Đề án Quản trị chất lượng tại công ti sữa Vinamilk TQM

ột tiêu chí chon lưa quan trọng mà các nhà sản xuất đều quan tâm trong quá trình xây dựng hệ thống phân phối. Ngoài bốn bước căn bản nói trên, các công ty nước ngoài cũng rất coi trọng các hoạt động hỗ trợ bán hàng (trade support) nhằm tăng sức mạnh cho hệ thống phân phối: dựa vào các lễ hội, văn hoá, phong tục tập quán mà đưa một loạt các hoạt động phân phối hợp lí Output: Sản phẩm được đưa tới tay khách hàng – công ty thu được lợi nhuận 5.0 QUẢN LÝ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG (CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT) Định nghĩa: là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Quản lý quan hệ khách hàng cung cấp một hệ thống đáng tin cậy, giúp quản lý khách hàng và nhân viên, cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên với khách hàng. Một chính sách quan hệ khách hàng hợp lý còn bao gồm chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp kinh doanh và áp dụng một hệ thống công nghệ thông tin phù hợp. Quan hệ khách hàng không đơn thuần là một phần mềm hay một công nghệ mà còn là một chiến lược kinh doanh bao gồm cả chiến lược tiếp thị, đào tạo và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng tới khách hàng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một giải pháp quan hệ khách hàng hợp lý dựa trên tiêu chí đặt khách hàng ở vị trí trung tâm, quan tâm tới nhu cầu của khách hàng nhằm đạt được mục đích là duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa trong kinh doanh. như vậy, chúng ta thấy rằng để quản lí mối quan hệ khách hàng tốt cần phải quản trị những yếu tố đầu vào chất lượng như: Đội ngũ nhân viên chuyên môn tốt, thái độ phục vụ tận tình, linh hoạt trong cách ứng xử với khách hàng. Cần có một hệ thống thông tin phù hợp, nó có độ tương tác tốt giữa khách hàng và công ty, giúp công ty có thể hiểu rõ những phản hồi của khách hàng. Có những dịch vụ khách hàng tốt. Gắn liền công ty với cộng đồng, xã hội. Biện pháp: Đội ngũ nhân viên tốt "công việc làm trọn đời" luôn là phương pháp nâng cao chất lượng, thái độ làm việc của nhân viên, thường được các doanh nghiệp ứng dụng, giúp tạo ra hiệu quả trong công việc. phương pháp này giúp nhân viên không cảm thấy lo ngại cho cuộc sống hiện tại của họ, nhất là trong thời buổi khó khăn hiện nay, việc giữ một mức lương ổn định trong nhiều năm quả là rất khó. Phương pháp này được áp dụng cho hầu hết tất cả các loại doanh nghiệp, kể cả công ty sản xuất sữa. Cần có một nhóm kiểm tra chất lượng làm việc của nhân viên, nhóm này không chỉ có nhiệm vụ kiểm tra mà họ còn phải luôn luôn động viên nhân viên hăng hái làm việc, tìm hiểu những khó khăn, thuận lợi của nhân viên để khắc phục hoặc phát huy. Tổ chức các cuộc tập huấn về phong cách phục vụ khách hàng định kì cho nhân viên. Việc này giúp nhân viên biết họ phải làm như thế nào để khách hàng cảm thấy hài lòng, làm thế nào để giới thiệu sản phẩm sữa của công ty một cách ngắn gọn, chi tiết, cũng như lôi cuốn khách hàng mua sản phẩm sữa của công ty mình. Hệ thống thông tin khách hàng Thông tin của khách hàng  Thông tin của khách hàng bao gồm các nội dung sau: · Các loại hình thông tin liên lạc bao gồm: họ và tên, điện thoại di động, email… của khách hàng. · Hiểu rõ tình trạng sử dụng của khách hàng để biết khách hàng đã sử dụng sản phẩm gì và tình trạng sử dụng của ra sao. Như vậy, chúng ta mới có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, cũng như dịch vụ đối với khách hàng. · Nắm bắt được thông tin cá nhân của khách hàng  giúp nhân viên phục vụ nâng cao chất lượng phục vụ. Thông tin cá nhân của khách hàng  bao gồm : · Thông tin cơ bản của khách hàng như : tuổi, tình trạng thu nhập, tình đô học vấn của khách hàng. ·  Biết được sở thích cá nhân của khách hàng có lợi cho việc giao lưu , hiểu biết giữa mình với khách hàng, nâng cao chất lượng phục vụ cho khách hàng. · biết được những phản hồi của khách hàng khi sử dụng sản phẩm bằng cách điều tra hoặc xây dựng một hộp thư khách hàng. Các cách thu thập thông tin khách hàng       Thông tin của khách hàng chính là nguồn tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Thông qua việc thu thập thông tin của khách hàng để doanh nghiệp kịp thời nắm bắt động thái thụ trường và phát hiện khách hàng tiềm năng. Sau đây là một số phương pháp: Thông qua mạng để thu thập thông tin khách hàng: ví dụ như những chương trình đăng kí mua sữa trực tuyến có thưởng, tích góp số điểm cộng khi mua sữa … Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng để tìm những khách hàng lớn cho công ty. Ví dụ như thông qua báo đài để biết được đại lí nào có quy mô lớn, được khách hàng cuối cùng tin cậy, thì công ty sẽ chọn đại lí đó làm khách hàng đối tác. Thông qua các phần mềm, máy móc để khách hàng có thể nhập tên mỗi khi mua sản phẩm ở siêu thị cũng như các đại lí. Ngoài ra, cũng có thể thiết lập một đội ngũ chuyên ghi chép thông tin khách hàng, những giải pháp này tốn khá nhiều chi phí. Dịch vụ khách hàng tốt. Là một công ty sản xuất sữa, hầu hết ai cũng nghĩ rằng phải chú trọng rất nhiều vào chất lượng sản phẩm mà không cần quan tâm đến chất lượng dịch vụ. Điều này là hoàn toàn sai lầm vì ngoài chất lượng sản phẩm ra thì chúng ta phải có những dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhằm tạo ra một sự tương tác giữa công ty và khách hàng, giúp công ty chúng ta có thể hiểu rõ hơn về khách hàng, Những điều gì làm họ cảm thấy hài lòng ở sản phẩm chúng ta? Những điều không hài lòng? Họ cần thêm gì ở sản phẩm sữa? Thế nào là dịch vụ khách hàng tốt? Có thể nhận thấy điều mà mọi khách hàng, dù là khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp, đều mong muốn hơn cả từ hàng hoá, dịch vụ mà họ mua là chúng phải hoàn toàn đáng tin cậy. Tất cả những nụ cười thân thiện và những lời chào mời lịch sự không thể bù đẵp cho những sản phẩm không đáng tin cậy hay những dịch vụ không đạt tiêu chuẩn. Công tác chăm sóc khách hàng chỉ có thể được công nhận là tốt nếu nó gắn liền với một sản phẩm chất lượng. Mặt khác, chăm sóc khách hàng không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ của các nhân viên bán hàng hay các nhân viên thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Bất kỳ cá nhân nào trong doanh nghiệp