Hạch toán kế toán nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ trong công ty cao su Đà Nẵng

chức năng: Hiện nay DRC có tất cả 10 phòng ban chức năng. Để có thể đánh giá được tính hợp lý hay bất hợp lý của cơ cấu này chúng ta xem xét các chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban. Mỗi phòng ban có một trưởng phòng, họ là tham mưu cho giám đốc và được giám đốc uỷ quyền để quyết định một số công việc và có quyền đề nghị với giám đốc về khen thưởng, kỷ luật nhân viên trong phòng. - Phòng tài vụ: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch KHTSCĐ, cân đối thu chi, hạch toán giá thành, kiểm tra và giám sát nghiệp vụ kinh tế kết hợp với phòng ban khác để xây dựng kế hoạch sản xuất kỹ thuật tài chính, phân tích hoạt động kinh tế, tham mưu cho giám đốc công ty mọi lĩnh vực tài chính kinh tế. Phòng này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc và có quyền kiểm tra thống kê kế toán ở các xí nghiệp. - Phòng tiêu thụ: là đơn vị chức năng, phụ trách tiêu thụ sản phẩm toàn công ty. Nhiệm vụ của phòng là: Theo dõi thị trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ trung và ngắn hạn. Tổ chức ký kết và thực hiện các hợp đồng tiêu thụ. - Phòng tổ chức hành chính: đặt địa vị chỉ đạo của giám đốc công ty, phòng này có nhiệm vụ xây dựng và cải tiến bộ máy quản lý, tuyển dụng lao động, đào tạo cán bộ phụ trách công tác thi đua khen thưởng cho CBCNV trong công ty. - Phòng vật tư XNK: thuộc quyền quản lý trực tiếp của giám đốc công ty. Nhiệm vụ của phòng này là nghiên cứu các nguồn cung ứng trong và ngoài nước, lập kế hoạch tổ chức thu mua, vận chuyển tồn kho vật liệu để cung ứng cho quá trình sản xuất kịp thời đầy đủ. - Phòng KCS: chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường để giữ uy tín cho công ty, timg nguyên nhân và có biện pháp khắc phục tình trạng sản phẩm kém chất lượng. - Phòng kỹ thuật công nghệ: chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc sản xuất. Phòng này có nhiệm vụ thiết kế theo dõi quy trình công nghệ sản xuất. Xây dựng định mức vật tư, trực tiếp chỉ đạo sản xuất, kiểm tra đánh giá lại chất lượng vật tư nhập kho, nghiên cứu chế thử sản phẩm mới. - Phòng kỹ thuật cơ năng: chịu sự quản lý trực tiếp của phó giám đốc kỹ thuật. Chức năng của phòng này là theo dõi tình hình sử dụng, vận hành máy móc thiết bị. Mua sắm thiết bị sản xuất mới, theo dõi việc thanh lý, đổi mới tẩin, máy móc thiết bị. - Ban điều hành sản xuất: chịu sự chỉ đạo của phó giám đốc sản xuất, có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất từng ngày cho từng xí nghiệp sản xuất. Tức kế hoạch tháng, quý đã được giám đốc duyệt, tiến hành kiểm tra, giám sát việc thực hiện các kế hoạch của từng đơn vị. - Ban an toàn: chịu sự quản lý trực tiếp cả công ty. Ban này có nhiệm vụ thực thi các chế độ bảo hộ lao động cho công nhân, thực hiện công tác, PCCC, đảm bảo điều hành về ánh sáng, hệ thống điện thoại, công tác vệ sinh công cộng. * Ban quản lý công trình: có nhiệm vụ quản lý các công trình xây dựng cơ bản, bố trí mặt bằng xây dựng và chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. * Xí nghiệp cơ điện: cung cấp năng lượng điện cho hoạt động sản xuất, đảm bảo xử lý kịp thời khi có sự cố về nguồn điện. * Các xí nghiệp sản xuất: là những đơn vị có tổ chức hạch toán riêng. Công ty có 5 xí nghiệp: xí nghiệp cán luyện; xí nghiệp năng lượng - động lực, Xí nghiệp xăm lốp ôtô, xí nghiệp xăm lốp xe đạp xe máy, xí nghiệp đắp lốp ôtô. 3. Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty Cao Su Đà Nẵng: a. Tổ chức bộ máy kế toán: + Kế toán trưởng: ký kếy kiểm tra sổ sách chứng từ, số liệu kế toán. Thực hiện công tác quản lý điều hành trong phòng kế toán. Tham mưu, đề bạt với giám đốc và ban lãnh đạo về tình hình tài chính của công ty. + Phó phòng kế toán: quản lý theo dõi TSCĐ, ký chứng từ, số liệu khi kế toán trưởng đi công tác. * Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, thực hiện các công vụ thanh toán, tạm ứng và theo dõi thanh toán giữa công ty với ngân hàng. * Kế toán tiêu thụ: theo dõi, quản lý công nợ với khách hàng. Thực hiện nghiệp vụ hạch toán tiêu thụ lỗ lãi, theo dõi lãi. Theo dõi thuế và các khoản nộp ngân sách. * Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi nguyên vật liệu, nhập xuất tồn kho theo dõi công nợ thanh toán tiền mua bán NVL. Theo dõi thuế GTGT đầu vào. * Kế toán giá thành: theo dõi hạch toán giá thành, theo dõi thanh toán lương. Bảo hiểm cho cán bộ công nhân viên. * Kế toán thống kê: tổng hợp theo dõi sản phẩm nhập kho hàng tháng, tính giá trị tổng sản lượng. * Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý, thu chi tiền của công ty. b. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Kế toán trưởng Phó phòng kế toán kiêm KT tổng hợp Kế toán Thống kê Kế toán NVL Kế toán TSCĐ Kế toán Tiêu thụ Kế toán Thanh toán Thủ quỹ c. Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ tại công ty: Gồm các loại sổ kế toán sau: - Nhật ký chứng từ. - Bảng kê. - Sổ cái. - Sổ kế toán chi tiết. * Nội dung cơ bản và trình tự ghi chép của nhật ký chứng từ: Nhật ký chứng từ số 1: dùng để phản ánh số phát sinh bên Có TK 111 "tiềnmặt: (phần chi) đối ứng bên nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 2: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 112 "tiền gởi ngân hàng" đối ứng bên nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 4: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 311 "vay ngắn hạn" ,TK 431 "vay dài hạn" TK 342 "nợ dài hạn" đối ứng bên nợ với các tài khoản có liên quan. Nhật ký chứng từ số 9: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 211 "TSCĐ hữu hình" , TK 212 "TSCĐ thuê tài chính", TK 213 "TSCĐ vô hình". Nhật ký chứng từ số 10: dùng phản ánh số phát sinh bên có TK 121, 128, 129, 136, 111, 334, 338 đối ứng bên Nợ và có với các tài khoản có liên quan. * Trình tự ghi sổ: Công ty DRC áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho các kế toán, vì hình thức này phù hợp với loại hình sản xuất của công ty vì khối lượng công việc ở phòng kế toán khá lớn. Trình độ các bộ phận đồng đều 90% là trình độ đại học. Theo hình thức này các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày được phản ánh trên chứng từ gốc là được ghi thẳng vào nhật ký chứng từ. Mỗi nhật ký chứng từ dùng cho một Tk hoặc nhiều TK có nội dung kinh tế giống nhau hoặc có mối quan hệ mật thiết với nhau. Từ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái, dựa vào các nhật ký chứng từ sổ cái làm căn cứ để lập báo cáo kế toán. Ngoài việc sử dụng bảng kê, nhật ký chứng từ sổ cái còn sử dụng một số sổ chi tiết, sổ tổng hợp chi tiết để phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp, tập hợp hạch toán chi phí tính giá thành sản phẩm với loại sổ này các chi phí phát sinh, tên chứng từ gốc được ghi vào sổ chi tiết. Cuối tháng ghi vào sổ tổng hợp, sổ tổng hợp chi tiết và làm căn cứ báo cáo định kỳ. * Sơ đồ trình tự ghi chép kế toán hình thức nhật ký chứng từ: MÔ HÌNH TỔ CHỨC SỔ KẾ TOÁN Chứng từ gốc và bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ cái Báo cáo kế toán Bảng kê Sổ kế toán chi tiết từ Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 4. Tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty Cao Su Đà Nẵng: Với đà thắng lợi trong sản xuất kinh doanh từ năm 1996, ngày từ quý III/1996 kế hoạch năm 1997, 1998, 1999 đã được thông qua, với chỉ tiêu phấn đấu cao hơn. Sắp xếp lại mặt bằng sản xuất từ cuối năm 1996 đến tháng 02/1997 công ty tiếp tục giao quyền tự chủ cho các xí nghiệp. Điều hành sản xuất gắn với nhu cầu tiêu thụ, từ máy móc thiết bị đến con người đều bố trí hợp lý. Do vậy năng suất không ngừng nâng cao và tăng 40% so với năm 1996. Năm 1998 tăng 80% so với năm 1996 và giảm tỷ lệ phế phẩm xuống 3% đối với sản phẩm săm lốp xe đạp; 1,5% đối với sản phẩm săm lốp ôtô. Tiết kiệm điện, vật tư, dầu đốt lò gần 10% so với năm 1996. Đặc biệt là sau khi đưa dây chuyền đắp lốp ôtô vào hoạt động, năm 1998 đã đạt sản lượng cao nhất từ 20 năm nay với gần 22.000 lốp ôtô đắp đã giải quyết hàng loạt vấn đề từ con người đến giá trị kinh tế môi trường cạnh tranh với thị trường lốp đắp trong nước. BẢNG SẢN LƯỢNG SẢN XUẤT VÀ TIÊU THỤ Chỉ tiêu Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 SX TT SX TT SX TT 1. Giá trị SXCN 72.623.352.000 84.372.647.000 125.179.178.000 2. Doanh thu 99.958.634.000 114.560.653.000 173.147.789.000 3. Sản phẩm SX - Lốp xe đạp (chiếc) 989.625 953.723 1.364.932 1.400.426 1.430.427 1.433.650 - Săm xe đạp (chiếc) 1.010.552 1.090.273 11.300.308 1.203.726 1.361.921 1.359.000 - Lốp xe máy (chiếc) 21.119 19.753 22.073 20.256 20.219 22.731 - Săm xe máy (chiếc) 7.259 7.326 14.382 15.257 9.040 10.331 - Lốp ôtô mới (chiếc) 46.812 45.973 56.633 60.213 97.899 97.900 - Lốp ôtô đắp (chiếc) 17.595 17.850 19.515 18.930 22.593 22.600 BẢNG BÁO CÁO THU NHẬP 30/3/03 Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2002 1. Doanh thu 173.147.789.000đ 114.560.653.000đ 2. Khoản phải thu 762.726.050.000đ 5.253.000.000đ 3. Doanh thu thuần 165.421.739.000đ 109.307.653.000đ 4. Giá bán hàng hóa 123.795.630.000đ 82.560.653.000đ 5. Lợi tức gộp 41.626.109.000đ 26.747.000.000đ 6. Chi phí bán hàng 7.560.310.000đ 2.460.000.000đ 7. Chi phí quản lý 19.670.253.000đ 12.860.000.000đ 8. Lợi tức thuần 14.395.546.000đ 11.427.000.000đ 9. Thuế lợi tức 5.038.441.100đ 3.999.450.000đ 10. Lợi tức sau thuế 9.357.104.900đ 7.427.550.000đ III. HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CCDC TẠI CÔNG TY DRC: 1. Phân loại và tính giá NVL- CCDC: a. Phân loại NVL - CCDC: Với sản phẩm chính là săm lốp các loại: Công ty cần nhu cầu NVL là rất lớn . Mỗi loại NVL có tác dụng khác nhau trong quá trình tạo sản phẩm. NVL tại công ty được phân chia theo tác dụng của nó với quá trình sản xuất. * Nguyên vật liệu chính: Đây là loại NVL có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, nó chiếm 90% kết cấu sản phẩm và 75% giá trị sản phẩm. NVL chính của công ty bao gồm: - Cao su tự nhiên, cao su tổng hợp CKC, coa su BR 1712, cao su tái sinh. - Hoá chất: FLEXION 3P, VUN KALEN - G, SILICOL, CaCO3, cao kanh, than đen, xăng công nghệ. - Vỏ mành xe đạp , hon da, vải chapor bọc lốp vải mành ôtô. - Thép tanh xe đạp, hon da, ôtô, màng lưu hoá ôtô. - NVL chính này sau khi qua các công đoạn sơ luyện, hỗn luyện sẽ được dùng vào sản xuất thành hình lốp. * Nguyên vật liệu phụ: Ngoài NVL chính tạo ra sản phẩm, để sản phẩm hoàn thiện cần phải cso NVL phụ tại công ty bao gồm: - Phiếu kiểm tra, bảo hành sản phẩm, nhãn hiệu hàng hóa, bao bì sản phẩm. - Băng keo, móc nhôm, đai, muối, oxy, axetien, mảnh hoa nhôm. - Dầu HĐ, dầu BS, dầu CZ, mỡ. * Nhiên liệu: Là vật liệu tạo ra nhiệt năng để làm ra sản phẩm của lò hơi. Nhiên liệu tại công ty: dầu diezen, dầu mazut, xăng. * Phụ tùng thay thế: Dùng để thay thế sửa chữa cho phụ tùng máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, CCDC tạo ra sự an toàn, liên tục vận hành máy móc thiết bị, phương tiện đáp ứng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh như: bulông, ốc vít, aptomat, khởi động từ... và các phương tiện thay thế khác. * Phế liệu: Gồm các NVL bị loại bỏ ra trong quá trình sản xuất kinh doanh như: cao su thải, sắt thép vụn... b. Tính giá NVL nhập kho: Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng - Nguyên vật liệu được tính theo giá thực tế của giá NVL nhập kho. Tuỳ theo từng hình thức nhập kho cũng như nguồn gốc NVL tại công ty có các tính toán khác nhau. * Đối với NVL mua ngoài: Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, hoá đơn hoặc chứng từ về chi phí thu mua với hàng hóa trong nước, tờ khai hải quan, phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu, mà kế toán NVL tiến hành tính giá. - Nguyên vật liệu trong nước: Giá thực tế NVL = giá ghi trên hoá đơn + Giá chi phí mua thực tế (giá chưa có thuế GTGT) Với chi phí mua gồm: Vận chuyển chi phí mua vật tư, chi phí khác. - Nguyên vật liệu mua do nhập khẩu: Giá thực tế NVL = giá nhập khẩu x Tỷ giá thực tế + thuế nhập khẩu + CP mua. Với chi phí mua gồm: chi phí Vận chuyển + chi phí giao nhận hàng hóa nhập khẩu + chi phí mua vật tư (lương cán bộ vật tư). + Chi phí khác: (như bảo hiểm, bốc xếp, chi phí hao hụt vật tư). * Đối với NVL tự chế biến: Giá thực tế NVL = giá của NVL xuất chế biến + Chi phí chế biến. Với chi phí chế biến gồm: lương công nhân chế biến, phí bốc vác, tham gia gia công chế biến. * Đối với NVL thuê ngoài gia công chế biến: Tại công ty có một số NVL phải thuê ngoài gia công chế biến: màng lưu hoá, băng tải, mặt lốp, cao su butyl. Giá thực tế NVL thuê ngoài gia công chế biến = giá thực tế NVL chế biến + Chi phí vận chuyển NVL đến nợ chế biến và từ nơi chế biến về công ty + tiền thuê ngoài gia công chế biến. c. Tính giá NVL xuất kho : Để thuận tiện cho việc tính giá xuất kho NVL, tại Công ty thực hiện việc tính giá xuất kho NVL vào giá bình quân cuối tháng. Hàng tháng sau khi thu nhập chứng từ, các chi phí liên quan đến NVL nhập kho. Kế toán tiến hành tính giá NVL nhập kho rồi tiến hành tính giá xuất kho NVL. Giá thực tế bình quân = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Tổng giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + Tổng số lượng tế NVL nhập trong kỳ Do đó: đơn giá thực tế NVL xuất trong kỳ = đơn giá thực tế bình quân x số lượng xuất trong kỳ. 