Chuyên đề Thực trạng và giải pháp hoàn thiện công tác Quản lý dự án tại Ban Quản lý dự án các công trình điện Miền Bắc - Tổng công ty truyển tải điện Quốc Gia

, các bước thiết kế dự án, tổng dự toán… Thứ hai, trong công tác quản lý thi công, giám sát quản lý dự án. Đã hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo thi công công tác thực hiện bản vẽ thi công, tổ chức thực hiện xây lắp thường xuyên đảm bảo mục tiêu, chất lượng kỹ thuật, ban hành các văn bản xử lý kĩ thật…thẩm định, phê duyệt biện pháp, tiến độ thi công chi tiết các gói thầu do nhà thầu lập, kiểm tra hồ sơ trình duyệt thiết kế điều chỉnh, bổ sung và xử lý các phát sinh trong quá trình xây dựng. Thực hiện tốt công tác quản lý chất lượng: đôn đốc, kiểm tra định kì, đột xuất các nhà thầu thi công, tư vấn thiết kế thực hiện các quy định về quản lý chất lượng công trình xây dựng, các quy định về hồ sơ, nhất ký thi công, nhật ký giảm sát, quy định về nghiệm thu, tiêu chuẩn kĩ thuật, quy trình quy phạm biên pháp tổ chức thi công, an toàn lao động. Tập trung kiểm tra, đôn đốc các nhà thầu đẩy nhanh tiến độ xây dựng, điều chỉnh, bổ sung một số hạng mục, đảm bảo chất lượng kỹ thuật, an toàn lao động…. Thứ ba: trong quá trình thực hiện quản lý các dự án, trình độ của các cán bộ công nhân viên chức trong ban đã và đang dần được nâng cao đáng kể cả về lý thuyết lẫn thực tiễn. Ban QLDA luôn khuyến khích cán bộ công nhân viên của mình học hỏi, trau dồi kiến thức, cử cán bộ dự án đi học các lớp nghiệp vụ, dự các cuộc hội thảo... để cập nhật thông tin, nắm bắt những thay đổi để có sự điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế. Đạt được những thành công này là do sự quan tâm giúp đỡ của Bộ công nghiệp, Tập đoàn Điện lực Việt Nam cũng như Tổng công ty truyển tải Điện Quốc gia. Thêm vào đó là sự quan tâm, phối hợp chỉ đạo của UBND các địa phương tỉnh, thành phố và các cấp ủy Đảng trong công tác chuẩn bị đầu tư cũng như thực hiện dự án. Hơn nữa Ban QLDA Các công trình điện miền bắc có đội ngũ cán bộ công nhân viên chức đông đảo, có nhiều kinh nghiệm trong quản lý dự án, nhiệt tình trong công việc, mong muốn xây dựng Ban ngày càng vứng mạnh. Tập thể lãnh đạo trong Ban tận tâm với công việc, chủ đạo trong chỉ đạo điều hành công việc được giao, đồng thời ban hành các quy chế, nội quy làm việc, phân cấp ủy quyền cụ thể, tạo điều kiện cho cán cộ nhân viên trong Ban có thể thực hiện tốt nhiệm vụ được giao. Trong giai đoạn đổi mới đất nước hiện nay, những thành tựu của Ban QLDA đạt được quả là đáng kể. Nó góp phần cung cấp điện tiêu dùng cho Nhân dân các tỉnh miền Bắc, làm nâng cao đời sống tinh thần cho nhân dần. Đồng thời, nó cũng cấp nguồn nguyên liệu cho việc kinh doanh sản xuất của nhiều công ty, nhà máy trên miền Bắc, góp phần tạo tiền đề cho quá trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, đưa đất nước tiến lên sánh bước với các cường quốc trên thế giới. 4.2. Những tồn tại thiếu sót cần khắc phục trong công tác lập dự án của Ban QLDA Công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình điện của Ban quản lý dự án công trình điện miền Bắc trong các năm gần đây, bên cạnh những công việc đã đạt được cũng còn nhiều công việc chưa hoàn thành, còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện.Những vướng mắc khó khăn này làm ảnh hưởng đến việc quản lí dự án về mặt thời gian, gây khó khăn trong quản lý chất lượng dự án và quản lý chi phí. Cụ thể là: - Trong công tác khảo sát, thiết kế, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán. + Tình trạng khảo sát không đầy đủ, dùng phương pháp nội suy để có các số liệu về địa chất dẫn đến không sát với thực tế. Bên cạnh đó các đơn vị Tư vấn do khảo sát không kỹ phải thay đổi phương án thiết kế, trong đề án không so sánh phương án để có lựa chọn phương án tối ưu. + Chất lượng hồ sơ thiết kế chưa cao, hồ sơ không đầy đủ, nhiều dự án trình duyệt để lấy ngày dẫn tới việc phát sinh nhiều trong khi thi công. + Công tác thẩm định còn nhiều khiếm khuyết dẫn đến nhiều dự án đầu tư phải điều chỉnh lại tổng dự toán, tổng mức đầu tư nhiều lần trong quá trình thực hiện dự án do số lượng dự án nhiều, thời gian thẩm định ngắn và hạn chế về số lượng cán bộ thẩm định - Trong công tác đền bù giải phóng mặt bằng của nhiều dự án bị ách tắc, đó là: + Chính sách đền bù chưa thoả đáng, đơn giá đền bù thường có xu hướng thấp hơn giá bán tại thời điểm giải phóng mặt bằng làm cho người dân búc xúc, gây cản trở trong công tác giải phóng, thực hiện dự án. + Công tác kiểm tra, kiểm đếm việc giải phóng mặt bằng chưa cao dẫn tới phát sinh khối lượng đền bù. + Cán bộ địa phương tham gia Hội đồng đền bù thường kiêm nhiệm chưa đáp ứng tiến độ của dự án. + Thời gian thẩm định và trình duyệt phương án đền bù giải phóng mặt bằng của các cấp thẩm quyền kéo dài. - Trong công tác tổ chức đấu thầu lựa chọn nhà thầu. + Công tác đấu thầu hiện nay còn thiếu lành mạnh, còn phổ biến hình thức “quân xanh - quân đỏ” trong đấu thầu dẫn đến hiệu quả đầu tư thấp, gây lãng phí, thất thoát vốn đầu tư. Một số nhà thầu bỏ giá rất thấp so với giá được duyệt để được trúng thầu, cách làm này rất phổ biến làm rối loạn các khâu tiếp theo sau khi thực thi dự án dẫn đến tăng vốn đầu tư hoặc là chất lượng công trình không đảm bảo về chất lượng và tiến độ. - Trong công tác thi công xây dựng công trình. + Công tác giám sát thi công còn rất hạn chế, mang tính hình thức tác dụng không đáng kể. Tình trạng dễ dãi với các nhà thầu của tư vấn giám sát và của chủ đầu tư là một trong những nguyên nhân gây nên chất lượng kém và tạo điều kiện thất thoát vốn đầu tư. + Ngoài ra, các nhà thầu cũng như tư vấn giám sát chưa tuân thủ nghiêm ngặt đúng quy trình, quy phạm và thiết kế kỹ thuật nên công trình không đảm bảo chất lượng. Những tồn tại này là do những nguyên nhân khách quan và chủ quan: Nguyên nhân khách quan: Chính sách , chế độ của nhà nước về xây dựng cơ bản ban hành chậm, thiếu đồng bộ là hạn chế việc thực hiện ở các cấp các ngành…Sự phối hợp giữa các bộ các ngành và các tỉnh trong quá trình chuẩn bị đầu tư dự án đặt biệt là sự chậm trễ trong công tác giải toản mặt bằng. Năng lực của các nhà thầu tư vấn, nhà thầu xây dựng còn chưa đáp ứng được yêu cầu cả về lượng và chất. Hệ quả của sự yếu kém này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ thực hiện dự án cũng như chất lượng hiệu quả và chi phí của dự án. Cung cách điều hành , tư duy bảo thủ trì trệ ở một số đơn vị, một số cá nhân tư vấn đã làm chậm hoặc mất đi khả năng tự nâng cao năng lực tư vấn( một yếu tốt tối cấn thiết để tư vấn phát triển và hội nhập) Tình trạng yếu kém của các nhà thầu xây dựng cũng là nguyên nhân ảnh hưởng tới công tác đầu tư xây dựng của ngành. Xây dựng các công trình đường dây lưới điện có đặc tính, đặc thù phức tạp và khó khăn hơn nhiều so với xây dựng dân dụng, vì vậy cũng đòi hỏi những nhà xây dựng phải chuyện nghiệp. Nguyên nhân chủ quan: Năng lực của Ban còn nhiều bất cập. Tính thụ động trong công việc còn khá phổ biến, Trách nhiệm cá nhân còn chưa được làm minh bạch nên dễ dẫn đến tình trạng “cha chung k ai khóc”. Công tác chuẩn bị và thực hiện dự án xây dựng được quan tâm nhiều hơn công tác giám sát đầu tư( trong đó bao gồm cả việc theo dõi, đánh gái hiệu quả dự án)còn bị xem nhẹ. Mối liên hệ với cộng đồng của các dự án còn rất hạn chế,thông tin về dự án còn chưa đến với cộng đồng được hưởng lợi cũng như bị ảnh hưởng để nhận về và xử lý các phản hồi. Nếu thực hiện tốt các vấn đề này thì sẽ làm tăng sự đồng thuận của dân chúng, việc giải phóng mặt bằng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn, đồng thời sẽ tạo được kênh cho sự giám sát cộng đồng. Số lượng cán bộ viên chức trong Ban còn mỏng. Những cán bộ chuyên gia trong Ban cũng không nhiều, hơn nữa Ban quản lí các dự án một cách liên tục, chồng chéo vì vậy gây ra tình trạng thiếu chuyên gia. Bên cạnh đó Ban chưa tạo được môi trường làm việc năng động chuyên nghiệp để phát huy tính sáng tạo của cán bộ công nhân viên chức trong Ban. Tổ chức quản lý đầu tư xâu dựng công trình còn chậm đổi mới. Đâu là nguyên nhân quan trọng nhất vì môi hình quản lý đầu tư tốt sẽ là động lực cải thiện các nguyên nhân nêu trên. Cũng cần nói thêm rằng vấn đề này con khá trì trệ từ các cơ quan chính phủ. Tuy nhiên xét về mặt chủ quan thì mô hình quản lý hiện này còn nhiều bất cập. Những quy trình thực hiện các công việc huwowngfnhuw còn chưa chuẩn bị tốt. Tổ chức quản lý đầu tư còn chwua thực sự quan tâm đến giám sát đầu tư và đánh giá có hiệu quả dự án. 4.3. Đánh giá về Công tác quản lý dự án án Đường dây và trạm biến áp 500KV Hà Tĩnh- Thường Tín. Ban QLDA đã có nhiều cố gắng trong việc triển khai thực hiện và quản lý dự án theo ý kiến chỉ đạo của Chính phủ nên đã đem lại những kết quả nhất định về mặt kinh tế. Cụ thể, dự án đã hoàn thành vượt chỉ tiêu tiến độ công trình 03 tháng trong phạm vi chi phí đã được duyệt và chất lượng được đảm bảo. Ban QLDA cũng chấp hành quy chế quản lý đầu tư xây dựng, quy chế đấu thầu và các quy định về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình đồng thời có nhiều cố gắng trong việc đảm bảo các quy chế, các nội dung triển khai đều nằm trong phạm vi dự án được duyệt. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện quản lý, vẫn còn tồn tại những bất cập cần được rút kinh nghiệm.: Công tác khảo sát thiết kế và thẩm đinh còn nhiều sai sót như công tác san gạt mặt bằng, đào móng,cự ly vận chuyển ngắn vật liệu…dự toán lập chưa chính xác dẫn đến phỉa bổ sung nhiều lần. Việc tính toán thép kết cấu móng cột vượt tiêu chuẩn quy định, làm tăng chi phí dự án. ( trách nhiệm này thuộc về công ty tư vấn xây dựng Điện I) Việc thẩm định và phê duyệt còn chậm: chất lượng lập và thẩm định tổng dự toán công trình chưa đảm bảo như: thẩm tra khối lượng và đơn giá còn sai sót về khối lượng san gạt mặt bằng móng và đào móng( các gói thầu xây lắp 7,8,9,10) , đơn giá một số hạng mục thi công trạm biến áp (Các gói thầu xây lắp trạm biến áp 12,14). Kí kết hợp đồng với các nhà thầu thi công xây lắp còn chậm, sau khi các nhà thầu đã và đang thi công hợp đồng kinh tế mới được kí kết như các gói thầu số 11,10. Về thực hiện quản lý chất lượng VTTB còn có một số loại vật tư chưa đúng chủng loại quy cách ( vật tư nhập khẩu thuộc gói thầu số 3). Công tác nghiệm thu, giám sát và kiểm tra khối lượng thanh quyết toán còn chưa chặt chẽ nên đã tính vượt khối lượng thi cong, sai đơn giá. Công tác triển khai đấu thầu của dự án chưa được thực hiện đầy đủ và đảm bảo điều kiện như gói thầu số 6. CHƯƠNG II: GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÍ DỰ ÁN TẠI BAN QLDA. 1. Phương hướng phát triển của Ban QLDA trong thời gian tới. Phương hướng phát triển của Ban. Trên cơ sở các thành tích đã đạt được, căn cứ vào các mục tiêu kinh tế - xã hội của Đảng và Nhà nước, căn cứ định hướng phát triển của ngành điện, Ban quản lý dự án công trình điện miền Bắc định hướng phát triển với các mục tiêu chung: Phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch năm 2010 cả về giá trị đầu tư và mục tiêu khối lượng, thực hiện thanh toán trên 95% giá trị được giao, góp phần hoàn thành mục tiêu chung của Tập đoàn là bảo đảm đáp ứng được nhu cầu điện năng cho phát triển nền kinh tế quốc dân với tốc độ tăng trưởng nhu cầu điện từ 15%-16% so với năm 2009, trong đó: - Các công trình được giải phóng mặt bằng, thiết kế, thi công và nghiệm thu đúng tiến độ. - Công trình được thi công đúng chất lượng theo hồ sơ thiết kế được duyệt, đúng quy phạm, tiêu chuẩn hiện hành. - Hạn chế tối đa chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện, tăng cường hiệu quả đầu tư. Nhiệm vụ trọng tâm. Rút kinh nghiệm từ việc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch năm 2008 và 2009, năm 2010 - 2011 bên cạnh việc phấn đấu hoàn thành về giá trị đầu tư xây dựng thì mục tiêu hoàn thành đóng điện đưa công trình vào vận hành đúng tiến độ phải được xem là mục tiêu quan trọng hàng đầu, tiếp đến là các mục tiêu khởi công, quyết toán công trình …, cụ thể: Hoàn thành đóng điện: Lưới 500kV: 03 dự án Lưới 220kV: 19 dự án Các nhiệm vụ khác như tiếp tục hoàn thiện hệ thống nội quy, quy chế của cơ quan, thực hiện tốt quy chế dân chủ, thực hành tiết kiệm chống tham nhũng, lãng phí, tiếp tục cải thiện nâng cấp hệ thống thông tin của Ban, bước đầu đưa thông tin vào công tác quản lý văn thư, duy trì việc làm và thu nhập ổn định cho người lao động, cần cân đối nhiệm vụ giữa tự thực hiện và thuê tư vấn thực hiện để Ban vừa hoàn thành nhiệm vụ Tập đoàn giao vừa đảm bảo nâng cao thu nhập cho cán bộ công nhân viên trong ban. 2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lí dự án đầu tư của Ban QLDA. Công tác Quản lí dự án đạt được hiệu quả tốt có nghĩa là sử dụng dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả và hữu hiệu nhằm hoàn thành các mục