Đề tài Thực trạng áp dụng nguyên hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 của Công ty cổ phần ACC-244

LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh và xu thế hiện đại, để tăng cường sự hội nhập về kinh tế nước ta với các nước khu vực và trên thế giới, việc đổi mới nhận thức, cách tiếp cận và xây dựng mô hình quản lý chất lượng mới, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam là một đòi hỏi cấp bách. ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế ban hành có thể áp dụng cho mọi đối tượng. Việc áp dụng ISO 9000 vào doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cần thiết, đã tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và giảm chi phí, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của CBCNV nâng lên rõ rệt. Chính nhờ những tác dụng ấy mà ISO 9000 hiện nay được xem là một trong những giải pháp hay nhất, cần thiết nhất để nâng cao năng lực bộ máy quản lý doanh nghiệp. Trong đó, ISO 9001-2000 là tiêu chuẩn quốc tế mới nhất về hệ thống quản lý chất lượng đã được Tổ chức Tiêu chẩn hóa Quốc tế ISO ban hành vào tháng 12/2000 sau khi sửa đổi các tiêu chẩn phiên bản 1994.là phương pháp làm việc khoa học, được coi như là một quy trình công nghệ quản lý mới, giúp các tổ chức chủ động, sáng tạo, đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình. PHẦN 1. Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần ACC-244: - Tên công ty: Công ty Cổ phần ACC-244 - Địa chỉ trụ sở chính: Số 164 Lê Trọng Tấn, P. Khương Mai, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội - Vốn Điều lệ : 29.408.620.000 VND Trong đó Nhà nước góp 19.908.620.000 VND, chiếm 67,7%. - Lĩnh vực hoạt động: Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây lắp - Số lượng cán bộ, nhân viên bình quân : 800 người Bộ máy quản lý của các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần ACC-244 nói riêng giữ vai trò hết sức quan trọng vì nó quyết định sự thất bại hay tồn tại của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất kinh doanh. Thuộc loại hình cổ phần nên cơ quan quyền lực cao nhất là Đại hội đồng cổ đông. Bộ máy của công ty được thể hiện thông qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần ACC - 244 ( Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) PHẦN 2. Thực trạng áp dụng nguyên hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 của Công ty cổ phần ACC-244: Tiếp thu những công nghệ tiến tiến trong lĩnh vực xây lắp cùng với sự năng động, nhạy bén trong tìm kiếm thị trường, trong những năm qua Công ty cổ phần ACC-244 đã thi công hàng trăm công trình trên phạm vi cả nước, khẳng định vị thế là doanh nghiệp xây dựng công trình hàng không, dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện… hiệu quả, có chất lượng cao. Chất lượng công trình vừa là mục tiêu vừa là động lực cho Công ty tồn tại và phát triển. Công ty đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 bắt đầu từ năm 2007, tuân thủ những nguyên tắc quản lý theo hệ thống, đồng bộ, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, có tính ổn định lâu dài để bất cứ công trình nào cũng phải đạt chất lượng tốt. 2.1. Công ty cổ phần ACC-244 áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001-2000: Với mục đích nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao hình ảnh doanh nghiệp, tìm kiếm cơ hội kinh doanh mới, tăng thị phần cũng như cải tiến các quá trình nội bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức, kiến thức kỹ năng và năng lực của cán bộ công nhân