Đề tài Hoàn thiện hoạt động nhập khẩu bánh kẹo ở công ty cổ phần Phượng Hoàng

đại, thực hiện các hoạt động Marketing … nhìn chung công ty Phượng Hoàng đã triển khai khá tốt những thuận lợi do phát triển các hệ thống trên mang lại. 1.3.1.6 Sức cạnh tranh và biến động của thị truờng Sức cạnh tranh, và nhu cầu thay đổi của thị trường đòi hỏi công ty Phượng Hoàng phải luôn tìm kiếm sản phẩm mới, ngày càng đáp ứng tốt hơn các nhu cầu thị trường, hoàn thiện các sản phẩm cũ, gia tăng chất lượng phục vụ khách hàng hơn nữa. Yếu tố tác động trực tiếp tới hành vi của người tiêu dùng là giá và chất lượng của hàng hóa, vì vậy Phượng Hoàng luôn quan tâm đặc biệt tới chất lượng của hàng hóa, tìm kiếm các sản phẩm tốt nhất cho người tiêu dùng, công ty coi trọng việc cạnh tranh bằng chất lượng để tạo lập uy tín, thương hiệu của mình. Do vậy trong khâu NCTT công ty luôn cố gắng tìm kiếm các sản phẩm chất lượng cao, hoàn thiện về quy trình nghiệp vụ để giảm chi phí, mang lại cho người tiêu dùng những sản phẩm tốt nhất với giá cả cạnh tranh nhất. Công ty Phượng Hoàng tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập khẩu của mình một cách nghiêm ngặt, do các yếu tố tiêu cực của thị trường như các mặt hàng kém chất lượng được sản xuất gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng như sữa nhiễm Melamin, nước tương bẩn có 3- MCPD những tác động này gây ảnh hưởng nghiêm trọng lòng tin của người tiêu dùng đến các sản phẩm hàng hóa, nghi ngờ chất lượng các sản phẩm của công ty. Trong vụ sữa bị nhiễm Melamin năm 2008, rất nhiều sản phẩm sữa nguyên vật liệu nhập khẩu từ Trung Quốc bị nhiễm Melamin, tuy nhiên các sản phẩm dầu bơ, kẹo Arcor có sữa, kẹo Arcor Frutal, xuất xứ Argentina, Cty Arcor S.A.I.C xuất khẩu, đối tác nhập khẩu của công ty Phượng Hoàng không có Melamin. Ngoài ra còn có các yếu tố khác của nền kinh tế như lạm phát, khủng hoảng và thất nghiệp…ảnh hưởng trực tiếp hạn chế KNNK của công ty cổ phần Phượng Hoàng. 1.3.2 Nhóm nhân tố bên trong 1.3.2.1 Nguồn lực con nguời Nguồn lực con người là vốn quý nhất trong kinh doanh, cơ bản quyết định sự thành công của doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực buôn bán quốc tế đòi hỏi người tham gia phải có một trình độ nhất định thì mới có thể đảm đương, hoàn thành các nhiệm vụ được giao. Là công ty kinh doanh trong lĩnh vực xuất nhập khẩu công ty Phượng Hoàng luôn chú trọng đến trình độ nghiệp vụ của cán bô, nhân viên trong công ty. Chú trọng chất lượng từ khâu tuyển dụng, đến chế độ quản lý, khuyến khích nhân viên làm việc một cách hăng say, nhiệt tình và gắn bó với sự phát triển của công ty. Nguồn lực con người của công ty Phượng Hoàng có thể được khái quát qua bảng trình độ lao động tính đến năm 2010 như sau: Bảng 1.2 Trình độ lao động Công Ty Cổ Phần Phượng Hoàng 2010 STT Trình độ nghiệp vụ Số người Tỷ lệ(%) 1 Trên đại học 2 6.1 2 Đại học 7 20.2 3 Cao đẳng 11 33.3 4 Trung cấp 8 24.2 5 Lao động phổ thông 6 18.2 6 Tổng 33 100 Nguồn: Phòng tổ chức nhân sự Qua bảng trên ta thấy trình độ lao động ở công ty phượng hoàng khá cao, trình độ đại học và trên đại học chiếm 26.3% lao động công ty, cao đẳng chiếm 33.3% ,trung cấp và lao động phổ thông là 42.4%. Cơ cấu lao động như hiện nay là khá phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty, tuy nhiên trong tương lai, để mở rộng lĩnh vực kinh doanh công ty cần tuyển thêm nhân viên có trình đô cao. 1.3.2.2 Nguồn lực tài chính Với số vốn điều lệ là 12500 tr.đồng, quy mô vốn công ty Phượng Hoàng còn khá nhỏ, công ty có huy động thêm để phục vụ cho kinh doanh thông qua việc vay ngân hàng, tuy nhiên mức vay của công ty cũng nhỏ thường là để kịp thời đáp ứng nhu cầu về vốn cho nhập khẩu, tốc độ xoay vòng vốn của công ty khá nhanh, tuy nhiên vẫn còn chưa đủ mạnh dể công ty thực hiện các công cụ marketing mở rộng thị trường, tiến hành nghiên cứu thị trường ,mở rộng mặt hàng kinh doanh. Trong các hoạt động thì công ty chi nhiều nhất cho hai phòng là phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu do Phượng Hoàng đang mở rộng thị trường tiêu thụ, tốn kém trong việc làm thế nào để tăng doanh số cho công ty và đẩy mạnh tăng KNNK. 1.3.2.3 Nguồn lực bên trong (uy tín, thuơng hiệu) Kinh doanh khá lâu năm và có uy tín trên thị trường, các sản phẩm do Phượng Hoàng cung cấp đều là những mặt hàng có chất lượng cao đáp ứng được các nhu cầu của người tiêu dùng. Để có được thành công đó công ty rất kỹ càng trong việc lựa chọn thị trường, tiêu chí đầu tiên của công ty trong lựa chọn đối tác nhập khẩu là các DN làm ăn đứng đắn, các sản phẩm do họ cung cấp đều là các sản phẩm có tiếng trên thị trường thế giới như các hãng Arcor, Meiji , các sản phẩm được người tiêu dùng ưa thích như Hello panda, sô cô la của hãng Meiji. Chính vì vậy trong suốt quá trình kinh doanh công ty Phượng Hoàng không ngừng khẳng định thương hiệu để mọi người biết đến nhiều hơn, trở thành đối tác cung cấp hàng hóa chất lượng cho các siêu thị. Không những vậy công ty cũng luôn giữ uy tín với các đối tác nước ngoài đảm bảo thời hạn thanh toán, làm ăn nghiêm chỉnh, chính vì vậy việc giao dịch với các đối tác này khá thuận lợi, công ty Phượng Hoàng đã thành công trong đàm phán với các đối tác để độc quyền phân phối một số sản phẩm trên thị trường miền bắc như hãng Arcor, Meiji, Và cũng được sự tín nhiệm của một số DN trong nước ủy thác hoạt động XK. Trên đây, chúng ta đã xem xét một số nhân tố chính ảnh hưởng có tính chất quyết định đến hoạt động nhập khẩu của bất cứ một quốc gia nào. Bên cạnh đó cũng còn rất nhiều nhân tố khác. Vì vậy hoạt động nhập khẩu hết sức phức tạp và có mối tác động qua lại tương hỗ với nhiều hoạt động khác trong nền kinh tế. Chương 2 : Thực trạng hoạt động nhập khẩu của Công ty cổ phần Phuợng Hoàng 2.1 Tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty cổ phần Phuợng Hoàng. Bảng 2.1 Tổng Kim Ngạch Xuất Nhập khẩu Đơn vị : triệu đồng Năm KN 2006 2007 2008 2009 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng XK 802 4.4 1136 5.6 685 2.97 0 0 NK 17421 95.6 18156 44.4 22367 97.03 29629 100 XNK 18223 100 19292 100 23052 100 29629 100 Nguồn : Phòng xuất nhập khẩu Qua số liệu cho thấy tình hình XNK của công ty luôn được mở rộng, kim ngạch năm sau cao hơn năm trước. Tuy nhiên chỉ có hoạt động nhập khẩu là tăng trưởng đều, năm 2006 là 17421 tr.đồng, năm 2007 là 19156 tr.đồng, đến năm 2009 tăng lên 29629 tr.