tiêu: Đúng tiến độ được giao, đúng chi phí được duyệt và chất lượng tốt như yêu cầu. Công tác Quản lí dự án tại Ban quản lý dự án công trình điện miền Bắc đạt được rất nhiều thành tựu nhưng bên cạnh đó vẫn còn có nhiều hạn chế. Dựa trên một số mặt còn hạn chế trong công tác quản lý dự án đầu tư của Ban QLDA, có thể đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hiệu quả của công tác quản lý dự án tại Ban quản lý. 2.1. Giải pháp lâu dài. Thực hiện quản lý dự án theo một quy trình được chuẩn bị từ trước kể từ khâu lập, thẩm định dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật, tổ chức thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, đấu thầu, thi công và giám sát thi công công trình ... Có kế hoạch và quy trình kiểm tra, giám sát chất lượng công việc của các nhà thầu, của Tư vấn đảm bảo dự án được thực hiện đúng như thiết kế đã phê duyệt (chất lượng, tiến độ dự án) và hợp đồng đã ký kết. Quản lý tiến độ thi công và năng lực của các nhà thầu. Sau khi dự án triển khai Ban quản lý dự án cần phân công cán bộ phụ trách dự án kiểm tra lực lượng, trang thiết bị xe máy của nhà thầu có đáp ứng với khối lượng công việc không, kiểm tra đôn đốc thường xuyên tiến độ dự án. Ban quản lý dự án phải tổ chức bộ máy, số lượng cán bộ tham gia quản lý dự án có đủ năng lực và chuyên môn phù hợp với dự án. Ban quản lý dự án phải lập quy trình thẩm tra, trình duyệt các bước chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, kết thúc xây dựng một cách khoa học. 2.2. Giải pháp trước mắt. 2.2.1. Trong công tác khảo sát ,thiết kế kĩ thuật xây dựng công trình,tổng dự toán. Đầu tiên, với tình trạng khảo sát không đầy đủ, dùng phương pháp nội suy để có các số liệu về địa chất dẫn đến không sát với thực tế. Bên cạnh đó các đơn vị Tư vấn do khảo sát không kỹ phải thay đổi phương án thiết kế, trong đề án không so sánh phương án để có lựa chọn phương án tối ưu. Điều này làm cho công tác thi công công trình gặp rất nhiều bất cập, tôn rất nhiều thời gian công sức và chi phí vì phải làm đi làm lại nhiều lần, ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình. Để giải quyết vấn đề này đầu tiên: Đối với công tác khảo sát thiết kế của Bên tư vấn: Cần phải sử dụng những công cụ tình toán hiện đại và phương pháp tiên tiến trong quá trình khảo sát để có được bản khảo sát, thiết kế đạt chất lượng cao, tạo tiền đề cho công tác thi công sau này. Bởi vì để xây dựng được công trình có chất lượng cao đồng thời thoả mãn điều kiện thời gian xây dựng ngắn, chi phí lao động, vật tư tiền vốn ít thì việc thiết kế công trình phải tiến hành trên cơ sở khảo sát xây dựng kỹ lưỡng. Không thể nào có một bản thiết kế có chất lượng mà lại không dựa trên cơ sở những tài liệu chuẩn xác của khảo sát xây dựng. Tại giai đoạn lập dự án đầu tư việc khảo sát phải đưa ra nhiều phương án để lựa chọn: địa điểm đặt, thiết bị… Ví dụ: đối với đường dây tải điện việc lựa chọn tuyến tối ưu là rất quan trọng, làm sao vừa đảm bảo các chỉ tiêu kinh tế và kỹ thuật vừa thuận lợi cho thi công, đền bù ít phức tạp nhất. Đối với trạm biến áp cũng vậy việc lựa chọn địa điểm trạm và xác định quy mô của trạm là rất quan trọng. Công tác khảo sát ở một giai đoạn phải được xác định chi tiết và được duyệt trong đề cương khảo sát. Bởi như vậy Bên tư vấn giám sát cùng Ban QLDA có thể dễ dàng quản lí và kiểm tra giám sát,đồng thời nhanh chóng khắc phục được những sai sót trong quá trình thi công công trình. Đối với Ban QLDA các công trình điện miền Bắc. Đối với các công trình lưới điện hiện nay, Tập đoàn điện lực lực Việt Nam chủ trương giao đơn vị lập dự án đầu tư, lập thiết kế ngay trong kế hoạch năm. Do vậy không tạo ra được sự cạnh tranh lành mạnh giữa các đơn vị Tư vấn trong ngành. Có đơn vị tư vấn do đảm đương quá nhiều dự án không đủ lực lượng, thiếu chủ nhiệm đề án hoặc một chủ nhiệm đề án kiêm nhiệm nhiều dự án ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành dự án, yêu cầu chất lượng, ngược lại có đơn vị Tư vấn số lượng dự án lại không nhiều. Vấn đề này đã tồn tại lâu nhưng chưa giải quyết được. Hơn nữa, việc chỉ định đơn vị lập dự án thiết kế sẽ làm cho Ban QLDA mất đi cơ hội có sự lựa chọn những đơn vị phù hợp hơn với dự án hơn. Vì vậy Ban QLDA cần phải tổ chức đấu thầu để lựa chọn được những nhà thầu có nhiều chuyên gia tư vấn, thiết kế giỏi trong các tổ chức tư vấn, thiết kế giàu kinh nghiệm, có năng lực thực thi việc nghiên cứu từ giai đoạn đầu, giai đoạn thiết kế đến giai đoạn quản lý giám sát xây dựng để đóng vai trò quản lý dự án toàn diện. Việc lựa chọn cơ quan tư vấn xây dựng là một nhiệm vụ quan trọng và phức tạp. Trong khi lựa chọn, nhân tố quyết định là cơ quan tư vấn này phải có kinh nghiệm qua những dự án đã được họ thực hiện trước đó. Một phương pháp thường dùng để chọn là đòi hỏi các đơn vị tư vấn cung cấp các thông tin về kinh nghiệm, tổ chức sau đó xem xét lựa chọn rồi tiến tới đấu thầu. Bên cạnh đó, đối với dự án phức tạp có thể thuê chuyên gia tư vấn nước ngoài làm chuyên gia trợ giúp trong các lĩnh vực công nghệ hiện đại như xây dựng và lắp đặt tuyến cáp ngầm với mục đích nâng cao năng lực cho các cán bộ làm công tác tư vấn. Chất lượng hồ sơ thiết kế chưa cao, hồ sơ không đầy đủ, nhiều dự án trình duyệt để lấy ngày dẫn tới việc phát sinh nhiều trong khi thi công Vấn đề này nằm tại ý thức của những đơn vị lập dự án, khảo sát và thiết kế.Vì vậy để hạn chế tình trạng này, Ban QLDA cần phải có những biện pháp kiên quyết đối với những nhà thầu. Yêu cầu những nhà thầu phải nộp đầy đủ hồ sơ khi đến ngày, nếu không sẽ bị phạt. Và quy định rõ đơn vị lập dự án, khảo sát và thiết kế công trình sẽ phải chịu trách nhiệm trứơc Ban QLDA, Tổng công ty Truyển tải điện Quốc gia,tập đoàn Điện lực Việt Nam và trước pháp luật, nếu như hồ sơ khảo sát thiết kế, hồ sơ dự án của Bên tư vấn không chính xác so với thực tế và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình thực hiện dự án và chất lượng của công trình. Công tác thẩm định còn nhiều khiếm khuyết dẫn đến nhiều dự án đầu tư phải điều chỉnh lại tổng dự toán, tổng mức đầu tư nhiều lần trong quá trình thực hiện dự án do số lượng dự án nhiều, thời gian thẩm định ngắn và hạn chế về số lượng cán bộ thẩm định. Ban QLDA cần chấn chỉnh lại nghiêm túc tư tưởng coi việc Thẩm định lại hồ sơ dự án và khảo sát thiết kế công trình chỉ qua loa và mang tính hình thức.Ban QLDA cần có một quy trình thẩm định hợp lý cụ thể với từng dự án, và gắn liền trách nhiệm vào mỗi cá nhân tham gia. Bên cạnh đó, Ban cần có những đội ngũ cán bộ kỹ thuật am hiểm về các lĩnh vực xây lắp, thông tin truyền thông để nhằm quản lí và phát hiện các sai sót trong quá trình thi công xây dựng công trình để từ đó có thể khắc phục kịp thời, tránh ảnh hưởng đến những công việc thực hiện phía sau đó. Vì vậy Ban QLDA phải luôn luôn có những khóa tập huấn nghiệp vụ dành cho cán bộ công nhân viên của mình, hoặc cử các cán bộ kĩ thuật đi đào tạo nâng cao kiến thức nghiệp vụ ở nước ngoài. Nếu Ban QLDA không có cán bộ kỹ thuật đủ chuyên môn để thẩm định thì phải thuê tư vấn giám sát có đủ năng lực, kinh nghiệm ở bên ngoài, nhằm đảm bảo quá trình quản lý dự án không bị gián đoạn, gây ảnh hưởng đến quá trình thi công.Trong hợp đồng thuê tư vấn giám sát sẽ phải quy định rõ trách nhiệm cho Bên tư vấn giám sát để đảm bảo họ sẽ thực hiện một cách nghiêm túc và đảm bảo yêu cầu kĩ thuật,kinh tế. 2.2.2. Công tác đền bù và giải phóng mặt bằng. Chính sách đền bù chưa thoả đáng, đơn giá đền bù thường có xu hướng thấp hơn giá bán tại thời điểm giải phóng mặt bằng làm cho người dân búc xúc, gây cản trở trong công tác giải phóng, thực hiện dự án. Bởi công tác đền bù giải phóng mặt bằng là công việc hết sức phức tạp và nhạy cảm, vì vậy để triển khai tốt công tác này đòi hỏi Ban QLDA phải nỗ lực hết mình với sự phối hợp hỗ trợ chặt chẽ của các ban ngành địa phương (hội họp, vận động, giải thích, hỗ trợ thi công …) với thủ tục hết sức chặt chẽ và đầy đủ theo quy định của Nhà nước nhằm đảm bảo được lợi ích của nhà nước đồng thời vẫn đảm bảo được lợi ích của nhân dân trong khu vực giải tỏa .Bởi vì vậy, Ban QLDA cần phải: Sau khi lập bản vẽ mặt bằng sử dụng đất và trình UBND tỉnh thành phố phê duyệt,trên cơ sở đó, Hội đồng đền bù thông báo cho nhân dân địa phương biết quy hoạch để không xây dựng và trồng thêm cây mới, đối với các hộ dân nằm trong khu vực bị di dời để họ có thời gian chuẩn bị khi thực hiện giải toả. Phải làm tốt công tác tuyên truyền, giải thích, vận động, thuyết phục để các hộ dân đó hiểu, đồng tình và tự giác chấp hành để các hộ dân ủng hộ việc thực hiện dự án, sớm bàn giao mặt bằng thi công. Tranh thủ tối đa sự giúp đỡ của chính quyền địa phương, có thái độ cứng rắn, cương quyết với những cá nhân vòi vĩnh, chống đối, không được hứa đáp ứng các quyền lợi mà không được Nhà nước quy định. Lập phương án đền bù theo quy định của nhà nước, nhưng cũng phải có sự tham gia của UBND các tỉnh thành phố nơi có đất giải tỏa. Từ đó đưa ra được phương án tốt nhất trung hòa được lợi ích của nhân dân và lợi ích của đất nước.Đồng thời phải nâng cao chất lượng thẩm định phương án đền bù của cơ quan liên quan, áp dụng cơ chế chính sách phải tuyệt đối chính xác để tránh sự bất bình đẳng giữa các hộ dân phải di dời. Bố trí nơi ở mới hợp lý cho các hộ dân có nhà phải di dời ( đối với những hộ bị ảnh hưởng toàn bộ đất ở và không tự tìm chỗ ở mới). Công tác kiểm tra, kiểm đếm việc giải phóng mặt bằng chưa cao dẫn tới phát sinh khối lượng đền bù. Nâng cao chất lượng hoạt động của hội đồng đền bù giải phóng mặt bằng, được thể hiện rõ nhất ở khâu kiểm đếm tài sản trên đất bị thu hồi nhằm đền bù đúng giá trị, không phát sinh chi phí đền bù. Để hoàn thành tốt công tác này thì đầu tiên Ban QLDA cần yêu cầu Tư vấn thiết kế cần lập ngay bản vẽ mặt bằng chiếm đất của dự án ngay sau khi dự án đầu tư được Tập đoàn điện lực Việt Nam hoặc Tổng công ty truyển tải điên Quốc Gia phê duyệt. Sau đó phải ngay lập tức trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, làm cơ sở để xin địa phương cấp đất cho công trình. Ban quản lý dự án cần kiến nghị địa phương thành lập ngay Hội đồng đền bù giải phóng mặt bằng cho dự án song song với thủ tục thu hồi đất. Sau đó Ban cần phối hợp chặt chẽ với Hội đồng đền bù địa phương để từ đó đưa ra những phương án thống kê, kiểm đếm tốt nhất. Sau khi có quyết định cấp đất của UBND tinh/thành phố, Ban cùng với hội đồng đền bù cần công bố cho các hộ dân thuộc diện giải phóng mặt bằng biết, đồng thời phải yêu cầu họ không được xây dựng hoặc trồng thêm cây mới, gây ảnh hưởng đến quá trình kiểm đếm. Sau khi thiết kế kĩ thuật được duyệt,Ban quản lý dự án đối chiếu với mặt bằng chiếm đất của dự án đã có để xin điều chỉnh diện tích đất đã được cấp. Tiếp đó Hội đồng đền bù sẽ tiến hành thực hiện công tác kiểm đếm. Sau khi công tác này hoàn thành, Ban quản lý dự án cần tổ chức kiểm tra tính phù hợp của hồ sơ kiểm đếm so với hiện trạng thực tế để nhằm phát hiện ngay ra sai sót. Ban QLDA cũng cần tham gia vào các giai đoạn tổ chức thực hiện công tác đền bù giải phóng mặt bằng của Hội đồng.Trong quá trình này, Ban cần phát tờ khai,họp công bố dự án và phương thức đền bù cho tổ chức, cá nhân bị ảnh hưởng, kiểm kê, lắp giá, chi trả tiền đền bù và ngay cả phối hợp với các ngành liên quan để giải thích, vận động và trả lời khiếu nại (nếu có)… Bên cạnh đó Ban QLDA cũng cần thường xuyên đôn đốc đốc Hội đồng đền bù hoàn thiện phương án đền bù và trình thẩm định, không để thời gian giải quyết các thủ tục này kéo dài. Đồng thời phải giám sát kiểm tra kỹ khối lượng phải đền bù giải toả, áp giá, chính sách áp dụng phù hợp với các quy định của Nhà nước, áp dụng các chính sách về bồi thường, hỗ trợ theo quy định của Nhà nước. Do tính chất ảnh hưởng của dự án điện thường không tập trung từng vùng, rải rác theo dọc tuyến đường dây nên cần chọn địa điểm chi trả tiền đền bù cho phù hợp với hiệu quả chi trả cao nhất, điều này đồng nghĩa với việc di dời nhà cửa sớm nhất. Sau đó, Ban QLDA nên đốc thúc hội đồng đền bù yêu càu các hộ dân nên nhanh chóng tháo dỡ các công trình xây dựng,chặt cây, thu dọn hoa màu…để trả mặt bằng cho Ban QLDA. Mặt bằng này cần được Ban QLDA và đơn vị thi công quản lí chặt chẽ nhằm tránh việc các hộ dân tái sử dụng Cán bộ địa phương tham gia Hội đồng đền bù thường kiêm nhiệm chưa đáp ứng tiến độ của dự án. Các cán bộ địa phương tham gia hội đồng đền bù thường làm ở UBND hoặc các đoàn thể, hội phụ nữ tại khu vực cần giải tỏa. Vì vậy bên cạnh việc tham gia Hội đồng đền bù họ vẫn phải giải quyết những công việc khác. Điều này gây đến tình trạng không tập trung giải quyết vì thế làm chậm tiến độ của công trình. Tuy nhiên những cán bộ địa phương này không thể thiếu được trong Hội đồng, vì họ là những người hiểu dân cũng như địa thế tại vùng giải tỏa nhất. Vì vậy trong quá trình thực