Đề tài Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý công ty vật liệu xây dựng Cẩm Trướng

viÖc cña toµn C«ng ty ®­îc tiÕn hµnh thuËn lîi do Gi¸m ®èc ®· chia c«ng viÖc ra thµnh nhiÒu phÇn. Tr­ëng phßng, Qu¶n ®èc sÏ thay mÆt cho ®¬n vÞ m×nh nhËn phÇn viÖc ®­îc giao vµ xÕp viÖc cho nh©n viªn trong phßng, ph©n x­ëng m×nh. Sau ®ã, Tr­ëng phßng, Qu¶n ®èc ph¶i theo dâi, ®«n ®èc ho¹t ®éng cña c¸c nh©n viªn cña m×nh, ®ång thêi ph¶i n¾m b¾t ®­îc kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c«ng viÖc ®­îc giao. KÕt qu¶ ho¹t ®éng cña mçi ®¬n vÞ ph¶i b¸o c¸o cho Gi¸m ®èc sau mçi kú ho¹t ®éng. * Nh­îc ®iÓm: - C¬ chÕ qu¶n lý cña C«ng ty cßn mang nÆng tÝnh ¸p ®Æt. Gi¸m ®èc lµ ng­êi ra quyÕt ®Þnh mµ kh«ng th«ng qua biÓu quyÕt. Do ®ã, nÕu quyÕt ®Þnh cña Gi¸m ®èc mµ sai lÇm sÏ dÉn ®Õn hËu qu¶ kh«ng l­êng tr­íc ®­îc. - C¬ së s¶n xuÊt cña C«ng ty ph©n t¸n, ®Þa bµn hai c¬ së c¸ch xa nhau, giao th«ng liªn l¹c khã kh¨n. Trong khi ®ã, toµn bé bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty l¹i ®Æt t¹i nhµ m¸y g¹ch tuynel §«ng H­¬ng nªn bÞ h¹n chÕ trong c«ng t¸c chØ ®¹o s¶n xuÊt, khã hç trî nhau khi gÆp khã kh¨n. Ph©n c«ng vµ hiÖp t¸c lao ®éng trong C«ng ty vËt liÖu s¶n xuÊt CÈm Tr­íng. + Ph©n c«ng lao ®éng: Trong C«ng ty, ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc mét c¸ch nhanh chãng vµ ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao, C«ng ty ®· thùc hiÖn ph©n c«ng lao ®éng tøc lµ chia nhá toµn bé c«ng viÖc trong C«ng ty cho tõng phßng, tõng ®éi, tõng ph©n x­ëng. Tõ ®ã, mçi ®¬n vÞ l¹i giao c«ng viÖc cô thÓ cho tõng ng­êi. Lµm nh­ vËy, c«ng viÖc ®­îc tiÕn hµnh mét c¸ch nhanh chãng nh­ng qu¸ tr×nh giao viÖc l¹i ph¶i phï hîp víi tõng ng­êi. §Ó dÔ qu¶n lý, C«ng ty ®· chia toµn bé hÖ thèng qu¶n lý ra lµm nhiÒu chøc n¨ng. ViÖc ph©n c«ng c¸c chøc n¨ng lµ c¨n cø vµo tr×nh ®é chuyªn m«n – kü n¨ng kü s¶o cïng c¸c ®iÒu kiÖn lao ®éng kh¸c cña lao ®éng qu¶n lý. Sau khi nhËn nhiÖm vô, c¸c phßng ban sÏ c¨n cø vµo tr×nh ®é mçi c¸c nh©n trong phßng m×nh ®Ó giao viÖc cho tõng ng­êi sao cho phï hîp víi kh¶ n¨ng cña hä. + HiÖp t¸c lao ®éng: Mçi bé phËn cña C«ng ty ®¶m nhiÖm mét phÇn c«ng viÖc cña xÝ nghiÖp. Nh­ng kÕt qu¶ cuèi cïng lµ sù kÕt hîp tÊt c¶ c¸c kÕt qu¶ cña toµn bé c¸c bé phËn ®ã vµ sù kÕt hîp nµy ®­îc gäi lµ hiÖp t¸c lao ®éng. Ph©n c«ng lao ®éng cµng s©u th× hiÖp t¸c lao ®éng cµng réng. Sù chÆt chÏ cña hiÖp t¸c lao ®éng phô thuéc vµo møc ®é hîp lý cña ph©n c«ng lao ®éng vµ ng­îc l¹i. Thùc tÕ ë C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng ®· ph©n c«ng c«ng viÖc cho mçi phßng ban. §ång thêi trong qu¸ tr×nh lµm viÖc gi÷a c¸c phßng ban lu«n cã mãi liªn hÖ chÆt chÏ víi nhau. Trong tõng phßng lu«n cã ng­êi ®øng ®Çu ®Ó qu¶n lý ®ã lµ Tr­ëng phßng, sau ®ã lµ Phã phßng vµ c¸c nh©n viªn kh¸c. Mçi ng­êi mét viÖc do vËy, c«ng viÖc cña phßng sÏ hoµn thµnh khi tÊt c¶ c¸c nh©n viªn trong phßng hoµn thµnh c«ng viÖc cña m×nh. KÕt qu¶ hoµn thµnh c«ng viÖc cña phßng lµ tæng hîp tÊt c¶ c¸c kÕt qu¶ hoµn thµnh cña c¸c nh©n viªn trong phßng vµ kÕt qu¶ hoµn thµnh c«ng viÖc cña C«ng ty sÏ lµ tæng hîp kÕt qu¶ cña tÊt c¶ c¸c phßng ban. Nh­ vËy, ph©n c«ng vµ hiÖp t¸c lao ®éng cña lao ®éng qu¶n lý trong phßng, g÷a c¸c phßng lµ rÊt cÇn thiÕt. ViÖc hiÖp t¸c lao ®éng gi÷a c¸c phßng ban ë C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng th­êng lµ: trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn viÖc cña m×nh th× bé phËn nµy sö dông kÕt qu¶, tµi liÖu cña bé phËn kia ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch vµ thùc hiÖn nhiÖm vô cña m×nh vµ ng­îc l¹i. 2. KÕt cÊu lao ®éng qu¶n lý trong C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng. Lao ®éng qu¶n lý trong C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng ®­îc ph©n bæ theo b¶ng sau: BiÓu 8: Lao ®éng qu¶n lý trong C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng. Stt Phßng chøc n¨ng N¨m 1997 1998 1999 1 Ban Gi¸m ®èc 4 4 4 2 Phßng tæ chøc hµnh chÝnh 6 6 6 3 Phßng kÕ to¸n tµi vô 9 9 9 4 Phßng kü thuËt vËt t­ 11 11 11 5 Phßng kinh doanh tiªu thô 7 7 7 6 Ph©n x­ëng c¬ ®iÖn tuynel 2 2 2 7 Ph©n x­ëng t¹o h×nh tuynel 3 3 3 8 Ph©n x­ëng nung ®èt tuynel 3 3 3 9 Ph©n x­ëng c¬ ®iÖn §Þnh C«ng 1 1 1 10 Ph©n x­ëng t¹o h×nh §Þnh C«ng 2 2 2 11 Ph©n x­ëng nung ®èt §Þnh C«ng 2 2 2 12 Tæng sè lao ®éng qu¶n lý 50 50 50 13 Tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn 430 430 430 Qua biÓu trªn ta thÊy, sè c¸n bé c«ng nh©n viªn toµn C«ng ty kh«ng cã biÕn ®éng trong 3 n¨m gÇn ®©y tõ n¨m 1997 ®Õn n¨m 1999. Trong ®ã c¬ cÊu lao ®éng còng kh«ng thay ®æi, tæng sè lao ®éng qu¶n lý vÉn gi÷ nguyªn ë møc æn ®Þnh lµ 50 ng­êi. §iÒu ®ã thÓ hiÖn sù æn ®Þnh vÒ mÆt lao ®éng cña C«ng ty. §©y lµ mét yÕu tè quan träng gióp C«ng ty lµm ¨n cã hiÖu qu¶. Còng theo biÓu trªn, ta tÝnh ®­îc tû lÖ lao ®éng qu¶n lý trong toµn C«ng ty lµ 11,6% tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc toµn C«ng ty. Theo nghiªn cøu ë c¸c doanh nghiÖp lµm ¨n cã hiÖu qu¶ th× tû lÖ nµy lµ tõ kho¶ng 9 ®Õn 12%. Nh­ vËy, bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty vËt liªu x©y dùng CÈm Tr­íng cã quy m« phï hîp víi yªu cÇu thùc tÕ (so víi c¸c doanh nghiÖp lµm ¨n cã hiÖu qu¶). Tøc lµ bé m¸y qu¶n lý kh«ng qu¸ cång kÒnh. VÒ mÆt nµy th× ta thÊy phï hîp víi yªu cÇu ®èi víi viÖc x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý. Tuy nhiªn, viÖc bè trÝ lao ®éng qu¶n lý ë C«ng ty l¹i lµ vÊn ®Ò cÇn ph¶i bµn. HiÖn nay, trong bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cã hiÖn t­îng lµm tr¸i ngµnh nghÒ ®­îc ®µo t¹o. §iÒu nµy ®­îc thÓ hiÖn qua biÓu sau: BiÓu 9: C¬ cÊu lao ®éng theo nghÒ – lao ®éng qu¶n lý. Stt NghÒ nghiÖp Sè l­îng(ng­êi) % so víi tæng sè 1 Kinh tÕ tµi chÝnh 17 34 2 Kinh tÕ lao ®éng 4 8 3 Kinh tÕ kÕ ho¹ch 10 20 4 Kü thuËt viªn 11 22 5 Lao ®éng hµnh chÝnh 8 16 6 Lao ®éng qu¶n lý 50 100 §èi chiÕu hai biÓu lµ biÓu 8 vµ biÓu 9 ta cã thÓ d­a ra kÕt luËn nh­ sau: T¹i phßng tæ chøc hµnh chÝnh cã hai ng­êi kh«ng ®­îc ®µo t¹o ngµnh kinh tÕ lao ®éng. T¹i c¸c phßng kh¸c cã hiÖn t­îng lµm tr¸i ngµnh nghÒ ®µo t¹o vÝ dô: Phßng kÕ to¸n tµi vô cã 9 ng­êi trong khi ®ã sè ng­êi ®­îc ®µo t¹o ngµnh kinh tÕ tµi chÝnh lµ 17 ng­êi. Tøc lµ cã 8 ng­êi ®­îc ®µo t¹o ngµnh kinh tÕ tµi chÝnh nh­ng l¹i lµm viÖc trong lÜnh vùc kh¸c cña C«ng ty. §iÒu nµy g©y ra l·ng phÝ chi phÝ qu¶n lý, ch­a phï hîp víi yªu cÇu ®Æt ra ®èi víi bé m¸y qu¶n lý lµ ph¶i cã tÝnh kinh tÕ. Bëi v×, cã nh÷ng ng­êi ®­îc ®µo t¹o ra mµ kh«ng ®­îc c«ng t¸c ®óng chuyªn ngµnh ®µo t¹o th× g©y ra l·ng phÝ c«ng ®µo t¹o mµ l¹i mÊt thêi gian vµ chi phÝ ®µo t¹o l¹i ®Ó hä cã thÓ tiÕp cËn víi c«ng viÖc míi. V× thÕ, chóng lµm tèn chi phÝ qu¶n lý vµ tiªu tèn thêi gian cña C«ng ty. ChÊt l­îng ®éi ngò lao ®éng qu¶n lý cña C«ng ty ®­îc thÓ hiÖn qua biÓu sau: BiÓu 10: ChÊt l­îng ®éi ngò c¸n bé l·nh ®¹o. Stt Chøc