Công tác quản trị mua hàng tại Công ty bách hoá số 5 Nam Bộ

®é ngo¹i ng÷ th× l¹i thiÕu kinh nghiÖm thùc tÕ.. .. nªn kh¶ n¨ng nhËn biÕt, ph¶n øng víi t×nh huèng bÊt ngê cßn chËm lµm cho qu¸ tr×nh th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng ch­a ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao. Tr¸ch nhiÖm mua hµng cña c«ng ty lµ rÊt lín. Nªn viÖc tuyÓn nh©n viªn mua hµng lµ rÊt quan träng. Chän mét nh©n viªn mua hµng chuyªn nghiÖp cã kinh nghiÖm lµ mét lîi thÕ thùc sù cña doanh nghiÖp. Kinh doanh cã kiÕm lêi ®­îc hay kh«ng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo nh©n viªn viªn mua hµng. NhÊt lµ ®èi víi c«ng t¸c th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng nÕu nh­ cã ®­îc mét nh©n viªn giái, cã nhiÒu kinh nghiÖm lµ mét lîi thÕ thùc sù cña c«ng ty. 2.3.1.4 §èi víi c«ng t¸c theo dâi vµ kiÓm tra kÕt qu¶ giao nhËn hµng ho¸. §©y lµ c«ng t¸c ®­îc c«ng ty t­¬ng ®èi chó träng vµ lµm kh¸ tèt. C«ng ty th­êng xuyªn theo dâi, gi¸m s¸t vµ kiÓm tra qu¸ tr×nh giao nhËn hµng hãa vÕ sè l­îng, chÊt l­îng, chñng lo¹i, thêi gian giao hµng vµ c¸c ®iÒu kho¶n ghi trong hîp ®ång. §èi víi mçi mÆt hµng khi cã nhu cÇu mua c«ng ty th­êng ®Æt hµng vµ theo dâi, kiÓm tra viÖc giao nhËn hµng ho¸. NÕu gÇn ®Õn ngµy giao hµng mµ kh«ng thÊy c«ng ty sÏ thóc giôc c¸c nhµ cung cÊp. VÝ dô ®èi víi mÆt hµng b¸nh kÑo Kinh §« cuèi th¸ng 9 n¨m tr­íc c«ng ty ®Æt hµng cho th¸ng 10 nh­ng ®Õn ngµy 3 th¸ng 10 vÉn ch­a thÊy nhµ cung cÊp th«ng b¸o sÏ mang hµng ®Õn nh©n viªn mua hµng ®· t×m ®Õn nhµ cung cÊp th× ph¸t hiÖn ra ®¬n ®Æt hµng mµ c«ng ty göi qua fax nhµ cung cÊp ®· kh«ng nhËn ®­îc. Nhê qu¸ tr×nh kiÓm tra, theo dâi tèt mµ c«ng ty lu«n ®¶m b¶o cã hµng ®Ó b¸n, vµ kh¾c phôc ®­îc nh÷ng sai sãt trong kh©u mua hµng. Khi nhËn hµng c«ng ty bao giê còng cã nh©n viªn mua hµng ®øng theo dâi kiÓm tra viÖc giao nhËn hµng ho¸ ®Ó ®¶m b¶o ®ñ vÒ sè l­îng, ®óng vÒ chÊt l­îng, mÉu m·, quy ®Þnh… Do lµm tèt kh©u nµy nªn c«ng ty ®· gãp phÇn lµm cho hµng ho¸ ®óng theo yªu cÇu ghi trong hîp ®ång, gãp phÇn lµm t¨ng hiÖu qu¶ kinh doanh cña c«ng ty. C«ng ty cÇn tiÕp tôc h¬n n÷a kh«ng ngõng n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c nµy v× ®©y lµ mét trong qu¸ tr×nh cña c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng. 2.3.1.5.§èi víi c«ng t¸c ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ thùc C«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t ®­îc diÔn ra trong tÊt c¶ c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh mua hµng. NÕu kh«ng cã sù x¸c nhËn cña phßng kiÓm tra chÊt l­îng th× hµng hãa sÏ kh«ng ®­îc nhËp vµo kho vµ phßng tµi vô sÏ kh«ng ®­îc phÐp thanh to¸n mÆt hµng ®ã. Nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm lu«n ®«n ®èc, theo dâi, kiÓm tra c«ng t¸c mua hµng. Hµng th¸ng, hµng qóy, hµng n¨m c«ng ty ®Òu cã c¸c cuéc häp ®Ó ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng. ViÖc ®¸nh gi¸ nµy dùa trªn nguyªn t¾c viÖc mua hµng cña c«ng ty cã ®¶m b¶o ®Çy ®ñ kÞp thêi víi chÊt l­îng cao vµ chi phÝ thÊp nhÊt kh«ng... Sau mçi lÇn mua hµng c«ng ty th­êng ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng. NÕu hµng mua vÒ ®¶m b¶o ®óng vÒ tÊt c¶ c¸c môc tiªu mµ c«ng ty ®· ®Ò ra nh­ vÒ sè l­îng chÊt l­îng, mÉu m·, chñng lo¹i... tøc lµ nhµ cung cÊp ®· ®¸p øng ®Çy ®ñ nhu cÇu vÒ môc tiªu mµ c«ng ty ®Ò ra th× c«ng ty vÉn tiÕp tôc ®Æt hµng cña nhµ cung cÊp ®ã. Cßn nÕu hµng hãa mua vÒ cã sai sãt nÕu nh­ lµ kh¸ch quan th× c«ng ty sÏ cïng víi nhµ cung cÊp t×m ra c¸c gi¶i ph¸p ®Ó kh¾c phôc, h¹n chÕ rñi ro vµ thiÖt h¹i ®Õn møc thÊp nhÊt, nh­ng nÕu nh­ ®ã lµ lçi cña nhµ cung cÊp th× c«ng ty sÏ t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp kh¸c. Trªn thùc tÕ c«ng t¸c mua hµng ®­îc thùc hiÖn ®Çy ®ñ, kÞp thêi theo yªu cÇu cña b¸n hµng, Ýt ®Ó g©y ra t×nh tr¹ng thiÕu hôt hµng hãa ®Ó b¸n. Chi phÝ mua hµng ®èi víi nh÷ng hµng hãa trong n­íc ®· phÇn lín ®¶m b¶o ë møc thÊp nhÊt nh­ng nh÷ng hµng hãa nhËp c«ng ty vÉn ph¶i mua víi gi¸ cao. Trong n¨m qua c«ng ty ®· thùc hiÖn mua hµng néi ®Þa nhiÒu. 2.3.2.§¸nh gi¸ c«ng t¸c tæ chøc vµ qu¶n trÞ nh©n sù trong kh©u mua hµng. §èi víi c«ng t¸c tæ chøc mua hµng: Bé phËn mua hµng thuéc phßng qu¶n lý kinh doanh. Gåm tr­ëng phßng kinh doanh vµ s¸u nh©n viªn mua hµng. Tr­ëng phßng lµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm dù th¶o hîp ®ång kinh tÕ ( ®èi víi nh÷ng mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín ), b¸o c¸o gi¸m ®èc qu¸ tr×nh thùc hiÖn mua hµng, ®ång thêi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ qu¸ tr×nh thùc hiÖn hîp ®ång. Tr­ëng phßng kinh doanh lu«n ®«n ®èc, theo dâi, kiÓm tra c«ng t¸c mua hµng vµ dù tr÷ hµng ho¸. Nh÷ng nh©n viªn mua hµng ®­îc giao nhiÖm vô ký kÕt hîp ®ång, giao dÞch víi nh÷ng nhµ cung cÊp cña mét hoÆc mét sè mÆt hµng ho¸ nhÊt ®Þnh vµ quy ®Þnh tr¸ch nhiÖm râ rµng trong viÖc ®¶m b¶o cung øng hµng ho¸ cho b¸n hµng, thùc hiÖn hîp ®ång ®· ký kÕt. NÕu do chñ quan thiÕu tr¸ch nhiÖm g©y thiÖt h¹i vÒ kinh tÕ cho c«ng ty th× nh÷ng nh©n viªn nµy sÏ ph¶i båi th­êng thiÖt h¹i tuú theo møc ®é do c«ng ty quy ®Þnh. MÆt kh¸c nh÷ng nh©n viªn nay còng ®­îc h­ëng “ th¸ng l­¬ng thø m­êi ba” nÕu trong n¨m nh©n viªn hoµn thµnh ®óng thêi h¹n, mua ®­îc hµng theo ®óng tiªu chuÈn, chi phÝ mua hµng nhá nhÊt, trùc tiÕp mang l¹i lîi Ých kinh tÕ cho c«ng ty. Mçi nh©n viªn th­êng xuyªn kiÓm tra hµng ho¸ tån kho ®Ó n¾m râ t×nh h×nh, nhu cÇu cÇn mua lo¹i hµng ho¸ mµ m×nh ®¶m nhiÖm. Víi chÕ ®é th­ëng ph¹t vËt chÊt, nh©n viªn mua hµng, c«ng ty ®· khuyÕn khÝch ®­îc nh©n viªn mua hµng hoµn thµnh tèt ®­îc nhiÖm vô ®­îc giao, kÕt qu¶ ®­îc giao. KÕt qu¶ lµ trong nh÷ng n¨m võa qua lµ c«ng ty lu«n cã nh÷ng hµng ®Ó b¸n. Tuy nhiªn ®©y lµ kinh doanh kiÓu siªu thÞ nªn ®èi víi mÆt hµng cã gi¸ trÞ nhá th× viÖc ®Æt hµng do chÝnh nh©n viªn ®øng lµm ®¶m nhiÖm, mµ nh©n viªn b¸n hµng th× h­ëng l­¬ng vµ chÕ ®é ­u ®·i cña nh©n viªn b¸n hµng kh«ng liªn quan ®Õn phßng kinh doanh nªn hä chØ lµm ®óng phËn sù cña m×nh. Hµng hÕt thØ hä chñ ®éng gäi ®Æt mµ kh«ng hÒ nghiªn cøu nhu cÇu thÞ tr­êng, nghiªn cøu mÆt hµng, nghiªn cøu sù thay ®æi nhu cÇu thÞ tr­êng, thay ®æi vÒ gi¸ c¶, lùa chän nhµ cung cÊp míi nªn nhiÒu khi c«ng ty vÉn ph¶i mua hµng gÝa ®¾t h¬n so víi gi¸ hµng cò, hµng s¸c ®Þnh lçi mèt. §©y lµ vÊn ®Ò phßng kinh doanh nªn quan t©m. VÒ nh©n sù: Víi sè l­îng lao ®éng kh¸ lín tõ thêi bao cÊp ®Ó l¹i, tr×nh ®é cña nh©n viªn cßn h¹n chÕ chØ yÕu chØ tèt nghiÖp phæ th«ng. Trong bé phËn mua hµng mÆc dï l­îng nh©n viªn chiÕm Ýt h¬n so víi c¸c bé phËn kh¸c nh­ng tr×nh ®é cña nh©n viªn cßn nhiÒu h¹n chÕ. Cã nh©n viªn ®· tèt nghiÖp ®¹i häc nh­ng còng cã mét sè nh©n viªn míi chØ tèt nghiÖp phæ th«ng. §©y lµ mét h¹n chÕ trong c«ng t¸c mua hµng v× thµnh c«ng trong mua hµng phô thuéc rÊt nhiÒu vµo nh©n viªn mua hang. Víi mét nh©n viªn mua hµng cã tr×nh ®é cao th× kh¶ n¨ng thµnh c«ng lµ lín. C«ng ty cÇn tæ chøc ®µo t¹o vµ ®¹o t¹o l¹i, tuyÓn dông thªm nh©n viªn míi cã kh¶ n¨ng mua hµng thËt sù trong mua hµng. 2.3.3.NhËn xÐt chung ®èi víi c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty. Trong qu¸ tr×nh mua hµng c«ng ty ®· x¸c ®Þnh ®­îc môc tiªu cña c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng lµ môc tiªu an toµn, môc tiªu chÊt l­îng vµ môc tiªu chi phÝ. C«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cña c«ng ty trong thêi gian qua cã ­u ®iÓm sau: - Ngµy cµng cã nhiÒu ®èi t¸c muèn cã quan hÖ lµm ¨n víi c«ng ty, cung cÊp hµng ho¸ cho c«ng ty thÓ hiÖn trong thêi gian qua cã rÊt nhiÒu c¸c nhµ cung cÊp tù t×m ®Õn th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng víi c«ng ty. V× thÕ c«ng ty ngµy cµng cã nhiÒu c¬ héi lùa chän nhµ cung cÊp tèi ­u. - ChiÕn l­îc néi ®Þa ho¸ ®Çu vµo, c«ng ty ®· t×m kiÕm nhµ cung cÊp trong n­íc cã thÓ cung cÊp c¸c mÆt hµng mµ c«ng ty cã nhu cÇu víi chÊt l­îng ®¶m b¶o, gi¸ c¶ hîp lÝ, gióp cho c«ng ty cã kh¶ n¨ng c¹nh tranh víi c¸c mÆt hµng ngo¹i vµ gióp cho c«ng ty cã thÓ gi¶m ®­îc chi phÝ mua hµng, vËn chuyÓn vµ b¶o qu¶n trÞ hµng ho¸. - Kh¶ n¨ng quay vßng vèn do c«ng ty thùc hiÖn nhu cÇu vµ ®óng thêi ®iÓm, tøc lµ chØ khi nµo cÇn míi mua. MÆt kh¸c c«ng ty ®· gi¶m ®Õn møc thÊp nhÊt chi phÝ b¶o qu¶n do mua nhiÒu hµng. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm th× c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cßn cã nh÷ng h¹n chÕ sau: - §èi víi viÖc x¸c ®inh nhu cÇu mua hµng do h¹n chÕ cña nh©n viªn kh«ng x¸c ®Þnh nhu cÇu cô thÓ cña ng­êi tiªu dïng nªn cßn tån t¹i t×nh tr¹ng hµng mua kh«ng phï hîp víi nhu cÇu, thÞ hiÕu cña ng­êi tiªu dïng, hµng mua lçi mèt hay mÉu m· kh«ng phï hîp. - Trong c«ng t¸c t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp, c«ng ty ®· lùa chän nhµ cung cÊp lín, cã uy tÝn, cã ®é v÷ng vµng vÒ tµi chÝnh, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu vÒ tiªu chuÈn, kÜ thuËt cña hµng ho¸. Nh­ng c«ng ty ch­a th­êng xuyªn lùa chän nhµ cung cÊp qua c¸c cuéc triÓn l·m, qua héi chî, qua c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng. §iÒu nµy dÉn ®Õn c«ng ty cã thÓ bÞ c¸c nhµ cung cÊp Ðp gi¸ khi trªn thÞ tr­êng cã sù biÕn ®éng vÒ gi¸ c¶ hµng ho¸. - §èi víi c«ng t¸c th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng c«ng ty ch­a tËn dông ®­îc ­u thÕ cña ng­êi ®i mua. - V× lËp kÕ ho¹ch cung øng cña c«ng ty nhiÒu khi ch­a chÝnh x¸c, cã lo¹i th× thiÕu, cã lo¹i th× thõa. Vµ nhiÒu lÇn c«ng ty ph¶i dïng vµo hµng mua vµo cho k× sau. - VÒ vÊn ®Ò tæ chøc vµ nh©n sù: tr­ëng phßng kinh doanh ®¶m nhiÖm chøc vô kiÓm so¸t mua hµng, ph¶i qu¶n lÝ toµn bé c¸c vÊn ®Ò liªn quan ®Õn viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch, tæng hîp vÒ kinh doanh ng¾n vµ dµi h¹n, lËp vµ triÓn khai thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua hµng, tæ chøc nghiÖp vô mua hµng, qu¶n lÝ ph­¬ng tiÖn vËn t¶i…do ph¶i ®¶m tr¸ch qóa nhiÒu nhiÖm vô nh­ vËy nªn kh«ng thÓ theo s¸t sao ®Õn tõng nh©n viªn cña phßng nãi chung vµ nh©n viªn mua hµng nãi riªng. - Sè l­îng c¸n bé nghiÖp vô chñ chèt cã tr×nh ®é nghiÖp vô cao cßn thiÕu nªn ch­a ph¸t huy ®­îc hiÖu qu¶ cao nhÊt cho ho¹t ®éng kinh doanh t¹i c¸c ®¬n vÞ nµy. - Do ®éi ngò c¸n bé chuyªn m«n Ýt cã kinh nghiÖm, tr×nh ®é chuyªn m«n, kh¶ n¨ng ph¶n øng víi c¸c t×nh huèng bÊt ngê x¶y ra cßn kÐm lµm cho qu¸ tr×nh th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng ®¹t hiÖu qu¶ kh«ng cao. - C¬ cÊu mÆt hµng thay ®æi chËm so víi nhu cÇu cña thÞ tr­êng. VÒ chÝnh s¸ch mÆt hµng kinh doanh cßn ch­a ®a d¹ng, phong phó, mÆt hµng chñ lùc cña c«ng ty cßn ch­a m¹nh. - VÒ chÝnh s¸ch gÝa c¶ còng cã nhiÒu tiÕn bé song vÉn c­a cã chÝnh s¸ch gi¸ l©u dµi vµ môc tiªu ®· ®Þnh mµ chñ yÕu nh»m vµo gi¶i quyÕt tèt viÖc b¸n ra. V× vËy mµ ®«i khi cßn lµm gi¶m lîi nhuËn kinh doanh cña c«ng ty. - ViÖc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ c¸c d÷ liÖu phôc vô cho mua hµng vµ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty ch­a ®­îc chó ý s¸t sao, kÕ ho¹ch mua hµng ®­îc ®­a ra ®«i khi kh«ng s¸t víi thùc tÕ. - Thñ tôc hµnh chÝnh r­êm rµ, c¸c quyÕt ®Þnh ®­a ra ch­a nhanh. Khi cã sù thay ®æi hay th«ng b¸o cña c¸c bªn b¸n vÒ thay ®æi ®¬n hµng häc muèn xin ý kiÕn chØ ®¹o ph¶i tr×nh ®¬n qua tõng bËc. - C«ng ty cßn bÞ ®éng vèn ë nh÷ng mÆt hµng nhËp khÈu do nh÷ng mÆt hµng nµy th­êng ph¶i nhËp l« lín, trong khi ®ã nhu cÇu sö dông l¹i ch­a cao, l« hµng nhËp l¹i ch­a cao, l« hµng nhËp l¹i ph¶i sö dông trong thêi gian dµi. CH¦¥NG3: C¸c gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. 3.1 PH¦¥NG H¦íng vµ nhiÖm vô kinh doanh cña c«ng ty trong thêi gian tíi. Víi h¬n 47 n¨m tån t¹i vµ ph¸t triÓn c«ng try b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé ®· tõng b­íc tr­ëng thµnh vµ më réng quy m«. Trong thêi buæi hiÖn nay cã rÊtd nhiÒu c«ng ty mäc lªn nh­ Fivim¶t, intimex, siªu thÞ L¸ng H¹, siªu thÞ Th¸i D­¬ng… MÆc dï c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé ra ®êi l©u h¬n so víi nhiÒu c«ng ty kh¸c, víi l­îng hk¸ch hµng truyÒn thèng kh¸ lín nh­ng ®Ó c¹nh tranh ®­îc víi c¸c siªu thÞ kh¸c, ®Ó gi÷ ®­îc kh¸ch hµng truyÒn thèng vµ thu hót ®­îc kh¸ch hµng míi vÌ phÝa m×nh c«ng ty ®· kh«ng ngõng nç lùc, cè g¾ng phÊn ®Êu tù t×m cho m×nh mét ®­êng ®i riªng. Vµo cuèi mçi n¨m c«ng ty lu«n tæng kÕt nh÷ng g× ®¹t ®­îc trong n¨m qua vµ dÒ ra ph­¬ng h­íng phÊn ®Êu cho nh÷ng n¨m tiÕp theo. §ßng thêi xem xÐt, kiÓm tra l¹i xem kÕ ho¹ch ®Ò ra dµi h¹n cã phï hîp kh«ng. §Ó thÝch øng víi t×nh h×nh kinh tÕ míi, c«ng ty ®· ®Ò ra ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña c«ng ty trong n¨m tíi. 3.1.1 Ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty - Doanh thu t¨ngtõ 10-12%, nép ng©n s¸ch nhµ n­íc t¨ng tõ 5-8% so víi n¨m tr­íc. - §Èy m¹nh c«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng ®Ó tiÕp tôc ®ua ra nh÷ng s¶n phÈm míi cã chÊt l­îng cao, gi¸ thµnh h¹, tõ ®ã n©ng cao kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña c«ng ty trªn thÞ tr­êng. - Duy tr× vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm míi trªn thÞ tr­êng hiÖn t¹i vµ thÞ tr­êng truyÒn thèng. - N©ng cao chÊt l­îng qu¶n trÞ trong toµn c«ng ty trªn tÊt c¶ c¸c kh©u vÒ mäi mÆt. - Më réng m¹ng l­íi tiªu thô ra c¸c khu vùc kh¸c. 3.1.2 NhiÖm vô cña c«ng ty trong thêi gian tíi. - S¾p xÕp l¹i nghµnh