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ: Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng việc hạch toán chi tiết NVL - CCDC được kế toán NVL thực hiện về cả giá trị và hiện vật kế toán NVL theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách của NVL-CCDC để quản lý và sử dụng. Hàng tháng kế toán NVL - CCDC phải luôn kiểm tra việc hạch toán vật liệu về giá trị và hiện vật giữa thực tế ở kho với số liệu trên sổ sách của kế toán NVL giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Tại Công ty Cao Su Đà Nẵng hiện nay đang chọn phương pháp hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. * Phòng vật tư: Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn, phòng vật tư tiến hành làm thủ tục. Chứng từ này được viết làm 3 liên. Liên gốc phòng vật tư giữ, 2 liên còn lại đưa xuống kho. Phòng vật tư theo dõi NVL - CCDC về giá trị và số lượng (giá ở đây là giá trên hoá đơn, giá thực mua) Mẫu phiếu nhập kho Đơn vị: .................................. Bộ phận: .................................. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 13 tháng 3 năm 2003 Số 4615 Định khoản: Nợ : .... Có: .... Họ tên người nhận hàng : Công ty Cao Su Chư Prông. Mã số thuế : 59.0019064-1 Nhập tại kho : số 3 theo hoá đơn số 3488 ngày 03/3/2001. Lý do: phục vụ sản xuất Hình thức thanh toán: chuyển khoản UNC. TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá T.tiền YC TN 1 Cao su cốm 1 Kg 50.000 50.000 7.700 385.000.000 2 Cao su cốm 3 Kg 20.000 20.000 6.800 136.000.000 Cộng : 521.000.000 Cộng tiền hàng: 521.000.000đ Thuế suất GTGT 10% tiền thuế 52.100.000đ Cộng tiền hàng 573.100.000đ Số tiền bằng chữ (năm trăm bảy ba triệu một trăm ngàn đồng chẵn) Phụ trách đơn vị Người nhập Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị: .................................. Bộ phận: .................................. PHIẾU XUẤT KHO Ngày 20 tháng 3 năm 2003 Số 215 Định khoản: Nợ : .... Có: .... Họ tên người nhận hàng : Nguyễn Văn A. Địa chỉ : Xí nghiệp Cơ khí. Lý do xuất kho : sửa chữa máy luyện. Xuất tại kho: kho số 5 - Thúy TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Giá thực tế Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4 5 1 Bulong 3x20 Con 3 2.000 6.000 2 Aptomat 5A Cái 4 45.000 180.000 3 Phụ tùng máy luyện Cái 1 1.200.000 1.200.000 Cộng : 1.386.000 Tổng số tiền bằng chữ (Một triệu ba trăm tám sáu ngàn đồng chẵn) Phụ trách đơn vị Người nhập Kế toán Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) - Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định thống nhất cho từng danh điểm NVL và phát cho thủ kho sau khi đã đăng ký vào sổ đăng ký thẻ kho. - Với trường hợp xuất NVL thì căn cứ vào mức đã duyệt thủ kho vào thẻ của mình. - Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ kho và thực tế tồn kho trong kỳ. * Tại phòng kế toán công ty: sau khi nhận chứng từ nhập, xuất kho , kế toán tiến hành kiểm tra chứng từ nhập, xuất gồm: hoá đơn nhậo kho, đơn giá nhập, số lượng so với phiếu nhập, kiểm tra phiếu xuất kho về số lượng so với giấy yêu cầu vật tư. Kiểm tra thủ tục, giấy tờ đã đầy đủ chưa. Nếu chưa sẽ trả lại cho phòng vật tư để làm hoàn chỉnh thủ tục chứng từ. Sau đó kế toán NVL mới xác nhận cho người cung cấp để thanh toán tiền bán NVL. - Kế toán NVL: theo dõi NVL, CCDC chi tiết cho từng loại vật tư, từng quy cách tương ứng với thẻ kho. Sổ chi tiết NVL có nội dung giống như thẻ kho, song theo dõi về số lượng lẫn giá trị. Tại công ty do không thể tập hợp chi phí mua NVL cho từng hoá đơn, phiếu nhập được nên thông thường việc tính giá NVL nhậop xuất được kế toán NVL thực hiện vào đầu tháng sau. Căn cứ vào chi phí mua NVL phát sinh trong tháng, phiếu thanh toán vận chuyển, phiếu giao nhận các chi phí khác đã phát sinh. Kế toán ghi đơn giá chi và tính thành tiền cho từng phiếu nhập, phiếu xuất theo tỷ lệ bình quân cho từng kg NVL nhập. Căn cứ vào chứng từ nhập xuất kho đã kiểm tra, tính thành tiền. Kế toán lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ kế toán chi tiết. Đến cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết theo từng loại NVL, tính ra tổng số lượng nhập, tổng tiền nhập, tổng tiền xuất, tổng lượng xuất vào sổ tổng hợp nhập xuất NVL. Số liệu nhập, xuất tồn trên bảng tổng hợp đối chiếu với thẻ kho theo từng loại NVL. MẪU THẺ KHO Đơn vị: Công ty Cao Su Đà Nẵng Tên kho: kho số 2 - Thuý THẺ KHO Tờ số: 02 Tên NVL: Cao su cốm 1 ĐVT: kg TT Chứng từ nhập xuất Hoá đơn yêu cầu Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận kế toán Số Ngày Số Ngày 1 2 3 SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TT Tên NVl Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối SL TT SL TT SL TT SL TT 1 Cao su cốm 1 20.000 150.000 50.000 385.000 30.000 40.000 2 Hoá chất MgO 38 213 30 Cộng 20.000 150.000 Tài vụ công ty số tổng hợp nhập xuất NVl - theo dõi từng kho NVL gồm: - Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu chính. - Sổ tổng hợp N - X - T nguyên vật liệu phụ. - Sổ tổng hợp N - X - T nhiên liệu . - Sổ tổng hợp N - X - T phụ tùng. 3. Hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL - CCDC: * Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty hiện đang thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Nghĩa là việc nhập, xuất hàng tồn kho NVL được thể hiện trên sổ sách kế toán một cách thường xuyên có hệ thống. Tuy thực hiện phương pháp kê khai thường xuyên song để đơn giản cho việc tính giá NVL. Nên vào đầu tháng sau kế toán mới tiến hành tính giá cho tất cả hàng nhập trong tháng trước. Sau đó mới tiến hành nhập xuất NVL. Tuy vậy, nhưng trên sổ sách chi tiết vẫn thể hiện liên tục việc nhập xuất tồn NVL một cách có hệ thống và theo thứ tự thời gian. Chỉ có điều do việc tính giá chậm nên thực tế kế toán NVL chưa thể theo dõi một cách sát sao tình hình nhập xuất tồn NVL tại thời điểm NVL nhập kho, xuất, tồn trong tháng. Công việc theo dõi lượng NVL nhập, xuất, tồn tại thời điểm nhập, xuất kho thủ kho và cán bộ nghiệp vụ phòng vật tư theo dõi. Cuối kỳ kế toán NVL được tiến hành kiểm tra số liệu của mình với số tồn trên thẻ kho và xác nhận thẻ kho. Cán bộ phòng vật tư dựa trên số liệu tồn kho của mình với thẻ kho tiến hành kiểm tra NVL - CCDc thực tế trong kho cùng với thủ kho. Nếu có sai sót thì báo lên phòng vật tư, phòng kế toán để tìm ra nguyên nhân. 4. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho NVL - CCDC: 4.1. Với NVL nhập kho: a. NVL mua ngoài nhập kho: đòi hỏi cần có một số chứng từ sau: - Hoá đơn bán hàng. - Phiếu nhập vật tư. - Hợp đồng mua NVL. Phòng vật tư sau khi nhận hoá đơn của người bán, cán bộ vật tư mang về phải kiểm tra đối chiếu với hợp đồng về số lượng, đơn giá, kiểm tra con dấu của bảo vệ xem đã mang hàng vào cổng hay chưa, chữ ký của phòng kỹ thuật (nếu là phụ tùng thay thế). Để quyết định chấp nhận hay không chấp nhận nhập lô hàng NVL này. Sau đó phòng vật tư lập phiếu nhập kho gồm 3 liên, liên gốc để lại cuối, 02 liên sau chuyển xuống kho, sau khi có xác nhận của phụ trách phòng vật tư. Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kiểm tra lại phiếu nhập NVL tại kho. Thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu và cùng người cung cấp NVL ký tên vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho phải có chữ ký của người giao NVL, thủ kho phụ trách phòng vật tư, kế toán. Thủ kho sau khi vào thẻ kho phải chuyển về phòng kế toán 1 liên, phòng vật tư 1 liên (liên phòng vật tư dùng đối chiếu với liên trong cuốn). Sau đó dùng nó làm liên đưa cho nhà cung cấp thanh toán tiền với kế toán thanh toán. b. Với NVL tự chế biến nhập kho: Thủ tục gồm: - Phiếu báo nhập NVL (do từng xí nghiệp có NVL nhập lập) - Phiếu nhập kho. Phòng vật tư sau khi nhận phiếu báo nhập NVL có chữ ký của phụ trách xí nghiệp, chữ ký phòng kỹ thuật, phụ trách phòng vật tư thì mới tiến hành làm "Phiếu nhập kho" thành 3 liên. Sau khi phụ trách phòng vật tư ký, người mang NVL và phiếu nhập kho xuống kho nhập. Căn cứ "Phiếu nhập kho" thủ kho ghi số lượng, ký nhận. 1 liên giao cho người nhập NVL, liên gốc chuyển về phòng vật tư, 012 liên thủ kho dùng để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán để nhập NVL. c. Đối với NVL thuê ngoài chế biến nhập kho: Thủ tục gồm: - Phiếu giao hàng (của đơn vị chế biến) - Hoá đơn về chi phí chế biến. - Phiếu nhập kho. Phòng vật tư căn cứ vào phiếu giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập vật tư thành 3 bản. Sau khi người phụ trách phòng vật tư ký rồi giao cho người mang hàng xuống nhập kho. Thủ kho căn cứ vào "Phiếu nhập kho" để kiểm nhận và nhập kho. Ghi số thực nhập kho vào phiếu nhập và cùng người giao hàng ký vào 3 bản. Một ban giao cho người giao hàng,1 bản chuyển về phòng vật tư, 01 bản thủ kho giữ và ghi vào "Thẻ kho" Sau đó chuểyn về phòng kế toán để tính tiền, ghi vào sổ kế toán. 4.2. Với NVL xuất kho: a. NVL xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trong đơn vị: Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất NVL (giấy yêu cầu NVL) - Phiếu xuất NVL định mức. - Phiếu xuất kho Khi có nhu cầu sử dụng NVL, đơn vị có yêu cầu làm, giấy yêu cầu, sau đó phụ trách đơn vị ký, giám đốc, phòng vật tư. giấy này được chuyển phòng vật tư. Căn cứ giầy đề nghị yêu cầu hợp lý phòng vật tư lập "Phiếu xuất NVL" thanhd 3 bản, căn cứ "Phiếu xuất NVL" thủ kho xuất kho và ghi số thực xuất vào phiếu rồi cùng người ký nhận ký vào 3 bản ký xuất. 01 bản người nhận giữ, 01 bản chuyển phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. b. Trường hợp NVL xuất bán: Thủ tục gồm: - Giấy đề nghị xuất bán. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Phòng vật tư căn cứ giấy đề nghị xuất bán, phải có chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng, phụ trách phòng vật tư . phòng vật tư căn cứ giấy này lập "hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" thành 3 bản, cả 3 bản được phụ trách phòng vật tư ký. Giám đốc duyệt, kế toán trưởng kiểm tra ký duyệt thanh toán rồi giao cho khách hàng đến kho để nhận. Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt, ngân phiếu, sec thì trước khi nhận phải đến thủ quỹ làm thủ tục trả tiền và đóng dấu "đã thu tiền" vào phiếu. Căn cứ hoá đơn, thủ kho xuất NVL và ký vào 3 bản, 01 bản giao cho khách hàng, 1 bản giao cho phòng vật tư, 1 bản thủ kho làm căn cứ vào "thẻ kho" và sau đó chuyển về phòng kế toán làm căn cứ ghi vào sổ kế toán. c. Với NVL xuất thuê ngoài gia công chế biến: Thủ tục gồm: - Hợp đồng thuê gia công. - Phiếu xuất kho NVL. Phòng vật tư căn cứ "hợp đồng thuê gia công" để lập "phiếu xuất kho NVL" và ghi rõ vào phiếu là xuất gia công chế biến. Sau khi phòng vật ký ký, giám đốc duyệt, phiếu xuất chuyển xuống kho làm cơ sở xuất NVL, một bản giao cho đơn vị nhận NVL gia công, 1 bản chuyển về phòng vật tư, 1 bản thủ kho giữ làm căn cứ ghi vào "thẻ kho" và sau đó chuỷen về phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. IV. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ NHẬP NVL - CCDC: 1. Trình tự hạch toán: 1.1. Mua cao su nhập kho: Ngày 03/3/2003 hoá đơ nsố 1828 của Công ty Cao Su Chư Hông giao cho phòng vật tư làm phiếu nhập 127 ngày 04/3/2003 trên hoá đơn ghi: + Cao su cốm 1 : 20.000kg x 7.600 = 152.000.000đ + Cao su cốm 3 : 30.000kg x 6.800 = 204.000.000đ Cộng tiền hàng : 356.000.000đ Thuế GTGT 10% 35.600.000đ Tổng tiền: 391.600.000đ Ngày 4/3/2003 nhận 1 phiếu thanh toán vận chuyển: 18.500.000đ, thuế GTGT 5%: 925.000đ. Tổng tiền thanh toán 19.425.000đ đã trả bằng tiền mặt phí mua vật tư cuối tháng phòng vật tư thanh toán là 750.000đ bằng tiền mặt. * Khi mua vật tư nhập khẩu và nhập kho. Căn cứ tờ khai nhập khẩu, số tiền vay, chi trả cho nhà cung cấp kế toán hạch toán .Tại công ty khi mua NVL nhập khẩu luôn phải trả tiền trước khi nhận hàng nên kế toán NVL không theo dõi TK chênh lệch tỷ giá. * Hạch toán (ĐVT: đồng) Nợ TK 152 375.250.000 Nợ TK 133 36.552.000 Có TK 111 411.802.000 1.2. Mua vải mành ôtô và camaron Ngày 3/3/2003 nhận được hoá đơn số AL 7302 của doanh