Đề tài Hệ thống thông tin quản lý mua bán hàng hóa

Tr­êng ®¹i häc th­¬ng m¹i Khoa kh¸ch s¹n du lÞch -------@&?------- Bµi th¶o luËn M«n: HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý 1.2 §Ò tµi: Qu¶n lý mua b¸n hµng hãa Giáo viên hướng dẫn: Danh sách nhóm 4 – Lớp L05 Hàn Minh Phương 1. Trần Thị Hoài (B3) 2. Dương Thị Hơn (B3)NT 3. Nguyễn Thị Hồng (B7)TK 4. Nguyễn Thị Huệ (B3) 5. Nguyễn Mạnh Hùng (B1) 6. Nguyễn Thị Hương (B1) 7. Nguyễn Thị Hương (B2) 8. Vũ Thị Lan Hương (B2) 9. Nguyễn Thị Hường (B2) 10. Nguyễn Thị Thu Hường(B2) Hµ néi 2009 MỤC LỤC Lời mở đầu ............................................................................................................3 I. Xây dựng biểu đồ nâng cấp chức năng ..............................................................4 I.1 mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá ................................4 I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá nhập kho ..............................................4 I.1.2 Quản lý phân phối và bán hàng tại các cửa hàng .................................4 I.1.3 Thống kê báo cáo .................................................................................5 I.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ......................................................5 I.2.1 Liệt kê các chức năng trong qúa trính quản lý mua bán hàng hoá ......5 I.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) .....................................................6 Sự phân rã chức năng quản lý mua hàng ..........................................6 Sự phân rã chức năng nhập hàng ......................................................7 Sự phân rã chức năng quản lý phân phối hàng hoá ..........................7 Sự phân rã chức năng quản lý bán hàng ...........................................8 Sự phân rã chức năng thống kê báo cáo ...........................................9 II. Xây dựng biều đồ luồng dữ liệu ( BLD logic) ...................................................10 II.1 Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu ...............................................10 II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD logic) .........................................................11 II.2.1 BLD mức cảnh ...................................................................................11 II.2.2 BLD mức đỉnh ...................................................................................12 II.2.3 BLD mức dưới đỉnh ...........................................................................13 Quản lý mua hàng ............................................................................13 Quản lý nhập hàng ...........................................................................14 Quản lý phân phối hàng ...................................................................15 Quản lý bán hàng .............................................................................15 Lời kết ....................................................................................................................16 Lời mở đầu Ngày 7/11/2006 Việt Nam chính thức trở thành thành viên thứ 150 của tổ chức thương mại Thế