Đề tài Hoàn thiện công tác phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV - INCONESS

i Ninh Bình TCNS-05 Văn phòng tổng hợp Chánh văn phòng VPTH-01 Phó chánh văn phòng VPTH-02 Trợ lý HĐQT VPTH-03 Trợ lý Tổng Giám đốc VPTH-04 Thư ký Tổng Giám đốc VPTH-05 Nhân viên Phiên dịch VPTH-06 Nhân viên Lễ tân VPTH-07 Nhân viên IT VPTH-08 Nhân viên văn thư VPTH-09 Nhân viên hành chính VPTH-10 Nhân viên cấp dưỡng - tạp vụ VPHT-11 Nhân viên Lái xe VPTH-12 Nhân viên Hành chính điện nước VPTH-13 Mã số chức danh công việc gồm phần chữ và phần số. Phần chữ là tên viết tắt của phòng, ban, gồm những chữ cái đầu tiên trong tên phòng, ban; phần số là số thứ tự của chức danh công việc trong phòng, ban. 3.3.2. Xây dựng mẫu cho văn bản phân tích công việc và lựa chọn cán bộ tham gia phân tích công việc Phòng Tổ chức nhân sự cần xây dựng mẫu trình bày chung cho văn bản phân tích công việc của tất cả công việc trong Công ty, điều này tạo điều kiện dễ dàng cho việc quản lý tài liệu và so sánh văn bản phân tích công việc giữa các công việc. Phòng Tổ chức Nhân sự có thể thiết kế gộp ba văn bản phân tích công việc: bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc, vào chung một văn bản có tên là “Bản mô tả công việc” (Xem phụ lục 3). Cán bộ tham gia phân tích công việc gồm: cán bộ phân tích công việc và những người lao động ở các phòng, ban khác đóng vai trò là người cung cấp thông tin. Phòng Tổ chức Nhân sự cần phải giao công tác phân tích công việc cho một người lao động trong phòng mình đảm nhiệm, đó chính là cán bộ phân tích công việc, người này sẽ chuyên trách công tác phân tích công việc từ nay về sau của Công ty. Cán bộ phân tích công việc nên được chọn là người am hiểu về các công việc trong Công ty. Hiện nay, sự hiểu biết về phân tích công việc của những người lao động trong phòng Tổ chức Nhân sự còn hạn chế, vì vậy người được chọn là cán bộ phân tích công việc cần được cử đi tham dự một khoá học, khoá đào tạo để bồi dưỡng, nâng cao kiến thức và kỹ năng. Theo em, công tác phân tích công việc nên được giao cho Phó phòng về tiền lương và chế độ chính sách đảm nhiệm. Người quản lý trực tiếp các phòng, ban và người lao động thực hiện công việc sẽ là những người có trách nhiệm cung cấp các thông tin có liên quan đến công việc cần phân tích. 3.3.3. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu phiếu thu thập thông tin Cán bộ phân tích công việc dựa trên những căn cứ lựa chọn phương pháp thu thập thông tin để chọn phương pháp phù hợp nhất hoặc có thể sử dụng kết hợp một số phương pháp khác nhau. Đối với những loại lao động khác nhau nên sử dụng phương pháp thu thập thông tin khác nhau, cán bộ phân tích công việc có thể tham khảo một số cách sau đây: Với lao động gián tiếp Lao động gián tiếp thường có công việc thuộc về trí não, hoạt động lao động không biểu hiện ra bên ngoài nhiều, để thu thập thông tin cán bộ phân tích công việc nên áp dụng phương pháp bản câu hỏi hoặc phương pháp phỏng vấn. - Phương pháp bản câu hỏi Cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu bản câu hỏi, phân phát bản câu hỏi tới những người lao động, hướng dẫn cách trả lời và yêu cầu họ trả lời một cách đầy đủ, chính xác. Để thu thập được thông tin một cách đầy đủ và chính xác thông qua bản câu hỏi, cán bộ phân tích công việc nên thiết kế bản câu hỏi không quá dài, có thể từ 4 đến 6 trang, phải tập trung vào những thông tin chính, đặt trọng tâm vào các thông tin cần nghiên cứu chi tiết. Các câu hỏi được thiết kế thuận tiện cho người trả lời: đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời, câu trả lời ngắn gọn. Bản câu hỏi thường sử dụng câu hỏi lựa chọn hoặc câu hỏi mở. Khi các thông tin thu thập được từ không đầy đủ, rõ ràng, cán bộ phân tích công việc phải thảo luận, trao đổi lại với người lao động. Em xin trình bày một mẫu bản câu hỏi (Xem phụ lục 4). - Phương pháp phỏng vấn Cán bộ phân tích công việc tiến hành phỏng vấn người thực hiện công việc hoặc người giám sát, quản lý trực tiếp; có thể tiến hành phỏng vấn từng người hoặc nhóm người thực hiện công việc để tiết kiệm thời gian. Để phỏng vấn hiệu quả, cán bộ phân tích công việc phải có kỹ năng phỏng vấn. Cán bộ phân tích công việc cần: + Chuẩn bị sẵn câu hỏi phỏng vấn: cách đặt câu hỏi thích hợp, sắp xếp câu hỏi hợp lý. Phỏng vấn thường sử dụng câu hởi mở. + Chọn địa điểm phỏng vấn yên tĩnh, tránh bị người khác cắt ngang. + Bước vào phỏng vấn, tạo bầu không khí thân mật, thoải mái, giải thích cho người được phỏng vấn về mục đích, tầm quan trọng của buổi phóng vấn, giới thiệu sơ qua về nội dung buổi phỏng vấn. + Nêu các câu hỏi một cách rõ ràng, có thể hưóng dẫn, gợi ý cho người được phỏng vấn hiểu và trả lời đúng trọng tâm câu hỏi. Em xin trình bày một mẫu câu hỏi phỏng vấn (Xem phụ lục 5). Với lao động trực tiếp Lao động trực tiếp thường có công việc chân tay, hoạt động lao động biểu hiện nhiều ra ngoài nên dễ dàng quan sát được, cán bộ phân tích công việc nên sử dụng phương pháp quan sát để thu thập thông tin. Cán bộ phân tích công việc thiết kế mẫu phiếu quan sát, sau đó trực tiếp quan sát quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép những thông tin cần thiết theo mẫu phiếu. Khi quan sát, cán bộ phân tích công việc cần quan sát theo chu kỳ hoàn chỉnh của công việc. Một mẫu phiếu quan sát thường gồm các thông tin: các hoạt động của người lao động; kết quả hoàn thành công việc về số lượng, thời gian; các mối quan hệ trong công việc; phương tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ... sử dụng; điều kiện làm việc. Phương pháp quan sát tốn thời gian vì vào một thời điểm cán bộ phân tích chỉ quan sát được một người lao động, nếu Công ty muốn tiết kiệm thời gian, chi phí có thể sử dụng phương pháp tự ghi chép. Cán bộ phân tích thiết kế sẵn các mục cần ghi chép cho người lao động, có thể tương tự phiếu quan sát, người lao động tự ghi chép lại thông tin theo mẫu đó. Với hai phương pháp này nếu cán bộ phân tích có những thông tin chưa rõ, có những chỗ thắc mắc thì có thể trao đổi, thảo luận với người lao động để được giải đáp. 3.3.4. Tiến hành thu thập thông tin Cán bộ phân tích công việc và các cán bộ tham gia công tác phân tích công việc cần phải được tập huấn trước về phương pháp thu thập, sau đó áp dụng phương pháp đã chọn để thu thập các thông tin liên quan đến công việc. Trước khi tiến hành