nghiệp Quang Đức làm phiếu nhập ngày 6/3/2002 trên hoá đơn ghi: Vải mành ôtô: 55.000kg x 17.000đ = 935.00.000đ. Camaron : 12.000kg x 32.000đ = 384.00.000đ. Thuế GTGT 10% 131.900.000đ Tổng giá thanh toán : 1.450.900.000đ Đã thanh toán bằng tiền gởi ngân hàng. Các chi tiết liên quan đến lô hàng như sau: Ngày 7/3/2003 nhận 1 phiếu thanh toán vận chuyển: 24.120.000đ. Thuế GTGT 5% 1.260.000đ. tổng giá vận chuyển 25.380.000 đã thanh toán bằng tiền mặt. Phí vật tư cuối tháng phòng vật tư thanh toán bằng tiền mặt 335.000đ Kế toán hạch toán (ĐVT đồng) Nợ TK 152 1.343.455.000 Nợ TK 133 133.160.000 Có TK 112 145.900.000 CóTK 111 25.715.000 1.3. Mua vukalen - G nhập khẩu và nhập kho: Căn cứ tờ khai nhập khẩu, số tiền vay, chi trả cho nhà cung cấp kế toán hạch toán. Tại do khi mua NVL nhập khẩu luôn trả tiền trước, khi nhập hàng, nên kế toán NVL không theo dõi chênh lệch tỷ giá theo TK. Ngày 09/3/2003 nhận được tờ khai số 3525 ngày 7/3/2002 phiếu nhận số 200. Tờ khai ghi: Vukalen - G: 2.950 kg x 3.758 = 11.062,5 đ Thếu nhập khẩu 3% 4.646.000đ Thuế GTGT 10% 15.952.100đ Lô hàng này kế toán vay ngắn hạn để thanh toán với tỷ giá 14.032đ. Phí giao nhận 0,6% trị giá hàng nhập khẩu 930.000đ chưa thanh toán, phí mua vật tư thanh toán cuối tháng bằng tiền mặt 45.000đ. Chi phí vận chuyển: 1.180.000đ, thuế GTGT 5% 59.000đ đã thanh toán bằng tiền mặt 1.239.000đ. Phí bảo hiểm 729.000đ, thuế GTGT 10%: 73.000đ tổng 802.000đ chưa thanh toán cho Công ty bảo hiểm. Kế toán sau khi tập hơkj chứng từ của lô hàng này gồm: tờ khai hải quan , phiếu nhập kho, phiếu vận chuyển, phiếu bảo hiểm chứng từ thanh toán phí tiến hành hạch toán trên phiếu nhập và tính giá thực nhập của lô hoá chất trên như sau: * Kế toán hạch toán: 1a. Nợ TK 152 11.062,5 x 14.032đ = 155.229.000 Có TK 311 155.229.000 b. Nợ TK 152 4.646.000 (thuế nhập khẩu) Nợ TK 133 15.952.000 (thuế GTGT) Có TK 3333 4.646.000 Có TK 311 15.952.000 2. Nợ TK 152 2.155.000 Nợ TK 133 59.000 Có TK 111 1.284.000 Có TK 331 930.000 3. Nợ TK 152 729.000 (phí bảo hiểm) Nợ TK 133 73.000 Có TK 331 802.000 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NVL NHẬP Tháng 3 năm 2003 Nhóm: NVL chính TK 1521 Chứng từ Nhà cung cấp Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền N S 03/3/02 116 Công ty CS Chu Prông Cao su cốm 1 Kg 20.000 7.985 159.700.000 03/3/02 116 Công ty CS Chu Prông Cao su cốm 2 Kg 30.000 7.185 215.550.000 05/3/02 118 DN Quang Đức Vải mành ôtô Kg 55.000 17.365 955.075.000 05/3/02 118 DN Quang Đức Camaron Kg 12.000 32.365 388.380.000 17/3/02 171 HySung Vulkalen-G Kg 2.950 55.173 162.759.000 1.881.464.000 Kế toán hạch toán: Nợ TK 1521 1.881.464.000 Nợ TK 133 185.796.100 Có TK 111 438.801.000 Có TK 112 1.450.900.000 Có TK 331 1.732.000 Có TK 311 171.181.100 Có TK 3333 4.646.000 2. Nguyên vật liệu phụ: 2.1. Nhập hoá chất: Ngày 20/3/2003 nhận hoá đơn số 3752 của công ty Hoá chất Đà Nẵng. giao phòng vật tư làm phiếu nhập số 57 ngày 21/3/2002 trên hoá đơn ghi: Hoá chất MgO : 38kg x 5.605 = 213.000đ Axetylen : 85kg x 35.300 = 3.000.000đ Oxygen : 128kg x 39.000 = 4.992.000đ Muối : 52kg x 1.050 = 54.600đ Cộng tiền hàng 8.260.000đ Thuế GTGT 10% 826.000đ Công ty Cao Su Đà Nẵng chưa thanh toán cho người bán Chi phí liên quan đến lô hàng trên. Ngày 22/3/2003 công ty nhận được hoá đơn vận chuyển tổng giá thanh toán 111.342đ trong đó tiền vận chuyển 106.040đ, thuế GTGT 5% 5.302đ. Kế toán hạch toán: 1. Nợ TK 1522 8.260.000 Nợ TK 133 826.000 Có TK 331 9.086.000 2. Nợ TK 152 106.040 Nợ TK 133 5.302 Có TK 111 111.342 2.2. Nhận dầu nhớt: Ngày 25/3/2003 nhận hoá đơn của công ty kỹ thuật Việt Nam giao phòng vật tư làm phiếu nhập số 60 trên hoá đơn ghi - Dầu GP-XP-100 : 1.800 l x 11.000 = 19.800.000đ - Dầu GP-XP-200 : 1.250 l x 12.900 = 16.125.000đ Cộng tiền hàng : 35.925.000đ Thuế 5% 1.796.250đ Tổng thanh toán 37.721.250đ Đã thanh toán bằng TGNH. * Kế toán hạch toán: Nợ TK 1522 35.925.000 Nợ TK 133 1.796.250 Có TK 112 37.721.250đ BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2003 Nhóm: NVL phụ TK 1522 Chứng từ Nhà cung cấp Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 21/3/02 57 Công ty Hoá chất ĐN MgO Kg 38 5.955 226.290 21/3/02 5 Công ty Hoá chất ĐN Oxylen Kg 128 39.350 5.036.800 21/3/02 57 Công ty Hoá chất ĐN Axetylen Kg 85 36.650 3.030.250 21/3/02 57 Công ty Hoá chất ĐN Muối Kg 52 1.400 72.800 25/3/02 60 Công ty kỹ thuật VN Dầu GR-XP-100 Lít 1.800 11.000 19.800.000 251/3/02 60 Công ty kỹ thuật VN Dầu GP-XP220 Lít 1.250 12.900 16.125.000 44.291.140 Kế toán hạch toán Nợ TK 1522 44.291.140 Nợ TK 133 2.627.552 Có TK 111 111.342 Có TK 112 37.721.250 Có TK 331 9.086.100 2.3. Nhập nhiên liệu: Ngày 23/3/2003 nhận hoá đơn của công ty Xăng dầu Đà Nẵng giao phòng vật tư làm phiếu nhập số 72 trên hoá đơn ghi: Xăng A92 : 92 lít x 4.381 = 403.052đ Dầu diezel : 50 lít x 1.818,18 = 90.909đ Cộng tiền hàng 493.961đ Thuế GTGT 5% 24.698đ Tổng giá thanh toán 5180659đ Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán lập bảng nhập NVL và hạch toán như sau: BẢNG KÊ CHI TIẾT NHẬP NVL Tháng 3 năm 2003 Kho: nhiên liệu. TK 1523 Chứng từ Nhà cung cấp Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 28/3/02 72 Công ty Xăng dầu Đà Nẵng Xăng A92 Lít 92 4.381 403.052 28/3/02 72 Công ty Xăng dầu Đà Nẵng Dầu Diezel Lít 50 1.818,18 90.909 493.961 Kế toán hạch toán Nợ TK 1523 493.961 Nợ TK 133 24.698 Có TK 111 518.659 3. Xuất kho NVL chính: Ngày 30/3/2003 phòng vật tư viết một phần định mức cho vật kho kho cao su, hoá chất, phiếu xuất định mức được phòng vật tư lập, chỉ có về mặt số lượng, còn giá trị do phòng kế toán tính. Công ty Cao Su Đà Nẵng PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 621 (theo định mức ) Có TK 152 Tháng 3 năm 2003 TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Nơi nhận Ký nhận Thành tiền Hạn mức Thực xuất 1 Cao su cốm 1 Kg 50.000 50.000 XN cán luyện 399.250.000 2 Cao su cốm 2 Kg 30.000 30.000 XN cán luyện 215.550.000 3 Vải mành ôtô Kg 61.000 61.000 XN ôtô 1.037.000.000 4 Vulkalen-G Kg 3.000 3.000 XN cán luyện 165.517.000 5 Camaron Kg 12.000 12.000 XN cán luyện 384.270.000 6 Màng LH-900 Cái 15 15 XN ôtô 9.000.000 7 Màng LH-1200 Cái 20 20 XN ôtô 15.000.000 Cộng : 2.225.587.000 Thủ kho Phòng vật tư Kế toán trưởng Giám đốc Hạch toán Nợ TK 621 2.225.587.000 Có TK 152 2.225.587.000 Chi tiết Có TK 152 (XN cán