Đề tài Mô tả hệ thống quản lý nhân sự - Hệ thống thông tin quản lý

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM 12 ( Lần 1) Địa điểm : Sân thư viện Thời gian: 9h15 ngày 7 tháng 4 năm 2009 Thành phần tham gia: Phạm Đức Tùng ( nhóm trưởng) Vũ Thị Ngọc Tuyền Trần Thị Kim Tuyết Đàm Thị Hồng Vân (thư ký) Lê Thị Hải Vân Nguyễn Thanh Vân Nguyễn Thị Thu Vân Nguyễn Thị Vĩnh Đào Vũ Hồ Thảo Vy Vắng mặt :0 Nội dung họp: Xây dựng đề cương bài thảo luận và phân công nhiệm vụ cho các thành viên. Phân chia công việc cụ thể Thành viên Nhiệm vụ Phạm Đức Tùng (nhóm trưởng) Tổng hợp bài, soạn thảo báo cáo Đàm Thị Hồng Vân (thư ký) Ghi biên bản họp nhóm, tổng hợp bài cùng nhóm trưởng Đào Vũ, Hồ Thảo Vy Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống Nguyễn Thị Vĩnh, Nguyễn Thanh Vân Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh hệ thống Vũ Thị Ngọc Tuyền, Nguyễn Thị Thu Vân Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Lê Thị Hải Vân, Trần Thị Kim Tuyết Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Nguyễn Thị Vĩnh Soạn thảo bài trình bày slides Cuộc họp kết thúc vào 10h30 cùng ngày. Nhóm trưởng Thư ký Phạm Đức Tùng Đàm Thị Hồng Vân CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc BIÊN BẢN HỌP NHÓM 12 ( Lần 2) Địa điểm : Sân thư viện Thời gian: 9h15 ngày 9 tháng 4 năm 2009 Thành phần tham gia: Phạm Đức Tùng ( nhóm trưởng) Vũ Thị Ngọc Tuyền Trần Thị Kim Tuyết Đàm Thị Hồng Vân (thư ký) Lê Thị Hải Vân Nguyễn Thanh Vân Nguyễn Thị Thu Vân Nguyễn Thị Vĩnh Hồ Thảo Vy Vắng mặt : Đào Vũ Nội dung họp: tập trung tập hợp bài các thành viên, chỉnh sửa những thiếu xót dựa vào những góp ý của các thành viên để tạo thành bài hoàn chỉnh. Cuộc họp kết thúc vào 11h20 cùng ngày. Nhóm trưởng Thư ký Phạm Đức Tùng Đàm Thị Hồng Vân CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do – Hạnh phúc BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐIỂM THAM GIA THẢO LUẬN HỌ VÀ TÊN MÃ SV XẾP LOẠI GHI CHÚ KÝ TÊN XÁC NHẬN Phạm Đức Tùng 06D110126 B nhóm trưởng Vũ Thị Ngọc Tuyền 06D110331 A Trần Thị Kim Tuyết 06D110402 A Đàm Thị Hồng Vân 06D110475 A thư ký Lê Thị Hải Vân 06D110476 A Nguyễn Thanh Vân 06D110128 B Nguyễn Thị Thu Vân 06D110333 B Nguyễn Thị Vĩnh 06D110129 B Đào Vũ 06D110130 C Hồ Thảo Vy 06D110 B Nhóm trưởng Thư ký Phạm Đức Tùng Đàm Thị Hồng Vân MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin hiện nay đã trở thành xu thế tất yếu trong phát triển đời sống xã hội. Sự bùng nổ công nghệ thông tin đã dẫn theo sự phát triển ngày càng cao của việc trao đổi thông tin và liên lạc. Các ứng dụng thông tin do đó đã dần phổ cập tới nhiều khu vực, nhiều quốc gia và nhiều ngành kinh tế trên thế giới. Một trong những ứng dụng quan trọng đó là thiết kế hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp, mà quản lý con người là một chức năng nổi bật. Quản trị nhân sự dưới sức ép phát triển con người ngày càng mạnh như hiện nay đã gặp nhiều rắc rối trong các khâu sắp xếp, tổ chức, bố trí nhân sự… Một trong những nguyên nhân căn bản gây nên những khó khăn này là đầu mối liên kết thông tin trong nội bộ doanh nghiệp không gắn kết, sự tác động tương tác của hệ thống với các nhân tố bên ngoài chưa đạt hiệu quả cao. Để khắc phục được những tình trạng đó, các hệ thống quản lý nhân sự hiện nay đã bắt tay vào nghiên cứu và định hướng quy trình hoạt động của mình thông qua các luồng hệ thống thông tin được thiết kế, sắp xếp, luân chuyển trong nội bộ và lưu trữ trong các kho hệ dữ liệu. Với mục đích tìm hiểu hoạt động của hệ thống quản trị