viên… Công ty cổ phần ACC-244 đã tiến hành xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000. Đầu năm 2007, Công ty lập ban chỉ đạo dự án ISO 9000, bổ nhiệm Đại diện Lãnh đạo Chất lượng, tham dự khoá đào tạo đầu tiên về tổng quan ISO 9001-2000 và lập kế hoạch thực hiện, cho tiến hành phổ biến các tài liệu, triển khai thống nhất trong công ty, xem xét và cải tiến Hệ thống chất lượng phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty. Sau khi toàn bộ hệ thống văn bản áp dụng và khoá đào tạo đánh giá chất lượng nội bộ có kết quả, cán bộ đánh giá của công ty phối hợp với bên tư vấn đã tiến hành đánh giá chất lượng 4 lần, cuối mỗi đợt đánh giá ban chỉ đạo đã tìm ra được các vấn đề cần khắc phục triệt để, trên cơ sở đó Hệ thống quản lý chất lượng dần dần được hoàn thiện với những phản hồi tích cực từ phía khách hàng và đánh giá tốt từ phía lãnh đạo công ty. Xây dựng và áp dụng ISO 9001-2000 mới chỉ là khởi điểm, quan trọng nhất là duy trì và cải tiến liên tục làm cho Hệ thống này ngày càng hoàn thiện và vận hành trơn tru hơn. 2.2. Tình hình Công ty cổ phần ACC-244 sau khi áp dụng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001-2000: Những cải tiến về cơ cấu tổ chức, chính sách, quản lý: Về cơ cấu tổ chức: Hoàn thiện cơ cấu tổ chức biên chế công ty gồm ban Tổng Giám đốc và 3 phòng chức năng, bao gồm: Kế hoạch - Kinh Doanh; Tài chính - Kế toán; Tổ chức - Hành chính. Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của 2 Xí nghiệp, 5 Đội trực thuộc công ty. Về chính sách, quản lý: Đã ban hành phân cấp trong công tác quản lý: Phân cấp về chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc Công ty các phòng ban, đơn vị trực thuộc công ty và các Ban Chỉ huy công trường. Đã ban hành các Quy chế và Quy định quản lý: Quy chế quản lý nội bộ; Quy chế quản lý tài chính; Quy chế trả lương; Quy chế tuyển dụng lao động; Quy chế thực hiện dân chủ; Quy định giao khoán trong thi công xây dựng công trình; Quy định về vận hành, quản lý hoạt động của Website. Về điều lệ hoạt động của Công ty xây dựng theo điều lệ mẫu của UBCK nhà nước ban hành: Toàn Công ty thực hiện tốt Thỏa ước lao động tập thể; vận hành và duy trì Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001-2000. Tất cả các văn bản đều được lập trên cơ sở pháp luật hiện hành và đặc điểm tình hình của đơn vị. Vì vậy, trong quá trình áp dụng đã tạo điều kiện cho hoạt động của công ty vận hành sản xuất được thuận lợi; tăng cường chế độ trách nhiệm trong quản lý, thúc đẩy sản xuất phát triển thực sự mang lại hiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh. Các biện pháp kiểm soát: Kiểm soát về kế hoạch: Hàng tuần, hàng tháng trên cơ sở kế hoạch đã đề ra của công ty và kế hoạch chi tiết giao cho các đầu mối, các đơn vị trong công ty, các phòng ban đều thường xuyên kiểm tra, đôn đốc (theo chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn đã phân cấp) có báo cáo thường xuyên cho Tổng Giám đốc điều hành về tình hình thực hiện kế hoạch, các khoản chi phí trong giá thành sản phẩm đều được kiểm soát trên cơ sở kế hoạch đã đề ra. Hàng tuần, tháng, quý công ty đều tổ chức họp kiểm điểm kế hoạch sản xuất kinh doanh để có những biện pháp kịp thời điều chỉnh, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, và quản lý các chi phí liên quan đến giá thành sản phẩm. Kiểm soát chất lượng sản phẩm: Vận hành và duy trì Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 áp dụng trong lĩnh vực xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp ở tất cả các bộ phận trong Công ty tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng, tăng năng suất, tăng khả năng cạnh tranh và uy tín đối với khách hàng. Công ty có bộ phận luôn theo dõi và kiểm tra chất lượng sản phẩm thuộc Phòng Kế hoạch - Kinh doanh, bộ phận này thường xuyên giám sát quá trình sản xuất thi công và kiểm tra, nghiệm thu chất lượng của tất cả các sản phẩm trong công ty. Tổng Giám đốc trực tiếp phê duyệt lựa chọn nhà cung ứng để sản phẩm hàng hóa được mua về đều đảm bảo chất lượng, đáp ứng cho sản xuất. Kiểm soát về an toàn, vệ sinh môi trường: Công ty áp dụng các biện pháp để đảm bảo an toàn, bảo vệ môi trường, vệ sinh công nghiệp phù hợp với từng công trình và nơi xây dựng công trình như: tuân thủ các quy định về an toàn, tăng cường huấn luyện an toàn lao động, trang bị bảo hộ đầy đủ, thường xuyên kiểm tra an toàn, trang bị hệ thống sàn công tác chắc chắn, ổn định, che chắn hạn chế bụi, đổ rác thải vật tư thừa đúng quy định...Trong năm đã mời chuyên gia của Sở Lao động - TBXH thành phố Hà Nội trực tiếp huấn luyện đào tạo, vệ sinh môi trường cho 100% cán bộ, công nhân viên đang thi công tại công trình Nhà CT1-2 và được cấp chứng chỉ học tập an toàn, vệ sinh môi trường. Các công trường khác khi triển khai thi công đều tổ chức học tập nôi quy an toàn lao động. Kiểm soát về chi phí, giá thành sản phẩm: Dựa trên các hồ sơ kỹ thuật và dự toán kinh tế của sản phẩm, căn cứ theo giá cả hợp đồng và giá cả thị trường vận dụng các định mức kinh tế, định mức kỹ thụât của quá trình tạo ra sản phẩm để kiểm soát giá thành sản phẩm. Hàng tháng hoặc qua các công đoạn làm ra sản phẩm, Phòng Kế hoạch - Kinh doanh có báo cáo Tổng Giám đốc về số lượng sản phẩm đã làm ra, các sản phẩm dở dang... và ước lượng khối lượng hoàn thành từng công trình. Phòng Kế toán - Tài chính báo cáo Tổng Giám đốc về chi phí sản xuất của sản phẩm đã chi ra, qua đó Tổng Giám đốc luôn quản lý được giá thành sản phẩm. Kiểm soát về tài chính: Duy trì được nề nếp chế độ công khai tài chính, theo dõi hợp đồng, đối chiếu công nợ theo định kỳ, thanh toán với bên A, thanh toán với các đội, thanh toán chứng từ, thu, chi, tạm ứng. Hàng quý đều có Báo cáo tài chính theo quy định. Tích cực đòi nợ bên A để có vốn cho SXKD, hạn chế vay ngân hàng, hạn chế công trình dây dưa nợ đọng, quản lý chặt chẽ giá thành không bị thất thoát làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của Công ty. Kiểm soát về thực hiện chế độ chính sách với người lao động: Bao gồm các chế độ về hợp đồng lao động, chế độ tiền lương, tiền thưởng, bảo hộ lao động, BHXH,... tất cả các chế độ chính sách liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của CNV đều được kiểm tra, kiểm soát thường xuyên theo đúng luật pháp hiện hành và quy chế của công ty. Việc kiểm soát này do Phòng Tổ chức - Hành chính chủ trì và đối chiếu với phòng ban liên quan khi cần thiết. 2.3. Những mặt hạn chế, nguyên nhân và đề xuất khắc phục nhằm hoàn thiện công tác quản lý chất lượng tại đơn vị: Hạn chế và nguyên nhân: Trên thực tế, việc thực hiện công tác quản lý chất lượng tại các doanh nghiệp vẫn còn vấp phải một số khó khăn và công ty cổ phần ACC-244 cũng không phải là ngoại lệ. Trong quá trình triển khai các đơn vị phải dành chi phí, thời gian và công sức để xây dựng, thực hiện, duy trì cải tiến liên tục; phải có sự quyết tâm và nỗ lực cao từ phía lãnh đạo cũng như cán bộ, công chức khi thực hiện; tuy nhiên một số đơn vị chưa thực sự có sự ủng hộ cao nhất của lãnh đạo cũng như sự nhiệt