cũng phải thực hiện một nhiệm vụ nào đó cho một số người khác trong doanh nghiệp mình, tức là ai cũng có khách hàng, và đó là các khách hàng bên trong của doanh nghiệp. Chúng ta có một “dây truyền khách hàng” sau: Giả sử trong dây truyền khách hàng trên có một khâu nào đó bị gián đoạn, chẳng hạn khách hàng bên trong B không được phục vụ tốt, anh ta sẽ không đủ điều kiện vật chất và tinh thần để phục vụ tốt khách hàng bên trong C. Đến lượt khách hàng bên trong C, do không được hài lòng nên cũng sẽ không đủ điều kiện vật chất và tinh thần để làm hài lòng khách hàng bên ngoài. Khi đó, doanh nghiệp sẽ mất khách hàng bên ngoài do các nhân tố bên trong. Vì vậy công tác chăm sóc khách hàng phải được mọi thành viên trong doanh nghiệp thực hiện nghiêm chỉnh và đồng bộ. Như vậy, dịch vụ khách hàng tốt cần có hai điều kiện: chất lượng sản phẩm sữa của chúng ta phải tốt và tất cả những thành viên trong công ty đều phải có thái độ phục vụ tốt đối với khách hàng trong và ngoài công ty. 5.3.2 Một số nguyên tắc khi thực hiện hoặc cải thiện dịch vụ khách hàng Đáp ứng nhu cầu của khách hàng vượt mức mong đợi Có thể thấy mỗi trải nghiệm khách hàng, hay mỗi giao dịch của khách hàng với doanh nghiệp có thể được chia làm nhiều giai đoạn, và thậm chí trong mỗi giai đoạn còn có thể chia làm nhiều bước nhỏ hơn, mỗi bước này lại là một điểm mà nhân viên có thể đưa ra sáng kiến nhằm phục vụ khách hàng tốt nhất, đem lại những bất ngờ thú vị cho khách hàng. Chính nhân viên là người tiếp xúc với khách hàng thường xuyên nên họ có những thuận lợi nhất định trong việc đưa ra sáng kiến, do đó mức độ phù hợp và thành công cũng cao hơn. Hãy lấy ví dụ ở một siêu thị: nếu bạn đi mua hàng và nhận được những niềm vui nho nhỏ mà nhà cung cấp đem lại như quà tặng khi bạn bất ngờ trở thành người mua hàng thứ 1 triệu, hay một khu vui chơi miễn phí cho trẻ em khi bạn đi mua hàng,… Đó chính là những chiêu làm hài lòng thượng đế mà không phải doanh nghiệp nào cũng có được nếu không nhờ vào sáng kiến độc đáo của nhân viên - những người hiểu khách hàng hơn cả. Khách hàng cần được trân trọng Sáng kiến của nhân viên nhằm cải thiện dịch vụ khách hàng phải dựa trên tiêu chí “đặt khách hàng ở vị trí trung tâm”, khiến khách hàng cảm nhận được họ là người quan trọng và thực sự cần thiết đối với doanh nghiệp. Trên thực tế, những sáng kiến của nhân viên trong quá trình phục vụ khách hàng thường rất đơn giản như “nụ cười nhân viên” hay “chào khách hàng bằng tên gọi thông thường”,… nhưng lại có thể đem lại những giá trị to lớn cho doanh nghiệp, hơn nữa lại không mất nhiều chi phí để triển khai những ý tưởng như vậy. Trải nghiệm khách hàng phù hợp Một yếu tỗ nữa nhân viên trong doanh nghiệp cần ghi nhớ trong quá trình phục vụ và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng đó là luôn chú ý đến từng đối tượng cụ thể, tức là phục vụ khách hàng như những cá thể riêng biệt. Khách hàng không phải ai cũng có nhu cầu giống nhau, vì vậy sự cá biệt hoá trong khi phục vụ khách hàng cũng rất cần thiết. Mỗi nhóm khách hàng đều có những kỳ vọng khác nhau, nhiệm vụ của nhân viên là phát hiện ra nó và đem lại những trải nghiệm khách hàng thực sự ấn tượng. Rõ ràng, thái độ làm việc cũng như sự sáng tạo của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một dịch vụ khách hàng ngày một ấn tượng và hoàn thiện. Nếu phát huy tốt yếu tố này, việc có được sự hài lòng và trung thành của khách hàng nhờ dịch vụ khách hàng không còn là quá khó khăn cho doanh nghiệp. Một số dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt cho công ty sữa. Đường dây nóng trả lời những thắc mắc về sản phẩm sữa. Phòng chăm sóc khách hàng: nơi tư vấn, giới thiệu rõ hơn về chi tiết sản phẩm cho khách hàng, khuyên họ nên dùng loại sản phẩm nào là phù hợp nhất. Thanh toán bằng các loại thẻ, card … Dịch vụ theo dõi sức khỏe định kì miễn phí khi sử dụng sản phẩm sữa trong một khoảng thời gian dài. Gắn liền công ty với cộng đồng, xã hội. Gắn liền công ty với cộng đồng, xã hội nhằm thu hút nhiều người quan tâm đến sản phẩm công ty chúng ta, giúp quảng bá thương hiệu công ty đến người tiêu dùng, tiền đề để xây dựng một thương hiệu mạnh, giúp công ty có nhiều lợi thế so với đối thủ cạnh tranh. VD: Doanh nghiệp có thể tăng thị phần thong qua việc duy trì được khách hàng trung thành với thương hiệu và chiếm dần một phần khách hàng của đối thủ cạnh tranh. Bên cạnh đó, với một thương hiệu mạnh doanh nghiệp có thể đưa ra một chính sách giá cao hơn so với đối thủ cạnh tranh.  Một số giải pháp: Cung cấp học bổng cho những trẻ em nghèo học giỏi… Tổ chức một số cuộc thi liên quan đến giáo dục, an toàn giao thông, trí thông minh… Xây dựng bệnh viện, trường học ở vùng sâu vùng xa… HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG (PERP-HRPR) Quản lý quá trình tuyển dụng nhân viên mới  Hệ thống nhanh chóng cập nhật nhu cầu bổ sung nhân sự theo định kỳ hay đột xuất, cập nhật thông tin các ứng viên, lập danh sách các hồ sơ đạt yêu cầu, cập nhật kết quả phỏng vấn, trả kết quả tuyển dụng, theo dõi quá trình thử việc, cập nhật hợp đồng lao động, cập nhật các thông tin về nhân viên mới, kiểm tra tính hợp lệ các thông tin về lý lịch của nhân viên như : Ngày sinh, CMND, kiểm tra sổ danh bạ, mã nhân viên, các hồ sơ tuyển dụng, lý lịch nhân viên mới tuyển dụng,… Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên Hệ thống cho phép cập nhật đầy đủ các thông tin về nhân viên, mỗi nhân viên có một mã số riêng phục vụ cho việc lưu trữ thống nhất. Hệ thống có khả năng lưu trữ, cập nhật dữ liệu lý lịch nhân viên theo nhiều định dạng khác nhau như kiểu text, số, ngày tháng v.v. đặc biệt có lưu trữ ảnh nhân viên. Hệ thống có khả năng lưu trữ dữ liệu của hàng trăm ngàn nhân viên trong doanh nghiệp, có khả năng tìm kiếm, tra cứu thông tin về nhân viên nhanh chóng và thuận tiện theo nhiều tiêu thức khác nhau. Đồng thời, Hệ thống giúp quản lý các hợp đồng lao động của nhân viên như: Số hợp đồng, loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng thử việc, thời hạn hợp đồng chính thức,... Ngoài ra, còn cho phép cập nhật thông tin về nhân viên theo chức danh công việc, sơ đồ tổ chức như : Mã đơn vị, tên đơn vị, chức năng, nhiệm vụ,... Theo dõi quá trình công tác  Hệ thống cho phép theo dõi, quản lý và cập