đồng, tăng gấp 1.8 lần. Còn hoạt động xuất khẩu tăng trưởng không đều, có giá trị thấp, giá trị xuất khẩu năm 2006 là 802 tr.đồng, 2007 tăng lên 1136 tr.đồng, đến năm 2009 không xuất khẩu. Tình hình này do một số nguyên nhân chủ yếu sau: Hoạt động xuất khẩu của công ty không phải là hoạt động chính của công ty, hoạt động dưới hình thức xuất khẩu ủy thác, phụ thuộc vào việc ký kết được các hợp đồng ủy thác xuất khẩu. Công ty giúp đỡ doanh nghiệp về mặt nghiệp vụ. Hơn nữa do tác động của khủng hoảng kinh tế,việc xuất khẩu gặp nhiều khó khăn, công ty tập trung nguồn lực vào lĩnh vực nhập khẩu,nên năm 2009 công ty tạm ngừng xuất khẩu, sang năm 2010 công ty lại tiếp tục hoạt động này. Còn về KNNK không ngừng tăng do công ty bắt đầu mở rộng thị trường cả về đối tác nhập khẩu, đa dạng mặt hàng, đẩy mạnh tiêu thụ trong nước, sẽ phân tích kỹ hơn ở phần sau đây. 2.1.1 Tình hình nhập khẩu theo thị truờng Trong kinh doanh nói chung và hoạt động nhập khẩu nói riêng, việc tìm kiếm thị trường là vấn đề rất quan trọng, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh được diễn ra liên tục, đạt hiệu quả cao. Kinh doanh vượt ra khỏi phạm vi biên giới quốc gia thì việc nghiên cứu thị trường càng trở nên phức tạp. Trong suốt quá trình kinh doanh, công ty đã không ngừng cố gắng trong việc tìm kiếm và lựa chọn thị trường. Bảng 2.2 Kim ngạch nhập khẩu theo thị trường 2006-2009 Đơn vị: tr.đồng Năm Thị trường 2006 2007 2008 2009 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Tăng (giá trị) Giá trị Tỷ trọng Tăng (giá trị) Giá trị Tỷ trọng Tăng (giá trị) Argentina 8026 46.1 8442 44.1 416 10486 46.89 2044 13894 45.36 3408 Nhật bản 1832 10.5 2258 11.8 426 2477 6.0 219 3451 11.27 974 Singapore 6878 39.5 7281 38.0 403 9068 40.54 1787 10191 33.27 1123 Thái Lan 0 0 552 2.8 552 920 4.11 368 1178 3.84 258 Trung quốc 685 3.9 623 3.2 -62 1253 2.46 630 1915 6.26 662 Tổng 17421 100 19156 100 1735 22367 100 3211 30629 100 8262 Nguồn: Phòng xuất nhập khẩu Qua bảng trên ta thấy hai đối tác chính của công ty là Argentina và Singapore, trong thời gian qua Phượng Hoàng luôn duy trì mối quan hệ với 2 đối tác này thể hiện là KNNK tăng đều qua các năm, Argentina năm 2007 tăng 416 so với 2006, năm 2008/2007 tăng 2044, năm 2009/2008 tăng 3408, Singapore năm 2007/2006 tăng 403 năm 2008/2007 tăng 1787năm 2009/2008 tăng 1123 ngoài ra công ty cũng không ngừng mở rộng tìm kiếm thị trường mới nhằm phong phú nguồn hàng đầu vào, các đối tác mới NK trong những năm gần đây là Thái Lan tuy nhiên KNNK thấp do các sản phẩm ngày tiêu thụ trong nước cũng thấp. KNNK từ Trung Quốc tăng và có KN nhỏ do Phượng Hoàng chủ yếu đặt vỏ hộp từ Trung Quốc để tiết kiệm chi phí và chỉ nhập vỏ hộp đóng hàng chứ không nhập hàng hóa của Trung Quốc . 2.1.2 Tình hình nhập khẩu theo mặt hàng Bảng 2.3 Kim ngạch nhập khẩu theo mặt hàng 2006 – 2009 Đơn vị: tr.đồng Năm Mặt hàng 2006 2007 2008 2009 Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng Bánh 5209 43.04 6548 40.17 10045 44.9 13255 43.27 Kẹo 4253 35.14 5655 34.7 8025 35.9 9085 29.67 Sôcôla 582 4.8 780 4.8 375 1.67 1389 4.5 Mứt, ca cao 425 3.5 650 4.0 778 3.48 1128 3.7 Dầu ngô 315 2.6 435 2.67 328 1.47 945 3.08 Kikkoman 0 0 342 2.1 615 2.75 0 0 Cà chua 0 0 0 0 0 0 292 0.9 Vỏ hộp 985 8.14 1506 9.24 1526 6.8 3517 11.48 Khác 332 2.78 382 2.32 675 3.13 1018 3.41 Tổng 12101 100 16298 100 22367 100 30629 100 Nguồn : Phòng xuất nhập khẩu Qua bảng số liệu trên ta thấy mặt hàng bánh của công ty luôn chiếm tỷ lệ lớn trong tổng kim ngạch nhập khẩu, và giữ mức cao trong tất cả các năm bình quân 42.8%/năm. Nguyên nhân là mặt hàng bánh là đồ ăn nhanh dễ tiêu thụ, chủ yếu là sản phẩm bánh Meiji, Arcor, ngoài ra công ty cũng đang nhập khẩu bánh của Thái Lan, các loại bánh của Meiji được tiêu thụ khá chạy do được trẻ em yêu thích . Mặt hàng có kim ngạch lớn thứ hai là mặt hàng kẹo, chủ yếu là kẹo Arcor, đây là dòng kẹo cao cấp tiêu thụ mạnh vào dịp tết , phục vụ cho các giỏ quà tết, kẹo có kim ngạch tăng qua các năm tuy nhiên tỷ trọng lại có xu hướng giảm do việc tiêu thụ mặt hàng này trong nước tăng chậm, cũng ít có khả năng sử dụng như thức ăn nhanh. Công ty cũng bắt đầu mở rộng danh mục hàng nhập khẩu, có một số mặt hàng có khả năng mở rộng kim ngạch là dầu ngô và nước tương, còn mặt hàng cà chua có mức tiêu thụ chậm. 2.1.3 Hình thức nhập khẩu. Do qui mô công ty Cổ Phần Phượng Hoàng còn nhỏ, dịch vụ kinh doanh chưa đa dạng, nên hình thức nhập khẩu của công ty chủ yếu là nhập khẩu trực tiếp. 100% KNNK của công ty với thực hiện dưới hình thức NK Trực tiếp, trực tiếp giao dịch với đối tác nước ngoài không thông qua trung gian, môi giới. Nhưng khi Phượng Hoàng mở rộng quy mô công ty, NK hàng từ thị trường mới mà không nắm rõ được các thông lệ, luật pháp, môi trường kinh tế … công ty sẽ xem xét đến việc NK ủy thác để hạn chế rủi ro. 2.2 Quá trình tổ chức hoạt động nhập khẩu của Công ty cổ phần Phuợng Hoàng 2.2.1 Nghiên cứu thị trường. Việc nghiên cứu thị trường tại công ty Cổ Phần Phượng Hoàng do hai phòng là phòng kinh doanh và phòng xuất nhập khẩu tiến hành, hai phòng thường xuyên trao đổi thông tin với nhau, hỗ trợ nhau trong công tác nghiên cứu thị trường. Phòng kinh doanh trực tiếp phản ánh nhu cầu, yêu cầu đối với từng mặt hàng mà công ty kinh doanh để phòng xuất nhập khẩu chủ động thực hiện nhập khẩu đảm bảo nguồn hàng cung ứng cho thị trường. Đối với các kế hoạch dài hạn, như nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, có sự tham gia của phối hợp của nhiều phòng. Ban lãnh đạo dựa vào các báo cáo tình hình của thị trường, cũng như tình hình công ty ,xem xét thời điểm thích hợp để tiến hành một số thay đổi của sản phẩm cũ, cũng như nhu cầu đối với sản phẩm mới, có kế hoạch đối với sản phẩm mới, giao công việc cụ thể cho từng phòng ban. Trong công tác nghiên cứu thị trường công ty Cổ Phần Phượng Hoàng tiến hành một cách cẩn thận, bao gồm hai phương diện: 2.2.1.1 Nghiên cứu thị trường trong nước. Công ty Cổ Phần Phượng Hoàng tiến hành việc NCTT trong nước gồm các bước: thu thập thông tin, tổng hợp thông tin, phân tích và rút ra nhận xét về tình hình thị trường trong nước. Một trong những cách thức tiến hành thu thập thông tin mà Phượng Hoàng dùng là thông qua hệ thống kênh phân phối rộng khắp các tỉnh thành, công ty Phượng Hoàng cử giám sát bán hàng tại từng nhà phân phối, có cán bộ quản lý theo khu vực, phản