hµng, nhãm hµnh kÞnh doanh ®¶m b¶o tÝnh c¹nh tranh ss¸p øng nhu cÇu tiªu dïng cña kh¸ch hµng, mang l¹i hiÖu qu¶ kinh doanh cao. - §Èy m¹nh ho¹t ®éng kinh doanh mµ tr­íc m¾t lµ më réng kinh doanh siªu thÞ vµ c¸c lo¹i h×nh b¸n hµng tù trän kh¸c. - C¶i tiÕn c«ng t¸c qu¶n lÝ, tæ chøc l¹i lùc l­îng lao ®éng, boã trÝ, s¾p xÕp lao ®éng mét c¸ch hîp lÝ, khoa häc tiÕn tíi tinh gi¶m bé m¸y qu¶n lÝ. - §Èy m¹nh ho¹t ®éng b¸n hµng ra, t¨ng doanh sè b¸n hµng, thùc hiÖn kho¸n doanh thu tíi tõng nh©n viªn b¸n hµng, n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cña nh©n viªn. + Coi kh¸ch hµng lµ träng t©m cña mäi ho¹t ®éng trong c«ng ty, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho kh¸ch hµng. 3.1.3 Mét sè ph­¬ng h­íng nh»m n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty trong thêi gian tíi. §Ó chÊt l­îng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cña c«ng ty ngµy cµng ®­îc n©ng lªn, xuÊt ph¸t tõ thùc tÕ, c«ng ty ®· ®Ò ra mét sè ph­¬ng h­íng sau: - Hoµn thiÖn vµ cñng cè quy trïnh mua hµng cña c«ng ty theo c¸c bíc c«ng viÖc mét c¸ch hîp lÝ. - Gi¶i quyÕt tèt mèi quan hÖ gi÷a c¸c ho¹t ®éng mua hµng, dù tr÷ vµ tiªu thô hµng ho¸. Do cho c¸c kh©u nµy diÔn ra hµi hoµ vµ hç trî cho nhau. - T¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lÝ c¸c chi phÝ cã liªn quan ®Õn dù tr÷ hµng ho¸. Gi¶m chi phÝ mua hµng vµ chi phÝ b¶o qu¶n hµng ho¸, sao cho hai kho¶n chi phÝ nµy lu«n b»ng nhau trong mäi chu k× s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. + Th­êng xuyªn n©ng cao chÊt l­îng ®éi ngò lao ®éng tham gia vµo c¸c ho¹t ®éng mua hµng. 3.2 Mét sè gi¶i ph¸p nh»m n©ng cao chÊt l­îng c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. Qua viÖc ph©n tÝch c¬ së lÝ luËn cña qu¶n trÞ mua hµng ë ch­¬ng 1 vµ qua kh¶o s¸t vµ ®¸nh gi¸ c«ng t¸c qu¶n tri mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 thùc tÕ ë ch­¬ng 2 kÕt hîp víi ph­¬ng h­íng ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty trong thêi gian tíi ®Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p nh»m kh¸c phôc nh÷ng tån t¹i ®Ó hoµn thiÖn tèt h¬n c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty. 3. 2. 1 C¸c gi¶i ph¸p nh»m ®æi míi vµ hoµn thiÖn quy tr×nh mua hµng cña c«ng ty. Gi¶i ph¸p 1: §æi míi vµ hoµn thiÖn viÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu mua hµng. - §æi míi vµ hoµn thiÖn ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh khèi l­îng hµng ho¸ mua vµo C«ng ty ph¶i x¸c ®Þnh khèi l­îng mua vµo dùa trªn møc b¸n ra, kÕ ho¹ch b¸n ra lµ c¬ së ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch mua vµo. ViÖc x©y dùng kÕ ho¹ch b¸n ra c«ng ty ph¶i ®i nghiªn cøu nhu cÇu thÞ tr­êng. §Ó x¸c ®Þnh ®­îc nhu cÇu thÞ tr­êng c«ng ty cÇn quan t©m ®Õn c¸c vÊn ®Ò : + C«ng t¸c nghiªn cøu thÞ tr­êng t¹i c«ng ty ph¶i ®i liÒn víi viÖc tiªu thô hµng ho¸. Th«ng qua viÖc nghiªn cøu thÞ tr­êng c«ng ty ph¶i thÊy ®­îc m×nh nªn kinh doanh mÆt hµng nµo, mÆt hµng nµo ®ang kinh doanh trªn thÞ tr­êng mµ nhu cÇu kh«ng cã hoÆc rÊt Ýt, sè l­îng hµng ho¸ nªn kinh doanh lµ bao nhiªu, chÊt l­îng chñng lo¹i hµng ho¸ lµ nh­ thÕ nµo. + ViÖc nghiªn cøu nhu cÇu thÞ tr­êng nªn tËp trung sù ph©n bè cña mÆt hµng theo kÕt cÊu ®Þa lý, sù ph©n bè cña d©n c­ vµ nhu cÇu tiªu dïng cña ng­êi d©n. Víi vÞ trÝ ®Þa lý rÊt thuËn lîi n»m ngay trung t©m thñ ®« Hµ Néi nªn kh¸ch hµng cña c«ng ty chñ yÕu lµ tÇng líp trÝ thøc vµ nh÷ng ng­êi cã thu nhËp vµ nhu cÇu tiªu dïng cña ng­êi d©n. Víi vÞ trÝ ®Þa lý rÊt thuËn lîi n»m ngay trung t©m thñ ®« Hµ Néi ng­êi cña c«ng ty lµ tÇng líp trÝ thøc nh÷ng ng­êi cã thu nhËp æn ®Þnh vµ nhu cÇu tiªu dïng kh¸ cao. Cho nªn víi nh÷ng ®Æc ®iÓm cña kh¸ch hµng nµy th× yªu cÇu chÊt l­îng cña hä lµ kh¸ cao, hµng mua ph¶i ®¶m b¶o chÊt l­îng v× hµng mµ nÕu sai lÖch vÒ chÊt l­îng dï rÊt nhá xong còng rÊt dÔ lµm mÊt lßng kh¸ch vµ dÉn tíi t×nh tr¹ng mÊt kh¸ch ®©y lµ tËp kh¸ch hµng rÊt khã tÝnh. + Nghiªn cøu thÞ tr­êng ph¶i chØ ra ®­îc vµo nh÷ng thêi ®iÓm nµo trong n¨m th× ng­êi tiªu dïng cã nhu cÇu tiªu dïng lín ®èi víi mÆt hµng nµo ®Ó tõ ®ã gióp cho c«ng ty trong viÖc chuÈn bÞ hµng ho¸ phôc vô cho thÞ tr­êng mét c¸ch tèt nhÊt vµo c¸c dÞp träng ®iÓm trong n¨m kh¾c phôc t×nh tr¹ng thiÕu hôt hoÆc d­ thõa hµng ho¸ qu¸ lín lµm ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. VÝ dô ®èi víi ngµy tÕt th× nhu cÇu tiªu dïng vÒ b¸nh kÑo lµ rÊt lín, møc ®é tiªu thô mÆt hµng nµy trong kho¶ng thêi gian tÕt rÊt nhanh vµ cao. §©y lµ thêi ®iòm mµ c«ng ty nªn chuÈn bÞ ho¹t ®éng kinh doanh cña m×nh §èi víi b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé kinh doanh chñ yÕu mÆt hµng tiªu dïng nªn x¸c ®Þnh thêi ®iÓm quý I lµ lóc mµ nhu cÇu vÒ hµng ho¸ lµ ®Æc biÖt lµ l­¬ng thùc thùc phÈm lµ rÊt lín vµ tõ ®ã c«ng ty ph¶i cã chÝnh s¸ch mÆt hµng dù tr÷ hµng ho¸ hîp lý ®Ó ®¶m b¶o cã ®ñ hµng ®Ó b¸n. + Ngoµi ra c«ng ty còng cÇn nghiªn cøu nhu cÇu cña kh¸ch hµng th«ng qua viÖc nghiªn cøu t©m lý cña kh¸ch hµng ®Ó ph©n loai kh¸ch hµng theo c¸c chØ tiªu kinh tÕ vµ x· héi häc. Th«ng qua viÖc nghiªn cøu thÞ tr­êng vµ kh¸ch hµng c«ng ty thÊy ®­îc nh÷ng nguyªn nh©n kÕt qu¶ vµ chñ quan ¶nh h­ëng ®Õn sù t¨ng, gi¶m doanh thu cña doanh nghiÖp trong thêi gian qua cã ®­îc mét trong nh÷ng c¨n cø ®Ó tiÕn hµnh dù b¸o møc s¶n phÈm mua vµo vµ lËp kÕ ho¹ch mua cho thêi gian tíi. - X©y dùng ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh chÊt l­îng vµ chñng lo¹i: + ChÊt l­îng hµng ho¸ ®­îc x¸c ®Þnh qua møc ®é hµi lßng cïa ng­êi tiªu dïng vÒ mÆt hµng ®ã nªn c«ng ty tËp trung nghiªn cøu vÒ sù tho¶ m·n nhu cÇu cña ng­êi tiªu dïng ®Æc biÖt lµ ®èi víi mÆt hµng thêi trang. §©y lµ mÆt hµn mµ mÉu m· chÊt l­îng thay ®æi th­êng xuyªn vµ nhanh chãng. Tr­íc m¾t c«ng ty cÇn tËp trung nghiªn cøu nhu cÇu tiªu dïng ®èi víi ngµnh hµng quÇn ¸o. Ngµy nay do cuéc sèng ngµy cµng n©ng cao nhu cÇu lµm ®Ñp cña ng­êi d©n nhÊt lµ chÞ em phô n÷ lµ rÊt lín. MÆt hµng quÇn ¸o thêi trang lµ mÆt hµng thu hót sù quan t©m cña ph¸i n÷ nhiÒu nhÊt. Ng­êi tiªu dïng rÊt thÝch mua ë siªu thÞ kÓ c¶ quÇn ¸o thêi trang mÆc dï ë shop cã rÊt nhiÒu hµng ®Ñp. Nh­ng hä quan niÖm trong siªu thÞ hµng ho¸ ®Æc biÖt chÊt l­îng kh«ng cã hiÖn t­îng h¹ gi¸ nªn mÆc dï gi¸ cña siªu thÞ ®¾t h¬n lµ vµo shop nh­ng hä vÉn muèn vµo siªu thÞ mua. Tuy nhiªn mÆt hµng nµy ë siªu thÞ th­êng lµ mÆt hµng tån t¹i cña quý tr­íc thËm chÝ lµ n¨m tr­íc nªn hµng ®· bÞ lçi mèt, l¹c hËu. Do ®ã c«ng ty nªn tËp trung c¶i tiÕn l¹i c¸ch thøc kinh doanh cña m×nh ®Ó tËn dông ®­îc ­u thÕ ®ã. Gi¶i ph¸p 2:Cñng cè vµ hoµn thiÖn hÖ thèng c¸c nhµ cung cÊp - §èi víi c¸c nhµ cung cÊp truyÒn thèng cò : + NÕu nhµ cung cÊp vÉn tho· m·n nhu cÇu cña c«ng ty vÝ dô nh­ mÆt hµng ®å hép hay h¶i s¶n cña c«ng ty cæ phÇn ®å hép H¹ Long, mÆt hµng b¸nh kÑo cña c«ng ty b¸nh kÑo H¶i Ch©u, H÷u NghÞ, Kinh §« … §©y lµ nh÷ng mÆt hµng mµ c«ng ty cã mèi quan hÖ lµm ¨n tõ l©u, c¸c nhµ cung cÊp nµy trë thµnh nhµ cung cÊp truyÒn thèng cña c«ng ty, hä vÉn lµm hµi lßng c«ng ty th× c«ng ty nªn tËp trung mua hµng cña nh÷ng nhµ cung cÊp ®ã. Nh÷ng nhµ cung cÊp nµy sÏ ®¸p øng kÞp thêi cho c«ng ty kÞp thêi gian ®óng vÒ chÊt l­îng sè l­îng mµ c«ng ty yªu cÇu Tuy nhiªn ®èi víi hä c«ng ty lu«n cã sù kiÓm tra gi¸m s¸t chÆt chÏ xem liÖu sè l­îng hµng ho¸ gi¸ c¶ cña hä so víi c¸c nhµ cung cÊp kh¸c cã sù kh¸c biÖt nµo kh«ng. C«ng t¸c kiÓm tra, kiÓm so¸t ®­îc diÔn ra trong tÊt c¶ c¸c kh©u cña qu¸ tr×nh mua hµng. NÕu kh«ng cã sù x¸c nhËn cña phßng kiÓm tra chÊt l­îng th× hµng hãa sÏ kh«ng ®­îc nhËp vµo kho vµ phßng tµi vô sÏ kh«ng ®­îc phÐp thanh to¸n mÆt hµng ®ã. Nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm lu«n ®«n ®èc, theo dâi, kiÓm tra c«ng t¸c mua hµng. Hµng th¸ng, hµng qóy, hµng n¨m c«ng ty ®Òu cã c¸c cuéc häp ®Ó ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng. ViÖc ®¸nh gi¸ nµy dùa trªn nguyªn t¾c viÖc mua hµng cña c«ng ty cã ®¶m b¶o ®Çy ®ñ kÞp thêi víi chÊt l­îng cao vµ chi phÝ thÊp nhÊt kh«ng... Sau mçi lÇn mua hµng c«ng ty th­êng ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng. NÕu hµng mua vÒ ®¶m b¶o ®óng vÒ tÊt c¶ c¸c môc tiªu mµ c«ng ty ®· ®Ò ra nh­ vÒ sè l­îng, chÊt l­îng, mÉu m·, chñng lo¹i.. .. tøc lµ nhµ cung cÊp ®· ®¸p øng ®Çy ®ñ nhu cÇu vÒ môc tiªu mµ c«ng ty ®Ò ra th× c«ng ty vÉn tiÕp tôc ®Æt hµngcña nhµ cung cÊp ®ã. Cßn nÕu hµng hãa mua vÒ cã sai sãt nÕu nh­ lµ kh¸ch quan th× c«ng ty sÏ cïng víi nhµ cung cÊp t×m ra c¸c gi¶i ph¸p ®Ó kh¾c phôc, h¹n chÕ rñi ro vµ thiÖt h¹i ®Õn møc thÊp nhÊt, nh­ng nÕu nh­ ®ã lµ lçi cña nhµ cung cÊp th× c«ng ty sÏ t×m vµ lùa chän nhµ cung cÊp kh¸c. Trªn thùc tÕ c«ng t¸c mua hµng ®­îc thùc hiÖn ®Çy ®ñ, kÞp thêi theo yªu cÇu cña b¸n hµng, Ýt ®Ó g©y ra t×nh tr¹ng thiÕu hôt hµng hãa ®Ó b¸n. Chi phÝ mua hµng ®èi víi nh÷ng hµng hãa trong n­íc ®· phÇn lín ®¶m b¶o ë møc thÊp nhÊt nh­ng nh÷ng hµng hãa nhËp c«ng ty vÉn ph¶i mua víi gi¸ cao. Trong n¨m qua c«ng ty ®· thùc hiÖn mua hµng néi ®Þa nhiÒu. Hµng n¨m c«ng ty nªn tæ chøc b×nh chän nh÷ng nhµ cung cÊp kh¸c cã sù kh¸c biÖt nµo kh«ng. Hµng n¨m c«ng ty nªn tæ chøc b×nh chän nh÷ng nhµ cung cÊp cña minh xem liÖu cã cÇn thay c¸c nhµ cung cÊp kh¸c hay kh«ng hay vÉn tiÕp tôc mua cña c¸c nhµ cung cÊp cò víi nh÷ng nhµ cung cÊp míi c«ng ty nªn mua víi sè l­îng Ýt ®Ó phßng ngõa rñi ro + §èi víi nhµ cung cÊp ch­a thùc sù ®¸p øng nhu cÇu mua hµng cña c«ng ty : VÝ dô nh­ mÆt hµng tói s¸ch cña c«ng ty TNHH Ladoda trong n¨m võa qua mét kh¸ch hµng mua tói s¸ch cña c«ng ty víi gi¸ trÞ kh¸ lín nh­ng chØ ®­îc ba th¸ng trªn bÒ mÆt xuÊt hiÖn nh÷ng vÕt næ li ti hay nh­ c«ng ty b¸nh keä Trang An lµ c«ng ty mµ kh¶ n¨ng cung cÊp hµng ho¸ ®¶m b¶o ®óng thêi gian rÊt kÐm rÊt nhiÒu lÇn c«ng ty ph¶i thóc giôc nhµ cung cÊp mang hµng ®Õn. .. §èi víi nhµ cung cÊp nµy . NÕu c«ng ty vÉn tiÕp tôc mua hµng ng­êi cña hä th× mçi lÇn ®Æt hµng nªn tæ chøc th­¬ng l­îng l¹i. §­a ra nh÷ng yªu cÇu kh¾t khe h¬n vµ c¸c ®iÒu kho¶n xö lý nÕu vi ph¹m hîp ®ång chÆt chÏ h¬n. . Cßn nÕu kh«ng tiÕp tôc mua hµng n÷a c«ng ty cã thÓ bá ®i ®Ó thay thÕ nhµ cung cÊp kh¸c. ViÖc cung cÊp c¸c nhµ cung cÊp kh¸c hiÖn nay rÊt ®¬n gi¶n v× víi mçi mËt hµng bªn c¹nh nhµ cung cÊp ®· cã tõ tr­íc th× vÉn xuÊt hiÖn nhµ cung cÊp míi. - C¸c nhµ cung cÊp míi gåm cã: + MÆt hµng míi + MÆt hµng cò nh­ng nhµ cung cÊp m¬Ý th× c«ng ty tiÕn hµnh t×m th«ng qua b¸o chÝ, qua ban bÌ vµ c¸c ph­¬ng tiªn th«ng tin ®¹i chóng còng cã khi tù c¸c nhµ cung cÊp tù t×m ®Õn... Sau khi nghiªn cøu t×m ra c¸c nhµ cung cÊp míi b»ng c¸ch thøc trªn c«ng ty nªn ®­a ra c¸c tiªu thøc ®Ó lùa chän, x©y dùng hµng lo¹t c¸c tiªu chuÈn kh¸c ®Ó cã quyÕt ®Þnh lùa chän. C¸c tiªu chuÈn mµ c«ng ty cã thÓ ®­a ra lµ: . T×nh h×nh tµi chÝnh cña c¸c nhµ cung cÊp míi . Møc ®é tÝn nhiÖm cña nhµ cung cÊp míi, kÕt qu¶ giao hµng cña hä trong nh÷ng lÇn gÇn ®©y nhÊt lµ ®èi víi c«ng ty vµ ®èi víi c¸c b¹n hµng kh¸c . Gi¸ c¶ : phai hîp lý theo gi¸ thÞ tr­êng vµ ph¶i hai bªn cïng cã lîi . ChÊt l­îng hµng ho¸ mÉu m· vµ bao b× . VÞ trÝ ®Þa lý cña nhµ cung cÊp Ènh h­ëng ®Õn kh¶ n¨ng giao hµng . Sù thÝch øng cña nhµ cung cÊp v¬Ý sù biÕn ®éng cña thÞ tr­êng nãi chung vµ nh÷ng ®ßi hái cña c«ng ty . Nh÷ng ­u ®·i mµ nhµ cung cÊp d¸nh cho c«ng ty . C¸c dÞch vô ®i kÌm sau b¸n hµng. C«ng ty nªn t¨ng c­êng t¹o lËp mèi quan hÖ víi c¸c nhµ cung cÊp míi, tõ ®ã t×m ra c¸c nhµ cung cÊp tèi ­u cã thÓ cung cÊp hµng hãa cho c«ng ty víi chÊt l­îng cao gi¸ c¶ hîp lý, hîp thêi vÒ mÆt thêi gian. Víi sù ph¸t triÓn cña khoa häc vµ c«ng nghÖ th× ngµy nay rÊt nhiÒu lo¹i hµng ho¸ ra ®êi, cã thÓ thay thÕ hµng ho¸ cò mµ gi¸ c¶ mÉu m· chÊt l­îng l¹i tèt h¬n, ®Ñp h¬n. C«ng ty nªn cè g¾ng t×m nh÷ng s¶n phÈm míi cã kh¶ n¨ng thay thÕ cã thay thÕ ®Ó cã lîi nhÊt cho c«ng ty vµ ng­êi tiªu dïng. §Ó lµm ®­îc ®iÒu ®ã th× ngoµi viÖc nghiªn cøu nhu cÇu cña con ng­êi c«ng ty nªn cã mèi quan hÖ tèt víi nhµ cung cÊp bëi kh«ng chØ c«ng ty míi quan t©m tíi nhµ tiªu dïng mµ ngay b¶n th©n cña c¸c nhµ cung cÊp còng rÊt quan t©m ®Õ n vÊn ®Ò nµy hä rÊt nhËy c¶m víi nhu cÇu míi xuÊt hiÖn dÆc biÖt lµ c¸c nhµ cung cÊp tiÒm n¨ng, mçi mÆt hµng míi xuÊt hiÖn bªn c¹nh nh÷ng nhµ cung cÊp míi th× xuÊt hiÖn nh÷ng nhµ cung cÊp míi. Hä th­êng ®Õn c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i ®Ó chµo hµng. Nªn nÕu quan t©m c«ng ty th­êng n¾m b¾t ®­îc nhu cÇu thÞ tr­êng vµ ®­îc c¸c nhµ cung cÊp ­u ¸i h¬n trong mua hµng. - Duy tr× vµ ph¸t triÓn mèi quan hÖ víi c¸c nhµ cung cÊp. §Ó lµm ®iÒu ®ã th× tr­íc hÕt c«ng ty ph¶i thanh to¸n ®óng hÑn, cã ph­¬ng thøc thanh to¸n hîp lÝ, thuËn tiÖn cho bªn b¸n ®¶m b¶o gi÷ uy tÝn víi bªn b¸n. + Vµo c¸c dÞp lÔ TÕt c«ng ty nªn cã quµ tÆng c¸c nhµ cung cÊp ®Æc biÖt lµ c¸c nhµ cung cÊp cã uy tÝn vµ cã mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµi víi c«ng ty.. .. .. Gi¶i ph¸p 3: N©ng cao chÊt l­îng va hiÖu qu¶ c«ng t¸c th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng. - N©ng cao tÝnh chñ ®éng trong c«ng t¸c th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng b»ng c¸ch: + Tr­íc khi ®Æt hµng c«ng ty nªn tiÕn hµnh th­¬ng l­îng. Víi mçi mÆt hµng khi cÇn mua nh©n viªn mua hµng nªn t×m ®Õn nhµ cung cÊp ®Ó th­¬ng l­îng c¸c ®iÒu kho¶n liªn quan ®Õn mua hµng. V× thÞ tr­êng lµ lu«n lu«n biÕn ®éng, gi¸ c¶, mÉu m·, chÊt l­îng, nhu cÇu còng biÕn ®æi tõng ngµy. Ngµy nay khoa häc kÜ thuËt