Đề tài Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1 - GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. 3 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Minh Trí. 3 1.1.1. Thông tin chung về doanh nghiệp . 3 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển. 3 1.1.3. Quy trình sản xuất tại Công ty TNHH Minh Trí 7 1.1.4. Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty. 9 1.2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của Công ty TNHH Minh Trí. 9 1.2.1. Cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty. 9 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. 11 1.3. Một số kết quả hoạt động của doanh nghiêp. 15 1.3.1. Về quy mô. 15 1.3.2. Về tình hình tiêu thụ sản phẩm và kim ngạch xuất khẩu. 16 1.3.3. Về hoạt động sản xuất kinh doanh. 18 1.3.4. Các thành tựu khác. 20 Chương 2 - THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. 21 2.1. Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến công tác quản trị nguyên vật liệu trong Công ty. 21 2.1.1. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. 21 2.1.2. Đặc điểm thị trường cung ứng nguyên vật liệu . 21 2.1.3. Đặc điểm sản phẩm 22 2.1.4. Đặc điểm phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu. 25 2.1.5. Đặc điểm nguồn nhân lực . 26 2.1.6. Tình hình nguồn tài chính của Công ty. 28 2.1.7. Đặc điểm cơ sở vật chất, máy móc thiết bị và trình độ công nghệ của công ty 30 2.1.8. Hệ thống kho tàng, phương tiện vận chuyển. 32 2.1.9. Một số nhân tố khác. 34 2.2. Nguyên vật liệu và phân loại nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Minh Trí 35 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu . 35 2.2.2. Sự cần thiết, vai trò của hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu ở Công ty TNHH Minh Trí 36 2.3. Thực trạng hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí 37 2.3.1. Xác định cầu và lượng đặt hàng tối ưu. 37 2.3.2. Lựa chọn nhà cung ứng nguyên vật liệu cho Công ty. 47 2.3.3. Quản trị hệ thống kho tàng tại Công ty TNHH Minh Trí 52 2.3.4. Tổ chức hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu tại Công tyTNHH Minh Trí 59 2.4. Đánh giá hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí 60 2.4.1. Những thành tích đạt được. 60 2.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu trong hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí 62 Chương 3 - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ. 64 3.1. Định hướng phát triển của Công ty Minh Trí năm 2008. 64 3.1.1. Định hướng phát triển. 64 3.1.2. Mục tiêu cụ thể của Công ty TNHH Minh Trí trong năm 2008. 65 3.1.3. Phương hướng hoạt động của Công ty Minh Trí năm 2008. 66 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí. 68 3.2.1. Hoàn thiện công tác mua sắm, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu . 69 3.2.2. Tăng lượng nhà cung ứng, củng cố mối quan hệ lâu dài 73 3.2.3. Hoàn thiện công tác định mức nguyên vật liệu . 75 3.2.4. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường. 76 3.2.5. Hoàn thiện công tác vận chuyển nguyên vật liệu. 77 3.2.6. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong Công ty. 78 3.3. Một số kiến nghị với Nhà nước. 79 3.3.1. Về thể chế, chính sách. 79 3.3. 2. Vấn đề đầu tư . 80 3.3.3. Vấn đề phát triển nguồn nhân lực . 80 KẾT LUẬN 82 Tài liệu tham khảo. 83

doc88 trang | Chia sẻ: lvcdongnoi | Lượt xem: 6011 | Lượt tải: 1download
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đề tài Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
í, sắp xếp về vị trí cũng như diện tích của mỗi loại khác nhau. Kho cắt của Công ty được bố trí ngay cạnh kho nguyên vật liệu chính tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển và giảm hao hụt mất mát vật liệu khi sử dụng. Hệ thống kho tàng của Công ty được xây dựng hợp lý và khoa học, giảm lượng nguyên vật liệu hao hụt và không đạt tiêu chuẩn, điều đó góp phần nâng cao hiệu quả quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty. 2.3.3.2. Quản trị nguyên vật liệu trong kho Công tác quản trị nguyên vật liệu trong kho tại Công ty Minh Trí bao gồm các nội dung: tiếp nhận, bảo quản, cấp phát nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Quản lý nguyên vật liệu trong khâu tiếp nhận và cấp phát Quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu phải đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, số lượng, chủng loại và thời gian cung ứng. Để thực hiện điều đó, các bộ phận trong Công ty có liên quan việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm, vận chuyển và bộ phận tiếp nhận đã luôn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hình 2.3: Quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu tại Công ty Minh Trí Sơ đồ Trách nhiệm Nguyên vật liệu nhập Phòng kế hoạch Kinh doanh Xuất nhập khẩu, nhà cung ứng Chuẩn bị kho Phòng kế hoạch Kinh doanh Xuất nhập khẩu, thủ kho KT chủng loại Không đạt Phòng kỹ thuật, thủ kho, Trả lại nhà cung ứng Đạt KT chất lượng Phòng kỹ thuật, thủ kho, Không đạt Nhà cung ứng Trả lại Đạt KT số lượng Không đạt Phòng kỹ thuật, thủ kho, Xử lý Nhà cung ứng Đạt Kho Phòng kế hoạch Kinh doanh Xuất nhập khẩu, thủ kho Phòng kế hoạch Kinh doanh -Xuất nhập khẩu của Công ty có trách nhiệm lập kế hoạch mua và trực tiếp mua, tiếp nhận nguyên vật liệu theo kế hoạch cung cấp. Khi hàng được chuyển đến Công ty, cán bộ tiếp nhận Phòng kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu sẽ kết hợp với thủ kho tiến hành đánh giá, kiểm tra về mặt số lượng, chất lượng, quy cách vật tư. Nếu đạt yêu cầu thì sẽ tiến hành nhập kho theo số thực nhập. Để hoạt động tiếp nhận nguyên vật liệu đạt hiệu quả, bộ phận tiếp nhận của Công ty luôn chuẩn bị tốt kho bãi và thực hiện tốt công tác kiểm tra, đánh giá nguyên vật liệu đảm bảo nguyên vật liệu nhập kho đạt tiêu chuẩn. Đội ngũ tiếp nhận của Công ty luôn tuân thủ triệt để quy trình và thủ tục tiếp nhận, kiểm tra chặt chẽ về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu,…. Biểu mẫu số 2.4 Công ty TNHH MINH TRÍ Mẫu số : BM 05/KT Hà Nội, ngày…tháng…năm… Phiếu kiểm tra vật tư nhập kho STT Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Số lượng Thiếu hụt (%) Số lượng Tỷ lệ hỏng Ghi chú Theo đơn hàng Thực tế Đạt Hỏng 1 2 … Giám đốc Chủ hàng Phòng KH Kinh doanh Thủ kho Người nhận Xuất nhập khẩu Nguyên vật liệu nhập về sẽ được kiểm tra theo các thông tin ở bảng trên. Bảng trên được người nhận thực hiện dưới sự giám sát và xác nhận của chủ hàng , thủ kho và phòng Kế hoạch Kinh doanh- Xuất nhập khẩu, sau đó trình Giám đốc phê duyệt. Sau khi hoàn tất thủ tục nhập kho, nguyên vật liệu được bố trí theo các vị trí quy định, đảm bảo dễ tìm,dễ lấy, dễ kiểm tra và tuân thủ nguyên tắc xuất, nhập hàng của Công ty. Việc cung ứng cấp phát nguyên vật liệu giữ vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra đều đặn, liên tục và nhịp nhàng. Để đảm bảo vai trò trên, Công ty áp dụng xuất, nhập hàng theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước. Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu căn cứ vào tiến độ sản xuất trong kế hoạch, theo yêu cầu của từng đơn hàng và tình hình sản xuất để xuất nguyên vật liệu cho các đơn vị gia công. Đơn vị nào có nhu cầu lĩnh nguyên vật liệu thì sẽ viết vào phiếu lĩnh vật tư và đưa cho thủ kho để được cấp phát vật tư. Biểu mẫu số 2.5 Công ty TNHH MINH TRÍ Mẫu số: 01/PL Hà Nội, ngày…tháng…năm… Phiếu lĩnh vật tư Đơn vị lĩnh:…………………………………………………………………. Lý do:………………………………………………………………………. Xuất tại kho:………………………………………………………………… STT Tên vật liệu Mã số Đơn vị tính Lượng xuất Ghi chú 1 2 … Phòng kế hoạch Kinh doanh Thủ kho Người lĩnh Xuất nhập khẩu Quá trình cấp phát nguyên vật liệu trong Công ty luôn thực hiện theo những nguyên tắc trên nhằm hạn chế thất thoát nguyên vật liệu, làm gián đoạn quá trình sản xuất. Bảo quản nguyên vật liệu trong kho Công ty bố trí hệ thống trang thiết bị hợp lý, đặc biệt có sử dụng các phương tiện phòng cháy, chữa cháy, quạt thông gió và có các nội quy an toàn trong kho nhằm đảm độ khô ráo, thoáng mát, tránh ẩm mốc và tiêu hao nguyên vật liệu . Các loại nguyên vật liệu trong kho được bố trí hợp lý để thuận lợi cho sử dụng và kiểm kê. Bảng2.10: Số lượng nguyên vật liệu giảm phẩm cấp, thiếu hụt tại Công ty Minh Trí (đơn vị tính: m) Nguyên nhân Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Giảm phẩm cấp 11750 13320 17620 11050 9630 Thất thoát 5760 5930 6220 4410 2950 Thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân 1350 1570 1650 1250 1090 (Nguồn: Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu) Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Phòng kế hoạch Kinh doanh Xuất nhập khẩu của Công ty chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc xây dựng định mức cho từng loại nguyên vật liệu và cho từng khâu của quá trình sản xuất. Các định mức này thường xuyên được đánh giá, kiểm tra và hoàn thiện do yêu cầu các điều kiện sử dụng, lưu kho nguyên vật liệu thường xuyên thay đổi. Bảng2.11: Định mức nguyên vật liệu sản phẩm Tên sản phẩm Loại vật tư Đơn vị tính Định mức vật tư cũ Định mức vật tư mới Cỡ Cỡ S M XL XXL S M XL XXL Áo sơ mi Vải chính Vải phụ Chỉ may Cúc m/chiếc m/chiếc m/chiếc cái/chiếc 1,12 0,3 43 12 1,24 0,35 47 12 1,36 0,4 50 12 1,50 0,45 54 12 1,11 0,3 45 12 1,24 0,35 49 12 1,35 0,4 52 12 1,48 0,45 56 12 Quần âu Vải chính Vải phụ Chỉ may Cúc m/chiếc m/chiếc m/chiếc cái/chiếc 1,54 0,4 52 4 1,68 0,45 56 4 1,82 0,5 59 4 1,95 0,55 63 4 1,52 0,4 51 4 1,64 0,45 54 4 1,78 0,5 58 4 1,86 0,55 62 4 (Nguồn: Phòng Kỹ thuật Công ty Minh Trí) Căn cứ vào các đơn hàng và nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất, Công ty tiến hành xây dựng các định mức vật tư, trên cơ sở đó, lập kế hoạch khai thác vật tư, tiến hành tổ chức sản xuất.Việc tổ chức sản xuất ở các phân xưởng được sắp xếp dựa trên kế hoạch sản xuất của Công ty. Thủ kho sẽ xuất kho nguyên vật liệu theo các phiếu lĩnh đã được Giám đốc duyệt của các đơn vị sản xuất. Việc cấp phát nguyên vật liệu được theo dõi liên tục và ghi chép đầy đủ, định kỳ kiểm kê nguyên vật liệu lưu kho. Cuối mỗi tháng, kế toán dựa vào các phiếu nhập và lĩnh nguyên vật liệu, kết quả kiểm kê nguyên vật liệu để tính giá trị nguyên vật liệu xuất d ùng theo phương pháp nhập trước, xuất trước. Quản lý nguyên vật liệu tồn kho Trong các doanh nghịêp sản xuất, tồn kho nguyên vật liệu là điều khôn thể tránh khỏi. Đối với Công ty Minh Trí, nguyên vật liệu tồn kho là do lượng dự trữ nhằm đảm bảo tiến độ sản xúât, do hạn chế hao hụt, thất thoát hoặc do tiết kiệm nguyên vật liệu so với định mức trong sản xuất. Nguyên vật liệu tồn kho của Công ty TNHH Minh Trí bao gồm vật liệu thừa sau khi sản xuất của đối tác hoặc của chính Công ty. Bảng 2.12:Chi tiết hàng tồn kho các năm 2003- 2007 (đơn vị tính: đồng) Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Nguyên liệu, vật liệu 2,513,646,781 1,763,512,118 1,855,489,224 2,274,475,162 4,509,332,377 Công cụ, dụng cụ 42,724,521 50,635,861 54,294,176 52,988,195 61,613,922 Chi phí SX-KD dở dang 5,122,080,000 3,727,439,200 4,192,232,575 5,601,214,809 9,136,918,732 Cộng 7,678,451,302 5,541,587,179 6,139,954,374 7,928,678,166 13,707,865,301 Qua bảng trên ta thấy, giá trị nguyên vật liệu tồn kho tăng qua từ năm 2004. Năm 2007, lượng nguyên vật liệu tồn kho tăng gần gấp đôi lượng tồn kho năm 2006, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cũng tăng lên rất nhiều. Điều này là do trước đây, kế hoạch sản xuấ của Công ty chủ yếu là bị động dựa trên các đơn đặt hàng của đối tác. Tuy nhiên, mấy năm gần đây Công ty đã tự thiết kế sản phẩm, chào hàng và tìm các khách hàng mới. Vì thế, lượng nguyên vật liệu tồn kho không còn bó hẹp trong phạm vi sở hữu của khách hàng mà gia tăng rất nhiều lượng sở hữu của Công ty. 2.3.4. Tổ chức hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu tại Công tyTNHH Minh Trí Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu của Công ty Minh Trí là sự tham gia có kế hoạch của các phương tiện vận chuyển để vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi mua đến các kho và từ các kho đến các phân xưởng sản xuất,… Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu trong Công ty có mục tiêu nhằm đảm bảo vận chuyển nguyên vật liệu đến đúng thời gian, địa điểm với chi phí vận chuyển thấp nhất. Để thực hiện điều này, Công ty luôn xây dựng và hoàn thiện các kế hoạch vận chuyển, thực hiện vận chuyển theo đúng kế hoạch. Việc vận chuyển thường do Công ty đảm nhận để đảm bảo tính chủ động, một số ít trường hợp là do bên cung ứng đảm nhận. Nếu Công ty tự tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển sẽ bao gồm chi phí cố định: chi phí mua xe, xây dựng bãi xe; chi phí biến đổi bao gồm chi phí bảo dưỡng, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí bốc dỡ hàng hoá,… Nếu Công ty không vận chuyển hàng hoá mà nhà cung ứng đứng ra tổ chức vận chuyển thì chi phí vận chuyển được tính theo quãng đường vận chuyển và sẽ tính vào giá mua nguyên vật liệu. Tuỳ theo từng trường hợp Công ty sẽ ưu tiên lựa chọn hình thức vận chuyển có chi phí thấp hơn. Trên thực tế, các kế hoạch vận chuyển Công ty xây dựng chưa hiệu quảdo chưa căn cứ theo kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất, do đó dẫn đến việc chí phí cho hoạt động vận chuyển còn cao và vẫn có trường hợp chưa đáp ứng nguyên vật liệu kịp thời cho quá trình sản xuất. 2.4. Đánh giá hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí 2.4.1. Những thành tích đạt được Sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển, Công ty Minh Trí đã không ngừng lớn mạnh về mọi mặt. Công ty đã và đang dần khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Cùng với sự phát triển của Công ty, hoạt động quản trị Công ty nói chung và hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu nói riêng không ngừng được hoàn thiện để phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh cũng như những điều kiện mới trong môi trường kinh doanh hội nhập. Sau thời gian thực tập tại Công ty TNHH Minh Trí, em thấy hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty đạt được các thành tựu sau: Công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu: Công ty đã xây dựng được kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cụ thể cho từng đơn vị, phân xưởng sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất liên tục và hiệu quả. Mặc dù sản xuất nhiều loại sản phẩm với những kiểu dáng phong phú và đa dạng, Công ty đã xây dựng được định mức tương đối hoàn chỉnh cho các sản phẩm. Công ty luôn chú trọng công tác nghiên cứu, cải tiến công nghệ, giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu, gia tăng lợi nhuận cho Công ty. Đối với công tác thu mua nguyên vật liệu: Công ty có một đội ngũ cán bộ thu mua có trình độ, năng lực, năng động, nắm bắt được giá cả trên thị trường, tìm được nguồn thu mua nguyên vật liệu với chất lượng đảm bảo, giá cả phù hợp, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty đã lập được định mức sử dụng và dự trữ vật liệu cần thiết, hợp lý, làm giảm chi phí dự trữ, giảm hao hụt trong bảo quản, không lãng phí vốn vì dự trữ vật liệu tồn kho không cần thiết. Về nhà cung ứng: Nhà cung ứng là một yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm cũng như lợi thế cạnh tranh của Công ty. Vì vậy, Công ty đã xây dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung ứng dựa trên nguyên tắc hợp tác hai bên cùng có lợi. Công ty luôn chú trọng xây dựng và củng cố mối quan hệ với các nhà cung ứng cũ, đồng thời, Công ty cũng chủ động tìm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu mới, phù hợp với yêu cầu chất lượng và mục tiêu giảm chi phí của Công ty, đảm bảo cung ứng kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Về hệ thống kho tàng: Hệ thống kho tàng của Công ty được tổ chức, bố trí khoa học nhằm hạn chế tối đa hao hụt, hỏng, mất mát nguyên vật liệu. Công ty luôn chú trọng công tác xây dựng và củng cố hệ thống kho tàng, nhà xưởng. Các kho rộng rãi, thoáng mát, đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho quản lý và thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê nguyên vật liệu. Quá trình tiếp nhận nguyên vật liệu được thực hiện đúng quy trình, đảm bảo chất lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho. Về việc cấp phát, sử dụng nguyên vật liệu: Công ty đã xây dựng được hệ thống định mức sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được xuất theo định mức tiêu dùng, đảm bảo đúng mục đích và được quản lý chặt chẽ. Nguyên vật liệu được cấp phát nhiều lần tránh lãng phí và hư hỏng do phân xưởng sản xuất không biết cách bảo quản. Khi có nhu cầu, các phòng ban làm phiếu lĩnh vật tư và gửi lên Phòng kế hoạch Kinh doanh Xuất nhập khẩu, sau khi xem xét tính hợp lệ của nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu, Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu xét duyệt. Như vây, nguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ, kịp thời cho các phân xưởng, giảm bớt mất mát, lãng phí, hao hụt. Về công tác vận chuyển: Công ty đã luôn cố gắng chủ động trong hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu, áp dụng các hình thức vận chuyển linh hoạt, đa dạng, đảm bảo cung ứng kịp thời và tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển. 2.4.2. Những tồn tại và nguyên nhân chủ yếu trong hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí Bên cạnh những cố gắng và thành tựu đã đạt được,hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty Minh Trí vẫn còn những hạn chế nhất định cần được hoàn thiện hơn nữa: Công tác xác định nhu cầu nguyên vật liệu: Việc xác định cầu nguyên vật liệu và lượng dự trữ chưa thực sự hiệu quả. Cầu được xác định chưa chính xác dẫn đến thiếu nguyên vật liêu cho quá trình sản xuất trong khi lượng dự trữ quá ít, không đủ đáp ứng nhu cấu dẫn đến chậm tiến độ sản xuất. Điều này là do việc xác định cầu nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu là dựa trên các đơn hàng, chưa chủ động, chưa xét đến tình hình thị trường một cách cụ thể. Việc nghiên cứu thị trường mới chỉ dựa trên các tài liệu của những lần thu mua trước mà chưa có quá trình nghiên cứu hợp lý nên khi thiếu, Công ty lại phải mua thêm nguyên vật liệu và phải chịu thiệt vì bị ép giá. Việc nghiên cứu thị trường chủ yếu là dựa trên tài liệu của những lần thu mua trước, chưa tiến hành nghiên cứu hợp lý nên Công ty gặp phải khó khăng trong xác định nhu cầu nguyên vật liệu. Việc đưa ra định mức chậm cũng đã làm ảnh hưởng không nhỏ với Công ty, điển hình là vụ hơn 600 công nhân đình công trong năm 2006 vừa qua. Nguyên nhân của tình trạng này là bộ phận định mức có quá ít người, năng lực chưa cao, chưa nhạy bén với thị trường và tình hình sản xuất. Hơn nữa, Công ty sản xuất nhiều chủng loại sản phẩm, mỗi sản phẩm lại dùng nhiều loại nguyên vật liệu nên việc tính toán định mức cho đồng bộ là rất khó khăn. Về nhà cung ứng: Công ty thường lựa chọn các nhà cung ứng cũ, tuy hạn chế được các rủi ro nhưng Công ty đã bỏ lỡ các cơ hội thu mua nguyên vật liệu từ các nhà cung ứng khác với chất lượng và giá cả hợp lý hơn. Hơn nữa, vào những thời kỳ sản xuất nhiều, nguyên vật liệu khan hiếm, nhà cung ứng cung cấp nguyên vật liệu không đảm bảo số lượng và chất lượng, thời gian, gây khó khăn cho hoạt động sản xuất của Công ty. Về công tác tiếp nhận nguyên vật liệu: Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu đã đảm bảo đúng quy trình nhưng đôi khi vẫn có những thiếu sót trong khâu chuẩn bị kho bãi, nguyên vật liệu không đủ tiêu chuẩn chất lượng vẫn được nhập kho do công nghệ, trang thiết bị tiếp nhận cung ứng nguyên vật liệu còn lạc hậu dẫn đến sai lệch trong quá trình kiểm tra. Trình độ của cán bộ tiếp nhận còn hạn chế, chưa đáp ứng trình độ chuyên môn trong công việc. Về công tác cấp phát, sử dụng nguyên vật liệu: Việc cấp phát nguyên vật liệu theo định mức sử dụng tránh lãng phí nguyên vật liệu nhưng lại dẫn đến khó khăn cho các phân xưởng sản xuất khi định mức thiếu hay chất lượng nguyên vật liệu không đảm bảo. Khi đó, để được cấp nguyên vật liệu thì phải làm thủ tục, điều đó làm mất thời gian và gián đoạn quá trình sản xuất. Bên cạnh đó, ý thức quản lý và sử dụng nguyên vật liệu của cán bộ công nhân viên trong Công ty còn chưa cao dẫn đên việc nguyên vật liệu sử dụng vượt quá định mức. Công tác quản lý nguyên vật liệu trong kho chưa hiệu quả do Công ty giao chưa tương xứng trách nhiệm và quyền lợi cho thủ kho. Khi nguyên vật liệu bị mất mát, hao hụt thì họ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn, họ phải bồi thường hoặc bị khiển trách, kỷ luật. Tuy nhiên, khi việc quản lý nguyên vật liệu trong kho hiệu quả thì họ không nhận được bất kỳ hình thức khen thưởng, khuyến khích nào. Công tác vận chuyển: Chi phí vận chuyển chiếm một tỷ lệ không nhỏ trong chi phí sản xuất kinh doanh, nhưng trong Công ty Minh Trí, chi phí vận chuyển vẫn còn cao do công tác vận chuyển chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Chương 3 - GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ 3.1. Định hướng phát triển của Công ty Minh Trí năm 2008 3.1.1. Định hướng phát triển Trước đây, việc hoạch định chiến lược kinh doanh của Công ty chưa được chú trọng, Công ty thựờng theo đuổi các chiến lược ngắn hạn như các kế hoạch cho từng quý, tháng chứ chưa xây dựng được cho mình phương hướng, bước đi rõ ràng cụ thể trong dài hạn. Tuy nhiên, hiện nay, Công ty đã xác định cho mình phương hướng, chiến lược dài hạn, tập trung mở rộng thị trường xuất khẩu, tìm kiếm bạn hàng trực tiếp chứ không chỉ nhận đặt hàng qua trung gian (văn phòng bên Trung Quốc) như trước đây. Dựa trên các kết quả khảo sát thị trường và khả năng hiện có, Công ty đã xây dựng định hướng phát triển trong năm 2008 như sau: - Hiện nay, do còn nhiều hạn chế về quy mô nên doanh nghiệp chưa thể khai thác hết tiềm năng của thị trường nội địa. Vì thế, Công ty xác định trọng tâm trong giai đoạn sắp tới là tập trung chủ yếu vào thu hút trực tiếp các đơn đặt hàng từ nước ngoài. - Tổ chức thực hiện các kế hoạch sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu một cách khoa học, đảm đảm bảo tiến độ sản xuất và giao hàng đúng thời gian và địa điểm, đáp ứng đầy đủ yêu cầu các đơn hàng cả về số lượng và chất lượng. - Chú trọng đầu tư đổi mới hệ thống trang thiết bị, cải tiến áp dụng công nghệ tiên tiến trong quá trình sản xuất nhằm tăng năng suất, chất lượng sản phẩm, đảm bảo hoàn thành các kế hoạch sản xuất. - Chú trọng hoàn thiện bộ máy quản lý và đẩy mạnh quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng sản phẩm. - Xúc tiến quảng cáo, marketing, đẩy mạnh tiêu thụ, mở rộng thị trường, nâng cao sự thoả mãn của khách hàng bằng cách thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng về sản phẩm của Công ty. - Phấn đấu mở rộng quy mô, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tăng lợi nhuận, nâng cao thu nhập, cải thiện đời sống cho người lao động. - Đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước và pháp luật trong các hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của Công ty. Công ty không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm, cam kết mang lại cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ tốt nhất. 3.1.2. Mục tiêu cụ thể của Công ty TNHH Minh Trí trong năm 2008 Trên cơ sở định hướng của Công ty, căn cứ vào kết quả đã đạt được trong những năm qua, Công ty đã xây dựng những mục tiêu cụ thể trong năm 2008 như sau: - Tăng số lượng đơn đặt hàng trực tiếp từ các đối tác nước ngoài. - Tăng năng suất lao động, nâng cao năng lực sản xuất. - Tăng giá trị gia tăng trên mỗi đơn vị sản phẩm. - Tăng doanh thu lên 115%, đạt khoảng 64 tỷ đồng. - Nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành, đảm bảo có lãi, lợi nhuận sau thuế khoảng 1,5 tỷ đồng. - Thu nhập bình quân đầu người từ 1,5 triệu đồng/ tháng trở lên. - Giảm 70% các khuyết điểm nghiêm trọng của Công ty: công nhân làm việc 62giờ/tuần( vượt quá quy định), không tiến hành kiểm tra sức khoẻ định kỳ cho công nhân; giảm số lần khiếu nại của khách hàng xuống còn dưới 1,2% so với tổng đầu mối khách hàng. - Giảm hao phí xuống còn 85% so với năm 2007. Bảng 3.1: Kế hoạch sản xuất năm 2008 của Công ty TNHH Minh Trí. Sản phẩm Đơn vị tính Tổng số Cơ sở I Cơ sở II Cơ sở III Sản phẩm chính ( hàng dệt kim) Chiếc 10.840.000 3.252.000 1.084.000 6.504.000 Áo T-shirt Chiếc 2.250.000 675.000 225.000 1.350.000 Áo Polo-shirt Chiếc 2.450.000 735.000 245000 1.470.000 Áo Blouse Chiếc 1.180.000 354.000 118.000 708.000 Áo may - ô Chiếc 2.055.000 616.500 205.500 1.233.000 Áo khoác dệt kim Chiếc 970.000 291.000 97.000 582.000 Áo sơ mi Chiếc 1.935.000 580.500 193.500 1.161.000 Các sản phẩm khác Chiếc/ bộ 1.950.000 585.000 195.000 1.170.000 Áo đồng phục Chiếc 420.000 126.000 42.000 252.000 Áo jile may đo Chiếc 540.000 162.000 54.000 324.000 Váy các loại Chiếc 470.000 141.000 47.000 282.000 Quần áo ngủ Bộ 280.000 84.000 28.000 168.000 Quần âu Chiếc 130.000 39.000 13.000 78.000 Các loại khác Chiếc 110.000 33.000 11.000 66.000 (Nguồn Phòng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu Công ty TNHH Minh Trí) 3.1.3. Phương hướng hoạt động của Công ty Minh Trí năm 2008 Trên cơ sở kế hoạch sản xuất, thực trạng năng lực hiện có và khả năng công nghệ, Công ty đã xác định những yêu cầu cấp bách cần được đáp ứng nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục. Từ đó, Công ty đã vạch ra cho mình phương hướng hoạt động trong năm 2008. 3.1.3.1. Về vấn đề đầu tư Để đáp ứng nhu cầu thị trường quốc tế quy mô lớn, Công ty cần có hệ thống trang thiết bị đồng bộ, đảm bảo số lượng và chất lượng sản phẩm đầu ra. Cơ sở III mới được xây dựng nên hệ thống dây chuyền sản xuất tương đối đồng bộ và hiện đại. Tuy nhiên, Công ty cần phải đầu tư một dây chuyền sản xuất mới cho cơ sở II vì cơ sở này được xây dựng đầu tiên và dây chuyền sản xuất đã quá cũ, trang thiết bị không đồng bộ dẫn đến năng suất lao động thấp. Công ty cần đầu tư thêm thiết bị là ép mex vì lượng thiết bị này còn quá ít, không đáp ứng được yêu cầu sản xuất. Tổng cộng toàn Công ty mới có 4 thiết bị là ép mex, như vậy tiến độ rất chậm. Công ty cần trang bị thêm máy thùa khuyết vì số lượng máy còn quá ít, máy ở cơ sở II đã cũ, hay xảy ra hỏng hóc làm gián đoạn quá trình sản xuất. 3.1.3.2. Về vấn đề sản xuất Công ty cần hoàn thiện và đồng bộ dây chuyền sản xuất, hệ thống máy may, máy thêu, máy cắt,… để tăng năng suất lao động, giảm tỷ lệ sai hỏng trong sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm và uy tín của Công ty trên thị trường khu vực và quốc tế. Cùng với việc hoàn thiện hệ thống trang thiết bị, Công ty cần duy trì hoạt động ổn định và liên tục ở các phân xưởng, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng , đảm bảo an toàn và hiệu quả khi sử dụng máy móc thiết bị. Công ty cần xác định loạt sản xuất tối ưu và có phương thức phối hợp bước công việc hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả trong quá trình sản xuất, giảm chi phí lưu kho, giảm hao phí nguồn lực giúp. 3.1.3.3. Về vấn đề chất lượng sản phẩm C Chất lượng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến sức cạnh tranh của Công ty, vì vậy, chất lượng sản phẩm phải được quan tâm hàng đầu ngay từ khâu đầu vào: cung cấp nguyên liệu, tuyển dụng lao động, trang thiết bị,… Công ty cần chú trọng hoàn thiện quy trình thiết kế, cung ứng nguyên vật liệu, và quy trình sản xuất, kiểm tra chất lượng. Hoạt động kiểm tra chất lượng tiến hành ở cả quá trình sản xuất, các quy trình vận hành máy móc đến kiểm tra nghiệm thu chất lượng và cần đảm bảo tính định lượng. Nâng cao trình độ, ý thức trách nhiệm cán bộ phòng KCS. Tích cực nghiên cứu, tìm kiếm và lựa chọn các phương án tối ưu về thiết kế của sản phẩm( hình dáng, kết cấu, kích cỡ,…) với các tiêu chuẩn chất lượng cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng với định mức tiêu hao vật tư thấp hơn, góp phần giảm giá thành sản phẩm. 3.1.3.4. Về vấn đề tiêu thụ Công ty cần xúc tiến các hoạt động quảng cáo, marketing, … nhằm giới thiệu và thu hút khách hàng, tăng khả năng mở rộng thị trường xuất khẩu. Xây dựng hệ thống kênh phân phối và xử lý thông tin nhanh, đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường: nghiên cứu nhu cầu và xu hướng tiêu dùng của khách hàng, nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh,… để đưa ra những chính sách tiêu thụ hiệu quả. Xây dựng quy chế bán hàng và dịch vụ sau bán phù hợp với từng đối tượng khách hàng nhằm thu hút, duy trì, củng cố mối quan hệ với khách hàng, mở rộng hoạt động tiêu thụ cũng như thị trường của doanh nghiệp. 