Chuyên đề các tốt nghiệp về công nợ phải thu, phải trả

Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. B. Tình hình kế toán công nợ tại công ty CP Máy và Thiết bị phụ tùng (Seatech) I. Kế toán các khoản nợ phải thu Trình tự Ghi sổ kế toán nợ phải thu tại công ty Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, giấy báo có,… Sổ chi tiết phải thu Sổ Nhật ký chung Bảng tổng phải thu Sổ Cái các TK phải thu 1. Kế toán chi tiết các khoản nợ phải thu 1.1. Kế toán chi tiết tạm ứng - Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ tạm ứng . Kế toán căn cứ vào chứng từ gốc ( Phiếu chi) lên sổ chi tiết tạm ứng theo từng đối tượng. Qui trình tạm ứng tại công ty: Bộ phận cần tạm ứng (nhân viên) viết giấy Đề nghị tạm ứng, chuyển cho trưởng bộ phận ký, sau đó đưa lên kế toán trưởng hoặc giám đốc duyệt, kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ chi tiền. Khi tạm ứng xong phải lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc để thanh toán dứt điểm số đã nhận tạm ứng. Công ty theo dõi tạm ứng chi tiết theo tài khoản cấp 2 TK1411 – Tạm ứng cá nhân TK 1412 – Tạm ứng công việc PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày 18/05/09 Kính gửi: Ban lãnh đạo công ty CP Máy và Thiết bị phụ tùng Tên tôi là : Trần Thị Hồng Vân Chức vụ/Bộ phận: Phòng kinh doanh Lý do tạm ứng: Đặt cọc 50% đơn hàng cho công ty Đại Ánh Sáng để mua ống SP(CT Bà Nà) Chi tiết: STT DIỄN GIẢI ĐVT SL ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN GHI CHÚ 1 Tạm ứng 50% đơn hàng 8.381.780 TỔNG CỘNG 8.381.780 Bằng chữ: Tám triệu ba trăm tám mươi mốt ngàn bảy trăm tám mươi đồng chẵn. Người đề nghị Trưởng bộ phận Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Giám Đốc Khi ứng tiền để mua vật tư thì người tạm ứng viết Phiếu đề nghị tạm ứng gửi lên cấp trên. Phiếu đề ghị tạm ứng phải được kế toán trưởng hoặc giám đốc ký duyệt. cụ thể ngày 18/05/2009 nhân viên phòng kinh doanh viết Giấy đề nghị tạm ứng. Căn cứ vào phiếu đề nghị tạm ứng được ký duyệt kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho thủ uỹ làm thủ tục xuất quỹ. Cty CP Máy & Thiết Bị Phụ Tùng 162-166 Trưng Nữ Vương PHIẾU CHI TIỀN MẶT Số phiếu:114/05 Ngày 18/05/2009 Người nhận tiền : Trần Thị Hồng Vân Về khoản: Tạm ứng mua SP công trình Bà Nà Số tiền : 8.381.780 VND Bằng chữ: Tám triệu, ba trăm tám mươi mốt ngàn, bảy trăm tám mươi đồng chẵn. Kèm theo: 0 chứng từ gốc. THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN Lê Văn Hiểu Lê Khắc Diễm Trang Nguyễn Nguyên Vân Đã nhận đủ số tiền: Tám triệu, ba trăm tám mươi mốt ngàn, bảy trăm tám mươi đồng chẵn. Ngày 18 tháng 05 năm 2009 THỦ QUỸ NGƯỜI NHẬN TIỀN Chưa biết Hồng Vân Căn cứ vào chứng từ gốc là phiếu chi kế toán lên sổ chi tiết tạm ứng. Sổ chi tiết tạm ứng được mở theo dõi cho từng nhân viên. Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT TẠM ỨNG Tháng 05/2009 Tài Khoản : 141 Đối tượng : Trần Thị Hồng Vân – Phòng kinh doanh Số dư nợ đầu kỳ: 15.444.385 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có 18/05/09 PC114/05 Tạm ứng tiền mua 50% vật tư 1111 8.381.780 20/05/09 PC222/05 Tạm ứng 50% mua tôn ( Cty Thuyên Vân) 1111 7.455.000 22/05/09 PKT05/05 Thanh toán chi phí VC công trình La Bảo 154_LB 4.030.000 22/05/09 PKT05/05 Thuế GTGT (CT La Bảo) 1331 201.500 . . . Tổng số phát sinh 27.323.060 4.481.500 Sô dư nợ cuối kỳ: 38.285.945 Căn cứ vào các sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng tạm ứng, cuối kỳ kế toán lập Bảng tổng hợp tạm ứng. Cty CP Máy & Thiết Bị phụ tùng 162- 166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH TẠM ỨNG CÔNG NHÂN VIÊN Tài khoản : 141 Tên nhân viên Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Trần Thị Hồng Vân 15.444.385 27.323.060 4.481.500 38.285.945 Hồ Duy Châu 5.874.000 15.890.700 19.455.200 2.309.500 Văn công Thành 10.780.000 23.800.000 27.900.750 6.679.250 … Tổng cộng 1.399.772.520 375.434.701 664.058.466 1.111.148.755 1.2. kế toán chi tiết nợ phải thu khách hàng - Hàng ngày khi bán hàng chưa thu tiền, căn cứ hợp đồng kinh tế, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho….Kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua theo từng đối tượng khách hàng. Đối với hàng hóa bán ở trung tâm cơ điện lạnh kế toán trung tâm theo dõi doanh thu bán hàng và tình hình công nợ trên báo cáo bán hàng. Cuối tháng kế toán trung tâm gửi báo cáo bán hàng và bộ chứng từ gốc lên văn phòng công ty. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu xuất kho kế toán lên sổ chi tiết thanh toán với người mua. Cụ thể ngày 23/05/09 xuất bán sản hàng Ga R22 Ấn độ, khi giao hàng kế toán viết phiếu xuất kho như sau. Công ty CP Máy & Thiết Bị phụ tùng Mẫu số 02-VT 162-166 Trưng Nữ Vương (Ban hành theo QĐ số 15/2006-BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số : 12/05 Ngày 23/05/09 Họ và tên người nhận hàng : Trần văn Minh Đơn vị: Cty CP Thủy sản Nhật Hoàng Lý do xuất kho: Xuất bán Xuất tại kho: Cửa hàng STT Tên nhãn hiệu, quy cách vật tư công cụ hàng hóa Mã Số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Ga R22 Ấn Độ Kg 544,5 43.636 27.759.802 Cộng 27.759.802 Người lập phiếu người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán lập hoá đơn GTGT, hoá đơn được lập thành 3 liên như sau liên 1 lưu ở quyển hoá đơn, liên 2 đưa cho khách hàng, liên 3 lưu nội bộ HOÁ ĐƠN Mẫu sô: 01 GTKT- 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG MP/2008N Liên 3 : Nội bộ 0099448 Ngày 23 tháng 05 năm 2009 Đơn vị bán hàng: Cty CP Máy & Thiết bị phụ tùng (Seatech) Địa chỉ: 162- 166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng Số TK: Điện thoại: Mã số thuế: 0400418458 Họ và tên đơn vị mua hàng: Công ty CP Thuỷ Sản Nhật Hoàng Địa chỉ: Khu công nghiệp dịch vụ Thuỷ Sản – Đà Nẵng. Số tài khoản: Hình thức thanh toán: TM/CK MS: 0400459126 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Ga R22 kg 544,5 50.000 27.240.000 Cộng tiền hàng 27.240.000 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 2.724.000 Tổng cộng tiền thanh toán 29.964.000 Số tiền viết bằng chữ: Hai mươi chín triệu, chín trăm sáu mươi bốn ngàn đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào chứng từ gốc là hoá đơn bán hàng kế toán vào sổ chi tiết theo dõi theo từng khách hàng Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng Mẫu số S31-DN 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tháng 05/2009 Tài Khoản : 131 Đối tượng Công ty CP Thuỷ Sản Nhật Hoàng Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 0 23/05/09 0099448 Bán Ga R22 5111 27.240.000 Thuế đầu ra 33311 2.724.000 . . . Số phát sinh trong kỳ 37.839.000 Số dư cuối kỳ 37.839.000 Đối với doanh thu cung cấp dịch vụ thì căn cứ vào HĐKT, vào khối lượng hoàn thành nghiệm thu do hai bên ký kết chưa thu tiền thì kế toán cũng theo dõi chi tiết theo từng người mua trên sổ chi tiết thanh toán với khách hàng. Khi khách hàng thanh toán tiền, khi khối lượng công việc lắp đặt hoàn thành kế toán dựa vào Giấy báo có, hoá đơn GTGT,….