ánh một cách nhanh nhất quan hệ cung cầu thị trường trong nước, tiếp theo là bước tổng hợp, phân tích do P.kinh doanh tiến hành. Căn cứ vào các thông tin thu thập được Phòng Kinh doanh tiến hành phân tích xác định nhu cầu thực tế của thị trường trong nước và các yếu tố có liên quan đến mặt hàng nhập khẩu như dung lượng thị trường, các đối thủ cạnh tranh, sự biến động thị trường, tỷ suất ngoại tệ, giá cả hiện tại trên thị trường … và các chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh mặt hàng đó. Kết quả của phân tích cho phép Công ty lập ra kế hoạch nhập hàng có hiệu quả nhất. Phương pháp này gắn liền với tình hình thực tế, phản ánh được chân thực, tuy nhiên tốn kém thời gian và nhân lực, hạn chế nữa là các giám sát bán hàng không thường xuyên có mặt tại điểm bán hàng được mà dựa trên lượng hàng bán được, cách khắc phục là hỏi thông tin phản ánh lại từ các đại lý, nhà phân phối. Cụ thể khi nghiên cứu thị trường trong nước cán bộ nghiên cứu của công ty tập trung trả lời những câu hỏi sau: Thị trường trong nước cần những mặt hàng gì? Tình hình sản xuất và tiêu thụ mặt hàng đó ra sao? Cần phải xác định được nhu cầu của người tiêu dùng về các mặt hàng một cách cụ thể về quy cách, phẩm chất, kiểu dáng, bao bì, nhãn hiệu, số lượng để nhập khẩu hàng hoá về thoả mãn đúng, đủ, kịp thời những nhu cầu đó. Ngoài ra, cần phải nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh, khả năng sản xuất, tình hình sản xuất của doanh nghiệp trong nước, tình hình nhập khẩu bánh kẹo của các công ty trong nước để biết được mức cung ứng trong nước về mặt hàng bánh kẹo, công ty cũng nghiên cứu tình hình tiêu thụ bánh kẹo người dân, trong bước này công ty Phượng Hoàng không tự tiến hành nghiên cứu một cách cụ thể mà dực vào các báo cáo do một số tổ chức, hay nhà nước công bố, dựac vào thông tin về chỉ số phát triển kinh tế, tình hình lạm phát đưa ra các dự đoán về xu hướng tiêu thụ mặt hàng bánh kẹo. Do vậy, muốn biết được nên kinh doanh nhập khẩu mặt hàng gì với số lượng là bao nhiêu cần phải nghiên cứu tình hình trong nước về sản xuất mặt hàng đó như thế nào. Theo ước tính của Hiệp hội Các nhà sản xuất bánh kẹo Đức, sản lượng bánh kẹo Việt Nam năm 2008 ước khoảng 476.000 tấn, đến năm 2012 sẽ đạt khoảng 706.000 tấn; tổng sản lượng bánh kẹo bán lẻ ở thị trường Việt Nam năm 2008 khoảng 674 triệu USD, năm 2012 sẽ là 1.446 triệu USD, đây là thị trường tiềm năng lớn. Trong đó các đơn vị trong nước chiếm 70% thị phần, 30% thị phần còn lại là nhập khẩu từ Trung Quốc, Thái Lan, Indonesia, Hồng Kông và Malaysia... điều đáng lưu ý là một số sản phẩm nhập khẩu đến nay các doanh nghiệp trong nước vẫn chưa sản xuất được. Đây chính là thị phần mà các doanh nghiệp nhập khẩu bánh kẹo cạnh tranh. 2.2.1.2 Nghiên cứu thị trường nước ngoài. Công ty Phượng Hoàng chia hoạt động nghiên cứu thị trường thành 2 mảng đó là đối với các đối tác truyền thống và đối tác mới, đối với các đối tác truyền thống công ty phải thường xuyên nghiên cứu tình hình biến động của giá cả thế giới, xém xét giá mà nhà xuất khẩu cung cấp cho mình để đưa ra mức giá nhập khẩu phù hợp. Khi nghiên cứu thị trường nước ngoài để tìm đối tác mới công ty Phượng Hoàng thường thu thập các thông tin thông qua tìm kiếm trên internet, qua một số cổng thông tin về xuất, nhập khẩu như alibaba.com, ecvn.com, ttnn.com.vn, ngoaithuong.vn, fita.org, English.itp.ne.jp, europages.net …đây là những website cung cấp thông tin về các nhà nhập khẩu của một số nước, thị trường. Sau khi có được thông tin để có thể liên hệ với nhà xuất khẩu, công ty Phượng Hoàng phải kiểm tra uy tín và mối quan hệ của các đối tác này trong kinh doanh. Công ty Phượng Hoàng còn phải quan tâm đến các điều kiện thương mại chung, những hiệp định, hiệp ước đã ký kết với nước ngoài như: WTO, ASEAN, những hiệp định thương mại đã thỏa thuận giữa hai nước, để là cơ sở cho việc lựa chọn các dối tác. Những nhân tố thuộc môi trường văn hóa, chính trị , luật pháp, kinh tế của nước đối tác để tiến hành giao dịch thuận lợi. 2.2.2 Lập phương án kinh doanh Công ty cổ phần Phượng Hoàng tiến hành lập phương án kinh doanh chủ yếu gồm hai bước xác định giá và xét duyệt phương án kinh doanh, do các đối tác của công ty là bạn hàng quen thuộc, có quan hệ giao dịch từ trước đó. Xác định giá xuất - nhập đối với thị trường có quan hệ giao dịch: Trên cơ sở phân tích quan tâm một cách thích hợp ảnh hưởng của các nhân tố, giá nguyên liệu đầu vào, tình hình phát triển kinh tế để xác định giá nhập của một số mặt hàng, thông thường có thể dựa vào giá chào hàng của các đơn vị cung ứng sản phẩm tương tự, giá nhập khẩu của các năm trước đó có tính đến các thay đổi của sản phẩm và các yếu tố có liên quan để đưa ra một mức giá nhập khẩu hợp lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. Việc xét duyệt phương án kinh doanh tai công ty Cổ Phần Phượng Hoàng được tiến hành như sau: Phòng xuất nhập khẩu lập phương án kinh doanh rồi đưa cho giám đốc xem xét, Giám đốc quyết định có thực hiện phương án kinh doanh không, dựa trên việc xem xét các chỉ tiêu tính toán, xem phương án kinh doanh có lãi không dựa váo các chi phí thực tế mà doanh nghiệp bỏ ra như giá vốn hàng hóa, thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, thuế GTGT, chí phí BH & QLDN, chi phí tài chính …và giá bán dự kiến của sản phẩm, trên cơ sở giá bán của kỳ trước. Nếu có lãi quyết định kinh doanh, việc tính toán chi phí, nếu các chi phí tăng có thể điều chỉnh giá bán tăng, việc gia tăng của các chi phí này phù hợp với tình hình chung của nền kinh tế, tránh trường hợp sử dụng không hiệu quả. 2.2.3 Giao dịch, đàm phán và kí kết hợp đồng 2.2.3.1 Quá trình giao dịch, đàm phán Sau khi thông qua phương án kinh doanh, cán bộ phòng xuất nhập khẩu giao dịch , đàm phán với đối tác nước ngoài. Quá trình đàm phán của công ty Phượng Hoàng gồm bốn giai đoạn: Giai đoạn chuẩn bị: chuẩn bị kỹ các điều khoản giá cả, chất lượng, số lượng, địa điểm thời gian giao hàng… Một số điều khoản có thể áp dụng theo thông lệ của những lần giao dịch trước, áp dụng cho khách hàng quen thuộc, và có giá trị nhỏ. Giai đoạn thảo luận, đề xuất, thỏa thuận. trong các giai đoạn này các bên đi sâu vào nội dung của từng điều khoản giá cả, số lượng, cách thức, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, ưu đãi giảm giá nếu thanh toán trước …trong phương thức giao dịch với đối tác nước ngoài công ty Cổ Phần Phượng Hoàng chủ yếu là giao dịch trực tiếp thông qua thư điện tử, điện tín. Trong quá trình giao dịch đối với các sản phẩm mới công ty yêu cầu gửi hàng mẫu trước thông qua đường hàng không, thời gian gửi hàng có thể mất khoảng hai ngày, các bên sẽ cất giữ hàng mẫu để sau này có cơ sở đối chứng. 