Giới ( WTO ) điều này đã mở ra đất nứơc ta nhiều cơ hôi và thách thức mới. Kinh tế ngày càng phát triển, thu hoạch được nhiều thành công rực rỡ, đằng sau những thành công ấy chúng ta không thể không nhắc tới vai trò của thông tin và của hệ thống thông tin. Nếu như nhắc tới thông tin thì ta nghĩ ngay đến sự ngắn ngọn, dễ hiểu, kịp thời, nhanh chóng thì nhắc tới hệ thống thông tin đó là cả một quá trình từ khâu tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin và truyền đạt thông tin. Hệ thống thông tin kinh tế và quản lý giúp cho các nhà quản trị, quản lý dễ dàng hơn, thuận tiện hơn trong việc theo dõi và kiểm tra các hoạt động trong doanh nghiệp nó chỉ rõ những việc mà doanh nghiệp cần làm đang làm và sẽ làm. Hệ thống thông tin kinh tế có thể được áp dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực như nhà hàng, khách sạn hay trong việc quản lý mua bán hàng hoá tại các doanh nghiệp. Do tầm ứng dụng của hệ thống thông tin là rất rộng rãi vì vậy mà nhóm chúng tôi xin chọn đề tài: "Quản lý mua bán hàng hoá" làm đề tài thảo luận, qua đó cũng để làm rõ hơn về vai trò của hệ thống thông tin trong thời đại ngày nay. Do gặp nhiều hạn chế về mặt kiến thức nên bài thảo luận của chúng tôi có thể còn nhiều thiếu sót rất mong các bạn nhiệt tình tham gia đóng góp ý kiến để bài của chúng tôi hoàn thiện hơn. I. Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng ( BPC ). I.1 Mô tả tóm lược quá trình quản lý mua bán hàng hoá. I.1.1 Quản lý về mua bán hàng hoá về nhập kho. - Bộ phận quản lý mua hàng hoá về nhập kho tại các cửa hàng có chức năng đi tìm và lựa chọn nhà cung cấp cho tiêu chí đã đặt ra, sao cho phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty tại các cửa hàng. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp thì bộ phận quản lý mua hàng làm hợp đồng với nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp. Sau khi đã hoàn thành các giấy tờ hợp lệ, nhà cung cấp sẽ cung ứng hàng cho bộ phận quản lý mua hàng. - Khi bộ phận quản lý mua hàng về phải thông báo cho các cửa hàng để nhận hàng và làm các thủ tục nhập kho. Tại kho của cửa hàng có một nhân viên chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng và số lượng hàng nhập về có đúng với đơn đặt hàng hay không. Sau khi kiểm tra hàng nhập về xong thì nhân viên đó viết phiếu nhập kho, rồi viết vào thẻ kho theo từng số danh điểm hàng hoá. Sau mỗi lần nhập kho tại cửa hàng thì nhân viên chịu trách nhiệm sẽ chuyển toàn bộ phiếu nhập kho về cho kế toán để lập báo cáo mua hàng. Khi đó kế toán sẽ căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn để thanh toán với nhà cung cấp. Nếu khi mua hàng về nhập kho tại các cửa hàng mà còn nợ tiền của nhà cung cấp thì kế toán sẽ theo dõi nợ với nhà cung cấp. I.1.2 Quản lý phân phối và bán hàng tại các cửa hàng. - Khi bộ phận quản lý đã nhập hàng về các cửa hàng, thì tại các cửa hàng cửa hàng trưởng sẽ lên danh sách mã hàng và phân loại từng mặt hàng sao cho hợp lý. Khi đã hoàn thành xong thì các mặt hàng sẽ được phân phối ra cửa hàng để bán. Sau khi đã phân phối hàng tại các cửa hàng thì hàng hàng hoá sẽ được bán cho khách hàng. - Bán hàng tại cửa hàng: + Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng tại cửa hàng, nhân viên bán hàng nhận yêu cầu mua hàng của khách tại cửa hàng. Sau khi khách quyết định mua hàng, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng hàng bán, đơn giá hàng bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế suất giá trị gia tăng và nhận tiền của khách. Cuối ca bán hàng, thì nhân viên bán hàng phải lập hoá đơn thanh toán tổng hợp rồi nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. ● Nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt thì nhân viên sẽ viết phiếu thu cho khách. ● Nếu khách hàng muốn mua hàng trả tiền sau thì phải được phép của cửa hàng trưởng để thoả thuận về thời hạn thanh toán. Khi đó cũng được thực hiện theo dõi nợ của khách. I.1.3 Thống kê báo cáo. Cuối tháng, công ty phải lập các báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng bán, báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế. Tình hình sử dụng hoá đơn của mỗi quyển hoá đơn, hạch toán giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng, báo cáo tồn đầu-nhập-bàn-tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng. I.2 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng. I.2.1 Liệt kê các chức năng trong qúa trính quản lý mua bán hàng hoá. 1. Quản lý mua hàng 1.1 Chọn nhà cung cấp 1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp 1.3 Lập đơn đặt hàng 1.4 Lập hóa đơn thanh toán 1.5 Thanh toán với nhà cung cấp 1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp 2. Quản lý nhập hàng 2.1 Kiểm tra nhập hàng 2.2 Viết phiếu nhập kho 2.3 Viết thẻ kho 3. Quản lý phân phối hàng 3.1 Lên danh sach mã hàng 3.2 Phân loại hàng hóa 3.3 Phân phối cho các cửa hàng 4. Quản lý bán hàng 4.1 Khách trả trước 4.1.1 Nhận yêu cầu của khách 4.1.2 Lập hóa đơn thanh toán 4.1.3 Thanh toán cho khách 4.2 Khách trả sau 4.2.1 Nhận yêu cầu của khách 4.2.2 Thỏa thuận bán hàng 4.2.3 Lập hóa đơn theo dõi công nợ 5. Thống kê báo cáo 5.1 Báo cáo hàng mua 5.2 Báo cáo hàng bán 5.3 Báo cáo thuế GTGT 5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn 5.5 Báo cáo tồn kho cuối lỳ 5.6 Nộp tiền I.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC). Sự phân rã chức năng Quản lý mua hàng. Mô tả chi tiết Quản lý mua hàng. 1.1. Chọn nhà cung cấp: Sau khi tìm hiểu các thông tin khác mà công ty mình cần, bộ phận quản lý mua hàng lập phiếu đánh giá nhà cung cấp theo tiêu chí mà công ty mình đã đề ra, trước đó để chọn đối tác. Tiêu chí đánh giá như: Loại hình doanh nghiệp, thời gian thành lập, uy tín, năng lực sản xuất, quy mô, năng lực nhà xưởng… Sau khi đã chọn được nhà đối tác thì hai bên ký hợp đồng, thời gian của bản hợp đồng và nội dung của bản hợp đồng hai bên thoả thuận. 1.2 Làm hợp đồng với nhà cung cấp: Sau khi đã quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp thì bộ phận mua hàng sẽ làm hợp đồng với nhà cung cấp . Trong hợp đồng hai bên sẽ phải tuân thủ những quyền hạn trong hợp đồng. 1.3 Lập đơn đặt hàng: Sau khi chọn nhà cung cấp và hợp đồng đã được ký kết thì bộ phận quản lý lập đơn đặt hàng với nhà cung cấp để mua hàng. 1.4 Nhận hoá đơn thanh toán: Sau khi nhà cung cấp giao hàng cho bộ phận quản lý thì bộ phận quản lý có nhiệm vụ lập hoá đơn