ph¸t triÓn con ng­êi lu«n t×m c¸ch ®Ó c¶i tݪn, n©ng cao mÉu m· chÊt l­îng hµng ho¸, cïng mét s¶n phÈm ngµy mai sÏ kh¸c ngµy h«m qua cho nªn mçi nh©n viªn mua hµng tr­íc khi ®Æt hµng t×m ®Õn nhµ cung cÊp ®Ó xem xÐt hµng ho¸ vµ th­¬ng l­îng sÏ cã thÓ thu ®­îc lîi Ých tõ c«ng t¸c nµy. NÕu nh©n viªn mua hµng kh«ng th­¬ng l­îng tr­íc khi ®Æt hµng mµ chØ ®Æt hµng qua ®iön tho¹i hoÆc ®¬n ®Æt hµng ®èi víi mÆt hµng m×nh ®ang kinh doanh mµ hÕt th× c«ng ty cã thÓ nhËn ph¶i hµng kÐm phÈm chÊt, mÉu m· l¹c hËu hay thêi gian sö dông s¾p hÕt h¹n. ... VÝ dô nh­ mÆt hµng s÷a t­iI c« gaÝ Hµ Lan míi nhËp vÒ th¸ng 5 n¨m 2003 th× ®Õn gi÷a th¸ng 6 n¨m 2003 ®· hÕt h¹n sö dông. §iÒu ®ã lµm cho nÕu mÆt hµng ®ã c«ng ty kinh doanh chËm mµ ®Ó qu¸ h¹n sö dông th× c«ng ty sÏ ph¶i bá ®i, ®iÒu ®ã lµm ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. + Tr­íc khi th­¬ng l­îng c«ng ty cÇn ph¶i t×m hiÓu nhµ cung cÊp vÒ c¸c mÆt liªn quan ®Õn mÆt hµng mµ m×nh ®Þnh mua nh­ gi¸ c¶, ®iÒu kiÖn thanh to¸n, thêi gian, ®Þa ®ióm giao nhËn hµng.. .. Ngoµi ra c«ng ty cÇn chñ ®éng chuÈn bÞ c¸c yªu cÇu vµ ®iÒu kiÖn ®Æt ra ®èi víi mua hµng vÝ dô nh­ ®iÒu kiÖn vÒ thêi gian s¶n xuÊt, ®iÒu kiÖn vÒ mÉu m·, bao b×, chñng lo¹i... v× nhiÒu mÆt hµng cïng lµ mét chñng lo¹i nh­ng cã rÊt nhiÒu mÉu m· kh¸c nhau. - N©ng cao nhËn thøc, tr×nh ®é cña nhµ qu¶n trÞ vµ nh©n viªn mua hµng. + Thay ®æi nhËn thøc cña b¶n th©n nhµ qu¶n trÞ mua hµng vµ nh©n viªn mua hµng. Nh©n viªn phô tr¸ch kh©u mua hµng chØ quan t©m ®Õn vÊn ®Ò cã ®ñ hµng ®Ó b¸n, cø hÕt hµng lµ hä l¹i gäi ®iÖn ®Õn nhµ cung cÊp ®Ó ®Æt hµng. Hä ®Æt niÒm tin vµo c¸c nhµ cung cÊp cho nªn víi mÆt hµng ®ang kinh doanh hä kh«ng nghÜ ®Õn chuyÖn th­¬ng l­îng. Hä nghÜ ®¬n gi¶n lµ víi mèi quan hÖ lµm ¨n s½n cã nÕu hµng ho¸ cã thay ®æi vÒ gi¸ c¶, chÊt l­îng th× c¸c nhµ cung cÊp sÏ tù ®éng th«ng b¸o ®Õn cho c«ng ty. Do ®ã c«ng t¸c th­¬ng l­îng nhµ qu¶n trÞ mua hµng còng kh«ng nhËn thøc râ vai trß cña c«ng t¸c nµy nªn hä ®· kh«ng tËn dông ®­îc ­u thÕ cña m×nh trong vai trß lµ kh¸ch hµng. C«ng ty nªn thay ®æi nhËn thøc tr­íc tiªn lµ cña nhµ qu¶n trÞ mua hµng råi ®Õn c¸c nh©n viªn phô tr¸ch mua hµng. + N©ng cao tr×nh ®é cña nh©n viªn mua hµng: nhiÒu nh©n viªn mua hµng cña c«ng ty chØ míi tèt nghiÖp phæ th«ng, c«ng ty nªn tæ chøc ®µo t¹o vµ ®µo t¹o l¹i vÒ kiÕn thøc, kinh nghiªm ®Ó d¶m b¶o chÊt l­îng ®éi ngò nh©n viªn mua hµng b»ng c¸ch cö nh©n viªn ®i häc líp båi d­ìng ng¾n h¹n, ®µo t¹o huÊn luyÖn néi bé ngay t¹i chç, sö dông c«ng nghÖ míi... . + RÌn luyÖn vÒ kü n¨ng mua hµng: qu¸ tr×nh mua hµng rÊt cÇn kü n¨ng nãi, thuyÕt phôc... Trong qu¸ tr×nh ®µm ph¸n vµ th­¬ng l­îng gi÷a nh©n viªn mua hµng vµ nhµ cung cÊp nÕu nh©n viªn mua hµng mµ cã kh¶ n¨ng thuyÕt phôc th× sÏ nhanh chãng ®¹t ®­îc môc ®Ých mua hµng víi yªu cÇu mµ m×nh ®Æt ra. NhiÒu khi nhê kü n¨ng nµy mµ c«ng ty sÏ nhËn ®­îc nh÷ng ®iÒu kho¶n ­u ®·i cña nhµ cung cÊp. RÌn luyÖn kü n¨ng mua hµng b»ng c¸ch hµng quý, hay cuèi n¨m c«ng ty nªn tæ chøc häp gi÷a c¸c nh©n viªn mua hµng, lùa chän nh©n viªn mua hµng nµo tèt nhÊt truyÒn ®¹t kinh nghiÖm cho c¸c nh©n viªn cïng c«ng ty. - Sö dông c¸c h×nh thøc ®Æt hµng phï hîp: c«ng ty nªn lùa chän c¸c h×nh thøc ®Æt hµng sao cho phï hîp víi tõng mÆt hµng. V× c¸c mÆt hµng rÊt ®a d¹ng vµ phong phó vÒ chÊt l­îng, chñng lo¹i, gi¸ trÞ. + §èi víi h×nh thøc ký kÕt hîp ®ång mua b¸n: C«ng ty nªn sö dông h×nh thøc nµy víi mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín nh­ ti vi, qu¹t, ®å gia dông b»ng inox… hay nh÷ng mÆt hµng cã sè l­îng lín phôc vô cho c¸c ngµy quan träng nh­ l­¬ng thùc, b¸nh kÑo phôc vô trong ngµy TÕt. V× nh÷ng mÆt hµng nµy cã gi¸ trÞ lín hay rÊt quan träng ®èi víi ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty nªn nÕu hîp ®ång kh«ng chÆt chÏ, bªn cung cÊp ®¬n ph­¬ng huû bá hîp ®ång th× c«ng ty sÏ tæn thÊt rÊt lín mµ kh«ng ®ßi ®­îc båi th­êng vËt chÊt hay ®ßi ®­îc rÊt Ýt. Hîp ®ång mua b¸n mang tÝnh ph¸p lÝ rÊt cao nªn nÕu c«ng ty sö dông h×nh thøc ®Æt hµng b»ng hîp ®ång mua hµng th× v× lÝ do nµo ®ã mµ lçi do kh«ng ®óng hîp ®ång lµm c«ng ty kh«ng cã hµng ®Ó b¸n th× sÏ nhËn ®­îc båi th­êng thiÖt h¹i tõ phÝa nhµ cung cÊp nÕu lçi lµ do nhµ cung cÊp, hay ®èi víi mÆt hµng víi sè l­îng lín phôc vô cho ngµy quan träng nÕu s¸t ngµy ®ã nhµ cung cÊp kh«ng kÞp giao hµng lóc ®ã c«ng ty kh«ng cã kh¶ n¨ng t×m nhµ cung cÊp kh¸c ®Ó thay thÕ th× nhµ cung cÊp sÏ ph¶i båi th­êng thiÖt h¹i theo ®óng ®iÒu kho¶n cña hîp ®ång. + §èi víi ®¬n ®Æt hµng b»ng v¨n b¶n hay b»ng ®iÖn tho¹i : víi h×nh thøc nµy c«ng ty nªn ¸p dông víi mÆt hµng cã gi¸ trÞ võa ph¶i nh­ng víi c¸c nhµ cung cÊp cã mèi quan hÖ lµm ¨n l©u dµi víi c«ng ty, cã uy tÝn trong viÖc giao hµng tõ tr­íc ®Õn nay víi b¶n th©n c«ng ty vµ c¸c nhµ doanh nghiÖp kh¸c. + §èi víi ho¸ ®¬n b¸n hµng: ®©y lµ ®¬n hµng mµ tÝnh ph¸p lÝ lµ thÊp nhÊt nªn c«ng ty cÇn lùa chän mÆt hµng mua cÈn thËn ®Ó khi cã s¬ suÊt x¶y ra th× thiÖt h¹i lµ nhá nhÊt. Gi¶i ph¸p 4: T¨ng c­êng c«ng t¸c kiÓm tra vµ theo dâi giao nhËn hµng ho¸. - §èi víi viÖc giao nhËn hµng ho¸: + Ph©n c«ng c¸n bé cã tr×nh ®é, kinh nghiÖm vÒ mÆt hµng cÇn nhËp ®Ó gi¸m s¸t qu¸ tr×nh nhËp hµng. Kh«ng ph¶i bÊt kú mét nh©n viªn mua hµng nµo còng cã kiÕn thøc vÒ tÊt c¶ c¸c lo¹i hµng ho¸ mµ m×nh ®¶m nhiÖm. C¸c s¶n phÈm hµng ho¸ lµ rÊt ®a d¹ng vµ phong phó, chÊt l­îng th× khã mµ x¸c ®Þnh ®­îc nÕu kh«ng cã sù hiÓu biÕt vÒ mÆt hµng ®ã. Mét nh©n viªn kiÓm tra cã tr×nh ®é cã sù hiÓu biÕt vÒ mÆt hµng mµ m×nh cã tr¸ch nhiÖm kiÓm tra th× viÖc giao nhËn hµng ho¸ sÏ nhanh h¬n, gi¶m bít ®­îc thêi gian kh«ng cÇn thiÕt hay tr¸nh ®­îc nh÷ng sai lÇm trong kh©u nhËp hµng. + X©y dùng c¸c tiªu chuÈn mÉu vÒ c¸c s¶n phÈm hµng ho¸. ViÖc x©y dùng c¸c tiªu chuÈn nµy phô thuéc vµo rÊt nhiÒu yÕu tè nh­ sù ph¸t triÓn cña khoa häc kü thuËt, nhu cÇu tiªu dïng, thêi gian sö dông... ViÖc x©y dùng tiªu chuÈn gióp cho viÖc giao nhËn hµng ho¸ nhanh h¬n, chÝnh x¸c h¬n. V× nÕu cã c¸c tiªu chuÈn nh©n viªn phô tr¸ch nhËp hµng chØ viÖc dùa vµo c¸c tiªu chuÈn ®ã ®Ó x¸c ®Þnh xem hµng ho¸ cã ®¶m b¶o hay kh«ng, tõ ®ã x¸c nhËn hµng ho¸ cã ®ñ tiªu chuÈn ®Ó nhËp hay kh«ng. + X¸c ®Þnh h×nh thøc, c¸c ph­¬ng ph¸p kiÓm tra chÊt l­îng, sè l­îng hµng ho¸ : Víi mçi mÆt hµng cã c¸c ph­¬ng ph¸p ®Ó kiÓm tra sè l­îng kh¸c nhau nh­ ®èi víi mÆt hµng g¹o th× ®¬n vÞ tÝnh dïng kg, ®èi víi mÆt hµng b¸nh kÑo th× ®¬n vÞ tÝnh lµ hép, gãi... ®Ó kiÓm tra sè l­îng th× nh©n viªn cã thÓ dïng ph­¬ng ph¸p c©n, ®o, ®ong, ®Õm cho tõng mÆt hµng cô thÓ. §Ó kiÓm tra chÊt l­îng hµng ho¸ cã thÓ b»ng c¶m tÝnh, b»ng sù c¶m nhËn cña tr×nh ®é nh©n viªn mua hµng nh­ sê, ngöi nh­ mÆt hµng n­íc hoa... hay nhiÒu mÆt