2.2.3.2 Ký kết hợp đồng nhập khẩu Theo quy định Luật thương mại 2005 của nước ta quy định: hình thức của hợp đồng phải được ký kết bằng văn bản. Bởi đây là hình thức tốt nhất trong việc bảo vệ quyền lợi của hai bên, nó xác định rõ ràng mọi quyền lợi và nghĩa vụ của bên mua và bên bán, tránh được những hiểu lầm do không thống nhất về quan niệm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho thống kê, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện. Tuy nhiên khi giao dịch với nước ngoài, các bên ký kết với nhau dưới hình thức điện tử, chính vì vậy công ty phải nghiên cứu hình thức tương đương văn bản theo luật pháp nước ta quy định để có thể tiến hành ký kết hợp đồng đảm bảo,tránh tranh chấp có thể xảy ra sau này. Việc ký kết hợp đồng tại công ty Cổ Phần Phượng Hoàng do Giám đốc trực tiếp đảm nhiệm hoặc trưởng Phòng xuất nhập khẩu được Giám đốc uỷ quyền. Sau khi tiến hành đàm phán trong một khoảng thời gian ngắn (thường là 7 ngày) Công ty và đối tác sẽ gửi hợp đồng cho nhau, do một trong hai bên soan thảo,tùy từng trường hợp mà công ty yêu cầu phía bên kia gửi hợp đồng hoặc công ty Phượng Hoàng soạn thảo hợp đồng, nhân viên phòng xuất nhập khẩu sẽ soạn thảo rổi trình cho giám đốc phê duyệt, giám đốc đồng ý, hợp đồng được ký rổi fax cho bên kia. Nếu hợp đồng không thoả mãn đối với một trong hai bên thì hai bên sẽ tiến hành trao đổi lại cho đến khi cả hai bên cùng chấp nhận. Bản hợp đồng thể hiện quan hệ về pháp lý giữa hai bên, sau khi ký kết các bên cần tuân thủ thực hiện hợp đồng . 2.2.4 Thực hiện hợp đồng 2.2.4.1 Xin giấy phép nhập khẩu Theo quy định của luật pháp nước ta tính đến thời điểm hiện nay thì đối với mặt hàng bánh mứt kẹo không thuộc diện các mặt hàng hạn chế, cấm nhập khẩu hay chịu sự quản lý của bộ Công Thương, hay quản lý chuyên ngành – văn bản phụ lục ban kèm nghị định 12/2006/NĐ-CP, như vậy công ty sẽ không cần phải xin giấy phép nhập khẩu. Tuy nhiên trước đó năm 2008 thì theo Quyết định 24/2008/QĐ-BCT ký ngày 1/8/2008 của bộ Công thương có hiệu lực từ ngày 7/9 về việc áp dụng chế độ cấp giấy phép nhập khẩu tự động đối với một số mặt hàng, phụ lục 01 kèm theo thì mặt hàng bánh kẹo công ty Cổ Phần Phượng Hoàng kinh doanh thuộc danh mục hàng hóa nhập khẩu theo chế độ cấp phép tự động điều đó cũng đồng nghĩa với việc công ty phải tiến hành xin GPNK. Việc áp dụng giấy phép tự động này gây không ít khó khăn cho doanh nghiệp nhập khẩu trong việc nhận hàng, tăng thời gian nhận hàng do phải đợi giấy phép để có thể thông quan hàng hóa, theo quy định này thì rất nhiều hàng hóa phải tiến hành xin giấy phép, gây nên ùn tắc trong quá trình thực hiện . Do đó ngày 12 tháng 12 năm 2008 Bộ Công Thương ban hành Thông tư số 17/2008/TT-BCT, theo đó áp dụng GPNK đối với các mặt hàng nước nước hoa, mỹ phẩm, gốm, sứ, thủy tinh, ô tô, xe máy, đồ nội thất...loại bỏ mặt hàng bánh kẹo ra khỏi danh mục áp dụng chế độ cấp phép tự động. 2.2.4.2 Thuê tàu lưu cước Tùy từng hợp đồng ký kết mà công ty giành quyền thuê tàu hay không, tuy nhiên nếu phải thuê tàu, lưu cước thì Công ty Cổ Phần Phượng Hoàng không tiến hành thuê tàu mà thuê các công ty dịch vụ tàu biển thuê tàu để trở hàng hóa cho minh, đồng thời cũng ký luôn với công ty này dịch vụ logistic để họ bốc xếp dỡ hàng, các vấn đề về lưu kho bãi .... cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên nhận uỷ thác thuê tàu và uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác. Có hai loại hợp đồng uỷ thác: Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm. Hợp đồng uỷ thác chuyến. Do công ty Phượng Hoàng thường xuyên nhập khẩu các đơn hàng với giá trị nhỏ, tùy từng lần nhập mà cao nhất cũng chỉ khoảng 3 đến 4 tỷ VNĐ, cộng với mặt hàng mà công ty nhập khẩu đa số dễ vận chuyển nên hình thức ký hợp đồng ủy thác là hợp đồng ủy thác thuê tàu cả năm, như vậy sau khi ký hợp đồng ủy thác thuê tàu công ty được ủy thác sẽ có trách nhiệm tiến hành thuê tàu sao cho phù hợp với từng đơn hàng, do hạn chế về kinh nghiêm cũng như hiểu biết về thị trường tàu biển nên việc ủy thác này cũng tiết kiệm chi phí nhân lực cho công ty. Tuy nhiên công ty Phượng Hoàng cũng cần nghiên cứu tìm hiểu về thị trường tàu, giá cước vận tải của các hãng tàu khác nhau, dựa vào đó tính toán xem giá thuê tàu mình thuê có hợp lý không. 2.2.4.3 Mua bảo hiểm Đối với hàng hóa vận chuyển đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất vì thế chủ hàng nhập khẩu nhất thiết phải mua bảo hiểm cho lô hàng nhâp khẩu của mình. Tùy vào điều kiện về giá hàng hóa theo hợp đồng đã ký kết mà công ty tiến hành mua bảo hiểm, thông thường công ty Phượng Hoàng mua theo giá CIF, các hãng bảo hiểm mà công ty Phượng Hoàng yêu cầu đối tác mua bảo hiểm là Bảo Việt, tập đoàn bảo hiểm dầu khí Petrolimex, yêu cầu như vậy là bởi vì khi mua bảo hiểm trong nước sẽ dễ đòi bồi thường hơn khi xảy ra tổn thất. Theo điều kiện giá CIF, xuất khẩu mua bảo hiểm mọi rủi ro với giá trị là 110% giá trị hợp đồng . Ngoài ra có một số loại bảo hiểm phụ: vỡ, rò, rỉ, mất trộm, ôxi hoá... và bảo hiểm đặc biệt: chiến tranh, đình công, bạo động, dân biến... Việc lựa chọn điều kiện bảo hiểm trên công ty Phượng Hoàng dựa trên 4 căn cứ: Điều khoản hợp đồng. Tính chất hàng hoá. Tính chất bao bì và phương thức xếp hàng. Loại tàu chuyên chở. Tình hình khí hậu thời tiết, chính trị, xã hội... 2.2.4.4 Làm thủ tục hải quan Hiện nay Việt Nam thực hiện hai hình thức thông quan đó là thông quan truyền thống và thông quan điện tử. Do tiến hành thông quan điện tử yêu cầu doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện và hình thức thông quan này vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, còn một số hạn chế như vấn đề kỹ thuật, việc lưu trữ các giấy tờ, hóa đơn.Công ty Phượng Hoàng tiến hành thông quan theo hình thức truyền thống, việc thông quan của công ty được thực hiện như sau: Hàng hóa của công ty được nhập khẩu về cảng biển Hải Phòng hoặc kho hàng bên Gia Lâm. Công ty Phượng Hoàng tiến hành thông quan qua một trong hai hình thức sau: + Mở tờ khai trực tiếp tại Hải Phòng cho hải quan kiểm tra. + Mở tờ khai chuyển tiếp (hàng về Hải Phòng, mở tờ khai ở Hà Nội sau đó chuyển tiếp xuống Hải Phòng và đưa hàng về Hà Nội để kiểm hoá). Khi tàu nhập cảng Công ty Phượng Hoàng tiến hành làm các thủ tục hải quan để trong khoảng thời gian ngắn nhất có thể đưa hàng về kho. Giấy tờ cần thiết hoàn tất thủ tục hải quan gồm: tờ khai hải quan có dấu của Công ty, gửi cùng bộ chứng từ gồm có giấy phép nhập khẩu, hợp đồng ngoại, hoá đơn, vận đơn giao hàng của hãng vận tải, phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết hàng hóa để làm thủ tục nhận hàng. Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan Công ty Phượng Hoàng nhận được thông báo đóng thuế, Công ty luôn có ý thức hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế đúng thời hạn để tránh tình trạng bị phạt do chậm nộp thuế. Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan và nhận được hàng Công ty sẽ vận chuyển hàng về kho tại Hà Nội tiến hành các công việc cần thiết như đóng gói , dán nhãn, kiểm tra chất lượng rồi chờ tiêu thụ. 2.2.4.5 Giao nhận và kiểm tra hàng hoá Theo quy định của Nhà nước về việc giao dịch hàng với tàu, các cơ quan vận tải, ga cảng có trách nhiệm nhận hàng hoá trên các phương tiện vận tải vào ga cảng, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho đơn vị nhập khẩu theo lệnh của đơn vị ngoại thương đã xuất khẩu hàng hoá đó. Thông báo cho các đơn vị nhập khẩu ngày tàu về cảng. Hàng nhập khẩu về qua cửa khẩu sẽ được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình mà tiến hành công việc kiểm tra đó. Nếu phát hiện những tổn thất, thiếu hụt, mất mát hay đổ vỡ cơ quan chức năng sẽ lập biên bản rõ ràng. Người nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên vận đơn thư dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, yêu cầu lập biên bản giám định. Trong quy trình giao nhận hàng công ty Phượng Hoàng cử nhân viên công ty có mặt trực tiếp để tiến hành nhận hàng hóa, khi có nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất, yêu cầu lập biên bản giám định hàng hóa. Các biên bản có thể phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa như sau: -Biên bản kết toán nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC) -Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC) -Biên bản hàng hư hỏng đổ vỡ (Cargo outum report- COR) -Biên bản giám định phẩm chất chất (Survey report of quality) -Biên bản giám định số trọng lượng -Biên bản giám định của công ty bảo hiểm -Thư khiếu nại -Thư dự kháng 2.2.4.6 Làm thủ tục Thanh toán Công ty cổ phần Phượng Hoàng thực hiện thanh toán với hai hình thức là L/C không thể hủy ngang và T/T . Với khách hàng giao dịch những lần đầu công ty thanh toán bằng L/C không thể hủy ngang, điều kiện thanh toán này đảm bảo quyền lợi cho các bên, nhưng tốn kém do chi phí mở L/C. Khi mối quan hệ mua bán lâu dài, các bên có sự tin tưởng lẫn nhau hơn, đối tác thường yêu cầu công ty Phượng Hoàng thanh toán theo hình thức T/T. Đối với MEIJI yêu cầu công ty Phượng Hoàng phải thanh toán trước 100% giá trị đơn hàng, còn Arcor trả trước 20% giá trị đơn hàng, sau khi hàng lên tàu thanh toán nốt 80% còn lại.Vận đơn được chuyển qua đường hàng không. Phương thức này đơn giản nhưng chứa đựng nhiều rủi ro, công ty chỉ thực hiện với các đối tác tin cậy, làm ăn uy tín,đã thực hiện giao dịch nhiều lần. Sau khi thanh toán xong công ty mới nhận chứng từ rồi đi nhận hàng. Hạn chế mà công ty Phượng Hoàng gặp phải khi thanh toán theo phương thức T/T là vấn đề về vốn, do công ty có vốn lưu động còn nhỏ nên để thanh toán trước tiền hàng nhập khẩu công ty phải vay ngân hàng để thanh toán, rủi ro nghiệm trọng hơn nữa là do công ty thẩm định chưa đúng đối tác, dẫn đến các vấn đề phát sinh là tiền hàng đã thanh toán mà bên bán có thể chậm giao hàng, không giao hàng, gây ảnh hưởng không tốt tới việc kinh doanh của công ty, hàng chậm cung cấp ra thị trường, vốn bị ứ đọng, việc khiếu nại tốn kém thời gian, chi phí. Tuy nhiên phương thức này cũng có những ưu điểm đó là: thủ tục thanh toán tương đối đơn giản so với L/C, phí thanh toán bằng T/T cũng thấp hơn nhiều so với mức phí mở L/C. 2.2.4.7 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Vấn đề giải quyết khiếu nại của công ty Phượng Hoàng tuân thủ đúng trình tự giải quyết khiếu nại. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu Phượng Hoàng phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đổ vỡ, thiếu hụt, mất mát thì tiến hành lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi làm mất thời cơ khiếu nại. Đối tượng khiếu nại là người bán nếu hàng hoá có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ. Đối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng hoá bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do người vận tải gây ra. Đối tượng khiếu nại là Công ty bảo hiểm nếu hàng hoá- đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc lỗi của người thứ ba gây nên, nếu những rủi ro này đã được mua bảo hiểm. Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định, COR, ROROPC hay CSC...), hoá đơn, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại Công ty bảo hiểm)... Nếu việc khiếu nại là có sơ sở, chủ hàng xuất khẩu phải giải quyết bằng một trong những phương pháp sau: - Giao hàng còn thiếu. - Giao hàng tốt thay thế hàng kém chất lượng. - Sửa chữa hàng hỏng. - Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá giao vào thời hạn sau đó. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thoả đáng, hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu có thoả thuận trọng tài) hoặc tại toà án. 2.3 Đánh giá hoạt động nhập khẩu của Công ty cổ phần Phuợng Hoàng 2.3.1 Kết quả hoạt động nhập khẩu trong thời gian qua 2.3.1.1 Ưu điểm - Trong tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty lên kế hoạch và phân công giao trách nhiệm cho từng khâu nghiệp vụ, từng phòng ban và cá nhân, Trong đó, bộ phận hoạt động nhập khẩu mà cụ thể là Phòng Xuất nhập khẩu dưới sự chỉ đạo của đồng chí Trưởng phòng đã thực hiện tốt các nghiệp vụ từ đơn giản đến phức tạp trong quan hệ với bạn hàng, hoạt động nhập khẩu diễn ra liên tục, kịp thời tạo ra những nguồn hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Công ty. - Khi giao dịch với các đối tác kinh doanh nước ngoài, ngân hàng, Công ty đã tạo được những mối quan hệ tốt, có độ tin cậy cao, uy tín do thực hiện hợp đồng nhập khẩu một