Đề tài Đàm phán trong hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu

ặc Afrikann. Việc sử dụng thông dịch viên hoàn toàn không đơn giản, tuy nhiên nếu như tình thế bắt buộc phải sử dụng phương án này thì chúng ta cần lưu ý những điểm sau: - Nói sơ lược trước với người phiên dịch về chủ đề của buổi đàm phán. Thậm chí nếu đó là một cuộc đàm phán phức tạp thì chúng ta cần tập dượt lời nói của mình với người phiên dịch trước khi đàm phán xảy ra. - Nói ngắn (không lâu hơn 1-2 phút), nói rõ và chậm để tránh tình trạng người phiên dịch có thể dịch sai. Không dùng tiếng lóng/ tiếng địa phương. - Cắt nghĩa ý chính theo 2-3 cách khác nhau để chắc chắn rằng người phiên dịch hiểu rõ nội dung đang được đề cập và cho phép họ ghi chú. - Không ngắt lời phiên dịch để tránh gây ra hiểu lầm. - Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần nếu như có thể dùng câu khẳng định. - Diễn đạt rõ ý muốn nói, có thể dùng thêm ngôn ngữ cơ thể nhưng không nên thể hiện thái quá. - Khi nói thì nhìn đối tác chứ không nhìn người phiên dịch. - Viết ra những điểm cần thảo luận để có thể kiểm tra vấn đề kỹ càng hơn. - Cần có thời gian nghỉ giải lao để người phiên dịch được thư giản. - Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày thì nên có hai phiên dịch để thay đổi cho nhau. - Xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý sau khi đàm phán. - Sau mỗi cuộc họp nên khai thác thêm thông tin từ người phiên dịch vì họ có thể nghe được nhiều thông tin từ phía đối tác. Đồng thời, chúng ta cần thông cảm nếu như người phiên dịch có mắc sai lầm. Ngôn ngữ cơ thể cũng được đánh giá là yếu tố vô cùng quan trọng đối với việc đàm phán, một loại phi ngôn từ nhưng lại cung cấp thông tin một cách chắc chắn về những gì mà người ta đang suy nghĩ. Hiểu được ngôn ngữ cơ thể là một việc khó khăn. Điều tốt nhất khi chúng ta không hiểu gì về ngôn ngữ cơ thể là hãy | 15 T r a n g đừng cố tình thể hiện nó theo cách nghĩ của riêng mình. Chẳng hạn, biểu tượng hình chữ V (ngón tay trỏ và ngón giữa) mình có thể hiểu là số 2 (người Mỹ cũng nghĩ vậy), nhưng đối với người Anh/ Úc thì nó có nghĩa là “đồ chó chết”. Hoặc biểu tượng ngón tay cái và ngón trỏ làm thành chữ O thể hiện “Okay” đối với người phương Tây, nhưng lại mang nghĩa là “Tiền” đối với người Nhật. Vì vậy, khi bàn về chuyện làm ăn với người Nhật mà chúng ta ra hiệu “Okay” thì họ nghĩ rằng bạn đang hối lộ họ đấy. Việc hiểu được ngôn ngữ cơ thể cũng giúp nhà đàm phán bỏ những thói quen thường ngày của họ mà vô tình cử chỉ ấy mang ý nghĩa không hay cho lắm. Có nhiều người có thói quen đưa tay sau gáy, hoặc sờ mũi khi đang nói; điều đó chỉ cho đối tác thấy rằng bạn không hề chắc chắn với những điều mình đang nói hoặc bạn đang nói dối họ. Thông tin Có câu: “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Để vận dụng thành công kỹ năng này thì thông tin là một yếu tố quyết định, người nắm thông tin nhanh nhất và chính xác nhất sẽ luôn là người chiến thắng. Thông tin cần thu thập để phục vụ cho cuộc đàm phán rất phong phú: - Thông tin về hàng hóa:  Tìm hiểu kỹ những mặt hàng dự định kinh doanh về tên gọi, giá trị, công dụng, các tính chất cơ lý hóa... Yêu cầu của thị trường đối với những mặt hàng đó như: quy cách, phẩm chất, bao bì, cách trang trí bên ngoài, cách lựa chọn, phân loại…  Nắm vững tình hình sản xuất các mặt hàng đó như: thời vụ, khả năng về nguyên vật liệu, tay nghề công nhân, công nghệ sản xuất…  Nghiên cứu chu kỳ sống của sản phẩm để lựa chọn thời điểm và đối tác kinh doanh thích hợp.  Nghiên cứu giá cả của các công ty cạnh tranh.  Xem xét đến tỷ suất ngoại tệ của các mặt hàng:  Nếu hàng xuất khẩu: tỷ suất chính là tổng chi phí bằng tiền Việt Nam để thu được một đơn vị ngoại tệ. | 16 T r a n g  Nếu hàng nhập khẩu: tỷ suất chính là số tiền Việt Nam thu được khi phải chi một đơn vị ngoại tệ để nhập khẩu. - Thông tin về thị trường:  Những thông tin cơ bản về đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội: diện tích, ngôn ngữ, địa lý và khí hậu, các trung tâm công nghiệp và thương mại chủ yếu, chế độ chính trị, luật pháp, các chính sách kinh tế và xã hội, thái độ chính trị đối với quốc gia của mình… Một bài học khá đau đớn đối với một công ty XNK Đà Nẵng là khi xuất khẩu một lô hàng mây tre đan sang Australia mà không biết quy định về pháp lý là hàng hoá phải được hun trùng trước khi đưa vào cảng Australia. Kết quả là toàn bộ lô hàng không được chấp nhận và bị bắt huỷ tại chỗ. “”  Các thông tin cơ bản của thị trường: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái và tính ổn định của chúng, cán cân thanh toán, dự trữ ngoại tệ: tình hình nợ nần, tổng sản phẩm quốc dân, thu nhập quốc dân bình quân đầu người, các chỉ số về bán buôn, bán lẻ, tập quán tiêu dùng, dung lượng thị trường…  Cơ sở hạ tầng: đường sá, cầu cống, bến phà, bến cảng, sân bay, các phương tiện giao thông, hệ thống thông tin liên lạc, bưu chính… Nếu chúng ta đàm phán về mặt hàng “trái cây tươi” để xuất khẩu qua nước đối tác (Mỹ và các nước châu Âu) thì phương tiện vận chuyển tốt nhất là máy bay chứ không nên vận chuyển bằng đường thủy hoặc bộ.  Chính sách ngoại thương: tìm hiểu xem các nước đó có là thành viên của tổ chức thương mại nào không: Tổ chức Thương mại Quốc tế WTO, khu vực mậu dịch tự do AFTA…? Các mối quan hện buôn bán đặc biệt, chính sách kinh tế nói chung, chính sách ngoại thương nói riêng (các chế độ ưu đãi đặc biệt, hàng rào thuế quan, hạn ngạch…).  Tìm hiểu hệ thống ngân hàng, tín dụng.  Điều kiện vận tải và giá cước. | 17 T r a n g - Thông tin về đối tác:  Thực lực của đối tác: lịch sử của công ty, ảnh hưởng của công ty trong xã hội, uy tín, tình hình tài chính, mức độ trang bị kỹ thuật, số lượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm, định hướng phát triển trong tương lai…  Nhu cầu và ý định của đối tác: tại sao họ lại muốn hợp tác với ta? Nguyện vọng hợp tác có chân thành hay không? Họ có nhiều đối tác khác hay không?  