hµng ph¶i dïng ®Õn ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch ®Ó ®¸nh gi¸ chÊt l­îng hµng ho¸ nhËp vµo. VÝ dô nh­ lo¹i s÷a bét nhËp ngo¹i cña Uc nh©n viªn mua hµng ph¶i mang lªn phßng kiÓm tra chÊt l­îng ®Ó dïng m¸y ph©n tÝch c¸c thµnh phÇn cã trong s÷a xem cã ®óng víi chØ tiªu ghi trªn bao b× hay kh«ng. - Gi¸m s¸t vµ kiÓm tra ho¹t ®éng cña nh©n viªn mua hµng. ViÖc kiÓm tra ho¹t ®éng cña nh©n viªn mua hµng cã thÓ kiÓm tra b»ng x¸c xuÊt, vÝ dô thØnh tho¶ng xuèng kiÓm tra ®ét xuÊt, nhÊt lµ ®èi víi nh÷ng mÆt hµng chÊt l­îng cao. ViÖc kiÓm tra nµy ®Ó tr¸nh hiÖn t­îng tiªu cùc trong mua hµng nh­ mua ph¶i hµng kÐm chÊt l­îng, sè l­îng hao hôt nh­ gãi kÑo mét c©n chØ cßn 9, 5 l¹ng. Ngoµi ra viÖc kiÓm tra nµy cßn tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng gian lËn, mãc ngoÆc cña nh©n viªn kiÓm tra víi nh©n viªn cña nhµ cung cÊp ®Ó ®¸nh tr¸o hµng gi¶, hµng chÊt l­îng kÐm.. .. - Theo dâi c¸c nhµ cung cÊp vÒ t×nh h×nh s¶n xuÊt, kinh doanh, kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña nhµ cung cÊp ®Ó xem nhµ cung cÊp ®ã cã ®¶m b¶o ®­îc kh¶ n¨ng giao hµng theo ®óng hîp ®ång cho m×nh kh«ng. Bëi bÊt kú mét sù rñi ro nµo tõ phÝa nhµ cung cÊp còng ®Òu ¶nh h­ëng ®Õn viÖc giao hµng vµ ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty. ViÖc kiÓm tra c¸c nhµ cung cÊp cã thÓ trªn c¸c ph­¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng, qua b¹n bÌ. .. + Nh©n viªn mua hµng ph¶i th­êng xuyªn n¾m b¾t th«ng tin vÒ phÝa ®èi t¸c lµm ¨n víi m×nh. NÕu kh«ng n¾m b¾t ®­îc th«ng tin kÞp thêi, c«ng ty sÏ kh«ng biÕt ®­îc t×nh h×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña hä, còng kh«ng thÓ l­êng tr­íc ®­îc hËu qu¶ do kh«ng chuÈn bÞ kÞp hµng khi nhµ cung cÊp kh«ng cã kh¶ n¨ng cung cÊp hµng cho c«ng ty. MÆt kh¸c nh©n viªn mua hµng nªn theo dâi biÕn ®éng gi¸ hµng ho¸ trªn thÞ tr­êng ®Ó biÕt bªn cung øng cã Ðp gi¸ m×nh hay kh«ng. + C«ng ty nªn yªu cÇu nhµ cung cÊp khi mang hµng ®Õn ®Ó giao hµng bªn b¸n vµ bªn mua ®Òu ph¶i cã nh©n viªn gi¸m s¸t viÖc giao nhËn hµng ho¸ cã diÔn ra theo ®óng tho¶ thuËn trong hîp ®ång hay kh«ng. HiÖn nay ë c«ng ty khi mang hµng ®Õn c«ng ty nhiÒu khi bªn cung øng kh«ng cã nh©n viªn ®i theo gi¸m s¸t mµ chØ cã ng­êi vËn chuyÓn do vËy nhiÒu khi ph¸t hiÖn hµng kÐm phÈm chÊt c«ng ty ph¶i gäi ®iÖn ®Õn nhµ cung cÊp th× nh©n viªn cña hä míi ®Õn c«ng ty ®Ó gi¶i quyÕt sai sãt trªn. §iÒu ®ã g©y ¶nh h­ëng ®Õn qu¸ tr×nh nhËp hµng, lµm ¶nh h­ëng ®Õn tiÕn ®é cña c«ng t¸c nµy. Gi¶i ph¸p5: c¶i tiÕn c«ng t¸c ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng. - Tæ chøc viÖc ®¸nh gi¸ th­êng xuyªn vµ ®Þnh k×. + §¸nh gi¸ th­êng xuyªn ®èi víi nh÷ng l« hµng cã gi¸ trÞ lín, nh÷ng l« hµng cã khèi l­îng lín, viÖc ®¸nh gi¸ th­êng xuyªn mÆt hµng nµy ®¶m b¶o h¹n chÕ ®Õn møc thÊp nhÊt tæn thÊt vÒ mua hµng nÕu cã rñi ro x¶y ra. Bëi nh÷ng mÆt hµng cã gi¸ trÞ vµ khèi l­îng lín nh­ vËy nÕu lçi x¶y ra tõ phÝa c«ng ty hay nhµ cung cÊp th× thiÖt h¹i còng rÊt lín. ViÖc kiÓm tra th­êng xuyªn sÏ gióp c«ng ty nh×n ra nh÷ng sai lÇm x¶y ra do ®©u ( nÕu cã) vµ dù ®o¸n ®­îc nh÷ng sai lÇm x¶y ra trong mua hµng ®Ó tõ ®ã kÞp thêi cã nh÷ng biÖn ph¸p nh»m tr¸nh nh÷ng sai lÇm cã thÓ x¶y ra. + KiÓm tra ®Þnh kú víi nh÷ng mÆt hµng mµ mÉu m· Ýt cã sù thay ®æi vÝ dô nh­ mÆt hµng s¸ch vë. .. nh÷ng mÆt hµng nµy cho dï chÊt l­îng cã c¶I tiÕn nh­ng mÉu m· Ýt cã sù thay ®æi. ViÖc kiÓm tra ®Þnh kú gióp c«ng ty ®¸nh gi¸ ®­îc kÕt qu¶ tiªu thô trong tõng thêi ®iÓm, tõng thêi kú. ViÖc ®¸nh gi¸ th­êng xuyªn hay ®Þnh kú gióp cho c«ng ty nhËn râ nh÷ng thµnh c«ng còng nh­ nh÷ng mÆt h¹n chÕ cña c«ng t¸c mua hµng. §o l­êng ®­îc sù ®ãng gãp cña c¸c thµnh viªn, tõng bé phËn cã liªn quan. §ång thêi cßn lµm râ tr¸ch nhiÖm cña mçi c¸ nh©n, mçi bé phËn trong qu¸ tr×nh sai sãt. §¸nh gi¸ kÕt qu¶ mua hµng: Sau khi hµng ho¸ mua vÒ ®­îc nhËp kho c«ng ty tiÕn hµnh ®¸nh gi¸ kiÓm tra hµng ho¸ ®­îc mua. B»ng c¸ch so s¸nh víi môc tiªu mua hµng, kÕ ho¹ch mua hµng vµ kÕt qu¶n tiªu thô. KÕt qu¶ cña viÖc ®¸nh gi¸ ®ã cã thÓ tho¶ m·n hoÆc kh«ng tho¶ m·n. + NÕu viÖc mua hµng kh«ng tho¶ m·n so víi môc tiªu ®Ò ra c«ng ty ®i x¸c ®Þnh nguyªn nh©n cña viÖc kh«ng tho¶ m·n . nÕu nh­ tõ phÝa nhµ cung cÊp mµ c«ng ty vÉn muèn duy tr× mçi quan hÖ víi nhµ cung cÊp ®ã th× c«ng ty sÏ cïng nhµ cung cÊp t×m ra nguyªn nh©n vµ cïng nhau kh¾c phôc. Cßn nÕu c«ng ty kh«ng muèn cã quan hÖ víi nhµ cung cÊp ®ã n÷a th× bá ®i t×m nhµ cung cÊp míi. . NÕu nh­ nguyªn nh©n ®ã tõ phÝa c«ng ty th× c«ng ty sÏ t×m c¸ch kh¾c phôc. ViÖc kh¾c phôc sai lÇm trªn nhiÒu khi khã qu¸ c«ng ty cã thÓ yªu cÇu nhµ cung cÊp gióp ®ì. + NÕu viÖc mua hµng tho¶ m·n nhu cÇu cña c«ng ty th× c«ng ty vÉn tiÕn hµng mua hµng cña nhµ cung cÊp ®ã. 3.2.2. C¸c gi¶i ph¸p vÒ tæ chøc vµ nh©n sù. 3.2.2.1 Gi¶i ph¸p ®èi víi c«ng t¸c tæ chøc ho¹t ®éng mua hµng: - Chuyªn m«n ho¸ c«ng viÖc mua hµng: giao cô thÓ tõng c«ng viÖc cho nh©n viªn cña tõng bé phËn ®¶m nhiÖn tuú vµo tr×nh ®é, kh¶ n¨ng cña nh©n viªn. Mçi nh©n viªn ®¶m nhËn tõng c«ng viÖc cô thÓ. Nh©n viªn mua hµng chØ ®¶m nhiÖm c«ng t¸c mua hµng, khk«ng nªn giao cho c¸c bé phËn kh¸c. VÝ dô ®èi víi c¸c mÆt hµng cã gi¸ trÞ nhá nh­ s¸ch, vë, bót… viÖc ®Æt hµng th­êng do nh©n viªn b¸n hµng ®¶m nhiÖn. C¸c nh©n viªn b¸n hµng th× cã kinh nghiÖm trong b¸n hµng cßn c¸c kiÕn thøc, kÜ n¨ng b¸n hµng hä kh«ng cã. Hay nhiÒu khi nh©n viªn qu¶n lÝ kho nÕu hÕt hµng trong kho gäi ®iÖn cho nhµ cung cÊp ®Ó ®Æt hµng, mµ nhan viªn kho lµm sao biÕt ®­îc nhu cÇu ng­êi tiªu dïnh nh­ thÕ nµo hay nhu cÇu vÒ mÆt hµng ®ã t¹i thêi c¸c thêi ®iÓm kh¸c nhau nh­ thÕ nµo… C«ng ty nªn giao tõng nhiÖm vô vµ tr¸ch nhiÖm cho tõng nh©n viªn ®Ó hä ®¶m nhiÖm tèt h¬n c«ng viÖc cña m×nh. Nh©n viªn b¸n hµng th× lµm c¸c c«ng viÖc b¸n hµng, nh©n viªn kho chØ lµm c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn kho hµng vµ nh©n viªn mua hµng th× lµm tèt c¸c c«ng viÖc liªn quan ®Õn mua hµng nh­ x¸c ®Þnh ®óng nhu cÇu mua hµng, t×m vµ lùa chän c¸c nhµ cung cÊp tèt nhÊt, lµm tèt c«ng t¸c th­¬ng l­îng vµ ®Æt hµng, tæ chøc tèt c«ng t¸c kiÓm tra, giao nhËn vµ ®¸nh gi¸ ®­îc kÕt qu¶ mua hµng. - T¨ng c­êng sù phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn cã liªn quan: C¸c bé phËn cã liªn quan ®Õn ho¹t ®éng mua hµng nh­ bé phËn b¸n hµng, kho vËn, kÕ to¸n. CÇn phèi hîp chÆt chÏ c¸c bé phËn cã liªn quan ®Ó n©ng cao kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. Gi÷a c¸c bé phËn lu«n cã mèi quan hÖ víi nhau. + §èi víi bé phËn b¸n hµng khi hµng s¾p hÕt th× b¸o cho nh©n viªn kho ®Ó nh©n viªn kho mang hµng lªn. Khi nhu cÇu tiªu dïng vÒ mÆt hµng ®ã cã sù thay ®æi t¨ng hay gi¶m th× b¸o