Chứng từ vận chuyển hàng hải đường biển

u quan của địa phƣơng để làm thủ tục nhập khẩu. Ngoài ra, bản lƣợc khai hàng hóa còn đƣợc dùng làm giấy thông báo của tàu cho ngƣời nhận hàng biết về những hàng hóa xếp trên tàu, làm cơ sỡ để thanh toán với cảng hoặc đại lý về chi phí có liên quan đến hàng hóa (phí xếp dỡ, phí kiểm kiện…). Và căn cứ vào bản lƣợc khai hàng hóa, ngƣời ta đối chiếu với hàng hóa nhận từ tàu làm cơ sở lập ra biên bản kết toán nhận hàng với tàu. Nói chung khi tàu vào cảng hoặc ra cảng, tàu phải nộp cho Hải quan một hoặc vài bộ lƣợc khai hàng hóa. Các bản lƣợc khai còn dùng làm cơ sở để tính thuế kinh doanh tỉ lệ với tiền cƣớc vận chuyển thu đƣợc. Hiện nay các bản lƣợc khai hàng nguy hiểm (Dangerous cargo manifest) có những ý nghĩa rất lớn. Đây là bản lƣợc khai các hàng nguy hiểm nằm trên tàu. Dựa vào đây chính quyền các cảng nắm đƣợc loại hàng nguy hiểm có thể xảy ra và bố trí các phƣơng tiện đăc biệt để phòng chống, tất nhiên chi phí do tàu chịu. Nhiều cảng yêu cầu phải thông báo bằng vô tuyến điện cho chính quyền cảng biết về việc vận chuyển những hàng nguy hiểm để họ có thể bố trí tàu vào cầu dành riêng cho công tác xếp dỡ các loại hàng này. Sự lƣu tâm của chính quyền các cảng đến loại hàng nguy hiểm ngày càng tăng, thí dụ nhƣ ở Mỹ: Chính quyền các cảng đòi hỏi các bản lƣợc khai hàng nguy hiểm trên tàu phải nộp cho Coast Guard xem xét trong 1 ngày. Nếu ban chỉ huy tàu không thực hiện quy định này thì phải chịu phạt bằng tiền. Tàu không vận chuyển hàng nguy hiểm cũng có thể bị chính quyền các cảng đòi hỏi phải xuất trình các bản lƣợc khai “Phủ nhận” các hàng nguy hiểm. Ghi chú: Nếu trên tàu có nhận chuyên chỡ bao kiện (có khi không phải là hàng hóa gửi theo tàu) thì phải điền vào mẫu lƣợc khai bao kiện (Parcel list). II.2.10. Biên bản xác nhận hàng hóa hƣ hỏng (Cargo Outurn Report – COR) II.2.10.1. Khái niệm Trong quá trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích, nếu phát hiện thấy hàng hoá bị hƣ hỏng đổ vỡ thì đại diện của cảng (công ty giao nhận, kho hàng) và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá. Biên bản này gọi là biên bản xác nhận hàng hƣ hỏng đổ vỡ. II.2.10.2. Mục đích Biên bản ghi rõ ngày tháng, số B/L, số lƣợng hàng hoá bị hƣ hỏng của mỗi B/L, tính chất chung của hƣ hỏng, có chữ ký của Thuyền trƣởng và đại diện cảng, sau đó thông báo đến chủ hàng và ngƣời nhận hàng biết. Là một trong những chứng từ quan trọng, cần thiết trong quá trình giao nhận hàng hóa, khiếu nại về hàng hóa sau này. Biên bản này, chính là thông báo tổn thất, cung cấp thông tin về loại hàng hóa đã bị đổ vỡ, hƣ hỏng trên tàu trong quá trình vận chuyển, hoặc dỡ hàng ra khỏi tàu và phải đƣợc làm trƣớc hoặc vào lúc giao nhận hàng tại cảng dỡ. II.2.10.3. Nội dung của biên bản xác nhận hàng hóa hƣ hỏng Mỗi công ty giám định đều có một mẫu biên bản khác nhau, nhƣng những biên bản này đều có những nội dung chủ yếu sau đây: a) Phần đầu: - Tên tàu. - Quốc tịch tàu. - Số hành trình. - Cảng đến. - Ngày đi và ngày đến. b) Nội dung: Bao gồm một bảng có các nội dung sau: - Số vận đơn. - Số và nhãn hiệu hàng hóa. - Mô tả hàng hóa. - Số lƣợng hàng hóa. - Bề ngoài của hàng hóa. Ví dụ: During of discharging operation, at: 09:00hrs; on Apr. 09, 2011. We have found and note that: The first layer in low hold No.1,2,3,4,5 a little part of cargo was stain, dirty. The extend of damaged cargo will be determined by concern party later. c) Phần cuối: - Chữ ký của đại diện bên tàu (thuyền trƣởng hoặc đại phó). - Chữ ký đại diện bên cảng vụ. - Remark (ghi chú nếu có). II.2.11. Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report On Receipt Of Cargo) II.2.11.1. Khái niệm Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report On Receipt Of Cargo) là biên bản đƣợc lập giữa cảng với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ số hàng trên tàu để xác nhận số hàng thực tế đã giao nhận tại cảng dỡ hàng qui định. II.2.11.2. Mục đích Văn bản này có tính chất đối tịch chứng minh sự thừa thiếu giữa số lƣợng hàng thực nhận tại cảng đến và số hàng ghi trên bản lƣợc khai của tàu. Vì vậy đây là căn cứ để ngƣời nhận hàng tại cảng đến khiếu nại ngƣời chuyên chở hay công ty bảo hiểm (nếu hàng hoá đã đƣợc mua bảo hiểm). Ðồng thời đây cũng là căn cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu với nhà nhập khẩu và cũng là bằng chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho ngƣời nhập khẩu theo đúng số lƣợng mà mình thực tế đã nhận với ngƣời chuyên chở. II.2.11.3. Nội dung của biên bản kết toán nhận hàng với tàu Biên bản kế toán nhận hàng với tàu ở mỗi công ty sẽ có những mẫu văn bản khác nhau, nhƣng nhìn chung thì bao gồm các nội dung chính sau đây: a). Phần đầu: - Tên tàu. - Quốc tịch tàu. - Cảng xếp. - Cảng dỡ. - Hàng hóa. - Thời điểm bắt đầu dỡ hàng. - Thời điểm kết thúc dỡ hàng. b). Phần nội dung: Gồm một bảng liệt kê và ghi rõ các nội dung sau:  Số vận đơn và ngày phát hành.  Ngƣời nhận hàng.  Mô tả hàng hóa.  Số lƣợng hàng theo vận đơn (tấn).  Số lƣợng hàng thực nhận (tấn).  Tổng số lƣợng hàng theo vận đơn và thực nhận. c). Phần cuối: - Điều kiện nhận hàng. Ví dụ:  Cargo received as per number of packages in apparent good condition without liability for contents - ( Hàng nhận theo số lượng kiện, bao bì nguyên vẹn không chịu trách nhiệm bên trong).  Weight as per manifest (including cargo in bulk) without liability for discrepancy - (Trọng lượng ghi theo lược khai của tàu (kể cả hàng rời) không chịu trách nhiệm hao hụt).  Cargo outturn report here attached, if any – (Báo cáo hàng hư hỏng kèm theo, nếu có). - Ghi chú (Remark). - Chữ ký của ngƣời giao hàng (thƣờng thuyền trƣởng hoặc đại phó) và ngƣời nhận hàng. Ví dụ:  The quantity of cargo received as per shore scale under Davicontrol, Intercontrol, Vietcontrol, Phuowng Bac (nori) surveyors at Interflour Caimep port is 14,810.318 Mt (Số lượng hàng thực nhận qua cân bờ dưới sự giám sát của Davicontrol, Intercontrol, Vietcontrol, Phuong Bac (nori) tại cảng Intercontrol Cái Mép là 14,810.318 tấn).  Quantity of shortlanded cargo is 104.682 Mt (Số lượng hao hụt là 104,682 tấn). II.3. Các chứng từ khác II.3.1. Biên lai giám định (Số lƣợng, phẩm chất, tổn thất) II.3.1.1. Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality) II.3.1.1.1. Khái niệm Là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hoá tại nƣớc ngƣời nhập khẩu (tại cảng đến) do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp. Biên bản này đƣợc lập theo qui định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất. Kiểm tra các chỉ tiêu phẩm chất theo các phƣơng pháp quy định trong Hợp đồng hoặc L/C, hoặc theo yêu cầu của khách hàng. Trƣờng hợp các bên không quy định cụ thể thì áp dụng phƣơng pháp phân tích theo thứ tự ƣu tiên nhƣ sau Tiêu chuẩn Việt nam hiện hành, Tiêu chuẩn quốc tế, Tiêu chuẩn nƣớc nhập khẩu. II.3.1.1.2. Nội dung  Số biên bản giám định  Thông tin chung của bản giám định.  Đơn vị yêu cầu giám định  Ngày yêu cầu giám định.  Nơi và thời gian giám định.  Hàng hóa cần giám định.  Ngƣời nhận hàng.  Tên tàu vận chuyển, quốc tịch tàu.  Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng.  Ngày tàu đến, ngày làm hàng.  Số vận đơn B/L.  Nguồn gốc hàng hóa.  Số hợp đồng bảo hiểm, bảo hiểm gốc.  Kết quả giám định  Tình trạng hàng hóa tại thời điểm giám định.  Tiến trình làm hàng.  Hàng hóa đƣợc đóng gói tại cảng hay kho cảng, đơn vị đóng gói và phƣơng thức đóng gói tại thời điểm giám định.  Tính chất của hàng hóa tại thời điểm giám định (màu sắc, mùi vị, tính chất hóa học…).  Tính chất hàng hóa theo ghi nhận khi kết thúc dỡ hàng và đƣợc ngƣời vận tải chấp thuận “C.O.R, R.O.R.O.C”.  Nguyên nhân gây biển đổi phẩm chất hàng hóa.  Tổng lƣợng hàng hóa bị biến đổi phẩm chất và ƣớc tính thiệt hại.  Xác nhận về số hàng hóa đã kiểm định.  Chữ ký của giám định viên và công ty giám định. II.3.1.2. Biên bản giám định số lƣợng, tổn thất (Survey report of quantity/loss) II.3.1.2.1. Khái niệm Là chứng từ xác nhận số lƣợng, trọng lƣợng thực tế của lô hàng đƣợc dỡ khỏi phƣơng tiện vận tải (tàu) ở nƣớc ngƣời nhập khẩu. Thông thƣờng biên bản giám định số lƣợng, trọng lƣợng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định. Đối với hàng để rời (than, quặng, cát trắng…) áp dụng phƣơng pháp đo mớn để tính toán ra khối lƣợng hàng xếp trên tàu/ sà lan/ phƣơng tiện vận tải. Đối với hàng hóa đóng khuôn hoặc hàng rời nhƣng đóng bao (thiếc thỏi, quặng Zircon ...) thì dùng phƣơng pháp cân để xác định khối lƣợng. Để xác định khối lƣợng phục vụ cho các mục đích nêu trên, ngƣời ta thƣờng sử dụng dịch vụ giám định khối lƣợng của một tổ chức giám định độc lập, trung lập nhƣ một bằng chứng khách quan. Giám định khối lƣợng hàng hóa là sử dụng các phƣơng pháp, dụng cụ thích hợp đƣợc các cơ quan thẩm quyền của Nhà nƣớc cho phép lƣu hành để kiểm tra khối lƣợng thực tế của hàng hóa. Có nhiều phƣơng pháp để xác định khối lƣợng hàng hóa, tùy thuộc vào loại hàng, số lƣợng, quy cách đóng gói, vận chuyển…:giám định bằng phƣơng pháp cân (cân bàn, cân cầu), giám định bằng phƣơng pháp đo (đo mớn nƣớc, đo thể tích, đo dung tích rồi căn cứ vào tỉ trọng tính ra khối lƣợng). Trong các phƣơng pháp nêu trên, mỗi phƣơng pháp đều có những ƣu điểm và hạn chế nhất định. II.3.1.2.2. Nội dung Mỗi công ty giám định hàng hóa sẽ có các mẫu giám định khác nhau, sau đây là nội dung biên bản giám định hàng phân M.O.P Standard Grade Red xá đều bao gồm các nội dụng sau đây:  Số biên bản giám định  Thông tin chung của bản giám định.  Đơn vị yêu cầu giám định  Ngày yêu cầu giám định.  Nơi và thời gian giám định.  Hàng hóa cần giám định.  Ngƣời nhận hàng.  Tên tàu vận chuyển, quốc tịch tàu.  Cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng.  Ngày tàu đến, ngày làm hàng.  Số vận đơn B/L.  Nguồn gốc hàng hóa.  Số hợp đồng bảo hiểm, bảo hiểm gốc.  Kết quả giám định  Tình trạng hầm hàng, nắp hầm hàng và hệ thống thông gió của tàu tại thời điểm giám định.  Tình trạng hàng hóa tại thời điểm giám đinh.  Tiến trình làm hàng.  Hàng hóa đƣợc đóng gói tại cảng hay kho cảng, đơn vị đóng gói và phƣơng thức đóng gói tại thời điểm giám định.  Tính chất bao bì để đóng gói hàng hóa, trọng lƣợng tịnh mỗi bao.  Tình trạng hàng hóa đƣợc ghi nhận khi kết thúc dỡ hàng và đƣợc ngƣời vận tải chấp thuận (C.O.R, R.O.R.O.C).  Nguyên nhân tổn thất của hàng hóa.  Mức độ tổn thất.  Tổn thất hao hụt về khối lƣợng theo giám định mớn nƣớc (hiệu của khối lƣợng hàng theo B/L và khối lƣợng hàng toàn tàu đã dỡ theo giám định mớn nƣớc).  Tổn thất hao hụt về khối lƣợng qua cân, đóng bao (hiệu của khối lƣợng hàng theo B/L và khối lƣợng tịnh chủ hàng thừa nhận.  Tổn thất do nƣớc hay lý do khác.  Tổng số tổn thất.  Chữ ký của giám định viên và công ty giám định. II.3.2.Thƣ dự kháng (Letter of Reservation) II.3.2.1. Khái niệm Là văn bản của ngƣời nhận hàng gửi cho thuyền trƣởng thông báo mình bảo lƣu, giữ quyền khiếu kiện hàng bị tổn thất đối với ngƣời chuyên chở khi phát hiện hàng hóa có dấu hiệu bị hƣ hại nhƣng chƣa rõ ràng (Damages non-apparent) nên không thể lập ngay giấy chứng nhận hàng hƣ hại hoặc biên bản giám định hàng hƣ hỏng tại hiện trƣờng. Theo điều khoản 3 của Công ƣớc Bruc-xen 1924 về vận đơn đƣờng biển, thƣ dự kháng về hàng hƣ hại chƣa rõ ràng (Bao bì xộc xệch, bị vấy bẩn, hƣớng chất xếp bị đảo lộn so với nhãn hiệu chỉ dẫn,...) phải đƣợc lập và trao cho thuyền trƣởng hoặc đại diện ngƣời chuyên chở trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận hàng, trƣớc khi mang hàng về. Nếu không, ngƣời chuyên chở sẽ từ chối xem xét bồi thƣờng hàng bị tổn thất. Nhƣ vậy, thƣ dự kháng thực chất là một thông báo về tình trạng tổn thất của hàng hoá chƣa rõ rệt do ngƣời nhận hàng lập gửi cho ngƣời chuyên chở hoặc đại lý của ngƣời chuyên chở. II.3.2.2. Mục đích Sau khi làm thƣ dự kháng để kịp thời bảo lƣu quyền khiếu nại của mình, ngƣời nhận hàng phải tiến hành giám định tổn thất của hàng hoá và lập biên bản giám định tổn thất hoặc biên bản hàng đổ vỡ hƣ hỏng để làm cơ sở tính toán tiền đòi bồi thƣờng. II.3.2.3. Nội dung Mỗi thƣ dự kháng sẽ có những nội dung thông báo khác nhau, nhƣng bao gồm các nội dung chính sau đây:  Địa chỉ ngƣời gửi.  Địa chỉ ngƣời nhận (tên tàu hay đại lý tàu, cảng hay chính quyền cảng, công ty giám định).  Thông báo mất hay thiếu hụt hàng hóa (số vận đơn, ký hiệu mã hàng, loại hàng, mô tả hàng hóa…).  Công ty vận chuyển.  