luyện) 1.164.587.000 CóTK 152 (XN ôtô) 1.061.000.000 Ngày 23/3/03 nhận hoá đơn xuất bán cao su cốm 1 đã thu bằng tiềnmặt trên hoá đơn ghi Cao su cốm 1 10.000đ x 8.000 = 80.000.000đ Thuế GTGT 10% 8.000.000đ Tổng thanh toán 8.800.000.000đ Kế toán căn cứ vào lượng xuất trên hoá đơn tính theo giá thực tế của mình. Cao su cốm 1: 10.000kg x 7.990 = 79.900.000đ Hạch toán Nợ TK 632 79.900.000 Có TK 152 79.900.000 Nghiệp vụ hoá đơn hạch toán: Nợ TK 111 88.000.000 Có TK 333 8.000.000 Có TK 152 80.000.000 BẢNG KÊ CHI TIẾT XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2003 Nhóm: NVL chính TK 1521 Chứng từ Nhà cung cấp Mặt hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ngày Số 30/3/02 85 XN cán luyện Cao su cốm 1 Kg 60.000 7.990 479.400.000 30/3/02 85 XN cán luyện Cao su cốm 2 Kg 30.000 7.180 215.400.000 30/3/02 85 XN ôtô Vải mành ôtô Kg 61.000 17.000 1.037.000.000 30/3/02 85 XN cán luyện Vulkalen-G Kg 3.000 55.173 165.517.000 30/3/02 85 XN cán luyện Camaron Kg 12.000 32.022 384.270.000 30/3/02 85 XN ôtô Màng LH-900 Cái 15 600.000 9.000.000 30/3/02 85 XN ôtô Màng LH-1200 Cái 20 750.000 1.500.000 2.305.587.000 * Hạch toán : Nợ TK 621 2.305.587.000 Có TK 1521 2.305.587.000 * Xuất NVL phụ: Ngày 12/3/2003 phòng vật tư lập phiếu xuất kho số 72 cho XN Cán luyện. TT Tên NVL ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 MgO Kg 30 5.538 166.150 2 Oxylen Kg 5 39.350 196.750 3 Muối Kg 40 1.400 56.000 418.900 Sau khi nhận các chứng từ có liên quan kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 627 418.900 Có TK 152 418.900 * Xuất phụ tùng thay thế Ngày 13/3/2003 căn cứ vào yêu cầu phòng vật tư làm phiếu xuất 13/2 ngày 13/3/03. Căn cứ phiếu xuất kho phòng vật tư, kế toán tính lại giá thành thực xuất và hạch toán ngay trên phiếu xuất kho Công ty Cao Su Đà Nẵng PHIẾU XUẤT KHO Nợ TK 627 Số 13/2CL Có TK 152 Ngày 13 Tháng 3 năm 2003 Họ và tên người nhận hàng: Xí nghiệp cán luyện Địa chỉ (bộ phận) : ... Lý do xuất kho : Sửa chữa máy LH số 3 Xuất tại kho số 3 . Kho Thuý ĐVT: đồng TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bulông 3XH Con 100 750 750.000 2 Aptomat 5A Cái 13 1.000 130.000 3 Rơle thời gian Cái 7 5.600 392.000 Cộng : 1.272.000 * Hạch toán : Nợ TK 627 1.272.000 Có TK 152 1.272.000 4. Tổng hợp các nghiệp vụ hạch toán nhập xuất NVL-CCDC: Hàng tháng kẻ NVL, kế toán tổng hợp toàn bộ các phiếu nhập, xuất để làm bảng theo dõi tình hình nhập xuất NVL trong kỳ như sau: SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2003 Kho NVL chính . TK 1521 Tên NVL ĐVT Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối SL TT SL TT SL TT SL TT Cao su cốm 1 Kg 70.000 559.400.000 20.000 159.700.000 60.000 479.400.000 30.000 239.700.000 Cao su cốm 2 Kg 10.000 71.650.000 30.000 215.550.000 30.000 215.400.000 10.000 71.800.000 Vải mành ôtô Kg 25.000 404.925.000 55.000 95.075.000 61.000 1.037.000.000 19.000 323.000.000 Vulkalen-G Kg 6.000 183.025.000 12.000 388.338.000 12.000 384.270.000 6.000 192.135.000 Camaron Kg 500 27.585.435 2.950 165.517.000 3.000 165.577.000 450 24.827.535 Màng LH-900 Cái 75 15.000.000 0 0 15 9.000.000 60 36.000.000 Màng LH-1200 Cái 32 24.000.000 0 0 20 15.000.000 12 9.000.000 1.881.464.000 2.305.587.000 896.462.535 Tài vụ công ty số tổng hợp nhập xuất NVl - theo dõi từng kho NVL gôVà đối chiếu với thẻ kho tại kho của công ty. Đơn vị: Công ty Cao Su Đà Nẵng Tên kho: kho số 2 - Thuý THẺ KHO Tờ số: 02 Tên NVL: Cao su cốm 1 ĐVT: kg Ngày Chứng từ nhập xuất Hoá đơn yêu cầu Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận kế toán N X S N 02/3 1116 Tồn ĐK 70.000 Mua cao su của Công ty Chư Prông 20.000 90.000 23/3 107 Xuất bán 10.000 80.000 30/3 108 XN cán luyện 50.000 30.000 Tương tự như thế kế toán đối chiếu lần lượt các NVL chính với thẻ kho tại kho và lấy số liệu tồn đúng như sổ theo dõi chi tiết của kế toán. SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2003 Kho NVL phụ . TK 1521 Tên NVL ĐVT Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối SL TT SL TT SL TT SL TT MgO Kg 11 45.072 38 226.290 30 166.150 19 105.212 Exetylen Kg 8 288.000 85 3.030.250 0 0 93 331.825 Oxygen Kg 0 0 128 5.036.800 5 196.750 123 484.005 Muối Kg 10 14.000 52 72.800 40 56.000 22 30.800 Dầu GR-XP100 Lít 100 1.100.000 1.800 19.800.000 0 0 1.900 20.900.000 Dầu GR-XP200 Lít 50 645.000 1.250 16.125.000 0 0 1.300 16.770.000 Cộng 2.092.072 44.291.140 418.900 45.964.312 Cuối tháng kế toán đối chiếu các NVL phụ ở sổ theo dõi chi tiết của kế toán với thẻ kho tại kho. Tương tự như trường hợp trên, thấy số liệu ở thẻ kho và sổ theo dõi chi tiết khớp là đúng. SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2003 Kho nhiên liệu . TK 1523 Tên NVL ĐVT Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối SL TT SL TT SL TT SL TT Xăng A92 Lít 10 43.810 92 403.052 0 0 102 446.862 Dầu diezel Lít 13 23.636 50 90.909 0 0 63 114.545 Cộng 67.446 493.961 0 561.407 SỔ TỔNG HỢP NHẬP XUẤT KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 3 năm 2003 Kho phụ tùng thay thế . TK 1524 Tên NVL ĐVT Tồn đầu Nhập Xuất Tồn cuối SL TT SL TT SL TT SL TT Bulông 3x4 Cái 200 1.500.000 0 0 100 750.000 100 750.000 Altomat 5A Cái 27 270.000 0 0 13 130.000 14 140.000 Rơle thời gian Cái 11 616.000 0 0 7 392.000 4 224.000 Cộng 2.386.000 1.272.000 1.114.000 Phần III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY I. NHẬN XÉT CHUNG: Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung phù hợp với quy mô đặc điểm, tổ chức sản xuất và yêu cầu quản lý tài chính của đơn vị. Tất cả các công việc như kiểm toán chứng từ gốc, định khoản kế toán, ghi sổ chi tiết và tổng hợp, hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất, lập báo cáo đều tập trung ở phòng kế toán tài chính công ty. Tại các xí nghiệp sản xuất trực thuộc công ty, không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ biên chế nhân viên làm nhiệm vụ thống kê, thu thập chứng từ, sau đó gởi về phòng kế toán công ty xử lý và ghi sổ. Công ty áp dụng hình thức nhật ký chứng từ cho công tác kế toán và phương pháp kê khai thường xuyên, do đó việc theo dõi và phản ánh diễn ra một cách thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL trên sổ kế toán và tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán ta cũng có thể xác định được lượng vật tư tồn kho. Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp này dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra. Trong điều kiện áp dụng máy tính vào công tác quản lý và hạch toán NVL hiện nay thì việc ghi chép, theo dõi rất thuận tiện. II. NHẬN XÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY: Với sự phân công của kế toán trưởng, việc theo dõi, nhận xét tồn kho NVL cũng như công tác hạch toán NVL nói chung được một nhân viên kế toán đảm nhiệm. Công tác hạch toán NVL tại công ty được theo dõi khá sát sao theo từng kho NVL như: kho NVL chính, kho NVL phụ , nhiên liệu , phụ tùng. Việc theo dõi, đối chiếu tính toán lương NVL nhập, xuất, tồn cũng như giá NVL nhập xuất tồn được theo dõi khá chặt chẽ chi tiết. Chứng từ, sổ sách, phục vụ cho công tác hạch toán NVL được thu thập, kiểm tra, theo dõi khá chặt chẽ, phục vụ tốt cho công tác quản lý tại doanh nghiệp. Việc thực hiện chế độ chính sách trong hạch toán trong tính toán kế toán được công ty áp dụng đúng và phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của công ty. Bên cạnh đó, công tác hạch toán NVL cũng còn một số điểm cần được khắc phục để thực hiện tốt hơn nữa việc theo dõi NVL tại công ty. Thủ tục, chứng từ nhập xuất cần được thu thập kịp thời và cần phải đưa lên phòng kế toán ngay để đảm bảo kịp thời công tác tính toán, hạch toán NVL. Một số nội dung trong phiếu xuất kho cần phải được phản ánh chính xác, rõ ràng đảm bảo cho công việc tính toán được chính xác. Cần phải bổ sung đầy đủ hơn một số chứng từ nhập, xuất để theo dõi tốt hơn. Chính xác hơn việc nhập xuất kho NVL Cần phải thiết lập một hệ thống báo biển kế toán NVL để phục vụ cho việc quản lý theo dõi NVL một cách tốt hơn. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, các doanh nghiệp cạnh tranh nhau, đòi hỏi các doanh nghiệp cần chú ý quan tâm hơn đến chất lượng sản phẩm. Điều đó muốn có hiệu quả thì công ty cần nghiên cứu và xây dựng định mức chi phí thực tế phù hợp với điều kiện công ty trên cơ sở định mức chung của ngành. Mặt khác định mức kinh tế kỹ thuật của ngành được xây dựng có thể chưa bao quát được những điều kiện, đặc điểm cụ thể của công ty. Do đó, công ty cần xây dựng định mức chi phí riêng phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty mình. III. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY: 1. Nhận xét về thủ tục nhập xuất kho NVL - CCDC: a. Với NVL nhập kho: Tại công ty thông thường để nhập kho NVL thuê ngoài gia công thủ tục chủ yếu gồm : - Hợp đồng gia công NVL. - Phiếu nhập kho. Việc nhập kho NVL thuê ngoài gia công thường chú trọng đến số lượng., giá trị cũng như việc hạch toán chứ chưa được chú trọng đến vấn đề chất lượng NVL, do đó đối với NVl thuê ngoài gia công cũng cần có biên bản kiểm nghiệm NVL giống như khi nhập các loại NVL khác. b. Đối với NVL xuất kho: Theo nguyên tắc thì khi có nhu cầu NVL, các đơn vị, phòng ban, xí nghiệp sẽ làm giấy yêu cầu NVL, sau đó đưa phòng vật tư làm phiếu xuất và xuống kho nhận NVL. Nợ TK 138 Có TK 152 Khi xong thủ tục xuất kho (có phiếu xuất kho) Nợ TK 627 Có TK 138 Sau khi sửa chữa hoặc đáp ứng yêu cầu cấp bách mới tiến hành làm thủ tục xuất. Điều này làm cho việc đối chiếu kiểm kê giữa sổ sách với thẻ kho với thực tế tồn kho không khớp. Nghĩa là trong kho không cổn không đủ NVL so với sổ sách do cuối tháng các đơn vị nhận, mượn NVL chưa hoàn tất chứng từ. Bên cạnh đó còn có trường hợp là NVL đã nhập khovà đã dùng cho các xí nghiệp, song hoá đơn, chứng từ nhập lại chưa hoàn tất, nên dẫn đến trường hợp kế toán nhận được giấy chứng từ xuất, song chưa nhận được chứng từ nhập của NVL vào cuối kỳ kế toán nên dẫn đến việc xuất bị âm mà trên sổ sách không có để xuất. Chính vì vậy, để công tác quản lý NVL được chặt chẽ, đòi hỏi thủ kho và phòng vật tư phải có sự quản lý chặt chẽ. Một mặt phải giải quyết việc sửa chữa hay cần nhu cầu NVL đột xuất. Công ty phòng vật tư, hàng tháng có thể dựa vào nhu cầu sản xuất, sửa chữa của từng xí nghiệp có thể xuất tới mức thường xuyên để tại xí nghiệp phục vụ cho sửa chữa và sản xuất. c. Với NVL nhập kho: Tại công ty Cao Su Đà Nẵng việc NVL nhập kho không được thực hiện ngay sau khi nhận hàng, nhận chứng từ nhập mà thông thường kế toán NVL tập hợp tất cả các chứng từ nhập kho vào khoảng ngày 5 đến ngày 10 của tháng sau. Sau đó, kế toán NVL tiến hành tập hợp chi phí mua NVL, chi phí vận chuyển, các scf có liên quan để tiến hành phân bổ cho từng phiếu nhập. Chính vì vậy, việc tính toán chi phí liên quan mua NVL hầu như là phân chia đều, chứ không phản ánh đúng chi phí thực tế đến từng lô hàng, từng phiếu nhập hàng. Bên cạnh đó, do việc tính giá nhập NVL được thực hiện vào cuối kỳ kế toán. Nên sau đó kế toán mới tiến hành nhập tất cả các chứng từ NVL theo từng phiếu nhập, sau đó mới thực hiện đến việc xuất chứng từ xuất kho NVL. Nghĩa là việc cập nhật phiếu nhập, xuất không được tiến hành thường xuyên theo thứ tự thời gian báo trên tờ khai. Cho nên công ty hay bị phạt 1% trên tiền thuế cho một ngày nộp chậm. Chính vì vậy, tự nhiên giá của NVL nhập khẩu phải chịu thêm tiền phạt trong khi nó đã chịu quá nhiều chi phí: chi phí giao nhận hàng nhập khẩu, chi phí mua NVL, chi phí vận chuyển. 2. Một số ý kiến về hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL: a. Về hạch toán hàng mua đi đường: Tại Công ty khi hạch toán nhập NVL kế toán chỉ sử dụng tài khoản 152 mà không sử dụng TK 151. Nghĩa là nhiều khi trong tháng hoá đơn chứng từ đã vêv, công ty đã chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán. Nhưng cuối tháng hàng hóa vẫn chưa mang về nhập kho, đúng ra trường hợp này phòng vật tư phải mang hoá đơn chứng từ sang phòng kế toán để kế toán phản ánh vào TK 151 :"hàng mua đang đi đường". Song thực tế hàng tháng nếu hoá đơn về, nhưng hàng hóa NVL chưa về thì phòng vật tư thường giữ lại chứng từ, đợi cho đến khi hàng hóa NVL về đến công ty, mới tiến hành làm thủ tục nhập và đưa chứng từ lên phòng kế toán để hạch toán vào TK 152. Điều này làm cho việc phản ánh các nghiệp vụ không được chính xác : Nợ TK 151 " hàng mua đi đường" Có TK 111,112,331 Nhưng trong thực tế thì nghiệp vụ này không được kế toán NVL thể hiện. Chính vì vậy để đảm bảo sự chính xác trong hạch toán kế toán theo đúng nguêyn tắc hạch toán chi phí công ty phải thực hiện các bước kế toán sau: Khi nhận được hoá đơn nhưng cuối tháng NVL vẫn chưa về kho, căn