tình vào cuộc của cán bộ, công chức. Nhận thức trong cán bộ, công chức về áp dụng hệ thống ISO còn mới mẻ, Với cung cách làm việc bị động, ngại thay đổi, nhân viên không muốn thay đổi cách làm cũ để tiếp nhận cái mới hoàn thiện hơn, nhìn nhận việc đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 như là phần việc phải làm thêm, một gánh nặng,…thay vì xem đó là công cụ cải tiến, nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công việc, do vậy khi thực hiện theo một quy trình mới bắt buộc thì phải có thời gian mới đi vào nề nếp, mới vận hành theo đúng quy định. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chưa đồng bộ, thay đổi liên tục khiến các thủ tục hướng dẫn, biểu mẫu cũng phải thay đổi, gây không ít khó khăn trong quá trình thực hiện. Ban chỉ đạo công tác ISO của cơ công ty vừa phải thực hiện nhiệm vụ chuyên môn vừa kiêm nhiệm thêm các công việc của Hệ thống quản lý chất lượng, thời gian tập trung chỉ đạo, kiểm tra giám sát chưa liên tục nên hiệu quả công việc áp dụng hệ thống chưa cao. Biện pháp: Ban lãnh đạo cùng các cán bộ quản lý công ty xây dựng kế hoạch cải cách toàn diện hệ thống ISO của công ty. Việc đầu tiên là đưa toàn bộ các tài liệu ISO và các tài liệu phục vụ quản lý của công ty lên mạng nội bộ, đơn giản hóa thủ tục sửa đổi các tài liệu đã phê duyệt, giúp cán bộ nhân viên dễ dàng tìm hiểu và cải tiến các bước thực hiện công việc khi có nhu cầu. Tiếp theo là rà soát lại toàn bộ thủ tục đã ban hành, áp dụng các công cụ của sản xuất tiết kiệm để làm đơn giản hóa các bước thực hiện công việc trong thủ tục và tạo sự phối hợp công việc giữa các đơn vị một cách mạch lạc. Các biểu mẫu được số hóa dần để các dữ liệu liên quan tới toàn bộ quá trình kinh doanh, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm được đưa lên mạng giúp quá trình phân tích dữ liệu, dự báo sản xuất, phát hiện các vấn đề về chất lượng được thực hiện nhanh và đồng bộ, giảm thiểu việc lưu hồ sơ giấy với dữ liệu vừa không chính xác vừa khó phân tích. Tất cả các công việc cải tiến đều đi kèm chính sách khen thưởng đối với cán bộ tích cực tham gia và có nhiều sáng kiến. KẾT LUẬN Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt quyết liệt, muốn tồn tại và chủ động đảm bảo quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra một cách liên tục, nhịp nhàng, doanh nghiệp phải có uy tín, chất lượng sản phẩm vượt trội được đảm bảo chứng nhận. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 ra đời đã thực sự mang đến một sự thay đổi lớn về phương thức quản lý tại các doanh nghiệp. Có thể khẳng định rằng, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000 trong hoạt động của các doanh nghiệp là một chủ trương đúng đắn. Với những kết quả ban đầu đạt được tại công ty cổ phần ACC-244 cho thấy việc áp dụng và triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO đã góp phần quan trọng trong công tác cải cách hành chính của doanh nghiệp, xóa bỏ các quy định mang tính quan liêu, gây phiền hà cho cá nhân và tổ chức, nâng cao hiệu quả kinh doanh, sản phẩm tốt đáp ứng khách hàng. Chúng ta cần đẩy mạnh triển khai áp dụng, mở rộng hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan hành chính, các doanh nghiệp thương mại, hướng đến xây dựng một nền kinh tế hiện đại, hiệu lực lấy thước đo sự thoả mãn khách hàng làm cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả cho hoạt động của các đơn vị mà trong đó hệ thống quản lý chất lượng là một công cụ hữu hiệu, là điều kiện cần thiết cho mọi hoạt động quản lý.