thu thập, cán bộ phân tích công việc giải thích rõ vai trò, mục đích của công tác phân tích công việc và việc thu thập thông tin với người lao động, để nhận được sự ủng hộ, hợp tác cung cấp thông tin từ họ. Cán bộ phân tích cần hướng dẫn họ cách thức cung cấp thông tin, gợi ý họ trả lời câu hỏi (nếu cần thiết). Cán bộ phân tích công việc xử lý: phân tích, tổng hợp, phân loại, sắp xếp các thông tin thu thập được. Nếu thấy có thông tin chưa đầy đủ, rõ ràng thì cần có biện pháp bổ sung, điều chỉnh, như thảo luận với người cung cấp thông tin. 3.3.5. Xây dựng các văn bản phân tích công việc Khi đã có các thông tin cần thiết, cán bộ phân tích công việc cùng với sự kết hợp của những người lao động, người quản lý các phòng, ban viết văn bản phân tích công việc hoàn chỉnh theo mẫu “Bản Mô tả công việc” đã thiết kế ở bước 1. Phần tiêu chuẩn thực hiện công việc, cán bộ phân tích công việc không trực tiếp viết mà là các Trưởng phòng, ban viết trong sự phối hợp của những người lao động ở phòng, ban mình. Cán bộ phân tích công việc có trách nhiệm hướng dẫn cách thức viết, giám sát quá trình viết của họ. Em xin trình bày “Bản Mô tả công việc” mà em đã thử thiết kế cho một số công việc tại Công ty: Thư ký Tổng Giám đốc, nhân viên Tuyển dụng lao động, nhân viên Lễ tân (Xem phụ lục 6, 7 và 8). Cán bộ phân tích công việc gửi “bản mô tả công việc” tới các Trưởng phòng, ban và người lao động để lấy ý kiến đóng góp của họ. Ai có ý kiến thì đề xuất trực tiếp với cán bộ phân tích công việc hoặc phòng Tổ chức Nhân sự. Cán bộ phân tích công việc tập hợp tất cả các ý kiến đóng góp lại, dựa trên đó sửa lại “bản mô tả công việc” cho hợp lý. Tiếp theo, Phòng Tổ chức Nhân sự tổ chức một buổi hội thảo với sự tham gia của Ban lãnh đạo cấp cao Công ty, Trưởng các phòng, ban để đưa ra đánh giá, nhận xét và góp ý cho “bản mô tả công việc”; theo đó cán bộ phân tích công việc sửa lại lần cuối để hoàn thiện “bản mô tả công việc”. Thời gian lấy ý kiến và chỉnh sửa “bản mô tả công việc” từ 3 – 5 ngày hoặc một tuần, tuỳ khối lượng thực tế phát sinh. Sau khi hoàn thiện “bản mô tả công việc”, Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự sẽ phê duyệt và trình Tổng Giám đốc ký duyệt. Cán bộ phân tích công việc gửi “bản mô tả công việc” đã được Tổng Giám đốc ký duyệt tới các phòng, ban liên quan và lưu lại Phòng Tổ chức Nhân sự. 3.3.6. Đưa vào sử dụng và cập nhật định kỳ Mỗi phòng, ban và người lao động phải áp dụng “bản mô tả công việc” vào quá trình thực hiện công việc của mình; phòng Tổ chức Nhân sự thì sử dụng cho những mục đích đã xác định từ bước 2. “Bản mô tả công việc” phải đảm bảo luôn chính xác và phù hợp vì nó ảnh hưởng đến các hoạt động nhân sự khác tại Công ty. Định kỳ cán bộ phân tích công việc cần phải kiểm tra, rà soát lại các công việc, để đảm bảo những thông tin trong “bản mô tả công việc” phản ánh đúng công việc hiện tại. Hiện nay công việc được thiết kế theo xu hướng mở rộng hơn, linh hoạt, sự thay đổi trong công việc diễn ra thường xuyên hơn, nên Công ty có thể định kỳ hai năm kiểm tra, rà soát các công việc một lần để kịp thời có những thay đổi, cập nhật phù hợp với thực tế công việc. 3.4. Kiến nghị về việc ứng dụng văn bản phân tích công việc vào công tác quản lý nhân sự tại Công ty PV-INCONESS Phân tích công việc nhằm phục vụ hoạt động quản lý nhân sự, vì vậy điều quan trọng là phải áp dụng hiệu quả văn bản phân tích công việc vào hoạt động này, có như vậy thì mới biến phân tích công việc trở thành công cụ của quản lý nhân sự. Phân tích công việc không có ý nghĩa khi các văn bản của nó được xây dựng nên nhưng không được sử dụng. 3.4.1. Ứng dụng vào kế hoạch hoá nguồn nhân lực Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là quá trình đánh giá, dự kiến cầu nhân lực, cung nhân lực, từ đó lập kế hoạch để cân đối giữa cung và cầu nhân lực. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng, giúp Công ty chủ động hơn, có biện pháp đảm bảo phù hợp cả về số lượng và chất lượng lao động. Công ty PV-INCONESS cần xây dựng kế hoạch nhân lực cụ thể cho từng giai đoạn dài, trung, ngắn hạn, chứ không phải là những kế hoạch nhân sự ngắn hạn và chung chung, như hiện nay. Từ kế hoạch sản xuất - kinh doanh, Công ty xác định khối lượng công việc cần thực hiện. Thông tin trong văn bản phân tích giúp Công ty xác định bản chất của các công việc cần kế hoạch, yêu cầu của công việc đối với người lao động để họ hoàn thành công việc đó và tiêu chuẩn hoàn thành công việc. Đó là cơ sở để Công ty dự đoán cầu nhân lực: số lượng, chất lượng lao động cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất - kinh doanh. 3.4.2. Ứng dụng vào tuyển mộ, tuyển chọn nhân sự Tuyển dụng lao động có ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng lao động của tổ chức, bất kỳ một tổ chức nào cũng đều muốn tuyển dụng đúng người. Muốn vậy, tuyển dụng phải được thực hiện tốt từ quá trình tuyển mộ đến tuyển chọn. Khi có nhu cầu tuyển mộ lao động ở vị trí công việc nào thì Công ty lấy những thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu của công việc đối với người lao động trong văn bản phân tích để đưa vào thông báo tuyển mộ. Đó là căn cứ để các ứng viên hiểu rõ về công việc và xác định xem mình có phù hợp với vị trí đang tuyển hay không, có nộp hồ sơ xin việc hay không. Điều này giúp Công ty sàng lọc được ngay những ứng viên không đạt yêu cầu trong quá trình tuyển mộ, nhưng không vì thế mà số ứng viên nộp hồ sơ ít đi. Điều đó chỉ thêm khẳng định rằng Công ty làm việc chuyên nghiệp, tuyển dụng dựa trên những căn cứ rõ ràng, đảm bảo độ chính xác, tạo ra ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với ứng viên về Công ty. Các thông tin trong bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện là cơ sở giúp Công ty xác định các tiêu thức, tiêu chí cụ thể, hợp lý, chính xác để đánh giá, sàng lọc ứng viên qua các bước của tuyển chọn. Đồng thời nó cũng giúp xác định với loại công việc, người lao động nào nên thi, phỏng vấn theo hình thức nào, đặt ra những câu hỏi trong đề thi và phỏng vấn như thế nào cho phù hợp. 3.4.3. Ứng dụng vào bố trí nhân lực - Định hướng nhân lực: các thông tin trong văn bản phân tích được đưa vào một chương trình định hướng giúp lao động mới vào Công ty hoặc lao động được bố trí vào một vị trí công việc mới biết mình cần phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, quyền