cứ vào háo đơn kế toán ghi: Nợ TK 151 hàng mua đang đi đường Có TK 331 phải trả cho người bán Có TK 111,112,141 Sang tháng sau, khi NVL về nhập kho căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 nguyên vật liệu Có TK 151 hàng mua đi đường b. Hạch toán xuất kho nguyên vật liệu: Đối với các nghiệp vụ hạch toán xuất kho NVL, thông thường kế toán căn cứ vào nội dung trong phiếu để hạch toán. Mà việc viết phiếu lại do phòng vật tư viết. Nhưng phòng vật tư do không nắm bắt được nội dung trong phiếu xuất lại liên quan đến nghiệp vụ kế toán và do không hiểu nghiệp vụ nên phòng vật tư nhiều khi phản ánh không chính xác nội dung xuất NVL. Điều này dẫn đến việc hạch toán sai và sau này khi kiểm tra, quyết toán phát hiện sai lại phải tiến hành hạch toán lại cho chính xác. IV. BÀI HỌC RÚT RA TỪ TÌNH HÌNH THỰC TẾ: Trong thời gian thực tập tại Công ty Cao Su Đà Nẵng, bước đầu tìm hiểu trên thực tế, và được sự hướng dẫn của các cô trong tổ kế toán, cùng với sự giúp đỡ tận tình của các chị phòng kế toán công ty, với kiến thức được trang bị ở trường tôi đã đi sâu vào công tác hạch toán NVL - CCDC tại công ty. Trên thực tế còn nhiều khó khăn và thách htức đòi hỏi người kế toán phải nhạy bén, linh hoạt, tính chính xác và trình bày phân tích rõ ràng. Trong quá trình thực tập đi sâu và thâm nhập thực tế, bản thân tôi rút ra được bài học bổ ích giúp nhiều cho công tác kế toán sau này. Qua thời gian thực tập, tôi được hiểu nhiều hơn về công tác kế toán, tăng thêm kiến thức đồng thời củng cố lại kiến thức đã học ở nhà trường chuyên sâu hơn về ngành kế toán của mình. Kết luận Như đã giới thiệu ở phần I, công ty Cao Su Đà Nẵng có bộ máy kế toán khá hoàn chỉnh, sử dụng hình thức kế toán phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty, phân công lao động hợp lý, phù hợp với trình độ chuyên môn của mỗi nhân viên, mỗi bộ phận sản xuất, với hình thức chứng từ mà công ty áp dụng dễ dàng để giám đốc công ty kiểm tra tiến độ sản xuất kinh doanh của công ty, cung cấp và đáp ứng kịp thời các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý và kinh doanh. Thực hiện tốt khâu báo cáo hàng tháng, hàng quý hàng nă, giúp ban giám đốc và các phòng ban có định hướng sản xuất và kinh doanh xác thực trong từng giai đoạn cụ thể. Đối với các xí nghiệp trực thuộc công ty cần có biện pháp đôn đốc việc báo cáo số liệu để không ảnh hưởng đến tình hình kế toán chung của toàn công ty. Đặc biệt là kế toán NVL, vì NVL của sản phẩm công ty sản xuất ra chiếm tỷ trọng 80,85% trong giá thành sản phẩm. Do đó công ty đã có những biện pháp xác đáng trong công tác kế toán NVL, giữ chức năng ghi chép báo cáo định hươkỳ cho giám đốc và các phòng ban chỉ dạo sản xuất, tránh được nhiều sai sót trong quản lý kinh doanh của công ty. Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc cạnh tranh giữa các công ty rất gay gắt vì có các công ty cùng sản xuất chung một mặt hàng như: Công ty Cao su Sao Vàng Hà Nội, Công ty Cao Su Vina Sài Gòn... Các công ty đều rất linh động nhất là trong việc tìm kiếm nguồn hàng và khách hàng. với các mặt hàng thông dụng mà công ty đang sản xuất và kinh doanh hiện nay như: lốp xăm ôtô các loại, săm lốp xe đạp xe máy, đắp lốp, các loại cao su kỹ thuật... đều là những mặt hàng thiết yếu nên việc cạnh tranh càng khốc liệt, công ty cần phấn đấu nâng cao chất lượng sản phẩm, mẫu mã để đảm bảo uy tín cho công ty. Từ đó chiếm lĩnh được thị trường tiêu thụ, đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. Đó là thước sự quản lý kinh doanh của công ty. Vì vậy công ty cần tìm mọi cách giảm giá thành sản phẩm giảm chi phí vật tư, chi phí lưu thông, chi phí bán hàng, và các chi phí khác một cách triệt để nghiêm túc như kế hoạch của giám đốc đề ra. MỤC LỤC Trang Lời mở đâu PHẦN I.CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. I. SỰ CẦN THIẾT KHI HẠCH TOÁN NVL- CCDC 2 1. Các đặc điểm của nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 2 2. Sự cần thiết phải hạch toán Vật liệu, CCDC 2 II. NHIỆM VỤ PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ - NVL - CCDC 3 1. Nhiệm vụ hạch toán NVL - CDC 3 2. Phân loại vật liệu, CCDC 3 3. Đánh giá vật liệu, CCDC 4 III. CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN CHI TIẾT NVL,CCDC 7 1. Phương pháp thẻ song song 7 2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 9 3. Phương pháp mức dư (sổ số dư) 9 IV. HẠCH TOÁN TỔNG HỢP NVL - CCDC 10 1. Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp kiểm kê thường xuyên 10 2. Hạch toán tổng hợp NVL - CCDC theo phương pháp kê khai định kỳ 16 3. Các hình thức kế toán trong doanh nghiệp 18 PHẦN II. TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY CAO SU ĐÀ NẴNG I. VÀI NÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY CAO SU ĐÀ NẴNG 21 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cao su Đà Nẵng 21 2. Quá trình phát triển có thể chia làm 2 giai đoạn chính 21 3. Hình thức sở hữu, chức năng, nhiệm vụ của công ty 22 4. Khó khăn và thuận lợi tại Công ty Cao Su Đà Nẵng 23 II. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY 23 1. Cơ cấu tổ chức 23 2. Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban, bộ phận 25 3. Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty Cao Su Đà Nẵng 26 4. Tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty Cao Su Đà Nẵng 28 III. HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU - CCDC TẠI CÔNG TY DRC 29 1. Phân loại và tính giá NVL- CCDC 29 2. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 31 3. Hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL - CCDC 35 4. Thủ tục, chứng từ hạch toán nhập, xuất kho NVL - CCDC 35 IV. TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ NHẬP NVL - CCDC 37 1. Trình tự hạch toán 37 2. Nguyên vật liệu phụ 40 3. Xuất kho NVL chính 42 4. Tổng hợp các nghiệp vụ hạch toán nhập xuất NVL - CCDC 45 PHẦN III. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY I. NHẬN XÉT CHUNG 49 II. NHẬN XÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY 49 III. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL - CCDC TẠI CÔNG TY 50 1. Nhận xét về thủ tục nhập xuất kho NVL - CCDC 50 2. Một số ý kiến về hạch toán tổng hợp nhập xuất NVL 51 IV. BÀI HỌC RÚT RA TỪ TÌNH HÌNH THỰC TẾ 52 Kết luận Nhận xét của giáo viên hướng dẫn Nhận xét của cơ quan thực tập