hiện công tác đền bù,Ban QLDA cần phải liên tục khuyến khích những cán bộ này tập trung vào công việc đền bù giải phóng mặt bằng, đồng thời cũng phải bàn bạc với UBND phối hợp giảm bớt công việc và tạo điều kiện cho các cán bộ này hoàn thành được công việc đền bù giải phóng mặt bằng. Thời gian thẩm định và trình duyệt phương án đền bù giải phóng mặt bằng của các cấp thẩm quyền kéo dài. Để hạn chế việc này, Ban QLDA cần phải: Đầu tiên phải quản lí chặt chẽ việc Bên tư vấn lập bản vẽ mặt bằng khu vực giải tỏa, và lập hồ sơ dự án, thiết kế kĩ thuật cùng phương án đền bù giải phóng mặt bằng, sao cho không xảy ra việc thiếu sót hồ sơ gây khó khăn cho các cấp có thẩm quyền trong quá trình thẩm định. Đồng thời, việc thiếu hoặc làm sai hồ sơ sẽ phải làm lại và bổ sung, như vậy kéo dài thời gian thẩm định ảnh hưởng đến tiến độ công tác giải phóng mặt bằng. Bên cạnh đó, Ban QLDA cũng phải liên tục đốc thúc các cấp có thẩm quyền nhanh chóng thẩm định và phê duyệt hồ sơ và phương án của mình. 2.2.3. Công tác lựa chọn nhà thầu Đứng trên mọi góc độ (chủ đầu tư, nhà thầu và Nhà nước) của quá trình đấu thầu ta có thể thấy công tác đấu thầu được thực hiện nhằm mục đích dảm bảo sự cạnh tranh công khai, lành mạnh và bình đẳng giữa các nhà thầu nhừm tạo cơ hội nhận hợp đồng trên cơ sở đáp ứng yêu cầu của Chủ đầu tư trong hồ sơ mời thầu. Công tác lựa chọn nhà thầu là công tác nhạy cảm và có nhiều tiêu cực. Ban QLDA luôn phải nỗ lực hết hình để tránh những vướng mắc, những tiêu cực gây ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí thực hiện dự án. Nhìn chung để hạn chế các tiêu cực diễn ra trong quá trình đấu thầu thì Ban QLDA phải luôn đảm bảo những yêu cầu cơ bản của quá trình đấu thầu. Bên cạnh đó. Ban QLDA phải Ban cần phải hết sức chú trọng trong công tác lựa chọn nhà thầu từ các khâu lập kế hoạch đấu thầu đến lập hồ sơ mời thầu, công tác xét thầu để phát huy tích cực, hạn chế và khắc phục các nhược điểm nhằm nâng cao chất lượng đấu thầu. Lập kế hoạch đấu thầu: Kế hoạch đấu thầu được phê duyệt chính là cơ sở để thực hiện đấu thầu. Vì vậy khi xây dựng kế hoạch đấu thầu đòi hỏi kế hoạch đấu thầu phải rõ ràng và cụ thể, tránh gây nhầm lẫn cho đơn vị tham gia dự thầu. Đây là bước hiện chưa được quan tâm đúng mức vì vậy chưa tạo ra định hướng rõ ràng cho việc phối hợp thực hiện các bước tiếp theo. Khi lập kế hoạch đấu thầu phải quy định chính xác 7 nội dung cơ bản: Tên gói thầu, Giá gói thầu, Hình thức lựa chọn nhà thầu, Phương thức đấu thầu, Thời gian lựa chọn nhà thầu, Thời gian thực hiện hợp đồng, Nguồn vốn. Tất cả các nội dung trên nằm trong mối liên hệ mật thiết với nhau được thiết lập trên cơ sở mục tiêu tổng hợp được xác định trong bước dự án đầu tư của dự án và là cơ sở quan trọng để dự án thực hiện các bước tiếp theo. Hồ sơ mời thầu phải được quan tâm trong sự liên kết chặt chẽ với nội dung thiết kế và mục tiêu đã đặt ra trong kế họach đấu thầu. Hồ sơ mời thầu là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng rất lớn đến kết quả đấu thầu, hồ sơ mời thầu phải đảm bảo chất lượng để tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu và tạo thuận lợi cho việc xét thầu. Trong hồ sơ mời thầu phải đầy đủ, chính xác, rõ ràng và phù hợp với quy chế đấu thầu và các văn bản có liên quan, không có các điểm trìu tượng dễ phát sinh tranh chấp sau này. Khi xây dựng hồ sơ mời thầu (đối với đấu thầu quốc tế ) cần lưu ý các văn bản quy định về thuế xuất nhập khẩu, chính sách quản lý hoạt động xuất nhập khẩu... Đánh giá hồ sơ thầu: Đây là công tác rất quan trọng vì nếu đánh giá không chính xác thì sẽ không lựa chọn được đúng nhà thầu có kinh nghiệm, năng lực, tài chính và giá dự thầu tốt nhất. Do vậy, Ban phải thành lập tổ chuyên gia xét thầu bao gồm những cán bộ có kinh nghiệm trong công tác đấu thầu. Các thành viên trong tổ xét thầu phải được đào tạo, tập huấn qua các lớp về đấu đầu và phải có chứng chỉ về đấu thầu theo quy định của Luật đấu thầu. Đôi với một số các gói thầu của dự án có quy mô lớn, phức tạp, công nghệ hiện đại nên các cán bộ của Ban sẽ gặp phải nhiều khó khăn trong xét thầu, vì vậy cần phải mời thêm các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực này tham gia vào tổ xét thầu để công việc được thực hiện chính xác, đúng quy định của Nhà nước và lựa chọn được nhà thầu thực hiện công việc một cách tốt nhất về kỹ thuật, về tài chính thì mới mang lại hiệu quả cho dự án đầu tư. Trong quá trình đấu thầu thường xẩy ra các hiện tượng thiếu lành mạnh như: Tình trạng nâng giá thầu. Các nhà thầu đã có sự dàn xếp không lành mạnh như hoặc bỏ giá cao hơn hoặc tạo ra lỗi cơ bản khi xét thầu. Đây chính là nguyên nhân làm thất thoát vốn đầu tư của nhà nước, không mang lại hiệu quả cao trong đầu tư xây dựng. Trên thực tế rất khó kiểm tra và xác định được sự thông đồng và giàn xếp giữa các nhà thầu. Vì vậy khi có dấu hiệu của sự thiếu lành mạnh trong công tác đấu thầu, Ban QLDA phải ngay lập tức điều tra làm rõ ngay, và xử phạt thật nặng đối với những nhà thầu có hành vi này. Bên cạnh đó Ban QLDA kết hợp với các cơ quan chức năng có thẩm quyền sẽ giám sát chặt chẽ quá trình đấu thầu để lựa chon nhà thầu. Với tình trạng bỏ giá rẻ, gây nên tình trạng phá giá trong xây dựng. Một số nhà thầu do không tính toán kỹ về biện pháp thi công hoặc do nhà thầu đang không có việc làm nên họ đã đưa ra giá dự thầu thấp hơn giá được phê duyệt rất nhiều với mục đích được trúng thầu. Đến khi thi công nhà thầu mới phát hiện ra không thể làm nổi hoặc càng làm càng lỗ hoặc không có đủ năng lực, phương tiện kỹ thuật, tài chính để thực hiện gói thầu thậm chí sẵn sàng chịu phạt vì đơn phương chấm dứt hợp đồng làm cho chủ đầu tư lại phải tổ chức đấu thầu lại những công việc chưa làm nên dự án bị kéo dài, chất lượng không đồng bộ làm tốn kém tiền của. Để hạn chế tình trạng này, Ban QLDA đầu tiên cần kiểm tra năng lực kỹ các năng lực kỹ thuật, kinh nghiệm xem có đáp ứng được theo hồ sơ mời thầu hay không. Hiện nay, nhiều nhà thầu thường hay tự khai tăng năng lực của mình để cho phù hợp với yêu cầu của gói thầu, nên Ban cần có biện pháp xác minh giữa năng lực thực tế của các nhà thầu với hồ sơ kê khai xem có phù hợp hay không. Tránh tuyệt đối trường hợp quá coi trọng giá dự thầu để cuối cùng khi nhà thầu trúng tuyển không thực hiện được sẽ dẫn đến đơn phương chấm dứt hợp đồng, chấp nhận chịu phạt gây gián đoạn quá trình thi công xây dựng. 2.2.4. Công