hạn như thế nào, điều kiện làm việc ra sao, kết quả thực hiện công việc cần đạt được... Từ đó giúp họ chủ động trong công việc, rút ngắn thời gian làm quen với công việc. - Với bố trí lại lao động: Văn bản phân tích giúp Công ty bố trí lao động thích hợp, sắp xếp đúng người, đúng việc, giúp Công ty sửa chữa những sai sót trong bố trí lao động trước đây của mình. Dựa trên sự so sánh giữa người lao động hiện tại và công việc mà họ thực hiện với thông tin trong văn bản phân tích để Công ty bố trí lại họ vào những vị trí thích hợp hơn. 3.4.4. Ứng dụng vào đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá tình hình thực hiện công việc của mỗi người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn thực hiện công việc đã được xây dựng trước. Đánh giá thực hiện công việc là cơ sở cho hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực, thù lao, khen thưởng, thăng tiến, kỷ luật..., nó ảnh hưởng đến sự thực hiện công việc, thái độ làm việc của người lao động. Vì vậy Công ty PV-INCONESS cần phải xây dựng cho mình một hệ thống đánh giá thực hiện công việc chính xác, công bằng. Để xây dựng được hệ thống đánh giá thực hiện công việc, Công ty phải thiết lập hệ thống “các tiêu chuẩn thực hiện công việc” và các tiêu thức đánh giá trong phương pháp đánh giá. Các thông tin về công việc trong văn bản phân tích công việc giúp Công ty xây dựng nên hệ thống tiêu thức, tiêu chí đánh giá, như về khối lượng, chất lượng, thời gian, hành vi, thái độ trong thực hiện công việc... Các tiêu chuẩn thực hiện công việc trong văn bản phân tích công việc là mốc chuẩn trong thực hiện công việc, dựa trên đó Công ty đo lường thực tế thực hiện công việc của người lao động. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc của hệ thống đánh giá được xây dựng từ những thông tin trong văn bản phân tích đảm bảo sự đầy đủ, hợp lý và khách quan. 3.4.5. Ứng dụng vào thù lao lao động Sự công bằng trong thù lao là yếu tố chính quyết định tới sự hài lòng trong công việc, ảnh hưởng tới thực hiện công việc của người lao động, Công ty PV-INCONESS cần xây dựng cho mình một hệ thống thù lao đảm bảo công bằng, chính xác. Giá trị công việc là yếu tố cơ bản để xây dựng hệ thống thù lao của Công ty. Để có thể thực hiện một chương trình đánh giá công việc có hệ thống thì Công ty cần có các văn bản phân tích công việc được viết một cách chi tiết, đầy đủ, chính xác. Dựa vào những thông tin trong văn bản phân tích công việc, Công ty phân tích và xác định: mức độ quan trọng, phức tạp của những nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc, những yêu cầu đối với người lao động, điều kiện lao động...; từ đó xác định giá trị của công việc. Sau khi đã xác định được giá trị các công việc, Công ty tiến hành xác định các ngạch tiền lương/tiền công và ấn định khoảng tiền lương/tiền công cho từng ngạch. Để khuyến khích người lao động thực hiện công việc tốt hơn, Công ty chia ngạch lương thành các bậc lương với hệ số tăng lương luỹ tiến. 3.4.6. Ứng dụng vào đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiện nay được các tổ chức ngày càng quan tâm vì chất lượng nguồn nhân lực đã trở thành lợi thế cạnh trạnh của tổ chức; hoạt động đào tạo, phát triển nguồn nhân lực là hoạt động giúp Công ty duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực của mình. Xác định nhu cầu đào tạo là xác định vị trí công việc, số lượng người, kiến thức, kỹ năng cần đào tạo. Công ty so sánh giữa thực tế thực hiện công việc của người lao động với tiêu chuẩn thực hiện trong văn bản phân tích để xác định xem người lao động có hoàn thành công việc hay không, nếu không cần xác định xem nguyên nhân là do đâu. Nếu nguyên nhân do trình độ người lao động không đáp ứng đòi hỏi của công việc thì cần có biện pháp đào tạo người lao động. Công ty tiến hành so sánh giữa kiến thức, kỹ năng thực tế người lao động có với các yêu cầu người lao động cần có trong văn bản phân tích, từ đó xác định ra những kiến thức, kỹ năng còn thiếu của người lao động, hoặc xác định sự chênh lệch, khoảng cách giữa thực tế và yêu cầu, để Công ty có biện pháp đào tạo bổ sung, nâng cao cho người lao động. 3.4.7. Ứng dụng vào kỷ luật lao động và an toàn lao động Các văn bản phân tích là cơ sở để Công ty xây dựng nên các điều khoản quy định về hành vi của người lao động trong quá trình làm việc, như: tiêu chuẩn thực hiện công việc về số lượng, chất lượng mà người lao động cần đạt được, thời gian làm việc... Các thông tin về điều kiện làm việc nêu trong văn bản phân tích giúp Công ty có những biện pháp đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người lao động như cải thiện điều kiện làm việc, cung cấp các phương tiện bảo hộ lao động, tránh các yếu tố nguy hiểm, có hại cho sức khoẻ người lao động. Như vậy, kết quả của phân tích công việc – các văn bản phân tích công việc – có thể được Phòng Tổ chức Nhân sự áp dụng vào rất nhiều các hoạt động quản lý nhân sự khác, nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý nhân sự nói chung tại Công ty. Kết luận Việt Nam đã gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nền kinh tế Việt Nam đang hội nhập sâu sắc với nền kinh tế thế giới, điều đó đặt ra cho mỗi doanh nghiệp trong nước những yêu cầu mới, sức ép cạnh tranh giữa các doanh nghiệp Việt Nam với các doanh nghiệp nước ngoài ngày càng gay gắt hơn. Các doanh nghiệp của chúng ta đang đứng trước cả những cơ hội và thách thức lớn khi tham gia vào sân chơi quốc tế. Để có thể phát triển được trong một môi trường như thế, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Các doanh ngiệp hiện nay đều đã nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động quản lý nhân sự đối với mình. Phân tích công việc là công cụ cơ bản của quản lý nhân sự, nó tác động đến mọi công tác khác của quản lý nhân sự. Muốn hoạt động quản lý nhân sự đạt hiệu quả thì công tác phân tích công việc phải được hoàn thiện. Tại Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS, công tác phân tích công việc chưa được Công ty quam tâm, đầu tư đúng mức; công tác này còn chứa đựng nhiều tồn tại, bất cập và đã có những ảnh hưởng không tốt tới hoạt động quản lý nhân sự nói chung của Công ty. Hy vọng rằng trong thời gian ngắn tới công tác phân tích công việc của Công ty sẽ có những thay đổi tích cực, tạo một trong những cơ sở vững chắc để Công ty phát