Đề tài Quản lý hàng hoá và công nợ

, các ảnh, các phương pháp truy nhập đến các kho dữ liệu... cần được tổ chức và xử lý hợp lý. Các dữ liệu địa lý, địa chất, thủy văn, môi trường... thường đòi hỏi các phương tiện nhớ có dung lượng lớn và được xử lý trên các bộ xử lý đặc biệt để đảm bảo tốc độ cao. 1.1.4. Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu Việc tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu cũng có nhu cầu trong các ứng dụng có sử dụng hệ chuyên gia, người máy, xử lý các quá trình công nghiệp. Hơn nữa, trong đề án máy tính các thế hệ sau này, cơ sở dữ liệu có vị trí đáng kể. Riêng về nhu cầu này, cơ sở dữ liệu cần có khả năng cơ giới hoá việc tìm kiếm thông tin nhờ cơ chế suy luận tự động. Vấn đề thời gian thực trong cơ sở dữ liệu được giả quyết để phù hợp với các hệ thống công nghiệp, thời gian có thể được thể hiện trong cơ sở dữ liệu thông qua hai cách: - Thời gian tương đối hệ quản trị cơ sở dữ liệu, liên quan đến thay đổi trạng thái của cơ sở dữ liệu. - Thời gian tuyệt đối của môi trường được mô tả trong cơ sở dữ liệu, liên quan đến trạng thái của môi trường. Kiến thức về cơ sở dữ liệu còn được dùng để tổ chức cơ sở tri thức, thiết lập hệ thống câu hỏi, chọn mô hình trong hệ thống hỗ trợ giảng dạy, hay trong công nghệ dạy học. 1.1.5. Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đa phương tiện không thể không đề cập giao diện người dùng trong cơ sở dữ liệu, đề cập các nghiên cứu về quan hệ và sự kiện, đề cập việc tổ chức các câu hỏi cho người sử dụng. Người ta nhận thấy không có ngôn ngữ nào là đặc biệt quan trọng và ưu điểm trội hơn hẳn, ngay cả ngôn ngữ đồ thị. Một giao diện hiển thị thường được người ta ưa chuộng, với khả năng: + Đưa ra câu trả lời dưới dạng hiển thị như đồ thị, lược đồ, có tác dụng nhấn mạnh trực giác, + Có khả năng lựa chọn thông tin nhanh một cách tự nhiên, và nhanh chóng + Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu theo phương thức con người đã quen thuộc, chẳng hạn theo cách tìm sách trong các tủ sách của thư viện Trong số các giao diện người dùng, giao diện đa hình thái, giao diện dùng ngôn ngữ tự nhiên được quan tâm và nay cũng có nhiều kết quả tốt đẹp. Tuy không được xây dựng như hệ thống tri thức hay hệ chuyên gia, cơ sở dữ liệu có thể mô tả và xử lý các tri thức. Một thế hệ mới của các cơ sở dữ liệu suy diễn, các tri thức xử lý được thể hiện dưới các dạng: 1. Tri thức tổng quát như các luật và sự kiện, 2. Các điều kiện thay đổi, hoặc kích hoạt dữ liệu, 3. Suy diễn các thông tin có liên hệ với các sự kiện và luật. Ngoài ra, người ta còn đề cập khía cạnh về xử lý các tri thức không đầy đủ. * Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để quản lý và khai thác. Mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẩu tin (Record) chứa một số thông tin về đối tượng. Nhu cầu tích lũy và xử lý các dữ liệu đã nảy sinh trong mọi công việc, trong mọi hoạt động của con người. Một cá nhân hay một tổ chức có thể đã nhầm có một hệ thống xử lý dữ liệu, cho dù cơ chế hoạt động của nó là thủ công và chưa tự động hoá. Một bài toán nhỏ cũng cần đến dữ liệu, nhưng không nhất thiết phải quản lý các dữ liệu này theo các phương pháp khoa học. Do khả năng tổng hợp của người xử lý các, các dữ liệu được lấy ra, được xử lý mà không vấp phải khó khăn nào. Tuy nhiên khi bài toán có kích thước lớn hơn hẳn và số lượng dữ liệu cần phải xử lý tăng lên nhanh thì e rằng tầm bao quát của con người bình thường khó có thể quản lý hết được đấy là không kể đến một số loại dữ liệu đặc biệt, chúng đòi hỏi được quản lý tốt không phải vì kích thước mà vì sự phức tạp của bản thân chúng. Lúc bắt đầu công tác tự động hoá xử lý dữ liệu, người ta sử dụng các tệp dữ liệu nơi chứa thông tin và dùng các chương trình để tìm kiếm, thao tác trên các dữ liệu của tệp đó. Đó tiền thân của các hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên một vài người hiểu chưa chính xác về cơ sở dữ liệu; họ coi các hệ quản trị là cơ sở dữ liệu. Việc coi các “tệp dữ liệu” là cơ sở dữ liệu hoặc coi một phần mềm nào cho phép xử lý dữ liệu như hệ quản trị cơ sở dữ liệu... là nhìn nhận không chính xác. Để hiểu đầy đủ các khía cạnh về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta cần được trang bị các khái niệm cơ bản. Tổ chức việc xử lý dữ liệu một cách khoa học đòi hỏi con người sử dụng cơ sở dữ liệu. Trên các hệ thống máy lớn cũng như các máy vi tính, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu phải có những đặc trưng để người dùng có thể phân biệt nó với chương trình thao tác đơn giản trên các dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, công cụ để lưu trữ, tìm kiếm, sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Đó là các chức năng đầu tiên, được thực hiện theo các thuật toán hoàn thiện, đảm bảo được bảo vệ và đảm bảo việc thực hiện đạt hiệu quả. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện sử dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Nó cũng liên hệ với các bộ nhớ ngoài qua giao diện, qua các lệnh các ngôn ngữ người / máy. Người sử dụng dùng ngôn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị trao đổi với các tệp cơ sở dữ liệu đang được lưu trữ trên phương tiện nhớ. Mô tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hẳn với hệ quản lý các tệp hay các tệp cơ sở dữ liệu bởi lẽ nó cho phép mô tả dữ liệu theo cách không phụ thuộc vào người sử dụng, không phụ thuộc vào yêu cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin. Tuy phân biệt được các hệ thống quản trị tệp với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta vẫn nhìn nhận việc xử lý dữ liệu theo cách người ta đã quen dùng. Theo cách nhìn từ bộ nhớ ngoài đang lưu trữ các dữ liệu cho đến nơi có người yêu cầu xử lý dữ liệu, người ta thấy có các chức năng liên quan đến dữ liệu như: - Chức năng quản lý dữ liệu ở bộ nhớ phụ, như hệ thống quản lý các tệp phân phối khoảng trống trên thiết bị nhớ. - Chức năng quản lý dữ liệu trong các tệp, quản lý quan hệ giữa các dữ liệu nhằm tìm kiếm nhanh. Đó là hệ truy nhập dữ liệu hay hệ thống quản trị dữ liệu theo cấu trúc vật lý của dữ liệu. Do vậy chương trình ứng dụng thực hiện chức năng quản trị dữ liệu không thể quản lý dữ liệu một cách rõ ràng được. - Chức năng quản trị dữ liệu theo các ứng dụng. Nếu người sử dụng được phép mô tả dữ liệu, họ có thể diễn tả yêu cầu về dữ liệu nhờ một ngôn ngữ. Đó là hệ quản trị cơ sở dữ liệu ngoài, có các khả năng phân tích, dịch các câu hỏi, và tạo dạng dữ liệu phù hợp với thế giới bên ngoài. 