cho nh©n viªn mua hµng ®Ó hä ®Æt mua sao cho phï hîp víi thêi ®iÓm tíi. + §èi víi nh©n viªn kho: Khi nh©n viªn b¸n hµng th«ng b¸o hµng trªn quÇy s¾p hÕt th× ph¶i lµm thñ tôc nhanh chãng ®Ó mang hµng lªn ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng c«ng t¸c b¸n hµng bÞ gi¸n ®o¹n. Hay nÕu hµng trong kho s¾p hÕt th× b¸o ngay cho nh©n viªn mua hµng ®Ó nh©n viªn mua hµng ®Æt mua hµng. Khi nhËp kho hay xuÊt hµng ph¶i lµm thñ tôc, giÊy tê, ®¬n xuÊt nhËp cô thÓ, râ rµng. + §èi víi nh©n viªn kÕ to¸n: Khi cã lÖnh cña cÊp trªn th× nhanh chãng lµm thñ tôc xuÊt tiÒn ®¶m b¶o kÞp thêi cho nh©n viªn mua hµng cã tiÒn ®Ó chi tr¶ hay ®Æt hµng. C¸c bé phËn ®¶m b¶o hoµn thµnh tèt c«ng viÖc thuéc tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n cña m×nh. 3.2.2.2.Gi¶i ph¸p vÒ nh©n sù: - §èi víi viÖc ®µo t¹o nh©n sù. + Tæ chøc ®µo t¹o vµ ®¹o t¹o l¹i nh©n viªn mua hµng. + Cö nh©n viªn mua hµng ®i häc líp båi d­ìng ng¾n h¹n. - ®èi víi viÖc tuyÓn dông nh©n sù. + Bªn c¹nh viÖc ®µo t¹o, huÊn luyÖn l¹i lao ®éng viÖc tuyÓn dông nh©n viªn míi còng lµ viÖc lµm cÇn thiÕt cho sù ph¸t triÓn l©u dµi. ViÖc tuyÓn nh©n sù theo ®óng tiÕn tr×nh cã sù gi¸m s¸t chÆt chÏ cña ban gi¸m ®èc c«ng ty sÏ gióp cho c«ng ty cã thªm nh÷ng lao ®éng míi cã ®Çy ®ñ n¨ng lùc, phÈm chÊt, ®¹o ®øc còng nh­ søc khoÎ ®Ó ®¶m nhËn c«ng viÖc mét c¸ch tèt nhÊt, t¹o luång sinh khÝ míi trong ho¹t ®éng cña c«ng ty. + Ngoµi biÖn ph¸p ®µo t¹o vµ tuyÓn dông nh©n sù, c«ng ty ph¶i chó ý tíi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông lao ®éng. Lµm thÕ nµo ®Ó ph¸t huy hÕt kh¶ n¨ng tiÒm tµng cña mçi nh©n viªn, lµm cho nh©n viªn nhiÖt t×nh vµ h¨ng h¸i lao ®éng t¹o nªn søc m¹nh tæng hîp cho c«ng ty. Lµm thÕ nµo dÓ c¸c nh©n viªn trung thµnh víi c«ng ty, lµm viÖc tËn t©m vµ lu«n cè g¾ng phÊn ®Êu ®Ó ®¹t ®­îc møc n¨ng suÊt, chÊt l­îng vµ hiÖu qu¶ cao. §Ó lµm ®­îc ®iÒu ®ã ®ßi hái c«ng ty ph¶i cã mét chÕ ®é ®·i ngé nh©n hîp lÝ vµ ph¶i cã mét phong trµo thi ®ua trong toµn c«ng ty. - VÒ ®·i ngé nh©n sù th«ng qua h×nh thøc ®·i ngé vËt chÊt vµ phi vËt chÊt nh­: + TiÒn l­¬ng: ®©y lµ nguån thu nhËp chÝnh vµ c¬ b¶n nhÊt cña ng­êi lao ®éng, c«ng ty nªn t×m mäi c¸ch ®Ó t¨ng møc l­¬ng cho ng­êi lao ®éng sao cho Ýt ra hä còng ®ñ trang tr¶i cho cuéc sèng cña gia ®×nh hä th«ng qua h×nh thøc thi n©ng bËc tay nghÒ, ¸p dông c¸c h×nh thøc tr¶ l­¬ng nh­ kho¸n doanh thu ®èi víi nh©n viªn mua hµng… + TiÒn th­ëng: ngoµi ý nghÜa kinh tÕ cßn cã t¸c dông kÝch thÝch, ®éng viªn nh÷ng ng­êi lao ®éng cã thµnh tÝch ®ãng gãp trªn møc trung b×nh, v­ît qu¸ chØ tiªu ®Ò ra. C«ng ty nªn ¸p dông tr¶ l­¬ng mét c¸ch linh ho¹t nh­: Th­ëng chung cho ng­êi lao ®éng nh©n c¸c dÞp lÔ TÕt ®Æc biÖt. Th­ëng cho nh÷ng ng­êi cã ®ãng gãp lín cho c«ng ty, nh÷ng ng­¬× trung thµnh, tËn tuþ víi c«ng ty. B¸n s¶n phÈm h¹ gi¸ cho c¸n bé, c«ng nh©n viªn trong c«ng ty. TiÒn th­ëng hoa hång cho c¸c nh©n viªn mua hµng ®¶m b¶o chÊt l­îng, gi¸ c¶ hîp lÝ, hoµn thµnh ®óng thêi h¹n, hay mua ®­îc hµng víi gi¸ rÎ 3.2.3.C¸c gi¶i ph¸p kh¸c. Gi¶i ph¸p vÒ vèn: ViÖc t¹o lËp vèn cña c«ng ty ®­îc thùc hiÖn th«ng qua c¸c gi¶i ph¸p: + Nguån tõ ho¹t ®éng tµi trî kinh doanh. + Nguån huy ®éng tõ c¸n bé, c«ng nh©n viªn. + Tranh thñ tËn dông c¸c kho¶n tÝn dông tõ c¸c ®iÒu kiÖn thanh to¸n – tÝn dông cña c¸c nhµ cung cÊp vµ kh¸ch hµng, c¸c kho¶n ph¶i tr¶, ph¶i nép kh¸c. + Vay vèn tõ ng©n hµng vµ c¸c ®¬n vÞ kinh tÕ kh¸c. + §Èy m¹nh thu hót vèn ®Çu t­, liªn doanh, liªn kÕt víi c¸c ®èi t¸c nÕu cã ®iÒu kiÖn phï hîp víi ho¹t ®éng cña c«ng ty. + MÆt kh¸c n­íc ta ®ang tiÕn hµnh cæ phÇn ho¸ c¸c doanh nghiÖp nhµ n­íc, c«ng ty nªn cæ phÇn ho¸ ®Ó thu hót vèn nhµn rçi ngay trong nh÷ng nh©n viªn lµm viÖc cho c«ng ty. Tr­íc m¾t nÕu ch­a cæ phÇn ho¸ ®­îc th× vµo nh÷ng thêi ®iÓm cÇn vèn l­u ®éng c«ng ty cã thÓ huy ®éng b»ng c¸ch ph¸t hµnh tr¸i phiÕu ng¾n h¹n. Ngoµi ra c«ng ty cÇn sö dông vèn mét c¸ch hîp lÝ nh»m b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn nh­: + X¸c ®Þnh nhu cÇu vèn l­u ®éng cÇn thiÕt cho tõng thêi k× nh»m huy ®éng hîp lÝ c¸c nguån bæ sung. NÕu nh­ kh«ng x¸c ®Þnh ®óng nhu cÇu vèn l­u ®éng cÇn thiÕt c«ng ty sÏ gÆp khã kh¨n trong mua hµng hoÆc sö dông vèn l·ng phÝ lµm chËm tèc ®é chu chuyÓn cña vèn chËm. + Giao vèn kinh doanh, ph©n cÊp tù chñ vèn kinh doanh, h¹ch to¸n cho tõng bé phËn thu mua hµng. + TiÕt kiÖm chi phÝ trong mua hµng. + Mua hµng ®óng víi sè l­îng b»ng c¸ch x¸c ®Þnh chÝnh x¸c møc tiªu thô hµng ho¸, møc dù tr÷ hîp lÝ ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng hµng ho¸ tån kho. VÒ c¬ së vËt chÊt, kÜ thuËt: C«ng ty cã mét lîi thÕ lµ ®­îc thõa h­ëng mét hÖ thèng rÊt lín cã gi¸ trÞ tõ thêi k× tr­íc ®Ó l¹i. Tuy nhiªn nh÷ng trang thiÕt bÞ nµy ®· trë nªn lçi mèt, l¹c hËu. Víi nh÷ng trang thiÕt bÞ kh«ng cßn gi¸ trÞ sö dông nh­ vËy c«ng ty nªn b¸n thanh lÝ ®Ó ®Çu t­ vµo trang thiÕt bÞ míi, hiÖn ®¹i phôc vô cho nhu cÇu kinh doanh cña c«ng ty. §èi víi c¬ cÊu tæ chøc, l·nh ®¹o t¹i c«ng ty: C«ng ty nªn tæ chøc bé m¸y mua hµng hîp lÝ, gän nhÑ h¬n, ®Æc biÖt lµ bé phËn phßng kinh doanh. Nªn giao tr¸ch nhiÖm cô thÓ cho tõng nh©n viªn mua hµng ®Ó gi¶m bít g¸nh nÆng cho tr­ëng phßng kinh doanh. Ch¼ng h¹n ®èi víi nh©n viªn mua hµng ®¶m nhiÖm mua lo¹i hµng hãa nµo th× ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn ®èi víi hµng ho¸ ®ã vÒ chÊt l­îng, mÉu m·, gi¸ c¶, thêi h¹n giao hµng ®Ó ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng tiªu thô. Nh©n viªn ®¶m nhiÖm vÒ lo¹i hµng ho¸ nµo th× cã toµn quyÒn quyÕt ®Þnh trong viÖc lùa chän lo¹i hµng ho¸ ®ã vµ chØ b¸o c¸o kÕt qu¶ cho tr­ëng phßng biÕt. MÆt kh¸c c«ng ty nªn t¨ng c­êng sù thèng nhÊt trong l·nh ®¹o, phèi hîp nhÞp nhµng, ®ång bé gi÷a c¸c bé phËn trong c«ng ty. §iÒu nµy sÏ mang l¹i tÝnh kh¶ thi cho mçi quyÕt ®Þnh ®­îc ®­a ra. §èi víi ho¹t ®éng mua hµng th× ®Æc biÖt ph¶i phèi hîp nhÞp nhµng víi bé phËn tiªu thô ®Ó kÞp thêi n¾m b¾t ®­îc nhu cÇu vµ sù thay ®æi nhu cÇu ®Ó tõ ®ã cã quyÕt ®Þnh mua hµng hîp lÝ. NÕu quyÕt ®Þnh mua hµng kh«ng mang tÝnh thèng nhÊt th× viÖc thùc hiÖn sÏ gÆp khã kh¨n do ®ã kh«ng thÓ mang l¹i hiÖu qu¶ cao trong c«ng t¸c cung øng hµng ho¸. 