Tuyến hành trình.  Tàu chuyên chở.  Ngày đi và ngày đến.  Số lƣợng hàng hóa mất mát hay hao hụt đƣợc ghi trong Final Tally Report.  Hàng hóa cho là tổn thất.  Bày tỏ kháng nghị về việc mất mát hay thiếu hụt hàng hóa này.  Chữ ký và chức vụ của lập thƣ. II.3.3. Thƣ khiếu nại II.3.3.1. Khái niệm Là văn bản đơn phƣơng của ngƣời khiếu nại đòi ngƣời bị khiếu nại thoả mãn yêu sách của mình do ngƣời bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp đồng cho phép có quyền khiếu nại). Vì phải vận chuyển trên quãng đƣờng dài nên nguy cơ xảy ra tổn thất cho hàng hóa nhập khẩu là rất lớn. Trong trƣờng hợp nhận hàng, khi đã kiểm tra tình trạng bên ngoài của hàng hóa mà nhân viên giao nhận nghi ngờ hàng hóa bị tổn thất thì lập tức yêu cầu kiểm tra hàng hóa ở các hầm và nếu phát hiện hàng hóa bị tổn thất, hƣ hỏng, mất mát, thiếu hụt thì nhân viên giao nhận có nghĩa vụ lập ngay biên bản với các bên có liên quan đồng thời có chữ ký xác nhận của họ để giúp cho nhà nhập khẩu có cơ sở khiếu nại ngƣời xuất khẩu, ngƣời chuyên chở, cảng hoặc ngƣời bảo hiểm đòi bồi thƣờng tổn thất. Sau đó tiến hành xác định mức độ và nguyên nhân tổn thất. Các biên bản mang tính pháp lý ban đầu do nhân viên giao nhận lập với các bên có liên quan phải đảm bảo 2 tính chất: thể hiện rõ mức độ tổn thất, nguyên nhân gây ra tổn thất và các chứng từ này phải thể hiện đƣợc trách nhiệm của các bên có liên quan đối với tổn thất do họ gây ra. II.3.3.2. Nội dung của thƣ khiếu nại Mỗi thƣ khiếu nại bao gồm các nội dung khác nhau đối với loại hàng hóa mà mình cần đòi bồi thƣờng do thiếu hụt hay mất mát, nhƣng nhìn chung gồm các nội dung chính sau đây:  Địa chỉ ngƣời gửi  Địa chỉ ngƣời nhận (ngƣời xuất khẩu, ngƣời chuyên chở, chính quyền cảng hay ngƣời bảo hiểm…).  Thông tin về hàng gửi (số vận đơn gửi hàng, ký hiệu và mã hiệu hàng hóa, loại bao bì, mô tả hàng hóa, số lƣợng hàng hóa, …).  Thông tin về chuyến đi bao gồm: tên công ty vận chuyển, tên tàu vận chuyển, tuyến hành trình, số vận đơn, ngày hành trình, cảng đi, cảng đến …  Lý do khiếu nại  Yêu cầu, đề nghị của ngƣời viết thƣ khiếu nại đối với ngƣời bị khiếu nại.  Tên và chữ ký của ngƣời khiếu nại. II.3.3.3. Đối tƣợng và hồ sơ khiếu nại  Khiếu nại ngƣời chuyên chở Ngƣời nhập khẩu tiến hành khiếu nại ngƣời chuyên chở, khi ngƣời này vi phạm hợp đồng vận tải nhƣ ngƣời chuyên chở không đƣa tàu đến hoặc đƣa tàu đến chậm hoặc khi hàng hóa bị tổn thất, mất mát, thiếu hụt hoặc khi hàng kém phẩm chất... do lỗi của ngƣời chuyên chở gây ra. Hồ sơ khiếu nại gồm: Thƣ khiếu nại phải làm bằng văn bản, nội dung bao gồm:  Tên, địa chỉ của bên khiếu nại, bên bị khiếu nại;  Cơ sở pháp lý của việc khiếu nại;  Lý do khiếu nại;  Yêu sách cụ thể đối với chuyên chở.  Các chứng từ kèm theo;  Hợp đồng chuyên chở hàng hóa;  Vận tải đơn;  Tùy theo trƣờng hợp kèm theo các chứng từ sau:  Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on Receipt of Cargo - ROROC).  Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of Short Landed Cargo - CSC).  Biên bản đổ vỡ hƣ hỏng do tàu gây ra (Cargo Outturn Report - COR).  Biên bản đổ vỡ hƣ hỏng do cảng gây ra.  CHƢƠNG III QUY TRÌNH CHUNG SỬ DỤNG CÁC CHỨNG TỪ VẬN CHUYỂN HÀNG HÓA BẰNG ĐƢỜNG BIỂN III.1. Giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đƣờng biển III.1.1. Khái niệm về giao nhận hàng hóa Đặc điểm nổi bật của buôn bán quốc tế là ngƣời mua và ngƣời bán ở các quốc gia khác nhau. Để hàng hóa từ tay ngƣời bán đến đƣợc tay ngƣời mua phải thông qua vận tải hàng hóa quốc tế. Giao nhận là một khâu quan trọng trong vận tải hàng hóa quốc tế. Vậy giao nhận là gì? Có rất nhiều định nghĩa về giao nhận: Theo Quy tắc mẫu của Liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA): Dịch vụ giao nhận (Freight forwarding service) là bất cứ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lƣu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng nhƣ các dịch vụ hoặc có liên quan đến các dịch vụ trên kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa. Theo điều 163 Luật Thƣơng mại Việt Nam: Dịch vụ giao nhận hàng hóa là hành vi thƣơng mại, theo đó ngƣời làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ ngƣời gửi, tổ chức vận chuyển, lƣu kho, lƣu bãi, làm thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho ngƣời nhận theo ủy thác của chủ hàng, của ngƣời vận tải hoặc ngƣời làm dịch vụ giao nhận khác (gọi chung là khách hàng). Nhƣ vậy, về cơ bản: giao nhận hàng hóa là tập hợp những công việc có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (ngƣời gửi hàng) đến nơi nhận hàng (ngƣời nhận hàng). III.1.2. Đặc điểm của giao nhận hàng hóa Không tạo ra sản phẩm vật chất: chỉ tác động làm cho đối tƣợng thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không thay đổi đối tƣợng đó. Mang tính thụ động: Do phụ thuộc vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của ngƣời vận chuyển, các ràng buộc về pháp luật, tập quán của nƣớc ngƣời xuất khẩu, nhập khẩu, nƣớc thứ ba... Mang tính thời vụ: hoạt động giao nhận phụ thuộc vào hoạt động xuất nhập khẩu. Mà hoạt động xuất nhập khẩu mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận mang tính thời vụ. Phụ thuộc vào cơ sở vật chất và trình độ của ngƣời giao nhận. III.1.3. Vai trò của giao nhận hàng hóa Vai trò quan trọng của giao nhận ngày càng đƣợc thể hiện rõ trong xu thế toàn cầu hóa nhƣ hiện nay. Thông qua: Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lƣu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm mà không cần có sự tham gia của ngƣời gửi cũng nhƣ ngƣời nhận tác nghiệp. Giao nhận giúp cho ngƣời chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của phƣơng tiện vận tải tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phƣơng tiện vận tải cũng nhƣ các phƣơng tiện hỗ trợ khác Giao nhận giúp giảm giá thành các hàng hóa xuất nhập khẩu do giúp các nhà xuất nhập khẩu giảm bớt chi phí nhƣ: chi phí đi lại, chi phí đào tạo nhân công, chi phí cơ hội,... III.2. Ngƣời giao nhận III.2.1. Khái niệm và địa vị pháp lý của ngƣời giao nhận Hiện nay có rất nhiều định nghĩa về ngƣời giao nhận nhƣng chƣa có một định nghĩa thống nhất nào về ngƣời giao nhận đƣợc quốc tế chấp nhận. Theo Quy tắc mẫu của FIATA: (Giáo trình vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu - PGS. TS Hoàng Văn Châu) ngƣời giao nhận là ngƣời lo toan để hàng hóa đƣợc chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của ngƣời ủy thác mà bản thân anh ta không phải là ngƣời chuyên chở. Ngƣời giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận nhƣ: bảo quản, lƣu kho, trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa... Theo điều 164 Luật Thƣơng mại Việt Nam: Ngƣời giao nhận là thƣơng nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh về dịch vụ giao nhận hàng hóa. Ngƣời giao nhận có thể là: + Chủ hàng: khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình. + Chủ tàu: Khi chủ tàu thay mặt ngƣời chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận. + Đại lý hàng hóa, công ty xếp dỡ hay kho hàng, ngƣời giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ ngƣời nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa. Vậy, Ngƣời giao nhận là ngƣời: Hoạt động theo hợp đồng ủy thác với chủ hàng, bảo vệ lợi ích của chủ hàng. Lo việc vận tải nhƣng chƣa hẳn là ngƣời vận tải. Anh ta có thể là ngƣời có hoặc không có phƣơng tiện vận tải, có thể sử dụng, thuê mƣớn ngƣời vận tải hoặc trực tiếp tham gia vận tải. Nhƣng anh ta ký hợp đồng ủy thác giao nhận với chủ hàng là ngƣời giao nhận chứ không phải là ngƣời vận tải. Làm một số việc khác trong phạm vi uỷ thác của chủ hàng. Ở các nƣớc khác nhau tên gọi của ngƣời giao nhận có khác nhau (Forwarder, Freight forwarder, Forwarding Agent) nhƣng đều có chung một tên giao dịch quốc tế là: ngƣời giao nhận hàng hóa quốc tế (International freight forwarder) và cùng làm dịch vụ giao nhận. Do chƣa có luật lệ quốc tế quy định về địa vị pháp lý của ngƣời giao nhận nên ở các nƣớc khác nhau thì địa vị pháp lý của ngƣời giao nhận có khác nhau. Theo các nƣớc sử dụng luật Common law: Ngƣời giao nhận có thể lấy danh nghĩa của ngƣời ủy thác ( ngƣời gửi hàng hay ngƣời nhận hàng) thì địa vị ngƣời giao nhận dựa trên khái niệm về đại lý. Hay có thể đảm nhận vai trò của ngƣời ủy thác (nhân danh và hành động bằng lợi ích của chính mình). Tự mình chịu trách nhiệm trong quyền hạn của chính mình. Theo các nƣớc sử dụng luật Civil law: Có quy định khác nhau nhƣng thông thƣờng ngƣời giao nhận lấy danh nghĩa của mình giao dịch cho công việc của ngƣời ủy thác họ vừa là ngƣời ủy thác và vừa là đại lý. III.2.2. Phạm vi dịch vụ của ngƣời giao nhận Ngày nay quan hệ buôn bán thế giới càng ngày càng phát triển, phân công lao động càng ngày càng sâu sắc, vì vậy, trừ một số trƣờng hợp chủ hàng muốn tự mình thực hiện toàn bộ công việc cũng nhƣ chuẩn bị toàn bộ chứng từ xuất nhập khẩu cho hàng hóa mình, còn lại phần lớn các công ty thƣờng sử dụng một công ty chuyên về giao nhận để thực hiện những công việc đó cho mình nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí. Và những công việc mà chủ hàng ủy thác cho ngƣời giao nhận làm cũng rất đa dạng và điển hình là những công việc sau:  Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở, gom hàng, lựa chọn tuyến đƣờng vận tải, phƣơng thức vận tải và ngƣời chuyên chở thích hợp.  Lập và kiểm tra các chứng từ cần thiết khi gửi hàng và nhận hàng  Tổ chức xếp dỡ, chuyên chở hàng hóa trong phạm vi ga, cảng  Tƣ vấn, nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết liên quan đến hàng hóa  Ký kết hợp đồng vận tải với ngƣời chuyên chở, thuê tàu, lƣu cƣớc  Làm thủ tục nhận, gửi hàng, thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch  Mua bảo hiểm cho hàng hóa, thanh toán thu đổi ngoại tệ  Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình gửi hàng, nhận hàng, thanh toán  Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho ngƣời chuyên chở và giao cho ngƣời nhận hàng; nhận hàng từ ngƣời chuyên chở và giao cho ngƣời nhận hàng  Thu xếp chuyển tải hàng hóa. Thông báo tổn thất với ngƣời chuyên chở  Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hóa, lƣu kho, bảo quản hàng hóa  Thanh toán cƣớc phí, chi phí xếp dỡ, lƣu kho, lƣu bái...  Thông báo tình hình đi và đến của phƣơng tiện vận tải, giúp chủ hàng trong việc khiếu nại đòi bồi thƣờng. Ngoài ra, ngƣời giao nhận còn cung cấp các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của chủ hàng nhƣ: vận chuyển máy móc thiết bị cho các công trình xây dựng lớn (giao nhận công trình), vận chuyển hàng triển lãm... III.2.3. Vai trò của ngƣời giao nhận trong thƣơng mại quốc tế Ngày nay cùng với sự mở rộng trong thƣơng mại quốc tế thì các phƣơng thức vận tải ngày càng phát triển: vận tải container, vận tải đa phƣơng thức (VTĐPT), ngƣời giao nhận không chỉ làm đại lý, ngƣời nhận ủy thác mà còn cung cấp dịch vụ vận tải và đóng vai trò nhƣ một vai chính (Principal) – ngƣời chuyên chở (Carrier). Trong thƣơng mại quốc tế, ngƣời giao nhận đảm trách nhiều công việc khác nhau và có nhiều vai trò khác nhau sau đây:  Môi giới hải quan (Custom Broker): với vai trò này ngƣời giao nhận thay mặt Chủ hàng chuẩn bị các loại chứng từ cần thiết và tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng mình đƣợc ủy thác  Đại lý (Agent): ngƣời chuyên chở đóng vài trò là ngƣời uỷ thác từ chủ hàng hoặc ngƣời chuyên chở để: giao hàng, nhận hàng,lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lƣu kho hàng hóa…  Ngƣời gom hàng (Cargo Consolidator): gom những lô hàng lẻ (LCL) lại thành lô hàng nguyên (FCL) để tiết kiệm chi phí và thời gian làm hàng. Khi gom hàng thì ngƣời giao nhận đóng vai trò là ngƣời chuyên chở hoặc đại lý của ngƣời chuyên chở.  Ngƣời chuyên chở ( Carrier): trong trƣờng hợp ngƣời giao nhận đóng vai trò là ngƣời chuyên chở thì anh ta sẽ là ngƣời trực tiếp ký hợp đồng vận tải với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hòa từ nơi nhận hàng đến nơi giao hàng.  