nhật đầy đủ thông tin về quá trình công tác của nhân viên như: Khen thưởng, kỷ luật, Đảng, Đoàn, Công đoàn, quá trình thuyên chuyển công tác và các chức vụ đã đảm nhiệm, tình hình nâng bậc, nâng lương, tham gia đóng BHXH và BHYT. Quản lý và cập nhật thông tin về đào tạo Hệ thống cho phép truy cập các thông tin chi tiết của từng nhân viên như: tuổi tác, khả năng, bằng cấp, kinh nghiệm, quá trình đào tạo,…để đánh giá, xem xét nhu cầu cần được đào tạo trong tương lai. Đồng thời giúp lên kế hoạch đào tạo cụ thể cho toàn doanh nghiệp hay từng phòng, ban để dự trù ngân sách đào tạo phù hợp và lập kế hoạch về: thời gian đào tạo, đơn vị đào tạo, địa điểm, số lượng người tham gia, mục tiêu cụ thể cần đạt được,… Theo dõi quá trình thanh tra Theo định kỳ, hàng năm Doanh nghiệp đều có các đợt thanh tra, kiểm tra nhằm theo dõi và quản lý quá trình thực hiện vấn đề kinh tế, xã hội, Đoàn, Đảng, đơn thư khiếu nại, tố cáo,... Hệ thống hỗ trợ quản lý và xử lý vấn đề này như: lập phiếu yêu cầu thanh tra khi có đề nghị thanh tra, lên kế hoạch thanh tra, kiểm tra theo yêu cầu của lãnh đạo công ty, cơ quan thẩm quyền, hoặc yêu cầu thanh tra của nhân viên. Hệ thống cho phép cập nhật thông tin của quá trình thanh tra, kiểm tra,… Đồng thời, khi cần thiết có thể truy xuất hồ sơ thanh tra và dữ liệu liên quan đến quá trình thanh tra. Theo dõi chấm công, tổng hợp ngày công Để có cơ sở trong việc thanh toán lương, thưởng cho nhân viên trong tháng, hệ thống hỗ trợ người sử dụng cập nhật và lưu thông tin chấm công hàng ngày trong tháng cho từng nhân viên theo các tiêu chí chấm công được khai báo vào hệ thống. Đồng thời, tự động tính toán và tổng hợp theo từng loại ngày công của từng nhân viên trong tháng chi tiết và chính xác, giúp lãnh đạo doanh nghiệp quản lý tình hình lương bổng hiệu quả. Tính lương và thu nhập khác Hệ thống quản lý đầy đủ từ chi tiết đến tổng hợp các thông tin bao gồm: Hệ số lương, mức lương, bậc lương theo thang bảng lương, hệ số phụ cấp các loại của từng nhân viên trong từng thời kỳ. Cho phép theo dõi thông tin về các khoản trích nộp và các khoản khấu trừ theo định kỳ từ thu nhập của người lao động như: Bảo hiểm, Đoàn phí, Đảng phí, các khoản trích nộp khác,…Đồng thời, có thể cập nhật nhanh chóng các thông tin về ngày công của từng nhân viên trong từng tháng theo các loại ngày công, thông tin về các quĩ lương, quy chế trả lương,… Có khả năng truy xuất dữ liệu tiền lương theo nhiều chỉ mục: Họ tên, mức lương, đơn vị công tác, thời gian công tác,…Truy xuất chéo, kết hợp nhiều chỉ mục, cập nhật, chỉnh sửa,… Ngoài ra, hệ thống tự động tính lương và các khoản thu nhập khác hết sức đa dạng như tiền thưởng, tiền được hưởng khác trong tháng, năm của từng nhân viên và cho ra các báo cáo tổng hợp và chi tiết về các khoản thu nhập qua lương và thu nhập khác của nhân viên. Kết nối, tích hợp với hệ thống kế toán Việc tích hợp với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, giúp cho hệ thống có được các thông tin từ các hệ thống khác đảm bảo sự đồng nhất và tính chính xác trong hệ thống. Việc tích hợp thông tin được thực hiện tự động hoàn toàn trên hệ thống. Kết nối với kế toán thanh toán để theo dõi tình hình thanh toán cho nhân viên. Kết nối với kế toán tổng hợp để tạo bút toán tiền lương, các khoản khấu trừ. Kết nối với hệ thống Điều hành Doanh nghiệp để nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về tình hình nhân sự và thu nhập tiền lương của nhân viên. Hệ thống báo cáo đầy đủ Thực hiện đầy đủ các mẫu báo cáo theo quy định hiện hành của nhà nước cũng như theo yêu cầu thực tế của người quản lý doanh nghiệp. Hệ thống có số lượng báo cáo lớn và nội dung đầy đủ, giúp người quản lý nắm bắt được thông tin tổng hợp nhanh chóng với thao tác thực hiện đơn giản. Phân quyền sử dụng hệ thống Để đảm bảo tính bảo mật Hệ thống cho phép tạo tên truy cập và mật khẩu riêng, và được phân quyền truy cập vào những chức năng theo nhiệm vụ được phân công. Trong hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương việc phân quyền được thực hiện cho từng bộ phận liên quan, tức là mỗi bộ phận phòng, ban được gán quyền truy cập tới những người có liên quan. 7.0 MANAGE INFORMATION TECHNOLOGY. “Ngày nay, tất cả mọi công ty đều có liên quan đến ngành công nghệ thông tin (CNTT). Sự khác biệt nằm ở chỗ họ sử dụng công nghệ đó như thế nào”. Tuyên bố của ông Percy Barnevik, giám đốc tập đoàn ABB cách đây khá lâu nhưng vẫn mang tính thời sự. CNTT tuy không còn mới mẻ nhưng vẫn là một công cụ vô cùng hữu ích để phân tích các chiến lược về sản phẩm và khách hàng dựa vào chi phí, giá sản phẩm hoặc so sánh giá. Tại hầu hết các công ty, những dữ liệu này có ở một bộ phận nào đó trong tổ chức. Tuy nhiên, hầu như không có công ty nào có thể nhanh chóng tìm kiếm và kết hợp được các dữ liệu này để phục vụ quá trình ra quyết định. Các thông tin được thu thập và cung cấp thông qua “kho dữ liệu” có thể giúp thay đổi toàn bộ doanh nghiệp. Chắc chắn rằng điều này sẽ tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp. Ngày nay có rất nhiều hệ thống hổ trợ Doanh nghiệp quản lí các nguồn lực hiện có để đạt được những kết quả kinh doanh mong muốn. Khi triển khai các hệ thống này nhà quản trị sẽ dể dàng hơn trong việc quản lí các nguồn lực trong Doanh nghiep từ đó đưa ra những quyết định quản trị chính xác. Dưới đây là hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp PERP: Hệ thống Thông tin Quản lý Doanh nghiệp PERP gồm nhiều ứng dụng riêng biệt được tích hợp tự động trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn. Với một giao diện người dùng Web 100% thân thiện và hệ thống bảo mật an toàn, người sử dụng có thể phát huy và thực hiện đúng trách nhiệm của mình, giảm tối đa công việc dư thừa, nâng cao hiệu quả công việc. bao gồm : Quản lý Tài chính - Kế toán Quản lý Bán hàng Quản lý Mua hàng Quản lý Kho/Vật tư Quản lý Nhân sự - Tiền lương Quản lý Sản xuất Quản lý Dự án Websales Hệ thống thông tin điều hành doanh nghiệp. Hệ thống Quản lý Tài chính, Kế toán (PERP-Fin) Quản lý mọi nghiệp vụ theo nhiều loại tiền tệ Xu thế toàn cầu hoá buộc công việc kinh doanh của doanh nghiệp phải được thực hiện theo nhiều loại tiền khác nhau. Hệ thống Kế toán PERP-Fin cho phép doanh nghiệp hạch toán và theo dõi các nghiệp vụ theo nhiều