nhân sự dưới góc độ các luồng thông tin dữ liệu, chúng tôi sẽ tiến hành nghiên cứu, khảo sát công ty TNHH X – một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, chuyên gia công phần mềm máy tính với các nhiệm vụ sau: - Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống của công ty - Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh hệ thống - Xây dựng luồng dữ liệu mức đỉnh - Xây dựng luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Bài tập chúng tôi thực hiện sẽ được dựa trên kết cấu 2 phần: Phần 1: Mô tả hệ thống quản lý nhân sự của công ty. Phần 2: Phân tích các sơ đồ. PHẦN 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Công ty TNHH X có môi trường hoạt động của công ty gồm 7 phòng ban: + Phòng Giám đốc + Phòng Nhân sự + Phòng Kế toán + Phòng Softwave + Phòng quản lý chất lượng + Phòng Kinh doanh + Phòng Hỗ trợ/ triển khai Các hoạt động quản lý nhân sự tại công ty do phòng nhân sự đảm nhận thực hiện chính, phòng kế toán cùng tham gia thực hiện. Hoạt động quản lý nhân sự tại công ty X được tiến hành với 3 công đoạn chính là: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý chấm công và quản lý lương, thưởng. Các hoạt động nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty được tiến hành như sau: 1.1. Hoạt động quản lý hồ sơ nhân viên. Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện chức năng này thông qua việc lập và điều chỉnh hồ sơ nhân viên. - Khi công ty có nhu cầu và đã thực hiện tuyển dụng để đưa ra quyết định tuyển dụng một nhân viên mới từ Ban Giám đốc, phòng nhân sự sẽ lập danh sách và cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới này. - Trong quá trình hoạt động, phòng nhân sự sẽ xem thông tin của nhân viên trong công ty để có thể cập nhật các thông tin mới về nhân viên; đồng thời để phát hiện sai sót nhằm tiến hành thay thế, sửa đổi thông tin nhân viên. Việc sửa đồi này được dựa trên cơ sở lấy thông tin cung cấp lại từ phía nhân viên. Tất cả các thông tin điều chỉnh sẽ được lưu lại hồ sơ nhân viên làm cơ sở cho kiểm tra của Ban Giám đốc. - Đồng thời nếu Ban Giám đốc yêu cầu xem hoặc điều chỉnh thông tin, phòng nhân sự cần phải lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên để báo cáo cho Ban Giám đốc xem hoặc để thực hiện điều chỉnh cho phù hợp yêu cầu. - Với nhiệm vụ theo dõi hồ sơ nhân viên nên khi giám đốc có quyết định cho một nhân viên trong công ty thay đổi mức lương, phòng nhân sự sẽ tiến hành điều chỉnh mức lương của nhân viên đó, các thông tin về điều chỉnh này được ghi vào hồ sơ nhân viên để làm cơ sở cho việc tính lương của phòng kế toán. - Một nhân viên trong công ty thôi không làm việc, sau khi đã có quyết định thôi việc từ Ban Giám đốc, phòng nhân sự sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin về nhân viên đó. 1.2. Hoạt động quản lý chấm công. Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cơ bản là cập nhật và điều chỉnh chấm công. - Hàng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của nhân viên để ghi vào bảng theo dõi chấm công. Bảng chấm công này được nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình. - Khi công ty có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho công việc nào đó, Ban Giám đốc sẽ ra quyết định cho phòng nhân sự điều động nhân viên làm thêm giờ. Việc điều động của phòng nhân sự phải dựa trên cơ sở cập nhật thông tin về ngày làm thực tế của nhân viên trong tháng để bố trí, sắp xếp phù hợp. - Khi nhân viên đã làm thêm giờ, phòng nhân sự sẽ cập nhật tiếp ngày công làm thêm vào bảng chấm công, thông tin này vẫn được lấy từ phía nhân viên. - Bảng theo dõi công sẽ được có sự đối chiếu với nhân viên. - Cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi công đã kiểm tra để lập ra báo cáo chấm công để trình lên Ban Giám đốc kí duyệt. 