Ngƣời kinh doanh vận tải đa phƣơng thức ( MTO): trong trƣờng hợp này, ngƣời giao nhận sẽ cung cấp dịch vụ đi suốt door to door ( từ cửa đến cửa) và anh ta sẽ chịu trách nhiệm đối với hàng hóa từ nơi nhận hàng đầu tiên đến nơi giao hàng cuối cùng. III.3. Quy trình chung sử dụng các loại chứng từ hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đƣờng biển III.3.1. Cơ sở pháp lý, nguyên tắc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển Việc giao nhận hàng hóa xuất nhận khẩu tại cảng biển phải dực trên các cơ sở pháp lý nhƣ: công ƣớc quốc tế (Huage, Huage-Visby, Hamburg…); hiệp ƣớc (Treaty); hiệp định (Agreement); nghị thƣ (Protocal) và luật và các quy phạm quốc gia (luật Hàng hải Việt Nam 2005)… Theo đó, những nguyên tắc giao nhận, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu tại cảng biển bao gồm những nội dung sau:  Các bên đƣợc tự do thỏa thuận phƣơng pháp giao nhận hàng hóa  Nguyên tắc chung là nhận hàng bằng phƣơng pháp nào thì giao hàng bằng phƣơng pháp ấy. Vd: giao nhận nguyên hầm kẹp chì; giao nhận theo mớn nƣớc; giao nhận nguyên container; giao nhận theo trọng lƣợng; giao nhận theo lƣợng bao kiện, bó, chiếc…; giao nhận theo thể tích…  Trách nhiệm giao nhận hàng hóa là của chủ hàng hoặc ngƣời đại diện/ ngƣời ủy thác của chủ hàng  Nếu chủ hàng không tự thực hiện đƣợc công tác giao nhận hàng hóa thì có thể ủy thác cho cảng đảm nhận việc này. Tuy nhiên, hiện nay trƣờng hợp này rất ít khi xảy ra.  Ngƣời giao nhận phải xuất trình chứng từ hợp lệ xác nhận quyền đƣợc nhận hàng và phải nộp đầy đủ các khoản phí với cảng.  Ngƣời nhận nhận đúng và đủ số lƣợng hàng hóa nhƣ ghi trên vận đơn vào thời điểm thích hợp (Vd: đới với hàng nguyên container thì thông thƣờng khoảng 2 ngày kể từ ngày tàu cập cảng đến thì sẽ nhận hàng, nếu sau khoảng 7 ngày kể từ ngày cập cảng mà vẫn chƣa nhận hàng thì sẽ bị thu phí lƣu cont, lƣu bãi…)  Cảng không chịu trách nhiệm đối với hàng hóa trên boong.  Nếu hàng hóa đóng trong container mà tình trạng bên ngoài của cont không có gì lạ và còn nguyên niệm phong kẹp chì thì cảng cũng sẽ không chịu trách nhiệm đối với tổn thất, mất mát, đổ bể xảy ra với hàng hóa  Việc bốc dỡ hàng hóa trong phạm vi cảng là do cảng thực hiện. Nếu chủ hàng hoặc ngƣời đại diện của chủ hàng muốn đƣa ngƣời vào cảng làm hàng thì phải xin ý kiến của cảng và phải đảm bảo tuân thủ theo nội quy cảng cũng nhƣ thanh toán cáckhoản phí phát sinh…  Cảng có nhiệm vụ bảo quản hàng hóa lƣu trong kho của cảng và có trách nhiệm thông báo với chủ hàng nếu có tổn thất xảy ra đối với hàng hóa, đồng thời cảng phải thực hiện các biện pháp ngăn ngừa, hạn chế tổn thất.  Việc bốc dỡ, bảo quản, lƣu kho hàng hóa tại cảng phải có sự thỏa thuận giữa cảng và chủ hàng. III.3.2. Nhiệm vụ của các bên tham gia trong quá trình giao nhận III.3.2.1. Nhiệm vụ của cảng  Thực hiện các hợp đồng giao nhận, bốc dỡ, bào quản, lƣu kho hàng hóa với các hãng tàu và chủ hàng. Căn cứ vào khả năng bốc dỡ thực tế của mình mà cảng thông báo định mức xếp dỡ cho từng loại tàu, loại hàng khác nhau.  Giao hàng xuất khẩu cho tàu và nhận hàng nhập khẩu từ tàu.  Kết toán với tàu việc giao nhận hàng hoá, lập biên bản bàn giao và các chứng từ cần thiết khác.  Nhận hàng xuất khẩu của chủ hàng.  Giao hàng nhập khẩu cho chủ hàng sau khi đã hoàn tất mọi thủ tục liên quan.  Tiến hành việc bốc dỡ, vận chuyển, bào quản và lƣu kho hàng hóa trong khu vực cảng.  Hàng hóa bị tổn thất trong phạm vi trách nhiệm của cảng thì cảng pải bồi thƣờng nếu không chứng minh dƣợc mình không có lỗi.  Cảng không chịu trách nhiệm đối với hàng hóa do ký mã hiệu sai hoặc không rõ ràng khi còn nguyên dấu xi, chì. III.3.2.2. Nhiệm vụ của chủ hàng  Tiến hành hoặc ủy thác cho cảng việc giao nhận hàng hóa với tàu, trong trƣờng hợp hàng hóa phải lƣu kho, lƣu bãi thì tiến hành giao nhận hàng trực tiếp vối cảng.  Ký kết hợp đồng bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, lƣu kho với cảng.  Theo dõi quá trình giao nhận để giải quyết các vấn đề phát sinh.  Lập chứng từ cần thiết trong quá trình giao nhận để làm căn cứ khiếu nại nếu có tổn thất.  Thanh toán với cảng các chi phí liên quan đến việc giao nhận hàng hóa XNK III.3.2.3. Nhiệm vụ của ngƣời chuyên chở (hãng tàu)  Cung cấp chứng từ cần thiết cho cảng để cảng giao nhận hàng hóa.  Đối với hàng nhập khẩu thì cần: 2 bản lƣợc khai hàng hóa, 2 bản sơ đồ xếp hàng, 2 bản chi tiết hầm hàng. Các giấy tờ phải giao cho cảng 24 giờ trƣớc khi tàu đến vị trí hoa tiêu.  Đối với hàng xuất khẩu: 5 bản lƣợc khai hàng hóa, 2 bản sơ đồ hàng hóa và các giấy tờ này phải giao cho cảng ít nhất là 8 giờ trƣớc khi xếp hàng lên tàu.  Vệ sinh hầm hàng, chăm lo đủ ánh sáng trong hầm hàng và những nơi cần thiết khác cũng nhƣ trang thiết bị làm hàng để đảm bảo an toàn cho việc bốc dỡ hàng hóa.  Trả chi phí bốc dỡ, đóng gói...theo hợp đồng đã ký với cảng. III.3.2.4. Nhiệm vụ của hải quan  Tiến hành kiểm tra các thủ tục và tiếp nhận hồ sơ khai báo hải quan của chủ hàng hoặc ngƣời đại diện;  Tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa nếu hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra.  Kiểm tra, giám sát và kiểm soát hải quan đối với tàu biển;  Đảm bảo thực hiện đầy đủ các quy định của nhà nƣớc về quản lý xuất nhập khẩu, về thuế xuất và nhập khẩu;  Tiến hành điều tra, phát hiện, ngăn chặn và xử lý các hành vi buôn lậu, gian lận thƣơng mại hoặc vận chuyển trái phép hàng hóa, tiền tệ qua cảng biển Ngoài ra, đề phụ vụ tốt cho nhu cầu vận tải, giao nhận hàng hóa, cảng còn có một số cơ quan làm đại lý tàu biền và đại lý giao nhận. III.3.3. Quy trình chung sử dụng các loại chứng từ vận chuyển hàng hóa bằng đƣờng biển III.3.3.1. Đối với hàng xuất khẩu III.3.3.1.1. Yêu cầu - Chuẩn bị hàng hóa đúng nhƣ hợp đồng ngoại thƣơng hoặc theo yêu cầu của L/C. - Tổ chức giao hàng cho ngƣời vận tải nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. - Lập chứng từ thanh toán bao gồm hợp đồng ngoại thƣơng, hóa đơn thƣơng mại, tờ khai hải quan xuất khẩu, danh mục hàng (Cargo list), vận tải đơn, hợp đồng bảo hiểm, các giấy chứng nhận (trọng lƣợng, số lƣợng, phẩm chât), giấy chứng nhận xuât xứ, giấy chứng nhận vê sinh, giấy chứng nhận kiểm dịch (động vật và thực vật) ... yêu cầu đầy đủ hoặc một phần các giấy tờ trên nhƣng phải hợp lệ và đúng hạn để nhanh chóng đƣợc thanh toán tiền hàng. III.3.3.1.2. Trình tự công việc - Chuẩn bị hàng hóa (phù hợp theo yêu cầu trong hợp) và nắm tình hình tàu để lƣu khoang, lƣu cƣớc. + Tên hàng. + Số lƣợng: kiểm tra đúng số lƣợng, dung sai và hàng thay thế (nếu có). + Chất lƣợng, quy cách phẩm chất: cần dựa theo quy cách chuẩn hoặc