸ ®¬n GTGT PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé. PhiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i Quy tr×nh h¹ch to¸n: Trong tr­êng hîp b¸n hµng theo ph­¬ng thøc giao hµng trùc tiÕp t¹i c«ng ty: C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nguån nh­: c¸c hîp ®ång mua b¸n, ®¬n ®Æt hµng cña kh¸ch hµng, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh lËp ho¸ ®¬n GTGT thµnh 3 liªn: 1 liªn giao cho kh¸ch hµng, 1 liªn thñ kho sö dông ®Ó ghi thÎ kho sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n ®Ó cËp nhËt ho¸ ®¬n b¸n hµng vµo m¸y tÝnh vµ mét liªn dïng ®Ó b¸o c¸o thuÕ. Trong tr­êng hîp b¸n hµng theo ph­¬ng thøc b¸n lÎ t¹i c¸c cöa hµng phô thuéc: Khi cã lÖnh ®· ®­îc duyÖt cña kÕ to¸n tr­ëng vµ gi¸m ®èc c«ng ty vÒ viÖc xuÊt thµnh phÈm, hµng ho¸ xuèng c¸c cöa hµng ®Ó b¸n lÎ, phßng kÕ ho¹ch kinh doanh tiÕn hµnh lËp PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, phiÕu nµy ®­îc lËp thµnh 3 liªn, 1 liªn thñ kho sö dông ®Ó ghi thÎ kho, 1 liªn kÕ to¸n sö dông ®Ó ghi sæ, cßn mét liªn l­u t¹i phßng kÕ ho¹ch kinh doanh. Theo ph­¬ng thøc nµy, kÕ to¸n b¸n lÎ ph¶i më sæ nhËn hµng vµ thanh to¸n, ®èi víi c¸c ®èi t­îng kh«ng thuéc diÖn ph¶i lËp ho¸ ®¬n b¸n hµng, kÕ to¸n b¸n lÎ ph¶i lËp b¶ng kª hµng b¸n lÎ, theo tõng lÇn b¸n, tõng lo¹i hµng vµ cuèi th¸ng göi b¸o c¸o b¸n hµng vÒ phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n, t¹i ®©y kÕ to¸n b¸n hµng sÏ cËp nhËt ho¸ ®¬n b¸n hµng vµo m¸y tÝnh qua ph©n hÖ kÕ to¸n b¸n hµng. Trong tr­êng hîp hµng ®· tiªu thô bÞ ng­êi mua tr¶ l¹i do hµng ho¸ kh«ng ®óng quy c¸ch, phÈm chÊt hoÆc do vi ph¹m c¸c cam kÕt theo hîp ®ång, c¨n cø ho¸ ®¬n tr¶ l¹i hµng cña ng­êi mua hoÆc biªn b¶n giao nhËn hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i, kÕ to¸n b¸n hµng nhËp PhiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i vµo m¸y tÝnh. 6.4.3.H¹ch to¸n chi tiÕt: Sæ s¸ch sö dông: Sæ chi tiÕt s¶n phÈm, hµng ho¸ B¸o c¸o chi tiÕt b¸n hµng. C¨n cø ho¸ ®¬n b¸n hµng, phiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i do kÕ to¸n b¸n hµng cËp nhËt, ch­¬ng tr×nh sÏ tù ®éng h¹ch to¸n vµo sæ chi tiÕt s¶n phÈm, hµng ho¸, tÝnh doanh thu vµ ghi vµo b¸o c¸o chi tiÕt b¸n hµng. 6.4.4.H¹ch to¸n tæng hîp: Sæ s¸ch sö dông: NhËt ký chung. NhËt ký b¸n hµng B¸o c¸o tæng hîp b¸n hµng. Quy tr×nh h¹ch to¸n: C¨n cø ho¸ ®¬n b¸n hµng, phiÕu nhËp hµng b¸n