1.3. Hoạt động quản lý lương, thưởng. Trách nhiệm thực hiện chính của hoạt động này là phòng kế toán với chức năng cơ bản là tính và lập các báo cáo lương, thưởng. - Cuối tháng, phòng kế toán sẽ nhận báo cáo chấm công đã được Ban Giám đốc kí duyệt của phòng nhân sự, đồng thời cập nhật thông tin về mức thưởng và các khoản phụ cấp và các khoản BHYT, BHXH…để làm cơ sở tính lương. - Dựa vào các thông tin trên, Phòng kế toán sẽ ra lập phiếu lương cho từng nhân viên với đầy đủ mức lương, thưởng và khấu trừ các khoản phải nộp. - Sau khi lập phiếu lương, kế toán sẽ thống kê để lên bảng lương – là mức lương thực hưởng của mỗi nhân viên để trình lên Giám đốc kí duyệt. - Sau khi Giám đốc kí duyệt, nhân viên sẽ được nhận lương; kế toán sẽ phải lập các Báo cáo về lương, thưởng, báo cáo về thuế thu nhập, BHYT, BHXH phải nộp hàng tháng. - Các báo cáo này sẽ được trình cho Ban Giám đốc xem để nắm bắt tình hình lương, thưởng…của công ty; đồng thời phải trình cho các cơ quan chức năng kiểm tra PHẦN 2: PHÂN TÍCH CÁC SƠ ĐỒ 2.1. Mô hình nghiệp vụ của tổ chức. 2.1.1. Sơ đồ ngữ cảnh. a. Liệt kê các tác nhân ngoài - Nhân viên - Ban giám đốc - Cơ quan chức năng b. Sơ đồ. Ý kiến xác nhận, kí duyệt Phiếu lương Thông tin cá nhân Thông tin ngày công NHÂN VIÊN CƠ QUAN CHỨC NĂNG BAN GIÁM ĐỐC HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Các quyết định điều động, điều chỉnh lương Các yêu cầu kiểm tra và cung cấp thông tin Văn bản trình duyệt, báo cáo Ý kiến xác nhận kiểm tra Văn bản báo cáo Hình 1: Sơ đồ ngữ cảnh c. Mô tả tương tác. - Nhân viên: là người thực hiện việc cung cấp thông tin để hệ thống quản lý nhân sự hoạt động, đồng thời cũng là nhân tố nhận phản hồi và chịu sự điều chỉnh của hệ thống. - Ban Giám đốc: là người quyết định cho các hoạt động của nhân sự trong công ty, Ban Giám đốc thực hiện theo dõi hoạt động của hệ thống quản lý nhân sự thông qua các văn bản yêu cầu và báo cáo tổng kết cuối tháng, - Cơ quan chức năng: là chủ thể giám sát đối với các hoạt động của công ty. 2.1.2. Sơ đồ phân cấp chức năng. Bước 1: Liệt kê các chức năng quản lý nhân sự của công ty. - Cập nhật hồ sơ cá nhân của nhân viên mới. - Sửa đổi thông tin hồ sơ cá nhân của nhân viên trong công ty. - Hủy bỏ thông tin của nhân viên thôi không làm việc. - Xem thông tin của các nhân viên trong công ty. - Điều chỉnh mức lương của nhân viên khi có thay đổi. - Chấm công ngày làm việc cho từng nhân viên. - Lập bảng theo dõi chấm công và báo cáo chấm công trong tháng. - Lập phiếu lương cho từng nhân viên trong công ty. - Cập nhật mức thưởng và các khoản phụ cấp khác của nhân viên. - Khấu trừ các khoản BHXH, BHYT… - Thống kê lương của toàn bộ nhân viên trong công ty - Lập các báo cáo thuế thu nhập, BHYT, BHXH hàng tháng của nhân viên. - Cung cấp các thông tin về lương, thưởng, thuế, BHYT, BHXH…cho Giám đốc và cơ quan chức năng. - Điều động nhân sự làm thêm giờ. Bước 2: Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng. a. Sơ đồ phân cấp chức năng gộp. Quản lý nhân sự Quản lý chấm công Quản lý hồ sơ nhân viên Quản lý lương, thưởng Hình 2: Sơ đồ phân rã chức năng gộp b. Sơ đồ phân rã chức năng chi tiết. Quản lý hồ sơ nhân viên. 1. Quản lý hồ sơ nhân viên 1.1. Cập nhật hồ sơ nhân viên 1.2. Xem thông tin nhân viên 1.3. Điều chỉnh thông