loại tiền tệ và tự động xử lý những nghiệp vụ chênh lệch ngoại tệ khi có phát sinh. Hệ thống tài khoản linh hoạt Với hệ thống tài khoản cấu trúc hình cây, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và hoạch toán các khoản chi phí cho từng phòng ban, từng đơn vị và công việc tổng hợp kết quả kinh doanh của các cấp quản lý trở nên dễ dàng, nhanh chóng đối với các công ty có nhiều đơn vị trực thuộc. Mặt khác, hệ thống tài khoản cũng rất dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Quản lý số ngân sách và số thực tế Trong một đơn vị kinh doanh, việc hoạch định chính sách cho từng khoản chi tiêu luôn được quan tâm. Bằng việc so sánh giữa số kế hoạch và luỹ kế số thực hiện, hệ thống sẽ cảnh báo khi mỗi khoản chi tại phòng ban nào đó bị vượt quá ngân sách cho phép. Việc kiểm soát này có thể theo từng kỳ kế toán hay cả năm tài chính tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Tự động tạo bút toán Dựa vào thông tin trên các chứng từ được nhập vào, hệ thống cho phép chạy chương trình tạo bút toán tự động, giảm tối đa công việc hạch toán thủ công của kế toán. Mặt khác, hệ thống vẫn cho phép nhập bút toán thủ công để điều chỉnh, bổ sung khi cần thiết. Đối với các nghiệp vụ giao dịch bằng ngoại tệ, việc hạch toán theo số tiền nguyên tệ và số tiền quy đổi tại các thời điểm khác nhau không thể tránh khỏi chênh lệch. Hệ thống cho phép tạo bút toán chênh lệch ngoại tệ tự động mỗi khi có phát sinh. Cải thiện dòng tiền Tiền mặt là tài sản quan trọng thứ hai của công ty và việc quản lý tài nguyên quan trọng này một cách có hiệu quả là trách nhiệm của người quản lý. Các cấp quản lý sẽ nhanh chóng có được các thông tin kịp thời và chính xác về dòng tiền của tất cả các đơn vị kinh doanh và các loại tiền tệ khác nhau, từ đó giúp gia tăng tốc độ quay vòng vốn và luôn đảm bảo các nguồn vốn cần thiết cho các hoạt động kinh doanh. Kết nối thanh toán điện tử qua ngân hàng Việc thực hiện thanh toán qua ngân hàng là một giao dịch không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Hệ thống kế toán PERP-Fin cung cấp cho doanh nghiệp một giao diện mở để thực hiện thanh toán điện tử qua các ngân hàng. Quản lý công nợ với từng nhà cung cấp, theo dõi các khoản tạm ứng của cán bộ công nhân viên Mỗi nhà cung cấp dù có thường xuyên hay không cũng cần được quản lý một cách có hệ thống. Nhờ đó, tình hình công nợ và thanh toán đối với từng nhà cung cấp được cập nhật và theo dõi tại bất kỳ thời điểm nào, chi tiết theo từng giao dịch, hợp đồng hay hoá đơn. Mặt khác, mỗi cán bộ trong công ty cũng được quản lý như một nhà cung cấp nhằm theo dõi và quản lý công nợ, tạm ứng. Thông tin về công nợ, tạm ứng và tình hình thanh toán tạm ứng của từng nhân viên trong công ty có thể được cung cấp tại bất kỳ thời điểm nào. Tích hợp giữa kế toán thanh toán với phân hệ quản lý kho vật tư Ngoài việc các hoá đơn được tự động tạo thành từ các chi tiết hợp đồng, việc hạch toán và thanh toán các hoá đơn này phụ thuộc vào thông tin nhận hàng từ kho. Bằng việc tích hợp giữa hai hệ thống, các thông tin này được cập nhật tự động, giúp cho công tác hạch toán kế toán được chính xác và kịp thời. Liên kết giữa kế toán thanh toán và kế toán tài sản cố định Hệ thống cho phép xử lý những chi tiết hoá đơn được xác định là tài sản cố định để trở thành những chi tiết của tài sản cố định. Kế toán tài sản cố định sẽ tiếp nhận những thông tin từ kế toán thanh toán chuyển qua để xử lý. Và như vậy, mọi công tác kế toán trong tổ chức được kết hợp với nhau một cách chặt chẽ, tránh gian lận và sai sót. Quản lý tài sản cố định một cách hệ thống Mọi tài sản cố định được lưu trong hệ thống đều được quản lý theo từng loại tài sản và vị trí đặt của tài sản. Định kỳ, hệ thống sẽ tự động tính khấu hao tài sản theo phương pháp khấu hao được khai báo. Hệ thống cũng quản lý mọi công trình sửa chữa lớn liên quan đến từng tài sản. Ngoài ra, việc theo dõi một công trình xây dựng cơ bản từ khi bắt đầu cho đến khi hình thành tài sản cố định cũng được theo dõi chặt chẽ trên hệ thống. Đơn giản hóa công việc tính giá thành sản phẩm Ngoài việc kết hợp các tài khoản kế toán hỗ trợ việc tính giá thành cho từng sản phẩm tại các phân xưởng sản xuất, thì công tác tính giá thành tự động còn làm giảm rất nhiều thao tác của người sử dụng bằng việc khai báo các công thức kết chuyển. Khi thực hiện chạy công thức này, các chi phí liên quan đến giá thành được tự động tập hợp và kết chuyển để tính giá thành. Hệ thống báo cáo Khi các thông tin đầu vào được nhập vào hệ thống bởi người sử dụng, cùng với những thao tác xử lý tự động trên hệ thống, các báo cáo mà hệ thống cung cấp đảm bảo đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác kiểm toán, kiểm tra thuế và quản lý của các cấp lãnh đạo, các đơn vị có liên quan. Thông tin trên báo cáo đảm bảo chính xác, kịp thời và đúng quy định của Nhà nước. 7.2 Hệ thống Quản lý Bán hàng (PERP-Sales) Hệ thống quản lý Bán hàng PERP-Sales là một trong những hệ thống ứng dụng tích hợp ưu việt trong việc quản lý và thực hiện bán hàng. Với hệ thống này, các nhà quản lý kinh doanh sẽ thấy được bức tranh tổng thể về khách hàng và tình hình kinh doanh, cho phép đưa ra các quyết định dựa trên các số liệu trực tuyến thực tế, giúp kiểm soát quá trình bán hàng nhằm đem lại lợi nhuận cao. Các nhà quản lý và nhân viên kinh doanh có thể truy cập các thông tin về : thời gian, tiến độ công việc, khách hàng, hợp đồng,... giúp đẩy nhanh hoạt động kinh doanh và hoàn thành các hợp đồng sớm. Bất kể việc bán hàng được thực hiện qua web, điện thoại hay các đại lý, Hệ thống quản lý Bán hàng PERP-Sales tự động hoá quá trình bán hàng và chuyển giao thông tin kịp thời và chính xác giúp cải thiện công tác quản lý điều hành, gia tăng doanh thu, lợi nhuận và phát triển quan hệ khách hàng. Quản lý xuyên suốt quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng Toàn bộ thông tin liên quan đến hợp đồng bao gồm: thông tin chung về khách hàng, điều khoản và phương thức thanh toán, địa điểm, phương thức giao nhận hàng và chi tiết số lượng, đơn giá từng mặt hàng được quản lý thống nhất, linh hoạt. Thông tin thực hiện hợp đồng sẽ được tự động cập nhật xuyên suốt quá trình đặt hàng, giao hàng, lập hóa đơn và thanh toán. Nhờ vậy, tại mọi thời điểm, người quản lý có thể theo dõi được số lượng và trị giá hàng hóa đã giao nhận, trị giá hợp đồng chưa thanh toán,… Kiểm soát chặt chẽ quá trình đặt hàng và giao nhận hàng Việc đặt hàng và giao hàng được hệ thống kiểm soát chi tiết theo từng mã số. Hệ thống cung cấp các báo cáo tổng hợp hoặc chi tiết theo từng khách hàng về tình hình đặt hàng, xuất hàng theo ngày hoặc định kỳ. Hỗ trợ tối đa công tác quản lý kho Với các giao dịch nhập xuất kho được cập nhật chi tiết, hệ thống hỗ trợ tra cứu lượng tồn tức thời tại từng kho đối với từng mặt hàng, cung cấp các báo cáo về tình hình nhập xuất tồn theo kho, báo cáo kiểm kê kho và chất lượng hàng hóa lưu kho. Lập hóa đơn tự động Hóa đơn xuất hàng được lập tự động căn cứ trên thông tin giao hàng, đảm bảo tính chính xác về dữ liệu, giảm thiểu công tác đối chiếu thủ công giữa Kế toán và bộ phận Kho, mặt khác còn cho phép can thiệp linh hoạt trong những trường hợp cần thiết (tách, hủy hóa đơn, lập Giấy báo Nợ/Có để điều chỉnh...). Theo dõi kết quả tiêu thụ và Quản lý công nợ theo từng khách hàng Một loạt báo cáo kế toán tiêu thụ và đối chiếu công nợ cho phép Kế toán Tiêu thụ giám sát chặt chẽ tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và theo dõi công nợ phải thu đối với từng khách hàng. Ngoài ra, lịch thanh toán được xác định gắn với từng hóa đơn hỗ trợ kế toán trong công tác phân tích tuổi nợ, đánh giá tình hình thanh toán của khách hàng. Tích hợp với Kế toán Tiền mặt, Kế toán Ngân hàng, Kế toán Thuế, Kế toán Tổng hợp Thông qua khả năng tích hợp giữa hệ thống Quản lý Bán hàng và Hệ thống Kế toán cho phép chia sẻ dữ liệu giữa hai ứng dụng, Kế toán Thu sẽ tiến hành đối chiếu các phiếu thu, chứng từ thu với các hóa đơn bán hàng để thực hiện việc ghi giảm công nợ phải thu cho khách hàng tương ứng. Bút toán này cùng với các bút toán ghi nhận hoặc điều chỉnh doanh thu, công nợ, thuế GTGT đầu ra được hình thành và chuyển sang phân hệ Kế toán Tổng hợp. Dựa vào thông tin trên các hóa đơn được lập, hệ thống tự động lấy ra kết quả đưa vào bảng kê thuế GTGT đầu ra, tờ khai và quyết toán thuế. Hệ thống báo cáo Sử dụng các thông tin đầu vào được nhập vô hệ thống bởi người sử dụng, cùng với những thao tác xử lý tự động trên hệ thống, các báo cáo mà hệ thống cung cấp đảm bảo đầy đủ thông tin phục vụ cho công tác kiểm toán, kiểm tra thuế của các cấp lãnh đạo và các đơn vị có liên quan. Thông tin trên báo cáo đảm bảo chính xác, kịp thời và đúng quy định của Nhà nước. Hệ thống Quản lý Mua hàng (PERP-PO) Hệ thống quản lý Mua hàng PERP – PO là một hệ thống ứng dụng tích hợp ưu việt trong việc quản lý và thực hiện mua hàng. Hệ thống PERP-PO là một môi trường cộng tác liên kết công việc của tất cả cán bộ phụ trách cung ứng vật tư/hàng hoá của doanh nghiệp. Bắt đầu từ khâu Lập phiếu yêu cầu mua hàng --> Duyệt phiếu yêu cầu --> Yêu cầu báo giá --> Lựa chọn nhà cung cấp  --> Lập đơn đặt hàng --> Ký hợp đồng --> Tiếp nhận hàng --> Nhập kho và Nhận hoá đơn mua hàng --> Ghi nhận công nợ và Thanh toán.Các thông tin được tuần tự bổ sung bởi các cán bộ tham gia trong quy trình mua hàng, chúng được liên kết, cập nhật tức thời và không có bất cứ sự trùng lắp nào. Công việc ở từng khâu được quy cách hoá và đơn giản hoá giúp cán bộ mua hàng xử lý công việc chính xác nhanh chóng và gọn nhẹ. Ngoài việc trợ giúp cho việc mua hàng theo quy trình bình thường, Hệ thống cũng có các chức năng giải quyết các trường hợp ngoại lệ như trả lại hàng, hàng giao thiếu/thừa/hư hỏng, dừng hoặc hủy ngang đơn đặt hàng, hoàn trả hoá đơn,… Các chức năng của PERP – PO bao gồm: Quản lý Quy trình Mua hàng Quản lý Nhà cung cấp Quản lý Hóa đơn Quản lý Công nợ với Nhà cung cấp Quản lý Tồn kho PERP – PO sẽ giúp doanh nghiệp quản lý một cách hữu hiệu các quá trình mua hàng, tiếp cận những thông tin chính xác và đáng tin cậy, làm cơ sở để ra những quyết định kịp thời, những chiến lược phát triển hợp lý trong sự biến động về giá và nhu cầu sản xuất. 8.0. QUẢN LÝ NGUỒN LỰC TÀI CHÍNH. Tài chính doanh nghiệp là các quan hệ kinh tế phát sinh gắn liền với quá trình tạo lập, phân phối và sử dụng các quỹ tiền tệ trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt tới mục tiêu nhất định. 8.1. Vai trò của tài chính doanh nghiệp Tài chính doanh nghiệp là công cụ huy động, phân phối đầy đủ và kịp thời các nguồn tài chính nhằm đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tài chính doanh nghiệp có vai trò trong việc tổ chức sử dụng vốn tiết kiệm và hiệu quả. Tài chính doanh nghiệp có vai trò là đòn bẩy kích thích và điều tiết sản xuất kinh doanh. Tài chính doanh nghiệp là công cụ giám sát, kiểm tra chặt chẽ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý hiệu quả tài chính là một trong những nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Khi nguồn tài chính được quản trị tốt sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng hiệu quả tiền vốn của doanh nghiệp và thu hút đầu tư, nâng cao việc quản lý kinh doanh, lợi nhuận và khả năng cạnh tranh. Vì thế việc quản lý tài chính phải được tiến hành theo quá trình từ trên xuống đựa vào sự giúp đở của công nghệ thông tin và những con người am hiểu về tài chính. 8.2. Quản lý ngân sách Thực hiện các chức năng cần thiết để xây dựng hệ thống hoạch định tài chính cho doanh nghiệp:  hoạch định việc lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp ở bất kỳ thời điểm nào theo các phương diện thời gian, trung tâm trách nhiệm tài chính, dự án, số dư và phát sinh, phân tích bổ sung (mặt hàng, đối tác....);  dự báo hoạt động kinh doanh thực tế của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực đã hoạch định;  lập báo cáo tổng hợp theo kết quả dự báo;  kiểm tra sự tương ứng của đơn đặt hàng dành cho chi phí sắp xếp nhân công theo các kỳ;  phân tích tài chính;  phân tích khả năng sử dụng vốn bằng tiền;  phân tích sai lệch dữ liệu dự tính và thực tế. Quản lý vốn bằng tiền Cần thực hiện các chức năng cần thiết sau để quản lý hiệu quả việc lưu thông tiền tệ trong doanh nghiệp, kiểm tra việc thanh toán:   kế toán đa ngoại tệ theo số dư và biến động vốn bằng tiền;  ghi nhận việc thu chi tiền theo như hoạch định;  đặt dự phòng vốn bằng tiền cho việc thanh toán sắp tới tại các tài khoản ngân hàng và quỹ tiền mặt;  lập lịch thanh toán;  lập ra tất cả các chứng từ gốc cần thiết;  tích hợp với các hệ thống «internet-banking»;  khả năng phân bổ (thủ công và tự động) số tiền của một chứng từ thanh toán theo nhiều hợp đồng. Quản lý công nợ phải thu, phải trả  Yếu tố quan trọng khi làm việc với đối tác là chức năng quản lý công nợ phải thu, phải trả. Quản lý công nợ, với chính sách tín dụng linh hoạt, hệ thống cho phép nâng cao sức hấp hấp dẫn của doanh nghiệp đối với khách hàng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường. Mục đích chính của phân hệ hạch toán công nợ là:  ghi chép việc xuất hiện công nợ của đối tác với công ty và công ty với đối tác:  thống kê các nguyên nhân xuất hiện công nợ;  hỗ trợ các phương pháp kế toán công nợ khác nhau (theo thỏa thuận, hợp đồng, các giao dịch kinh tế riêng);  phân tích tình trạng công nợ hiện tại và nhật ký thay đổi của nó. 9.0 ĐẠT ĐƯỢC, XÂY DỰNG , VÀ QUẢN LÍ TÀI SẢN (ACQUIRE , CONSTRUCT , AND MANAGER PROPERTY) 9.1. Thiết kế xây dựng chiến lược phi tài sản Năm 2010,cùng với sự phát triển vững mạnh của công ty ,Vinamilk đã cho ra đời bộ quy tắc ứng xử thay cho lời cam kết sự phát triển bền vững, đạo đức của công ty với khách hàng,đối tác và đất nước Việt Nam. Cùng với việc đẩy mạnh phát triển thương hiệu, Vinamilk đã thực hiện rất nhiều công tác vì xã hội,vì môi trường,vì con người Việt Nam. 9.2. Quản lí rủi ro Xung đột lợi ích giữa các nhân viên. Việc không tránh khỏi trong công ty,nhưng để hạn chế tối đa xung đột,ngay trong Bộ quy tắc ứng xử cũng đề cập :” …Không cạnh tranh với các hoạt động của VINAMILK và đừng bao giờ để những giao dịch kinh doanh của bất kỳ nhân viên nào bị ảnh hƣởng hoặc có biểu hiện bị ảnh hƣởng bởi các lợi ích cá nhân hoặc gia đình là quan điểm rất rõ ràng của VINAMILK về vấn đề xung đột lợi ích……………… Khi có bất kỳ nghi ngờ, thắc mắc hoặc thông báo vi phạm, mỗi chúng ta nên tìm đến sự trợ giúp từ Bộ phận Tuân thủ hoặc đường dây nóng của kênh tiếp nhận thông báo 24/24h.” Máy móc thiết bị lỗi thời do công nghệ lun thay đổi.Công ty luôn phải đối đầu công nghệ bằng việc thành lập trung tâm nghiên cứu, xử ký kĩ thuật công nghệ cho các máy móc thiết bị sản phẩm. Chảy máu chất xám, chảy máu nhân tài do thu hút về lợi ích cá nhân. Công ty phải có chiến lược đãi ngộ,nuôi dưỡng nhân tài cho công ty.Việc này đang được Vinamilk đầu tư khá mạnh mẽ với khẩu hiệu vươn cao việt nam 10.0 MANAGE ENVIRONMENTAL HEALTH AND SAFETY 10.1 Xác định sự tác động của sản xuất, sản phẩm đến sức khỏe cộng đồng Tích cực: Một ly sữa tươi cung cấp gần 30% lượng canxi và hơn 23% photpho cần thiết mỗi ngày. Ở các nước phát triển, sữa tươi được xem là thực phẩm rất giàu dinh dưỡng, giàu vitamin và khoáng chất từ thiên nhiên, rất tốt cho cơ thể. Sữa tươi không những được sử dụng thường xuyên như một thức uống hàng ngày, mà còn dùng dưới nhiều hình thức khác nhau từ pha chế, trộn với trái cây, làm bánh và thêm vào các món ăn. Sữa tươi 100% thiên nhiên dễ uống, mùi vị thơm ngon, dễ hấp thu và có thể uống thường xuyên, liên tục dễ dàng với các hình thức bao bì đóng gói tiện dụng. Sữa tươi còn được dùng để làm đẹp, sửa tươi chứa protein, enzyme, axit lactic… giúp khắc phục các chứng bong da, mụn trứng cá, giữ ẩm, làm mịn da, chống lão hóa, tăng sức đề kháng cho da.... Nếu kết hợp uống sữa với mát xa da mặt, hiệu quả càng tốt hơn. Ngâm mình trong bồn tắm đầy sữa tươi khoảng 2 lần/tuần, nhằm giúp da mịn màng. Tiêu cực: Sữa nhiễm melamine: do lòng tham tăng giá thành sản phẩm sữa, một số nhà sản xuất đã thêm melamine vào sữa để tăng hàm lượng protein, thực chất melamine như một loại protein giả. Qua những số liệu nghiên cứu trên động vật cho thấy melamine gây sỏi bàng quang; và nếu kết hợp với axit cyanuric nó tạo thành những tinh thể nhỏ và gây ra sỏi thận. Những tinh thể này có thể làm tắc nghẽn các ống thận gây suy thận, có thể dẫn đến tử vong. Rác thải: nước thải trong quá trình sản xuất chưa qua xử lí hoặc xử lí kém có thể trộn lẫn với nước thải sinh hoạt của khu vực xung quanh trước khi vào hệ thống cống thoát chung gây ô nhiểm môi trường xung quanh. Ngoài ra, do bao bì sữa làm từ những chất khó phân hủy cũng làm tăng khả năng gây ô nhiễm môi trường. Sản phẩm sữa không hợp vệ sinh, an toàn: do không quản lí chặt chẽ, đúng cách, sản phẩm sữa có thể bị nhiễm các loại vi khuẩn gây bệnh cho người tiêu dùng. 10.2 Phát triển và thực hiện các chương trình EHS đảm bảo sức khỏe cộng đồng, môi trường xanh khi sử dụng sản phẩm. Chương trình, biện pháp phòng chống tiêu cực: Giải quyết vấn đề nhiễm melamine trong sữa: Nguyên nhân: do nhận thức của các nhà quản trị quá lạc hậu, chỉ quan tâm đến lợi ích trước mắt của công ty mà không quan tâm đến khách hàng và những mục tiêu dài hạn. Giải pháp: cần tổ chức một cuộc họp ban quản trị công ty để chỉ ra chiến lược sai sót này đồng thời phổ biến, nhắc lại cho các thành viên khác nhớ rõ mục tiêu của công ty chúng ta là hướng tới khách hàng và phát triển bền vững chứ không phải là kinh doanh ngày một ngày hai. Rác thải: Nguyên nhân: do hệ thống xử lí rác thải chưa thật sự hiệu quả Giải pháp: xây dựng một hệ thống xử lí rác thải chuẩn trong sản xuất sữa Quy trình công nghệ xử lý nước thải Nước thải từ các nguồn trong nhà máy qua hệ thống cống được tập trung tại bể gom nước thải. Trước khi vào hố thu gom có lắp song chắn rác để loại bỏ các tạp chất thô. Tại bể thu gom nước thải có sử dụng một máy bơm để bơm nước thải lên bể điều hòa.Trong bể đều hòa, ta sử dụng hệ thống làm thoáng bằng khí nén để cấp khí nhằm ổn  định chất lượng nước thải trước khi qua bể trung hòa. Đồng thời với việc ổn định chất lượng nước, hệ thống thổi khí tại bể điều hòa giúp tách một phần dầu mỡ và đưa lên bề mặt. Số dầu mỡ này sẽ được vớt đi bằng hệ thống thu gom trên bề mặt bể để tránh ảnh hưởng đến các công trình xử lý phía sau. Sau đó nước được bơm qua bể trung hòa. Tại đây, có sử dụng máy đo ph và máy đo các chỉ tiêu N, P tự động. Nước thải chế biến sữa thường mang tính axit nên phải châm thêm naoh để đưa về giá trị ph tối ưu cho quá trình xử lý sinh học (khoảng 6.5÷7.5).Nước thải được đưa qua bể UASB. Bể này có khả năng xử lý BOD và COD cao, có khả năng giảm BOD xuống dưới 500mg/l. Quá  trình hoạt động của bể UASB phải được kiểm tra cẩn thận (tỷ số F/M, hàm lượng N và P) để đảm bảo đầy đủ nguồn dinh dưỡng cho VSV hoạt động. Sau khi ra khỏi bể UASB, nước thải có hàm lượng BOD giảm xuống thích hợp cho quá trình xử lý bằng phương pháp bùn hoạt tính. Khí sinh ra được thu về bình chứa có thể dùng làm khí đốt hoặc chạy máy phát điện Biogas.Phần bùn ở bể chứa bùn gồm bùn từ bể lắng I, bể UASB và bể Aerotank sẽ được xử lý tại bể nén bùn. Sau khi qua bể nén bùn, bùn được trộn với Polyme để tăng độ kết dính rồi được đưa sang máy ép bùn để tạo thành bánh bùn. Các bánh bùn có thể  dùng làm phân vi sinh bón cây. . Nước từ bể UASB chảy sang bể aerotank. Bể Aerotank có nhiệm vụ xử lý các chất hữu cơ còn lại trong nước thải. Tại bể Aerotank diễn ra quá trình oxi hóa các chất hữu cơ hòa tan và dạng keo trong nước thải dưới sự tham gia của vi sinh vật hiếu khí. Trong bể Aerotank có hệ thống sục khí trên khắp diện tích bể nhằm cung cấp oxi, tạo điều kiện thuận lợi cho vi sinh vật hiếu khí sống, phát triển và phân giải các chất ô nhiễm. Vi sinh vật hiếu khí sẽ tiêu thụ các chất hữu cơ dạng keo và hòa tan có trong nước để sinh trưởng. Vi sinh vật phát triển thành quần thể dạng bông bùn dễ lắng gọi là bùn hoạt tính. Khi vi sinh vật phát triển mạnh, sinh khối tăng tạo thành bùn hoạt tính. Hàm lượng bùn hoạt tính nên duy trì ở nồng độ khoảng 2500 – 4000 mg/l; Do đó, một phần bùn lắng tại bể lắng sẽ được bơm tuần hoàn trở lại vào bể Aerotank để đảm bảo nồng độ bùn nhất định trong bể. Nước thải sau xử lý sinh học có mang theo bùn hoạt tính cần phải loại bỏ trước khi đi vào các bể tiếp theo, vì vậy bể lắng có nhiệm vụ lắng và tách bùn hoạt tính ra khỏi nước thải. Nước sạch được thu đều trên bề mặt bể lắng thông qua máng tràn răng cưa. Nước thải sau bể lắng sẽ tự chảy sang bể trung gian và được bơm qua bể lọc áp lực đa lớp vật liệu: sỏi đỡ, cát thạch anh và than hoạt tính, để loại bỏ các hợp chất hữu cơ hòa tan, các nguyên tố dạng vết, những chất khó hoặc không phân giải sinh học và halogen hữu cơ. Nước thải sau khi qua bể lọc áp lực sẽ đi qua bể nano dạng khô để loại bỏ lượng SS còn sót lại trong nước thải, đồng thời khử trùng nước thải trước khi nước thải được xả thải vào nguồn tiếp nhận. Nước sau khi qua bể nano dạng khô đạt yêu cầu xả thải vào nguồn tiếp nhận theo quy định hiện hành của pháp luật. Vệ sinh an toàn sản phẩm sữa: Nguyên nhân: không thực hiện đúng các quy trình sản xuất và kiểm tra thành phẩm không tốt. Giải pháp: giám sát quá trình sản xuất chặt chẽ nâng cao chất lượng nhân sự Kiểm tra thành phẩm chặt chẽ nâng cao chất lượng nhân sự. 10.3 Theo dõi và quản lý việc thực hiện sức khỏe môi trường và quản lý chương trình an toàn 10.3.1 Quản lý chi phí và lợi ích của EHS Để quản lí một cách hiệu quả chúng ta cần phải làm theo các bước sau: Bước 1: Nhận dạng vấn đề và xác định các dự án khác nhau để giải quyết vấn đề. Một phân tích cần phải nêu rõ được dự án hay các dự án là đối tượng xem xét. Chúng có loại trừ lẫn nhau hay không. Cần phải đưa được các lựa chọn thay thế tương ứng vào phân tích. Mốc chuẩn để so sánh là lựa chọn không tiến hành dự án. Song đó có thể chỉ là một cơ sở để so sánh. Khi chúng ta thay đổi quy mô, thời hạn thực hiện của một dự án, chúng ta có thể có được những thay thế thích ứng. Bước 2: Xác định ai hưởng lợi ích và ai chịu chi phí. Khi bắt đầu một phân tích, cần phải chỉ rõ nghiên cứu này là do ai làm, chi phí ai phải chi, lợi ích ai được hưởng. Chúng ta luôn phải rõ ràng và nhất quán trong việc giải quyết những vấn đề này cũng như trong việc tính toán lợi ích và chi phí cho những người/nhóm người khác nhau. Bước 3: Nhận dạng các tác động (lợi ích/chi phí). Nên liệt kê các tác động tiềm tàng của mỗi dự án một cách đầy đủ nhất có thể. Có thể liệt kê tác động của một hay nhiều dự án cụ thể được xem xét cũng như tác động của các lựa chọn thay thế: giữ nguyên hiện trạng hay không triển khai bất kỳ dự án nào. Bước 4: Lượng hóa các tác động trong suốt vòng đời dự án. Tiến hành số lượng hóa các tác động nếu có thể. Để đánh giá chuẩn xác một dự án đòi hỏi phải biết được lượng đầu vào và đầu ra cần có. Khi không thể số lượng hóa được một tác động thì ít nhất ta cũng phải đề cập đến tác động đó. Một dự án hạn chế quyền tự do cá nhân nên đề cập đến tác động này ngay cả khi không có nỗ lực nào được đưa ra để định giá quyền tự do cá nhân. Bước 5: Ước tính thành tiền các lợi ích và chi phí. Bước 6: Chiết khấu lợi ích và chi phí để có các hiện giá. Đối với phần lớn các dự án, cần phải tính chi phí và lợi ích được chiết khấu tại những thời điểm khác nhau. Người ta thường thực hiện điều này bằng cách sử dụng biện pháp chiết khấu lũy thừa (exponential discounting) để tính giá trị hiện tại của chi phí lợi ích. Rất khó để có thể lựa chọn được một mức lãi suất chiết khấu đúng. Tuy nhiên, nhiều tổ chức nghiên cứu đưa ra những mức lãi suất chuẩn dùng cho các phân tích. Bước 7: Tính hiện giá ròng của các phương án. CBA sử dụng các giá trị tiền mặt để so sánh các loại hàng hoá với nhau. Được gán cho mỗi đầu vào và đầu ra của dự án, các giá trị này đại diện cho tầm quan trọng của đầu vào và đầu ra trong phân tích. Nếu tổng giá trị của đầu ra lớn hơn tổng giá trị của đầu vào thì dự án được coi là đáng được tiến hành vì lúc đó độ quan trọng tổng thể của đầu ra đối với xã hội lớn hơn độ quan trọng tổng thể của đầu vào. Tuy việc gán các giá trị thực cho các đầu vào, đầu ra rồi so sánh chúng với nhau là cần thiết song đây cũng là một quá trình gây nhiều tranh cãi. Cần phải có một độ cẩn trọng và tinh tế nhất định khi tiến hành quá trình này. Nhiều loại đầu vào và đầu ra là các mặt hàng thường xuyên được buôn bán trên thị trường với mức giá chung phổ biến và có thể đoán trước được. Giá trị của các đầu vào như lao động, bê tông, thép, máy tính, xăng dầu hay các đầu ra như điện có thể được xác định dựa trên mức giá thị trường, có điều chỉnh trong một số trường hợp nhất định. Các đầu vào và đầu ra khác không được trao đổi trực tiếp nên rất khó có thể được định giá. Chẳng hạn như khoảng thời gian đi lại mà một dự án xây dựng đường cao tốc tiết kiệm được, giá trị của dịch vụ thuỷ lợi do một dự án xây đập mang lại hay tình hình sức khoẻ của cộng đồng được cải thiện thông qua việc xây dựng hệ thống thoát nước và xử lý nước thải. Giá trị cho các loại hàng hoá này phải được ước tính thông qua những tính toán gián tiếp, phức tạp và tương đối chủ quan. Thường thì phương hướng hành động thích hợp nhất là tìm ra và sử dụng các mức giá dự kiến đã được đưa ra trong các nghiên cứu trước đây. Bước 8: Phân tích độ nhạy. Bất kỳ một dự án nào đều gắn với hàng loạt các con số được đề xuất khác nhau. Chúng là ước tính khối lượng vật liệu và lao động cần thiết, mức giá của các đầu vào này, số người hưởng lợi cuối cùng, giá trị quy đổi của việc họ sử dụng sản phẩm làm ra, mức lãi suất thích hợp dùng để khấu trừ chi phí và lợi ích của dự án. Các con số này đều có nguy cơ bị dự đoán sai. Người ta cũng rất dễ lâm vào tình trạng không thể nhất trí về một con số dự kiến nhất định. Câu trả lời có trách nhiệm nhất cho việc có hàng loạt những giá trị ước tính hay gợi ý là đưa ra những tính toán dựa trên nhiều kịch bản khác nhau rồi thảo luận những thay đổi trong từng kịch bản tạo ra tác động gì trong phân tích độ nhạy cảm. Điều này có nghĩa là nên chỉ rõ việc thay đổi các mức giá trị khác nhau có tác động như thế nào đến đánh giá dự án. Ví dụ, nếu phí xây dựng thực tế cao hơn mức phí dự đoán là 10% thì lợi ích ròng của dự án thay đổi như thế nào? Nếu dùng một mức lãi suất cao hơn để khấu trừ các chi phí và lợi ích tương lai thì liệu dự án còn được mong đợi nữa hay không? Nếu như giá trị cho các lợi ích của một dự án mang lại cho tình hình sức khoẻ ở mức thấp chứ không phải ở mức cao trong miền lợi ích ýớc tính thì giá trị của dự án thay đổi như thế nào? Một cách tiếp cận thường gặp là tính toán khả năng tốt nhất, xấu nhất và các khả năng trung bình. Phân tích này có nghĩa là thoạt đầu tính toán NPV của một dự án bằng cách dùng các mức giá trị ước tính tối đa hoá giá trị của dự án, rồi dùng các mức giá trị ước tính tối thiểu hoá giá trị của dự án và cuối cùng là dùng các mức giá trị trung gian. Điều này sẽ cho các nhà hoạch định chính sách ý tưởng về tính không chắc chắn của dự án cũng như tầm quan trọng của tính không chắc chắn này có thể là bao nhiêu. Bước 9: Gợi ý chính sách. Đưa ra phương án tốt nhất. 10.3.2 Đo lường và báo cáo hiệu suất EHS Một phương án được cho là tốt thì chưa chắc việc thực hiện phương án đó sẽ diễn ra một cách suôn sẻ và tốt đẹp vì vậy chúng ta cần phải kiểm soát nó để biết được hiệu suất của việc thực hiện, từ đó chúng ta sẽ đưa ra những biện pháp khắc phục và những phương án giúp cho việc thực hiện dự án đúng cách hơn, hợp lí hơn. 10.3.3 Thực hiện chương trình ứng phó khẩn cấp Xác định những rủi ro có thể xảy ra của dự án, chính sách và đưa ra từng phương án giải quyết rủi ro cho từng loại. Vd: chính sách xử lí chất thải trong quá trình sản xuất sữa tươi là mua một số máy móc, thiết bị từ nước ngoài có rủi ro là mua phải máy dỏm hay là không có nhân viên biết sử dụng thì chương trình ứng phó rủi ro sẽ là hoặc là đào tạo trước nhân viên kĩ thuật, hoặc là thuê nhân viên nước ngoài, xác định rõ ràng xuất sứ, đối tác trước khi mua thiết bị. 10.3.4 Cung cấp nhân lực hỗ trợ cho EHS Nếu quy mô chương trình quá lớn thì chúng ta cần cung cấp thêm nguồn nhân lực để hỗ trợ việc thực thi chương trình đạt kết quả cao. 10.4 Đảm bảo tuân thủ các quy định Giám sát, kiểm tra việc tuân thủ các quy định của các bên liên quan, đặc biệt là các quy định về an toàn, môi trường, ngoài ra còn có các quy định do thỏa thuận mà có. Dưới đây là một số quy định mà công ty sản xuất sữa cần phải tuân thủ: Tiêu chuẩn Việt Nam về sữa và các sản phẩm từ sữa. Vd: TCVN 6508 : 1999 (ISO 1211 : 1984) Sữa. Xác định hàm lượng chất béo. Phương pháp khối lượng (phương pháp chuẩn). Các điều khoản trong pháp luật về vệ sinh thực phẩm. Vd: (Điều 14, Pháp lệnh Vệ sinh an toàn thực phẩm, 1 - Việc sử dụng nguyên liệu để chế biến thực phẩm phải bảo đảm vệ sinh an toàn theo quy định của pháp luật. 2 - Cơ sở chế biến thực phẩm phải thực hiện mọi biện pháp để thực phẩm không bị nhiễm bẩn, nhiễm mầm bệnh có thể lây truyền sang người, động vật, thực vật. 3 - Cơ sở chế biến thực phẩm phải bảo đảm quy trình chế biến phù hợp với quy định của pháp luật về vệ sinh an toàn thực phẩm.) - Các điều khoản trong luật bảo vệ môi trường. Vd: điều 37, khoản 1, Luật bảo vệ môi trường: Cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phải đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ môi trường sau đây: A) Có hệ thống kết cấu hạ tầng thu gom và xử lý nước thải đạt tiêu chuẩn môi trường. Trường hợp nước thải được chuyển về hệ thống xử lý nước thải tập trung thì phải tuân thủ các quy định của tổ chức quản lý hệ thống xử lý nước thải tập trung; B) Có đủ phương tiện, thiết bị thu gom, lưu giữ chất thải rắn và phải thực hiện phân loại chất thải rắn tại nguồn; C) Có biện pháp giảm thiểu và xử lý bụi, khí thải đạt tiêu chuẩn trước khi thải ra môi trường; bảo đảm không để rò rỉ, phát tán khí thải, hơi, khí độc hại ra môi trường; hạn chế tiếng ồn, phát sáng, phát nhiệt gây ảnh hưởng xấu đối với môi trường xung quanh và người lao động; D) Bảo đảm nguồn lực, trang thiết bị đáp ứng khả năng phòng ngừa và ứng phó sự cố môi trường, đặc biệt là đối với cơ sở sản xuất có sử dụng hoá chất, chất phóng xạ, chất dễ gây cháy, nổ. - Một số quy định khác do các bên liên quan thỏa thuận. Vd: những nhà đầu tư bên ngoài đầu tư vào chính sách EHS của công ty thì họ có quyền thỏa thuận tiền đầu tư không dùng vào các dự án nằm ngoài chính sách, việc sử dụng tiền đầu tư phải ghi chép rõ ràng, minh bạch. 10.5 Quản lý các nỗ lực khắc phục hậu quả Quản lí theo các bước sau: B1. Tạo kế hoạch khắc phục hậu quả Việc này giúp giải quyết những vấn đề một cách tạm thời, không để cho vấn đề đi theo một chiều hướng ngày càng xấu đi. B2. Liên hệ và hội ý với các chuyên gia Để được tư vấn những chính sách hay trong từng trường hợp, được chỉ ra những sai sót trong việc thực hiện chính sách … B3. Xác định  nguồn lực Cơ sở để xác định quy mô thích hợp cho chính sách mới hoặc sửa đổi quy mô cho phù hợp với nguồn lực. B4. Điều tra nguyên nhân gây ra thiệt hại Là cơ sở để giải quyết tận gốc vấn đề, giúp mọi người nhận ra sai sót và đưa ra phương án khắc phục sai sót. B5. Sửa đổi hoặc tạo ra chính sách Tùy thuộc vào nguyên nhân ở mức độ nào, như thế nào để quyết định sửa đổi chính sách hay là đưa ra một chính sách mới hoàn hảo hơn. Ngoài ra, còn phải căn cứ vào các bước trên để đưa ra một chính sách hoặc một cách sửa đổi hợp lí.