bÞ tr¶ l¹i ®­îc kÕ to¸n b¸n hµng nhËp, ch­¬ng tr×nh tù ®éng h¹ch to¸n vµo sæ nhËt ký chung, nhËt ký b¸n hµng vµ chuyÓn sè liÖu vµo b¸o c¸o tæng hîp b¸n hµng. Cuèi kú tæng hîp sè liÖu vµ lªn b¸o c¸o tµi chÝnh Tr×nh tù ghi sæ Chøng tõ gèc vÒ b¸n hµng B¸o c¸o chi tiÕt b¸n hµng NhËt ký b¸n hµng NhËt ký chung Sæ c¸i TK 155, 156, 511, 531 B¶ng c©n ®èi SPS B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy Ghi ®Þnh kú §èi chiÕu PhÇn III: ®¸nh gi¸ kh¸i qu¸t tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty. Qua qu¸ tr×nh thùc tËp tæng hîp (8 tuÇn) t¹i c«ng ty cæ phÇn d­îc TRAPHACO, t«i ®· cã dÞp ®­îc trùc tiÕp tiÕp cËn, nghiªn cøu vµ t×m hiÓu c¸c vÊn ®Ò chung vÒ c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, qu¶n lý vµ ®Æc biÖt lµ ®­îc kh¶o s¸t c¸c vÊn ®Ò vÒ lÜnh vùc kÕ to¸n t¹i c«ng ty. Tõ mét x­ëng d­îc nhá bÐ ®­îc thµnh lËp n¨m 1972, víi trang thiÕt bÞ ®¬n s¬, C«ng ty cæ phÇn d­îc TRAPHACO ®· liªn tôc ph¸t triÓn, tr­ëng thµnh vµ lín m¹nh kh«ng ngùng Sù lín m¹nh cña c«ng ty kh«ng nh÷ng thÓ hiÖn qua c¬ së vËt chÊt kü thuËt mµ cßn thÓ hiÖn ë tr×nh ®é cña c¸n bé c«ng nh© viªn ngµy cµng ®­îc n©ng cao ®Ó ®¸p ­ngs yªu cÇu thùc tÕ ®Æt ra. Qua 30 n¨m ho¹t ®éng, song song víi sù ph¸t triÓn kh«ng ng­ng cña c«ng ty, bé m¸y kÕ to¸n còng ngµy cµng lín m¹nh c¶ vÒ bÒ réng lÉn chiÒu s©u, ®ãng vai trß lµ mét c«ng cô qu¶n lý h÷u hiÖu. HiÖn nay phßng Tµi chÝnh- KÕ to¸n cña c«ng ty cã 17 ng­êi. Víi c¸ch bè trÝ c«ng viÖc vµ tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n nh­ hiÖn nay c«ng t¸c kÕ to¸n nãi chung ®· vµ ®ang ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ ®em l¹i cho c«ng ty nh÷ng thµnh tùu ®¸ng kÓ ®Æc biÖt lµ nh÷ng n¨m gÇn ®©y. §iÒu ®ã thÓ hiÖn ë mét sè ­u ®iÓm sau: Thø nhÊt, vÒ tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: c«ng ty tæ chøc chi tiÕt tµi kho¶n tuú theo b¶n chÊt vµ chøc n¨ng cña tõng lo¹i tµi kho¶n t¹o ra mét sù linh ho¹t trong c¸ch tæ chøc chi tiÕt tµi kho¶n, mÆt kh¸c l¹i ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt víi c¸c nguyªn t¾c, ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n trong tõng phÇn hµnh kÕ to¸n t­¬ng øng. Trong phÇn hµnh kÕ to¸n lao ®éng, tiÒn l­¬ng, do c«ng ty tæ chøc ph©n lo¹i lao ®éng theo chøc n¨ng cña lao ®éng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh nªn tµi kho¶n 334 lµ tµi kho¶n ph¶n ¸nh c¸c kho¶n thanh to¸n víi c«ng