để vào sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng. Cụ thể ngày 07/05/2009 nhận được giấy báo Có của ngân hàng chuyển đến nội dung như sau NGÂN HÀNG NGOẠI THUƠNG VN GIẤY BÁO CÓ ĐÀ NẴNG Ngày 07/05/2009 Số chứng từ: 068 0368.5334 Số chuyển tiền: 368909063022822 Người trả tiền: Công ty TNHH Thiên Niên Kỷ Số tài khoản: 120101003 NHNT Đà Nẵng Người hưởng: Công ty CP máy & Thiết bị phụ tùng Số tài khoản: 0041000271019 tại ngân hàng VCB DA NANG Số tiền: VND 500.000.000 Năm trăm triệu VND Nội dung: thanh toán tiền lắp đặt công trình La Bảo GIAO DỊCH VIÊN PHÒNG NGHIỆP VỤ Căn cứ vào giấy báo Có kế toán lên sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng như sau Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng Mẫu số S31-DN SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tháng 05/2009 Tài Khoản : 131 Đối tượng công Ty TNHH Thiên Niên Kỷ Số dư đầu kỳ bên có: 181.429.115 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có 07/05/09 BC-068/DA05 Chuyển tiền thanh toán 11211 500.000.000 12/05/09 HD 41317 Xuất hàng hóa vào công trình La Bảo 5113 217.410.276 … Tổng phát sinh 217.410.276 500.000.000 Số dư cối kỳ 464.018.839 Cuối tháng, kế toán căn cứ vào các sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng và sổ chi tiết theo dõi các khách hàng khác. Lập bảng tổng hợp chi tiết tình hình thanh toán với người mua để đối chiếu với sổ cái TK 131 Cty CP Máy & Thiết Bị phụ tùng 162- 166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA Tài khoản : 131 Tháng 05/2009 Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Cty CP TS Nhật Hoàng 0 37.839.000 37.839.000 Cty TNHH Thiên Niên Kỷ 181.429.115 217.410.276 500.000.000 464.018.839 CTy chế biến thực phẩm D&N 336.311.000 7.666.274 125.613.000 218.364.274 Cty TNHH Việt Phong 9.698.640 9.698.640 … Tổng cộng 712.734.640 181.429.115 2.262.915.550 986.765.372 2.271.474.542 464.018.839 1.3. Kế toán chi tiết ký quỹ, ký cược ngắn hạn Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc ( Uỷ nhiệm chi, Phiếu chuyển khoản…) do ngân hàng gửi đến kế toán lên sổ chi tiết theo dõi ký quỹ. Cụ thể ngày 07/05/2009 nhận được Phiếu chuyển khoản do ngân hàng gửi đến nội dung như sau Số chứng từ: 20000627 PHIẾU CHUYỂN KHOẢN Ngày 07/05/09 Tên khách hàng: Công ty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Địa chỉ: 162-166 Trưng Nữ Vương, Đà Nẵng. Mã số thuế: 0400418458 Tên TK TK Số tiền CAC C11 Công ty CP Máy & Thiết bị phụ tùng CACC20 Công ty CP Máy & TB Phụ tùng 000031880002 000031880008 22.016.479 22.016.479 Bằng chữ: Hai mươi hai triệu, không trăm mười sáu ngàn đồng y. Nội dung: Chuyển khoản từ TK tiền gửi sang TK phong tỏa Căn cứ vào chứng từ gốc là Phiếu chuyển khoản kế toán vào sổ chi tiết theo dõi các khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn. Cty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mẫu sổ S38-DN 162- 166 Trưng Nữ Vương MST:0400418458 SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 144 Số dư đầu kỳ: 367.117.586 Chứng từ Khách hàng Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 07/05 PCK- 20000627 Ngân hàng HD Bank – NH05 Ký quỹ mở LC 11221 22.016.479 07/05 UNC62/HD05 Matthevs & Yatas Thanh toán 10% lô quạt 33112 22.016.479 15/05 UNC 27/HH05 Ngân hàng TMCP Hàng Hải Giải tỏa ký quỹ 11219 173.877.214 … Tổng PS 93.884.040 227.801.025 SD cuối kỳ 233.200.601 2. Kế toán tổng hợp các khoản nợ phải thu Hàng ngày, từ chứng từ gốc : Giấy báo có, Phiếu chi, Phiếu chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, Hoá đơn, … kế toán vào sổ Nhật ký chung và từ Nhật ký chung ghi các nghiệp vụ kinh tế vào sổ cái có liên quan. CTY CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mẫu số S03a-DN 162-16 Trưng Nữ Vương, Đà Nẵng SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/05/2009 đến ngày 31/05/2009 Chứng từ Diễn giải T/K Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 07/05 BC-01/DA05 Chuyển tiền thanh toán (Thiên Niên Kỷ) 11211 131 500.000.000 500.000.000 07/05 PCK- 20000627 Ngân hàng HD Bank – NH05 (ký quỹ mở LC) 144 11221 22.016.479 22.016.479 07/05 UNC62/HD05 Matthevs & Yatas Thanh toán 10% lô quạt 33112 144 22.016.479 22.016.479 12/05 HD41317 Xuất hàng hóa vào khu đặc chế La Bảo 131 5113 33311 217.410.276 214.918.433 21.491.843 18/05 PC114/05 Tạm ứng tiền mua 50% vật tư ( Trần Thị Hồng Vân) 1412 1111 8.381.780 8.381.780 23/05 0099448 Phải Thu Cty Nhật Hoàng DT Bán Ga R22 Thuế đầu ra 5111 33311 27.240.000 2.724.000 29.964.000 …. Cộng số phát sinh trong tháng 15.095.586.876 15.095.586.876 Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung kế toán lần lượt lên sổ cái theo thứ tự ngày phát sinh như sau. Cty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mẫu Số S03b-DN 162- 166 Trưng Nữ Vương MST:0400418458 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 141 Số dư đầu kỳ: 1.399.772.520 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 18/05 PC 114/05 Tạm ứng tiền mua 50% vật tư 1111 8.381.780 20/05 PC 159/05 Tạm ứng tiền mua vật tư CT Phú Yên 1111 15.630.000 27/05 PT 123/05 Thu hoàn ứng chi phí nhận hàng 1111 1.840.000 … Tổng số phát sinh 375.434.701 664.058.466 Số dư cuối kỳ 1.111.148.755 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào Sổ Nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 131 các nghiệp vụ liên quan đến phải thu của khách hàng. Cty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mẫu Số S03b-DN 162- 166 Trưng Nữ Vương MST:0400418458 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 131 Số dư nợ đầu kỳ : 531.305.525 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 07/05 BC 01/DA05 Chuyển tiền thanh toán 11211 500.000.000 12/05 HD 41317 Xuất hàng hóa vào lắp đặt ctrình Lao Bảo 5113 214.918.433 23/05 0099448 Dt bán ga R22 Thuế đầu ra 5111 33311 29.964.000 … Tổng phát sinh 2.262.915.550 986.765.372 Số dư cuối kỳ 1.807.455.703 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào số liệu trên Sổ nhật ký chung kế toán ghi vào sổ cái TK 144 các nghiệp vụ liên quan Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng Mẫu Sổ S03b-DN 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng SỔ CÁI TÀI KHOẢN Tháng 05/2009 Tài Khoản : 144- Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn Số dư đầu kỳ bên Nợ: 367.117.586 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có 07/05 PCK- 20000627 Ngân hàng HD Bank – NH05 (ký quỹ mở LC) 11221 22.016.479 07/05 UNC62/HD05 Matthevs & Yatas Thanh toán 10% lô quạt 33112 22.016.479 … Tổng phát sinh 93.884.040 227.801.025 Số dư cối kỳ 233.200.601 II. Kế toán các khoản nợ phải trả tại công ty CP Máy & Thiết bị phụ tùng (Seatech) Đặc điểm về khoản nợ phải trả của công ty Các khoản nợ phải trả công ty bao gồm: các khoản nợ vay ngân hàng, các khoản nợ phải trả người lao động, các khoản nợ phải trả người bán về hàng hóa và cung cấp dịch vụ, các khoản nghĩa vụ phải nộp nhà nước và các khoản phải trả khác. Khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến nợ phải trả thì kế toán căn cứ vào chứng từ gốc vào sổ Nhật ký chung và vào sổ cái. Đồng thời dựa vào chứng từ gốc thì kế toán vào sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng. Và cuối tháng vào Bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với số liệu trên sổ cái. Trình tự ghi sổ: Bảng tổng hợp chi tiết nợ phải trả Sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả Hóa đơn mua vào, Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, PhiếuKT,… Sổ cái các tài khoản nợ phải trả Sổ Nhật Ký Chung 1. Kế toán chi tiết 1.1. Kế toán chi tiết các khoản vay Khi công ty có nhu cầu về vốn sẽ làm thủ tục và đến ngân hàng, sau đó hai bên sẽ tiến hành lập hợp đồng tín dụng ( vay vốn). Đồng thời công ty làm khế ước vay nợ gửi đến ngân hàng và ngân hàng xét duyệt và cho vay. Khi cần vay một khoản tiền dựa trên Khế ước vay nợ được duyệt công ty lập Giấy nhận nợ gửi đến ngân hàng và ngân hàng sẽ chuyển số tiền vay vào tài khoản hoặc bằng tiền mặt tuỳ theo yêu cầu của công ty. Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến các khoản vay, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc như Uỷ nhiệm chi, Giấy báo nợ,… để lên sổ theo dõi chi tiết các ngân hàng, chủ nợ. Cụ thể ngày 18/05/2009 nhận được giấy Uỷ nhiệm chi từ ngân hàng gửi đến như sau ỦY NHIỆM CHI Số: 00013 CHUYỂN KHOẢN, CHUYỂN TIÈN THƯ, ĐIỆN Lập ngày: 18/05/2009 Tên đơn vị trả tiền: Công ty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Số TK: 02570407000100 Tại Ngân hàng phát triển Nhà .TP. Hồ Chí Minh Tên Đơn vị nhận tiền: Cty TNHH TM đèn trang trí Hoàng Gia Trí Số TK: 023110000010 Tại Ngân Hàng: Liên Doanh Việt Thái , Đà Nẵng Số tiền bằng chữ: Hai trăm chín mươi triệu đồng y. Số tiền bằng số: 290.000.000 (đ) Nội dụng thanh toán: Vay 70% mua đèn Davis Đơn vị chuyển tiền Ngân hàng A Ngân hàng B Căn cứ vào chứng từ gốc là Uỷ nhiệm chi thì kế toán vào Sổ chi tiết tiền vay theo từng đối tượng vay. Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng Mẫu sổ S34-DN 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT TIỀN VAY Tháng 05/2009 Tài Khoản : 31111 Ngân hàng: Phát triển Nhà, TP. Hồ Chí Minh Số dư đầu kỳ bên có: 458.208.615 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có 18/05/09 00013- UNC Vay NH thanh toán tiền hàng 33112 290.000.000 25/05/09 PC- 122/05 Chi trả tiền vay ngắn hạn 1111 304.879.108 …. Tổng số phát sinh 304.879.108 343.926.000 Số dư cuối kỳ 497.255.507 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết các đối tượng vay để lập bảng tổng hợp các khoản vay ngắn hạn. Bảng tổng hợp này được dùng để đối chiếu với sổ cái TK 311 Cty CP Máy & Thiết Bị phụ tùng 162- 166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng BẢNG TỔNG HỢP VAY NGẮN NGẠN Tài khoản : 311 Tháng 05/2009 Tên Ngân hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Ngân hàng Đông Á 4.168.507.967 4.168.507.967 Ngân hàng phát triển Nhà TP.HCM 458.208.615 304.879.108 343.926.000 497.255.507 Ngân hàng TMCP Hàng Hải 0 230.000.00 500.000.000 270.000.000 ….. Tổng cộng 16.106.463.087 1.473.523.052 791.008.843 15.427.948.878 1.2. Kế toán chi tiết nợ phải trả người bán Kế toán phải trả người bán trong công ty phát sinh khi: Công ty ứng trước tiền cho người bán để mua vật tư, hàng hoá,…hay công ty mua chịu hàng hoá của người bán. Hàng ngày căn cứ vào Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn thu mua hàng hóa, phiếu chi, giấy báo Nợ ngân hàng,….kế toán vào sổ chi tiết phải trả cho người bán theo dõi riêng cho từng nhà cung cấp. Đối với nhà cung cấp trong nước và nước ngoài đều được chi tiết theo tài khoản cấp 2 của TK331. Phiếu nhập kho kèm theo hóa đơn GTGT ngày 19/05/2009 được kế toán vào sổ như sau PHIẾU NHẬP KHO Số: 03/05 Mẫu số 01-VT Ngày 19 tháng 05 năm 2009 Họ và tên người giao hàng: Công ty Thanh Kim Long Nhập tại kho: Cựa hàng STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư, hàng hóa Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1 Ga R22 (27,7 kg/bình) Kg 681 681 42.727 29.097.087 2 Ga R22 (13,6 kg/bình) Kg 68 68 42.727 2.905.436 3 Ga R134a (13,62 kg/bình) Kg 68,1 68,1 127.273 8.667.291 Cộng 44.736.795 - Tổng số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi bốn triệu bảy trăm ba mươi sáu ngàn bảy trăm chín lăm đồng chẵn. - Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 0088683 Ngày 19 tháng 05 năm 2009 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên) Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 008683 kế toán vào sổ chi tiết thanh toán với người bán chi tiết theo từng nhà cung cấp. Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng Mẫu số S31-DN 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 05/2009 Tài Khoản : 33111 Đối tượng Công Ty TNHH Thanh Kim Long Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có Số dư đầu kỳ 19/05/09 0088683 Mua ga R22 Ấn Độ 1561 40.669.814 Thuế GTGT được khấu trừ 1331 4.066.981 … Số phát sinh trong kỳ 0 44.736.000 Số dư cuối kỳ 44.736.000 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với các nhà cung cấp nước ngoài thì kế toán cũng mở sổ chi tiết cho từng nhà cung cấp. Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan như Uỷ nhiệm chi, phiếu nhâp kho kế toán vào sổ theo dõi chi tiết. Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng Mẫu số S31-DN 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN KHÁC Tháng 05/2009 Tài Khoản : 33112 Đối tượng SESTUYO SATEC SINGAPORE LTD Số dư đầu kỳ : 0 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có 17/05/09 UN-72/05 Thanh toán 70% lô Mishu 11221 232.621.805 17/05/09 UN-73/05 Thanh toán 20% lô Mishu 1443 66.451.968 17/05/09 UN -76/05 Thanh toán 10% lô mishu 11221 32.264.179 19/05/09 PN 02-NK Nhập khẩu HT điều hòa 156 322.622.784 31/05/09 PKT 55/05 Xử lý chênh lệch tỷ giá mua ngoại tệ thanh toán lô điều hòa 4131 8.715.168 Tổng số PS 331.337.952 331.337.952 Số dư cuối kỳ 0 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết theo từng khách hàng kế toán lập Bảng tổng hợp thanh toán với người bán. Cty CP Máy & Thiết Bị phụ tùng 162- 166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng BẢNG TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản : 331 Tháng 05/2009 Tên khách hàng Số dư đầu kỳ Số phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có Công ty TNHH Thanh Kim Long 0 44.736.795 44.736.795 Cty TNHH Bá Quân 87.864.602 87.864.602 Cty TNHH Hoàng Gia Trí 379.654.100 290.000.000 89.654.100 Cty SETSUYO 331.337.952 331.337.952 0 … Tổng cộng 2.116.331.498 1.771.086.511 538.430.248 883.675.235 1.3. Kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH, kế toán ghi vào Phiếu kế toán tổng hợp rồi lên sổ chi tiết phải trả người lao động, sổ chi tiết các khoản trích theo lương và sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh. Bảng tổng hợp chi tiết và Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (phụ lục) Công ty thực hiện trích BHXH, BHYT theo tỷ lệ 17% Tổng lương và sử dụng TK 3383, TK 3384 theo dõi chi tiết cho BHXH, BHYT. Kinh Phí công đoàn công ty không đăng ký trích nộp. Cụ thể, ngày 31/05/2009 kế toán căn cứ vào Bảng phân bổ lương lập phiếu kế toán tổng hợp. (Theo bảng phụ lục 1, phụ lục 2) Công Ty CP Máy & Thiết bị phụ tùng 162 – Trưng Nữ Vương PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP Số: 116/05 Ngày 31 tháng 05 năm 2009 Nội Dung TK Vụ việc PS Nợ PS Có Phân bổ chi phí nhân viên quản lý 642 334 133.649.375 133.649.375 Chi phí nhân viên phân xưởng 627 334 23.590.625 23.590.625 Phân bổ chi phí nhân công trực tiếp 622 334 179.350.000 179.350.000 … Cộng 362.973.834 362.973.834 Căn cứ vào phiếu kế toán tổng hợp kế toán vào sổ chi tiết phải trả người lao động Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng Mẫu số S38-DN 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN 05/2009 Tháng 05/2009 Tài Khoản : 3341 Số dư có đầu kỳ : 75.499.097 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có 16/05/09 PC-88/05 Thanh toán lương T4/09 1111 59.939.073 31/05/09 PKT116/05 Tính tiền lương bộ phận QLý 642 133.649.375 PKT116/05 Tính tiền lương ở phân xưởng 627 23.590.625 PKT116/05 Tính tiền lương công nhân trực tiếp 622 179.350.000 PKT116/05 Chi phí nhân viên - VPDD 642 9.840.000 …. … Tổng số phát sinh 263.613.284 362.973.834 174.859.647 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Căn cứ vào chứng từ Phiếu kế toán, phiếu chi kế toán vào sổ theo dõi chi tiết theo dõi Bảo hiểm. Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng Mẫu số S38-DN 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tháng 05/2009 Tài Khoản : 3383 Đối tượng : Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm y tế (18% Lương cơ bản) Số dư đầu kỳ : 16.714.592 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có 31/05/09 PKT 118/05 Trích BHXH, BHYT,BHTN cho bộ phận quản lý (18%) 642 9.707.598 31/05/09 PKT 118/05 Trích BHXH, BHYT,BHTN cho bộ phận phân xưởng (18%) 627 6.699.024 31/05/09 PKT 118/05 Trích BHXH, BHYT,BHTN cho bộ quản lý VPDV (18%) 642 562.734 Khấu trừ vào lương (7%) 334 6.958.098 PC- 112/05 Nộp BHXH cho cơ quan BH 14.910.210 … Tổng PS 14.910.210 24.850.350 SD cuối kỳ 26.654.732 1.4. Kế toán thuế và các khoản phải nộp nhà nước Trình tự ghi sổ thuế và các khoản phải nộp nhà nước: Đối với thuế Nhập khẩu và thuế Tiêu thụ đặc biệt GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC Tiền mặt £ Chuyển khoản £ (Đánh dấu X vào ô tương ứng) Người nộp thuế: Công ty CP Máy & Thiết bị phụ tùng............................................................. Mã số thuế: 0400418458 Địa chỉ: 162-166 Trưng Nữ Vương Quận: Hải Châu Tỉnh, TP: Đà Nẵng Người nộp thay: Mã số thuế:..................... Đề nghị NH (KBNN) : Ngân hàng TMCP Phát triển nhà TP HCM- CN Đà nẵng trích TK số: 025704070000100 để chuyển cho KBNN: Kho bạc nhà nước TP Hồ Chí Minh tỉnh, TP: TP Hồ Chí Minh Để ghi thu NSNN c hoặc nộp vào TK tạm thu số : 741.01.00.00581 Cơ quan quản lý thu: Chi cục Hải quan Cửa khẩu cảng Sài Gòn KV 1 Mã số: ...................... Tờ khai HQ, QĐ số: 24940/NKD ngày: 20/05/2009 loại hình XNK: STT Nội dung các khoản nộp NS Mã chương Mã ngành KT (K) Mã NDKT (TM) Kỳ thuế Số tiền 01 Thuế nhập khẩu 554 190 1901 16.131.139 02 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 554 190 1702 33.875.392 03 Thuế TTĐB 554 190 1751 37.262.932 Tổng cộng 87.269.463 Tổng số tiền ghi bằng chữ: Tám mươi bảy triệu hai trăm sáu chín ngàn bốn trăm sáu mươi ba đồng chẵn. - Khi nhập khẩu hàng hóa, TSCĐ căn cứ vào tờ khai Hải quan Công ty tính thuế Nhập khẩu và thuế Tiêu thụ đặc biệt phải nộp. Khi nộp thuế thì sử dụng chứng từ Giấy nộp tiền vào ngân sách. Kế toán theo dõi chi tiết lên các sổ kế toán thuế thuế chi tiết. Căn cứ vào Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước liên quan đến thuế Tiêu thụ đặc biệt kế toán vào sổ chi tiết thuế tiêu thụ đặc biệt. Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng Mẫu số S38-DN 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tháng 05/2009 Tài Khoản : 3332- Thuế tiêu thụ đặc biệt Số dư đầu kỳ : 11.500.000 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có 19/05 HQ/2002-NK Thuế TTĐB phải nộp 156 37.262.932 20/05 C1-02/NS Nộp thuế TTĐB 1121 37.262.932 Tổng phát sinh 37.262.932 37.262.932 Số dư cuối kỳ 0 Đối với thuế GTGT phải nộp - Thuế GTGT đầu ra: Căn cứ vào hóa đơn GTGT bán ra háng, hàng ngày kế toán vào sổ chi tiết thuế GTGT và tập hợp hóa đơn GTGT nhập số liệu vào Bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra kết xuất sang phần mền thuế và in bảng kê khai thuế GTGT kèm theo bảng tổng hợp tình hình sủ dụng hóa đơn để nộp cho cơ quan thuế. Đối với tờ khai thuế hạn chậm nhất là 20 ngày của tháng tiếp theo. - Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu: Căn cứ vào tờ khai thuế nhập khẩu, công ty xác định số tiền thuế thuế GTGT nhập khẩu phải nộp xác định thuế nhập khẩu phải nộp và vào sổ chi tiết TK3331. Đối với thuế thu nhập doanh nghiệp Cuối mỗi quý, căn cứ vào doanh thu và chi phí phát sinh trong quý, kế toán nhập số liệu vào tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính quý. Đồng thời vào sổ theo dõi thuế thu nhập doanh nghiệp. Căn cứ vào tờ khai kế toán xác định số tiền phải nộp và nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định. Cuối niên độ kế toán lập tờ khai quyết toán thuế TNDN tạm tính năm Đối với thuế thu nhập cá nhân Dựa trên mức thu nhập thực tế sau khi đã giảm trừ các khoản giảm trừ gia cảnh theo quy định thì không có đối tượng nào phải nộp thuế TNCN Cụ thể ngày 20/05/2009 Nộp tiền thuế GTGT đầu ra vào ngân sách nhà nước. Giấy nộp tiền nội dung như sau Mẫu số: C1-02/NS GIẤY NỘP TIỀN VÀO NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC Tiền mặt £ Chuyển khoản £ Người nộp thuế: Công ty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mã số thuế: 0400418458 Địa chỉ: 162-166 Trưng Nữ Vương Quận: Hải Châu Tỉnh, TP: Đà Nẵng Người nộp thay: Mã số thuế:.................... Đề nghị NH (KBNN) : Ngân hàng TMCP Đông á - CN Đà nẵng trích TK số: 000031880002 để chuyển cho KBNN: Kho bạc nhà nước Quận hải Châu tỉnh, TP: TP Đà Nẵng Nộp vào TK số : 741 Cơ quan quản lý thu: Cục thuế TP Đà Nẵng Mã số: Tờ khai HQ, QĐ số: ngày: 20/05/2009 loại hình XNK: STT Nội dung các khoản nộp NS Mã chương Mã ngành KT (K) Mã NDKT (TM) Kỳ thuế Số tiền 01 Thuế GTGT tháng 5/09 554 194 1701 Tháng 5/09 14.875.000 Tổng cộng 14.875.000 Tổng số tiền ghi bằng chữ: Mười bốn triệu tám trăm bảy mươi lăm nghìn đồng Căn cứ vào Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, kế toán vào sổ chi tiết theo dõi thuế GTGT đầu ra . Cty CP Máy & Thiêt Bị phụ tùng Mấu số S38-DN 162-166 Trưng Nữ Vương – Đà Nẵng MST: 0400418458 SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tháng 05/2009 Tài Khoản : 3331 Thuế GTGT đầu ra Số dư đầu kỳ : 14.875.000 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số Phát Sinh Ngày Số Nợ Có 3/05/09 HD 99450 Bán điều hòa không khí treo tường 131 560.000 4/05/09 152701 Bán Ga R134a 131 215.399 19/05/09 HQ/2002-NK Thuế GTGT Nhập khẩu ĐHKK(10%) 156 33.875.392 20/05/09 0012691 Nộp thuế GTGT hàng NKhẩu 1111 33.875.392 12/05/09 HD 41317 Xuất hàng hóa vào khu đặc chế La Bảo 33311 21.491.843 20/05/09 C1-02/NS Nộp thuế GTGT tháng 04/09 1111 14.875.000 23/05/09 0099448 Thuế GTGT bán Ga R22 131 2.724.000 31/05/09 Tờ khai/05 Khấu trừ thuế GTGT đầu vào 1331 126.756.329 Tổng phát sinh 175.506.721 178.204.843 Số dư cuối kỳ 17.573.122 Người ghi sổ Kế toán trưởng (ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đối với thuế và các lệ phí khác Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ như Biên lai thu thuế, phí lệ phí,…kế toán vào sổ chi tiết TK 3339. 2. Kế toán tổng hợp các khoản nợ phải trả : Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất, ủy nhiệm chi, Giấy báo có,……kế toán vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và sau đó vào sổ cái các khoản nợ phải trả. Căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian như sau CTY CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mấu số S03a-DN 162-16 Trưng Nữ Vương, Đà Nẵng MST: 0400418458 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Từ ngày 01/05/2009 đến ngày 31/05/2009 Chứng từ Diễn giải T/K Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 3/05/09 HD 99450 Bán điều hòa không khí treo tường 131 5111 33311 56.560.000 56.000.000 560.000 4/05/09 152701 Bán Ga R134a 131 5113 3331 2.369.389 2.153.990 215.399 16/05/09 PC-88/05 Thanh toán lương T4/09 3341 1111 59.939.073 59.939.073 17/05/09 UN-72/05 Thanh toán 70% lô Mishu 33112 11221 232.621.805 232.621.805 17/05/09 UN-73/05 Thanh toán 20% lô Mishu 33112 1443 66.451.968 66.451.968 17/05/09 UN -76/05 Thanh toán 10% lô mishu 33112 11221 32.264.179 32.264.179 …. 18/05/09 00013- UNC Vay NH thanh toán tiền hàng 33112 31111 290.000.000 290.000.000 19/05 HQ/2002-NK Thuế TTĐB phải nộp 156 333 37.262.932 37.262.932 20/05/09 0013562 Nộp thuế GTGT tháng 04/09 33311 1111 11.500.000 11.500.000 23/05/09 0099448 Thuế GTGT bán Ga R22 131 5111 3331 29.964.000 27.240.000 2.724.000 25/05/09 PC- 122/05 Vay nộp tiền vào tài khoản 1111 31111 304.879.108 304.879.108 31/05/09 PKT116/05 Tính tiền lương bộ phận QLý 642 334 133.649.375 133.649.375 … 31/05/09 PKT 118/05 Trích BHXH, BHYT,BHTN cho bộ phận quản lý (18%) 642 3383 9.707.598 9.707.598 … Cộng số PS trong tháng 15.095.586.876 15.095.586.876 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Sau khi lên sổ Nhật ký chung kế toán tiến hành lên sổ cái TK 311 các nghiệp vụ liên quan đến vay ngắn hạn. Cty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mấu số S03b-DN 162- 166 Trưng Nữ Vương SỔ CÁI TÀI KHOẢN 311 Số dư đầu kỳ: 16.106.463.087 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 18/05 00013-UNC Vay NH thanh toán tiền hàng 33112 290.000.000 25/05 00945-UNC Thanh toán tiền hàng 33112 20.000.000 … Tổng PS 1.473.523.052 791.008.843 SD cuối kỳ 15.427.948.878 Căn cứ vào các số liệu liên quan đến khoản phải trả người bán trên sổ Nhật ký chung kế toán vào sổ cái TK 331 Cty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mấu số S03b-DN 162- 