tin 1.4. Hủy bỏ thông tin Hình 3: Mô hình phân rã chức năng quản lý hồ sơ nhân viên. - Mô tả chi tiết chức năng: 1.1. Cập nhật hồ sơ nhân viên: Khi công ty tuyển dụng nhânviên mới, phòng nhân sự có trách nhiệm cập nhật các thông tin cá nhân của nhân viên đó. Bên cạnh đó, phòng nhân sự phải thường xuyên cập nhật các thông tin mới của nhân viên trong công ty. 1.2. Xem thông tin nhân viên: Sau khi cập nhật thông tin nhân viên, phòng nhân sự có trách nhiệm thường xuyên xem thông tin của nhân viên trong công ty tại các hồ sơ cá nhân để phát hiện thiếu sót và báo cáo cho cấp trên nếu có yêu cầu. 1.3. Điều chỉnh thông tin: Phòng nhân sự tiến hành điều chỉnh thông tin nhân viên nếu có sai sót hoặc thay đổi như tăng lương, điều động thuyên chuyển… do lãnh đạo yêu cầu 1.4. Hủy bỏ thông tin nhân viên: Khi một nhân viên thôi không làm việc, phòng nhân sự sẽ tiến hành hủy bỏ hồ sơ thông tin về cá nhân đó trong hệ thống. Quản lý chấm công. 2. Quản lý chấm công 2.1. Cập nhật ngày công 2.3. Điều động nhân sự 2.4. Lập bảng chấm công 2.2. Điều chỉnh chấm công 2.5. Lập báo cáo chấm công Hình 4: Mô hình phân rã chức năng quản lý chấm công - Mô tả chi tiết chức năng. 2.1. Cập nhật ngày công: Phòng nhân sự phải cập nhật thông tin vê ngày công làm việc của nhân viên trong công ty kể cả làm trong giờ và làm ngoài giờ theo từng ngày. 2.2. Điều động nhân sự: Dựa theo tình hình công việc và ngày làm việc thực tế của nhân viên trong công ty, khi có yêu cầu từ lãnh đạo, phòng nhân sự sẽ thực hiện điều động nhân viên làm thêm vào chiều ngày thứ 7 hoặc chủ nhật. 2.3. Điều chỉnh chấm công: Phòng nhân sự lấy thông tin tin từ bảng theo dõi chấm công để điều chỉnh chấm công theo đúng yêu cầu lãnh đạo, việc điều chỉnh sẽ được lưu lại tại bảng theo dõi chấm công. 2.4. Lập bảng chấm công: Phòng nhân sự lập bảng theo dõi chấm công để chấm công cho từng nhân viên trong công ty. 2.5. Báo cáo chấm công. Cuối tháng phòng nhân sự đưa ra bảng theo dõi chấm công để báo cáo tình hình ngày công làm việc của nhân viên cho Ban Giám đốc và nhận phản hồi từ phía nhân viên. Quản lý lương, thưởng 3. Quản lý lương, thưởng 3.1. Cập nhật mức lương, thưởng, phụ cấp 3.2. Khấu trừ BHYT, BHXH 3.3. Lập phiếu lương 3.5. Lập báo cáo 3.4. Thống kê lương Hình5 : Mô hình phân rã chức năng quản lý lương, thưởng - Mô tả chi tiết chức năng 3.1. Cập nhật mức lương, thưởng, phụ cấp: Hàng tháng, phòng kế toán có trách nhiệm lấy thông tin về mức lương, mức thưởng, các khoản phụ cấp của các nhân viên trong công ty để làm cơ sở tính lương. 3.2. Khấu trừ BHYT, BHXH…: Từ thông tin về BHYT, BHXH… của từng nhân viên, phòng kế toán thực hiện tính và khấu trừ các khoản này. 3.3. Lập phiếu lương: Cuối mỗi tháng, phòng kế toán phải lập phiếu lương với đầy đủ các khoản thêm và khấu trừ để tính mức lương được hưởng cho từng nhân viên trong công ty. 3.4. Thống kê lương Dựa trên việc tính lương cho từng cá nhân, kế toán sẽ tổng hợp lại để thống kê lương của toàn thể nhân viên trong công ty. 3.5. Lập các báo cáo: Hàng tháng, kế toán phải lập các báo cáo về thuế thu nhập, BHXH, BHYT… của các nhân viên trong công ty để làm cơ sở kiểm tra, giám sát cho Ban Giám đốc và các cơ quan chức năng. 2.2. Mô hình luồng dữ liệu. 2.2.1. Các dữ liệu sử dụng. a. ( Kho dữ liệu rỗng ) b. Hồ sơ nhân viên c. Bảng theo dõi công d. Báo cáo chấm công e. Phiếu lương f. Bảng lương g. Các báo cáo lương, thưởng, các khoản phải nộp  2.2.