Đề tài Quy trình ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty TNHH một thành viên thương mại xuất nhập khẩu Hải Hà

Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HẢI HÀ QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH HẢI HÀ: Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới, cũng như sự hội nhập vả đổi mới của nền kinh tế đất nước, xuất nhập khẩu hiện nay đang đóng một vai trò vô củng quan trọng trong quá trình thực hiện mục tiêu đối ngoại, mở rộng quan hệ hợp tác với nước ngoài. Hiện nay Việt Nam đang là một trong những thị trường đầy tiềm năng, do đó thu hút được nhiều mục tiêu đầu tư của các tổ chức nước ngoài. Hoạt động xuất nhập khẩu cũng phát triển mạnh mẽ từ đó. Nhận thấy một ngảnh kinh tế đầy tiềm năng và còn phát triển mạnh mẽ trong tương lai, cũng như góp phần thúc đẩy nền kinh tế trong nước tiếp tục vươn cao và vươn xa hơn nữa, công ty TNHH Một Thành Viên TM-XNK Hải Hà được ra đời. Trụ sở tọa lạc tại : 78/F9 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh. Hai chi nhánh tại : -Số 229A Đường 30 tháng 4, Phường Hưng Lợi, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. -Km 10, xã Hàm Kiệm, Hàm Thuận Nam, tỉnh Bình Thuận. Và công ty còn có một kho lạnh chứa hàng tại : C2/70, Phạm Hùng, xã Bình Hưng, huyện Bình Chánh, TP. HCM. Hải Hà công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, được thành lập vào ngày 18 tháng 04 năm 2008, số giấy phép đăng ký kinh doanh : 520660231 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành Phố Hồ Chí Minh cấp . - Với tổng số vồn điều lệ: 3.900.000.000 đồng ( ba tỷ chín trăm triệu đồng) - Tên giao dịch tiếng Việt: Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại – Xuất Nhập Khẩu Hải Hà. - Tên giao dịch quốc tế: HAI HA COMPANY.LTD. - Mã số thuế công ty: 0305236909 - Số điện thoại: 084.2962 686 – 084.2174751 - Số fax: 08. 2962 686 - Địa chỉ email: haihadragon@gmail.com.vn Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại –Xuất Nhập Khẩu Hải Hà là công ty có tư cách pháp nhân hoạt động độc lập, với các phương châm: Uy tín , chất lượng Tận tình ,chu đáo Giá cả cạnh tranh Buổi đầu mới thành lập, công ty chỉ có một trụ sở đặt tại Km 10, xã Hàm Kiệm, Hàm Thuận Nam, tỉnh Bình Thuận. Đây chính là cơ sở trực tiếp thu mua và phân loại sản phẩm để phục vụ cho công việc xuất khẩu. Trong giai đoạn này, công ty phải rất cố gắng tìm kiếm khách hàng cho mình, đồng thởi cũng gặp không ít đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Bước đầu, số vốn kinh doanh chỉ khoảng 1.000.000.000 đồng và nguồn nhân lực còn khá hạn chế. Tuy nhiên, với sự lãnh đạo tài tình của Ban Giám Đốc công ty cùng với sự cố gắng nỗ lực của đội ngũ nhân viên, đến khoảng giữa năm 2008, công ty đã từng bước khẳng định vai trò của mình trên thương trường. Đây cũng chính là bước ngoặt lớn đánh dấu sự thay đổi của công ty. Cái tên HẢI HÀ không chỉ được biết đến ở tỉnh Bình Thuận mà còn được xuất hiện khá nhiều ở TP. Hồ Chí Minh và các tỉnh lân cận vì các mặt hàng xuất nhập khẩu ngày càng đa dạng. Điển hình là công ty đã quyết định đặt trụ sở chính tại 78/F9 Cộng Hòa, Phường 4, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh và một chi nhánh khác tại Số 229A Đường 30 tháng 4, Phường Hưng Lợi, quận Ninh Kiều, TP. Cần Thơ. Để hỗ trợ cho thuận tiện với việc xuất nhập khẩu chính tại TP. Hồ Chí Minh, công ty đã xây dựng một kho lạnh chứa hàng tại huyện Bình Chánh, TP. Hồ Chí Minh. Trong thời gian này, công ty cung đã tuyển dụng thêm nhiều nhân sự, tạo môi trường thuận lợi và hiện đại để nhân viên hăng say làm việc. Trong điều kiện kinh doanh xuất nhập khẩu cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, nhưng công ty Hải Hà vẫn đảm bảo và phát huy tốt những phương châm hoạt động cũa mình. Vì vậy, Hải Hà luôn giữ được uy tín với khách hàng truyền thống và ngày càng thu hút thêm nhiều khách hàng mới. Từ những bước đi đẩu tiên trong việc tìm hiểu thị trường, áp dụng các chiến lược kinh doanh phù hợp, cho đến việc tìm kiếm những đối tác đầu tiên, Hải Hả đã gặp không ít khó khăn và cũng đã gặt hái được những thành công nhất định như ngày hôm nay. Trên cơ sở đó, công ty sẽ tiếp tục phát huy các thế mạnh và thành quả đạt được để có thể vươn xa hơn nữa trong tương lai. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÔNG TY: Chức năng: Công ty Hải Hà là công ty có nhiều năm kinh nghiệm trong việc xuất khẩu và nhập khẩu nhiều mặt hàng với nhiều nước trên thế giới như Trung Quốc, Thái Lan, Philipin,…và các thị trường khác. Công ty cố gắng giữ vững uy tín và nâng cao dịch vụ kinh doanh của mình với các chức năng chính: Ký kết các hợp đồng xuất khẩu sang các thị trường ngoài nước có nhu cầu Ký kết các hợp đồng nhập khẩu với đối tác nước ngoài Hoạt động giao nhận xuất nhập khẩu ủy thác cho các công ty, tổ chức kinh tế khác theo chức năng và quyền hạn của công ty. Nhiệm vụ: Công ty chịu trách nhiệm trước sự quản lý của các cơ quan nhà nước như: chi cục thuế, chi cục hải quan, cơ quan quản lý ngoại thương,…Và công ty cũng luôn phải chịu trách nhiệm với chính mình về các hoạt động kinh doanh của mình,do bởi nó không chỉ ảnh hưởng đến công ty mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín cũng như nền kinh tế Việt Nam. Vì thế công ty luôn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ, cũng như có nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ cho Nhà Nước. Chấp hành đúng quy định của Nhà nước cộng với một cong ty có mô hình tiêu biểu, tiên tiến, chung tay góp sức để đưa đất nước Việt Nam ngày càng phát triển. Cơ cấu tổ chức và bộ máy nhân sự của công ty: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý : Hình 1.1. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY GIAÙM ÑOÁC PHOÙ GIAÙM ÑOÁC PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KINH DOANH XUẤT NHẬP KHÂU PHOØNG VẬN TẢI (Nguồn:phòng nhân sự) Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban: Giám đốc: là người đứng đầu công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến công ty, cũng như quyết định mọi hoạt động xuất nhập khẩu của công ty theo đúng quy định của nhà nước. Trực tiếp giám sát, theo dõi, chỉ đạo các phòng ban khác trong công ty. Đồng thời cũng là người chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động của công ty. Phó giám đốc: là người tham mưu chính cho Giam1 Đốc, hỗ trợ Giam1 Đốc giải quyết các công việc trong công ty. Được Giam1 Đốc ủy quyền giải quyết các công việc, ký thay các giấy tờ có liên quan đến công việc của công ty. Phòng hành chính nhân sự: chịu trách nhiệm soạn thảo, lưu trữ các giấy tờ pháp lý liên quan đến công ty củng như hồ sơ lý lịch của công nhân viên, tuyển dụng và đảo tạo nhân viên khi cần thiết. tư vấn cho Giam1 Đốc về luật lao động, chính sách quy định của nhà nước. Xây dựng nội quy lao động cũng như các nội quy khác trong công ty. Phòng tài chính kế toán: phụ trách việc quyết toán sổ sách, theo dõi nguồn thu chi của công ty, phân tích, đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu: là bộ phận quan trọng nhất của công ty, chịu trách nhiệm thực hiện cũng như quản lý các nguồn hàng xuất khẩu, chịu trách nhiệm về hoạt động xuất nhập khẩu tại công ty. Vì xuất nhập khẩu là hoạt động then chốt nên nhân viên thuộc bộ phận này chiếm tỉ lệ cao nhất. Phòng vận tải: quản lý đội xe chở container và đội xe chở hàng , tổ chức việc bốc dỡ hàng lên container, có thể chở hàng cho công ty khách hàng khác. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TRONG NHỮNG NĂM GẦN ĐÂY (2009-2011): Tình hình chung: Cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu, nhập khẩu: Bảng 1.1- Cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu: (Đơn vị tính:Triệu VNĐ) TÊN HÀNG NĂM 2008 NĂM 2009 NĂM 2010 DOANH THU TỶ LỆ (%) DOANH THU TỶ LỆ (%) DOANH THU TỶ LỆ (%) 1. Thanh long 2. Bột mì,Tinh bột 4.Máy móc,Thiết bị 5. Mặt hàng khác 60,0 65,5 25,5 10,0 29,85 32,59 12,69 4,97 86,5 100,0 20,0 15,0 30,19 34,90 6,98 5,24 130,0 175,0 50,0 25,0 26,24 35,32 10,10 5,03 TỔNG KIM NGẠCH 201,0 100 286,5 100 485,5 100 (Nguồn:Phòng kinh doanh) Qua bảng số liệu trên, ta thấy: các mặt hàng xuất khẩu qua các năm tương đối tăng đều. Trong số các mặt hàng xuất khẩu ở trên, xuất khẩu nhiều nhất là mặt hàng bột mì, tinh bột. mặt hàng này xuất khẩu chủ yếu qua các nước như Trung Quốc, Campuchia…. Đây là các nước có nhu cầu về tinh bột khá cao. Doanh thu năm 2008 là 65,5 triệu đồng đạt tỉ lệ 32,59%. Đến năm 2009 , doanh thu đã đạt được 100 triệu đồng, tăng 34,5 triệu đồng so với cùng kì năm 2008. Dẫn đến tỉ lệ năm 2009 đạt 34,90%, cao hơn so với năm 2008 là 2,31%. Đây là một con số thể hiện tốc độ tăng trưởng khá nhanh. Tuy nhiên, năm 2010 vẫn là năm đạt được nhiều thành công đáng kể. Cụ thể là doanh thu năm 2010 là 175 triệu đồng , tăng 75 triệu đồng so với năm 2009 và tăng 109,5 triêụ đồng so với năm 2008. Tỉ lệ đạt 35,32 tăng 0,42% so với năm 2009 và 2,73% so với năm 2008. Như vậy, cộng hưởng với tất cả sự gia tăng của các mặt hàng kahc1, tổng kim ngạch xuất khẩu vời doanh thu năm 2008 là 201 triệu đồng, đạt tỉ lệ là 100%. Năm 2009 đạt doanh thu là 286,5 triệu đồng, cao hơn so với năm 2009 là 84,5 triệu đồng. Đến năm 2010, thì doanh thu đã đạt đến con số 485,5 triệu đồng, tăng 201 triệu đồng so với năm 2009 vả 283,5 triệu đồng so với năm 2008. Đây là một kết quả đáng mừng của công ty trong suốt nhiều năm cố gắng và nỗ lực không ngừng. Kết quả cũng cho thấy, tình hình hoạt động xuất khẩu của công ty cũng phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng qua các năm. Bảng 1.2- Cơ cấu các mặt hàng nhập khẩu: (Đơn vị tính:Triệu VNĐ) TÊN HÀNG NĂM 2008 NĂM 2009 NĂM 2010 DOANH THU TỶ LỆ (%) DOANH THU TỶ LỆ (%) DOANH THU TỶ LỆ (%) 1.Ván ép 2.Giấy gián gỗ 3.Máy móc,Thiết bị 4.Mặt hàng khác 45,0 30,5 20,5 10,0 42,45 28,77 19,34 9,44 80,5 65,5 45,0 20,0 38,15 31,04 21,32 9,49 145,0 95,0 60,0 35,5 43,22 28,32 17,88 10,58 TỔNG KIM NGẠCH 106,0 100 211,0 100 335,5 100 (Nguồn:Phòng kinh doanh) Qua bảng số liệu trên ta thấy, mặt hàng được nhập khẩu nhiều nhất ở công ty là ván ép. Doanh thu mặt hàng này năm 2008 đạt 45 triệu đồng, tỉ lệ là 42,45%. Bước sang năm 2009 có nhiều tiến bộ đáng kể với doanh thu là 80,5 triệu đồng, tăng 35,5 tiệu đồng so với năm 2008, tỉ lệ đạt 38,15%, tăng Cơ cấu thị trường xuất khẩu, nhập khẩu: Trong thời gian qua, Hải Hà đã hợp tác với khá nhiều công ty trong và ngoài nước, trong đó có các công ty như : Kiến An, Trí Tín, Nam việt, Huitong Economic Trade( Trung Quốc), Sangya LTD (Singapore),… Với định hướng kinh doanh đúng đắn, Hải Hà hướng đến mục tiêu phục vụ tốt nhất cho khách hàng. Có thể thống kê kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty về cơ cấu thị trường qua bảng sau: Bảng 1.3- cơ cấu thị trường xuất khẩu: (Đơn vị tính: triệu VNĐ) THỊ TRƯỜNG NĂM 2008 NĂM 2009 NĂM 2010 Doanh Thu TỈ LỆ (%) DOANH THU TỈ LỆ (%) DOANH THU TỈ LỆ (%) Trung Quốc 70.5 34.99 95.5 33.33 156 32.13 Campuchia 55.5 27.54 80.0 27.92 135.5 27.91 Singapore 35.5 17.62 50.5 17.63 86.5 17.82 Thái Lan 17.0 8.44 30.0 10.47 53.0 10.92 Philipin 13.5 6.70 19.5 6.81 32.5 6.69 Thị Trường Khác 9.5 4.71 11.0 3.84 22.0 4.53 Tổng Cộng 201.5 100 286.5 100 485.5 100 (Nguồn:Phòng kinh doanh) Qua bảng số kiệu trên ta thấy, thị trường Trung Quốc vẫn là thị trường xuất khẩu tiềm năng nhất. Với lợi thế về vị trí địa lý với Việt Nam, Trung Quốc là một thị trường tiêu thụ khá mạnh các mặt hàng của nước ta. Doanh thu ở mỗi thị trường tăng trong tất cả các năm , trong đó Trung Quốc vẫn đứng đầu với 156 triệu đồng năm 2010. Các mặt hàng chủ yếu xuất khẩu qua nước này là thanh long, bột mì, tinh bột, giày dép,.. Thị trường Campuchia xếp thứ hai với các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là tinh bột,bột mì, quần áo, giày dép,.. ngoài ra, các thị trường còn lại như Singapore, Thái Lan, Phlipin cũng là các thị trường tiềm năng trong số các thị trường xuất khẩu của công ty. Biểu đồ Bảng 1.4- cơ cấu thị trường nhập khẩu: (Đơn vị tính:Triệu VNĐ) THỊ TRƯỜNG NĂM 2008 NĂM 2009 NĂM 2010 DOANH THU TỶ LỆ (%) DOANH THU TỶ LỆ (%) DOANH THU TỶ LỆ (%) Thái Lan 38.5 36.32 80.5 38.15 135.0 40.24 Đài Loan 30.5 28.77 48.5 22.99 80.5 23.99 Trung Quốc 17.0 16.04 36.5 17.30 55.0 16.39 Malaysia 10.5 9.91 27.0 12.80 40.0 11.92 Thị trường khác 9.5 8.96 18.5 8.76 25.0 7.46 TỔNG CỘNG 106.0 100 211.0 100 335,5 100 (Nguồn:Phòng kinh doanh) Qua bảng số liệu ta thấy, đứng đầu trong số thị trường nhập khẩu của công ty chính là thị trưởng Thái Lan, với các mặt hàng chủ yếu là gạo, quấn áo, giày dép, các loại may móc thiết bị,.. Ngoai ra các thị trường khác như Đài Loan, Malaysia, Trung Quốc cũng là các thị trường nhập khẩu chính của công ty. Doanh thu ở