tác thi công thực hiện công trình. Đây là công tác quan trọng nhất để thực hiện dự án, chiếm một thời gian dài nhất trong toàn bộ chu trình quản lý dự án .Hơn nữa công tác này quyết định trực tiếp đến chất lượng của công trình, thời gian hoàn thành dự án. Vì vậy để đảm bảo các tiêu chí về thời gian, chất lượng và chi phí, Ban QLDA cần phải quản lí chặt chẽ : Đối với nhà thầu thi công: Nhà thầu thi công với tư cách là một chủ thể chính có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình thi công. Như một điều kiện của hợp đồng, Ban QLDA cần yêu cầu Nhà thầu phải nghiêm túc trong việc cung cấp một bản tiến độ, kể cả một bản thuyết minh về công nghệ thi công xây dựng dự kiến, một lịch trình dự báo dòng tiền trong đó chỉ ra những thời điểm mà Nhà thầu mong muốn Ban QLDA phải thanh toán. Nhà thầu có thể chọn nhà thầu phụ (nhưng phải thông qua Ban QLDA) cho từng phần công việc nhưng không được bán thầu (nghĩa là giao toàn bộ công việc của công trình). Việc chọn nhà thầu phụ phải được sự phê duyệt của Ban QLDA nhưng nhà thầu vẫn sẽ phải chịu trách nhiệm về những phần công việc do các thầu phụ thực hiện. Đối với đơn vị Tư vấn giám sát: Trong quá trình thi công, giám sát và quản lý chất lượng công trình xây dựng có vai trò đặc biệt quan trọng. Nó góp phần quản lí quá trình thi công diễn ra đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng và chi phí được duyệt Ban QLDA cần phải có những biện pháp nhằm giảm bớt những hạn chế trong công tác giám sát này. Công tác giám sát thi công còn rất hạn chế, mang tính hình thức tác dụng không đáng kể. Ngoài ra, các nhà thầu cũng như tư vấn giám sát chưa tuân thủ nghiêm ngặt đúng quy trình, quy phạm và thiết kế kỹ thuật nên công trình không đảm bảo chất lượng. Một thực tế trong quá trình giám sát thi công là tình trạng dễ dãi với các nhà thầu của tư vấn giám sát và của chủ đầu tư. Đây chính là một trong những nguyên nhân gây nên chất lượng kém và tạo điều kiện thất thoát vốn đầu tư. Vì vậy đơn vị tư vấn giám sát phải nhận thức đầy đủ phạm vi quyền hạn của mình. Trong mối quan hệ với nhà thầu, ngoài việc theo dõi kiểm tra về chất lượng thi công tư vấn giám sát còn là người hướng dẫn kỹ thuật, do đó cần hợp tác với nhà thầu làm việc như trong một đội ngũ vì việc hoàn thành tốt đẹp công trình. Muốn đạt được như vậy, Ban QLDA cần gắn tránh nhiệm và quyền lợi cụ thể trong công việc được giao nhằm tạo ý thức trách nhiệm của các cán bộ giám sát của Ban. Các dự án lưới điện phần lớn quy mô không lớn nhưng số lượng nhiều và trải dài qua nhiều địa phương, do vậy việc bố trí đủ cán bộ có năng lực giám sát các dự án là rất khó khăn. Ban quản lý nếu thực hiện luôn cả công tác giám sát thi công xây dựng cần phải bố trí cán bộ giám sát đúng chuyên môn được đào tạo và đúng lĩnh vực cần giám sát, Kỹ sư xây dựng giám sát các hạng mục về xây dựng, kỹ sư điện giám sát về lắp đặt điện, kỹ sư thông tin giám sát về thông tin, …Bên cạnh đó Ban QLDA phải có hình thức tuyển mộ các cán bộ giám sát có tinh thần trách nhiệm cao, ý thức kỷ luật tốt. Nếu không đủ năng lực giám sát theo quy định thì Ban phải thuê các tổ chức tư vấn thực hiện, thông thường các tổ chức tư vấn đó được chuyên môn hoá có điều kiện nâng cao trình độ, tiếp thu công nghệ mới sẽ làm tốt hơn nhiệm vụ giám sát khác với các cán bộ kiêm nhiệm của Ban quản lý. Cần quy định cụ thể và thanh toán đầy đủ chi phí giám sát cho đơn vị thực hiện giám sát thi công khi dự án kéo dài so với so với tiến độ dự kiến vì thực tế hiện nay do không được thanh toán bổ sung khi thực hiện các công việc kéo dài đó nên các cán bộ giám sát thường không có mặt thường xuyên tại công trường mà đi kết hợp giám sát thêm ở các công trình khác. Ngoài ra, cần thanh toán chi phí giám sát đúng thời gian như các điều khoản của hợp đồng ký kết để tạo động lực thúc đẩy tinh thần làm việc cho các cán bộ giám sát nhằm mang lại hiệu quả trong công việc. 2.2.5. Giải pháp trong công tác Quản lý dự án. Các biện pháp cho công tác quản lý tiến độ dự án: Một đặc trưng cơ bản của các dự án đầu tư xây dựng là vốn đầu tư thường lớn, thời gian thi công dài nên vốn đầu tư bị nằm khê đọng trong suốt quá trình thực hiện dự án. Bởi vậy, mục tiêu của việc nâng cao hiệu quả quản lý tiến độ dự án là hoàn thành đúng tiến độ của dự án theo kế hoạch đã đề ra hoặc giảm thiểu thời gian thực hiện dự án trong phạm vi cho phép. Để đạt được điều này, trong công tác quản lý tiến độ dự án cần thực hiện những điều sau: Thứ nhất, phải lập kế hoạch quản lý thời gian một cách chi tiết và tỉ mỉ để chọn ra một kế hoạch có thời gian thực hiện ngắn nhất phù hợp với khả năng của Ban QLDA nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dự án và ngân sách được duyệt. Thứ hai, thực hiện tốt việc ghi chép nhật kí thi công công trình, báo cáo tiến độ thực hiện dự án theo tuần, quý…một cách thường xuyên, giám sát và đôn đốc công nhân hoàn thành dự án cho kịp tiến độ. Thứ ba, Ban quản lý dự án có kế hoạch lịch trình cụ thể trong việc bàn giao từng hạng mục công trình, tạo thuận lợi cho việc thực hiện những công việc tiếp theo. Đặc biệt, chúng ta có thể rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án bằng cách đẩy nhanh tiến trình thực hiện một số công việc nằm trên đường găng của dự án, tuy nhiên như thế sẽ phải chịu một khoản chi phí nhằm đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc đó. Các biện pháp cho công tác quản lý chi phí: Một dự án hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch sẽ hiệu quả hơn nếu tổng chi phí thực hiện dự án cũng đúng bằng chi phí dự toán. Vì vậy, nhiệm vụ của quản lý chi phí dự án là làm sao cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng đảm bảo với chi phí càng thấp càng tốt. Như đã nêu ở trên, thời gian hoàn thành dự án có thể được rút ngắn song song với việc đẩy chi phí lên cao. Chi phí bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Nếu thời gian thực hiện dự án được rút ngắn thì chi phí gián tiếp càng ít. Để quản lý chi phí có hiệu quả, cần cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và thời gian thực hiện công việc. Với việc lợi dụng mối quan hệ mật thiết giữa 3 nhân tố trên, ta có thể đưa ra một kế hoạch điều chỉnh chi phí sao cho tổng chi phí thực hiện dự án là thấp nhất. Bởi thế, để có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí thi công, Ban quản lý dự án cần lập kế hoạch điều chỉnh chi phí một cách hợp lí, từng