cách nhanh gọn, đúng thủ tục. - Phần lớn các giao dịch với các bạn hàng đều diễn ra bằng hình thức gián tiếp như: bằng fax, điện thoại, thư điện tử nên chi phí giao dịch thấp. - Giá trị mỗi lần nhập thường không quá lớn, việc huy động vốn dễ hơn. - Lựa chọn các đối tác tin cậy cung cấp hàng hóa chất lượng đảm bảo: trong khi một số doanh nghiệp trong nước sản xuất nước tương bẩn chứa tỷ lệ chất gây ung thư 3-MCPD cao hơn rất nhiều lần, qua đợt kiểm tra thì nước tương Kikkoman an toàn. - Kiểm soát tốt chất lượng hàng hóa mình cung cấp: công ty có dây truyền đóng gói hiện đại, rất nhiều các sản phẩm sau khi nhập khẩu về được đóng gói lại bao bì sản phẩm. các sản phẩm này đều được kiểm tra tiêu chuẩn trước khi xuất kho. Công ty đã thực hiện khá tốt việc dán nhãn hàng nhập khẩu của mình, là cơ sở cho người tiêu dùng xác định hàng giả, hàng nhái. - Việc nghiên cứu của thị trường trong nước, Công ty đã thực hiện tương đối tốt, Một số sản phẩm bán ra với số lượng nhiều, khá chạy hàng. Hàng của Công ty nhập về đáp ứng được các yêu cầu tiêu dùng về chất lượng. Thời gian thực hiện nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và chủng loại hàng hóa tương đối phong phú 2.3.1.2 Hạn chế trong hoạt động nhập khẩu - Chưa mở rộng được thị trường và mặt hàng nhập khẩu: Thị trường nhập khẩu chính của công ty Phượng Hoàng là Singapore và Argentina, trong vài năm gần đây Phượng Hoàng cũng công ty chưa mở rộng thêm được sang các thị trường châu Âu mặc dù đã tiến hành nhập khẩu bánh kẹo được hơn 10 năm, thị trường châu Âu được đánh giá là thị trường lớn sản xuất bánh kẹo, sữa cao cấp. Trong khi môi trường trong nước cạnh tranh ngày càng gay gắt, các đối thủ của công ty - Kim ngạch nhập khẩu chưa xứng tầm với khả năng của công ty Phượng Hoàng: kinh doanh nhập khẩu hơn 10 năm nhưng việc mở rộng thị trường nhập khẩu và mặt hàng của công ty Phượng Hoàng còn hạn chế, trong khi các đối thủ cạnh tranh của công ty đã nhanh chóng đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ cung ứng, tăng thêm sự lựa chọn cho người mua, gây sức ép lớn trong cạnh tranh, giảm lượng hàng bán ra của công ty. Việc chỉ tập trung vào một số mặt hàng truyền thống của mình sẽ khiến Phượng Hoàng khó mở rộng được hoặc tăng chậm KNNK trong các năm tiếp theo khi sẽ khó mở rộng sẽ không tận dụng được hết khả năng của công ty . - Thiếu cán bộ nghiệp vụ giỏi, chưa triển khai được một số ứng dụng của TMĐT vào nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu : hải quan điện tử - Hiệu quả của hoạt động nhập khẩu chưa cao - Hình thức nhập khẩu chủ yếu là trực tiếp, công ty phải tự tiến hành các hoạt động nhập khẩu, tự lo chi phí cho các hoạt động, tốn kém nhiều công sức, tự chuẩn bị nguồn vốn cho hoạt động nhập khẩu - Phương thức thanh toán chứa nhiều rủi ro cho mình: do phải thanh toán trước tiền hàng nên công ty phải chuẩn bị sẵn một lượng vốn để có thể nhập khẩu, nếu hàng hóa được giao không đúng về chất lượng, việc điều tra nguyên nhân, xử lý vi phạm tốn kém thời gian, gián đoạn công việc kinh doanh. - Đồng tiền vay thanh toán tiền hàng nhập khẩu là VNĐ , trong khi hiện nay lãi suất VNĐ cao hơn USD, theo các chuyên gia nhận xét thì vay USD có lợi hơn trong ngắn hạn nhưng sợ rủi ro nên công ty vẫn vay VNĐ, chưa có phương án về ngoại tệ cho nhập khẩu, doanh nghiệp bị động. 2.3.2 Nguyên nhân 2.3.2.1 Nguyên nhân Khách quan Do hình thức đào tạo của ta còn mang nặng về lý thuyết, cán bộ nghiệp vụ sau khi đào tạo ít có kinh nghiệm, nên khi tham gia vào buôn bán quốc tế dễ mắc phải những sai lầm -Hệ thống luật pháp đang hoàn thiện nên thường xuyên có thay đổi doanh nghiệp phải tổ chức nhân sự tìm hiểu quy định mới dẫn đến tăng chi phí và tốn kém về thời gian. - Công ty ngày càng phải đối mặt với nhiều đối thủ cạnh tranh do hội nhập, đặc biệt là các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư sản xuất tại Việt Nam. - Lạm phát gia tăng làm hạn chế tiêu dùng bánh kẹo - Nhà nước không khuyến khích nhập khẩu mặt hàng bánh kẹo đắt tiền. 2.3.2.2 Nguyên nhân Chủ quan - Công ty chưa có khả năng đầu tư đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên - Chưa mạnh dạn đẩy mạnh đầu tư phát triển: đầu tư khai thác thị trường mới, sản phẩm mới - Chưa chủ động khắc phục một số điểm yếu và khó khăn trong kinh doanh Chương 3 : Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu ở Công ty cổ phần Phượng Hoàng 3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty cổ phần Phượng Hoàng 3.1.1 Mục tiêu Mục tiêu trước mắt mà doanh nghiệp đã đề ra và phải đạt được trong năm 2010 là: Tổng kim ngạch XNK: 40000 tr.đồng Tổng kim ngạch NK: 38000 tr.đồng Nhập khẩu trực tiếp: 34000 tr.đồng Nhập khẩu liên doanh: 4000 tr.đồng Tổng doanh thu: 48000 tr.đồng Tổng lợi nhuận: 2000 tr.đồng Trong các năm tiếp theo, công ty sẽ chú trọng không ngừng nâng cao kim ngạch xuất nhập khẩu, gia tăng doanh số, lợi nhuận kinh doanh, mở rộng phân phối ra cả ba miền bắc, trung, nam. Phấn đấu đến năm 2015 tổng kim ngạch XNK đạt 80000 tr.đồng, lợi nhuận đạt 10000 tr.đồng. Hoàn thiện hiệu quả của hoạt động nhập khẩu, giảm chi phí tăng tương đối của hoạt động BH&QLDN xuống 5%, tăng doanh thu trung bình 35.7% từ nay đến năm 2015 3.1.1 Phương hướng Thay đổi cơ cấu mặt hàng hợp lý: Vì vậy, chiến lược kinh doanh của Công ty trong tương lai là giữ vững các mặt hàng của hai đối tác quan trọng là Arcor và Meiji, phát triển thêm các mặt hàng bình dân hơn . Bên cạnh đó, tìm kiếm, phát hiện những nhu cầu mới về hàng hoá nảy sinh mà sản xuất trong nước chưa đáp ứng được để có sự bổ sung kịp thời, nắm bắt một cách nhanh chóng thời cơ nhằm thu lợi nhuận cao. Chủ động hơn về nguồn ngoại tệ để tiết kiệm hơn các chi phí về vốn vay, có phương án chuẩn bị ngoại tệ cho nhập khẩu, phòng ngừa các rủi ro về biến động tỷ giá. Đẩy mạnh dịch vụ xuất khẩu ủy thác, tăng thêm lợi nhuận cho công ty. Mở rộng mạng lưới tiêu thụ nhập khẩu bằng cách mở rộng địa bàn ra các tỉnh, vừa đẩy mạnh tiêu thụ hàng nhập khẩu vừa cung cấp được thông tin cơ bản về thị trường. Để từ đó, Công ty có thể nghiên cứu, phân tích lập kế hoạch chính xác, phù hợp. Đây là cơ sở vững chắc để chiếm lĩnh và mở rộng thị trường. Mục tiêu lâu dài của Công ty là mở rộng quy mô kinh doanh với chiến lược cụ thể là đa dạng hoá kinh doanh, đa dạng hoá mặt hàng, xác định rõ mặt hàng chủ lực trong từng thời kỳ, từng giai đoạn cho phù hợp với nhu cầu hiện thời của thị trường, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh doanh trên cơ sở coi trọng hoạt động xuất nhập khẩu, luôn luôn đảm bảo kết hợp chặt chẽ giữa nhu cầu thị trường với tiềm năng của Công ty để có những điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp, từ đó, góp phần vào nội dung yêu cầu tăng trưởng chung của các ngành kinh tế. Tình hình trong nước, tuy mức lạm phát không cao nhưng giá cả hàng hoá không ổn định, quản lý thị trường còn lỏng lẻo, nhu cầu hàng hoá cũng không ổn định. Chính vì vậy, để hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh của Công ty trong thời gian tới, Công ty cần phải có những biện pháp khắc phục khó khăn, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả, cụ thể và thiết thực. 