các thị trường nhập khẩu tăng rõ rệt qua các năm. Tiêu biểu thị trường Thái Lan: doanh thu năm 2008 đạt 106 triệu đồng. năm 2009 đạt 211 triệu đồng, tăng 105 triệu đồng so với năm 2008. Năm 2010 đạt 335, 5 triệu đồng, tăng 114,5 triêu đồng so với măm 2009 và 209,5 triệu đồng so với năm 2008. Đây là các con số thể hiện sự phát triển mạnh mẽ của các thị trường trong những năm qua, đồng thời cũng thể hiện sự phát triển ngày càng rộng rãi ngành nhập khẩu của công ty Hải Hà nói riêng và của nền kinh tế đất nước nói chung. Biểu đồ Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2008-2010: Với kết quả kinh doanh hiện nay cho thấy, Hải Hà đã có mức tiến triển khá cao từ ngày mới thành lập cho đến nay. Mức tăng trưởng khá nhanh này thể hiện sự nắm bắt thị trường kịp thời của công ty, cũng như sự tận tâm làm việc của giám đốc và toàn thể nhân viên của công ty. Kết quả có thể tổng kết qua bảng số liệu dưới đây: Bảng 1.5- kết quả kinh doanh cùa công ty Hải Hà năm 2008-2010: (Đơn vị tính: VNĐ) NĂM 2008 NĂM 2009 NĂM 2010 Doanh thu 215.284.625 465.254.365 789.348.256 Lợi nhuận 35.254.258 60.695.492 118.304.492 Lợi nhuận trước thuế 35.254.258 60.695.492 118.304.492 Lợi nhuận sau thuế 28.785.625 45.518.758 84.891.586 (Nguồn:Phòng kinh doanh) Qua bảng số liệu trên cho thấy Hải Hà trong ba năm qua đã phát triển rất nhanh mặc dù là công ty mới trên thị trường xuất nhập khẩu.Doanh thu của công ty giai đoạn 2008-2010 không ngừng tăng.Cụ thể là năm 2009 tăng so với năm 2008 là 249.969.740 đồng tương đương với năm 2010 so với năm 2009 cũng có một kết quả kinh doanh khả quan là 324.093.891 .Việc tăng doanh thu dẫn đến việc tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.Đó là năm 2008 tổng lợi nhuận trước thuế là 35.254.258 đồng,năm 2009 là 60.695.492 đồng và năm 2010 là 118.304.492 đồng. Và ta cũng thấy rằng con số tăng rất đáng kể đây là một điều đáng mừng của công ty Hải Hà. Biểu đồ Để đạt được kết quả như vậy,Công ty Hải Hà đã không ngừng nỗ lực trong thời gian qua,sự tính toán về chiến lược kinh doanh cũng như định hướng thị trường đúng đắn đã đưa Hải Hà đi đến kết quả kinh doanh rất khả quan. Công ty Hải Hà đã không ngừng nỗ lực trong ba năm qua. Sự áp dụng một chiến lược kinh doanh đúng đắn,sự tìm hiểu và nắm bắt thị trường kịp thời đã giúp cho Hải Hà có một tầm vóc mới rất khả quan trong tương lai. Với đà phát triển như vậy, Hải Hà sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ trên con đường của mình và thúc đẩy một nền kinh tế đất nước ngày càng vững mạnh. PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI: Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường như hiện nay, để các công ty có thể tồn tại và phát triển thì không phải là chuyện đơn giản. Hải Hà nói riêng cũng như tất cả các doanh nghiệp khác nói riêng, muốn tồn tại và phát triển cẩn phải định hướng cho mình một lối đi đúng đắn, một chính sách kịp thời,phù hợp, đảm bảo đem lại hiệu quả cao cho công ty mà vẫn giữ vững chữ tín với khách hàng. Qua việc phân tích và đánh giá ở trên, Hải Hà đã đề ra các phương án chính trong tương lai như: Luôn duy trì và tuân thủ đúng theo phương châm kinh doanh truyền thống của mình. Đầu tư xây dựng nâng cấp hệ thống kho bãi vả tăng cường thêm phương tiện vận tải phục vụ cho việc kinh doanh. Tuyển dụng nhân viên có tay nghề và chuyên môn phù hợp. Tăng cường hoạt động Maketing , quảng bá rộng rãi hình ảnh công ty,tim kiếm các đối tác cũng như các thị trường tiềm năng. Chương 2: QUY TRÌNH KÝ KẾT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU HẢI HÀ 2.1. PHÂN TÍCH HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG: Trong hoạt động buôn bán ngoại thương thì văn bản pháp lý đầu tiên để chứng tỏ mối quan hệ làm ăn giữa hai bên đó chính là hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng ngoại thương cần ngắn gọn nhưng vẫn thể hiện đẩy đủ tất cả những điều khoản và điều kiện mà hai bên đã thương lượng. Trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thương với các đối tác nước ngoài, ban lãnh đạo công ty Hải Hà vẫn giữ tiêu chí là “hợp tác, đôi bên cùng có lợi”. Trong hợp đồng xuất khẩu trái thanh long qua Trung Quốc, hợp đồng đã thể hiện được rõ : - Bên xuất khẩu là: HAI HA COMPANY.LTD 78/F9 CONG HOA ST, WARD 4,TANBINH DIST, HOCHIMINH CITY - VIETNAM Tel: (084) 2962686 Fax: (084)2962686 Mr : LE HONG HAI Herinafter called PARTY A - Bên nhập khẩu: HUITONG ECONOMIC TRADE LTD.FOSHAN RM 21, 25/F, BAIHUA PLAZA, 31-37 ZUMIAO ROAD,FOSHAN,CHINA Tel : (852) 2782 0536 Fax : (852) 2782 6321 Mr: CHANG LE Hereinafter called PARTY B Đây là thông tin đầy đủ về các bên đối tác. Ngoài ra, hợp đồng còn thể hiện rõ các điều khoản mua bán mà hai bên đã thỏa thuận như: ARTICLE 1: COMMODITY – QUANTITY – PRICE: Đây là điều khoản về tên hàng, số lượng,giá cả,ký mã hiệu,... Trong đó thể hiện : MARK NO: ký hiệu: K.W DESCRIPTION OF GOODS: FRESH DRAGON FRUIT – mô tả về hàng hóa: trái thanh long tươi. PACKAGES(CTNS) :1,034 – số kiện (thùng các- tông): 1,034 kiện. N.W (KGS) : 23,569 – NET WEIGHT : trọng lượng tịnh :23,569 kg. UNIT PRICE ( USD/KG) – đơn giá : 0.32 USD/KG AMOUNT (USD) : tổng giá trị : 7,542.08 USD. SAY : Seven thousands five hundred forty two point eight only dollars – số tiền bằng chữ: Bảy nghìn năm trăm bốn mươi hai phẩy tám đô la Mỹ. Đối với thanh long là mặt hàng đơn giản, dễ đóng gói nên trong điều khoản này, chi tiết được thể hiện bằng bảng, có thể kiểm tra được dễ dàng, đồng thời cũng rất ngắn gọn. ARTICLE 2 :QUALITY : Đây là điều khoản về chất lượng. Hợp đồng thể hiện : “quality as per the sample confirmed by both sides. Method packing, size as per description to be supplied by the buyer”- “chất lượng như mẫu đã được xác nhận giữa hai bên. Phương pháp đóng gói, kích cỡ như đã thông báo cho người mua”. Thanh long là loại mặt hàng mà khi xuất đi nước ngoài, thường có qua kiểm dịch chất lượng tại Chi cục kiểm dịch thực vật. Do đó, với điều khoàn chất lượng thì chỉ cần viết súc tích, ngắn gọn như vậy là đủ. ARTICLE 3: DELIVERY- giao hàng : Điều khoản thể hiện: “The commodity should be delivered not later than APR 20,2011. To received at the Foshan,China. The incoterms 2000 delivery order on FOB- Hochiminh City, or CIF- Foshan, China” “hàng phải được giao muộn nhất là ngày 20 tháng 4 năm 2011. Nơi nhận hàng là Foshan, Trung Quốc. Bán hàng theo