166 Trưng Nữ Vương SỔ CÁI TÀI KHOẢN 331 Số dư đầu kỳ: 2.116.331.498 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 17/05 UN-72/05 Thanh toán 70% lô Mishu 11221 232.621.805 17/05 UN-73/05 Thanh toán 20% lô Mishu 1443 66.451.968 17/05 UN -76/05 Thanh toán 10% lô Mishu 11221 32.264.179 18/05 UN-00013 Vay NH thanh toán tiền hàng 31112 290.000.000 … Tổng PS 1.771.086.511 538.430.248 SD cuối kỳ 883.675.235 Căn cứ vào các số liệu liên quan đến các khoản phải trả công nhân viên trên Sổ nhật ký chung kế toán vào Sổ cái Tk 334 Cty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mấu số S03b-DN 162- 166 Trưng Nữ Vương SỔ CÁI TÀI KHOẢN 334 Số dư đầu kỳ: 75.499.097 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 16/05 PC-88/05 Thanh toán lương T4/09 1111 59.939.073 31/05 PKT116/05 Tính tiền lương bộ phận QLý 642 133.649.375 PKT116/05 Tính tiền lương ở phân xưởng 627 23.590.625 PKT116/05 Tính tiền lương công nhân trực tiếp 622 179.350.000 PKT116/05 Chi phí nhân viên - VPDD 642 9.840.000 …. Tổng PS 263.613.284 362.973.834 Số dư cuối kỳ 174.859.647 Căn cứ vào các số liệu liên quan đến các khoản thuế phải nộp trên Sổ nhật ký chung kế toán vào Sổ cái Tk 333 Cty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mấu số S03b-DN 162- 166 Trưng Nữ Vương MST:0400418458 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 333 Số dư đầu kỳ: 180.328.101 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 03/05 HD 99450 Bán điều hòa không khí treo tường 131 560.000 04/05 152701 Bán Ga R134a 131 215.399 19/05 HQ/2002-NK Thuế TTĐB phải nộp 156 37.262.932 20/05 C1-02/NS Nộp thuế TTĐB 1121 37.262.932 20/05 0013562 Nộp thuế GTGT tháng 04/09 1111 11.500.000 … Tổng PS 212.394.653 218.467.775 Số dư cuối kỳ 186.401.223 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Căn cứ vào các số liệu liên quan đến các khoản phải trả khác trên Sổ nhật ký chung kế toán vào Sổ cái Tk 338 Cty CP Máy & Thiết bị phụ tùng Mấu số S03b-DN 162- 166 Trưng Nữ Vương MST:0400418458 SỔ CÁI TÀI KHOẢN 338 Số dư đầu kỳ: 1.450. 836.512 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 31/05 PKT 118/05 Trích BHXH, BHYT,BHTN cho bộ phận quản lý (18%) 642 9.707.598 31/05 PKT 118/05 Trích BHXH, BHYT,BHTN cho bộ phận phân xưởng (18%) 627 6.699.024 31/05 PKT 118/05 Trích BHXH, BHYT,BHTN cho bộ phận quản lý VPDV (18%) 642 562.734 31/05 PKT 118/05 Khấu trừ vào lương (7%) 334 6.958.098 31/05 PC- 112/05 Nộp BHXH cho cơ quan BH 1111 16.898.236 PKT 159/06 30/06 KC DT chưa thực hiện sang DT trong kỳ 5113 525.418.000 … Tổng PS 654.486.075 90.743.458 SD cuối kỳ 887.093.895 Phần III. Tổng hợp đánh giá và một số ý kiến đóng góp về công tác kế toán công nợ tại công ty CP Máy & Thiết bị phụ tùng (seatech) I. Nhận xét về kế toán công nợ 1. Ưu điểm Về hệ thống sổ sách kế toán công ty sử dụng trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung là phù hợp với đặc điểm của công ty. Với hệ thống sổ sách đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý. Phần hành sổ sách kế toán công nợ tại công ty tương đối tốt, kế toán đã theo dõi chi tiết các khoản công nợ theo từng đối tượng nên thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách. Về việc quản lý công nợ, do đặc điểm hoạt động của công ty là bán hàng và lắp đặt dịch vụ nên các khoản phải thu chiếm tương đối nhiều. Trong giai đoạn đang phát triển thì công ty cũng cần một lượng vốn lớn mà nguồn vốn công ty sử dụng chủ yếu là vốn vay và nợ. Khoản nợ phải trả chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng nguồn vốn điều này rất mạo hiểm song công ty đã có các kế hoạch vay và trả nợ phù hợp nên đang duy trì được khả năng chi trả nợ. Thực tế công ty đã hợp tác với nhiều ngân hàng và vay vốn ngắn hạn với thời gian quay vòng vốn nhanh bằng các hình thức như bảo lãnh hợp đồng tín dụng và thanh toán 70% doanh thu hợp đồng. Về hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán công nợ công ty thực hiện đúng theo qui định của Bộ tài chính. Sổ sách đầy đủ các hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Cụ thể: - Kế toán tạm ứng với quy trình tạm ứng tuơng đối chặt chẽ, hệ thống chứng từ phù hợp và đầy đủ giúp cho việc quản lý chính xác khó xảy ra gian lận. Kế toán chi tiết tạm ứng tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình theo dõi tạm ứng. - Kế toán phải thu cũng mở các sổ chi tiết theo từng khách hàng tạo điều kiện thuận lợi trong việc đối chiếu công nợ - Kế toán các khoản vay và nợ cũng theo dõi chi tiết theo từng đối tượng, sổ sách đơn giản đối chiếu dễ dàng. - Kế toán nợ phải trả người bán cũng mở sổ theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thuận lợi cho việc đối chiếu sổ sách. 1.2. Một số hạn chế Bên cạnh các ưu điểm thì trong kế toán công nợ còn tồn tại một số hạn chế: Thứ nhất, trên sổ chi tiết tạm ứng chưa có thời hạn thanh toán. Công ty sử dụng TK1411 - Tạm ứng cá nhân không phù hợp với công dụng TK 141 Thứ hai, sổ chi tiết các khoản phải thu và phải trả chưa theo dõi được các khoản nợ đó còn trong thời hạn thanh toán hay hết thời hạn thanh toán, thời hạn chiết khấu. Chưa có sổ theo dõi riêng cho TK 3387 – doanh thu chưa thực hiện Đối với khách hàng là người bán nước ngoài công ty không sử dụng sổ theo dõi người bán bằng ngoại tệ mà chỉ theo dõi như khách hàng trong nước. Các khoản phải thu phải trả phải công ty không phân thành ngắn hạn, và dài hạn khó khăn trong việc lập BCTC. Thứ ba, trên thực tế không phải lúc nào các khoản nợ phải thu cũng thu hồi đựợc vì nhiều nguyên nhân khác nhau. Khoản nợ phải thu khó đòi hoặc không đòi được là khoản thiệt hại đựơc ghi vào chi phí và sẽ làm lợi nhuận doanh nghiệp giảm xuống. Để tuân thủ nguyên tắc thận trọng và phù hợp, Kế toán ghi nhận trước khoản nợ không có khả năng thu hồi bằng cách lập dự phòng phải thu khó đòi. Tuy nhiên hiện tại với các khoản phải thu lớn, số dư trên tài khoản qua các năm lớn mà công ty không lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Thứ tư, về việc trích lập các khoản bảo hiểm theo quy định áp dụng từ ngày 01/01/2009 là 27% ( BHXH 20%, BHYT 3%, KPCĐ 2%, BHTN 2%) nhưng trên thực tế công ty chỉ trích 25%. Thứ năm, Kế toán không mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ quá hạn Trên đây chỉ là một và đánh giá mang tính khách quan so với lý thuyết đã được học. Những tồn tại trong công tác kế toán công nợ ở công ty là các sổ chi tiết chưa thể hiện rõ được thời hạn thanh toán, chiết khấu,…và còn chưa theo dõi chi tiết cụ thể các khoản phải trả. Với mong muốn góp phần làm cho công tác kế toán công nợ của công ty có hiệu quả hơn, theo dõi các khoản nợ phải thu, phải trả một các chính xác về thời gian và giá trị, đề tài đưa ra một số hoàn thiện II. Một số ý kiến đóng về công tác kế toán công nợ tại công ty 1. Đối với nợ phải thu 1.1. Cơ sở và mẫu sổ hoàn thiện kế toán tạm ứng Đối với khoản tạm ứng cần phải theo dõi thời hạn thanh toán để tránh việc lạm dụng vốn công ty, dùng vốn sai mục đích. Như vậy trên sổ chi tiết cần có thêm cột thời hạn thanh toán. Khi công việc tạm ứng hoàn thành thì người nhận tạm ứng làm phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng kế toán phải ghi vào sổ chi tiết tạm ứng thời hạn người nhận tạm ứng có thanh toán theo đúng quy định hay không. Nếu nhân viên nào thực hiện không đúng quy định thì có thể khiển trách hoặc phạt tiền. Về tài khoản kế toán: Công ty sử dụng TK 1411 - Tạm ứng cá nhân là không phù hợp với công dụng tài khoản. Khi công nhân viên tạm ứng lương thì không theo dõi vào TK 141 mà phải theo dõi trên TK 334 sẽ thế hiện trên bảng thanh toán lương Công ty nên có bảng tạm ứng tùy theo mục đích tạm ứng để quy định thời hạn tạm ứng đối với các lần tạm ứng STT Khoản tạm ứng Thời hạn thanh toán 1 Tạm ứng mua vật tư, hàng hóa 10 ngày 2 Tạm ứng đi công tác 5 ngày 3 Tạm ứng các công việc khác … ngày Mẫu sổ: Sổ chi tiết Tạm ứng Tên nhân viên: Trần Hồng Vân Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Thời hạn thanh toán Ghi chú Số Ngày Nợ Có 098765 16/05 Tạm ứng mua vật tư 1412 15.000.000 5 ngày 1.2. Cơ sở và mẫu sổ hoàn thiện kế toán phải thu khách hàng Đối với các khoản phải thu cần phải theo dõi thời hạn được chiết khấu, thời hạn thanh toán, quá hạn Hiện nay công nợ phải thu khách hàng là một vấn đề đặc biệt phải quan tâm. Trong năm 2007 khoản nợ phải thu: 7.346.618.481(đ); năm 2008 nợ phải thu: 8.996.039.008 (đ). Trong đó có một số nợ phải thu kéo dài qua các năm nhưng công ty không xử lý, làm giảm ý nghĩa giá trị thực của tài sản trên Bảng cân đối kế toán Kế toán theo dõi và quản lý khoản phải thu của khách hàng chưa chặt chẽ. Trong sổ sách chỉ thể hiện được số tiền mà khách hàng còn phải trả nợ công ty mà chưa biết được khi nào khách hàng sẽ thanh toán Công ty dựa vào tính chất quen biết, uy tín như nếu khách hàng quen biết lâu năm thì công ty cho thời hạn tín dụng dài, còn khách hàng mới quen thì cho thời hạn tín dụng ngắn hơn nhưng điều này lại không thể hiện lên sổ chi tiết công nợ mà chỉ lưu vào tập hồ sơ cùng với hợp đồng mua bán. Do đó công ty cần thiết kế lại mẫu sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng và lập thêm Bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng. Nhằm phân loại được các khoản nợ dài hạn, nợ ngắn hạn cũng như các khoản nợ không có khả năng đòi để từ đó có các biên pháp xử lý với từng khoản nợ đối với từng khách hàng cũng như đối với công ty. Mẫu sổ chi tiết phải thu khách hàng Đối tượng: Khách hàng Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Thời hạn được chiết khấu Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có Bảng theo dõi các khoản phải thu khách hàng Khách hàng Số dư nợ phải thu Trong hạn thanh toán Quá hạn từ 1 à 30 ngày Quá hạn từ 31 à60 ngày Quá hạn từ …. Công ty TNHH Đại Nam 178.538.000 64.038.000 114.500.000 …. Cộng Cần phải đưa ra biện pháp quản lý công nợ phải thu như sau: Thường xuyên theo dõi chặt chẽ, cần cung cấp thông tin đầy đủ khi lập báo cáo, biên bản đối chiếu công nợ nếu khách hàng yêu cầu Quy định thời hạn thanh toán cụ thể ghi trong hợp đồng mặc dù khách hàng là quen thuộc. Quy định mức nợ tối đa mà khách hàng được phép nợ tuỳ thuộc vào khách hàng thường xuyên hay không thường xuyên. Cần phải trích lập các khoản dự phòng theo quy định. Nếu khách hàng thanh toán chậm phải gửi thư nhắc nhở yêu cầu thanh toán hoặc cử nhân viên trực tiếp đi thu nợ. 1.3.Cơ sở kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi Đối với khoản dự phòng phải thu khó đòi: Để hạn chế những biến đổi đổi bất ngờ, đột ngột tới kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ kế toán thì vào cuối niên độ kế toán công ty phải có dự kiến số nợ có khăng năng khó đòi để ước tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán. Số ước tính trước được gọi là khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Theo Thông tư 13 của Bộ tài chính ban hành ngày 27/02/2006 về việc hướng dẫn lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. Các khoản nợ phải thu đảm bảo các điều kiện sau: - Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: Hợp đồng kinh tế, Khế ước vay nợ, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác. - Các khoản không có đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất. - Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi + Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác. + Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, đang thi hành án hoặc đã chết. * Phương pháp lập dự phòng - Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm - Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn hoặc bị cơ quan pháp luật giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án,.. thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanh nghiệp phải tổng hợp toàn bộ các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp. * Phương pháp kế toán ( Đã trình bày ở phần cơ sở lý luận) Dựa vào Bảg theo dõi các khoản nợ phải thu kế toán tiến hành trích lập dự phòng Cụ thể: Ngày 20/06/08 bán một lô hàng cho công ty TNHH Hồng Hà giá bán bao gồm cả thuế trên hóa đơn GTGT số 098760 là 77.000.000 (đ), thời hạn thanh toán là 30 ngày. Nếu thanh toán trước 10 ngày thì được hưởng chiết khấu 2% trên giá bán Nhưng đến ngày 31/12/2008 Công ty Hồng Hà vẫn chưa thanh toán số nợ trên Sổ chi tiết Phải thu khách hàng Đối tượng: Công ty TNHH Hồng Hà Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Thời hạn được chiết khấu Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có 20/06/08 098760 Bán ga R22 5111 3331 70.000.000 7.000.000 20/06à30/06 Chưa thanh toán 20/07/08 Kế toán cuối năm dựa tổng hợp Bảng phân lọai các khoản nợ phải thu Khách hàng Số dư nợ phải thu Trong hạn thanh toán Quá hạn từ 3 thángà dưới 1 năm Quá hạn từ 1 năm à dưới 2 năm Quá hạn từ 2 năm à dưới 3 năm CtyTNHH Hải Sơn 756.983.276 657.963.276 99.020.000 Cty TNHH Hồng Hà 77.000.000 77.000.000 ….. ….. …. Dựa vào Bảng phân loại nợ phải thu kế toán tiến hành tính ra mức dự phòng cần lập Thời hạn thanh toán Số dư % dự phòng Mức lập dự phòng - Trong hạn thanh toán 657.963.276 - Quá hạn Từ 3 tháng à dưới 1 năm 176.020.000 30 52.806.000 - Quá hạn từ 1 năm -à dưới 2 năm ……. ….. Cộng 52.806.000 Sau khi tính ra mức dự phòng cần lập kế toán lên Bảng kê chi tiết các khoản dự phòng à lên Sổ Nhật ký chung và Sổ chi phí quản lý Doanh nghiệp. 