3.2.4.KiÕn nghÞ ®èi víi c¬ quan chñ qu¶n cã liªn quan. §©y lµ yÕu tè n»m ngoµi tÇm kiÓm so¸t cña c«ng ty nh­ng cã t¸c dông m¹nh mÏ ®èi víi sù ph¸t triÓn cña c«ng ty. Sù æn ®Þnh vµ ®óng ®¾n vÒ quyÕt ®Þnh vµ chÝnh s¸ch cña nhµ n­íc t¹o nªn mét m«i tr­êng kinh doanh thuËn lîi cho doanh nghiÖp trong n­íc vµ ngoµi n­íc. Mçi doanh nghiÖp ®Òu tiÕn hµnh trong m«i tr­êng kinh doanh nhÊt ®Þnh do ®ã kh«ng thÓ tr¸nh khái nh÷ng t¸c ®éng tõ m«i tr­êng kinh doanh. Trong bèi c¶nh nh­ hiÖn nay nhµ n­íc kh«ng ngõng hoµn thiÖn hÖ thèng ph¸p luËt nh»m t¹o ra mét hµnh lang ph¸p lÝ an toµn vµ hÊp dÉn, ®¶m b¶o kh¶ n¨ng c¹nh tranh lµnh m¹nh gi÷a c¸c doanh nghiÖp, Tuy nhiªn c¸c chÝnh s¸ch vÒ ho¹t ®éng s¶n xuÊt, kinh doanh ®Æc biÖt lµ ho¹t ®éng ngo¹i th­¬ng cßn nhiÒu bÊt cËp, ®Ó ho¹t ®éng mua hµng cña c«ng ty ®­îc hµon thiÖn tèt em xin m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè ý kiÕn ®èi víi c¬ quan chøc n¨ng cña nhµ n­íc ®Ó c«ng ty cã thÓ hoµn thÇnh mét sè c¸c môc tiªu ®Ì ra; + Nhµ n­íc cã biÖn ph¸p qu¶n lÝ con dÊu chÆt chÏ, gi¸m s¸t chÆt chÏ nguån gèc, xuÊt xø cña mÆt hµng. Nhµ n­íc ph¶i cã quy ®Þnh chÆt chÏ trong viÖc thi hµnh ph¸p luËt, ph¸t hiÖn vµ xö lý nghiªm minh nh÷ng ®¬n vÞ c¸ nh©n lµm hµng gi¶, hµng nh¸i, hµng lËu lÊy nh·n hiÖu cña c¸c doanh nghiÖp cã uy tÝn trª thÞ tr­êng hay viÖc nhËp khÈu hµng lËu, hµng trèn thuÕ. Ngµy nay cïng víi sù ph¸t triÓn cña khoa häc kü thuËt th× viÖc nh¸i hµng lµ kh«ng khã. Víi mét lo¹i hµng ho¸cña mét h·ng næi tiÕng nµo ®ã võa míi ra ®êi th× chØ cÇn mét thêi gian ng¾n sÏ xuÊt hiÖn hµng gi¶ trµn ngËp trªn thÞ tr­êng. Víi ng­êi tiªu dïng viÖc ph©n biÖt hµng thËt hay gi¶ lµ rÊt khã, thËm chÝ víi nh©n viªn ®i mua hµng nhiÒu khi cßn nhÇm. T×nh tr¹ng hµng gi¶ ë n­íc ta rÊt phæ biÕn bëi sù qu¶n lÝ láng lÎo cña nhµ n­íc ®Æc biÖt lµ ®¨ng kÝ b¶n quyÒn ë n­íc ta lµ ch­a râ rµng. Sù c¹nh tranh khog b×nh ®¼ng, t×nh tr¹ng hµng gi¶ tran lan lµm cho ng­êi tiªu dïng mÊt niiÒn tin vµo ng­êi b¸n. Ng­êi mua th­êng mua ë c¸c nhµ ph©n phèi ®éc quyÒn h¬n lµ mua ë c¸c ®¹i lÝ, ®iÒu nµy ¶nh h­ëng trùc tiÕp tíi ho¹t ®éng kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i nhÊt lµ c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. Cho nªn nhµ n­íc ph¶i cã biÖn ph¸p lµm sao ®Ó h¹n chÕ dÇn tiÕn tíi lo¹i bá hµng gi¶ ®¶m b¶o cho c¸c doanh ghiÖp trong n­íc. + Nhµ n­íc c«ng khai ho¸ c¸c quy tr×nh, thñ tôc gi¶i quyÕt hµnh chÝnh, xö lÝ nghiªm minh kh¾c phôc t×nh tr¹ng cöa quyÒn, s¸ch nhiÔu cña c«ng chøc nhµ n­íc. H¹n chÕ ®Õn møc tèi ®a chi phÝ ph¸t sinh do chËm vÒ thñ tôc, c¸c chi phÝ trung gian. Nhµ nø¬c cÇn ph¶i gi¶i quyÕt triÖt ®Ó vµ ®ång bé hÖ thèng qu¶n lÝ hµnh chÝnh vÒ c¸c thñ tôc theo xu h­íng tinh gi¶m, gän nhÑ, ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶, n©ng cao chÊt l­îng phôc vô. + Nhµ n­íc nªn cã chÝnh s¸ch ­u ®·i vÒ thuÕ ®èi víi c¸c mÆt hµng míi ra ®êi vµ ®­îc s¶n xuÊt trong n­íc®Ó kÝch thÝch bs¶n xuÊt trong n­íc ph¸t triÓn. Qua ®ã t¹o ®iÒu kiÖn kÝch thÝch tiªu thô. + Nhµ n­íc cã chÝnh s¸ch ph¸t triÓn liªn ngµnh, phèi hîp ®ång bé gi÷a c¸c ngµnh trong n­íc. HiÖn nay ë n­íc ta mét sè c«ng viÖc chÞu sù gi¸m s¸t cña nhiÒu bé, nghµnh kh¸c nhau g©y ra t×nh tr¹ng chång chÐo trong qu¶n lÝ. Nhµ n­íc nªn thay ®æi c¸ch qu¶n lÝ b»ng c¸ch gi¶m bíi sù chång chÐo kh«ng cÇn thiÕt t¹o ®iÒu kiÖn cho ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp thuËn lîi. VÒ hÖ thèng giao th«ng vËn t¶i: hiÖn nay nhµ n­íc ®Çu t­ r©t nhiÒu vµo x©y dùng c¬ së h¹ tÇng nh­ng còng chØ ë c¸c thµnh phè lín nªn viÖc lùa chän nguån hµng mua cña c¸c doanh nghiÖp lµ rÊt h¹n chÕ. V× vÞ trÝ ®Þa lÝ cña c¸c nhµ cung cÊp ¶nh h­ëng rÊt nhiÒu ®Õn quyÕt ®Þnh mua hµng cña doanh nghiÖp. Nªn nÕu vÞ trÝ cña nhµ cung cÊp qua xa h¬n n÷a ®iÒu kiÖn giao th«ng vËn t¶i kh«ng tèt th× cho dï c¸c ®iÒu kho¶n nhµ cung øng ®­a ra cã hÊp dÉn ®Õn ®©u th× nhiÒu khi c«ng ty còng kh«g d¸m m¹o hiÓm mua hµng bëi hµng ho¸ cña nµh cung cÊp cã ®¶m b¶o hµng ®Õn n¬i ®óng yªu cÇu hay kh«ng. Cho nªn nhµ n­íc nªn chó ý ®Õn hÖ thèng giao th«ng vËn t¶i, ®­êng x¸ ®èi víi c¸c vïng kh¸c nhau nhÊt lµ c¸c vïng xa trung t©m. + Nhµ n­íc nªn ®¬n gi¶n ho¸ c¸c thñ tôc hµnh chÝnh r­êm rµ, lµm mÊt nhiÒu thêi gian cña c¸c doanh nghiÖp. Hoµn thuÕ mét c¸ch nhanh chãng gióp cho c¸c doanh nghiÖp cã vèn ®Ó ®Çu t­ cho qu¸ tr×nh kinh doanh, tr¸nh t×nh tr¹ng doanh nghiÖp ph¶i ngåi chê nhµ n­íc hoµn vèn lµm gi¸n ®o¹n qu¸ tr×nh kinh doanh cña c«ng ty. KÕt luËn Trªn ®©y lµ mét sè vÊn ®Ò lý luËn vµ thùc tiÔn trong ho¹t ®éng qu¶n trÞ mua hµng t¹i c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam bé trong 3 n¨m qua (2001 - 2003). Mua hµng vµ ho¹t ®éng qu¶n trÞ mua hµng lµ mét phÇn quan träng trong qu¸ tr×nh kinh doanh cña doanh nghiÖp. Nã gãp phÇn kh«ng nhá vµo ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c«ng ty B¸ch ho¸ Sè 5 Nam bé em ®· nhËn thÊy tÇm quan träng cña c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng ®èi víi ho¹t ®éng cña c«ng ty nªn em ®· ®i s©u vµo ph©n tÝch, nghiªn cøu nh»m hiÓu s©u h¬n vÒ c«ng t¸c nµy víi mong muèn häc hái, t×m tßi ®Ó so s¸nh gi÷a lý thuyÕt vµ thùc tÕ. Em ®· ®i s©u vµo t×m hiÓu vµo qu¸ tr×nh mua hµng cña c«ng ty, nh÷ng thµnh c«ng, nh÷ng mÆt cßn tån t¹i vµ nguyªn nh©n cña chóng. Tõ ®ã em m¹nh d¹n ®­a ra ®Ò xuÊt nh»m hoµn thiÖn h¬n trong c«ng t¸c qu¶n trÞ mua hµng cña c«ng ty nãi riªng vµ cña b¶n th©n ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty nãi chung. Tuy nhiªn víi kiÕn thøc vµ kinh nghiÖm cßn h¹n chÕ nªn bµi viÕt cña em kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt. Víi tinh thÇn c¸ nh©n mong muèn ®­îc häc hái rÊt mong nhËn ®­îc sù ®ãng gãp, phª b×nh cña thÇy c«, nhµ qu¶n trÞ trong c«ng ty vµ nh÷ng ng­êi quan t©m ®Õn vÊn ®Ò nµy ®Î bµi luËn v¨n cña em ®­îc tèt h¬n. Cuèi cïng xin ch©n thµnh c¶m ¬n tr­êng §¹i Häc Th­¬ng M¹i, Khoa Qu¶n TrÞ Doanh NghiÖp, c¸c thÇy c« trong bé m«n qu¶n trÞ doanh nghiÖp vµ ®Æc biÖt lµ thÇy gi¸o Th.s Bïi Minh LÝ ®· gióp em nh×n nhËn vÊn ®Ò vµ xö lÝ vÊn ®Ò mét c¸ch logic, khoa häc h¬n. §ång thêi em xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c c« chó, anh chÞ trong c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam bé ®· t¹o ®iÒu kiÖn gióp ®ì em trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i c«ng ty. Mét lÇn n÷a em xin ch©n thµnh c¶m ¬n ! Sinh viªn thùc hiÖn NguyÔn ThÞ H­¬ng K36A Tµi liÖu tham kh¶o 1.TS. NguyÔn Duy Bét, Gi¸o tr×nh kinh tÕ th­¬ng m¹i, tr­êng §HKTQD, Nxb Thèng kª 1997. 2. PGS.TS TrÇn ThÕ Dòng - TS. NguyÔn Quang Hïng - Ths L­¬ng ThÞ Tr©m, Gi¸o tr×nh ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ doanh nghiÖp th­¬ng m¹i - Tr­êng §¹i häc Th­¬ng m¹i, Nxb DHQG Hµ Néi 3. T.S Ph¹m Vò LuËn, gi¸o tr×nh qu¶n trÞ doanh nghiÖp , tr­êng DHTM 1997 4. T.S Ph¹m C«ng §oµn, T,S NguyÔn C¶nh LÞch, gi¸o tr×nh kinh tÕ doanh nghiÖp th­¬ng m¹i . 5. PGS.PTS Ph¹m ThÞ G¸i, gi¸o tr×nh ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh doanh ., tr­êng DHKTQD. 6. Qu¶n trÞ kinh doanh, Häc viÖn hµnh chÝnh quèc gia, Nhµ xuÊt b¶n lao ®éng x· héi. 7. C¸c tµi liÖu cña c«ng ty b¸ch ho¸ sè 5 Nam Bé. 8. Mét sè luËn v¨n cña tr­êng DHTM. Môc lôc