điều kiện FOB cảng TP. Hồ Chí Minh, hay CIF cảng Foshan, Trung Quốc , dẫn chiếu Incoterms 2000”. Với điều kiện bán là FOB như hợp đồng thì người mua không có nghĩa vụ phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Hơn nữa với điều kiện bán hàng là FOB thì thời điểm chuyển giao rủi ro của người bán là nhanh hơn và có thể an toàn hơn. ARTICLE 4: DOCUMENTS: các chứng từ yêu cầu: “ All export documents (Packinglist, Comercial invoice, Bill or Bill of lading, Certificate of Origin form E,…) should be sent to the buyer with shipment. All charges by the seller”. “Tất cả các chứng từ cần thiết cho việc xuất khẩu mà hai bên đã thỏa thuận như: phiếu đóng gói, hóa đơn thương mại, vận đơn hoặc vận đơn đường biển, giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E,…sẽ được gởi cho người mua cùng với giao hàng. Tất cả chi phí liên quan do người mua chịu”. Hàng hóa được xuất sang Trung Quốc nên ngoài những chứng từ cần thiết thông thường thì còn cần phải có giấy chứng nhận xuất xứ mẫu E. Ngoài ra còn có thề có thêm giấy kiểm dịch thực vật nếu người mua có yêu cầu. ARTICLE 5: PAYMENT : Quy định về việc thanh toán tiền hàng. “ The Party B for Party A by TTR 100% per of contract total value in through at EXIMBANK Hochiminh City, Vietnam. After times 90 days before receiving shipping documents”. “ Bên B phải trả cho bên A 100% tổng giá trị của hợp đồng bằng phương thức trả tiền bằng điện qua ngân hàng Xuất Nhập Khẩu TP. Hồ Chí Minh. Trong vòng 90 ngày trước khi nhận bộ chứng từ “. Trong hợp đồng việc thanh toán thể hiện bằng TTR – chuyển tiền bằng điện 100% giá trị cùa hợp đồng..Nghĩa là bất cứ khi nào người mua trả tiền cho người bán thì sẽ nhận được bộ chứng từ. ARTICLE 6: TERM AND LABEL : điều khoản “ The Buyer certified the attached labels on the finish products are owned by the Buyer. The sealed labels on the finished by the Seller is accepted by the Buyer. The Buyer has responsibility for these labels”. ARTICLE 7: GENERAL CONDITION: Điều khoản quy định chung: “ Both sides undertake to fullfill all provision of this contract. Any amendment or alteration must have written agreement by both sides. Any dispute which can not amicably setteled by both sides. Will be brought to Vietnam Forgein Trade abitration committee belong to the Chamber of Commerce and Industry Vietnam”. Cuối cùng hợp đồng thể hiện rõ hợp đồng được làm thành 04 bản, 02 bản tiếng Việt và 02 bản tiếng Anh, mỗi bên giữ hai bản, và hợp đồng có hiệu lực đến hết ngày 20/04/2011. Các bên kí tên vả đóng dấu. Chữ kí và con dấu của các bên giúp hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và trở thành cơ sở pháp lý cho các bên chịu trách nhiệm khi có bất kì một phát sinh nào xảy ra. Hợp đồng ngoại thương nói trên tương đối đơn giản, ngắn gọn. Với mặt hàng đơn giản như thanh long, cùng với HUITONG ECONOMIC TRADE LTD là một đối tác khá uy tín và đã làm ăn lâu dài, việc thể hiện hợp đồng như vậy là hợp lý và cần thiết. Tuy nhiên, việc thanh toán bằng TTR thì thủ tục khá đơn giản, nhanh gọn nhưng rủi ro cũng là rất cao. Người xuất khẩu không có căn cứ nào để có thể đảm bảo được rằng người mua sẽ trả tiền cho mình, ngoại trừ dựa vào uy tín và mối quan hệ hợp tác lâu dài trong thời gian qua giữa các bên. 2.2. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU: Sơ đồ thực hiện tổng quát: Vói các tiêu chí về hàng hóa đã được các bên thỏa thuận như trên hợp đồng ngoại thương thì người bán sẽ thực hiện các bước: 2.2.1. Chuẩn bị hàng hóa: Như đã kì kết trong hợp đồng ngoại thương, người bán sẽ chuẩn bị lô hàng cho phù hợp với các yêu cầu đã thỏa thuận. Nhẳm mục đich hàng sẽ được giao kịp thời trong thời gian quy định. 2.2.2. Quy trình mượn container rỗng của hãng tàu và đóng hàng vào container: - Công ty sẽ tìm hiểu thật kỹ và lựa chọn hãng tàu mình thấy thích hợp nhất. sau đó tiến hành đặt tàu dựa trên lịch trình và bảng giá tính phí mà hãng tàu đưa ra. -Làm công văn mượn container rỗng của hãng tàu. Đây là loại công văn có sẵn mẫu do hãng tàu cung cấp, chỉ cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết, sau đó nộp lại cho hãng tàu để xin ký cùng với danh mục hàng xuất khẩu. - Sau khi đồng ý , hãng tàu sẽ xác nhận bằng cách cấp cho chủ hàng Lệnh giao vỏ container. Trong lệnh giao vỏ container thể hiện: Tên người nhận vỏ container Tên cảng giao container cho người nhận container Số booking Số lượng vỏ container Hàng được đóng tại đâu( kho hoặc bãi) Nhiệt độ container Độ thông gió Tàu dự kiến,chuyến, ngày Cảng chuyển tải, cảng đến Đã thanh lý hải quan tại cảng nào Thời gian phải mang container vào lại cảng (closing time) Các chi tiết mà chủ hàng cần lưu ý khi mượn container của hãng tàu. Sau dó nhân viên giao nhận sẽ xuống văn phòng của hãng tàu tại cảng để đổi lệnh. Tại đây, văn phòng sẽ đóng dấu xác nhận trên lệnh. Mang lệnh đã đóng dấu xuống thương vụ cảng để đóng tiền phí và lấy container. Đối với container lạnh 40 feet thì phí phải đóng là 305.000 đồng (theo thời giá). Khi đó, khách hảng sẽ được hãng tàu cấp hóa đơn phiếu E chứng nhận việc đã thanh toán phí cho hãng tàu. Khi đã có container, hãng tàu sẽ cung cấp cho khách hàng số container và số seal. Chủ hàng cho xe vào lấy container về địa điểm đóng hàng của mình. Chủ hàng tiến hành đóng hàng vào container dưới sự giám sát của đại diện Hải quan. Sau khi đóng xong, nhân viên Hải quan sẽ niêm phong kẹp chì container. Chủ hàng sau khi hoàn tất mọi quy trình đóng hàng vào container sẽ vận chuyển và giao container cho tàu tại bãi container hoặc hải quan của cảng quy định vào đúng ngày giờ quy định trong lệnh giao vỏ container ( closing time). Nếu như trễ hơn thời gian quy định, hàng sẽ bị bỏ lại vả chủ hàng phải làm lại các quy trình đặt tàu cũng như mượn container rỗng tại hãng tàu. Như vậy sẽ tốn kém rất nhiều chi phí. Do đó, cần thực hiện theo đúng những chi tiết trong lệnh giao vỏ container mà hãng tàu đã cấp cho mình. 2.2.3. Quy trình làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu: 2.2.3.1. Mở tờ khai điện tử: Sau khi chuẩn bị xong các chứng từ cần thiết, nhân viên giao nhận phải kiểm tra lại tính chính xác của bộ chứng từ, tra mã hàng hóa và tính thuề theo biểu thuế quy định mới nhất hiện hành để căn cứ vảo đó điền đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết vào tờ khai hải quan điện tử. Trên tờ khai hải