bước từng bước để đảm bảo cả về mặt thời gian, chi phí cũng như chất lượng dự án. Ngoài ra, trong quá trình đầu tư xây dựng công trình, việc thất thoát lãng phí vốn đầu tư cũng thường xảy ra. Vì vậy, cần phải có những biện pháp nhằm ngăn chặn vấn đề lãng phí như sau: - Phối hợp chặt chẽ giữa Ban quản lý dự án với đơn vị tư vấn để đưa ra phương án đầu tư hợp lý và tổng dự toán chính xác. - Thực hiện thi công theo đúng bản vẽ kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng công trình, tránh việc thi công ẩu nhằm đạt tiến độ mà chất lượng công trình không đảm bảo, đến lúc đó lại mất công phá đi làm lại gây lãng phí. - Phân bổ nguồn vốn hợp lí cho từng giai đoạn thực hiện dự án, đồng thời phải thường xuyên tổng hợp số liệu về chi phí nhằm quản lý sát sao, đưa ra biện pháp đối phó kịp thời khi xảy ra sự cố (ví dụ như thiếu vốn tạm thời…) Các biện pháp cho quản lý chất lượng dự án: Giữa quản lý thời gian, quản lý chi phí và quản lý chất lượng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Thời gian có thể rút ngắn, chi phí có thể giảm nhưng phải luôn luôn đảm bảo được chất lượng của dự án. Quản lý chất lượng là một công việc phức tạp, xuyên suốt quá trình quản lý dự án. Quản lý chất lượng dự án phải được chú ý ngay từ giai đoạn khảo sát, lập dự án đầu tư, thiết kế kỹ thuật cơ sở vì chất lượng của giai đoạn này là yếu tố quan trọng nhất quyết định đến chất lượng của toàn dự án. Phòng Kế hoạch - kỹ thuật cần kết hợp với Công ty tư vấn thiết kế và giám sát chặt chẽ công tác lập dự án đầu tư, hồ sơ thiết kế. Quản lí chặt chẽ giai đoạn thi công , Ban quản lý dự án cùng cơ quan tư vấn giám sát kiểm soát gắt gao việc thực hiện công trình để đảm bảo các đơn vị thi công làm đúng theo thiết kế kỹ thuật, đảm bảo chất lượng dự án. Tuân thủ chặt chẽ những quy định về quản lý chất lượng công trình theo các quy chế, thông tư, nghị định của chính phủ trong công tác quản lý dự án. Bên cạnh những giải pháp trong quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, ban cũng cần phải chú ý đến vấn đề phát triển nguồn nhân lực, vận dụng phương án ký thuật khoa học công nghệ và nâng cao cơ chế tổ chức quản lý dự án. Đối với vấn đề phát triển nguồn nhân lực. Các cán bộ quản lý dự án tại Ban quản lý hầu hết là những người được đào tạo về các mặt kinh tế kỹ thuật (Xây dựng, hệ thống điện, kinh tế…) mà chưa thực sự được đào tạo chính thức về nghiệp vụ quản lý dự án một cách hệ thống và khoa học, chủ yếu các cán bộ quản lý dự án dựa trên kinh nghiệm làm việc lâu năm và theo các hướng dẫn trong văn bản và thông tư của nhà nước. Bởi vậy, một chính sách về đào tạo chuyên môn cho các cán bộ quản lý dự án là hết sức cần thiết. Chính sách này bao gồm các nội dung cụ thể như sau: + Tổ chức các khóa đi học bồi dưỡng nghiệp vụ theo kế hoạch do Ban đề ra và thông báo cho các cán bộ có nhu cầu được đào tạo. + Có chế độ ưu tiên đối với những cán bộ đã hoàn thành tốt khóa bồi dưỡng và tạo điều kiện để họ có thể phát huy những kiến thức mà mình đã học được. Ngoài việc tổ chức đào tạo cho những cán bộ chưa có nghiệp vụ chính thức; đối với các cán bộ đã được đào tạo và có kiến thức chuyên môn, Ban quản lý cần phải tạo môi truờng làm việc khẩn trương và có hiệu quả để các cán bộ có thể phát huy sự sáng tạo và khả năng của bản thân, tránh việc những kiến thức đã học được lại bị mai một dần do không được sử dụng gây ra sự lãng phí nhân tài trong công tác quản lý dự án. Đồng thời cũng phải nâng cao ý thức tự giác và trách nhiệm của họ đối với công việc, nếu không thì dù có tạo môi trường làm việc sôi nổi mà các thành viên lại không nhiệt tình tham gia hưởng ửng công việc thì cũng không đem lại tác dụng gì. Bên cạnh đó, một mức lương phù hợp với trình độ của mỗi người sẽ kích thích được tinh thần lao động sáng tạo của cán bộ quản lý dự án, tạo cho họ ảm hứng làm việc tốt hơn vì thành quả được hưởng tương ứng với sức lao động mà mình bỏ ra. Chế độ về tiền lương là một chính sách rất quan trọng góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý dự án tại Ban quản lý. Tạo môi trường giao lưu văn hóa giữa các thành viên trong Ban quản lý để xây dựng tình đồng nghiệp và tôn trọng lẫn nhau, khi đó người lao động có cơ hội thi đua làm việc, học tập và tự rèn luyện bản thân, cùng nhau xây dựng Ban quản lý ngày một phát triển. Vận dụng các phương án kĩ thuật, khoa học công nghệ hiện đại. Trong sự phát triển chung của xã hội, quá trình đầu tư và quyết định đầu tư đòi hỏi sự chính xác và nhạy bén. Quá trình theo dõi đầu tư cần thực hiện một cách sâu sát nhằm đem lại hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó thông tin về các dự án đầu tư ngày càng lớn, để có được thông tin chính xác về các công trình, mỗi chuyên viên mất rất nhiều thời gian để rà soát công việc đồng thời khó tránh khỏi sự sai sót. Do đó hệ thống chương trình quản lý đầu tư – xây dựng cơ bản cần phải có nhằm đáp ứng các yêu cầu cấp bách trên. Quản lý đầu tư là một khái niệm mang tính trừu tượng cao, nó bao quát mọi lĩnh vực trong quá trình đầu tư. Vì vậy, để đáp ứng được mục đích đó hệ thống phần mềm cần phải có khả năng thích ứng những yêu cầu trên nhằm đảm bảo tính hệ thống và đem lại kết quả khai thác thông tin hiệu quả. Ban QLDA công trình điện miền Bắc mỗi năm phải thực hiện hàng chục dự án đầu tư và con số đó sẽ còn lớn hơn nhiều, qua đó chúng ta có thể thấy được khối lượng thông tin cần quản lý là rất rất lớn. Mục đích phần mềm nhằm cung cấp cho người dùng các tính năng phục vụ sau: - Cho phép các phòng ban chức năng tham gia khai thác và trao đổi thông tin về dự án. - Mỗi phòng ban chức năng có nhiệm vụ cụ thể trong từng giai đoạn của mỗi dự án tuỳ theo quy mô của dự án. - Cập nhật nguồn danh mục vật tư, thiết bị, chuyên viên theo dõi … - Lập kế hoạch và thực hiện đăng ký kế hoạch xây dựng trong năm. - Quản lý chi tiết từng dự án, thiết kế dự toán, hồ sơ thầu, các hợp đồng kinh tế và các quyết định cấp VTTB. - Theo dõi tiến độ thi công, thông báo vốn của chủ đầu tư, các quyết định đầu tư. Quản lý nhật ký thi công, quá trình thực hiện, giám sát dự án. - Tra cứu thông tin dự án, thực hiện các biểu mẫu báo cáo của Tập đoàn điện lực Việt Nam. - Cấp phát, phân quyền sử dụng trên từng chức năng. Phân định quyền hạn trách nhiệm của người sử dụng. Ràng buộc thông tin cập nhật, chỉnh sửa và huỷ bỏ cho từng người sử dụng. Ngoài ra, phần mềm quản lý dự án đầu tư được xây dựng thông qua