danh Tr×nh ®é Tuæi ®êi §H, C®¼ng Trung cÊp S¬ cÊp < 40 40- 45 >45 1 Gi¸m ®èc 1 1 2 P.Gi¸m ®èc 1 2 1 2 3 Tr­ëng phßng 1 3 4 4 Phã phßng 4 4 5 Qu¶n ®èc 5 1 6 6 Tæng sè 3 14 1 16 2 7 Tû träng 16,67% 77,78% 5,56% 88,89% 11,11% Qua biÓu trªn ta thÊy: 88,89% c¸n bé l·nh ®¹o cña C«ng ty ë ®é tuæi 40 –45. §©y lµ ®é tuæi ®· ®ñ chÝn ch¾n cÇn thiÕt, hä cã sù am hiÓu réng r·i vÒ cuéc sèng, n¾m ®­îc t©m lý c«ng nh©n viªn. §©y lµ thêi ®iÓm mµ hä cã thÓ ph¸t huy d­îc hÕt kh¶ n¨ng cña m×nh trong c«ng viÖc. Nh­ vËy, ë C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng cã ®éi ngò c¸n bé l·nh ®¹o cßn kh¸ trÎ, mµ ®éi ngò c¸n bé trÎ th× lu«n n¨ng ®éng, s¸ng t¹o. §iÒu nµy phï hîp víi yªu cÇu khi x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý lµ ph¶i cã tÝnh linh ho¹t. Còng qua biÓu trªn ta thÊy, chØ cã 2 c¸n bé l·nh ®¹o trªn 45 tuæi vµ kh«ng cã ai d­íi 40 tuæi. §iÒu ®ã lµ hîp lý v× C«ng ty míi thµnh lËp l¹i n¨m 1995, cho ®Õn nay míi ®­îc 5 n¨m. Tuy nhiªn viÖc kh«ng cã c¸n bé l·nh ®¹o d­íi 40 tuæi lµ vÊn ®Ò C«ng ty cÇn ph¶i xem xÐt l¹i ®Ó cã kÕ ho¹ch båi d­ìng ®éi ngò c¸n bé trÎ cã n¨ng lùc, tr×nh ®é kÕ cËn vµ tiÕp nhËn c«ng viÖc qu¶n lý ®Ó c«ng viÖc nµy kh«ng bÞ gi¸n ®o¹n. * VÒ tr×nh ®é chuyªn m«n nghiÖp vô: - 16,7% Tr×nh ®é §¹i häc, Cao ®¼ng. - 77,78% Tr×nh ®é Trung cÊp. - 5,56% Tr×nh ®é S¬ cÊp. Tû lÖ Trung cÊp vµ S¬ cÊp trong bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty lµ rÊt cao, do vËy vÊn ®Ò ®µo t¹o n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n lµ rÊt cÇn thiÕt. C«ng ty cÇn cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o c¸n bé qu¶n lý ®Ó gi¶m tû lÖ Trung cÊp vµ xo¸ bá S¬ cÊp. §iÒu ®ã còng cã nghÜa lµ t¨ng ®­îc sè l­îng §¹i häc vµ Cao ®¼ng. 3. KÕt cÊu, chøc n¨ng, nhiÖm vô chñ yÕu cña c¸c phßng ban. a. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh. * Phßng tæ chøc hµnh chÝnh cã chøc n¨ng: - Tham m­u cho Gi¸m ®èc qu¶n lý c«ng t¸c tæ chøc c¸n bé, lao ®éng tiÒn l­¬ng, b¶o hé lao ®éng, b¶o hiÓm x· héi vµ c«ng t¸c b¶o hiÓm x· héi. * NhiÖm vô cña phßng tæ chøc hµnh chÝnh cña C«ng ty: - Thùc hiÖn quy chÕ xÐt tuyÓn, hîp ®ång lao ®éng, kû luËt lao ®éng. - S¾p xÕp tæ chøc s¶n xuÊt, tæ chøc lao ®éng theo ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. - X©y dùng, h­íng dÉn thùc hiÖn ph­¬ng ¸n kiÖn toµn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty phï hîp víi thêi gian, quy m«, tèc ®é ph¸t triÓn cña C«ng ty. - X©y dùng néi quy tæ chøc, chøc n¨ng, quyÒn h¹n, ph¹m vi tr¸ch nhiÖm, mèi quan hÖ lµm viÖc cña cac phßng qu¶n lý, c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt. - Thùc hiÖn gi¶i quyÕt c¸c chÕ ®é chÝnh s¸ch ®èi víi ng­êi lao ®éng vÒ tiÒn l­¬ng vµ c¸c chÕ ®é kh¸c theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc, cña ngµnh vµ cña C«ng ty. - X©y dùng ph­¬ng h­íng, nhiÖm vô, kÕ ho¹ch ®µo t¹o, bæ tóc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, chän cö vµ lµm thñ tôc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn ®i häc tËp t¹i c¸c tr­êng trong n­íc. Tæ chøc gióp ®ì häc sinh, sinh viªn ë c¸c tr­êng göi ®Õn thùc tËp, häc tËp t¹o C«ng ty. - Thùc hiÖn s¾p xÕp l­¬ng, n©ng bËc l­¬ng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn theo ®óng chÕ ®é chÝnh s¸ch ph©n cÊp. - H­íng dÉn theo dâi viÖc thùc hiÖn c¸c chÕ ®é phô cÊp cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. - Phèi hîp cïng c¸c phßng kÕ to¸n, kinh doanh, kü thuËt vµ C«ng ®oµn C«ng ty ®Ó x©y dùng ph­¬ng ¸n sö dông quü C«ng ty, x©y dùng quü ph©n phèi tiÒn th­ëng tõ lîi nhuËn, x©y dùng tho¶ ­íc lao ®éng tËp thÓ, b¶o ®¶m c«ng b»ng, d©n chñ cã hiÖu qu¶ vµ quyÒn lîi cho ng­êi lao ®éng. - X©y dùng kÕ ho¹ch quü tiÒn l­¬ng hµng n¨m cña C«ng ty phï hîp víi kÕ ho¹ch ph¸t triÓn s¶n xuÊt. - X©y dùng néi quy, quy chÕ qu¶n lý c«ng t¸c b¶o hé lao ®éng cña C«ng ty. - Phæ biÕn c¸c chÝnh s¸ch, chÕ ®é, tiªu chuÈn, quy ph¹m vÒ an toµn vµ vÖ sinh lao ®éng cña Nhµ n­íc vµ c¸c néi quy, quy chÕ, chØ thÞ vÒ b¶o hé lao ®éng cña Gi¸m ®èc C«ng ty ®Õn c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc vµ ng­êi lao ®éng. §Ò xuÊt viÖc tæ chøc c¸c ho¹t ®éng tuyªn truyÒn vÒ an toµn vÖ sinh lao ®éng vµ theo dâi, ®«n ®èc viÖc chÊp hµnh. - Phèi hîp víi c¸c ®¬n vÞ kh¸c ®Ó ®iÒu tra, thèng kª c¸c vô tai n¹n trong C«ng ty. - Tæng hîp vµ ®Ò xuÊt víi Gi¸m ®èc C«ng ty gi¶i quyÕt kÞp thêi c¸c ®Ò xuÊt, kiÕn nghÞ cña ®oµn thanh tra, kiÓm tra. - Phèi hîp víi y tÕ C«ng ty vµ c¸c c¬ quan cã chuyªn m«n ®o ®¹c c¸c yÕu tè ®éc h¹i trong m«i tr­êng lao ®éng, theo dâi t×nh h×nh bÖnh tËt, tai n¹n lao ®éng, ®Ò xuÊt víi Gi¸m ®èc biÖn ph¸p qu¶n lý, ch¨m sãc søc khoÎ cho ng­êi lao ®éng. b. Phßng kÕ to¸n tµi vô. * Phßng kÕ to¸n tµi vô: - Lµ mét bé phËn nghiÖp vô cã chøc n¨ng gióp Gi¸m ®èc vÒ toµn bé c«ng t¸c h¹ch to¸n, kÕ to¸n, qu¶n lý vµ x©y dùng c¸c lo¹i vèn, quü, ph©n phèi vµ ph©n phèi l¹i thu nhËp c¸c ®¬n vÞ trong C«ng ty theo quy ®Þnh cña sao cho phï hîp víi ®iÒu kiÖn cô thÓ cña C«ng ty. * NhiÖm vô cña phßng kÕ to¸n tµi vô: - Gióp Gi¸m ®èc viÖc thùc hiÖn, kiÓm tra, kiÓm so¸t b»ng tiÒn mäi ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn nghiÖp vô vµ ®éi xe thuéc C«ng ty, phèi hîp víi c¸c phßng ban cña C«ng ty ®Ó x©y dùng, ®«n ®èc kiÓm tra viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kü thuËt, tµi chÝnh, ph©n bæ c¸c kho¶n tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng cho c¸c bé phËn trong C«ng ty. - X©y dùng kÕ ho¹ch tµi chÝnh cña C«ng ty bao gåm: KÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, vèn cè ®Þnh, khÊu hao tµi s¶n cè ®Þnh, ®Þnh møc vèn l­u ®éng, tÝn dông ng©n hµng, h¹ gi¸ thµnh, ph©n phèi lîi nhuËn, tham gia x©y dùng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, kü thuËt, tµi chÝnh hµng n¨m cña C«ng ty. Thèng kª, b¸o c¸o kÕ ko¹ch tµi chÝnh tr­íc Gi¸m ®èc theo ®Þnh kú. - Gi¸m s¸t toµn bé c«ng t¸c thu chi tµi chÝnh. - Tæ chøc thùc hiÖn c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n chÝnh x¸c, kÞp thêi, hîp lý, hîp lÖ theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ n­íc. - TiÕp nhËn, qu¶n lý, cÊp ph¸t c¸c lo¹i vèn b»ng tiÒn cho c¸c yªu cÇu vÒ b¶o d­ìng m¸y mãc, trang thiÕt bÞ, « t«… - Thùc hiÖn b¸o c¸o nhanh, th­êng xuyªn, hµng ngµy, hµng tuÇn, göi Gi¸m ®èc C«ng ty c¸c sè liÖu kÕ to¸n chñ yÕu, b¸o c¸o ®Þnh kú, ph©n tÝch ho¹t ®éng kinh tÕ tæng hîp 6 th¸ng, n¨m cña C«ng ty. §¸nh gi¸ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh cña toµn C«ng ty. Nghiªn cøu hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n, c«ng t¸c thu håi vèn… Båi d­ìng n©ng cao tr×nh ®é kÕ to¸n cho c¸n bé qu¶n lý vµ kÕ to¸n viªn nh»m n©ng cao chÊt l­îng cña c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n vµ hiÖu qu¶ qu¶n lý kinh tÕ. - Tham gia vµo c«ng viÖc lËp kÕ ho¹ch b¶o hé lao ®éng, tæng hîp vµ cung cÊp kinh phÝ thùc hiÖn kÕ ho¹ch b¶o hé lao ®éng ®Çy ®ñ, ®óng