nh©n viªn cña doanh nghiÖp vÒ c¸c kho¶n thuéc thu nhËp cña hä còng ®­îc tæ chøc chi tiÕt theo chøc n¨ng t­¬ng øng cña lao ®éng, cô thÓ : Tµi kho¶n 334- Ph¶i tr¶ c«ng nh©n viªn ®­îc chi tiÕt thµnh: Tµi kho¶n 3341: Ph¶i tr¶ nh©n viªn khèi s¶n xuÊt. Tµi kho¶n 3342: Ph¶i tr¶ nh©n viªn khèi b¸n hµng. Tµi kho¶n 3343: Ph¶i tr¶ nh©n viªn khèi qu¶n lý. Trong phÇn hµnh kÕ to¸n vËt t­, thµnh phÈm, hµng ho¸, do c«ng ty s¶n xuÊt vµ kinh doanh nhiÒu lo¹i mÆt hµng nªn c«ng ty tiÕn hµnh tæ chøc chi tiÕt c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh hµng tån kho theo tªn tõng vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸. ViÖc tæ chøc chi tiÕt theo ph­¬ng ph¸p nµy cho phÐp c«ng ty cã thÓ theo dâi mét c¸ch chi tiÕt, chÝnh x¸c vµ dÔ dµng ®èi víi tõng lo¹i vËt t­, s¶n phÈm, hµng ho¸ cô thÓ ®¶m b¶o tÝnh chÆt chÏ trong c«ng t¸c qu¶n lý. Trong phÇn hµnh kÕ to¸n b¸n hµng th× tµi kho¶n ph¶n ¸nh gi¸ vèn hµng b¸n vµ tµi kho¶n ph¶n ¸nh doanh thu tiªu thô tr­íc khi ®­îc chi tiÕt theo tªn l¹i ®­îc chi tiÕt theo lo¹i h×nh (tµi kho¶n 6321- gi¸ vèn hµng b¸n:hµng ho¸, tµi kho¶n 6322- gi¸ vèn hµng b¸n: thµnh phÈm, tµi kho¶n 5111- doanh thu b¸n hµng ho¸, tµi kho¶n 5112- doanh thu b¸n thµnh phÈm). ViÖc chi tiÕt theo kiÓu nµy gióp cho doanh nghiÖp theo dâi riªng kÕt qu¶ kinh doanh hµng ho¸ víi kÕt qu¶ kinh doanh thµnh phÈm do chÝnh c«ng ty s¶n xuÊt ra. Tõ ®ã c«ng ty sÏ cã ph­¬ng ¸n ®Çu t­ kinh doanh phï hîp víi t×nh h×nh. Nh­ vËy, cã thÓ thÊy viÖc tæ chøc chi tiÕt tµi kho¶n kÕ to¸n mét c¸ch khoa häc ®· gióp Ých rÊt nhiÒu cho c«ng t¸c qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, gãp phÇn lµm lªn nh÷ng thµnh c«ng cña c«ng ty. Thø hai, vÒ c«ng t¸c tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ: C«ng ty ®· rÊt linh ho¹t trong viÖc tæ chøc vËn dông hÖ thèng chøng tõ kÕ to¸n. Ngoµi nh÷ng chøng tõ theo ®Æc thï ho¹t ®éng kinh doanh mµ chÕ ®é kÕ to¸n quy ®Þnh, nh»m phôc vô c«ng t¸c qu¶n lý cña c«ng ty víi ®Æc thï cña phÇn mÒm kÕ to¸n, c«ng ty ®· sö dông mét sè chøng tõ kh¸c nh­: phiÕu kÕ to¸n, chøng tõ ph¶i tr¶ kh¸c,…C¸c chøng tõ nµy sÏ gióp cho viÖc theo dâi mäi ho¹t ®éng kinh doanh chi tiÕt h¬n ®¶m b¶o cho viÖc xö lý th«ng tin kÕ to¸n cña m¸y tÝnh ®­îc chÝnh x¸c, cô thÓ. Thø ba, vÒ c«ng t¸c tæ chøc sæ s¸ch kÕ to¸n: So víi chÕ ®é, mét sè mÉu sæ cña c«ng ty cã phÇn kh¸c biÖt, song ®iÒu ®ã mét phÇn do ®Æc thï cña kÕ to¸n