1.2. CẤU TRÚC MỘT HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU Một hệ cơ sở dữ liệu được chia thành các mức khác nhau: mức vật lý, mức lôgíc. - Cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập hợp các tệp CSDL theo một cấu trúc nào đó được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ cấp như đĩa từ, băng từ. Cơ cấu ở mức lôgic là một sự biểu diễn trừu tượng của cơ sở dữ liệu vật lý. Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu bao gồm. - Thể hiện (Instance): Một khi đã được thiết kế, thường người ta quan tâm tới “ Bộ khung ” hay còn gọi là “mẫu“ của CSDL. Dữ liệu hiện có trong CSDL gọi là thể hiện của CSDL, mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời gian nào đó thì “Bộ khung” của CSDL vẫn không thay đổi. - Lược đồ (scheme): Thường “ Bộ khung“ nêu trên bao gồm một số danh mục, hoặc chỉ tiêu hoặc một số kiểu của các thực thể trong CSDL. Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ nào đó với nhau. * Có các lược đồ sau: - Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm. - Lược đồ vật lý là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lý. - Lược đồ con là mức khung nhìn. * Mô hình dữ liệu: Có nhiều loại mô hình dữ liệu, hiện đang có ba loại mô hình dữ liệu đang sử dụng là: + Mô hình phân cấp. Mô hình dữ liệu là một cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa các nút con và nút cha được liên hệ theo mối liên hệ xác định. + Mô hình mạng. Mô hình được biễu diễn là một đồ thị có hướng. + Mô hình quan hệ. Mô hình dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập trung của các quan hệ tức là tập hợp các k bộ (Với k cố định). - Tính độc lập dữ liệu: Là sự bất biến của các hệ ứng dụng đối với các thay đổi trong cấu trúc dữ liệu và chiến lược truy nhập. Tính độc lập dữ liệu là mục tiêu chủ yếu của hệ CSDL. * Có hai mức độc lập dữ liệu: + Độc lập dữ liệu mức vật lý: Việc tổ chức lại CSDL vật lý (thay đổi các tổ chức, cấu trúc dữ liệu trên các thiết bị nhớ thứ cấp) có thể làm thay đổi hiệu quả tính toán của các chương trình ứng dụng mà không cần thiết phải viết lại các chương trình đó. + Độc lập dữ liệu mức lôgic: Khi sử dụng một CSDL, có thể cần thiết phải thay đổi lược đồ khái niệm như thêm thông tin về các loại khác nhau của các thực thể đang tồn tại trong CSDL. Việc thay đổi lược đồ khái niệm không nhất thiết phải thay đổi các chương trình ứng dụng. Trong các loại mô hình dữ liệu trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và được quan tâm nhiều nhất bởi vì mô hình quan hệ có tính độc lập dữ liệu rất cao lại dễ sử dụng. Song điều quan trọng chủ yếu là mô hình quan hệ được hình thức hoá toán học tốt, do đó được nghiên cứu phát triển và cho nhiều kết quả lý thuyết cũng như ứng dụng trong thực tiễn. 1.3. MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ 1.3.1. Khái niệm. - Khái niệm toán học của mô hình quan hệ là quan hệ hiểu theo nghĩa lý thuyết tập hợp là tập của con của tích Đề - Các của các miền. Miền (domain) là một tập các giá trị. Nếu D1, D2,...Dn là các miền thì tích Đề - Các của n miền là: D1 * D2....* Dn chính là tập tất cả n bộ (V1, V2,...Vn) sao cho ViÎDi với i = 1,2,...n. Quan hệ là một tập con của tích Đề - Các của một hay nhiều miền. Mỗi hàng của một quan hệ gọi là một bộ (tuples). Quan hệ của tập con của tích Đề - Các D1 x D2 x...Dn gọi là quan hệ n - ngôi. Khi đó mỗi bộ của quan hệ có n thành phần (n cột). Các cột của quan hệ gọi là thuộc tính (attributes). Ta có thể định nghĩa quan hệ một cách hình thức như sau: Gọi R = {A1, A2,....An} là tập hữu hạn các thuộc tính Ai với i = 1,..., n có miền giá trị tương ứng là dom ( Ai). Quan hệ trên tập các thuộc tính: R = {A1, A2, ....An} là tập con của tích Đề - Các. r Í D(A1) *D(A2)*....* D(An) và ký hiệu là r(R) hoặc r (A1...An). 1.3.2. Khoá Khoá (key) của một quan hệ r trên tập các thuộc tính R= {A1, A2,...An} là tập con K Í {A1...An} thoả mãn các tính chất sau đây: Với bất kỳ hai bộ t1 và t2 Î r đều tồn tại một thuộc tính A Î K sao cho t1 (A) ¹ t2 (A). Nói một cách khác, không tồn tại hai bộ giá trị bằng nhau trên mọi thuộc tính của K. Điều kiện này có thể viết t1(K) ¹ t2(K). Do vậy mỗi giá trị của K là xác định duy nhất. Trong lược đồ quan hệ có thể có rất nhiều khoá. Việc tìm tất cả các khoá của lược đồ quan hệ là rất khó khăn. Để có thể định nghĩa khoá một cách tốt hơn, lưu ý rằng, nếu K’ là khoá của r (A1....An), thì K’ Í K Í R, K cũng là khoá của r, nghĩa là bất kỳ t1, t2 Î r từ t1(K’) ¹ t2(K’) luôn có t1(K) ¹ t2(K). Địnhnghĩa:Khoá của quan hệ r trên tập thuộc tính R = {A1...An} là tập con K Í KÍ R sao cho bất kỳ hai bộ khoá khác nhau t1, t2 Î r luôn thỏa t1(K) ¹ t2(K) bất kỳ tập con thực sự K Ì K nào đó đều không có tính chất đó. Tập K là siêu khoá (superkey) của quan hệ r nếu K là một khoá của quan hệ r. 1.3.3. Các phép toán trên cơ sở dữ liệu quan hệ. - Phép thêm là phép bổ sung 1 bộ vào quan hệ r {A1, A2, ...An} có dạng r = r È t. Mục đích của phép chèn là thêm một bộ phận vào một quan hệ nhất định. - Phép loại bỏ là xoá đi một bộ ra khỏi một quan hệ cho trước giống như phép chèn, phép loại có dạng r = r -1. - Phép thay đổi dùng thay đổi một số giá trị của một vài thuộc tính nào đó. Phép thay đổi là phép tính rất thuận lợi, hay dùng. Cũng có thể không dùng phép thay đổi mà dùng tổ hợp của phép loại bỏ và phép chèn một bộ mới. Do vậy những sai sót của phép thay đổi cũng sẽ xảy ra tương tự như phép chèn và phép loại bỏ. 1.3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ Muốn thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ phải xây dựng các lược đồ quan hệ. Thiết kế các lược đồ CSDL quan hệ là giải quyết các vấn đề phụ thuộc dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu cần phải giải quyết các vấn đề : - Tránh dư thừa dữ liệu. - Tránh sự thiếu nhất quán. - Tránh dị thường khi thêm bộ, tức là thêm bộ dữ liệu chưa đầy đủ. - Tránh dị thường khi xoá bộ tức là xoá những thông tin đang còn sử dụng. 1.3.5. Công cụ và môi trường phát triển bài toán Để giải quyết yêu cầu mà bài toán quản lý nhân sự với những chức năng đã được phân tích ở trên, chúng ta có thể sử dụng nhiều phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như: Foxpro (for DOS hoặc for Windows), Visual basic, Access ... Mỗi ngôn ngữ, mỗi hệ quản trị cơ sở dữ liệu đều có những điểm mạnh riêng và dĩ nhiên cũng sẽ có những hạn chế riêng. Việc chọn một công cụ, một môi trường để triển khai bài toán quản lý đặt ra tùy thuộc nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan của người làm chương trình. Trong khuôn khổ thời gian và khả năng của bản thân, sau khi cân nhắc, lựa chọn. Em quyết định chọn phần mềm ứng dụng ACCESS một trong năm ứng dụng của Microsoft office 7.0 for Windows. 1.4. Giới thiệu chung về Access Microsoft Access đã trở thành phần mềm cơ sở dữ liệu liên tục phát triển, thể hiện bước ngoặt quan trọng về sự dễ dàng trong việc sử dụng, nhiều người đã bị cuốn hút vào việc tạo CSDL hữu ích của riêng mình và các ứng dụng CSDL hoàn chỉnh. Hiện nay, Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm phần mềm mạnh, dễ dàng, đơn giản khi làm việc. Chúng ta hãy xem xét lợi ích của việc sử dụng phần mềm phát triển ứng dụng CSDL như Microsoft Access. Hệ CSDL: Theo định nghĩa đơn giản nhất, một cơ sở dữ liệu là một tập các bản ghi và tệp được tổ chức cho một mục đích cụ thể. Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều lưu dữ và xử lý thông tin bằng mô hình quản trị CSDL quan hệ. Quan hệ bắt nguồn từ thực tế là mỗi bản ghi trong CSDL chứa các thông tin liên quan đến một chủ thể duy nhất. Ngoài ra, các dữ liệu của 2 nhóm thông tin có thể ghép lại thành một chủ thể duy nhất dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Trong một hệ quản trị CSDL quan hệ, tất cả các dữ liệu ấy được quản lý theo các bảng, bảng lưu dữ thông tin về một chủ thể. Thậm trí khi sử dụng một trong các phương tiện của một hệ CSDL để rút ra thông tin từ một bảng hay nhiều bảng khác ( thường được gọi là truy vấn – query) thì kết quả cũng giống như một bảng. Thực tế còn có thể hiện một truy vấn dựa trên kết quả của một truy vấn khác. Các khả năng của một hệ CSDL là cho chúng ta quyền kiểm soát hoàn toàn bằng các định nghĩa dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ với dữ liệu khác. Một hệ CSDL có 3 khả năng chính: Định nghĩa dữ liệu, xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Toàn bộ chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access. 1.4.1. Bảng (Table): Với bảng, ta thấy nó giống như DBF của Foxpro. Trong Access việc tạo bảng, sửa đổi cấu trúc của bảng được tiến hành trên môi trường giao diện đồ hoạ rất trực quan, việc tạo bảng có thể sử dụng công cụ Wizard hoặc tự thiết kế theo ý người sử dụng. Đối với bảng, Access cung cấp đầy đủ các kiểu dữ liệu cần thiết cho các trường, bao gồm dữ liệu kiểu Text, kiểu số (Number), kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date/Time), kiểu ký ức (Memo), kiểu logíc (Yes/No) và các đối tượng OLE. Đặc biệt, với thuộc tính Validation Rule của các trường, chúng ta có thể kiểm soát được các giá trị nhập vào mà không cần viết một dòng lệnh lập trình nào như các ngôn ngữ lập trình khác. Ngoài ra, để giảm các thao tác khi nhập liệu, ta có thể đặt thuộc tính ngầm định Default Value hay các phiên bản mới của Access cung cấp các Combo Box cho các trường của bảng nếu ta muốn sử dụng để giảm bớt các thao tác bàn phím và sai sót trong quá trình nhập liệu. Để đảm bảo an toàn dữ liệu, Access cho phép thiết lập quan hệ giữa các bảng với nhau đảm bảo tính ràng buộc. Do đó, người dùng không phải kiểm tra tính toàn vẹn dữ liệu khi nhập. Các bước cơ bản khi thiết lập một bảng trong MS.Access như sau: Tạo bảng Đặt khoá chính cho bảng và tạo các chỉ mục Chỉnh sửa cấu trúc bảng Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu của trường và kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập 1.4.2. Biểu mẫu (Form): Với bảng và truy vấn, ta vẫn xem được thông tin. Tuy nhiên, trên biểu mẫu (Form), giao diện thân thiện hơn nhiều. Biểu mẫu là công cụ mạnh của Access được dùng để: Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng. Tổ chức giao diện chương trình. Cập nhật dữ liệu từ bảng chọn. Cập nhật dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng. Có 4 loại biểu mẫu cơ bản như sau: * Biểu mẫu một cột (Single Column) Trong loại biểu mẫu này, các trường được sắp xếp theo hàng dọc, biểu mẫu có thể chiếm một hay nhiều trang màn hình, trên đó ta có thể kẻ các đường thẳng, hình chữ nhật hay trang trí các hình ảnh...Với biểu mẫu, người ta thường sử dụng thêm công cụ Combo Box rất thuận tiện cho việc cập nhập dữ liệu từ bàn phím. * Biểu mẫu nhiều cột dạng bảng (Tabular) Tabular là loại biểu mẫu dùng để hiển thị thông tin theo cột dọc từ trái sang phải, mỗi hàng chứa một bản ghi tương đối giống bảng nhưng ưu điểm hơn là ta có thể tạo viền, tạo bóng khung nhìn, hiển thị được ảnh trong khi bảng, truy vấn thì không thể làm được. * Biểu mẫu chính/phụ (Main/Sub Form) Biểu mẫu chính, phụ thường để biểu diễn hiển thị các dạng dữ liệu có quan hệ một – nhiều. Trong mẫu biểu chính/phụ, người ta hay sử dụng các List Box để lựa chọn thông tin, hạn chế việc gõ bằng bàn phím. * Biểu mẫu đồ hoạ (Graph) Biểu mẫu đồ hoạ là loại biểu mẫu dùng để thể hiện kết quả thống kê theo dạng cột phần trăm (%), đồ thị ... làm cho kết quả có tính trực quan giống như trong Word, Excel ... 