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. b Hồ sơ nhân viên c Bảng theo dõi công d Báo cáo chấm công 3. Quản lý lương, thưởng 2. Quản lý chấm công 1.Quản lý hồ sơ nhân viên NHÂN VIÊN CƠ QUAN CHỨC NĂNG BAN GIÁM ĐỐC e Phiếu lương Thông tin cá nhân Thông tin ngày công Phiếu lương Các yêu cầu kiểm tra thông tin Quyết định điều động NS, các yêu cầu đối chiếu ngày công Ý kiến xác nhận kiểm tra Báo cáo f Bảng lương Văn bản lương trình duyệt, báo cáo Kí duyệt Hồ sơ nhân sự trình duyệt Ý kiến xác nhận, điều chỉnh g BC lương thưởng, các khoản phải nộp Báo cáo chấm công Báo cáo đã kí, quyết định điều động Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng “Quản lý hồ sơ nhân viên Ban Giám đốc 1.1. Cập nhật hồ sơ nhân viên 1.2. Xem thông tin 1.3. Điều chỉnh thông tin 1.4. Hủy bỏ thông tin b Hồ sơ nhân viên Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Nhân viên Thông tin cá nhân Yêu cầu kiểm tra Yêu cầu a Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “quản lý hồ sơ nhân viên” 2.2.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng “Quản lý chấm công” Nhân viên Ban Giám đốc 2.2. Điều chỉnh chấm công 2.1. Cập nhật ngày công 2.4. Lập bảng chấm công 2.5. Lập báo cáo chấm công 2.3. Điều động nhân sự d Báo cáo chấm công c Bảng theo dõi công Thông tin ngày công Yêu cầu đối chiếu Quyết định làm thêm Yêu cầu Yêu cầu Trình duyệt Kí duyệt Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 “quản lý chấm công” 2.2.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng “Quản lý lương, thưởng”. 3.1. Cập nhật mức lương, thưởng, phụ cấp 3.2. Khấu trừ các khoản BHYT, BHXH 3.3.Lập phiếu lương 3.4.Thống kê lương 3.5. Lập các báo cáo d Báo cáo chấm công Cơ quan chức năng Ban Giám đốc b Hồ sơ nhân viên g Báo cáo lương, thưởng, các khoản phải nộp e Phiếu lương Báo cáo Ý kiến kiểm tra f Bảng lương Trình duyệt Kí duyệt Ý kiến xác nhận Báo cáo Hình9 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh “quản lý lương, thưởng” KẾT LUẬN Bài tập chúng tôi thực hiện ở trên cơ bản đã mô tả được các nghiệp vụ hoạt động quản lý nhân sự tại công ty X với các khâu trong quá trình cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên; cập nhật, điều chỉnh chấm công hàng tháng; tính và lập các báo cáo lương, thưởng. Dựa trên việc phân tích đó, chúng tôi đã đưa ra được các mô hình như yêu cầu nhằm hiểu rõ được dòng lưu chuyển của hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Thông qua bài tập này chúng tôi nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Chúng giúp cho quá trình vận hành của tổ chức trở nên thông suốt, logic và nhanh chóng hơn. Việc sắp xếp thông tin dữ liệu của tổ chức một cách khoa học là nền tảng cơ bản để các phòng ban hoạt động có tổ chức. Bên cạnh đó việc xác định đúng các tác nhân bên ngoài sẽ giúp cho hệ thống quản lý đạt hiệu quả cao. Chức năng của là cơ sở căn bản để mỗi hệ thống tồn tại. Vì vậy, việc xác định đúng cơ cấu chức năng của mình sẽ giúp cho hệ thống quản lý nhân sự xây dựng được mô hình cơ cấu tổ chức đúng và đầy đủ. Thông qua đây, hệ thống mới có thể hình thành cho mình được những luồng thông tin, dữ liệu nhanh chóng, chính xác mà không trùng lặp, chồng chéo giữa các bộ phận và cá nhân. Đối với mỗi hệ thống quản lý nhân sự có thể có nhiều đáp án cho quy trình hoạt động và khả năng tồn tại của các dòng thông tin dữ liệu. Bài làm của chúng tôi chỉ là một trong số rất nhiều cách hiểu. Với quy mô một bài thảo luận, bài làm của chúng tôi chắc chắn có nhiều sai sót nhưng hi vọng cách hiểu này có thể góp một phần nhỏ vào việc nghiên cứu hệ thống thông tin của hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.