thêi h¹n. - Thùc hiÖn chøc n¨ng tµi vô. c. Phßng kinh doanh tiªu thô. * Phßng kinh doanh tiªu thô cã chøc n¨ng: - Lµm tham m­u cho mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. * NhiÖm vô cña phßng kinh doanh tiªu thô: - ChÞu tr¸ch nhiÖm lËp kÕ ho¹ch s¶n xuÊt, x©y dùng ph­¬ng ¸n vµ ®iÒu ®éng ph­¬ng tiÖn ®¶m b¶o ®¸p øng yªu cÇu vËn chuyÓn g¹ch ngãi, ®¶m b¶o hiÖu qu¶ trong s¶n xuÊt kinh doanh. - Tæ chøc khai th¸c vµ hîp ®ång vËn chuyÓn nguyªn vËt liÖu cho C«ng ty. - Thõa lÖnh Gi¸m ®èc ký kÕt c¸c hîp ®ång vËn chuyÓn. - X©y dùng c¸c hÖ thèng b¸o c¸o vÒ vËn chuyÓn theo quy ®Þnh. - X©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n nh»m më réng thÞ tr­êng tiªu thô s¶n phÈm cña C«ng ty. - Gi¶i quyÕt c¸c v­íng m¾c vÒ hîp ®ång kinh tÕ, tæng hîp vµ l­u tr÷ hå s¬ c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. - Phèi hîp víi c¸c phßng ban kh¸c ®Ó ®­a ra kÕ ko¹ch vËn chuyÓn vËt liÖu x©y dùng nhanh nhÊt tíi tËn ch©n c«ng tr×nh. d. Phßng kü thuËt vËt t­. * Phßng kü thuËt vËt t­ cã chøc n¨ng: - Lµm tham m­u tæng hîp cho mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty vÒ mÆt kü thuËt. * NhiÖm vô cña phßng kü thuËt vËt t­: - Thùc hiÖn c«ng t¸c qu¶n lý vÒ kü thuËt ph­¬ng tiÖn, qu¶n lý tµi s¶n cè ®Þnh cña C«ng ty. - X©y dùng vµ thùc hiÖn c¸c dù ¸n söa ch÷a vµ ®Çu t­ mua s¾m míi trang thiÕt bÞ, m¸y mãc, x©y dùng c¬ b¶n vµ tµi s¶n cè ®Þnh kh¸c. - Qu¶n lý, theo dâi vµ thùc hiÖn c«ng t¸c b¶o d­ìng, söa ch÷a m¸y mãc, ph­¬ng tiÖn vËn t¶i. - Th«ng tin, h­íng dÉn nghiªn cøu øng dông khoa häc kü thuËt vµ c¸c quy tr×nh quy ph¹m vÒ kü thuËt, kinh tÕ. - L­u tr÷ hå s¬, tµi liÖu kü thuËt cña C«ng ty. - Tham gia ®µo t¹o c«ng nh©n kü thuËt cña C«ng ty. - Thùc hiÖn mua b¸n, cÊp ph¸t ®Çy ®ñ kÞp thêi nh÷ng vËt liÖu, dông cô, trang bÞ ph­¬ng tiÖn b¶o hé lao ®éng, ph­¬ng tiÖn kü thuËt phôc vô sù cè s¶n xuÊt cã chÊt l­îng theo kÕ ho¹ch. - Nghiªn cøu c¶i tiÕn trang thiÕt bÞ, hîp lý ho¸ c¸c biÖn ph¸p kü thuËt, vÖ sinh ®Ó ®­a vµo kÕ ko¹ch b¶o hé lao ®éng. H­íng dÉn, gi¸m s¸t thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p kü thuËt an toµn phßng chèng ch¸y næ, c¸c biÖn ph¸p kü thuËt c¶i tiÕn ®iÒu kiÖn lµm viÖc. - Biªn so¹n, söa ®æi bæ sung vµ hoµn thiÖn c¸c quy tr×nh, biÖn ph¸p lµm viÖc an toµn ®èi víi m¸y mãc thiÕt bÞ vµ tõng c«ng viÖc, c¸c ph­¬ng ph¸p øng cøu khi cã sù cè, biªn so¹n tµi liÖu gi¶ng d¹y vÒ an toµn vÖ sinh lao ®éng. - X©y dùng vµ thùc hiÖn kÕ ko¹ch mua s¾m míi trang thiÕt bÞ vÒ c«ng t¸c phßng chèng ch¸y næ trong C«ng ty. 4. §iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý. Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty lµm viÖc tËp trung t¹i nhµ m¸y g¹ch tuynel §«ng H­¬ng. Trong khi ®ã, hai c¬ së c¸ch xa nhau h¬n 30 km, ®©y lµ mét khã kh¨n ®èi víi viÖc qu¶n lý cña C«ng ty. V¨n phßng lµm viÖc cña C«ng ty cho lao ®éng qu¶n lý toµn bé lµ nhµ cÊp IV. §èi víi Gi¸m ®èc vµ c¸c Phã gi¸m ®èc ®Òu cã phßng lµm viÖc riªng, cã c¸c ph­¬ng tiÖn sinh ho¹t nh­ gi­êng, bµn ghÕ tiÕp kÕ kh¸ch, bµn lµm viÖc, tñ ®ùng tµi liÖu… §­îc phôc vô n­íc uèng vµ vÖ sinh phßng. ë c¸c phßng ban chøc n¨ng, mçi ng­êi ®­îc bè trÝ 1 bµn lµm viÖc, diÖn tÝch trung b×nh n¬i lµm viÖc ko¶ng 4 m2/1 ng­êi. TÊt c¶ c¸c Tr­ëng phßng ch­a cã phßng lµm viÖc riªng mµ tËp trung tÊt c¶ vµo mét phßng. V× vËy rÊt bÊt tiÖn khi tiÕp kh¸ch hoÆc giao dÞch víi b¹n hµng. C¸c phßng ban ®­îc bè trÝ gÇn nhau thuËn tiÖn cho viÖc liªn hÖ gi÷a c¸c phßng ban víi nhau. Do ®iÒu kiÖn C«ng ty míi ®­îc thµnh lËp l¹i cho nªn c¬ së vËt chÊt cßn thiÕu thèn. Toµn C«ng ty cã mét m¸y vi tÝnh; mét m¸y fax; 7 m¸y ®iÖn tho¹i h÷u tuyÕn ®­îc ®Æt ë c¸c tr¹m tiªu thô s¶n phÈm vµ hai c¬ së s¶n xuÊt; mét m¸y ®iÖn tho¹i di ®éng trang bÞ cho Gi¸m ®èc. * §iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý. Lµ lao ®éng trÝ ãc nªn trong qu¸ tr×nh lµm viÖc hao phÝ chñ yÕu cña hä lµ hao phÝ trÝ lùc vµ nh÷ng c¨ng th¼ng vÒ thÇn kinh, t©m lý, v× vËy hä cã yªu cÇu riªng vÒ ®iÒu kiÖn lao ®éng. - Mµu s¾c ¸nh s¸ng: C«ng ty b¶o ®¶m ®ñ ¸nh s¸ng cho tÊt c¶ nh÷ng n¬i lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý, mçi phßng ban ®Òu cã tiÕp xóc hai mÆt víi kh«ng gian, cã cöa sæ réng ®Ó tËn dông ¸nh s¸ng tù nhiªn. Trong phßng cã hÖ thèng chiÕu s¸ng b»ng ®Ìn huúnh quang. Ngoµi ra, mµu s¾c trong phßng cßn ®­îc bè trÝ hµi hoµ, hÇu hÕt trong c¸c phßng ®Òu ®­îc quÐt ve mÇu xanh. - VÊn ®Ò tiÕng ån: Ho¹t ®éng lao ®éng trÝ ãc ®ßi hái ph¶i yªn tÜnh tËp trung t­ t­ëng. V× mËt ®é lao ®éng qu¶n lý cña C«ng ty kh¸ cao cho nªn kh«ng tr¸nh khái sù ån µo. MÆt kh¸c, do v¨n phßng ®­îc ®Æt gÇn c¬ së s¶n xuÊt nªn khu v¨n phßng kh«ng tr¸nh khái chÞu ¶nh h­ëng cña tiÕng ån do m¸y mãc g©y ra. - VÊn ®Ò thÈm mü: Do khu lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý toµn bé lµ nhµ cÊp IV cho nªn kh«ng thÓ gäi lµ khang trang ®­îc. Tuy nhiªn, ë ®©y l¹i ®­îc bè trÝ s¹ch sÏ, tho¸ng m¸t. Tr­íc cöa c¸c phßng ban lµ v­ên hoa, xung quanh v­ên hoa lµ 3 d·y nhµ quay mÆt vµo v­ên hoa t¹o thµnh h×nh mãng ngùa. Tuy lµ nhµ cÊp IV nh­ng n¬i héi häp vµ tiÕp kh¸ch ®­îc trang trÝ kh¸ sang träng, t¹o c¶m gi¸c tho¶i m¸i cho lao ®éng qu¶n lý vµ ®èi t¸c mçi khi lµm viÖc. - BÇu kh«ng khÝ t©m lý: BÇu kh«ng khÝ t©m lý lµ yÕu tè ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn kh¶ n¨ng lao ®éng trÝ ãc v× thÕ nã ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ lao ®éng qu¶n lý. Nh×n chung mèi quan hÖ trong C«ng ty gi÷a c¸c nh©n viªn, gi÷a Gi¸m ®èc vµ c¸c nh©n viªn kh¸ th©n mËt, cëi më, kh«ng c¨ng th¼ng. Mäi ng­êi th­êng gióp ®ì nhau hoµn thµnh c«ng viÖc khi cã ng­êi qu¸ bËn hoÆc khi èm ®au. Ng­êi lao ®éng ®­îc an ñi, ®éng viªn khi gia ®×nh cã chuyÖn buån. §Æc biÖt, C«ng ty t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi vµ gióp ®ì tËn t×nh ®èi víi sinh viªn thùc tËp, häc tËp t¹i C«ng ty. B. HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. Qua nh÷ng ph©n tÝch trªn ®©y, b»ng nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc häc ë tr­êng, em cã thÓ ®­a ra nh÷ng ­u, nh­îc ®iÓm chÝnh cña bé m¸y qu¶n lý C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng nh­ sau: * ¦u ®iÓm: - C«ng ty cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®­îc x©y dùng theo m« h×nh trùc tuyÕn chøc n¨ng, m« h×nh nµy phï hîp víi quy m« vµ h×nh thøc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty hiÖn nay. C¸c cÊp qu¶n lý cña C«ng ty phï hîp víi c¬ cÊu s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. §a sè c¸c bé phËn chøc n¨ng thùc hiÖn tèt c«ng viÖc cña m×nh. - ViÖc tæ chøc vµ phôc vô n¬i lµm viÖc cho lao ®éng qu¶n lý ®· chó ý nhiÒu ®Õn sù thuËn tiÖn trong ho¹t ®éng vµ kh«ng t¹o ra chªnh lÖch qu¸ lín gi÷a c¸c bé phËn còng nh­ c¸c lo¹i lao ®éng qu¶n lý. - §iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý ®­îc quan t©m vÒ khÝa c¹nh thÈm mü, ¸nh s¸ng, t¹o ®­îc bÇu kh«ng khÝ t©m lý tÝch