1.4.3. Báo cáo (Report): Báo cáo là phần không thể thiếu được đối với một chương trình quản lý hoàn thiện. Các dữ liệu luôn được tổng hợp, thống kê và in ra giấy. Thiết kế các báo biểu là công việc cần thiết và mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với Access thì công việc trở nên thuận lợi hơn nhiều. Access cung cấp đầy đủ và đa dạng các loại báo biểu. Trong đó, người dùng có thể thiết kế bằng công cụ Wizard, vượt xa các công cụ của các ngôn ngữ lập trình khác như Foxpro, Visual Basic về chất lượng cũng như tốc độ. Khác với Form, Report chỉ kết xuất thông tin chứ không thể cập nhật dữ liệu. Có rất nhiều dạng báo biểu như báo biểu theo nhóm (Group/ total), báo biểu theo cột (Single Column), báo biểu dạng nhãn thư (Mailing Label), báo biểu tóm tắt (Summary), báo biểu dạng bảng (Tabular). Phạm vi sử dụng của báo biểu trong Access chủ yếu là: In dữ liệu dưới dạng bảng, biểu. Sắp xếp dữ liệu trước khi in. Sắp xếp, phân nhóm dữ liệu, thực hiện các phép tính để có dữ liệu tổng hợp trên các nhóm, so sánh đối chiếu dữ liệu tổng hợp trên các nhóm với nhau. In dữ liệu từ nhiều bảng, truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo. Từ báo biểu, ta có thể kết xuất thông tin sang Word, Excel... 1.4.4. Truy vấn dữ liệu (Query): Một trong những công cụ xử lý dữ liệu trực quan, hữu hiệu trên Access là Query. Có rất nhiều dạng yêu cầu xử lý dữ liệu như: Trích – lọc – hiển thị dữ liệu; Tổng hợp - thống kê; Thêm – bớt – cập nhập dữ liệu; … Vì vậy sẽ tồn tại một số loại Query tương ứng để giải quyết các yêu cầu xử lý dữ liệu trên. Có 7 loại Query trong Access: + Select Query + Total Query + Crosstab Query + Append Query + Delete Query + Update Query + Make table Query. Bản chất của Query là các câu lệnh SQL ( Structured Queries Laguage – Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu có cấu trúc) – một ngôn ngữ truy vấn dữ liệu được dùng khá phổ biến trên hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện nay. Việc thiết kế một Query là gián tiếp tạo ra một câu lệnh xử lý dữ liệu SQL. Việc thi hành Query chính là việc thi hành câu lệnh SQL đã tạo ra. * Select Query: a. Cách tạo: Select Query là một loại truy vấn dùng trích – lọc – kết xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau từ CSDL ra một bảng kết quả. Ví dụ: - Đưa ra thông tin về sách mượn và bạn đọc trong tháng 8; - Đưa ra danh sách cán bộ là Đảng viên; - Đưa ra thông tin chi tiết về các hóa đơn bán ra trong ngày hôm nay; Tất cả những yêu cầu dạng như vậy( đưa ra một danh sách kết quả) đều có thể sử dụng SELECT query để đáp ứng. Mỗi yêu cầu xử lý dữ liệu cần phải tạo ra một select query đáp ứng; mỗi query sẽ có một tên gọi (như cách đặt tên bảng dữ liệu); Query sau khi đã tạo ra đều có thể chỉnh sửa lại được cấu trúc cũng như nội dung; quy trình để đáp ứng mỗi quy trình trên như sau: tạo ra được một query đáp ứng được các yêu cầu, rồi thi hành query đã tạo để thu nhận kết quả.Tiếp theo minh họa quy trình các bước để tạo một select query đáp ứng yêu cầu đơn giản nhất: Từ CSDL Quản lý lương cán bộ, hãy đưa ra bảng lương cán bộ với thông tin sau: CanboID, Hoten, Ngaysinh, TenCV, Luongchinh, PhucapCV, Thulinh. Trong đó: Luongchinh=Hesoluong*200.000 Thulinh=Luongchinh+PhucapCV Phân tích yêu cầu: (1). Thông tin yêu cầu đòi hỏi từ nhiều bảng khác nhau (bảng CANBO với các cột: CanboID, Hoten, Ngaysinh; Bảng CHUCVU với các cột TenCV, PhucapCV); (2). Có những cột thông tin đã có sẵn trên CSDL(5 cột kể trên) nhưng một số cột yêu cầu phảim được tính bởi biểu thức: Cột Luongchinh và cột Thulinh. * Hướng dẫn cách làm: Bước 1: Ra lệnh tạo một select query mới bằng cách: kích hoạt thẻ query; nhấn nút New, chọn Design View, nhấn OK hoặc nhấn đúp chuột lên biểu tượng Create query in Design View trên màn hình. Bước 2: Chọn những bảng có chứa dữ liệu liên quan lên màn hình thiết kế query từ cửa sổ Show Table ( không thấy cửa sổ này nhấn nút Show Table trên thanh công cụ). Bước 3: Khai báo những thông tin cần thiết cho query: Dòng Field: là nơi khai báo danh sách thông tin( cột dữ liệu) của bảng kết quả. Có 2 loại thông tin bài toán yêu cầu: thông tin có sẵn từ các trường trên CSDL như CanboID, Hoten, TenCV, PhucapCV và thông tin phải được tính theo một biểu thức nào đó như: Luongchinh và Thulinh. Muốn hiển thị trường (field) nào lên query, chỉ việc nhấn đúp chuột lên tên trường đó hoặc dùng chuột kéo tên chúng từ các bảng lên dòng Field. Nhấn đúp lên tên trường để chọn với 2 cột Luongchinh và Thulinh phải đưa vào query bằng cách tạo một cột mới với tên gọi được tính bằng một trên dòng field theo cú pháp như sau: : Ví dụ: Luongchinh: Hesoluong * 200.000 để tạo thêm cột Luongchinh mới Thuclinh: Luongchinh + PhucapCV để tạo thêm cột Thuclinh mới. Cuối cùng, màn hình thiết kế query như sau: Có thể ghi query lại với một tên gọi khi ra lệnh cất Alt + S. Bước 4: Sử dụng query vừa tạo. Một query sau khi đã tạo xong có thể: Kích hoạt chúng để lấy kết qủa bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên query. Nếu đang trong chế độ thiết kế (Design View), nhấn nút View trên thanh công cụ hoặc nhấn phải chuột lên query đang thiết kế. Bạn sẽ xem được kết quả trả về của query và có thể thao tác bảng dữ liệu này như trên một Table. Sửa lại được cấu trúc thiết kế query khi chọn chúng và nhấn nút Design. Bản chất của một SELECT query là một câu lệnh có dạng: ----------------------------- SELECT … FROM … ----------------------------- * Một số thiết lập khác cho query: Dòng Sort: Để thiết lập thứ tự sắp xếp dữ liệu trên query. Muốn sắp xếp dữ liệu cho trường nào, thiết lập thuộc tính Sort cho trường ấy. Có 2 giá trị cho thuộc tính Sort: Ascending – sắp xếp theo thứ tự tăng dần và Descending – sắp xếp theo thứ tự giảm dần. Trường nào đứng trước sẽ được thứ tự sắp xếp trước. Bản chất của yêu cầu sắp xếp dữ liệu thể hiện ở mệnh đề: ---------------------------------------------------------------- … ORDER BY…[ASC] [DESC] trong câu lệnh SQL ---------------------------------------------------------------- Dòng Show: Để chỉ định hiển thị hay không hiển thị dữ liệu trường đó ra bảng kết quả. Nếu chọn (checked) – dữ liệu sẽ được hiển thị ra bảng kết quả. b. Lọc dữ liệu: Khác với bảng (Tables), queries cung cấp một khả năng lọc dữ liệu khá hoàn chỉnh; Có thể lọc ra những dữ liệu theo những điều kiện phức tạp hơn, đặc biệt có thể chấp nhận những giá trị lọc la các tham biến. Để lọc dữ liệu, bạn phải thiết lập điều kiện lọc lên vùng