triển vững bền. PHỤ LỤC Phụ lục 1. Báo cáo công tác tổ chức và nhân sự năm 2007 CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày ___ tháng 12 năm 2007 BÁO CÁO CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ NĂM 2007 KÍNH GỬI: TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY Kết thúc năm dương lịch 2007, Phòng TCNS báo cáo Tổng Giám đốc công tác tổ chức và nhân sự năm 2007: I/ CÁC SỐ LIỆU CƠ BẢN THỰC HIỆN NĂM 2007: 1. Công tác lao động: Lao động cuối kỳ 122 người 2. Công tác tiền lương: Tổng quỹ lương: 2.614.147.250 đồng 3. Công tác BHXH: 30 CBCNV tham gia BHXH, trung bình mỗi quý tăng 8 người, tổng chi phí BHXH là: 52.668.713 đồng 4. Chi phí khác: Trang phục bảo hộ lao động và đồng phục cho bảo vệ là: 44.660.000 đồng Tổng chí phí về chế độ chính sách cho người lao động năm 2007 là: 2.831.375.963 đồng II/ CÔNG TÁC TỔ CHỨC NHÂN SỰ: 1. Công tác tổ chức: Phòng TCNS đang tiếp tục phối hợp với các phòng ban để kiện toàn bộ máy tổ chức; quy định chức năng nhiệm vụ cho các bộ phận, phòng ban cho phù hợp với tình hình thực tế của Công ty. 2. Công tác nhân sự: - Công tác đánh giá cán bộ: Chưa triển khai thực hiện - Sắp xếp, điều chuyển CBCNV: Thực hiện chưa rõ nét - Công tác tuyển dụng: + Thuận lợi: Công ty có điều kiện cơ sở vật chất tốt đồng thời là Chủ đầu tư của 2 Dự án lớn cho nên có nhiều thuận lợi trong việc thu hút các ứng viên đến với Công ty. + Khó khăn: Nhân sự của Công ty trong năm 2007 không ổn định cho nên cũng gặp nhiều khó khăn trong công tác tuyển dụng nhân sự. II/ KẾ HOẠCH NĂM 2008: Căn cứ vào tiến độ thực hiện công việc chung của hai Dự án của Công ty. Năm 2008, Phòng TCNS tập trung vào các công việc chính là kiện toàn nhân sự đối với các đối tượng là cán bộ quản lý, lao động phổ thông để thực thi 2 Dự án. Xây dựng kế hoạch đào tạo và tuyển dụng chi tiết đối với lao động là con em địa phương của vùng dự án đối với từng thời điểm cụ thể. Trên đây là báo cáo công tác thực hiện năm 2007. Kính đề nghị Tổng Giám đốc cho ý kiến góp ý và chủ trương chỉ đạo để Phòng thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn./. TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ Bùi Mạnh Hiếu Phụ lục 2. Kế hoạch nhân sự năm 2008 CÔNG TY CP ĐẦU TƯ PV-INCONESS CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, ngày ___ tháng 01 năm 2008 KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO NHÂN SỰ VÀ TỔNG CHI PHÍ TIỀN LƯƠNG VÀ CHẾ ĐỘ CHÍNH SÁCH CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG NĂM 2008 KÍNH GỬI: TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY Căn cứ vào kế hoạch chung của Công ty năm 2008, Phòng TCNS lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự và tổng quỹ tiền lương năm 2008 như sau: A/ KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG: Kế hoạch tuyển dụng như sau: 1. Lao động quản lý và Lao động chuyên môn nghiệp vụ: Tiếp tục thực hiện theo nhu cầu quản lý thực tế. 2. Công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông: Riêng công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông được lập thành kế hoạch, xây dựng chiến lược tổng thể để thực thi Dự án. I/ VỊ TRÍ TUYỂN DỤNG: - Nhân viên bảo vệ. - Công nhân xây dựng. - Công nhân trồng cỏ, chăm sóc cỏ sân golf. - Công nhân vận hành các loại máy trên sân golf (máy rắc cát, máy cắt cỏ,...); - Công nhân điện, nước công nhân lái xuồng .... - Nhân viên phục vụ: Nhặt bóng sân golf (caddie). - Nhân viên phục vụ khác: Nhân viên lễ tân, nhân viên thu ngân ... II/ MỤC ĐÍCH: - Tạo công ăn việc làm cho người dân vùng Dự án. - Chuyển đổi cơ cấu việc làm từ nông nghiệp sang dịch vụ. III/ SỐ LƯỢNG TUYỂN DỤNG: Tuyển dụng dần dần căn cứ vào tình hình thực tế của công việc. (Theo kế hoạch T4/2008 xong 9 lỗ Golf đầu tiên đưa vào khai thác sử dụng). Đợt 1 (Từ 01/01/2008 đến 30/4/2008): Dự kiến 60 người. Đợt 2: (Từ 01/5/2008 đến hết 31/12/2008):Dự kiến 100 người. IV/ ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC ƯU TIÊN TUYỂN DỤNG TRƯỚC: 1. Con, em các CBCNV có đất thuộc diện giải phóng, đền bù thuộc 4 xã: - Xã Yên Thành, Yên Thắng, Yên Đồng huyện Yên Mô, tỉnh Ninh Bình - Xã Đông Sơn, Phường Trung Sơn, Thị xã Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình. 2. Con, em gia đình chính sách: Thương binh, liệt sỹ. 3. Lao động đã qua đào tạo (có chứng chỉ, bằng nghề, bằng cấp khác ...) V/ YÊU CẦU TUYỂN DỤNG: - Có sức khoẻ, có tư cách đạo đức tốt. - Cần cù, chăm chỉ, chịu khó. Ý thức trách nhiệm trong công việc cao. - Tuổi đời: Trên 18 tuổi. VI/ HÌNH THỨC TUYỂN DỤNG: Vòng 1: Nộp hồ sơ: Căn cứ vào hồ sơ, Công ty sẽ lựa chọn đối tượng ưu tiên và sắp xếp lịch phỏng vấn. Vòng 2. Phỏng vấn: Sau khi phỏng vấn nếu đạt yêu cầu thì thử việc Vòng 3: Thử việc: Thử việc trong vòng 6 ngày đối với lao động phổ thông. Sau khi thử việc nếu đạt yêu cầu thì người lao động sẽ được tuyển dụng chính thức. V/ CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN SỦ DỤNG LAO ĐỘNG: 1. Công ty THHH Phát triển vật nuôi và cây trồng. 2. Công ty CP Xây dựng và phát triển hạ tầng Đồng Thái 3. Công ty TNHH Golf Đất Mẹ. B/ KẾ HOẠCH ĐÀO TẠO: Kế hoạch đào tạo như sau: 1. Lao động quản lý và lao động chuyên môn nghiệp vụ. Đào tạo và thăm quan khảo sát tại nước ngoài, thăm quan mô hình quản lý các Dự án Sân Golf khác; Tham gia các khoá đào tạo ngắn hạn, đào tạo tại chỗ ... 2. Nhân viên phục vụ sân golf, nhân viên lễ tân: Lựa chọn lao động có kinh nghiệm tại Sân golf khác để đào tạo lại, đào tạo tại chỗ; Phối hợp với các Trường dạy nghề để đào tạo nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ ... (lựa chọn hình thức ký kết hợp đồng đào tạo) 3. Nhân viên bảo vệ: Phối hợp với các Công ty vệ sỹ chuyên nghiệp để đào tạo đội ngũ bảo vệ nề nếp, chính quy, văn minh và lịch sự ... C/ CHI PHÍ VỀ TỔNG QUỸ LƯƠNG VÀ CHẾ ĐỘ KHÁC Tổng chi phí: 8.723.730.000đ 1. Chi phí đào tạo năm 2008: 250.000.000đ 2. Chi phí về quỹ lương năm 2008: 7.481.730.000đ (Bảng kê kèm theo – Riêng chi phí cho Nhân viên trực tiếp thi công khu nhà C, nhà Câu lạc bộ không tính vào chi phí của PV-INCONESS) Trong đó: - Lương cho lao động quản lý: 3.604.438.000đ - Lương cho chuyên gia nước ngoài: 1.320.000.000đ - Phụ cấp cho HĐQT BKS: 360.000.000đ - Lương cho công nhân trực tiếp thi công, CN vận hành, nhân viên phục vụ, lương cho NV trồng cỏ và chăm sóc cỏ: 2.197.282.000đ (Lương cho nhân viên trồng cỏ và chăm sóc cỏ: 346.000.000đ) 3. Chi phí khác: 992.000.000đ - Tiền thưởng: 350.000.000đ - Chi phí BHXH: 150.000.000đ - Chi phí ăn ca: 300.000.000đ - Chi phí BHLĐ, ATLĐ; Chi phí về đồng phục cho nhân viên (bảo vệ, caddie): 170.000.000đ - Chi phí BHTT: 22.000.000đ Trên đây là kế hoạch thực hiện công tác tuyển dụng, đạo tạo và chi phí quỹ tiền lương và chế độ chính sách khác cho người lao động năm 2008. Kính đề nghị Tổng Giám đốc cho ý kiến góp ý và chủ trương chỉ đạo để Phòng thực hiện nhiệm vụ được tốt hơn./. TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC NHÂN SỰ Bùi Mạnh Hiếu Phụ lục 3. Mẫu “Bản Mô tả công việc” Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh công việc:................................ Mã số công việc:............... Phòng/Ban:................................................ Nơi làm việc:..................... Báo cáo cho:................................................................................................... Số người dười quyền (nếu có):....................................................................... Người thay thế khi vắng mặt (nếu có):........................................................... Ngạch lương:............................................. Ngày áp dụng:..../..../.......... Mô tả chung về công việc:........................................................................ .................................................................................................................... Nhiệm vụ, trách nhiệm - ................................................................................................................... - ................................................................................................................... - ................................................................................................................... Quyền hạn - ................................................................................................................... - ................................................................................................................... Các mối quan hệ trong thực hiện công việc - Trong Công ty:.......................................................................................... ................................................................................................................... - Ngoài Công ty:.......................................................................................... ................................................................................................................... Điều kiện làm việc - Môi trường làm việc:................................................................................ .................................................................................................................. - Thời gian làm việc:.................................................................................. - Phương tiện, máy móc, trang thiết bị, công cụ, dụng cụ sử dụng:........... .................................................................................................................. Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện - Hiểu biết, kiến thức:.................................................................................. ................................................................................................................... - Kỹ năng:.................................................................................................... ................................................................................................................... - Trình độ đào tạo:...................................................................................... - Kinh nghiệm:............................................................................................ - Các yêu cầu khác (sức khoẻ, phẩm chất...):.............................................. ................................................................................................................... Các tiêu chuẩn thực hiện công việc - Tiêu chuẩn về số lượng:............................................................................ ................................................................................................................... - Tiêu chuẩn về chất lượng:......................................................................... ................................................................................................................... - Tiêu chuẩn về thời gian:........................................................................... .................................................................................................................. - Các tiêu chuẩn khác (thái độ, hành vi...):................................................. .................................................................................................................. Tổng Giám đốc Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự Phụ lục 4. Mẫu Bản câu hỏi BẢN CÂU HỎI Để thu thập thông tin phục vụ cho công tác phân tích công việc, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty, xin Ông (Bà) vui lòng cung cấp một số thông tin sau: Chức danh công việc:............................................................... Phòng, ban:............................................................................... Nơi làm việc:............................................................................ Chức danh người quản lý trực tiếp:.......................................... Số người dưới quyền (nếu có):................................................. Người thay thế khi vắng mặt (nếu có):..................................... 1. Xin Ông (Bà) mô tả tóm tắt về công việc Ông (Bà) đang thực       hiện................................................................................................................      ....................................................................................................................... 2. Những nhiệm vụ mà Ông (Bà) phải thực hiện trong công việc:     (Xin Ông (Bà) vui lòng ghi cụ thể từng nhiệm vụ, sắp xếp theo thứ tự ưu     tiên giảm dần về mức độ quan trọng và lựa chọn mức độ thường xuyên ghi     vào cột “mức độ thường xuyên”: - Hàng ngày - Hàng quý - Hàng tuần - Hàng năm - Hàng tháng - Khác (xin ghi cụ thể, ví dụ: 6 tháng, 3 năm...)) Stt Nhiệm vụ Mức độ thường xuyên 1 …………………………………………………   ……………………. 