3.1.3.5. Về vấn đề lao động Tăng cường đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, đảm bảo đội ngũ lao động có trình độ tay nghề, có kiến thức, năng động và có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc. Tuyển dụng lao động có tay nghề, trình độ chuyên môn cao. Hoàn thiện hệ thống lưu giữ thời gian ở nơi làm việc đảm bảo chính xác cho việc tính lương, tìm cách nâng cao thu nhâp, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên. Đổi mới công tác đơn giá tiền đáp ứng yêu cầu kích thích và nâng cao hiệu quả sản xuất. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Minh Trí Nguyên vật liệu là yếu tố có vai trò quyết định trong quá trình sản xuất, là yếu tố cơ bản cấu thành sản phẩm. Hoạt động cung ứng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, nó có thể đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục hoặc làm gián đoạn quá trình sản xuất nếu cung ứng không kịp thời, ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Hiện nay, cạnh tranh trong ngành mặc ngày càng quyết liệt, rất nhiều các đơn vị mới gia nhập ngành. Để tồn tại và phát triển, Công ty cần thiết phải chủ động trong cung ứng nguyên vật liệu, tạo điều kiện thực hiện tốt các kế hoạch sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục, hiệu quả. Để công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong Công ty tốt hơn, em xin đưa ra một số giải pháp sau: 3.2.1. Hoàn thiện công tác mua sắm, sử dụng và dự trữ nguyên vật liệu 3.2.1.1. Công tác mua sắm nguyên vật liệu Đối với những đơn hàng mà khách hàng trực tiếp cung cấp nguyên vật liệu, Công ty chỉ việc tiếp nhận nguyên vật liệu từ phía đối tác. Đối với những đơn hàng còn lại, Phòng kế hoạch Kinh doanh - Xuất nhập khẩu thực hiện công tác tổ chức mua sắm nguyên vật liệu. Dù tiếp nhận hay tự mua sắm, quá trình kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào cần có sự phối hợp chặt chẽ hơn nữa của các đơn vị có liên quan và bộ phận KCS. Do đặc thù ngành nên nguyên vật liệu trong Công ty đa dạng và phong phú về chủng loại, mẫu mã,… Vì thế, khi mua sắm nguyên vật liệu, các bộ phận cần chú ý kiểm tra cẩn thận chất lượng từng lô hàng, đảm bảo hàng nhập về đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, không nhập hàng kém phẩm chất. Theo dõi và xử lý kịp thời những sai sót trong quá trình thu mua. 3.2.1.2. Công tác tiếp nhận nguyên vật liệu Kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu theo từng chủng loại, kiểm tra chất lượng vải nhập về bằng các loại máy kiểm vải và máy co vải hiện đại với độ chính xác cao. Quy trình kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập về cần có sự tham gia của cán bộ kỹ thuật, đại diện phòng KCS, thủ kho. Cán bộ kỹ thuật kiểm tra các thông số kỹ thuât của nguyên vật liệu, cán bộ phòng KCS kiểm tra số lượng, đánh giá chất lượng nguyên vật liệu dựa trên các tiêu chuẩn kỹ thuật. Nếu nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn, không có sai sót gì thì thủ kho sẽ nhập kho nguyên vật liệu theo các thủ tục quy định của Công ty. Nếu nguyên vật liệu không đúng số lượng, không đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật, bộ phận KCS cần phải làm rõ nguyên nhân sai sót từ khâu nào, sau đó sẽ báo cáo cho ban lãnh đạo Công ty để xử lý kịp thời. Trường hợp sai sót có nguyên nhân từ phía nhà cung ứng, Công ty sẽ thông báo cho nhà cung ứng để giải quyết. Việc chuẩn bị kho bãi cần được chú trọng hơn nữa, cần đổi mới, hoàn thiện hệ thống máy móc thiết bị kiểm tra nguyên vật liệu, đảm bảo độ chính xác. Nguyên vật liệu của Công ty bao gồm nhiều chủng loại với chất lượng khác nhau, điều đó đòi hỏi cán bộ thu mua phải có đủ trình độ năng lực để có thể đánh giá chính xác chất lượng vật liệu. Công ty cần thường xuyên tổ chức các chương trình, kiểm tra, đào tạo nâng cao năng lực cho cán bộ thu mua. Công ty nên có các quy chế xử phạt với các cá nhân, bộ phận mua và nhập nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, đồng thời cần có hình thức khen thưởng khuyến khích bằng vật chất và tinh thần cho cá nhân, bộ phận hoàn thành tốt nhiệm vụ. 3.2.1.3. Công tác xác định cầu và dự trữ nguyên vật liệu Việc xác định cầu nguyên vật liệu trong Công ty thực chất mới chủ yếu dựa trên các đơn hàng từ phía đối tác, chưa dựa trên các kết quả nghiên cứu thị trường. Điều này dẫn đến việc xác định cầu chưa chính xác, gây ra nhiều bất lợi cho Công ty, khi thiếu nguyên vật liệu cho sản xuất, Công ty phải mua thêm nguyên vật liệu từ bên ngoài và phải chịu thiệt vì bị ép giá, đồng thời, quá trình sản xuất bị gián đoạn. Việc nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu của Công ty trước đây chủ yếu dựa vào tài liệu của các lần thu mua trước chứ chưa được tiến hành một cách hợp lý. Để việc xác định cầu hiệu quả hơn, Công ty cần chú trọng hơn công tác nghiên cứu thị trường. Đồng thời, Công ty cũng cần thu thập các kết quả phân tích dự báo thị trường của các cơ quan nghiên cứu để làm cơ sở cho việc xác định cầu. Trên cơ sở cầu nguyên vật liệu trong kỳ, Công ty xác định mức nguyên vật liệu dự trữ hợp lý, đảm bảo sẵn sàng cho sản xuất. Nếu dự trữ với khối lượng lớn sẽ làm tăng chi phí lưu kho, tuy nhiên, nếu mức dự trữ quá thấp thì sẽ không đảm bảo cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất. Đối với công tác quản lý hàng dự trữ, Công ty có rất nhiều loại nguyên vật liệu được dự trữ trong kho, để bảo quản tốt, Công ty cần phân loại nguyên vật liệu một cách hợp lý, giảm hao hụt, mất mát nguyên vật liệu. Hiện nay, hệ thống kho của Công ty đã đủ diện tích sử dụng, các điều kiện bảo quản cũng được đảm bảo. Tuy nhiên, việc phân loại nguyên vật liệu mới chỉ dựa trên chủng loại hàng hoá. Công ty có thể áp dụng phương pháp phân loại ABC để quản lý nguyên vật liệu lưu kho hiệu quả hơn. Theo phương pháp này, nguyên vật liệu trong kho có thể chia ra làm 3 loại dựa trên tỷ lệ về số lượng và giá trị. Cụ thể như sau: Tổng số nguyên vật liệu loại i % về số lượng = x 100% Tổng số