Criteria của queries (trong chế độ đang thiết kế). Các điều kiện nằm trên cùng một dòng Criteria sẽ được nối với nhau bởi toán tử AND (và); mỗi dòng Criteria sẽ được nối với nhau bởi toán tử OR (hoặc). Xét các ví dụ sau thực hiện lọc trên bảng Luong vừa được tạo ra: Ví dụ 1:Lọc ra những cán bộ là trưởng phòng có thực lĩnh <=1.000.000đ Ví dụ 2: Lọc ra những cán bộ là trưởng phòng mà không phải là Đảng viên hoặc những cán bộ nữ là Đảng viên: Bản chất của yêu cầu lọc dữ liệu thể hiện ở mệnh đề: ------------------------------------------- … WHERE … trong câu lệnh SQL ------------------------------------------ 1.4.5. Macro: Macro là tập các hành động dùng để thực hiện một nhiệm vụ một cách tự động. Bất kỳ các thao tác nào lặp đi lặp lại nhiều lần đều là đối tượng để tạo Macro. Với Macro, ta có thể thiết lập được một hệ thống menu, kích hoạt các nút lệnh, mở đóng các bảng, mẫu biểu, truy vấn... Tự động tìm kiếm và chắt lọc thông tin, kiểm soát các phím nóng. Câu lệnh Docmd dùng để thực hiện một hành động. Có thể gắn một Macro hay một thủ tục với một sự kiện của Access. Đặc biệt là sự kiện On Click của nút lệnh. Dùng nút lệnh để tổ chức giao diện chương trình với một Menu đơn giản. - Dùng Autoexec để tự động hoá các thao tác của chương trình và cài đặt mật khẩu. Gắn Macro với một phím hay tổ hợp phím để có thể thực hiện Macro từ bất kỳ vị trí nào trong cơ sở dữ liệu. 1.4.6. Module: Khi sử dụng Macro ta có thể xây dựng được một tiến trình các công việc tự động. Tuy nhiên, với những bài toán có độ phức tạp cao, Access không đáp ứng nổi thì ta có thể lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic đây là một ngôn ngữ lập trình quản lý mạnh trên môi trường WinDow. Access Basic có đầy đủ các kiểu dữ liệu, các cấu trúc điều khiển, rẽ nhánh, các vòng lặp...làm công cụ cho chúng ta tổng hợp, chắt lọc kết xuất thông tin. Ngoài ra, ta có thể sử dụng thư viện các hàm chuẩn của Access Basic cũng như của WinDow để đưa vào chương trình. Người sử dụng có thể tự viết thêm các hàm, thủ tục và Access Basic coi như là các hàm chuẩn. 1.4.7. Trang Web (Pages): Cho phép chúng ta có thể tạo ra các trang Web mà trên đó có chứa DL động lấy từ một CSDL động nào đó. Người sử dụng có thể truy cập vào CSDL thông qua trình duyệt Web (Microsoft Internet Explorer). 1.4.8 MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ACCESS: Hệ thống máy tính chủ yếu được sử dụng hiện nay tại các thư viện là máy tính PC. Hệ thống chương trình quản lý thư viện sẽ rất tiện dụng khi chạy trên môi trường mạng. Tuy nhiên nó cũng có thể cài trên máy lẻ, áp dụng với những cơ sở chưa ứng dụng mạng máy tính trong quản lý. Máy chủ tối thiểu là Pentum IV chạy hệ điều hành Window 2000 server. Máy trạm tối thiểu là 486 chạy hệ điều hành Window 95, Window 98. Chương 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG - Mục đích: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và giai đoạn đầu của quá trình phân tích và thiết kế hệ thống. Việc khảo sát thường được tiến hành qua 2 giai đoạn: Khảo sát sơ bộ: nhằm xác định tính khả thi của dự án Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. - Yêu cầu: Yêu cuầu của giai đoạn khảo sát cũng chính là mục tiêu của người PT TK cần xácc định trong giai đoạn này Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu ưu tiên cho hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới, vạch kế hoạch cho dự án. - Các phương pháp khảo sát hiện trạng Nguyên tắc chung của phương pháp khảo sát là biết càng nhiều thông tin về môi trường hoạt động của tổ chức thì càng hiểu rõ vấn đề được đặt ra và có khả năng đặt ra được câu hỏi thiết thực với vấn đề cần xem xét. Các phương pháp (hình thức) khảo sát: + Quan sát theo dõi: bao gồm quan sát chính thức và không chính thức Chính thức: có chuẩn bị, có thông báo trước Không chính thức: thường cho ta kết luận khách quan hơn. + Phỏng vấn / điều tra: trao đổi trực tiếp với người tham gia hệ thống qua các buổi gặp mặt bằng một số kỹ thuật +Nghiên cứu tài liệu +Dùng bảng hỏi,phiếu điều tra:Gửi phiếu điều tra cho đối tác thu nhập trả lời xử lý gián tiếp không có sự trao đổi tranh luận.Phương pháp này thường nhanh, rẻ tiền nhưng độ tin cậy thấp. Khảo sát hiện trạng là một công việc quan trọng để nhận định về qui trình và cách thức hoạt động của tổ chức. Nhận định càng xát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn PT & TK được thuận lợi và đúng đắn. Chúng ta nên kết hợp phương pháp pjỏng vấn và một vài phương pháp khác để thu thập thông tin được chính xác và toàn diện hơn. 2.1. Nhiệm vụ cơ bản Khi khách hàng có yêu cầu mua hàng thì bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ phải thực hiện nhập hàng từ kho của nhà cung cấp (NCC) đưa về đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách mua hàng. Sau đó theo dõi quá trình nhập hàng và thanh toán tiền của Công ty với NCC, theo dõi quá trình xuất hàng và thanh toán tiền của khách mua hàng để đưa ra được số lượng hàng hoá tồn kho, trị giá tồn kho, số nợ của khách, những mặt hàng bán chạy nhất trong khoảng thời gian… Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm Bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ hoạt động dựa trên mối quan hệ khăng khít giữa các tổ với nhau. Tổ thứ nhất: Đảm nhiệm việc nhập hàng, xuất hàng và viết phiếu nhập xuất hàng cho NCC và khách mua hàng. Sau đó lưu dữ liệu vào sổ sách và chuyển phiếu nhập xuất cho tổ thứ hai. Tổ thứ hai: Đảm nhận việc theo dõi quá trình thanh toán tiền của Công ty với NCC và việc thanh toán tiền của khách mua hàng với Công ty. Sau đó chuyển thông tin tới tổ thứ ba. Tổ thứ ba: Làm nhiệm vụ tổng hợp nợ, viết giấy báo nợ cho khách mua hàng, báo cáo công nợ tổng hợp và chi tiết của Công ty cho Ban quản lý. Tổ thứ tư: Lấy thông tin từ tổ thứ nhất để theo dõi quá trình nhập hàng, xuất hàng để đưa ra số lượng hàng tồn kho, trị già hàng tồn kho của các mặt hàng. Cả bốn tổ đều quản lý, lưu trữ, xử lý công việc dựa trên phương pháp truyền thống, ghi chép nhiều trên giấy tờ. 2.2. Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý Khi có quyết định nhập hàng của ban quản lý, bộ phận quản lý kho có trách nhiệm thương lượng với NCC, yêu cầu được nhập hàng theo số lượng và đơn gía hiện hành, viết phiếu nhập kho. Sau đó chuyển phiếu nhập kho cho Kế toán kho. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, bộ phận quản lý kho có trách nhiệm bán hàng cho khách và viết hoá đơn thanh toán cho khách. Kế toán quỹ có trách nhiệm trả tiền, viết phiếu chi cho NCC , viết phiếu thu cho khách hàng Phiếu nhập_xuất hàng, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng được chuyển sang cho Kế toán kho. Kế toán kho theo dõi quá trình thanh toán tiền của Công ty cho NCC, theo dõi quá trình thanh toán tiền của khách hàng cho Công ty, tổng hợp nợ, viết giấy báo nợ cho khách hàng, báo cáo tổng hợp cho ban quản lý. Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý thể hiện quá trình xử lý thông tin của bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ: Ghi chú: Chứng từ trên giấy Chức năng xử lý Đường truyền dữ liệu NCC KH Kho KT kho KT tổng hợp KT quỹ BQL Hàng Nhập hàng Trả tiền Hàng Xuất hàng P.Nhập P.Xuất Tiền P.chi Nhận tiền P.thu Tổng hợp nợ Gbáo nợ BC nợ tổng hợp TD nhập_xuất BC tổng hợp hàng hoá Tiền 2.3. Đánh giá hiện trạng Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ của Công ty CP XK §«ng Nam ¸ hiện nay đang hoạt đông thủ công, ghi chép bằng tay trên sổ sách quá nhiều do vậy có nhiều hạn chế. Sự thiếu, vắng thông tin cho xử lý, dễ bỏ xót dữ liệu. Sự kém hiệu lực thể hiện trên nhiều mặt: Cơ cấu tổ chức chưa hợp lý Phương pháp xử lý chưa chặt chẽ gây ra tình trạng sai xót trong quá trình tính nợ. Lưu chuyển giấy tờ quá dài, vòng vèo…nên xảy ra tình trạng ùn tắc quá tải, mất nhiều thời gian. Tốn nhân lực ở khâu kiểm tra sổ sách Các thông tin của hệ thống Thông tin nhập của hệ thống bao gồm : Danh mục hàng hoá Danh mục NCC Danh mục khách hàng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu thu tiền mặt Phiếu chi tiền mặt Thông tin xuất của hệ thống bao gồm : Báo cáo hàng nhập kho Báo cáo hàng xuất kho Báo cáo tổng hợp hàng hoá Báo cáo công nợ của khách hàng Báo cáo phiếu chi tiền mặt Báo cáo phiếu thu tiền mặt Báo cáo hàng bán chạy nhất trong một khoảng thời gian Từ kết quả khảo sát ta thu thập được các chứng từ, biểu mẫu sau: Khi Công ty nhập hàng từ NCC phải lập Phiếu nhập kho theo mẫusau: CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A PHIẾU NHẬP KHO Số: ……….. Ngày:……./……./ 2011 Nhà cung cấp:…………………………………….. Địa chỉ:…………………………………………… STT Mã hàng Tên hàng Đvt Sl Thành tiền Cộng : Kế toán trưởng Người nhận hàng Người giao hàng CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A PHIẾU CHI Số : ………….. Ngày :……/……./ 2011 Người nhận hàng: ………………………………………… Địa chỉ : …………………………………………………... Lý do chi : ………………………………………………... Số tiền : …………………………………………………... Ghi bằng chữ :…………………………………………… Kế toán trưởng Người nhận hàng Người giao hàng Khi Công ty trả tiền cho NCC phải lập Phiếu chi tiền mặt theo mẫu sau: Khi ban quản lý yêu cầu báo cáo tổng hợp hàng hoá thì bộ phận kế toán phải lập theo mẫu sau: CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A BÁO CÁO TỔNG HỢP HÀNG HOÁ Mã hàng Tên hàng SL Nhập TG Nhập SL Xuất TG Xuất SL Tồn TG tồn Ngày…..tháng…..năm 2011 Người lập báo cáo Khi Ban quản lý yêu cầu báo cáo công nợ của từng khách hàng thì kế toán phải lập báo cáo theo mẫu sau: CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A BÁO CÁO CÔNG NỢ CHI TIẾT Mã KH Tên KH Địa chỉ Tiền đã trả Còn nợ Ngày….tháng…năm 2011 Người lập báo cáo Khi Công ty thu tiền của khách hàng thì kế toán phải lập phiếu thu tiền mặt theo mầu sau: CÔNG TY CP XK §¤NG NAM A PHIẾU THU Số PT: ………….. Ngày :……/……./ 2011 Mã KH :………. Tên KH: ………………………………………… Địa chỉ : …………………………………………………... Lý do : ………………………………………………... Số tiền : …………………………………………………... Kế toán trưởng Người nhận hàng Người giao hàng Chương 3: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Căn cứ vào nhu cầu thực tế và mục tiêu chính của hệ thống quản lý trong đó có x©y d­ng Quản lý b¸n hµng và công nợ của Công ty CP XK §«ng nam ¸. Thì yêu cầu của hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ mới phải đáp ứng những điều kiện sau: Hệ thống chương trình phải dễ sử dụng, có khả năng đăng nhập thông tin đầy đủ, chính xác, không dư thừa hay thiếu sót dữ liệu. Cung cấp chính xác, đầy đủ thông tin cho người quản lý Tiết kiệm thời gian sử dụng 1. Mục tiêu quản lý Với những tồn tại ở cửa hàng Công ty CP XK §«ng nam ¸ thì mô hình cần thiết phải tin học hoá là rất cấp bách. Với những mục tiêu cần quản lý sau: Quản lý hàng hoá: Cập nhật phiếu nhập kho Cập nhật phiếu xuất kho Cập nhật danh mục hàng hoá Báo cáo hàng hoá tổng hợp Quản lý công nợ: Cập nhật phiếu thu Cập nhật phiếu chi Cập nhật danh mục khách hàng Báo cáo công nợ tổng hợp Tìm kiếm Tìm kiếm hàng hóa theo tên Tìm kiếm hàng hóa bán chạy. 2. Phân tích hệ thống về xử lý 2.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD) - Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan, dễ hiểu, thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng - Dễ thành lập vì tính đơn giản. - Cung cấp cách nhìn tổng quát về chức năng hệ thống, phạm vi cần phân tích - BPC trình bầy các chức năng của hệ thống ở dạng tĩnh, tức là không thể hiện được mối quan hệ về chuyển giao thông tin giữa các chức năng, không thể hiện trình tự thực hiện xử lý thông tin. - Biểu đồ phân rã chức năng thường được sử dụng để bổ trợ cho việc xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu - Qua phân tích các thông tin liên quan đến hệ thống, các thông tin đầu vào, các thông tin đầu ra và mục tiêu của hệ thống, yêu cầu thực tế của bài toán ta có biểu đồ phân cấp chức năng như sau: Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý hàng hóa & công nợ Quản lý hàng hóa Cập nhật danh mục hàng hóa Cập nhật phiếu nhập kho Quản lý công nợ Cập nhật phiếu thu Cập nhật phiếu chi Cập nhật xuất kho Báo cáo hàng hóa tổng hợp Báo cáo công nợ Tìm kiếm Tìm hàng hóa theo tên Tìm theo hàng hóa bán chạy Cập nhật khách hàng Cập nhật Nhà cung cấp 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu - Biểu đồ DFD diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý, trong bàn giao thông tin cho nhau. Mục đích là giúp ta thấy được những gì thực tế xảy ra trong hệ thống, làm rõ những chức năng và thông tin nào cần cho quản lý - Mối quan hệ giữa các thành phần: chức năng xử lí, luồng thông tin, kho dữ liệu, tác nhân ngoài, tác nhân trong. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh của hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ có những thành phần sau: Khách mua hàng: Trực tiếp làm việc với bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ, yêu cầu mua hàng, trả tiền và nhận các chứng từ từ phòng quản lý. Nhà cung cấp: trực tiếp làm việc với bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ, xuất hàng cho Công ty khi có yêu cầu, nhận tiền, các hoá đơn chứng từ từ phòng quản lý. Ban quản lý: bao gồm những người có thẩm quyền trong việc yêu cầu cập nhật, điều chỉnh thông tin và báo cáo về danh mục hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục NCC. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Quản lý hàng hoá và công nợ Khách hàng Nhà cung cấp Ban quản lý Khách YC, mua hàng, trả tiền Phiếu xuất, phiếu thu Các YC Các báo cáo Nhà CC YC, giao hàng, tiền Phiếu nhập,phiếu chi Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Nhà cung cấp Khách hàng Quản lý hàng hoá (1) Quản lý công nợ (2) Kho 2 Kho 1 Kho 2 Tìm kiếm (3) Ban quản lý Ban quản lý Kho 1: Chứa các thông tin: Danh mục hàng, phiếu nhập, phiếu xuất. Kho 2: Chứa các thông tin: Danh sách NCC, danh sách khách hàng, phiếu thu, phiếu chi. Sơ đồ DFD mức dưới đỉnh của chức năng Quản lý hàng hoá Ban quản lý Cập nhật danh mục hàng hóa (1.1) Khách hàng Nhà cung cấp DM hàng Phiếu Cập nhật phiếu xuất kho (1-3) Cập nhật phiếu nhập kho (1-2) y/c nhập nhập hàng Phiếu xuất y/c xuất hàng Phiếu xuất Khách hàng Báo cáo hàng hoá tổng hợp (1-4) Nhà CC Phiếu nhập y/c Ban quản lý Trả lời Mức dưới đỉnh chức năng Quản lí công nợ Khách hàng Cập nhật phiếu thu (2.3) Phiếu thu Nhà CC Khách hàng Báo cáo công nợ (2.5) Ban quản lý Phiếu nhập Phiếu xuất Cập nhật khách hàng (2.1) Thông tin khách hàng Cập nhật NCC (2.2) NCC cập nhật phiếu chi (2.4) Phiếu chi Ban quản lý y/c trả tiền Phiếu chi Thông tin nhà CC NCC Thông tin còn nợ Ban quản lý Khách hàng Kiểm Tra nợ Báo cáo nợ Thông báo nợ Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng tìm kiếm TK hàng hoá theo tên TK theo hàng Bán chạy Khách hàng Nhà cung cấp Ban quản lý Phiếu xuất DM hàng hoá 3. Phân tích hệ thống về dữ liệu 3.1. Mô hình thực thể liên kết: Thực thể mang thông tin: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu thu Phiếu chi Thực thể mang tính thống kê hoặc thể hiện đối tượng quản lý: Danh sách khách hàng Danh sách Nhà cung cấp Danh sách hàng hoá Mối liên kết giữa các thực thể: Phiếu thu Danh sách khách hàng Phiếu xuất Danh mục hàng hoá Phiếu nhập Danh sách nhà cung cấp Phiếu chi Mối liên kế các thực thể đã chuẩn hoá: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu chi Danh sách khách hàng Danh mục hàng hoá Danh sách Nhà cung cấp Chi tiết phiếu nhập kho Chi tiết phiếu xuất kho Phiếu thu Ghi chú : Kí hiệu quan hệ 1-n kí hiệu quan hệ 1-1 kí hiệu quan hệ n-n b) M« h×nh d÷ liÖu quan hÖ: Từ phiếu xuất, phiếu thu ta chuẩn hoá về 3NF Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3NF Mã PXK Ngày xuất Mã KH Tên KH Địa chỉ KH Mã SPT Ngày thu Số tiền Lý do Mã H Tên H ĐVT SL ĐG #Mã PXK Ngày xuất Mã KH Tên KH Địa chỉ KH #Mã PXK #Mã H Tên hàng ĐVT SL ĐG #Mã SPT Ngày thu Số tiền Lý do Mã KH Tên KH Địa chỉ KH #Mã PXK Ngày xuất Mã KH Tên KH Địa chỉ KH #Mã PXK #Mã H SL ĐG #Mã H Tên H ĐVT #Mã SPT Ngày thu Số tiền Lý do Mã KH Tên KH Địa chỉ KH #Mã PXK Ngày xuất Mã KH #Mã KH Tên KH Địa chỉ KH #Mã PXK #Mã H SL ĐG Mã H Tên H ĐVT #Mã SPT Ngày thu Số tiền Lý do Mã KH Tập phụ thuộc hàm: F={Mã KÒ Tên KH, Địa chỉ KH; Mã HÒ tên H, ĐVT; Mã PXKÒ Ngày X, Mã K; Mã PXK, Mã HÒSL, ĐG; Mã SPTÒNgày thu, số tiền, Mã KH} Ta được các quan hệ: Danh sách khách hàng (Mã K, tên K, ĐC) Danh mục hàng hoá (Mã H, Tên H, ĐVT) Phiếu xuất (Mã PXK, Ngày X, Mã K) Chi tiết xuất (Mã PXK, Mã H, Sl, ĐG) Phiếu thu (Mã SPT, Ngày thu, Số tiền, Mã KH) *Từ phiếu nhập, phiếu chi ta chuẩn hóa về 3NF Danh sách thuộc tính 1NF 2NF 3NF Mã PNK Ngày nhập Mã NCC Tên NCC Địa chỉ Mã SPC Ngày chi Số tiền Lý do Mã H Tên H ĐVT SL ĐG #Mã PNK Ngày nhập Mã NCC Tên NCC Địa chỉ #Mã PNK #Mã H Tên hàng ĐVT SL ĐG #Mã SPC Ngày chi Số tiền Lý do Mã NCC Tên NCC Địa chỉ #Mã PNK Ngày nhập Mã NCC Tên NCC Địa chỉ #Mã PNK #Mã H SL ĐG #Mã H Tên H ĐVT #Mã SPC Ngày chi Số tiền Lý do Mã NCC Tên NCC Địa chỉ #Mã PNK Ngày nhập Mã NCC #Mã NCC Tên NCC Địa chỉ NCC #Mã PXK #Mã H SL ĐG Mã H Tên H ĐVT #Mã SPC Ngày chi Số tiền Lý do Mã NCC Tập phụ thuộc hàm: F={Mã NCCÒ Tên NCC, Địa chỉ ; Mã HÒ tên H, ĐVT; Mã PXKÒ Ngày xuất , Mã NCC; Mã PXK, Mã HÒSL, ĐG; Mã SPCÒNgày chi, số tiền, Mã KH} Ta được các quan hệ: Danh sách NCC (Mã NCC, tên NCC, Địa chỉ NCC) Phiếu Nh ập (Mã PNK, Ngày nhập, Mã NCC) Chi tiết nh ập (Mã PNK, Mã H, Sl, ĐG) Phiếu chi (Mã SPC, Ngày chi, Số tiền, Mã NCC) Chương 4: THIẾT KẾ CHUƠNG TRÌNH LỰA CHỌN NGÔN NGỮ, HỆ QUẢN TRỊ Trong chương trình này, tôi chọn hệ quản trị Microsoft Access để thiết kế chương trình Quản lý hàng hoá và công nợ. Microsoft Access là một chương trình ứng dụngvăn phòng Microsoft Office chạy trên môi trường Window, là phần mềm thuộc hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, có nhiều tính năng ưu việt, có giao diện đẹp, cho phép người sử dụng truy xuất đến dữ liệu một cách trực tiếp, đơn giản để xem xét, tính toán, xử lý dữ liệu đã được lưu trữ trên máy tính. 1. THIẾT KẾ CÁC BẢNG DỮ LIỆU Bảng Danh sách khách hàng (dskh) Bảng Danh sách nhà cung cấp (dsncc) Bảng Phiếu thu (phieuthu) Bảng Phiếu chi (phiếu chi) Bảng Phiếu nhập kho (pnk) Bảng Danh mục hàng hoá (dmhh) Bảng chi tiết Phiếu nhập kho (ctpnk) Bảng Phiếu xuất kho (pxk) Bảng chi tiết Phiếu xuất kho (ctpxk) Sơ đồ liên kết giữa các bảng: 2. XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH Giao diện chính của chương trình * Công dụng các nút Nhập mới : Cho phép thêm mới các thông tin Xoá: Cho phép xoá đi những thông tin không cần thiết Tìm: Cho phép tìm các thông tin theo yêu cầu Ghi: Cho phép ghi lại những sự thay đổi Thoát : Thoát khỏi form đang làm việc Xem : Cho phép xem thông tin trước khi in In : Cho phép in những thông tin cần thiết ra giấy Xem cả danh sách: Cho phép xem tất cả các bản ghi có trong danh sách Today : cho phép cập nhật đúng ngày hiện tại 2.1Quản lý hàng hoá Cập nhật phiếu nhập kho Biểu mẫu này cho phép bạn nhập mới các mặt hàng vào kho. Bao gồm các thông tin: Mã phiếu nhập kho, ngày nhập kho, mã nhà cung cấp, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền. Đồng thời biểu mẫu này cũng cho phép bạn ghi lại những sự thay đổi, xoá đi những thông tin không cần thiết, xem trước khi in, in ra giấy và thoát khỏi Form khi hoàn thành công việc. .Cập nhật phiếu xuất kho Biểu mẫu này cho phép bạn nhập mới các thông tin về mặt hàng xuất kho. Bao gồm các thông tin: Mã phiếu xuất kho, ngày xuất kho, mã khách hàng, mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền. Đồng thời biểu mẫu này cũng cho phép bạn ghi lại những sự thay đổi, xem trước khi in, in ra giấy, xoá đi những thông tin không cần thiết và thoát khỏi Form khi hoàn thành công việc. Cập nhật danh mục hàng hoá Biểu mẫu này cho phép bạn nhập mới các thông tin về các mặt hàng đã được nhập về kho. Bao gồm các thông tin: Mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn vị tính, đơn giá bán. Đồng thời biểu mẫu này cũng cho phép bạn ghi lại những sự thay đổi, xoá đi những thông tin không cần thiết, xem toàn bộ danh mục hàng hoá, thoát khỏi Form khi hoàn thành công việc. Báo cáo hàng hoá tổng hợp Biểu mẫu này cho phép bạn xem toàn bộ các mặt hàng với các thông tin: Mã hàng, tên hàng, số lượng nhập, trị giá nhập, số lượng xuất, trị giá xuất, số lượng tồn, trị giá tồn. Đồng thời biểu mẫu này cũng cho phép bạn xem toàn bộ các thông tin ở màn hình trước khi in ra giấy, in ra giấy và thoát khỏi Form khi hoàn thành công việc. Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau: e) In phiếu nhập kho Biểu mẫu này cho phép bạn xem bất kì phiếu nhập kho nào và in ra giấy số phiếu nhập kho mà bạn muốn. Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau: h) In phiếu xuất kho Biểu mẫu này cho phép bạn xem bất kì phiếu xuất kho nào và in ra giấy số phiếu xuất kho mà bạn muốn. Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau: Quản lý công nợ Cập nhật phiếu thu Biểu mẫu này cho phép bạn nhập mới phiếu thu tiền mặt. Bao gồm các thông tin: Mã phiếu thu, ngày thu tiền, mã khách hàng, lý do, số tiền. Đồng thời biểu mẫu này cũng cho phép bạn ghi lại những sự thay đổi, xem toàn bộ các thông tin ở màn hình trước khi in ra giấy, in ra giấy và thoát khỏi Form khi hoàn thành công việc. Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau: Cập nhật phiếu chi Biểu mẫu này cho phép bạn nhập mới phiếu chi tiền mặt. Bao gồm các thông tin: Mã phiếu chi, ngày chi tiền, mã nhà cung cấp, lý do, số tiền. Đồng thời biểu mẫu này cũng cho phép bạn ghi lại những sự thay đổi, xem toàn bộ các thông tin ở màn hình trước khi in ra giấy, in ra giấy và thoát khỏi Form khi hoàn thành công việc. Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau: Cập nhật danh sách khách hàng Biểu mẫu này cho phép bạn nhập mới các thông tin về khách hàng như: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ. Sau đó bạn có thể ghi lại những sự thay đổi, xoá đi những thông tin sai, xem trên màn hình toàn bộ danh sách các khách hàng đã mua hàng của Công ty và thoát khỏi Form này khi hoàn thành công việc. Khi bạn nháy chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả: Danh sách nợ của khách hàng Biểu mẫu này cho phép bạn xem danh sách các khách hàng nợ tiền Công ty và tìm theo tên khách hàng. e.Báo cáo công nợ chi tiết 2.3 Tìm kiếm a) Tìm thông tin hàng theo tên Biểu mẫu này cho phép bạn tìm các thông tin về mặt hàng theo tên hàng mà bạn muốn. Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau: b)Tìm mặt hàng bán chạy nhất trong 1 khoảng thời gian Biểu mẫu này cho phép bạn tìm các mặt hàng bán chạy nhất trong khoảng thời gian. Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau: 3.Trợ giúp KẾT LUẬN Trong quá trình làm đề tài, chúng em thu được những kết quả như sau: Nắm vững và hiểu sâu hơn về cơ sở dữ liệu Làm quen với quá trình xây dựng một phần mềm từ khâu khảo sát đến quá trình phân tích, thiết kế chương trình và giải quyết bài toán trong thực tế Chương trình bước đầu đã có kết quả tốt, đã xậy dựng được một số Table, một số Form, truy vấn QBE, SQL, Macro và Report…đã đáp ứng được phần nào yêu cầu của bài toán. Do thời gian có hạn, kinh nghiệm và trình độ lập trình chưa cao nên chương trình Quản lý hàng hoá và công nợ của em không thể tránh khỏi những thiếu xót. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của thầy, cô, bạn bè, để chương trình của em ngày càng hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin được gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong trường, các thầy cô giáo trong khoa, đặc biệt là thầy giáo Trần Mạnh Tuấn đã tạo điều kiện thuận lợi, hướng dẫn em thực hiện đồ án này. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... MỤC LỤC Trang Lời nói đầu 1 Chương 1: Cơ sở dữ liệu 2 Nhiệm vụ cơ bản 2 Cơ cấu tổ chức và phân công trách nhiệm 2 Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý 3 Đánh giá hiện trạng 5 Mục tiêu quản lý 5 Các thông tin của hệ thống 5 Yếu tố thành công 9 PHẦN 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 10 Phân tích hệ thống về xử lý 10 Phân tích hệ thống về dữ liệu 13 PHẦN 3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 17 Lựa chọn ngôn ngữ, hệ quản trị 17 Thiết kế các bảng dữ liệu 17 Bảng Danh mục khách hàng 17 Bảng Danh mục nhà cung cấp 18 Bảng Phiếu thu 18 Bảng Phiếu chi 19 Bảng Nhập kho 19 Bảng Danh mục hàng hoá 20 Bảng chi tiết phiéu nhập kho 20 Phiếu xuất kho 21 Bảng Chi tiết phiếu xuất kho 21 Xây dựng chương trình chính 22 Công dụng các nút 23 Quản lý hàng hoá 23 Quản lý công nợ 31 Trợ giúp 35 Kết luận 37 Nhận xét 38