2. Cơ sở và mẫu sổ và các phương pháp hoàn thiện nợ phải trả 2.1. Đối với các khoản vay Công ty nên thiết kế lại sổ chi tiết các khoản vay ngắn hạn thêm mục thời hạn nợ trong hạn hay quá hạn để biết được các khoản nợ đã gần đến hạn, nợ quá hạn để có kế hoạch trả nợ kịp thời không lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán hoặc đối với các khoản vay ngắn hạn nếu quá hạn trả sẽ bị phạt theo hợp đồng quy định. Cuối niên độ phải theo dõi trên các khế ước vay nợ vay xác định những khoản nợ đến hạn trả. Mẫu sổ theo dõi TK311 – chi tiết theo từng Ngân hàng. Ngân hàng phát triển Nhà TP. Hồ Chí Minh ( Khế ước 006/09) Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có 02/03 UNC-001 Vay thanh toán tiền hàng 331 120.000.000 Chưa thanh toán 02/12 … 2.2. Đối với tiền lương và các khoản trích theo lương - Đối với kế toán lương thì thực tế tại công ty chỉ sử dụng TK3341 tập hợp lương phải trả cho người lao động, công ty nên tách ra Tk3341- Phải trả công nhân viên; TK 3348 phải trả người lao động khác. Vì công ty lắp đặt các công trình ở xa nên việc thuê ngoài lao động là nhiều và khoản phải trả đó nên được theo dõi riêng trên TK 3348 - Đối với các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN thì công ty cần phải chi tiết riêng cho từng khoản để dễ dàng theo dõi. Công ty nên theo dõi chi tiết các loại bảo hiểm trên các TK chi tiết cho các loại bảo hiểm không nên nhập chung vào TK 3383 2.3. Đối với các khoản phải trả người bán Kế toán công nợ cần phải theo dõi chi tiết thời hạn thanh toán từng chủ nợ, từng hợp đồng từ đó lập kế hoạch thanh toán theo thời hạn chiêt khấu. Công ty phải cân đối các nguồn thu, thực hiện thanh toán sao cho tận dụng tối đa khả năng hưởng số tiền chiết khấu thanh toán. Với điều kiện hiện nay vốn là rất cần thiết trong quá trình kinh doanh nên việc quản lý khoản nợ phải trả có khoa học sẽ giúp công ty tận dụng được số tiền mà nhà cung cấp giảm do thanh toán sớm. Nhà cung cấp: công ty TNHH Thanh Kim Long Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Thời hạn CK Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Ghi chú Ngày Số Nợ Có 19/05 0088683 Mua ga R22 Ấn Độ Thuế GTGT được khấu trù 1561 1331 40.669.814 4.066.981 29/05 Chưa thanh toán 20/06 44.736.795 Baíng theo doîi khoaín phaíi traí ngæåìi baïn Tên người bán Số tiền Chưa hết hạn Đúng hạn Quá hạn Công ty TNHH Thanh Kim Long 44.736.795 44.736.795 Công ty TNHH Thuyên Vân 47.556.000 47.556.000 Công ty TNHH Hoàng Đạt 408.774.240 208.774.240 200.000.000 … Tổng cộng 883.675.235 327.343.995 308.774.240 247.557.000 - Đối với người bán nước ngoài cần phải chi tiết theo TK 331 – Người bán nước ngoài Kế toán phải theo dõi chi tiết theo đồng việt nam và đồng ngoại tệ. Cuôi kỳ kế toán phải đánh giá lại khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ trước khi lập Báo cáo tài chính. Mẫu sổ ngoại tệ: Công Ty TRANE (THAILAN) LTD Loại ngoại tệ: USD Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Tỷ giá hối đoái Thời hạn được CK Tình trạng thanh toán Ngày đến hạn Số tiền Ngày Số Nợ Có Ngoại tệ Quy ra VNĐ Ngoại tệ Quy ra VNĐ 17/05 PNK-12/05 Nhập khẩu hàng 156 17.813 16/06 25.040 446.037.520 … 2.4. Đối với các khoản phải trả khác Cần chi tiết cho các khoản phải trả như Tk 3387 – Doanh thu chưa thực hiện. Vì đặc điểm của công ty là cung cấp dịch vụ là chủ yếu. Khi ký kết hợp đồng nếu Khách hàng trả tiền trước cho nhiều kỳ thì cần phải ghi nhận một khoản doanh thu chưa thực hiện. Cuối kỳ kế toán mới tiến hành phân bổ vào doanh thu trong kỳ. Như vậy cần phải mở sổ chi tiết theo dõi cho khoản doanh thu chưa thực hiện này không nên theo dõi chung vào TK 338. Sổ chi tiết TK 3387 Mẫu sổ TK 3387 Số dư đầu kỳ chưa phân bổ hết:1.050. 836.000 Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có PKT 159/06 30/06 KC Doanh thu chưa thực hiện sang DT trong kỳ 5113 525.418.000 Tổng số PS 525.418.000 0 Số dư cuối kỳ 525.418.000 2.5. Định kỳ ( quý, năm ) phải lập Bảng báo cáo phân tích công nợ Thông qua các chỉ tiêu phân tích về nợ phải thu phải trả để công ty thấy rõ số vốn của mình bị khách hàng chiếm dụng cũng như hiệu quả của việc sử dụng vốn nợ cũng như tình hình tài chính của công ty. - Tỷ trọng nợ phải thu trên tổng tài sản Tỷ trọng Nợ phải thu khách hàng = phải thu khách hàng Tổng tài sản - Tỷ suất nợ Tỷ suất Nợ = Nợ phải trả Tổng nguồn vốn - Tỷ số nợ phải thu trên nợ phải trả Tỷ số Nợ phải thu/nợ phải trả = Nợ phải thu Nợ phải trả Các chỉ tiêu Đầu kỳ Cuối kỳ - Tỷ trọng Nợ phải thu khách hàng - Tỷ suất Nợ - Tỷ số Nợ phải thu/Nợ phải trả …. Do công ty đang trong giai đoạn phát triển mạnh, khối lượng nhận lắp đặt là rất nhiều nên rất cần thiết nguồn vốn vay. Để sử dụng nguồn vốn vay đó một cách hiệu quả thì phải xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ các khoản vay. Quá trình kiểm soát nội bộ các khoản vay phải được thực hiện nhất quán, liên tục giữa các bộ phận có liên quan từ khi nhận nợ vay, trả lãi và gốc. Căn cứ vào các phương án kinh doanh để lập các kế hoạch vay và trả nợ thích hợp. Sử dụng nguồn vay vừa đáp ứng được khả năng duy trì vốn và chi trả lãi vay và nợ vay khi Tỷ lệ đảm bảo lãi vay = lợi nhuận trước thuế và lãi vay (EBIT) Lãi vay Như vậy nếu EBIT lớn hơn lãi vay càng nhiều lần thì khả năng đảm bảo cho việc thanh toán các khoản lãi phải trả từ lợi nhuận càng tốt. KẾT LUẬN