cùc. * Nh­îc ®iÓm: - Sè l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c¸c phßng ban cßn ®«ng so víi l­îng c«ng viÖc mµ hä ph¶i ®¶m nhËn. C«ng ty cÇn kh¾c phôc nh­îc ®iÓm nµy, cã thÓ b»ng c¸ch ph©n c«ng c«ng viÖc hîp lý. - ChÊt l­îng lao ®éng qu¶n lý nãi chung ch­a cao. C«ng ty cÇn ph¶i më c¸c líp ®µo t¹o ng¾n h¹n, dµi h¹n, nÕu cÇn th× göi c¸n bé ®i häc t¹i chøc ®Ó n©ng cao nghiÖp vô cho lao ®éng qu¶n lý. - Tõ nh÷ng vÊn ®Ò trªn ®©y, chóng ta thÊy r»ng: C«ng ty cÇn ph¶i hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý cho gän nhÑ, phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, ph¸t huy ®­îc nh÷ng ­u ®iÓm, ®ång thêi dÇn dÇn kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm t¹o ra thÕ m¹nh, v÷ng b­íc ®i lªn. * §¸nh gi¸ chung. HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ®­îc g¾n liÒn víi hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. Mét bé m¸y qu¶n lý lµm viÖc cã hiÖu qu¶ sÏ gãp phÇn rÊt lín vµo kÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Môc tiªu ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty trong nh÷ng n¨m qua lµ tËp trung s¶n xuÊt g¹ch t¹i nhµ m¸y g¹ch tuynel §«ng H­¬ng. So víi nh÷ng yªu cÇu ®èi víi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý th× t¹i C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng ®· ®¹t ®­îc tÝnh tèi ­u. Gi÷a c¸c kh©u, c¸c cÊp qu¶n lý ®Òu thiÕt lËp nh÷ng mèi quan hÖ hîp lý víi sè l­îng cÊp qu¶n lý phï hîp t¹o ra c¬ cÊu qu¶n lý cã tÝnh n¨ng ®éng cao, lu«n ®i s¸t vµ phôc vô s¶n xuÊt. Bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty kh¸ linh ho¹t, nhËy bÐn víi sù thay ®æi cña kinh tÕ thÞ tr­êng, gi¶i quyÕt ®­îc c¸c t×nh huèng x¶y ra trong doanh nghiÖp còng nh­ ngoµi thÞ tr­êng. TÊt c¶ c¸c th«ng tin ®­îc sö dông trong doanh nghiÖp ®Òu cã tÝnh tin cËy cao, nhê ®ã sù ho¹t ®éng vµ phèi hîp gi÷a c¸c bé phËn kh¸ nhÞp nhµng, tuy nhiªn còng kh«ng tr¸nh khái nh÷ng sai sãt. C¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý ch­a ®¹t ®­îc tÝnh kinh tÕ bëi lÏ, t­¬ng quan gi÷a yªu cÇu c«ng viÖc vµ sè l­îng c¸n bé qu¶n lý trong C«ng ty cßn chªnh lÖch kh¸ lín, ®iÒu nµy thÓ hiÖn qua c­êng ®é lao ®éng cña lao ®éng qu¶n lý ch­a cao vµ thêi gian lµm viÖc ng¾n. HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng ®­îc thÓ hiÖn qua mét sè chØ tiªu thÓ hiÖn trong b¶ng sau: (Trang sau) Qua biÓu trªn cho thÊy gi¸ trÞ tæng s¶n l­îng cña C«ng ty gi¶m dÇn theo c¸c n¨m. N¨m 1998 so víi n¨m 1997 gi¶m 421,318 triÖu ®ång t­¬ng ®­¬ng víi 4,6%. §Æc biÖt, n¨m 1999 so víi n¨m 1998 l¹i gi¶m m¹nh h¬n, gi¶m 932,441 triÖu ®ång t­¬ng øng víi 10,7%. Tuy vËy, doanh thu cña C«ng ty vÉn t¨ng qua c¸c n¨m vµ t¨ng m¹nh mÏ lµ tõ n¨m 1998 ®Õn n¨m 1999. §iÒu nµy h¬i tr¸i ng­îc nh­ng cã thÓ ®­îc gi¶i thÝch nh­ sau: Theo cac n¨m, gi¸ vËt liÖu x©y dùng t¨ng, thªm vµo ®ã s¶n l­îng g¹ch s¶n xuÊt ra trong c¸c n¨m 1997, 1998 kh«ng tiªu thô hÕt. §Õn n¨m 1999 th× sè l­îng tån ®äng tõ c¸c n¨m tr­íc vµ s¶n l­îng ®­îc s¶n xuÊt trong n¨m tiªu thô hÕt. DÉn ®Õn tÝnh tr¹ng gi¸ trÞ tæng s¶n l­îng gi¶m nh­ng tæng doanh thu vÉn t¨ng. Lîi nhuËn cña C«ng ty kh«ng ngõng gia t¨ng, ®Æc biÖt lµ n¨m 1998 so víi n¨m 1997, t¨ng 119,164 triÖu ®ång do n¨m 1997 g¹ch s¶n xuÊt ra kh«ng tiªu thu ®­îc. N¨m 1999 so víi n¨m 1998 lîi nhuËn t¨ng 17,803 triÖu ®ång t­¬ng øng víi 13,31% Tæng quü l­¬ng cña C«ng ty còng t¨ng dÇn theo c¸c n¨m trong khi sè l­îng c«ng nh©n kh«ng thay ®æi v× thÕ l­¬ng b×nh qu©n theo ®Çu ng­êi còng t¨ng theo c¸c n¨m. Tuy nhiªn, tèc ®é t¨ng chËm, tõ n¨m 1997 ®Õn n¨m 1999 chØ t¨ng ®­îc 24.000 ®/ng­êi. Tr¸i ng­îc víi doanh thu cña C«ng ty, phÇn nép ng©n s¸ch cña C«ng ty l¹i gi¶m dÇn tõ 1998 ®Õn 1999 vµ møc gi¶m lµ 44,644 triÖu ®ång t­¬ng øng víi 11,34%. Trong khi tõ 1997 ®Õn 1998 nép ng©n s¸ch cña C«ng ty t¨ng 18,1 triÖu ®ång t­¬ng øng víi 4,6%. Nh­ vËy, trong 3 n¨m t­ 1997 ®Õn 1999 th× n¨m 1999 C«ng ty lµm ¨n cã hiÖu qu¶ nhÊt vµ tiÒn l­¬ng c«ng nh©n ngµy mét t¨ng chøng tá C«ng ty lµm ¨n cã hiÖu qu¶. §iÒu nµy cã phÇn kh«ng nhá do C«ng ty cña ®éi ngò lao ®éng qu¶n lý cña C«ng ty. Tæng doanh thu cña C«ng ty t¨ng ®Òu theo c¸c n¨m nh­ng nép ng©n s¸ch l¹i gi¶m chøng tá tÝch luü cña C«ng ty t¨ng ®Ó bï vµo phÇn ®æi míi trang thiÕt bÞ vµ më réng c¬ së s¶n xuÊt. ViÖc lµm ¨n cã hiÖu qu¶ cña C«ng ty cã gãp phÇn ®¸ng kÓ cña bé phËn lao ®éng qu¶n lý. Cã ®­îc thµnh tùu nµy lµ do C«ng ty ®· thùc hiÖn c¸c biÖn ph¸p: - T¨ng c­êng ®Çu t­ c¬ së vËt chÊt kü thuËt vµ sö dông c¸c biÖn ph¸p ®æi míi c«ng nghÖ, ¸p dông c¸c kü thuËt tiªn tiÕn nh»m t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng vµ chÊt l­îng hµng. - T¨ng c­êng kiÓm tra ho¹t ®éng tµi chÝnh tõng bé phËn ®¶m b¶o c¸c quy ®Þnh cña Nhµ n­íc vµ chÝnh s¸ch ®èi víi ng­êi lao ®éng. Tuy nhiªn cßn mét sè nguyªn nh©n lµm ¶nh h­ëng tíi kÕt qu¶ cña ho¹t ®éng qu¶n lý nh­: - KÕt cÊu chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban chøc n¨ng trong C«ng ty. - ViÖc sö dông c¸n bé qu¶n lý sè l­îng vµ chÊt l­îng c¸n bé qu¶n lý ch­a ®­îc phï hîp víi kh¶ n¨ng tõng ng­êi, sè l­îng lao ®éng qu¶n lý tuy nhiÒu nh­ng c«ng viÖc vÉn ch­a hoµn thµnh ®óng tiÕn ®é do ch­a sö dông ®óng ngµnh nghÒ ®µo t¹o. - M«i tr­êng lµm viÖc còng ¶nh h­ëng ®Õn kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña lao ®éng qu¶n lý. PhÇn thø ba. Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng. HiÖn nay, trong c¬ chÕ thÞ tr­êng nhiÒu doanh nghiÖp Nhµ n­íc ho¹t ®éng kÐm hiÖu qu¶ do ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp nµy kh«ng d­îc ®Æt trong m«i tr­êng c¹nh tranh, kh«ng g¾n víi thÞ tr­êng. Tæ chøc bé m¸y trong c¸c doanh nghiÖp kh«ng phï hîp do quan niÖm vÒ së h÷u trong c¸c doanh nghiÖp kh«ng râ rµng. Tr­íc t×nh h×nh ®ã, ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña c¸c doanh nghiÖp, Nhµ n­íc ®· tiÕn hµnh ®æi míi ho¹t ®éng hµng lo¹t doanh nghiÖp b»ng c¸ch thÝ ®iÓm cæ phÇn ho¸ mét sè doanh nghiÖp Nhµ n­íc. KÕt qu¶ lµ, khi ho¹t ®éng ®éc lËp th× doanh nghiÖp l¹i ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao. V× vËy, §¶ng vµ Nhµ n­íc ®· quyÕt ®Þnh chØ gi÷ l¹i mét sè doanh nghiÖp Nhµ n­íc gi÷ vai trß chñ ®¹o cßn l¹i sÏ tiÕn hµnh cæ phÇn ho¸ dÇn c¸c doanh nghiÖp Nhµ n­íc. Lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n­íc trùc thuéc Së x©y dùng Thanh Ho¸, C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng còng ®ang cã kÕ ho¹ch cæ phÇn ho¸ vµ sÏ ®­îc cæ phÇn ho¸ trong thêi gian tíi. Khi chuyÓn sang C«ng ty cæ phÇn th× viÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ cÇn thiÕt vµ hÕt søc quan träng. Tr­íc hÕt ph¶i ®Þnh h×nh ®­îc ho¹t ®éng cña C«ng ty. C«ng ty còng nªn më réng ho¹t ®éng s¶n xuÊt, nh­ng tr­íc hÕt ph¶i kiÓm tra chÊt l­îng trang thiÕt bÞ hiÖn cã trong C«ng ty ®Ó tu söa, b¶o d­ìng t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc ®¸nh gia tµi s¶n - c«ng viÖc ban ®Çu cña qu¸ tr×nh cæ phÇn ho¸ doanh nghiÖp. I. Hoµn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. 1. Nh÷ng yªu cÇu ®¹t ®­îc trong c¶i tiÕn c¬ cÊu tæ chøc. - C¸c ®¬n vÞ qu¶n lý thu gän l¹i nh­ng vÉn ®¶m b¶o phôc vô kÞp thêi cho c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. - Bé m¸y qu¶n lý ®­îc hoµn thiÖn ph¶i n©ng cao ®­îc tÝnh n¨ng ®éng, n©ng cao ®­îc mét sè chØ tiªu cña C«ng ty nh­: T¨ng n¨ng suÊt lao ®éng, tiÕt kiÖm quü l­¬ng… - Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸n bé c«ng nh©n viªn ®­îc x¸c ®Þnh râ rµng tr¸nh ®­îc kh©u trung gian ®Ó khai th¸c tèt h¬n kh¶ n¨ng, tr×nh ®é cña c¸n bé c«ng nh©n viªn trong C«ng ty. 2. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. Trong c¬ chÕ thÞ tr­êng, c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®­îc hoµn thiÖn theo h­íng ngµy cµng thÝch hîp víi môc tiªu vµ nhiÖm vô cña s¶n xuÊt kinh doanh. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®¶m b¶o víi sè l­îng ng­êi, sè ®Çu mèi trong qu¶n lý Ýt nhÊt. Cã nh­ vËy, c«ng viÖc qu¶n lý míi n¨ng ®éng, ®i s¸t vµo phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh. §Ó n©ng cao chÊt l­îng, hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n lý c¸c bé phËn chøc n¨ng, quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng vµ c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô cña mçi bé phËn cÇn ph¶i ®­îc hoµn thiÖn. Qua nghiªn cøu chøc n¨ng, nhiÖm vô ë phÇn thø hai kÕt hîp nghiªn cøu thùc tiÔn ho¹t ®éng cña C«ng ty g¹ch Th¹ch Bµn sau khi chuyÓn sang chuyÓn sang cæ phÇn ho¸ mét phÇn cã thÓ ¸p dông m« h×nh bé m¸y qu¶n lý míi, gän nhÑ h¬n tr­íc khi nhµ m¸y g¹ch tuynel §«ng H­¬ng ®­îc cæ phÇn ho¸ vµo cuèi n¨m 2000. §ång thêi, cã bæ sung thªm chøc n¨ng ho¹t ®éng cña c¸c bé phËn phßng ban cho phï hîp víi ho¹t ®éng cña C«ng ty cæ phÇn. BiÓu 12: M« h×nh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý C«ng ty vËt liªu x©y dùng CÈm Tr­íng sau khi cæ phÇn ho¸. (Trang sau) Ban kiÓm so¸t Héi ®ång qu¶n trÞ Ph©n x­ëng t¹o h×nh Phßng kÕ to¸n tµi vô Phong tæ chøc hµnh chÝnh Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh Phã gi¸m ®èc Phßng kü thuËt vËt t­ Phßng kinh doanh tiªu thô Ph©n x­ëng nung ®èt Ph©n x­ëng c¬ ®iÖn Trong m« h×nh nµy gåm cã: 2.1. Ban kiÓm so¸t: Lµ tæ chøc thay mÆt c¸c cæ ®«ng ®Ó kiÓm so¸t mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, qu¶n trÞ vµ ®iÒu hµnh C«ng ty. - KiÓm so¸t c¸c ho¹t ®éng kinh doanh, kiÓm tra sæ s¸ch kÕ to¸n, c¸c b¸o c¸o, quyÕt to¸n n¨m tµi chÝnh cña C«ng ty vµ kiÕn nghÞ kh¾c phôc nh÷ng sai ph¹m. - §­îc quyÒn yªu cÇu c¸c phßng ban nghiÖp vô cña C«ng ty cung cÊp t×nh h×nh, sè liÖu, tµi liÖu vµ thuyÕt minh c¸c ho¹t ®éng cña C«ng ty. - Tr×nh ®¹i héi cæ ®«ng b¸o c¸o thÈm tra b¶n tæng kÕt n¨m tµi chÝnh. - B¸o c¸o víi ®¹i héi cæ ®«ng vÒ nh÷ng sù kiÖn tµi chÝnh bÊt th­êng, nh÷ng ­u khuyÕt ®iÓm trong qu¶n lý tµi chÝnh cña héi ®ång qu¶n trÞ vµ Gi¸m ®èc theo ý kiÕn ®éc lËp cña m×nh. ChÞu tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n vÒ nh÷ng ®¸nh gi¸ kÕt luËn cña m×nh. - Th«ng b¸o ®Þnh kú t×nh h×nh kÕt qu¶ kiÓm so¸t cho héi ®ång qu¶n trÞ. - Tham dù c¸c cuéc häp héi ®ång qu¶n trÞ ph¸t biÓu ý kiÕn vµ cã kiÕn nghÞ nh­ng kh«ng tham gia biÓu quyÕt. NÕu cã ý kiÕn kh¸c víi quyÕt ®Þnh cña héi ®ång qu¶n trÞ th× cã quyÒn yªu cÇu ghi ý kiÕn cña m×nh vµo biªn b¶n häp vµ trùc tiÕp b¸o c¸o ®¹i héi cæ ®«ng gÇn nhÊt. 2.2. Héi ®ång qu¶n trÞ. - Héi ®ång qu¶n trÞ cã quyÒn nh©n danh C«ng ty quyÕt ®Þnh nh÷ng vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õm môc ®Ých, quyÒn lîi cña C«ng ty phï hîp víi luËt ph¸p, trõ nh÷ng vÊn ®Ò thuéc thÈm quyÒn cña ®¹i héi ®ång cæ ®«ng. - Héi ®ång qu¶n trÞ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc ®¹i héi cæ ®«ng vÒ: + Qu¶n trÞ C«ng ty theo ®iÒu lÖ, nghÞ quyÕt cña ®¹i héi cæ ®«ng vµ tu©n thñ ®óng ph¸p luËt. + Tr×nh ®¹i héi cæ ®«ng quyÕt ®Þnh thµnh lËp hoÆc gi¶i thÓ c¸c chi nh¸nh v¨n phßng ®¹i diÖn, kÕ ho¹ch ph¸t triÓn dµi h¹n cña C«ng ty, huy ®éng vèn t¨ng gi¶m vèn tiÒn tÖ vµ chuyÓn nh­îng cæ phÇn. - Tr×nh ®¹i héi cæ ®«ng c¸c b¸o c¸o ho¹t ®éng cña héi ®ång qu¶n trÞ, kÕt qu¶ kinh doanh, quyÕt to¸n tµi chÝnh hµng n¨m, ph­¬ng ¸n ph©n phèi lîi nhuËn, chia cæ tøc vµ c¸ch thøc sö dông tuú theo quyÕt ®Þnh cña héi ®ång cæ ®«ng. - Bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm Gi¸m ®èc, phã Gi¸m ®èc, KÕ to¸n tr­ëng C«ng ty vµ duyÖt ph­¬ng ¸n tæ chøc bé m¸y vµ nh©n sù c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc. - ChØ ®¹o, bè trÝ vµ gi¸m s¸t viÖc ®iÒu hµnh cña Gi¸m ®èc vµ c¸c chøc danh do héi ®ång qu¶n trÞ trùc tiÕp qu¶n lý. - KiÕn nghÞ bæ sung hoÆc söa ®æi ®iÒu lÖ C«ng ty. - QuyÕt ®Þnh triÖu tËp, chuÈn bÞ néi dung vµ tæ chøc häp héi ®ång cæ ®«ng th­êng kú vµ bÊt th­êng. - QuyÕt ®Þnh tiÒn l­¬ng, th­ëng cho Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc, KÕ to¸n tr­ëng vµ c¸c chøc danh thuéc quyÒn qu¶n lý cña héi ®ång qu¶n trÞ. Tr­êng hîp Chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ kiªm Gi¸m ®èc th× møc l­¬ng vµ th­ëng cña Gi¸m ®èc do héi ®ång cæ ®«ng quy ®Þnh. - QuyÕt ®Þnh mét sè c«ng viÖc kinh doanh thuéc thÈm quyÒn cña héi ®ång qu¶n trÞ theo ®Ò nghÞ cña Gi¸m ®èc. - QuyÕt ®Þnh vÒ quy chÕ tuyÓn dông, cho th«i viÖc nh©n viªn cña C«ng ty phï hîp quy ®Þnh cña ph¸p luËt. QuyÕt ®Þnh khen th­ëng, kû luËt nh©n viªn thuéc quyÒn qu¶n lý cña héi ®ång qu¶n trÞ vµ quyÕt ®Þnh båi th­êng vËt chÊt khi nh©n viªn g©y thiÖt h¹i cho C«ng ty. - Phª duyÖt ph­¬ng ¸n trang bÞ c¬ së vËt chÊt kü thuËt. - QuyÕt ®Þnh ®Çu t­ c¸c dù ¸n ph¸t sinh kh«ng v­ît qu¸ 30% vèn ®iÒu lÖ, thiÕt kÕ vµ quyÕt to¸n c¸c c«ng tr×nh ®Çu t­ ®· th«ng qua ®¹i héi cæ ®«ng. * §øng ®Çu héi ®ång qu¶n trÞ lµ Chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ, lµ ng­êi ®¹i diÖn cho C«ng ty tr­íc ph¸p luËt, cã tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n sau: - TriÖu tËp c¸c cuéc häp cña héi ®ång qu¶n trÞ. - ChuÈn bÞ néi dung, ch­¬ng tr×nh vµ ®iÒu khiÓn c¸c buæi häp ®Ó th¶o luËn vµ biÓu quyÕt c¸c vÊn ®Ò thuéc thÈm quyÒn cña héi ®ång qu¶n trÞ. - LËp ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c vµ ph©n c«ng thµnh viªn thùc hiÖn viÖc kiÓm tra gi¸m s¸t cña C«ng ty. - §­îc uû quyÒn vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ sù uû quyÒn cña m×nh. 2. 3. Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. - §iÒu hµnh vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty theo nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh cña héi ®ång qu¶n trÞ vµ nghÞ quyÕt cña ®¹i héi cæ ®«ng, ®iÒu lÖ C«ng ty vµ tu©n thñ ph¸p luËt. - B¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn, thùc hiÖn theo ph­¬ng ¸n kinh doanh ®· ®­îc héi ®ång qu¶n trÞ phª duyÖt vµ th«ng qua ®¹i héi cæ ®«ng. - X©y dùng vµ tr×nh héi ®ång qu¶n trÞ kÕ ho¹ch dµi h¹n vµ kÕ ho¹ch hµng n¨m. - QuyÕt ®Þnh c¸c biÖn ph¸p tuyªn truyÒn, qu¶ng c¸o, tiÕp thÞ, c¸c biÖn ph¸p khuyÕn khÝch më réng s¶n xuÊt. - §Ò nghÞ héi ®ång qu¶n trÞ bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, khen th­ëng, kû luËt ®èi víi c¸c chøc danh Phã gi¸m ®èc, KÕ to¸n tr­ëng. - QuyÕt ®Þnh bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, khen th­ëng, kû luËt ®èi víi nh÷ng c¸n bé c«ng nh©n d­íi quyÒn. - Ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ theo luËt ®Þnh. - B¸o c¸o tr­íc héi ®ång qu¶n trÞ t×nh h×nh ho¹t ®éng, kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. - §¹i diÖn C«ng ty trong viÖc khëi kiÖn c¸c vô ¸n liªn quan ®Õn quyÒn lîi cña C«ng ty khi ®­îc héi ®ång qu¶n trÞ uû quyÒn b»ng v¨n b¶n. * D­íi Gi¸m ®èc lµ Phã gi¸m ®èc cã nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n sau: - Gióp Gi¸m ®èc gi¶i quyÕt mét sè c«ng viÖc ®­îc Gi¸m ®èc uû quyÒn. - §­îc quyÒn yªu cÇu c¸c bé phËn, c¸c phßng ban chøc n¨ng cung cÊp tµi liÖu, sè liÖu, hå s¬, th«ng tin cÇn thiÕt thuéc lÜnh vùc ®­îc giao. 2.4. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh. Chøc n¨ng chÝnh cña phßng lµ qu¶n lý nh©n sù vµ tiÒn l­¬ng cña C«ng ty. NhiÖm vô cña phßng lµ gióp Gi¸m ®èc nghiªn cøu, chÊp hµnh vµ qu¶n lý qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña toµn C«ng ty, thùc hiÖn c«ng t¸c c¸n bé, lao ®éng, tiÒn l­¬ng, ®µo t¹o, thi ®ua, khen th­ëng theo sù chØ ®¹o cña héi ®ång qu¶n trÞ. 2.5. Phßng kinh doanh tiªu thô. Phßng nµy cã nhiÖm vô liªn hÖ giao dÞch víi nh÷ng ®Þa ®iÓm nhËn hµng. Nh­ vËy, phßng cÇn n¾m v÷ng gi¸ c¶ thÞ tr­êng vµ ph¶i cã ®­îc mét ph¹m vi ®­îc phÐp di chuyÓn gi¸ ®Ó tuú c¬ øng biÕn sao cho më réng ®­îc thÞ tr­êng tiªu thô. 2,6. Phßng kÕ to¸n. Thùc hiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n, thèng kª tµi chÝnh trong C«ng ty, cô thÓ lµ: - LËp vµ qu¶n lý kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, ®«n ®èc chØ ®¹o, h­íng dÉn viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch. - Qu¶n lý c¸c lo¹i vèn, c¸c quü tËp trung cña to¸n C«ng ty. - Tham gia lËp ph­¬ng ¸n ®iÒu hoµ vèn, b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn cña C«ng ty. - Tæng hîp quyÕt to¸n tµi chÝnh toµn C«ng ty vµ b¸o c¸o lªn trªn theo quy ®Þnh. - Tham gia x©y dùng vµ qu¶n lý c¸c møc gi¸ cho C«ng ty. 2.7. Phßng kü thuËt vËt t­. Phßng kü thuËt vËt t­ lµ bé phËn tham m­u tæng hîp cho mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty vÒ mÆt kü thuËt. Phßng cã nhiÖm vô qu¶n lý, mua s¾m, cung cÊp ®Çy ®ñ nh÷ng trang thiÕt bÞ, vËt liÖu, dông cô, trang bÞ ph­¬ng tiÖn b¶o hé lao ®éng cho C«ng ty. II. Hoµn thiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô cña bé m¸y qu¶n lý. §Ó n©ng cao chÊt l­îng, hiÖu qu¶ c«ng t¸c qu¶n lý gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng th× quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng vµ c¸c chøc n¨ng nhiÖm vô trong c¸c bé phËn ph¶i lu«n lu«n ®­îc hoµn thiÖn. Muèn lµm ®­îc viÖc nµy th× ph¶i tiÕn hµnh ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng ®· ®Þnh ®Ó ph¸t hiÖn ra nh÷ng kh©u yÕu trong viÖc ph©n bæ khèi l­îng c«ng t¸c. Trªn c¬ së ®ã, ®¸nh gi¸ sù hîp lý, ®Ò ra c¸c biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn chøc n¨ng. Trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c phßng ban, em thÊy c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô ®ã t­¬ng ®èi hoµn chØnh song em còng m¹nh d¹n xin ®­a ra mét sè ý kiÕn bæ sung thªm nh»m hoµn thiÖn h¬n n÷a chøc n¨ng, nhiÖm vô cña ban Gi¸m ®èc vµ c¸c phßng ban nh­ sau: 1. Ban Gi¸m ®èc. Gi¸m ®èc C«ng ty lµ ng­êi ®øng ®Çu C«ng ty, phô tr¸ch chung c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, ngoµi ra cßn chØ ®¹o trùc tiÕp c¸c phßng ban. QuyÒn h¹n vµ nghÜa vô cña Gi¸m ®èc ®­îc quy ®Þnh râ nh­ sau: + NhËn vèn vµ c¸c nguån lùc kh¸c do Nhµ n­íc giao, giao vèn vµ c¸c nguån lùc kh¸c vÒ c¸c ®¬n vÞ sö dông ®óng môc ®Ých sao cho b¶o ®¶m an toµn vµ ph¸t triÓn ®­îc vèn. + §¹i diÖn cho C«ng ty tr­íc ph¸p luËt vµ c¸c c¬ quan Nhµ n­íc. + Dù kiÕn ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña C«ng ty. + Trùc tiÕp ®iÒu hµnh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. + QuyÕt ®Þnh c¸c vÊn ®Ò vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ®iÒu hµnh C«ng ty. + X©y dùng néi quy, quy ®Þnh, quy chÕ vÒ ho¹t ®éng kinh doanh. Tuy nhiªn, Gi¸m ®èc cÇn nhiÒu thêi gian ®Ó suy nghÜ cho nªn Gi¸m ®èc nªn giao quyÒn cho cÊp d­íi nh­ng kh«ng tõ bá tr¸ch nhiÖm. Gi¸m ®èc C«ng ty nªn phô tr¸ch chung vµ uû quyÒn cho c¸c Phã Gi¸m ®èc theo tõng lÜnh vùc. * C¸c Phã gi¸m ®èc: lµ ng­êi gióp viÖc cho Gi¸m ®èc, thùc hiÖn nhiÖm vô theo tõng lÜnh vùc ®­îc Gi¸m ®èc C«ng ty ph©n c«ng vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Gi¸m ®èc vµ ph¸p lÖnh Nhµ n­íc vÒ lÜnh vùc ®ã. Ngoµi ra, c¸c Phã gi¸m ®èc cßn ®Ò xuÊt víi Gi¸m ®èc C«ng ty vÒ ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña C«ng ty. C¸c Phã gi¸m ®èc cã quyÒn yªu cÇu c¸c ®¬n vÞ thuéc C«ng ty, c¸c phßng ban chøc n¨ng cung cÊp hå s¬, tµi liÖu, th«ng tin cÇn thiÕt thuéc lÜnh vùc ®­îc giao. 2. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh. Lµ bé phËn quan träng n¾m b¾t sè l­îng lao ®éng vµ ph©n c«ng lao ®éng gi÷a c¸c bé phËn, gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn lîi Ých cña ng­êi lao ®éng. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh cã chøc n¨ng, nhiÖm vô chÝnh lµ gi¶i quyÕt c¸c vÊn ®Ò vÒ: + C«ng t¸c tæ chøc c¸n bé. + C«ng t¸c lao ®éng tiÒn l­¬ng. + C«ng t¸c ®µo t¹o vµ ph¸t triÓn nguån nh©n lùc cho C«ng ty. + C«ng t¸c thi ®ua tuyªn truyÒn. 3. Phßng kÕ to¸n tµi vô. Lµ phßng gióp Gi¸m ®èc vÒ toµn bé c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n, thèng kª tµi chÝnh cña C«ng ty. Phßng cã nhiÖm vô: + LËp kÕ ho¹ch thu chi tµi chÝnh, ®«n ®èc, chØ ®¹o thùc hiÖn kÕ ho¹ch. + Qu¶n lý c¸c lo¹i vèn, c¸c quü tËp trung cña C«ng ty. + Tham gia lËp ph­¬ng ¸n ®iÒu hoµ vèn, c¸c quü tËp trung toµn C«ng ty. + Tæng hîp quuÕt to¸n tµi chÝnh toµn C«ng ty vµ b¸o c¸o lªn trªn theo quy ®Þnh. + Tham gia x©y dùng vµ qu¶n lý c¸c møc gi¸ cña C«ng ty. 4. phßng kü thuËt vËt t­. Chøc n¨ng chÝnh cña phßng lµ nghiªn cøu, thiÕt kÕ kü thuËt h­íng dÉn theo dâi vµ gi¸m s¸t quy tr×nh c«ng nghÖ, x©y dùng c¸c ®Þnh møc kü thuËt, ®Þnh møc vµ h¹n møc sö dông vËt t­. NhiÖm vô: Cung cÊp ®Çy ®ñ kÞp thêi trang thiÕt bÞ, vËt t­ cho yªu cÇu cña s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. 5. Phßng kinh doanh tiªu thô. ChÞu tr¸ch nhiÖm ®Çu ra cho s¶n phÈm cña C«ng ty. Mçi c¸n bé cña phßng lµ nh©n tè quyÕt ®Þnh cho viÖc tiªu thô s¶n phÈm cña C«ng ty, ®Ó tõ ®ã cã kinh phÝ chi tr¶ c¸c kho¶n chi phÝ mµ doanh nghiÖp ph¶i bá ra. * ý nghÜa. - Gióp Gi¸m ®èc gi¶m bít ®­îc g¸nh nÆng vÒ khèi l­îng c«ng viÖc ®Ó Gi¸m ®èc cã thêi gian gi¶i quyÕt tèt h¬n phÇn viÖc cña m×nh. - Gióp c¸c Tr­ëng- Phã phßng nhËn thøc ®­îc vai trß, chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh mét c¸ch râ rµng. - Gióp hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y ®¹t ®­îc cao h¬n. - Chøc n¨ng, nhiÖm vô râ rµng cho tõng phßng sÏ t¹o ®­îc niÒm tin vµo c«ng viÖc cña hä, thóc ®Èy hoµn thµnh c«ng viÖc cña C«ng ty m¹nh mÏ h¬n. III. X©y dùng mét sè v¨n b¶n cô thÓ quy ®Þnh tiªu chuÈn cña c¸n bé qu¶n lý c¸c cÊp. 1. Ban l·nh ®¹o C«ng ty. - Ph¶i lµ ng­êi cã phÈm chÊ chÝnh trÞ tèt, trung thµnh víi ®­êng lèi chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc, cã tr×nh ®é lý luËn cao cÊp. - Ph¶i lµ ng­êi ®· tèt nghiÖp §¹i häc hoÆc trªn §¹i häc mét chuyªn ngµnh vÒ ho¸ silÝc-c¸t, ®­îc bæ sung kiÕn thøc qu¶n lý vµ biÕt ngo¹i ng÷. - Lµ ng­êi am hiÓu réng r·i mäi lÜnh vùc m×nh qu¶n lý. Cã kh¶ n¨ng trong l·nh ®¹o, kh¶ n¨ng tæ chøc tèt, kh¶ n¨ng ®oµn kÕt tËp hîp quÇn chóng cao. - Th©m niªn c«ng t¸c trªn 10 n¨m trong lÜnh vùc ho¸ silÝc-c¸t vµ tuæi ®êi kh«ng qu¸ 60. 2. §èi víi c¸n bé phßng ban. - Ph¶i cã phÈm chÊt ®¹o ®øc tèt, trung thµnh víi ®­êng lèi chñ tr­¬ng cña §¶ng vµ Nhµ n­íc. N¾m ®­îc ph­¬ng h­íng ph¸t triÓn cña C«ng ty, cã tr×nh ®é chÝnh trÞ trung cÊp trë lªn. - Ph¶i tèt nghiÖp §¹i häc hoÆc Cao ®¼ng trë lªn. - Cã n¨ng lùc tæ chøc qu¶n lý, ®iÒu hµnh c«ng viÖc. Cã kh¶ n¨ng tËp hîp quÇn chóng, quyÕt ®o¸n, d¸m lµm d¸m chÞu tr¸ch nhiÖm. * T¸c dông: - Gãp phÇn khuyÕn khÝch c¸n bé nh©n viªn trong C«ng ty phÊn ®Êu trong c«ng t¸c vµ häc tËp ®¹t kÕt qu¶ cao. - T¹o c¬ héi cho c¸n bé trÎ cã n¨ng lùc ®¶m nhiÖm nhiÖm vô cña c¸n bé chøc n¨ng cña C«ng ty. - Gãp phÇn ®Ò b¹t c¸n bé qu¶n lý ë c¸c phßng ban mét c¸ch kh¸ch quan vµ c«ng b»ng. - N©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. IV. S¾p xÕp bè trÝ l¹i lao ®éng qu¶n lý ë c¸c phßng ban chøc n¨ng, b¶o ®¶m n©ng cao hiÖu lùc cña bé m¸y qu¶n lý . ViÖc x¸c ®Þnh ®óng vÒ sè l­îng biªn chÕ lµ mét viÖc lµm hÕt søc khã kh¨n nh­ng thùc sù cÇn thiÕt ®èi víi C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng nãi riªng vµ tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp nãi chng. Muèn lµm ®­îc viÖc nµy ph¶i c¨n cø vµo nhiÒu néi dung ®Ó x¸c ®Þnh. Qua kh¶o s¸t, ph©n tÝch ë phÇn thø hai ta thÊy: Khèi l­îng c«ng viÖc ë C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng kh«ng lín nh­ng do chÊt l­îng ®éi ngò lao ®éng qu¶n lý ch­a cao cho nªn nh÷ng c«ng viÖc phøc t¹p ph¶i chia nhá ra nhiÒu kh©u kh«ng cÇn thiÕt, v× thÕ g©y ra l·ng phÝ thêi gian, bé m¸y qu¶n lý kh«ng gän nhÑ. §Ó kh¾c phôc t×nh tr¹ng nµy, C«ng ty nªn cã kÕ ho¹ch ®µo t¹o l¹i, tuyÓn chän nh÷ng ng­êi cã chuyªn m«n cao, s¾p xÕp bè trÝ c«ng viÖc trong tõng phßng ban theo biÓu sau: BiÓu 13: S¾p xÕp biªn chÕ míi Stt Phßng chøc n¨ng Biªn chÕ cò Biªn chÕ míi 1 Phßng tæ chøc hµnh chÝnh 6 4 2 Phßng kÕ to¸n tµi vô 9 6 3 Phßng kü thuËt vËt t­ 11 8 4 Phßng kinh doanh tiªu thô 7 10 5 Ph©n x­ëng t¹o h×nh 5 3 6 Ph©n x­ëng c¬ ®iÖn 3 2 7 Ph©n x­ëng nung ®èt 5 3 8 Tæng sè 46 36 Sau khi s¾p xÕp bè trÝ l¹i biªn chÕ cña C«ng ty th× bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cßn 40 ng­êi trong ®ã bao gåm 4 ng­êi trong ban Gi¸m ®èc. Phßng tæ chøc cßn 4 ng­êi trong ®ã cã 1 Tr­ëng phßng, 1 phã phßng vµ 2 nh©n viªn. Phßng kÕ to¸n tµi vô cßn 6 ng­êi trong ®ã cã 1 KÕ to¸n tr­ëng, 1 Phã phßng, 1 kÕ to¸n tæng hîp, 2 kÕ to¸n viªn, vµ 1 thñ quü. Phßng kü thuËt vËt t­ cßn 8 ng­êi, trong ®ã gåm: 1 Tr­ëng phßng, 1 Phã phßng, 4 kü thuËt viªn vµ 2 thñ kho. Phßng kinh doanh tiªu thô cã 10 ng­êi trong ®ã cã 1 Tr­ëng phßng, 1 Phã phßng, 2 chuyªn viªn thèng kª, 1 c¸n sù ®iÒu ®é, vµ 5 nh©n viªn Marketing, c¸c ph©n x­ëng, mçi ph©n x­ëng gi¶m ®­îc 2 ng­êi, riªng ph©n x­ëng c¬ ®iÖn mçi c¬ së cí 1 Qu¶n ®èc, kh«ng cã phã qu¶n ®èc. Cßn l¹i mçi c¬ së cã 1 Qu¶n ®èc ë c¸c ph©n x­ëng t¹o h×nh, nung ®èt. ë c¬ së II cã 1 Phã qu¶n ®èc ë c¸c ph©n x­ëng t­¬ng øng. Sè lao ®éng d­ d«i cÇn ph¶i cã c¸ch gi¶i quyÕt cã t×nh cã lý nh­ng ph¶i kiªn quyÕt ®Ó tinh gi¶m bé m¸y qu¶n lý, gi¶m chi phÝ qu¶n lý v× kh«ng ph¶i tr¶ l­¬ng cho nh÷ng ng­êi kh«ng cÇn thiÕt. Trong sè nh÷ng c¸n bé d­ d«i, lùa chän nh÷ng ng­êi cã kh¶ n¨ng nhÊt ®Ó lÊy 3 ng­êi ®­a sang bæ sung phßng kinh doanh tiªu thô v× phßng nµy ®­îc kho¸n l­¬ng theo s¶n phÈm tiªu thô ®Ó t¹o nªn sù c¹nh tranh gi÷a c¸c nh©n viªn trong phßng. Sè cßn l¹i cã thÓ chuyÓn xuèng c¸c ®éi s¶n xuÊt hoÆc cho nghØ chÕ ®é. V. Tæ chøc c¸c líp ®µo t¹o n©ng cao nghiÖp vô cho c¸n bé qu¶n lý. Sè l­îng §¹i häc trong ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý cña C«ng ty cßn thÊp vµ ch­a ®ång ®Òu trong chuyªn m«n ®µo t¹o. Do ®ã, ®ßi hái doanh nghiÖp ph¶i cã kÕ ho¹ch båi d­ìng c¸n bé. Song song víi n©ng cao tr×nh ®é chuyªn m«n, C«ng ty cÇn khuyÕn kh¸ch c¸n bé c«ng nh©n viªn ®Æc biÖt lµ c¸n bé trong c¸c phßng ban ®i häc ngo¹i ng÷ vµ tin häc ®Ó theo kÞp xu thÕ ph¸t triÓn cña thêi ®¹i. VI. C«ng t¸c tuyÓn dông. TrÎ ho¸ ®éi ngò c¸n bé lµ yªu cÇu tÊt yÕu cña tÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp. §èi víi C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng th× ®iÒu nµy cµng trë nªn cÇn thiÕt bëi v× trong C«ng ty kh«ng cã c¸n bé l·nh ®¹o cã tuæi ®êi d­íi 40. Muèn vËy, C«ng ty cÇn ph¶i lµm tèt c«ng t¸c tuyÓn dông c¸n bé trÎ cã n¨ng lùc ®Ó kÕ cËn ®éi ngò c¸n bé s¾p vÒ nghØ chÕ ®é. §iÒu nµy cã vÎ m©u thuÉn víi viÖc tinh gi¶m ®éi ngò c¸n bé nh­ng c«ng viÖc tuyÓn dông lµ thùc sù cÇn thiÕt. Muèn c«ng t¸c tuyÓn dông ®¹t hiÖu qu¶ cao th× ph¶i x©y dùng tiªu chuÈn tuyÓn dông v× nã cã t¸c dông: - Gióp trÎ ho¸ ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý. - C¸c tiªu chuÈn gióp chän ®­îc ng­êi cã n¨ng lùc, ®¸p øng ®­îc yªu cÇu c«ng viÖc mµ C«ng ty giao phã. - N©ng cao chÊt l­îng ®éi ngò lao ®éng qu¶n lý cña C«ng ty. VII. Mét sè ý kiÕn kh¸c. 1. Tæ chøc n¬i lµm viÖc: Do ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty, c«ng nh©n ph¶i lµm viÖc trong m«i tr­êng cã nhiÖt ®é cao(Trong nhµ kÝnh), cã tiÕng ån lín. H¬n n÷a, m«i tr­êng trong mhµ m¸y g¹ch bÞ « nhiÔm bëi khãi bôi. V× vËy cÇn ph¶i cã biÖn ph¸p kh¾c phôc kÞp thêi nh»m b¶o vÖ søc khoÎ cho ng­êi lao ®éng. 2. C¶i thiÖn viÖc khuyÕn khÝch ng­êi lao ®éng, n©ng cao tiÒn th­ëng ®èi víi nh÷ng ng­êi hoµn thµnh xuÊt s¾c nhiÖm vô ®­îc giao. 3. Khen th­ëng ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn ph¶i nghiªm minh, kÞp thêi t¹o niÒm tin cho c«ng nh©n vµo sù l·nh ®¹o ®iÒu hµnh cña c¸n bé qu¶n lý. 4. X©y dùng bÇu kh«ng khÝ t©m lý tho¶i m¸i trong lao ®éng, x©y dùng khèi ®oµn kÕt tõ d­íi lªn trªn, ph¸t huy søc m¹nh tËp thÓ, kh¬i dËy kh¶ n¨ng s¸ng t¹o cña con ng­êi. VIII. ¦u nh­îc ®iÓm cña hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty. 1. ¦u ®iÓm. ViÖc hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña tõng bé phËn gãp phÇn ®¸ng kÓ trong qu¸ tr×nh ®­a C«ng ty phÊn ®Êu trë thµnh doanh nghiÖp ph¸t triÓn v÷ng m¹nh, cã ®éi ngò c¸n bé ho¹t ®éng n¨ng ®éng, gän nhÑ phï hîp víi nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty trong c¬ chÕ thÞ tr­êng hiÖn nay. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty lµm cho C«ng ty ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. 2. Nh­îc ®iÓm. ViÖc gi¶m sè l­îng lao ®éng qu¶n lý trong biªn chÕ kh«ng tr¸nh khái xÝch mÝch, ph¶n ®èi cña c¸c c¸ nh©n khi bÞ lµm ¶nh h­ëng ®Õn quyÒn lîi cña hä. C«ng ty cÇn cã biÖn ph¸p xö lý hîp lý lùc l­îng lao ®éng nµy b»ng c¸ch: §­a hä xuèng c¸c ph©n x­ëng, ®éi s¶n xuÊt, hoÆc cö ®i häc ®Ó n©ng cao tr×nh ®é, gi¶m biªn chÕ… Do ®ã, ph¶i mÊt mét kho¶n chi phÝ ®¸ng kÓ. Mçi sù thay ®æi vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c c¸ nh©n, c¸c phßng ban vÒ ®iÒu kiÖn lµm viÖc; néi quy lµm viÖc… ®Òu lµm ¶nh h­ëng tíi qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña C«ng ty. KÕt luËn Qua nghiªn cøu t×nh h×nh thùc tÕ, cïng víi qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng, em thÊy C«ng ty lµ mét doanh nghiÖp kh¸ lín, cã nhiÒu ®iÓm m¹nh, cã sè l­îng c¸n bé c«ng nh©n viªn t­¬ng ®èi ®«ng. ViÖc qu¶n lý mét doanh nghiÖp nh­ vËy lµ mét khã kh¨n lín nÕu kh«ng cã mét ®éi ngò c¸n bé cã nghiÖp vô v÷ng vµng trong c¬ chÕ thÞ tr­êng c¹nh tranh ngµy cµng kh¾c nghiÖt nµy. Trong thêi gian tíi, C«ng ty sÏ tiÕn hµnh cæ phÇn ho¸ nhµ m¸y g¸ch tuynel §«ng H­¬ng do vËy, ®Ó c«ng viÖc s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao th× viÖc ®Çu tiªn C«ng ty ph¶i lµm ®ã lµ s¾p xÕp, bè trÝ l¹i tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty cho phï hîp víi m« h×nh cæ phÇn ho¸. Muèn vËy, C«ng ty nªn t¨ng c­êng c¸c biÖn ph¸p nh­: §Èy m¹nh c«ng t¸c nghiªn cøu khoa häc kü thuËt vµ ¸p dông c¸c c«ng nghÖ cao vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt; TiÕp tôc x©y dùng, më réng c¬ së vËt chÊt ®¸p øng nhu cÇu s¶n xuÊt; §µo t¹o ®éi ngò c¸n bé kü thuËt, chuyªn m«n ho¸ tr×nh ®é cao, ®ång thêi t¨ng c­êng, cñng cè, n©ng cao tay nghÒ cho ®éi ngò c«ng nh©n kü thuËt. Nãi tãm l¹i, chuyªn ®Ò nµy dùa trªn nh÷ng cè g¾ng t×m hiÓu ho¹t ®éng cña C«ng ty g¹ch Th¹ch Bµn Gia L©m Hµ Néi - mét C«ng ty cã cïng ngµnh hµng s¶n xuÊt nh­ C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng mµ hiÖn t¹i ®· ®­îc cæ phÇn ho¸, cïng víi thùc tiÔn ho¹t ®éng cña C«ng ty ®Ó ®­a ra m« h×nh qu¶n lý C«ng ty sau khi cæ phÇn ho¸. Tuy nhiªn, ®©y chØ lµ m« h×nh cã tÝnh chÊt tham kh¶o bëi lÏ nã kh«ng thÓ hoµn chØnh mét c¸ch tuyÖt ®èi, ph­¬ng ph¸p ch­a h¼n ®· ®¸p øng ®­îc yªu cÇu c«ng viÖc, v× vËy cßn nh÷ng h¹n chÕ nhÊt ®Þnh. RÊt mong ®­îc sù gãp ý, chØ b¶o cña c¸c thÇy c«, C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng vµ b¹n ®äc. Tµi liÖu tham kh¶o Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ nh©n lùc - §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n hµ Néi 1996. Gi¸o tr×nh Tæ chøc lao ®éng khoa häc tËp I, II Khoa kinh tÕ lao ®éng vµ d©n sè §¹i häc Kinh tÕ Quèc d©n. Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ doanh nghiÖp - §ç Hoµng Toµn T¹p chÝ Lao ®éng s¶n xuÊt c¸c sè 3, 7, 9 n¨m 1998 Gi¸o tr×nh Qu¶n trÞ häc nhµ xuÊt b¶n thèng kª n¨m 1996. Tµi liÖu kh¸c: B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng n¨m 1997, 1998,1999. Ph¸p lÖnh c¸n bé c«ng chøc, quy chÕ thùc hiÖn d©n chñ trong c¸c ho¹t ®éng ë c¬ quan 1998. Lêi nãi ®Çu 1 PhÇn thø nhÊt Lý luËn chung vÒ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong doanh nghiÖp. 2 I. Qu¶n lý vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý 2 A. C¸c kh¸i niÖm c¬ b¶n 2 1. Qu¶n lý tæ chøc. 2 2. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp 2 3. Nh÷ng yªu cÇu ®åi víi viÖc x©y dùng c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý. 3 4. Nh÷ng nh©n tè ¶nh h­ëng 4 a. Nhãm nh©n tè thuéc ®èi t­îng qu¶n lý. 4 b. Nhãm nh©n tè thuéc lÜnh vùc qu¶n lý. 4 B. C¸c kiÓu m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc. 5 1. C¬ cÊu trùc tuyÕn. 5 2. C¬ cÊu tæ chøc chøc n¨ng. 6 3. C¬ cÊu trùc tuyÕn chøc n¨ng. 7 II. Lao ®éng qu¶n lý. 8 1. Kh¸i niÖm vÒ lao ®éng qu¶n lý, sù ph©n lo¹i lao ®éng qu¶n lý. 8 1.1. Lao ®éng qu¶n lý. 8 1.2. Ph©n lo¹i lao ®éng qu¶n lý 9 Theo chøc n¨ng, vai trß cña hä ®èi víi viÖc qu¶n lý toµn bé qu¸ tr×nh s¶n xuÊt 9 b. Theo vai trß ®èi víi viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý, 9 2. Néi dung cña ho¹t ®éng qu¶n lý. 10 3. §Æc ®iÓm cña lao ®éng qu¶n lý cã ¶nh h­ëng ®Õn c«ng t¸c tæ chøc lao ®éng khoa häc 11 III. TÝnh tÊt yÕu kh¸ch quan cña viÖc hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. 11 PhÇn thø hai Ph©n tÝch thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng 13 I. §Æc ®iÓm ho¹t ®éng c¬ b¶n cã ¶nh h­ëng tíi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng 13 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty 13 2. §Æc ®iÓm cña ngµnh hµng ®èi víi x· héi 14 3. §Æc ®iÓm kü thuËt, c«ng nghÖ, ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty 14 4. §Æc ®iÓm vÒ lao ®éng cña c«ng ty 17 5. Mét sè ®Æc ®iÓm kh¸c. 17 II. Thùc tr¹ng tæ chøc bé m¸y qu¶n lý c«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng 18 A. Thùc tr¹ng bé m¸y qu¶n lý. 18 1. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. 18 2. KÕt cÊu lao ®éng qu¶n lý trong C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng. 22 3. KÕt cÊu, chøc n¨ng, nhiÖm vô chñ yÕu cña c¸c phßng ban. 25 a. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh. 25 b. Phßng kÕ to¸n tµi vô. 26 c. Phßng kinh doanh tiªu thô. 27 d. Phßng kü thuËt vËt t­. 28 4. §iÒu kiÖn lµm viÖc cña lao ®éng qu¶n lý. 29 B. HiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty. 30 PhÇn thø ba. Hoµn thiÖn tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña C«ng ty vËt liÖu x©y dùng CÈm Tr­íng. 36 I. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. 36 1. Nh÷ng yªu cÇu ®¹t ®­îc trong c¶i tiÕn c¬ cÊu tæ chøc. 36 2. Hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý. 37 1.1Ban kiÓm so¸t: 38 1.2. Héi ®ång qu¶n trÞ. 39 1.3. Gi¸m ®èc ®iÒu hµnh. 40 1.4. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh 41 1.5. Phßng kinh doanh tiªu thô. 41 1.6. Phßng kÕ to¸n. 41 1.7. Phßng kü thuËt vËt t­. 42 II. Hoµn thiÖn chøc n¨ng, nhiÖm vô cña bé m¸y qu¶n lý. 42 1. Ban Gi¸m ®èc. 42 2. Phßng tæ chøc hµnh chÝnh. 43 3. Phßng kÕ to¸n tµi vô. 43 4. Phßng kü thuËt vËt t­. 44 5. Phßng kinh doanh tiªu thô. 44 III. X©y dùng mét sè v¨n b¶n cô thÓ quy ®Þnh tiªu chuÈn cña c¸n bé qu¶n lý c¸c cÊp. 44 1. Ban l·nh ®¹o C«ng ty. 44 2. §èi víi c¸n bé phßng ban. 45 IV. S¾p xÕp bè trÝ l¹i lao ®éng qu¶n lý ë c¸c phßng ban chøc n¨ng, b¶o ®¶m n©ng cao hiÖu lùc cña bé m¸y qu¶n lý. 45 V. Tæ chøc c¸c líp ®µo t¹o n©ng cao nghiÖp vô cho c¸n bé qu¶n lý. 47 VI. C«ng t¸c tuyÓn dông. 47 VII. Mét sè ý kiÕn kh¸c. 47 VIII. ¦u nh­îc ®iÓm cña hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý cña C«ng ty. 48 1. ¦u ®iÓm 48 2. Nh­îc ®iÓm. 48 KÕt luËn 49 Tµi liÖu tham kh¶o 50