quan điện tử hàng xuất khẩu gồm có 33 ô. Khi mở tờ khai điện tử, người khai hải quan sẽ thực hiện các bước như sau: Tạo các thông tin khai hải quan điện tử trên máy tính đúng các nội dung theo mẫu số 1 được cấp bởi chi cục hải quan. Người khai hải quan sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về những gì mình đã khai báo. Trên tờ khai hài quan điện tử hàng xuất thể hiện các nội dung chính như sau: Tên nơi khai Hải quan, ngày giờ gởi , tờ khai số.., và ngày giờ đăng ký: Chi cục hải quan HQCK Cảng Sài Gòn kv1/ Cát Lái Ngày gởi:08/04/2011 Số tờ khai: 26179 Ngày, giờ đăng ký: 08/04/2011 Ô số 1 : Thể hiện thông tin về người xuất khẩu, bao gồm: Mã số thuế của công ty: 0305236909 Tên giao địch đầy đủ của công ty: công ty TNHH một thành viên TM XNK Hải Hả. Địa chỉ công ty: 78/F9 Cộng Hòa, P.4, Q. Tân Bình, TP.Hồ Chí Minh Ô số 2: thể hiện thông tin về người nhập khẩu, bao gồm: Tên giao dịch đầy đủ của người nhập khẩu: HUITONG ECONOMIC TRADE LTD.FOSHAN CHINA RM 21. Địa chỉ cụ thể của công ty: 25F,BAIHUA,PLAZA 31-37 ZUMIAO ROAD,FOSHAN,CHINA. Ô số 3 : Tên và địa chỉ của ngừi ủy thác (nếu có) Ô số 4 : Đại lý làm thủ thục hải quan. Nếu nội dung ủy quyến là nộp thuế thì đánh dấu x vào ô nộp thuế. Ô số 5: Loại hình kinh doanh : vì đây là mặt hàng xuất khẩu nên thể hiện XKD01 ( Xuất kinh doanh) Ô số 6: Giấy phép : ghi rõ số giấy phép, ngày cấp và ngày hết hạn của giấy phép. Ô 7: Hợp đồng : Thể hiện số hợp đồng, ngày ký kết và ngày hết hạn của hợp đồng.: Hợp đồng số: 13/2011/HDKT Ngày: 30/03/2011 Ô 8: Hóa đơn thương mại : Thể hiện số và ngày cấp hóa đơn thương mại: Hóa đơn thương mại số: HH13 Ngày : 08/04/2011 Ô 9: Cảng xếp hàng : ghi rõ mã và tên cảng xuất hàng: C048 – Cảng Cát Lái / TP. HCM. Ô 10: Nước nhập khẩu : ghi rõ tên và mã nước nhập khẩu: CN - CHINA Ô 11: Điều kiện giao hàng :thể hiện hàng hóa được giao theo điều kiện: FOB Ô 12: Phương thức thanh toán : thanh toán bằng TTR. Ô 13: Đồng tiền thanh toán: là loại tiền do 2 bên thống nhất với nhau: USD Ô 14: Tỷ giá tính thuế : tỷ giá này dựa theo tỷ giá mới nhất do Ngân hàng Nhà nước công bố trong thời điểm hiện hành: 20.718 Ô 15: kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan : chấp nhận thông quan , A9 Thông quan trên cơ sở khai báo( luồng xanh), cửa 5. ô này là thông tin do cơ quan hải quan cung cấp. Thể hiện hàng hóa có được chấp nhận thông quan hay chưa, được phân theo luồng nào( luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ). Ô 16: chứng từ hải quan trước đó( nếu có) Ô 17 : là ô thể hiện về tên hàng và quy cách phẩm chất: TRÁI THANH LONG TƯƠI Ô 18: mã số hàng hóa: 0810909000 Ô 19: xuất xứ: Việt Nam Ô 20: Số lượng : 23.569 Ô 21: đơn vị tính: KG Ô 22: Đơn giá nguyên tệ: 0,32 Ô 23: trị giá nguyên tệ :7.542,08 Ô sô 24 : thể hiện số tiền thuế xuất khẩu phải nộp cho nhà nước bao gồm: Trị giá tính thuế: 156.256.813 Thuế suất : 0% . ( vì thanh long là mặt hàng xuất khẩu được miễn thuế) Tiền thuế : 0 đồng. Ô 25: thu khác : không có. Ô 26: thể hiện tổng số tiền thuế và các khoản tiền thu khác : bằng số: bằng chữ: Đơn vị tính là :VND Ô số 27: Thể hiện: tổng trọng lượng của lô hàng: 25.077 kg số hiệu kiện, container: CRXU6923847/ TSL9372983 tổng số container: cont 40: 1 tổng số kiện: 1.034 Ô 28: Ghi chép khác. ô này thể hiện tên tàu, số hiệu của tàu: TAU: TS HOCHIMINH V.11005N Ô 29: : xác nhận giải phóng hàng/ đưa hàng về bảo quản (nếu có) Ô 30: Cam đoan chịu trách nhiệm về việc khai báo ở trên của chủ hàng . chữ ký và con dấu hợp pháp của chủ hàng. Ô 31: xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát của cơ quan hải quan. Ô 32 và 33: Xác nhận thông quan và xác nhận đã thực xuất tờ khai. Gởi tờ khai hải quan điện tử đên chi cục hải quan khu vực. Tiếp nhận thông tin phản hồi từ phía cơ quan hải quan: trong bước này thì cơ quan hải quan sẽ kiểm tra lại tình chính xác của tất cả các chi tiết thể hiện trên tờ khai. Sau đó phân luồng ( xanh, đỏ, vàng) và gởi trả lại về cho khách hàng qua đường điện tử. Trên tờ khai trả lại về cho khách hàng, cơ quan hải quan cũng cung cấp số tờ khai. In tờ khai được phản hồi từ cơ quan hải quan ra thành 02 bản. Sau đó mang đến phòng tiếp nhận hải quan, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra lại chi tiết tờ khai một lần nữa. Nếu tất cả không có gì sai sót, cơ quan hải quan sẽ đóng dấu xác nhận thông quan ( ô số 32) và chuyển hồ sơ qua bộ phận trả tờ khai. Vể cơ bản, tờ khai hải quan điện tử cũng giống với tời khai hải quan thủ công trước đây. Tuy nhiên cũng có một vài sự khác biệt như :Trong tờ khai hải quan điện tử có nhiều thêm một số ô so với tờ khai hải quan thông thường trước đây. Chẳng hạn như ô số 15 là “kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục hải quan”, ô số 27 thể hiện tổng trọng lượng lô hàng, số hiệu container, tổng số container, ở ô số 28 còn có thể thể hiện các chi tiết như tên tàu, số hiệu của tàu, các ô số 31, 32, 33 là nơi đóng dấu xác nhận của cơ quan hải quan,.. Thực tế cho thấy, tờ khai hải quan điện tử ra đời giúp cho việc khai báo và thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu đơn giản và dễ dàng hơn nhiều, tuy vậy nhưng vẫn không kém phần đầy đù các chi tiết. Tất cả chi tiết được thể hiện chỉ trên một tờ khai hải quan, giúp giảm bớt các giấy tờ, nhanh chóng và gọn lẹ. Để nhận tờ khai, nhân viên giao nhận mua tem( lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai. Hải quan sau khi kiểm tra trả lại cho nhân viên giao nhận một tờ khai và giữ lại tờ khai có dán tem. 2.2.3.2. Thanh lý hải quan: - Sau khi đã hoàn tất thủ tục thông quan cho hàng hóa, nhân viên giao nhận đến hải quan giám sát bãi ghi số cont, số seal và ghi vào ô số 28 thêm các chi tiết về số container, số seal.. - Sau đó mang xuống phòng giám sát của cơ quan hải quan. Phòng giám sát tại cơ quan hải quan đối chiếu thực tế lô hàng đã vào cảng. tiến hành vào sổ tàu và cấp “ phiếu xác nhận đã đăng kí tờ khai hải quan”. Nhân viên giao nhận nhận lại tờ khai hải quan đả thanh lý. Lúc này hàng coi như đã lên tàu và việc thanh lý hải quan đã hoàn tất. 2.2.4. Tổ chức xếp hàng lên tàu. Đây là trường hợp hàng hóa xuất khẩu giao bằng container nên sau khi chủ hàng hoàn tất công việc đóng hàng vào container, kiểm nghiệm, kiểm dịch, niêm phong kẹp chì, làm thủ tục hải quan thì sẽ chở container giao lại cho hãng tàu tại bãi container