giao diện đơn giản, gần gũi với người sử dụng. Mô tả đầy đủ thông tin cần quản lý, tra cứu thông tin theo nhiều tiêu chí phong phú và đặc biệt có thể mở rộng tiêu chí tìm kiếm mà không cần nâng cấp phần mềm. Thông tin của mỗi dự án được lưu trữ đầy đủ và hệ thống giúp cho các chuyên viên dễ dàng theo dõi và báo cáo. Thông qua các văn bản đã được Scan và đưa vào hệ thống, phầm mềm còn cho phép người dùng tìm kiếm, chiết xuất các văn bản của từng dự án. Sử dụng công cụ quản lý dự án tiên tiến sẽ góp phần nâng cao chất lượng quản lý của dự án, đồng thời giảm được chi phí quản lý do đỡ phải đi lại nhiều, đáp ứng được yêu cầu về mặt thời gian. Về cơ chế và tổ chức quản lý dự án đầu tư 1. Xây dựng các thủ tục dự án, hoàn thiện hệ thống quản lý dự án Công tác quản lý dự án cần được thực hiện theo một thủ tục nhất định do Ban quản lý đặt ra nhằm hệ thống hóa một cách khoa học các công việc của công tác quản lý dự án và yêu cầu mọi cán bộ, nhân viên cần phải tuân theo. Với việc xây dựng thủ tục quản lý dự án, mọi thành viên trong quá trình quản lý dự án có thể tham khảo để thực hiện công tác quản lý dự án một cách nhanh chóng, tránh khỏi các công việc bị chồng chéo, gây khó khăn cho công tác quản lý dự án. Rõ ràng khi đã có một thủ tục xác định, công tác quản lý dự án sẽ được thực hiện theo một trình tự nhất định, giúp cho người quản lý dự án có thể tìm thông tin một cách nhanh nhất để quản lý dự án. 2. Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ dự án: * Xây dựng hồ sơ thực hiện dự án: Hồ sơ thực hiện dự án là một hệ thống các dữ liệu về quá trình thực hiện dự án từ giai đoạn chuẩn bị, thực hiện dến nghiệm thu, bàn giao, vận hành, khai thác, sử dụng … Thư viện này sẽ lưu trữ dữ liệu của cả những dự án Ban quản lý đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành, đảm bảo công tác cập nhật thông tin và thư viện hồ sơ thực hiện dự án với những dự án đang trong thời gian thực hiện. Nội dung các dữ liệu trong hồ sơ có thể bao gồm: + Quy trình thực hiện dự án, gồm các thủ tục, các yêu cầu mà Ban quản lý phải thực hiện trong quá trình thực hiện dự án. + Hệ thống các văn bản pháp lý quy định về hoạt động quản lý và thực hiện từng loại dự án đầu tư đã được phân chia ở trên. + Các biểu mẫu trong quá trình giám sát thực hiện công trình + Các bản ghi nhớ + Biên bản các cuộc họp bàn giao, rút kinh nghiệm trong quá trình quản lý thực hiện công trình. + Các báo biểu + Cập nhật các lịch biểu + Các cấu trúc phân việc.. Với việc xây dựng thư viện hồ sơ thực hiện dự án Ban QLDA có thể theo dõi quá trình thực hiện dự án một cách chặt chẽ hơn, tìm ra các vấn đề sai sót nhanh hơn và đầy đủ hơn để sửa chữa vấn đề; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan quản lý cấp cao; giúp cho việc xây dựng các báo cáo một cách nhanh chóng hơn; mọi thành viên trong Ban QLDA hoàn toàn có thể tìm hiểu mọi thông tin về dự án khi họ cần thiết nếu các thông tin này được lưu trữ và cất giũ tại vị trí mà mọi người đều có thể truy cập được. Nói tóm lại, Hồ sơ thực hiện dự án sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại Ban QLDA. * Xây dựng sổ tay dự án : Khác với thư viện dự án là công cụ dùng để tham khảo về công tác quản lý dự án đối với tất cả các chủ thể trong quá trình quản lý dự án, sổ tay quản lý dự án được lập ra với mục đích là bộ nhớ ngoài bổ sung cho các cán bộ quản lý dự án . Nội dung sổ tay quản lý dự án có thể bao gồm: - Công việc dự án: tất cả các công việc cụ thể thuộc phạm vi dự án - Kế hoạch thực hiện - Thực tế công việc đã làm - Biện pháp khắc phục - Thông tin về các bên liên quan của dự án - Các trách nhiệm của các thành viên của Ban quản lý dự án… Với tác dụng như một bộ nhớ ngoài, sổ tay dự án cần phải được trình bày một cách có thứ tự và lôgíc để người xem có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng. Sổ tay dự án nên có bảng mục lục tổ chức theo chủ đề, có phụ lục và các thông tin trong sổ tay dự án phải luôn được cập nhật một cách đều đặn hàng tháng hoặc hàng quý . Với sổ tay dự án, các cán bộ quản lý dự án có thể hệ thống được các công việc cần thực hiện vói thời gian và khối lượng chi tiết, tránh bỏ sót xông việc trong quá trình quản lý dự án, vì thế góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án của các cán bộ quản lý dự đầu tư. KẾT LUẬN Quản lý dự án là một yêu cầu rất quan trọng trong lĩnh vực quản lý hoạt động đầu tư. Quản lý dự án giúp nâng cao hiệu quả đầu tư, cả trên phương diện tài chính cũng như hiệu quả kinh tế - xã hội, đòi hỏi phải quản lý tốt quá trình đầu tư bao gồm tất cả các giai đoạn từ nghiên cứu cơ hội đầu tư đến giai đoạn vận hành khai thác kết quả đầu tư. Ban Quản lí dự án các công trình điện miền Bắc là một bộ phận trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam, cùng với tập đoàn quản lí thực hiên các công trình điện của Miền Bắc nhằm đảm bảo cho các phương hướng phát triển kinh tế và xã hội của Miền Bắc.Tuy nhiên những thành tựu đó vẫn chưa xúng đáng với tiềm lực của Ban QLDA, vì vậy Ban QLDA cũng đang từng bước đổi mới để theo kịp được với bước tiến của kĩ thuật thế giới, góp phần cho sự phát triển từng ngày của đất nước. Qua một thời gian ngắn thực tập tại Ban QLDA, cùng với lượng kiến thức học tại trường Đại học Kinh tế quốc dân, cùng với kiến thức mà em tự tìm hiểu, em đã phần nào hiểu được công việc của Ban QLDA. Cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy Từ Quang Phương và các cán bộ nhân viên trong Ban QLDA, em đã hoàn thành bài chuyên đề thực tập này. Em hi vọng nó đã phần nào thể hiện được những hiểu biết của em về công việc cũng như hoạt động của Ban Quản lí dự án các công trình điện Miền Bắc. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. Giáo trình Lập dự án đầu tư - Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân. Giáo trình Quản lí dự án đầu tư - Trường đại học Kinh Tế Quốc Dân. Quy chế quản lí đầu tư và xây dựng - Nhà xuất bản xây dựng. Điện lực Việt Nam đi lên cùng đất nước - Tập đoàn Điện lực Việt Nam. Các văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của Ban QLDA và của các phòng ban trong Ban QLDA. Báo cáo tổng kết thực hiện nhiệm vụ kế hoạch năm 2007, phương hướng thực hiện nhiệm vụ năm 2008. Báo cáo tổng kết thực hiện nhiệm vụ kế hoạch năm 2008, phương hướng thực hiện nhiệm vụ năm 2009. Các dự án thực hiện xây dựng năm 2009 – Ban quản lí dự án các công trình điện Miền Bắc. www.tailieu.vn.