m¸y, mÆt kh¸c l¹i cã nh÷ng ­u ®iÓm. Trong mÉu sæ nhËt ký chung, kh«ng cã cét “§· vµo sæ c¸i” do c«ng ty øng dông c«ng nghÖ tin häc, khi mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, d÷ liÖu ®­îc nhËp vµo m¸y lËp tøc ®­îc ch­¬ng tr×nh xö lý vµ chuyÓn th«ng tin vµo c¸c sæ s¸ch liªn quan mµ kh«ng cÇn ph¶i ghi ®Þnh kú. Ngoµi ra, mÉu sæ nµy còng kh«ng cã cét “Ngµy th¸ng ghi sæ”, thùc chÊt cét nµy kh«ng cÇn thiÕt v× cét “Ngµy chøng tõ ®· ®ñ cung cÊp th«ng tin vÒ ngµy th¸ng. HoÆc nh­ mÉu sæ c¸i kh«ng cã cét “trang sæ nhËt ký chung” nh­ng kh«ng hÒ lµm ¶nh h­ëng ®Õn viÖc theo dâi, qu¶n lý. V× khi øng dông c«ng nghÖ m¸y tÝnh, nÕu muèn tra mét nghiÖp vô trªn NhËt ký chung th× chØ cÇn tra sè chøng tõ. Nh­ vËy viÖc thay ®æi mÉu sæ nµy ®· lµm gi¶m bít sù cång kÒnh cña c¸c trang sæ ®ång thêi kh«ng hÒ lµm ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý. Thø t­, trong c«ng t¸c tæ chøc b¸o c¸o kÕ to¸n: C«ng ty ®· tæ chøc ®Çy ®ñ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh theo chÕ ®é, ngoµi ra cßn tæ chøc mét sè b¸o c¸o qu¶n trÞ gióp Ých cho c«ng t¸c qu¶n trÞ néi bé. Cô thÓ, mçi phÇn hµnh kÕ to¸n ®Òu ph¶i lËp b¸o c¸o tæng hîp cña c«ng t¸c trong phÇn hµnh ®ã. C¸c b¸o c¸o nµy gióp cho nhµ qu¶n lý lu«n n¾m b¾t ®­îc th«ng tin tæng hîp vµ chi tiÕt vÒ tõng phÇn hµnh cô thÓ, ®¶m b¶o c«ng t¸c qu¶n lý ®­îc thùc hiÖn chÆt chÏ. Ngoµi ra kÕ to¸n tæng hîp cßn ph¶i lËp c¸c b¶ng ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh doanh nghiÖp, gióp cho c«ng t¸c x©y dùng, ®iÒu chØnh chiÕn l­îc, ph­¬ng h­íng s¶n xuÊt, kinh doanh cña doanh nghiÖp ®­îc chÝnh x¸c, kÞp thêi. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm béc lé nh­ trªn, c«ng t¸c tæ chøc h¹ch to¸n kÕ to¸n cña c«ng ty còng cßn nh÷ng ®iÓm h¹n chÕ, cô thÓ: Thø nhÊt, vÒ viÖc lËp vµ lu©n chuyÓn chøng tõ: PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé do phßng KÕ ho¹ch- Kinh doanh lËp thµnh 03 liªn: 01 liªn l­u, 01 liªn giao cho thñ kho lµm c¨n cø xuÊt hµng vµ ghi thÎ kho, 01 liªn giao cho kÕ to¸n ghi sæ. Nh­ vËy, PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé mµ kÕ to¸n dïng lµm c¨n cø h¹ch to¸n ch­a cã gi¸ trÞ ph¸p lý bëi nã ch­a cã ch÷ ký cña thñ kho vµ ng­êi nhËn hµng. Khi gÆp tr­êng hîp PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé ®· ®­îc lËp, sè hµng ho¸ trong kho l¹i kh«ng ®ñ ®Ó xuÊt hoÆc do mét lý do nµo ®ã mµ l­îng