theo mẫu để kiểm tra đối chiếu; phải có giấy chứng nhận chất lƣợng (đối với những mặt hàng yêu cầu), đối với động thực vật thì có giấy kiểm dịch thực vật (Phytosanitary hoặc Veterinary-đối với động vật), đối với MMTB phải có giấy chứng nhận của OMIC (Oversea Merchandise Inspection Co.,Ltd)… + Bao bì đóng gói (phải bảo vệ và bảo quản đƣợc hàng). + Ký mã hiệu phải rõ ràng, chính xác, không phai, thuận thiện cho việc xếp dỡ, vận chuyển…. - Chuẩn bị chứng từ về hàng hóa: tùy theo yêu cầu của mỗi hợp đồng mà chuẩn bị sao cho phù hợp. Thông thƣờng bộ chứng từ gồm: + Hóa đơn thƣơng mại ( Commercial Invoice). + Phiếu đóng gói ( Packing List). + Hợp đồng ngoại thƣơng ( Sale Contract). + Chứng thƣ bảo hiểm nếu có (Insurance Policy). + Giấy phép xuất khẩu nếu có ( Export Lisence). + Giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin – C/O). + Giấy chứng nhận số lƣợng ( Certificate of Quantity). + Giấy chứng nhận chất lƣợng ( Certificate of Quality – C/Q). + Giấy chứng nhận trọng lƣợng, kích thƣớc (Certificate of Weight/Measurment) + Giấy kiểm dịch động vật, thực vật nếu có (Certificate of Phytosannitary/ Veterinary)… - Tiến hành lƣu khoang lƣu cƣớc với tàu, book container rỗng và nhận lệnh cấp container rỗng từ hãng tàu (đối với vận chuyển bằng container). - Khai báo và nộp tờ khai hải quan cùng với các loại chứng từ khác nhƣ: inv, p/l, sc…( mỗi loại chứng từ lập thành 2 bản, hải quan giữ 1 bản, chủ hàng giữ 1 bản) - Làm kiểm nghiệm, giám định và tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa nếu có (hàng hóa xuất khẩu đƣợc phân thành 3 luồng: luồng xanh là loại không cần kiểm tra thực tế; luồng vàng là hàng hóa cần phải kiểm tra xác suất (tỷ lệ kiểm tra do hải quan quy định; luồng đỏ là hàng hóa phải bị kiểm tra toàn bộ 100%) - Tính thuế và ra thông báo thuế, hoàn thành thủ tục Hải quan. - Giao hàng hóa cho hãng tàu.  Ðối với hàng hoá không phải lƣu kho bãi tại cảng Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thƣơng vận chuyển từ các nơi trong nƣớc để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng. Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc chủ hàng uỷ thác có thể giao trực tiếp cho tầu. Các bƣớc giao nhận cũng diễn ra nhƣ đối với hàng qua cảng. Ðƣa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành. + Làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tàu. + Chủ hàng phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tầu xếp dỡ. + Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu nhƣ hải quan, kiểm dịch... + Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu. + Liên hệ với thuyền trƣởng để lấy sơ đồ xếp hàng. + Tiến hành xếp hàng lên tàu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tàu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện). + Lập biên lai thuyền phó ghi số lƣợng, tình trạng hàng hoá xếp lên tầu (là cơ sở để cấp vận đơn). Biên lai phải sạch. + Ngƣời chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đƣa thuyền trƣởng ký, đóng dấu. + Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng theo hợp đồng hoặc L/C quy định + Thông báo cho ngƣời mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần). + Tính toán thƣởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có)  Ðối với hàng phải lƣu kho bãi của cảng Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bƣớc lớn: chủ hàng ngoại thƣơng (hoặc ngƣời cung cấp trong nƣớc) giao hàng xuất khẩu cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tàu.  Giao hàng XK cho cảng bao gồm các công việc - Chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lƣu kho bảo quản hàng hoá với cảng - Trƣớc khi giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng các giấy tờ: + Danh mục hàng hoá XK (cargo list) + Thông báo xếp hàng của hãng tàu cấp ( shipping order) nếu cần + Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note). - Giao hàng vào kho, bãi cảng.  Cảng giao hàng cho tàu - Trƣớc khi giao hàng cho tàu, chủ hàng phải: + Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có).... + Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tầu đến (ETA), chấp nhận thông báo sẳn sàng (NOR). + Giao cho cảng Danh mục hàng hoá XK để cảng bố trí phƣơng tiện xếp dỡ. Trên cơ sở Cargo List này, thuyền phó phụ trách hàng hoá sẽ lên Sơ đồ xếp hàng ( Cargo plan). + Ký hợp đồng xếp dỡ với cảng. + Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng - Tổ chức xếp và giao hàng cho tầu: + Trƣớc khi xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và ngƣời áp tải nếu cần + Tiến hành bốc và giao hàng cho tầu. Việc xếp hàng lên tầu do công nhân cảng làm. Hàng sẽ đƣợc giao cho tầu dƣới sự giám sát của đại diện hải quan. Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lƣợng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong một tầu, ghi vào Final Report. Phía tầu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet. Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện + Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tầu, cảng đai diện chủ hàng phải lấy biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) để trên cơ sở đó lập vận tải đơn (B/L) - Lập bộ chứng từ thanh toán: Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng. Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp với L/C và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C. - Thông báo cho ngƣời mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần). - Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng nhƣ chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lƣu kho.... - Tính toán thƣởng phạt xếp dỡ, nếu có.  Đối với hàng xuất khẩu đóng trong container  Nếu gửi hàng nguyên (FCL) - Chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc chủ hàng uỷ thác điền vào booking note và đƣa cho đại diện hãng tàu để xin ký cùng với bản danh mục hàng xuất khẩu (cargo list). - Sau khi đăng ký booking note, hãng tàu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mƣợn. - Chủ hàng lấy container rỗng về địa điềm đóng hàng của mình. - Mời đại diện hải qian, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám đinh (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container. Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container. - Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tàu tại CY quy định, trƣớc khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tàu (thƣờng là 8 tiếng trƣớc khi tàu bắt đầu xếp hàng) và lấy Mate’s Receipt. - Sau khi container đã xếp lên tàu thì mang Mate’s Receipt để đổi lấy vận đơn. Trên thực tế, nếu chủ hàng và hãng tàu đã quen nhau và tin tƣởng nhau thì sau khi chủ hảng hạ bãi container không cần nhận Mate’s Receipt mà chỉ cần đợi đến ngày tàu chạy là đến hãng tàu nhận vận dơn gốc (hoặc không cần đến hãng tàu mà chỉ cần nhận B/L qua fax hoặc mail… trong trƣờng hợp Surrendered B/L hay Seaway Bill). - Trƣớc khi xếp container lên tàu, đại lý tàu biển sẽ lên danh sách hàng xuất khẩu (Loading List), sơ đồ xếp hàng và thông báo cho điều độ cảng biết để bố trí ngƣời và phƣơng tiện làm hàng. - Cảng làm công tác bốc container lên tàu.  Nếu gửi hàng lẻ (LCL) - Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đạI lý của hãng tàu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng XK. Sau khi booking note đƣợc chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tàu về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng. - Chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho ngƣời chuyên chở hoặc đại lý taị CFS hoặc ICD quy định. - Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào container của ngƣời chuyên chở hoặc ngƣời gom hàng. Sau khi hải quan niên phong kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tàu và yêu cầu cấp vận đơn. - Ngƣời chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ. - Ngƣời chuyên chở xếp container lên tàu và vận chuyển đến nơi đến.  Đối với hàng rời - Chủ hàng có thể giao trực tiếp cho tàu hay ủy thác cảng giao hàng cho tàu, cũng có thể tiến hành giao nhận hàng tay ba ( chủ hàng, cảng, tàu): + Chủ hàng hoặc ngƣời giao nhận của chủ hàng vận chuyển hàng ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân nếu cần. + Cảng tiến hành bốc hàng và giao hàng cho tàu dƣới sự giám sát của cán bộ hải quan . Trong khi xếp hàng, nhân viêc của cảng phải kiểm đếm và ghi số lƣợng vào Tally Report, cuối ngày phải chi vào Daily Report và khi xếp xong 1 tàu phải ghi vào Fnal Report. Phía tàu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi vào Tally Sheet. + Sau khi xếp hàng lên tàu, căn cứ vào Tally Sheet, cảng sẽ lập bản tổng kết xếp hàng lên tàu ( General Loading Report) và cùng lý xác nhận với tàu, đây là cơ sở để lập vận đơn. III.3.3.2. Đối với hàng nhập khẩu III.3.3.2.1. Yêu cầu Nhận hàng nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ; chứng từ hợp lệ và có đầy đủ các biên bản hàng hóa tổn thất nếu có để khiếu nại đòi bồi thƣờng. III.3.3.2. Trình tự các bƣớc 1. Chuẩn bị trƣớc khi nhận hàng  Nhận và kiểm tra hồ sơ về hàng ( INV, P/L, SC, B/L…) do ngƣời bán gửi  Nắm thông tin về tàu, ETA ( Estimated Time of Arrival), thông tin về thủ tục hải quan đối với lô hàng.  Chuẩn bị hồ sơ và tiến hành khai báo hải quan sau khi nhân đƣợc giấy báo hàng đến (Arrival Notice) và D/O từ hãng tàu. 2. Nhận hàng từ cảng hoặc tàu Hàng hóa nhập về có 2 trƣờng hợp:  Đối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng Trong trƣờng hợp này, chủ hàng hoặc ngƣời đƣợc chủ hàng uỷ thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tàu. - Để có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trƣớc khi tàu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ: + Bản lƣợc khai hàng hoá Cargo manifest. + Sơ đồ xếp hàng Cargo Stowage Plan. + Chi tiết hầm hàng. + Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có) - Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tàu - Trực tiếp nhận hàng từ tàu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng nhƣ: + Biên bản giám định hầm tàu (lập trƣớc khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm cho tàu về những tổn thất xảy sau này. + Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt + Thƣ dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt + Bản kết toán nhận hàng với tàu (ROROC). + Biên bản giám định. + Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập). ........... - Khi dỡ hàng ra khỏi tàu, chủ hàng có thể đƣa về kho riêng để mời hải quan kiểm hoá. Nếu hàng không có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải về kho. - Làm thủ tục hải quan. - Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hoá.  Đối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng * Cảng nhận hàng từ tàu  Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm).  Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận (nhân viên giao nhận phải cùng lập).  Đƣa hàng về kho bãi cảng. * Cảng giao hàng cho các chủ hàng  Khi nhận đƣợc thông báo hàng đến, chủ hàng phải mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O - delivery order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao D/O cho ngƣời nhận hàng.  Chủ hàng đóng phí lƣu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.  Chủ hàng mang biên lai nộp phí, các D/O cùng hoá đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lƣu 1 bản D/O.  Chủ hàng mang các bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và làm các phiếu xuất kho cho chủ hàng.  Làm thủ tục hải quan qua các bƣớc sau: + Xuất trình và nộp các giấy tờ:  Tờ khai hàng nhập khẩu  Giấy phép nhập khẩu  Bản kê chi tiết (Cargo List)  Lệnh giao hàng của ngƣời vận tải  Hợp đồng mua bán ngoại thƣơng  Một bản chính và một bản sao vận đơn  Giấy chứng nhận xuất xứ  Giấy chứng nhận phẩm chất hoặc kiểm dịch nếu có  Hoá đơn thƣơng mại + Hải quan kiểm tra chứng từ + Kiểm tra hàng hoá + Tính và thông báo thuế + Chủ hàng ký nhận vào giấythông báo thuế (có thể nộp thuế trong vòng 30 ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan.  Sau khi hải quan xác nhận "hoàn thành thủ tục hải quan" chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng.  Hàng nhập bằng container * Nếu là hàng nguyên (FCL)  Khi nhận đƣợc thông báo hàng đến (NOA) thì chủ hàng mang vận đơn gốc và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để lấy (D/O - Delivery Order). Hãng tàu hoặc đại lý giữ lại vận đơn gốc và trao các bản D/O cho ngƣời nhận hàng.  Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đƣa cả container vè kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhƣng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt). Sau đó, chủ hàng mang biên lai nộp phí, các bản D/O cùng hoá đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để ký xác nhận D/O và đối chiếu với Manifest và ký xác nhận là hàng nguyên container hay rút ruột và tìm vị trí hàng, tại đây lƣu 1 bản D/O.  Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. Tại đây, Thƣơng vụ cảng giữ lại 1 bản D/O.  Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng.  Nếu nhận hàng nguyên container thì phải xuất trình giấy mƣợn container và nộp phí “cƣợc conatiner” nếu có. * Nếu là hàng lẻ (LCL): Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tàu hoặc đại lý của ngƣời gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFR quy định và làm các thủ tục nhƣ sau:  Chủ hàng đóng phí lƣu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.  Chủ hàng mang các bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 bản D/O và làm phiếu xuất kho cho chủ hàng.  Sau đó mang chứng từ đến kho CFS để nhận hàng.  KẾT LUẬN Việt nam đang trên đƣờng hội nhập kinh tế quốc tế, việc buôn bán với nƣớc ngoài ngày càng phát triển, với kim ngạch xuất nhập khẩu năm 2010 trên 71 tỷ USD, thì các doanh nghiệp Việt nam vô cùng bận rộn. Tuy nhiên, các nhà buôn Việt nam không thể chỉ mua CIF và bán FOB. Để tìm kiếm nguồn lợi nhuận và tiết kiệm tiền ngoại tệ cho quốc gia, các nhà buôn của ta phải tính đến việc phải chuyển sang mua FOB và bán CIF… Điều đó có nghĩa là, các nhà buôn phải sử dụng ngày càng nhiều các nghiệp vụ thuê tàu. Trên cơ sở đó cũng thúc đẩy ngành vận tải biển nƣớc nhà phát triển, đƣa lại nguồn thu nhập không nhỏ cho đất nƣớc, góp phần nâng cao uy tín và ảnh hƣởng của nƣớc ta trên trƣờng quốc tế . Thuê tàu rõ ràng là một nghiệp vụ phức tạp, điều đó thể hiện rõ nhất qua những khó khăn, phức tạp khi đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng, nó đƣợc chứng minh bằng vô số các tranh chấp có liên quan đến hợp đồng thuê tàu . Các nhà doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu chuyên nghiệp và kinh doanh hàng hải đều muốn giảm thiểu các xung đột, tranh chấp, gây tốn kém về tiền bạc và thời gian của họ. Đây là một mong muốn hết sức chính đáng, khi họ thực hiện các nghiệp vụ thuê tàu. Với mục đích góp phần cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt nam và các nhà kinh doanh vận tải đƣờng biển Việt nam liên quan đến hợp đồng thuê tàu, bản khoá luận này xoay quanh các nội dung cơ bản cách sử dụng các chứng từ trong vận chuyển hàng hóa bằng đƣờng biển nhƣ thế nào cho hợp lý và nhanh nhất. Tuy nhiên việc vận dụng nhƣ thế nào trong thực tiễn lại đòi hỏi sự chính xác, linh động và đôi khi cần cả sự thông minh xử lý các tình huống trong giao nhận hàng hóa. Đây là một lĩnh vực rộng lớn và phức tạp, đòi hỏi kiến thức tổng hợp về nghiệp vụ ngoại thƣơng khác nhau, cũng nhƣ kinh nghiệm thực tế trong nghề. Do những hạn chế về khả năng của bản thân và thời gian nghiên cứu có hạn, bản khoá luận này chắc chắn còn nhiều thiếu sót, tôi mong nhận đƣợc sự chỉ bảo, đóng góp của các thầy cô giáo và các bạn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo, thuyền trƣởng Nguyễn Ngọc Tuấn đã giúp đỡ em hoàn thành bài luận này. PHỤ LỤC HÌNH ẢNH CHỨNG TỪ MINH HỌA  CÁC CHỨNG TỪ HẢI QUAN 1. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. 2. Hợp đồng ngoại thƣơng. 3. Tờ khai hải quan (xuất khẩu và nhập khẩu).  CÁC CHỨNG TỪ LIÊN QUAN ĐẾN TÀU 1. Hợp đồng vận chuyển 2. Sơ đồ hàng hóa(Cargo Plan) 3. Thông báo sẳn sàng(Notice of Readiness – NOR) 4. Phiếu kiểm đếm(Tally sheet) 5. Biên lai thuyền phó(Mate’s Receipt) 6. Vận tải đơn(Bill of Lading – B/L) 7. Phiếu vận chuyển 8. Lƣợt khai hàng hóa(Cargo Manifest) 9. Biên lai xác nhận hàng hóa hƣ hỏng(Cargo Outurn Report – COR) 10. Biên bản kế toán nhận hàng với tàu(Report On Receipt Of Cargo) 11. Các chứng từ khác  Biên lai giám định(Số lƣợng, phẩm chất, tổn thất) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Hợp đồng ngoại thƣơng Tờ khai hải quan nhập khẩu Tờ khai hải quan xuất khẩu Hợp đồng thuê tàu chuyến Hợp đồng thuê tàu chuyến Hợp đồng thuê tàu chuyến Hợp đồng thuê tàu chuyến Gencon Hợp đồng thuê tàu chuyến Gencon Danh mục hàng hóa (Cargo List) Sơ đồ chất xếp hàng hóa (Cargo Stowage Plan) Thông báo sẳn sàng (Notice of Readiness – NOR) Phiếu kiểm đếm (Tally Sheet) Biên lai thuyền phó (Mate’s Receipt) Vận đơn đƣờng biển (Bill of Lading) Phiếu vận chuyển Bảng lƣợt khai hàng hóa (Cargo Manifest) Biên bản xác nhận hàng hóa hƣ hỏng(Cargo Outurn Report – COR) Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report On Receipt Of Cargo) Biên bản giám định khối lƣợng, trọng lƣợng Biên bản giám định phẩm chất TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Giáo trình “Pháp luật trong hoạt động kinh tế đối ngoại” Trƣờng đại học ngoại thƣơng 1997- PGS, PTS Nguyễn thị Mơ, PGS ,PTS Hoàng Ngọc Thiết biên soạn. 2- Giáo trình thƣơng vụ dành cho sỹ quan quản lý (Trung tâm huấn luyện thuyền viên ĐH GTVT TPHCM, lƣu hành nội bộ). 3- Giáo trình “ Vận tải và giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu” Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật –PGS, TS Hoàng văn Châu biên soạn. 4- Bộ luật Hàng hải Việt nam 2005 5- Sổ tay kinh tế hàng hải – VIETFRACHT 1990 6- Hợp đồng mẫu GENCON 22/76/94 7- Vận đơn HEUNG – A Shipping Co., LTD 8- Giáo trình Vận tải giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu - Ths. Nguyễn Thanh Hùng – Nhà xuất bản Thanh niên, năm 2008 9- Nghiệp vụ giao nhận vận tải bảo hiểm trong ngoại thƣơng – Phạm Mạnh Hiền – Nhà xuất bản Thống Kê, năm 2005 10- Giáo trình Nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu – Ths. Nguyễn Việt Tuấn và Ths. Lý Văn Diệu – Nhà xuất bản Thanh niên, năm 2008 11- Giáo trình Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu – Ths. Nguyễn Việt Tuấn 12- Giáo trình Thanh toán quốc tế - Ths. Hồ Thị Thu Ánh và Ths. Nguyễn Thị Hoàng Mai - Nhà xuất bản Thanh niên, năm 2008 13- Chứng từ hải quan tham khảo. Các trang web: www.dpi.hochiminhcity.gov.vn www.customs.gov.vn