loại nguyên vật liệu Tổng giá trị nguyên vật liệu loại i % về giá trị = x 100% Tổng giá trị nguyên vật liệu trong kho Trong đó i= A, B, C Dựa trên tính toán số lượng và giá trị nguyên vật liệu dự trữ, ta thu được bảng sau: Bảng 3.2: Phân loại hàng dự trữ tại Công ty TNHH Minh Trínăm 2008 STT Tên nguyên vật liệu % số lượng Giá trị ( nghìn đồng) % giá trị Xếp loại 1 Vải Oxford 23,52 15.625.260 62 A 2 Vải Cotton Rib 14.325.480 3 Vải Cotton jersey 12.725.000 4 Vải Valisere 12.842.000 Tổng loại A 55.517.740 5 Vải Micro fibre 29,42 4.290.800 24,02 B 6 Vải Lycra 3.375.000 7 Vải Nylon affeta 2.769.500 8 Vải tổng hợp 2.310.500 9 Vải Rayon 1.962.500 Tổng loại B 14.708.300 10 Vải Satin Tricot 47,06 1.701.920 13,98 C 11 Vải Interlock 1.680.400 12 Vải Polyester 1.664.000 13 Vải Voan 2 da 1.491.260 14 Vải dệt kim CVC 1.484.000 15 Chỉ 236.000 16 Dây chun trong 183.200 17 Khuy 15N trắng/20NJR 122.450 Tổng loại C 8.563.230 Các loại nguyên vật liệu thuộc nhóm A chiếm phần trăm mặt hàng rất ít nhưng tỷ lệ giá trị của chúng lại rất cao. Do đó, mức tác động của các nguyên vật liệu loại này đến chi phí sản xuất kinh doanh là rất lớn, vì vậy, việc quản lý chúng cần được chú trọng, cần có các biện pháp kỹ thuật hỗ trợ trong bảo quản. Công ty cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá lại nguyên vật liệu tồn kho, phát hiện kịp thời những sai sót để có những điều chỉnh hợp lý. Đối với nguyên vật liệu loại C, mặc dù chiếm tỷ lệ phần trăm mặt hàng lớn nhưng giá trị của chúng lại tương đối thấp nên ảnh hưởng của chúng đến chi phí sản xuất kinh doanh không nhiều, Công ty không cần tập trung nhiều vào việc quản trị nguyên vật liệu loại này. 3.2. 1.4. Cấp phát và sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu Trong bối cảnh hiện nay, giá của nguyên liệu ngày càng tăng, việc thực hiện hàng loạt các biện pháp quản lý để tiết kiệm vật tư nguyên liệu, đáp ứng đúng nguyên phụ liệu trong quá trình sản xuất là rất cần thiết và quan trọng đối với Công ty. Công ty cần chú trọng vấn đề đầu tư đổi mới thiết bị, công nghệ nhằm tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm hao phí, tăng năng suất lao động và nâng cao hiệu quả sản xuất. Việc cấp phát nguyên vật liệu cần được thực hiện theo đúng định mức và kế hoạch đề ra nhằm hạn chế thất thoát nguyên vật liệu. Nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiêm của cán bộ cấp phát, có các hình thức thưởng phạt công bằng. Công ty cần theo dõi tiến độ và tình hình sản xuất, đối chiếu số lượng nguyên vật liệu xuất kho với các chỉ số kỹ thuật để có căn cứ cho công tác xuất nguyên vật liệu. Đồng thời, Công ty cần quản lý các chứng từ giao nhận vật liệu và thường xuyên kiểm kê giá trị nguyên vật liệu trong kho để đảm bảo cung ứng vật liệu cho sản xuất. Công ty cần tích cực nghiên cứu tìm ra các nguồn nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng với chi phí thấp nhất, hoàn thiện bộ phận tính định mức nhằm sử dụng tiết kiệm nhất nguyên vật liệu. Công ty cần có hệ thống máy tính hiện đại và đội ngũ nhân viên có trình độ để thực hiện tốt các nhiệm vụ, tìm ra các giải pháp sử dung nguyên vật liệu hiệu quả nhất. 3.2.2. Tăng lượng nhà cung ứng, củng cố mối quan hệ lâu dài Việc chủ yếu lựa chọn các nhà cung ứng cũ dẫn đến một số khó khăn cho Công ty. Số lượng nhà cung ứng quá ít, vì thế, khi nhà cung ứng cung cấp nguyên vật liệu không đảm bảo chất lượng hay không đúng thời gian,…. ảnh hưởng xấu đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Công ty nên lựa chọn thêm một vài nhà cung ứng và xây dựng, củng cố mối quan hệ với họ để chủ động hơn trong sản xuất kinh doanh, giảm rủi ro, tránh được bị ép giá,… Công ty cần thận trọng hơn nữa trong quá trình đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng và thiết lập mối quan hệ bền chặt với các nhà cung ứng, tiến hành các biện pháp marketing với họ nhằm làm cho họ thường xuyên cấp hàng cho Công ty với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý. Việc lựa chọn nhà cung ứng đã từng cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty có thể dựa trên các Phiếu theo dõi đơn vị cung ứng. Tuy nhiên, theo em, biểu mẫu của Công ty chưa thể hiện được lý do của việc giao hàng chậm hoặc nguyên nhân chênh lệch số lượng nguyên vật liệu. Em xin sửa chữa và đưa ra biểu mẫu sau: Biểu mẫu số 3.1 Công ty TNHH MINH TRÍ Hà Nội, ngày…tháng…năm… PHIẾU THEO DÕI ĐƠN VỊ CUNG ỨNG Đơn vị cung ứng:………………………………………………………………….. Địa chỉ liên hệ:…………………………………………… Điện thoại:…………. STT Tên hàng Mã số Số lượng Chênh lệch Nguyên nhân chênh lệch Thời gian giao hàng Chênh lệch Lý do chênh lệch Dịch vụ khác Ghi chú Đặt hàng Thực cấp Số lượng % 1 2 … Người lập Dựa vào biểu mẫu trên, Công ty sẽ xác định được nguyên nhân của những lần giao hàng chậm hoặc giao thiếu. Công ty xem xét cáy nguyên nhân, nếu là từ phía Công ty thì vẫn có thể xét đến các nhà cung ứng đó. Nếu nguyên nhân từ phía nhà cung ứng thì cần loại ra, ngoài ra, Công ty cần xét đến các dịch vụ khác mà nhà cung ứng cam kết cung cấp để đưa ra lựa chọn hợp lý. Với việc lựa chọn các nhà cung ứng mới, để có thể lựa chọn những nhà cung ứng tốt nhất, Công ty cần thường xuyên thu thập và phân tích các số liệu về thị trường: số lượng nhà cung ứng; khả năng đáp ứng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu của từng nhà cung ứng. Công ty cũng cần phải chú ý đến các số liệu về quãng đường vận chuyển, phương tiện vận chuyển, hệ thống kho tàng trung gian,… 3.2.3. Hoàn thiện công tác định mức nguyên vật liệu Đối với doanh nghiệp sản xuất, công tác định mức nguyên vật liệu là rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu và hoạt động cung ứng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất. Vì vậy, định mức phải được xây dựng phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của Công ty và phải được xây dựng cho mọi khâu có sử dụng nguyên vật liệu. Bộ phận định mức cần phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá, hoàn thiện định mức để tiết kiệm tối đa nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Việc thực hiện công tác định mức nguyên vật liệu ở Công ty Minh Trí chưa thực sự hiệu quả. Ý thức sử dụng nguyên vật liệu của cán bộ công nhân viên còn chưa cao nên một số nguyên vật liệu dùng quá định mức, dẫn đến một số trường hợp thiếu hụt vật liệu cho quá trình sản xuất, gây khó khăn cho hoạt động quản lý nguyên vật liệu. Số lượng nhân viên bộ phận định mức còn quá ít ( chỉ có 4 người), năng lực chưa cao trong khi các đơn hàng quá nhiều nên việc đưa ra định mức còn chậm, chưa đáp ứng quá trình sản xuất. Công ty cần tuyển dụng thêm nhân viên bổ xung vào bộ phận định mức, đồng thời, Công ty cần thường xuyên kiểm tra và tổ chức các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ,năng lực cho cán bộ định mức. Công ty chưa xây dựng cho mình một định mức tiết kiệm nhất. Công ty cần liên tục nghiên cứu, cải tiến công tác