hµng xuÊt kh«ng ®óng theo phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé, nh­ng kÕ to¸n ®· tiÕn hµnh h¹ch to¸n do vËy sÏ x¶y ra bót to¸n khèng. Thø hai, vÒ viÖc tæ chøc vËn dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n: Tµi kho¶n ph¶n ¸nh doanh thu míi chØ ®­îc c«ng ty theo dâi chi tiÕt thµnh doanh thu tiªu thô thµnh phÈm vµ doanh thu tiªu thô hµng ho¸ mµ ch­a theo dâi chi tiÕt cho tõng danh ®iÓm thµnh phÈm, hµng ho¸. §iÒu ®ã lµm cho t¸c dông cña th«ng tin kÕ to¸n cung cÊp bÞ h¹n chÕ, ban l·nh ®¹o sÏ kh«ng biÕt ®­îc viÖc tiªu thô thµnh phÈm, hµng ho¸ nµo bÞ lç, viÖc tiªu thô thµnh phÈm, hµng ho¸ nµo l·i, tõ ®ã cã thÓ ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh sai lÇm. Thø ba, vÒ c«ng t¸c tæ chøc vËn dông sæ kÕ to¸n: Lµ mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ cã khèi l­îng tiªu thô thµnh phÈm lín mµ c«ng ty l¹i kh«ng tæ chøc sæ chi tiÕt b¸n hµng còng nh­ sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh. Kh«ng më sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh sÏ h¹n chÕ viÖc theo dâi chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh theo tõng ®èi t­îng tËp hîp chi phÝ, nh­ vËy sÏ g©y khã kh¨n cho viÖc ra quyÕt ®Þnh kinh doanh ®èi víi tõng ®èi t­îng. Ngoµi ra, c«ng ty chØ theo dâi b¸n hµng theo hîp ®ång mµ kh«ng theo dâi chi tiÕt b¸n hµng theo tõng s¶n phÈm, hµng ho¸ dÉn ®Õn viÖc theo dâi ho¹t ®éng tiªu thô thiÕu chi tiÕt, lµm gi¶m tÝnh chÆt chÏ trong c«ng t¸c qu¶n lý tiªu thô. §Ó ®¶m b¶o c«ng t¸c qu¶n lý kinh doanh ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch chÆt chÏ, c¸c nhµ qu¶n lý cã thÓ theo dâi t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty mét c¸ch chi tiÕt, cô thÓ nh»m phôc vô cho viÖc ra quyÕt ®Þnh kinh doanh ®óng ®¾n, c«ng ty cã thÓ kh¾c phôc nh÷ng h¹n chÕ trªn ®©y theo mét vµi h­íng sau: Thø nhÊt, tæ chøc hÖ thèng tµi kho¶n chi tiÕt h¬n. vÝ dô nh­ tµi kho¶n 5111, 5112 cã thÓ theo dâi chi tiÕt cho tõng lo¹i hµng ho¸, thµnh phÈm. Thø hai, më thªm c¸c sæ chi tiÕt chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh, sæ chi tiÕt b¸n hµng cho tõng cöa hµng, cho chi nh¸nh vµ t¹i c«ng ty. Thø ba, nªn lËp phiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé thµnh 2 liªn, 1 liªn giao cho thñ kho nhËp, 1 liªn giao cho kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ sau khi ®· cã ®Çy ®ñ ch÷ ký cña thñ kho xuÊt.