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện hoạt động nhập khẩu ở Công ty cổ phần Phuợng Hoàng 3.2.1 Cải tiến quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng hoá 3.2.1.1 Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường Công ty Phượng Hoàng cần đẩy mạnh hơn nữa công tác nghiên cứu thị trường để có thể mở rộng thị trường nhập khẩu, mở rộng mặt hàng nhập khẩu, hạn chế rủi ro. Để làm được như vậy công ty cần đầu tư tăng cường số lượng cán bộ xuất nhập khẩu, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ , tổ chức đào tạo cán bộ. đẩy mạnh việc tìm kiếm thị trường, sản phẩm mới. Quan tâm và đầu tư một cách thích hợp với hoạt động này. Công tác nghiên cứu này tập trung vào một số điểm sau: quá trình phát triển, các lĩnh vực kinh doanh, khả năng tài chính, uy tín cũng như những điểm mạnh, điểm yếu của đối tác. Đây là điều rất quan trọng bởi vì nó có thể giúp Công ty tránh được làm ăn với những Công ty ma, những trung gian môi giới hoặc những Công ty đang sắp phá sản... Từ đó mà hạn chế được những rủi ro trong kinh doanh. Nghiên cứu tình hình tiêu thụ mặt hàng của doanh nghiệp xuất khẩu đó, xác định nhu cầu người tiêu dùng, khai thác được các sản phẩm vừa đảm bảo chất lượng vừa đáp ứng được nhu cầu người tiêu dùng. Trong quá trình nghiên cứu thị trường trong nước phải xây dựng được cơ cấu hàng hoá nhập khẩu cho phù hợp với nhu cầu sản xuất, tiêu dùng trong nước từ đó có kế hoạch tiến hành nhập khẩu. Do hạn chế về vốn cần xác định rõ thị trường trọng điểm và nắm bắt thời cơ kinh doanh hấp dẫn. 3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán Để hạn chế những rủi ro trong phương thức thanh toán T/T công ty cổ phần Phượng Hoàng cần đánh giá cẩn thận các đối tác trước khi tiến hành thanh toán theo cách này, nên yêu cầu Ngân hàng phát hành thư bảo lãnh cho số tiền ứng trước đó. Có thể tiến hành thanh toán theo phương thức D/P hoặc D/A chỉ thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán khi nhận bộ chứng từ. Trong bước tiến hành đàm phán kiên quyết giữ vững phương thức thanh toán của mình. 3.2.1.3 Đa dạng hóa về hình thức nhập khẩu Đa dạng hình thức nhập khẩu, có thể liên doanh, liên kết nhập khẩu tạo nên sự tương hỗ, chia sẻ các công việc, chi phí và có thể đàm phán phân chia lĩnh vực kinh doanh, giảm bớt sự cạnh tranh không cần thiết đáng có, tạo thế đối trọng so với nhà xuất khẩu. Nếu là doanh nghiệp nhỏ tiến hành mua bán thì sẽ không được hưởng các ưu đãi, có tiếng nói hơn khi tiến hành đàm phán, càng củng cố tốt hơn mối quan hệ mua bán lâu dài và vững chắc,mua bán đảm bảo uy tín, thanh toán đúng hẹn. 3.2.1.4 Hoàn thiện khâu đóng gói chống hàng giả Thực hiện chương trình chống hàng giả thông qua việc nâng cấp bao bì sản phẩm, tổ chức việc tiếp nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau về hàng giả, phối hợp với các cơ quan chức năng phát hiện hàng giả trên thị trường 3.2.2 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên Yếu tố nghiệp vụ là rất quan trọng đặc biệt trong buôn bán quốc tế, việc nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân viên tạo ra sức cạnh tranh cho doanh nghiệp, thực hiện công việc chuyên nghiệp, hiệu quả, tiết kiệm được thời gian chi phí, cán bộ giỏi nghiệp vụ gây ấn tượng tốt tới đối tác trong công việc. Có thể áp dụng một trong các hình thức đào tạo với các chương trình và phương pháp đào tạo phổ biến như: đào tạo tại nơi làm việc, đào tạo ngoài nơi làm, tại các trường, các lớp đào tạo, truyền đạt kinh nghiệm, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, đào tạo tại các trường đại học. 3.2.3 Hạn chế ảnh hưởng tiêu cực do các nguyên nhân khách quan mang lại Chủ động tìm hiểu các quy định mới của nhà nước, tham gia đóng góp ý kiến về các vướng mắc cũng như bất cập của hệ thống chính sách để hoàn thiện theo hướng tự do hóa, bình đẳng. Tổ chức đánh giá các yếu tố khách quan, chủ động nghiên cứu các yếu tố vĩ mô của nền kinh tế… trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp đối phó. 3.2.4 Đầu tư nhiều hơn cho việc triển khai ứng dụng thương mại điện tử Chương trình ký điện tử cho phép các doanh nghiệp ký hợp đồng qua các phương tiện điện tử, để có thể thực hiện ký điện tử doanh nghiệp phải cài phần mềm này. Việc ứng dụng thương mại điện tử tương lại sẽ được thực hiện một cách mạnh mẽ, sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp thời gian và chi phí rất nhiều tuy nhiên doanh nghiệp cũng phải bỏ ra khoản đầu tư ban đầu tương đối lớn, đòi hỏi cán bộ trình độ cao có khả năng sử dụng và hiểu phần mềm, doanh nghiệp phải tự bảo quản dữ liệu của mình an toàn. 3.3 Kiến nghị với nhà nuớc Trong nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước, các hoạt động kinh tế nói chung và hoạt động của nhập khẩu nói riêng đều nằm dưới sự kiểm soát và hướng dẫn của Nhà nước như: Các chính sách của Nhà nước về xuất nhập khẩu có ảnh hưởng rất lớn đến chiến lược, kế hoạch phát triển kinh doanh, mặt hàng nhập khẩu... Để có thể làm tốt công tác nhập khẩu, ngoài sự nỗ lực của chính bản thân Công ty thì Nhà nước cũng cần có những biện pháp, chính sách và cơ chế điều hành cho phù hợp, tạo môi trường cạnh tranh bình đẳng tạo điều kiện cho Công ty phát huy hết thế mạnh của mình. Qua quá trình nghiên cứu em xin đưa ra một số kiến nghị sau: 3.3.1 Hoàn thiện công tác quản lý chất lượng hàng nhập khẩu Công tác quản lý hàng nhập khẩu ở nước ta còn nhiều hạn chế, nhà nước cần phải không ngừng hoàn thiện các chính sách quản lý nhập khẩu theo hướng đảm bảo cạnh tranh bình đẳng, phù hợp với xu thế hội nhập kinh tế quốc tế. Cụ thể đó là hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn chất lượng phù hợp với hệ thống tiêu chuẩn chất lượng quốc tế , hoàn thiện hệ thống thủ tục cấp giấy phép nhập khẩu và các thủ tục hải quan theo hướng minh bạch rõ rang công khai. Trên cơ sở đó nhà nước thường xuyên rà soát những điểm, quy định trong chính sách quản lý nhập khẩu còn chưa phù hợp với thay đổi trong quy trình nghiệp vụ hiện nay và tình hình kinh tế thế giới nói chung. Để tăng cường hiệu quả của công tác quản lý nhà nước về nhập khẩu, cần tăng cường việc kiểm tra sự tuân thủ quy định của tất cả các doanh nghiệp cả các doanh nghiệp trong nước , các nhà nhập khẩu và các nhà đầu tư nước ngoài. Trong đó có quy định về chất lượng sản phẩm, để có thể bảo vệ người tiêu dùng tốt hơn. Có chế tài mạnh đối với doanh nghiệp vi phạm về chất lượng hàng hóa để răn đe hạn chế các vi phạm nếu tái diễn hay mức độ nghiêm trọng có thể cấm kinh doanh các mặt hàng đó. Cần có sự phối hợp giữa các ban ngành trong tiến hành điều tra, kiểm tra, phát hiện các cơ sở kinh doanh hàng giả, hàng kém chất lượng, trừng trị nghiêm minh đối với doanh nghiệp vi phạm, để môi trường cạnh tranh được lành mạnh. Cơ quan chức năng nhà nước nhanh chóng cung cấp thông tin về các doanh nghiệp, sản phẩm vi phạm quy định của nhà nước , đông thời cũng phải nhanh chóng công bố danh sách các doanh nghiệp không vi phạm có liên quan để tránh bị ảnh hưởng đối với các tác động tiêu cực , bình ổn tâm lý của người tiêu dùng. 3.3.2 Hỗ trợ cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp Kinh doanh trong thời buổi kinh tế thị trường thì thông tin là yếu tố rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp một mặt luôn cố gắng, chủ động tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội kinh doanh mới thì nhà nước với cương vị là người quản lý, hỗ trợ nền kinh tế đất nước phải giúp đỡ cung cấp thông tin cho các doanh nghiệp, đặc biệt là trong thương mại quốc tế do những khác biệt về luật pháp, chính sách, phong tục tập quán khoảng cách địa lý bất đồng ngôn ngữ mà việc nghiên cứu thị trường nước ngoài gặp không ít khó khăn. Nhà nước hỗ trợ thông tin cho các doanh nghiệp bằng cách cử các tham tán thương mại ở thị trường nước ngoài thường xuyên báo cáo, cung cấp thông tin về tình hình các nước để các doanh nghiệp hiểu rõ hơn, nắm bắt được nhiều thông tin chuẩn xác. Các vụ hợp tác quốc tế cần đẩy mạnh hơn nữa các quan hệ hợp tác với các nước để từ đó thiết lập quan hệ tìm hiểu, giao lưu buôn bán với nhau. 3.3.3 Hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai thương mại điện tử Công nghệ thông tin phát triển , trong tương lai việc ứng dụng CNTT vào lĩnh vực TMĐT sẽ rất phát triển, hơn nữa hiện nay các nước trên thế giới đã sử dụng rất nhiều các ứng dụng TMĐT vào hoạt động kinh doanh của mình ở nhiều mức độ khác nhau. Đó là việc sử dụng các hình thức như chứng từ điện tử, Hàn Quốc thực hiện toàn bộ các thủ tục hải quan dưới hình thức điện tử, không còn chứng từ trên giấy nữa nên bắt buộc ta phải thực hiện các thủ tục hải quan điện tử. Đó chỉ là một trong những ứng dụng của TMĐT vào lĩnh vực buôn bán quốc tế, lợi ích của nó là rút ngắn thời gian thông quan, giảm hồ sơ giấy tờ, giảm chi phí cho doanh nghiệp . Đến nay ,hầu hết các công việc của quá trình buôn bán quốc tế có thể ứng dụng TMĐT vào, từ việc quảng cáo , cung cấp thông tin tới người mua, người bán, tới việc bán hàng , thực hiện thanh toán qua mạng; tử nghiên cứu tìm hiểu thị trường, đối tác đến quy trình thực hiện nhập khẩu :giao dịch, đàm phán, ký kết… đều có thể thực hiện mà không cần gặp gỡ trực tiếp. Để hỗ trợ các doanh nghiệp nhà nước cần ban hành cơ sở pháp lý thừa nhận giá trị cho các giao dich này, hạ tầng công nghệ để triển khai ứng dụng và đào tạo cán bộ về thương mại điện tử cho các doanh nghiệp. Về cơ sở pháp lý chúng ta đã ban hành khá đầy đủ, còn hai cái sau nhà nước đang triển khai và đã thực hiện được một phần. Nhà nước cần phối hợp với doanh nghiệp để có thể đưa các ứng dụng này phổ biến hơn trong các doanh nghiệp. Kết luận Các doanh nghiệp ngày càng chủ động hơn khi tham gia vào hội nhập kinh tế quốc tế, so với xu thế bảo hộ trước đây thì chính sách,luật pháp của nước ta ngày càng điều chỉnh theo hướng tự do hóa, tạo lập môi trường cạnh tranh kinh doanh bình đẳng. Để có thể đứng vững trong môi trường canh tranh doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới mình, phù hợp với yêu cầu của thị trường. Trong thời gian qua Công ty Cổ Phần Phượng Hoàng luôn cố gắng hoàn thiện mình, xây dựng mô hình công ty năng động, hoạt động có hiệu quả. Luôn coi trọng việc xây dựng uy tín, mối quan hệ lâu dài với các đối tác nước ngoài và các nhà phân phối trong nước, mở rộng mạng lưới phân phối ra các thị trường. Để đảm bảo luôn cung cấp nguồn hàng một cách liên tục công ty đã không ngừng hoàn thiện hoạt động nhập khẩu để có thể trở thành nhà cung cấp bánh kẹo lớn trên cả nước. Tuy nhiên công ty cũng luôn gặp phải những khó khăn do hạn chế về vốn, trình độ cán bộ nghiệp vụ, về sức cạnh tranh của các doanh nghiệp nhập khẩu khác chính vì vậy cán bộ trong công ty luôn cố gắng hết minh hoàn thành các nhiệm vụ, kế hoạch được giám đốc giao. Chính vì vậy với đề tài "Hoàn thiện hoạt động nhập khẩu ở Công ty Cổ Phần Phượng Hoàng” giúp công ty nhìn nhận lại quá trình tổ chức hoạt động nhập khẩu của mình, đánh giá những gì đã đạt được và những gì cần giải quyết trước mắt và những đòi hỏi phải thay đổi trong dài hạn. Với một số đề xuất do tự mình tìm hiểu em mong muốn phần nào đóng góp cho việc hoàn thiện quy trình nhập khẩu của công ty, gia tăng hiệu quả của hoạt động kinh doanh, và ngày càng mở rộng quy mô công ty. Một lần nữa em xin gửi lời cảm ơn trân trọng đến thầy giáo hướng dẫn PGS.TS Đỗ Đức Bình và tập thể cán bộ phòng xuất nhập khẩu Công ty Cổ Phần Phượng Hoàng đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề của mình. TÀI LIỆU THAM KHẢO A.Sách PGS.TS Đỗ Đức Bình (chủ biên) (2004), Giáo trình kinh tế quốc tế, Nxb Lao động – xã hội, Hà Nội. Vũ Hữu Tửu (2007), Giáo trình kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, Nxb Giáo dục, Hà Nội. B.Tài liệu Báo cáo tổng kết hoạt động kinh doanh giai đoạn 2006-2009 của công ty cổ phần Phượng Hoàng Báo cáo tổng kết kim ngạch XNK giai đoạn 2006-2009 của công ty cổ phần Phượng Hoàng Kế hoạch kinh doanh giai đoạn 2010-2015 của công ty cổ phần Phượng Hoàng C.Website