2 …………………………………………………   …………………….. 3  ………………………………………………… …………………….  … ………………………………………………… …………………….. 3. Các đối tượng Ông (Bà) có mối quan hệ trong công việc: (Xin Ông (Bà) vui lòng cho biết chức danh công việc của đối tượng, lựa     chọn vai trò của Ông (Bà) trong mối quan hệ: - Quản lý, chỉ đạo - Phối hợp, hợp tác - Kiểm tra, giám sát - Chấp hành - Cố vấn, giúp đỡ - Phục vụ - Đàm phán, thuyết phục - Vai trò khác (Xin ghi cụ thể)) Phạm vi  Chức danh công việc (của đối tượng) Vai trò của Ông (Bà) Trong Công ty …………………………………………… ……………………………………………. …………………………… …………………………… Ngoài Công ty …………………………………………… …………………………………………… ……………………………. ……………………………. 4. Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) đang thực hiện đòi hỏi người lao động     có trình độ đào tạo:     (Xin đánh dấu vào ô tương ứng với phương án lựa chọn).  PTTH  Cao đẳng  Sơ cấp  Đại học  Trung cấp  Trên Đại học 5. Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) đang thực hiện đòi hỏi người lao động     có các kiến thức: (Xin Ông (Bà) vui lòng lựa chọn loại kiến thức và ghi vào cột “kiến thức”     theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ cần thiết, đánh dấu vào cột “mức     độ hiểu biết”. - Kỹ thuật - Luật - Kinh tế - Công nghệ thông tin - Quản lý - Xã hội - Kiến thức khác (Xin ghi cụ thể)) Stt Kiến thức Mức độ hiểu biết Nắm qua Nắm được Nắm chắc Hiểu biết sâu 1 2 .... ................................. ................................. ................................ ............... ............... ............... ................. ................. ................. ................. ................. ................. ..................... ..................... ..................... 6. Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) đang thực hiện đòi hỏi người lao động     có các kỹ năng:     (Xin Ông (Bà) vui lòng lựa chọn loại kỹ năng và ghi vào cột “kỹ năng”     theo thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ cần thiết, đánh dấu vào cột “mức     độ thành thạo”. - Ngoại ngữ - Làm việc nhóm - Tin học - Giải quyết vấn đề - Giao tiếp - Soạn tháo văn bản - Ra quyết định - Kỹ năng khác (Xin ghi cụ thể)) Stt Kỹ năng Mức độ thành thạo Biết qua Sử dụng được Thành thạo Rất thành thạo 1 2 .... ....................... ....................... ....................... ............... ............... ............... ................. ................. ................. ................. ................. ................. ..................... ..................... ..................... 7. Theo Ông (Bà), các khả năng cần thiết đối với người lao động đảm nhận     công việc Ông (Bà) đang thực hiện:     (Xin đánh dấu vào ô lựa tương ứng với phương án lựa chọn).  Sáng tạo  Chịu áp lực trong công việc  Lập kế hoạch  Phân tích, tổng hợp  Lãnh đạo  Xử lý tình huống  Khả năng khác 8. Theo Ông (Bà), người lao động đảm nhận công việc Ông (Bà) đang thực     hiện cần có đặc điểm tính cách:    (Xin đánh dấu vào ô tương ứng với phương án lựa chọn).  Trung thực  Nguyên tắc  Cởi mở, nhiệt tình  Quyết đoán  Bình tĩnh  Khác 9. Theo Ông (Bà), công việc Ông (Bà) đang thực hiện đòi hỏi người lao động     có kinh nghiệm tối thiểu là bao nhiêu năm?.................................................... 10. Xin Ông (Bà) cho biết các loại phương tiện, máy móc, trang thiết bị Ông      (Bà) sử dụng trong quá trình thực hiện công việc:.........................................      ........................................................................................................................ 11. Theo Ông (Bà) yếu tố đặc biệt điều kiện làm việc của Ông (Bà) là:  Không có yếu tố gì đặc biệt  Độ ồn  Nhiệt độ  Điều kiện không khí  Ánh sáng  Các yếu tố khác 12. Theo Ông (Bà), với công việc Ông (Bà) đang thực hiện, kết quả thực hiện công việc của người lao động như thế nào được coi là hoàn thành công việc?.. .......................................................................................................................................................................................................................................................... Xin chân thành cảm ơn Ông (Bà)! Phụ lục 5. Mẫu câu hỏi phỏng vấn 1. Công việc Ông (Bà) đang thực hiện là gì? 2. Ông (Bà) là nhân viên của phòng, ban nào trong Công ty? 3. Trong công việc, Ông (Bà) báo cáo công việc với ai? 4. Ông (Bà) có giám sát, quản lý trực tiếp ai không? Ông (Bà) giám           sát, quản lý trực tiếp bao nhiêu người? (Nếu có) 5. Ông (Bà) có người thay thế khi vắng mặt không? Chức danh công việc           của người đó là gì? (Nếu có) 6. Ông (Bà) hãy mô tả tóm tắt về công việc của mình? 7. Những nhiệm vụ mà Ông (Bà) thực hiện trong công việc là gì? 8. Ông (Bà) thực hiện những nhiệm vụ của mình như thế nào? 9. Điều kiện, hoàn cảnh thực hiện công việc của Ông (Bà) có yếu tố đặc           biệt không? Đó là yếu tố gì? (Nếu có) 10. Ai là người Ông (Bà) có mối quan hệ khi thực hiện công việc? Chức          danh công việc của người đó? Loại quan hệ giữa Ông (Bà) và người đó? 11. Khi thực hiện công việc Ông (Bà) sử dụng phương tiện, máy móc gì? 12. Công việc mà Ông (Bà) đang thực hiện đòi hỏi người lao động có trình             độ như thế nào? Có chuyên môn đào tạo về lĩnh vực gì? 13. Để thực hiện công việc Ông (Bà) đang thực hiện, người lao động cần            có các loại kiến thức gì? Mức độ cần hiểu biết về từng loại kiến thức? 14. Để hoàn thành công việc của mình Ông (Bà) cần sử dụng những kỹ             năng gì? Mức độ thành thạo của từng kỹ năng đó? 15. Công việc của Ông (Bà) yêu cầu người lao động phải có những khả             năng, tố chất gì? 16. Công việc của Ông (Bà) có đòi hỏi người lao động có kinh nghiệm             làm việc không? Bao nhiêu năm? (Nếu có) 17. Để được đánh giá là hoàn thành công việc, kết quả thực hiện công việc            của Ông (Bà) phải như thế nào về khối lượng, chất lượng, thời gian? Phụ lục 6. Bản “mô tả công việc” cho công việc Thư ký Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Thư ký Tổng Giám đốc Mã số công việc: VPTH-05 Phòng/Ban: Văn phòng tổng hợp Nơi làm việc: Hà Nội Báo cáo cho: Chánh Văn phòng, Tổng Giám đốc Số người dười quyền (nếu có): Người thay thế khi vắng mặt (nếu có): Ngạch lương: Ngày áp dụng:..../..../......... Mô tả chung về công việc: Giúp việc hàng ngày cho Tổng Giám đốc, tổ        chức, sắp xếp công việc thường nhật của Tổng Giám đốc, là đầu mối liên        hệ giữa Tổng Giám đốc và các phòng, ban, người lao động trong Công ty. Nhiệm vụ, trách nhiệm - Truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, thông tin của Tổng Giám đốc tới các            phòng, ban, người lao động; - Nhận, kiểm tra thể thức, thẩm quyền ban hành của các tài liệu trình            Tổng Giám đốc ký duyệt, sau đó trình Tổng Giám đốc ký duyệt; - Sắp xếp lịch làm việc hàng ngày cho Tổng Giám đốc; - Thư ký các cuộc họp, hội thảo do Tổng Giám đốc chủ trì; - Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, hội nghị; - Soạn thảo và xử lý văn bản khi được Tổng Giám đốc giao; - Tiếp nhận các cuộc điện thoại, đón, tiếp khách của Tổng Giám đốc,            chuẩn bị tài liệu cho Tổng Giám đốc làm việc với khách; - Quản lý các tài liệu đi, đến văn phòng Công ty cho Tổng Giám đốc,            quản lý, lưu giữ các tài liệu của Tổng Giám đốc; - Thực hiện những nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc giao. Quyền hạn - Đề xuất ý kiến với Tổng Giám đốc để giải quyết công việc hàng ngày; - Có quyền từ chối yêu cầu của khách khi không có lịch làm việc với            Tổng Giám đốc. Các mối quan hệ trong thực hiện công việc - Trong Công ty + Với Tổng Giám đốc: chấp hành mệnh lệnh, phục vụ; + Với người lao động: tiếp nhận, chuyển tải thông tin; + Với Chánh Văn phòng: chịu sự quản lý về mặt tổ chức. - Ngoài Công ty + Với khách, đối tác: tiếp đón, làm việc cùng. Điều kiện làm việc - Môi trường làm việc: Làm việc trong môi trường thuận lợi. - Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6, 8 tiếng/ngày; Sáng thứ 7, 4 tiếng. - Phương tiện, máy móc sử dụng: sử dụng máy vi tính, điện thoại bàn,            máy in, máy Fax, máy photo. Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện - Trình độ đào tạo: tốt nghiệp đại học chuyên ngành kinh tế hoặc truyền           thông hoặc ngoại giao. - Có kiến thức về xã hội, về quản lý hành chính. - Có kỹ năng lập kế hoạch, soạn thảo văn bản, tổ chức sự kiện. - Thành thạo tiếng Anh và tin học văn phòng.     - Có 2 năm kinh nghiệm làm việc. - Có khả năng giao tiếp, làm việc độc lập, chịu sức ép công việc. - Năng động, trung thực và biết lắng nghe. - Có sức khoẻ tốt. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc - Các thông tin truyền đạt giữa Tổng Giám đốc và người lao động phải            đảm bảo sự chính xác, kịp thời; - Lịch làm việc hàng ngày của Tổng Giám đốc phải được xây dựng cụ            thể, rõ ràng, hợp lý; - Nội dung của các báo cáo phải viết đầy đủ, chi tiết, chính xác; - Văn bản của Tổng Giám đốc phải được soạn thảo chính xác, đầy đủ về            nội dung, đúng về thể thức; - Đảm bảo các cuộc họp, hội thảo, hội nghị được tổ chức thành công. - Đảm bảo không mất mát tài liệu hoặc lộ tài liệu mật của Tổng Giám            đốc. Tổng Giám đốc Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự Phụ lục 7. Bản “Mô tả công việc” cho công việc Tuyển dụng nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Nhân viên Tuyển dụng Mã số công việc: TCNS-04 Phòng/Ban: Phòng Tổ chức Nhân sự Nơi làm việc: Hà Nội Báo cáo cho: Trưởng Phòng Tổ chức Nhân sự Số người dười quyền (nếu có): Người thay thế khi vắng mặt (nếu có): Ngạch lương: Ngày áp dụng:..../..../.......... Mô tả chung về công việc: Phụ trách lập kế hoạch, tổ chức thực hiện,         tham gia tuyển dụng người lao động vào các vị trí công việc cần người. Nhiệm vụ, trách nhiệm - Phân tích, tổng hợp nhu cầu tuyển dụng của các phòng, ban; - Lập kế hoạch tuyển dụng, trình Tổng Giám đốc phê duyệt; - Theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch tuyển dụng, tham gia đánh giá            hiệu quả tuyển dụng; - Viết thông báo tuyển mộ nhân sự, thực hiện thông báo trong Công ty,            trên Website Công ty, trên báo viết; - Tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên, tiếp xúc ban đầu với các ứng viên; - Xem xét, phân loại hồ sơ và chọn lọc ứng viên qua hồ sơ; - Thực hiện kế hoạch thi tuyển: Lập danh sách thi, thông báo lịch thi,            tham gia xây dựng đề thi và chấm thi, giám sát quá trình thi, thông báo            danh sách trúng tuyển phỏng vấn; - Tổ chức phỏng vấn, tham dự phỏng vấn, tổng hợp kết quả phỏng vấn; - Kiểm tra, xác minh hồ sơ ứng viên trúng tuyển; - Tổng hợp kết quả tuyển dụng cuối cùng để báo cáo Tổng Giám đốc,            thông báo kết quả trúng tuyển; - Thực hiện các thủ tục giấy tờ về tuyển dụng lao động: Hợp đồng thử            việc, hợp đồng lao động...; - Tham gia quản lý hồ sơ nhân viên. Quyền hạn - Tham gia, hỗ trợ lựa chọn ứng viên. - Đề xuất các phương án tuyển dụng. - Được tham gia xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự. Các mối quan hệ trong thực hiện công việc - Trong Công ty + Với Trưởng Phòng Tổ chức Nhân sự: chấp hành mệnh lệnh, chịu sự               quản lý trực tiếp. + Với các Trưởng phòng, ban và người lao động: phối hợp làm việc. - Ngoài Công ty + Các ứng viên xin việc vào Công ty; + Các tổ chức tư vấn tuyển dụng nhân sự (Nếu có). Điều kiện làm việc - Môi trường làm việc: Môi trường làm việc thuận lợi. - Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6, 8 tiếng/ngày; Sáng thứ 7, 4 tiếng. - Phương tiện, máy móc sử dụng: sử dụng máy vi tính, điện thoại bàn,            máy in, máy photo. Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện - Trình độ đào tạo: Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành quản trị nhân lực,            kinh tế lao động hoặc quản trị kinh doanh. - Có kiến thức tâm lý lao động, kiến thức về luật pháp, kiến thức xã hội. - Có kỹ năng tuyển chọn, phỏng vấn, thành thạo tin học văn phòng. - Có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quan hệ con người. - Có khả năng lập kế hoạch; phân tích, tổng hợp vấn đề; xử lý, giải quyết            tình huống; xét đoán, nhìn nhận con người.   - Có sự am hiểu về các công việc trong Công ty. - Có 1 năm kinh nghiệm làm việc. - Nhiệt tình, cởi mở; năng động, nhanh nhẹn; cẩn thận, có trách nhiệm            trong công việc. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc - Nhu cầu tuyển dụng xác định phải đảm bảo chính xác. - Kế hoạch tuyển dụng cho từng vị trí công việc phải đảm bảo hiệu quả. - Đảm bảo số lượng ứng viên thu hút được trong tuyển mộ. - Đảm bảo sàng lọc chính xác, công bằng các ứng viên qua từng bước            tuyển dụng, đảm bảo tỷ lệ sàng lọc ứng viên qua các bước tuyển dụng. - Đảm bảo tuyển dụng đủ số lượng, đáp ứng chất lượng và thời gian            tuyển dụng theo kế hoạch. Tổng Giám đốc Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự Phụ lục 8. Bản “Mô tả công việc” cho công việc Lễ tân Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC Chức danh công việc: Lễ tân Mã số công việc: VPTH-08 Phòng/Ban:Văn phòng tổng hợp Nơi làm việc: Hà Nội Báo cáo cho: Chánh Văn phòng Số người dười quyền (nếu có): Người thay thế khi vắng mặt (nếu có): Ngạch lương: Ngày áp dụng:..../..../.......... Mô tả chung về công việc: Phụ trách việc tiếp nhận điện thoại, tài liệu,          tiếp đón khách, chấm công. Nhiệm vụ, trách nhiệm - Quản lý và trực tổng đài điện thoại, tiếp nhận các cuộc gọi đến, nối            máy cho các phòng, ban, người lao động liên quan; - Tiếp nhân tài liệu, văn bản giấy tờ từ bên ngoài chuyển đến, vào sổ            theo dõi, chuyển đến người lao động liên quan; - Tiếp đón, hướng dẫn khách đến liên hệ công việc, theo dõi khách ra,            vào phạm vi Công ty; - Chuyển phát nhanh các tài liệu, văn bản của Công ty, fax và nhận fax            đến Công ty; - Chuẩn bị, tổ chức tiếp tân trong các buổi hội họp, tiếp khách, tham gia            lễ tân trong các buổi lễ của Công ty; - Theo dõi thời gian làm việc của người lao động, thực hiện chấm công            người lao động; - Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao. Quyền hạn - Được quyền nhắc nhở người lao động trong Công ty và khách giữ gìn           môi trường làm việc, vệ sinh công sở. - Đưa ra các ý kiến đóng góp của mình. Các mối quan hệ trong thực hiện công việc - Trong Công ty + Với Chánh Văn phòng: chấp hành mệnh lệnh, chịu sự quản lý; + Với người lao động: thông báo thông tin, chuyển tài liệu. - Ngoài Công ty: + Với khách: tiếp đón, chỉ dẫn. Điều kiện làm việc - Môi trường làm việc: Môi trường làm việc thuận lợi. - Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6, 8 tiếng/ngày; Sáng thứ 7, 4 tiếng. - Phương tiện, máy móc sử dụng: sử dụng điện thoại bàn, máy fax, máy           photo. Yêu cầu của công việc đối với người thực hiện - Trình độ đào tạo: có trình độ sơ cấp, trung cấp về nghiệp vụ lễ tân. - Có kỹ năng đối đáp, giao tiếp. - Nắm vững công việc của từng phòng, ban trong Công ty để tư vấn cho            khách. - Có khả năng quan sát. - Lịch sự; thân thiện, cởi mở; nhanh nhẹn; biết lắng nghe. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc - Trả lời khách lịch sự, rõ ràng; xưng hô lễ phép; hướng dẫn khách cụ            thể. - Không ngắt lời khách, phải biết lắng nghe, trả lời đúng trọng tâm. - Cách đối đáp thông minh, ngắn gọn, súc tích. - Có thái độ thoải mái, thân thiện, tôn trọng khách. - Tài liệu phải được đảm bảo chuyển tới đúng người, đúng bộ phận. - Hoàn thành Bảng chấm công hàng tháng của người lao động trong            Công ty. Tổng Giám đốc Trưởng phòng Tổ chức Nhân sự TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. BusinessEdge, Phân tích công việc, giảm thiểu những “tị nạnh”                trong công việc, NXB trẻ, 2006. 2. Nguyễn Hữu Thân, Quản trị Nhân sự, tái bản lần thứ bảy, NXB                Thống Kê, 2006. 3. ThS. Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, Giáo trình                Quản trị Nhân lực, trường Đại học Kinh tế Quốc dân, NXB Lao                Động – Xã Hội, Hà Nội, 2004. 4. TS. Trần Kim Dung, Quản trị Nguồn Nhân lực, tái bản lần thứ sáu,                NXB Thống Kê, 2005. 5. www.businessedge.com.vn 6. www.kienthuckinhte.com.vn 7. www.myopera.com 8. www.youtemplates.com LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập và thực hiện chuyên đề, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các anh chị Phòng Tổ chức Nhân sự, Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS. Em xin cảm ơn sự hướng dẫn của Thạc sỹ Nguyễn Vân Điềm trong thời gian qua. Sinh viên Trần Thị My LỜI CAM ĐOAN Bằng những kiến thức đã được trang bị sau 4 năm học tập tại trường Đại học Kinh tế Quốc dân và những hiểu biết về Công ty Cổ phần Đầu tư PV-INCONESS, cũng như sự cố gắng, nỗ lực của bản thân đi tìm hiểu thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: sách, tạp chí, báo điện tử… em đã hoàn thành chuyên đề nghiên cứu này. Em xin cam đoan em không sao chép chuyên đề từ bất cứ nguồn tài liệu nào, dưới bất kỳ hình thức nào. Mọi trích dẫn trong chuyên đề đều ghi rõ nguồn gốc, tên tác giả. Nếu điều cam đoan trên không đúng sự thật, em xin chịu mọi trách nhiệm. Sinh viên Trần Thị My MỤC LỤC Danh mục bảng biểu Phụ lục Danh mục tài liệu tham khảo DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Cơ cấu lao động phòng Tổ chức Nhân sự……………………………29 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo.................................................38 Bảng 2.3: Bảng cơ cấu lao động theo phòng, ban chức năng…………………..40 Bảng 2.4: Bảng cơ cấu lao động theo độ tuối……………………………………41 Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo giới tính………………………………………..41 Bảng 2.6:Bảng cơ cấu lao động theo lao động trực tiếp và lao động gián tiếp..42 Bảng 2.7: Kết quả hoạt động sản xuất – kinh doanh năm 2007……………….43 Bảng 2.8: Thông báo tuyển mộ..............................................................................58 Bảng 2.9:Bảng thanh toán lương...........................................................................61 Bảng 3.1: Bảng hệ thống các chức danh công việc……………………………...71 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY PV-INCONESS ĐHCĐ HĐQT TGĐ P.TGĐ điều hành kiêm hành chính P.TGĐ ĐTXD P.TGĐ KD P.TGĐ thường trực tại Ninh Bình P.Tài chính Kế toán Văn phòng Tổng hợp P.Tổ chức Nhân sự Phòng Quản lý XD Phòng Vật tư KT Ban Chỉ huy công trường Phòng Kinh doanh 1 Phòng Kinh doanh 2 Ban Giải phóng MB Phòng Bảo vệ Phòng KH Đầu tư VPĐD tại Ninh Bình C.ty TNHH PT vật nuôi & cây trồng Đồng Thái Công ty TNHH Golf Đất Mẹ Công ty CP XD & PT Hạ tầng Đồng Thái Công ty CP Du lịch Quốc tế Đồng Thái VPĐD tại TpHCM Ban Kiểm soát Trợ lý HĐQT Trợ lý, thư ký TGĐ điều hành trực tiếp điều hành gián tiếp kiểm tra, giám sát