Lực lượng đàm phán của họ: Đoàn đàm phán gồm những ai? Địa vị, sở thích, tính cách từng người? Ai là người có quyền quyết định trong số đó để tìm hiểu thật kỹ về người này. Người Hàn Quốc rất coi trọng “Tôn ti trật tự” nên trưởng nhóm đàm phán thường phải thuộc Ban lãnh đạo công ty. Hiểu được điều này, chúng ta có thể sắp xếp trưởng nhóm đàm phán có chức vụ ngang bằng. Người Hàn Quốc thấy họ được tôn trọng -> không khí đàm phán có thể trở nên nhẹ nhàng và thoải mái hơn. Bên cạnh đó, “biết người” thì cũng cần phải “biết ta”, chúng ta cần nắm vững: - Thông tin của chính công ty mình. Sẽ trở nên vô nghĩa khi chúng ta tìm hiểu thông tin của đối tác mà không có sự so sánh nào với chính bản thân mình. “Biết nhiều không bằng biết điều” hay “Yếu mà còn ra gió”, những câu nói này rất đúng nếu chúng ta là kẻ yếu thế hơn so với đối tác. Hãy tìm những điểm mạnh hơn của chúng ta so với đối tác và phát huy điểm mạnh đó tối đa. - Thông tin về cạnh tranh trong và ngoài nước: quy mô, chiến lược kinh doanh, tiềm lực, thế mạnh, điểm yếu… - Dự đoán xu hướng biến động giá cả trên cơ sở phân tích tình hình cung cầu, lạm phát, khủng hoảng… | 18 T r a n g Các phương pháp chủ yếu để nghiên cứu thị trường nước ngoài: - Nghiên cứu tại bàn: Phương pháp này khá phổ biến, tương đối dễ thực hiện, chi phí thấp nhưng độ chính xác không cao vì chỉ dựa vào các tài liệu thu thập được để nghiên cứu. Tuy nhiên, nếu biết cách tìm nguồn thông tin và khai thác triệt để nguồn thông tin đó thì phương pháp này cũng khá thành công. Những nguồn cơ bản là:  Nguồn nội bộ: (ngay tại công ty của mình) Nếu ngay từ đầu công ty lập một tủ sách thương mại một cách khoa học thì việc tìm thông tin thông qua nguồn này thật sự rất dễ dàng và chính xác.  Nguồn từ các tổ chức, cơ quan: Thuộc nguồn này có thể kể đến những nguồn như: thư viện, cơ quan chính phủ, phòng thương mại, hiệp hội buôn bán, nhà xuất bản, viện nghiên cứu, ngân hàng, tổ chức của người tiêu dùng…  Nguồn từ internet: Đầy là nguồn thông tin khổng lồ và quan trọng nằm ngay dưới ngón tay của người sử dụng. Với sự cải tiến về giao diện cũng như nâng cấp về khả năng tìm kiếm và ngôn ngữ, những trang tìm kiếm thông tin trên internet không phải là một công việc khó khăn. Vấn đề nằm ở chỗ chúng ta phải biết chọn từ khóa cũng, kiên nhẫn thử các từ khóa khác nhau để tìm được nhiều thông tin và chọn được thông tin chính xác nhất. Đồng thời, có thể tiến hành kiểm tra chéo thông tin để đảm bảo tính chính xác của nó.  Và những nguồn khác: các tạp chí chuyên đề kinh tế xuất bản định kỳ, các bản thống kê… | 19 T r a n g  - Nghiên cứu tại chỗ (thị trường): Phương pháp này tốn kém và phức tạp hơn hẳn, tuy nhiên kết quả lại rất nhanh và chính xác. Vấn đề cốt lõi của phương pháp nghiên cứu này là phải chọn được người có đủ khả năng nghiên cứu. Trước khi nghiên cứu: Cần chuẩn bị kỹ các thông tin:  Mục tiêu nghiên cứu (What?)  Đối tượng nghiên cứu và địa chỉ của họ (Who?)  Các câu hỏi và các biểu mẫu (How?)  Sắp xếp thời gian và địa điểm cho các cuộc phỏng vấn (When và Where?) Có nhiều cách để thực hiện việc nghiên cứu này: phỏng vấn cá nhân trực tiếp, phỏng vấn qua điện thoại, thăm dò qua thư từ, kiểm tra kho hàng, cửa hàng… Sau các buổi phỏng vấn cần viết báo cáo rồi tiến hành phân tích, xử lý dữ liệu, nhận xét và đưa ra dực báo về kết quả. Một số phương pháp nghiên cứu khác cũng được khuyến cáo như: bán thử, sử dụng chuyên gia người địa phương, gián điệp kinh tế hoặc cũng có thể kết hợp các phương pháp trên để đạt kết quả tối ưu. | 20 T r a n g Năng lực của người/ đoàn đàm phán - Chuẩn bị năng lực cho từng chuyên gia đàm phán:  Chuẩn bị về kiến thức: Kiến thức cần được trang bị cho chuyên gia đàm phán là mối tổng hòa các kiến thức về:  Thương mại  Luật  Ngoại giao  Tâm lý  Ngoại ngữ, đặc biệt là Anh văn  Khả năng sử dụng mạng internet như một công cụ đắc lực phục vụ cho đàm phán.  Các kiến thức khác: kỹ thuật, văn hóa…  Chuẩn bị về phẩm chất tâm lý: Chuyên gia đàm phán giỏi là người biết kiểm soát và biểu hiện tâm lý tốt.  Chuẩn bị về kỹ năng đàm phán: Ở nội dung trước, nhóm đã trình bày về những tiêu chuẩn của một nhà đàm phán giỏi. Có thể nói ngắn gọn về kỹ năng cần trang bị cho người đàm phán gồm hai ý:  Khả năng sử dụng ngôn ngữ tốt: diễn đạt được ý mình muốn nói để những người trong đoàn đàm phán hiểu rõ ý mình, biết cách dùng từ chuẩn xác, rõ ràng, trước là sử dụng tốt tiếng mẹ đẻ sau là thành thạo các ngoại ngữ thích hợp.  Kỹ năng giao tiếp tốt: o Kỹ năng lắng nghe: đây là một kỹ năng vô cùng quan trọng vì nó giúp cho chúng ta có được rất nhiều thông tin. Một nhà đàm phán giỏi thường nghe nhiều hơn là nói. o Kỹ năng đặt câu hỏi: giúp chúng ta làm rõ vấn đề hơn. o Kỹ năng diễn thuyết: truyền tải chính xác ý mình muốn nói. o Kỹ năng giao dịch bằng thư từ. o Kỹ năng xã giao thông thường: chào hỏi, trao nhận danh thiếp, nhận điện thoại. | 21 T r a n g - Tổ chức đoàn đàm phán:  Trong một cuộc đàm phán hợp đồng ngoại thương, đoàn đàm phán cần hội tụ đủ chuyên gia ở cả ba lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật, thương mại, mà trong đó chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nhất và thường là người trưởng đoàn đàm phán. Nếu ba loại chuyên gia trên biết phối hợp ăn ý, nhịp nhàng thì sẽ là tiền đề để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao.  Trong trường hợp thiếu một trong ba loại chuyên gia trên thì chúng ta có thể chọn cách giải quyết là: “Thuê chuyên gia bên ngoài” hoặc “Nghiên cứu sau” tùy điều kiện của từng thương vụ. Thời gian và địa điểm đàm phán: - Thời gian: Do sự khác biệt về múi giờ nên thời gian cần được sự thỏa thuận giữa hai bên để thuận tiện cho đôi bên. Không ai có thể đàm phán vào tờ mờ sáng hoặc chập tối được. Cách tốt nhất là hai bên lập và thống nhất lịch làm việc cụ thể, lưu ý là có thời gian dự phòng để tránh tình trạng hết giờ mà vấn đề vẫn chưa được giải quyết. Gửi lịch hẹn cho đối tác, thường thì trước 1-2 tuần. Tuy nhiên, cũng có một vài đối tác muốn nhận lịch làm việc trước 3-4 tuần. Tùy từng trường hợp mà chúng ta chủ động tiến hành. - Địa điểm: Địa điểm đàm phán phải đảm bảo tâm lý thoải mái và phù hợp cho cả hai bên. Nơi diễn ra đàm phán phải được cách ly âm thanh với không gian bên ngoài. Không có quá nhiều cửa để thấy những sự việc đang diễn ra bên ngoài. Những yếu tố đó chỉ làm cho họ không tập trung vào công việc mà thôi. Nên nhớ, 30 phút tập trung chúng ta có thể giải quyết tốt công việc còn hơn 45 phút mà chúng ta bị mất tập trung. Địa điểm của buổi đàm phán có thể diễn ra tại nước chủ nhà, nước đối tác hoặc nước thứ ba. | 22 T r a n g b. Những công việc cần chuẩn bị trước một cuộc đàm phán cụ thể: Theo Jean-M.Hiltrop và Sheila Udall, có 6 bước cần chuẩn bị trước một cuộc đàm phán cụ thể để tránh rơi vào tình trạng “không biết mình đang nói cái gì nữa”: Theo đó, nếu phân tích quá trình đàm phán với 5 giai đoạn chi tiết thì bước 1 và 2 ứng với giai đoạn 1 – chuẩn bị. Bước 3 và 4 ứng với giai đoạn 2 – tiếp xúc. Bước 5 ứng với giai đoạn 3 – thương lượng. Bước 6 ứng với giai đoạn 4 và 5 – kết thúc, ký hợp đồng và rút kinh nghiệm. Trên cơ sở chuẩn bị chung đã được đề cập, trước khi tiến hành đàm phán cần tiến hành kỹ những vấn đề sau: Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng - Xác định mục tiêu cần đạt được: Cuộc sống thật ý nghĩa khi chúng ta có mục tiêu để theo đuổi và phấn đấu vì nó, điều này không ngoại lệ trong đàm phán. Chính sự khác nhau về “mục tiêu” là tiền đề của cuộc đàm phán và hiển nhiên đó là tâm điểm trong suốt quá trình hai bên “mặc cả” với nhau. Mục tiêu của đàm phán phải được xác định một cách khoa học, dựa trên những tiêu chuẩn sau:  Đo lường được (khả năng định lượng)  Có tính khả thi  Rõ ràng  Có tính thách thức  Dự báo được tác động của nó trong tương lai Nên đề ra hàng loạt mục tiêu để có thể linh hoạt trong đàm phán:  Mục tiêu tối đa: kết quả tốt nhất có thể đạt được.  Mục tiêu tối thiểu: kết quả thấp nhất có thể chấp nhận được  Mục tiêu chính: cái mà chúng ta thực sự muốn hướng đến. Chuẩn bị đàm phán 1 Xây dựng chiến lược 2 Khởi động 3 Hiểu biết lẫn nhau 4 Thương lượng 5 Kết thúc 6 | 23 T r a n g Nếu muốn đạt mục tiêu tối đa, chúng ta cần nổ lực hết sức để thương lượng với đối tác, nếu chỉ cần mục tiêu tối thiểu thì có thể thỏa thuận cùng đối tác. Trong trường hợp, mục tiêu tối thiểu của hai bên không cùng nhau thì thỏa thuận không thể đạt được. Nếu bên nào chuẩn bị kỹ hơn, thương lượng giỏi hơn, thế mạnh hơn thì sẽ dễ dàng đạt được thỏa thuận gần với đích mình muốn hơn. - Xác định giới hạn của sự thỏa thuận:  Khi xác định mục tiêu cần thương lượng, chúng ta phải không những chỉ xác định những mục tiêu có thể đạt được mà còn phải xác định những thứ có thể mất đi trong cuộc đàm phán sắp xảy ra. Từ đó, chúng ta tự đặt ra câu hỏi: “Khi nào chúng ta dừng đàm phán?”.  Đó cũng chính là giới hạn cuối cùng của đàm phán. Giới hạn cuối cùng này chính là điểm dừng để bảo đảm lợi ích tối thiểu mà chúng ta hoặc đối tác có thể chấp nhận được. Tuy nhiên, có thể tránh tình trạng này nếu ngay từ đầu chúng ta đã thiết lập chuẩn mực BATNA ngay từ đầu. - Thiết lập giải pháp thay thế tốt nhất khi không đạt được thỏa thuận – BATNA Như đã đề cập ở trên, BATNA có thể được xem là chuẩn mực để đo mọi thỏa thuận được đề nghị, là tiêu chuẩn ngăn chúng ta chấp nhận những điều khoản quá bất lợi cho mình, đồng thời cũng ngăn chúng ta chấp nhận những phương pháp thay thế sáng suốt mang lại lợi ích cho chúng ta. Đánh giá tình thế của đối tác. - Thăm dò những vấn đề, những mối quan tâm ẩn chứa trong những yêu sách của đối tác. - Cần trao đổi nội bộ về những thông tin liên quan đến đối tác trước khi đàm phán xảy ra. - Cân nhắc những cơ sở lập luận và lý lẽ mà đối tác có thể sử dụng, trên cơ sở đó chúng ta sẽ tìm được những biện pháp thích hợp để đối phó. - Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng đến kết quả của cuộc đàm phán. | 24 T r a n g Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của chính mình. Quá trình này cần được thực hiện một cách khách quan và toàn diện. Các vấn đề cần đánh giá: - Quyền: Trong cuộc đàm phán, mình là chủ hay là khách? Ai là người có quyền đưa ra quyết định? - Thế: Kiểm tra lại tiềm lực về tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của bạn và đối tác -> Ai là người có thế hơn? - Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của chúng ta: Họ là ai? Năng lực như thế nào? Họ đã chuẩn bị như thế nào? -> so sánh với bên đối tác nếu như chúng ta có thông tin. - Thời gian tiến hành đàm phán có “hướng” về phía mình hay không? Lập phương án kinh doanh: - Trên cơ sở những mục tiêu, những đánh giá mà chúng ta đã có được, chúng ta lập các phương án kinh doanh. Đây chính là cơ sở để chúng ta kiểm soát được mục tiêu chúng ta đã đề ra và có thể đạt được trong cuộc đàm phán sắp tới. - Những nội dung cơ bản trong phương án kinh doanh bao gồm: Tình hình hàng hóa, thị trường và khách hàng, dự đoán xu hướng biến động của thị trường, các biện pháp hành động cụ thể, sơ bộ đánh giá hiệu quả. Xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử: Những điều lưu ý để xây dựng chiến lược đàm phán: - Mở đầu cuộc đàm phán như thế nào, với những câu hỏi như thế nào? - Đối tác có thể hỏi những câu hỏi nào? - Chúng ta sẽ trả lời câu hỏi như thế nào? - Chúng ta có đủ thông tin để trả lời chưa? Nếu chưa có thì lấy từ đâu? Trong trường hợp đàm phán theo nhóm, chúng ta cần xác định rõ: - Ai là người dẫn dắt cuộc đàm phán? - Ai sẽ kiểm tra cơ sở lập luận? - Ai là người đặt câu hỏi? - Ai là người trả lời câu hỏi của đối tác? - Ai là người giữ vai trò làm giảm căng thẳng trong cuộc đàm phán nếu có xảy ra. | 25 T r a n g Bên cạnh đó, chúng ta cần xác định phong cách tiếp cận vấn đề cũng như kiểu đàm phán mà chúng ta sẽ sử dụng. Phong cách tiếp cận vấn đề Kiểu đàm phán Giai đoạn chuẩn bị sẽ kết thúc bằng việc đàm phán thử. Càng thực hiện kỹ giai đoạn này bao nhiêu thì khả năng thành công càng lớn bấy nhiêu. 2. Giai đoạn tiếp xúc Trong các giai đoạn trước, chúng ta đã tìm hiểu đối tác đàm phán của mình thông qua các kênh gián tiếp. Giai đoạn tiếp xúc chính là cơ hội để chúng ta tìm hiểu đối tác một cách trực tiếp. a. Tạo không khí tiếp xúc Tùy đối tác mà trước khi bước vào cuộc đàm phán, chúng ta có thể dành ra một ít thời gian nói về những vấn đề không liên quan gì đến đàm phán khiến đôi bên cảm thấy hứng thú như: về thời tiết, về thể thao, phim ảnh, tin tức trong ngày, v.v… b. Tạo niềm tin cho đối tác Chu đáo, tận tình đối với các công việc của đối tác và cả những quan hệ cá nhân đều khiến họ tin cậy mình. Nhiều khi chỉ vì một câu nói không đúng chỗ, một động tác không hợp lễ nghi, một lần sắp đặt không suy tính chu đáo mà ảnh hưởng đến niềm tin của họ đối với mình. Điều đó cần phải coi trọng hơn đối với những đối tác mà mình mới có quan hệ làm ăn lần đầu tiên. c. Thể hiện những thiện chí của chúng ta - Khi đàm phán với những đối tác mới, việc tỏ rõ thiện chí của mình đối với họ là việc làm hết sức cần thiết. Để thể hiện thiện chí của mình, có thể lợi dụng những trường hợp không chính thức nào đó, kể cho họ nghe thí dụ về sự lấy lòng thành đãi người trong những cuộc giao dịch cùng loại trước đây. Cũng có thể trước khi đàm phán bắt Dàn xếp Điều khiển Thỏa hiệp Tránh né Hợp tác Thắng-Thua Thua-Thua Thỏa hiệp Thắng-Thắng ? | 26 T r a n g đầu, cần phải sắp xếp một số hoạt động có lợi cho việc xây dựng tình cảm tin cậy giữa đôi bên, khiến đối tác nhận thấy mình có thiện chí. - Cần chú ý làm đối tác tin cậy mình là ở hành động chứ không phải ở lời nói. Nên thực hiện những việc đã hứa, đến đúng thời gian như giao ước vì có khi chỉ cần một lần thất hứa thì sự tin cậy giữa hai bên cũng giảm bớt khó lòng mà lấy lại. - Khi đối tác hỏi phải kịp thời trả lời, không kể trả lời khẳng định hay phủ định, nhưng cần nói cho họ biết. Đối với những việc mà mình không thể làm được, nên thành thật giải thích thêm để đối tác thông cảm và chấp nhận. d. Thăm dò đối tác Cần phải thăm dò lại xem đối tác có đáng tin cậy hay không, có tuân thủ lời hứa hay không, họ có thành ý hợp tác đến mức nào. Phải đánh giá về kinh nghiệm thương lượng, tác phong của đối tác, những điểm mạnh, điểm yếu của họ. Phải thăm dò nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo và trên vấn đề nào có thể nhượng bộ. Muốn thực hiện việc thăm dò có hiệu quả, bạn có thể quan sát qua hành vi, cử chỉ, lời nói của họ trên cơ sở thận trọng và tế nhị. e. Thay đổi kế hoạch nếu cần - Tiến hành phân tích kỹ lưỡng về những thông tin đó, chính xác hoá những nhận định ban đầu để thẩm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ. - Phải thay đổi kế hoạch phù hợp với tình hình mới để tranh thủ quyền chủ động trong thương lượng, bảo đảm lợi ích của mình, mà cũng là lợi ích của hai bên. Tiếp tục tìm hiểu, phân tích kỹ để điều chỉnh kịp thời sách lược thương lượng. - Như vậy, rõ ràng hiểu biết lẫn nhau là cơ sở để đàm phán thành công. Nếu chúng ta che giấu thông tin của mình thì đối phương cũng e dè cung cấp thông tin của họ. Những câu hỏi vòng vo, gián tiếp cũng khiến đối tác cảnh giác. Vì vậy việc chia sẻ phải làm sao để tạo ra sự tin cậy giữa các bên. Lắng nghe và ghi nhận những nhu cầu của đối tác sẽ thể hiện tinh thần hợp tác của chúng ta. Không chỉ trích hoặc trâm trích đối tác và thường xuyên tóm tắt lại những thông tin thu thập được. | 27 T r a n g 3. Giai đoạn đàm phán Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toán bộ quá trình đàm phán, giai đoạn mà hai bên tiến hành bàn bạc và thỏa thuận những vấn đề cốt lõi của hợp đồng như: hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá cả, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán....nhằm đi đến đích cuối cùng là ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa. a. Đưa ra đề nghị và lắng nghe đối tác: Đề nghị luôn là một yếu tố quan trọng của mọi cuộc đàm phán. Đó là con đường mà các bên đối tác cần phải đi để đạt được thoả thuận. Nếu các bên đều đã có sự chuẩn bị kỹ thì việc bên nào đưa ra đề nghị trước không quá trọng mà cần chú ý thời điểm đưa ra đề nghị. Sẽ trở nên dễ dàng hơn cho cả hai bên nếu như việc trao đổi yêu sách đưa ra đúng thời điểm, những điều khoản trong yêu sách là khả thi và thể hiện lợi ích cho cả hai bên chứ không thiệt thòi cho bên nào... Cần chú ý khi đưa ra yêu sách: - Đưa ra các yêu cầu một cách hợp lý. - Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ có căn cứ khoa học. - Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đàm phán. - Luôn nhớ tới các lợi ích cơ bản. - Không nên sử dụng cách nói yếu mềm trong đàm phán. Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trọng là bạn phải gợi cho đối tác tình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời. Để làm được điều đó cần chú ý: - Không được ngắt lời đối tác: Việc ngắt lời không có lợi trong đàm phán. Thứ nhất, điều này rất thô lỗ. Thứ hai bạn có thể cắt ngang những thông tin có ích cho cuộc đàm Giai đoạn đàm phán Đưa ra yêu cầu và lắng nghe yêu cầu của đối tác Nhận và đưa ra nhượng bộ Phá vở những bế tắc Tiến tới thỏa thuận | 28 T r a n g phán của mình. Ngay cả khi đối tác nói những thông tin sai lệch, hãy để cho họ nói nốt. Nếu như bạn thực sự lắng nghe bạn có thể thu được những thông tin quý giá làm nền tảng cho những câu hỏi sau của bạn. - Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp. - Chỉ nói những điều cần thiết. - Thường xuyên tóm lượt lại những gì được nói theo cách của mình. - Tránh bị lạc đề. - Tránh xa sự sao lãng: Hãy chọn những không gian mà bạn có thể suy nghĩ sáng suốt và không bị gián đoạn khi đàm phán. Sự gián đoạn có thể làm cho buôỉ đàm phán diễn tiến một cách không trôi chảy hay thậm chí có thể thất bại. Nhân viên, bạn bè, trẻ em, thú vật điện thoại … có thể làm bạn sao lãng và khiến mắt bạn rời ra khỏi mục tiêu chính. Nếu có thể, hãy tạo ra môi trường nghe tốt nhất cho mình. b. Nhận và đưa ra nhượng bộ: - Khi cuộc đàm phán đã đi vào giai đoạn giữa thì các vấn đề sẽ trở nên rất rõ ràng. Lúc này, việc tránh để hai bên chuyển sang tâm lý đối kháng là một điều rất quan trọng, vì khi đó, bên mua sẽ rất dễ biết được rằng bạn đang tìm ra một phương án để cả hai bên cùng có lợi hay bạn dùng thái độ cương quyết để cố giữ vững lấy thế thượng phong. - Nếu như lập trường của cả hai bên "kẻ theo hướng Bắc, người vọng hướng Nam" thì bạn phải không nên tranh cãi. Tranh cãi chỉ càng khiến cho bên mua cảm thấy lập trường của mình là đúng. Tốt nhất là khi bắt đầu bạn nên đồng tình với quan điểm của bên mua, sau đó vận dụng phương pháp: "cảm giác, cảm nhận và phát hiện" (thuật ngữ tiếng Anh là 3F: "feel, felt and found"). Dùng phương pháp lùi trước tiến sau sẽ khiến cho bạn xoay chuyển được cục diện tình hình. Ví dụ, bên mua nhận xét rằng: "Tôi nghe nói về phần vận chuyển hàng hoá công ty ngài có vấn đề?" Khi nghe xong nhận xét đó bạn không nên vội vàng tranh luận với họ. Như vậy chỉ khiến cho họ càng nghi ngờ thêm tính khách quan của bạn khi nói về vấn đề đó. Nếu như bạn dùng một cách diễn đạt khác: "Tôi rất hiểu cảm giác của bên ngài đối với vấn đề này. Rất nhiều người khi đi mua hàng đều có cảm giác như thế. Nhưng tôi nghĩ vấn đề các ngài đề cập đến chỉ là vấn đề xảy ra cách đây mấy năm khi chúng tôi dịch chuyển kho sang vị trí mới. Hiện tại, các công ty lớn | 29 T r a n g giống như Công ty General Motors đều tin tưởng công ty chúng tôi, hơn thế chúng tôi chưa hề để xảy ra bất kỳ vấn đề gì. Sau khi chúng tôi để cho khách hàng kiểm tra một cách kỹ lưỡng và họ đa số đều phát hiện ra rằng:. - Nhượng bộ là sự xem xét lại vị thế trước đây của bạn trong đàm phán và thay đổi nó sao cho thích hợp. Trong đàm phán luôn luôn có nhượng bộ, tuy nhiên các bên luôn cố gắng hạn chế càng ít càng tốt. Nhượng bộ có điều kiện luôn là một trong những kỹ thuật được sử dụng để giải quyết vấn đề trong đàm phán. c. Phá vỡ sự bế tắc: Trong thực tế đàm phán đôi khi có thể rơi vào bế tắc- tình huống mà các bên đều cảm thấy không thể nhượng bộ hơn được nữa, cuộc đàm phán dừng lại và có nguy cơ tan vỡ. Nếu rơi vào tình huống này mà bạn hãy bình tĩnh và tìm cách giải quyết. Tình huống cụ thể, bạn có thể chọn một trong hai cách sau để phá vở bế tắc. Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau: - Tập trung vào phần lợi ích chứ không tập trung vào lập trường. - Tạo ra các phương án để cùng đạt mục tiêu. - Đưa ra các tiêu chuẩn khách quan. - Áp dụng thuật nhu đạo. - Thay thế cán bộ đàm phán. - Tập trung vào nhân vật chủ chốt. - Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn côn. - Lợi dụng mâu thuẫn. - Dưới búa lượm củi. Nhờ sự giúp đỡ của bên thứ ba như: trung gian hòa giải, nhờ dàn xếp hoặc phân xử. d. Tiến tới thỏa thuận: Cái đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận. Càng tiến tới gần thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nên bạn càng phải tập trung, cố gắng, sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất. | 30 T r a n g 4. Giai đoạn kết thúc – Ký kết hợp đồng Sau khi đàm phán thành công các bên sẽ tiến đến ký kết hợp đồng. Khi soạn thảo, ký kết hợp đồng cần lưu ý những điểm sau: - Cần thỏa thuận thống nhất với nhau các điều khoản cần thiết trước khi ký hợp đồng. - Cần đề cập tới cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này. - Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành. - Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng chính xác, tránh dùng các từ mập mờ, có thể suy luận ra nhiều cách. - Hợp đồng thường do một bên soạn thảo, trước khi ký kết bên kia cần kiểm tra thật kỹ lưỡng, đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được trong đàm phán. - Người đứng ra ký hợp đồng phải là người có thẩm quyền. - Ngôn ngữ dùng để xây dựng hợp đồng phải là ngôn ngữ các bên cùng thông thạo. 5. Giai đoạn rút kinh nghiệm Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Sau những cuộc đàm phán quan trọng cần tổ chức họp để đánh giá ưu điểm, nhược điểm, tìm ra nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Nhưng nếu chỉ dừng lại tại đó thì chưa đủ, mà còn phải theo dõi suốt quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng, ghi nhận lại những vướng mắc, đặc biệt những vướng mắc do hợp đồng gây ra, để lần sau kịp thời sửa chữa. Các công việc cần làm trong giai đoạn này là: - Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán. - Làm thủ thục XNK. - Chuẩn bị hàng hóa (đối với nhà nhập khẩu). - Thuê phương tiện vận tải (nếu hợp đồng quy định). - Làm thủ tục hải quan. - Giao hàng (xuất khẩu), nhận hàng (nhập khẩu). - Kiểm tra hàng hóa. - Hoàn tất thủ tục thanh toán. - Khiếu nại/ giải quyết khiếu nại (nếu có). - Thanh lý hợp đồng. | 31 T r a n g V. BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐÀM PHÁN TRONG HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU Đàm phán có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, ngoài hình thức gặp mặt trực tiếp còn có các hình thức khác như qua thư từ, fax hoặc điện thoại... Mỗi hình thức đều có những ưu, nhược điểm riêng. Ví dụ:  Gặp mặt trực tiếp:  Ưu điểm: có thể trực tiếp bàn bạc để hiểu nhau hơn, cùng nhau giải quyết những điểm chưa hiểu nhau.  Nhược điểm: đi lại tốn kém, dễ lộ bí mật..  Qua thư từ, điện tín:  Ưu điểm: ít tốn kém về việc đi lại, có thể giữ bí mật, có thể cùng một lúc giao dịch với nhiều bạn hàng khác nhau.  Nhược điểm: tốn thời gian, nhiều khi không hiểu hết ý nhau  Qua điện thoại:  Ưu điểm : nhanh chóng  Nhược điểm: không trình bày được hết ý, tốn kém. Mặt khác, trao đổi qua điện thoại là trao đổi miệng, không có gì làm bằng chứng cho những thỏa thuận, quyết định trong trao đổi  Đàm phán qua mạng: Với sự bùng nổ của mạng internet, đàm phán qua mạng ngày càng khẳng định vị trí của mình- một hình thức đàm phán chủ yếu trong thương mại quốc tế, bởi nó có khả năng khắc phục được những nhược điểm của các phương nêu trên. Dưới đây là xin giới thiệu hai hình thức chính là: đàm phán bằng thư và đàm phán trực tiếp. 1. Đàm phán bằng thư: a. Phân loại và cấu trúc của thư đàm phán trong thương mại: Một trong những cách đàm phán đơn giản và dễ thực hiện là đàm phán thông qua thư từ. Cuộc đàm phán bằng thư thông thường diễn ra theo trình tự sau: hỏi hàng, chào hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng, xác nhận (ký kết hợp đồng). Các thư từ này được viết dưới nhiều dạng phong phú, do mỗi dân tộc và mỗi ngôn ngữ thường có một cách thức | 32 T r a n g viết thư khác nhau. Sau đây xin giới thiệu về loại thư thương mại phổ biến nhất hiện nay- thư thương mại viết bằng tiếng Anh. Cuộc đàm phán bằng thư thương mại (Fax, Email...) thường diễn ra theo trình tự sau: hỏi hàng, báo giá, hoàn giá, chấp nhận, đặt hàng và cuối cùng là xác nhận. Vì vậy chúng ta sẽ có các loại thư trong đàm phán thương mại như sau:  Thư hỏi hàng ( The enquiry)  Thư chào hàng, báo giá ( Offer)  Thư hoàn giá( Counter-offer)  Thư chấp nhận ( Acceptance)  Thư đặt hàng ( Order)  Thư xác nhận ( Confirmation) b. Cấu trúc của một bức thư thương mại:  Letter head (Phần tiêu đề của công ty: Tên, địa chỉ công ty gửi thư)  File reference (Mã số hồ sơ)  Date line (Ngày, tháng)  Inside address (Tên, địa chỉ người nhận)  Salutation (Chào hỏi: gentlemen, Dear Sirs…)  The opening paragraph (Mở đầu thư)  The body of letter ( Nội dung chính của bức thư)  The closing paragraph ( Câu kết của bức thư)  Signature (Ký tên)  Stenographic reference (Ký hiệu riêng)  Enclosure (Phần đính kèm)  Carbon copy notation (Nơi gửi bản sao) Trong đó nội dung của bức thư có những phần cần đặc biệt quan tâm như sau: Phần chào hỏi cần thể hiện được phép lịch sự đối với người đọc. Nếu bạn có mối quan hệ thân thiết với người nhận, hãy sử dụng kiểu chào hỏi thân mật, như: “Tâm thân mến”. Nếu viêt khác, người nhận sẽ cảm thấy xa lạ. Trong những trường hợp khác, cần phải sử dụng dạng chào hỏi trang trọng, như: “Kính gửi Ngài Tom”. Với phụ nữ nên dùng danh | 33 T r a n g xưng Bà (Ms.) trừ khi họ yêu cầu được gọi khác đi. Nếu người nhận có tước hiệu hay học hàm, học vị, chẳng hạn như giáo sư, tiến sỹ hay đại tá...thì tước hiệu, học hàm, học vị đó được viết ở vị trí ưu tiên thay cho danh xưng chung như Ông hoặc Bà. Phần thân bức thư là nội dung thông điệp của bạn. Một bức thư hiệu quả phải thể hiện được ý định, mong muốn của người viết. Mở đầu thư thường được trình bày bằng những câu ngắn gọn, đơn giản, nêu rõ lý do vì sao mình lại viết thư. Phần trọng tâm của bức thư cần trình bày rõ nhưng mong muốn của minh hoặc phúc đáp nhưng vấn đề đối tác yêu cầu. Phần cuối thư, phải viết lời chào tạm biệt hoặc đư ra tín hiệu rằng bạn luôn mong chờ phản hồi từ phía người nhận. Cần lưu ý: khi viết thư, trong mọi trường hợp, hãy cố gắng thể hiện rõ thiện chí của mình. Ví dụ: CÁCH VIẾT THƯ HỎI HÀNG Phần mở đầu:  Trong trường hợp hai bên chưa có quan hệ với nhau trước đó thì trong phần mở đầu cần trình bày nguyên nhân chọn đối tượng của mình.  Trong trường hợp hai bên có sẵn mối quan hệ từ trước thì có thể bớt phần nghi thức và trực tiếp đề cập đến chủ đề của mình Nội dung chính của thư:  Thông báo cho người bán biết mình cần loại hàng gì, yêu cầu người bán gửi cataloge mẫu hàng …..đồng thời cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp thời hạn giao hàng điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác.  Có thể cho người bán biết, sau lần yêu cầu này sẽ mở ra khả năng phát triển quan hệ giữa hai bên. Phần kết: Mong người bán đáp ứng yêu cầu của mình, mong thư phúc đáp. Một số ưu điểm cần lưu ý khi hỏi hàng:  Chỉ nên ghi vào thư hỏi hàng điệu kiện “giao hàng càng sớm càng tốt” trong những điều kiện cần thiết, vì điều đó thể hiện thế yếu của người mua. | 34 T r a n g  Trong thư hỏi hàng không nên bộc lộ giá mình muốn mua, nhưng để bớt thời gian hoàn giá, người mua sẽ nêu một số điều kiện mong muốn, để có cơ sở định giá.  Người mua cùng một lúc hỏi nhiều nơi để nhận được chào hàng cạnh tranh, trên cơ sở đó lựa chọn người bán thích hợp nhất. Các lưu ý khi viết thư điện tử (Email): Ngoài những ưu điểm đã trình bày ở trên, e-mail cũng có thể gây cho người sử dụng và công ty của họ một số phiền toái. Thứ nhất, nhân viên giao dịch đôi khi gửi hoặc nhận những tin nhắn không cần thiết, gây tổn thời gian. Thứ hai, nhiều e-mail được viết một cách cẩu thả, người viết chỉ thuần túy viết những gì chợt nảy ra trong đầu, không kịp sắp xếp, trau truốt ý, thậm chí không kiểm tra lại thư mà đã gửi. Thứ ba, nhiều thông điệp được gửi đi mang nặng tình cảm riêng tư hoặc người viết vội vã, không giữ bình tĩnh xem xét dẫn đến ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa các bên. Thứ tư, đôi khi thông điệp được gửi nhầm địa chỉ, đưa lại hậu quả xấu. Thứ năm, ngay cả nội dung xóa đi có thể khôi phục lại để sử dụng trong các vụ kiện tụng. Để khắc phục những nhược điểm nêu trên, khi viết e-mail cần lưu ý các vấn đề sau:  Đưa thông tin chính lên dòng “Subject” để giảm thiểu khả năng bị người nhận bỏ qua hoặc xóa đi thông điệp quan trọng  Viết ngắn gọn, cố gắng đưa thông tin chính lên trang đầu màn hình.  Mỗi e-mail chỉ nên chứa một thông điệp.  Kiểm tra, chỉnh sửa các lỗi trước khi gửi đi.  Không bao giờ gửi thư trong trạng thái bực bội.  Bước cuối cùng là kiểm tra lại địa chỉ, kiểm tra lại toàn bộ thư trước khi click “send”. Việc này giúp bạn tránh được khả năng gửi đi bức thư không hoàn hảo. 2. Đàm phán bằng cách gặp mặt trực tiếp Để đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu, cần nắm chắc nội dung và các kỹ thuật đàm phán dưới đây: a. Nội dung đàm phán hợp đồng xuất nhập khẩu: Tập trung đàm phán các điều khoản sau: | 35 T r a n g  Commodity (tên hàng)  Quality (chất lượng)  Quantity (số lượng)  Shipment/ delivery (giao hàng)  Price (giá cả)  Payment (thanh toán)  Packing and marking (bao bì, ký mã hiệu)  Warranty (bảo hành)  Penalty (phạt)  Insurance (bảo hiểm)  Force majeure (bất khả kháng)  Claim (khiếu nại)  Arbitration (trọng tài)  General conditions (điều khoản chung) b. Kỹ thuật đàm phán: Kỹ thuật khai thác thông tin của đối tác. Để đảm bảo đàm phán đạt được hiệu quả cao, bạn cần biết rõ ý đồ, kỳ vọng và những thông tin cần thiết từ phía đối tác. Trên bàn đàm phán, trừ những trường hợp cần thiết, người ta không sẵn sàng lật ngửa quân bài của họ lên cho ta chọn, vì vậy phải dùng nhiều cách để thu nhập thông tin. Trong đó lắng nghe và đặt câu hỏi là các cách cơ bản. Để đạt được mong muốn, cần giải quyết 3 vấn đề: nội dung câu hỏi, hình thức câu hỏi, thời điểm đưa ra câu hỏi. Để có thể hỏi đúng chỗ, đúng lúc và đạt được hiệu quả mong muốn, cần:  Lập kế hoạch đặt các câu hỏi một cách kỹ lưỡng, chi tiết  Phải nghiên cứu, tìm hiểu kỹ về đối tác  Cách hỏi cụ thể, phạm vi thu hẹp dần  Phải chọn đúng thời điểm để hỏi  Biết khéo léo khai thác và phát triển những điều đối phía đối tác trình bày  Xin phép được hỏi | 36 T r a n g Một số điểm cần lưu ý khi đặt câu hỏi:  Không đặt câu hỏi trả lời “có” hoặc “không”, trừ khi đó là điều ta cần.  Đặt câu hỏi yêu cầu trả lời bằng dữ liệu, chứ không phải là giải pháp  Ngữ điệu câu hỏi nên ở dạng trung tính với thái độ hỏi bình tĩnh. Hãy luôn nhớ: thái độ công kích, chỉ trích hay cay cú, áp đặt không giúp bạn có kết quả mong muốn.  Nếu ta định lấy thông tin “khó moi”, hãy đặt một loạt các câu hỏi mềm mỏng trước để định hướng câu trả lời của đối tác, sau đó mới đặt câu hỏi chính.  Nếu đối tác tránh né thông tin bằng cách hứa sẽ quay trở lại vấn đề sau, đừng quên nhắc họ phải thực hiện lời hứa của mình. Một số câu hỏi có thể sử dụng như : câu hỏi trực tiếp/ có tính định hướng, câu hỏi không định hướng, câu hỏi trình bày thông tin, câu hỏi kích thích suy nghĩ, câu hỏi dẫn dắt , câu hỏi kết luận…. Kỹ thuật trả lời câu hỏi: Muốn trả lời tốt phải chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng. Trong quá trình chuẩn bị thì lường trước những câu hỏi đối tác đưa ra có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Muốn làm điều đó cần chuẩn bị đầy đủ thông tin, rèn cách ứng phó để có thể đối đáp một cách hiệu quả, bên cạnh đó tùy từng trường hợp cụ thể cần vận dụng các thủ pháp một cách thích hợp:  Đầu tư thời gian thích đáng để suy nghĩ  Không đưa ra câu trả lời nếu thiếu câu hỏi  Phát hiện những câu hỏi không cần trả lời  Đưa ra những câu trả lời đáp ứng một phần câu hỏi, chứ không trả lời toàn bộ câu hỏi, nếu việc đó gây bất lợi cho ta  Tìm cách không trả lời thẳng vào những câu hỏi, bằng cách đưa ra những câu hỏi lạc đề - câu trả lời cho một câu hỏi nào đó không được hỏi  Hoãn câu trả lời với những lý do chưa đủ tài liệu hoặc không nhớ chính xác, đầy đủ thông tin cần thiết | 37 T r a n g  Buộc phía đối tác tự tìm câu trả lời, bằng cách yêu cầu họ làm rõ câu hỏi của họ  Khi có người cắt ngang, hãy đừng tỏ ra phiền lòng về sự cắt ngang đó. Kỹ thuật thuyết phục đối tác: Tính hợp lí trong quan điểm đàm phán của ta là yếu tố quyết định để thuyết phục đối tác đi đến thỏa thuận. Nghĩa vụ của nhà đàm phán là phải làm cho đối tác tin rằng họ sẽ đạt được thỏa thuận như họ mong muốn.  Luôn luôn dùng câu ngắn, rõ ràng, khúc thiết để đảm bảo cho người nghe hiểu được, hiểu đúng, hiểu rõ những gì được trình bà. Người trình bày tốt là người có khả năng biến điều đó thành điều dễ hiểu  Tốc độ vừa phải để có thể theo dõi, ghi chép  Luôn giữ thế chủ động và sử dụng câu khẳng định khi trình bày các vấn đề. Nếu ta hành động, biểu hiện, suy nghĩ và trình bày một cách tự tin chắc chắn vào những điều ta trình bày thì sẽ tác động mạnh đến những đối tác, kiến họ tin theo, nhờ vậy thuyết phục được họ.  Nắm chắc và nhớ chính xác số liệu chứng minh cho những vấn đề được trình bà, trình bày đĩnh đạc, dứt khoát sẽ làm cho đối tác nể phục nên dễ thuyết phục được họ  Nói chuyện với người ra quyết định. Bất kể người người đưa ra câu hỏi là ai, khi trả lời câu hỏi về hướng ngưởi ra quyết định, bởi vì đó chính là người ta cần thuyết phục  Không công kích trực tiếp đối phương, kể cả công kích trực tiếp lẫn gián tiếp  Nếu cần thiết, dẫn chứng lập luận của ta bằng sự xác nhận của bên thứ ba  Chỉ cho phép ta có thể giải quyết vấn đề của họ. Nếu tình huống đàm phán cho phép, ta co thể đặt mình vào vị trí của đối tác, để nêu cách giải quyết vấn đề, làm được như vậy sẽ có sức thuyết phục rất cao.  Cách trình bày hấp dẫn. Trong mọi trường hợp dù là trình bày quan điểm của mình hay tranh luận, thuyết phục đối tác, cách trình bày bao giờ cũng giúp ta đạt được hiệu quả cao. | 38 T r a n g Kỹ thuật nâng cao vị thế trong đàm phán:  Làm nổi bật điểm mạnh” Đương nhiên ngài thấy chúng tôi buộc phải nói chuyện với nhà cung cấp khác”  Giảm thiểu điểm yếu: “chúng tôi cũng muốn giải quyết vấn đề nhanh chóng nhưng chúng ta còn nhiều thời gian.”  Người đi trước “các kỹ thuật này trước đây đã được các bạn hàng của ngài áp dụng” Kỹ thuật giảm giá trị lý lẽ của đối tác  Khoảng cách tín nhiệm “hình như các ngài không nhất quán với những điều mà đồng nghiệp hôm trước đã trình bày”.  Đặt câu hỏi về dữ kiện/ nguồn tin  Nghi vấn giả thiết  Nghi vấn kết luận  Tập trung phần thiếu sót  Nhấn mạnh điểm yếu  Đề nghị xem lại Kỹ thuật nhượng bộ và đòi đối tác nhượng bộ:  Cần biết rõ điểm giới hạn bạn có thể nhượng bộ  Giúp đối tác đưa ra nhượng bộ bằng cách gợi cho họ những lý do hợp lý. Tránh làm cho họ mất mặt.  Khi đối tác nhượng bộ , hãy nói to nhượng bộ đó lên  Đưa ra nhượng bộ với tính chất thăm dò và sử dụng cách nói giả thiết  Hãy trao đổi thông tin nhượng bộ bằng cách sử dụng cách nói điều kiện  Đưa ra đề nghị cả gói để đạt được mục tiêu của bạn. Hãy tìm cách liên kết các vấn đề với nhau.  Luôn luôn đánh giá những nhượng bộ của bạn theo quan điểm của đối tác.  Đừng bao giờ đưa ra một nhượng bộ mà không nghĩ đến những hậu quả lâu dài có thể xảy ra đến với bạn  Tuyên bố lý do trước, sau đó mới đưa ra nhượng bộ  Vững vàng với những lợi ích cơ bản, uyển chuyển với những vị thế đàm phán. | 39 T r a n g Kỹ thuật giải quyết những tình huống bế tắc trong đàm phán Trong đàm phán, đến một giai đoạn nào đó, có thể xảy ra những tình huống bế tắc - đôi bên đều thấy không nhượng bộ được nữa, cuộc đàm phán rơi vào tình trạng gay go, co nguy cơ tan vỡ. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng bế tắc:  Khoảng cách giữa lợi ích mà hai bên đề ra quá lớn  Tranh chấp lập trường  Một bên dùng thế mạnh để ép buộc bên kia  Do không hiểu nhau  Năng lực của cán bộ đàm phán bị hạn chế Cách giải quyết:  Tập trung vào lợi ích chứ không tập trung vào lập trường  Cần nhận thức được lợi ích xác định lập trường  Đằng sau lập trường bất đồng có thể tồn tại những lợi ích chung  Xác định rõ lợi ích của mình và của đối tác  Trao đổi về lợi ích giữa các bên  Gắn các lợi ích khác nhau lại với nhau  Tạo ra các phương án để đạt được mục đích  Trước hết cần làm sáng tạo ra các phương án  Đánh giá, lựa chọn các phương án để đưa ra đám phán  Thảo luận với đối tác  Hai bên đi đến quyết định lựa chọn phương án tối ưu  Đưa ra những tiêu chuẩn khách quan  Hãy coi cuộc đàm phán là cuộc tìm kiếm chung những tiêu chuẩn khách quan  Hãy lập luận và lắng nghe những lập luận của đối tác, để xem tiêu chuẩn nào là khách quan nhất, phù hợp nhất | 40 T r a n g  Chỉ lùi bước trước nguyên tắc, chứ không lùi bước trước áp lực của đối tác.  Áp dụng thuật nhu đạo  Không công kích lập trường của đối tác, mà hãy tìm kiếm, phát hiện những lợi ích đằng sau đó  Đừng bảo vệ ý kiến của bạn, mà hãy đề nhị đối tác góp ý kiến và khuyên bạn, sau đó sẽ hỏi xem họ làm gì nếu ở vào địa vị của bạn.  Chuyển sự công kích nhằm vào bạn thành cuộc tấn công giải quyết vấn đề.  Hãy đặt câu hỏi và giữ im lặng khi cần thiết.  Thay thế cán bộ đàm phán:  Nói cho đối tác biết nguyên nhân thay đổi  Không tùy tiện thay đổi người, chỉ thay thế khi cần thiết  Không làm mất thể diện nhân viên của mình  Tập chung vào nhân vật chủ chốt: Trong đàm phán cần tìm ra nhân vật chủ chốt và người còn chưa đồng ý với ý kiến của bạn, cần tập trung sức lực để thuyết phục những người đó thì mới đạt kết quả  Nắm lấy điểm yếu chủ chốt để tấn công: Trong đàm phán cần nắm được bản chất của vấn, nắm lấy chỗ sơ hở của đối phương, tập trung tấn công vào điểm yếu của họ  Lợi dụng mâu thuẫn: Lợi dụng mâu thuẫn trong nội bộ đối tác và đấu tranh khéo léo, đẩy trách nhiệm gỡ tình thế bế tắc cho phía bên kia, từ đó có thể làm cho thế bế tắc tiêu biến mất  Dưới búa lượm củi Là một sách lược nguy hiểm. Nó chỉ sử dụng khi đàm phán sa vào thế găng, có ý tuyệt đối hóa điều kiện đàm phán, đem đặt toàn bộ vấn đề lên bàn đàm phán, chứng minh rằng mình không còn con đường nào khác để thoát lui, hy vọng đối phương có thể nhượng bộ, nếu không đành chấp nhận kết cục cuộc đàm phán tan rã. | 41 T r a n g Kỹ thuật lắng nghe: Để đàm phán thành công thì chỉ nói hay, hỏi đúng chưa đủ, mà còn phải biết lắng nghe. Để nghe một cách chăm chú, hiệu quả, cần:  Nghe một cách hứng thú, tích cực  Khi nghe cần chú ý quan sát cả thái độ và cử chỉ của người nói  Tránh ngắt lời đối tác  Không xao lãng hoặc phân tán tư tưởng  Phải cố gắng ghi chép những gì mình nghe được  Thể hiện cho đối tác biết sự tập trung chú ý và quan tâm của bạn đến điều họ trình bày  Trong đàm phán cố gắng giữ bình tĩnh, tránh giận dữ trong mọi tình huống  Hãy luôn nhớ không thể đồng thời vừa nghe, vừa nói tốt được. Kỹ năng tìm hiểu, đánh giá đối tác:  Hãy đặt mình vào địa vị của người khác.  Nhìn nhận vấn đề theo cách nhìn của người khác để tìm hiểu thấu đáo tâm tư, suy nghĩ và mục đích của họ  tạo thành điều có lợi cho mình  Giúp thu hẹp các lĩnh vực xung đột khi đàm phán và tạo ra triển vọng phát triển những lợi ích mới cho mình.  Lưu ý : hiểu biết quan điểm của người khác không có nghĩa là đã đồng ý với quan điểm đó  Đừng suy diễn ý định của người khác qua lăng kính sợ hãi của chính mình.  Đừng đổ lỗi cho người khác về khó khăn của mình.  Chê trách sẽ làm cho vấn đề đàm phán và con người rối vào nhau, gây phản tác dụng.  Nên tách những biểu hiện của vấn đề ra khỏi con người để đàm phán được thành công.  Thảo luận quan điểm của nhau.  Nếu bạn làm điều đó một cách chân thành và không trách móc người khác về vấn đề đang tồn tại, thì cuộc thảo luận có thể tạo nên sự hiểu biết cần thiết để phía bên kia xem những điều bạn nói nghiêm túc và ngược lại. | 42 T r a n g  Hãy để người khác có phần của họ trong kết quả bằng cách lôi cuốn họ vào việc.  Từng giải pháp nên được thảo luận, cùng nhau xây dựng đóng góp ý tưởng thì toàn bộ quá trình thương lượng sẽ vững chắc và đạt được hiệu quả cao nhất.  Loại bỏ các hoài nghi vì nghi rằng mình không được tham gia trong quá trình soạn thảo thỏa thuận đó.  Biết giữ thể diện cho người khác. Là biết điều hòa thỏa thuận với những nguyên tắc của mình và tạo ra được bằng chứng là các nhà thương lương đều có tiếng nói của mình trong thỏa thuận. Kỹ thuật trao đổi thông tin:  Hãy nghe một cách tích cực và cố gắng nắm bắt những điều đối phương nói.  Lắng nghe một cách tích cực để cảm nhận cảm xúc của phía bên kia và thông điệp mà họ đang truyền tải.  Trình bày quan điểm của đối tác và nhấn vào chỗ mạnh của họ khi nhắc lại những điều mình hiểu từ cách nói của họ.  Tạo niềm tin cho đối tác rằng những lời họ nói đều được lắng nghe và thấu hiểu, từ đó dễ dàng giải thích quan điểm của mình, mở rộng cơ hội thành công của cuộc đàm phán và giảm thiểu tối đa khả năng đối tác nghĩ rằng mình không hiểu họ.  Nói để người ta hiểu.  Thẳng thắn trao đổi và cùng nhìn nhận vấn đề, tìm ra giải pháp chung cho vấn đề để hai bên cùng có lợi.  Nói có mục đích.  Không nên đưa ra quá nhiều thông tin cùng một lúc vì có thể gây cản trở trong quá trình đàm phán.  Trước khi đưa ra một thông tin cần suy nghĩ kỹ về mục đích và ý muốn của việc đưa ra thông tin đó. | 43 T r a n g Kỹ năng tìm kiếm lợi ích chung  Xác định lợi ích chung. Để xác định lợi ích chung cần chú ý: thứ nhất, các lợi ích chung luôn tiềm tàng trong mọi cuộc đàm phán; thứ hai, hãy nhận biết một cách cụ thể lợi ích chung trong đàm phán và nhìn về tương lai; thứ ba, chú trọng những lợi ích chung có thể làm cho đàm phán trôi chảy hơn và có khả năng thành công hơn.  Gắn các lợi ích khác nhau lại với nhau.  Hỏi xem họ thích gì? Một cách để gắn lợi ích vơi nhau là sáng tạo ra một số phương án bạn chấp nhận được và hỏi xem phía bên kia thích phương án nào. Từ cách đàm phán bằng thư, cách viết các thư thương mại đến các kỹ thuật cần lưu ý trong đàm phán bằng con đường gặp mặt trực tiếp như đã trình bày ở trên, vận dụng tốt những kỹ thuật này sẽ giúp chúng ta đàm phán đạt kết quả tốt. | 44 T r a n g TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. “Kỹ năng đàm phán” , 2. “ 6 quy tắc vàng trong đàm phán” , tien/6-quy-tac-vang-trong-dam-phan.html 3. “ Một số đặc tính kinh doanh của các đối tác quốc tế trong đàm phán”, tac-quoc-te-trong-dam-phan.html 4. “Đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế”, thuc/kien-thuc-xnk/53559-dam-phan-hop-dong-mua-ban-quoc-te.html 5. “Đàm phán hợp đồng mua bán quốc tế”, mua-ban-quoc-te.html 6. “Kỹ năng đàm phán , phan&user_login=hoangru 7. “ Chiến thắng trong đàm phán thương mại”, luong/595-chien-thang-trong-dam-phan-thuong-mai-p2.html 8. “ Đàm phán trong kinh doanh thương mại”, phan-trong-kinh-doanh-thuong-mai-lay-vi-du-dam-phan-voi-nguoi-nhat-97303 9. “Để thành công trong đàm phán”, 360/Kinh-doanh-Quan-ly/De_thanh_cong_trong_dam_phan/