thanh toán và thanh toán với nhà cung cấp. 1.5 Thanh toán với nhà cung cấp: Sau khi đã mua hàng hóa thì bộ phận quản lý sẽ chuyển hóa đơn thanh toán cho kế toán. Khi đó kế toán sẽ trực tiếp thanh toán với nhà cung cấp hoặc thông qua bộ phận mua hàng. 1.6 Theo dõi nợ nhà cung cấp: Trong trường hợp mua hàng hoá và nợ lại tiền của nhà cung cấp thì bộ phận quản lý hoặc kế toán sẽ thực hiện theo dõi nợ với nhà cung cấp. Sự phân rã chức năng Quản lý nhập hàng . Mô tả chi tiết Quản lý nhập hàng. 2.1.Kiểm tra hàng nhập: Sau khi nhà cung cấp vận chuyển hàng đến, bộ phận ở kho nhập hàng có nhiệm vụ kiểm tra hàng trước khi cho nhập. 2.2.Viết phiếu nhập kho. Sau khi đã kiểm tra chất lượng và số lượng đã đạt yêu cầu thì thủ kho viết phiếu nhập kho để tiến hành nhập hàng vào kho. 2.3. Viết thẻ kho: Sau đó thủ kho viết vào thẻ kho số hàng vừa nhập về để tiện theo dõi tình hình của hàng hoá đó. Sự phân rã chức năng Quản lý phân phối hàng. Mô tả chi tiết Quản lý phân phối hàng. 3.1.Lên danh sách mã hàng: Bộ phận bên kho hàng có nhiệm vụ tổng hợp và lên danh sach mã hàng. 3.2 Phân loại mặt hàng: Ngoài ra bộ phận bên kho hàng còn phải phân loại các mặt hàng để tiện theo dõi và dễ phân phối khi cửa hàng cần. 3.3 Phân phối cho các cửa hàng: Khi cửa hàng có yêu cầu nhập thêm hàng thì bên quản lý kho có nhiệm vụ xem xét yêu cầu để tiến hành xuất hàng cho cửa hàng. Việc này cần có báo cáo rõ ràng. Sự phân rã chức năng Quản lý bán hàng. Mô tả chi tiểt Quản lý bán hàng. 4.1 Khách trả trước 4.1.1 Nhận yêu cầu khách: Nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế xuất giá trị gia tăng… để thực hiện yêu cầu của khách hàng. 4.1.2 Lập hoá đơn thanh toán: Sau khi đã ghi nhận yêu cầu của khách hàng thì nhân viên bán hàng phải tiến hành lập hoá đơn thanh toán. 4.1.3 Thanh toán: Khách hàng phải trả tiền mặt ngay. Nhân viên bán hàng nhận tiền mặt từ khách theo đúng số tiền ghi trên hoá đơn. 4.2 Khách trả sau 4.2.1 Nhận yêu cầu khách hàng. Nếu khách hàng muốn mua hàng và trả sau. Cửa hàng trưởng tiếp nhận yêu cầu và đưa ra quyết định 4.2.2 Thoả thuận thời hạn thanh toán: Sau khi cửa hàng trưởng chấp nhận thì hai bên sẽ thoả thuận về thời gian thanh toán, thời hạn thanh toán cũng sẽ được ghi nhận trên hoá đơn. 4.2.3 Lập hoá đơn theo dõi công nợ: Sau khi thoả thuận xong cửa hàng trưởng tiến hành lập hoá đơn theo dõi công nợ để tiện cho việc theo dõi nợ của khách hàng. Sự phân rã chức năng thống kê báo cáo. Mô tả chi tiết quản lý thống kê báo cáo. 5.1 Báo cáo hàng mua: Khi công ty mua hàng về thì phòng kinh doanh có các số liệu về hàng mua để lập báo cáo sẽ được lấy từ thủ kho của các cửa hàng. 5.2 Báo cáo hàng bán: Phòng kinh doanh cũng có nhiệm vụ lập báo cáo hàng bán. Thông tin và số liệu của hàng bán được thu thập từ các cửa hàng trưởng của các cửa hàng. 5.3 Báo cáo thuế GTGT: Cuối tháng công ty phải lập các báo cáo thuế GTGT hàng mua, thuế GTGT hàng bán cho chi cục thuế 5.4 Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn: Phòng kinh doanh có nhiệm vụ báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn của mỗi quyến hoá đơn của kho hàng và cửa hàng cho công ty. 5.5 Báo cáo tồn kho cuối kỳ: Phòng kinh doanh theo dõi tình hình mua bán của cửa hàng để kinh doanh được hiệu quả, đồng thời nhận báo cáo tồn kho ở các cửa hàng để lập báo cáo tồn kho cuối kỳ. Sau đó đề xuất phương án giải quyết việc tồn kho nhằm thu hồi vốn kinh doanh. 5.6 Nộp tiền: Chi cục thuế căn cứ vào những báo cáo thuế suất trên để xác định số tiền thuế mà công ty phải nộp hay chi cục thuế sẽ hoàn lại của tháng đó. II. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ( BLD logis ). II.1 Liệt kê các tác nhân ngoài và kho dữ liệu. Các tác nhân ngoài. Nhà cung cấp Khách hàng Ngân hàng Hệ thống cửa hàng Bộ phân quản lý Kho dữ liệu. Hóa đơn Đơn đặt hàng Phiếu chi, phiếu thu Phiếu nhận kho Thẻ kho II.2 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD logic). II.2.1 BLD mức cảnh. Nhµ cung cÊp Ng©n hµng 1.0. Qu¶n lý mua hµng 2.0. Qu¶n lý nhËp hµng 3.0. Qu¶n lý ph©n phèi 4.0. Qu¶n lý b¸n hµng Ho¸ ®¬n PhiÕu nhËp kho ThÎ kho HÖ thèng cöa hµng Kh¸ch hµng Bé phËn qu¶n lý 5.0. Thèng kª b¸o c¸o B/C tån kho B/C t×nh h×nh sæ H§ B/C thuÕ GTGT B/C mua hµng B/C b¸n hµng PhiÕu chi §¬n ®Æt hµng B¸o c¸o Chän nhµ cung cÊp Göi ®¬n ®Æt hµng Giao hµng Thanh to¸n Theo dâi nî Thanh to¸n KiÓm tra hµng ho¸ B¸o c¸o Thanh to¸n Ph©n phèi cho cña hµng Yªu cÇu Yªu cÇu B¸o c¸o ý kiÕn NhËn yªu cÇu Ho¸ ®¬n Thanh to¸n Lªn DS m· hµng Ph©n lo¹i hµng II.2.2 BLD mức đỉnh. II.2.3 BLD mức dưới đỉnh. a. Quản lý mua hàng 1.1. §¸nh gi¸ PhiÕu ®¸nh gi¸ 1.2. Lµm hîp ®ång hîp ®ång 1.3 §¬n hµng §¬n ®Æt hµng 1.4. NhËn ®¬n hµng Ho¸ ®¬n 1.5. Thanh to¸n Theo dâi nî PhiÕu chi kª b¸o b¸o Ng©n hµng phiÕu chi Nhµ C2 Nî nhµ cung cÊp b. Quản lý nhập hàng. 2.1 NhËn YC 2.2 KTra nhËn hµng 2.3. hµng nhËp 2.4. ViÕt phiÕu kho PhiÕu nhËp kho NhËp hµng HT Cöa hµng PhiÕu thÎ kho 2.5. viÕt thÎ kho KiÓm kª b¸o c¸o c. Quản lý phân phối hàng. HT cöa hµng 3.1. NhËn YC 3.2. LËp DSMH B¸o c¸o tån kho 3.3. Ph©n lo¹i mÆt hµng Tkª b¸o c¸o hµng ®c yªu cÇu TBHCL 4.2 LËp ho¸ ®¬n cho kh¸ch 4.1. NV b¸n hµng HT Cöa hµng Ho¸ ®¬n 4.3 Thanh to¸n KH nhËn thanh to¸n Nép tiªn cho thñ quü Tr¶ tiÒn d. Quản lý bán hàng. d1. Khách trả trước. HC b¸o c¸o B¸o c¸o 4.1. NVBH HT cöa hµng Ho¸ ®¬n nî 4.2. LËp ho¸ ®¬n thanh to¸n 4.4. theo dâi nî Ho¸ ®¬n 4.3. Thanh to¸n PhiÕu thu Kh¸ch hµng nhËn thanh to¸n KHTTiÒn sau d2. Khách trả sau. LỜI KẾT Nói tóm lại, trong thời đại kinh tế phát triển như hiện nay việc đưa tin học hoá vào ứng dụng trong việc quản lý là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay nó là vấn đề then chốt và trong việc quản lý mua bán hàng hoá cũng vậy. Muốn quản lý tốt thì chúng ta phải xây dựng được hệ thống thông tin quản lý tốt, mỗi doanh nghiệp hay mỗi bộ phận chức năng phải xây dựng cho mình những sơ đồ quản lý khác nhau để phù hợp với từng chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận quản lý trong từng giai đoạn phát triển. Nhưng trong cùng một doanh nghiệp thì điều quan trọng là các bộ phận quản lý phải có sự liên quan thống nhất với nhau về việc cung cấp thông tin cũng như việc tiếp nhận thông tin để cho thông tin đến các bộ phận khác một cách nhanh chóng và chính xác, để làm được điều này thì việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là việc vô cùng quan trọng mà các nhà quản trị phải quan tâm