của cảng trước thời gian quy định trong Lệnh cấp container rỗng. Chủ hàng xuất trình tờ khai xuất khẩu có xác nhận thông quan của hải quan để hãng tàu vào sổ tàu. Khi tàu đến cảng bốc hàng, hãng tàu sẽ tổ chức việc vận chuyển hàng, xếp hàng lên tàu. 2.2.5. Lập bộ chứng từ thanh toán: Như phương thức thanh toán đã được thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu phải chuẩn bị một bộ chứng từ thanh toán cho phù hợp với những yêu cầu đã thỏa thuận với người nhập khẩu để được thanh toán tiền hàng. Trong hợp đồng ngoại thương đã đề cập ở trên, các bên đã thỏa thuận thanh toán bằng TTR- chuyển tiền bằng điện. Đối với phương thức thanh toán là chuyển tiền thì người xuất khẩu gởi bộ chứng từ cho người nhập khẩu để yêu cầu thanh toán. 2.2.5.1. Quy trình làm vận đơn đường biển ( Bill of Lading- B/L): Sau khi hoàn thành các bước thủ tục hải quan, chủ hàng sẽ cung cấp chi tiết thông tin về lô hàng cho hãng tàu như tên, địa chỉ người xuất khẩu, tên , địa chỉ người nhập khẩu, tên và địa chỉ người thứ ba ( nếu có)., tên hàng, số lượng hàng, tên và ố hiệu con tàu, tên cảng bốc, cảng dỡ,… Hãng tàu kiểm tra xác nhận lại các thông tin một lần nữa. Sau đó đại diện hãng tàu sẽ lập B/L dựa trên những thông tin đó. Trên B/L, hãng tàu còn nhận xét về chất lượng bên của lô hàng. Trong thực tế thì hầu hết các B/L thường được ghi chú “ CLEAN ON BOARD”. Chủ hàng mang theo những chứng từ liên quan đến lô hàng gồm: + Hóa đơn thương mại : 01 bản + Packing list: 01 bản +Tờ khai hải quan: 01 bản copy Sau đó trình lên hãng tàu, đóng các khoản phí cần thiết như phí chứng từ, phí seal,..để nhận B/L của lô hàng. Sau khi đã nhận được B/L của hãng tàu, chủ hàng cần kiểm tra lại các nội dung được thể hiện trong B/L.. Đ iểm quan trọng trong B/L cần kiểm tra kỹ là số container, số seal. 2.2.5.2. Quy trình làm giấy chứng nhận xuất xứ ( Certificate of Origin –C/O): Có khá nhiều mẫu C/O, mỗi mẫu dùng cho các mặt hàng khác nhau hoặc khu vực nhập hàng khác nhau. Các mẫu C/O ưu đãi: Form A: dùng cho tất cả các mặt hàng xuất khẩu sang các nước thuộc hệ thống GSP ( Generalized System of Preferences: chế độ ưu đãi thuế phổ cập) Form D: Dùng cho các hàng hóa xuất khẩu sang các nước ASEAN, được hưởng các ưu đãi theo hiệp định về chương trình ưu đãi thuế quan. Form E:cấp cho hàng Việt Nam xuất khẩu sang Trung Quốc là loại Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa cấp cho hàng hóa của Việt Nam được hưởng các ưa đãi thuế quan theo Hiệp định khung về hợp tác Kinh tế toàn diện giữa Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á và Cộng Hòa Nhân Dân Trung Hoa có hiệu lực từ ngày 26 tháng 11 năm 2003. Form S:cấp cho hàng hóa Việt Nam xuất khẩu sang Lào theo Hiệp định Hợp tác Kinh tế,Văn hóa,Khoa học kỹ thuật (gọi tắt là Hiệp định Việt-Lào). Form AK:cấp cho hàng hóa Việt Nam xuất khẩu sang Hàn Quốc theo Hiệp định Thương mại hàng hóa thuộc Hiệp định khung về Hợp tác kinh tế toàn diện giữa các Chính Phủ của các nước thành viên thuộc Hiệp hội các Quốc gia Đông Nam Á và Chính Phủ Đại Hàn Dân Quốc. Form AJ: dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang Nhật Bản. Form AANZ:dùng cho các mặt hàng xuất khẩu sang Australia. Ngoài ra còn có một vài mẫu C/O không ưu đãi khác. Tùy theo từng loại mặt hàng hoặc thị trường nước xuất khẩu mà công ty sẽ xin cao61 C/O nào cho phù hợp. Để có thể thực hiện xin cấp C/O, chủ hnag2 cần có đầy đủ các loại chứng từ cần thiết. Đối với hợp đồng ngoại thương này là xuất khẩu mặt hàng trái thanh long sang Trung Quốc nên công ty sẽ xin cấp C/O mẫu E. Chủ hàng cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ với đầy đủ các chứng từ như sau: Phiếu tiếp nhận : phiếu này do cơ quan cấp C/O cấp mẫu , chủ hàng điền đẩy đủ tất cả các thông tin cần thiết vào đó. Chủ hàng có trch1 nhiệm giữ lại phiếu tiếp nhận này để láy C/O. quá trình xử lý và cấp C/O có thể hoàn tất trong vòng 8 tiếng cho chủ hàng. Đơn đề nghị cấp C/O mẫu E: Trên đơn này thể hiện các nội dung chính trong 17 ô như sau: Ô số 1: thể hiện mả số thuế cuả doanh nghiệp. Ô số 2: kính gởi: cơ uan có thẩm quyền cấp C/O , chẳng hạn như Phòng Quản Lý XNK Khu vực Thành Phồ Hồ Chí Minh. Ô số 3: Hình thức cấp: sẽ đánh dấu v vào ô có hình thức được chọn. Có 03 hình thức là: cấp C/O, cấp lại C/O, hay hàng tham dự hội chợ triển lãm. Ô số 4: thể hiện bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O mẫu E bao gồm: Đơn đề nghị cấp C/O mẫu E Mẫu C/O đã khai hoàn chỉnh Tờ khai hải qun hàng xuất khẩu Vận đơn đường biển Giáy phép xuất khẩu …….. Ô số 5: Thể hiện: Tên bằng tiếng Việt, tiếng Anh và địa chỉ của công ty xuất khẩu Ô số 6: Thể hiện tên và địa chỉ công ty người mua Ô số 7: Thể hiện tên hàng bằng tiếng Việt và tiếng Anh Ô số 8: thể hiện mã số HS phân loại hàng hóa Ô số 9: thể hiện các tiêu chí xuất xứ Ô số 10: thể hiện số lượng của lô hàng. Bao gồm cả trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì Ô số 11: thể hiện trị giá của lô hàng Ô số 12: thể hiện số invoice, ngày cấp Ô số 13: tên nước nhập khẩu Ô số 14: số vận đơn đường biển, ngày cấp. Ô số 15: những khai báo khác như : số tờ khai, ngày cấp,.. Ô số 16: Ghi chú của tổ chức cấp C/O về ngày cấp, người kiềm tra, người nhập dữ liệu, người ký,…. Ô số 17: Cam đoan của doanh nghiệp về sự thật của những nội dung đã nêu ở trên. Đại diện công ty kí tên và đóng dấu. Hóa đơn thương mại : thể hiện tên và địa chỉ của người nhập khẩu, người xuất khẩu. Trên hóa đơn thương mại còn thể hiện cảng đến, cảng đi. Nội dung chính của háo đơn thương mại chính là mô tả về hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng giá trị lô hàng bằng số và bằng chữ. Ngoài ra, trên hóa đơn thương mại còn thể hiện trọng lượng tịnh ( NET WEIGHT) và trọng lượng cả bi( GROSS WEIGHT) của lô hàng. Packing list: về phần nội dung thì packing list cũng thể hiện về thông tin lô hàng giống như hóa đơn thuong mại. Tuy nhiên, trong packing list còn thể hien65bcach1 thức đóng hàng vào trong kiện như thế nào. Ví dụ như lô hàng trong hợp đồng thuong mại đã nói ở trên thì : 86 CTNS = 817 KGS (9.5 KGS/CTN), Nghĩa là 817kg được xếp trong 86 thùng, mỗi thùng 9.5 kg. Bảng kê thu hàng hóa mua vào không có hóa đơn: đây là chứng từ thể hiện việc thu gom hàng hóa từ nông dân. Do đó không có hóa đơn. Bảng kê này thể hiện: + Tên cơ sở kinh doanh + Địa chỉ của cơ sở thu mua + Mã số thuế