định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng sản phẩm, dựa trên thực tế tình hình sản xuất kinh doanh mà nghiên cứu xây dựng những định mức hợp lý hơn, đảm bảo cung cấp sản phẩm đạt yêu cầu với mức sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm nhất. Bên cạnh đó, Công ty nên áp dụng khoa học kỹ thuật: sử dụng máy móc thiết bị hiện đại, đồng bộ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. Vấn đề giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đảm bảo giảm chi phí nguyên vật liệu bằng cách giảm lượng nguyên vật liệu kết tinh trong sản phẩm, giảm tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu cho sản xuất sản phẩm tới mức tối thiểu, giảm giá thành và tăng khả năng cạnh tranh cho sản phẩm. Trong quá trình sản xuất, cán bộ định mức cần thường xuyên theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện định mức đối với từng công đoạn, từng phân xưởng sản xuất để phát hiện những tiêu cực còn tồn tại và nguyên nhân, từ đó có các giải pháp khắc phục, đồng thời phát huy các thành tích đạt được. 3.2.4. Hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường Sự tồn tại và phát triển lâu dài của mọi hoạt động kinh doanh luôn bắt nguồn từ việc khai thác thành công các cơ hội thị trường mới. Nghiên cứu thị trường giúp Công ty có thể xây dựng kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu phù hợp, nâng cao hiệu quả kinh doanh và củng cố thêm các mối quan hệ với bạn hàng. Nghiên cứu thị trường không chỉ giới hạn ở thị trường hiện tại mà Công ty cần chú ý đến những thị trường tiềm năng trong tương lai. Khi tiến hành nghiên cứu, Công ty cần nắm được các thông tin về xu hướng thị trường nguyên vật liệu năm tới ra sao, về khả năng cung ứng nguyên vật liệu đầu vào cho Công ty. Công ty cần thu thập các báo cáo về tình hình thị trường, chú ý đánh giá khả năng phát triển, mở rộng thị trường của Công ty trong năm tới, thu thập các số liệu về số lượng, mạng lưới nhà cung ứng, giá cả, chất lượng nguyên vật liệu của mỗi đơn vị cung ứng,... Từ các kết quả đó, Công ty có thể chủ động hơn trong mua sắm nguyên vật liệu, đảm bảo đáp ứng quá trình sản xuất. Thị trường cung ứng nguyên vật liệu hiện nay của Công ty chủ yếu là thị trường nước ngoài với các bạn hàng cũ, khi có nhu cầu nguyên vật liệu, Công ty quan tâm đến những nhà cung ứng này trước mà chưa có sự nghiên cứu thị trường bên ngoài ra sao. Vì thế, Công ty nên nghiên cứu thị trường cung ứng, tăng thêm số lượng nhà cung ứng để tận dụng các cơ hội và giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh. Công ty nên có các kế hoạch xây dựng hệ thống thu thập thông tin, tổng hợp tình hình thị trường, đánh giá phân tích đưa ra những dự báo cụ thể để làm cơ sở cho việc ra quyết định. Công ty phải có đầy đủ, chính xác những thông tin cơ bản về nhà cung ứng mà có hoặc dự dịnh có quan hệ giao dịch: độ tin cậy, khả năng sản xúât, chất lượng, giá cả nguyên vật liệu, phương thức vận chuyển,… Khoa học ngày càng phát triển, hệ thống thông tin ngày càng đa dạng, phong phú đầy đủ, đáp ứng kịp thời nhu cầu cung cấp số liệu. Đây là điều kiện tốt để Công ty thực hiện và hoàn thiện công tác nghiên cứu thị trường. 3.2.5. Hoàn thiện công tác vận chuyển nguyên vật liệu Hoạt động vận chuyển nguyên vật liệu của Công ty là việc tham gia có kế hoạch của các phương tiện vận chuyển để vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung ứng hay các kho tàng trung gian về Công ty hoặc từ kho đến các phân xưởng. Để hoàn thiện công tác vận chuyển, Công ty cần chú trọng hơn nữa vấn đề quản trị vận chuyển bao gồm: định hướng, tổ chức và kiểm tra quá trình vận chuyển nhằm vận chuyển toàn bộ nguyên vật liệu từ nơi cần chuyển đến mục tiêu cần chuyển đảm bảo thời gian, chất lượng và hiệu quả. Về phương thức vận chuyển, Công ty lựa chọn phương thức tự vận chuyển. Tuy nhiên, đối với vận chuyển bên ngoài, Công ty cần phải tính toán kỹ lưỡng về khối lượng, tốc độ đòi hỏi, …. khi đưa ra quyết định vận chuyển. Do đặc thù của ngành nên công việc vận chuyển của Công ty tương đối ổn định, Công ty nên lựa chọn phương thức vận chuyển có chi phí thấp. Công ty cần phải xây dựng các định hướng vận chuyển. Trong các thời kỳ ngắn hạn, Công ty phải xây dựng được các kế hoạch vận chuyển cụ thể, giải quyết nhiệm vụ vận chuyển với chi phí nhỏ nhất, có các kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa phương tiện vận chuyển,… Khi đã xây dựng được các kế hoạch vận chuyển, Công ty cần thường xuyên giám sát, kiểm tra việc tổ chức thực hiện hoạt động vận chuyển, đảm bảo ăn khớp với nhịp độ sản xuất. Chi phí vận chuyển luôn được xem là yếu tố quan trọng của các chi phí hậu cần trong Công ty. Vì vậy, cán bộ làm công tác vận chuyển cần phải được đào tạo thêm để có hiểu biết sâu sắc về vấn đề vận chuyển nguyên vật liệu, đáp ứng yêu cầu về trình độ chuyên môn, đảm bảo hoạt động vận chuyển hiệu quả với chi phí thấp nhất. 3.2.6. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong Công ty Trong các yếu tố của quá trình sản xuất, lao động của con người có tính chất quyết định nhất. Sử dụng tốt nguồn lao động, tận dụng hết khả năng lao động kỹ thuật của người lao động là một yếu tố hết sức quan trọng làm tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho Công ty. Việc tính toán và lựa chọn lao động phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh luôn là điều kiện không thể thiếu để tổ chức lao động khoa học, nâng cao năng suất và tăng thu nhập cho người lao động. Trong quá trình sử dụng lao động, Công ty nên chú ý xem xét ưu tiên nguyện vọng của mỗi cá nhân nhưng cá nhân đó phải có khả năng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Công ty nên tăng cường thêm các chương trình đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề cho cán bộ công nhân viên để đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty, tuyển chọn những người lao động có trình độ đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ mới. Công ty nên xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho cán bộ cung ứng nguyên vật liệu nhằm giúp họ nâng cao năng lực quản lý và thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Công ty nên có các biện pháp quản trị nhằm tạo ra các động lực vật chất, tinh thần cho người lao động, gắn lợi ích của người lao động với kết quả họ tạo ra để khai thác hết tiềm năng của người lao động. Công ty nên xây dựng các quy định về sử dụng nguyên vật liệu trong Công ty và có các hình thức kỷ luật, xử phạt cụ thể với các đối tượng vi phạm. Công ty cần áp dụng các hình thức tạo động lực lao động: thưởng cho các công nhân đạt năng suất cao, thưởng cho công nhân có sang kiến trong sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu, tặng bằng khen cho cá nhân, tập thể xuất sắc,… Bên cạnh đó, Công ty cần chú trọng cải thiện môi trường làm việc, thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hiểm y tế, có chính sách đãi ngộ thoả đáng,…. Để sử dụng có hiệu quả nguyên vật liệu đòi hỏi cán bộ lập kế hoạch, cán bộ vật tư có kỹ năng, trình độ, sự sáng tạo để có thể xây dựng kế hoạch cấp phát khoa học, kịp thời, xây dựng định mức hợp lý,… Công ty cần có các kế hoạch bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc. Công ty nên thường xuyên tổ chức thi nâng bậc để sắp xếp lao động hợp lý, ngoài ra, Công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên có nguyện vọng đi học thêm để nâng cao trình độ. 3.3. Một số kiến nghị với Nhà nước Kết quả sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng do chính doanh nghiệp đó quyết định. Nhưng, sự ảnh hưởng của môi trường kinh doanh cũng tác động lớn đến phương hướng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh bình đẳng sẽ tạo cho điều kiện cho các doanh nghiệp có cơ hội cạnh tranh lành mạnh, bình đẳng,… điều này có tác động tích cực, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp, ngược lại, nó có thể là yếu tố tiêu cực, cản trở sự phát triển của doanh nghiệp. Việc tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh hay không lành mạnh phụ thuộc vào yếu tố luật pháp và quản lý Nhà nước về kinh tế. Để sự tác động của môi trường kinh doanh với Công ty Minh Trí là tích cực, Công ty có một số kiến nghị cần Nhà nước và các cơ quan cấp trên xem xét, giải quyết. 3.3.1. Về thể chế, chính sách Dệt may là một trong ba ngành có kim ngạch xuất khẩu cao nhất của Việt Nam. Nhà nước cần có các chính sách khuyến khích phát triển ngành dệt may: ưu tiên các dự án đầu tư vào ngành dệt may, sử dụng các công cụ thuế hợp lý hơn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp nhập máy móc để đảm bảo tính cạnh tranh về giá cho các sản phẩm trong nước, trang thiết bị, tập trung đầu tư hơn nữa cho ngành dệt và sản xuất nguyên phụ liệu may mặc,… Nhà nước sớm nghiên cứu hoàn thiện môi trường kinh doanh, tạo “sân chơi” thực sự bình đẳng giữa các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế, giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp có vốn nước ngoài, tạo điều kiện phát triển cho ngành dệt may.          Hiện nay, Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của tổ chức thương mại thế giới WTO, để tạo cơ hội cho ngành dệt may phát triển công bằng, Việt Nam cần tích cực tham gia các vòng đàm phán liên quan đến ngành dệt may Nhà Nước cần tập trung đầu tư hơn nữa cho ngành dệt và sản xuất phụ liệu may mặc. 3.3. 2. Vấn đề đầu tư Trong những năm qua, kim ngạch ngành dệt may liên tục tăng nhưng mới chỉ phát triển ở khâu gia công và chế biến sản phẩm chứ chưa phát triển nguồn nguyên vật liệu cho ngành nên hầu hết nguyên vật liệu của ngành là phải nhập khẩu. Để phát triển ngành dệt may, Nhà nước cần có những biện pháp phát triển nguồn nguyên phụ liệu tại chỗ cho ngành: đầu tư phát triển cây bông và các nhà máy sản xuất xơ nhân tạo nhằm cung cấp nguyên vật liệu cho dệt may, cần sớm quy hoạch tổng thể vùng bông, đưa bông vào cơ cấu cây trồng nông nghiệp. Chỉ khi có nguồn nguyên vật liệu rẻ thì các doanh nghiệp mới có điều kiện hạ giá thành sản xuất, tăng giá trị gia tăng của sản phẩm, tiết kiệm ngoại tệ thay vì nhập khẩu nguyên liệu. Bên cạnh đó, Nhà nước nên tăng cường cách chính sách ưu đãi về vốn để các doanh nghiệp có điều kiện mở rộng quy mô sản xuất. 3.3.3. Vấn đề phát triển nguồn nhân lực Trong giai đoạn hội nhập kinh tế toàn cầu và nhất là khi Việt Nam đã gia nhập WTO, để các doanh nghiệp dệt may nắm lấy các cơ hội phát triển thì việc phát triển lực lượng lao động giỏi, tay nghề cao cần được chú trọng, nhằm đáp ứng các yêu cầu của thị trường. Nguồn nhân lực tốt là một sự đảm bảo cho sự phát triển lâu dài và bền vững. Hiện nay, nhu cầu về lao động cho ngành dệt may là rất lớn, tuy nhiên, dù nguồn lao động cho ngành rất nhiều nhưng hầu hết họ không có trình độ, tay nghề. Vì thế, Nhà Nước nên có các chính sách hỗ trợ: cấp kinh phí cho các trường đào tạo và dạy nghề để đào tạo miễn phí cho lực lượng lao động ở những vùng nông thôn khó khăn, nhưng chấp nhận học nghề may công nghiệp để vào làm việc tại các doanh nghiệp may. Nhà nước hỗ trợ các doanh nghiệp dệt may đầu tư xây dựng các trung tâm nghiên cứu thiết kế mẫu mốt, gắn kết giữa hoạt động nghiên cứu với việc triển khai sản xuất ở các doanh nghiệp. Nhà nước cần có các chính sách hỗ đầu tư đào tạo, phát triển đội ngũ các nhà tạo mẫu có trình độ nhằm tạo ra những sản phẩm mới, độc đáo và hợp thời trang. Trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, để tồn tại và phát triển, Công ty TNHH Minh Trí cần phải cố gắng hơn nữa, không ngừng hoàn thiện chính mình. Ngoài sự nỗ lực của bản thân, Công ty cũng cần có sự giúp đỡ của cơ quan Nhà nước để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. KẾT LUẬN Quản trị cung ứng nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của quản trị doanh nghiệp, kinh doanh càng phát triển thì hoạt động cung ứng nguyên vật liệu càng trở nên quan trọng hơn. Hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có vai trò rất lớn, quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Công ty TNHH Minh Trí là một doanh nghiệp tư nhân mặc dù mới đi vào sản xúât, nhưng các sản phẩm quần áo dệt kim của công ty đã có mặt trên các thị trường lớn trên thế giới: Mỹ, Canada, Đài Loan, Nhật Bản,… đồng thời công ty ngày càng thu hút nhiều doanh nghiệp trong nước và nước ngoài đầu tư, ký hợp đồng dài hạn. Công ty đã mở rộng quy mô, xây dựng đựơc diện tích nhà xưởng rộng rãi với hệ thống trang thiết bị hiện đại chuyên dùng để phục vụ cho công nghệ may tiên tiến. Là một doanh nghiệp sản xuất, việc đảm bảo cung ứng kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất đủ về số lượng và đạt yêu cầu chất lượng đã tạo lợi thế cho Công ty Minh Trí trong việc hoàn thành các đơn hàng, giảm chi phí, tăng lợi nhuận, nâng cao tính cạnh tranh cho sản phẩm và uy tín của Công ty trên thị trường. Công ty đã và đang hoàn thiện công tác quản trị cung ứng nguyên vật liệu nhằm đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bằng sự nỗ lực của mình công ty TNHH Minh Trí đã trở thành một doanh nghiệp vững mạnh và từng bước khẳng định mình trên thị trường trong nước và quốc tế. Tài liệu tham khảo GS.TS. Nguyễn Thành Độ - TS. Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình quản trị kinh doanh. PGS.TS. Phạm Thị Gái, Giáo trình phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh. GS.TS. Nguyễn Thành Độ - TS. Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình Chiến lược kinh doanh và phát triển doanh nghiệp. PGS.TS. Lê Công Hoa, Giáo trình Quản lý hậu cần kinh doanh. Tài liệu thu thập tại Công ty TNHH Minh Trí Mạng internet. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Hà Nội, ngày tháng năm 2008

Các file đính kèm theo tài liệu này:

  • docGiải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị cung ứng nguyên vật liệu tại công ty TNHH Minh Trí.doc
Luận văn liên quan