Đề tài Các vấn đề cơ bản về chứng từ trong thanh toán quốc tế khác vận đơn và bảo hiểm

BÀI TẬP NHÓM Môn: THANH TOÁN QUỐC TẾ Đề tài: Các vấn đề cơ bản về chứng từ trong thanh toán quốc tế khác vận đơn và bảo hiểm. Sinh viên thực hiện: Nhóm 5_Thanh toán quốc tế 6 1.Trần Thúy Hằng CQ513645 2.Trần Thị Thu Hương CQ511741 3.Nguyễn Thị Mai CQ512068 4.Hứa Ngọc Linh CQ515270 5. Nguyễn Thị Hằng CQ511298 6.Tạ Thị Thu Hường CQ511772 I. TỔNG QUAN VỀ CHỨNG TỪ CẦN THIẾT THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN 1. Khái niệm chung Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin (về hàng hoá, về vận tải, bảo hiểm v.v..) dùng để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường... Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoaị thương là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan. Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói chung, chúng đều được trình bày trên những mẫu in sẵn. Những chi tiết chung cho nội dung của tất cả các chứng từ là: tên của tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại và điện tín của nó, tên chứng từ, ngày tháng và nơi lập chứng từ, số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp đồng, tên tàu chở hàng và số vận đơn, tên hàng và mô tả hàng hoá, số lượng, (số kiện trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh), loại bao bì và ký mã hiệu hàng hoá. Trong kinh doanh quốc tế, người ta có thể ghi nhận rằng : Khi mà sự an toàn của hoạt động thanh toán được đảm bảo bởi hệ thống Ngân hàng, thì người mua hàng (nhập khẩu) không phải trả tiền trực tiếp cho hàng hóa, nhưng lại phải mua một bộ hồ sơ chứng từ gửi kèm theo hàng hóa ấy. Bộ chứng từ hoàn hảo là bộ chứng từ phù hợp với tất cả các điều kiện và điều khoản qui định trong thư tín dụng (L/C) gốc đính kèm các bộ chứng từ xuất khẩu gốc, được xuất trình tại tổ chức tín dụng (TCTD) nhận chiết khấu. 2. Phân loại Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ được chia thành các loại: - Chứng từ hàng hoá - Chứng từ vận tải - Chứng từ bảo hiểm - Chứng từ kho hàng - Chứng từ hải quan. Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên luôn tiếp xúc với các phương tiện tín dụng như Hối Phiếu, séc v.v... 3. Vai trò - Là cơ sở đảm bảo cho hợp đồng thanh toán quốc tế diễn ra được suôn sẻ. Phương thức thanh toán được sử dụng rộng rãi trong thương mại quốc tế là thanh toán theo thư tín dụng( Phương tiện thanh toán tín dụng chứng từ ). Đây là hoạt động thanh toán được diễn ra khá phổ biến. - Là công cụ để người bán (xuất khẩu) chứng minh rằng nó đã thay thế được các nghĩa vụ trả tiền của người mua một cách hợp lý hơn, thuận lợi hơn. - Là công cụ để người mua, cũng như các hãng bảo hiểm có được quyền sở hữu các giấy tờ cần thiết đảm bảo cho hợp đồng nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi, điều này cũng khẳng định hàng hóa đã được gửi đi và đến nơi an toàn- - Nhờ có bộ chứng từ người mua (nhập khẩu) có thể đối chiếu những chỉ tiêu chất lượng, cũng như số lượng của hàng hóa đã nhập có đúng với yêu cầu thỏa thuận trong hợp đồng hàng hóa và có thích hợp với bộ chứng từ không. 4. Điều kiện Ngân hàng phát hành phát hành một L/C yêu cầu thanh toán cho người thụ hưởng một số tiền nhất định khi người thụ hưởng xuất trình bộ chứng từ theo quy định của L/C chứng minh người thụ hưởng hoàn thành nghĩa vụ cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ trong một khoảng thời gian nhất định được quy định trong L/C. Khi đó, sau khi người thụ hưởng hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hóa hoặc dịch vụ, lập bộ chứng từ, xuất trình bộ chứng từ cho ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng chỉ định trong khoảng thời gian quy định của tín dụng thư, để được thanh toán, bộ chứng từ đó phải thỏa mãn những điều kiện sau đây: Bộ chứng từ phải đầy đủ về mặt chủng loại và số lượng, thể hiện nội dung phù hợp với các yêu cầu của L/C, bản thân các chứng từ không mâu thuẫn nhau về mặt nội dung. Ví dụ như thư tín dụng yêu cầu xuất trình bao nhiêu loại chứng từ, mỗi loại bao nhiêu bản gốc, bao nhiêu bản sao, ngày phát hành trong khoảng thời gian nào, nội dung thể hiện ra sao…, thì bộ chứng từ do người thụ hưởng xuất trình phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đó. Bộ chứng từ phải phù hợp với UCP được dẫn chiếu trong L/C. Bộ chứng từ phải phù hợp với ISBP . II. CHỨNG TỪ VỀ HÀNG HÓA Là bằng chứng chứng minh quan hệ thương mại, là chứng từ mang tính chất trung lập trong bộ hồ sơ thanh toán, bởi vậy cần thiết phải kiểm tra tính hoàn hảo chuẩn xác của chứng từ này 1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoices) Để tuân thủ các qui định Hải quan, nhà nhập khẩu và xuất khẩu cần phải cung cấp các chứng từ cần thiết. Để hoàn thiện thủ tục khai báo hải quan, một trong những chứng từ cần thiết mà người thực hiện khai báo Hải quan phải trình là hóa đơn thương mại. 1.1 Định nghĩa: Hóa đơn thương mại là chứng từ trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại do người bán phát hành xuất trình cho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi. Là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải.v.v. Như vậy, hóa đơn thương mại chính là chứng từ có tính chất pháp lý, là chứng từ do người bán lập chỉ ra chi tiết về hàng hóa trao đổi để nhận được tiền. Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều bản, để dùng trong nhiều việc khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v… 1.2 Tác dụng: Hóa đơn thương mại có những tác dụng sau: Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại giữ vai trò trung tâm trong bộ chứng từ thanh toán. Trong trường hợp bộ chứng từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người trả tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu. Nếu không dùng hối phiếu để thanh toán, hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền. Khi khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa và là bằng chứng cho việc mua bán, trên cơ sở đó người ta tiến hành giám quản và tính tiền thuế. Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ ký chấp nhận trả tiền của người mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn. Hóa đơn cũng cung cấp những chi tiết về hàng hóa, cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng. Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hóa đơn được dùng như một thư thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền hàng Nhìn chung, hóa đơn thương mại đã trở nên phổ biến trong thời đại hội nhập ngày nay, bất kì một hoạt động giao dịch thương mại nào (xuất khẩu hay nhập khẩu) đều phải cần hóa đơn. Từ đó cho thấy việc nhận biết và thành lập một hóa đơn đúng đang là một yêu cầu cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp Việt Nam, vì khi một hóa đơn sai sót thì sẽ gây ra nhiều trở ngại cho các nhà xuất khẩu lẫn nhà nhập khẩu. 1.3 Nội dung: 1.3.1 Nội dung hóa đơn thương mại: Thông thường, hóa đơn thương mại gồm các nội dung chi tiết sau: Các bên tham gia mua bán: Tên và địa chỉ đầy đủ của người bán và người mua, số tham chiếu của mỗi bên và ngày tháng phát hành. Nội dung hàng hóa: Trên hóa đơn phải chỉ ra chi tiết về hàng hóa, bao gồm trọng lượng, khối lượng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị. Điều kiện giao hàng: chỉ ra chi phí về vận tải, bảo hiểm do ai trả, người bán hay người mua, trách nhiệm thanh toán này có hiệu lực tại địa điểm nào trong quá trình chuyển giao hàng hóa. Chi tiết, cụ thể về vận tải hàng hóa: Chỉ ra vận chuyển hàng hóa bằng phương tiện gì, người chuyên chở, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng. Điều kiện thanh toán và trao chứng từ: Tùy thuộc vào phương thức thanh toán là Ghi sổ, chuyển tiền, nhờ thu hay tín dụng chứng từ mà qui định cho thích hợp ( chứng từ được trao khi thanh toán D/P; khi được chấp nhận hối phiếu D/A). Chi tiết nội dung thể hiện của hàng hóa trên hóa đơn sẽ do người bán và người mua thỏa thuận mà không phải tiêu chuẩn hóa. Các yêu cầu khác: ngoài các yếu tố trên, tùy theo yêu cầu của một số nước, hoặc do điều kiện cụ thể của hợp đồng hàng hóa trên hóa đơn thương mại còn phải thể hiện một số nội dung như: + Thông tin về xuất xứ hàng hóa + Mã số phân loại thuế quan + Chi phí bảo hiểm và vận tải một cách độc lập + Chữ ký bằng tay của người xuất khẩu Tuy nhiên, theo qui tắc thanh toán quốc tế của ICC thì hóa đơn thương mại không nhất thiết phải được ký, với lý do là trong điều kiện kinh tế hiện đại ngày nay, công nghệ phát triển rất nhiều hình thức bán hàng tự động, mua bán hàng hóa qua mạng… Trong thương mại quốc tế do người bán và người mua trong đa số trường hợp không gặp nhau trực tiếp để thực hiện thanh toán nên một hóa đơn thương mại quốc tế cũng có một số điểm khác hẳn với các hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước. Cụ thể như sau: Nếu không có qui định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc lập hóa đơn thì ngôn ngữ thông thường được sử dụng là tiếng Anh, trong khi các hóa đơn bán hàng hay cung cấp dịch vụ trong nước đa phần bao giờ cũng lập bằng ngôn ngữ bản địa. Các hóa đơn thương mại quốc tế được lập với loại hình tiền tệ là đồng tiền được thỏa thuận trong các hợp đồng mua bán với các điều kiện giao hàng và thanh toán phù hợp với các qui định trong các hợp đồng mua bán này và phù hợp với luật hay tập quán quốc tế trong thương mại. Theo UCP 600 một hóa đơn thương mại: Phải thể hiện do người thụ hưởng phát hành (trừ trường hợp qui định tại điều 38) Phải được lập cho người mở thư tín dụng (trừ trường hợp nêu trong điều 38g) Phải được lập trùng với đơn vị tiền tệ nêu trong thư tín dụng Không cần phải ký Một ngân hàng chỉ định hành động theo sự chỉ định ngân hàng xác nhận nếu có hoặc ngân hàng phát hành có thể chấp nhận một hóa đơn thương mại được phát hành với số tiền vượt quá số tiền L/C cho phép và quyết định của ngân hàng này sẽ rằng buộc tất cả các bên miễn là ngân hàng đó không thanh toán hay chiết khấu cho số tiền vượt quá L/C cho phép. Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn thương mại phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C. 1.3.2 Mẫu hóa đơn thương mại: 1) Shipper/ exporter (Nhà xuất khẩu): - The name and address of the principal party responsible for effecting export from the United States. The exporter as named on the Export License. (Tên và địa chỉ của đối tác chính chịu tránh nhiệm xuất khẩu những hàng hóa được liệt kê) 2) Consignee (Người nhận hàng): - The name and address of the person/ company to whom the goods are shipped for the designated end use, or the party so designated on the Export License. (Tên và địa chỉ của cá nhân hoặc công ty mà hàng hóa được gửi đến cuối cùng). 3) Intermediate consignee (Trung gian): - The name and address of the party who effects delivery of the merchandise to the ultimate consignee, or the party so named on the Export License. ( Tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm phân phối hàng hóa đến cho người nhận cuối cùng) 4) Forwarding agent ( Đại lý chuyển giao/ hãng vận chuyển quá cảnh):- The name and address of the duly authorized forwarder acting as agent for the export. (Tên và địa chỉ của người được ủy quyền hợp pháp, hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu) 5) Commercial invoice no:- Commercial Invoice number assigned by the exporter (Mã số hóa đơn định bởi nhà xuất khẩu) 6) Customer purchase order no:- Overseas customer’s reference of order number (Mã số đơn đặt hàng của khách hàng) 7) B/L, AWB NO: - Bill of Lading, or Air Waybill number, if known.( Mã số vận đơn hàng hải hay hàng không) 8) Coutry of origin:- country of origin of shipment.(Xuất xứ của hàng hóa được vận chuyển) 9) Date of export:- Actual date of export of merchandise. (Ngày xuất khẩu thực tế) 10) Terms of payment (điều kiện thanh toán):- Describe the terms, conditions, and currency of settlement as agreed upon by the vendor and purchaser per the Pro Forma Invoice, customer Purchase Order, and/or Letter of Credit. (Mô tả những điều khoản, phương thức thanh toán, loại tiền tệ được thỏa thuận giữa người mua và người bán theo hóa đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng của khách hàng, hay tín dụng thư) 11) Export references:-May be used to record other useful information, e.g.-other reference numbers, special handing requirements, routing requirements, etc.(Dùng để trình bày những thông tin cần thiết khác, ví dụ như các mã số, yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyển hàng…) 12) Air/ocean port of embarkation: - Ocean port/pier, or airport to be used for embankation of merchandise (Cảng hàng không, hay hàng hải nơi bốc hàng đưa hàng lên tàu) 13) Exporting carrier/ route (Hãng vận tải): - Record airline carrier/ flight number or vessel name/ shipping line to be used for the shipment of merchandise. (Hãng vận tải do nhà xuất khẩu chọn để vận chuyển hàng hóa) 14) Packages- Record number of packages, cartons, or containers per description line. (Mã số trên kiện, thùng catong hay container theo mỗi dòng mô tả) 15) Quantity (Số lượng)- Record total number of units per description line. (Tổng số đơn vị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả) 16) Net weight (Khối lượng tịnh)/ Cross weight (Khối lượng gộp):- Record total net weight (includes weight of container) in kilograms per description line. (Tổng khối lượng tịnh theo mỗi dòng mô tả/tổng khối lượng gộp. Bao gồm cả khối lượng bao bì theo mỗi dòng mô tả) 17) Description of merchandise (Mô tả hàng hóa):-Provide a full description of items shipped, the type of container (carton, box, pack, etc), the gross weight per container, and the quantity and unit of measure of the merchandise. (Mô tả đầy đủ về hàng hóa được vận chuyển, loại bao bì thùng cacton, hộp, kiện,…trọng lượng mỗi container, số lượng và đơn vị tính của hàng hóa) 18) Unit price (Đơn giá)/ Total value (Tổng giá trị): - Record the unit price of the merchandise per the unit of measure, compute the extended total value of the line. (Giá của mỗi đơn vị hàng hóa/ tổng giá trị hàng hóa theo mỗi dòng mô tả) 19) Package marks (Ký mã hiệu): - Record in this Field, as well as on each package, the package number (e.g: 1 of 7, 3 of 7, etc.); shippers company name, country of origin (e.g: made in USA); destination port of entry, package weight in kilograms, package size (length x width x height), and shipper’s control number (e.g: C/I number; optional). (Ký hiệu hay mã số để nhận biết trên container) 20)Misc.Charges (Chi phí hỗn hợp): Record any miscellaneous charges which are to be paid for by the customer – export transportation, insurance, export packging, inland freight to pier, etc… (Tất cả các loại phí mà khách hàng phải trả như: phí vận chuyển, bảo hiểm, phí đóng gói xuất khẩu, phí vận chuyển trên bộ) 21) Certifications (Chứng nhận): - any certifications or declarations required of the shipper regarding any information recorded on the commercial invoice: (Tất cả những chứng nhận và cam kết liên quan đến bất cứ thông tin nào trong hóa đơn mà nhà xuất khẩu yêu cầu) 22) Invoice currency: Loại tiền mà giá trị của hóa đơn được tính theo đó 23) Date (Ngày tháng): Ngày tháng lập hóa đơn. Ngoài mẫu trên người ta cũng có thể lập những hóa đơn thương mại với nhiều cách thức khác nhau do không có một biểu mẫu tiêu chuẩn quy định choc hung cho hóa đơn thương mại. Nhưng nội dung của một hóa đơn thương mại cơ bản vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết như trên. Sau đây là một mẫu hóa đơn thương mại cụ thể: 1.4 Phân loại: Trong thực tiễn buôn bán, các hoạt động giao dịch rất nhiều và phức tạp, bên cạnh đó mỗi loại giao dịch thường đòi hỏi mỗi hóa đơn khác nhau, làm cho hình thức và chức năng của các hóa đơn thương mại trở nên đa dạng. Nếu xét trên góc độ chức năng, có thể phân loại hóa đơn như sau: 1.4.1. Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Loại hóa đơn này được yêu cầu từ phía người mua, khi họ cần nó để có được giấy phép nhập khẩu (giấy tờ cần thiết trong đó có ghi các qui định về thuế cũng như qui định về hàng hóa của nước nhập khẩu). Hóa đơn tạm được người bán viết, hoặc các nhà phân phối danh nghĩa hay cũng có thể do các trung gian bán hàng khác viết; hóa đơn tạm cũng không cần phải có xác nhận của các văn phòng đại sứ hay các chuyên gia nghiên cứu. Để tránh sai sót có thể gây ra tổn thất cho các hoạt động kinh doanh đối ngoại sau này cần chú ư đến các điều khoản về hối đoái, và các Ngân hàng phải hành phải “trích” phần thanh toán của hồ sơ sau khi có các dịch vụ tài chính, để tránh việc thanh toán hộ 2 lần cho người nhập khẩu. Xuất phát từ hóa đơn tạm, Ngân hàng có thể quản lý Tên, địa chỉ chính xác của người hưởng lợi, cũng như tên gọi, đặc điểm hàng hóa… Theo luật quốc tế, khi một hoạt động giao dịch không thực hiện như hợp đồng thương mại hay theo thứ tự mua hàng của người nhập khẩu, hóa đơn tạm được cọi như một sự đề nghị bán hàng. Nó chỉ được chấp nhận trong trường hợp người phát hành thừa nhận, nó sẽ trở thành hợp đồng có giá trị khi người mua ký gửi kèm theo một công cụ viết theo qui định của pháp luật như: Điện báo, thư báo… Nếu L/C đã được chọn như một công cụ thanh toán, sự chấp nhận của hóa đơn tạm sẽ thúc đẩy được quá trình đề nghị mở L/C. Trong một vài trường hợp sẽ đơn giản được thủ tục (ví dụ như một giao dịch thương mại mang lại hàng chục mặt hàng nguyên liệu đến với người nhập) Nhà nhập khẩu này sẽ tránh phản ánh lại những chi tiết này trong một hóa đơn do Ngân hàng cung cấp, sẽ có lợi khi nối các hóa đơn tạm nhận được của nhà cung cấp chúng. Như vậy, hóa đơn tạm sẽ góp phần tất yếu trong hoạt động mở L/C và thanh toán L/C giúp Ngân hàng kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn thương mại với hóa đơn tạm, về số lượng, trọng lượng, tính chất của hàng hóa trong hợp đồng. 1.4.2. Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice) Là chứng từ kế toán do bên bán lấp, đây là hóa đơn quan trọng nhất trong giao dịch quốc tế. Không chỉ là hóa đơn tiêu biểu của khoản nợ mà nó còn cho phép tất cả các dịch vụ thuế suất được khiểm tra các yếu tố của hàng hóa gửi đi. Vị trí nhà Xuất khẩu Hóa đơn phụ thuộc vào thời hạn của hợp đồng thương mại. Nó mang tính bắt buộc, trên đó thể hiện: Địa chỉ Số seri của hóa đơn Tên địa chỉ của người mua Số lượng hàng hóa bán ra Tên gọi chính xác của hàng hóa Giá cả Đồng tiền qui định trong hóa đơn Chế độ tài chính của việc xuất khẩu (Bên quản lý thuế đòi hỏi) Ngày đáo hạn (Thanh toán ngay hay sau bao nhiêu ngày) Các điều kiện bán hàng (Theo Incoterms: xuất hàng khỏi nhà máy, giao hàng tận nơi…) Điều quan trọng của hóa đơn đối với người xuất khẩu trong trường hợp thanh toán theo L/C, điều 18 của UCP 600 đã khẳng định ngoại trừ các qui định đối lập Hóa đơn thương mại phải thể hiện là do người thụ hưởng phát hành (Trừ trường hợp tín dụng chuyển nhượng- điều 38). Phải đứng tên người yêu cầu. Hàng hóa được mô tả chi tiết trong hóa đơn phải khớp với các hóa đơn khác Hàng hóa có thể được mô tả phải tương thích với mô tả hàng hóa trong tín dụng. Nếu hợp đồng tín dụng đòi hỏi hóa đơn thương mại cụ thể: Tên người hưởng lợi Ngôn ngữ thỏa thuận trong hóa đơn Đơn vị tiền tệ qui định Được chứng thực tại phòng thương mại hoặc các chuyên gia. Vị trí nhà Nhập Khẩu Hóa đơn thương mại giải thích cụ thể một khoản nợ, nó sẽ giải thích cho mọi đối tượng tài chính của khoản vay nợ, đưa vốn ra nước ngoài, nó là cơ sở khai báo và tính thuế hải quan xuất- nhập khẩu. 1.4.3. Hóa đơn chiếu lệ (Pro Forma Invoice) Có hình thức giống như hóa đơn thông thường, được ghi rõ ràng là “ Hóa đơn chiếu lệ” nó không có ký mã hiệu hàng hóa, hóa đơn chiếu lệ chỉ mang tính chất như thư chào hàng, giấy báo giá gửi đến các khách hàng tiềm năng, hóa đơn chiếu lệ không được dùng để thanh toán, song trên hóa đơn chiếu lệ vẫn ghi rõ giá cả và đặc điểm của hàng hóa. Bởi vậy, loại hóa đơn này còn được sử dụng trong các trường hợp hàng hóa gửi đi triển lãm, tham gia hội chợ gửi bán. 1.4.4. Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice) Là loại hóa đơn có chữ ký của cơ quan chức năng xác nhận về xuất xứ của hàng hóa. Khi có xác nhận về xuất xứ hàng hóa, hóa đơn này thay thế giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. 1.4.5. Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice) Khi đánh thuế hàng nhập khẩu, một số nước nhập khẩu yêu cầu hóa đơn thương mại phải có xác nhận của lãnh sự quán nước đó tại nước xuất khẩu. Loại hóa đơn này sử dụng nhằm mục đích: Chứng nhận nhà xuất khẩu không bán phá giá hàng hóa Cung cấp thông tin về nhóm hàng hóa phải chịu thuế Thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa. 1.4.6. Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice) Là loại hóa đơn liệt kê phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng hóa. Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân tích ra thành những mục rất chi tiết. Nội dung của hóa đơn được chi tiết đến mức độ nào tùy theo yêu cầu cụ thể, không có tính chất cố định. 1.4.7. Hóa đơn hải quan (Custom’s Invoice) Là loại hóa đơn tính trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và các khoản lệ phí của hải quan. Hóa đơn này chủ yếu dùng trong tính thuế, không có giá trị đòi tiền. Hóa đơn này ít quan trọng trong lưu thông.. Hóa đơn trung lập (Neutral invoice): Với loại hóa đơn này, người mua có thể dùng lại phiếu đóng gói trong khi bán lại hàng cho người thứ ba. 1.5. Những lỗi thường gặp khi lập hóa đơn - Người bán cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không phải chịu thuế nên không ghi vào trong hóa đơn. - Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu. - Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuất khẩu để sản xuất ra hàng hóa không được thể hiện trong hóa đơn. - Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chỉ ghi giá thực thu của hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã giao trước đây và bị trả lại. - Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu. - Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá gắn với một điều kiện giao hàng nào đó ví dụ như giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi những chi phí tiếp theo sau. - Người giao hàng ghi trên hóa đơn người nhập khẩu là người mua hàng nhưng trên thực tế người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bên chỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc làm trung gian của mình. - Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v... 2. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of origin) 2.1.Khái niệm Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là văn bản do tổ chức có thẩm quyền thuộc quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những qui định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa. Xuất xứ hàng hóa là nước hoặc vùng lãnh thổ nơi sản xuất ra toàn bộ hàng hoá hoặc nơi thực hiện công đoạn chế biến cơ bản cuối cùng đối với hàng hoá trong trường hợp có nhiều nước hoặc vùng lãnh thổ tham gia vào quá trình sản xuất hàng hoá đó.Việc xác định và thừa nhận quốc gia, vùng lãnh thổ nào là xuất xứ của hàng hoá trên thực tế khá phức tạp và không phải lúc nào cũng thống nhất. Tổ chức có thẩm quyền của nước xuất khẩu: Tuỳ theo qui định của từng quốc gia mà các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận xuất xứ là khác nhau, các cơ quan thường gặp là Bộ Thương mại, Bộ Công nghiệp, Bộ Tài chính, Bộ chuyên ngành quản lý, Hải quan, Phòng Thương mại và Công nghiệp, các Hiệp hội ngành nghề, thậm chí là một số Công ty sản xuất được cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho sản phẩm, hàng hoá do chính Công ty sản xuất... Các nước có thể qui định thẩm quyền cấp C/O cho từng cơ quan/ tổ chức theo các mẫu C/O cụ thể. Một cơ quan/ tổ chức có thể được cấp một hoặc nhiều loại mẫu C/O. Một loại mẫu C/O có thể do một hoặc nhiều cơ quan/ tổ chức có thẩm quyền cấp. Tuy nhiên việc cấp này đều phải được qui định về thẩm quyền cấp rõ ràng. Trong nhiều trường hợp để thực hiện các thoả thuận ưu đãi thuế quan, các nước thành viên có thể phải xác nhận lẫn nhau, thông báo lẫn nhau tên, địa chỉ các cơ quan/ tổ chức có thẩm quyền cấp các mẫu C/O tương ứng để thực hiện thoả thuận ưu đãi thuế quan. Qui định, yêu cầu liên quan đến xuất xứ: gồm các Qui tắc xuất xứ áp dụng để xác định và công nhận xuất xứ thể hiện trên C/O và Qui chế cấp. Có nhiều loại Giấy chứng nhận xuất xứ, mỗi loại Giấy chứng nhận xuất xứ được áp dụng các Qui tắc xuất xứ nhất định. 2.2 Mục đích của C/O: - Xác định mức thuế nhập khẩu: giấy chứng nhận xuất xứ của hàng hóa đặc biệt cần thiết để phân biệt đâu là hàng nhập khẩu được hưởng ưu đãi để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận thương mại đã được ký kết giữa các quốc gia. - Mục đích thị trường: người nhập khẩu thường ưu tiên mua hàng hóa có xuất xứ từ nước có truyền thống sản xuất hàng hóa có chất lượng, uy tín, để đáp ứng được yêu cầu này người xuất khẩu yêu cầu có giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa để chứng minh nguồn gốc hàng hóa theo yêu cầu. - Mục đích xã hội chính trị: trong tình huống nước viện trợ yêu cầu nước nhận viện trợ phải nhận hàng hóa từ nước mình thay vì nhận trực tiếp bằng tiền hoặc là vì lý do chính trị nước nhập khẩu cấm nhập hàng hóa từ một nước nhất định. Giấy chứng nhận hàng hóa sẽ đáp ứng yêu cầu này khi tiến hành thông quan hoặc thực hiện thanh toán. 2.3. Đặc điểm của C/O Xuất phát từ mục đích của Giấy chứng nhận xuất xứ nêu trên mà Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) có đặc điểm: - C/O được cấp cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu cụ thể: tức là C/O chỉ được cấp cho hàng hoá tham gia vào lưu thông quốc tế và đã được đặc định xuất khẩu tới nước nhập khẩu, khi đã có các thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, thông tin về đóng gói hàng hoá, số lượng, trọng lượng, trị giá, nơi xếp hàng, nơi dỡ hàng, thậm chí thông tin về phương tiện vận tải. Xét theo thông lệ quốc tế, C/O có thể được cấp trước hoặc sau ngày giao hàng (ngày xếp hàng lên tàu) nhưng việc cấp trước này vẫn phải phản ánh được lô hàng xuất khẩu cụ thể. Trường hợp cấp trước thường xảy ra khi lô hàng đang trong quá trình làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hoặc đã làm thủ tục hải quan, chờ xuất khẩu. - C/O chứng nhận xuất xứ hàng hóa được xác định theo một qui tắc xuất xứ cụ thể và Qui tắc này phải được nước nhập khẩu chấp nhận và thừa nhận: C/O chỉ có ý nghĩa khi được cấp theo một qui tắc xuất xứ cụ thể mà nước nhập khẩu chấp nhận. Qui tắc xuất xứ áp dụng có thể là các qui tắc xuất xứ của nước nhập khẩu hoặc của nước cấp C/O (nếu nước nhập khẩu không có yêu cầu nào khác). C/O được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì được hưởng các ưu đãi tương ứng (nếu có) khi nhập khẩu vào nước nhập khẩu dành cho các ưu đãi đó. Để phản ánh C/O được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì thông thường các C/O được qui định về tên hay loại mẫu cụ thể. 2.4. Các nội dung của C/O Xuất phát từ mục đích, đặc điểm của C/O mà nội dung cơ bản của C/O phải thể hiện được các nội dung - Loại mẫu C/O: nhằm thể hiện C/O được cấp theo một Qui tắc xuất xứ cụ thể tương ứng - Tên, địa chỉ người xuất khẩu, nhập khẩu - Tiêu chí về vận tải (tên phương tiện vận tải, cảng, địa điểm xếp hàng/ dỡ hàng, vận tải đơn…) - Tiêu chí về hàng hoá (tên hàng, bao bì, nhãn mác đóng gói hàng hoá, trọng lượng, số lượng, giá trị…) - Tiêu chí về xuất xứ hàng hoá (tiêu chí xác định xuất xứ, nước xuất xứ hàng hoá) - Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền nước cấp xuất khẩu. 2.5. Phân loại C/O 2.5.1 Theo nước cấp: C/O cấp trực tiếp: C/O cấp trực tiếp bởi nước xuất xứ, trong đó nước xuất xứ cũng có thể là nước xuất khẩu. C/O giáp lưng (back to back C/O): C/O cấp gián tiếp bởi nước xuất khẩu không phải là nước xuất xứ. Nước xuất khẩu trong trường hợp này gọi là nước lai xứ. Về nguyên tắc, các nước chỉ cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa có xuất xứ của quốc gia mình. Tuy nhiên thực tiễn thương mại cho thấy hàng hóa không chỉ được xuất khẩu trực tiếp tới nước nhập khẩu cuối cùng (nơi tiêu thụ hàng hóa) mà có thể được xuất khẩu qua các nước trung gian. Việc xuất hiện các nước trung gian có nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể theo mạng lưới phân phối của nhà sản xuất, hoặc do hàng hóa được mua đi bán lại qua các nước trung gian,… Để tạo thuận lợi cho các họat động này, một số nước có qui định hàng nhập khẩu vào nước mình khi xuất khẩu có thể được cấp C/O giáp lưng trên cơ sở C/O gốc của nước xuất xứ. Theo qui chế cấp C/O ưu đãi hiện hành của Việt nam: có một số C/O ưu đãi đặc biệt được cấp dưới dạng C/O giáp lưng. Khi gặp các C/O giáp lưng cấp theo qui tắc xuất xứ ưu đãi này, cần kiểm tra chặt chẽ về các điều kiện qui định về vận chuyển trực tiếp 2.5.2 Theo dạng mẫu Form P: Giấy chứng nhận đơn thuần về hàng hóa. Chỉ có chức năng là giấy chứng nhận đơn thuần về nơi xuất xứ hàng hóa. Form A: Thực hiện chế độ ưu đãi phổ cập – GSP. Dùng để thực hiện chế độ ưu đãi phổ cập (GSP – Generalised system of preferences). Các quốc gia thuộc GSP: Mỹ, Nhật, Canada, Thụy điển, Thụy Sĩ…và các nước thuộc liên minh Châu Âu. Ưu đãi miễn thuế nhập khẩu với 1 số mặt hàng sử dụng 65% nguyên liệu trong nước. Phải được lập theo mẫu quy định, nếu không sẽ không được hưởng chế độ ưu đãi. Form O: Riêng cho Café, trong ICO. Được lập riêng cho mặt hàng cà phê để sử dụng thống nhất giữa các nước là thành viên ICO Mục đích là để nhận ưu đãi do ICO ban hành Form X: Mặt hàng may mặc gia công. Được lập riêng cho mặt hàng XK thuộc dạng may mặc gia công đi kèm với giấy phép XK. Form D: Thực hiện trong hệ thống ưu đãi có hiệu lực chung – CEPT trong ASEAN. Dùng để thực hiện hệ thống ưu đãi có hiệu lực chung (CEPT – Common Effective Preferential Tarrifs) đang được áp dụng giữa các nước Asean Form B: Dùng cho tất cả các nước. Được lập cho các hàng hóa xuất khẩu không thuộc yêu cầu của các loại C/O khác mà bên mua yêu cầu. 2.6 Các loại mẫu C/O áp dụng tại Việt Nam Khái niệm “C/O” có tính pháp lý được quy định lần đầu tiên tại Thông tư liên bộ số 280/TTLB/BTM-TCHQ ngày 29-11-1995 giữa Bộ Thương mại và Tổng cục Hải quan. Theo đó, C/O là văn bản có tính pháp lý, do cơ quan hay tổ chức có thẩm quyền cấp, xác nhận xuất xứ cho một lô hàng nhập khẩu nhằm thực hiện chế độ ưu đãi về thuế quan giữa các nước, các tổ chức. * Tính pháp lý của C/O - Do cơ quan hay tổ chức có thẩm quyền của nước xuất xứ hàng hoá cấp. - Do nhà sản xuất cấp: Phải có xác nhận của cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền của nước cấp có liên quan. - Do nước lai xứ cấp: Trường hợp hàng hoá có đi qua nước thứ 3 (nước lai xứ) để tập kết, chuyển tải, chuyển khẩu (kể cả trường hợp hàng hoá làm thủ tục nhập khẩu vào nước thứ ba sau đó tái xuất khẩu) nhưng không làm thay đổi xuất xứ hàng hoá, vẫn đảm bảo tính nguyên trạng, hoặc (nếu có) chỉ thực hiện một số hoạt động đơn giản để bảo quản hay đóng gói lại hàng hoá nhằm đảm bảo chất lượng hàng hoá, không làm thay đổi giá trị thương mại của hàng hoá. Trong trường hợp hàng hoá đi qua nhiều nước, thì “nước thứ 3” được xác định là nước cuối cùng mà từ đó hàng hoá được xuất khẩu đến Việt Nam-nước nhập khẩu. C/O do nước lai xứ cấp được chấp nhận tính pháp lý trong hai trường hợp sau: + Nếu nước lai xứ cũng là nước được hưởng chế độ ưu đãi thuế quan thì chấp nhận C/O do nước lai xứ cấp. + Nếu nước lai xứ không là nước được hưởng chế độ ưu đãi thuế quan thì chấp nhận C/O do nước lai xứ cấp kèm bản sao C/O của nước xuất xứ (là nước được hưởng chế độ ưu đãi thuế quan của Việt Nam). Tại Việt Nam, cơ quan có thẩm quyền cấp C/O bao gồm: - Bộ Thương mại và Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (được Bộ Thương mại uỷ quyền). - Đối với hàng hoá sản xuất, chế biến, gia công tại KCN, KCX có đủ yêu cầu quy định về xuất xứ do ban quản lý các KCN, KCX cấp. * Về hiệu lực của C/O Về nguyên tắc, 01 C/O chỉ có hiệu lực đối với một lô hàng nhập khẩu cụ thể. Tuy nhiên, trên thực tế có một số khả năng sau: - 01 C/O có thể được cấp và xác nhận xuất xứ cho nhiều mặt hàng thuộc một lô hàng nhập khẩu và chỉ có giá trị đối với lô hàng này. - Trường hợp nhập khẩu hàng hoá có hợp đồng dài hạn từ 6 tháng trở lên từ các nước Việt Nam dành chế độ tối huệ quốc MNF (không bao gồm thiết bị, máy móc phương tiện vận chuyển) thì chỉ phải xuất trình C/O cho lần nhập khẩu đầu tiên, với điều kiện những lần nhập khẩu sau hàng hoá phải cùng chủng loại thuộc hợp đồng đó. - Trường hợp có C/O cho cả một lô hàng nhưng chỉ thực nhập một phần của lô hàng đó thì chấp nhận C/O cấp cho cả lô hàng đó. Trên nguyên tắc công nhận lẫn nhau và đôi bên cùng có lợi, Việt Nam hiện đang thực hiện các loại mẫu C/O sau: - C/O ưu đãi + Giấy Chứng nhận xuất xứ mẫu A - Là loại C/O đặc trưng, được cấp theo Hệ thống ưu đãi phổ cập (GSP) của các nước có tên ở mặt sau Mẫu A. Có C/O này hàng hóa xuất khẩu sẽ được hưởng mức thuế ưu đãi GSP của nước nhập khẩu. - Chỉ được cấp khi hàng hóa được xuất khẩu sang một trong những nước được ghi ở mặt sau Mẫu A và nước này đã cho Việt Nam được hưởng ưu đãi từ GSP; và khi hàng hóa đáp ứng các tiêu chuẩn xuất xứ do nước này quy định. - VCCI không cấp Mẫu A cho mặt hàng giày dép xuất khẩu sang EU + Giấy chứng nhận xuất xứ Mẫu D - Là loại C/O theo Hiệp định về Chương trình Ưu đãi Thuế quan có Hiệu lực Chung (CEPT). - Chỉ cấp cho hàng hóa xuất khẩu từ một nước thành viên của ASEAN sang một nước thành viên ASEAN khác. + Giấy chứng nhận xuất xứ Mẫu E - Là loại C/O ưu đãi cấp cho hàng Việt Nam xuất khẩu sang Trung Quốc - Là loại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cấp cho hàng hóa của Việt Nam được hưởng các ưu đãi thuế quan theo Hiệp định khung về Hợp tác Kinh tế toàn diện giữa Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á và Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa có hiệu lực từ ngày 26 tháng 11 năm 2003. + Giấy chứng nhận xuất xứ Mẫu S - Là loại C/O ưu đãi cấp cho hàng hóa Việt Nam xuất khẩu sang Lào - Là loại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa do cơ quan có thẩm quyền được Bộ Thương mại uỷ quyền cấp cho hàng hóa Việt Nam để hưởng các ưu đãi theo Hiệp định Hợp tác Kinh tế, Văn hóa, Khoa học Kỹ thuật giữa Chính phủ Nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ Nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào đã ký tại Hà Nội ngày 07 tháng 01 năm 2005 (gọi tắt là Hiệp định Việt – Lào) + Giấy chứng nhận xuất xứ Mẫu AK - Là loại C/O ưu đãi cấp cho hàng hóa Việt Nam xuất khẩu sang Hàn Quốc - Là loại C/O hưởng các ưu đãi theo Hiệp định Thương mại hàng hóa thuộc Hiệp định khung về Hợp tác kinh tế toàn diện giữa các Chính phủ của các nước thành viên thuộc Hiệp hội các Quốc gia Đông Nam Á và Chính phủ Đại Hàn Dân Quốc (Xem Quy chHYPERLINK ""ếHYPERLINK "" CHYPERLINK ""ấHYPERLINK ""p GiHYPERLINK ""ấHYPERLINK ""y chHYPERLINK ""ứHYPERLINK ""ng nhHYPERLINK ""ậHYPERLINK ""n xuHYPERLINK ""ấHYPERLINK ""t xHYPERLINK ""ứHYPERLINK "" hàng hóa mHYPERLINK ""ẫHYPERLINK ""u AK). + C/O hàng dệt thủ công mỹ nghệ (VN-EU) - C/O không ưu đãi + Giấy Chứng nhận xuất xứ C/O Mẫu B - Loại C/O cấp cho hàng hóa xuất xứ tại Việt Nam xuất khẩu sang các nước khác trên thế giới trong các trường hợp sau: Nước nhập khẩu không có chế độ ưu đãi GSP Nước nhập khẩu có chế độ GSP nhưng không cho Việt Nam hưởng Nước nhập khẩu có chế độ ưu đãi GSP và cho Việt Nam hưởng ưu đãi từ chế độ này nhưng hàng hóa xuất khẩu không đáp ứng các tiêu chuẩn do chế độ này đặt ra. + C/O cho hàng cafe (theo quy định của tổ chức café quốc tế) + Giấy Chứng nhận xuất xứ Mẫu hàng Dệt đi EU - C/O Mẫu T Là loại C/O theo quy định của Hiệp định Dệt May giữa Việt Nam và EU. + Giấy Chứng nhận xuất xứ Mẫu ICO Là loại C/O theo quy định của Tổ chức Cà phê Thế giới (ICO) chỉ cấp cho mặt hàng cà phê. Loại Mẫu này luôn được cấp kèm với hoặc Mẫu A hoặc Mẫu B. + Giấy chứng nhận xuất xứ Mẫu Venezuela - Là loại C/O không ưu đãi cấp cho một số sản phẩm (tuân theo luật chống bán phá và bồi thường) xuất khẩu sang Venezuela. - Danh sách các sản phẩm bị ảnh hưởng của luật chống phá giá và bồi thương. + Giấy chứng nhận xuất xứ Mẫu Mexico - Là loại C/O không ưu đãi chỉ cấp riêng cho mặt hàng dệt may, giầy dép của Việt Nam xuất khẩu sang Mexico. - Từ khi Việt Nam gia nhập WTO, các doanh nghiệp Việt Nam xuất khẩu hàng dệt may và giầy dép không phải sử dụng loại Form M này nữa. III. CHỨNG TỪ VỀ BẢO LÃNH VÀ GIẤY CHỨNG NHẬN VỀ CHẤP NHẬN HÀNG 1. Phiếu chứng nhận kiểm nghiệm (certificate of inspection) 1.1. Khái niệm. - Phiếu chứng nhận kiểm nghiện hàng hóa là văn bản cung cấp bằng chứng về việc kiểm nghiệm tiêu chuẩn hàng hóa và chi tiết kết quả kiểm hóa đó, giấy này do cơ quan có thẩm quyền kí xác nhận. - Trong thực tế phiếu chứng nhận kiểm nghi thường có thể được thay thế bởi phiếu chứng nhận chất lượng hàng hóa. 1.2. Đặc điểm. - Do một cơ quan giám định độc lập kiểm nghiệm.  Tại Việt nam có nhiều cơ quan như: Vinacontrol, SGS, FCC, ICT, DAVI,... - Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp. - Hình thức và nội dung của phiếu không có bất kì sự áp đặt theo mẫu nào, mà tùy thuộc vào mỗi công ty tự soạn thảo riêng cho mình bộ hồ sơ cho phù hợp. - Trường hợp thanh toán bằng tín dụng, nếu tín dụng không quy định ai là người lập, các ngân hàng sẽ chấp nhận các chứng từ đã xuất trình, miễn là nội dung, số liệu không mâu thuẫn nhau. - Lệ phí thuộc về trách nhiệm của cá nhân được quy định trong điều kiện bán hàng của hợp đồng thương mại. 1.3.Tác dụng: - Nhằm xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. - Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên thoả thuận. 1.4. Nội dung: Gồm 2 phần. Phần trên: Đặc điểm lô hàng Tên người gửi, người nhận hàng. Tên hàng. Số hiệu hợp đồng. Ký mã hiệu. Số lượng, trọng lượng. Phần dưới: Kết quả kiểm tra, cách ghi. Ghi chi tiết Ghi kết luận chung. Ghi kết quả kiểm tra và kết luận. Ngoài ra còn bao gồm . Giấy chứng nhận phẩm chất. Giấy chứng nhận hàng đồng bộ. Giấy chứng nhận độ ẩm. Biên bản thử công suất máy 2.Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List- P/L) 2.1. Khái niệm : Phiếu đóng gói hàng hoá là chứng từ liệt kê chi tiết cho phép người tiếp nhận hàng hóa biết một cách chính xác về lượng và các hình thức đóng gói các loại hàng, mặt hàng của một lô hàng đã giao vào thời gian cụ thể. 2.2. Đặc điểm. - Thông thường chứng từ này do nhà sản xuất hoặc người bán lập cung cấp cho bên nhập khẩu với các chi tiết liên quan đến lô hàng đã giao và thường có cả chi tiết liên quan đến vận chuyển như số B/L, tên phương tiện vận chuyển, số container… - Được lập thành 3 bản : Một bản gửi trong kiện hàng sao cho người nhận hàng khi cần kiểm tra hàng hóa trong kiện có thể thấy được ngay chứng từ để đối chiếu giữa hàng hóa thực tế và hàng hóa do người bán đã gửi.   Bản thứ hai, dùng để tập hợp cùng với các bản của kiện hàng khác, làm thành một bộ đầy đủ toàn bộ các kiện hàng trong lô hàng người bán đã gửi.  Bộ này được xếp trong kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện cho người nhận hàng dễ dàng kiểm tra các kiện hàng hoặc dễ dàng rút tỉa một số kiện hàng nào đó ra khỏi lô hàng.  Bản thứ ba cũng lập thành 01 bộ để kèm chung với Hóa đơn thương mại trong Bộ chứng từ hàng hóa thanh toán, để xuất trình với Ngân hàng. 2.3. Tác dụng: Tạo thuận lợi cho việc nhận biết, bốc dỡ và kiểm tra hàng hoá về lượng theo chi tiết đóng gói. 2.4. Nội dung chứng từ: nghiên cứu trong bộ chứng từ: Tên người bán. Tên hàng. Tên người mua. Số hiệu hóa đơn. Số thứ tự kiện hàng. Cách đóng gói ( thùng, bao, hòm…). Số lượng hàng trong kiện. Trọng lượng hàng hóa. Thể tích kiện hàng. Ngoài ra, đôi khi hối phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người đóng gói và người kiểm tra kỷ thuật.  Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp. …… IV. CÁC CHỨNG TỪ KHÁC - Đây là chứng từ xác nhận trọng lượng/ số lượng/ chất lượng hàng hoá mà nhà xuất khẩu đã xuất bán cho người mua. - Thông thường chứng từ này do Cục kiểm nghiệm hàng hoá xuất nhập khẩu, công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu hoặc do người bán lập, tùy tính chất yêu cầu mà các bên sẽ muốn có chứng từ do ai cấp hoặc cụ thể chứng nhận những nội dung gì. - Chủ yếu việc quy định nội dung, bên phát hành… nhằm đảm bảo quyền lợi tốt hơn cho các bên hoặc theo yêu cầu kiểm tra cụ thể của các cơ quan quản lý xuất nhập khẩu, quản lý nhà nước qui định cụ thể cho các loại hàng hoá khác nhau. 1. Giấy chứng nhận số lượng. 1.1 Khái niệm. Là chứng từ nhằm xác nhận số lượng hàng hóa đã giao do người xuất khẩu hoặc cơ quan độc lập cấp. Nội dung. Tên người gửi, người nhận hang. Tên hàng. Cảng đi, cảng đến. Ký mã hiệu. Số lượng hàng từng loại và tổng cộng….. 2. Giấy chứng nhận trọng lượng. Khái niệm. Là chứng từ nhằm xác nhận khối lượng hàng hóa thực giao, do cơ quan độc lập cấp. Nội dung. Tên người gửi. Tên người nhận. Tên phương tiện vận tải. Ngày bốc hàng. Tên hàng. Quy cách. Trọng lượng tịnh /cả bì. Tên cơ quan xác nhận. 3. Giấy chứng nhận vệ sinh: (Sanitary Certificate)   Là chứng từ xác nhận tình trạng không độc hại của hàng hóa đối với người tiêu thụ do cơ quan y tế cấp hoặc do cơ quan kiểm nghiệm và giám định hàng hóa cấp. 4. Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: (Phytosanitary Certificate)  Khái niệm. Là chứng từ do Cơ quan bảo vệ và kiểm dịch thực vật cấp cho chủ hàng để xác nhận hàng hóa có nguồn gốc từ thực vật là không có bệnh dịch, nấm độc,...có thể gây ra dịch bệnh cho cây cối ở nơi đường đi của hàng hóa hoặc ở nơi hàng đến. 4.2 Tác dụng. Làm rõ phẩm chất hàng hóa. Phù hợp với hợp đồng. Làm thủ tục xuất nhập khẩu. 4.3 Nội dung Loại hàng. Người gửi hàng, người nhận hàng. Số lượng, trọng lượng. Cảng gửi hàng, cảng đến. Phương tiện chuyên chở. Nhận xét của cơ quan kiểm dịch. Biện pháp khử trùng đã thực hiện. 5. Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật: (Veterinary Certificate)  5.1 Khái niệm.  Là chứng từ do Cơ quan thú y cấp cho chủ hàng để chứng nhận hàng hóa không có vi trùng gây dịch bệnh hoặc đã tiêm chủng phòng bệnh. 5.2 Tác dụng. Làm rõ phẩm chất hàng hóa. Phù hợp với hợp đồng. Làm thủ tục xuất nhập khẩu. 5.3 Nội dung. Loại động vật. Người gửi hàng, người nhận hàng. Số lượng, trọng lượng. Cảng gửi hàng, cảng đến. Phương tiện chuyên chở. Ngày kiểm dịch. Hiệu lực của giấy chứng nhận. Xác nhận của bác sĩ thú y.