công ty + Địa chỉ nơi tổ chức thu mua + Tên và số điện thoại người trực tiếp phụ trách thu mua. Nội dung bảng kê thể hiện ngày tháng năm mua hàng, tên và đại chỉ người bán hàng, tên mặt hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị thanh toán. Tờ khai hài quan gồm 01 bản chinh và 01 bna3 sao y. Cơ quan cấp C/O sẽ giữ lại bản sao y, bản chính sẽ được trả lại cho chủ hàng khi lấy C/O. Vận đơn đường biển ( Bill của hãng tảu): 01 bản sao y. Đối với lần đầu xin cấp C/O thì phải có : Giấy phép thành lập công ty : 01 bản sao Giấy chứng nhận mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ thì người xin cấp C/O sẽ truyền điện tử dữ liệu của bộ hồ sơ xin cấp C/O lên bộ phận tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền cấp C/O. Sau đó mang bộ hồ sơ đến trực tiếp Bộ Thương Mại hay Phòng Thương Mại. Tại đây,cán bộ sẽ kiểm tra tính chính xác và hợp lý của hồ sơ. Nếu không hợp lệ thì phải chỉnh sửa lại. Nếu hợp lệ thì cán bộ cấp C/O sẽ ra số C/O, nhập vào máy. Sau đó, cán bộ này sẽ kiểm tra lại và ký C/O và giao C/O lại cho người chủ hàng.. Bộ hồ sơ hoàn chỉnh sẽ được cấp ngay trong ngày. Khách hàng nhận lại từ cơ quan cấp C/O bao gồm 02 bản C/O. Trong đó có 01 bản original và 01 bản duplicate, và cơ quan cấp C/O giữ lại mẫu C/O triplicate. 2.2.5.3. Quy trình làm giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật( Phytosanitary Certificate): Đối với mặt hàng là trái thnah long, khi đưa đi xuất khẩu, hầu hết các công ty phải qua đăng ký kiểm dịch theo yêu cấu của khách hàng nhằm đảm bảo vệ sinh cũng như an toàn chất lượng. Khi đăng ký kiểm dịch, chủ hàng phải chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm: Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật. Đây là giấy mà công ty gởi cho cơ quan kiểm dịch, nhằm yêu cầu kiểm dịch lô hàng của mình, mục đích là tạo điều kiện cho việc xuất khẩu thuận loi. Trên giấy đăng ký kiểm dịch thực vật thể hiện các nội dung chính như: Tên tổ chức, cá nhân đăng ký kiểm dịch. Địa chỉ của công ty, số điện thoại Tên hàng hóa Khối lượng tịnh Khối lượng cả bì Số lượng và loại bao bỉ Ký mã hiệu , số hợp đồng hoặc L/C Nơi sản xuất Phương tiện chuyên chở Nước xuất hàng, người gởi Cửa khẩu đi Nước nhập hàng, người nhận Cửa khẩu đến Nơi hàng đến Địa điểm kiểm dịch và thời gian kiểm dịch Số lượng giấy kiểm dịch cần cấp. Tất cả những nội dung của giấy đăng ký kiểm dịch trên đây là mẫu có sẵn do chi cục hiểm dịch thực vật vùng cấp. Người đăng ký chỉ cần điền đầy đủ các nội dung cần thiết. Hợp đồng ngoại thương: Hóa đơn thương mại Sau đó cơ quan kiểm dịch sẽ cấp cho người đăng ký kiểm dịch “ Biên bản kiểm dịch và lấy mẫu hàng thực vật”. Trên biên bản này thể hiện các nội dung: Tên công ty đăng ký kiểm dịch Tên cán bộ kiểm dịch Và nội dung thể hiện “ với sự có mặt của nhân viên giao nhận công ty” Trên biên bản này còn thể hiện các nội dung của cơ quan kiểm dịch như: “ Đã kiểm tra” các nội dung trong giấy kiểm dịch thực vật như: Tên hàng Khối lượng lô hàng Số lượng hàng hóa Tên địa phương sản xuất. Mẩu trung bình đã lấy kiểm dịch ( số lượng, chất lượng) Kết quả kiểm tra vá kết luận của cán bộ Biên bản được làm thành 02 bản và cơ quan kiểm dịch cấp cho người đăng ký một bản và lưu lại một bản. Trong thời gian 01 ngày kể từ khi đăng ký kiểm dịch thực vật, người đăng kí sẽ đóng phì tại cơ quan kiểm dịch, mang theo biên bản kiểm dịch vả lấy mẫu thực vật, B/L và giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật do người đăng kí khai báo. Sau đó, cơ quan kiểm dịch sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận lại các thông tin. Khi tất cả các nội dung đã chính xác, cơ quan kiểm dịch sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật chính thức. Giấy chứng nhận này thể hiện rõ các nội dung diễn giải về lô hàng như: Tên và đại chỉ người xuất khẩu Tên và địa chỉ người nhập khẩu Số lượng và loại bao bì Ký mả hiệu nếu có Nơi sản xuất Phuong tiện chuyên chở Cửa khẩu nhập Khối lượng sản phẩm Tên khoa học của thực vật Và các nội dung xứ lý của cơ quan kiểm dịch như: Ngày kiểm dịch Tên thuốc có trong thực vật Thời gian và nhiệt độ Phuong pháp xử lý Nồng độ Thông tin thêm Dấu của cơ quan Nơi và ngày cấp giấy chứng nhận kiểm dịch Cuối cùng là tên và chữ ký của cán bộ kiểm dịch Trên giấy chứng nhận kiểm dịch thể hiện việc chứng nhận hàng hóa kiểm dịch phù hợp với các yêu cầu kiểm dịch thực vật hiện hành của nước nhập khẩu. 2.2.6. Thực xuất tờ khai: Sau khi đã xuất hàng lên tàu và lấy B/L, chủ hàng phải đến chi cục hải quan làm thủ tục chứng nhận lô hàng đã được xuất. Bộ hồ sơ gồm: Tờ khai hải quan điện tử 01 bản ( đã làm thủ tục hải quan) Hóa đơn thương mại: 01 bản sao Vận đơn đường biển có con dấu củ hãng tàu: 01 bản chính hoặc bản sao Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ, nhân viên làm hàng nộp vào ô làm thủ tục thực xuất của chi cục hài quan. Tại đây cán bộ hài quan sẽ kiểm tra số B/L, thời gian tàu chạy, đối chiếu số lượng, trọng lượng hàng hóa trên B/L và tờ khai có chính xác với nhau hay không. Nếu hợp lệ thì cán bộ hải quan sẽ đóng dấu thực xuất vào ô số 33 của tờ khai và trả lại cho nhân viên giao nhận. Tờ khai hải quan và việc xuất khẩu lô hàng coi như đã hoàn tất. 2.2.7. Quyết toán với đối tác: Người nhập khẩu sẽ thanh toán cho người xuất khẩu tất cả số tiền hàng quy định đã thỏa thuận trong hợp đồng ngoại thương, củng như hai bên quyết toán với nhau các vấn đề liên quan đến chứng từ lô hàng. 2.2.8. Thanh lý hợp đồng và giải quyết khiếu nại ( nếu có): Sau khi quyết toán với đối tác đã hoàn tất,người xuất khẩu sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng. Khi áy hợp đồng xem như đã giải quyết xong và hiệu lực của hợp đồng sẽ hết cho đến ngày hết hạn hợp đồng đã quy định. Trong quá trình thực hện hợp đồng. nếu bất cứ có sụ cố mào xảy ra giữa hai bên mà lỗi chính là do người xuất khẩu tì người xuất khẩu phải giải quyết kịp thời, thỏa đáng nhằm giữ mối quan hệ làm ăn tốt đẹp và lâu dài đã có giữa các bên. Căn cứ giải quyết khiếu nại căn cứ vào luật áp dụng trong hợp đồng hoặc nếu trong hợp đồng không quy định cụ thể thì căn cứ vào các điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng. Chương 3: GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ 3.1 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH HẢI HÀ. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt trên thị trường hiện nay,việc nắm bắt tình hình và có những thay đổi cũng như đưa ra những biện pháp là rất cần thiết.Do đó,em xin đưa ra một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh XNK tại công ty TNHH Hải Hà như sau: Mở rộng thị trường tìm kiếm khách hàng mới:Công ty nên thành lập một đội ngũ nhân viên phụ trách về mảng nghiên cứu thị trường,hiểu được các nhu cầu,đỏi hỏi của khách hàng từng bước hoàn thiện các dịch vụ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Đồng thời,phải tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh có tiềm năng và thế mạnh,điểm yếu như thế nào để phát triển và thay đổi các dịch vụ của mình,cũng như phát huy những mặt mạnh của công ty. Công tác PR,đưa các dịch vụ của công ty đến với các doanh nghiệp cũng rất quan trọng.Làm thế nào công ty được nhiều doanh nghiệp biết đến? Đó là một câu hỏi lớn.Một giải pháp cho việc này là quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng,tham gia các cuộc hội chợ,triển lãm hàng hóa,dịch vụ cũng như các buổi hội thảo dành cho các doanh nghiệp… Đó là cơ hội lớn để quảng bá các dịch vụ của công ty. Công ty nên đầu tư nguồn vốn vào việc nâng cấp các dịch vụ của công ty như mua thêm các phương tiện vận tải,xây dựng kho bãi để không phải thuê ngoài,tiết kiệm chi phí:đào tạo nhân viên về nghiệp vụ để hiệu quả làm việc tiếp tục được nâng cao hơn nữa. Giá cả cũng là vấn đề cần phải quan tâm.Khách hàng thường có tâm lý chọn dịch vụ giá rẻ nhưng chất lượng.Điều này rất khó để doanh nghiệp có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng vì làm như vậy doanh nghiệp có thể sẽ bị lỗ.Nhưng với bước đầu,doanh nghiệp nên tạo điều kiện để thu hút khách hàng đến khi đã khẳng định thương hiệu trên thị trường,lấy được niềm tin của khách hàng thì công ty sẽ phát triển nhanh chóng. Bên cạnh việc chú ý cải thiện chất lượng dịch vụ,công ty cũng nên tập trung vào các công tác khuyến khích nhân viên.Công ty nên có những ưu đãi hợp lý để khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên,để công việc được thực hiện một cách hiệu quả hơn nữa. 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.2.1. Một số kiến nghị đối với nhà nước © Nên đẩy mạnh công tác đầu tư xúc tiến thương mại với nước ngoài,tổ chức thường xuyên các chương trình:hội chợ,triển lãm hàng hóa trong nước và ngoài nước để các doanh nghiệp gặp gỡ,học hỏi lẫn nhau cũng như tạo điều kiện cho các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu.Đồng thời đây cũng là dịp kêu gọi các nhà đầu tư nước ngoài nhằm thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu phát triển. © Ngành Hải Quan nên tạo điều kiện thuận lợi hơn để doanh nghiệp tiến hành các thủ tục thông quan cho hàng hóa,bỏ bớt đi những thủ tục rườm rà không cần thiết,cũng như thay đổi đội ngũ cán bộ Hải Quan không có năng lực.Đồng thời,ngành Hải Quan cần có các biện pháp hạn chế tối đa tiêu cực,nhằm nâng cao phẩm chất đạo đức cán bộ công nhân viên Hải Quan. © Trong dài hạn chính quyền thành phố cần có biện pháp di dời một số cảng ra ngoại thành nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp di chuyển hàng từ các kho ra cảng cũng như lấy hàng từ cảng về kho hàng. 3.2.2.Một số kiến nghị đối với công ty để thực hiện hiệu quả các giải pháp trên. Chiến lược cạnh tranh của công ty cần tập trung vào nhu cầu,đòi hỏi của khách hàng,lấy lợi ích của khách hàng làm mục tiêu kinh doanh,đó cũng là thực hiện tốt các phương châm của công ty: uy tín,chất lượng,nhanh chóng,tận tình. Trước hết,để nâng cao chất lượng và cắt giảm thời gian và chi phí thì cần phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty.Nên thường xuyên có những cuộc họp nội bộ của công ty để các phòng ban cùng phân tích tình hình kinh doanh và kết quả kinh doanh,từ đó tìm ra những vấn đề phát sinh thảo luận tìm ra cách khắc phục hiệu quả.Có như vậy các phòng ban mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và nhiệm vụ chung của công ty. Tiếp đến các khâu trong quy trình thủ tục giao nhận hàng hóa cần phải nhanh gọn chính xác.Muốn vậy từ khâu chuẩn bị hồ sơ phải được thực hiện một cách hiệu quả,đầy đủ,hợp lệ.Đặc biệt trong khâu tính thuế cho hàng hóa,các nhân viên phải hiểu rõ tính chất,đặc điểm,công dụng của hàng hóa,cũng như các quy tắc,quy định áp mã thuế để áp mã số thuế thật chính xác.Điều này giúp cắt giảm chi phí cũng như thời gian cho việc giám định hàng hóa hoặc làm lại hồ sơ nếu tính sai thuế.Xuất trình bộ hồ sơ theo đúng quy định.Đồng thời các nhân viên phải nắm vững nghiệp vụ,các quy định về khai Hải Quan tại các Chi Cục Hải Quan,kho,bãi cũng như kịp thời cập nhật những sửa đổi,bổ sung của các ban ngành liên quan về lĩnh vực kinh doanh XNK nhằm tránh những sai sót,giúp cho quá trình giao nhận diễn ra dễ dàng,nhanh chóng và ít tốn kém hơn. Bên cạnh đó,công ty nên đầu tư vốn vào các hoạt động kinh doanh và sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả nhất.Đó là việc đầu tư nâng cấp,mở rộng hệ thống kho bãi,phương tiện vận tải nhằm phục vụ vận chuyển và lưu trữ hàng hóa trong hợp đồng giao nhận mà được mong chờ sẽ ngày càng nhiều trong tương lai,tiêt kiệm không ít chi phí thuê mướn hoặc tăng doanh thu thay vì giao khâu vận tải cho công ty khác làm và cũng có thể cung cấp dịch vụ tận nơi cho các công ty trong và ngoài tỉnh một cách nhanh chóng,đúng hạn,nhờ đó mà uy tín của công ty được nâng lên.Thứ hai là đầu tư vào việc mở rộng phạm vi hoạt động giao nhận bằng đường biển,đường bộ,đường hàng không và đa dạng hóa các mặt hàng xuất khẩu và nhập khẩu. Hơn nữa công ty nên thành lập phòng Marketing để tập chung hơn vào việc tìm kiếm thị trường,giúp công ty có nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước,thúc đẩy việc tăng doanh thu.Đồng thời,đầu tư vào việc bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân viên cũng rất quan trọng,một mặt nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên,mặt khác kịp thời phổ biến chính sách mới và những thay đổi các quy định của Nhà Nước.Ngoài ra,công ty nên có chế độ ưu đãi,thưởng phạt cho các nhân viên khuyến khích tinh thần làm việc của họ.Công ty cũng nên tuyển các nhân viên mới để đảm bảo một đội ngũ nhân viên năng động,tinh nhanh,vững nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng phục vụ của công ty. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN